ΕΥΡΕΣΗ ΠΡΟΫΠΗΡΕΣΙΑΣ ΩΡΟΜΗΣΘΙΩΝ ΚΑΘΗΓΗΤΩΝ, ΜΕ ΤΗΝ ΧΡΗΣΗ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Transcript

1 Α.Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΤΜΗΜΑ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΕΥΡΕΣΗ ΠΡΟΫΠΗΡΕΣΙΑΣ ΩΡΟΜΗΣΘΙΩΝ ΚΑΘΗΓΗΤΩΝ, ΜΕ ΤΗΝ ΧΡΗΣΗ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΑΡΙΣΙΔΗΣ ΙΩΑΝΝΗΣ (ΑΕΜ 561) ΝΟΕΜΒΡΙΟΣ 2010 ΕΠΟΠΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Δρ. ΠΑΠΑΔΑΚΗΣ ΣΤΥΛΙΑΝΟΣ

2 Περιεχόμενα ΕΙΣΑΓΩΓΗ 5 Κεφάλαιο 1: Ανάλυση του προβλήματος Ποιο είναι το πρόβλημα; Γιατί χρησιμοποιούμε Βάσεις Δεδομένων και γιατί χρησιμοποιούμε MS Office Access;.7 Η Οργάνωση Αρχείων Προβλήματα της Οργάνωσης Αρχείων 1.3 Οι Βάσεις Δεδομένων και τα ΣΔΒΔ (DBMS) Η Αρχιτεκτονική των ΣΔΒΔ Οι Οντότητες (Entities) Οι Ιδιότητες (Attributes) Τα Στιγμιότυπα (Snapshots) Το Πρωτεύον Κλειδί (Primary Key) Οι Συσχετίσεις (Relationships) Το Ιεραρχικό Μοντέλο Βάσεων Δεδομένων Το Δικτυωτό Μοντέλο Βάσεων Δεδομένων Το Σχεσιακό Μοντέλο Βάσεων Δεδομένων Τα Σχεσιακά ΣΔΒΔ (RDBMS) Το Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων Οι Οντότητες Οι Ιδιότητες (Χαρακτηριστικά) των Οντοτήτων 19 Σελίδα 2 από 52

3 1.17 Τα Κλειδιά Οι Συσχετίσεις Μεταξύ Οντοτήτων Διμελείς Συσχετίσεις Το Διάγραμμα Οντοτήτων Συσχετίσεων Λογικός Σχεδιασμός μιας Βάσης Δεδομένων Η Κανονικοποίηση Πλεονασμός Δεδομένων και Ανωμαλίες Ενημέρωσης Γιατί Access; 25 Access vs. Excel Access vs. SQL Server Κεφάλαιο 2: Η Βάση Δεδομένων Ποιος είναι ο σκοπός της βάσης και ποιος θα τη χρησιμοποιεί; Η δημιουργία του λογιστικού φύλλου Σχεδιασμός της βάσης και Μ-ΟΣ Οι πίνακες της Βάσης Δεδομένων Δημιουργία ενός πίνακα χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό πινάκων" (Table Wizard) Δημιουργία ενός πίνακα σε προβολή σχεδίασης Οι πίνακες της βάσης μας 34 Κεφάλαιο 3: Ποια ερωτήματα, φόρμες και εκθέσεις χρειάζονται οι χρήστες τις ΒΔ; Δημιουργία ερωτήματος επιλογής ή διασταύρωσης Σελίδα 3 από 52

4 3.2 Δημιουργία ερωτήματος επιλογής χωρίς τον οδηγό Σχεδίαση και δημιουργία φορμών Δημιουργία φόρμας χρησιμοποιώντας το εργαλείο φορμών Δημιουργία φόρμας χρησιμοποιώντας το εργαλείο "Κενή φόρμα" Δημιουργία έκθεσης.46 Κεφάλαιο 4:Επίλογος, μελλοντική χρήση και επέκταση της ΒΔ..51 Βιβλιογραφία Σελίδα 4 από 52

5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ: Σκοπός της πτυχιακής εργασίας είναι η εύρεση της προϋπηρεσίας των ωρομίσθιων καθηγητών με βάση τις ώρες που έχουν διδάξει το κάθε μάθημα, στο τμήμα Βιομηχανικής Πληροφορικής, στη Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών του ΤΕΙ Καβάλας όπου και εργάζονται. Στόχος της εργασίας είναι η οργάνωση, η εύκολη διαχείριση και αποθήκευση των δεδομένων. Μεγάλο βάρος δύνεται στην ταχύτητα, στην εισαγωγή των δεδομένων και την εξαγωγή των αποτελεσμάτων. Στην προκειμένη περίπτωση τα δεδομένα που εισάγουμε είναι οι ώρες που έχει διδάξει ο καθηγητής στο κάθε μάθημα κατά τη διάρκεια του μήνα, σύμφωνα με το πρακτικό ανάθεσης που αναθέτει σε κάθε καθηγητή το μάθημα που θα διδάσκει και τις ώρες που του έχουν ανατεθεί. Το ζητούμενο αποτέλεσμα είναι, να εμφανίζετε σε εμάς η σχετική του προϋπηρεσία στο τμήμα. Η παρούσα πτυχιακή εργασία γίνετε για ανάγκες της γραμματείας του τμήματος της Βιομηχανικής Πληροφορικής, μπορεί ωστόσο να χρησιμεύσει επίσης και ως παράδειγμα για την ανάλυση, τη σχεδίαση και την υλοποίηση μιας Βάσης Δεδομένων με τη χρήση της εφαρμογής MS Office Access. Σελίδα 5 από 52

6 Κεφάλαιο 1: Ανάλυση του προβλήματος 1.1 Ποιο είναι το πρόβλημα; Το πρόβλημα, όπως και ο σκοπός της εργασίας είναι, η εισαγωγή των ωρών προϋπηρεσίας των καθηγητών καθώς και η επεξεργασία τους, με τέτοιο τρόπο που όταν ζητήσουμε την προϋπηρεσία ενός καθηγητή να παίρνουμε μια αναφορά με το σύνολο των ωρών που έχει πραγματοποιήσει στο τμήμα της σχολής. Ο μεγάλος όγκος της πληροφορίας πρέπει να μετατραπεί σε όλα τα στάδια του σε ηλεκτρονική μορφή, για να υπάρχει ευκολία στη διαχείριση, στην επεξεργασία, στην αποθήκευση και στην εξαγωγή πληροφοριών μέσω αυτοματοποιημένων διαδικασιών. Είναι κοινός τόπος σήμερα η εκτίμηση ότι το αγαθό της πληροφορίας είναι επιθυμητό απ όλους τους εργαζόμενους αλλά και τους εκπαιδευόμενους, ώστε να είναι πιο αποδοτικοί, ανταγωνιστικοί αλλά και παραγωγικοί στην εργασία τους. Με τον όρο πληροφορία αναφερόμαστε συνήθως σε ειδήσεις, γεγονότα και έννοιες που αποκτάμε από την καθημερινή μας επικοινωνία και τα θεωρούμε ως αποκτηθείσα γνώση, ενώ τα δεδομένα μπορούν να είναι μη κατάλληλα επεξεργασμένα και μη ταξινομημένα σύνολα πληροφοριών. Ένας αυστηρός ορισμός για το τι είναι δεδομένα και τι είναι πληροφορία, σύμφωνα με την επιτροπή ANSI των ΗΠΑ, είναι ο εξής : Δεδομένα (data) είναι μια παράσταση, όπως γράμματα, αριθμοί, σύμβολα κ.ά. στα οποία μπορούμε να δώσουμε κάποια σημασία (έννοια). Πληροφορία (information) είναι η σημασία που δίνουμε σ ένα σύνολο από δεδομένα, τα οποία μπορούμε να επεξεργαστούμε βάσει προκαθορισμένων κανόνων και να βγάλουμε έτσι κάποια χρήσιμα συμπεράσματα. Με τις πληροφορίες περιορίζεται η αβεβαιότητα που έχουμε για διάφορα πράγματα και βοηθιόμαστε έτσι στο να λάβουμε σωστές αποφάσεις. Τα δεδομένα μπορούν να θεωρηθούν ως τρόποι αναπαράστασης εννοιών και γεγονότων που μπορούν να υποστούν διαχείριση και επεξεργασία. Η συλλογή και αποθήκευση ενός τεράστιου όγκου δεδομένων όπως απαιτούν οι κοινωνικές συνθήκες σήμερα, δεν λύνει τελείως το πρόβλημα της σωστής οργάνωσης και ταξινόμησης των δεδομένων. Τα δεδομένα θα πρέπει να οργανωθούν με τέτοιο τρόπο έτσι ώστε να μπορούμε να τα εντοπίζουμε και να τα αξιοποιούμε εύκολα και γρήγορα και τη στιγμή που τα χρειαζόμαστε. Ένα κλασικό παράδειγμα μη σωστής οργάνωσης δεδομένων θα ήταν για παράδειγμα ο τηλεφωνικός κατάλογος μιας πόλης, όπου οι συνδρομητές δεν Σελίδα 6 από 52

7 θα ήταν καταχωρημένοι αλφαβητικά σύμφωνα με το επώνυμο και το όνομά τους, αλλά εντελώς τυχαία. Ένας τέτοιος τηλεφωνικός κατάλογος θα περιείχε μια τεράστια ποσότητα δεδομένων αλλά θα ήταν ουσιαστικά άχρηστος. Χαρακτηριστικά παραδείγματα δεδομένων που απαιτούν σωστή και αποδοτική οργάνωση είναι τα εξής : Τα στοιχεία υπαλλήλων, πελατών, προμηθευτών και παραγγελιών μιας εμπορικής επιχείρησης. Τα στοιχεία υλικών μιας αποθήκης. Τα στοιχεία ταινιών, πελατών και δανεισμών μιας βιντεολέσχης. Τα στοιχεία υπαλλήλων, γιατρών, ασθενών αλλά και υλικών ενός νοσοκομείου. Τα στοιχεία βιβλίων, χρηστών (δανειστών) και δανεισμών μιας βιβλιοθήκης. Στην προκειμένη περίπτωση εμείς καλούμαστε να οργανώσουμε στοιχεία των καθηγητών και των μαθημάτων της σχολής για να μπορέσουμε να πάρουμε την επιθυμητή πληροφορία. 1.2 Γιατί χρησιμοποιούμε Βάσεις Δεδομένων και γιατί χρησιμοποιούμε MS Office Access; Η Οργάνωση Αρχείων Ο πιο γνωστός τρόπος οργάνωσης δεδομένων με τη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών είναι σε αρχεία εγγραφών. Για να κατανοήσουμε καλύτερα ορισμένες έννοιες, θα εξετάσουμε την περίπτωση μας ως ένα αρχείο καθηγητών και μαθημάτων της σχολής. Για να οργανώσουμε σωστά το αρχείο μας, θα πρέπει να δημιουργήσουμε καρτέλες για τους καθηγητές, αλλά και για τα μαθήματα που θα τους ανατεθούν αργότερα, που θα πρέπει να περιέχουν τα εξής στοιχεία ανά καθηγητή : Κωδικός Επώνυμο Όνομα Ηλεκτρονική Διεύθυνση Τηλέφωνο Σελίδα 7 από 52

8 Κινητό τηλέφωνο Η αντιστοίχηση του παλιού τρόπου οργάνωσης με τις καρτέλες σε σχέση με τον σύγχρονο ηλεκτρονικό τρόπο οργάνωσης, έχει ως εξής : Συρτάρι Αρχείο Δεδομένων Καρτέλα καθηγητή Εγγραφή του αρχείου δεδομένων Στοιχείο της καρτέλας Πεδίο της εγγραφής Ένα αρχείο (file) θα μπορούμε να το χαρακτηρίσουμε σαν ένα σύνολο που αποτελείται από οργανωμένα ομοειδή στοιχεία. Τα στοιχεία ενός αρχείου μπορούμε να τα οργανώσουμε σε λογικές ενότητες και το σύνολο των στοιχείων που περιέχει μια λογική ενότητα καλείται εγγραφή (record). Το κάθε στοιχείο της εγγραφής καλείται πεδίο (field). Το πεδίο αποτελεί και τη μικρότερη δυνατή υποδιαίρεση των στοιχείων ενός αρχείου. Ένα πεδίο χαρακτηρίζεται από τον μέγιστο αριθμό των χαρακτήρων (bytes) που απαιτούνται για την καταχώρησή του στη μνήμη του υπολογιστή και που αποκαλείται μήκος του πεδίου (field length). Σε μια οργάνωση αρχείου όπως είναι οι καθηγητές της σχολής που είδαμε νωρίτερα, τα αντίστοιχα πεδία όλων των εγγραφών καταλαμβάνουν τον ίδιο αριθμό σε bytes που είναι αυτός που έχουμε ορίσει κατά τη δημιουργία του αρχείου. Για παράδειγμα, αν ορίσαμε ότι το πεδίο Επώνυμο θα έχει μήκος 15 χαρακτήρες, τότε το πεδίο της εγγραφής του καθηγητή με επώνυμο Παπαδόπουλος, αλλά και το πεδίο της εγγραφής του καθηγητή με επώνυμο Παπάς θα καταλαμβάνουν από 15 bytes στη μνήμη του υπολογιστή, ενώ αν ένας καθηγητής ονομάζεται Παπαχριστοδουλόπουλος, τότε θα γίνει αποκοπή του επωνύμου του και θα καταχωρηθούν στη μνήμη του υπολογιστή μόνο τα 15 πρώτα γράμματα, δηλ. τα Παπαχριστοδουλό. Ένα πεδίο χαρακτηρίζεται ακόμη και από το είδος των δεδομένων που μπορεί να περιέχει, όπως : Αλφαριθμητικό (alphanumeric), μπορεί να περιέχει γράμματα, ψηφία ή και ειδικούς χαρακτήρες. Αριθμητικό (numeric), μπορεί να περιέχει μόνο αριθμούς. Αλφαβητικό (alphabetic), μπορεί να περιέχει μόνο γράμματα (αλφαβητικούς χαρακτήρες). Ημερομηνίας (date), μπορεί να περιέχει μόνο ημερομηνίες. Δυαδικό (binary), μπορεί να περιέχει ειδικού τύπου δεδομένα, όπως εικόνες, ήχους κ.ά. Σελίδα 8 από 52

9 Λογικό (logical), μπορεί να περιέχει μόνο μία από δύο τιμές, οι οποίες αντιστοιχούν σε δύο διακριτές καταστάσεις και μπορούν να χαρακτηρισθούν σαν 0 και 1 ή σαν αληθές (true) και ψευδές (false). Σημειώσεων (memo), μπορεί να περιέχει κείμενο με μεταβλητό μήκος, το οποίο μπορεί να είναι και αρκετά μεγάλο και συνήθως αποθηκεύεται σαν ξεχωριστό αρχείο από το κύριο αρχείο. Όσον αφορά τις εγγραφές, χρήσιμοι ορισμοί είναι οι εξής : Μήκος εγγραφής (record length) καλείται το άθροισμα που προκύπτει από τα μήκη των πεδίων που την αποτελούν. Δομή εγγραφής (record layout) ή γραμμογράφηση καλείται ο τρόπος με τον οποίο οργανώνουμε τα πεδία μιας εγγραφής. Διάβασμα (read) από αρχείο σημαίνει τη μεταφορά των δεδομένων του αρχείου, που γίνεται συνήθως ανά μία εγγραφή, από το μέσο αποθήκευσης (σκληρό δίσκο ή δισκέτα) στην κεντρική μνήμη του υπολογιστή για επεξεργασία. Γράψιμο (write) σε αρχείο σημαίνει μεταφορά των δεδομένων του αρχείου, που γίνεται συνήθως ανά μία εγγραφή, από την κεντρική μνήμη του υπολογιστή στο μέσο αποθήκευσης (σκληρό δίσκο ή δισκέτα, CD,κτλ). Προβλήματα της Οργάνωσης Αρχείων Στα αρχικά στάδια της οργάνωσης αρχείων, ήταν πολύ συνηθισμένη πρακτική η δημιουργία ξεχωριστών εφαρμογών (προγραμμάτων) και ξεχωριστών αρχείων, όπως για παράδειγμα η δημιουργία ενός αρχείου πελατών και ενός άλλου ανεξάρτητου αρχείου για τις παραγγελίες των πελατών. Τα προβλήματα που προέκυψαν από την πρακτική αυτή είναι τα εξής : Πλεονασμός των δεδομένων (data redundancy). Υπάρχει η περίπτωση να έχουμε επανάληψη των ίδιων δεδομένων σε αρχεία διαφορετικών εφαρμογών. Για παράδειγμα, αν έχουμε ένα αρχείο πελατών και ένα αρχείο παραγγελιών αυτών των πελατών, είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα υπάρχουν κάποια στοιχεία των πελατών που θα υπάρχουν και στα δύο αρχεία. Ασυνέπεια των δεδομένων (data inconsistency). Αυτό μπορεί να συμβεί όταν υπάρχουν τα ίδια στοιχεία των πελατών (πλεονασμός) και στο αρχείο πελατών και στο αρχείο παραγγελιών και χρειασθεί να γίνει κάποια αλλαγή στη διεύθυνση ή στα τηλέφωνα κάποιου πελάτη, οπότε Σελίδα 9 από 52

10 είναι πολύ πιθανό να γίνει η διόρθωση μόνο στο ένα αρχείο και όχι και στο άλλο. Αδυναμία μερισμού δεδομένων (data sharing). Μερισμός δεδομένων σημαίνει δυνατότητα για κοινή χρήση των στοιχείων κάποιων αρχείων. Για παράδειγμα, ο μερισμός δεδομένων θα ήταν χρήσιμος αν με την παραγγελία ενός πελάτη μπορούμε να έχουμε πρόσβαση την ίδια στιγμή στο αρχείο πελατών για να δούμε το υπόλοιπο του πελάτη και μετά στο αρχείο της αποθήκης για να δούμε αν είναι διαθέσιμα τα προϊόντα που παρήγγειλε ο συγκεκριμένος πελάτης. Η αδυναμία μερισμού δεδομένων δημιουργεί καθυστέρηση στη λήψη αποφάσεων και στην εξυπηρέτηση των χρηστών. Αδυναμία προτυποποίησης. Έχει να κάνει με την ανομοιομορφία και με την διαφορετική αναπαράσταση και οργάνωση των δεδομένων στα αρχεία των εφαρμογών. Η αδυναμία αυτή δημιουργεί προβλήματα προσαρμογής των χρηστών καθώς και προβλήματα στην ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ διαφορετικών συστημάτων. 1.3 Οι Βάσεις Δεδομένων και τα ΣΔΒΔ (DBMS) Για να δοθεί μια λύση σ όλα τα παραπάνω προβλήματα, και με βάση το γεγονός ότι η χρήση των ηλεκτρονικών υπολογιστών και συνεπώς η ηλεκτρονική καταχώρηση και επεξεργασία δεδομένων αυξήθηκε κατακόρυφα ήδη από τη δεκαετία του 70 στις μεγάλες επιχειρήσεις και άρα είχαμε πάρα πολλές εφαρμογές να επεξεργάζονται δεδομένα σε πάρα πολλά αρχεία ταυτόχρονα, προτάθηκε η συνένωση όλων των αρχείων μιας εφαρμογής. Εκτός, όμως, από τη συνένωση των αρχείων, απαιτείτο και μια σωστή οργάνωσή τους. Δημιουργήθηκαν έτσι οι Τράπεζες Πληροφοριών ή Βάσεις Δεδομένων (Data Bases). Μια Βάση Δεδομένων (ΒΔ) είναι ένα σύνολο αρχείων με υψηλό βαθμό οργάνωσης τα οποία είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους με λογικές σχέσεις, έτσι ώστε να μπορούν να χρησιμοποιούνται από πολλές εφαρμογές και από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. Υπάρχει ένα ειδικό λογισμικό το οποίο μεσολαβεί ανάμεσα στις αρχεία δεδομένων και τις εφαρμογές που χρησιμοποιούν οι χρήστες και αποκαλείται Σύστημα Διαχείρισης Βάσης Δεδομένων (ΣΔΒΔ) ή DBMS (Data Base Management System). Το ΣΔΒΔ είναι στην ουσία ένα σύνολο από προγράμματα και υπορουτίνες που έχουν να κάνουν με τον χειρισμό της βάσης δεδομένων, όσον αφορά τη δημιουργία, τροποποίηση, διαγραφή στοιχείων, με ελέγχους ασφαλείας κ.ά. Σελίδα 10 από 52

11 Οι χρήστες των εφαρμογών αντλούν τα στοιχεία που τους ενδιαφέρουν από τη βάση δεδομένων χωρίς να είναι σε θέση να γνωρίζουν με ποιο τρόπο είναι οργανωμένα τα δεδομένα σ αυτήν. Το ΣΔΒΔ παίζει τον ρόλο του μεσάζοντα ανάμεσα στον χρήστη και τη βάση δεδομένων και μόνο μέσω του ΣΔΒΔ μπορεί ο χρήστης να αντλήσει πληροφορίες από τη βάση δεδομένων. Ένα ΣΔΒΔ μπορεί να είναι εγκατεστημένο σ έναν μόνο υπολογιστή ή και σ ένα δίκτυο υπολογιστών και μπορεί να χρησιμοποιείται από έναν χρήστη ή και από πολλούς χρήστες. Ένα Σύστημα Βάσης Δεδομένων (ΣΒΔ) ή DBS (Data Base System) αποτελείται από το υλικό, το λογισμικό, τη βάση δεδομένων και τους χρήστες. Είναι δηλαδή ένα σύστημα με το οποίο μπορούμε να αποθηκεύσουμε και να αξιοποιήσουμε δεδομένα με τη βοήθεια ηλεκτρονικού υπολογιστή. Αναλυτικά : Το υλικό (hardware) αποτελείται όπως είναι γνωστό από τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές, τα περιφερειακά, τους σκληρούς δίσκους, τις μαγνητικές ταινίες κ.ά., όπου είναι αποθηκευμένα τα αρχεία της βάσης δεδομένων αλλά και τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία τους. Το λογισμικό (software) είναι τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία των δεδομένων (στοιχείων) της βάσης δεδομένων. Η βάση δεδομένων (data base) αποτελείται από το σύνολο των αρχείων όπου είναι αποθηκευμένα τα δεδομένα του συστήματος. Τα στοιχεία αυτά μπορεί να βρίσκονται αποθηκευμένα σ έναν φυσικό υπολογιστή αλλά και σε περισσότερους. Όμως, στον χρήστη δίνεται η εντύπωση ότι βρίσκονται συγκεντρωμένα στον ίδιο υπολογιστή. Τα δεδομένα των αρχείων αυτών είναι ενοποιημένα (data integration), δηλ. δεν υπάρχει πλεονασμός (άσκοπη επανάληψη) δεδομένων και μερισμένα (data sharing), δηλ. υπάρχει δυνατότητα ταυτόχρονης προσπέλασης των δεδομένων από πολλούς χρήστες. Ο κάθε χρήστης έχει διαφορετικά δικαιώματα και βλέπει διαφορετικό κομμάτι της βάσης δεδομένων, ανάλογα με τον σκοπό για τον οποίο συνδέεται. Οι χρήστες (users) μιας βάσης δεδομένων χωρίζονται στις εξής κατηγορίες : Τελικοί χρήστες (end users). Χρησιμοποιούν κάποια εφαρμογή για να παίρνουν στοιχεία από μια βάση δεδομένων, έχουν τις λιγότερες δυνατότητες επέμβασης στα στοιχεία της βάσης δεδομένων, χρησιμοποιούν ειδικούς κωδικούς πρόσβασης και το σύστημα τούς επιτρέπει ανάλογα πρόσβαση σε συγκεκριμένο κομμάτι της βάσης δεδομένων. Σελίδα 11 από 52

12 Προγραμματιστές εφαρμογών (application programmers). Αναπτύσσουν τις εφαρμογές του ΣΒΔ σε κάποια από τις γνωστές γλώσσες προγραμματισμού. Διαχειριστής δεδομένων (data administrator DA). Έχει τη διοικητική αρμοδιότητα και ευθύνη για την οργάνωση της βάσης δεδομένων και την απόδοση δικαιωμάτων πρόσβασης στους χρήστες. Διαχειριστής βάσης δεδομένων (database administrator DBA). Λαμβάνει οδηγίες από τον διαχειριστή δεδομένων και είναι αυτός που διαθέτει τις τεχνικές γνώσεις και αρμοδιότητες για τη σωστή και αποδοτική λειτουργία του ΣΔΒΔ. 1.4 Η Αρχιτεκτονική των ΣΔΒΔ Όπως είδαμε νωρίτερα, ένα ΣΔΒΔ (Σύστημα Διαχείρισης Βάσης Δεδομένων) έχει σαν αποστολή τη διαχείριση των δεδομένων των αρχείων της βάσης, δηλ. την προσθήκη, διαγραφή, τροποποίηση εγγραφών, την αναζήτηση μέσα στις εγγραφές κ.ά.). Το ΣΔΒΔ δέχεται αιτήσεις από τους χρήστες των εφαρμογών και επικοινωνεί με τα αρχεία της βάσης δεδομένων για να τις διεκπεραιώσει. Αυτή η κοινή διεπαφή (interface) των εφαρμογών με τα αρχεία αποκαλείται λογική διεπαφή. Οι εφαρμογές που δημιουργούμε δεν απασχολούνται με τον τρόπο που είναι αποθηκευμένα τα δεδομένα, πόσο χώρο καταλαμβάνουν κοκ και αυτή η ιδιότητα είναι γνωστή ως ανεξαρτησία δεδομένων. Αυτό σημαίνει πρακτικά ότι οποιαδήποτε αλλαγή στον τρόπο οργάνωσης των αρχείων της βάσης δεδομένων δεν θα συνεπάγεται και αλλαγή στις εφαρμογές ένα πρόβλημα που ταλαιπωρούσε πολύ τους προγραμματιστές παλαιοτέρων εποχών. Ακόμη, η προσθήκη, η κατάργηση ή και η τροποποίηση κάποιων εφαρμογών δεν θα έχει καμία επίπτωση στον τρόπο οργάνωσης των αρχείων της βάσης δεδομένων. Στα ΣΔΒΔ έχει επικρατήσει η λεγόμενη αρχιτεκτονική των τριών επιπέδων (βαθμίδων), όπου τα τρία επίπεδα είναι τα εξής : Εσωτερικό επίπεδο (internal level), έχει να κάνει με την αποθήκευση των αρχείων στον σκληρό δίσκο, δηλ. την πραγματική ή φυσική κατάστασή τους. Εξωτερικό επίπεδο (external level), έχει να κάνει με τους χρήστες είτε αυτοί είναι απλοί χειριστές, είτε προγραμματιστές ή και οι διαχειριστές της βάσης δεδομένων. Εννοιολογικό επίπεδο (conceptual level), είναι ένα ενδιάμεσο επίπεδο που διασυνδέει τα δύο άλλα επίπεδα και έχει να κάνει με τη λογική σχεδίαση των αρχείων της βάσης δεδομένων. Σελίδα 12 από 52

13 1.5 Οι Οντότητες (Entities) Με τον όρο οντότητα (entity) εννοούμε ένα αντικείμενο, ένα πρόσωπο, μια κατάσταση και γενικά οτιδήποτε μπορεί να προσδιορισθεί σαν ανεξάρτητη ύπαρξη (αυτόνομη μονάδα του φυσικού κόσμου). Για παράδειγμα, σε μια βάση δεδομένων μιας εμπορικής εταιρείας, οντότητες μπορεί να είναι οι εργαζόμενοι, οι πελάτες, οι προμηθευτές, οι παραγγελίες, τα είδη της αποθήκης (προϊόντα) κ.ά. Το Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων (Entity Relationship Model, ER Model) είναι μια διαγραμματική αναπαράσταση της δομής μιας βάσης δεδομένων και χρησιμοποιείται κατά τη φάση του λογικού σχεδιασμού της βάσης. Δηλαδή, δεν ασχολείται με τον τρόπο που αποθηκεύονται τα δεδομένα της βάσης, αλλά με την ταυτοποίηση των δεδομένων και με τον τρόπο με τον οποίο αυτά συσχετίζονται μεταξύ τους. Θα δούμε ένα παράδειγμα μιας εταιρείας, η οποία περιέχει δεδομένα που αφορούν τους υπαλλήλους της (employees), τα τμήματά της (departments) και τα έργα (projects) που έχουν αναλάβει αυτά τα τμήματα. Ένα τμήμα της εταιρείας μπορεί να εποπτεύει ένα ή περισσότερα έργα (projects) και ένας υπάλληλος ανήκει σ ένα μόνο τμήμα της εταιρείας αλλά μπορεί να απασχολείται ταυτόχρονα σε πολλά έργα, τα οποία δεν είναι υποχρεωτικό να παρακολουθούνται από το ίδιο τμήμα. 1.6 Οι Ιδιότητες (Attributes) Με τον όρο ιδιότητα ή χαρακτηριστικό ή και πεδίο (attribute) μιας οντότητας, αναφερόμαστε σ ένα από τα συστατικά της στοιχεία που την περιγράφουν και την κάνουν να ξεχωρίζει από τα άλλα στοιχεία της ίδιας οντότητας. Για παράδειγμα, η οντότητα ΠΕΛΑΤΗΣ μπορεί να έχει ως ιδιότητες (χαρακτηριστικά) τον κωδικό, το επώνυμο, το όνομα, τη διεύθυνση, το τηλέφωνο, το ΑΦΜ κ.ά., με τη βοήθεια των οποίων μπορούμε να ξεχωρίσουμε τους πελάτες μεταξύ τους. Επίσης, η οντότητα ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ μπορεί να έχει ως ιδιότητες (χαρακτηριστικά) τον κωδικό, τον αριθμό παραστατικού, την ημερομηνία, τον κωδικό πελάτη, το προϊόν κ.ά., με τη βοήθεια των οποίων μπορούμε να ξεχωρίσουμε τις παραγγελίες μεταξύ τους Στο παράδειγμα της εταιρείας, μπορούμε να ορίσουμε έναν τύπο οντότητας για τους υπαλλήλους της εταιρείας (EMPLOYEE), έναν τύπο οντότητας για τα τμήματα που έχει η εταιρεία (DEPARTMENT) και έναν τύπο οντότητας για τα έργα που έχει αναλάβει η εταιρεία (PROJECT). Καθένας από τους παραπάνω τύπους Σελίδα 13 από 52

14 οντοτήτων περιγράφεται από ένα όνομα και από το σύνολο των πεδίων που περιέχει. Οι πληροφορίες αυτές αποτελούν το σχήμα (schema) της οντότητας. 1.7 Τα Στιγμιότυπα (Snapshots) Το κάθε διαφορετικό (αυτόνομο) στοιχείο μιας οντότητας αποκαλείται στιγμιότυπο (snapshot) ή και εμφάνιση της οντότητας. Για παράδειγμα, στην οντότητα ΠΕΛΑΤΗΣ, άλλο στιγμιότυπο είναι ο πελάτης με επώνυμο Παπαδόπουλος και άλλο στιγμιότυπο είναι ο πελάτης με επώνυμο Δημητριάδης. 1.8 Το Πρωτεύον Κλειδί (Primary Key) Πρωτεύον κλειδί ή πεδίο κλειδί (primary key) μιας οντότητας καλείται εκείνη η ιδιότητα (ή ο συνδυασμός ιδιοτήτων) που έχει μοναδική τιμή για όλα τα στιγμιότυπα (εμφανίσεις) της οντότητας. Για παράδειγμα, στην οντότητα ΠΕΛΑΤΗΣ πρωτεύον κλειδί είναι ο κωδικός πελάτη, στην οντότητα ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ πρωτεύον κλειδί μπορεί να είναι ο κωδικός παραγγελίας ή ο αριθμός παραστατικού κοκ. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου το πεδίο κλειδί ενός τύπου οντότητας μπορεί να μην είναι απλό αλλά σύνθετο, να αποτελείται δηλαδή από πολλά απλά πεδία και τότε η συνθήκη της μοναδικότητας για την τιμή του κλειδιού δεν εφαρμόζεται σε κάθε πεδίο του σύνθετου κλειδιού αλλά στο σύνολο του συνδυασμού αυτών των πεδίων. 1.9 Οι Συσχετίσεις (Relationships) Με τον όρο συσχέτιση (relationship) αναφερόμαστε στον τρόπο σύνδεσης (επικοινωνίας) δύο ξεχωριστών οντοτήτων, ώστε να μπορούμε να αντλούμε στοιχεία (πληροφορίες) από τον συνδυασμό τους. Για παράδειγμα, η οντότητα ΓΙΑΤΡΟΣ συσχετίζεται με την οντότητα ΑΣΘΕΝΗΣ αλλά και με την οντότητα ΚΛΙΝΙΚΗ στη βάση δεδομένων ενός νοσοκομείου. Μπορούμε να δεχθούμε ότι ένας γιατρός παρακολουθεί (συσχετίζεται με) πολλούς ασθενείς, αλλά ένας ασθενής παρακολουθείται από (συσχετίζεται με) έναν μόνο γιατρό και επίσης ένας γιατρός συσχετίζεται με (ανήκει σε) μία μόνο κλινική, αλλά μια κλινική συσχετίζεται με (απασχολεί) πολλούς γιατρούς. Σελίδα 14 από 52

15 Στο παράδειγμα της εταιρείας, η οντότητα EMPLOYEE συσχετίζεται με την οντότητα DEPARTMENT και η οντότητα DEPARTMENT συσχετίζεται με την οντότητα PROJECTS. Ένας υπάλληλος ανήκει σ ένα μόνο τμήμα και ένα τμήμα μπορεί να έχει πολλούς υπαλλήλους. Επίσης, ένα τμήμα εποπτεύει πολλά έργα αλλά ένα έργο εποπτεύεται από ένα μόνο τμήμα Το Ιεραρχικό Μοντέλο Βάσεων Δεδομένων Υπάρχουν τρία βασικά μοντέλα που έχουν επικρατήσει στις βάσεις δεδομένων, το ιεραρχικό, το δικτυωτό και το σχεσιακό, και τα οποία αναπτύχθηκαν με βάση αντίστοιχες δομές. Το ιεραρχικό μοντέλο (hierarchical) έχει μια ιεραρχική δομή που θυμίζει δένδρο. Οι οντότητες μοιάζουν με απολήξεις από κλαδιά δένδρων και τοποθετούνται σε επίπεδα ιεραρχίας. Τα κλαδιά παριστάνουν τις συσχετίσεις ανάμεσα στις οντότητες. Από μια οντότητα που βρίσκεται σ ένα ανώτερο επίπεδο εκκινούν πολλά κλαδιά, καθένα από τα οποία καταλήγει σε μια οντότητα που βρίσκεται σ ένα χαμηλότερο επίπεδο. Αλλά, σε κάθε οντότητα που βρίσκεται σ ένα χαμηλότερο επίπεδο αντιστοιχεί μία και μόνο μία οντότητα που βρίσκεται σ ένα ανώτερο επίπεδο. Το μοντέλο αυτό ήταν το πρώτο που εμφανίσθηκε αλλά σήμερα θεωρείται δύσχρηστο και ξεπερασμένο Το Δικτυωτό Μοντέλο Βάσεων Δεδομένων Και στο δικτυωτό (network) μοντέλο, τα στοιχεία τοποθετούνται σ ένα επίπεδο ιεραρχίας, αλλά κάθε στοιχείο μπορεί να συσχετισθεί με πολλά στοιχεία είτε σ ένα κατώτερο ή σ ένα ανώτερο επίπεδο Το Σχεσιακό Μοντέλο Βάσεων Δεδομένων Το σχεσιακό (relational) μοντέλο έχει επικρατήσει σήμερα στην αναπαράσταση των δεδομένων καθώς διαθέτει σημαντικά πλεονεκτήματα ως προς τα άλλα δύο και οι βάσεις δεδομένων που σχεδιάζονται σύμφωνα μ αυτό αποκαλούνται σχεσιακές (relational databases). Με τις σχεσιακές βάσεις δεδομένων διαθέτουμε έναν σαφή, απλό και εύκολα κατανοητό τρόπο για να μπορέσουμε να αναπαραστήσουμε και να διαχειριστούμε τα δεδομένα μας. Υστερούν μόνο σε ταχύτητα υπολογισμών και σε χώρο αποθήκευσης, αλλά μόνο όταν έχουμε να κάνουμε με πολύ μεγάλες βάσεις δεδομένων. Στο μοντέλο αυτό οι βάσεις δεδομένων περιγράφονται με αυστηρές μαθηματικές έννοιες και ο χρήστης βλέπει τις οντότητες και τις συσχετίσεις με τη μορφή πινάκων (tables) και σχέσεων (relations) αντίστοιχα. Σελίδα 15 από 52

16 Ένας πίνακας (table) αποτελείται από γραμμές (rows) και στήλες (columns), όπου τοποθετούμε τα στοιχεία σε οριζόντια και κάθετη μορφή. Η κάθε στήλη του πίνακα χαρακτηρίζει κάποια ιδιότητα της οντότητας και αποκαλείται χαρακτηριστικό (attribute) ή πεδίο (field), ενώ η κάθε γραμμή του πίνακα περιέχει όλες τις πληροφορίες (στήλες) που αφορούν ένα στοιχείο της οντότητας και αποκαλείται πλειάδα (tuple) ή εγγραφή (record). Κάθε πεδίο του πίνακα μπορεί να πάρει ορισμένες μόνο τιμές, οι οποίες μπορεί να καθορίζονται από τον τύπο δεδομένων της ιδιότητας, όπως ονόματα ή αριθμοί για παράδειγμα, ή και από αυτό που εκφράζει, όπως το ότι δεν μπορούμε να έχουμε αρνητικό βάρος ή αρνητικό ΑΦΜ, για παράδειγμα. Το σύνολο των αποδεκτών τιμών μιας οντότητας αποκαλείται πεδίο ορισμού (domain). Για να μπορέσουμε να κατανοήσουμε τις σχεσιακές βάσεις δεδομένων, ένα πολύ χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί ένας πίνακας πελατών και ένας πίνακας παραγγελιών μιας εμπορικής εταιρείας. Τα πεδία που μπορούμε να ορίσουμε στους πίνακες αυτούς είναι τα εξής : ΠΙΝΑΚΑΣ (ΟΝΤΟΤΗΤΑ) ΠΕΛΑΤΕΣ (ΚωδικόςΠελάτη, Επώνυμο, Όνομα, Διεύθυνση, ΤΚ, Πόλη, ΑΦΜ, Υπόλοιπο) ΠΙΝΑΚΑΣ (ΟΝΤΟΤΗΤΑ) ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ (ΚωδικόςΠελάτη, ΚωδικόςΠαραγγελίας, Ημερομηνία, Είδος, Ποσότητα, ΤιμήΜονάδας) Βλέπουμε ότι οι δύο πίνακες έχουν ένα κοινό πεδίο (στήλη), τον ΚωδικόςΠελάτη, και αυτό είναι απαραίτητο στις σχεσιακές βάσεις δεδομένων για να μπορέσουμε να κάνουμε τη δουλειά μας και να συνδυάσουμε πληροφορίες και από τους δύο πίνακες. Όπως είναι εύκολα κατανοητό, η βασικότερη εργασία που έχουμε να κάνουμε κατά τον σχεδιασμό μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων είναι να ορίσουμε τους πίνακες που θα χρησιμοποιήσουμε καθώς και τα πεδία που θα περιέχει ο καθένας απ αυτούς. Η διαδικασία αυτή αποκαλείται κατασκευή του σχήματος (schema) μιας βάσης δεδομένων. Οι κανόνες που πρέπει να ακολουθούμε πιστά κατά τον σχεδιασμό μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων είναι οι εξής : Η κάθε οντότητα πρέπει να παριστάνεται ως ένας ξεχωριστός πίνακας. Η κάθε στήλη του πίνακα αντιστοιχεί σε μια ιδιότητα της οντότητας. Σελίδα 16 από 52

17 Η κάθε γραμμή του πίνακα αντιστοιχεί σε μια εμφάνιση της οντότητας. Η κάθε γραμμή πρέπει να είναι μοναδική, δηλ. αποκλείεται να υπάρχουν δύο ή και περισσότερες γραμμές που να περιέχουν τα ίδια ακριβώς στοιχεία. Η σειρά εμφάνισης των γραμμών δεν έχει καμία σημασία. Η κάθε στήλη έχει μια δική της μοναδική ονομασία. Οι τιμές που ανήκουν στην ίδια στήλη πρέπει να είναι του ιδίου τύπου, δηλ. ή όλες αριθμοί ή όλες αλφαριθμητικές κοκ. Η στήλη που αποτελεί το πρωτεύον κλειδί (primary key) μιας οντότητας, δεν πρέπει να είναι ποτέ κενή (null). Αποκλείεται να υπάρχουν δύο ή και περισσότερες γραμμές που να περιέχουν την ίδια τιμή στο πρωτεύον κλειδί. Το πρωτεύον κλειδί μιας οντότητας αποκαλείται ξένο κλειδί (foreign key) σε μια άλλη οντότητα, με την οποία υπάρχει συσχετισμός. Μπορεί να υπάρχουν πολλές γραμμές που να έχουν την ίδια τιμή στο ξένο κλειδί Τα Σχεσιακά ΣΔΒΔ (RDBMS) Τα Σχεσιακά Συστήματα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων (ΣΣΔΒΔ) ή RBMS (Relational DataBase Management Systems) αναπτύχθηκαν με βάση το σχεσιακό μοντέλο και έχουν επικρατήσει πλήρως στον χώρο. Κατά τον σχεδιασμό και τη δημιουργία μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων, οι πίνακες αποτελούν το μοναδικό δομικό και απαραίτητο στοιχείο για μπορέσουν να αναπαρασταθούν οι πληροφορίες που περιέχονται στη βάση δεδομένων. Για να μπορέσουμε να προσθέσουμε, διαγράψουμε ή τροποποιήσουμε τα στοιχεία που περιέχονται σε μια βάση δεδομένων, χρησιμοποιούμε ειδικές γλώσσες προγραμματισμού που αποκαλούνται γλώσσες ερωταπαντήσεων (query languages). Η γλώσσα που αποτελεί σήμερα ένα διεθνές πρότυπο για την επικοινωνία των χρηστών με τα Σχεσιακά ΣΔΒΔ είναι ηsql (Structured Query Language) ή Δομημένη Γλώσσα Ερωτημάτων. Μπορεί να λειτουργήσει αυτόνομα αλλά και σε συνεργασία μ άλλες γλώσσες προγραμματισμού. Μια άλλη, φιλική προς τον χρήστη γλώσσα προγραμματισμού για να μπορούμε να υποβάλουμε ερωτήματα σε σχεσιακές βάσεις δεδομένων και να Σελίδα 17 από 52

18 λαμβάνουμε απαντήσεις είναι ηqbe (Query By Example), η οποία χρησιμοποιεί φόρμες για τη γραφική απεικόνιση των ερωτημάτων μας. Σήμερα, υπάρχουν εξελιγμένα εργαλεία διαχείρισης σε γραφικό και φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον για να κάνουμε τα εξής : Δημιουργία πινάκων Δημιουργία φορμών Δημιουργία ερωτημάτων Δημιουργία εκθέσεων (αναφορών) Τα Σχεσιακά ΣΔΒΔ τα διακρίνουμε στα μεγάλα, τα οποία αφορούν κυρίως μεγάλους οργανισμούς και επιχειρήσεις, έχουν τεράστιο όγκο δεδομένων και πολλούς χρήστες ταυτόχρονα, και τέτοια συστήματα είναι τα Oracle, Ingres, Informix, SQL Server κ.ά. και τα μικρά, τα οποία αφορούν κυρίως απλούς χρήστες, όπως είναι η Microsoft Access, ηparadox, η FoxPro κ.ά Το Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων Το μοντέλο που έχει επικρατήσει σήμερα για να παραστήσει τις έννοιες ή τη δομή μιας βάσης δεδομένων είναι το Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων (ΟΣ). Οι βασικές (θεμελιώδεις) έννοιες του μοντέλου αυτού είναι οι εξής : Οντότητες Ιδιότητες ή Χαρακτηριστικά Συσχετίσεις Για να αναπαραστήσουμε ένα Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων χρησιμοποιούμε ειδικά διαγράμματα, όπου τα ορθογώνια συμβολίζουν τις οντότητες, οι ρόμβοι τις συσχετίσεις και οι ελλείψεις τις ιδιότητες. Με ευθείες γραμμές συνδέουμε τις οντότητες που συσχετίζονται με κάποιο τρόπο μεταξύ τους. Όλα τα παραπάνω αποτελούν τη λογική δομή μιας βάσης δεδομένων, μια εργασία που είναι απαραίτητο να γίνει πριν από την καταχώριση και την επεξεργασία των στοιχείων (πληροφοριών) της βάσης δεδομένων. Το μοντέλο οντοτήτων συσχετίσεων αποτελεί μια γενική περιγραφή των γενικών στοιχείων που απαρτίζουν μια βάση δεδομένων και απεικονίζει την αντίληψη που έχουμε για τα δεδομένα (εννοιολογικό), χωρίς να υπεισέρχεται σε λεπτομέρειες υλοποίησης. Σελίδα 18 από 52

19 1.15 Οι Οντότητες Με τον όρο οντότητα (entity) αναφερόμαστε σε κάθε αντικείμενο, έννοια, πρόσωπο ή κατάσταση που έχει μια ανεξάρτητη ύπαρξη. Είναι κάτι που ξεχωρίζει και μπορούμε να συγκεντρώσουμε πληροφορίες (στοιχεία) γι αυτό. Η οντότητα είναι αντίστοιχη με την έννοια της εγγραφής που συναντάμε στα αρχεία και στους πίνακες αλλά και με την έννοια του αντικειμένου στις σύγχρονες αντικειμενοστραφείς γλώσσες προγραμματισμού. Παραδείγματα οντοτήτων είναι τα εξής : ΠΕΛΑΤΗΣ, ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ, ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ, ΑΠΟΘΗΚΗ, ΜΑΘΗΤΗΣ, ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ, ΑΘΛΗΤΗΣ, ΑΓΩΝΙΣΜΑ, ΧΩΡΑ, ΠΟΛΕΙΣ κ.ά. Μια βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει πολλές διαφορετικές οντότητες, οι οποίες απεικονίζονται με ορθογώνια παραλληλόγραμμα και συσχετίζονται μεταξύ τους ανά δύο Οι Ιδιότητες (Χαρακτηριστικά) των Οντοτήτων Με τον όρο ιδιότητες (properties) ή χαρακτηριστικά (attributes) αναφερόμαστε στα συστατικά (δομικά) στοιχεία που προσδιορίζουν (αποτελούν) μια οντότητα. Η ιδιότητα είναι αντίστοιχη με την έννοια του πεδίου που συναντάμε στα αρχεία και στους πίνακες αλλά και με την έννοια της μεταβλητής στις γλώσσες προγραμματισμού. Για παράδειγμα, η οντότητα ΓΙΑΤΡΟΣ μπορεί να αποτελείται από τις ιδιότητες (χαρακτηριστικά) ΑριθμόςΜητρώου, Επώνυμο, Όνομα, Πατρώνυμο, Ειδικότητα, Βαθμός, ΈτοςΓέννησης, Διεύθυνση, ΑΦΜ, Τηλέφωνο, Κινητό κ.ά., ενώ η οντότητα ΑΘΛΗΤΗΣ μπορεί να αποτελείται από τις ιδιότητες (χαρακτηριστικά) ΚωδικόςΑθλητή, Επώνυμο, Όνομα, Πατρώνυμο, Αγώνισμα, Επίδοση, Σύλλογος, ΈτοςΓέννησης, Διεύθυνση, Τηλέφωνο, Κινητό κ.ά. Απ όλες τις ιδιότητες μιας οντότητας, υπάρχει μία μόνο ιδιότητα, και σπανιότερα ένας συνδυασμός δύο ή και περισσοτέρων ιδιοτήτων, η τιμή της οποίας είναι μοναδική και προσδιορίζει την κάθε εμφάνιση (στιγμιότυπο) της οντότητας και αποκαλείται πρωτεύον κλειδί (primary key). Το πρωτεύον κλειδί εμφανίζεται στα διαγράμματα με υπογράμμιση ή με έντονη γραφή ή έχει ως πρόθεμα τον χαρακτήρα #. Στο διάγραμμα οντοτήτων συσχετίσεων οι ιδιότητες απεικονίζονται με σχήματα ελλειπτικής μορφής, τα οποία ενώνονται με ευθείες γραμμές με την οντότητα στην οποία ανήκουν. Σελίδα 19 από 52

20 1.17 Τα Κλειδιά Όπως είδαμε και νωρίτερα, με τον όρο κλειδί (key) ή πιο σωστά πρωτεύον κλειδί (primary key) αναφερόμαστε σε μια ιδιότητα (πεδίο), ή σπανιότερα σ ένα σύνολο ιδιοτήτων (πεδίων), η τιμή της οποίας είναι μοναδική σ ολόκληρη την οντότητα (πίνακας). Στην πράξη, το πρωτεύον κλειδί έχει διαφορετική τιμή για κάθε εμφάνιση της οντότητας ή για κάθε γραμμή (εγγραφή) του πίνακα και ποτέ δεν μπορεί να έχει μηδενική (κενή) τιμή (null). Προσοχή, άλλο πράγμα είναι ο αριθμός 0 και άλλο πράγμα είναι η κενή τιμή (null), δηλ. η μη ύπαρξη τιμής. Ο συνδυασμός δύο ή και περισσοτέρων ιδιοτήτων (πεδίων) για τη δημιουργία ενός πρωτεύοντος κλειδιού αποκαλείται σύνθετο κλειδί. Ένα παράδειγμα σύνθετου κλειδιού θα μπορούσε να είναι ο συνδυασμός των ιδιοτήτων Επώνυμο, Όνομα και Πατρώνυμο, εφόσον φυσικά είμαστε απολύτως βέβαιοι ότι δεν υπάρχουν δύο ή και περισσότερα άτομα με κοινές τιμές στις παραπάνω ιδιότητες. Ξένο κλειδί αποκαλείται μια ιδιότητα (πεδίο) που είναι πρωτεύον κλειδί σε μια οντότητα (πίνακας) αλλά που υπάρχει και σε μια άλλη οντότητα (πίνακας) σαν απλή ιδιότητα. Τα ξένα κλειδιά είναι απαραίτητα για να μπορέσουμε να κάνουμε τις συσχετίσεις (συνδέσεις, επικοινωνίες) ανάμεσα στις οντότητες (πίνακες). Για παράδειγμα, στην οντότητα ΣΥΛΛΟΓΟΣ, το πεδίο ΚωδικόςΣυλλόγου είναι πρωτεύον κλειδί, ενώ στην οντότητα ΑΘΛΗΤΗΣ, το πεδίο ΚωδικόςΣυλλόγου είναι ξένο κλειδί και είναι απαραίτητο για να μπορέσουμε να υλοποιήσουμε τη συσχέτιση ΑΝΗΚΕΙ, δηλ. να αντλήσουμε την πληροφορία ποιοι αθλητές ανήκουν σε ποιους συλλόγους. Προφανώς, στην οντότητα ΣΥΛΛΟΓΟΣ, το πεδίο Κωδικός Συλλόγου θα έχει μοναδικές τιμές, ενώ στην οντότητα ΑΘΛΗΤΗΣ, το πεδίο Κωδικός Συλλόγου θα έχει επαναλαμβανόμενες τιμές και αυτό γιατί πολλοί αθλητές θα ανήκουν στον ίδιο σύλλογο, αλλά ένας αθλητής ανήκει υποχρεωτικά σ έναν και μόνο έναν σύλλογο. Σ ένα άλλο παράδειγμα, στην οντότητα ΓΙΑΤΡΟΣ, το πεδίο ΚωδικόςΓιατρού είναι πρωτεύον κλειδί, ενώ στην οντότητα ΑΣΘΕΝΗΣ, το πεδίο ΚωδικόςΓιατρού είναι ξένο κλειδί και είναι απαραίτητο για να μπορέσουμε να υλοποιήσουμε τη συσχέτιση ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΕΙΤΑΙ, δηλ. να αντλήσουμε την πληροφορία ποιοι ασθενείς παρακολουθούνται από ποιους γιατρούς. Προφανώς, στην οντότητα ΓΙΑΤΡΟΣ, το πεδίο ΚωδικόςΓιατρού θα έχει μοναδικές τιμές, ενώ στην οντότητα ΑΣΘΕΝΗΣ, το πεδίο ΚωδικόςΓιατρού θα έχει επαναλαμβανόμενες τιμές και αυτό γιατί πολλοί ασθενείς θα παρακολουθούνται από τον ίδιο γιατρό, αλλά ένας ασθενής παρακολουθείται μόνο από έναν γιατρό. Σελίδα 20 από 52

21 Αυτό αποτελεί βέβαια μια παραδοχή που κάνουμε για να μπορέσουμε να υλοποιήσουμε μια συσχέτιση σαν την παραπάνω σε μια βάση δεδομένων ενός Νοσοκομείου, αλλά μπορεί να θεωρήσει κάποιος ότι ένας ασθενής μπορεί να παρακολουθείται από πολλούς γιατρούς ταυτόχρονα, οπότε θα πρέπει να μεταβάλλουμε και τον τρόπο συσχέτισης των παραπάνω οντοτήτων Οι Συσχετίσεις Μεταξύ Οντοτήτων Ο σωστός σχεδιασμός και προσδιορισμός των οντοτήτων και των ιδιοτήτων τους αποτελούν τα θεμελιώδη βήματα για τη σωστή σχεδίαση και υλοποίηση μιας βάσης δεδομένων. Μια συσχέτιση συνδέει δύο ή και περισσότερες οντότητες μεταξύ τους και παριστάνεται στο διάγραμμα οντοτήτων συσχετίσεων μ έναν ρόμβο. Οι συσχετίσεις είναι απαραίτητες για να μπορέσουμε να αντλήσουμε πληροφορίες που αφορούν δύο ή και περισσότερες οντότητες, όπως για παράδειγμα ποιοι πελάτες έκαναν παραγγελίες κάποια συγκεκριμένη χρονική περίοδο (συσχέτιση ΠΑΡΑΓΓΕΛΝΕΙ) ή ποιοι αθλητές ανήκουν σε ποιους συλλόγους (συσχέτιση ΑΝΗΚΕΙ) ή ποιοι αθλητές έλαβαν μέρος σε αγωνίσματα μια συγκεκριμένη χρονιά (συσχέτιση ΣΥΜΜΕΤΕΧΕΙ) κοκ. Όταν οι οντότητες που συμμετέχουν σε μια συσχέτιση είναι δύο, η συσχέτιση αποκαλείται διμελής ή δυαδική. Ο βαθμός μιας συσχέτισης είναι ίσος με το πλήθος των οντοτήτων που συμμετέχουν σ αυτήν. Μια συσχέτιση μπορεί και η ίδια να έχει ιδιότητες που να περιγράφουν ορισμένα χαρακτηριστικά της, όπως για παράδειγμα η συσχέτιση ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ ανάμεσα στις οντότητες ΠΕΛΑΤΗΣ και ΠΡΟΪΟΝ μπορεί να περιέχει τις ιδιότητες (πεδία) ΚωδικόςΠελάτη, ΚωδικόςΠροϊόντος, ΚωδικόςΠαραγγελίας, ΗμερομηνίαΠαραγγελίας, Ποσότητα κ.ά. Στην περίπτωση αυτή το σωστό είναι να δημιουργήσουμε μια ακόμα οντότητα, την οντότητα ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ, η οποία και θα περιέχει όλες τις παραπάνω ιδιότητες, και να μετονομάσουμε την προηγούμενη συσχέτιση από ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ σε ΣΥΝΑΛΛΑΓΗ, που δεν θα περιέχει τώρα ιδιότητες. Έτσι, η παραπάνω συσχέτιση θα μετατραπεί από διμελή σε τριμελή. Όταν σχεδιάζουμε μια βάση δεδομένων, θα πρέπει να εκχωρούμε ιδιότητες μόνο στις οντότητες και να έχουμε τις συσχετίσεις απλά και μόνο για να κατανοούμε τις λογικές συνδέσεις ανάμεσα στις οντότητες. Σελίδα 21 από 52

22 1.19 Διμελείς Συσχετίσεις Οι διμελείς συσχετίσεις μεταξύ οντοτήτων είναι αυτές που θα μας απασχολήσουν ιδιαίτερα και υπάρχουν τρία βασικά είδη συνδέσεων σ αυτές, τα εξής : Ένα-προς-ένα (1:1), όπου μια εμφάνιση της μιας οντότητας συνδέεται με μία και μόνο μία εμφάνιση της άλλης οντότητας. Για παράδειγμα, η οντότητα ΣΥΛΛΟΓΟΣ έχει έναν μόνο προπονητή, ενώ η οντότητα ΠΡΟΠΟΝΗΤΗΣ συνδέεται μ έναν και μόνο έναν σύλλογο. Σ ένα άλλο παράδειγμα, η οντότητα ΝΟΜΟΣ έχει μία μόνο πόλη σαν πρωτεύουσα, ενώ η οντότητα ΠΡΩΤΕΥΟΥΣΑ αντιστοιχεί σ έναν και μόνο έναν νομό. Στην περίπτωση των διμελών συσχετίσεων του τύπου ένα-προς-ένα, μπορούμε να ενώσουμε τα στοιχεία και των δύο ιδιοτήτων και να δημιουργήσουμε μια μοναδική οντότητα (πίνακα). Ένα-προς-πολλά (1:Μ), όπου μια εμφάνιση της μιας οντότητας συνδέεται με πολλές εμφανίσεις της άλλης οντότητας αλλά κάθε εμφάνιση της δεύτερης οντότητας συνδέεται με μία και μόνο μία εμφάνιση της πρώτης οντότητας. Για παράδειγμα, ένας ΠΕΛΑΤΗΣ κάνει πολλές παραγγελίες, αλλά μια ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ αντιστοιχεί σ έναν και μόνο έναν πελάτη. Σ ένα άλλο παράδειγμα, ένας ΣΥΛΛΟΓΟΣ έχει πολλούς αθλητές, αλλά ένας ΑΘΛΗΤΗΣ ανήκει σ έναν και μόνο έναν σύλλογο. Οι διμελείς συσχετίσεις του τύπου ένα-προς-ένα είναι οι πιο συχνά συναντώμενες και οι πιο βολικές στη διαχείριση. Πολλά-προς-πολλά (Μ:Ν), όπου σε μια εμφάνιση της μιας οντότητας αντιστοιχούν πολλές εμφανίσεις της άλλης οντότητας και σε κάθε εμφάνιση της δεύτερης οντότητας αντιστοιχούν πολλές εμφανίσεις της πρώτης οντότητας. Για παράδειγμα, ένας ΑΘΛΗΤΗΣ συμμετέχει σε πολλούς αγώνες αλλά και σ έναν ΑΓΩΝΑ λαμβάνουν μέρος πολλοί αθλητές. Σ ένα άλλο παράδειγμα, ένας ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ διδάσκει σε πολλούς μαθητές αλλά και ένας ΜΑΘΗΤΗΣ διδάσκεται από πολλούς καθηγητές. Για να μπορέσουμε να διαχειριστούμε μια διμελή σχέση του τύπου πολλά-προς-πολλά, θα πρέπει να δημιουργήσουμε έναν τρίτο πίνακα που θα περιέχει δύο μόνο ιδιότητες (πεδία), δηλ. τα πεδία κλειδιά των δύο οντοτήτων, οπότε ο συνδυασμός τους θα είναι και το πεδίο κλειδί (σύνθετο κλειδί) του νέου πίνακα. Σελίδα 22 από 52

23 1.20 Το Διάγραμμα Οντοτήτων Συσχετίσεων Για να μπορέσουμε να διαμορφώσουμε το διάγραμμα οντοτήτων συσχετίσεων, θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα : Να ορίσουμε τις οντότητες (πίνακες) που θα ανήκουν στη βάση δεδομένων που θέλουμε να δημιουργήσουμε. Να ορίσουμε τις ιδιότητες (πεδία) και τα πρωτεύοντα κλειδιά της κάθε οντότητας (πίνακα). Να ορίσουμε τις συσχετίσεις ανάμεσα στις οντότητες. Δημιουργούμε το διάγραμμα οντοτήτων συσχετίσεων, όπου θα απεικονίσουμε τις οντότητες, τις ιδιότητές τους και τις συσχετίσεις τους. Θα δούμε το διάγραμμα οντοτήτων συσχετίσεων για μια βάση δεδομένων με ομάδες (συλλόγους) ποδοσφαίρου, όπου θα έχουμε τις οντότητες ΑΘΛΗΤΗΣ, ΣΥΛΛΟΓΟΣ, ΠΡΟΠΟΝΗΤΗΣ και ΑΓΩΝΑΣ. Οι συσχετίσεις ανάμεσα στις οντότητες αυτές θα είναι οι εξής : ΑΘΛΗΤΗΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ : ένα-προς-πολλά (1:Μ) ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΠΡΟΠΟΝΗΤΗΣ : ένα-προς-ένα (1:1) ΑΘΛΗΤΗΣ ΑΓΩΝΑΣ : πολλά-προς-πολλά (Μ:Ν) 1.21 Λογικός Σχεδιασμός μιας Βάσης Δεδομένων Αφού έχουμε δημιουργήσει το διάγραμμα οντοτήτων συσχετίσεων και έχουμε επιλέξει το σχεσιακό μοντέλο δεδομένων για την υλοποίηση της βάσης δεδομένων, ακολουθούμε τη διαδικασία της κανονικοποίησης και είμαστε έτοιμοι για την καταχώριση των στοιχείων της βάσης δεδομένων. Ανάλογα τώρα με το είδος της διμελούς συσχέτισης, διακρίνουμε τις εξής περιπτώσεις ως προς τον λογικό σχεδιασμό που θα πρέπει να ακολουθήσουμε : Αν η συσχέτιση των δύο πινάκων είναι ένα-προς-ένα, τότε μπορούμε είτε να συνενώσουμε τους δύο πίνακες, με τις αντίστοιχες εγγραφές φυσικά, ή να προσθέσουμε το ένα από τα δύο πεδία κλειδιά σαν ξένο κλειδί στον άλλον πίνακα ή τέλος να δημιουργήσουμε έναν καινούργιο πίνακα με μόνα πεδία τα πεδία κλειδιά των δύο πινάκων (σύνθετο κλειδί). Η προτιμότερη διαδικασία είναι η πρώτη, δηλ. η συνένωση των δύο πινάκων σ έναν ενιαίο πίνακα. Αν η συσχέτιση των δύο πινάκων είναι ένα-προς-πολλά, τότε μπορούμε είτε να προσθέσουμε το ένα από τα δύο πεδία κλειδιά σαν ξένο κλειδί στον άλλον πίνακα ή να δημιουργήσουμε έναν καινούργιο πίνακα με μόνα πεδία τα πεδία Σελίδα 23 από 52

24 κλειδιά των δύο πινάκων (σύνθετο κλειδί). Η προτιμότερη διαδικασία είναι η πρώτη, δηλ. η προσθήκη του ξένου κλειδιού στην πλευρά πολλά της σχέσης. Αν η συσχέτιση των δύο πινάκων είναι πολλά-προς-πολλά, τότε το μόνο που μπορούμε και πρέπει να κάνουμε είναι να δημιουργήσουμε έναν καινούργιο πίνακα με μόνα πεδία τα πεδία κλειδιά των δύο πινάκων (σύνθετο κλειδί), όπου το κάθε πεδίο κλειδί από μόνο του γίνεται ξένο κλειδί. Οι δύο αρχικοί πίνακες δεν μεταβάλλονται Η Κανονικοποίηση Τα προβλήματα που είναι πιθανό να παρουσιασθούν κατά τη διαδικασία της υλοποίησης του σχεδιασμού μιας βάσης δεδομένων είναι η περιττή (άσκοπη) επανάληψη πληροφοριών, που είναι γνωστή με τον όρο redundancy, καθώς και δυσκολίες στην ενημέρωση της βάσης δεδομένων. Τα παραπάνω προβλήματα είναι γνωστά ως πλεονασμοί δεδομένων και ανωμαλίες ενημέρωσης και για να αντιμετωπιστούν με επιτυχία, θα πρέπει να διασπάσουμε τις μεγάλες σχέσεις σε μικρότερες. Αυτό γίνεται με τη διαδικασία της κανονικοποίησης, έτσι ώστε η βάση δεδομένων να είναι έτοιμη για καταχώριση στοιχείων. Η κανονικοποίηση (normalization) είναι μια τεχνική που ασχολείται με την ανάλυση των σχέσεων (συσχετίσεων) σε μια βάση δεδομένων, όπου κάνουμε μετατροπή των αρχικών μεγάλων σχέσεων σε μικρότερες Πλεονασμός Δεδομένων και Ανωμαλίες Ενημέρωσης Με τον όρο πλεονασμός δεδομένων (data redundancy) εννοούμε την άσκοπη επανάληψη στοιχείων (πληροφοριών). Τα προβλήματα που προκύπτουν από τον πλεονασμό δεδομένων είναι γνωστά με τον όρο ανωμαλίες ενημέρωσης (update anomalies). Για να μπορέσουμε να κατανοήσουμε τις παγίδες του πλεονασμού δεδομένων, θα δούμε ένα παράδειγμα με τους πίνακες ΠΕΛΑΤΗΣ και ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ. Η σχέση μεταξύ τους είναι ένα-προς-πολλά, δηλ. ένας πελάτης μπορεί να κάνει πολλές παραγγελίες, αλλά μια παραγγελία γίνεται μόνο από έναν πελάτη. Αν αποφασίσουμε να δημιουργήσουμε έναν μόνον πίνακα, όπου σε κάθε γραμμή (εγγραφή) του θα υπάρχουν όλα τα στοιχεία της παραγγελίας και δίπλα όλα τα στοιχεία του πελάτη που έχει κάνει την παραγγελία, τότε θα έχουμε πέσει στην παγίδα του πλεονασμού δεδομένων και αυτό γιατί τα στοιχεία του κάθε πελάτη θα επαναλαμβάνονται για κάθε παραγγελία που έχει κάνει. Σελίδα 24 από 52

25 Ανωμαλία εισαγωγής έχουμε στην περίπτωση που θελήσουμε να καταχωρήσουμε μια καινούργια παραγγελία, οπότε θα πρέπει να καταχωρήσουμε εκ νέου κι όλα τα στοιχεία του πελάτη που έκανε τη συγκεκριμένη παραγγελία, κάτι που είναι κουραστικό, χρονοβόρο και περιέχει τον κίνδυνο λαθών. Ένα άλλο πρόβλημα με ανωμαλία εισαγωγής έχουμε στην περίπτωση που θελήσουμε να καταχωρήσουμε ένα καινούργιο πελάτη ο οποίος δεν έχει κάνει ακόμα καμία παραγγελία, οπότε η βάση δεδομένων δεν θα μας το επιτρέψει και αυτό γιατί δεν δέχεται κενή τιμή (null) για το πεδίο κλειδί Κωδικός Παραγγελίας. Ανωμαλία διαγραφής έχουμε στην περίπτωση που θελήσουμε να διαγράψουμε μια παραγγελία που είναι η μοναδική ενός πελάτη, οπότε θα χάσουμε και όλες τις πληροφορίες του συγκεκριμένου πελάτη. Ανωμαλία τροποποίησης έχουμε στην περίπτωση που θελήσουμε να αλλάξουμε κάποιο στοιχείο ενός πελάτη, όπως τη διεύθυνση ή το τηλέφωνό του, οπότε θα πρέπει να τροποποιήσουμε όλες τις εγγραφές του πίνακα όπου εμφανίζεται ο συγκεκριμένος πελάτης. Αν δεν κάνουμε την αλλαγή σ όλες τις εγγραφές, τότε ο πελάτης θα εμφανίζεται να έχει δύο διευθύνσεις ή δύο τηλέφωνα κοκ. Μιλάμε τότε για μη συνεπή (inconsistent) βάση δεδομένων. Ως γνωστόν, η λύση στο παραπάνω πρόβλημα είναι να δημιουργήσουμε έναν πίνακα με τα στοιχεία των πελατών και έναν ξεχωριστό πίνακα με τα στοιχεία των παραγγελιών, όπου θα υπάρχει και σαν πεδίο (ξένο κλειδί) ο ΚωδικόςΠελάτη Γιατί Access; Access vs. Excel Η Access δεν είναι το μόνο προϊόν του Office που μπορεί να ασχοληθεί με λίστες και πίνακες των πληροφοριών. Το Microsoft Excel περιλαμβάνει επίσης δυνατότητες για τη δημιουργία και τη διαχείριση των καταλόγων. Έτσι ποια είναι η διαφορά; Παρόλο που το Excel είναι πολύ καλό για τις μικρές, απλές ποσότητες πληροφοριών, δεν μπορεί όμως να χειριστεί την ίδια ποσότητα και την πολυπλοκότητα των πληροφοριών όπως η Access. Το Excel επίσης δεν ενδείκνυται εάν πρέπει να διατηρηθούν πολλές λίστες με σχετικές πληροφορίες (για παράδειγμα, αν θέλουμε να παρακολουθήσουμε μια λίστα με τους πελάτες της επιχείρησής μας, και μια λίστα με τις παραγγελίες που έχουν κάνει).το Excel μας αναγκάζει να διαχωρίζουμε πλήρως αυτές τις Σελίδα 25 από 52

26 λίστες, γεγονός που καθιστά πιο δύσκολο να αναλύσουμε τα δεδομένα μας και να χουμε τη δυνατότητα να τα εισάγουμε, με αποτέλεσμα να παίρνουμε ανακόλουθες πληροφορίες. Η Access μας επιτρέπει να καθιερώσουμε σχέσεις μεταξύ πινάκων, οι οποίες μας βοηθούν να ξεπεράσουμε τα παραπάνω προβλήματα. Οπότε: Χρησιμοποιούμε Access όταν: Χρειαζόμαστε μια σχεσιακή βάση δεδομένων (πολλούς πίνακες) για την αποθήκευση των δεδομένων μας. Μπορεί, στο μέλλον, να χρειαστεί να προσθέσουμε επιπλέον πίνακες σε ένα αρχικά απλό ή μη σχεσιακό σύνολο δεδομένων. Για παράδειγμα, αν θέλουμε να παρακολουθούμε πληροφορίες πελατών, όπως ονόματα και επώνυμα, διευθύνσεις και αριθμούς τηλεφώνου, αλλά ενδεχομένως να χρειαστεί να συμπεριλάβουμε και ενέργειες κατά πελάτη, όπως παραγγελίες θα πρέπει να σκεφτούμε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα μας σε Access. Διατηρούμε πολύ μεγάλο αριθμό δεδομένων (χιλιάδες εγγραφές). Για παράδειγμα, αν εργαζόμαστε σε μια μεγάλη εταιρεία και πρέπει να αποθηκεύουμε τα στοιχεία του προσωπικού, θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε την Access. Διατηρούμε δεδομένα που είναι κυρίως κείμενο. Βασιζόμαστε σε πολλές εξωτερικές βάσεις δεδομένων για την εύρεση και ανάλυση των δεδομένων που χρειαζόμαστε. Θέλουμε να εκτελούμε σύνθετα ερωτήματα. Χρησιμοποιούμε Excel όταν: Χρειαζόμαστε μια απλή ή μη σχεσιακή προβολή των δεδομένων μας (δηλαδή δεν χρειαζόμαστε μια σχεσιακή βάση δεδομένων με πολλούς πίνακες). Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν η πλειοψηφία των δεδομένων είναι αριθμητικά για παράδειγμα, αν θέλουμε να κάνουμε έναν οικονομικό προϋπολογισμό για ένα συγκεκριμένο έτος. Θέλουμε να εκτελούμε κατά βάση υπολογισμούς και στατιστικές συγκρίσεις στα δεδομένα μας για παράδειγμα, αν χρειαζόμαστε μια ανάλυση εσόδων/εξόδων στον προϋπολογισμό της εταιρείας μας. Σελίδα 26 από 52

27 Γνωρίζουμε ότι το σύνολο των δεδομένων μας παραμένει σε εύχρηστα μεγέθη (όχι πάνω από γραμμές). Access vs. SQL Server Η Microsoft παρέχει ακόμα ένα προϊόν βάσης δεδομένων βιομηχανικής δυνατότητας, SQL Server, ο οποίος μπορεί να κάνει τα πάντα, από την δική του μηχανή αναζήτησης μέχρι και ανταλλακτήριο μετοχών στο χρηματιστήριο. Σαφώς, ο SQL Server είναι μεγάλη υπόθεση, και πολλοί οπαδοί της Access αναρωτιούνται πώς το αγαπημένο λογισμικό για βάσεις δεδομένων μπορεί να συγκριθεί. Μία από τις πιο σημαντικές διαφορές μεταξύ της Access και ενός προϊόντος βάσης δεδομένων, όπως ο SQL Server, είναι ότι η Access είναι μια βάση δεδομένων ατομοκεντρική. Αυτό σημαίνει ότι η Access εκτελείται το εύκολα στον προσωπικό μας υπολογιστή. Μηχανές βάσεων δεδομένων, όπως ο SQL Server είναι μηχανές που βασίζονται σε διακομιστή: Αποθηκεύει τα δεδομένα σε μια μεγάλης ισχύος υπολογιστή - διακομιστή, στο οποίο μπορούμε να έχουμε πρόσβαση από μια πλειάδα υπολογιστών. (Αυτή η αλληλεπίδραση συμβαίνει σε ένα τοπικό δίκτυο.) Οι βάσεις δεδομένων που βασίζονται σε διακομιστή (Server-based) είναι πολύ πιο πολύπλοκες για να δημιουργηθούν αλλά και να διατηρήθούν, αλλά παρέχουν βελτιωμένη απόδοση και μεγάλη σταθερότητα, ακόμη και όταν χιλιάδες άνθρωποι την χρησιμοποιούν ταυτόχρονα. Ωστόσο, μόνο άνθρωποι που απαιτούν βάσεις δεδομένων υψηλών απαιτήσεων - προδιαγραφών, όπως είναι ο SQL Server, είναι συνήθως οι μεγάλοι οργανισμοί. Για παράδειγμα το Amazon.com δεν θα εμφάνιζε αποτελέσματα για τουλάχιστον πέντε λεπτά, αν χρειαστεί να στηριχθεί σε μια βάση δεδομένων όπως η Access. Αλλά η Access λειτουργεί μια χαρά για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Είναι επίσης ιδανική για προσωπική χρήση. Μια άλλη σημαντική διαφορά μεταξύ της Access και προϊόντων βάσεων δεδομένων που βασίζονται σε διακομιστή, είναι ότι η Access είναι μια «όλασε-ένα λύση» για την αποθήκευση και την αλληλεπίδραση με τα δεδομένα. Οι μηχανές βάσεων δεδομένων που βασίζονται σε διακομιστή όπως ο SQL Server επικεντρώνεται αποκλειστικά στην αποθήκευση των δεδομένων (και την αποστολή δεδομένων σε άλλους υπολογιστές, όταν το ζητήσουν). Ωστόσο, αυτό το απλοϊκό σχέδιο έχει ένα αρκετά μεγάλο τίμημα. Ένα συνηθισμένο πρόσωπο δεν μπορεί να επεξεργαστεί άμεσα τα δεδομένα μιας βάσης δεδομένων που είναι αποθηκευμένα στον SQL Server. Αντ 'αυτού, θα Σελίδα 27 από 52

28 πρέπει να χρησιμοποιήσει ένα ακόμη πρόγραμμα που μπορεί να επικοινωνήσει με τον SQL Server και να ζητήσει τις πληροφορίες που χρειάζεται. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το πρόγραμμα αυτό πρέπει να έχει κατασκευαστεί από έναν έξυπνο προγραμματιστή. Με άλλα λόγια, αν χρησιμοποιήσουμε τον SQL Server, θα πρέπει να γράψουμε μια ολόκληρη εφαρμογή για να μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε αποτελεσματικά τη βάση δεδομένων μας. Κεφάλαιο 2: Η Βάση Δεδομένων 2.1 Ποιος είναι ο σκοπός της βάσης και ποιος θα τη χρησιμοποιεί; Σκοπός της βάσης όπως προείπαμε και εισαγωγικά είναι να βρίσκουμε την συνολική προϋπηρεσία των ωρομίσθιων καθηγητών από τα μαθήματα που τους έχουν ανατεθεί, και να βγαίνει μια βεβαίωση ανά καθηγητή με τις ώρες που δίδαξε στο τμήμα συνολικά. Θα δημιουργήσουμε λοιπόν μια βάση, η οποία θα δέχεται ως δεδομένα εισόδου τα μαθήματα και τις αντίστοιχες ώρες που μας δηλώνει κάθε μήνα ο καθηγητής. Σελίδα 28 από 52

29 Ο καθηγητής θα δηλώνει τις ώρες των μαθημάτων σε μορφοποιημένο λογιστικό φύλλο Excel, τις οποίες ο χρήστης της βάσης θα περνά αυτόματα σε ένα πίνακα που θα δημιουργήσουμε στη βάση μας. Αυτό που θα δούμε δηλαδή στη συνέχεια, θα είναι ο σχεδιασμός του λογιστικού φύλλου, καθώς και ο σχεδιασμός και η υλοποίηση της βάσης δεδομένων όπως και τη διαδικασία που θα ακολουθήσουμε ουτοσώστε να έχουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα. 2.2 Η δημιουργία του λογιστικού φύλλου Το λογιστικό μας φύλλο θα το σχεδιάσουμε στην εφαρμογή Excel και θα αποτελείται από τρεις καρτέλες. Η πρώτη καρτέλα ΔΗΛΩΣΗ, θα είναι αυτή που θα συμπληρώνει ο καθηγητής και θα αποτελείται από έξι στήλες: Α) Διάλεξε Όνομα (ο καθηγητής διαλέγει το όνομά του από μια λίστα που εμφανίζεται ως πτυσσόμενο μενού), Β) Διάλεξε Μάθημα (ο καθηγητής διαλέγει το μάθημα που έχει διδάξει επίσης από πτυσσόμενο μενού), C) Δώσε Ημερομηνία (δίνει την ημερομηνία που έχει κάνει τη διδασκαλία), D) Ώρες (δηλώνει τις ώρες που πραγματοποίησε), Ε) Πραγματοποίηση (εάν έγινε το μάθημα τελικά ή δεν έγινε για κάποιο λόγο), F) Αιτιολογία (για ποιο λόγο δεν έγινε το μάθημα) βλπ. εικόνα 2.1. Η δεύτερη καρτέλα IDS, έχει στοιχεία των καθηγητών και των μαθημάτων και η τρίτη καρτέλα ACCESS είναι αυτή που έχει μετατρέψει τα δεδομένα μας και τα έχει φέρει στη μορφή που θα μπορούμε να τα εισάγουμε στον πίνακα της βάσης. Η δεύτερη και τρίτη καρτέλα θα είναι κλειδωμένες και θα είναι προσβάσιμες μόνο από το διαχειριστή για λόγους ασφάλειας και ακεραιότητας των δεδομένων. Εικόνα 2.1 Σελίδα 29 από 52

30 2.3 Σχεδιασμός της βάσης και Μ-ΟΣ Μια σωστά σχεδιασμένη βάση δεδομένων παρέχει πρόσβαση σε ενημερωμένες, ακριβείς πληροφορίες. Επειδή η σωστή σχεδίαση είναι ουσιαστικής σημασίας για την επίτευξη των στόχων μας όταν δουλεύουμε με μια βάση δεδομένων, η επένδυση του χρόνου που απαιτείται για την εκμάθηση των αρχών της καλής σχεδίασης είναι σημαντική. Στο τέλος, είναι πολύ πιθανότερο να καταλήξουμε με μια βάση δεδομένων που καλύπτει τις ανάγκες μας και μπορεί να εξυπηρετήσει με ευκολία τις αλλαγές. Διαδικασία σχεδίασης: Η διαδικασία σχεδίασης αποτελείται από τα ακόλουθα βήματα: Καθορισμός του σκοπού που θα εξυπηρετεί τη βάση δεδομένων σας Αυτό το βήμα βοηθά στην προετοιμασία για τα υπόλοιπα βήματα. Εύρεση και οργάνωση των απαιτούμενων πληροφοριών Συγκεντρώνουμε όλους τους τύπους πληροφοριών που ίσως θέλουμε να εγγράψουμε στη βάση δεδομένων, όπως όνομα καθηγητή και πλήθος ωρών. Χωρισμός των πληροφοριών σε πίνακες Χωρίζουμε τα στοιχεία πληροφοριών σε κύριες οντότητες ή θέματα, όπως "Καθηγητής" ή "Μάθημα". Κάθε θέμα γίνεται τότε πίνακας. Μετατροπή των στοιχείων πληροφοριών σε στήλες Αποφασίζουμε ποιες πληροφορίες θέλουμε να αποθηκεύσουμε σε κάθε πίνακα. Κάθε στοιχείο μετατρέπεται σε πεδίο και εμφανίζεται στον πίνακα ως στήλη. Για παράδειγμα, ο πίνακας "Καθηγητής" μπορεί να περιλαμβάνει πεδία όπως "Επώνυμο" και "Όνομα". Καθορισμός πρωτευόντων κλειδιών Επιλέγουμε το πρωτεύον κλειδί κάθε πίνακα. Το πρωτεύον κλειδί είναι μια στήλη που χρησιμοποιείται για τον μοναδικό προσδιορισμό κάθε γραμμής. Για παράδειγμα, "ID-καθηγητή" ή " ID-μαθήματος". Δημιουργία σχέσεων πινάκων Εξετάζουμε κάθε πίνακα και αποφασίζουμε με ποιον τρόπο τα δεδομένα ενός πίνακα σχετίζονται με τα δεδομένα των άλλων πινάκων. Προσθέτουμε πεδία σε πίνακες ή δημιουργούμε νέους πίνακες για να διευκρινίσουμε τις απαιτούμενες σχέσεις. Σελίδα 30 από 52

31 Λαμβάνοντας λοιπόν υπόψη μας όλα τα παραπάνω στοιχεία θα χρησιμοποιήσουμε το Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων που αναλύσαμε στο Κεφάλαιο 1. Κάνοντας χρήση της εφαρμογής Visio που είναι ένα εργαλείο δημιουργίας διαγραμμάτων που απλοποιεί την περιπλοκότητα με δυναμικά οπτικά στοιχεία που βασίζονται σε δεδομένα, είτε για να δημιουργήσουμε ένα οργανόγραμμα, ένα διάγραμμα δικτύου ή μια επιχειρηματική διαδικασία ή να σχεδιάσουμε μια βάση δεδομένων όπως και θέλουμε στην περίπτωση μας (εικ.2.2). εικόνα 2.2 Αφού έχουμε σχεδιάσει τη βάση μας το επόμενο βήμα είναι να σχεδιάσουμε τους πίνακες που θα αποθηκεύονται τα δεδομένα. 2.4 Οι πίνακες της Βάσης Δεδομένων Ο πίνακας είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση πληροφοριών σχετικά με συγκεκριμένο θέμα, όπως είναι οι υπάλληλοι ή τα προϊόντα. Ο πίνακας αποτελείται από εγγραφές και πεδία. Κάθε εγγραφή περιέχει δεδομένα σχετικά με μια εμφάνιση του θέματος του πίνακα, όπως για παράδειγμα, ένας συγκεκριμένος υπάλληλος. Η εγγραφή αποκαλείται συνήθως γραμμή ή εμφάνιση. Σελίδα 31 από 52

32 Κάθε πεδίο περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο του θέματος του πίνακα, όπως το μικρό όνομα ή η ηλεκτρονική διεύθυνση. Το πεδίο αποκαλείται συνήθως στήλη ή ιδιότητα. 2.5 Δημιουργία ενός πίνακα χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό πινάκων" (Table Wizard) Η Microsoft Access διαθέτει έναν οδηγό που ονομάζεται "Οδηγός πινάκων" (Table Wizard) και ο οποίος θα δημιουργήσει για εσάς έναν πίνακα. Αυτός ο οδηγός σάς προτείνει τύπους πινάκων που μπορείτε να δημιουργήσετε (για παράδειγμα, έναν κατάλογο διευθύνσεων (Mailing List), έναν πίνακα με στοιχεία φοιτητών (Students), έναν πίνακα αρμοδιοτήτων (Tasks) κ.ο.κ.) και πολλά διαφορετικά πιθανά ονόματα για τα πεδία μέσα σε αυτούς τους πίνακες. Για να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό πινάκων" (Table Wizard) για τη δημιουργία ενός πίνακα, ακολουθήστε τα εξής βήματα: 1. Δημιουργήστε μια νέα, κενή βάση δεδομένων. 2. Στο παράθυρο "Βάση δεδομένων" (Database), κάτω από την επιλογή Αντικείμενα (Objects), κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακες (Tables) και, κατόπιν, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία (New). 3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα (New Table), κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο Οδηγός πινάκων (Table Wizard). 4. Ακολουθήστε τις οδηγίες στις σελίδες του "Οδηγού πινάκων" (Table Wizard). 2.6 Δημιουργία ενός πίνακα σε προβολή σχεδίασης Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μόνοι σας τη βασική δομή του πίνακα και να ορίσετε όλα τα ονόματα πεδίων και τους τύπους δεδομένων, μπορείτε να δημιουργήσετε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα: 1. Δημιουργήστε μια νέα, κενή βάση δεδομένων. 2. Στο παράθυρο "Βάση δεδομένων" (Database), κάτω από την επιλογή Αντικείμενα (Objects), κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακες (Tables) και, κατόπιν, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία (New). 3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα (New Table), κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο Προβολή σχεδίασης (Design View). 4. Στο παράθυρο διαλόγου <Όνομα πίνακα>: Πίνακας (<Table Name>: Table), καθορίστε τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στον πίνακά σας. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα: Σελίδα 32 από 52

33 o o o o o Κάντε κλικ στη στήλη Όνομα πεδίου (Field Name) και στη συνέχεια πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για το πεδίο. Στη στήλη Τύπος δεδομένων (Data Type), αποδεχτείτε τον προεπιλεγμένο τύπο δεδομένων "Κείμενο" (Text), τον οποίο εκχωρεί η Access ή κάντε κλικ στη στήλη Τύπος δεδομένων (Data Type), κάντε κλικ στο βέλος και στη συνέχεια επιλέξτε τον τύπο δεδομένων που θέλετε. Στη στήλη Περιγραφή (Description), πληκτρολογήστε μια περιγραφή των πληροφοριών που θα περιέχει αυτό το πεδίο. Αυτή η περιγραφή εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης, όταν προσθέτετε δεδομένα στο πεδίο και συμπεριλαμβάνεται στον "Ορισμό αντικειμένου" (Object Definition) του πίνακα. Η περιγραφή είναι προαιρετική. Αφού έχετε προσθέσει ορισμένα πεδία, μπορεί να θέλετε να εισαγάγετε ένα πεδίο ανάμεσα σε δύο άλλα πεδία. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στη γραμμή κάτω από την οποία θέλετε να προσθέσετε το νέο πεδίο και κατόπιν από το μενού Εισαγωγή (Insert), κάντε κλικ στην εντολή Γραμμές (Rows). Έτσι, δημιουργείται μια κενή γραμμή στην οποία μπορείτε να προσθέσετε ένα νέο πεδίο. Για να προσθέσετε ένα πεδίο στο τέλος του πίνακα, κάντε κλικ στην πρώτη κενή γραμμή. 5. Αφού προσθέσετε όλα τα πεδία, ορίστε ένα πρωτεύον κλειδί πριν να αποθηκεύσετε τον πίνακα. Ένα πρωτεύον κλειδί είναι ένα ή περισσότερα πεδία, του οποίου η τιμή ή οι τιμές προσδιορίζουν με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή σε έναν πίνακα. Για να ορίσετε ένα πρωτεύον κλειδί, ακολουθήστε τα εξής βήματα: o o o o Επιλέξτε το πεδίο ή τα πεδία που θέλετε να ορίσετε ως πρωτεύον κλειδί. Για να επιλέξετε ένα πεδίο, κάντε κλικ στο δείκτη επιλογής γραμμής για το πεδίο που θέλετε. Για να επιλέξετε πολλά πεδία, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και στη συνέχεια κάντε κλικ στο δείκτη επιλογής γραμμής για κάθε πεδίο. Από το μενού Επεξεργασία (Edit), κάντε κλικ στην εντολή Πρωτεύον κλειδί (Primary Key). Σελίδα 33 από 52

34 6. Εάν θέλετε η σειρά των πεδίων σε ένα πρωτεύον κλειδί με πολλά πεδία να είναι διαφορετική από τη σειρά αυτών των πεδίων στον πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Ευρετήρια (Indexes)στη γραμμή εργαλείων, για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Ευρετήρια" (Indexes) και στη συνέχεια ταξινομήστε πάλι τα ονόματα πεδίων για το ευρετήριο με όνομα PrimaryKey. 7. Δεν είναι απαραίτητο να ορίσετε πρωτεύον κλειδί, αλλά είναι μια πρακτική που συνιστάται. Εάν δεν ορίσετε πρωτεύον κλειδί, η Microsoft Access σας ρωτά εάν θέλετε να δημιουργηθεί ένα, κατά την αποθήκευση του πίνακα. 8. Όταν είστε έτοιμοι να αποθηκεύσετε τον πίνακα, στο μενού Αρχείο (File), κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση (Save) και στη συνέχεια πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τον πίνακα. 2.7 Οι πίνακες της βάσης μας Έχοντας ως οδηγό μας το Μ-ΟΣ που έχουμε σχεδιάσει, λαμβάνοντας υπόψη μας της παραπάνω οδηγίες και χρησιμοποιώντας κανόνες κανονικοποιήσης καταλήγουμε στους παρακάτω πίνακες με τα αντίστοιχα πεδία: ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ID-ΚΑΘΗΓΗΤΗ, ΟΝΟΜΑ, ΕΠΙΘΕΤΟ, ΤΗΛΕΦΩΝΟ, , ΚΙΝΗΤΟ ΜΑΘΗΜΑ ΟΝΟΜΑ, ΤΥΠΟΣ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ, ΦΟΡΕΣ ΤΗΝ ΒΔΟΜΑΔΑ, ΩΡΕΣ ΤΗΝ ΗΜΕΡΑ, ΟΝΟΜΑ-ΠΣ, ΑΙΘΟΥΣΑ, ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΟ, ΤΥΠΟΣ ΕΞΑΜΗΝΟ ΟΝΟΜΑ-ΕΞΑΜΗΝΟΥ, START-DATE, END-DATE ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΣΠΟΥΔΩΝ ΟΝΟΜΑ-ΠΣ, START-DATE, END-DATE ΕΧΕΙ ΒΑΘΜΙΔΑ ID-ΚΑΘΗΓΗΤΗ, ΟΝΟΜΑ-ΕΞΑΜΗΝΟΥ, ΒΑΘΜΙΔΑ ΙΣΧΥΣ ΣΤΟ ΠΣ ΟΝΟΜΑ-ΕΞΑΜΗΝΟΥ, ΟΝΟΜΑ-ΠΣ ΑΝΑΘΕΣΗ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ ID-ΚΑΘΗΓΗΤΗ, ID-ΜΑΘΗΜΑ, ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΑΝΑΘΕΣΗΣ, Hours Σελίδα 34 από 52

35 ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΘΗΓΗΤΗ ID-ΚΑΘΗΓΗΤΗ, ID-ΜΑΘΗΜΑ, DATE, ΩΡΕΣ, ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ, ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ ΑΝΑΘΕΣΗ ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΑΝΑΘΕΣΗΣ, START-DATE, END-DATE Σε κάθε πεδίο του πίνακα επιλέγουμε τον τύπο με τον οποίο θέλουμε να αποθηκευτούν τα δεδομένα και τα πεδία που έχουμε υπογραμμίσει είναι τα κλειδιά των πινάκων. Σημείωση: Στην access 2007 στη λωρίδα διαχείρισης επιλέγουμε το Create εικόνα 2.4 για δημιουργία πίνακα και από το View επιλέγουμε πως θα εμφανιστεί ο πίνακας και τα πεδία για να τα επεξεργαστούμε, εικόνα 2.4. εικόνα 2.4 εικόνα 2.5 Σελίδα 35 από 52

36 Με το τέλος του σχεδιασμού των πινάκων και αφού έχουμε επιλέξει τα κατάλληλα πεδία για τον κάθε πίνακα και έχουμε ορίσει τα πρωτεύοντα κλειδιά που θα μας δώσουν τη δυνατότητα να συσχετίσουμε τους πίνακες προχωράμε στο συσχετισμό των πινάκων σύμφωνα με το Μ-ΟΣ και δημιουργούμε αναλόγως σχέσεις 1-1, 1-Μ ή Μ-Ν όπως είδαμε στο κεφάλαιο 1. Οι εικόνες 2.6 και 2.7 μας δείχνουν τον τρόπο. Εικόνα 2.7 Για να συνδέσουμε τους πίνακες σύρουμε το πεδίο που θέλουμε να επικοινωνήσει με το πεδίο του άλλου πίνακα, το αφήνουμε και επιλέγουμε τον τύπο της συσχέτισης. Σελίδα 36 από 52

37 Κεφάλαιο 3: Ποια ερωτήματα, φόρμες και εκθέσεις χρειάζονται οι χρήστες τις ΒΔ; Πολλές εφαρμογές βάσεων δεδομένων παρέχουν στο χρήστη με σχετικά εύκολους τρόπους τη δυνατότητα βλέπουν μορφές των δεδομένων από πολλούς πίνακες. Για παράδειγμα, η Microsoft Access παρέχει μια γραφική διεπαφή για να δημιουργήσετε ερωτήματα για το σκοπό αυτό. 3.1 Δημιουργία ερωτήματος επιλογής ή διασταύρωσης Ο "Οδηγός απλών ερωτημάτων" επιλογής δημιουργεί ερωτήματα τα οποία ανακτούν δεδομένα από τα πεδία που καθορίζετε και τα οποία βρίσκονται σε έναν ή περισσότερους πίνακες ή ερωτήματα. Εάν θέλετε, ο οδηγός μπορεί επίσης να προσθέσει, να υπολογίσει το πλήθος και το μέσο όρο τιμών για ομάδες εγγραφών ή για όλες τις εγγραφές και μπορεί να υπολογίσει την ελάχιστη ή τη μέγιστη τιμή σε ένα πεδίο. Ωστόσο, δεν είναι δυνατό να ορίσετε κριτήρια για να περιορίσετε τις εγγραφές που θα ανακτηθούν. Στο παράθυρο "Βάση δεδομένων", κάντε κλικ στην επιλογή Ερωτήματα στην ενότητα Αντικείμενα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου "Βάση δεδομένων". Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός απλών ερωτημάτων και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK. Ακολουθήστε τις οδηγίες των παραθύρων διαλόγου του οδηγού. Στο τελευταίο παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να επιλέξετε είτε εκτέλεση του ερωτήματος είτε προβολή της δομής του ερωτήματος σε Προβολή σχεδίασης. 3.2 Δημιουργία ερωτήματος επιλογής χωρίς τον οδηγό Στο παράθυρο της βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Ερωτήματα στην ενότητα Αντικείμενα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου της βάσης δεδομένων. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, κάντε κλικ στην καρτέλα όπου παρατίθενται οι πίνακες ή τα ερωτήματα με των οποίων τα δεδομένα θέλετε να εργαστείτε. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα κάθε αντικειμένου που θέλετε να προσθέσετε στο ερώτημα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. Σελίδα 37 από 52

38 Προσθέστε πεδία στη γραμμή Πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης και, αν θέλετε, καθορίστε κριτήρια και μια σειρά ταξινόμησης. Για να εμφανίσετε τα αποτελέσματα του ερωτήματος, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή της γραμμής εργαλείων. Δημιουργούμε λοιπόν ερωτήματα στη βάση σύμφωνα με τα δεδομένα που θέλουμε να προβάλουμε. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα ερωτημάτων τα οποία έχουμε δημιουργήση: Στην καρτέλα καθηγητής θέλουμε να εμφανίζετε μόνο η ποιο πρόσφατη βαθμίδα του καθηγητή. Ο join table ΕΧΕΙ ΒΑΘΜΙΔΑ δεν διέθετε primary key. Έτσι, είναι αδύνατον να επιλεχθούν μοναδικά δεδομένα γι αυτό επιλέχτηκε η διαδικασία δημιουργίας δυναμικού κλειδιού. Ειδικότερα, δημιουργήθηκαν δύο νέα Ερωτήματα qrprofessros και qrdistinct. Το δεύτερο δημιουργεί δυναμικά ένα κλειδί και εξάγει μοναδικά δεδομένα. Το πρώτο δημιουργεί δυναμικά το ίδιο κλειδί και κάνει populate τα δεδομένα των πινάκων. Τέλος, ένα τρίτο ερώτημα, μέσω μιας WHERE clause ενοποιεί τα δύο ερωτήματα παρουσιάζοντας μόνο τη μοναδική εγγραφή. Το δυναμικό κλειδί αποτελείται από το έτος και το εξάμηνο σε ανάποδη σειρά από είναι καταχωρημένα για να είναι εφικτή η ταξινόμησή τους και έχει τη μορφή Max([ΕΧΕΙ ΒΑΘΜΙΔΑ].[ID-ΚΑΘΗΓΗΤΗ] & '_' & Right([ΕΧΕΙ ΒΑΘΜΙΔΑ].[ΟΝΟΜΑ-ΕΞΑΜΗΝΟΥ],4) & Left([ΕΧΕΙ ΒΑΘΜΙΔΑ ΟΝΟΜΑ- ΕΞΑΜΗΝΟΥ],2)) AS [key] Στη καρτέλα ανάθεση μαθήματος να συμπληρώνονται το όνομα του καθηγητή, το όνομα του μαθήματος και το όνομα του πρακτικού ανάθεσης και να παίρνει στοιχεία ο αντίστοιχος πίνακας σε ID. Για το ζητούμενο αυτό δημιουργήθηκαν τρία combo-boxes ένα για κάθε πεδίο. Η σύνδεσή τους με τους πίνακες προέλευσης έγινε με την τεχνική του δυναμικού ερωτήματος στην ιδιότητα RowSource του κάθε πεδίου. Ειδικότερα, ο κώδικας που χρησιμοποιήθηκε έχει τη μορφή αντίστοιχα: SELECT ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ.[ID-ΚΑΘΗΓΗΤΗ], [ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ].[ΟΝΟΜΑ] &[ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ].[ΕΠΙΘΕΤΟ] AS FullName FROM ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ; SELECT ([ΜΑΘΗΜΑ].[ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΙΚΟ] & [ΜΑΘΗΜΑ].[ΤΥΠΟΣ]) AS id,(μαθημα.ονομα & ' ' & ΜΑΘΗΜΑ. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΟ & ' ' &ΜΑΘΗΜΑ.ΤΥΠΟΣ) AS Name FROM ΜΑΘΗΜΑ; SELECT ΑΝΑΘΕΣΗ.[ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΑΝΑΘΕΣΗΣ] FROM ΑΝΑΘΕΣΗ; Επιπλέον, λόγω του ότι ο join table Πίνακας ΜΑΘΗΜΑ δεν διέθετε primary key ήταν απαραίτητη βάση αρχής η δημιουργία ενός δυναμικού κλειδιού, το οποίο προέκυψε από τη συνένωση των δύο επιμέρους. Η στήλη του κλειδιού Σελίδα 38 από 52

39 είναι αυτή που καθορίζει και το combo box αλλά για λόγους κομψότητας έχει αποκρυφτεί χρησιμοποιώντας την τεχνική του μηδενικού πλάτους στήλης. Το σύνθετο κλειδί του πίνακα καθηγητής να μπορούμε να το κάνουμε crosscheck με το πεδίο ID-ΚΑΘΗΓΗΤΗ του πίνακα Δήλωση Καθηγητή Αρχικά δημιουργήθηκε ένα νέο ερώτημα LessonID για να παρέχει το απαραίτητο κλειδί με δυναμικό τρόπο του Πίνακα ΜΑΘΗΜΑ. Στη συνέχεια δημιουργήθηκαν δύο ερωτήματα. 1) qrnomatchprofless για την προβολή των γραμμών που το ζεύγος ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ-ΜΑΘΗΜΑ δεν αντιστοιχεί σε κάποια καταχώρηση του Πίνακα ΑΝΑΘΕΣΗ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ. 2) qrnomatchprofleshour για την προβολή των γραμμών που οι δηλωμένες ώρες του αντίστοιχου μαθήματος του Πίνακα ΜΑΘΗΜΑ δεν συμφωνούν με τις δηλωμένες ώρες του καθηγητή. Το Ερώτημα που δημιουργήθηκε εκτελεί δυναμικά έναν πολλαπλασιασμό για να υπολογίσει το γινόμενο ωρών Χ φορές την εβδομάδα και στη συνέχεια το συγκρίνει με τις δηλωμένες. Συνολικά τα ερωτήματα που χρησιμοποιούμε στη βάση μας είναι τα εξής: qrdegreedistinct, qrprofessors, qrassignlesson, qrlessonid, qrnomatchprofless, qrnomatchprofleshour, qrpraktikolessons, qrcertbysemester, qrproflessons, qrprofstartend, qrprofyears, qrprofnamebyid, qracademic, qracademicyear. 3.3 Σχεδίαση και δημιουργία φορμών Μια φόρμα είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον χρήστη για μια εφαρμογή βάσης δεδομένων. Μια "δεσμευμένη" φόρμα συνδέεται απευθείας με μια προέλευση δεδομένων όπως πίνακα ή ερώτημα, και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εισαγωγή, επεξεργασία ή εμφάνιση δεδομένων από αυτήν την προέλευση δεδομένων. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε μια "μη δεσμευμένη" φόρμα η οποία δεν συνδέεται απευθείας σε μια προέλευση δεδομένων, αλλά η οποία εξακολουθεί να περιέχει κουμπιά εντολών, ετικέτες ή άλλα στοιχεία ελέγχου τα οποία χρειάζεστε για τη λειτουργία της εφαρμογής. Σε αυτό το άρθρο εστιάζουμε κυρίως στις δεσμευμένες φόρμες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεσμευμένες φόρμες για τον έλεγχο της πρόσβασης σε δεδομένα, όπως ποια πεδία ή γραμμές δεδομένων θα εμφανίζονται. Για παράδειγμα, ορισμένοι χρήστες μπορεί να χρειαστεί να προβάλουν μόνο ορισμένα πεδία ενός πίνακα με πολλά πεδία. Εάν δοθεί σε αυτούς τους χρήστες μια φόρμα που περιέχει μόνο αυτά τα πεδία θα τους διευκολύνει κατά τη χρήση της βάσης δεδομένων. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κουμπιά εντολών και άλλες δυνατότητες σε μια φόρμα για να αυτοματοποιήσετε τις ενέργειες που εκτελούνται συχνά. Σελίδα 39 από 52

40 Θεωρήστε τις δεσμευμένες φόρμες ως παράθυρα, μέσω των οποίων μπορείτε να δείτε και να φτάσετε στη βάση δεδομένων σας. Μια αποτελεσματική φόρμα επιταχύνει τη χρήση της βάσης δεδομένων σας, επειδή δεν χρειάζεται να αναζητάτε τα στοιχεία που χρειάζεστε. Μια οπτικά ελκυστική φόρμα κάνει την εργασία με μια βάση δεδομένων περισσότερο ευχάριστη και αποτελεσματική και μπορεί επίσης να βοηθήσει στην αποτροπή της εισαγωγής εσφαλμένων δεδομένων. 3.4 Δημιουργία φόρμας χρησιμοποιώντας το εργαλείο φορμών Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο φορμών για να δημιουργήσετε μια φόρμα με ένα μόνο κλικ του ποντικιού. Όταν χρησιμοποιείτε αυτό το εργαλείο, όλα τα πεδία της προέλευσης δεδομένων βάσης τοποθετούνται στη φόρμα. Μπορείτε να ξεκινήσετε χρησιμοποιώντας τη νέα φόρμα αμέσως ή μπορείτε να την τροποποιήσετε σε "Προβολή διάταξης" ή "Προβολή σχεδίασης", ώστε να ταιριάζει καλύτερα με τις ανάγκες σας. Χρήση του εργαλείου φορμών για τη δημιουργία νέας φόρμας Στο "Παράθυρο περιήγησης", κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να δείτε στη φόρμα. Από την καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Φόρμες, κάντε κλικ στην επιλογή Φόρμα. Η Access δημιουργεί τη φόρμα και την εμφανίζει σε "Προβολή διάταξης". Στην "Προβολή διάταξης", μπορείτε να κάνετε αλλαγές σχεδίασης στη φόρμα ενώ εμφανίζονται δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος των πλαισίων κειμένου ώστε να χωρούν τα δεδομένα, αν είναι απαραίτητο. Στην περίπτωση που η Access εντοπίσει ένα μεμονωμένο πίνακα, ο οποίος έχει μια σχέση ένα-προς-πολλά με τον πίνακα ή το ερώτημα που χρησιμοποιήσατε για τη δημιουργία της φόρμας, η Access προσθέτει ένα φύλλο δεδομένων στη φόρμα, η οποία βασίζεται στο σχετικό πίνακα ή στο ερώτημα. Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε μια απλή φόρμα που βασίζεται στον πίνακα "Υπάλληλοι" και έχει καθοριστεί μια σχέση ένα-προς-πολλά μεταξύ του πίνακα "Υπάλληλοι" και του πίνακα "Παραγγελίες", το φύλλο δεδομένων εμφανίζει όλες τις εγγραφές του πίνακα "Παραγγελίες", οι οποίες αφορούν την τρέχουσα εγγραφή "Υπάλληλος". Μπορείτε να διαγράψετε το φύλλο δεδομένων από τη φόρμα στην περίπτωση που αποφασίσετε ότι δεν την χρειάζεστε. Εάν υπάρχουν περισσότεροι από ένας πίνακες με σχέση έναπρος-πολλά με τον πίνακα που χρησιμοποιήσατε για τη δημιουργία της φόρμας, η Access δεν προσθέτει φύλλα δεδομένων στη φόρμα. Παρά την παραπάνω δυνατότητα που μας δίνεται από την Access εμείς θα σχεδιάσουμε μόνοι μας τις φόρμες που θα χρειαστούμε, αφού μας παρέχεται και αυτή η δυνατότητα, μπορείτε δηλαδή να σχεδιάσετε τις δικές σας φόρμες από την αρχή. Σελίδα 40 από 52

41 3.5 Δημιουργία φόρμας χρησιμοποιώντας το εργαλείο "Κενή φόρμα" Εάν ο οδηγός ή τα εργαλεία δημιουργίας φορμών δεν ικανοποιούν τις ανάγκες σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο "Κενή φόρμα" για να δημιουργήσετε μια φόρμα. Αυτός μπορεί να είναι ένας πολύ γρήγορος τρόπος για τη δημιουργία μιας φόρμας, ειδικά αν σκοπεύετε να τοποθετήσετε λίγα πεδία στη φόρμα σας. Από την καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Φόρμες, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή φόρμα. Η Access ανοίγει μια κενή φόρμα σε Προβολή διάταξης και εμφανίζει το παράθυρο Λίστα πεδίων. Στο παράθυρο Λίστα πεδίων, κάντε κλικ στο σύμβολο "συν" (+) που βρίσκεται δίπλα στον πίνακα ή τους πίνακες που περιέχουν τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται στη φόρμα. Για να προσθέσετε ένα πεδίο στη φόρμα, κάντε διπλό κλικ επάνω του ή σύρετέ το στη φόρμα. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία της ομάδας Κεφαλίδα/Υποσέλιδο της καρτέλας Σχεδίαση για να προσθέσετε ένα λογότυπο, έναν τίτλο ή την ημερομηνία και την ώρα στη φόρμα. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία στην ομάδα Στοιχεία ελέγχου της καρτέλας Σχεδίαση για να προσθέσετε περισσότερα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα. Για μια λίγο μεγαλύτερη συλλογή στοιχείων ελέγχου, μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης κάνοντας δεξιό κλικ στη φόρμα και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Ακολουθώντας λοιπόν την παραπάνω διαδικασία οι φόρμες μας παίρνουν την παρακάτω μορφή όπως φαίνεται και στις εικόνες: Εικόνα 2.8 Καρτέλα καθηγητών Σελίδα 41 από 52

42 Εικόνα 2.9 Καρτέλα μαθημάτων Εικόνα 2.10 Καρτέλα ανάθεση Σελίδα 42 από 52

43 Εικόνα 2.11 Καρτέλα ανάθεση μαθήματος Εικόνα 2.12 Καρτέλα εξαμήνου Σελίδα 43 από 52

44 Εικόνα 2.13 Καρτέλα προγράμματος σπουδών Εικόνα 2.14 Καρτέλα βαθμίδας Σελίδα 44 από 52

45 Εικόνα 2.15 Φόρμα για την επιλογή report Για να μην αφήσουμε το χρήστη να ανοίγει απευθείας τις φόρμες από το κεντρικό μενού της Access προχωράμε στη δημιουργία ενός κεντρικού μενού που θα έχει την παρακάτω μορφή. Εικόνα 2.16 κεντρικό μενού Για το κεντρικό μενού θα χρησιμοποιήσουμε και την μακροεντολή AutoExec για να μας παραπέμπει με το που ανοίγουμε τη βάση μας στο κεντρικό μενού. Σελίδα 45 από 52