digi-retail Οδηγίες Συμπλήρωσης και Υποβολής του Αιτήματος Ολοκλήρωσης της Επένδυσης

Transcript

1 Οδηγίες Συμπλήρωσης και Υποβολής του Αιτήματος Ολοκλήρωσης της Επένδυσης Ιούνιος 2012

2 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Περιεχόμενα Ηλεκτρονική επεξεργασία και υποβολή Αιτήματος Ολοκλήρωσης Επισκόπηση Αιτήματος Ολοκλήρωσης... 3 Γενικά Στοιχεία... 5 Επεξεργασία... 5 Βεβαιώσεις Παραστατικά Δαπανών Παραστατικά Εξόφλησης Υποβολή Αιτήματος Ολοκλήρωσης Επένδυσης Οδηγίες κατόπιν της Ηλεκτρονικής Υποβολής Οδηγίες αποστολής Φακέλου Αιτήματος Ολοκλήρωσης από 22

3 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Ηλεκτρονική επεξεργασία και υποβολή Αιτήματος Ολοκλήρωσης Επισκόπηση Αιτήματος Ολοκλήρωσης Στοιχεία Αιτήματος Ολοκλήρωσης Καταληκτική Ημερομηνία Hλεκτρονικής Yποβολής Aιτήματος Ολοκλήρωσης Συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα βάσει της ημερομηνίας έκδοσης της Απόφασης Αποδοχής Έγκρισης αίτησης. Υπενθυμίζεται ότι το Αίτημα Ολοκλήρωσης του εγκεκριμένου φυσικού και οικονομικού αντικειμένου πρέπει να υποβληθεί στην Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. το αργότερο ένα (1) μήνα μετά την ημερομηνία ολοκλήρωσης της επένδυσης, όπως αυτή προσδιορίζεται αν στην ημερομηνία έκδοσης της απόφασης αποδοχής έγκρισης προστεθεί η διάρκεια του χρονοδιαγράμματος που προβλέπει η αίτηση. Κατάσταση του Αιτήματος Συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα. Δείχνει εάν το Αίτημα Ολοκλήρωσης είναι σε επεξεργασία, εάν έχει υποβληθεί ηλεκτρονικά ή εάν έχει παραληφθεί ο Φάκελός του από την Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. Όσο διαρκεί η επεξεργασία του Αιτήματος, το σύστημα εμφανίζει: Ημερομηνία Τελευταίας Τροποποίησης Ημερομηνία Δημιουργίας του Αιτήματος Ολοκλήρωσης. Ορθότητα Αιτήματος Συμπληρώνεται από το σύστημα αφού πατήσετε το εικονίδιο ώστε να υπολογιστεί η ορθότητα του αιτήματος βάσει ελέγχων στα επιμέρους πεδία. Κωδικός Ηλεκτρονικής Υποβολής Εμφανίζεται κατόπιν της ηλεκτρονικής υποβολής και συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα. 3 από 22

4 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Ημερομηνία Ηλεκτρονικής Υποβολής Εμφανίζεται κατόπιν της ηλεκτρονικής υποβολής και συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα. Ακύρωση της ηλεκτρονικής υποβολής & συνέχιση της επεξεργασίας: Λειτουργία η οποία εμφανίζεται κατόπιν της ηλεκτρονικής υποβολής και με την οποία μπορείτε, εάν επιθυμείτε, να ακυρώσετε την ηλεκτρονική υποβολή του αιτήματος ολοκλήρωσης και να συνεχίσετε την επεξεργασία της αίτησης. Ακύρωση ηλεκτρονικής υποβολής αιτήματος ολοκλήρωσης μπορεί να γίνει έως ότου ο φυσικός φάκελος του αιτήματος ολοκλήρωσης παραληφθεί και πρωτοκολληθεί από την Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. Παλαιότερες ηλεκτρονικές υποβολές του Αιτήματος που ακυρώθηκαν από την επιχείρηση Εφόσον έχετε πραγματοποιήσει ακύρωση της ηλεκτρονικής υποβολής του Αιτήματος ολοκλήρωσης, εμφανίζεται το ιστορικό των ηλεκτρονικών υποβολών που έχετε ακυρώσει. 4 από 22

5 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Γενικά Στοιχεία Εμφανίζεται αναδυόμενο παράθυρο, που συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα βάσει των στοιχείων της αίτησης, τυχόν τροποποιήσεις αυτής καθώς και στοιχείων του αιτήματος ολοκλήρωσης. Επεξεργασία Β.1 Πραγματοποιηθείσες Τροποποιήσεις Οδηγίες Συμπλήρωσης Β1.1 Ο νόμιμος εκπρόσωπος παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν ο νόμιμος εκπρόσωπος παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης της Αίτησης. Στην περίπτωση που ο νόμιμος εκπρόσωπος έχει αλλάξει, αναφέρατε το ΦΕΚ που ορίζει τον νέο νόμιμο εκπρόσωπο της επιχείρησης ή οποιοδήποτε παρόμοιο έγγραφο τεκμηριώνει την αλλαγή αυτή. Το έγγραφο αυτό πρέπει να επισυναφθεί στον φάκελο του αιτήματος ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β1.2. Ο υπεύθυνος έργου παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν ο Υπεύθυνος Έργου παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης της Αίτησης. Συμπληρώστε τα στοιχεία του νέου υπευθύνου έργου, εφόσον είναι διαφορετικός από αυτόν που έχει οριστεί στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης. Β1.3 Η έδρα της επιχείρησης παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν η έδρα της επιχείρησης παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης της Αίτησης. Συμπληρώστε τη νέα έδρα της επιχείρησης, εφόσον έχουν αλλάξει, όπως ορίζεται στο κατά περίπτωση κατάλληλο έγγραφο, πχ. καταστατικό της επιχείρησης, βεβαίωση μεταβολής στην εφορία. Το έγγραφο αυτό θα πρέπει να επισυναφθεί στον φάκελο του αιτήματος ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β1.4 Ο τόπος της επένδυσης ταυτίζεται με τον προβλεπόμενο στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν ο τόπος επένδυσης παραμένει όπως στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης της Αίτησης. Συμπληρώστε το νέο τόπο επένδυσης, εφόσον έχουν αλλάξει, όπως ορίζεται στο κατά περίπτωση κατάλληλο έγγραφο, πχ. καταστατικό της επιχείρησης, βεβαίωση μεταβολής στην εφορία. Το έγγραφο αυτό θα πρέπει να επισυναφθεί στον φάκελο του αιτήματος ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Προσοχή: H αλλαγή Περιφέρειας οδηγεί την επένδυση σας σε απένταξη. 5 από 22

6 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Β1.5 Εάν απαντήσατε ΟΧΙ στο Β1.4, τροποποιείται το ΕΠ / ΠΕΠ στο οποίο εντάσσεται η υλοποίηση της επένδυσης; Σημειώνεται ότι αλλαγή του τόπου υλοποίησης της επένδυσης μπορεί να πραγματοποιηθεί, μόνο εφόσον ο νέος τόπος υλοποίησης της επένδυσης: δεν τροποποιεί το ΕΠ/ΠΕΠ της ενότητας 4.5 του Οδηγού Υποβολής στο οποίο έχει ενταχθεί η εγκεκριμένη πράξη, δεν ανήκει σε περιοχή ΟΠΑΑΧ και αφορά την έδρα ή υποκατάστημα του δικαιούχου για το οποίο η σχετική δήλωση μεταβολής στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. έχει πραγματοποιηθεί πριν την ολοκλήρωση του έργου. Β1.6 Η επωνυμία και ο διακριτικός τίτλος της επιχείρησης είναι σύμφωνα με τα εγκεκριμένα της Απόφασης Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν τροποποιείται η επωνυμία ή/και ο διακριτικός τίτλος της επιχείρησης. Συμπληρώστε την επωνυμία και τον διακριτικό τίτλο της επιχείρησης, εφόσον είναι διαφορετική από την Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης, όπως ορίζονται στα κατάλληλα έγγραφα σύστασης (καταστατικό με τις τυχόν τροποποιήσεις ή/ και ΦΕΚ δημοσίευσης ή Ιδιωτικό Συμφωνητικό Σύστασης νόμιμα δημοσιευμένο). Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να επισυναφθούν στο φάκελο του αιτήματος ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β1.7 Η νομική μορφή της επιχείρησης ταυτίζεται με αυτήν στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν παραμένει η νομική μορφή της επιχείρησης σύμφωνα με την Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης. Συμπληρώστε τη νέα νομική μορφή της επιχείρησης, εφόσον είναι διαφορετική από την Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης, όπως ορίζεται στα κατάλληλα έγγραφα σύστασης (βεβαίωση, έναρξης/ τροποποίησης δραστηριότητας από την οικεία Δ.Ο.Υ, καταστατικό με τις τυχόν τροποποιήσεις ή/ και ΦΕΚ δημοσίευσης ή Ιδιωτικό Συμφωνητικό Σύστασης νόμιμα δημοσιευμένο). Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να επισυναφθούν στον φάκελο του αιτήματος ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β1.8 Η μετοχική - εταιρική σύνθεση της επιχείρησης ταυτίζεται με αυτήν που είναι καταγεγραμμένη στην Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης της Αίτησης; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν οι μέτοχοι της επιχείρησης που κατέχουν ποσοστό μεγαλύτερο από 25% συνεχίζουν να είναι οι ίδιοι με αυτούς που καταχωρήθηκαν στην ηλεκτρονική αίτηση. Συμπληρώστε τη νέα μετοχική εταιρική σύνθεση της επιχείρησης (για μετόχους με ποσοστό συμμετοχής στην επιχείρηση μεγαλύτερο το 25%), εφόσον είναι διαφορετική από αυτήν που δηλώθηκε στην εγκεκριμένη αίτηση, όπως προκύπτει από τα κατάλληλα έγγραφα σύστασης & εκπροσώπησης (καταστατικό με τις τυχόν τροποποιήσεις ή/ και ΦΕΚ δημοσίευσης ή πρόσφατο πρακτικό Γ.Σ. απ όπου να προκύπτει η Μετοχική Σύνθεση). Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να επισυναφθούν στον φάκελο του αιτήματος ολοκλήρωσης. Β1.9 Τυχόν συνεργαζόμενες επιχειρήσεις με τον δικαιούχο ταυτίζεται με την κατάσταση που είναι καταχωρημένη στην Αίτηση του δικαιούχου; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν οι συνεργαζόμενες επιχειρήσεις με τον δικαιούχο παραμένουν οι ίδιες με αυτές που καταχωρήθηκαν στην ηλεκτρονική αίτηση. 6 από 22

7 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Β1.10 Τυχόν συνδεδεμένες επιχειρήσεις με τον δικαιούχο ταυτίζεται με την κατάσταση που είναι καταχωρημένη στην Αίτηση του δικαιούχου; Αναφέρατε (ΝΑΙ / ΟΧΙ) αν οι συνδεδεμένες επιχειρήσεις με τον δικαιούχο παραμένουν οι ίδιες με αυτές που καταχωρήθηκαν στην ηλεκτρονική αίτηση. Β1.11 Το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο ταυτίζεται με το καταχωρηθέν στην Αίτηση για την οποία εκδόθηκε η Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης; (Εάν ΟΧΙ, θα πρέπει να καταχωρηθούν οι εν λόγω τροποποιήσεις στην ενότητα Β2.) Αναφέρατε αν το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο ταυτίζεται με το καταχωρηθέν στην Αίτηση για την οποία εκδόθηκε η Απόφαση Αποδοχής και Έγκρισης Αίτησης. Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση τροποποιήσεων, αυτές θα πρέπει να καταχωρηθούν στην ενότητα Β2. 7 από 22

8 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Β. 2 Τροποποίηση Φυσικού και Οικονομικού Αντικειμένου Β2.1 Νέος Συγκεντρωτικός Πίνακας Δαπανών Στον πίνακα εμφανίζεται ο αναλυτικός προϋπολογισμός του επενδυτικού σχεδίου. Η ανάλυση γίνεται σε επίπεδο ενέργειας, κατηγορίας και υποκατηγορίας δαπάνης. Τα κελιά με κόκκινο χρώμα υποδηλώνουν σφάλμα στη συμπλήρωση ή μη τήρηση των επιμέρους ορίων ενεργειών/ δαπανών στο πλαίσιο της Δράσης. Σε περίπτωση μη τήρησης των επιμέρους ορίων ενεργειών/ δαπανών, αυτά θα πρέπει να διορθωθούν στις εισαχθείσες δαπάνες στην ενότητα «Β.2.3 Αναλυτικός πίνακας δαπανών». Β2.2 Τεκμηρίωση Αλλαγών φυσικού και οικονομικού αντικειμένου Οδηγίες Συμπλήρωσης Περιγραφή Στην περίπτωση που προχωρήσατε σε τροποποίηση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου της πράξης, αναφέρετε τους λόγους για τους οποίους αιτείστε τις τροποποιήσεις που δηλώσατε. Συνημμένα έγγραφα Αναφέρετε τα έγγραφα που τεκμηριώνουν τους λόγους για τους οποίους αιτείστε τροποποίηση επί της εγκεκριμένης Αίτησης της Πράξης. Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να περιλαμβάνουν προσφορές και προτιμολόγια προμηθευτών, τα οποία θα πρέπει υποχρεωτικά να συμπεριλάβετε στον φάκελο του αιτήματος ολοκλήρωσης που θα αποστείλετε. Β.2.3 Αναλυτικός Πίνακας Δαπανών Αποτυπώστε τις μεταβολές φυσικού αντικειμένου σε επίπεδο επιλέξιμων ενεργειών και δαπανών σε σχέση με τα υποβληθέντα στοιχεία στην αίτηση. Σημειώνεται ότι : - Θα πρέπει να αποτυπωθεί επακριβώς το τελικώς υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο, το οποίο θα πιστοποιηθεί προς καταβολή της αναλογούσας επιχορήγησης. - Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικές στην ορθή κατηγοριοποίηση των δαπανών που αφορούν το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο του επενδυτικού τους σχεδίου στις κατάλληλες Ενέργειες και Κατηγορίες (και υπο-κατηγορίες) Δαπανών, καθώς ο έλεγχος της κατηγοριοποίησης αυτών θα πραγματοποιηθεί κατά την πιστοποίηση της επένδυσης. - Κατά την υποβολή του Αιτήματος Ολοκλήρωσης, μπορείτε να τροποποιήσετε το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο της πράξης, τηρώντας τους εξής κανόνες: 8 από 22

9 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης * Το συνολικό ποσό της επιχορήγησης δεν μπορεί να υπερβεί το αρχικά εγκεκριμένο ποσό. * Τα συγκεντρωτικά ποσοστά στις διάφορες κατηγορίες και υποκατηγορίες ενεργειών και δαπανών, πρέπει να συνεχίσουν να υπακούουν στους κανόνες της δράσης (όπως περιγράφονται στον Οδηγό Υποβολής). * Μεταβολή του φυσικού αντικειμένου μπορεί να γίνει κατά τρόπο τέτοιο ώστε να εμπίπτει σαφώς σε κάποια από τις προβλεπόμενες επιλέξιμες ενέργειες ή κατηγορίες δαπανών. * Αλλαγές σε χαρακτηριστικά, π.χ. σε τμήμα εξοπλισμού (π.χ. συχνότητα CPU ενός υπολογιστή, μνήμη κλπ.), μπορούν να πραγματοποιηθούν, υπό την προϋπόθεση ότι δε γίνεται υποβάθμιση του αρχικώς προδιαγεγραμμένου εξοπλισμού. Αλλαγές στα χαρακτηριστικά της τεχνικής λύσης μπορούν να πραγματοποιηθούν, δεδομένου ότι θα πρέπει να αντικατασταθεί αυτή από τουλάχιστον ισοδύναμη. Αυτό θα πρέπει να τεκμηριώνεται βάσει σχετικών προσφορών προμηθευτών ή/ και τεχνικών φυλλαδίων. * Αλλαγές σε προμηθευτές που παρέχουν τυποποιημένες υπηρεσίες (π.χ. προμηθευτή του ίδιου εξοπλισμού), έτοιμα προϊόντα και που γενικότερα δε δύνανται να επηρεάσουν τα χαρακτηριστικά και την ποιότητα του εγκεκριμένου φυσικού αντικειμένου μπορούν να πραγματοποιηθούν Για την τροποποίηση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου της πράξης, μπορείτε να προχωρήσετε στις εξής ενέργειες: - Εισαγωγή νέας δαπάνης - Επεξεργασία-τροποποίηση δηλωθείσας στην πράξη δαπάνης - Διαγραφή δηλωθείσας στην πράξη δαπάνης Εισαγωγή Δαπανών Μπορείτε να εισάγετε μία νέα δαπάνη, πατώντας Εισαγωγή Δαπανών συμπληρώνοντας όλα τα απαραίτητα πεδία. 9 από 22

10 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Επεξεργασία/ Διαγραφή Επεξεργασία Δαπάνης Μπορείτε να τροποποιήσετε τις δαπάνες που έχετε δηλώσει στην εγκεκριμένη Αίτηση της πράξης, συμπληρώνοντας όλα τα απαραίτητα πεδία. Διαγραφή Δαπάνης Μπορείτε να προχωρήσετε στη διαγραφή δαπανών που έχετε δηλώσει στην εγκεκριμένη Αίτηση της πράξης. Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση αλλαγής προμηθευτή, η δαπάνη θα πρέπει να διαγραφεί και να επανεισαχθεί με τα στοιχεία του νέου προμηθευτή. Οδηγίες Συμπλήρωσης Ενέργεια Επιλέξτε την ενέργεια στην οποία αφορά η δαπάνη. Συμβουλευτείτε τον Οδηγό Υποβολής της Δράσης, κεφάλαιο 4.7 σσ , όπου περιγράφονται αναλυτικά οι επιλέξιμες ενέργειες. Αν η δαπάνη αφορά σε πάνω από μία, επιλέξτε την κύρια ενέργεια στην οποία έχει εφαρμογή κατά την προτεινόμενη λύση. Π.χ. αγορά server, που έχουν εφαρμογή και στην «Αναδιοργάνωση και εξοικονόμηση πόρων, με αξιοποίηση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών» και στην «Εξωστρέφεια, προώθηση, διεύρυνση κύκλου εργασιών με χρήση προηγμένων τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών» επιλέγετε την ενέργεια που κρίνετε ως κύρια για την επιχείρησή σας. Κατηγορία Δαπάνης Επιλέξτε την κατηγορία δαπάνης. Η λίστα επιλογών εμφανίζει τις κατηγορίες δαπανών οι οποίες έχουν εφαρμογή βάσει της επιλεγμένης Ενέργειας. Συμβουλευτείτε τον Οδηγό 10 από 22

11 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Υποβολής της Δράσης, κεφάλαιο σσ , όπου περιγράφονται αναλυτικά οι επιτρεπόμενες δαπάνες ανά κατηγορία, τα επιλέξιμα κόστη καθώς και οι επιμέρους περιορισμοί. Υποκατηγορία Επιλέξτε την υποκατηγορία δαπάνης στην οποία αυτή εντάσσεται. Η λίστα επιλογών εμφανίζει τις υποκατηγορίες δαπανών οι οποίες έχουν εφαρμογή βάσει της επιλεγμένης ενέργειας και κατηγορίας δαπάνης. Περιγραφή Δαπάνης Ανάλογα με τη δαπάνη που έχετε εισάγει, σημειώστε την εμπορική ονομασία (εφόσον υφίσταται) ή δώστε μια σύντομη περιγραφή εφόσον πρόκειται για υπηρεσία. Ποσότητα - Μον. Μέτρησης Εισάγετε την ποσότητα και επιλέξτε τη μονάδα μέτρησης που έχει εφαρμογή για την προτεινόμενη δαπάνη. Τιμή μονάδας ( ) - χωρίς Φ.Π.Α. Εισάγετε την καθαρή αξία της δαπάνης σε βάσει της σχετικής προσφοράς προμηθευτή. Συνολικό κόστος ( ) Πεδίο αυτόματου υπολογισμού του συνολικού ποσού βάσει της εισαχθείσας ποσότητας και τιμής μονάδας. Επιλέξιμο Ποσό ( ) Εισάγετε το ποσό (μέρος ή σύνολο της δαπάνης) για το οποίο αιτείστε επιχορήγησης στο πλαίσιο της προτεινόμενης επένδυσης. Το ποσό δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερο από το πεδίο Συνολικό Κόστος ( ). Το επιλέξιμο ποσό δύναται να είναι μικρότερο του συνολικού κόστους, σε περίπτωση όπου οι δαπάνες που θα πραγματοποιηθούν στο πλαίσιο του έργου αφορούν σε υλοποίηση μεγαλύτερη από το όριο επιχορήγησης στο πλαίσιο της Δράσης. Σε αυτή την περίπτωση, ως επιλέξιμο ποσό νοείται αυτό για το οποίο η επιχείρηση αιτείται επιχορήγησης. Το ύψος επιχορήγησης υπολογίζεται βάσει του επιλέξιμου ποσού. Χαρακτηριστικά Εισάγετε τα βασικά χαρακτηριστικά της προτεινόμενης δαπάνης. Τεκμηρίωση Αιτιολογήστε εν συντομία το σκοπό πραγματοποίησης της συγκεκριμένης δαπάνης στο πλαίσιο του προτεινόμενου επενδυτικού σχεδίου. Προμηθευτής - ΑΦΜ Προμηθευτή - Ελλάδας/ Εξωτερικού Εισάγετε την Επωνυμία Προμηθευτή, το ΑΦΜ και καθορίζετε εάν πρόκειται για προμηθευτή Ελλάδας ή εξωτερικού. Επισημαίνεται ότι ο φορέας της αίτησης δεν μπορεί να είναι παράλληλα προμηθευτής στο πλαίσιο αυτής. Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση αλλαγής προμηθευτή, η δαπάνη θα πρέπει να διαγραφεί και να επανεισαχθεί με τα στοιχεία του νέου προμηθευτή. 11 από 22

12 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Αριθμός προσφοράς - Ημ. Προσφοράς Εισάγετε τον αύξοντα αριθμό της προσφοράς βάσει του οποίου θα υποβληθεί στο φάκελο δικαιολογητικών και επιλέγετε την ημερομηνία της προσφοράς όπως αποτυπώνεται σε αυτή. 12 από 22

13 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Γ.1 Τεκμηρίωση Υλοποίησης Φυσικού Αντικειμένου Εισάγετε τις ζητούμενες πληροφορίες για τις ενέργειες που υλοποιήσατε. Στα πεδία παρατηρήσεων εισάγετε τυχόν επιπλέον πληροφορίες που κρίνετε σκόπιμες ως προς τα αναφερόμενα σημεία για τους σκοπούς επαλήθευσης πιστοποίησης. Σημειώνεται ότι θα πρέπει να έχουν υλοποιηθεί τα υποχρεωτικά χαρακτηριστικά της επιλέξιμης ενέργειας Ε1 και Ε2 προκειμένου να είναι δυνατή η υποβολή του αιτήματος ολοκλήρωσης, ήτοι να έχει επιλεχθεί «ΝΑΙ» και να έχει καταχωρηθεί επαρκής περιγραφή τεκμηρίωσης σε όλα τα υποχρεωτικά χαρακτηριστικά του φυσικού αντικειμένου (περιγραφές με μπλε χρώμα). 13 από 22

14 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Δ1 Δικαιολογητικά Επιλέξτε στον ακόλουθο πίνακα τα δικαιολογητικά που τεκμηριώνουν κατάλληλα το υποβληθέν στο αίτημα ολοκλήρωσης φυσικό και οικονομικό αντικείμενο. Επιλέξτε «Εισαγωγή έγγραφου» σε περίπτωση που επιθυμείτε εισαγωγή επιπλέον δικαιολογητικού που δεν περιλαμβάνεται στις επιλογές του πίνακα. Υπενθυμίζεται ότι στο φάκελο του αιτήματος ολοκλήρωσης θα πρέπει να περιληφθούν τα δικαιολογητικά που θα επιλεγούν στον εν λόγω πίνακα καθώς και τυχόν επιπρόσθετα συνημμένα έγγραφα έχουν εισαχθεί και έχουν εφαρμογή στις ενότητες «Β.1 Πραγματοποιηθείσες Τροποποιήσεις» και «Β.2 Τροποποίηση φυσικού και οικονομικού αντικειμένου». Πατώντας «Επιστροφή» αποθηκεύονται τα δεδομένα της ενότητας και επιστρέφετε στην Επισκόπηση του Αιτήματος Ολοκλήρωσης. 14 από 22

15 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Βεβαιώσεις Διαχείριση Παραστατικών Βεβαιώσεων Εισάγετε όλες τις βεβαιώσεις που αφορούν στις δαπάνες της επένδυσης επιλέγοντας «Προσθήκη Βεβαίωσης». Για κάθε βεβαίωση, επιλέγετε το είδος τεκμηρίωσης και το είδος βεβαίωσης/ αντικειμένου από τις λίστες. Στη συνέχεια επιλέγετε τον προμηθευτή στον οποίο αφορά η βεβαίωση και συμπληρώνετε τα πεδία που έχουν κατά περίπτωση εφαρμογή. Στη στήλη «Διαχείριση» μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία ή να διαγράψετε τη βεβαίωση. Πατώντας «Επιστροφή» αποθηκεύονται τα δεδομένα της ενότητας και επιστρέφετε στην Επισκόπηση του Αιτήματος Ολοκλήρωσης. Συγκεντρικός Πίνακας Στο «Συγκεντρωτικό Πίνακα» παρατίθεται συγκεντρωτικά η κατάσταση/ αντιστοίχηση παραστατικών. 15 από 22

16 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Παραστατικά Δαπανών Διαχείριση Παραστατικών Δαπανών Εισάγετε όλα τα παραστατικά δαπανών που αφορούν την επένδυση επιλέγοντας «Προσθήκη Παραστατικού Δαπάνης». Για κάθε παραστατικό δαπάνης, επιλέγετε τον Προμηθευτή από τη λίστα των Προμηθευτών που έχει δηλώσει στις δαπάνες στο φυσικό και οικονομικό αντικείμενο της πράξης. Το ΑΦΜ Προμηθευτή συμπληρώνεται αυτόματα. Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση νέου προμηθευτή ή αλλαγής στοιχείων προμηθευτή, τα στοιχεία αυτού θα πρέπει να εισαχθούν κατά την εισαγωγή δαπανών της ενότητας Β.2.3. «Αναλυτικός Πίνακας Δαπανών» στην επεξεργασία του αιτήματος ολοκλήρωσης. Στη συνέχεια συμπληρώνετε τα εξής πεδία: Είδος παραστατικού Αριθμός Παραστατικού Ημερομηνία Έκδοσης Αξία παραστατικού χωρίς ΦΠΑ Αξία παραστατικού (με ΦΠΑ) 16 από 22

17 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Για κάθε παραστατικό δαπάνης που έχετε εισάγει θα πρέπει να το αντιστοιχήσετε στο αντικείμενο του επενδυτικού σχεδίου της εγκεκριμένης πράξης. Επιλέγοντας «Ανάλυση παραστατικού» κάθε παραστατικό ξεχωριστά εμφανίζεται στη ίδια οθόνη ακριβώς από κάτω το πεδίο «Προσθήκη αντιστοίχισης σε δαπάνη». Επιλέγετε το πεδίο «Προσθήκη Αντιστοίχισης σε Δαπάνη». Εμφανίζονται μόνο οι δαπάνες που αναφέρονται στις προσφορές του συγκεκριμένου προμηθευτή στο φυσικό & οικονομικό αντικείμενο. Αφού επιλέξτε «Αντιστοίχιση με δαπάνη (Εμπορική Ονομασία)», συμπληρώνονται αυτόματα τα «Στοιχεία που αναγράφονται στην Προσφορά». Στη συνέχεια συμπληρώνετε τα «Στοιχεία που αναγράφονται στο Παραστατικό Δαπάνης» δηλ τα εξής πεδία: Ποσότητα Τιμή Μονάδας Αξία (χωρίς ΦΠΑ) Αξία (με ΦΠΑ) 17 από 22

18 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Στη στήλη «Διαχείριση» μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία ή να διαγράψετε το παραστατικό. Πατώντας «Επιστροφή» αποθηκεύονται τα δεδομένα της ενότητας και επιστρέφετε στην Επισκόπηση του Αιτήματος Ολοκλήρωσης. Συγκεντρικός Πίνακας Στο «Συγκεντρωτικό Πίνακα» παρατίθεται συγκεντρωτικά η κατάσταση/ αντιστοίχηση παραστατικών. 18 από 22

19 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Παραστατικά Εξόφλησης Διαχείριση Παραστατικών Εξόφλησης Εισάγετε όλα τα παραστατικά εξόφλησης δαπανών που αφορούν την επένδυση επιλέγοντας «Προσθήκη Παραστατικών Εξόφλησης». Για κάθε παραστατικό εξόφλησης δαπανών, πρέπει να επιλέξετε τον «Τύπο Πληρωμής» με τον οποίο πραγματοποιήσατε την εξόφληση, από τις εξής επιλογές: Μετρητά (<1500) Κατάθεση μετρητών Τραπεζική Επιταγή Επιταγή της Επιχείρησης Δίγραμμη Τραπεζική Επιταγή της Επιχείρησης Τραπεζικό Έμβασμα Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία ανάλογα με τον τρόπο εξόφλησης που επιλέξατε. 19 από 22

20 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Για κάθε παραστατικό εξόφλησης που έχετε εισάγει θα πρέπει να το αντιστοιχήσετε στα παραστατικά δαπανών που εξοφλεί. Επιλέγοντας κάθε παραστατικό εξόφλησης ξεχωριστά εμφανίζεται στη ίδια οθόνη ακριβώς από κάτω το πεδίο «Προσθήκη αντιστοίχισης με Παραστατικό Δαπάνης». Επιλέξτε το πεδίο «Προσθήκη αντιστοίχησης σε Παραστατικό Δαπάνης» Εμφανίζονται συμπληρωμένα τα στοιχεία που αφορούν στο Παραστατικό Εξόφλησης δηλ. Συνολική αξία του παραστατικού εξόφλησης Διαθέσιμο υπόλοιπο για πληρωμή Παραστατικών Δαπανών Στη συνέχεια πραγματοποιείτε την «Αντιστοίχιση με το Παραστατικό Δαπανών» του παραστατικού εξόφλησης εφόσον επιλέξετε το «Παραστατικό Δαπανών που θέλετε να πληρώσετε» και βλέπετε τα στοιχεία του παραστατικού που αφορούν σε: Αξία του επιλεγμένου Παραστατικού Δαπανών που δεν έχει καλυφθεί από άλλα Παραστατικά Εξόφλησης (ποσό ) Στοιχεία Πληρωμής 20 από 22

21 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Από το συγκεκριμένο Παραστατικό Εξόφλησης μπορείτε να αποδώσετε στο επιλεγμένο Παραστατικό Δαπανών το μέγιστο (ποσό ) Κατόπιν συμπληρώνετε το πεδίο: Ποσό που θέλετε να αποδώσετε Στη στήλη «Διαχείριση» μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία ή να διαγράψετε το παραστατικό. Πατώντας «Επιστροφή» αποθηκεύονται τα δεδομένα της ενότητας και επιστρέφετε στην Επισκόπηση του Αιτήματος Ολοκλήρωσης. Επισημαίνεται ότι στην περίπτωση που έχει εισαχθεί παραστατικό πληρωμής, δεν δύναται να τροποποιηθεί ο τύπος πληρωμής αυτού (το παραστατικό θα πρέπει να διαγραφεί και να εισαχθεί εκ νέου). Συγκεντρικός Πίνακας Στο «Συγκεντρωτικό Πίνακα» παρατίθεται συγκεντρωτικά η κατάσταση/ αντιστοίχηση παραστατικών. 21 από 22

22 : Οδηγίες συμπλήρωσης αιτήματος ολοκλήρωσης Υποβολή Αιτήματος Ολοκλήρωσης Επένδυσης Οδηγίες κατόπιν της Ηλεκτρονικής Υποβολής Σε συνέχεια της ηλεκτρονικής υποβολής του Αιτήματος Ολοκλήρωσης της Επένδυσης της επιχείρησης στο πλαίσιο της Δράσης «Ενίσχυση επιχειρήσεων λιανεμπορίου για την υλοποίηση ψηφιακών επενδύσεων», απαιτείται να τυπώσετε από το Πληροφοριακό Σύστημα τα εξής: * Αίτημα Ολοκλήρωσης της Επένδυσης, το οποίο θα φέρει τη σφραγίδα της επιχείρησης και θα είναι υπογεγραμμένο από τον Νόμιμο Εκπρόσωπο αυτής * Λίστα όλων των Απαιτούμενων Δικαιολογητικών Τεκμηρίωσης Ολοκλήρωσης της Επένδυσης * Λίστα όλων των Συμπληρωματικών Εγγράφων Οδηγίες αποστολής Φακέλου Αιτήματος Ολοκλήρωσης Τα παραπάνω, μαζί με τα Απαιτούμενα Δικαιολογητικά Τεκμηρίωσης Ολοκλήρωσης της Επένδυσης (αρχειοθετημένα σύμφωνα με την παραπάνω λίστα) και τα Συμπληρωματικά Έγγραφα Τεκμηρίωσης Αλλαγών και Τροποποιήσεων, θα πρέπει να τα αποστείλετε σε ενιαίο Φάκελο Αιτήματος Ολοκλήρωσης της Επένδυσης στη διεύθυνση Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε., Λεωφόρος Ηλιουπόλεως 2-4, Υμηττός, τηλ , με συστημένο ταχυδρομείο ή ταχυμεταφορά (courier). Ο Φάκελος Αιτήματος Ολοκλήρωσης πρέπει να αποσταλεί στην Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. εντός δέκα (10) ημερολογιακών ημερών από την επομένη της ηλεκτρονικής υποβολής, εκτός εάν ο χρήστης ακυρώσει το ηλεκτρονικό αίτημα και δημιουργήσει νέο. Σημείωση: Στο Φάκελο του Αιτήματος πρέπει να επικολληθεί ως ετικέτα, η Ετικέτα Αιτήματος Ολοκλήρωσης. 22 από 22