ΤΠΟΤΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΙΑ ΣΗΛ: ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ ΑΥΑΛΙΗ FAX:

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΣΙΑ ΑΦΑΡΝΩΝ 417, ΑΘΗΝΑ ΤΠΟΤΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΙΑ ΣΗΛ: ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ ΑΥΑΛΙΗ FAX: ΑΔΑ:4AΓΤΛ-8 ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΣΕΙΑ ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ ΔΙΕΤΘΤΝΗ: ΔΙΟΙΚ/ΚΟΤ - ΟΙΚ/ΚΟΤ Αθήνα, 19/04/2011 ΣΜΗΜΑ: ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΤ Σαχ. Δι/νση: Αχαρνών 417 Σαχ. Κώδικας.: Πληροφορίες: Κωστοπούλου Έλενα Σηλέφωνο: Αρ. Πρωτ.: 1560 Fax: ΘΕΜΑ: Διενέργεια Πρόχειρου Μειοδοτικού Διαγωνισμού για τον ποιοτικό και οικονομικό έλεγχο Διαχείρισης Προγράμματος Ε.Ε. ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ Ε ΔΡΑΗ. Α Π Ο Υ Α Η Εχοντας υπόψη: 1) Σις διατάξεις: α) Σου Ν. 1558/85 (ΥΕΚ 137/Α/1985) «Κυβέρνηση και Κυβερνητικά Όργανα» β) Σου Π.Δ. 274/89 (ΥΕΚ 130/Α/1989) «Περί Οργανισμού Γενικής Γραμματείας Νέας Γενιάς» γ) Σου Π.Δ. 386/1991 (ΥΕΚ 139/Α/ ) «Περί μεταφοράς της Γενικής Γραμματείας Νέας Γενιάς από το Τπουργείο Πολιτισμού στο Τπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων». δ) Σην 32965/53 «Κοινή Απόφαση των Τπουργών υντονισμού και Οικονομικών» ε) Σο Ν.2362/95 (ΥΕΚ 247/Α/1995) «Περί Δημοσίου Λογιστικού». ζ) Σο Ν. 2286/95 (ΥΕΚ 19/Α/1-2-95) «Περί προμηθειών Δημοσίου». η) Σο άρθρο 83 του Ν. 2362/95 για τον ορισμό των ποσών του άρθρου 2 (παρ. 12, εδ. Γ και 13, εδ. VIII) του Ν. 2286/95. θ) Σου Π.Δ. 346/1998 (ΥΕΚ 230/Α/ ) «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας προς το Κοινοτικό Δίκαιο, σχετικά με τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων προμηθειών, έργων και υπηρεσιών και ειδικότερα προς τις διατάξεις της Οδηγίας 93/38/ΕΟΚ». ι) Σο Π.Δ. 394/ (ΥΕΚ 266/Α/96) «Περί κανονισμού Προμηθειών του Δημόσιου Σομέα» κ) Σου Π.Δ. 118/2007 (ΥΕΚ 150/Α/ ) «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου» λ) Σην 9537/ «Εφαρμογή της Ερμηνευτικής Ανακοίνωσης της Επιτροπής σχετικά με την ανάθεση Δημοσίων υμβάσεων» 2) Σο Π.Δ. 187 (ΥΕΚ 214/Α/ ) «Διορισμός Τπουργών και Τφυπουργών» 3) Σην αριθμ. 925/ (ΥΕΚ 343/Β/ ) Απόφαση της Τπουργού Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, Μεταβίβαση δικαιώματος υπογραφής

2 «Με Εντολή Τπουργού» στη Γενικό Γραμματέα Νέας Γενιάς και στους Προϊσταμένους των Διευθύνσεων και Σμημάτων της Τπηρεσίας μας. 4) Σην αριθμ. 908/Η/3630/ (ΥΕΚ 9/ΤΟΔΔ/ ), Κοινή Απόφαση του Πρωθυπουργού και της Τπουργού Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης &ι Θρησκευμάτων, «Περί Διορισμού του Γενικού Γραμματέα Νέας Γενιάς». 5) Σην ανάγκη της Τπηρεσίας μας για την Ετήσια Δήλωση Διαβεβαίωσης Εθνικής Αρχής για τη διαχείριση Προγράμματος Ε.Ε. «ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ Ε ΔΡΑΗ» (σχετ. Τπηρ. ημ.: 1271/ ). Α Π Ο Υ Α Ι Ζ Ο Τ Μ Ε Α. Ση Διενέργεια Πρόχειρου Μειοδοτικού Διαγωνισμού, με κριτήριο κατακύρωσης την οικονομικότερη προσφορά, για την επιλογή αναδόχου ο οποίος θα αναλάβει τη διενέργεια ποιοτικού και οικονομικού ελέγχου της διαχείρισης του Προγράμματος της Ε.Ε. «ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ Ε ΔΡΑΗ» για την ετήσια αναφορά δράσης (Yearly Report 2010) η οποία περιλαμβάνει τα έτη χρήσης και Σο παραπάνω πρόγραμμα υλοποιείται από το Ινστιτούτο Νεολαίας / Εθνική Τπηρεσία υντονισμού των Προγραμμάτων της Ε.Ε ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ Ε ΔΡΑΗ και EURODESK. Ο Διαγωνισμός θα διεξαχθεί την Σετάρτη, 4 Μαΐου 2011 και οι προσφορές θα πρέπει να κατατεθούν στο κτίριο της Γενικής Γραμματείας Νέας Γενιάς, Αχαρνών 417, Ημιώροφος, Σμήμα Γραμματείας μέχρι τις 12:00 μ.μ. Σο άνοιγμα των προσφορών θα πραγματοποιηθεί την ίδια μέρα στις 12:30 μ.μ. Β. Ο Διαγωνισμός θα γίνει σύμφωνα με τις προδιαγραφές στο «ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ Α» που αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσας απόφασης. Γ. Η συνολική δαπάνη δε θα υπερβαίνει το ποσό των σαράντα πέντε χιλιάδων ευρώ (45.000,00 ) συμπεριλαμβανομένου του Υ.Π.Α, και θα βαρύνει τον ΚΑΕ 0873 «Αμοιβές Νομικών Προσώπων» του Σακτικού Προϋπολογισμού 2011 της Γ.Γ.Ν.Γ. Δ. Έργο της επιτροπής για τη διενέργεια του παραπάνω μειοδοτικού διαγωνισμού, είναι : α) Η αξιολόγηση των προσφορών τριών (3) τουλάχιστον, ως προς την ποιότητα, τις προδιαγραφές και την αξία των προσφερόμενων υπηρεσιών. β) Η σύνταξη Πρακτικού Αξιολόγησης & συγκριτικού Πίνακα τιμών καθώς και πρόταση προς την υπηρεσία για την ανάδειξη αναδόχου. Ε. Σο πρακτικό αξιολόγησης και τα λοιπά πρωτότυπα παραστατικά θα πρέπει να διαβιβασθούν στο Σμήμα Οικονομικού, εντός τριών (3) ημερών από την ημερομηνία διενέργειάς του. Φρέη γραμματέα της επιτροπής θα εκτελεί ένα από τα μέλη της, με ευθύνη του Προέδρου.

3 Με Ε. Τ. Ο ΓΕΝΙΚΟ ΓΡΑΜΜΑΣΕΑ ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ ΙΩΑΝΝΗ ΛΙΒΑΝΟ Κοινοποίηση: ΤΔΕ του ΤΠ. Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης Πρόεδρο και μέλη της Επιτροπής (3) Εσωτερική Διανομή: Γραφείο Γενικού Γραμματέα Σμήμα Οικονομικού (4)

4 ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ Α ΠΕΡΙΓΡΑΥΗ ΥΤΙΚΟΤ ΑΝΣΙΚΕΙΜΕΝΟΤ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΠΟΙΟΣΙΚΟΤ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΤ ΕΛΕΓΦΟΤ 1 ΕΣΗΙΑ ΑΝΑΥΟΡΑ ΔΡΑΗ 2010 (Yearly Report) ΣΗ ΕΘΝΙΚΗ ΤΠΗΡΕΙΑ ΤΝΣΟΝΙΜΟΤ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΟ Ε.Ε. «ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ Ε ΔΡΑΗ» ΠΟΤ ΟΔΗΓΟΤΝ ΣΗΝ ΤΝΣΑΞΗ ΕΣΗΙΑ ΔΗΛΩΗ ΔΙΑΒΕΒΑΙΩΗ ΣΗ ΕΠΟΠΣΕΤΟΤΑ ΕΘΝΙΚΗ ΑΡΦΗ, ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΣΕΙΑ ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ» Ο έλεγχος αποσκοπεί στη μερική πιστοποίηση της ορθής εθνικής διαχείρισης του Προγράμματος ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ Ε ΔΡΑΗ και των κονδυλίων που διατέθηκαν από την Ευρωπαϊκή Ένωση για τον σκοπό, μέσω ελέγχου της Ετήσιας Αναφοράς Δράσης (Yearly Report) 2010, της Εθνικής Τπηρεσίας, η οποία αποτυπώνεται στους ακόλουθους πίνακες: 1) Α1 Activity report ) Α Statistical report 3) A Statistical final report 4) 2010 B-1 Bank Accounts 5) 2010 B.2.2- C1 Youth in Action Programme: υμβόλαια / , / , / , / ) 2010 Β3 Recoveries report 7) 2010 B4 Fraud cases Ειδικότερα, το εύρος της εργασίας και οι διαδικασίες που θα ακολουθηθούν έχουν ως εξής: Α. ΕΛΕΓΦΟ ΣΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ ΣΑΣΙΣΙΚΩΝ ΣΟΙΦΕΙΩΝ ΣΗ ΕΣΗΙΑ ΑΝΑΥΟΡΑ ΔΡΑΗ (YEARLY REPORT) 2009 ΣΗ ΕΘΝΙΚΗ ΤΠΗΡΕΙΑ, ΓΙΑ ΣΙ ΦΡΗΕΙ ΣΩΝ ΕΣΩΝ: 2007, 2008, 2009 ΚΑΙ 2010: 1. Διενέργεια ελέγχου επιλεξιμότητας και λογιστικής ορθότητας των δαπανών που έχουν καταχωρηθεί στην Ετήσια Αναφορά Δράσης 2010 της Εθνικής Τπηρεσίας (Yearly Report 2010) για τη χρήση 2010, 2009, 2008 και 2007 Ειδικότερα όσον αφορά τις ανωτέρω δαπάνες, ο έλεγχος περιλαμβάνει: i. Νομιμότητα των δαπανών ii. υμβατότητα ή σκοπιμότητα τους σε σχέση με τα προβλεπόμενα στα σχετικά ετήσια υμβόλαια Εθνικής Τπηρεσίας με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή χρήσης 2010, 2009, 2008 και 2007 iii. Αντιπαραβολή των παραστατικών δαπανών με τις εγγραφές στη Γενική Λογιστική ή τα Θεωρημένα Βιβλία Εσόδων Εξόδων iv. Διενέργεια προσδιορισμού της ταμειακής τακτοποίησης των δαπανών και διαπίστωση του οφειλομένου υπολοίπου ανά προμηθευτή στο τέλος της κάθε υπό έλεγχο χρήσεως (μέσω διασταύρωσης στοιχείων με τις ταμειακές κινήσεις- βλέπε ελεγκτικό βήμα 2 iv κατωτέρω). 1 Ο έλεγχος θα διενεργηθεί: Για το σύνολο της διαχείρισης, στις εγκαταστάσεις της Εθνικής Τπηρεσίας, Αχαρνών 417, ισόγειο.

5 2. Διενέργεια ελέγχου των κινήσεων των τραπεζικών λογαριασμών οι οποίοι τηρούνται: α) για τις πληρωμές της Ε.Ε. προς την Εθνική Τπηρεσία, οι οποίες σχετίζονται με τις Αποκεντρωμένες Δράσεις (ADEC) και β) για τις πληρωμές της Ε.Ε. προς την Εθνική Τπηρεσία, οι οποίες σχετίζονται με την επιχορήγηση της λειτουργίας της ΕΤ (Operating grant Management Fee) για τη διαχείριση του Προγράμματος Νέα Γενιά σε Δράση. Ειδικότερα: ί. Θα διενεργηθεί αντιπαραβολή των κινήσεων με τα αντίστοιχα υποστηρικτικά δικαιολογητικά εισπράξεων και πληρωμών ανά υμβόλαιο. ιι. Θα διενεργηθεί επισκόπηση της νομιμότητας των εγκρίσεων των ταμειακών κινήσεων (εισπράξεων και πληρωμών). iii. Θα διενεργηθεί επισκόπηση της φύσης των ταμειακών κινήσεων (εισπράξεων και πληρωμών) προκειμένου να εντοπισθούν τυχόν μη συμβατές συναλλαγές με τα προβλεπόμενα στα υμβόλαια των ετών 2007, 2008, 2009 και 2010 καθώς και τυχόν ασυνήθιστες συναλλαγές. ϊν. Θα διενεργηθεί αντιπαραβολή των ταμειακών πληρωμών με τις καταχωρημένες δαπάνες ανά υμβόλαιο ADEC καθώς και της συμβατότητας της κάθε πληρωμής σε σχέση με το συγκεκριμένο υμβόλαιο. ν. Θα επισκοπηθεί δείγμα τραπεζικών συμφωνιών με τους λογαριασμούς Γενικής Λογιστικής ή τα Θεωρημένα Βιβλία Εσόδων Εξόδων για όλες τις υπό έλεγχο χρήσεις. νϊ. Θα διενεργηθεί επιβεβαίωση του υπολοίπου μέσω επιβεβαιωτικής επιστολής προς τις τράπεζες στις οποίες τηρούνται οι καταθετικοί λογαριασμοί για όλες τις υπό έλεγχο χρήσεις. νι. Έλεγχος της ορθής λογιστικοποίησης και απόδοσης των τόκων με ειδική έμφαση στον έλεγχο των τόκων που προκύπτουν στον λογαριασμό για την επιχορήγηση της Ε.Τ. στο πλαίσιο των κονδυλίων Αποκεντρωμένων Δράσεων. νίι. Έλεγχος προκειμένου να επιβεβαιωθεί ότι όλες οι πληρωμές και οι εισπράξεις κοινοτικών κονδυλίων προς και από τους δικαιούχους των αποκεντρωμένων Δράσεων του Προγράμματος γίνονται αποκλειστικά μέσω τραπεζικών εμβασμάτων. 3. υμφωνία των λογαριασμών του Λογιστικού υστήματος (συμπεριλαμβανομένων και των Θεωρημένων Βιβλίων Εσόδων - Εξόδων για όποιες χρήσεις αυτό τηρείται) και των κονδυλίων που περιλαμβάνονται στην Ετήσια Αναφορά Δράσης Εθνικής Τπηρεσίας (Yearly Report) για τις χρήσεις 2007, 2008, 2009 και Δειγματοληπτική αντιπαραβολή των Λογαριασμών του Λογιστικού υστήματος (συμπεριλαμβανομένων και των Θεωρημένων Βιβλίων Εσόδων - Εξόδων για όποιες χρήσεις αυτό τηρείται) και των δικαιολογητικών και παραστατικών εγγραφών. 5. Έλεγχος της ορθής αυτοτέλειας των χρήσεων. Ειδικότερα με δειγματοληπτικό έλεγχο εγγραφών θα ελεγχθεί η ορθή ανάληψη υποχρεώσεων στον προϋπολογισμό, ο ορθός διαχωρισμός πληρωμών υπολοίπου από την πληρωμή προκαταβολών, η αναγνώριση των δεδουλευμένων εξόδων, η ορθή διενέργεια πρόβλεψης εσόδων. 6. Έλεγχος της ορθής αναγνώρισης των τόκων.

6 7. Έλεγχος της ορθής ενσωμάτωσης των κονδυλίων των Αποκεντρωμένων Δράσεων στο Λογιστικό ύστημα καθώς και ορθός λογιστικός διαχωρισμός τους όπως και ο διαχωρισμός των επιχορηγήσεων ανά Αποκεντρωμένη Δράση. 8. Αντιπαραβολή των στοιχείων του προϋπολογισμού με την Ετήσια Αναφορά Δράσης 2010, για όλες τις υπό έλεγχο χρήσεις και επεξήγηση των διαφορών και αποκλίσεων μεταξύ προϋπολογισθέντων και πραγματοποιηθέντων κονδυλίων. 9. Έλεγχος ορθού υπολογισμού των στατιστικών και οικονομικών στοιχείων που περιλαμβάνονται στην Ετήσια Αναφορά Δράσης 2010 για όλες τις υπό έλεγχο χρήσεις. 10.Αντιπαραβολή προϋπολογισμών ανά αποκεντρωμένο σχέδιο δράσης με τα αντίστοιχα υμβόλαια Αποκεντρωμένων Δράσεων ανά ελεγχόμενο έτος. 11.Αντιπαραβολή των επιμέρους προϋπολογισμών των σχεδίων δράσεων με τον συνολικό προϋπολογισμό για όλες τις υπό έλεγχο χρήσεις. 12.Αντιπαραβολή της Ετήσιας Αναφοράς Δράσης (Yearly Report) 2010 με αντίστοιχα υμβόλαια Αποκεντρωμένων Δράσεων ανά ελεγχόμενο έτος. 13.Έλεγχος προκαταβολών που καταβλήθηκαν στους δικαιούχους. 14.Έλεγχος του τελικού ποσού επιχορήγησης. 15.Έλεγχος των εντολών για επιστροφές των ποσών από δικαιούχους. 16.Έλεγχος ορθότητας του αριθμού των υπογεγραμμένων συμβάσεων από τους δικαιούχους. 17.Έλεγχος του αριθμού των πραγματοποιημένων προγραμμάτων (επιχορηγήσεις που έχουν λάβει τελική πληρωμή ή έχει εκδοθεί εντολή επιστροφής χρημάτων). 18.Έλεγχος αριθμού ακυρωμένων προγραμμάτων. 19.Έλεγχος αριθμού υμβάσεων για τις οποίες έχει εκδοθεί εντολή επιστροφής χρημάτων. 20.Έλεγχος αριθμού υμβάσεων για τις οποίες η επιστροφή χρημάτων έχει εξ' ολοκλήρου καταβληθεί. 21.Έλεγχος αριθμού υμβάσεων που η εκκρεμής επιστροφή χρημάτων έχει παραγραφεί. 22.Έλεγχος υμβάσεων που έχουν αποφασισθεί αλλά ακόμη δεν έχουν υπογραφεί. 23.Αντιπαραβολή Προγράμματος Εργασίας της Εθνικής Τπηρεσίας 2010 (2010 Work Plan) με την αντίστοιχη Αναφορά Δράσης της Εθνικής Τπηρεσίας έτους 2010 (2010 Activity Report) Οι παραπάνω ενέργειες θα στηριχτούν στις δεσμεύσεις της Εθνικής Τπηρεσίας, μέσω των κάτωθι αναφερομένων υμβολαίων της με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή: ΤΜΒΟΛΑΙΟ / : υνολικός προϋπολογισμός Ε.Ε: ,00 ύνολο εγκεκριμένων προγραμμάτων: 162 ΤΜΒΟΛΑΙΟ / : υνολικός προϋπολογισμός Ε.Ε: ,00 ύνολο εγκεκριμένων προγραμμάτων: 165

7 ΤΜΒΟΛΑΙΟ / : υνολικός προϋπολογισμός Ε.Ε: ,00 ύνολο εγκεκριμένων προγραμμάτων: 167 ΤΜΒΟΛΑΙΟ / : υνολικός προϋπολογισμός Ε.Ε: ,00 ύνολο εγκεκριμένων προγραμμάτων: 99 υνολικός προϋπολογισμός Ε.Ε. προς έλεγχο: ,00 ύνολο εγκεκριμένων προγραμμάτων: 593 Β. ΤΜΒΑΣΟΣΗΣΑ ΛΕΙΣΟΤΡΓΙΑ ΕΘΝΙΚΗ ΤΠΗΡΕΙΑ ΜΕ ΣΟΝ ΟΔΗΓΟ ΛΕΙΣΟΤΡΓΙΑ ΕΘΝΙΚΩΝ ΤΠΗΡΕΙΩΝ ΣΗ Ε.Ε. ΚΑΣΑ ΣΟ ΕΣΟ 2010: 1. Επισκόπηση και περιγραφή της υφιστάμενης Οργανωτικής Δομής της Εθνικής Τπηρεσίας. 2.Επισκόπηση και περιγραφή του συστήματος εσωτερικών διαδικασιών χρηματοοικονομικής διαχείρισης. 3.Επισκόπηση και καταγραφή των συστημάτων και εργαλείων IT 4.Επισκόπηση και περιγραφή του συστήματος εσωτερικών διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων και συστημάτων αρχειοθέτησης του Ινστιτούτου Νεολαίας. 5.Επισκόπηση και καταγραφή των εσωτερικών διαδικασιών διαχείρισης κύκλου ζωής σχεδίων Αποκεντρωμένων δράσεων, όσον αφορά στα κάτωθι: Τποδοχή και καταχώρηση αιτήσεων επιχορήγησης Διαδικασία επιχορήγησης Πρόληψη σύγκρουσης συμφερόντων Κοινοποίηση / Γνωστοποίηση αποτελεσμάτων επιχορήγησης στους δικαιούχους Έκδοση συμβάσεων με δικαιούχους 6. Επισκόπηση και καταγραφή των εσωτερικών διαδικασιών, σχετικών με τους πρωτοβάθμιους ελέγχους δικαιούχων. 7.Επισκόπηση και καταγραφή των εσωτερικών διαδικασιών, σχετικών με την επιστροφή κονδυλίων από δικαιούχους 8.Επισκόπηση και καταγραφή των εσωτερικών διαδικασιών, σχετικών με την αντιμετώπιση περιπτώσεων απάτης 9.Επισκόπηση και καταγραφή των εσωτερικών διαδικασιών, σχετικών με την παρακολούθηση και υποστήριξη δικαιούχων 10. Επισκόπηση και καταγραφή των εσωτερικών διαδικασιών, σχετικών με την διαχείριση του Management Fee για την στήριξη της ΕΘΝΙΚΗ ΤΠΗΡΕΙΑ

8 11. Επισκόπηση και καταγραφή των εσωτερικών διαδικασιών σχετικών με την τήρηση βάσης δεδομένων Youthlink της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, για το Πρόγραμμα «ΝΕΑ ΓΕΝΙΑ Ε ΔΡΑΗ» ημείωση Οι ανωτέρω ελεγκτικές διαδικασίες (εκτός από την ελεγκτική διαδικασία 1) θα στηριχθούν σε δεδομένα της χρήσεως Επιπρόσθετα ο έλεγχος θα πρέπει να έχει διάρκεια δύο (2) μηνών από την ημερομηνία που θα τεθεί σε ισχύ η ύμβαση με τον μειοδότη, ενώ η τελική αναφορά έλεγχου θα πρέπει να παραδοθεί και σε ηλεκτρονική μορφή.