ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΤΗΣ 09/ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ ΤΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΑΡΙΑΣ. ΘΕΜΑ 1 o:

Transcript

1 ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΤΗΣ 09/ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ ΤΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΑΡΙΑΣ ΘΕΜΑ 1 o: ΘΕΜΑ 2 o: ΘΕΜΑ 3 o: ΘΕΜΑ 4 o: Έγκριση της υπ αρ. πρωτ / εξουσιοδότησης του Δημάρχου Καλαμαριάς κ. Θ. Μπακογλίδη προς το δικηγόρο Θεσσαλονίκης κ. Γεώργιο Λιαδάκη για παραστάσεις σε δικαστικές υποθέσεις του Δήμου Καλαμαριάς. Ψήφιση πίστωσης ποσού 560,88 ευρώ (με το ΦΠΑ.) για την έξοδα παράστασης και αμοιβής του πληρεξούσιου δικηγόρου. Έγκριση της υπ αρ. πρωτ / εξουσιοδότησης του Δημάρχου Καλαμαριάς κ. Θ. Μπακογλίδη προς τη δικηγόρο Θεσσαλονίκης κ. Παρασκευή Ξουπλίδου για παράσταση σε δικαστική υπόθεση του Δήμου Καλαμαριάς. Ψήφιση πίστωσης ποσού 354,24 ευρώ (με το Φ.Π.Α.) για έξοδα παράστασης και αμοιβής της πληρεξούσιου δικηγόρου. Έγκριση παράστασης του δικηγόρου Θεσσαλονίκης Αντωνίου Δεδελκόπουλου (ΑΜ 1745) σε δικαστική υπόθεση του Δήμου. Ψήφιση πίστωσης ποσού 2.022,12 ευρώ (με το Φ.Π.Α.) για έξοδα παράστασης και αμοιβής του δικηγόρου. Ψήφιση πίστωσης ποσού 2.460,00 ευρώ (με το ΦΠΑ) για την αμοιβή του δικηγόρου Θεσσαλονίκης κ. Νικολάου Βασιλειάδη. ΘΕΜΑ 5 o: Υποβολή έκθεσης εσόδων-εξόδων εκτέλεσης προϋπολογισμού Α τριμήνου ΘΕΜΑ 6 o: Έγκριση συμμετοχής των στελεχών της Δ/νσης Οικονομικών Υπηρεσιών στο σεμινάριο που διοργανώνει η εταιρεία BLUE VALUE OPEN ACADEMY με θέμα «Ανάληψη, εκκαθάριση, εντολή και πληρωμή δαπανών». Ψήφιση πίστωσης ποσού 1.440,00 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.) για την κάλυψη των εξόδων συμμετοχή στο σεμινάριο. ΘΕΜΑ 7 o: ΘΕΜΑ 8 o: ΘΕΜΑ 9 o: Ψήφιση πίστωσης ποσού 2.632,20 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α) για την ετήσια συντήρηση και υποστήριξη της διαδικτυακής υποδομής και του βιβλιοθηκονομικού πληροφοριακού συστήματος του Δήμου Καλαμαριάς. Ψήφιση πίστωσης ποσού 1.601,92 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.) για την προμήθεια των τόμων και των μηνιαίων DVD-ROM νομοθεσίας της ΔΟΜΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ και την σύνδρομη στη συνδρομητική ηλεκτρονική βάση πληροφοριών «ΔΟΜΙΚΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ». Ψήφιση πίστωσης ποσού 1.519,05 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.) για την προμήθεια ενός βιντεοπροβολέα και ενός θερμικού εκτυπωτή για τις ανάγκες της Αντιδημαρχείας Παιδείας, Αθλητισμού και Νεολαίας. ΘΕΜΑ 10 o: Έγκριση της από έκθεσης τεχνικών προδιαγραφών δαπάνης του Τμήματος Πολιτισμού. Καθορισμός όρων διακήρυξης πρόχειρου διαγωνισμού για τη μετακίνηση, διαμονή σε ξενοδοχεία και διατροφή των συμμετεχόντων στο έργο «Διεθνές Φεστιβάλ εικαστικών τεχνών Πεδίο Δράσης Κόδρα», για την υλοποίηση της Πράξης «Διεθνές Φεστιβάλ Εικαστικών Τεχνών Πεδίο Δράσης Κόδρα» του Περιφερειακού Επιχειρησιακού Προγράμματος «Μακεδονία Θράκη » με κωδικό MIS που εντάσσεται στο υποέργο (1) «Διεθνές Φεστιβάλ Εικαστικών Τεχνών Πεδίο Δράσης Κόδρα» - Αυτεπιστασία Εκτέλεση με ίδια μέσα. 1766

2 ΘΕΜΑ 11 o: Τροποποίηση της σύμβασης ανάθεσης της εργασίας καλλιτεχνικής και διοικητικής διοργάνωσης του έργου : «Διεθνές φεστιβάλ εικαστικών τεχνών Πεδίο Δράσης Κόδρα», για την υλοποίηση της πράξης «Διεθνές φεστιβάλ εικαστικών τεχνών Πεδίο Δράσης Κόδρα», του Περιφερειακού Επιχειρησιακού Προγράμματος «Μακεδονία Θράκη » με κωδικό MIS ΘΕΜΑ 12 o: Ψήφιση πίστωσης ποσού 4.999,95 ευρώ, για την εκτέλεση εργασιών δράσεων ελέγχου και καταπολέμησης κουνουπιών στα διοικητικά όρια του Δήμου Καλαμαριάς για το έτος ΘΕΜΑ 13 o: Ψήφιση πίστωσης ποσού ,57 ευρώ, για την προμήθεια δέντρων, θάμνων, γκαζόν και εποχιακών φυτών για την φύτευση νησίδων και πάρκων που εντάσσονται στο πολεοδομικό συγκρότημα του Δήμου Καλαμαριάς. Έγκριση έκθεσης προδιαγραφών δαπάνης και καθορισμός όρων πρόχειρου διαγωνισμού. ΘΕΜΑ 14 o: Έγκριση πρακτικού πρόχειρου μειοδοτικού διαγωνισμού για την εκτέλεση της εργασίας με τίτλο «Εργασίες Διαμόρφωσης χώρων για την κατασκευή 2 WC ΑΜΕΑ στο ΚΕΠ της πλατείας Σκρά και στο 12 ο Δημοτικό σχολείο», προϋπολογισθείσης δαπάνης ,32- ευρώ (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α). Κατακύρωση αποτελέσματος. ΘΕΜΑ 15 o: Καθορισμός όρων φανερού μειοδοτικού διαγωνισμού για την μίσθωση ακινήτου συνολικού εμβαδού 200 έως 300 τ.μ. στην περιοχή που περικλείεται στα οικοδομικά τετράγωνα μεταξύ των οδών Πασσαλίδη, Κίου, Μητρ.Καλλίδου, Δημ. Καραολή, Αργοναυτών, Παπακυρίτση, Χειμωνίδου, Πασσαλίδη, για την στέγαση της Κεντρικής Βιβλιοθήκης Δήμου Καλαμαριάς ΘΕΜΑ 16 o: Έγκριση αλλαγής αξιόχρεου εγγυητή για την υπογραφή σύμβασης της πλειοδοτικής, φανερής και προφορικής δημοπρασίας για την εκποίηση Οχημάτων Τέλους Κύκλου Ζωής (ΟΤΚΖ) και λοιπών μεταλλικών τμημάτων τους που θα περισυλλεγούν από διάφορα σημεία εντός των ορίων του Δήμου Καλαμαριάς, με τελικό σκοπό την παράδοση τους σε εγκεκριμένο κέντρο εναλλακτικής διαχείρισης ΟΤΚΖ. ΘΕΜΑ 17 o: Ψήφιση πίστωσης ποσού 1.894,20 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.) για την εργασία ψηφιακής μετατροπής έντυπου αρχειακού υλικού και πρόσβασης μέσω διαδικτύου στον ημερήσιο και εβδομαδιαίο Τύπο, για ένα εξάμηνο. ΘΕΜΑ 18 ο : Ψήφιση πίστωσης ποσού 3.349,73 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α.) για την εκτέλεση της εργασίας «ετήσια προληπτική συντήρηση και επιτήρηση υποσταθμών μέσης τάσης του Δήμου Καλαμαριάς». Έγκριση της υπ αριθ. 25/2015 μελέτης της Διεύθυνσης Πολιτικής Προστασίας Έργων Συντήρησης και Σημάνσεων. Καθορισμός των όρων πρόχειρου διαγωνισμού. ΘΕΜΑ 19 ο : Έγκριση τεχνικών προδιαγραφών για την προμήθεια και τοποθέτηση στηθαίων ασφαλείας. ΘΕΜΑ 20 ο : Εξέταση της από ένστασης της εταιρείας KARCHER AEE κατά του από πρακτικού του διαγωνισμού για την προμήθεια ενός (1) πλυστικού μηχανήματος υψηλής πίεσης, ζεστού-κρύου νερού και δύο (2) αυτόνομων πετρελαιοκίνητων πλυστικών μηχανημάτων κρύου νερού. Έγκριση πρακτικού πρόχειρου διαγωνισμού για την παραπάνω προμήθεια. 1767

3 ΘΕΜΑ 21 ο :Έγκριση τεχνικών προδιαγραφών για την προμήθεια πινακίδων τροχαίας (ρυθμιστικών) κατακόρυφης σήμανσης οδών του Δήμου Καλαμαριάς καθώς και άλλων υλικών οδοσήμανσης (είδη ασφαλείας οδών). Ψήφιση συμπληρωματικής πίστωσης ποσού ,5- (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.) για την προμήθεια των παραπάνω ειδών. ΘΕΜΑ 22 ο : Έγκριση για την τροποποίηση της υπ αριθ /2014 σύμβαση προμήθειας που καταρτίστηκε μεταξύ του Δήμου και της εταιρείας ΣΙΤΙΣΗ ΑΕ. ΘΕΜΑ 23 ο : Έγκριση πρακτικού και κατακύρωση αποτελέσματος πρόχειρου διαγωνισμού για την προμήθεια χημικών - πρόσθετων & αναλώσιμων υλικών για την επισκευή και συντήρηση των οχημάτων-μηχανημάτων του Δήμου. ΘΕΜΑ 24 ο :Ψήφιση πίστωσης ποσού 9.998,79 (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.), για την προμήθεια 751 νέων βιβλίων για τις βιβλιοθήκες του Δήμου Καλαμαριάς. ΘΕΜΑ 25 ο : Διαδικασίες ολοκλήρωσης ή μη του έργου: «Βελτιωτικές επεμβάσεις στη δημοτική αγορά Φοίνικα», μετά την οριστικοποίηση της έκπτωσης του αναδόχου. ΘΕΜΑ 26 ο : Έγκριση κανονισμού λειτουργίας της Φιλαρμονικής Ορχήστρας και των Μουσικών Συνόλων του Δήμου Καλαμαριάς. ΘΕΜΑ 27 ο : Έγκριση κανονισμού λειτουργίας του Εργαστηρίου Θεατρικής Δημιουργίας και χορού του Δήμου Καλαμαριάς. ΘΕΜΑ 28 ο : Έγκριση κανονισμού λειτουργίας των χορωδιών και των Φωνητικών Συνόλων του Δήμου Καλαμαριάς. ΕΚΤΑΚΤΑ ΘΕΜΑΤΑ ΘΕΜΑ 1 ο : Έκδοση Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής ποσού 5.888,29 ευρώ, για τις ανάγκες των τριών θεατρικών έργων του Εργαστηρίου Θεατρικής Δημιουργίας. Ορισμός υπολόγου υπαλλήλου. ΘΕΜΑ 2 ο : Τροποποίηση της υπ αριθμ. 4270/ σύμβασης παροχής υπηρεσιών με τον κ. ΕΥΑΓΓΕΛΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΟ. ΘΕΜΑ 3 ο : Ψήφιση πίστωσης ποσού ,00 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α.) για το υποέργο [1] της Πράξης [482582] «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς». Έγκριση όρων διεξαγωγής πρόχειρου διαγωνισμού και τεχνικών προδιαγραφών για το υποέργο [1] της Πράξης [482582] «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς». Καλαμαριά, , ημέρα Τετάρτη και ώρα 09:00 στο Δημοτικό Κατάστημα, συνήλθε σε τακτική συνεδρίαση η Οικονομική Επιτροπή Καλαμαριάς, ύστερα από την 12589/ έγγραφη πρόσκληση του Προέδρου κ. Χ. Ξανθόπουλου, Αντιδημάρχου Καλαμαριάς, που επιδόθηκε σε καθένα από τους Συμβούλους, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 75 παρ. 3 του Ν. 3852/2010. Αφού διαπιστώθηκε ότι υπάρχει η νόμιμη απαρτία, δεδομένου ότι από τα εννέα (9) μέλη παραβρέθηκαν τα έξι (6) δηλαδή: 1768

4 Π Α Ρ Ο Ν Τ Ε Σ 1. Βουλγαράκης Νεκτάριος 2. Καριπίδης Φίλιππος 3. Κώστας Ζαχαρίας 4. Πενόπουλος Ιωάννης 5. Πετκάκης Σωκράτης 6. Φωτόπουλος Στυλιανός Α Π Ο Ν Τ Ε Σ 1. Λαμτζίδης Εμμανουήλ 2. Ξανθόπουλος Χαράλαμπος 3. Πασαλίδου Αμαλία Πριν από τη συζήτηση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, η Οικονομική Επιτροπή αποφάσισε ομόφωνα για τρία επείγοντα θέματα, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 75 παρ. 6 του N. 3852/2010. Άρχισε η συνεδρίαση με την Προεδρία του Αντιπροέδρου της Ο.Ε. κ. Νεκτάριου Βουλγαράκη, λόγω απουσίας του Προέδρου κ. Χ. Ξανθόπουλου, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 75 παρ.2 του Ν. 3852/2010 και την υπ αρ. 642/2014 απόφαση της Ο.Ε. ΠΡΟΕΔΡΕΥΩΝ: Καλημέρα. Άρχεται η συνεδρίαση, έχουμε απαρτία. Παρόντες οι κύριοι συνάδελφοι Καριπίδης, Πετκάκης, Πενόπουλος, Φωτόπουλος και ο κύριος Κώστας. Ο ομιλών Βουλγαράκης Νεκτάριος εκτελεί χρέη Προέδρου λόγω απουσίας του κυρίου Ξανθόπουλου, λόγω ενός προβλήματος υγείας του. Ευχόμαστε περαστικά. Έχουμε τρία έκτακτα ζητήματα. Να ρωτήσω τους κυρίους συναδέλφους. Πρόκειται για την έκδοση εντάλματος προπληρωμής ποσού 5.888,29 για τις ανάγκες των τριών θεατρικών έργων του Εργαστηρίου Θεατρικής Δημιουργίας. Ορισμός υπόλογου υπαλλήλου. Τροποποίηση της υπ αριθμόν 4270/ σύμβασης παροχής υπηρεσιών με τον κύριο Ευάγγελο Αποστόλου, καθώς και μια ψήφιση πίστωσης ποσού για το υποέργο της πράξης διαχείρισης ευπαθών ομάδων του Δήμου Καλαμαριάς. Συμφωνείτε να τα συζητήσουμε κύριοι; Ομόφωνα. Ο Προεδρεύων, αφού εισηγήθηκε το 1 ο έκτακτο θέμα κάλεσε κατ αρχήν την Οικονομική Επιτροπή να αποφασίσει, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 75 παρ. 3 του Ν. 3852/2010 αν θα συζητηθεί το θέμα ως κατεπείγον λόγω της άμεσης προετοιμασίας των τριών παραστάσεων. Μετά την ομόφωνη απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής υπέρ της συζήτησης του θέματος ως κατεπείγοντος, ο Προεδρεύων έθεσε υπόψη της Οικονομικής Επιτροπής την με αριθ. πρωτ / εισήγηση του Εντεταλμένου Δ.Σ. Πολιτισμού & Προβολής κ. Μ. Αμπατζίδη, η οποία έχει ως εξής: Με την ανωτέρω απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου Καλαμαριάς εγκρίθηκε το ανέβασμα τριών θεατρικών έργων του Εργαστηρίου Θεατρικής Δημιουργίας και ψηφίστηκε συνολική πίστωση ποσού 5888,29 συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α., για την υλοποίησή των. Για την προετοιμασία και το στήσιμο των παραστάσεων είναι απαραίτητη η προμήθεια υλικών καθώς και η ανάθεση διαφόρων εργασιών, συνολικής προϋπολογισθείσης αξίας 5888,29, σύμφωνα με τις από εκθέσεις προδιαγραφών δαπανών. Για την υλοποιήσει των κουστουμιών και των σκηνικών των παραστάσεων η άμεση πληρωμή των υλικών και των κατασκευαστών είναι αναγκαίως απαραίτητη. Για το λόγο αυτό η πληρωμή τους με τακτικό ένταλμα πληρωμής κρίνεται απρόσφορη. Κατόπιν όλων των ανωτέρω παρακαλούμε : Α) να εγκρίνετε την έκδοση Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής ποσού 5888,29, σύμφωνα με το άρθρο 172 του Ν. 3463/2006, Β) να ορίσετε υπόλογο μόνιμο υπάλληλο του Δήμου Καλαμαριάς, ο οποίος θα αποδώσει λογαριασμό στην Οικονομική Επιτροπή μέσα σε διάστημα τριών μηνών από την έκδοση της παρούσας απόφασης, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 32 παρ. 1 του Β.Δ. 17/5-15/6/1959. Παρακαλούμε για τη λήψη σχετικής απόφασης 1769

5 ΠΡΟΕΔΡΕΥΩΝ: 1 ο έκτακτο. Έκδοση χρηματικού εντάλματος προπληρωμής ποσού 5.888,29 για τις ανάγκες των τριών θεατρικών έργων του Εργαστηρίου Θεατρικής Δημιουργίας. Ορισμός υπόλογου υπαλλήλου. Το θέμα πέρασε και από το Δημοτικό Συμβούλιο, υπάρχει κάποια περαιτέρω ερώτηση; Οτιδήποτε; ΑΜΠΤΑΤΖΙΔΗΣ: Για τις ανάγκες των τριών έργων του Εργαστηρίου Θεατρικής Δημιουργίας υπόλογος ορίζεται η υπάλληλος Αγγελική Σαπάτρα. ΠΡΟΕΔΡΕΥΩΝ: Συμφωνούμε ομόφωνα. Ομόφωνα. Παρακαλώ να σημειωθεί ότι είχανε γίνει κάποιες παρατηρήσεις από πλευράς της παράταξης που εκπροσωπώ, οι οποίες συνεχίζουν να υφίστανται. Ευχαριστώ. Η Ο.Ε. αφού πήρε υπόψη της: 1. Την εισήγηση του Εντεταλμένου Δ.Σ. 2. Τις διατάξεις του άρθ. 172 του Ν. 3463/ Τις διατάξεις του άρθρου 32 παρ. 1 του Β.Δ. 17/5-15/6/ Την 169/2015 Α.Δ.Σ Α Π Ο Φ Α Σ Ι Ζ Ε Ι Ο Μ Ο Φ Ω Ν Α 1. Εγκρίνει την έκδοση Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής ποσού 5.888,29 ευρώ σύμφωνα με το άρθρο 172 του Ν. 3463/2006, για τις ανάγκες τριών θεατρικών έργων του Εργαστηρίου Θεατρικής Δημιουργίας. 2. Ορίζει υπόλογο τη μόνιμη υπάλληλο του Δήμου Καλαμαριάς κ. Αγγελική Σαπάτρα η οποία θα αποδώσει λογαριασμό στην Οικονομική Επιτροπή μέσα σε διάστημα τριών μηνών από την έκδοση της παρούσας απόφασης, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 32 παρ. 1 του Β.Δ. 17/5-15/6/1959 Η απόφαση αυτή πήρε αριθμ. 231/2015 Ο Προεδρεύων, αφού εισηγήθηκε το 2 ο έκτακτο θέμα, κάλεσε κατ αρχήν την Οικονομική Επιτροπή να αποφασίσει, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 75 παρ. 3 του Ν. 3852/2010 αν θα συζητηθεί το θέμα ως κατεπείγον, λόγω έγκαιρης επιστροφής του σχετικού εντάλματος στο Γραφείο του Επιτρόπου για τον έλεγχο νομιμότητας. Μετά την ομόφωνη απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής υπέρ της συζήτησης του θέματος ως κατεπείγοντος, ο Προεδρεύων έθεσε υπόψη της Οικονομικής Επιτροπής την με αριθμ. πρωτ: 13106/ εισήγηση του Δημάρχου κ. Θ. Μπακογλίδη, η οποία έχει ως εξής: Σε συνέχεια της τηλεφωνικής επικοινωνίας μας με το Γραφείο Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου, με το οποίο μας υποδείχθηκε η τροποποίηση όρου που περιλήφθηκε στην υπ αριθμ.4270/ σύμβαση παροχής υπηρεσιών για την ανάθεση εργασιών καθαρισμού των Δημοτικών εγκαταστάσεων Καλαμαριάς, ποσού ,63 ευρώ που υπογράφηκε με τον κ. Ευαγγέλου Απόστολο, ύστερα από τη διεξαγωγή πρόχειρου διαγωνισμού, παρακαλούμε για τη λήψη σχετικής απόφασης. Για πληρέστερη ενημέρωση σας παρακαλούμε να εγκρίνετε, σύμφωνα με το άρθρο 72 παρ. 1 περ. ε του Ν.3852/2010 την απαλοιφή του όρου που αναγράφετε στο άρθρο 2 της υπ αριθμ.4270/ σύμβασης «.με ενδεχόμενη παράταση τριών (3) μηνών μετά από απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου.» Σύμφωνα με το σκεπτικό του Ελεγκτικού Συνεδρίου, ενδεχόμενη παράταση της σύμβασης θα σήμαινε αύξηση του προϋπολογισμού της ανάθεσης πέρα από τα χρηματικά όρια που καθορίστηκαν με την Απόφαση του Υπουργού Οικονομίας Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας 1770

6 Π1/3305/2010 (ΦΕΚ1789/Β) για τη μεταβολή χρηματικών ορίων, για την διεξαγωγή πρόχειρου διαγωνισμού. Σε αυτή την περίπτωση θα έπρεπε να είχε διεξαχθεί δημόσιος διαγωνισμός προκειμένου να μην θεωρηθεί ότι οδηγεί σε καταστρατήγηση των γενικών αρχών του ανταγωνισμού και της διαφάνειας στην ανάληψη και εκτέλεση των δημόσιων υπηρεσιών. Παρακαλούμε για τη λήψη της σχετικής απόφασης στην αυριανή συνεδρίαση της Οικονομικής Επιτροπής, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 72, του Ν.3852/2010, λόγω του κατεπείγοντος προκειμένου να επιστρέψει εγκαίρως το σχετικό χρηματικό ένταλμα στο Γραφείο Επιτρόπου για τον έλεγχο νομιμότητας. ΠΡΟΕΔΡΕΥΩΝ: 2 ο έκτακτο. Τροποποίηση της υπ αριθμόν 4270/ σύμβασης παροχής υπηρεσιών με τον κύριο Ευαγγέλου Απόστολο. Πρόκειται για μία τροποποίηση της σύμβασης με την εταιρία, η οποία έχει αναλάβει την καθαριότητα των δημοτικών κτιρίων. Η τροποποίηση αφορά μία ενημέρωση από την Αποκεντρωμένη σχετικά με τον όρο ο οποίος αναγράφεται στο άρθρο 2 για ενδεχόμενη παράταση 3 μηνών μετά από απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου. Συμφωνούνε οι κύριοι συνάδελφοι; ΚΑΡΙΠΙΔΗΣ: Με τι τροποποίηση δηλαδή εδώ; ΤΣΑΠΑΚΙΔΟΥ (ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ): Να σας ενημερώσω λίγο; Μπορώ κύριε Βουλγαράκη; ΠΡΟΕΔΡΕΥΩΝ: Παρακαλώ. ΤΣΑΠΑΚΙΔΟΥ (ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ): Πήγε το ένταλμα στον επίτροπο και επειδή είχαμε μέσα στη σύμβαση τον όρο ότι με πιθανή παράταση 3 μηνών, θεωρούμε ότι επειδή είναι οριακά στον πρόχειρο διαγωνισμό το ποσό 60 συν ΦΠΑ, με το ποσό της παράτασης έπρεπε να πάμε σε δημόσιο διαγωνισμό. Οπότε θα απαλείψουμε τον όρο αυτό μέσα από την σύμβαση. Αυτό μόνο τίποτα άλλο. ΠΡΟΕΔΡΕΥΩΝ: Για απαλοιφή του όρου. Μάλιστα. Οι κύριοι συνάδελφοι συμφωνούν ως συνέχεια της καταψήφισης για το συγκεκριμένο θέμα. Το καταψηφίζω. Στη συνέχεια το θέμα τέθηκε σε ψηφοφορία. Υπέρ του θέματος ψήφισαν 5 Δ.Σ. και κατά ψήφισε 1 Δ.Σ Ο Προεδρεύον από το συνδυασμό της μειοψηφίας «Ριζοσπαστική Ενωτική Κίνηση Πολιτών Καλαμαριάς» κ. Ν. Βουλγαράκης καταψήφισε το θέμα. Η Ο.Ε. αφού πήρε υπόψη της: 1. Την εισήγηση του Δημάρχου 2. Τις διατάξεις του άρθρου 72 παρ. 1 περ. ε του Ν. 3852/ Την Π1/3305/2010 (ΦΕΚ1789/Β) Απόφαση του Υπουργού Οικονομίας Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας 4. Την υπ αριθμ / διακήρυξη πρόχειρου μειοδοτικού διαγωνισμού. 5. Την υπ αριθμ.4270/ σύμβαση παροχής υπηρεσιών. 6. Την από 12/01/2015 έκθεση προδιαγραφών δαπάνης. 1771

7 Α Π Ο Φ Α Σ Ι Ζ Ε Ι με Π Λ Ε Ι Ο Ψ Η Φ Ι Α (με 5 ψήφους υπέρ και 1 ψήφο κατά) Εγκρίνει την τροποποίηση της υπ αριθμ. 4270/ σύμβασης παροχής υπηρεσιών με τον κ. ΕΥΑΓΓΕΛΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΟ με την απαλοιφή του όρου που αναγράφετε στο άρθρο 2 της υπ αριθμ.4270/ σύμβασης «.με ενδεχόμενη παράταση τριών (3) μηνών μετά από απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου.», σύμφωνα με το άρθρο 72 παρ. 1 περ. ε του Ν.3852/2010. Η απόφαση αυτή πήρε αριθμ. 232/2015 Ο Προεδρεύων, αφού εισηγήθηκε το 3 ο έκτακτο θέμα, κάλεσε κατ αρχήν την Οικονομική Επιτροπή να αποφασίσει, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 75 παρ. 3 του Ν. 3852/2010 αν θα συζητηθεί το θέμα ως κατεπείγον, λόγω του ότι η Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας, με τα υπ αριθμ / και 2667/ έγγραφά της, μας ενημέρωσε ότι οι δαπάνες των έργων που διαχειρίζεται ο Δήμος στο πλαίσιο του Ε.Π. Μακεδονίας Θράκης , θα είναι επιλέξιμες για το έτος 2015, αν δηλωθούν στην υπηρεσία το αργότερο μέχρι τις 30/09/2015 και μας προέτρεψε να προβούμε σε επιτάχυνση των πληρωμών μέσα σε αυτό το χρονικό διάστημα. Σε αντίθετη περίπτωση θα θεωρούνται μη επιλέξιμες και συνεπώς θα βαρύνουν το φορέα υλοποίησης. Δεδομένου ότι λάβαμε την υπ αριθ. 1575/ διατύπωση γνώμης του Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης Ε.Ε.Τ.Α.Α. ΑΕ. στις 21/04/15Μετά την ομόφωνη απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής υπέρ της συζήτησης του θέματος ως κατεπείγοντος, ο Προεδρεύων έθεσε υπόψη της Οικονομικής Επιτροπής την με αριθμ. πρωτ: 13174/ εισήγηση του Δημάρχου κ. Θ. Μπακογλίδη, η οποία έχει ως εξής: Με την 13/14 απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου Καλαμαριάς, εγκρίθηκε η υποβολή πρότασης (τεχνικού δελτίου προτεινόμενης πράξης) με τίτλο «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς» στο Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση», πρόσκληση 59 «Ψηφιακές Υπηρεσίες Δήμων». Με την υπ αριθ. 3180/ απόφαση του Υπουργείου Εσωτερικών, αποφασίστηκε η ένταξη της Πράξης «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς» στον Άξονα προτεραιότητας «04 - Ψηφιακή Σύγκλιση κι επιχειρηματικότητα στην ΠΚΜ» του Ε.Π. «Μακεδονία Θράκη». Με την 347/2014 απόφαση Δημοτικού Συμβουλίου, έγινε αποδοχή χρηματοδότησης ποσού ,00 ευρώ, για το έργο «Διαχείριση Ευπαθών Κοινωνικών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς». Η ανάθεση του έργου θα γίνει με πρόχειρο διαγωνισμό. Προκειμένου να προχωρήσουμε στην ανάθεση του έργου και σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρ. 72, παρ.1, του Ν.3852/10, παρακαλούμε: 1. Να εγκρίνετε τους όρους διεξαγωγής του διαγωνισμού και τις τεχνικές προδιαγραφές για το έργο «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς», όπως αυτές περιγράφονται στο συνημμένο σχέδιο διακήρυξης, το οποίο αποτελείται από τρία μέρη : Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Β : Γενικοί και Ειδικοί Όροι Μέρος Γ : Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης και έχει λάβει τη σύμφωνη γνώμη (υπό προϋποθέσεις) του Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης Ε.Ε.Τ.Α.Α. ΑΕ. με το υπ αριθ. 1575/ έγγραφο του. 2. Να εγκρίνετε τη διάθεση πίστωσης ποσού ,00 ευρώ, σε βάρος του Κ.Α «Διαχείριση Ευπαθών Κοινωνικών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς», του προϋπολογισμού οικονομικού έτους Η Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας, με τα υπ αριθμ / και 2667/ έγγραφά της, μας ενημέρωσε ότι οι δαπάνες των έργων 1772

8 που διαχειρίζεται ο Δήμος στο πλαίσιο του Ε.Π. Μακεδονίας Θράκης , θα είναι επιλέξιμες για το έτος 2015, αν δηλωθούν στην υπηρεσία το αργότερο μέχρι τις 30/09/2015 και μας προέτρεψε να προβούμε σε επιτάχυνση των πληρωμών μέσα σε αυτό το χρονικό διάστημα. Σε αντίθετη περίπτωση θα θεωρούνται μη επιλέξιμες και συνεπώς θα βαρύνουν το φορέα υλοποίησης. Δεδομένου ότι λάβαμε την υπ αριθ. 1575/ διατύπωση γνώμης του Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης Ε.Ε.Τ.Α.Α. ΑΕ. στις 21/04/15, παρακαλούμε όπως εξετάσετε το θέμα ως έκτακτο. ΠΡΟΕΔΡΕΥΩΝ: 3 ο έκτακτο. Ψήφιση πίστωσης ποσού συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ για το υποέργο της πράξης διαχείρισης ευπαθών ομάδων Δήμου Καλαμαριάς. Έγκριση όρων διεξαγωγής πρόχειρου διαγωνισμού και τεχνικών προδιαγραφών για το υποέργο. Έχει περάσει και από το Δημοτικό Συμβούλιο, κύριοι. Συμφωνούμε; Ό,τι ψηφίσαμε και εμείς παρακαλώ στο Δημοτικό Συμβούλιο. Ευχαριστώ τους συναδέλφους. Η Ο.Ε. αφού πήρε υπόψη της: 1. Την εισήγηση του Δημάρχου 2. Τις υπ αριθ. 13/14 & 347/2014 αποφάσεις Δ.Σ. 3. Την υπ αριθ. 3180/ ένταξη της Πράξης «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς» στο επιχειρησιακό πρόγραμμα «Μακεδονία Θράκη». 4. Την υπ αριθ. 236/ ορθή επανάληψη του Συμφώνου αποδοχής όρων της πράξης με τίτλο «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς» με κωδικό MIS στο Π.Ε.Π. Μακεδονία Θράκη στον Άξονα προτεραιότητας «Ψηφιακή Σύγκλιση κι επιχειρηματικότητα στην ΠΚΜ» στην πρόσκληση 59 του ΕΦΔ ΕΕΤΑΑ. 5. Την υπ αριθ. 1575/ διατύπωση γνώμης του Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης Ε.Ε.Τ.Α.Α. ΑΕ. 6. Τα υποβληθέντα δικαιολογητικά. 7. Την με αριθμ. 319/ πρόταση ανάληψης υποχρέωσης 8. Τις διατάξεις του άρθρ. 72 παρ.1 του Ν.3852/10 Α Π Ο Φ Α Σ Ι Ζ Ε Ι Ο Μ Ο Φ Ω Ν Α 1. Ψηφίζει πίστωση ποσού ,00 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α.) σε βάρος του Κ.Α «Διαχείριση Ευπαθών Κοινωνικών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς», του προϋπολογισμού οικονομικού έτους 2015, για το υποέργο [1] της Πράξης [482582] «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς» προϋπολογισμού οικονομικού έτους 2015, για το υποέργο [1] της Πράξης [482582] «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς», σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρ. 72 παρ.1 του Ν.3852/ Εγκρίνει τους όρους διεξαγωγής του πρόχειρου διαγωνισμού και των τεχνικών προδιαγραφών για το υποέργο [1] της Πράξης [482582] «Διαχείριση Ευπαθών Ομάδων Δήμου Καλαμαριάς», όπως αυτές περιγράφονται στο σχέδιο διακήρυξης, το οποίο αποτελείται από τρία μέρη : Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Β : Γενικοί και Ειδικοί Όροι Μέρος Γ : Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης και έχει λάβει τη σύμφωνη γνώμη (υπό προϋποθέσεις) του Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης Ε.Ε.Τ.Α.Α. ΑΕ. με το υπ αριθ. 1575/ έγγραφο του και έχουν ως εξής: 1773

9 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΥΠΑΘΩΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΟΜΑΔΩΝ Αναθέτουσα Αρχή: ΔΗΜΟΣ ΚΑΛΑΜΑΡΙΑΣ Προϋπολογισμός: (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 23%) Διάρκεια: 3 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Πρόχειρος Διαγωνισμός Κριτήριο Ανάθεσης: Η οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο: ΗΗ/ΜΜ/ΕΕ Ημερομηνία Διενέργειας Διαγωνισμού: HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ:

10 Πίνακας Περιεχομένων 1 Μέρος Ά: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Περιβάλλον Έργου Αναθετούσα Αρχή Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Αντικείμενο του Έργου Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Στόχοι και Έκταση του Έργου Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Απαιτήσεις Εγκατάστασης Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων Υποσύστημα Αιτήσεων Υποσύστημα Μητρώων Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών Υποσύστημα Παροχών Διαλειτουργικότητα Ανοιχτά δεδομένα ανοιχτά πρότυπα Απαιτήσεις Ασφάλειας Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Χρονοδιάγραμμα Έργου Φάσεις Υλοποίησης Έργου Πίνακας Παραδοτέων Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Υπηρεσίες Έργου Υπηρεσίες Παραμετροποίησης Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας Δράση Δημοσιότητας Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» & Συντήρησης Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου Μέρος Ά: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Αντικείμενο του διαγωνισμού αποτελεί η ανάπτυξη μιας διαδικτυακής πλατφόρμας για τη διαχείριση των προνοιακών παροχών ενός Δήμου, προς τους Δημότες του και τους Κατοίκους του. Οι προνοιακές παροχές διακρίνονται σε 3 βασικές κατηγορίες: 1. Ένταξη σε δομές Εκπαίδευσης, 2. Βοήθεια στο Σπίτι και λοιπές παροχές πρόνοιας 3. και Οικονομική Βοήθεια. Γενικά ο διαγωνισμός περιλαμβάνει λειτουργίες σχετικές με: την ενημέρωση σχετικά με τη δράση του Δήμου, μέσω μιας διαδικτυακής Πύλης τη δυνατότητα εγγραφής Χρηστών, ώστε να τους αποδοθούν ορισμένα δικαιώματα πρόσβασης την υποβολή αίτησης για ένταξη σε εκπαιδευτική δομή του δήμου ή παροχή Προνοιακής Υπηρεσίας 1775

11 τη διαχείριση της αίτησης από τα στελέχη του δήμου, ως προς την έγκριση ή την απόρριψη αυτής τη συλλογή δικαιολογητικών που απαιτούνται για την έγκριση μιας αίτησης τον έλεγχο ισχύος δικαιολογητικών τη διαχείριση του Φακέλου του Ενδιαφερόμενου, που δέχεται προνοιακές παροχές Οι υπηρεσίες θα υλοποιηθούν με βάση τις ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ όπως αυτές αναλύονται στο παρόν τεύχος του διαγωνισμού και με το κείμενο της σύμβασης που θα καταρτισθεί βάσει της προσφοράς του Αναδόχου και την οικεία διακήρυξη (Μέρος Β και Γ). Γίνονται δεκτές προσφορές σύμφωνα με τους όρους της παρούσας. Περιβάλλον Έργου Αναθέτουσα Αρχή Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Ο μόνος εμπλεκόμενος φορέας είναι ο Δήμος Καλαμαριάς, ο οποίος έχει και την συνολική ευθύνη για την άρτια λειτουργία του έργου. Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Φορέας λειτουργίας του έργου είναι ο Δήμος Καλαμαριάς. Το πεδίο εφαρμογής του έργου αφορά τις παρακάτω Διευθύνσεις : Δ/νση Διοικητικών Υπηρεσιών Δ/νση Κοινωνικής Μέριμνας, Αλληλεγγύης & Δημόσιας Υγείας Ο Δήμος Καλαμαριάς εποπτεύει τα παρακάτω Νομικά Πρόσωπα: Δημοτικός Οργανισμός Προσχολικής Αγωγής & Ανοιχτής Προστασίας Ηλικιωμένων Μουσείο Φωτογραφίας «Χρήστος Καλεμκερής» Ιστορικό Αρχείο Προσφυγικού Ελληνισμού Ο Δήμος στελεχώνεται από 430 υπαλλήλους (μόνιμους και αορίστου) Όργανα και Επιτροπές της αναθέτουσας αρχής Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου Για την διοίκηση και τον συντονισμό του έργου έχει οριστεί από τον Δήμο ως Υπεύθυνος του Έργου ο Κος Γεωργιάδης Γεώργιος και ως Υπεύθυνη Ποιότητας του Έργου η Κα Τσουραλάκη Άννα. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ αποτελεί η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) H νέα διαμόρφωση της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης (Ν. 3852/2010 Πρόγραμμα «Καλλικράτης»), έχει επιφέρει ριζική αλλαγή στη διοικητική διάρθρωση της χώρας, καθώς έχουν δημιουργηθεί λιγότεροι και μεγαλύτεροι Δήμοι. Με τον ισχύοντα Νόμο 3852/2010 (ΦΕΚ Α 87), οι Δήμοι της χώρας αποτελούν διοικητικές ενότητες τοπικής αυτοδιοίκησης με διευρυμένα γεωγραφικά όρια και αυξημένες αρμοδιότητες σε σχέση με τους Καποδιστριακούς Δήμους/Κοινότητες. Οι νέοι Δήμοι του Προγράμματος Καλλικράτης έχουν να διαχειριστούν πιο σύνθετα χωρικά δεδομένα για να επιτύχουν, τουλάχιστον, σε επίπεδο χωρικού/αναπτυξιακού σχεδιασμού, την ομοιογένεια στο εσωτερικό τους. Μέσα από την υλοποίηση της προτεινόμενης πράξης ο Δήμος αποσκοπεί να αντιμετωπίσει και να καλύψει: Την ελλιπή παροχή ολοκληρωμένων ψηφιακών υπηρεσιών στους ενδιαφερόμενους Δήμου Την ενημέρωση σχετικά με τα σημεία ενδιαφέροντος του Δήμου, τις υπηρεσίες, τις υποδομές και όλες τις συναφείς πληροφορίες. 1776

12 Έτσι, με την ανάπτυξη και διάθεση ενός σύγχρονου και επικαιροποιημένου συστήματος Διαχείρισης Ευπαθών Κοινωνικών Ομάδων, αντικαθίστανται τα παραδοσιακά εργαλεία πληροφόρησης, με μια σύγχρονη και εύκολη στη χρήση βάση δεδομένων, σχετικά με τις προνοιακές παροχές προς τους ενδιαφερόμενους του Δήμου, ενώ επιτυγχάνεται σημαντική συμβολή στην εξυπηρέτηση / ενημέρωση των πολιτών. Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Οι δραστηριότητες των υπηρεσιών του Δήμου Καλαμαριάς περιγράφονται στον Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας του Δήμου (ΦΕΚ 2099/Β / ) και κατανέμονται στις εξής διοικητικές μονάδες: Γραφείο Δημάρχου. Γραφείο Γενικού Γραμματέα. Γραφείο Νομικών Συμβούλων. Γραφείο Ειδικών Συνεργατών. Γραφείο Επικοινωνίας & Δημοσίων Σχέσεων. Γραφείο Διοικητικής Βοήθειας. Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης (αυτοτελές) α) Γραφείο σχεδιασμού και παρακολούθησης Προγραμμάτων. β) Γραφείο Ποιότητας & Απόδοσης Ι. ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Γραφείο Γενικού Διευθυντή Α. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Στη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών υπάγονται τα κατωτέρω τμήματα και μη αυτοτελή γραφεία: Γραφείο Πρωτοκόλλου & Διεκπεραίωσης (μη αυτοτελές). 1) Τμήμα Διοίκησης και Ανθρώπινου Δυναμικού. α. Γραφείο Υποστήριξης των Πολιτικών οργάνων. β. Γραφείο Διαφάνειας. γ. Γραφείο Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού. δ. Γραφείο Μητρώων και Διαδικασιών Προσωπικού. 2) Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης. α. Γραφείο Δημοτολογίων. β. Γραφείο Μητρώων Αρρένων, Στρατολογίας. γ. Γραφείο Ληξιαρχείου, Πολιτικών γάμων. δ. Γραφείο Εκλογών. ε. Γραφείο Αλλοδαπών και Μετανάστευσης. 3) Τμήμα Πληροφορικής. α. Γραφείο Ανάπτυξης, Επεξεργασίας και Υποστήριξης Εφαρμογών Πληροφορικής. β. Γραφείο Συντήρησης και Επισκευής μηχανημάτων πληροφορικής. γ. Γραφείο Τεχνολογίας Πληροφορικής Επικοινωνιών και Τηλεματικών Σταθμών ΜULTIMEDIA INTERNET. δ. Γραφείο Αποθήκης και Εισαγωγής δεδομένων. 4) Τμήμα Αδειών Εμπορικών & Επιχειρηματικών Δραστηριοτήτων. α. Γραφείο χορήγησης αδειών εμπορικών & επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. β. Γραφείο προστασίας του καταναλωτή. 5) Τμήμα Επιμέλειας & Φύλαξης Δημοτικών Εγκαταστάσεων. α. Γραφείο καθαριότητας εσωτερικών χώρων. β. Γραφείο Φύλαξης & Συντήρησης Δημοτικών εγκαταστάσεων. γ. Γραφείο Κλητήρων, θυρωρών γενικών καθηκόντων. Β. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Στη Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών υπάγονται τα κατωτέρω τμήματα και Γραφεία: Γραφείο Γραμματείας (μη αυτοτελές). 1) Τμήμα Οικονομικό. α. Γραφείο προϋπολογισμού και δαπανών. β. Γραφείο Λογιστηρίου. 1777

13 γ. Γραφείο Εσόδων. 2) Τμήμα Ειδικής Ταμιακής Υπηρεσίας. α. Γραφείο Εσόδων. β. Γραφείο Εξόδων. γ. Διαχειριστικό Γραφείο. 3) Τμήμα Προμηθειών. α. Γραφείο Προμηθειών. β. Γραφείο Παρακολούθησης Υλικού. 4) Τμήμα Δημοτικού Κοιμητηρίου. α. Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Κοιμητηρίου. β. Γραφείο Υποδομών Δημοτικού Κοιμητηρίου. Γ. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΕΝΤΡΟΥ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΠΟΛΙΤΩΝ 1) Τμήμα Εξυπηρέτησης Πολιτών. 2) Τμήμα Εσωτερικής Ανταπόκρισης. Δ. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΑΙΔΕΙΑΣ, ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ, ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΝΕΟΛΑΙΑΣ Στη Διεύθυνση Παιδείας, Πολιτισμού, Αθλητισμού και Νεολαίας υπάγονται τα κατωτέρω τμήματα και μη αυτοτελή γραφεία: Γραφείο Γραμματείας (μη αυτοτελές). 1) Τμήμα Παιδείας, Αθλητισμού & Νεολαίας. α. Γραφείο Παιδείας. β. Γραφείο δια βίου Μάθησης. γ. Γραφείο Αθλητισμού και Νεολαίας. 2) Τμήμα Πολιτισμού. α. Γραφείο Καλλιτεχνικών συνόλων. β. Γραφείο Προγραμματισμού & προβολής εκδηλώσεων. 3) Τμήμα Οργάνωσης Εκδηλώσεων. α. Γραφείο οργάνωσης εκδηλώσεων. β. Γραφείο Υποστήριξης υποδομών. Ε. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ, ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ & ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΥΓΕΙΑΣ Στη Διεύθυνση Κοινωνικής Μέριμνας, Αλληλεγγύης και Δημόσιας Υγείας υπάγονται τα κατωτέρω τμήματα και μη αυτοτελή γραφεία: Γραφείο Γραμματείας (μη αυτοτελές). Γραφείο Εθελοντισμού (μη αυτοτελές). Γραφείο Ισότητας των δύο φύλων (μη αυτοτελές). Γραφείο Διαχείρισης υλικού (μη αυτοτελές). 1) Τμήμα Εφαρμογής & Εποπτείας Προγραμμάτων Κοινωνικής Προστασίας. α. Γραφείο Συμβουλευτικής- Ψυχολογικής υποστήριξης. β. Γραφείο κοινωνικής προστασίας & παροχών. γ. Γραφείο Κοινωνικών προγραμμάτων. δ. Γραφείο Εποπτείας & Ελέγχου. 2) Τμήμα Δημόσιας Υγείας. α. Γραφείο Επόπτη Δημόσιας Υγείας. β. Δημοτικό Ιατρείο. γ. Γραφείο προστασίας & προαγωγής της Δημόσιας Υγείας. Ζ. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Στη Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών υπάγονται τα κατωτέρω τμήματα και μη αυτοτελή γραφεία: Γραφείο Γραμματείας (μη αυτοτελές). Γραφείο Προσβασιμότητας Ατόμων με Αναπηρίες (μη αυτοτελές). 1) Τμήμα Μελετών Κατασκευών. α. Γραφείο Μελετών. β. Γραφείο Διαγωνισμών, Ανάθεσης Μελετών Έργων & Επίβλεψης. 1778

14 γ. Γραφείο Κυκλοφοριακών θεμάτων. δ. Γραφείο Καταχώρησης ανελκυστήρων. 2) Τμήμα Κτηματολογίου & Δημοτικής Περιουσίας. α. Γραφείο Κτηματολογίου. β. Γραφείο Κοινωνικού Συντελεστή. γ. Γραφείο Δημοτικής περιουσίας. δ. Γραφείο Αδειών Έργων- Χρήσης Οδικού δικτύου. Η. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΔΟΜΗΣΗΣ Στη Διεύθυνση Υπηρεσίας Δόμησης υπάγονται τα κατωτέρω τμήματα και μη αυτοτελή γραφεία: Γραφείο Γραμματείας πρωτοκόλλου (μη αυτοτελές). 1) Τμήμα Έκδοσης Αδειών Δόμησης. α. Γραφείο Έκδοσης Εγκρίσεων Αδειών Δόμησης. β. Γραφείο ελέγχου εργασιών δόμησης, επικινδύνων και επικινδύνως ετοιμόρροπων. 2) Τμήμα Πολεοδομικών Μελετών α. Γραφείο τοπογραφήσεων, πράξεων τακτοποίησης αναλογισμού, διορθωτικών πράξεων εφαρμογής. β. Γραφείο Γ.Π.Σ., Πολεοδομικών Μελετών αναθεώρησης και τροποποιήσεων του εγκεκριμένου σχεδίου πόλης. γ. Γραφείο G.I.S. Θ. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ,ΕΡΓΩΝ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ & ΣΗΜΑΝΣΕΩΝ Γραφείο Γραμματείας Πληροφοριακού Συστήματος (μη αυτοτελές). Γραφείο Πολιτικής Προστασίας (μη αυτοτελές). Γραφείο Π.ΑΜ ΠΣΕΑ (μη αυτοτελές). 1) Τμήμα Έργων συντήρησης & σημάνσεων. α. Γραφείο Ηλεκτροφωτισμού. β. Γραφείο Σήμανσης οδών. γ. Γραφείο Συντήρησης Κτιριακών Εγκαταστάσεων. δ. Γραφείο Συντήρησης κοινοχρήστων Χώρων. ε. Γραφείο Αποθήκης. στ. Γραφείο Κίνησης. ζ. Γραφείο Μελετών. στ. Γραφείο Εφαρμογής Γεωγραφικού Συστήματος. Πληροφοριών (G.I.S.). Ι. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ ANAKYKΛΩΣΗΣ Στη Διεύθυνση Καθαριότητας υπάγονται τα κατωτέρω τμήματα και μη αυτοτελή γραφεία: Γραφείο Γραμματείας (μη αυτοτελές). Γραφείο Μελετών, Σχεδιασμού και Παρακολούθησης (μη αυτοτελές). 1) Τμήμα Καθαριότητας Ανακύκλωσης. α. Γραφείο Αποκομιδής Απορριμμάτων. β. Γραφείο Αποκομιδής Ανακυκλώσιμων Υλικών. δ. Γραφείο Καθαρισμού Κοινοχρήστων Χώρων. ε. Γραφείο Αποθήκης. 2) Τμήμα Κίνησης & Συντήρησης Οχημάτων & Μηχανημάτων. α. Γραφείο Κίνησης Οχημάτων και Μηχανημάτων. β. Γραφείο Συντήρησης Οχημάτων και Μηχανημάτων. γ. Γραφείο Αποθήκης - Ανταλλακτικών. ΙΑ. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΑΣΙΝΟΥ Στη Διεύθυνση Πρασίνου υπάγονται τα κατωτέρω τμήματα και μη αυτοτελή γραφεία: Γραφείο Γραμματείας (μη αυτοτελές). 1) Τμήμα Κήπων - Δενδροστοιχιών. α. Γραφείο διαμόρφωσης & συντήρησης κήπων, αλσυλλίων δενδροστοιχιών και άλλων χώρων πρασίνου. 1779

15 β. Γραφείο αποθήκης και διαχείρισης υλικού. Αντικείμενο, στόχοι και παράγοντες επιτυχίας του Έργου Αντικείμενο του Έργου Το αντικείμενο του έργου αφορά στην εγκατάσταση, παραμετροποίηση και λειτουργία, μιας έτοιμης λύσης για τη διαχείριση των Υπηρεσιών Πρόνοιας που προσφέρει ο Δήμος. Στόχος είναι όλα τα αιτήματα των πολιτών να διεκπεραιώνονται σε σύντομο χρονικό διάστημα και παράλληλα τόσο ο Δήμος όσο και ο Ενδιαφερόμενος δημότης, να μπορούν να έχουν ενημέρωση για τα εν εξελίξει αιτήματα για προνοιακές παροχές, σε πραγματικό χρόνο. Οι υπηρεσίες αυτές αφορούν την υποβολή αίτησης για ένταξη σε προνοιακή παροχή του Δήμου και τη διεκπεραίωση αυτής με ψηφιοποιημένο τρόπο, από την έγκριση της, μέχρι την ολοκλήρωση ή τη λήξη της. Οι θεματικές ενότητες που θα καλύπτονται, θα είναι ικανές να καλύψουν πλήρως τις ανάγκες Ευπαθών Κοινωνικών Ομάδων για προνοιακές παροχές. Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Στόχος του έργου είναι να αποτελέσει σημαντικό μέσο ενημέρωσης και εξυπηρέτησης των πολιτών του Δήμου, συμβάλλοντας στην ταχύτερη διεκπεραίωση των σχετικών αιτημάτων τους, όσο και να καθιερωθεί ως ένα χρηστικό μέσο για τους υπαλλήλους του δήμου, το οποίο θα βελτιώσει την καθημερινή λειτουργία τους. Μέσω της συγκεκριμένης διαδικτυακής υπηρεσίας οι χρήστες του συστήματος, οι οποίοι θα είναι δημότες αλλά και υπάλληλοι των δημοτικών υπηρεσιών, θα μπορούν μέσω ενός φιλικού περιβάλλοντος: Να υποβάλλουν μια αίτηση για ένταξη σε υπηρεσίες πρόνοιας του Δήμου Να ενημερωθούν για τους όρους συμμετοχής και τα απαραίτητα δικαιολογητικά Να εγκρίνουν ή να απορρίψουν μια αίτηση Να ζητήσουν την προσκόμιση των δικαιολογητικών και να διατηρήσουν τυχόν εκκρεμότητα Να θέσουν ημερολογιακή ισχύ, στην παροχή που προσφέρεται Να δημιουργήσουν μια «σχέση» ενδιαφερόμενου, με οικονομικής φύσεως παροχή και να ενημερώσουν το οικονομικό τμήμα του Δήμου Να δημιουργήσουν μια «σχέση» ενδιαφερόμενου, με διάφορες χρονοπρογραμματιζόμενες ενέργειες πρόνοιας και βοήθειας του Δήμου Να ελέγχουν το καθημερινό πρόγραμμα ενεργειών του Δήμου Να επιβεβαιώσουν την εκτέλεση μιας παροχής. Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να παρέχει ψηφιακά τις παρακάτω Υπηρεσίες προς Πολίτες: Υπηρεσία εγγραφής μέλους, για την πρόσβαση στις παρακάτω υπηρεσίες Υπηρεσία υποβολής αίτησης, ανά κατηγορία. Υπηρεσία ενημέρωσης προσκόμισης δικαιολογητικών. Υπηρεσία έγκρισης ή απόρριψης αίτησης με διατήρηση εκκρεμότητας στα δικαιολογητικά. Υπηρεσία ενημέρωσης σχετικά με την εξέλιξη της αίτησης του ενδιαφερόμενου Δυνατότητα χρονοπρογραμματισμού παροχών Δυνατότητα επιβεβαίωσης εκτέλεσης εργασιών ή καταβολής επιδομάτων. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Περιγραφή Υπηρεσίας εγγραφή μέλους, για την πρόσβαση στις παρακάτω υπηρεσίες Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Βασικά Δεδομένα Ενδιαφερόμενου Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Κωδικός πρόσβασης στο σύστημα με συγκεκριμένες δυνατότητος Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοποίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) Υπηρεσία υποβολής Δεδομένα αίτησης Αιτήσει Υπό Αξιολόγηση 3o 3o 1780

16 αίτησης, ανά κατηγορία Υπηρεσία ενημέρωσης προσκόμισης δικαιολογητικών Υπηρεσία έγκρισης ή απόρριψης αίτησης με διατήρηση εκκρεμότητας στα δικαιολογητικά Παραμετρικός Ορισμός απαιτούμενων δικαιολογητικών ανά κατηγορία αίτησης, mail επικοινωνίας με ενδιαφερόμενο Κριτήρια Αξιολόγησης Ηλεκτρονική επικοινωνία με πολίτη Ενεργή ή μη Ενεργή αίτηση 3o 5o Δυνατότητα χρονοπρογραμματι σμού παροχών Διαθεσιμότητα στελεχών Πρόγραμμα ενεργειών ανά στέλεχος Δήμου 5o Δυνατότητα επιβεβαίωσης εκτέλεσης εργασιών ή καταβολής επιδομάτων Ημερήσιο Φύλλο Ενεργειών Στελέχους Δήμου Απολογισμός ενεργειών ανά στέλεχος, Συνολικός Απολογισμός παροχών Δήμου 5o Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Η προβλεπόμενη αρχιτεκτονική για τις εφαρμογές που θα αναπτυχθούν στο παρόν έργο αναλύεται παρακάτω. Web server: Είναι το υποσύστημα που εξυπηρετεί τα αιτήματα πρόσβασης των χρηστών και λειτουργεί ως «ενδιάμεσος» μεταξύ των χρηστών και της υπηρεσίας. Application server: Είναι το υποσύστημα που ενσωματώνει τη λογική του υπό ανάθεση έργου. Δέχεται αιτήματα από το web server, εκτελεί τις ανάλογες ενέργειες της υπηρεσίας (π.χ. καταχώριση δεδομένων, προβολή δεδομένων, έλεγχος χρήστη, κτλ) και χρησιμοποιεί τη βάση δεδομένων για ανάγνωση και καταχώριση δεδομένων. Στην λειτουργικότητα του υποσυστήματος θα ενσωματωθεί και η πλατφόρμα alerting με διεπαφή σε . Database server: Είναι το υποσύστημα που αποθηκεύει τα δεδομένα της υπηρεσίας. Η φυσική αρχιτεκτονική του συστήματος παρουσιάζεται παρακάτω: 1781

17 Όλη η απαραίτητη υποδομή που απαιτείται για τη σωστή λειτουργικότητα των υπηρεσιών παρέχεται από τον Δήμο και θα αξιοποιηθεί για την υλοποίηση του παρόντος Έργου. Η λογική αρχιτεκτονική του συστήματος παρουσιάζεται παρακάτω: Απαιτήσεις Εγκατάστασης Ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να εγκαταστήσει και να λειτουργήσει το προσφερόμενο Λογισμικό, σε Δημόσιο Ψηφιακό Κέντρο Δεδομένων το οποίο θα του υποδειχθεί από τον Δήμο. Για τον λόγο αυτό ο Ανάδοχος θα παραδώσει στο Δήμο τις απαιτήσεις των υποδομών για την ορθή λειτουργία της εφαρμογής. Μέχρι την υπόδειξη από το Δήμο, του Ψηφιακού Κέντρου Δεδομένων στο οποίο τελικά θα εγκατασταθεί και θα φιλοξενηθεί η εφαρμογή, ο ανάδοχος δεσμεύεται να φιλοξενήσει την εφαρμογή, σε εγκατάσταση ευθύνης του ή σε ειδικό κέντρο φιλοξενίας δεδομένων (host center) χωρίς επιπλέον κόστος για το Δήμο. Το μέγιστο χρονικό διάστημα φιλοξενίας από τον ανάδοχο θα είναι ένα έτος από την ημερομηνία παράδοσης της εφαρμογής. Σε αυτό το χρονικό διάστημα ο ανάδοχος υποχρεούται να κάνει μετάπτωση(migration) της εφαρμογής στο Ψηφιακό Κέντρο Δεδομένων που θα του υποδειχθεί. Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Οι γενικές αρχές που θα διέπουν το σύστημα για την παροχή των ψηφιακών υπηρεσιών του Δήμου σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο είναι: Σύστημα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), δηλαδή υποχρεωτική χρήση ανοικτών προτύπων που θα διασφαλίζουν: o την ομαλή λειτουργία και συνεργασία μεταξύ του συνόλου του προς προμήθεια υπηρεσιών o την επεκτασιμότητα των υποσυστημάτων χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους. Οι εφαρμογές του Συστήματος θα πρέπει να είναι κατάλληλα σχεδιασμένες ώστε να παρέχουν τη δυνατότητα εύκολης επικοινωνίας, διασύνδεσης ή και ολοκλήρωσης με τρίτες εφαρμογές ή / και υποσυστήματα. Γι αυτό το λόγο θα πρέπει να παρέχουν κατ ελάχιστον τα ακόλουθα: Τεκμηριωμένα API (Application Programming Interface) τα οποία να επιτρέπουν την ολοκλήρωση/ διασύνδεση με τρίτες εφαρμογές, όπου αυτό είναι απαραίτητο. Δυνατότητα διασύνδεσης / επικοινωνίας με τρίτες εφαρμογές βάσει διεθνών standards (XML, SOAP, UDDI κλπ.), 1782

18 Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού Αρχιτεκτονική Ν-tier για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα, αλλά και στη συντήρησή του Χρήση γραφικού περιβάλλοντος λειτουργίας των χρηστών για την αποδοτική χρήση των εφαρμογών και την ευκολία εκμάθησής τους Διασφάλιση της πληρότητας, ποιότητας, ακεραιότητας και ασφάλειας των δεδομένων των εφαρμογών. Σχεδιασμός και υλοποίηση με βασική αρχή την οικονομία πόρων αλλά και τη βέλτιστη απόδοση των συστημάτων που θα προσφερθούν. Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων Υποσύστημα Αιτήσεων Γενικά Κάθε ενδιαφερόμενος, που επιθυμεί να ενταχθεί σε οποιαδήποτε βοήθεια προσφέρεται, θα πρέπει να υποβάλλει τη σχετική αίτηση. Για την οργάνωση του Δήμου και την επιτυχία του εγχειρήματος όλες οι αιτήσεις θα λαμβάνονται ηλεκτρονικά. Η καταχώρηση στο σύστημα θα μπορεί να γίνει με 2 τρόπους: 1. Καταχώριση μέσω διαδικτύου από τον ενδιαφερόμενο 2. Καταχώριση μέσω διαδικτύου από υπάλληλο του Δήμου, που προσφέρει σχετικές υπηρεσίες πληροφόρησης δημοτών και βοήθειας αυτών. Για να ολοκληρωθεί η καταχώριση μίας αίτησης, θα πρέπει αρχικά ο ενδιαφερόμενος να εισάγει τα βασικά του στοιχεία στο σύστημα και να λάβει έναν μοναδικό κωδικό αριθμό (Μητρώο Ληπτών Υπηρεσιών Πρόνοιας). Στη συνέχεια θα πρέπει να καταχωρήσει την αίτηση, σε αντιστοίχιση με το μητρώο του, δηλώνοντας βασική ανάγκη. Κάθε αίτηση μπορεί να περιλαμβάνει Μία Υπηρεσία ή Παροχή και Έναν ενδιαφερόμενο. Η αίτηση έχει στάδια υποβολής, προσωρινό και οριστικό, ώστε να διευκολύνει τον ενδιαφερόμενο στη σύνταξη της. Κάθε αίτηση που υποβάλλεται οριστικά, παίρνει έναν μοναδικό κωδικό αριθμό, τον οποίο ο ενδιαφερόμενος πρέπει να γνωρίζει ώστε να ενημερώνεται για τα στάδια εξέλιξης αυτής. Το σύστημα ανάλογα με την υπηρεσία που επιλέγει ο ενδιαφερόμενος, θα τον καθοδηγεί ως προς τις διαδικασίες και τα σχετικά δικαιολογητικά που πρέπει να υποβάλλει στο Δήμο. Η τελική κατάληξη της αίτησης, μπορεί να είναι έγκριση ή απόρριψη. Υποβολή Αίτησης Είτε από σημείο πρόσβασης στο διαδίκτυο που ο ενδιαφερόμενος έχει στη διάθεση του, είτε στις υπηρεσίες του Δήμου, οι οποίες θα λειτουργούν διασυνδεόμενες στο ίδιο πληροφοριακό σύστημα, κοινής βάσης δεδομένων, θα πρέπει να αποδοθεί μητρώο στο Λήπτη, ώστε να τεθεί στη συνέχεια η αίτηση σε αντιστοιχία με αυτό. Προσοχή Εάν η αίτηση αφορά Ένταξη σε δομές εκπαίδευσης, πρέπει να τεθεί στο σύστημα, Μητρώο Γονέα και Τέκνου αντίστοιχα. Η ηλεκτρονική σύνταξη της αίτησης κατ ελάχιστον περιλαμβάνει: την ημερομηνία και την ώρα Υποβολής το σημείο Υποβολής το Συντάκτη το Μητρώο Λήπτη το Μητρώο άμεσα ωφελούμενου την Υπηρεσία ή την Παροχή η οποία θα επιλέγεται από λίστα την Αιτούμενη Χρονοδιάρκεια της Παροχής το Status Υποβολής της Αίτησης = Προσωρινό ή Οριστικό το Status της Αίτησης = Προς Αξιολόγηση 1783

19 Σύνταξη ΑΙΤΗΣΗΣ Προσωρινή Υποβολή Ολοκλήρωση ΑΙΤΗΣΗΣ Οριστική Υποβολή ΠΡΟΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Ανάλογα με την Υπηρεσία που θα επιλέγεται, το σύστημα θα εμφανίζει εξειδικευμένες επιπλέον πληροφορίες που ζητούνται καθώς και σχετικά δικαιολογητικά. Για παράδειγμα για την ένταξη σε εκπαίδευση θα πρέπει να δηλώνονται, επιθυμητό σχολείο ή εναλλακτικό σχολείο εάν δεν υπάρχει διαθεσιμότητα θέσεων στην πρώτη επιλογή (επιλογή υπηρεσίας ή Δομής, από λίστα Μητρώο Ειδικών και Δομών Δήμου) τα πλήρη στοιχεία τέκνων, εργασιακή απασχόληση γονέων, εισοδήματα κα. Τα απαραίτητα δικαιολογητικά θα εμφανίζονται στην οθόνη για ενημέρωση και συλλογή αυτών. Η προσκόμιση των δικαιολογητικών θα γίνεται μόνο εάν υπάρξει θετική πρώτη αξιολόγηση της αίτησης (status = Προσωρινή Έγκριση). Ο ενδιαφερόμενος που συντάσσει την αίτηση χωρίς την υποστήριξη Υπαλλήλων του δήμου, θα έχει τη δυνατότητα προσωρινής αποθήκευσης της αίτησης, εάν διαπιστώσει ότι δεν έχει στη διάθεση του, μια ορισμένη πληροφορία. Κατά την επανείσοδό του στο σύστημα θα μπορεί να εποπτεύσει τα στοιχεία καταχώρισης, να ολοκληρώσει τη σύνταξη του και να την υποβάλλει ΟΡΙΣΤΙΚΑ. Με την οριστική υποβολή μιας αίτησης, το σύστημα θα αποδίδει σε αυτή έναν μοναδικό κωδικό αριθμό και θα ενημερώνει το χρήστη σχετικά. Ο χρήστης θα μπορεί να εκτυπώσει ή να αποθηκεύσει ηλεκτρονικά στον υπολογιστή την αίτηση του. Αξιολόγηση Αίτησης Έγκριση Όλες οι αιτήσεις ανά Υπηρεσία ή Παροχή, θα «συγκεντρώνονται» σε ειδική οθόνη προκειμένου να αξιολογηθούν. Ο εγκρίνων θα έχει τη δυνατότητα ταξινόμησης με διάφορα κριτήρια ή απομόνωσης και εμφάνισης αιτήσεων που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια, για την καλύτερη δυνατή εποπτεία αυτών. Η έγκριση μιας αίτησης θα περιλαμβάνει: Ημερομηνία, ώρα Έγκρισης και Αρ. Απόφασης (εάν υπάρχει) και 2 στάδια: Προσωρινή Έγκριση και Οριστική Έγκριση. Η προσωρινή έγκριση τίθεται σαν βήμα, προκειμένου να γίνει ο τελικός έλεγχος δικαιολογητικών ή επιτόπιος έλεγχος σε άλλες παροχές όπως βοήθεια στο σπίτι κα. Η προσωρινή έγκριση μιας αίτησης, δεσμεύει «διαθεσιμότητα», ενώ η οριστική έγκριση μιας αίτησης, «αφαιρεί» από τη διαθεσιμότητα. Πρακτικά οι δυνατότητες του Δήμου για παροχές δεν είναι απεριόριστες. Η «έγκριση» στο σύστημα θα πρέπει να δίνει στον χρήστη, μια εικόνα της χρήσης των διαθέσιμων παροχών του. Η διαθεσιμότητα σε μια παροχή μπορεί να είναι: αριθμητική, πχ 30 θέσεις παίδων σε ένα παιδικό σταθμό, οικονομική, πχ ,00 για επιδόματα απόρων κα. 1784

20 Κατά την προσωρινή έγκριση της αίτησης, θα υπάρχει η δυνατότητα να γίνει επισήμανση για προσκόμιση επιπλέον δικαιολογητικών ή προσέλευση στο Δήμο για οποιοδήποτε έλεγχο. Ο ενδιαφερόμενος θα μπορεί να ειδοποιηθεί και μέσω mail που θα έχει δηλώσει στην υποβολή της αίτησης. - Status Αίτησης = Προσωρινή Έγκριση Με την προσκόμιση και τον έλεγχο όλων των δικαιολογητικών, ο εξουσιοδοτημένος χρήστης, θα μπορεί να σημάνει την αίτηση, ως οριστικά εγκεκριμένη. - Status Αίτησης = Οριστική Έγκριση ΑΙΤΗΣΗ Προσωρινή Έγκριση ΣΕΝΑΡΙΟ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΕΠΑΝ ΕΛΕΓΧΟΣ Έλεγχος Δικαιολογητικών & Προϋποθέσεων Μια Οριστική Έγκριση ΕΝΤΑΞΗ οριστικά Εγκεκριμένη Αίτηση περιλαμβάνει και τις οριστικές αποφάσεις του Δήμου ως προς τις παροχές από τον Δήμο προς τον Ενδιαφερόμενο, δηλαδή π.χ.: Σχολείο που επιλέχθηκε Ύψος Οικονομικής Βοήθειας Χρονική Ισχύος Επιδόματος (Από Έως) Λόγω του ότι μια αίτηση μπορεί να έχει ΜΙΑ μόνο υπηρεσία ή παροχή, η αίτηση μπορεί να εγκριθεί ή να απορριφθεί. Αξιολόγηση Αίτησης - Απόρριψη Όλες οι αιτήσεις ανά Υπηρεσία ή Παροχή, θα «συγκεντρώνονται» σε ειδική οθόνη προκειμένου να αξιολογηθούν. Ο εγκρίνων θα έχει τη δυνατότητα ταξινόμησης με διάφορα κριτήρια ή απομόνωσης και εμφάνισης αιτήσεων που πληρούν ή δεν πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια, για την καλύτερη δυνατή εποπτεία αυτών. Η απόρριψη μιας αίτησης θα περιλαμβάνει: Ημερομηνία, ώρα Απόρριψης, Αρ. Απόφασης (εάν υπάρχει) και αιτιολόγηση απόρριψης με 2 στοιχεία: επιλογή αρχικής αιτιολόγησης από κωδικοποιημένη λίστα και πλήρη αιτιολόγηση Σε απόρριψη ενδέχεται να καταλήξει μια αίτηση, είτε στο αρχικό στάδιο αξιολόγησης (εξ αρχής), είτε μετά την εξέταση δικαιολογητικών εάν βρεθεί ότι τελικά δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις. 1785

21 ΑΙΤΗΣΗ Προσωρινή Έγκριση ΣΕΝΑΡΙΟ ΑΠΟΡΡΙΨΗΣ Έλεγχος Δικαιολογητικών & Προϋποθέσεων Απόρριψη Κατηγοριοποίηση Αίτησης Κατά την αξιολόγηση μιας αίτησης, ο εξουσιοδοτημένος χρήστης έχει τη δυνατότητα να αντιστοιχίσει την αίτηση, με διάφορα κριτήρια/χαρακτηριστικά που θα οδηγήσουν τελικά στην έγκριση ή την απόρριψη αυτής. Για παράδειγμα σε μια ειδική ενότητα δεδομένων, για μια αίτηση ένταξης σε εκπαιδευτική δομή, ο χρήστης αξιολογητής, συμπληρώνει χαρακτηριστικά αιτούμενου και αίτησης, αφού λάβει υπόψη του τα δηλωθέντα στοιχειά και τα δικαιολογητικά: - Κατάσταση Γάμου Γονέα: Έγγαμος / Διαζευγμένος / Χήρος / Εκτός Γάμου / Με Σύμφωνο - Ένα τέκνο / Δύο τέκνα /Τρίτεκνος / Πολύτεκνος - Εισοδήματα: Κάτω των ,00 / Άνω των ,00 - Ασφαλιστική Κάλυψη Γονέα: / ΟΧΙ - Ασφαλιστική Κάλυψη Τέκνου: / ΟΧΙ - Εργασία Γονέα: / ΟΧΙ - Χαρακτηριστικά Εργασίας: Μόνιμη, Εποχιακή, Ορισμένου Χρόνου - κ.α. Στο πληροφοριακό Σύστημα ο χρήστης θα μπορεί να ορίσει τα κριτήρια/ χαρακτηριστικά, που θα πρέπει υποχρεωτικά να συμπληρώσει ο υπάλληλος του δήμου, αφού λάβει υπόψη του τα δηλωθέντα και εξετάσει και τα δικαιολογητικά του αιτούντα. Για τον παραμετρικό ορισμό ενός κριτηρίου θα δηλώνονται, ο τίτλος του, οι τιμές συνολικά που μπορεί να δεχθεί το πεδίο, οι τιμές που είναι εντός ορίων και το είδος της τιμής που θα πληκτρολογείται: αριθμός, κείμενο, κλπ. Δικαιολογητικά Αίτησης Τα δικαιολογητικά που απαιτείται να προσκομίσει ο ενδιαφερόμενος για την οριστική αξιολόγηση μιας αίτησης, θα πρέπει να είναι παραμετρικά ορισμένα στη βάση δεδομένων του συστήματος, ανά υπηρεσία ή παροχή και να εμφανίζονται κατά την υποβολή μιας αίτησης. Ο Δήμος θα πρέπει να μπορεί να ορίσει τα δικαιολογητικά υπό μορφή τίτλων και για κάθε δικαιολογητικό να μπορεί να θέσει: Πληροφορίες, όπως από πού μπορεί ο ενδιαφερόμενος να το λάβει και ειδικά χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει, για παράδειγμα: ημερομηνία έκδοσης όχι προγενέστερη των 2 μηνών από την ημερομηνία υποβολής αίτησης 1786