ΕΝΟΤΗΤΑ 5 η OUTLOOK EXPRESS II ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Transcript

1 ΕΝΟΤΗΤΑ 5 η OUTLOOK EXPRESS II ΕΙΣΑΓΩΓΗ Πως µπορώ να στείλω ένα µήνυµα µε το Outlook Express; Μπορώ να στείλω ένα αρχείο κειµένου σε ένα φίλο µου µαζί µε το µήνυµα; Πως µπορώ να διαχειριστώ ένα µήνυµα ώστε να το αποθηκεύσω, να το εκτυπώσω ή να το προωθήσω σε ένα φίλο µου; Μπορώ µε κάποιο τρόπο να σηµάνω ένα µήνυµα µου ως ιδιαίτερα σηµαντικό έτσι ώστε ο αποδέκτης να µην το αγνοήσει; Υπάρχει τρόπος να ελέγχεται η ορθογραφία µου πριν στείλω ένα µήνυµα µέσω του Outlook Express; Ποια η διαφορά ανάµεσα στο κουµπί «Απάντηση» & στο κουµπί «Απάντηση σε όλους»; Τι είναι η προώθηση µηνύµατος; Οι απαντήσεις που θα λάβετε στις πιο πάνω ερωτήσεις µελετώντας την ενότητα που ακολουθεί θα σας βοηθήσουν να εµβαθύνετε τις γνώσεις σας στο Outlook Express. ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Αφού µελετήσετε την ενότητα αυτή θα είστε σε θέση να: Περιγράφετε τα τµήµατα του παραθύρου αποστολής µηνύµατος. Επιλέγετε διευθύνσεις αλληλογραφίας για αποστολή µηνυµάτων. Στέλνετε και να λαµβάνετε µηνύµατα καθώς και να διαχειρίζεστε µηνύµατα. Ορίζετε προτεραιότητες στα µηνύµατα σας. Στέλνετε µαζί µε τα µηνύµατα και αρχεία ως συνηµµένα. Αποθηκεύετε µηνύµατα καθώς και να τα εκτυπώνετε. ιαγράφετε µηνύµατα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου.

2 ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥ ΡΟΜΕΙΟΥ ΤΟ ΠΑΡΑΘΥΡΟ "ΝΕΟ ΜΗΝΥΜΑ" Το Outlook express είναι πρόγραµµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Ποια είναι τα βήµατα που πρέπει να κάνετε ώστε να στείλετε και να λάβετε ένα µήνυµα; Για να στείλετε ένα µήνυµα θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήµατα: 1. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ηµιουργία» όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Θα εµφανιστεί το παράθυρο σύνταξης µηνύµατος που φαίνεται παρακάτω: Εναλλακτικά µπορείτε να πατήσετε τα πλήκτρα «Ctrl + N» για να ενεργοποιηθεί το παράθυρο του µηνύµατος ώστε να στείλετε ένα νέο µήνυµα. 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Μήνυµα». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «ηµιουργία». Θα εµφανιστεί το πιο κάτω παράθυρο: Γραµµή µενού Γραµµές εργαλείων Στοιχεία µηνύµατος Πληκτρολόγηση µηνύµατος Μενού Θα δούµε αµέσως τώρα ένα-ένα τα τµήµατα του πιο πάνω παραθύρου:

3 Γραµµές εργαλείων Αποστολή µηνύµατος Αποθήκευση Βιβλίο ιευθύνσεων Προτεραιότητες Εκτύπωση Επισύναψη Στοιχεία µηνύµατος Για να στείλετε ένα µήνυµα θα πρέπει να ορίσετε τον παραλήπτη, τον αποστολέα, το θέµα κλπ. Όλα αυτά τα στοιχεία φαίνονται στην πιο κάτω εικόνα: Πληκτρολογήστε την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη Κοινοποίηση του µηνύµατος και σε κάποιους άλλους Αποστολή µηνύµατος χωρίς να το γνωρίζουν οι πιο πάνω Πληκτρολογήστε ένα σύντοµο θέµα για το µήνυµά σας Είναι αυτονόητο πως θα πρέπει να γνωρίζετε την ηλεκτρονική διεύθυνση για να στείλετε ένα ηλεκτρονικό µήνυµα σε κάποιον. Η αλήθεια είναι ότι η ηλεκτρονική διεύθυνση θα πρέπει να πληκτρολογείται ακριβώς ως έχει διότι διαφορετικά το ηλεκτρονικό µήνυµα δεν θα παραδοθεί. Εάν επιθυµούµε να αποστείλουµε το ίδιο µήνυµα σε περισσότερους από έναν παραλήπτες, πληκτρολογούµε τις διευθύνσεις τους κανονικά τη µια πίσω από την άλλη πληκτρολογώντας ενδιάµεσα το χαρακτήρα «,» ή «;». ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΑΡΑΛΗΠΤΩΝ Στον υπολογιστή που εργάζοµαι υπάρχουν καταχωρηµένες οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Θέλω να στείλω ένα µήνυµα αλλά δε θέλω να πληκτρολογήσω τη διεύθυνση διότι µπορεί να κάνω λάθος, θέλω να την επιλέξω από τις ήδη καταχωρηµένες πως µπορώ να το κάνω αυτό; Το πρόβληµα είναι ότι αρκετές φορές µπορεί να µη θυµόσαστε την ηλεκτρονική διεύθυνση ώστε να στείλετε ένα µήνυµα. Φυσικά δεν µπορείτε να θυµάστε όλες τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις γνωστών, φίλων και συνεργατών. Το Outlook express δίνει τη δυνατότητα, όπως θα δούµε πιο κάτω, να καταχωρήσετε όλες αυτές τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις σε ένα βιβλίο διευθύνσεων ώστε να τις αντλείτε από εκεί όταν τις χρειάζεστε. Προς το παρόν θα δούµε πως αντλούµε τις ηλεκτρονικές αυτές διευθύνσεις και στην άλλη ενότητα πως τις καταχωρούµε. Με βάση την πιο πάνω εικόνα, για να ενεργοποιήσετε το βιβλίο διευθύνσεων ώστε να αντλήσετε ηλεκτρονικές διευθύνσεις, ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: 1. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Προς» όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Θα εµφανιστεί το παρακάτω παράθυρο από το οποίο θα µπορέσετε να επιλέξετε µία ηλεκτρονική διεύθυνση ως παραλήπτη. Εύρεση επαφής Ηλεκτρονικές

4 Οι παραλήπτες σε αυτό το πλαίσιο έχουν άµεση σχέση µε το περιεχόµενό του. Οι παραλήπτες σε αυτό το πλαίσιο δεν έχουν άµεση σχέση µε το περιεχόµενό του Όταν ένας παραλήπτης παραλαµβάνει ένα µήνυµα γνωρίζει και ποιοι άλλοι παρέλαβαν το ίδιο µήνυµα. Στο πλαίσιο αυτό οι παραλήπτες δεν φαίνονται στη λίστα παραλαβόντων, είναι κρυφοί παραλήπτες. ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ ΑΠΟ ΑΛΛΟΥ 1. Μετακινηθείτε στο παράθυρο των επαφών µέσω της γραµµής κύλισης. 2. Όταν βρείτε την επαφή που θέλετε κάντε Κλικ ώστε να επιλεγεί. 3. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Προς ->» για να τοποθετηθεί η επαφή στην περιοχή «Παραλήπτες µηνύµατος». Μπορείτε να κάνετε Κλικ στο κουµπί «Κοιν:->» ώστε να τοποθετηθεί η επαφή στους παραλήπτες µέσω κοινοποίησης. Το ίδιο µπορεί να γίνει και µε την ιδιαίτερη κοινοποίηση. 4. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ». Το παράθυρο «Επιλογή παραληπτών» θα κλείσει και θα επιστρέψετε στο παράθυρο αποστολής ηλεκτρονικού µηνύµατος. ΣΗΜ: Αν είναι πάρα πολλές οι επαφές µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τη εύρεση ώστε να βρείτε αµέσως την επαφή που θέλετε να τοποθετήσετε στους παραλήπτες του µηνύµατός σας. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: 1. Πληκτρολογήστε το όνοµα που θέλετε να βρείτε στην περιοχή της εύρεσης, όπως δείχνει το βέλος. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Εύρεση..». Αν βρεθεί θα επιλεγεί. Ακολουθήστε τη διαδικασία που ξέρετε από κει και κάτω. Εκτός από την πληκτρολόγηση ενός µηνύµατος µπορείτε να αντιγράψετε τµήµατα ή ολόκληρο το µήνυµα από κάπου αλλού, ας πούµε από ένα αρχείο word. Για να το επιτύχετε αυτό θα πρέπει να χρησιµοποιήσετε τις λειτουργίες Αντιγραφή & Επικόλληση. Ας δούµε ένα µικρό παράδειγµα: Ανοίξετε το αρχείο του word στο οποίο βρίσκεται το κείµενο που θέλετε να αποτελέσει το περιεχόµενο του µηνύµατος. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: Μπορείτε να αντιγράψετε από άλλες εφαρµογές (π.χ. word) τµήµατα του εγγράφου

5 ή και ολόκληρο το έγγραφο & να τα επικολλήσετε ως περιεχόµενο σε ένα µήνυµα που θέλετε να στείλετε. Θυµηθείτε τις επιλογές «Αντιγραφή» & «Επικόλληση». 1. Επιλέξτε το κείµενο ή το τµήµα του κειµένου που θέλετε. 2. Κάντε εξί Κλικ επάνω στο επιλεγµένο κείµενο. Θα εµφανιστεί ένα µενού. 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Αντιγραφή». 4. Πηγαίνετε στο Outlook Express και δηµιουργήστε ένα µήνυµα. 5. Κάντε εξί Κλικ στο τµήµα του παραθύρου στο οποίο γράφετε τα περιεχόµενα, όπως δείχνει η πιο κάτω εικόνα: Εµφάνιση αντιγραµµένου κειµένου 6. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Επικόλληση». Το αντιγραµµένο κείµενο θα εµφανιστεί στην περιοχή που δείχνει το βέλος. Μπορείτε τώρα να µορφοποιήσετε το κείµενο ώστε να το κάνετε πιο ελκυστικό. Για να το κάνετε αυτό θα πρέπει να χρησιµοποιήσετε τα κουµπιά της γραµµής µορφοποίησης του µηνύµατος. είτε το πιο κάτω παράθυρο. Γραµµή µορφοποίησης Η γραµµή µορφοποίησης του παραθύρου που φαίνεται δίπλα µοιάζει µε τη γραµµή µορφοποίησης στο word ή στο Excel για παράδειγµα. Η λειτουργία της είναι πανοµοιότυπη 1. Επιλέξτε το τµήµα του µηνύµατος που θέλετε να µορφοποιήσετε. είτε την πιο πάνω εικόνα. 2. Κάντε Κλικ στο αντίστοιχο κουµπί της γραµµής µορφοποίησης ώστε να εφαρµοστεί η µορφή που θέλετε. Το επιλεγµένο κείµενο θα λάβει τη νέα του µορφή. Μπορείτε να συνεχίσετε µε τον ίδιο τρόπο και για το υπόλοιπο µήνυµα. Η γραµµή µορφοποίησης που βλέπετε στο πιο πάνω παράθυρο είναι σχεδόν ίδια µε αυτή του word. Ότι ισχύει για τη µορφοποίηση κειµένου στο word ισχύει και για τη µορφοποίηση µηνύµατος. Μπορείτε δηλ. να διαγράψετε τµήµα του µηνύµατος να προσθέσετε να αντιγράψετε

6 κάποιο κοµµάτι από άλλο µήνυµα κλπ. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Από τη στιγµή λοιπόν που γράψατε το µήνυµά σας και το µορφοποιήσατε, επιλέξατε και τον παραλήπτη, δεν έχετε παρά να το στείλετε. Κουµπί αποστολής µηνύµατος 1. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Αποστολή» της γραµµής εργαλείων, όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Το µήνυµά σας θα αποσταλεί. ΣΗΜ: Αν δεν έχετε ορίσει παραλήπτη, θα εµφανιστεί ένα µήνυµα το οποίο θα σας προτρέπει να ορίσετε τον παραλήπτη του µηνύµατος. Σε διαφορετική περίπτωση το µήνυµά σας δεν θα αποσταλεί. Το ίδιο θα συµβεί και αν το µήνυµά σας δεν έχει θέµα. Θα εµφανιστεί πάλι ένα προειδοποιητικό µήνυµα αλλά και χωρίς θέµα το µήνυµά σας µπορεί να αποσταλεί. Είναι καλό πάντως τα µηνύµατά σας να έχουν θέµα. Μήνυµα που εµφανίζεται όταν λείπει ο παραλήπτης Αν θέλετε να ελέγξετε την ορθογραφία του µηνύµατος που θέλετε να στείλετε σε κάποιον κάντε Κλικ στο κουµπί «Ορθογραφία» της γραµµής εργαλείων ΕΠΙΣΥΝΑΨΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Αποστολή µηνύµατος». Το µήνυµά σας θα αποσταλεί. ΣΗΜ: Αν κάνετε Κλικ στην επιλογή «Αποστολή αργότερα» το µήνυµά σας θα τοποθετηθεί στο φάκελο «Εξερχόµενα» και θα αποσταλεί όταν ζητήσετε αποστολή και λήψη µηνυµάτων. Με το µήνυµα που στέλνετε σε κάποιον µπορεί να θέλετε να του στείλετε για παράδειγµα και µερικές φωτογραφίες ή µία εισήγησή σας σε ένα συνέδριο ή οτιδήποτε άλλο µπορείτε να φανταστείτε. Για να το κάνετε αυτό θα πρέπει στο µήνυµά σας να επισυνάψετε το συγκεκριµένο αρχείο. Ας δούµε πως γίνεται: Από το παράθυρο «Νέο µήνυµα», κάντε Κλικ στο κουµπί

7 Υπάρχει η δυνατότητα να επισυνάψετε οποιοδήποτε αρχείο στο µήνυµα που στέλνετε. Επίσης µπορείτε να επισυνάψετε όσα αρχεία θέλετε, δεν υπάρχει περιορισµός. Μεγάλη προσοχή απαιτείται στο µέγεθος του µηνύµατος που αποστέλλεται. Ο κανόνας είναι: µικρά σε όγκο µηνύµατα. «Επισύναψη αρχείου» της γραµµής εργαλείων. Όπως δείχνει η πιο πάνω εικόνα. Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Εισαγωγή συνηµµένου». είτε πιο κάτω. 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Εισαγωγή». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Συνηµµένο αρχείο». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Εισαγωγή συνηµµένου», όπως φαίνεται πιο κάτω: Ένα µήνυµα φαίνεται ότι έχει επισυναπτόµενο από το συνδετήρα: Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Επισύναψη». ΣΗΜ: Μπορείτε να επισυνάψετε οποιοδήποτε αρχείο θέλετε. Όχι όµως φάκελο. Πάντως θα πρέπει να είστε προσεκτικοί µε το µέγεθος του επισυναπτόµενου αρχείου. Όσο πιο µικρό τόσο πιο γρήγορα θα σταλεί. Αν είναι πολύ µεγάλο, π.χ. 10MB, µπορεί και να µη σταλεί ποτέ. Εξαρτάται από τον παροχέα. Η ΟΤΕΝΕΤ για παράδειγµα, µέχρι προσφάτως, επέτρεπε αποστολή µηνυµάτων µέχρι 6MB. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ Μπορείτε σε τακτά χρονικά διαστήµατα να ελέγχετε για νέα µηνύµατα. Βέβαια µπορείτε να ζητήσετε από το Outlook express να ελέγχει για την ύπαρξη µηνυµάτων ανά τακτά χρονικά διαστήµατα. είτε πως γίνονται όλα αυτά: 1. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Αποστολή/Λήψη» της γραµµής εργαλείων.

8 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Εργαλεία». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Αποστολή και λήψη». Θα εµφανιστεί ένα υποµενού. 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Αποστολή και λήψη όλων». Θα εµφανιστεί το πιο κάτω παράθυρο: Στο παράθυρο αυτό φαίνεται η λήψη ή η αποστολή µηνυµάτων. Αν θέλετε να διακόψετε την παραλαβή των µηνυµάτων κάντε Κλικ στο κουµπί «ιακοπή». Μπορείτε επίσης να ορίσετε στο Outlook express να λαµβάνει και να στέλνει µηνύµατα από µόνο του. Πώς µπορεί το Outlook Express να ψάχνει µόνο του για νέα µηνύµατα; Αν θέλετε να κλείνει η σύνδεση µε το ιαδίκτυο όταν ολοκληρώνεται η λήψη ή η αποστολή µηνυµάτων, κάντε Κλικ στην επιλογή «Κλείσιµο της γραµµής µετά το 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Εργαλεία». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Επιλογές». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Επιλογές». 3. Αν δεν είναι ενεργοποιηµένη η καρτέλα «Γενικά» κάντε Κλικ ώστε να ενεργοποιηθεί. 4. Κάντε Κλικ στο σηµείο που δείχνει ο δείκτης του ποντικιού ώστε να ενεργοποιηθεί η επιλογή ( ). Αν είναι ενεργοποιηµένη αφήστε την ως έχει. 5. Επιλέξτε, στο σηµείο που δείχνει το βέλος, κάθε πόσα λεπτά θέλετε το Outlook express να ψάχνει για νέα µηνύµατα.

9 τέλος της αποστολής & λήψης» της καρτέλας «Σύνδεση» του παραθύρου «Επιλογές». ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ». ΣΗΜ: Στην περιοχή «Αποστολή / Λήψη µηνυµάτων» του πιο πάνω παραθύρου υπάρχουν ακόµη δύο επιλογές «Ηχητικό σήµα όταν λαµβάνετε νέα µηνύµατα», και «Αποστολή και λήψη µηνυµάτων κατά την εκκίνηση». Σε κάθε µήνυµα που στέλνετε µπορείτε να καθορίσετε την προτεραιότητα του. ηλ. να καθορίσετε την σηµαντικότητα του ώστε ο παραλήπτης να το ανοίξει αµέσως µόλις το αντιληφθεί. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα ώστε να ορίζετε προτεραιότητες στα µηνύµατά σας: 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Μήνυµα». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Ορισµός προτεραιότητας». Εµφανίζεται ένα υποµενού. 3. Κάντε Κλικ στην προτεραιότητα που θέλετε να έχει το µήνυµά σας. 1. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Προτεραιότητα», ώστε να ορίσετε την προτεραιότητα του µηνύµατός σας. ΣΗΜ: η προτεραιότητα που θα δοθεί, έχει σχέση µε το είδος της προτεραιότητας που ορίστηκε στον 1 ο τρόπο. Για να επιλέξετε άλλη προτεραιότητα κάντε Κλικ, δίπλα, στη λίστα του κουµπιού ώστε να εµφανιστεί το µενού επιλογών προτεραιότητας.

10 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ Μιλήσαµε πιο πάνω για την περιοχή του παραθύρου του Outlook express στην οποία εµφανίζονται τα µηνύµατα που λαµβάνουµε. Μπορούµε να απαντήσουµε σε ένα µήνυµα που λάβαµε, να το προωθήσουµε σε κάποιον άλλο, να το διαγράψουµε κλπ. Το πώς γίνονται όλα αυτά θα τα δούµε σε αυτή την ενότητα: ΑΝΑΓΝΩΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Μηνύµατα που ελήφθησαν Πως µπορώ να διαβάσω ένα µήνυµα που στάλθηκε µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου; Πως ξέρω ότι δεν το διάβασα χθες; Πως φαίνεται ποια µηνύµατα είναι διαβασµένα και ποια αδιάβαστα; Περιεχόµενο µηνύµατος 1. Κάντε Κλικ στο µήνυµα, τα περιεχόµενα του οποίου θέλετε να δείτε. Αµέσως από κάτω εµφανίζονται τα περιεχόµενα του µηνύµατος. Στο µήνυµα του παραδείγµατός µας φαίνεται ότι υπάρχει και συνηµµένο αρχείο όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. ΣΗΜ: Μπορείτε να κάνετε ιπλό Κλικ επάνω στο µήνυµα που θέλετε να διαβάσετε ώστε να ανοίξει το παράθυρο του µηνύµατος. Για να επιστρέψετε στο Outlook express κλείστε το παράθυρο του µηνύµατος. ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΣΤΟΝ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ Μπορεί να θέλετε να απαντήσετε στο µήνυµα που λάβατε. Για να το κάνετε αυτό ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: Κουµπί «Απάντηση» Ποια η διαφορά του κουµπιού «Απάντηση» µε το κουµπί «Απάντηση σε όλους»; Όταν χρησιµοποιείτε το 1. Επιλέξτε το µήνυµα για το οποίο θέλετε να στείλετε απάντηση. 2. Κάντε Κλικ στο µενού «Μήνυµα». 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Απάντηση στον αποστολέα». Θα εµφανιστεί το παράθυρο της απάντησης.

11 κουµπί «Απάντηση» το µήνυµά σας στέλνετε στον αρχικό αποστολέα. Όταν χρησιµοποιείτε το κουµπί «Απάντηση σε όλους» το µήνυµά σας εκτός από τον αρχικό αποστολέα παραδίδεται και σε όλους όσους έλαβαν το µήνυµα αυτό, δηλ. στους παραλήπτες του µηνύµατος. 1. Επιλέξτε το µήνυµα για το οποίο θέλετε να στείλετε απάντηση. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Απάντηση στον αποστολέα» της γραµµής εργαλείων του Outlook express. Θα εµφανιστεί το παράθυρο της απάντησης: 1. Πληκτρολογήστε την απάντηση στο σηµείο που αναβοσβήνει ο δροµέας. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Αποστολή» για να στείλετε την απάντηση. ΣΗΜ: εν χρειάζεται να ορίσετε παραλήπτη διότι αυτός ορίζεται αυτόµατα. Κάτω από την απάντηση υπάρχει το µήνυµα που στάλθηκε και στο οποίο απαντάτε. Αυτό συµβαίνει ώστε να γνωρίζει ο αρχικός αποστολέας τι έγραψε και τι του απαντάτε. ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΣΕ ΟΛΟΥΣ Μερικές φορές το µήνυµα που σας έστειλε κάποιος το έστειλε και σε άλλους την ίδια στιγµή. ηλ. οι παραλήπτες του µηνύµατος ήταν πολλοί. Αν θέλετε την απάντησή σας να την λάβουν και όλοι οι άλλοι παραλήπτες τότε θα πρέπει να χρησιµοποιήσετε τη δυνατότητα του Outlook express «Απάντηση σε όλους». Κουµπί «Απάντηση σε όλους» 1. Επιλέξτε το µήνυµα στο οποίο θέλετε να απαντήσετε. 2. Κάντε Κλικ στο µενού «Μήνυµα». 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Απάντηση σε όλους».θα εµφανιστεί το παράθυρο της απάντησης.

12 1. Επιλέξτε το µήνυµα στο οποίο θέλετε να απαντήσετε. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Απάντηση», όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Θα εµφανιστεί το παράθυρο της απάντησης. ΠΡΟΩΘΗΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Προώθηση µηνύµατος χωρίς τα συνηµµένα ΣΗΜ: Το παράθυρο της απάντησης που εµφανίζεται στην επιλογή «Απάντηση σε όλους» είναι το ίδιο µε το παράθυρο που εµφανίζεται µε την επιλογή «Απάντηση στον αποστολέα». Η διαφορά είναι ότι ενηµερώνονται και οι άλλοι, τίποτε περισσότερο. Μερικές φορές µπορεί να θέλετε να προωθήσετε το µήνυµα που λάβατε σε κάποιον άλλο. Η διαδικασία είναι ή ίδια µε τις δύο προηγούµενες περιπτώσεις µε τη µόνη διαφορά, εδώ, είναι ότι θα πρέπει να πληκτρολογήσετε την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη στον οποίο προωθείτε το µήνυµα. ηµιουργείται η ανάγκη µερικές φορές να προωθήσετε ένα µήνυµα σε κάποιον χωρίς όµως να στείλετε και τα συνηµµένα του µηνύµατος. ΙΑΓΡΑΦΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ 1. Επιλέξτε το µήνυµα που θέλετε να προωθήσετε. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Προώθηση». Στο παράθυρο που θα ανοίξει θα δείτε στην περιοχή «Επισύναψη:» τα συνηµµένα αρχεία. 3. Κάντε εξί Κλικ επάνω στο συνηµµένο που θέλετε να διαγράψετε ώστε να µην αποσταλεί µαζί µε το µήνυµα. Εµφανίζεται ένα µενού. 4. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Κατάργηση». Το συνηµµένο θα διαγραφεί από το µήνυµα. Αν θέλετε να διαγράψετε όλα τα συνηµµένα επαναλάβετε τη διαδικασία. 5. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Αποστολή». Το µήνυµά σας θα προωθηθεί στον παραλήπτη της επιλογής σας. Μερικές φορές θέλετε να διαγράψετε ένα µήνυµα. Για να το κάνετε αυτό ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: Σκεφθείτε λόγους για τους οποίους θέλετε να διαγράψετε ένα µήνυµα. Από τη στιγµή που το 1. Επιλέξτε το µήνυµα το οποίο θέλετε να διαγράψετε. 2. Πατήστε το πλήκτρο «Delete». Το µήνυµα θα διαγραφεί χωρίς προειδοποίηση.

13 διαγράψετε πως µπορείτε να το επαναφέρετε; Μήπως διαγράφτηκε οριστικά; Μερικές φορές µπορεί, για διαφηµιστικούς λόγους, να σας έρχονται µηνύµατα που δεν επιθυµείτε. Αυτό ονοµάζεται spaming. Χρησιµοποιώντας κατάλληλα εργαλεία µπορείτε να βρείτε ποιοι σας στέλνουν τέτοια µηνύµατα και να ζητήσετε να µην σας ενοχλούν. Φάκελος διαγραµµένα 1. Επιλέξτε το µήνυµα το οποίο θέλετε να διαγράψετε. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ιαγραφή», όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Το µήνυµα θα διαγραφεί χωρίς προειδοποίηση. ΣΗΜ: Όταν ένα µήνυµα διαγράφεται τοποθετείται στο φάκελο «ιαγραµµένα». Για να το αποµακρύνεται οριστικά διαγράψτε το και από το φάκελο διαγραµµένα. είτε πιο κάτω: ιαγραµµένα µηνύµατα 1. Κάντε Κλικ στο φάκελο «ιαγραµµένα». Εµφανίζονται τα διαγραµµένα µηνύµατα. 2. Κάντε Κλικ στο µήνυµα που θέλετε να διαγράψετε ώστε να επιλεγεί. 3. ιαγράψτε το µήνυµα όπως µάθατε πιο πάνω. Θα εµφανιστεί προειδοποιητικό µήνυµα διαγραφής. 4. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Ναι» αν θέλετε να προχωρήσετε στη διαγραφή. Το µήνυµα χάθηκε οριστικά. ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Για ποιους λόγους κάποιος να θέλει να αποθηκεύσει ένα µήνυµα στον ΣΗΜ: Μπορείτε να διαγράψετε οµαδικά κάποια µηνύµατα. Έχοντας πατηµένο το πλήκτρο «Ctrl» και κάνοντας Κλικ σε διάφορα µηνύµατα αυτά επιλέγονται οµαδικά. Προχωρήστε στη διαγραφή όπως µάθατε πιο πάνω και τα µηνύµατα θα διαγραφούν όλα µε µία κίνηση. Μερικές φορές πάλι µπορεί να χρειαστεί να αποθηκεύσετε ένα µήνυµα στον σκληρό σας δίσκο. Το µήνυµά σας αποθηκεύεται ως µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου µε επέκταση.eml. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε το µήνυµα αυτό και ως.html. Η διαδικασία αποθήκευσης είναι απλή:

14 υπολογιστή του; Κάποιος έστειλε ένα µήνυµα µε συνηµµένο ένα αρχείο.doc πως µπορώ να το αποθηκεύσω στο σκληρό µου δίσκο ώστε να το επεξεργαστώ αργότερα; 1. Επιλέξτε το µήνυµα που θέλετε να αποθηκεύσετε. 2. Κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο». 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση ως». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Αποθήκευση µηνύµατος ως». Αποθήκευση συνηµµένων 1. Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θα καταχωρήσετε το αποθηκευµένο µήνυµα. 2. Πληκτρολογήστε το όνοµά του και κάντε Κλικ στο κουµπί «Αποθήκευση». Το µήνυµά σας αποθηκεύτηκε. Μερικές φορές εκτός από τα µηνύµατα µπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε τα συνηµµένα ενός µηνύµατος. 1. Επιλέξτε το µήνυµα, τα συνηµµένα του οποίου θέλετε να αποθηκεύσετε. 2. Κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο». 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση συνηµµένων». Θα εµφανιστεί το παράθυρο αποθήκευση συνηµµένων.

15 εξί Κλικ 1. Επιλέξτε το µήνυµα. 2. Κάντε εξί Κλικ στο σηµείο που δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Εµφανίζεται ένα µενού συνηµµένων αρχείων. 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση συνηµµένων». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Αποθήκευση συνηµµένων»: ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ 1. Κάντε Κλικ στο κουµπί αναζήτηση ώστε να επιλέξετε το φάκελο στον οποίο θα αποθηκευτούν τα συνηµµένα αρχεία, εµφανίζεται το παράθυρο «Αναζήτηση φακέλου». 2. Από το παράθυρο «Αναζήτηση φακέλου» επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θα αποθηκευτούν τα συνηµµένα. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ» ώστε να επιστρέψετε στο παράθυρο «Αποθήκευση συνηµµένων». 3. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Αποθήκευση», ώστε να αποθηκευτούν τα συνηµµένα αρχεία στο φάκελο που επιλέξατε πιο πριν. Μετά από αυτό το παράθυρο θα κλείσει από µόνο του. Αρκετές φορές θα χρειαστεί να εκτυπώσετε τα µηνύµατα που λαµβάνετε. Είναι λοιπόν χρήσιµο να ξέρετε πως γίνεται αυτό.

16 1. Επιλέξτε το µήνυµα που θέλετε να εκτυπώσετε. 2. Κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο». 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Εκτύπωση». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Εκτύπωση». Μερικές φορές µπορεί το παράθυρο «Εκτύπωση» να µην µοιάζει µε αυτό που φαίνεται στο διπλανό σχήµα. Αυτό έχει σχέση να κάνει µε τον οδηγό (driver) εκτύπωσης που χρησιµοποιείτε. 1. Επιλέξτε το µήνυµα που θέλετε να εκτυπώσετε. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Εκτύπωση» της γραµµής εργαλείων του Outlook express. Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Εκτύπωση»: Ρυθµίσεις Εκτυπωτή Σελίδες για εκτύπωση Αντίτυπα εκτύπωσης Επιλέξτε τον αριθµό των αντιτύπων. 2. Επιλέξτε ποιες σελίδες θέλετε να εκτυπωθούν. 3. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ» για να ξεκινήσει η εκτύπωση.

17 ΑΝΑΚΕΦΑΛΑΙΩΣΗ Για την αποστολή ενός µηνύµατος θα πρέπει να ενεργοποιήσετε το παράθυρο αποστολής µηνύµατος το οποίο αποτελείται από τέσσερα τµήµατα: γραµµή των µενού, γραµµή εργαλείων, στοιχεία µηνύµατος, περιεχόµενο του µηνύµατος. Το τµήµα των στοιχείων ενός µηνύµατος είναι πολύ σηµαντικό διότι σε αυτό το σηµείο θα πληκτρολογείτε την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη και το θέµα του µηνύµατος. Το Outlook Express σας δίνει τη δυνατότητα να στέλνετε ταυτόχρονα ένα µήνυµα σε πολλούς παραλήπτες. Φυσικά µπορείτε να επιλέγετε τη διεύθυνση του παραλήπτη χωρίς να χρειάζεται να την πληκτρολογείτε. Αυτό γίνεται µε τη χρήση του βιβλίου διευθύνσεων. Υποτίθεται ότι νωρίτερα καταχωρήσατε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις στο βιβλίο διευθύνσεων ώστε να είναι διαθέσιµες ανά πάσα ώρα και στιγµή. Το περιεχόµενο του µηνύµατος συγγράφεται σε ένα µικρό επεξεργαστή κειµένου. Μπορείτε να µορφοποιήσετε το περιεχόµενο, µέσω της γραµµής εργαλείων µορφοποίησης, ώστε να το κάνετε περισσότερο ελκυστικό, όπως επίσης µπορείτε να χρησιµοποιείτε τις δυνατότητες Αντιγραφή και Επικόλληση ώστε να αντιγράφετε και να επικολλάτε ολόκληρα τµήµατα κειµένου από κάπου αλλού στο µήνυµά σας. Αφού ολοκληρώσετε µε το περιεχόµενο του µηνύµατος δεν έχετε παρά να το στείλετε στον / στους παραλήπτη /ες που επιλέξατε. Στέλνοντας λοιπόν ένα µήνυµα µπορείτε να στείλετε ταυτόχρονα και ένα ή περισσότερα συνηµµένα αρχεία. Όσο βέβαια πιο µεγάλος είναι το συνολικό µέγεθος των αρχείων αυτών τόσο πιο αργά θα φτάσει το µήνυµα µας στον παραλήπτη Και για να µην ψάχνετε κάθε φορά να δείτε αν κάποιος σας έστειλε µήνυµα, το Outlook Express σας δίνει τη δυνατότητα να ψάχνει αυτόµατα για εισερχόµενα και εξερχόµενα µηνύµατα. Φυσικά µπορείτε να ορίσετε την προτεραιότητα ενός µηνύµατος. Όταν λοιπόν στέλνετε µηνύµατα φυσικά µπορείτε να λαµβάνετε. Μέσω της γραµµής εργαλείων µπορείτε να απαντάτε στον παραλήπτη του µηνύµατος που λάβατε ή σε όλους του παραλήπτες που φαίνονται ως αποδέκτες του µηνύµατος. Μπορείτε επίσης να προωθείτε το µήνυµα που λάβατε σε κάποιον άλλο. Όλα αυτά γίνονται εύκολα από τη γραµµή εργαλείων του Outlook Express. Μερικά µηνύµατα ίσως να µην τα χρειάζεστε και για το λόγο αυτό µπορείτε να τα διαγράψετε. Επίσης µπορεί να τα χρειάζεστε και να θέλετε να τα αποθηκεύσετε στο σκληρό σας δίσκο ή να τα εκτυπώσετε ώστε να τα αρχειοθετήσετε. Με το Outlook Express µπορείτε να διαχειριστείτε εύκολα και απλά τα µηνύµατα σας.