Δημιουργία Συστήματος Αποτελεσματικών Εσωτερικών Δικλίδων στο Δημόσιο Τομέα

Transcript

1 Δημιουργία Συστήματος Αποτελεσματικών Εσωτερικών Δικλίδων στο Δημόσιο Τομέα

2 Γιατί Δεδομένου ότι οι πόροι του δημοσίου τομέα προέρχονται κατά κανόνα από δημόσια κεφάλαια και η χρηση τους προς το Δημόσιο συμφέρον απαιτεί γενικά ιδιαίτερη μέριμνα, είναι απαραίτητο α υπογραμμιστεί η σημασία της διασφαλισής τους. Η διαδεδομένη λογιστική του προϋπολογισμού σε ταμειακή βάση δεν παρέχει επαρκείς εγγυήσεις σχετικά με την απόκτηση, τη χρήση και τη διάθεση πόρων.

3 Σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία το Ελεγκτικό Συνέδριο ενεργεί ως εξωτερικός Ελεγκτής τόσο για τις δημόσιες δαπάνες όσο και για τα δημόσια έσοδα. Στην μεθοδολογία του ελέγχου της δημοσιονομικής διαχείρισης εισάγονται μεταξύ άλλων: 1. Η συμμόρφωση των ελεγκτικών διαδικασιών με τα Ελεγκτικά πρότυπα του INTOSAI

4

5 Λογοδοσία Συμμόρφωση Λειτουργίες Διασφάλιση Πόρων Οργανισμός Περιβάλλον δικλίδων Εκτίμηση κινδύνου Δραστηριότητες δικλίδων Πληροφόρηση Παρακολούθηση Σύστημα εσωτερικών δικλίδων

6 Εργαλείο Δημοσιονομικοί έλεγχοι Στόχος Διερεύνηση αδυναμιών στην διακυβέρνηση Συστάσεις Συμμόρφωση

7 Διεξήχθησαν τρείς δημοσιονομικοί έλεγχοι και έλεγχοι συμμόρφωσης και συντάχθηκαν οι αντίστοιχες εκθέσεις ελέγχου σε τρείς δημόσιους φορείς κατά το έτος Ε.Λ.Κ.Ε. (Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Ανωτάτου Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος (Α.Τ.Ε.Ι.) Αθήνας) Λειτουργία συστήματος εσωτερικών δικλίδων στην διαχείριση των έργων ΕΣΠΑ Γενικό Νοσοκομείο Αθηνών Ιπποκράτειο Λειτουργία συστήματος εσωτερικών δικλίδων στις προμήθειες και τα αποθέματα Δήμος Αγίου Δημητρίου Αττικής Λειτουργία συστήματος εσωτερικών δικλίδων στην διαδικασία των εσόδων

8 ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΜΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΙΚΛΕΙΔΩΝ (1) - ΕΛΚΕ Κίνδυνος επιβολής δημοσιονομικής διόρθωσης από την Δ.Α., όσο και απειλής της επιτυχούς εκτέλεσης όλου του έργου. (Λόγω αδυναμιών στην υλοποίηση του έργου) Αυστηρότεροι έλεγχοι των παραδοτέων σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα και την περιγραφή των παραδοτέων όπως αυτά αναφέρονται στο ΤΔΕ (π.χ. συμπλήρωση Τυποποιημένης λίστας ελέγχου κατά την ολοκλήρωση του έργου). Στην περίπτωση Που το έργο αφορά υπηρεσία με μη παραδοτέο (διοικητική υποστήριξη) να υιοθετείται Η σύνταξη πρακτικών για την παρασχθείσα εργασί α Κίνδυνος υιοθέτησης αντίθετων πρακτικών ως προς την νομιμότητα και κανονικότητα των πληρωμών, λόγω των ανεπαρκών οικονομικών δικλείδων. Κατά την έκδοση της εντολής πληρωμής θα πρέπει να τεκμηριώνεται από αρμόδιουπάλληλο της οικονομικής υπηρεσίας ότι υπάρχει επαρκής χρηματοδότηση για την εξόφληση της Μη τήρηση της νομιμότητας και κανονικότητας στις διαδικασίες υλοποίησης τω προγραμμάτων λόγω του μη επικαιροποιημένου οδηγού διαδικασιών και πολιτικών Ανεπαρκής πρόληψη στα ζητήματα νομικής συμμόρφωσης και αδυναμία επίτευξης μιας διαφανούς, αποτελεσματικής και αποδοτικής διαδικασίας επιλογής αναδόχων, λόγω των αδυναμιών της σχετικής νομοθεσίας Ανάθεσης έργων

9 ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΜΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΙΚΛΕΙΔΩΝ (1) -ΕΛΚΕ Η χρήση της ταμειακής λογιστικής δεν είναι σύμφωνη τόσο με τα Ελληνικά όσο και τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης, με αποτέλεσμα να προκύπτουν μη εγγεγραμμένες υποχρεώσεις ύψους για το Πλήρης εξάρτηση του Ε.Λ.Κ.Ε. από ιδιωτική εταιρεία Πληροφορικής. Εσωτερικοί έλεγχοι διενεργούνται από εξωτερικούς συνεργάτες και μόνο όταν κριθεί αναγκαίο, λόγω απουσίας τμημάτων Εσωτερικού Ελέγχου και Ελέγχου Ποιότητας Κίνδυνος μή συμμόρφωσης σε θέματα που αφορούν στην νομιμότητα, κανονικότητα και επιλεξιμότητα των δαπανών από τις αναθέσεις.

10 ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΜΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΙΚΛΕΙΔΩΝ (2) Νοσοκομείο Αδιάθετο απόθεμα Παρακολούθηση του μέγιστου ελάχιστου αποθέματος και με τον καθορισμό Ενός σημείου παραγγελίας για την διατήρηση αποθέματος ασφαλείας. Επίσης χρήση Στατιστικών μεθόδων (κυκλοφοριακή ταχύτητα αποθέματων). Χρήση bar codes για Το άμεσο έλεγχο διαχείρισης αποθεμάτων στις αποθήκες για μείωση χρόνου Παραγγελίας και δημιουργία πλεονασμάτων-ελλειμάτων Συμβατικό είδος του οποίου η προμήθεια διενεργήθηκε εξωσυμβατικά Καθυστέρηση εκτέλεσης ή μη εκτέλεσης συμβάεσεων Ποσοτική υπέρβαση συμβατικών ποσοτήτων Χρήση τυποποιημένου ενοποιημένου πληροφοριακού συστήματος. Η Διοίκηση θα πρέπει να Έχει την δυνατότητα παρακολούθησης και αξιολόγησης της ορθότητας επί της εκτέλεσης των Συμβάσεων μέσω εργαλείων όπως χρονοδιαγραμμάτα και δείκτες αποδοτικότητας Χρονοβόρες διαδικασίες σε όλα τα στάδια των διαγωνισμών Υποχρεωτική τήρηση χρονοδιαγραμμάτων Μη σαφή περιγράμματα εργασίας στο τμήμα προμηθειών- Διαχωρισμός Αρμοδιοτήτων (Επιτροπές παραλαβής-τμήμα προμηθειών Μη ευέλικτο πληροφοριακό σύστημα

11 ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΜΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΙΚΛΕΙΔΩΝ (2) Νοσοκομείο Διαδικασίες εξουσιοδότησης και έγκρισης (απογραφή φαρμακείου χωρίς έγκριση προιστάμενο Μη επαρκής παρακολούθηση της εκτέλεσης των συμβάσεων (παράλειψη καταχώρησης σύμβασης στο γραφείο υλικού Αδυναμίες στην λογιστική παρακολούθηση (ακίνητα υπόλοιπα που δεν παραγράφηκαν Ελλείψεις στην διαδικασία παρακολούθησης των παρακαταθηκών του υγειονομικού υλικού

12 ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΜΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΙΚΛΕΙΔΩΝ (3) ΟΤΑ Έλλειψη σαφούς οργανογράμματος και εγχειριδίου ανάλυσης θέσης εργασίας Εισαγωγή εγχειριδίου για την σαφή περιγραφή τόσο των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων του προσωπικού στο Δήμο,όσο επίσης και των διαδικασιών και δραστηριοτήτων ελέγχου. Μη έγκαιρη βεβαίωση εσόδων Απαιτείται η σύνταξη Ημερολογίου ενεργειών χρονοδιαγράμματος ανά κατηγορία εσόδων, η υλοποίηση του οποίου θα τηρείται απαρέγκλιτα. Μη επαρκής λειτουργία πληροφοριακού συστήματος για την Παρακολούθηση των εσόδων Το σύστημα αυτό θα πρέπει να συνοδεύεται από αναφορές/εκθέσεις/δελτία όπως: α) αναλυτικά καθολικά, β)αναλυτικές καταστάσεις συμφωνιών μεταξύ Απλογραφικού Συστήματος και Γενικής Λογιστικής σε τακτά χρονικά διαστήματα, γ) αναφορές προϋπολογισμού σχετικά με την πορεία αυτού και επεξήγηση αποκλίσεων, δ) αναφορές σχετικά με μη βεβαιωμένα έσοδα με συγκεκριμένες ημερομηνίεςλήξης, ε) εκκρεμείς δόσεις, ζ) έλεγχοι για κατηγορίες εσόδων με περιοδική φύση, η) αξιολόγηση οικονομικών καταστάσεων, θ) ενηλικίωση απαιτήσεων, ι) πορεία είσπραξης απαιτήσεων κ.τ.λ. Μη εκπαιδευμένο προσωπικό Μη εφαρμογή σύγχρονων κανόνων αρχειοθέτησης και ενημέρωσης του Αρχείου οφειλετών

13 ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΜΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΙΚΛΕΙΔΩΝ (3) ΟΤΑ Μη εφαρμογή ενοποιημένου συστήματος πληροφοριών Μη εφαρμογή τυποποιημένης διαδικασίας παρακολούθησης και Ελέγχου στα δεδομένα των παροχών μεταξύ του Δήμου και της ΔΕΔΔΗΕ Μη επικαιροποίηση στοιχείων από υπόχρεους Ενεργοποίηση της διαδικασίας προοδευτικής επαλήθευσης των δεδομένων των παροχών μέσω επικαιροποιημένων στοιχείων από τους υπόχρεους. Μη σύνδεση ετήσιου προγράμματος ελέγχων σχετικών με τις άδειες λειτουργίας των καταστημάτων με τους στόχους ταχύτερης είσπραξης εσόδων α) η δημιουργία ενός ολοκληρωμένου αρχείου με όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά για την έκδοση αδειών λειτουργίας των καταστημάτων, β) η καθιέρωση μιας αναλυτικής λίστας με τους προς διάθεση κοινόχρηστους χώρους, γ) η έγκαιρηκαταγραφή των υπόχρεων και δ) η τυποποίηση των καταχωρημένων δεδομένων που απαιτούνται για την ορθή πληροφόρηση του Δήμου σχετικά με τους οφειλέτες του. Μη λειτουργία τμήματος εσωτερικού ελέγχου

14 ... υφίσταται άµεση σχέση µεταξύ των γενικών στόχων, που αντιπροσωπεύουν όσα επιδιώκει να επιτύχει η οντότητα, και των συστατικών στοιχείων των εσωτερικών δικλίδων, τα οποία αντιπροσωπεύουν ό,τι είναι απαραίτητο για την επίτευξη των γενικών στόχων (INTOSAI GOV 9100 Κατευθυντήριες γραμμές για τα πρότυπα εσωτερικών δικλίδων στο Δημόσιο Τομέα) Σε περίπτωση που δεν έχει καθοριστεί το πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων (όπως στην παρούσα περίπτωση), η αξιολόγηση τους γίνεται σύμφωνα με την κρίση του εσωτερικού ελέγχου και με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία.

15 Πρώτο ερώτημα:. Ποιές είναι οι κύριες περιοχές των γενικών στόχων (Δημοσιονομική διακυβέρνηση) που αφορούν οι κίνδυνοι στο σύστημα εσωτερικών δικλίδων αναλόγως της νομικής και διοικητικής ταυτότητας αλλά και της διάρκειας ζωής του κάθε ένα εκ των τριών δημόσιων οργανισμών που συμμετέχουν στην έρευνα Δεύτερο ερώτημα: Ανάδειξη βασικών προτεραιοτήτων της διοίκησης των Οργανισμών για την ολοκληρωμένη διαχείριση των κινδύνων αυτών. (Αποτελεσματική Δημοσιονομική Διακυβέρνηση)

16 ΓΕΝΙΚΟ ΝΟΣΟΚΟΜΕΙΟ ΑΘΗΝΑΣ Αναφορά και συσχέτιση Κινδύνων Γενικών Στόχων Διοίκησης- Δραστηριοτήτων Δικλίδων «Ιπποκράτειο»

17 ΕΛΚΕ Αναφορά και συσχέτιση Κινδύνων-Γενικών Στόχων Διοίκησης Δραστηριότητων Δικλίδων «Ε.Λ.Κ.Ε.»

18 Δήμος Αγίου Δημητρίου Αττικής Αναφορά και συσχέτιση Κινδύνων-Γενικών Στόχων Διοίκησης Δραστηριοτήτων Δικλίδων «ΔΗΜΟΣ ΑΓΙΟΥ ΔΗΜΗΤΡΙΟΥ ΑΤΤΙΚΗΣ»

19 Συσχέτιση των κινδύνων και των γενικών στόχων της διοίκησης (1) Ε.Λ Κ.Ε. ΙΠΠΟΚΡΑΤΕΙΟ ΔΗΜΟΣ ΑΓΙΟΥ ΔΗΜΗΤΡΙΟΥ ΑΤΤΙΚΗΣ ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Και στους τρείς δημόσιους φορείς ο γενικός στόχος «ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ» είναι η περιοχή της διακυβέρνησης τους που συγκεντρώνει την μεγαλύτερη πιθανότητα έκθεσης σε κίνδυνο. Ο Γενικός Στόχος «ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ» είναι η περιοχή της διακυβέρνησης που παρουσιάζει την μικρότερη πιθανότητα έκθεσης σε κίνδυνο και στους τρείς φορείς. Και στους τρείς φορείς παρατηρείται πιθανότητα έκθεσης σε κίνδυνο και στους τέσσερεις γενικούς στόχους της διακυβέρνησης τους.

20 Συσχέτιση των κινδύνων και των γενικών στόχων της διοίκησης (2) Ε.Λ Κ.Ε. ΙΠΠΟΚΡΑΤΕΙΟ ΔΗΜΟΣ ΑΓΙΟΥ ΔΗΜΗΤΡΙΟΥ ΑΤΤΙΚΗΣ Στην πρώτη θέση βρίσκεται ο γενικός στόχος «ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ» ( Διακύμανση μεγέθους συσχέτισης 6,8,11) Ακολουθεί ο γενικός στόχος «ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΠΟΡΩΝ» (Διακύμανση μεγέθους συσχέτισης 2,3,6) Στην τρίτη θέση είναι ο Γενικός στόχος της «ΛΟΓΟΔΟΣΙΑΣ» (Διακύμανση μεγέθους συσχέτισης (2,4,4) και Στην τέταρτη θέση κατατάσσεται ο Γενικός στόχος της «ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ» (Διακύμανση μεγέθους συσχέτισης 2,3,2,).

21 Συσχέτιση των κινδύνων και των γενικών στόχων της διοίκησης (3) Ε.Λ Κ.Ε. ΙΠΠΟΚΡΑΤΕΙΟ ΔΗΜΟΣ ΑΓΙΟΥ ΔΗΜΗΤΡΙΟΥ ΑΤΤΙΚΗΣ Οι Γενικοί Στόχοι «ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ» ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΠΟΡΩΝ ΚΑΙ ΛΟΓΟΔΟΣΙΑ παίρνουν την μεγαλύτερη τιμή συσχέτισης σχετικά με την εκτίμηση των κινδύνων στον Δήμο Αγίου Δημητρίου Αττικής. (11), (6) και (4) αντίστοιχα Ο ΟΤΑ συγκεντρώνει τις μεγαλύτερες τιμές συσχέτισης στους τρείς από τους τέσσερεις γενικούς στόχους της διακυβέρνησης μεταξύ των τριών φορέων. Το «Ιπποκράτειο» κατατάσσεται στην δεύτερη θέση σχετικά με το μέγεθος των τιμών συσχέτισης των γενικών στόχων με την εκτίμηση εμφάνισης κινδύνων. Το Ε.Λ.Κ.Ε. εμφανίζει τις μικρότερες τιμές συσχέτισης στο ίδιο κριτήριο.

22 Δημιουργία Συστήματος Αποτελεσματικών Εσωτερικών Δικλίδων στο Δημόσιο Τομέα Σας ευχαριστώ πολύ για την συμμετοχή σας, Eλεγκτές και Eλεγχόμενους Κωνσταντία Γκιουλετζή Ελεγκτικό Συνέδριο, M.Sc In Marketing and Communication M.Sc. Στρατηγική Χρηματοοικονομική Διοίκηση