ΑΝΟΙΧΤΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ ΤΟΥ ΟΙΚΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΓΚΡΟΤΗΜΑΤΟΣ «ΗΛΙΔΑ» ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΣΤΑ ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΤΙΚΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΩΝ

Transcript

1 ΑΝΟΙΧΤΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ ΤΟΥ ΟΙΚΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΓΚΡΟΤΗΜΑΤΟΣ «ΗΛΙΔΑ» ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΣΤΑ ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΤΙΚΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΩΝ Α/Α ΕΡΩΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Η Διαχειριστική Αρχή του συγκροτήματος «ΗΛΙΔΑ» είναι νομικό 1. πρόσωπο (εταιρεία) που αναλαμβάνει έναντι αμοιβής την παροχή Η Διαχειριστική Αρχή του συγκροτήματος «ΗΛΙΔΑ» λειτουργεί ως αυτόνομο υπηρεσιών διαχείρισης προς τη Συνιδιοκτησία Κατοίκων του νομικό πρόσωπο με δικό της Α.Φ.Μ.; Οικιστικού Συγκροτήματος ΗΛΙΔΑ. Η εν λόγω συνιδιοκτησία έχει ΑΦΜ Το κόστος των εργασιών της προληπτικής συντήρησης των κρίσιμων και μη κρίσιμων συστημάτων, που τις εκτελεί ο Εργολάβος περιλαμβάνονται στην αμοιβή της Διαχείρισης του συγκροτήματος; Οι υπηρεσίες, που παρέχονται από το προσωπικό της Διαχειριστικής Αρχής αφορούν μόνο τις κοινόχρηστες εγκαταστάσεις του συγκροτήματος ή και το εσωτερικό των ιδιοκτησιών; Οι υπηρεσίες, που παρέχονται από την Διαχειριστική Αρχή εκτός του ωραρίου εργασίας που αναφέρεται στην Προκήρυξη επιφέρει πρόσθετη χρέωση από την συμφωνηθείσα αμοιβή της; ΝΑΙ Αφορούν καταρχήν όλες τις κοινόχρηστες και κοινόκτητες εγκαταστάσεις. Εντός των ιδιοκτησιών παρέχονται υπηρεσίες σε περιπτώσεις εκτάκτου ανάγκης, όπου τυχόν πρόβλημα δημιουργείται ή οφείλεται σε κοινόκτητη ή κοινόχρηστη εγκατάσταση καθώς και στις περιπτώσεις Γ6 και Δ5 του Παραρτήματος 1. ΟΧΙ Η παροχή 24ωρης υποστήριξης καθόλη τη διάρκεια του έτους περιλαμβάνεται στην αμοιβή της Διαχειριστικής Αρχής 1

2 5. Σε τι αναφέρεται το υπ αριθμ. 9Α σελίδα 2 της προκήρυξης; 6. Ποιο είναι το πρόγραμμα συντήρησης πρασίνου και περιβάλλοντα χώρου; 7. Αρμοδιότητες και καθήκοντα της Διαχειριστικής Αρχής: Α) Να μεριμνά για την καθαριότητα των κοινοχρήστων χώρων / Να φροντίζει για τη φύτευση, άρδευση και συντήρηση του περιβάλλοντος χώρου στους κοινόχρηστους χώρους / Να μεριμνά για τη συντήρηση, επισκευή και ανακαίνιση των κοινόχρηστων και κοινόκτητων χώρων / Να φροντίζει για την ασφάλεια και φύλαξη του Συγκροτήματος (ΕΝΝΟΕΙΤΑΙ ΕΛΕΓΧΟ ΚΑΙ ΕΠΟΠΤΕΙΑ ΤΟΥ ΥΠΕΡΓΟΛΑΒΟΥ;) Β) Να φροντίζει για τη συντήρηση, επισκευή και λειτουργία όλων των Η/Μ κοινόχρηστων και κοινόκτητων εγκαταστάσεων / Να φροντίζει για τον έγκαιρο Η παράγραφος Α-9, σελίδα 2 της προκήρυξης, αναφέρεται στην προμήθεια τυχόν αναλωσίμων υλικών (π.χ. λαμπτήρες και άλλα) ή ανταλλακτικών εξοπλισμού (π.χ. για αντλίες, αισθητήρες και άλλα) που απαιτούνται για τη συντήρηση και εύρυθμη λειτουργία του συγκροτήματος. Περισσότερες διευκρινήσεις στην απάντηση 7Β κατωτέρω. Η παρούσα προκήρυξη δεν αφορά στη συντήρηση του κήπου. Όταν τελειώσει η τρέχουσα σύμβαση με τον υπάρχοντα συντηρητή η ΗΛΙΔΑ διατηρεί το δικαίωμα να ανανεώσει τη σύμβαση αυτή ή να προκηρύξει νέο διαγωνισμό, στον οποίο η ΔΑ που θα αναδειχθεί μπορεί να συμμετάσχει. Μέχρι τότε η σύμβαση του συντηρητή κήπου θα παρακολουθείται και ελέγχεται και εποπτεύεται για λογαριασμό της Συνιδιοκτησίας από τη ΔΑ. Α. Με την επιφύλαξη όσων αφορούν τη συντήρηση του κήπου (βλ. παραπάνω) η ΔΑ αναλαμβάνει την παροχή η ίδια ή δια συνεργατών της (με τους οποίους αυτή συμβάλλεται) την παροχή των σχετικών υπηρεσιών. Η ΗΛΙΔΑ διατηρεί, ωστόσο, το δικαίωμα να αναθέσει μέρος των υπηρεσιών αυτών σε τρίτες εταιρίες της επιλογής της, αφαιρώντας το σχετικό κομμάτι από τις παρεχόμενες από τον Ανάδοχο υπηρεσίες. Στην περίπτωση αυτή, ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρακολουθεί, ελέγχει και εποπτεύει τις σχετικές συμβάσεις ως ΔΑ για λογαριασμό της Συνιδιοκτησίας. Για το λόγο αυτό η οικονομική προσφορά κάθε ενδιαφερόμενου θα πρέπει, πέρα από την αμοιβή του για το σύνολο των υπηρεσιών, να επιμερίζεται και ανά υπηρεσία, ώστε να προκύπτει εύκολα το τυχόν υπολειπόμενο ποσό αμοιβής στην περίπτωση αφαίρεσης αντικειμένου. Β. Το κόστος των υλικών βαρύνει τη συνιδιοκτησία, στην οποία τιμολογούνται όλα τα υλικά. Η προμήθεια των υλικών γίνεται με 2

3 8. ανεφοδιασμό με είδη πρώτης ανάγκης, για την αποκλειστική χρήση των ιδιοκτητών και ενοίκων (ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ ΥΛΙΚΩΝ ΚΑΙ ΜΙΚΡΟΥΛΙΚΩΝ ΠΟΙΟΝ ΕΠΙΒΑΡΥΝΕΙ;) Γ) Να συμβάλλεται µε τρίτους, φυσικά ή νομικά πρόσωπα, να αναθέτει, κατά την κρίση της, την παροχή οποιασδήποτε υπηρεσίας σχετικής µε τη λειτουργία του Συγκροτήματος και να υπογράφει τις σχετικές συμβάσεις (ΤΟ ΠΟΣΟ ΤΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΟΙΟΝ ΕΠΙΒΑΡΥΝΕΙ;) Δ) Να γνωμοδοτεί ή να συμβάλλεται με συμβούλους για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών σχετικά με θέματα που άπτονται έγκρισης από την Διαχειριστική Αρχή, όπως ενδεικτικά για κάθε αλλαγή αρχιτεκτονικών διαμορφώσεων κοινοχρήστων χώρων κλπ (ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΩΝ ΣΥΜΒΟΥΛΩΝ ΠΟΙΟΝ ΕΠΙΒΑΡΥΝΕΙ;) Α. Ο «Διαχειριστής» είναι αρμόδιος για την εύρυθμη λειτουργία του Συγκροτήματος, την παρακολούθηση και επίβλεψη των προσώπων που έχουν αναλάβει την επιμελητεία, την συντήρηση και επισκευή κάθε είδους εγκαταστάσεων έτσι ώστε αυτά να ενεργούν σύμφωνα µε τις συμβάσεις των, τις οδηγίες του και τον Κανονισμό και προς όφελος του Συγκροτήματος / Αντιμετώπιση εκτάκτων προβλημάτων, σε συνεργασία µε τον «Διαχειριστή», με την κλήση των τεχνικών του συγκροτήματος για επί τόπου εξέταση και επίλυση των / Άμεση αντικατάσταση των καμένων φωτιστικών και αποκατάσταση των προβλημάτων λειτουργίας των (ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ ΥΛΙΚΩΝ ΤΩΝ ΕΠΙΣΚΕΥΩΝ ΠΟΙΟΝ ΕΠΙΒΑΡΥΝΕΙ;) Β. Καταγραφή και διαχείριση της αποθήκης αναλωσίμων υλικών του συγκροτήματος καθώς και διεκπεραίωση των όποιων παραγγελιών που ευθύνη και μέριμνα της ΔΑ, με διαφανείς διαδικασίες, πολλαπλές προσφορές και πλήρη λογοδοσία και ενημέρωση της ΕΚ και απολογιστικά/προϋπολογιστικά δύο φορές το χρόνο τη Γενική Συνέλευση του Συγκροτήματος. Τυχόν εκπτωτικό τιμολόγιο της ΔΑ από άλλη δραστηριότητά της πρέπει να χρησιμοποιείται για τις προμήθειες αυτές. Γ. Υπηρεσίες πέραν των προβλεπομένων στη σύμβαση παροχής υπηρεσιών διαχείρισης επιβαρύνει τη Συνιδιοκτησία. Η υπογραφή των σχετικών συμβάσεων νοείται ως υπογραφή της ΔΑ στο όνομα και για λογαριασμό της Συνιδιοκτησίας. Δ. βλ. παραπάνω Α. βλ. παραπάνω 7Β Β. βλ. παραπάνω 7Β 3

4 αφορούν το συγκρότημα, προμηθευόμενος υλικά σε συμφέρουσες τιμές μετά από ενδελεχή έρευνα αγοράς. (ΠΟΙΟΣ ΕΠΙΒΑΡΥΝΕΤΑΙ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΤΩΝ ΥΛΙΚΩΝ;) Γ. Μέριμνα για σωστή απεντόμωση/ μυοκτονία στους εσωτερικούς κοινόχρηστους χώρους περιλαμβανομένων των υπογείων, χώρων σταθμεύσεων κλπ. / Μέριμνα για τη συντήρηση του πυροσβεστικού εξοπλισμού του συγκροτήματος κάθε δύο έτη (ΑΥΤΟ ΘΑ ΓΙΝΕΤΑΙ ΜΕΣΩ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΥΠΕΡΓΟΛΑΒΩΝ; ΠΟΙΟΝ ΕΠΙΒΑΡΥΝΟΥΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΑΥΤΕΣ ΟΙ ΕΡΓΑΣΙΕΣ;) Δ. Ωράριο: Εργάσιμες ημέρες, σε 8ωρη βάση ( ). (ΤΙ ΙΣΧΥΕΙ; 8ωρη βάση ή ( ). Γ. βλ. παραπάνω 7Α Δ. 8ωρη βάση (08:00 16:00) Ε. Άμεση αποκατάσταση της λειτουργίας των μηχανημάτων και εγκαταστάσεων, η διακοπή των οποίων οφείλεται σε πλημμελή ηλεκτροδότηση / Άμεση αποκατάσταση της λειτουργίας των μηχανημάτων και εγκαταστάσεων, η διακοπή των οποίων οφείλεται σε υδραυλική σύνδεση (ΣΕ ΠΟΙΑ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΑ ΑΝΑΦΕΡΕΣΤΕ ΚΑΙ ΠΟΙΕΣ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ; ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ ΥΛΙΚΩΝ ΚΑΙ ΜΙΚΡΟΥΛΙΚΩΝ ΠΟΙΟΝ ΕΠΙΒΑΡΥΝΕΙ;) ΣΤ. ΜΕ ΤΙΣ: 1] συντήρηση κήπου (υπεργολάβος μέχρι ) 2] φύλαξη συγκροτήματος 3] καθαριότητα και 4] έκδοση και παρακολούθηση είσπραξης κοινοχρήστων, Θα επιλεγούν εξωτερικά συνεργεία; Οι συμβάσεις θα υπογραφούν με την Διαχειριστική Αρχή ή με την ΗΛΙΔΑ; Το κόστος της σύμβασης ποιον θα επιβαρύνει; 9. 1) Στο Παράρτημα Ι - Αντικείμενο Διαγωνισμού αναγράφετε ότι ο συντηρητής βλ. παραπάνω 6 και 7Α Ε. Η αναφορά γίνεται (όπου αυτό είναι εφαρμόσιμο) στο σύνολο των μηχανημάτων που παρουσιάζονται στα συνημμένα στην παρούσα προκήρυξη αρχεία Hlida_VITAL_machinery_specs_2015.pdf Hlida_NON_VITAL_machinery_specs_2015.pdf και Hlida_personnel_machinery_maintenance_2015.pdf. Για το κόστος βλ. παραπάνω 7Β ΣΤ. βλ. παραπάνω 7Α 4

5 κήπου (υπεργολάβος) έχει Σύμβαση έως τις Σε περίπτωση κατοχύρωσης του Διαγωνισμού από την νέα Διαχειριστική Αρχή ( ) ποιος θα έχει την συνολική Ευθύνη αλλά και την Επίβλεψη του εν λόγω υπεργολάβου; Η Κοστολόγηση της συγκεκριμένης υπηρεσίας θα υπολογιστεί από την ; Στο Παράρτημα Ι - Αντικείμενο Διαγωνισμού αναγράφετε ότι ο συντηρητή γκαραζοπορτών (υπεργολάβος) έχει Σύμβαση έως τις Σε περίπτωση κατοχύρωσης του Διαγωνισμού από την νέα Διαχειριστική Αρχή ποιος θα έχει την συνολική Ευθύνη αλλά και την Επίβλεψη του εν λόγω υπεργολάβου; Η Κοστολόγηση της συγκεκριμένης υπηρεσίας θα υπολογιστεί από την ; Στο Παράρτημα Ι - Αντικείμενο Διαγωνισμού - Β. Πίνακας Υποχρεώσεων Επιμελητή του Συγκροτήματος αναγράφετε ότι (ως συντονιστής και σε συνεργασία και με τους Υπαλλήλους Συντήρησης ). Ποιοί θεωρούνται ως Υπάλληλοι Συντήρησης και τι Υποχρεώσεις υπάρχουν από πλευράς της νέας Διαχειριστικής Αρχής; Στα ηλεκτρονικά αρχεία Hlida_NON_VITAL_machinery_specs_2015 και Hlida_personnel_machinery_maintenance_2015 στην στήλη Done by: αναγράφετε Εργολάβος ή Προσωπικό Ήλιδας και Προσωπικό Ήλιδας αντίστοιχα. Θα αναλάβουμε τις υπηρεσίες συντήρησης ή θα έχουμε μόνο την επίβλεψη του έργου με το προσωπικό της; Μέχρι τη λήξη της η σύμβαση με τον εν λόγω υπεργολάβο παρακολουθείται, εποπτεύεται και ελέγχεται από τη (νέα) ΔΑ. Μετά τη λήξη της, η εν λόγω υπηρεσία αναλαμβάνεται από τη ΔΑ ή τυχόν τρίτο υπεργολάβο και ξεκινούν οι σχετικές χρεώσεις Υπάλληλοι Συντήρησης νοούνται ο ηλεκτρολόγος και ο υδραυλικός του Συγκροτήματος καθώς και κάθε άλλος τεχνικός, υπάλληλος, συνεργάτης ή προστηθείς του Αναδόχου αναλαμβάνει τέτοιες εργασίες. Σε ότι αφορά το αρχείο HLIDA_NON_VITAL_machinery_specs_2015 ο εργολάβος μπορεί να εκτελέσει με το προσωπικό του ή να αναθέσει σε υπεργολάβο αυτού τη συντήρηση σύμφωνα με το δοθέν ελάχιστο χρονοδιάγραμμα. Τo τίμημα για αυτές τις εργασίες θα πρέπει να περιλαμβάνεται μέσα στο προσφερόμενο τίμημα της συμβάσεως. Σε ότι αφορά το αρχείο HLIDA_personnel_machinery_specs_2015 ο εργολάβος μπορεί να εκτελέσει με το προσωπικό του ή να αναθέσει σε υπεργολάβο αυτού τη συντήρηση σύμφωνα με το δοθέν ελάχιστο χρονοδιάγραμμα. Τo τίμημα για αυτές τις εργασίες θα πρέπει να περιλαμβάνεται μέσα στο προσφερόμενο τίμημα της συμβάσεως. 5

6 Στο Παράρτημα ΙΙ Προγράμματα & Απαιτήσεις Συντήρησης - 4. Πρόγραμμα Προγραμματισμένων Εργασιών Συντήρησης από το προσωπικό της Διαχειριστικής Ομάδας του Οικισμού Προδιαγραφές και Πίνακας Υποχρεώσεων Εργολάβου Καθαριότητας αναγράφονται οι εργασίες εξειδικευμένης εταιρείας καθαρισμού. Παρακαλούμε όπως μας δοθούν τα τετραγωνικά μέτρα (m2) των α) ραμπών εισόδου οχημάτων - των υπόγειων garage, β) εισόδων πολυκατοικιών κλιμακοστάσια, γ) τζάμια εισόδων παράθυρα κλιμακοστασίων, δ) εσωτερικό τμήμα περιβάλλον χώρος (χώροι πρασίνου, των διαδρόμων κοινόχρηστων χώρων και των πεζοδρομίων των εξωτερικών χώρων του οικοπέδου, πλατείες) Σε περίπτωση κατοχύρωσης του Διαγωνισμού από την νέα Διαχειριστική Αρχή θα υπογραφεί Πρωτόκολλο Παράδοσης Παραλαβής καλής λειτουργίας όλων των Εγκαταστάσεων από την προηγούμενη Διαχειριστική Αρχή και τους Εργολάβους αυτής αντίστοιχα; Στο παράρτημα Ι γίνεται αναφορά για έναν υπεύθυνο έργου και για έναν επιμελητή που θα είναι καθημερινά στο συγκρότημα, επίσης αναφέρεται ρητώς στο πρόγραμμα ότι ο υπεύθυνος του έργου θα είναι τρεις φορές την εβδομάδα ενώ ο επιμελητής θα πρέπει να είναι καθημερινά άρα τα άτομα είναι δύο και όχι ένας όπως γίνεται αναφορά στην 4η παράγραφο του παραρτήματος Ι [Ο «υπεύθυνος έργου» ή ο ορισμένος από αυτόν επιμελητής θα είναι καθημερινά στο συγκρότημα] Άρα ισχύει ότι θα είναι δύο ξεχωριστά άτομα; Στο παράρτημα Ι γίνεται αναφορά στην 2η παράγραφο [έναν μόνιμο επιμελητή και έναν ή δύο τεχνικούς συντηρήσεως ειδικότητας ηλεκτρολόγου και υδραυλικού. Άρα δύο άτομα; Ο ηλεκτρολόγος ή ο υδραυλικός δεν μπορεί να είναι το ίδιο άτομο. Μπορεί η προσφέρουσα εταιρεία να λάβει μέρος στις εργασίες του Παραρτήματος 1 και να προσφέρει μόνο σε ορισμένες υπηρεσίες του Τα ζητούμενα τετραγωνικά μέτρα κυμαίνονται ανά κτίριο και γειτονιά. Μόνο μία επιτόπου επίσκεψη μπορεί να σας δώσει το μέγεθος των χώρων που απαιτείται να καθαριστούν. Η απερχόμενη ΔΑ οφείλει να καταγράψει αναλυτικά τον εξοπλισμό και τις εγκαταστάσεις και να παραδώσει στην επόμενη και στη Συνιδιοκτησία προσηκόντως. Η νέα ΔΑ οφείλει να ελέγξει την ακρίβεια των καταγραφών και της πραγματικής κατάστασης προτού εγγράφως παραλάβει. Ο Υπεύθυνος Έργου και ο Επιμελητής είναι δύο (2) διαφορετικά άτομα Δύο διαφορικά άτομα, ένας ηλεκτρολόγος και ένας υδραυλικός, οι οποίοι εφόσον δεν απασχολούνται με το αντικείμενο τους θα εργάζονται ως βοηθοί του Επιμελητή και υπάλληλοι γενικών καθηκόντων / εργάτες. Κάθε προσφέρουσα εταιρεία πρέπει να προσφέρει το σύνολο των ζητουμένων υπηρεσιών είτε η ίδια είτε δια συνεργατών της τους 6

7 Παραρτήματος 2 (πχ μόνο Συντήρηση Λεβητοστασίων); οποίους οφείλει να γνωρίσει δεσμευτικά κατά την προσφορά. Με τους συνεργάτες αυτούς θα συμβληθεί η ίδια και θα φέρει την αποκλειστική ευθύνη για αυτούς. βλ. και 7Α 7