Διαδικασίες Λειτουργίας

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ ΔΗΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ Διαδικασίες Λειτουργίας ΓΔ-09 «ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΝΑΓΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΡΓΩΝ

2 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 2 από 10 Έγκριση: Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας Πίνακας Ελέγχου Μεταβολών Διαδικασιών Συστήματος ΈΚΔΟΣΗ ΑΝΑΘ/ΣΗ ΗΜ/ΝΙΑ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΜΕΤΑΒΟΛΗΣ ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΠΟ /9/2008 ΑΡΧΙΚΗ ΣΥΝΤΑΞΗ Εκπρόσωπο Διοίκησης /1/2009 Γενικές διορθώσεις αρχικής Εκπρόσωπο Διοίκησης 1 3 1/6/2010 Επανασχεδιασμός ΣΔΠ Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας /1/2016 Επικαιροποίηση για την διοικητική ικανότητα, στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας 1. Σκοπός: H διαδικασία αυτή καθορίζει τις ενέργειες που ακολουθούνται στον προγραμματισμό και στην παρακολούθηση των έργων που αποφασίζει να υλοποιήσει η Διοίκηση του Δήμου, με στόχο την προώθηση της τοπικής ανάπτυξης, την αναβάθμιση της οργάνωσης των υπηρεσιών του Δήμου και των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες, καθώς και τη βέλτιστη και ορθή κατανομή όλων των διαθέσιμων πόρων. Η διαδικασία αυτή ισχύει και ακολουθείται από το σύνολο των υπηρεσιών του Δήμου που εμπλέκονται στον προγραμματισμό και στη παρακολούθηση των έργων. Ως έργο νοείται κάθε είδους δράση (τεχνικό έργο, μελέτη, προμήθεια, υπηρεσία) που εγγράφεται στο ΕΠΔ του Δήμου. 2. Ευθύνη: Εκτελεστική Επιτροπή Οικονομική Επιτροπή Δημοτικό Συμβούλιο Δήμαρχος Διευθυντές Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Τμηματάρχες 3. Διαδικασίες

3 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 3 από 10 Έγκριση: Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας Ο Δήμος Ηρακλείου καταρτίζει Πενταετές Επιχειρησιακό του Πρόγραμμα (ΕΠ), με διάρκεια που ταυτίζεται με τη διάρκεια της θητείας της κάθε Δημοτικής Αρχής και αυτό γίνεται κατά το πρώτο εξάμηνο ανάληψης των καθηκόντων αυτής. Από τα μέσα κάθε έτους, καταρτίζει το Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης του επόμενου οικονομικού έτους, στο οποίο εντάσσονται έργα εγγεγραμμένα στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα, αλλά και δράσεις που προκύπτουν από έκτακτες διαπιστωμένες ανάγκες από τις Υπηρεσίες του Δήμου, από προτάσεις των τοπικών φορέων και από σχετικές αποφάσεις της Εκτελεστικής Επιτροπής, της Οικονομικής Επιτροπής και του Δημοτικού Ο Δήμος Ηρακλείου έχει καθορίσει τις διαδικασίες, στο πλαίσιο της ισχύουσας νομοθεσίας, για: Διαχείριση αναγκών έργων Κατάρτιση του Πενταετούς Επιχειρησιακού Προγράμματος Κατάρτιση του Ετήσιου Προγράμματος Δράσης Τροποποίηση & Παρακολούθηση του Επιχειρησιακού Προγράμματος και των Ετήσιων Προγραμμάτων Δράσης Παρακολούθηση προγραμμάτων χρηματοδότησης και ένταξη σε αυτά έργων του Δήμου 3.1 Διαχείριση αναγκών έργων 1. Ο Δήμος Ηρακλείου, με στόχο την αναβάθμιση της ποιότητας ζωής των πολιτών, προγραμματίζει έργα τα οποία έχει εντάξει στο Πενταετές Επιχειρησιακό του Πρόγραμμα (ΕΠ). 2. Σε ετήσια βάση ο Δήμος καταρτίζει το Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης (ΕΠΔ), στο οποίο εντάσσονται έργα του πενταετούς Επιχειρησιακού Προγράμματος (ΕΠ) αλλά και έργα που προκύπτουν από: Προτάσεις από τοπικούς αρμόδιους φορείς και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη, έπειτα από τη διεξαγωγή κάθε μορφής διαβούλευσης Διαπιστωμένες έκτακτες ανάγκες από τις υπηρεσίες του Δήμου και τα συμβούλια των Δημοτικών & Τοπικών Κοινοτήτων του Δήμου Την κατά περίπτωση αναγνώριση της αναγκαιότητας υλοποίησης κάποιου έργου, κατόπιν διαπίστωσης έκτακτης ανάγκης

4 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 4 από 10 Έγκριση: Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας Ανάγκες προηγούμενων ετών οι οποίες δεν υλοποιήθηκαν για οποιοδήποτε λόγο Σχετικές αποφάσεις του Δημάρχου και του Δημοτικού Συμβουλίου Για την κατάρτιση του Ετήσιου Προγράμματος Δράσης ακολουθούνται συγκεκριμένες διαδικασίες, οι οποίες συμβάλουν στον πληρέστερο προγραμματισμό κάθε δράσης, με συνέπεια να διασφαλίζεται η ταχύτερη υλοποίησή τους (σχεδιασμός, ωρίμανση, παρακολούθηση, υλοποίηση). Οι διαδικασίες αυτές αφορούν στον προσδιορισμό των δράσεων που πρόκειται να υλοποιήσει ο Δήμος έπειτα από συνεργασία του πολιτικού και του στελεχιακού δυναμικού του Δήμου, στην εκπόνηση των αναγκαίων μελετών, στην εξασφάλιση των απαιτούμενων πόρων και στον καθορισμό των σχετικών χρονοδιαγραμμάτων. Στον ετήσιο προγραμματισμό των δράσεων συμμετέχουν όλοι οι προϊστάμενοι των Δ/νσεων, των Τμημάτων, των αυτοτελών Γραφείων και οι αρμόδιοι αντιδήμαρχοι. Από τα μέσα του έτους οι προϊστάμενοι των Δ/νσεων και Τμημάτων, αφού εξετάσουν όλα τα προαναφερόμενα στοιχεία και τις προτεραιότητες της Δημοτικής Αρχής, καταγράφουν τις ανάγκες σε έργα του τομέα της αρμοδιότητάς τους. Μετά την αξιολόγηση και την κατηγοριοποίηση των αναγκών και αφού συνεκτιμήσουν τις τεχνοοικονομικές δυνατότητες του Δήμου, αποφασίζουν για τις δράσεις που θα εισηγηθούν, προκειμένου να ενταχθούν στο Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης του Δήμου. Σε ότι αφορά την εξασφάλιση των απαιτούμενων πόρων για την υλοποίηση των δράσεων, οι προϊστάμενοι των Τμημάτων, πριν ολοκληρώσουν τις εισηγήσεις τους, συνεργάζονται με τον προϊστάμενο της Διεύθυνσης, τον αρμόδιο αντιδήμαρχο και το Τμήμα Προγραμματισμού & Οργάνωσης, με στόχο την ένταξη των δράσεων και σε προγράμματα συγχρηματοδότησης. Όλες οι προαναφερόμενες δράσεις εντάσσονται υποχρεωτικά, βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας και έπειτα από την έγκρισή τους από τα συλλογικά όργανα του Δήμου, τόσο στο πενταετές ΕΠ, όσο και στα ΕΠΔ, που το εξειδικεύουν κατά έτος. Από το πενταετές Επιχειρησιακό πρόγραμμα του Δήμου προκύπτουν οι δράσεις οι οποίες εξειδικεύονται στα Ετήσια Προγράμματα Δράσης. Αν κάποια δράση δεν περιλαμβάνεται στο ΕΠ και στα ΕΠΔ, τότε συντάσσεται εισήγηση από την αρμόδια Υπηρεσία προς την Οικονομική Επιτροπή ή / και το Δημοτικό Συμβούλιο προκειμένου να αιτιολογηθεί η έκτακτη ανάγκη υλοποίησής της Κατάρτιση του Πενταετούς Επιχειρησιακού Προγράμματος

5 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 5 από 10 Έγκριση: Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας Με βάση τα ΠΔ 185/2007 & 89/2011 καθώς και τις εκάστοτε ισχύουσες Υπουργικές Αποφάσεις, καθορίζεται η δομή και το περιεχόμενο των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων των ΟΤΑ Α Βαθμού ως εξής: Α Φάση: Στρατηγικός Σχεδιασμός 1. Περιγραφή και αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης του εξωτερικού περιβάλλοντος του Δήμου. Διενεργείται διαγνωστική ανάλυση (swot analysis), σε βασικούς θεματικούς τομείς της περιοχής ευθύνης του Δήμου (φυσικό περιβάλλον, χωροταξικός σχεδιασμός, δημογραφικές προβολές & τάσεις, τοπική οικονομία & απασχόληση κ.α.), από διαθέσιμα στοιχεία που παρέχονται από τις υπηρεσίες του Δήμου ή/και τοπικούς φορείς και άλλες δημόσιες υπηρεσίες. Από όλη την προαναφερόμενη διαδικασία και έπειτα από αξιολόγηση του Τμήματος Προγραμματισμού & Οργάνωσης και της Ομάδας Διοίκησης Έργου του ΕΠ, διαμορφώνεται η αναπτυξιακή φυσιογνωμία του Δήμου. 2. Περιγραφή και αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης του εσωτερικού περιβάλλοντος του Δήμου και των Νομικών του Προσώπων. Διενεργείται διαγνωστική ανάλυση (swot analysis) των Υπηρεσιών, τόσο του Δήμου Ηρακλείου, όσο και των Νομικών του Προσώπων. Ειδικότερα το Τμήμα Προγραμματισμού & Οργάνωσης, σε συνεργασία με την ΟΔΕ του ΕΠ, επεξεργάζεται και αξιολογεί τα διαθέσιμα στοιχεία, που παρέχονται από το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου και τα αντίστοιχα Τμήματα των Δημοτικών Νομικών Προσώπων και αφορούν σε θέματα οργανωτικής δομής, στελέχωσης, υλικοτεχνικής υποδομής κ.α. Στη συνέχεια καταγράφονται τα δυνατά και αδύνατα σημεία των υπηρεσιών και εντοπίζονται τα κρίσιμα ζητήματα εσωτερικής ανάπτυξης. 3. Το Όραμα του Δήμου και οι αναπτυξιακές του προτεραιότητες. Έπειτα από συγκέντρωση και επεξεργασία όλων των διαθέσιμων στοιχείων από διάφορες Υπηρεσίες και πηγές, το Τμήμα Προγραμματισμού & Οργάνωσης και η ΟΔΕ του ΕΠ, αξιολογεί το ευρωπαϊκό και περιφερειακό αναπτυξιακό πλαίσιο, το οποίο μαζί με τα κρίσιμα ζητήματα ανάπτυξης που εντοπίστηκαν στα προηγούμενα κεφάλαια, αλλά και τις προτεραιότητες της Δημοτικής Αρχής και τις ευκαιρίες-δυνατότητες που προκύπτουν από το εξωτερικό περιβάλλον, αποτελούν τη βάση για τον καθορισμό του Οράματος και των αναπτυξιακών προτεραιοτήτων του Δήμου, που στη συνέχεια θα εξειδικευτούν σε συγκεκριμένους άξονες προτεραιότητας, μέτρα και γενικούς στόχους.

6 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 6 από 10 Έγκριση: Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας Το Τεύχος του σχεδίου της Α Φάσης του ΕΠ εγκρίνεται από την Εκτελεστική και Οικονομική Επιτροπή και τέλος από το ΔΣ. Έπειτα από τον έλεγχο νομιμότητας της ΑΔΣ από την Αποκεντρωμένη Διοίκηση Κρήτης, τίθεται για τουλάχιστον δυο εβδομάδες σε δημόσια διαβούλευση μέσω της ιστοσελίδας του Δήμου και παράλληλα παρουσιάζεται στη Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης η οποία και γνωμοδοτεί. Β Φάση: Επιχειρησιακός Προγραμματισμός Η Φάση αυτή κατάρτισης του ΕΠ αναφέρεται στον επιχειρησιακό και οικονομικό προγραμματισμό του Δήμου. Οι Άξονες και τα Μέτρα του Προγράμματος, όπως αυτά προσδιορίστηκαν και εγκρίθηκαν κατά την προηγούμενη Φάση, εξειδικεύονται σε σχέδια δράσης των Υπηρεσιών του Δήμου και των εποπτευόμενων από αυτόν Νομικών Προσώπων, τα οποία θα υλοποιηθούν στη βάση συγκεκριμένου χρονικού και οικονομικού προγραμματισμού. Πρόκειται για προτεινόμενα τεχνικά έργα, μελέτες, προμήθειες, υπηρεσίες, καθώς και συνέργειες με διάφορους φορείς και σωματεία και λοιπές διαδικασίες που δεν επιβαρύνουν τον Π/Υ του Δήμου. 1. Κατάρτιση του πενταετή οικονομικού προγραμματισμού των δράσεων του Δήμου και των Νομικών του Προσώπων. Η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται με τη συμπλήρωση των στοιχείων ειδικού πίνακα, όπως περιγράφεται στο έντυπο ΕΓΔ-18Α «ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΕΝΤΑΕΤΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ», από τις υπηρεσίες του Δήμου και των Νομικών Προσώπων που εποπτεύονται από αυτόν, έπειτα από σχετικό έγγραφο του Τμήματος Προγραμματισμού & Οργάνωσης και συχνές συνεδριάσεις της ΟΔΕ του ΕΠ. 2. Καθορισμός δεικτών παρακολούθησης και αξιολόγησης του Επιχειρησιακού Προγράμματος. Η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται, έπειτα από διαβούλευση με τις Υπηρεσίες του Δήμου και των Νομικών Προσώπων, που εποπτεύονται από αυτόν και συχνές συνεδριάσεις της ΟΔΕ του ΕΠ, όπου τελικά προσδιορίζονται ανά Άξονα και Μέτρο οι δείκτες παρακολούθησης και αξιολόγησης του ΕΠ. Το Τεύχος του σχεδίου της Α & Β Φάσης του ΕΠ εγκρίνεται από την Εκτελεστική Επιτροπή & το ΔΣ. Έπειτα από τον έλεγχο νομιμότητας της ΑΔΣ, από την Αποκεντρωμένη Διοίκηση Κρήτης, αναρτάται στην ιστοσελίδα του Δήμου. Το Τμήμα Προγραμματισμού & Οργάνωσης ενημερώνεται, από τις αρμόδιες υπηρεσίες & το Τμήμα Π/Υ, για τις τροποποιήσεις που επέρχονται ετησίως στο ΕΠ και το τροποποιεί συνολικά κατά το τρίτο έτος της δημοτικής θητείας.

7 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 7 από 10 Έγκριση: Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας 3.3. Κατάρτιση του Ετήσιου Προγράμματος Δράσης Η διαδικασία αυτή αφορά στον ετήσιο προγραμματισμό των δράσεων (τεχνικών έργων, μελετών, προμηθειών, υπηρεσιών), ώστε να επιτυγχάνεται η αποτελεσματική υλοποίησή τους και η βέλτιστη κατανομή των πόρων που επιτυγχάνεται ως εξής: 1. Το Τμήμα Προγραμματισμού και Οργάνωσης αποστέλλει, από τα μέσα του έτους, έγγραφο σε όλες τις οργανικές μονάδες του Δήμου, με στόχο την εισήγηση προτάσεων για τον προγραμματισμό των δράσεων του επόμενου οικονομικού έτους. 2. Οι Υπηρεσίες του Δήμου Ηρακλείου υποβάλλουν, στο Τμήμα Προγραμματισμού και Οργάνωσης, εισηγήσεις με αναλυτικά στοιχεία των δράσεών τους, προκειμένου να εγγραφούν και κωδικοποιηθούν στο Ετήσιο πρόγραμμα Δράσης του Δήμου Ηρακλείου. 3. Οι προϊστάμενοι των Δ/νσεων, αφού συγκεντρώσουν τις εισηγήσεις των υπευθύνων των Τμημάτων, εξετάζουν τη σκοπιμότητα της κάθε δράσης, τον τρόπο χρηματοδότησης, την δυνατότητα εκτέλεσής της από πλευράς του ανθρώπινου δυναμικού και των μέσων που διαθέτει ο Δήμος. Αφού καθορίσουν και τις αναγκαίες προτεραιότητες, διαμορφώνουν την τελική εισήγηση της Δ/νσης, μετά από διαβούλευση με τον αρμόδιο αντιδήμαρχο. 4. Οι προϊστάμενοι των Τμημάτων, μετά με την διευθέτηση όλων των αρχικών τεχνικών και οικονομικών θεμάτων (πηγή χρηματοδότησης), καταγράφουν όλα τα στοιχεία των δράσεων που εισηγούνται προς ένταξη στο Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης του Δήμου στο έντυπο ΕΓΔ18 «ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΔΡΑΣΗΣ», το οποίο και προωθούν στην αρμόδια Δ/νση. 5. Το Τμήμα Προγραμματισμού και Οργάνωσης, σε συνεργασία με το Τμήμα Προϋπολογισμού, εξετάζει την εξασφάλιση των απαραίτητων πιστώσεων, καθώς και τη διασφάλιση των λοιπών πόρων (εξοπλισμός, ανθρώπινο δυναμικό κλπ) με τις συναρμόδιες Υπηρεσίες. Επίσης εξετάζεται η πρόβλεψη εγγραφής της δράσης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα του Δήμου. 6. Στη συνέχεια καταρτίζεται, από το Τμήμα Προγραμματισμού και Οργάνωσης και την εκτελεστική Επιτροπή, το σχέδιο του ΕΠΔ το οποίο υποβάλλεται στην Οικονομική Επιτροπή και έπειτα στο Δημοτικό Συμβούλιο. Τα παραπάνω Συλλογικά Όργανα του

8 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 8 από 10 Έγκριση: Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας Δήμου εγκρίνουν την παραπάνω διαδικασία σχεδιασμού και των στοιχείων αυτής, εντός των προθεσμιών που ορίζει κατά περίπτωση η ισχύουσα νομοθεσία. 7. Η Αποκεντρωμένη Διοίκηση Κρήτης ελέγχει την νομιμότητα των παραπάνω αποφάσεων των Συλλογικών Οργάνων των Δήμων. 8. Το Τμήμα Προϋπολογισμού ενσωματώνει το εγκεκριμένο σχέδιο του Προϋπολογισμού και Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης που αποτελεί μέρος του Π/Υ, στην ηλεκτρονική οικονομική εφαρμογή του Δήμου. 9. Η Η Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών /Τμήμα προμηθειών δημοπρασιών, που είναι αρμόδιο για τις προμήθειες, υποβάλλει αίτημα για την ένταξη των προμηθειών στο ενιαίο πρόγραμμα προμηθειών, εφόσον απαιτείται. 10. Το ενιαίο πρόγραμμα προμηθειών εγκρίνεται για την υλοποίησή του από το Υπουργείο Εσωτερικών. 11. Το Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης μετά την έγκρισή του κοινοποιείται, ηλεκτρονικά και έντυπα, στις αρμόδιες Υπηρεσίες για την υλοποίησή του Τροποποίηση & Παρακολούθηση του Επιχειρησιακού Προγράμματος και των Ετήσιων Προγραμμάτων Δράσης Το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα και τα Ετήσια Προγράμματα Δράσης του Δήμου Ηρακλείου που το εξειδικεύουν, παρακολουθείται και τροποποιείται από το Τμήμα Προγραμματισμού και Οργάνωσης σε συνεργασία με από το Τμήμα Προϋπολογισμού & τις αρμόδιες Υπηρεσίες. Η παρακολούθηση των δράσεων γίνεται μέσω ηλεκτρονικών εφαρμογών & προγραμμάτων, όπου καταγράφονται τα οικονομικά και τεχνικά τους στοιχεία, καθώς και με επικοινωνία με τα κατά περίπτωση στελέχη που είναι αρμόδια για την υλοποίησής τους. Σε συνεργασία με το Τμήμα Εφαρμογής Συστημάτων Ποιότητας Αποτελεσματικότητας εξετάζεται η τήρηση των διαδικασιών από τις υπηρεσίες του Δήμου, όπως αυτές περιγράφονται αναλυτικά στα σχετικά έντυπα (ΓΔ-10 «Σχεδιασμός και Ωρίμανση Έργων», ΓΔ-10Α «Διενέργεια Διαγωνισμού Ανάθεση Σύμβασης/Επιλογή Ωφελούμενων», ΓΔ-11 «Παρακολούθηση και Διαχείριση Έργων/Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου», ΓΔ-12 «Οικονομική Διαχείριση Έργων» και ΓΔ13 «Ολοκλήρωση Έργων»).

9 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 9 από 10 Έγκριση: Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας Με βάση τα στοιχεία από την παρακολούθηση της εξέλιξης υλοποίησης των δράσεων, ο Προϊστάμενος της εκάστοτε Δ/νουσας Υπηρεσίας ενημερώνει τη Δημοτική Αρχή. Η παρακολούθηση γίνεται μέσω ηλεκτρονικών εφαρμογών στις οποίες υπάρχει διαβαθμισμένη πρόσβαση στο διοικητικό και πολιτικό προσωπικό του Δήμου. Σε περίπτωση που εντοπίζονται αποκλίσεις ο προγραμματισμός αναθεωρείται και σχεδιάζονται οι απαιτούμενες ενέργειες και διαδικασίες. Μετά την έγκριση του ΕΠ και των ΕΠΔ από το Δημοτικό Συμβούλιο και την έναρξη υλοποίησης του Π/Υ ενδέχεται να προκύψουν έκτακτες ανάγκες τροποποίησής του μεταξύ των άλλων και από: Οριστική ένταξη έργων σε συγχρηματοδοτούμενο πρόγραμμα Ανάγκες ένταξης νέων έργων Διαφοροποίηση έργων που βρίσκονται σε κατάσταση ωρίμανσης και σχεδιασμού Ανάγκη χρηματοδότησης φάσεων ωρίμανσης έργου πχ μελέτες Το Τμήμα Προϋπολογισμού ακολουθεί τη νόμιμη διαδικασία τροποποίησης του Προϋπολογισμού και κατ επέκταση του ΕΠΔ σύμφωνα με τις εισηγήσεις των αρμοδίων Υπηρεσιών. Το Τμήμα Προγραμματισμού και Οργάνωσης έπειτα από τον έλεγχο νομιμότητας της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Κρήτης των ΑΔΣ, που αφορούν σε τροποποιήσεις του Π/Υ, ενημερώνει το Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης και το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα με τις αλλαγές που προέκυψαν. Στο Τμήμα Προγραμματισμού και Οργάνωσης τηρείται αρχείο (ηλεκτρονικό και έντυπο) με όλες τις τροποποιήσεις του ΕΠΔ και ΕΠ και ανά τακτά διαστήματα ενημερώνονται σχετικά οι αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου. Ο υπεύθυνος υπάλληλος κάθε συγχρηματοδοτούμενης δράσης, πριν από την εισήγηση σε Οικονομική Επιτροπή ή/και στο ΔΣ για όποια τροποποίηση, ενημερώνει την αρμόδια εκάστοτε Διαχειριστική Αρχή για την εξασφάλιση προέγκρισης της χρηματοδότησης Παρακολούθηση προγραμμάτων χρηματοδότησης και ένταξη σε αυτά έργων του Δήμου Η Διεύθυνση Προγραμματισμού Οργάνωσης και Πληροφορικής και ειδικότερα το Τμήμα Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων στα πλαίσια των καθηκόντων του, διερευνά μέσω των ιστοσελίδων των Υπουργείων και των Δημόσιων Φορέων, των έντυπων και ηλεκτρονικών μέσων ενημέρωσης,

10 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 10 από 10 Έγκριση: Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας τις προσκλήσεις των Διαχειριστικών Αρχών, τις προκηρύξεις των διαφόρων προγραμμάτων χρηματοδότησης. Εξετάζει ξεχωριστά για κάθε πρόγραμμα χρηματοδότησης, εάν το απαιτούμενο από το πρόγραμμα νομικό πλαίσιο είναι σύμφωνο με το νομικό πλαίσιο του Δήμου Ηρακλείου. Ενημερώνει εγγράφως τη δημοτική αρχή και όλες τις Υπηρεσίες του Δήμου που έχουν αρμοδιότητα στο προκηρυσσόμενο έργο. Στη συνέχεια γίνονται προφορικές συζητήσεις ή συσκέψεις με τις Υπηρεσίες αυτές, προκειμένου να σχεδιαστεί και να οργανωθεί η υποβολή της πρότασης, εφόσον υπάρχει ενδιαφέρον. Ανάλογα με το προκηρυσσόμενο έργο υπάρχει επικοινωνία με άλλους εμπλεκόμενους φορείς. Κατόπιν το Τμήμα Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων παρέχει τεχνική και πρακτική βοήθεια σε όσες Υπηρεσίες του δήμου χρειαστεί, για την υποβολή πρότασης ένταξης της δράσης σε πρόγραμμα συγχρηματοδότησης. ΕΝΤΥΠΑ «ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΔΡΑΣΗΣ» ΕΓΔ-18 «ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΠΕΝΤΑΕΤΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ» ΕΓΔ-18Α ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΔΡΑΣΕΩΝ/ΠΡΑΞΕΩΝ ΠΡΟΣ ΕΝΤΑΞΗ ΣΕ ΣΥΓΧΡΗΜΟΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ EΓΔ-25 ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΟΔΟΥ ΕΡΓΟΥ ΕΓΔ-23 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ ΕΡΓΟΥ ΕΓΔ-22 ΑΡΧΕΙΑ Φάκελος Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης- σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή Φάκελος Πενταετές Επιχειρησιακό Πρόγραμμα- σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή