ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΓΟΡΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ Ημερομηνία Εφαρμογής: 01/03/2014 Ημερομηνία Έκδοσης: 14/02/2014

Transcript

1 Υ/3/2014 ΘΕΜΑ Αντικαθιστά την Οδηγία Υ/3/2011 (30/12/2011) ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΓΟΡΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ Ημερομηνία Εφαρμογής: 01/03/2014 Ημερομηνία Έκδοσης: 14/02/ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στα πλαίσια της εφαρμογής πρακτικής και διαδικασιών για αγορές του ιαχειριστή Συστήματος Μεταφοράς Κύπρου ( ΣΜΚ) οι οποίες να εναρμονίζονται στο μέγιστο βαθμό με τις διαδικασίες που ισχύουν στην ΑΗΚ, έχουν ετοιμαστεί διαδικασίες αγορών και σύναψης συμβάσεων, λαμβάνοντας υπόψη τις αλλαγές στη Νομοθεσία περί Σύναψης Συμβάσεων στον Τομέα της Ενέργειας που επήλθαν με την υιοθέτηση της σχετικής Ευρωπαϊκής Οδηγίας 2004/17/ΕΚ από την Κυπριακή ημοκρατία και τη ψήφιση του Νόμου 11(Ι)/2006 και των Κανονισμών του ΣΜΚ καθώς και το νόμο ο οποίος διέπει τη λειτουργία του ΣΜΚ. Για την ετοιμασία της παρούσας Οδηγίας έχει γίνει χρήση των σχετικών Νόμων της ημοκρατίας και των Οδηγιών της ΑΗΚ που σχετίζονται με το Θέμα. Στόχοι της προκείμενης Οδηγίας είναι: (α) Ο καθορισμός μιας ομοιόμορφης και γενικά κατανοητής πρακτικής σχετικά με τις αγορές και τις αναθέσεις συμβάσεων, η οποία να ακολουθείται από όλους τους λειτουργούς του ΣΜΚ. (β) Οι αγορές και οι συμβάσεις να είναι σύμφωνες με την ισχύουσα Κυπριακή και Κοινοτική Νομοθεσία. (γ) Οι αγορές και συμβάσεις να διασφαλίζουν την προμήθεια υλικών, εξοπλισμού, ανταλλακτικών, υπηρεσιών και έργων που να ανταποκρίνονται στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό στις ανάγκες, επιθυμίες και προσδοκίες του ΣΜΚ. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 1

2 (δ) Οι αγορές και συμβάσεις να είναι αποτελεσματικές, τεκμηριωμένες, νομότυπες, αδιαμφισβήτητες και να διασφαλίζουν στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό τα συμφέροντα του ΣΜΚ. (ε) Η τήρηση επαρκών στοιχείων τα οποία να στηρίζουν και να δικαιολογούν τις αποφάσεις του ΣΜΚ που σχετίζονται με αγορές και αναθέσεις συμβάσεων. (στ) Η διασφάλιση των πλέον ευνοϊκών οικονομικά, εμπορικά και τεχνικά, όρων για το ΣΜΚ. (ζ) Το κόστος αγορών και συμβάσεων να περιορίζεται στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του ΣΜΚ για την εν λόγω αγορά ή σύμβαση. (ε) Οι εφαρμοζόμενες διαδικασίες και πρακτικές να είναι ευέλικτες, αποτελεσματικές, διαφανείς, δίκαιες, νομότυπες, τεκμηριωμένες, αδιαμφισβήτητες και να παρέχουν τη δυνατότητα στο ΣΜΚ να αξιοποιεί στο μέγιστο δυνατό βαθμό τις δυνατότητες της σχετικής Κυπριακής και Ευρωπαϊκής Νομοθεσίας 2.0 ΠΕ ΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Η παρούσα Οδηγία εφαρμόζεται σε όλες τις περιπτώσεις σύναψης Συμβάσεων για προμήθειες, υπηρεσίες και έργα και περιλαμβάνει Μικρές Αγορές, Μη Κοινοτικούς ιαγωνισμούς, ιαγωνισμούς Μικρής απάνης και ιαγωνισμούς Μεγάλης απάνης. Η παρούσα Οδηγία πρέπει να διαβάζεται σε συνδυασμό με την Ευρωπαϊκή Οδηγία 2004/17/ΕΚ, το Νόμο 11(Ι)/2006 και τους Κανονισμούς του ΣΜΚ, ή οποιοδήποτε Νόμο ή Κανονισμό που τροποποιεί, συμπληρώνει ή καταργεί τους Κανονισμούς αυτούς. Ολόκληρο το κείμενο των Κανονισμών του ΣΜΚ περιλαμβάνεται στο Παράρτημα ΙΗ. Οι Κανονισμοί του ΣΜΚ εφαρμόζονται σε όλες τις περιπτώσεις ιαγωνισμών για Συμβάσεις που εμπίπτουν στα πλαίσια του Ευρωπαϊκού ικαίου (Κοινοτικοί ιαγωνισμοί), δηλαδή σε όλες τις περιπτώσεις ιαγωνισμών για Συμβάσεις η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι πάνω από τα όρια που καθορίζονται από την Αρμοδία Αρχή ημοσίων Συμβάσεων και περιλαμβάνονται στην παρούσα Οδηγία ως Παράρτημα. Σ αυτές τις περιπτώσεις οι πρόνοιες της παρούσας Οδηγίας θεωρούνται συμπληρωματικές των Κανονισμών και σε περίπτωση διαφοράς μεταξύ των Κανονισμών και της παρούσας Οδηγίας υπερισχύουν οι πρόνοιες των Κανονισμών. Σε περιπτώσεις ιαγωνισμών για Συμβάσεις που δεν εμπίπτουν στα πλαίσια του Ευρωπαϊκού ικαίου, (Μη-Κοινοτικοί ιαγωνισμοί), δηλαδή Συμβάσεις η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι χαμηλότερη από τα όρια που καθορίζονται από την Αρμόδια Αρχή ημοσίων Συμβάσεων και Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 2

3 αναφέρονται στο Παράρτημα και Συμβάσεις που εξαιρούνται από το Νόμο, οι Κανονισμοί του ΣΜΚ μπορεί να εφαρμόζονται κατ αναλογία, εφόσον αυτό προνοείται στην παρούσα Οδηγία. Η εφαρμογή των Κανονισμών σε ιαγωνισμούς για Συμβάσεις που δεν εμπίπτουν στα πλαίσια του Νόμου παρουσιάζεται ενδεικτικά στο Παράρτημα Ι. Τα όρια που διαχωρίζουν τους Κοινοτικούς ιαγωνισμούς από τους Μη-Κοινοτικούς ιαγωνισμούς και αναφέρονται στο Παράρτημα, αναθεωρούνται με εγκύκλιο της Αρμόδιας Αρχής ημοσίων Συμβάσεων, που είναι το Γενικό Λογιστήριο της ημοκρατίας. Τα όρια εξουσιοδότησης για σύναψη Συμβάσεων που αναφέρονται στο Παράρτημα Α αναθεωρούνται με απόφαση του ιευθυντή ΣΜΚ. Τα όρια εξουσιοδότησης για Μικρές Αγορές που αναφέρονται στο Παράρτημα Β, αναθεωρούνται με απόφαση του ιευθυντή ΣΜΚ. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 3

4 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1.0 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΕ ΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΟΡΙΣΜΟΙ ΓΕΝΙΚΑ ιασφάλιση Συμφερόντων του ΣΜΚ Βασικές Αρχές που διέπουν τις διεργασίες σύναψης Συμβάσεων ιαρροές Πληροφοριών σχετικά με ιαγωνισμούς, Αγορές και Συμβάσεις Προσωπική Ευθύνη ήλωση ευσυνείδητης και αμερόληπτης εκτέλεσης καθηκόντων και αποκάλυψη τυχόν συγγένειας ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης ιαγωνισμοί Μικρής απάνης Συνοπτικές ιαδικασίες Αντικαταστάσεις Λειτουργών που Απουσιάζουν ΑΡΜΟ ΙΟΤΗΤΕΣ ΙΕΥΘΥΝΤΗ Λ&Π Εφαρμογή Πολιτικής Αγορών ιευθυντής Λ&Π Πιστοποίηση για Τήρηση Ορθής ιαδικασίας ΚΑΤΩΤΑΤΑ ΟΡΙΑ ΚΑΙ ΠΕ ΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΝΟΜΟΥ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ ιαγωνισμοί Μικρής απάνης ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης: ΟΡΙΑ ΕΞΟΥΣΙΟ ΟΤΗΣΗΣ ΓΙΑ ΣΥΝΑΨΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ Προϋποθέσεις για Προκήρυξη ιαγωνισμού Αιτήσεις για Αγορά Υλικών, Υπηρεσιών ή Έργων (Requisitions) ιάθεση Εγγράφων ιαγωνισμών Κανόνες ημοσιότητας ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ΤΟΥ ΣΜΚ ΠΑΡΑΛΑΒΗ, ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Γενικά Παραλαβή Προσφορών Άνοιγμα Προσφορών στα γραφεία του ΣΜΚ Γενικά Άνοιγμα Προσφορών ιαδικασία Ανοίγματος Άνοιγμα προσφορών που υποβάλλονται σε δύο φακέλλους Προσφορές που λαμβάνονται μετά την προθεσμία υποβολής ιανομή Προσφορών ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Γενικά Αναθεώρηση Τιμής Προσφοράς ή Βελτίωση Τεχνικού Μέρους Προσφοράς μετά την Εκπνοή της Προθεσμίας Υποβολής Πρόσφορων Έλεγχος Εμπορικής Πτυχής Προσφορών ιορισμός Επιτροπής Αξιολόγησης Ετοιμασία και Υπογραφή Έκθεσης Αξιολόγησης Υπολογισμός Καθαρής Σημερινής Αξίας μελλοντικών πληρωμών και συνυπολογισμός Ρυθμού Πληθωρισμού, Επιτοκίων και Ισοτιμίας Συναλλάγματος Ισχύς Προσφορών Κριτήρια Ανάθεσης Συμβάσεων Καθορισμός Κριτηρίων Ανάθεσης Σύμβασης Χαμηλότερη Τιμή Πλέον Συμφέρουσα Οικονομικά Προσφορά.. 30 Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 4

5 Υποβολή προσφορών σε ένα φάκελλο Υποβολή προσφορών σε δύο φακέλλους Εγγυήσεις Εγγύηση Συμμετοχής σε ιαγωνισμό Εγγύηση Πιστής Εκτέλεσης της Σύμβασης ΑΚΥΡΩΣΗ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ιαγωνισμοί Μικρής απάνης και ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης ΑΚΥΡΩΣΗ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Κοινοτικοί ιαγωνισμοί Μη-Κοινοτικοί ιαγωνισμοί ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ ΚΑΙ ΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΦΥΛΑΞΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ, ΣΥΜΒΟΛΑΙΩΝ ΚΑΙ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ Φύλαξη Προσφορών που καταλαμβάνουν Μεγάλο Όγκο Φύλαξη Προσφορών που καταλαμβάνουν Μικρό Όγκο Φύλαξη Υπογραμμένων Συμβολαίων Φύλαξη Εκθέσεων Αξιολόγησης ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΡΟΕΠΙΛΟΓΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Γενικά ιαδικασία Κριτήρια Συμμετοχής Καταρτισμός Καταλόγου Έγκριση Καταλόγου Προεπιλεγμένων Προμηθευτών Ενημέρωση οικονομικών φορέων Τήρηση Μητρώου Προεπιλεγμένων Προμηθευτών ιάρκεια ισχύος καταλόγου Ζήτηση Προσφορών ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΜΕ ΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΣΗ Γενικά Κοινοτικοί ιαγωνισμοί Μη-Κοινοτικοί ιαγωνισμοί Επιτροπή ιαπραγμάτευσης ιεξαγωγή ιαπραγμάτευσης ιεξαγωγή ιαπραγμάτευσης με προηγούμενη προκήρυξη ιαγωνισμού ιεξαγωγή ιαπραγμάτευσης χωρίς προηγούμενη προκήρυξη ιαγωνισμού ΣΥΜΦΩΝΙΕΣ ΠΛΑΙΣΙΟ Γενικά Αποφασίζον όργανο Αντισυμβαλλόμενα μέρη Προϋπολογιζόμενη αξία Συμφωνίας-Πλαίσιο Χρονική διάρκεια της Συμφωνίας-Πλαίσιο Τεχνικές Προδιαγραφές Προκήρυξη Συμφωνιών-Πλαίσιο Τραπεζικές Εγγυήσεις Υπογραφή της Συμφωνίας-Πλαίσιο Κριτήριο ανάθεσης Εκτέλεση μονομερούς Συμφωνίας-Πλαίσιο Εκτέλεση πολυμερούς Συμφωνίας-Πλαίσιο με απευθείας ανάθεση Εκτέλεση πολυμερούς Συμφωνίας-Πλαίσιο με διενέργεια ιαγωνισμού Πρόσκληση για την υποβολή (νέας) προσφοράς ΣΥΝΟΠΤΙΚΕΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ Ορισμός Λόγοι προσφυγής στη συνοπτική διαδικασία ιαδικασία. 53 Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 5

6 22. ΜΙΚΡΕΣ ΑΓΟΡΕΣ ΠΡΟΝΟΗΤΙΚΟ ΠΟΣΟ ΓΙΑ ΑΠΡΟΒΛΕΠΤΑ ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ ΕΚΤΑΚΤΩΝ ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΤΗΣ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ Εισαγωγή Υποβολή Παραγγελιών μέσω των Ηλεκτρονικών Καταλόγων Προκήρυξη ιαγωνισμού μέσω του Ηλεκτρονικού Συστήματος Σύναψης Συμβάσεων ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ ΑΠΟ ΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΠΙΣΤΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΣ ΜΙΑΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΠΡΙΝ ΤΗ ΛΗΞΗ ΤΗΣ Λόγοι τερματισμού μιας Σύμβασης Όργανα που έχουν εξουσιοδότηση να τερματίζουν μια Σύμβαση ημιουργία απαραίτητων νομικών και συμβατικών προϋποθέσεων ιαδικασία τερματισμού μιας Σύμβασης Συμβάσεις που προκύπτουν από ιαγωνισμούς Μικρής και Μεγάλης απάνης.. 62 ΑΠΟΚΛΕΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΣΤΕΡΗΣΗ ΙΚΑΙΩΜΑΤΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΦΟΡΕΩΝ ΓΙΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΣΕ 32. ΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΕΠΙΛΟΓΟΣ.. 63 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΩΝ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α: ΟΡΙΑ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΚΔΟΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΣΥΝΑΨΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 64 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β1: ΟΡΙΑ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗΣ ΜΙΚΡΕΣ ΑΓΟΡΕΣ 66 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β2: ΜΗΤΡΩΟ ΜΙΚΡΩΝ ΑΓΟΡΩΝ 66 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ: ΟΡΙΑ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗΣ ΣΥΝΟΠΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ 67 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Δ: ΚΑΤΩΤΑΤΑ ΟΡΙΑ ΝΟΜΟΥ 68 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ε: ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ. 69 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Στ: ΥΨΟΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΑΝΩ ΤΟΥ ΟΠΟΙΟΥ Ο ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΤΙΜΩΝ ΕΛΕΓΧΕΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΗ 70 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ζ: ΠΡΟΕΚΤΙΜΩΜΕΝΗ ΑΞΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΑΝΩ ΤΗΣ ΟΠΟΙΑΣ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ ΓΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥΣ ΑΠΟΣΤΕΛΛΟΝΤΑΙ ΓΙΑ ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΗ ΣΤΗΝ ΕΠΙΣΗΜΗ ΕΦΗΜΕΡΙΔΑ ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ 71 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Η: ΔΗΛΩΣΗ ΕΥΣΥΝΕΙΔΗΤΗΣ ΚΑΙ ΑΜΕΡΟΛΗΠΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ. 72 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Θ: ΔΗΛΩΣΗ ΕΥΣΥΝΕΙΔΗΤΗΣ ΚΑΙ ΑΜΕΡΟΛΗΠΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι: ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ. 73 ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΩΝ ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟΙ ΝΑ ΕΓΚΡΙΝΟΥΝ ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΑΓΟΡΩΝ (REQUISITIONS). 74 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΑ: ΠΡΟΠΛΗΡΩΜΤΕΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ 75 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΒ: ΑΡΧΕΙΑ ΓΙΑ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΓ: ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ.. 77 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΔ: ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΚΑΝΟΝΙΣΜΩΝ ΣΕ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥΣ ΠΟΥ ΔΕΝ ΕΜΠΙΠΤΟΥΝ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΤΟΥ ΝΟΜΟΥ. 78 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΕ: ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ ΜΕΣΩ ΤΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΚΑΤΑΛΟΓΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ.. 79 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΣΤ: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΖ: ΕΓΓΥΗΣΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΚΑΙ ΕΓΓΥΗΣΗ ΠΙΣΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ.. 85 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙH: ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΤΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΉ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ. 86 Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 6

7 3.0 ΟΡΙΣΜΟΙ «ιαχειριστής» «Αρμόδια Αρχή» «Αρμόδια όργανα χειρισμού διαγωνισμών που οδηγούν στην ανάθεση συμβάσεων» Αναπληρωτής ιευθυντής ΣΜΚ Σημαίνει το ιαχειριστή Συστήματος Μεταφοράς ( ΣΜΚ). Σημαίνει το Γενικό Λογιστήριο της ημοκρατίας. Σημαίνει τα όργανα και τους λειτουργούς που ορίζονται από το ιευθυντή ΣΜΚ ή το ιευθυντή Λειτουργίας και Προσωπικού ΣΜΚ ( ιευθυντή Λ&Π) και έχουν αρμοδιότητα να επιλαμβάνονται και να χειρίζονται θέματα διαγωνισμών που οδηγούν στην ανάθεση συμβάσεων Σημαίνει το ιευθυντή Λειτουργίας και Προσωπικού ΣΜΚ. Εν τη απουσία του, ο ιευθυντής ΣΜΚ ορίζει αντικαταστάτη «Επιτροπή Προσφορών» «Επιτροπή Αξιολόγησης» «Νόμος» «Κανονισμοί» «Εξουσιοδοτών Λειτουργός» ή «Εγκρίνων Λειτουργός» Σημαίνει μόνιμη επιτροπή η οποία αποτελείται από το ιευθυντή ΣΜΚ, το ιευθυντή Λ&Π, ένα Λειτουργό Οικονομικών και Λογιστικών Υπηρεσιών και ένα Ανώτερο Μηχανικό/Β. ιευθυντή, που ορίζονται από το ιευθυντή ΣΜΚ. Σημαίνει την Επιτροπή που συστήνεται σύμφωνα με την παράγραφο 13.4 Σημαίνει τον περί της Σύναψης Συμβάσεων (Προμήθειες, Έργα και Υπηρεσίες) στους Τομείς του Ύδατος, της Ενέργειας, των Μεταφορών και των Τηλεπικοινωνιών Νόμο του 2003, 100(Ι)/2003, και περιλαμβάνει κάθε νόμο που τον τροποποιεί ή τον αντικαθιστά. Σημαίνει τους Κανονισμούς Κ..Π. 490/2004, που εκδόθηκαν από το Υπουργικό Συμβούλιο δυνάμει του Άρθρου 57 του Νόμου. Η Λέξη «Κανονισμός» ακολουθούμενη από ένα αριθμό σημαίνει Κανονισμό που περιλαμβάνεται στους Κανονισμούς Κ..Π. 490/2004. Σημαίνει το Λειτουργό του ΣΜΚ που έχει αρμοδιότητα, είτε μόνος του είτε σε συνδυασμό με άλλους λειτουργούς του ΣΜΚ, να εγκρίνει μια αγορά ή μια ανάθεση σύμβασης. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 7

8 «Έκθεση Αξιολόγησης» «Αρμόδιος ιευθυντής» «Αρμόδιο Τμήμα» Αναθεωρητική Αρχή Προσφορών «Εγχώρια Αγορά» «Προσφοροδότης» ή «Προσφέρων» «Οικονομικός Φορέας» «Τεύχη ημοπράτησης» «ωμάτιο Φύλαξης Προσφορών» «Αιτητής» «Κατώτατα Όρια του Νόμου» Γραφεία ΣΜΚ Σημαίνει την έκθεση που ετοιμάζεται και υπογράφεται σύμφωνα με την παράγραφο 13.5 της παρούσας Οδηγίας. Σημαίνει το ιευθυντή ή Τμηματάρχη που κατέχει μισθολογική κλίμακα Ν1 ή Ν2. Σημαίνει το Τμήμα που αιτείται ή πραγματοποιεί μια αγορά ή μια σύναψη σύμβασης ή που είναι χρήστης των προμηθειών, υπηρεσιών ή έργων που θα προκύψουν από την αγορά ή τη σύμβαση. Η σχέση του ΣΜΚ και της ΑΑΠ είναι η ίδια με την υφιστάμενη σχέση της ΑΗΚ και της ΑΑΠ. Σημαίνει την ενιαία αγορά που αποτελείται από τα Κράτη Μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Σημαίνει τον οικονομικό φορέα που συμμετέχει σε διαγωνιστική διαδικασία και έχει υποβάλει προσφορά. Σημαίνει τον προμηθευτή, τον εργολήπτη ή τον παρέχοντα υπηρεσίες. Σημαίνει τα έγγραφα προσφορών ή τα βιβλία διαγωνισμών ή τις προσκλήσεις για υποβολή προσφορών. Ο χώρος στα Γραφεία του ΣΜΚ, για το άνοιγμα του οποίου απαιτούνται δύο διαφορετικά κλειδιά. Το ένα κλειδί φυλάσσεται από το ιευθυντή ΣΜΚ και το άλλο από τον αναπληρωτή ιευθυντή ΣΜΚ ή εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους τους. Λειτουργός του ΣΜΚ που έχει εξουσιοδότηση να αιτείται την αγορά ή τη σύναψη σύμβασης για προμήθεια, υπηρεσία ή έργο (requisitioner) Τα όρια που καθορίζονται στο Άρθρο 11 του Νόμου ή που καθορίζονται σε Νόμους που τον τροποποιούν ή τον αντικαθιστούν ή σε Εγκυκλίους της Αρμόδιας Αρχής. Τα γραφεία όπου στεγάζεται ο ιαχειριστής Συστήματος Μεταφοράς Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 8

9 e-procurement Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων Γενικού Λογιστηρίου της ημοκρατίας. Οποιοιδήποτε άλλοι όροι χρησιμοποιούνται στην προκείμενη Οδηγία, οι οποίοι δεν ορίζονται εδώ, θα έχουν την έννοια που αποδίδουν στους όρους αυτούς ο Νόμος ή οι Κανονισμοί, στις περιπτώσεις που οι Κανονισμοί έχουν εφαρμογή. 4.0 ΓΕΝΙΚΑ 4.1 ιασφάλιση Συμφερόντων του ΣΜΚ Όλοι οι λειτουργοί που εμπλέκονται στη διαδικασία αγορών και σύναψης συμβάσεων θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να ενεργούν με τρόπο που να διασφαλίζει στο μέγιστο βαθμό τα καλώς νοούμενα συμφέροντα του ΣΜΚ. 4.2 Βασικές Αρχές που διέπουν τις διεργασίες σύναψης συμβάσεων Οι τρεις βασικές αρχές που διέπουν τις διεργασίες σύναψης συμβάσεων στον ιαχειριστή Συστήματος Μεταφοράς είναι: Η αρχή της δημοσιότητας. Όλες οι συμβάσεις πρέπει να είναι το αποτέλεσμα διαγωνισμών που γνωστοποιούνται στους ενδιαφερόμενους μέσω ανακοινώσεων στα μέσα μαζικής επικοινωνίας, στην ιστοσελίδα του ΣΜΚ, μέσω eprocurement ή με άλλο τρόπο. Η αρχή της δημοσιότητας δεν ισχύει για τις Μικρές Αγορές που αναφέρονται στην παράγραφο 22 και για τις Συνοπτικές ιαδικασίες που αναφέρονται στην παράγραφο 21. Η αρχή της διαφάνειας των διαδικασιών. Η όλη διαδικασία προκήρυξης διαγωνισμού, αξιολόγησης προσφορών, επιλογής προμηθευτή και ανάθεσης σύμβασης βασίζεται σε κανόνες που είναι γνωστοί εκ των προτέρων και ισχύουν συνολικά και καθ όλη τη διάρκεια του διαγωνισμού. Οι κανόνες οφείλουν να είναι κατανοητοί και να διακρίνονται για τη σαφήνεια τους. Απαγορεύεται ρητά η αλλαγή των όρων του διαγωνισμού μετά την υποβολή των προσφορών. Η αρχή της ίσης μεταχείρισης. Οι όροι του διαγωνισμού δεν είναι δυνατόν να αποκλείουν οικονομικούς φορείς άλλου κράτους μέλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή κάποια κατηγορία οικονομικών φορέων εισάγοντας πολιτική διακρίσεων ούτε να είναι διατυπωμένοι με τρόπο που να ευνοούν συγκεκριμένο οικονομικό φορέα ή να παρεμποδίζουν τον επαρκή ανταγωνισμό. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 9

10 4.3 ιαρροές Πληροφοριών Σχετικά με ιαγωνισμούς, Αγορές και Συμβάσεις Όλοι οι λειτουργοί που εμπλέκονται στη διαδικασία αγορών και σύναψης συμβάσεων θα πρέπει να γνωρίζουν και να εφαρμόζουν τα ακόλουθα: (i) Απαγορεύεται αυστηρά η οποιαδήποτε διαρροή πληροφοριών ή επικοινωνία, σχετικά με τον υπό αξιολόγηση διαγωνισμό, με προσφοροδότες ή άλλους (ενδιαφερόμενους ή μη), κατά το στάδιο της αξιολόγησης των προσφορών. (ii) Η οποιαδήποτε επικοινωνία με τους προσφοροδότες σχετικά με τους υπό αξιολόγηση διαγωνισμούς, γραπτή ή προφορική, θα πρέπει να διεξάγεται μόνο από λειτουργό ο οποίος έχει ρητές οδηγίες από το ιευθυντή ΣΜΚ ή το ιευθυντή Λ&Π να επικοινωνήσει για συγκεκριμένο λόγο με προσφοροδότη ή άλλον ενδιαφερόμενο. Σε τέτοια περίπτωση, οποιαδήποτε επικοινωνία με προσφοροδότες ή εκπροσώπους τους ή οποιαδήποτε άλλα πρόσωπα, σε σχέση με τον πιο πάνω διαγωνισμό, θα καταγράφεται και αμέσως μετά την επικοινωνία θα ενημερώνεται γραπτώς ο ιευθυντής ΣΜΚ ή ο ιευθυντής Λ&Π. (iii) Οι προσφορές που κρατούνται από τους λειτουργούς για σκοπούς αξιολόγησης και οποιαδήποτε άλλα έγγραφα σχετικά με το διαγωνισμό πρέπει να φυλάσσονται σε ασφαλές μέρος όπου η πρόσβαση σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα δεν είναι δυνατή. (iv) Κατά το στάδιο της αξιολόγησης θα πρέπει να αποφεύγονται άσκοπες συζητήσεις σχετικά με την αξιολόγηση των προσφορών με άτομα εκτός της Επιτροπής Αξιολόγησης ή της Επιτροπής Προσφορών, είτε αυτά είναι υπάλληλοι του ΣΜΚ είτε όχι. (v) Σε περίπτωση που θα διαπιστωθεί διαρροή πληροφοριών θα λαμβάνονται μέτρα βάσει του Πειθαρχικού Κώδικα. Το Άρθρο 70 του Νόμου προνοεί ποινή φυλάκισης μέχρι 2 χρόνων ή πρόστιμο μέχρι ( 3.417) ή και τις δύο ποινές μαζί για αδικήματα που σχετίζονται με διαρροή πληροφοριών ή προσπάθεια επηρεασμού κρίσης ή απόφασης των ατόμων που εμπλέκονται στη διαδικασία σύναψης Συμβάσεων. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 10

11 4.4 Προσωπική Ευθύνη Όλοι οι λειτουργοί που εμπλέκονται στις διεργασίες αγορών και ανάθεσης συμβάσεων θα πρέπει να γνωρίζουν ότι σε καμιά περίπτωση δεν θα πρέπει να ενεργούν καθ υπέρβαση των εξουσιών τις οποίες τους έχει εκχωρήσει ο ΣΜΚ και σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει να δεσμεύουν το ΣΜΚ είτε γραπτώς είτε προφορικά καθ υπέρβαση των νομίμων εξουσιών τους. Κάθε λειτουργός που ενεργεί καθ υπέρβαση των εξουσιών του θα φέρει την προσωπική ευθύνη για τις πράξεις του. 4.5 ήλωση ευσυνείδητης και αμερόληπτης εκτέλεσης καθηκόντων και αποκάλυψη τυχόν συγγένειας, συμφέροντος ή ιδιάζουσας σχέσης ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης Ισχύουν οι πρόνοιες του Κανονισμού 8 τόσο για Κοινοτικούς όσο και για Μη-κοινοτικούς ιαγωνισμούς. είγμα της δήλωσης ευσυνείδητης και αμερόληπτης εκτέλεσης καθηκόντων και αποκάλυψης τυχόν συγγένειας για τα μέλη των Επιτροπών Αξιολόγησης περιλαμβάνεται στο Παράρτημα Η και για τα μέλη της Επιτροπής Προσφορών στο Παράρτημα Θ. Ανάλογη δήλωση υποβάλλεται επίσης από τους ιδιώτες Συμβούλους, αν υπάρχουν ιαγωνισμοί Μικρής απάνης Σε περίπτωση που οποιοσδήποτε Λειτουργός του ΣΜΚ εμπλέκεται σε διαδικασία σύναψης Τοπικής Σύμβασης ή Σύμβασης Μικρής απάνης, έχει οποιοδήποτε οικονομικό ή άλλο συμφέρον, άμεσο ή έμμεσο, ή έχει οποιαδήποτε ιδιάζουσα σχέση ή οποιαδήποτε εξ αίματος ή εξ αγχιστείας συγγένεια μέχρι τετάρτου βαθμού με οποιοδήποτε πρόσωπο που έχει πρόδηλο οικονομικό ή άλλο συμφέρον στην εν λόγω διαδικασία, οφείλει να αποκαλύψει το συμφέρον, τη σχέση ή τη συγγένεια αυτή στο ιευθυντή ΣΜΚ. Ο ιευθυντής ΣΜΚ, ανάλογα με την περίπτωση, αποφασίζει κατά πόσον ο εν λόγω Λειτουργός θα αποχωρήσει ή θα εξακολουθήσει να συμμετέχει στη διαδικασία. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 11

12 4.5.3 Συνοπτικές ιαδικασίες Οι πρόνοιες των παραγράφων και ισχύουν και για τις Συνοπτικές ιαδικασίες που προνοούνται στη παράγραφο Αντικαταστάσεις Λειτουργών που Απουσιάζουν Σε όλες τις περιπτώσεις εφαρμόζεται η ισχύουσα Οδηγία του ΣΜΚ που διέπει την αντικατάσταση προσωπικού που απουσιάζει. 5.0 ΑΡΜΟ ΙΟΤΗΤΕΣ ΙΕΥΘΥΝΤΗ Λ&Π 5.1 Εφαρμογή Πολιτικής Αγορών Ο ιευθυντής Λ&Π έχει αρμοδιότητα, σε συνεννόηση με το ιευθυντή ΣΜΚ, για την εφαρμογή της πολιτικής του ΣΜΚ σχετικά με τις αγορές και τις αναθέσεις συμβάσεων. Περαιτέρω ο ιευθυντής Λ&Π έχει αρμοδιότητα να ορίζει λειτουργούς για τα πιο κάτω θέματα: α. ιασφάλιση των συμφερόντων του ΣΜΚ σε θέματα αγορών και ανάθεσης συμβάσεων στα πλαίσια των ισχυόντων Νόμων, Κανονισμών και εγκεκριμένων διαδικασιών. β. Ετοιμασία εσωτερικών κανονισμών και διαδικασιών που διέπουν τις αγορές και αναθέσεις συμβάσεων. γ. Έκδοση ιαγωνισμών και Εντολών Αγοράς / Παραγγελιών. δ. Λήψη και διεκπεραίωση αιτήσεων αγοράς (requisitions) που έχουν ετοιμαστεί και εγκριθεί σύμφωνα με τις ισχύουσες οδηγίες. ε. Ενσωμάτωση σε διαγωνισμούς των προδιαγραφών που ετοιμάζονται από το Αρμόδιο Τμήμα και διασφάλιση ότι οι προδιαγραφές αυτές είναι αντικειμενικές, σύμφωνες με τα ισχύοντα Κυπριακά και Ευρωπαϊκά πρότυπα και την ισχύουσα Κυπριακή και Ευρωπαϊκή Νομοθεσία, δεν ευνοούν συγκεκριμένους οικονομικούς φορείς, παρέχουν τη δυνατότητα σε επαρκή αριθμό ενδιαφερομένων να Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 12

13 υποβάλουν προσφορά και διασφαλίζουν στο μέγιστο βαθμό τα συμφέροντα του ΣΜΚ. Ο ιευθυντής Λ&Π έχει αρμοδιότητα να απορρίπτει προδιαγραφές που κατά τη γνώμη του δεν διασφαλίζουν σε επαρκή βαθμό τα πιο πάνω. ζ. Ετοιμασία πρότυπων γενικών όρων και οδηγιών προς τους προσφοροδότες για ενσωμάτωση τους στους διαγωνισμούς. η. Παραλαβή, άνοιγμα, έλεγχο και διεκπεραίωση προσφορών. θ. ιασφάλιση ότι οι πληρωμές διενεργούνται σύμφωνα με την παραγγελία, τους όρους του συμβολαίου και την εφαρμοζόμενη πρακτική. ι. ιασφάλιση ότι τα υπάρχοντα αποθέματα στις αποθήκες του ΣΜΚ είναι επαρκή και σε καλή κατάσταση και διασφαλίζουν τη μέγιστη δυνατή εξοικονόμηση και την απρόσκοπτη διεξαγωγή των εργασιών του ΣΜΚ. κ. Άσκηση εποπτικού ελέγχου σχετικά με τις αγορές και αναθέσεις συμβάσεων που διενεργούνται για διασφάλιση της τήρησης της ορθής διαδικασίας και πρακτικής και εξασφάλιση των συμφερόντων του ΣΜΚ. 5.2 ιευθυντής Λ&Π Ο ιευθυντής Λ&Π έχει αρμοδιότητα να εφαρμόζει την πολιτική του ΣΜΚ, σε συνεννόηση με το ιευθυντή ΣΜΚ, σχετικά με αγορές και συνάψεις συμβάσεων, σύμφωνα με τους ισχύοντες Νόμους, Κανονισμούς, Οδηγίες και την εφαρμοζόμενη πρακτική. (II) Σε περιπτώσεις όπου υπάρχει ανάγκη απόκλισης από τις πρόνοιες της παρούσας Οδηγίας ή της συνήθους πρακτικής που ακολουθείται, ο ιευθυντής Λ&Π είναι υπεύθυνος να τεκμηριώνει τις απαιτούμενες ενέργειες. Η τελική έγκριση και υπογραφή δίνεται από το ιευθυντή ΣΜΚ. (III) Η υπογραφή του ιευθυντή Λ&Π στην Παραγγελία πριν την έκδοση της, αποτελεί την τελική επιβεβαίωση ότι έχει ακολουθηθεί η εγκεκριμένη διαδικασία και έχουν ληφθεί οι προβλεπόμενες εγκρίσεις πριν την πραγματοποίηση μιας αγοράς ή την ανάθεση μιας σύμβασης. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 13

14 5.3 Πιστοποίηση για Τήρηση Ορθής ιαδικασίας Πριν την πραγματοποίηση μιας αγοράς ή τη σύναψη μιας σύμβασης πιστοποιείται ότι έχει ακολουθηθεί η προβλεπόμενη διαδικασία και ότι η προτεινόμενη αγορά ή σύμβαση διασφαλίζει στο μέγιστο βαθμό τα συμφέροντα του ΣΜΚ και ότι όλες οι τεχνικές ή εμπορικές πτυχές που σχετίζονται με την προτεινόμενη αγορά ή σύμβαση έχουν διευκρινιστεί και συμφωνηθεί με τους προσφοροδότες. (II) Αρμοδιότητα για πιστοποίηση των πιο πάνω έχει ο ιευθυντής Λ&Π. 6.0 ΚΑΤΩΤΑΤΑ ΟΡΙΑ ΚΑΙ ΠΕ ΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΝΟΜΟΥ Τα κατώτατα όρια για εφαρμογή του Νόμου καθορίζονται από καιρού εις καιρόν με εγκύκλιο της Αρμόδιας Αρχής. Κατά την ημερομηνία έκδοσης της παρούσας Οδηγίας τα κατώτατα όρια, άνω των οποίων θα πρέπει να εφαρμόζονται οι πρόνοιες του Νόμου και των Κανονισμών, παρουσιάζονται στο Παράρτημα. (II) Για όσες συμβάσεις εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου θα πρέπει να ακολουθούνται επιπρόσθετα με τις πρόνοιες των Εσωτερικών Οδηγιών του ΣΜΚ και οι πρόνοιες του Νόμου, των Κανονισμών και του Κοινοτικού ικαίου. 7.0 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ Όλοι οι διαγωνισμοί που προκηρύσσει ο ΣΜΚ κατατάσσονται στις δύο πιο κάτω γενικές κατηγορίες, οι οποίες παρουσιάζονται παραστατικά στο Παράρτημα Ε. 7.1 ιαγωνισμοί Μικρής απάνης ιαγωνισμοί Μικρής απάνης καθορίζονται οι των οποίων η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης που θα προκύψει δεν ξεπερνά τα όρια που καθορίζονται στο Παράρτημα A για προμήθειες και υπηρεσίες. ιευκρινίζεται ότι στις περιπτώσεις διαγωνισμών έργων ισχύουν για σκοπούς κατάταξης τους σε Μικρής ή Μεγάλης απάνης, τα όρια που αναφέρονται στο Παράρτημα Α. Οι διαγωνισμοί Μικρής απάνης δεν εμπίπτουν στα όρια του Νόμου. Αρμοδιότητα για προκήρυξη ιαγωνισμών Μικρής απάνης έχει ο ιευθυντής Λειτουργίας & Προσωπικού. ιαγωνισμοί Μικρής απάνης εγκρίνονται και υπογράφονται από το ιευθυντή Λειτουργίας & Προσωπικού. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 14

15 7.2 ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης: ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης είναι οι ιαγωνισμοί που αφορούν σε Συμβάσεις η εκτιμώμενη αξία των οποίων ξεπερνά το όριο που καθορίζεται στο Παράρτημα Α. ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης για προμήθειες και υπηρεσίες είναι πάντοτε Κοινοτικοί ιαγωνισμοί. ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης για Έργα δεν είναι κατ ανάγκη πάντοτε Κοινοτικοί ιαγωνισμοί. Οι ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης χωρίζονται στις ακόλουθες δύο κατηγορίες: Κοινοτικοί ιαγωνισμοί: ιαγωνισμοί που εμπίπτουν στα όρια του Νόμου, δηλαδή η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης που θα προκύψει είναι μεγαλύτερη από τα όρια που καθορίζονται στο Παράρτημα. Αυτοί οι ιαγωνισμοί διέπονται από το Νόμο, τους Κανονισμούς και το Κοινοτικό ίκαιο. Στις περιπτώσεις των Κοινοτικών ιαγωνισμών εφαρμόζονται όλες οι πρόνοιες αναφορικά με τη δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, την τήρηση των προθεσμιών και τη δικαιοδοσία της Αναθεωρητικής Αρχής Προσφορών. (II) Μη Κοινοτικοί ιαγωνισμοί: ιαγωνισμοί για έργα με εκτιμώμενη αξία μικρότερη από τα όρια που καθορίζονται στο Παράρτημα, διαγωνισμοί για προμήθεια καυσίμων για παραγωγή ηλεκτρισμού και άλλοι διαγωνισμοί που εξαιρούνται από το Νόμο. Αρμοδιότητα για προκήρυξη ιαγωνισμών Μεγάλης απάνης έχει ο ιευθυντής ΣΜΚ ή ο Αναπληρωτής του. ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης πρέπει να εγκρίνονται και να υπογράφονται από το ιευθυντή ΣΜΚ, ή στην απουσία του από το ιευθυντή Λ&Π. 8.0 ΟΡΙΑ ΕΞΟΥΣΙΟ ΟΤΗΣΗΣ ΓΙΑ ΑΓΟΡΕΣ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΣΕΙΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ Οι λειτουργοί που έχουν εξουσία να αποφασίζουν σχετικά με τη διεξαγωγή αγορών και την ανάθεση συμβάσεων καθώς επίσης και οι σχετικές εξουσιοδοτήσεις τους παρουσιάζονται στο Παράρτημα Α. Ο ΣΜΚ δύναται από καιρού εις καιρόν να αναθεωρεί τα όρια εξουσιοδότησης καθώς επίσης και τα όργανα ή τους λειτουργούς που έχουν αρμοδιότητα ως προς τη διεξαγωγή αγορών και την ανάθεση συμβάσεων. (II) Μείωση ποσοτήτων ή τροποποίηση των τεχνικών προδιαγραφών με στόχο το κόστος της αγοράς να μειωθεί σε επίπεδο που να μπορεί να εγκριθεί από κατώτερο κλιμάκιο ή συγκεκριμένο λειτουργό δεν επιτρέπεται. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 15

16 9.0 ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ 9.1 Προϋποθέσεις για Προκήρυξη ιαγωνισμού Σε όλες τις περιπτώσεις ιαγωνισμών, ισχύουν οι πρόνοιες του Κανονισμού 9. (II) Η προκήρυξη διαγωνισμού που οδηγεί στην ανάθεση σύμβασης γίνεται αφού οι Αρμόδιοι Λειτουργοί που είναι εξουσιοδοτημένοι να υπογράφουν τους διαγωνισμούς πριν την προκήρυξη τους, όπως προνοείται στην παράγραφο 8 βεβαιωθούν ότι υπάρχουν διαθέσιμες οι αναγκαίες πιστώσεις. (III) Στις περιπτώσεις που οι αναγκαίες πιστώσεις θα τύχουν σχετικής έγκρισης σε μεταγενέστερο στάδιο πρέπει να γίνεται σχετική αναφορά στα έγγραφα του διαγωνισμού. 9.2 Αιτήσεις για Αγορά Υλικών, Υπηρεσιών ή Έργων (Requisitions) Οι αιτήσεις για αγορές (requisitions) αποστέλλονται στον Αρμόδιο ιευθυντή τυπωμένες και υπογραμμένες από τον αιτητή (requisitioner.) (II) Αρμοδιότητα να εκδίδουν αιτήσεις αγορών προς τον Αρμόδιο ιευθυντή έχουν οι Αν. Μηχανικοί/Β. ιευθυντές των Τμημάτων του ΣΜΚ, μέσω του ιευθυντή Λ&Π. (Υπάρχει σχετικό έντυπο με τίτλο «ΕΚΘΕΣΗ ΕΙΣΗΓΗΣΗΣ ΓΙΑ ΑΓΟΡΑ ΥΛΙΚΩΝ/ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ»). (III) Σε περίπτωση που υποβάλλεται αίτηση για αγορά από ένα συγκεκριμένο προμηθευτή ή από περιορισμένο αριθμό προμηθευτών, ο υπεύθυνος αιτητής πρέπει να αναφέρει ευκρινώς στην αίτηση αγοράς και να τεκμηριώνονται επαρκώς οι λόγοι και να επισυνάπτει την απαραίτητη έγκριση από το ιευθυντή ΣΜΚ ή από το ιευθυντή Λ&Π. (IV) Οι αιτήσεις για αγορά θα πρέπει να συνοδεύονται από την απαραίτητη τεχνική προδιαγραφή η οποία θα πρέπει να περιγράφει με σαφήνεια και επαρκή λεπτομέρεια το αντικείμενο της αιτούμενης αγοράς. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 16

17 (V) Σε περιπτώσεις που είναι γνωστοί πιθανοί προμηθευτές τα στοιχεία τους θα πρέπει επίσης να αποστέλλονται στον Αρμόδιο ιευθυντή μαζί με την αίτηση αγοράς. (VI) Επίσης θα πρέπει να αποστέλλονται μαζί με την αίτηση οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες μπορεί να διευκολύνουν την ετοιμασία του ιαγωνισμού. (VII) Αιτήσεις με ελλιπείς πληροφορίες που καθιστούν την έκδοση διαγωνισμού δύσκολη ή αδύνατη θα επιστρέφονται στον αιτητή για αναθεώρηση. (VIII) Ο ιευθυντής Λ&Π αφού λάβει και εξετάσει την αίτηση ως προς την ορθότητα και πληρότητα της και αφού ικανοποιηθεί ότι η τεχνική προδιαγραφή ικανοποιεί τα κριτήρια που αναφέρονται στην παράγραφο 5.1 της παρούσας Οδηγίας, είτε μετά από συνεννόηση με το ιευθυντή ΣΜΚ προχωρεί στην έκδοση του διαγωνισμού, στον οποίο ενσωματώνει γενικούς και ειδικούς όρους, οδηγίες προς τους προσφοροδότες, την τεχνική προδιαγραφή και οποιεσδήποτε άλλες απαραίτητες πληροφορίες, είτε την προωθεί στο ιευθυντή ΣΜΚ για έκδοση με βάση τα Παραρτήματα Α, Β και Γ. (IX) Οι αιτητές αγορών και άλλοι εμπλεκόμενοι λειτουργοί θα πρέπει να γνωρίζουν ότι η διαδικασία ετοιμασίας, έκδοσης, αξιολόγησης και κατακύρωσης διαγωνισμών είναι χρονοβόρα και ο χρόνος που χρειάζονται πολλά υλικά και εξοπλισμός να κατασκευαστούν και να φτάσουν στην Κύπρο από τη χρονική στιγμή που τίθεται μια παραγγελία είναι μακρύς. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι ο χρόνος που παρέρχεται από τη λήψη μιας αίτησης για αγορά μέχρι την παραλαβή των υλικών μπορεί και να ξεπερνά τους 12 μήνες. 9.3 ιάθεση Εγγράφων ιαγωνισμών Τα έγγραφα διαγωνισμών μικρής δαπάνης διατίθενται δωρεάν. Ο ιευθυντής ΣΜΚ έχει αρμοδιότητα να αποφασίζει αν τα έγγραφα διαγωνισμών μεγάλης δαπάνης θα πωλούνται ή αν θα διανέμονται δωρεάν στους ενδιαφερόμενους. Επίσης ο ιευθυντής ΣΜΚ έχει αρμοδιότητα να καθορίζει την τιμή πώλησης των εγγράφων διαγωνισμών, καθώς επίσης και των τελών αποστολής τους στο εξωτερικό. (II) Αρμοδιότητα για τη φύλαξη των εγγράφων διαγωνισμών που είναι προς πώληση έχει ο ιευθυντής Λ&Π. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 17

18 (III) Οι πωλήσεις των εγγράφων διαγωνισμών διενεργούνται από το Λογιστήριο, κατόπιν συνεννόησης με το ιευθυντή Λ&Π. Για το σκοπό αυτό ο ιευθυντής Λ&Π παραδίδει στο Λογιστήριο αριθμό τευχών και ο προϊστάμενος του Λογιστηρίου καθίσταται υπεύθυνος για τη φύλαξη των εν λόγω τευχών. Όλα τα τεύχη που πωλούνται και μόνον αυτά, πρέπει να σφραγίζονται με σφραγίδα του ΣΜΚ που φέρει τις λέξεις «TSO OFFICIAL» (IV) Το Λογιστήριο έχει επίσης, σε συνεννόηση με το Β. ιευθυντή που είναι υπεύθυνος για την ιστοσελίδα του ΣΜΚ, αρμοδιότητα για την πώληση των εγγράφων διαγωνισμών μέσω της ιστοσελίδας του ΣΜΚ και για την αποστολή τους στους αγοραστές τους μέσω ταχυδρομείου. (V) Το Λογιστήριο πρέπει να τηρεί κατάσταση με τον αριθμό των εγγράφων διαγωνισμών που έχουν πωληθεί και τα στοιχεία των αγοραστών τους. (VI) Αμέσως μετά την εκπνοή της προθεσμίας για υποβολή προσφορών ο προϊστάμενος του Λογιστηρίου επιστρέφει στο ιευθυντή Λ&Π μη πωληθέντα έγγραφα διαγωνισμών μαζί με την κατάσταση στη οποία φαίνονται τα στοιχεία των αγοραστών. 9.4 Κανόνες ημοσιότητας Πρέπει να καταβάλλεται κάθε προσπάθεια ώστε οι διαγωνισμοί του ΣΜΚ να γνωστοποιούνται σε όσο το δυνατό περισσότερους οικονομικούς φορείς έτσι ώστε να διασφαλίζεται ο υγιής ανταγωνισμός και ο ΣΜΚ να αυξάνει τις επιλογές του. (II) Όλοι οι ιαγωνισμοί Μικρής απάνης και Μεγάλης απάνης ή οι σχετικές σύντομες περιγραφές τους (εκτός στις περιπτώσεις διαγωνισμών που αποστέλλονται σε περιορισμένο και προκαθορισμένο αριθμό οικονομικών φορέων) δημοσιεύονται στην ιστοσελίδα του ΣΜΚ. (III) Ανακοινώσεις για την προκήρυξη όλων των διαγωνισμών με προεκτιμούμενη αξία σύμβασης μεγαλύτερη αυτής που καθορίζεται στο Παράρτημα Ζ (εκτός στις περιπτώσεις διαγωνισμών που αποστέλλονται σε περιορισμένο και προκαθορισμένο αριθμό οικονομικών φορέων) αποστέλλονται για δημοσίευση και στην Επίσημη Εφημερίδα της ημοκρατίας. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 18

19 (IV) Όπου είναι δυνατό, πρακτικά εφαρμόσιμο ή σκόπιμο, διαγωνισμοί ή σχετικές προκηρύξεις αποστέλλονται σε καταλόγους πιθανών προμηθευτών, επαγγελματικών σωμάτων, βιομηχανικών ενώσεων και άλλους φορείς που ενδεχομένως να έχουν ενδιαφέρον για συμμετοχή στο διαγωνισμό. (V) Εφόσον ο ιευθυντής ΣΜΚ κρίνει σκόπιμο, ανακοινώσεις για τους διαγωνισμούς Μεγάλης απάνης τοποθετούνται στον τοπικό τύπο. Στην περίπτωση ιαγωνισμών Μικρής απάνης ανακοινώσεις στον τοπικό τύπο τοποθετούνται με απόφαση του ιευθυντή Λ&Π. (VI) Σε κάθε περίπτωση δίδεται επαρκής χρόνος για ετοιμασία και υποβολή των προσφορών από τους ενδιαφερόμενους. Στον καθορισμό της προθεσμίας υποβολής των προσφορών λαμβάνεται υπόψη η πολυπλοκότητα του αντικειμένου και άλλοι παράγοντες όπως περίοδοι διακοπών κτλ. Στις περιπτώσεις κοινοτικών διαγωνισμών οι ελάχιστες προθεσμίες υποβολής προσφορών, συμπερίληψης σε κατάλογο προεπιλογής, πρόσκλησης συμμετοχής σε διαπραγμάτευση κτλ καθορίζονται από το Νόμο. (VII) Εφόσον η συνολική προεκτιμώμενη αξία μιας σύμβασης υπερβαίνει το εκάστοτε ισχύον χρηματικό όριο εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου των δημοσίων συμβάσεων οι σχετικές προκηρύξεις αποστέλλονται για δημοσίευση στην επίσημη εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης χρησιμοποιώντας τα σχετικά τυποποιημένα έντυπα. (VIII) Στις περιπτώσεις Κοινοτικών ιαγωνισμών καθορίζεται η ημερομηνία λήξης της προθεσμίας υποβολής διευκρινιστικών ερωτήσεων από τους οικονομικούς φορείς και οι διευκρινιστικές ερωτήσεις και απαντήσεις οι οποίες κοινοποιούνται σε όλους τους οικονομικούς φορείς πρέπει να είναι εμπρόθεσμες, σύμφωνα με τον Κανονισμό 10 και το Νόμο. Τυχόν παράταση της προθεσμίας υποβολής προσφορών γνωστοποιείται εμπρόθεσμα σύμφωνα με το Νόμο 10.0 ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ Αναφορικά με τις τεχνικές προδιαγραφές ισχύουν οι πρόνοιες του Άρθρου 32 του Νόμου για όλους τους διαγωνισμούς. Ορισμένα στοιχεία του Άρθρου 32 περιλαμβάνονται περιληπτικά πιο κάτω. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 19

20 (II) Οι τεχνικές προδιαγραφές καθορίζονται στα έγγραφα του διαγωνισμού και πρέπει να διατυπώνονται: (α) είτε με παραπομπή σε εθνικά, ευρωπαϊκά ή διεθνή πρότυπα, ευρωπαϊκές τεχνικές εγκρίσεις, κοινές τεχνικές προδιαγραφές και άλλα τεχνικά συστήματα αναφοράς που θεσπίζονται από τους ευρωπαϊκούς οργανισμούς τυποποίησης. (β) είτε με αναφορά σε επιδόσεις ή λειτουργικές απαιτήσεις. (III) Κάθε παραπομπή συνοδεύεται με τη μνεία «ή ισοδύναμο». (IV) Οι τεχνικές προδιαγραφές πρέπει να εξασφαλίζουν ισότιμη πρόσβαση στους πιθανούς προσφοροδότες και δεν πρέπει να έχουν ως αποτέλεσμα τη δημιουργία αδικαιολόγητων εμποδίων στο άνοιγμα των συμβάσεων στον ανταγωνισμό. (V) Μια προσφορά δεν μπορεί να απορρίπτεται με την αιτιολογία ότι τα προσφερόμενα προϊόντα ή υπηρεσίες δεν πληρούν τις προδιαγραφές τις οποίες περιλαμβάνουν ή στις οποίες παραπέμπουν τα έγγραφα διαγωνισμού, εφόσον ο προσφοροδότης αποδεικνύει στην προσφορά του με κάθε ενδεδειγμένο μέσο, και με τρόπο που ικανοποιεί το ΣΜΚ, ότι οι λύσεις που προτείνει ικανοποιούν κατά ισοδύναμο τρόπο τις απαιτήσεις που ορίζονται από τις τεχνικές προδιαγραφές. Τεχνικός φάκελος του κατασκευαστή ή έκθεση δοκιμών από αναγνωρισμένο οργανισμό μπορεί να συνιστά ενδεδειγμένο μέσο. (VI) Οι τεχνικές προδιαγραφές δε μπορούν να κάνουν μνεία συγκεκριμένης κατασκευής ή προέλευσης ή ιδιαίτερων μεθόδων κατασκευής, ούτε να παραπέμπουν σε σήμα, δίπλωμα ευρεσιτεχνίας ή τύπο καθώς και σε συγκεκριμένη καταγωγή ή παραγωγή, που θα είχε ως αποτέλεσμα να ευνοούνται ή να αποκλείονται συγκεκριμένες επιχειρήσεις ή ορισμένα προϊόντα ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ΤΟΥ ΣΜΚ O Ανώτερος Μηχανικός/Βοηθός ιευθυντής (υπεύθυνος για το Σύστημα Πληροφορικής του ΣΜΚ) διατηρεί όλα τα αρχεία που περιέχουν Οδηγίες προς τους Προσφοροδότες και πρότυπους Γενικούς Όρους καθώς και διάφορα άλλα έντυπα σε ηλεκτρονική μορφή. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 20

21 (II) Για ενσωμάτωση των Γενικών Όρων και των Οδηγιών προς τους Προσφοροδότες οι αρμόδιοι λειτουργοί μπορούν να συμβουλεύονται τα ηλεκτρονικά αρχεία που διατηρεί ο ΣΜΚ ΠΑΡΑΛΑΒΗ, ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 12.1 Γενικά (Ι) Για προσφορές που υποβάλλονται σε ιαγωνισμούς Μικρής απάνης και ιαγωνισμούς Μεγάλης απάνης εφαρμόζονται οι πρόνοιες των Κανονισμών 16, 17, 18, 19 και 20. (ΙΙ) Προσφορές από μοναδικούς προσφοροδότες (single tenders) που υποβάλλονται σε ιαγωνισμούς που δεν εμπίπτουν στα πλαίσια του Νόμου και που λαμβάνονται εκπρόθεσμα, δύνανται να γίνουν αποδεκτές και να αξιολογηθούν κατόπιν απόφασης του ιευθυντή ΣΜΚ ή του αντικαταστάτη του Παραλαβή Προσφορών Προσφορές σχετικά με διαγωνισμούς που εκδίδονται από το ΣΜΚ πρέπει να τοποθετούνται στο κιβώτιο προσφορών που ευρίσκεται στα Γραφεία του ΣΜΚ. (II) Προσφορές δύνανται επίσης να υποβάλλονται μέσω ταχυδρομείου ή μέσω φαξ, εφόσον αυτό προβλέπεται στις οδηγίες προς τους προσφοροδότες που περιέχονται στο διαγωνισμό. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να αναφέρεται στο διαγωνισμό ο τρόπος υποβολής των προσφορών. (III) Προσφορές που περιέρχονται στην κατοχή του ΣΜΚ με οποιοδήποτε άλλο νόμιμο τρόπο, πριν από την τελευταία ημερομηνία και ώρα υποβολής των προσφορών, δεν ανοίγονται αλλά αφού αναγραφεί στο φάκελο η ημερομηνία παραλαβής και προσυπογραφεί ο φάκελος από Λειτουργό του Τομέα Αρχείου, κατατίθενται κλειστές στο κιβώτιο προσφορών, προκειμένου να αποσφραγισθούν μαζί με άλλες προσφορές που κατατέθηκαν με την προαναφερόμενη διαδικασία. Οι προσφορές παραμένουν κλειστές στο κιβώτιο προσφορών, μέχρι την καθορισμένη για την περίπτωσή τους ημερομηνία λήξης της προθεσμίας υποβολής των προσφορών. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 21

22 (IV) Το κιβώτιο προσφορών ασφαλίζεται με δύο κλειδαριές. Το ένα κλειδί φυλάσσεται από το ιευθυντή ΣΜΚ και το άλλο από το ιευθυντή Λ&Π ή στην απουσία τους από εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους τους, τους οποίους καθορίζει ο κάθε ιευθυντής. (V) Προσφορές που λόγω όγκου δεν είναι δυνατό να τοποθετηθούν στο κιβώτιο προσφορών παραλαμβάνονται από τη Γραμματέα του ΣΜΚ και τοποθετούνται σε ειδικό χώρο, τα κλειδιά του οποίου φυλάσσονται από το ιευθυντή ΣΜΚ και από τον αναπληρωτή ιευθυντή ΣΜΚ ή από εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους τους, τους οποίους καθορίζει ο κάθε ιευθυντής, για να ανοιχθούν σύμφωνα με την προβλεπόμενη διαδικασία. Οι προσφορές προσυπογράφονται από Λειτουργό του Τομέα Αρχείου. (VI) Προσφορές που υποβάλλονται με οποιοδήποτε τρόπο εκπρόθεσμα, δεν λαμβάνονται υπόψη, ο δε προσφέρων ενημερώνεται σχετικά συμπεριλαμβανομένου του τρόπου επιστροφής της προσφοράς του Άνοιγμα Προσφορών στα Γραφεία του ΣΜΚ Γενικά Για προσφορές που αφορούν ιαγωνισμούς Μικρής απάνης και ιαγωνισμούς Μεγάλης απάνης εφαρμόζονται οι πρόνοιες των Κανονισμών 15, 16, 17, 18 και Άνοιγμα Προσφορών (Ι) Την Επιτροπή Αποσφράγισης Προσφορών αποτελούν ο ιευθυντής ΣΜΚ, ή σε απουσία του εκπρόσωπος του που ορίζεται γραπτώς από τον ίδιο, ο ιευθυντής Λ&Π, ή σε απουσία του ένας Ανώτερος Μηχανικός/Β. ιευθυντής, που ορίζεται γραπτώς από τον ίδιο και ένας Λογιστής, ή σε απουσία του ένας εκ των λειτουργών του Τμήματος Οικονομικών που ορίζεται από το ιευθυντή ΣΜΚ. (ΙΙ) Ο ιευθυντής ΣΜΚ ή ο Αναπληρωτής του προεδρεύει της Επιτροπής Αποσφράγισης Προσφορών. (ΙΙΙ) Ο ιευθυντής Λ&Π ή εξουσιοδοτημένος από τον ίδιο εκπρόσωπος του, ο οποίος κατέχει θέση στην κλίμακα Ν2, παρίσταται στη διαδικασία αποσφράγισης και Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 22

23 διασφαλίζει ότι η αποσφράγιση των προσφορών διεξήχθη με βάση την εγκεκριμένη διαδικασία. (ΙV) Όταν, λόγω απουσίας των αρμοδίων λειτουργών, δεν είναι δυνατή η σύνθεση της Επιτροπής Αποσφράγισης Προσφορών δυνάμει των υποπαραγράφων (Ι) και (ΙΙ) ο ιευθυντής ΣΜΚ διορίζει αναπληρωματικά μέλη της Επιτροπής Αποσφράγισης Προσφορών, τα οποία πρέπει να είναι λειτουργοί του ΣΜΚ που κατέχουν θέση στην κλίμακα Ν2 ή Ν ιαδικασία Ανοίγματος Η ιαδικασία ανοίγματος των προσφορών αρχίζει, το συντομότερο μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής τους. Οι προσφορές που ανοίγονται αριθμούνται, μονογράφονται από όλα τα μέλη της Επιτροπής Ανοίγματος Προσφορών και καταχωρούνται σε ειδικό έντυπο. Στις προσφορές καταγράφεται επίσης η ημερομηνία ανοίγματος των προσφορών. (II) Οι προσφορές, αμέσως μετά το άνοιγμα τους, παραδίδονται στο ιευθυντή ΣΜΚ ή στο ιευθυντή Λ&Π, αναλόγως του ύψους της δαπάνης, ο οποίος μεριμνά σε συνεργασία με το Λειτουργό Οικονομικών και Λογιστικών Υπηρεσιών, να ετοιμαστεί ο Συγκριτικός Πίνακας, στις περιπτώσεις που αυτό προβλέπεται στην παράγραφο 12.3 και 13.3 της παρούσας Οδηγίας. Μετά την ετοιμασία του Συγκριτικού Πίνακα ή αμέσως μετά το άνοιγμα των προσφορών στις περιπτώσεις που δεν χρειάζεται η ετοιμασία του συγκριτικού πίνακα, οι προσφορές παραδίδονται στην Επιτροπή Αξιολόγησης. (III) Στις περιπτώσεις που ο διαγωνισμός προβλέπει ότι πρέπει να υποβληθούν δύο ή περισσότερα αντίγραφα προσφορών, το ένα αντίγραφο φυλάσσεται σε ειδικό χώρο, ο οποίος κλειδώνεται με δύο κλειδαριές. Το ένα κλειδί φυλάσσεται από το ιευθυντή ΣΜΚ και το άλλο από το ιευθυντή Λ&Π ή σε περίπτωση απουσίας του, από εξουσιοδοτημένο από το ιευθυντή ΣΜΚ λειτουργό Άνοιγμα Προσφορών που Υποβάλλονται σε δυο Φακέλους Στις περιπτώσεις που προσφορές υποβάλλονται σε δύο φακέλους, ένα που περιέχει την τεχνική πρόταση και ένα που περιέχει την οικονομική πρόταση, εφαρμόζεται η ακόλουθη διαδικασία: Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 23

24 (II) Κατά τη διάρκεια του ανοίγματος των προσφορών, αμέσως μετά την εκπνοή της προθεσμίας υποβολής των προσφορών, ανοίγεται μόνο ο φάκελος με την τεχνική πρόταση χωρίς την παρουσία των προσφοροδοτών, από την αντίστοιχη Επιτροπή Προσφορών. (III) Οι φάκελοι που περιέχουν την οικονομική πρόταση φυλάσσονται στον ειδικό χώρο φύλαξης των προσφορών(βλέπε σημ ιιι), χωρίς να ανοιχθούν αφού πρώτα μονογραφηθούν και αριθμηθούν από την Επιτροπή Προσφορών. Επίσης αναγράφεται η τελευταία ημερομηνία υποβολής προσφορών. (IV) Μετά το πέρας της τεχνικής αξιολόγησης και αφού ο ΣΜΚ, αποφασίσει ποιες προσφορές εγκρίνονται για οικονομική αξιολόγηση, ανοίγονται οι οικονομικοί φάκελοι. (V) Η Επιτροπή προσφορών καταγράφει σε τυποποιημένο έντυπο τα ονόματα των προσφοροδοτών και τις τιμές που αναγράφονται στο Έντυπο Προσφοράς. Το Έντυπο Προσφοράς αριθμείται και υπογράφεται από τα μέλη της Επιτροπής Ανοίγματος Προσφορών. Επίσης καταγράφεται η ημερομηνία ανοίγματος των προσφορών. Ένα αντίγραφο του τυποποιημένου εντύπου παραδίδεται στο ιευθυντή ΣΜΚ και ένα αντίγραφο στο ιευθυντή Λ&Π Προσφορές που Λαμβάνονται μετά την Προθεσμία Υποβολής Προσφορές που λαμβάνονται μετά την εκπνοή την προθεσμίας υποβολής προσφορών επιστρέφονται χωρίς να ανοιχτούν στον αποστολέα τους. Σε περίπτωση που δεν αναγράφονται στο φάκελο τα στοιχεία του αποστολέα τότε ο ιευθυντής ΣΜΚ έχει αρμοδιότητα να ανοίγει το φάκελο για να πληροφορηθεί τα στοιχεία του αποστολέα και να επιστρέψει το περιεχόμενο του σ αυτόν. (II) Σε περιπτώσεις που προσφορές λαμβάνονται από την Επιτροπή Προσφορών εκπρόθεσμα και την ευθύνη φέρει ο ΣΜΚ ή εν πάση περιπτώσει σε περιπτώσεις που ο αποστολέας της προσφοράς δεν φέρει την ευθύνη για την καθυστέρηση, αρμοδιότητα για την αποδοχή ή την απόρριψη της εν λόγω προσφοράς έχει ο ιευθυντής ΣΜΚ. Τέτοιες περιπτώσεις παραχώρησης έγκρισης αποδοχής θα δίδονται αν ο προσφοροδότης κατέθεσε έγκαιρα στο ταχυδρομείο την προσφορά του. Αυτό θεωρείται αποδεκτό εάν η σφραγίδα του ταχυδρομείου είναι μεγαλύτερη των 3 ημερών, από την τελευταία ημερομηνία υποβολής προσφορών. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 24

25 (III) Προσφορές από μοναδικούς προσφοροδότες (single tenders) που λαμβάνονται εκπρόθεσμα δύνανται να γίνουν αποδεκτές και να αξιολογηθούν κατόπιν απόφασης του ιευθυντή ΣΜΚ ιανομή Προσφορών Μετά το άνοιγμα και την καταγραφή των προσφορών όπως περιγράφεται στις σχετικές παραγράφους, οι προσφορές παραδίδονται στο ιευθυντή ΣΜΚ ή στο ιευθυντή Λ&Π ανάλογα με το ύψος της προσφοράς. Σε περιπτώσεις που υποβάλλονται περισσότερα από ένα αντίγραφα της προσφοράς, ένα αντίγραφο φυλάσσεται στον χώρο φύλαξης προσφορών. Στον χώρο φύλαξης προσφορών φυλάσσονται επίσης και οι οικονομικοί φάκελοι των προσφορών που υποβάλλονται σε δύο φακέλους. (II) Σε περίπτωση που στην αξιολόγηση των προσφορών εμπλέκονται εξωτερικοί Σύμβουλοι, ο ιευθυντής ΣΜΚ έχει αρμοδιότητα να παραδώσει στους Σύμβουλους ένα αντίγραφο των προσφορών, καθώς επίσης και άλλων σχετικών στοιχείων που είναι απαραίτητα ή θα διευκολύνουν το έργο της αξιολόγησης των προσφορών. (III) Σε περιπτώσεις που στην αξιολόγηση θα εμπλακούν Σύμβουλοι θα πρέπει να γίνεται πρόνοια στο στάδιο της ετοιμασίας του ιαγωνισμού ώστε να ζητείται ένα επιπρόσθετο αντίγραφο της προσφοράς ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 13.1 Γενικά Η αξιολόγηση των προσφορών αρχίζει αμέσως μετά την προσκόμιση στην Επιτροπή Αξιολόγησης των αντιγράφων των προσφορών και, στις περιπτώσεις των ιαγωνισμών μεγάλης δαπάνης, αφού υπογραφούν από το συντονιστή και όλα τα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης η σχετική δήλωση ευσυνείδητης και αμερόληπτης εκτέλεσης καθηκόντων, δείγμα της οποίας παρουσιάζεται στο Παράρτημα Η. (II) Η Επιτροπή Αξιολόγησης αφού μελετήσει τις υποβληθείσες προσφορές και τα έγγραφα διαγωνισμού προβαίνει στη σύνταξη γραπτής έκθεσης αξιολόγησης η οποία υπογράφεται από όλα τα μέλη της Επιτροπής και στην οποία καταγράφονται τυχόν διαφωνίες ή διχογνωμίες των μελών της. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 25

26 (III) Στις περιπτώσεις που κατά την αξιολόγηση των προσφορών γίνεται χρήση Συμβούλων, αυτοί ετοιμάζουν και υποβάλλουν στην Επιτροπή Αξιολόγησης Έκθεση Αξιολόγησης. Η Επιτροπή Αξιολόγησης μελετά την Έκθεση Αξιολόγησης των ιδιωτών συμβούλων ως προς την ορθότητα της σε σχέση με τα έγγραφα του διαγωνισμού, τις προσφορές που λήφθηκαν, τη σχετική Νομοθεσία και τις εσωτερικές οδηγίες του ΣΜΚ και προβαίνει στις ενέργειες που αναφέρονται στην παράγραφο (ΙΙ). (IV) Η Επιτροπή Αξιολόγησης δύναται να συμβουλεύεται ιεραρχικά, τόσο το ιευθυντή Λ&Π ΣΜΚ όσο και το ιευθυντή ΣΜΚ αναφορικά με θέματα που άπτονται της αξιολόγησης των προσφορών Αναθεώρηση Τιμής Προσφοράς ή Βελτίωση Τεχνικού Μέρους Προσφοράς μετά την Εκπνοή της Προθεσμίας Υποβολής Πρόσφορων Σε περίπτωση που ένας προσφοροδότης, μετά την εκπνοή της προθεσμίας υποβολής των προσφορών και πριν την κατακύρωση, προσφέρει άμεση ή έμμεση μείωση της τιμής της προσφοράς του ή βελτιώσει το τεχνικό ή οικονομικό μέρος της προσφοράς του καθιστώντας την πιο ελκυστική, η αξιολόγηση και απόφαση για κατακύρωση πρέπει να βασίζεται στην αρχική πρόταση του και η αναθεωρημένη πρόταση του δεν πρέπει να ληφθεί υπόψη για σκοπούς αξιολόγησης. (II) Ωστόσο, σε περίπτωση που η εν λόγω προσφορά κατακυρωθεί, η κατακύρωση θα πρέπει να βασίζεται στην αναθεωρημένη βελτιωμένη πρόταση Έλεγχος Εμπορικής Πτυχής Προσφορών Ο ΣΜΚ έχει αρμοδιότητα να ελέγχει την εμπορική πτυχή των προσφορών ως ακολούθως: Έλεγχος για αριθμητική ορθότητα των υποβληθέντων ποσών. Για το σκοπό αυτό ο Λογιστής/Λειτουργός Λογιστικών Υπηρεσιών ετοιμάζει Συγκριτικό Πίνακα Τιμών στον οποίο φαίνονται οι τιμές όλων των υποβληθέντων προσφορών και ο οποίος υπογράφεται από ένα μέλος του Επιστημονικού Προσωπικού του ΣΜΚ, το οποίο εξουσιοδοτείται γραπτώς από το ιευθυντή ΣΜΚ ή το ιευθυντή Λ&Π, ανάλογα με την προνοούμενη ομάδα αξιολόγησης. Στο συγκριτικό πίνακα πρέπει να περιλαμβάνονται επίσης εισαγωγικοί δασμοί και έξοδα λιμανιού και εκτελώνισης, όπου εφαρμόζεται. Η Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 26

27 ορθότητα του συγκριτικού πίνακα Τιμών ελέγχεται από τον Λογιστή, ή εν τη απουσία του, από τον Λειτουργό Λογιστικών Υπηρεσιών. (II) Έλεγχος εμπορικών λεπτομερειών, όπως χρόνος παράδοσης, όροι πληρωμής, περίοδος ισχύος προσφορών, κτλ. οι οποίες πρέπει να περιλαμβάνονται στο συγκριτικό Πίνακα Τιμών. (III) Σε περίπτωση που έστω και μία προσφορά υπερβαίνει το ποσό που καθορίζεται στο Παράρτημα ΣΤ, τότε ο Συγκριτικός Πίνακας Τιμών αποστέλλεται μαζί με τις προσφορές το συντομότερο δυνατό στο Λογιστή, ο οποίος τον ελέγχει και τον προσυπογράφει, επιβεβαιώνοντας την ορθότητα του. Ο ελεγμένος Συγκριτικός Πίνακας Τιμών υποβάλλεται, μέσω του ιευθυντή Λ&Π, στο Συντονιστή της Επιτροπής Αξιολόγησης το συντομότερο δυνατό και εν πάση περιπτώσει εντός 10 ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία αποσφράγισης των προσφορών. (IV) Έλεγχος για υποβολή μαζί με την προσφορά της απαιτούμενης Τραπεζικής Εγγύησης, αν αυτή απαιτείται από το διαγωνισμό και έλεγχος ότι η Τραπεζική Εγγύηση είναι σύμφωνη με τους όρους του ιαγωνισμού. (V) Έλεγχος ότι οι προσφορές έχουν υποβληθεί στα επίσημα τεύχη δημοπράτησης, ότι έχουν συμπληρωθεί και υπογραφεί τα σχετικά Παραρτήματα και ότι γενικά έχουν υποβληθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις του διαγωνισμού ιορισμός Επιτροπής Αξιολόγησης Για όλους τους διαγωνισμούς ορίζεται Επιτροπής Αξιολόγησης όπως περιγράφεται στους Κανονισμούς 5, 6, 7 και 8 αναφορικά με το διορισμό, σύσταση και λειτουργία της Επιτροπής Αξιολόγησης. (II) Κατά το διορισμό της Επιτροπής Αξιολόγησης ο ιευθυντής ΣΜΚ καθορίζει ένα συντονιστή, ο οποίος έχει τη γενική ευθύνη για τη λειτουργία και το συντονισμό της Επιτροπής Αξιολόγησης, συμπεριλαμβανομένης και της ευθύνης για την ετοιμασία της Έκθεσης Αξιολόγησης και της τήρησης των προβλεπομένων προθεσμιών. (III) (α) Η Επιτροπή Αξιολόγησης δύναται να αποτελείται από τουλάχιστον τρία μέλη ως ακολούθως: Ένα ή περισσότερους εκπροσώπους του Αρμόδιου Τμήματος του ΣΜΚ. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 27

28 (β) (γ) Ένα εκπρόσωπο του Τμήματος Οικονομικών. Ένα Λειτουργό που ορίζεται από το ιευθυντή Λ&Π Ετοιμασία και Υπογραφή Έκθεσης Αξιολόγησης Η Επιτροπή Αξιολόγησης αφού μελετήσει τις υποβληθείσες προσφορές, τους όρους του διαγωνισμού, τις ισχύουσες σχετικές οδηγίες, Κανονισμούς και Νόμους και οποιαδήποτε άλλα σχετικά στοιχεία, ετοιμάζει Έκθεση Αξιολόγησης. (II) (α) (β) (γ) (δ) Κάθε Έκθεση Αξιολόγησης πρέπει να αποτελείται τουλάχιστο από τα ακόλουθα τρία μέρη: Εισαγωγή και σύντομη περιγραφή του διαγωνισμού και της διαδικασίας που ακολουθήθηκε. Αξιολόγηση των προσφορών. Συμπεράσματα και εισηγήσεις. Πλήρη ανάλυση της προτεινόμενης αγοράς ως παράρτημα με ακριβείς ποσότητες και τιμές ανά είδος. (III) Οι Εκθέσεις Αξιολόγησης υπογράφονται από όλα τα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης που την ετοίμασε. Σε περίπτωση μη ομόφωνης απόφασης της Επιτροπής Αξιολόγησης ως προς την εισήγηση για ανάθεση σύμβασης, οι διαφορετικές απόψεις ή διαφωνίες καταγράφονται στην Έκθεση Αξιολόγησης. (IV) Σε περίπτωση ανυπερβλήτου κωλύματος ενός μέλους της Επιτροπής Αξιολόγησης, ο ιευθυντής ΣΜΚ ορίζει αντικαταστάτη του μέλους αυτού παρέχοντας όλα τα στοιχεία που καθορίζουν το κώλυμα. (V) Όλες οι Εκθέσεις Αξιολόγησης υπογράφονται από το ιευθυντή Λ&Π, ο οποίος επιβεβαιώνει ότι έχει ακολουθηθεί η προβλεπόμενη διαδικασία, ότι η προτεινόμενη αγορά ή σύμβαση διασφαλίζει στο μέγιστο βαθμό τα συμφέροντα του ΣΜΚ και ότι όλες οι τεχνικές ή εμπορικές πτυχές που σχετίζονται με την προτεινόμενη αγορά ή σύμβαση έχουν διευκρινιστεί και συμφωνηθεί με τους προσφοροδότες. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 28

29 13.6 Υπολογισμός Καθαρής Παρούσας Αξίας Μελλοντικών Πληρωμών και Συνυπολογισμός Ρυθμού Πληθωρισμού, Επιτοκίων και Ισοτιμίας Συναλλάγματος Σε περίπτωση που κατά το στάδιο της αξιολόγησης προκύπτει η ανάγκη για υπολογισμό καθαρής παρούσας αξίας μελλοντικών πληρωμών, ή ανάγκη να ληφθεί υπόψη ο ρυθμός πληθωρισμού ή τα ισχύοντα χρεωστικά ή πιστωτικά επιτόκια, η Επιτροπή Αξιολόγησης συμβουλεύεται, εάν κριθεί αναγκαίο, το Λογιστή για τις τρέχουσες τιμές, καθώς επίσης και για την ορθή μέθοδο υπολογισμού. (II) Σε περιπτώσεις που προσφορές υποβάλλονται σε ξένο νόμισμα, για σκοπούς ετοιμασίας του Συγκριτικού Πίνακα Τιμών λαμβάνεται υπόψη η ισοτιμία που ισχύει την ημέρα της εκπνοής της προθεσμίας υποβολής των προσφορών. Για σκοπούς κατακύρωσης γίνεται επανυπολογισμός των αξιολογούμενων τιμών με βάση την ισοτιμία που ισχύει την ημέρα της κατακύρωσης Ισχύς Προσφορών Ισχύουν οι πρόνοιες του Κανονισμού 11 για όλους τους ιαγωνισμούς. Ενδεικτικά αναφέρονται: Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους οικονομικούς φορείς για την περίοδο που καθορίζεται στα έγγραφα προσφορών και η οποία δεν πρέπει να υπερβαίνει τους : (α) έξι μήνες για συνήθεις συμβάσεις, ή (β) δώδεκα μήνες για πολύπλοκες συμβάσεις, εκτός εάν σε εξαιρετικές περιπτώσεις ο ιευθυντής ΣΜΚ αποφασίσει διαφορετικά. (II) Η ισχύς της προσφοράς μπορεί να παρατείνεται με τους ίδιους όρους, εφόσον ζητηθεί με την έγκριση του ιευθυντή, πριν από τη λήξη της, νοουμένου ότι η συνολική περίοδος ισχύος της προσφοράς συμπεριλαμβανομένης και της παράτασης δεν υπερβαίνει τις περιόδους που ορίζονται στις υποπαραγράφους (α) και (β) πιο πάνω Κριτήρια Ανάθεσης Συμβάσεων Καθορισμός Κριτηρίων Ανάθεσης Σύμβασης (α) Τα κριτήρια βάσει των οποίων αναθέτονται οι συμβάσεις είναι: Είτε αποκλειστικά η χαμηλότερη τιμή Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 29

30 (β) Είτε, όταν η σύμβαση ανατίθεται στον υποβάλλοντα την πλέον συμφέρουσα οικονομικά προσφορά, διάφορα κριτήρια που καθορίζονται ανάλογα με τη σύμβαση και περιλαμβάνουν τη συμφωνία προς τις προδιαγραφές, την τιμή, την ημερομηνία παράδοσης ή εκτέλεσης, το κόστος λειτουργίας, την αποδοτικότητα, την ποιότητα, τα αισθητικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά, τα τεχνικά πλεονεκτήματα, την εξυπηρέτηση μετά την πώληση, την τεχνική βοήθεια, την ανάληψη των υποχρεώσεων ως προς τα ανταλλακτικά, την ασφάλεια του εφοδιασμού και τη συμβατότητα με τον υφιστάμενο εξοπλισμό ή τα υφιστάμενα συστήματα του ΣΜΚ. (II) Τα κριτήρια ανάθεσης μιας σύμβασης πρέπει να καθορίζονται στο διαγωνισμό Χαμηλότερη Τιμή Όταν η σύμβαση πρόκειται να ανατεθεί στον υποβάλλοντα την προσφορά με την χαμηλότερη τιμή η αξιολόγηση διενεργείται σε δύο στάδια. Στο πρώτο στάδιο η προσφορά ελέγχεται ως προς τη συμμόρφωση της με τους όρους του ιαγωνισμού και της Προδιαγραφής και τη δυνατότητα του προσφοροδότη να εκτελέσει το συμβόλαιο ικανοποιητικά. (II) Όσες προσφορές κριθούν ότι πληρούν τα πιο πάνω κριτήρια χωρίς ουσιώδεις αποκλίσεις προκρίνονται στο δεύτερο στάδιο. Κατά το στάδιο αυτό οι προσφορές που έχουν μη ουσιώδεις αποκλίσεις επιβαρύνονται με το κόστος επιδιόρθωσης ή απαλοιφής της μη ουσιώδους απόκλισης. Επίσης, όπου είναι εφαρμόσιμο, οι προσφορές επιβαρύνονται λαμβάνοντας υπόψη διάφορες οικονομικές πτυχές όπως πχ όροι πληρωμής, κόστος τραπεζικής εγγύησης, κόστος επιθεώρησης υλικών, εισαγωγικοί δασμοί, έξοδα εκτελώνισης, μεταφορικά έξοδα κτλ, και άλλες οικονομικές πτυχές που καθορίζονται στο διαγωνισμό και κατατάσσονται σύμφωνα με τη χαμηλότερη αξιολογημένη τιμή. (III) Η σύμβαση ανατίθεται στον υποβάλλοντα την προσφορά με τη χαμηλότερη αξιολογημένη τιμή Πλέον Συμφέρουσα Οικονομικά Προσφορά Ο συγκεκριμένος τρόπος αξιολόγησης και ο αριθμός των φακέλων, καθώς επίσης και τα περιεχόμενα του κάθε φακέλου πρέπει να καθορίζονται επακριβώς στο διαγωνισμό. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 30

31 Υποβολή προσφορών σε ένα φάκελο α) Στάδιο Α: Οι προσφορές ελέγχονται ως προς τη συμμόρφωση τους με τους γενικούς όρους του ιαγωνισμού και τη δυνατότητα του προσφοροδότη να εκτελέσει το συμβόλαιο ικανοποιητικά. Όσες προσφορές κριθούν ότι πληρούν τα πιο πάνω κριτήρια χωρίς ουσιώδεις αποκλίσεις, προκρίνονται στο Στάδιο Β. β) Στάδιο Β: ιεξάγεται λεπτομερής τεχνο-οικονομική αξιολόγηση. Στο Στάδιο αυτό διαπιστώνεται η συμμόρφωση του Προσφοροδότη προς τις τεχνικές προδιαγραφές και επιβάλλονται όλες οι επιβαρύνσεις που προβλέπονται στο διαγωνισμό ή που απαιτούνται λόγω εντοπισμού μη ουσιωδών αποκλίσεων. Η σύμβαση ανατίθεται στον Προσφοροδότη με τη χαμηλότερη τιμή που πληροί τις απαιτήσεις του διαγωνισμού Υποβολή προσφορών σε δύο φακέλους α) Στάδιο Α: Οι προσφορές ελέγχονται ως προς τη συμμόρφωση τους με τους γενικούς όρους του ιαγωνισμού και τη δυνατότητα του προσφοροδότη να εκτελέσει το συμβόλαιο ικανοποιητικά. Όσες προσφορές κριθούν ότι πληρούν τα πιο πάνω κριτήρια χωρίς ουσιώδεις αποκλίσεις, προκρίνονται στο Στάδιο Β. β) Στάδιο Β: ιεξάγεται τεχνική αξιολόγηση η οποία περιλαμβάνει και βαθμολογία σε επί μέρους κριτήρια. Προσφορές που κρίνονται ότι παρουσιάζουν ουσιώδεις αποκλίσεις από τους όρους του διαγωνισμού και της προδιαγραφής απορρίπτονται. Προσφορές που παρουσιάζουν μη ουσιώδεις αποκλίσεις, επιβαρύνονται με το κόστος επιδιόρθωσης ή απαλοιφής της μη ουσιώδους απόκλισης. Ο αριθμός των προσφορών που προκρίνονται στο Στάδιο Β δύναται να περιορίζεται ή να καθορίζεται στο διαγωνισμό. Το Στάδιο Β δύναται να διαχωρίζεται σε δύο Στάδια, δηλαδή Στάδιο Β1 και Στάδιο Β2. Στο Στάδιο Β1 ολοκληρώνεται η Τεχνική Αξιολόγηση και στο Στάδιο Β2 καθορίζονται οι οποιεσδήποτε οικονομικές ποινές για το κόστος επιδιόρθωσης ή απαλοιφής των μη ουσιωδών αποκλίσεων. Η τεχνική βαθμολογία για την κάθε προσφορά υπολογίζεται ως εξής: τεχνική βαθμολογία = βαθμολογία προσφοράς x 100 / μέγιστη δυνατή βαθμολογία Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 31

32 γ) Στάδιο Γ: ιεξάγεται Οικονομική αξιολόγηση των προσφορών που προκρίθηκαν στο προηγούμενο στάδιο αξιολόγησης. Στο στάδιο αυτό καθορίζεται η οικονομική βαθμολογία για την κάθε προσφορά, ως ακολούθως: οικονομική βαθμολογία = χαμηλότερη ληφθείσα τιμή / τιμή προσφοράς x 100 Όταν η σύμβαση πρόκειται να ανατεθεί στον υποβάλλοντα την πλέον συμφέρουσα οικονομικά προσφορά, θα πρέπει να αναφέρονται στο διαγωνισμό ή στην προκήρυξη της σύμβασης όλα τα κριτήρια ανάθεσης, τα οποία πρόκειται να ληφθούν υπόψη και, εάν είναι δυνατό, κατά φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας. (II) Σημειώνεται ότι, στις περιπτώσεις των δύο φακέλων, τυχόν οικονομικές ποινές που επιβάλλονται στις προσφορές που παρουσιάζουν μη ουσιώδεις αποκλίσεις για το κόστος επιδιόρθωσης ή απαλοιφής των μη ουσιωδών αποκλίσεων θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να επιβάλλονται πριν το άνοιγμα των φακέλων με τις οικονομικές προτάσεις. Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται η επιβολή οικονομικής ποινής για στοιχεία που μελετήθηκαν στο Στάδιο Α ή Β, αφού ανοιχτούν οι φάκελοι με τις οικονομικές προτάσεις. Για θέματα οικονομικής φύσης που θα εμφανιστούν στην αξιολόγηση του οικονομικού φακέλου θα επιβληθούν επιπρόσθετες ποινές, αν αυτό απαιτείται. (III) Επίσης, όπου είναι εφαρμόσιμο, οι προσφορές επιβαρύνονται λαμβάνοντας υπόψη διάφορες οικονομικές πτυχές όπως πχ όροι πληρωμής, κόστος τραπεζικής εγγύησης, κόστος επιθεώρησης υλικών, εισαγωγικοί δασμοί, έξοδα εκτελώνισης, μεταφορικά έξοδα κτλ, και άλλες οικονομικές πτυχές που καθορίζονται στο διαγωνισμό. (IV) Η σύμβαση ανατίθεται στον υποβάλλοντα την προσφορά που συγκεντρώνει τη ψηλότερη συνολική βαθμολογία η οποία προκύπτει από τις βαθμολογία των Σταδίων Β (τεχνική βαθμολογία) και Γ (οικονομική βαθμολογία), χρησιμοποιώντας τον πιο κάτω τύπο: Συνολική Βαθμολογία = Χ % τεχνική βαθμολογία + Υ % οικονομική βαθμολογία, όπου Χ%+Υ%=100%. Οι συντελεστές Χ και Υ καθορίζονται στο διαγωνισμό. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 32

33 13.9 Εγγυήσεις Εγγύηση Συμμετοχής σε ιαγωνισμό Στις περιπτώσεις ιαγωνισμών Μικρής απάνης και ιαγωνισμών Μεγάλης απάνης η απόφαση κατά πόσο θα απαιτείται η υποβολή εγγύησης συμμετοχής λαμβάνεται σύμφωνα με τις πρόνοιες που περιλαμβάνονται στο Παράρτημα ΙΖ. Το ύψος της εγγύησης συμμετοχής θα πρέπει όπου είναι εφικτό να είναι ένα σταθερό ποσό το οποίο συνήθως ανέρχεται στο 5% της εκτιμώμενης αξίας της Σύμβασης που θα προκύψει από το ιαγωνισμό. Σχετική είναι επίσης η παράγραφος Εγγύηση Πιστής Εκτέλεσης της Σύμβασης Θα πρέπει να καθορίζεται πάντοτε στα έγγραφα ιαγωνισμού κατά πόσο θα απαιτείται η υποβολή εγγύησης πιστής εκτέλεσης της Σύμβασης από τον επιτυχόντα προσφοροδότη. Στις περιπτώσεις Τοπικών ιαγωνισμών η απόφαση κατά πόσο θα απαιτείται η υποβολή εγγύησης πιστής εκτέλεσης της Σύμβασης επαφίεται στον Αρμόδιο ιευθυντή (Ν1). Στις περιπτώσεις ιαγωνισμών Μικρής απάνης και ιαγωνισμών Μεγάλης απάνης η απόφαση κατά πόσο θα απαιτείται η υποβολή εγγύησης πιστής εκτέλεσης της Σύμβασης λαμβάνεται σύμφωνα με τις πρόνοιες που περιλαμβάνονται Παράρτημα ΙΖ. Το ύψος της εγγύησης πιστής εκτέλεσης είναι ένα σταθερό ποσό και συνήθως ανέρχεται στο 10% περίπου της αξίας της Σύμβασης που θα προκύψει από το ιαγωνισμό. Σχετική είναι επίσης η παράγραφος 30. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 33

34 14.0 ΑΚΥΡΩΣΗ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 14.1 ιαγωνισμοί Μικρής απάνης και ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης Ακύρωση διαγωνισμού δύναται να αποφασιστεί πριν την καθορισμένη ημερομηνία υποβολής των προσφορών για ειδικούς και αιτιολογημένους λόγους με απόφαση του ιευθυντή Λ&Π σε συνεννόηση με το ιευθυντή ΣΜΚ ΑΚΥΡΩΣΗ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 15.1 Κοινοτικοί ιαγωνισμοί Κοινοτικοί ιαγωνισμοί δύνανται να ακυρώνονται πριν την κατακύρωση όπως προνοείται από τον Κανονισμό Μη Κοινοτικοί ιαγωνισμοί Μη Κοινοτικοί ιαγωνισμοί δύναται να ακυρώνονται μετά την υποβολή των προσφορών και πριν την κατακύρωση τους για τους πιο κάτω λόγους: (i) για τους λόγους που αναφέρονται στον Κανονισμό 26. (ii) όταν συντρέχει οποιοσδήποτε άλλος σοβαρός λόγος τον οποίο το αποφασίζον όργανο κρίνει δικαιολογημένο ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ ΚΑΙ ΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η έκθεση αξιολόγησης υπογράφεται από την Επιτροπή Αξιολόγησης, ή από τους αξιολογούντες λειτουργούς, ανάλογα με την περίπτωση, και προωθείται στο ιευθυντή ή το όργανο που έχει αρμοδιότητα να αποφασίσει για το ιαγωνισμό. Αφού μια έκθεση αξιολόγησης εγκριθεί σύμφωνα με της πρόνοιες της παρούσας Οδηγίας προωθείται στο ιευθυντή Λ&Π για ετοιμασία της σύμβασης και της παραγγελίας, την ενημέρωση των αποτυχόντων προσφοροδοτών, την επιστροφή των τραπεζικών εγγυήσεων, εάν υπάρχουν, τη φύλαξη των προσφορών κτλ. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 34

35 Η κατακύρωση της επιτυχούσας προσφοράς γίνεται πάντοτε πριν τη λήξη της τραπεζικής ισχύος της προσφοράς και της εγγύησης για στήριξη της προσφοράς. Όπου απαιτείται τραπεζική εγγύηση για πιστή εκτέλεση της σύμβασης αυτή πρέπει να εξασφαλίζεται πάντοτε πριν τη λήξη της ισχύος της τραπεζικής εγγύησης για στήριξη της προσφοράς. Στη σύμβαση ή την παραγγελία θα πρέπει να αναφέρεται πάντοτε η ακριβής τιμή για τις εν λόγω προμήθειες, υπηρεσίες ή έργα, και θα πρέπει επίσης να γίνεται αναφορά στους όρους παράδοσης και πληρωμής, στους όρους του ιαγωνισμού, στη σχετική αλληλογραφία, στην προσφορά και άλλα σχετικά έγραφα. Η παραγγελία ή η σύμβαση αναλόγως της περίπτωσης αποστέλλεται στον επιτυχόντα προσφοροδότη εις διπλούν, ώστε το δεύτερο αντίγραφο να υπογραφεί από τον προσφοροδότη και να επιστραφεί στο ΣΜΚ ως απόδειξη για την αποδοχή της σύμβασης ή της παραγγελίας. Στις περιπτώσεις Κοινοτικών ιαγωνισμών υπογράφεται η Σύμβαση αφού προηγουμένως δοθεί η ευκαιρία σε αποτυχόντες προσφοροδότες να ασκήσουν το δικαίωμα που τους παρέχει η Νομοθεσία (Κανονισμός 29) για προσφυγή στην Αναθεωρητική Αρχή Προσφορών. Η Σύμβαση αποστέλλεται στον επιτυχόντα προσφοροδότη εις διπλούν ώστε το δεύτερο αντίγραφο να υπογραφεί από τον προσφοροδότη και να επιστραφεί στο ΣΜΚ ως απόδειξη για την αποδοχή της Σύμβασης ΦΥΛΑΞΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ, ΣΥΜΒΟΛΑΙΩΝ ΚΑΙ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ 17.1 Φύλαξη Προσφορών που Καταλαμβάνουν Μεγάλο Όγκο Μετά το πέρας της αξιολόγησης και κατακύρωσης του ιαγωνισμού όλα τα αντίγραφα των προσφορών, εκτός εκείνου που φυλάσσεται στο χώρο Φύλαξης Προσφορών, επιστρέφονται στο ιευθυντή ΣΜΚ για φύλαξη τους. (II) Τουλάχιστο ένα αντίγραφο των προσφορών θα φυλάσσεται μέχρι να ολοκληρωθεί από τους ελεγκτές ο νενομισμένος έλεγχος για το έτος μέσα στο οποίο έγινε η κατακύρωση της συγκεκριμένης προσφοράς. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 35

36 (III) Ακολούθως οι προσφορές θα καταστρέφονται εφαρμόζοντας την ισχύουσα Οδηγία για καταστροφή εγγράφων εκτός από την προσφορά του επιτυχούς προσφοροδότη, η οποία θα αποστέλλεται στη βιβλιοθήκη του ΣΜΚ για φύλαξη, καθώς και τις προσφορές για τις οποίες εκκρεμεί προσφυγή ενώπιον δικαστηρίου ή της Αναθεωρητικής Αρχής και οι οποίες θα συνεχίσουν να φυλάσσονται από το ιευθυντή ΣΜΚ μέχρι την έκδοση της απόφασης του δικαστηρίου ή της Αναθεωρητικής Αρχής, οπότε θα καταστρέφονται σύμφωνα με την ισχύουσα Οδηγία καταστροφής εγγράφων. (IV) Οι προσφορές που επιλέγονται για καταστροφή καταγράφονται στο ειδικό έντυπο «Αρχεία για Καταστροφή» που επισυνάπτεται ως Παράρτημα ΙΒ. Στη συνέχεια διευθετείται συνάντηση με Λειτουργό του Κρατικού Αρχείου, ο οποίος επιλέγει τυχόν έγγραφα που θεωρούνται ότι πρέπει να φυλαχθούν μόνιμα στο Κρατικό Αρχείο. Το έντυπο με τα καταγραμμένα έγγραφα για καταστροφή υπογράφεται από το ιευθυντή ΣΜΚ, το ιευθυντή Λ&Π και από το Λειτουργό του Κρατικού Αρχείου. Ακολούθως διευθετείται ο κατατεμαχισμός των εγγράφων από εγκεκριμένη βιομηχανία ανακύκλωσης / κατατεμαχισμού χάρτου. Λειτουργός που θα ορίζεται από το ιευθυντή Λ&Π πρέπει να είναι παρών όταν θα κατατεμαχίζονται τα έγγραφα και ο οποίος ακολουθεί τη διαδικασία τεκμηρίωσης, συμπληρώνοντας και υπογράφοντας το ειδικό έντυπο «Βεβαίωση Καταστροφής Αρχείων» που επισυνάπτεται ως Παράρτημα ΙΓ. (V) Πριν την καταστροφή των προσφορών θα ενημερώνεται από το ιευθυντή ΣΜΚ ο Αρμόδιος Λειτουργός για να τις εξετάσει με σκοπό να διαπιστώσει αν υπάρχουν οποιεσδήποτε πληροφορίες, τεχνικής ή άλλης φύσεως, που θεωρεί χρήσιμο να κρατηθούν Φύλαξη Προσφορών που Καταλαμβάνουν Μικρό Όγκο Προσφορές που συνήθως είναι σε μορφή επιστολών και έχουν μικρό όγκο θα πρέπει να φυλάσσονται στον αντίστοιχο φάκελο του διαγωνισμού που τηρείται στο Αρχείο. (II) Αν οι προσφορές αυτές συνοδεύονται από τεχνικά φυλλάδια που η Αρμόδια ιεύθυνση θεωρεί χρήσιμο να κρατήσει τότε αυτά μπορούν να φυλάσσονται στο Αρμόδιο Τμήμα αλλά θα πρέπει να γίνεται σχετική σημείωση πάνω στην προσφορά από τον Αρμόδιο Β. ιευθυντή. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 36

37 17.3 Φύλαξη Υπογραμμένων Συμβολαίων Εάν το συμβόλαιο εκδοθεί υπό μορφή Παραγγελίας (Purchase Order) ή υπό μορφή Συμβολαίου (Value Contract), ζητείται από τον επιτυχή προσφοροδότη να υπογράψει το αντίγραφο που του αποστέλλεται και να το επιστρέψει. Το υπογραμμένο Συμβόλαιο φυλάσσεται. (II) Στην περίπτωση των ιαγωνισμών μεγάλης δαπάνης όπου τα Συμβόλαια δένονται εις τριπλούν σε τεύχη, ζητείται από τον επιτυχή προσφοροδότη να υπογράψει και να επιστρέψει το συμβόλαιο στο ΣΜΚ για προσυπογραφή από το ιευθυντή ΣΜΚ. Ένα υπογραμμένο πρωτότυπο φυλάσσεται από το ιευθυντή ΣΜΚ, ένα από το Λειτουργό Λογιστικών Υπηρεσιών και ένα στέλνεται στον επιτυχή προσφοροδότη. Επιπρόσθετα, ένα αντίγραφο φυλάσσεται από τον αναπληρωτή ιευθυντή ΣΜΚ, ένα αντίγραφο αποστέλλεται στο Γενικό Ελεγκτή της ημοκρατίας και λογικός αριθμός αντιγράφων αποστέλλεται στα Αρμόδια Τμήματα για σκοπούς παρακολούθησης της σύμβασης. (III) Όλα τα συμβόλαια πρέπει να φυλάσσονται με τρόπο που να είναι εύκολα διαθέσιμα για σκοπούς ελέγχου και παρακολούθησης της σύμβασης Φύλαξη Εκθέσεων Αξιολόγησης Μετά την έγκριση τους οι Εκθέσεις Αξιολόγησης παραδίδονται στο Λειτουργό Λογιστικών Υπηρεσιών, ο οποίος έχει αρμοδιότητα για τη φύλαξη τους. (II) Στις περιπτώσεις συμβάσεων που εμπίπτουν στα πλαίσια του Νόμου, ένα αντίγραφο της Έκθεσης Αξιολόγησης φυλάσσεται από το ιευθυντή ΣΜΚ. (III) Οι Εκθέσεις Αξιολόγησης θα πρέπει να φυλάσσονται με τρόπο που να είναι εύκολα διαθέσιμες για σκοπούς ελέγχου. Οι Εκθέσεις Αξιολόγησης θα πρέπει να θεωρούνται εμπιστευτικά έγγραφα και μετά την ανάθεση της σύμβασης. Ο χρόνος φύλαξης των Εκθέσεων Αξιολόγησης καθορίζεται με εσωτερική Οδηγία του ΣΜΚ. (IV) Αντίγραφα του προσχεδίου των Εκθέσεων Αξιολόγησης που κρατούνται από εμπλεκόμενους λειτουργούς στην διάρκεια της ετοιμασίας της τελικής έκθεσης θα πρέπει να τηρούνται ως εμπιστευτικά έγγραφα και να καταστρέφονται μετά την υπογραφή της τελικής έκθεσης. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 37

38 18.0 ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΡΟΕΠΙΛΟΓΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ 18.1 Γενικά Ο ΣΜΚ δύναται να θεσπίζει και να διαχειρίζεται σύστημα προεπιλογής προμηθευτών από τους οποίους να ζητεί κατ αποκλειστικότητα την υποβολή προσφορών για συγκεκριμένες προμήθειες, έργα ή υπηρεσίες. Για αγορές ή συμβάσεις η αξία των οποίων εκτιμείται ότι εμπίπτει στα όρια του Νόμου τηρούνται οι πρόνοιες των Κανονισμών (Άρθρο 13) και του Νόμου (Άρθρο 55.) 18.2 ιαδικασία Για τον καταρτισμό του μητρώου προεπιλεγμένων προμηθευτών ακολουθείται η ακόλουθη διαδικασία: Ο Αρμόδιος Β. ιευθυντής/ανώτερος Μηχανικός υποβάλλει σχετική αίτηση στο ιευθυντή Λ&Π εξηγώντας τους λόγους για τους οποίους θεωρείται σκόπιμη η κατάρτιση του καταλόγου. Μετά την υποβολή της αίτησης καταρτίζεται επιτροπή καθορισμού κριτηρίων σύμφωνα με την παράγραφο Αφού τα κριτήρια συμμετοχής καθοριστούν, δημοσιεύεται η σχετική προκήρυξη, σύμφωνα με την παράγραφο Οι αιτήσεις για συμπερίληψη στον κατάλογο λαμβάνονται και αξιολογούνται όπως προνοείται στην παράγραφο Κριτήρια Συμμετοχής Ο καταρτισμός ενός καταλόγου προεπιλεγμένων προμηθευτών πρέπει να βασίζεται σε αντικειμενικά κριτήρια και κανόνες προεπιλογής που είναι γνωστά στους ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς εκ των προτέρων. (II) Τα κριτήρια και κανόνες προεπιλογής εγκρίνονται από επιτροπή η οποία απαρτίζεται από εκπροσώπους του Αρμόδιου Τμήματος, του ιευθυντή Λ&Π και του Τμήματος Οικονομικών και διορίζεται από το ιευθυντή ΣΜΚ. (III) Τα κριτήρια και οι κανόνες προεπιλογής κοινοποιούνται στους ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς κατόπιν αίτησης τους Καταρτισμός Καταλόγου Κατάρτιση Καταλόγου με ημοσίευση Προκήρυξης Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 38

39 Για την πρόθεση του ΣΜΚ να καταρτίσει κατάλογο προεπιλεγμένων προμηθευτών ο ιευθυντής Λ&Π δημοσιεύει προκήρυξη και ενημερώνει σχετικά ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς. Στην προκήρυξη αναφέρονται αναλυτικά και με κατανοητό τρόπο τα αντικειμενικά κριτήρια και κανόνες προεπιλογής. Για αγορές και συμβάσεις η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ψηλότερη των κατωτάτων ορίων του Νόμου η σχετική δημοσίευση αποστέλλεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σύμφωνα με τη σχετική πρόνοια του Νόμου. (II) Κατάρτιση Καταλόγου μετά από ιαγωνισμό με Ανοικτή ιαδικασία Εφόσον προνοείται στα έγγραφα του διαγωνισμού προηγούμενης ανοικτής διαδικασίας, ο ΣΜΚ δύναται να καταρτίσει κατάλογο προεπιλεγμένων προμηθευτών από τους συμμετέχοντες στην ανοικτή διαδικασία. Στα έγραφα του διαγωνισμού με ανοικτή διαδικασία θα πρέπει να αναφέρεται η δυνατότητα αυτή του ΣΜΚ. Θα πρέπει επίσης να αναφέρονται αναλυτικά και με κατανοητό τρόπο τα αντικειμενικά κριτήρια και κανόνες προεπιλογής Έγκριση Καταλόγου Προεπιλεγέντων Προμηθευτών Αφού ο ΣΜΚ δημοσιεύσει την πρόθεση του για καταρτισμό καταλόγου προεπιλεγέντων προμηθευτών και αφού ληφθούν αιτήσεις για συμπερίληψη στον εν λόγω κατάλογο, συστήνεται Επιτροπή Αξιολόγησης σύμφωνα με τις πρόνοιες της παραγράφου 13.4, η οποία υποβάλλει έκθεση στην Επιτροπή Προσφορών με εισηγήσεις σχετικά με τη συμπερίληψη ή όχι συγκεκριμένων οικονομικών φορέων στον εγκεκριμένο κατάλογο. Η Επιτροπή Προσφορών, αφού λάβει και μελετήσει την έκθεση της Επιτροπής Αξιολόγησης, αποφασίζει ποιοι οικονομικοί φορείς θα συμπεριληφθούν στον κατάλογο προεπιλεγμένων προμηθευτών. (II) Ο αριθμός των οικονομικών φορέων που περιλαμβάνονται στον κατάλογο προεπιλεγέντων προμηθευτών δύναται να περιορίζεται σε ένα λογικό αριθμό που ωστόσο θα πρέπει να είναι αρκετά μεγάλος έτσι ώστε να διασφαλίζεται ο υγιής ανταγωνισμός Ενημέρωση οικονομικών φορέων Ο ΣΜΚ ενημερώνει γραπτώς τους οικονομικούς φορείς που υπέβαλαν αίτηση για το αποτέλεσμα της διαδικασίας αξιολόγησης και έγκρισης της αίτησης τους. Οι λόγοι απόρριψης μιας αίτησης κοινοποιούνται στον οικονομικό φορέα. Οι λόγοι απόρριψης ή μη επιλογής μιας Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 39

40 αίτησης προεπιλογής πρέπει να βασίζονται στα αντικειμενικά κριτήρια και κανόνες που καθορίζονται στην προκήρυξη Τήρηση Μητρώου Προεπιλεγέντων Προμηθευτών Ο ιευθυντής Λ&Π έχει αρμοδιότητα για την τήρηση του μητρώου προεπιλεγμένων προμηθευτών, ο οποίος είναι χωρισμένος σε κατηγορίες ανάλογα με το είδος της σύμβασης για την οποία ισχύει η προεπιλογή ιάρκεια ισχύος καταλόγου Ο κατάλογος προεπιλεγμένων προμηθευτών έχει διάρκεια τριών ετών. Κατά τη διάρκεια της ισχύος του καταλόγου δύνανται να προστίθενται σ αυτόν νέοι οικονομικοί φορείς που υποβάλλουν αίτηση και αξιολογούνται σύμφωνα με την ισχύουσα διαδικασία. (II) Οικονομικοί φορείς δύνανται να ανακληθούν από τον κατάλογο όταν παύσουν να πληρούν τα κριτήρια που είχαν καθοριστεί για συμπερίληψη στον κατάλογο. Ο ΣΜΚ κοινοποιεί γραπτώς στον οικονομικό φορέα την πρόθεση ανάκλησης της προεπιλογής του και το λόγο ή τους λόγους της προτιθέμενης ανάκλησης Ζήτηση Προσφορών Εφόσον έχει καταρτιστεί ο κατάλογος προεπιλεγμένων προμηθευτών όπως προνοείται πιο πάνω και εφόσον έχει αποφασιστεί η υιοθέτηση της κλειστής διαδικασίας, ζητούνται γραπτώς προσφορές από τους οικονομικούς φορείς που ευρίσκονται στον εγκεκριμένο κατάλογο. (II) Ισχύουν κατ αναλογία όλες οι πρόνοιες των Κανονισμών και της παρούσας Οδηγίας αναφορικά με την υποβολή και αξιολόγηση των προσφορών και την κατακύρωση της σύμβασης. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 40

41 19.0 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΜΕ ΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΣΗ 19.1 Γενικά Είναι η διαδικασία κατά την οποία ο ΣΜΚ δύναται να διαπραγματεύεται με οικονομικούς φορείς της επιλογής της τους όρους μιας σύμβασης. (II) Η διαδικασία με διαπραγμάτευση χωρίζεται σε δύο περιπτώσεις. Στη διαδικασία με διαπραγμάτευση με προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού και στη διαδικασία με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού. (III) Η διαδικασία με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού χρησιμοποιείται μόνο σε εξαιρετικές και πλήρως αιτιολογημένες περιπτώσεις. Θεωρείται συνοπτική διαδικασία και η έγκριση για υιοθέτηση αυτής της διαδικασίας, καθώς και οι λόγοι που την επιτρέπουν διέπονται από τις πρόνοιες της Παραγράφου 21. (IV) Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται να γίνεται χρήση της διαδικασίας με διαπραγμάτευση καταχρηστικά κατά τρόπο που να εμποδίζεται, να περιορίζεται ή να νοθεύεται ο ανταγωνισμός. (V) Οι γενικές αρχές του ιοικητικού ικαίου και του Κοινοτικού ικαίου των ημοσίων Συμβάσεων και ιδίως η Αρχή της Ίσης Μεταχείρισης (αποφυγής διακρίσεων) εφαρμόζονται σε κάθε διαδικασία με διαπραγμάτευση, ανεξαρτήτως συνολικής προϋπολογιζόμενης αξίας Κοινοτικοί ιαγωνισμοί Η διαδικασία ανάθεσης μιας σύμβασης με διαπραγμάτευση διέπεται από τον Κανονισμό 12. Σύμφωνα με τον Κανονισμό 12 για να χρησιμοποιηθεί η διαδικασία με διαπραγμάτευση θα πρέπει να εξασφαλίζεται η εκ των προτέρων έγκριση του ιευθυντή ΣΜΚ. (IΙ) Η επιλογή της διαδικασίας με διαπραγμάτευση με ή χωρίς προκήρυξη διαγωνισμού, προϋποθέτει την εκ των προτέρων έγκριση του ιευθυντή ΣΜΚ, μέσω του ιευθυντή Λ&Π, σε έγγραφο αίτημα του Αρμόδιου Τμήματος στο οποίο θα προσδιορίζονται τα ακόλουθα: Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 41

42 (α) οι λόγοι προσφυγής στη διαδικασία με διαπραγμάτευση (β) οι όροι και η διαδικασία της διαπραγμάτευσης (γ) σε περίπτωση διαδικασίας χωρίς προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού, το όνομα ή τα ονόματα των οικονομικών φορέων, που θα κληθούν να συμμετάσχουν στη διαδικασία με διαπραγμάτευση. (ΙΙΙ) Η διαδικασία με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού δύναται να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τις πρόνοιες της Παραγράφου 21 της παρούσας οδηγίας Μη Κοινοτικοί ιαγωνισμοί Η έγκριση για χρησιμοποίηση της διαδικασίας με διαπραγμάτευση θα δίνεται κατόπιν γραπτού αιτήματος του Αρμόδιου Τμήματος προς το ιευθυντή ΣΜΚ μέσω του ιευθυντή Λ&Π. Στο αίτημα πρέπει να προσδιορίζονται τα ακόλουθα: (α) οι λόγοι προσφυγής στη διαδικασία με διαπραγμάτευση (β) οι όροι της διαπραγμάτευσης (γ) τα ονόματα των οικονομικών φορέων, που θα κληθούν να συμμετάσχουν στη διαδικασία με διαπραγμάτευση. (II) Η διαδικασία με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού δύναται να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τις πρόνοιες της Παραγράφου 21 της παρούσας οδηγίας Επιτροπή ιαπραγμάτευσης Για κάθε διαδικασία διαπραγμάτευσης διορίζεται από το ιευθυντή ΣΜΚ κατόπιν σύστασης του ιευθυντή Λ&Π Επιτροπή ιαπραγμάτευσης. (II) Η Επιτροπή ιαπραγμάτευσης αποτελείται από τουλάχιστο τρία μέλη ως ακολούθως: (α) Έναν ή περισσότερους εκπροσώπους του Αρμόδιου Τμήματος (β) Έναν εκπρόσωπο του Τμήματος Οικονομικών (γ) Ένα Λειτουργό που διορίζεται από το ιευθυντή Λ&Π. (III) Επιπρόσθετα από τα μέλη που καθορίζονται πιο πάνω ο ιευθυντής ΣΜΚ δύναται να διορίζει ως μέλη της Επιτροπής ιαπραγμάτευσης άλλους Λειτουργούς, με ειδικές γνώσεις ή σχετική πείρα. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 42

43 19.5 ιεξαγωγή ιαπραγμάτευσης ιεξαγωγή διαπραγμάτευσης με προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού Η ακριβής διαδικασία διεξαγωγής της διαπραγμάτευσης πρέπει να καθορίζεται στα έγγραφα διαγωνισμού. (II) Η Επιτροπή ιαπραγμάτευσης δύναται να διεξάγει ποιοτική επιλογή και να απορρίπτει προσφορές στη βάση των στοιχείων που περιλαμβάνονται στην προσφορά πριν αρχίσει η καθ αυτό διαδικασία διαπραγμάτευσης. Η Επιλογή των προσφοροδοτών που θα κληθούν σε διαπραγμάτευση πρέπει να βασίζεται σε αντικειμενικά κριτήρια που να είναι γνωστά στους διαγωνιζόμενους εκ των προτέρων. (III) Η Επιτροπή ιαπραγμάτευσης δύναται να περιορίσει τον αριθμό των προσφοροδοτών που καλούνται σε διαπραγμάτευση σε λογικό αριθμό που να επιτρέπει τη διεξαγωγή μιας αποτελεσματικής διαπραγμάτευσης, νοουμένου ότι αυτό αναφέρεται στα έγγραφα διαγωνισμού και η απόφαση της βασίζεται σε αντικειμενικά κριτήρια που να είναι γνωστά στους διαγωνιζόμενους εκ των προτέρων (IV) Μετά το πέρας της διαπραγμάτευσης η Επιτροπή ιαπραγμάτευσης υποβάλλει τις εισηγήσεις της σε Έκθεση προς το αποφασίζον σώμα σύμφωνα με τα όρια εξουσιοδότησης που περιλαμβάνονται στο Παράρτημα Α και σύμφωνα με τη διαδικασία ετοιμασίας και έγκρισης Έκθεσης Αξιολόγησης που ισχύει για την ανοικτή διαδικασία ιεξαγωγή διαπραγμάτευσης χωρίς προηγούμενη προκήρυξη διαγωνισμού Η Επιτροπή ιαπραγμάτευσης δύναται να καλεί σε διαπραγμάτευση οικονομικούς φορείς της επιλογής της, βασιζόμενη ωστόσο σε αντικειμενικά κριτήρια. (II) Η Επιτροπή ιαπραγμάτευσης δύναται να περιορίσει τον αριθμό των προσφοροδοτών που καλούνται σε διαπραγμάτευση σε λογικό αριθμό που να επιτρέπει τη διεξαγωγή μιας αποτελεσματικής διαπραγμάτευσης. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 43

44 (III) Η Επιτροπή ιαπραγμάτευσης δύναται, εφόσον το θεωρεί σκόπιμο, να δημοσιεύει στα μέσα μαζικής επικοινωνίας την πρόθεση της να διεξάγει διαπραγμάτευση και να ζητεί από οικονομικούς φορείς να εκδηλώσουν το ενδιαφέρον τους για συμμετοχή στη διαδικασία διαπραγμάτευσης. (IV) Οι προσκλήσεις προς τους οικονομικούς φορείς για συμμετοχή σε διαπραγμάτευση αποστέλλονται πάντοτε γραπτώς. Στις προσκλήσεις θα πρέπει να καθορίζεται κατά πόσον οι οικονομικοί φορείς θα πρέπει πριν την έναρξη της διαπραγμάτευσης να υποβάλουν γραπτές προσφορές ή προτάσεις. Στις προσκλήσεις θα πρέπει επίσης να καθορίζονται οι όροι της διαπραγμάτευσης. (V) Στην περίπτωση που ζητείται η γραπτή υποβολή προσφορών πριν την έναρξη της καθ αυτό διαπραγμάτευσης, η Επιτροπή ιαπραγμάτευσης δύναται να διεξάγει ποιοτική επιλογή και να απορρίπτει προσφορές στη βάση των στοιχείων που περιλαμβάνονται στην προσφορά πριν αρχίσει η καθ αυτό διαδικασία διαπραγμάτευσης. Η Επιλογή των προσφοροδοτών που θα κληθούν σε διαπραγμάτευση πρέπει να βασίζεται σε αντικειμενικά κριτήρια. (VI) Μετά το πέρας της διαπραγμάτευσης η Επιτροπή ιαπραγμάτευσης υποβάλλει τις εισηγήσεις της σε Έκθεση προς το αποφασίζον σώμα σύμφωνα με τα όρια εξουσιοδότησης που περιλαμβάνονται στο Παράρτημα Α και σύμφωνα με τη διαδικασία ετοιμασίας και έγκρισης Έκθεσης Αξιολόγησης που ισχύει για την ανοικτή διαδικασία ΣΥΜΦΩΝΙΕΣ ΠΛΑΙΣΙΟ 20.1 Γενικά Συμφωνία πλαίσιο, είναι μια συμφωνία που συνάπτεται μεταξύ του ΣΜΚ και ενός ή περισσοτέρων οικονομικών φορέων, η οποία αποσκοπεί στον καθορισμό των όρων που διέπουν τις συμβάσεις που πρόκειται να συναφθούν κατά την διάρκεια συγκεκριμένης περιόδου, ιδίως όσον αφορά τις τιμές και ενδεχομένως τις προβλεπόμενες ποσότητες. (II) Η συμφωνία πλαίσιο αποτελεί ευέλικτη μορφή εμπορικής συμφωνίας μεταξύ του ΣΜΚ και ενός ή περισσότερων οικονομικών φορέων. Όροι αυτής, μεταξύ των οποίων και η τιμή, επιτρέπεται να μην είναι πλήρως καθορισμένοι από την αρχή. Εάν όλοι οι όροι Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 44

45 της συμφωνίας είναι πλήρως καθορισμένοι από την αρχή δεν γίνεται λόγος για συμφωνία πλαίσιο κατά κυριολεξία, αλλά για σύμβαση-πλαίσιο. Οι όροι της συμφωνίας πλαίσιο που έχουν προκαθοριστεί δεν επιτρέπεται να μεταβληθούν ουσιωδώς κατά την εκτέλεσή της. (III) Η συμφωνία πλαίσιο μπορεί να αφορά είτε την κατασκευή έργων, είτε την εκπόνηση μελετών και εν γένει την παροχή υπηρεσιών, είτε την προμήθεια προϊόντων. (IV) Η χρήση της συμφωνίας πλαίσιο προκρίνεται σε περιπτώσεις που ο ΣΜΚ επιθυμεί να δημοπρατήσει ένα ευρύτερο σύνολο επαναλαμβανόμενων συμβάσεων, παρόμοιου αντικειμένου, στις οποίες ορισμένα στοιχεία δεν είναι γνωστά εκ των προτέρων, ιδίως ο ακριβής χρόνος εκτέλεσης των επιμέρους συμβάσεων ή οι ακριβείς ποσότητες των προς δημοπράτηση συμβάσεων. (V) Οι γενικές αρχές του διοικητικού δικαίου και του κοινοτικού δικαίου των δημοσίων συμβάσεων και ιδίως η αρχή της ίσης μεταχείρισης εφαρμόζονται σε κάθε περίπτωση ανάθεσης συμφωνίας πλαίσιο, ανεξαρτήτως συνολικής προϋπολογιζόμενης αξίας και σε κάθε περίπτωση εκτέλεσης της συμφωνίας διαμέσου της σύναψης εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων. (VI) Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται να γίνεται χρήση των συμφωνιών - πλαίσιο καταχρηστικά κατά τρόπο που να εμποδίζεται, να περιορίζεται ή να νοθεύεται ο ανταγωνισμός. (VII) Ο ΣΜΚ δικαιούται να μην θέσει σε εφαρμογή μια συμφωνία πλαίσιο σε περίπτωση που κατά την διάρκειά της και λόγω απρόοπτης μεταβολής συνθηκών (τεχνολογική εξέλιξη, απρόσμενη πτώση τιμών κλπ) είναι προς το συμφέρον του ΣΜΚ η προσφυγή σε διαγωνισμό Αποφασίζον όργανο Αρμόδιο όργανο για να αποφασίσει περί της σκοπιμότητας δημοπράτησης μιας συμφωνίας πλαίσιο είναι ο ιευθυντής ΣΜΚ εφόσον υπάρχει η σύμφωνη γνώμη του ιευθυντή Λ&Π. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 45

46 20.3 Αντισυμβαλλόμενα μέρη Η συμφωνία πλαίσιο επιτρέπεται να συναφθεί με έναν (μονομερής συμφωνία) ή περισσότερους οικονομικούς φορείς τουλάχιστο τρεις - (πολυμερής συμφωνία), εφόσον η δυνατότητα αυτή περιλαμβάνεται στην προκήρυξη ή στα έγγραφα του διαγωνισμού Προϋπολογιζόμενη αξία συμφωνίας πλαίσιο Η προεκτιμώμενη αξία της συμφωνίας πλαίσιο ισούται με το μέγιστο δυνατό οικονομικό αντικείμενο όλων των επί μέρους συμβάσεων που προβλέπεται να συναφθούν κατά την χρονική περίοδο ισχύος της Χρονική διάρκεια της συμφωνίας πλαίσιο Μέγιστη χρονική διάρκεια μιας συμφωνίας πλαίσιο, διάστημα που περιλαμβάνει και την σύναψη των εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων, είναι τα τέσσερα (4) έτη. (II) Παράταση, πέραν της τετραετίας, επιτρέπεται μόνο για εξαιρετικούς λόγους, πλήρως αιτιολογημένους λόγω τυχόν ειδικής φύσης του δημοπρατούμενου αντικειμένου. Η τυχόν παράταση πρέπει να είναι εύλογη και μη δυσανάλογη με την χρονική διάρκεια της ίδιας της συμφωνίας πλαίσιο. (III) Για να παραταθεί χρονικά μια συμφωνία πλαίσιο εξασφαλίζεται η έγκριση του ιευθυντή ΣΜΚ κατόπιν γραπτού αιτήματος του ιευθυντή Λ&Π Τεχνικές προδιαγραφές Οι τεχνικές προδιαγραφές του δημοπρατούμενου αντικειμένου μιας συμφωνίας πλαίσιο, όπως άλλωστε και οι λοιποί όροι αυτής, δεν επιτρέπεται να μεταβάλλονται ουσιωδώς κατά την εκτέλεσή της συμφωνίας πλαίσιο. εν θεωρείται ουσιώδης μεταβολή η τήρηση των ελάχιστων τεχνικών προδιαγραφών που θέτουν τα έγγραφα του διαγωνισμού για τη συμφωνία πλαίσιο και η προκήρυξη εν συνεχεία νέου διαγωνισμού μεταξύ των μερών μιας πολυμερούς συμφωνίας πλαίσιο για την παροχή ενός αναβαθμισμένου προϊόντος. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 46

47 20.7 Προκήρυξη Συμφωνιών-Πλαίσιο Μια συμφωνία πλαίσιο επιτρέπεται να προκηρυχθεί με ανοικτή, κλειστή (προεπιλογή) ή σε εξαιρετικές περιπτώσεις με διαδικασία διαπραγμάτευσης, όπως αυτές προβλέπονται στο άρθρο 38 του Ν. 11 (Ι) 2006, στον Κανονισμό 12 καθώς και στην Παράγραφο 19 της παρούσας Οδηγίας. (II) Ισχύουν τότε όλοι οι διαδικαστικοί κανόνες της αντιστοίχως εφαρμοζόμενης διαδικασίας δημοπράτησης (προθεσμίες, εγγυήσεις, εγκρίσεις χρήσης διαδικασίας κλπ), σε συνδυασμό με τυχόν ειδικές διατάξεις για τη συμφωνία πλαίσιο, που αναφέρονται στην παρούσα παράγραφο. (III) Σε περίπτωση δημοσίευσης της ανακοίνωσης σύναψης της συμφωνίας-πλαίσιο εντός 48 ημερών από την σύναψή της, ο ΣΜΚ δεν υποχρεούται να προβεί εκ νέου σε αποστολή ανακοίνωσης σύναψης των επιμέρους εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων. (IV) Η προκήρυξη μιας συμφωνίας πλαίσιο περιέχει κατ ελάχιστον: τη συνολική διάρκεια αυτής το συνολικό αντικείμενο της συμφωνίας και εφόσον είναι δυνατόν το αντικείμενο των επί μέρους συμβάσεων τη συνολική προεκτιμώμενη αξία της συμφωνίας και εφόσον είναι δυνατόν την αξία και την συχνότητα των επιμέρους εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων το χρονικό διάστημα από την πρόσκληση μέχρι την υπογραφή της κάθε επί μέρους σύμβασης. Κατά πόσον η Συμφωνία θα είναι μονομερής ή πολυμερής Σε περίπτωση πολυμερών συμφωνιών, κατά πόσο θα υπάρχει κατάλογος με σειρά κατάταξης ή κατά πόσο οι συμβάσεις θα αναθέτονται με ξεχωριστή διαγωνιστική διαδικασία στην περίπτωση που ο οικονομικός φορέας στον οποίο κατακυρώνεται μια σύμβαση αδυνατεί να ανταποκριθεί. (V) Για τις συμφωνίες πλαίσιο ισχύουν οι κανόνες δημοσιότητας που αναφέρονται στην Παράγραφο 9.4. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 47

48 20.8 Τραπεζικές Εγγυήσεις Πέραν των τραπεζικών εγγυήσεων για συμμετοχή σε διαγωνισμό, όπως αυτές προβλέπονται στα σημεία (1)&(2) πιο κάτω, τα έγγραφα του διαγωνισμού με τα οποία δημοπρατείται μια συμφωνία πλαίσιο είναι δυνατόν να προβλέπουν την υποβολή τραπεζικών εγγυήσεων καλής εκτέλεσης της συμφωνίας πλαίσιο. Ο τύπος και το ποσό της εγγυητικής επιστολής καθορίζεται στα έγγραφα του διαγωνισμού. (1) Για κάθε διαγωνισμό που οδηγεί στην ανάθεση σύμβασης, καθορίζεται στα Έγγραφα του ιαγωνισμού κατά πόσο οι προσφορές που υποβάλλονται θα συνοδεύονται με τραπεζική εγγύηση συμμετοχής. (2) Σε περίπτωση που απαιτείται η υποβολή εγγύησης συμμετοχής, περιλαμβάνεται στα έγγραφα του διαγωνισμού όρος που να καθορίζει το είδος και το ύψος της εγγύησης συμμετοχής. Το ύψος της εγγύησης συμμετοχής, όπου είναι εφικτό, είναι ένα συγκεκριμένο σταθερό ποσό. (II) Προκειμένου να υπογραφεί η κάθε επιμέρους εκτελεστική της συμφωνίας πλαίσιο σύμβαση, ο ΣΜΚ δύναται να ζητήσει από τον ανάδοχο όπως καταθέσει πρόσθετη εγγύηση καλής εκτέλεσης της συγκεκριμένης σύμβασης. Ο τύπος και το ποσό της εγγύησης αυτής καθορίζεται στα έγγραφα του διαγωνισμού Υπογραφή της συμφωνίας πλαίσιο Μετά την επιλογή ενός ή περισσότερων οικονομικών φορέων και την κατακύρωση της συμφωνίας πλαίσιο, ο ΣΜΚ κοινοποιεί την απόφαση κατακύρωσης στον / στους ανάδοχο / αναδόχους, ανάλογα με το εάν η συμφωνία είναι μονομερής ή πολυμερής. Η κοινοποίηση κατακύρωσης συνοδεύεται με έγγραφη πρόσκληση για την υπογραφή της συμφωνίας πλαίσιο μέσα σε εύλογη προθεσμία, η οποία καθορίζεται στα έγγραφα του διαγωνισμού και στην πρόσκληση. (II) Κατά την υπογραφή της συμφωνίας πλαίσιο οι εγγυητικές επιστολές συμμετοχής στον διαγωνισμό επιστρέφονται και αντικαθίστανται με τις εγγυητικές επιστολές καλής εκτέλεσης της συμφωνίας πλαίσιο, εφόσον αυτό απαιτείται στο διαγωνισμό. (III) Όταν κατά την διάρκεια της συμφωνίας πλαίσιο προκύψει ανάγκη υπογραφής επιμέρους εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων, καλείται εγγράφως ο / οι Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 48

49 ανάδοχος / ανάδοχοι, ανάλογα με το εάν η συμφωνία είναι μονομερής ή πολυμερής, να υπογράψει την επιμέρους σύμβαση, μέσα σε εύλογη προθεσμία, η οποία καθορίζεται στα έγγραφα του διαγωνισμού και στην πρόσκληση. (IV) Εάν η ως άνω προθεσμία παρέλθει άπρακτη και, εφόσον από την φύση της συμφωνίας αυτό είναι εφικτό, ο ΣΜΚ προσκαλεί για την υπογραφή της εκτελεστικής σύμβασης τα υπόλοιπα μέρη της συμφωνίας πλαίσιο Κριτήριο ανάθεσης Κριτήριο ανάθεσης μιας συμφωνίας πλαίσιο επιτρέπεται να είναι είτε η χαμηλότερη τιμή, είτε η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, σύμφωνα με την Παράγραφο 13.8 της παρούσας Οδηγίας. (II) Κριτήριο ανάθεσης των εκτελεστικών της συμφωνίας πλαίσιο συμβάσεων επιτρέπεται να είναι είτε η χαμηλότερη τιμή, είτε η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά σύμφωνα με την Παράγραφο 13.8 της παρούσας Οδηγίας. (III) Τα ως άνω κριτήρια ανάθεσης δεν είναι υποχρεωτικό να ταυτίζονται. (IV) Σε περίπτωση επιλογής του κριτηρίου της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη προσφοράς, τα επιμέρους κριτήρια ανάθεσης και οι συντελεστές βαρύτητας αυτών, τόσο για την συμφωνία πλαίσιο, όσο και για τις εκτελεστικές της συμβάσεις, πρέπει να προσδιορίζονται στα έγγραφα του διαγωνισμού με τα οποία δημοπρατείται η συμφωνία πλαίσιο Εκτέλεση μονομερούς συμφωνίας πλαίσιο Για συμφωνίες πλαίσιο που εμπίπτουν στα πλαίσια του Νόμου, εφόσον η ανάθεση της συμφωνίας πλαίσιο διενεργείται σύμφωνα με το Νόμο, τους Κανονισμούς και τις πρόνοιες της παρούσας Οδηγίας και η σχετική προκήρυξη δημοσιεύτηκε στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η εκτέλεση της μονομερούς συμφωνίας πλαίσιο είναι δυνατή με απευθείας ανάθεση των επιμέρους εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων στον οικονομικό φορέα που αποτελεί αντισυμβαλλόμενο μέρος της συμφωνίας πλαίσιο. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 49

50 (II) Εάν ο ΣΜΚ δεν δημοσιεύσει την προκήρυξη συμφωνίας πλαίσιο στην επίσημη εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, παρότι είχε σχετική υποχρέωση, είναι υποχρεωμένη να προκηρύξει με διαγωνισμό κάθε επιμέρους εκτελεστική της συμφωνίας σύμβαση και σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται να προβεί σε απευθείας ανάθεση για τη σύμβαση αυτή. (III) Για συμφωνίες πλαίσιο που δεν εμπίπτουν στα πλαίσια του Νόμου, εφόσον η ανάθεση της συμφωνίας πλαίσιο διενεργείται σύμφωνα με τις πρόνοιες της παρούσας οδηγίας, η εκτέλεση της μονομερούς συμφωνίας πλαίσιο είναι δυνατή με απευθείας ανάθεση των επιμέρους εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων στον οικονομικό φορέα που αποτελεί αντισυμβαλλόμενο μέρος της συμφωνίας πλαίσιο. (IV) Αρμόδιος για την απευθείας ανάθεση των επιμέρους εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων στον οικονομικό φορέα που αποτελεί αντισυμβαλλόμενο μέρος της συμφωνίας πλαίσιο είναι ο ιευθυντής Λ&Π Εκτέλεση πολυμερούς συμφωνίας πλαίσιο με απευθείας ανάθεση Για συμφωνίες πλαίσιο που εμπίπτουν στα πλαίσια του Νόμου, εφόσον η ανάθεση της συμφωνίας πλαίσιο διενεργείται σύμφωνα με το Νόμο και τις πρόνοιες της παρούσας οδηγίας και η σχετική προκήρυξη δημοσιεύτηκε στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και για συμφωνίες πλαίσιο που δεν εμπίπτουν στα πλαίσια του Νόμου, η εκτέλεση της πολυμερούς συμφωνίας πλαίσιο είναι δυνατή με απευθείας ανάθεση των επιμέρους εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων σε ένα εκ των (τουλάχιστον) τριών οικονομικών φορέων που αποτελούν αντισυμβαλλόμενα μέρη της συμφωνίας πλαίσιο, εφόσον οι αρχικοί όροι της συμφωνίας ορίζουν τον τρόπο εκτέλεσης της συμφωνίας πλαίσιο μεταξύ των (τουλάχιστον) τριών αντισυμβαλλομένων μερών της. (II) Κατωτέρω αναγράφονται ενδεικτικοί τρόποι εκτέλεσης με απευθείας ανάθεση μιας συμφωνίας πλαίσιο. Ο ειδικός τρόπος εκτέλεσης της δεδομένης συμφωνίας πλαίσιο περιγράφεται πάντοτε αναλυτικά στα έγγραφα του διαγωνισμού για την δημοπράτηση της δεδομένης συμφωνίας πλαίσιο. (III) Ενδεικτικά κριτήρια ανάθεσης των εκτελεστικών της συμφωνίας πλαίσιο συμβάσεων είναι: Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 50

51 η σειρά κατάταξης των αντισυμβαλλόμενων μερών μιας συμφωνίας πλαίσιο η πρόβλεψη επιλογής του δεύτερου κατά σειρά κατάταξης σε περίπτωση άρνησης / αδυναμίας ανταπόκρισης του πρώτου (και ούτω καθεξής). η διαίρεση σε τμήματα (με επιμέρους γεωγραφικά κριτήρια ή κριτήρια ομοιογένειας του αντικειμένου) ικανού μεγέθους της όλης σύμβασης και η απαγόρευση υποβολής προσφοράς για όλα τα τμήματα. Τεχνική συμβατότητα με υφιστάμενα συστήματα ή εξοπλισμό Εκτέλεση πολυμερούς συμφωνίας πλαίσιο με διενέργεια διαγωνισμού Σε περίπτωση που η ανάθεση της συμφωνίας πλαίσιο δεν έχει διενεργηθεί σύμφωνα με το Μέρος ΙΙ του Νόμου 11(Ι)2006 ή σε περίπτωση που οι αρχικοί όροι της συμφωνίας δεν επαρκούν για την απευθείας ανάθεση των εκτελεστικών της συμφωνίας συμβάσεων, διενεργείται νέος διαγωνισμός μεταξύ των αντισυμβαλλομένων μερών της συμφωνίας πλαίσιο. (II) Σε ανάλογη περίπτωση ο διαγωνισμός διενεργείται μόνο μεταξύ των μερών της συμφωνίας και δεν επιτρέπεται να προσκληθούν τρίτοι οικονομικοί φορείς. (III) Ο διαγωνισμός είναι δυνατόν να διενεργηθεί μόνο μεταξύ εκείνων των μερών της συμφωνίας που είναι κατάλληλοι σύμφωνα με τους ειδικούς όρους της συμφωνίας πλαίσιο- να ικανοποιήσουν την συγκεκριμένη απαίτηση του ΣΜΚ. Η επίμαχη κρίση περί καταλληλότητας δεν υποκρύπτει ένα νέο στάδιο ποιοτικής επιλογής των αντισυμβαλλόμενων μερών μιας συμφωνίας πλαίσιο, αλλά στηρίζεται σε αντικειμενικά και εκ των προτέρων γνωστά κριτήρια επιλογής μεταξύ των μερών μιας συμφωνίας πλαίσιο που οδηγούν σε επιτρεπτή κατάτμηση του αντικειμένου μιας συμφωνίας πλαίσιο. (IV) Ο διαγωνισμός διενεργείται στην βάση προκαθορισμένου στα έγγραφα του αρχικού διαγωνισμού για την ανάθεση της πολυμερούς συμφωνίας πλαίσιο κριτηρίου ανάθεσης. Το εν λόγω κριτήριο ανάθεσης πρέπει σε κάθε περίπτωση να σχετίζεται με το αντικείμενο της συμφωνίας πλαίσιο. (V) Ενδεικτικά κριτήρια ανάθεσης των εκτελεστικών της συμφωνίας πλαίσιο συμβάσεων είναι: ο χρόνος παράδοσης Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 51

52 η συμφωνία / διακανονισμός αποπληρωμής του τιμήματος τυχόν πρόσθετες ασφαλίσεις τυχόν ειδικές / παρεμφερείς παροχές (πχ εγκατάσταση, συντήρηση, εκπαίδευση προσωπικού κλπ). Τεχνική συμβατότητα με υφιστάμενα συστήματα ή εξοπλισμό Άλλα κριτήρια που καθορίζονται στον διαγωνισμό Πρόσκληση για την υποβολή (νέας) προσφοράς Ο ΣΜΚ προσκαλεί εγγράφως τα αντισυμβαλλόμενα μέρη της συμφωνίας πλαίσιο να υποβάλλουν έγγραφη προσφορά μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα που καθορίζεται στα έγγραφα του αρχικού διαγωνισμού και στην πρόσκληση προς υποβολή προσφοράς. (II) Οι αντισυμβαλλόμενοι της συμφωνίας πλαίσιο έχουν δυνατότητα υποβολής προσφορών και διαμέσου ηλεκτρονικών καταλόγων, εφόσον αυτό προνοείται στη Συμφωνία Πλαίσιο και εφόσον τηρούνται οι σχετικές πρόνοιες του Νόμου. 21 ΣΥΝΟΠΤΙΚΕΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ 21.1 Ορισμός Οι Συνοπτικές ιαδικασίες περιλαμβάνουν όλες τις περιπτώσεις που συνάπτεται μια Σύμβαση χωρίς να ακολουθείται η συνήθης διαδικασία προκήρυξης ιαγωνισμού και η τήρηση των προβλεπομένων προθεσμιών. Στις συνοπτικές διαδικασίες ακολουθείται η διαδικασία προσφυγής σε ένα προσφοροδότη ή περιορισμένο αριθμό προσφοροδοτών (χωρίς τη χρήση προεπιλογής σύμφωνα με τις πρόνοιες της παραγράφου 18.0), χωρίς προηγούμενη προκήρυξη ιαγωνισμού 21.2 Λόγοι προσφυγής στη συνοπτική διαδικασία Κοινοτικοί ιαγωνισμοί: Για συμβάσεις η εκτιμώμενη αξία των οποίων εμπίπτει στα όρια του Νόμου μπορεί να γίνει χρήση της συνοπτικής διαδικασίας για τους λόγους που αναφέρονται στο Άρθρο 38 (3) του Νόμου. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 52

53 (II) Μη Κοινοτικοί ιαγωνισμοί: Για συμβάσεις η εκτιμώμενη αξία των οποίων δεν εμπίπτει στα όρια του Νόμου μπορεί να γίνει χρήση της συνοπτικής διαδικασίας για τους ακόλουθους λόγους: (α) για τους λόγους που αναφέρονται στο Άρθρο 38 (3) του Νόμου. (β) όταν συντρέχει οποιοσδήποτε άλλος σοβαρός λόγος, ο οποίος σύμφωνα με την γνώμη Εγκρίνοντος Οργάνου που αναφέρονται στο Παράρτημα Γ καθιστά τη συνοπτική διαδικασία σκόπιμη, αποδεκτή και συμφέρουσα για το ΣΜΚ. Ως τέτοιος σοβαρός λόγος αναφέρεται για παράδειγμα η επείγουσα αγορά για αντιμετώπιση πιθανής έλλειψης υλικών και η επείγουσα επιδιόρθωση εξοπλισμού απαραίτητου για την απρόσκοπτη παροχή των υπηρεσιών του ΣΜΚ. (III) Η χρήση της συνοπτικής διαδικασίας πρέπει να γίνεται με πολλή φειδώ και μόνο σε πολύ εξαιρετικές και επιβεβλημένες περιπτώσεις και σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται να εφαρμόζεται αυτή η διαδικασία καταχρηστικά, κατά τρόπο που να εμποδίζει, να περιορίζει ή να νοθεύει τον ανταγωνισμό, ή να καταστρατηγεί την αρχή της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης ή κατά τρόπο που να ευνοεί συγκεκριμένο οικονομικό φορέα. (IV) Για αγορά γραφειακού εξοπλισμού, επίπλων, ηλεκτρονικών υπολογιστών και περιφερειακών συσκευών, θα πρέπει να λαμβάνεται η εκ των προτέρων έγκριση του ιευθυντή Λ&Π, για τη συγκεκριμένη αγορά ιαδικασία Οι λειτουργοί και τα όργανα που είναι εξουσιοδοτημένοι να εγκρίνουν και να επικυρώνουν αγορές και αναθέσεις συμβάσεων με συνοπτική διαδικασία παρουσιάζονται στο Παράρτημα Γ. (II) Επείγουσες Περιπτώσεις (α) Ζητείται γραπτά ή προφορικά προσφορά από πιθανούς προμηθευτές και αφού ο αρμόδιος λειτουργός βεβαιωθεί για την καταλληλότητα των προσφερομένων υλικών, έργων ή υπηρεσιών, την τιμή και άλλες εμπορικές λεπτομέρειες, και εφόσον λάβει προφορική ή γραπτή έγκριση από το εγκρίνον όργανο που αναφέρεται στο Παράρτημα Γ, παραγγέλλει τα υλικά ή τις υπηρεσίες γραπτά η προφορικά για αποφυγή καθυστερήσεων. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 53

54 (β) Στη συνέχεια και το συντομότερο δυνατό, όλες οι ενέργειες τεκμηριώνονται σε γραπτή έκθεση η οποία ετοιμάζεται από λειτουργούς του Αρμόδιου Τμήματος, προσυπογράφεται από το ιευθυντή Λ&Π, ο οποίος πιστοποιεί την τήρηση της ορθής διαδικασίας και εγκρίνεται από το ιευθυντή ΣΜΚ, σύμφωνα με το Παράρτημα Γ. Σε περίπτωση που ο ιευθυντής Λ&Π είναι εγκρίνων λειτουργός, η τήρηση της ορθής διαδικασίας πιστοποιείται από ένα λειτουργό που κατέχει θέση στη κλίμακα Ν2. Η διαδικασία εγκρίνεται γραπτώς από το εγκρίνον όργανο, όπως αναφέρεται στο Παράρτημα Γ. Κατόπιν εκδίδεται η επίσημη παραγγελία γραπτώς. (ΙΙΙ) Μη Επείγουσες Περιπτώσεις Στην περίπτωση που προτεινόμενη αγορά δεν κατατάσσεται ως επείγουσα, ετοιμάζεται γραπτή έκθεση από λειτουργούς του Αρμόδιου Τμήματος, προσυπογράφεται από το ιευθυντή Λ&Π, ο οποίος πιστοποιεί την τήρηση της ορθής διαδικασίας και εγκρίνεται από το εγκρίνον όργανο, σύμφωνα με το Παράρτημα Γ. Σε περίπτωση που ο ιευθυντής Λ&Π είναι εγκρίνων λειτουργός, η τήρηση της ορθής διαδικασίας πιστοποιείται από ένα λειτουργό που κατέχει θέση στη κλίμακα Ν2. Οι προσφορές υποβάλλονται γραπτά και ακολουθείται η συνήθης διαδικασία αξιολόγησης από την Επιτροπή Αξιολόγησης και στη συνέχεια η έγκριση από το αποφασίζον όργανο όπως καθορίζεται στο Παράρτημα Γ. Κατόπιν εκδίδεται η παραγγελία γραπτώς. 22 ΜΙΚΡΕΣ ΑΓΟΡΕΣ Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου χρειάζεται να γίνουν μικρές αγορές για κάλυψη τρεχουσών αναγκών της υπηρεσίας για τις οποίες η έκδοση διαγωνισμού δεν είναι ούτε σκόπιμη ούτε πρακτική. Η δαπάνη τέτοιων αγορών δε ξεπερνά τα όρια που καθορίζονται για Μικρές απάνες στο Παράρτημα Β1. Σ αυτές τις περιπτώσεις εξουσιοδοτούνται οι λειτουργοί που καθορίζονται στο Παράρτημα Β1, όπως πραγματοποιούν ή εγκρίνουν τις σχετικές αγορές. (II) Όπου δεν είναι δυνατό να ληφθεί ο ελάχιστος επιθυμητός αριθμός προσφορών που καθορίζεται στο Παράρτημα Β1, θα πρέπει να αιτιολογείται επακριβώς γιατί η λήψη του ελάχιστου απαιτούμενου αριθμού προσφορών δεν ήταν δυνατή. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 54

55 (III) εν επιτρέπεται η αγορά με την πιο πάνω διαδικασία, ανεξάρτητα κόστους, υλικών γραφειακού εξοπλισμού, επίπλων, ηλεκτρονικών υπολογιστών και περιφερειακών συσκευών, εκτός αν υπάρχει ρητή έγκριση του ιευθυντή Λ&Π για τη συγκεκριμένη αγορά. (IV) εν επιτρέπεται η κατάτμηση μιας αγοράς σε μικρές ποσότητες έτσι ώστε η δαπάνη να εμπίπτει στα πλαίσια της διαδικασίας των Μικρών Αγορών. (V) Ο υπεύθυνος Λειτουργός Λογιστικών Υπηρεσιών θα πρέπει να τηρεί μητρώο όλων των Μικρών Αγορών για σκοπούς ελέγχου από τους ελεγκτές και από τη ιεύθυνση. Για όσες Μικρές Αγορές απαιτείται Έκθεση Αξιολόγησης, σύμφωνα με το Παράρτημα Β2, η Έκθεση θα φυλάσσεται στους σχετικούς φακέλους. (VI) (VII) Μικρές αγορές πρέπει να διενεργούνται με φειδώ. Όλοι οι λειτουργοί που εμπλέκονται στις μικρές αγορές θα πρέπει να εξασκούν τη διακριτική τους κρίση με στόχο να εξασφαλίζεται η καλύτερη δυνατή αξία αγοράς και να διασφαλίζονται στο μέγιστο βαθμό τα συμφέροντα του ΣΜΚ. Τα όρια εξουσιοδότησης για Μικρές Αγορές αναθεωρούνται με απόφαση του ιευθυντή ΣΜΚ. 23 ΠΡΟΝΟΗΤΙΚΟ ΠΟΣΟ Η Επιτροπή Αξιολόγησης δύναται κατά την κρίση της να εισηγείται την έγκριση προνοητικού ποσού κατά την κατακύρωση μιας σύμβασης με στόχο να καλυφθούν απρόβλεπτα έξοδα και ανάγκες για πρόσθετη ή διαφοροποιημένη εργασία. Για το σκοπό αυτό πρέπει να γίνεται σχετική εισήγηση στην Έκθεση Αξιολόγησης, η οποία να εγκρίνεται από το αποφασίζον σώμα. Το ύψος της αυξημένης δαπάνης συνήθως δεν υπερβαίνει το 20% της αρχικής δαπάνης. 24 ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ ΕΚΤΑΚΤΩΝ ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΩΝ Σε καμιά περίπτωση οι πρόνοιες της παρούσας οδηγίας δε θα πρέπει να αποτρέπουν ή να καθυστερούν την απρόσκοπτη παροχή ουσιωδών προμηθειών και υπηρεσιών που είναι απαραίτητες για την εκπλήρωση της αποστολής του ΣΜΚ. (II) Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όπου είναι απαραίτητη η λήψη άμεσων ενεργειών από λειτουργούς, οι οποίοι στα πλαίσια της εργασίας τους καλούνται να αντιμετωπίσουν Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 55

56 έκτακτες ανάγκες, οι εν λόγω λειτουργοί θα πρέπει πάντοτε να ενημερώνουν το ιευθυντή Λ&Π αμέσως μετά το χειρισμό της έκτακτης ανάγκης με στόχο να ληφθούν τα αναγκαία μέτρα έτσι ώστε οι ενέργειες τους να συνάδουν όσο το δυνατό με τις εγκεκριμένες διαδικασίες. (III) Υπάρχουν περιπτώσεις όπου προμηθευτές ή εργολάβοι ζητούν όπως προπληρωθούν μέρος ή ολόκληρο το ποσό της Σύμβασης. Αυτό είναι εκτός της συνήθους πρακτικής που ακολουθείται από το ΣΜΚ, βάσει της οποίας τα τιμολόγια εξοφλούνται σε ένα μήνα από την ημερομηνία αποδοχής των υλικών ή υπηρεσιών ή τελικής παραλαβής ενός Έργου ή τμήματος ενός Έργου. Όλοι οι λειτουργοί που εμπλέκονται θα πρέπει να γνωρίζουν και να εφαρμόζουν τα ακόλουθα: (α) Για εξόφληση τιμολογίων εκ των προτέρων, λαμβάνεται έγκριση όπως προνοείται στο Παράρτημα ΙΑ. (β) Από την προπληρωμή ενός τιμολογίου ο ΣΜΚ επωμίζεται πρόσθετη επιβάρυνση, η οποία θα πρέπει να καταβάλλεται από τον προμηθευτή ή εργολάβο προς το ΣΜΚ. Επειδή το ποσοστό επιβάρυνσης διαφοροποιείται κατά καιρούς πρέπει μετά από επικοινωνία με το Λογιστήριο να καθορίζεται ο τρόπος υπολογισμού της πρόσθετης αυτής επιβάρυνσης, εκτός εάν καθορίζεται στη συγκεκριμένη Σύμβαση. (γ) Ενδείκνυται σε περίπτωση προπληρωμής ενός τιμολογίου πέραν της επιβάρυνσης ως άνω, να ζητείται τραπεζική εγγύηση για το ποσό του συγκεκριμένου τιμολογίου και για χρονική περίοδο μέχρι την ημερομηνία που το τιμολόγιο θα καθίστατο πληρωτέο σύμφωνα με τη Σύμβαση. 25 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΤΗΣ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ 25.1 Εισαγωγή Το Γενικό Λογιστήριο της ημοκρατίας έχει θέσει σε λειτουργία το Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων το οποίο βρίσκεται στην ηλεκτρονική διεύθυνση Η δημιουργία του συστήματος αυτού έχει ως στόχο τον εκσυγχρονισμό των διαδικασιών του δημοσίου και την διευκόλυνση των Αναθέτουσων Αρχών στην διεκπεραίωση διαγωνισμών προμηθειών, υπηρεσιών και έργων, με μεγαλύτερη ασφάλεια, αποτελεσματικότητα και διαφάνεια. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 56

57 25.2 Υποβολή Παραγγελιών μέσω των Ηλεκτρονικών Καταλόγων Για τη χρήση των Ηλεκτρονικών Καταλόγων και υποβολή παραγγελιών, είναι απαραίτητη η ανάθεση των αντίστοιχων ρόλων σε εξουσιοδοτημένους λειτουργούς οι οποίοι θα έχουν πρόσβαση στους η-καταλόγους (Σημειώνεται ότι ένα άτομο μπορεί να έχει όλους τους ρόλους). Οι ρόλοι που υπάρχουν στους Ηλεκτρονικούς Καταλόγους είναι οι ακόλουθοι: ιαχειριστής παραγγελίας: ημιουργεί παραγγελίες ή εγκρίνει τις παραγγελίες που έχει δημιουργήσει ο Συντάκτης Παραγγελίας. Τέτοια εξουσιοδότηση έχει μόνο ο ιευθυντής ΣΜΚ και ο ιευθυντής Λ&Π Συντάκτης Παραγγελίας: ημιουργεί παραγγελίες επιλέγοντας προϊόντα καταλόγων και τις υποβάλλει στον ιαχειριστή παραγγελίας για έγκριση. Το άτομο αυτό θα είναι γραφέας του Λογιστηρίου. Παραλήπτης Προϊόντων: ημιουργεί την Αναφορά Παραλαβής για τις παραγγελίες που έχουν παραληφθεί από τον Αγοραστή. Το άτομο αυτό ποικίλει ανάλογα με τον εξοπλισμό. Παρατηρητής: Μπορεί να παρατηρεί προϊόντα καταλόγων, χωρίς να έχει τη δυνατότητα να δημιουργεί παραγγελία. Μπορεί όμως να δημιουργεί λίστα επιθυμιών με προϊόντα καταλόγων και να την υποβάλλει στον Συντάκτη Παραγγελίας με τα προϊόντα που επιθυμεί. Η εξουσιοδότηση αυτή μπορεί να δοθεί σε αριθμό υπαλλήλων, υπεύθυνων για συγκεκριμένο θέμα. Ο Συντονιστής Συμβάσεων ( ιευθυντής ΣΜΚ/ ιευθυντής Λ&Π), ανάλογα με την αγορά, θα αναθέτει τους πιο πάνω ρόλους σε εγγεγραμμένους χρήστες (ή χρήστη). Οι πιο πάνω ρόλοι ισχύουν για όλους τους Ηλεκτρονικούς Καταλόγους. Η διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθείται για τον εντοπισμό προϊόντων που βρίσκονται σε συγκεκριμένους καταλόγους και η ακόλουθη προσθήκη επιλεγμένων προϊόντων στο καλάθι αγορών, καθώς και η υποβολή/έγκριση/παραλαβή παραγγελίας περιγράφεται στο Παράρτημα ΙΕ. ιευκρινίζεται ότι η δημιουργία καταλόγων αφορά στον ιαχειριστή Φακέλων, ο οποίος στην προκειμένη περίπτωση είναι το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 57

58 Τονίζεται ότι για την καλύτερη λειτουργία της Συμφωνίας και την έγκαιρη πληρωμή των παραγγελιών προς τους Προμηθευτές (Οικονομικούς Φορείς) θα πρέπει με την παραλαβή των προϊόντων να συμπληρώνεται άμεσα η σχετική Αναφορά Παραλαβής στο Σύστημα από τον παραλήπτη των προϊόντων, αντίγραφο της οποίας θα δίνεται στον προμηθευτή την ώρα της παράδοσης. Ειδικά, για αγορά Ηλεκτρονικών υπολογιστών, εφιστάται η προσοχή στο γεγονός ότι οι Υπολογιστές Γραφείου και Φορητοί Υπολογιστές, όπως διατίθενται μέσω των καταλόγων, δεν φέρουν εγκατεστημένο λογισμικό προστασίας από ιούς (Antivirus) και Λογισμικό Γραφείου (MS Office). Τα λογισμικά, Antivirus Software και ένα εκ των Microsoft Office Standard ή Microsoft Office Professional θα πρέπει να παραγγέλλονται και να πληρώνονται ξεχωριστά, μέσω του φακέλου «Βασικό λογισμικό». Επίσης στις σημειώσεις της παραγγελίας για Υπολογιστές Γραφείου ή Φορητούς Υπολογιστές, θα πρέπει να σημειώνεται το ακριβές λογισμικό που παραγγέλθηκε ξεχωριστά και τις ακριβείς ποσότητες ούτως ώστε να μπορεί ο προμηθευτής του εξοπλισμού να προβεί στις απαραίτητες ενέργειες για να παραδώσει ένα ολοκληρωμένο προϊόν με το σωστό λογισμικό που παραγγέλθηκε. Επαναλαμβάνεται ότι, ανεξάρτητα από το τι περιλήφθηκε στις σημειώσεις της παραγγελίας για τους Υπολογιστές, θα πρέπει να τοποθετηθεί παραγγελία ξεχωριστά για το λογισμικό μέσω των Ηλεκτρονικών Καταλόγων. Εάν χρησιμοποιείται στο ΣΜΚ οποιοδήποτε άλλο λογισμικό που χρειάζεται να περιληφθεί στους υπό παραγγελία υπολογιστές τότε ο αρμόδιος λειτουργός θα πρέπει να επικοινωνήσει με τον προμηθευτή και να το διευθετήσει αμέσως μετά την υποβολή της παραγγελίας Προκήρυξη ιαγωνισμού μέσω του Ηλεκτρονικού Συστήματος Σύναψης Συμβάσεων Σύμφωνα με την επιστολή του Γενικού Λογιστηρίου με αρ. ΓΛ/ΑΑ Σ 45, ο ΣΜΚ είναι υποχρεωμένος να διενεργεί την προκήρυξη διαγωνισμών και να δημοσιοποιεί τα αποτελέσματα τους, μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος σύναψης συμβάσεων (βλ. Κ..Π. 250/2009). Η διαδικασία αυτή δεν ισχύει για δαπάνες που κατατάσσονται ως Μικρές Αγορές, σύμφωνα με την παράγραφο 22. Εάν ο ΣΜΚ επιθυμεί να βάλει περαιτέρω ανακοινώσεις στον εγχώριο τύπο, μπορεί να το κάνει. Για την προκήρυξη διαγωνισμών, ανάλογα με το θέμα, ο ιευθυντής ΣΜΚ/ ιευθυντής Λ&Π ορίζει αρμόδιο λειτουργό για την ετοιμασία των όρων και προδιαγραφών του διαγωνισμού. Όταν οι όροι είναι έτοιμοι, ελέγχονται από το ιευθυντή Λ&Π και υπογράφονται από το ιευθυντή ΣΜΚ. Ακολούθως δημιουργείται ηλεκτρονικό αντίγραφο το οποίο αποστέλλεται Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 58

59 στον αρμόδιο γραφέα, που ορίζεται από τον ιευθυντή Λ&Π, για την ετοιμασία της προκήρυξης. Αφού ληφθούν και αξιολογηθούν οι προσφορές από την ομάδα αξιολόγησης, τα τελικά αποτελέσματα θα δοθούν στον αρμόδιο γραφέα για την δημοσιοποίηση τους στο Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων. Η διαδικασία που αφορά στην δημιουργία νέου διαγωνισμού καθώς και στον τρόπο με τον οποίο δημοσιοποιείται ηλεκτρονικά, φαίνεται στο Παράρτημα ΙΣΤ. Η εν λόγω διαδικασία περιλαμβάνει επίσης παραδείγματα τα οποία αφορούν στις διάφορες πληροφορίες που πρέπει/μπορούν να παρασχεθούν προς τους προσφοροδότες (π.χ Τίτλος, Αρ. ιαγωνισμού, Περιγραφή, Τύπος Σύμβασης, Εκτιμώμενη Αξία, Καθορισμός ημερομηνίας λήξης προσφορών κλπ). 26 ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ ΑΠΟ ΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ Σε περιπτώσεις χρηματοδοτήσεως έργων από διεθνείς οργανισμούς, όπως η ιεθνής Τράπεζα ή η Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων, απαιτείται να ακολουθούνται ειδικοί όροι που διέπουν τη δανειοδότηση. Οι όροι αφορούν συνήθως την εκ των προτέρων έγκριση του διαγωνισμού ή την κατακύρωση του σε οικονομικούς φορείς από χώρες που είναι μέλη των διεθνών αυτών οργανισμών, (II) Επίσης σε περιπτώσεις που το έργο χρηματοδοτείται από διεθνείς οργανισμούς, οι οργανισμοί αυτοί συνήθως θέτουν όρο όπως η έκθεση αξιολόγησης εγκρίνεται από τους ίδιους πριν την κατακύρωση για να ελέγχεται αν τηρήθηκαν οι όροι της δανειοδότησης και του διαγωνισμού. Σε τέτοια περίπτωση η έκθεση αξιολόγησης θα αποστέλλεται στο χρηματοδοτικό οργανισμό μετά την έγκριση της από το ΣΜΚ και πριν την κατακύρωση. Νοείται ότι πριν την κατακύρωση θα λαμβάνονται υπόψη τα σχόλια του χρηματοδοτικού οργανισμού. (III) Αφού υπογραφεί η σχετική σύμβαση αποστέλλονται στο Χρηματοδοτικό Οργανισμό δύο αντίγραφα της υπογραφείσας σύμβασης. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 59

60 27 ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ Αφού ο ΣΜΚ διαπιστώσει ότι δεν έχει εκδηλωθεί πρόθεση για άσκηση ιεραρχικής προσφυγής ενημερώνει, με επιστολή του όλους τους οικονομικούς φορείς που έλαβαν μέρος στο διαγωνισμό για τη ληφθείσα απόφαση. Επίσης τοποθετείται σχετική ανακοίνωση στην ιστοσελίδα του ΣΜΚ στο διαδίκτυο. (II) Ωστόσο, για διαγωνισμούς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου, η σύμβαση δεν υπογράφεται μέχρι να εκπνεύσει η προβλεπόμενη από το Νόμο προθεσμία για προσφυγές στην Αναθεωρητική Αρχή Προσφορών και τη λήψη απόφασης από την Αναθεωρητική Αρχή Προσφορών. (III) Εάν προσφοροδότης υποβάλει γραπτή αίτηση ζητώντας τους λόγους απόρριψης της προσφοράς του τότε ο ιευθυντής Λ&Π του αποστέλλει επιστολή στην οποία αναφέρονται τα χαρακτηριστικά και τα τεχνικά πλεονεκτήματα της επιλεγείσας προσφοράς, καθώς και το όνομα του επιτυχούς προσφοροδότη. 28 ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Οι τραπεζικές εγγυήσεις υποστήριξης της προσφοράς φυλάσσονται στο γραφείο του ιευθυντή Λ&Π. (II) Για διαγωνισμούς που δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου, οι τραπεζικές εγγυήσεις των ανεπιτυχών προσφοροδοτών επιστρέφονται στην εκδίδουσα τράπεζα μετά την υπογραφή της Σύμβασης, και του επιτυχόντα προσφοροδότη μετά την υποβολή τραπεζικής εγγύησης για πιστή εκτέλεση της σύμβασης, όπου αυτό απαιτείται από το διαγωνισμό. (III) Για διαγωνισμούς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου, οι τραπεζικές εγγυήσεις των ανεπιτυχών προσφοροδοτών επιστρέφονται στην εκδίδουσα τράπεζα, μετά την εκπνοή της προθεσμίας για προσφυγή στην Αναθεωρητική Αρχή Προσφορών, στις περιπτώσεις που δεν υπάρξει προσφυγή ή μετά τη λήψη απόφασης από την Αναθεωρητική Αρχή, στις περιπτώσεις που υπάρξει προσφυγή. (IV) Νοείται ότι εάν ένας ανεπιτυχής προσφοροδότης ζητήσει την επιστροφή της εγγυητικής του πριν τη λήψη απόφασης από την Αναθεωρητική Αρχή, η τραπεζική εγγύηση του θα Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 60

61 του επιστρέφεται και ο προσφοροδότης αυτός θα θεωρείται ότι αποσύρθηκε από τη διαδικασία. (V) Τραπεζικές εγγυήσεις για υποστήριξη προσφοράς δύνανται να εξαργυρώνονται με αιτιολογημένη απόφαση του ιευθυντή Λ&Π. 29 ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Το αρμόδιο Τμήμα είναι υπεύθυνο για την παρακολούθηση και καλή εκτέλεση της σύμβασης. Επίσης έχει ευθύνη για την επιθεώρηση και παραλαβή των υλικών σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης και τις ισχύουσες οδηγίες. (II) Σε περίπτωση που προκύπτει ανάγκη, το αρμόδιο Τμήμα συμβουλεύεται το ιευθυντή Λ&Π αναφορικά με εμπορικά ή συμβατικά προβλήματα που προκύπτουν κατά την εκτέλεση της σύμβασης. 30 ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΠΙΣΤΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Οι τραπεζικές εγγυήσεις για πιστή εκτέλεση της σύμβασης φυλάσσονται στο γραφείο του ιευθυντή ΣΜΚ. (II) Μετά την επιτυχή συμπλήρωση της σύμβασης, η Τραπεζική Εγγύηση για πιστή εκτέλεση της σύμβασης επιστρέφεται στην εκδίδουσα τράπεζα με αντίγραφο στον προμηθευτή. (III) Το αρμόδιο Τμήμα έχει ευθύνη να ενημερώνει το ιευθυντή Λ&Π μέσω του αρμόδιου Βοηθού ιευθυντή για τη συμπλήρωση μιας σύμβασης. (VI) Τραπεζικές εγγυήσεις για πιστή εκτέλεση της σύμβασης δύνανται να κατάσχονται με αιτιολογημένη απόφαση του λειτουργού ή οργάνου που ενέκρινε την ανάθεση σύμβασης ή από ανώτερο κλιμάκιο. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 61

62 31 ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΣ ΜΙΑΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΠΡΙΝ ΤΗ ΛΗΞΗ ΤΗΣ 31.1 Λόγοι τερματισμού μιας σύμβασης Ο ΣΜΚ δυνατόν σε ορισμένες περιπτώσεις να αναγκαστεί να τερματίσει μια σύμβαση πριν τη λήξη της. Λόγοι για τερματισμό μιας σύμβασης μπορεί να είναι μεταξύ άλλων η ανεπάρκεια ή ανικανότητα του εργολάβου ή του ανάδοχου της σύμβασης να εκτελέσει ικανοποιητικά τη σύμβαση, η παραβίαση ουσιωδών όρων της σύμβασης από τον ανάδοχο κτλ. (II) Πριν τη λήψη απόφασης για τερματισμό μιας σύμβασης θα πρέπει να καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια για φιλικό διακανονισμό οποιωνδήποτε διαφορών μεταξύ του ΣΜΚ και των εργολάβων ή αναδόχων, χωρίς ωστόσο σε καμία περίπτωση να πλήττονται τα καλώς νοούμενα συμφέροντα του ΣΜΚ Όργανα που έχουν εξουσιοδότηση να τερματίζουν μια σύμβαση Η Απόφαση για τερματισμό μιας σύμβασης πρέπει να λαμβάνεται από το λειτουργό ή όργανο που είχε εξουσία να εγκρίνει την ανάθεση της σύμβασης ή από ανώτερο κλιμάκιο ημιουργία απαραίτητων νομικών και συμβατικών προϋποθέσεων Προτού ο ΣΜΚ προχωρήσει στην υλοποίηση της απόφασης της να τερματίσει μια Σύμβαση θα πρέπει έγκαιρα και συστηματικά να δημιουργήσει την απαραίτητη νομική και συμβατική υποδομή η οποία θα της επιτρέψει να τερματίσει τη Σύμβαση με τρόπο που να μπορεί ενδεχομένως να δικαιολογήσει την απόφαση της ενώπιον δικαστηρίου ή απαιτήσεις της για καταβολή αποζημιώσεων. (II) Προειδοποιητικές επιστολές προς τον εργολάβο στις οποίες περιγράφεται με λεπτομέρεια και σαφήνεια το πρόβλημα που εντοπίζεται με ημερομηνίες και ονόματα εμπλεκομένων ατόμων, πρακτικά συνεδριάσεων, παράπονα από δημοτικές αρχές ή από ιδιώτες, φωτογραφίες, πιστοποιητικά δοκιμών, αναφορές ανεξάρτητων εμπειρογνωμόνων κτλ. είναι βασικά στοιχεία στη δημιουργία της απαραίτητης υποδομής. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 62

63 (III) Τέτοια στοιχεία πρέπει να συλλέγονται από τους λειτουργούς που είναι επιφορτισμένοι με την παρακολούθηση της σύμβασης (πχ. ιευθυντές Έργου κτλ.) 31.4 ιαδικασία τερματισμού μιας σύμβασης Συμβάσεις που προκύπτουν από ιαγωνισμούς Μικρής και Μεγάλης απάνης Όταν ο ιευθυντής Έργου, ή στις περιπτώσεις που δεν έχει διοριστεί ιευθυντής Έργου, ο Αρμόδιος Β. ιευθυντής, καταλήξει στο συμπέρασμα ότι μια σύμβαση που προέκυψε από ιαγωνισμό Μεγάλης απάνης ή Μικρής απάνης θα πρέπει να τερματιστεί υποβάλλει έκθεση προς το ιευθυντή Λ&Π στην οποία τεκμηριώνονται επαρκώς οι λόγοι οι οποίοι οδήγησαν σε αυτό το συμπέρασμα. Στην έκθεση πρέπει να περιλαμβάνονται τα διάφορα δικαιολογητικά και υποστηρικτικά στοιχεία που αναφέρονται στην παράγραφο 31.3, έτσι ώστε η απόφαση να μπορεί να στηριχθεί, αν χρειαστεί, ενώπιον δικαστηρίου και να μπορεί να στηρίξει ενδεχόμενες απαιτήσεις του ΣΜΚ για καταβολή αποζημιώσεων. (II) Ο ιευθυντής Λ&Π προωθεί την έκθεση του ιευθυντή Έργου ή Αρμόδιου Β. ιευθυντή στο ιευθυντή ΣΜΚ με δικά του σχόλια και εισήγηση. (III) Σε περιπτώσεις όπου κρίνεται αναγκαία η λήψη νομικής γνωμάτευσης αυτή λαμβάνεται πάντοτε μέσω και κατόπιν έγκρισης του ιευθυντή Λ&Π. (IV) Ο ιευθυντής Λ&Π ετοιμάζει δική του έκθεση στην οποία επισυνάπτει την έκθεση του ιευθυντή Έργου και την υποβάλλει στο ιευθυντή ΣΜΚ για λήψη απόφασης. Στην έκθεση του ιευθυντή Λ&Π δυνατόν να επισυνάπτεται και νομική γνωμάτευση αν ο ιευθυντής Λ&Π το θεωρεί σκόπιμο. Στην έκθεση του ιευθυντή Λ&Π πρέπει να γίνεται εισήγηση κατά πόσον μέρος ή ολόκληρο το ποσό της Τραπεζικής Εγγύησης πρέπει να κατακρατηθεί. (V) Μετά τη λήψη της σχετικής απόφασης από το αρμόδιο όργανο, ο ανάδοχος της σύμβασης ενημερώνεται γραπτώς σχετικά με τους λόγους που οδήγησαν το ΣΜΚ στον τερματισμό της σύμβασης. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 63

64

65 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α: ΟΡΙΑ ΕΞΟΥΣΙΟ ΟΤΗΣΗΣ - ΕΚ ΟΣΕΙΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΣΕΙΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΟΣΟΝ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΕΓΚΡΙΣΗ Αφορά: 1. Υλικά ΜΗ ΚΟΙΝΩΤΙΚΟΙ & ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΙΚΡΗΣ ΑΠΑΝΗΣ 5001 Μέχρι από εγχώρια αγορά Μέχρι * από εγχώρια 2. Χωματουργικά και δομικά έργα και συντηρήσεις κτιρίων 3. Ανταλλακτικά και αναλώσιμα που δε μπορούν να εξασφαλιστούν από άλλες πηγές λόγω συμβατότητας (manufacturer s products) παρά μόνο από ένα προμηθευτή. 4. Υπηρεσίες που δεν καλύπτονται από άλλη οδηγία, κατόπιν έγκρισης ιευθυντή Λ&Π Ζήτηση προσφορών γραπτώς (με προκήρυξη τοπικού διαγωνισμού) Υποβολή προσφορών γραπτώς Χρειάζεται έκθεση αξιολόγησης Χρειάζεται έκθεση αξιολόγησης ιευθυντής Λ&Π (Ν1) και ένας Ανώτερος Μηχανικός/ Λογιστής/Βοηθός ιευθυντής (Ν2) του Αρμόδιου Τμήματος ιευθυντής ΣΜΚ και ιευθυντής αγορά ή από Λ&Π (Ν1) τρίτες χώρες ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΕΓΑΛΗΣ ΑΠΑΝΗΣ Άνω των * Χρειάζεται έκθεση αξιολόγησης Για κοινοτικούς ιαγωνισμούς τηρούνται οι πρόνοιες των Κανονισμών και οι προθεσμίες της Ευρωπαϊκής Ένωσης Επιτροπή Προσφορών * Το όριο αυτό καθορίστηκε με Εγκύκλιο της Αρμόδιας Αρχής ημοσίων Συμβάσεων Αρ. ΓΛ/ΑΑ Σ 63 ημερομηνίας 16 εκεμβρίου 2013 και αναθεωρείται με Εγκύκλιο της Αρμοδίας Αρχής ημοσίων Συμβάσεων. Σημείωση: Τα όρια για ιαγωνισμούς Μικρής απάνης και ιαγωνισμούς Μεγάλης απάνης αναθεωρούνται με απόφαση του ιευθυντή ΣΜΚ. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 65

66 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β: ΟΡΙΑ ΕΞΟΥΣΙΟ ΟΤΗΣΗΣ - ΜΙΚΡΕΣ ΑΓΟΡΕΣ ΜΙΚΡΕΣ ΑΓΟΡΕΣ ΠΟΣΟΝ ΑΓΟΡΑΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΕΓΚΡΙΣΗ ιευθυντής Λ&Π ή Ζήτηση προσφορών προφορικά. ένας Βοηθός Μέχρι Υποβολή προσφορών προφορικά. ιευθυντής 2000 Ελάχιστος αριθμός προσφορών: 1 (Ν2) με από εγχώρια αγορά προσωπική εν χρειάζεται έκθεση αξιολόγησης. εξουσιοδότηση από το ιευθυντή Λ&Π 2001 Μέχρι από εγχώρια αγορά Μέχρι από εγχώρια αγορά Ζήτηση προσφορών προφορικά. Υποβολή προσφορών γραπτώς. Επιθυμητός ελάχιστος αριθμός προσφορών: 3 Χρειάζεται σύντομη έκθεση αξιολόγησης. Ζήτηση προσφορών γραπτώς. Υποβολή προσφορών γραπτώς. Επιθυμητός ελάχιστος αριθμός προσφορών: 3 Χρειάζεται σύντομη έκθεση αξιολόγησης. ιευθυντής Λ&Π ή ένας Βοηθός ιευθυντής (Ν2) με προσωπική εξουσιοδότηση από το ιευθυντή Λ&Π ιευθυντής Λ&Π και ένας Βοηθός ιευθυντής (Ν2) με προσωπική εξουσιοδότηση από το ιευθυντή Λ&Π Σημειώσεις: 1. Τα όρια για Μικρές Αγορές αναθεωρούνται με απόφαση του ιευθυντή ΣΜΚ. 2. Για μικρές αγορές, η έννοια «γραπτώς» περιλαμβάνει το φαξ και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. 3. Σε περίπτωση που ο επιθυμητός ελάχιστος αριθμός προσφορών δεν επιτυγχάνεται, τεκμηριώνονται οι λόγοι στην σύντομη έκθεση αξιολόγησης. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 66

67 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β2 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β2: ΜΗΤΡΩΟ ΜΙΚΡΩΝ ΑΓΟΡΩΝ Παράγραφος 22 (Το Μητρώο Μικρών Αγορών δυνατόν να τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή) ιαχειριστής Συστήματος Μεταφοράς Ημερομ. Κατηγορία Περιγραφή Αγοράς Όνομα Προμηθευτή Όνομα Εγκρίνοντος Λειτουργού Ποσό Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 67

68 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ: ΟΡΙΑ ΕΞΟΥΣΙΟ ΟΤΗΣΗΣ - ΣΥΝΟΠΤΙΚΕΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ ΠΟΣΟΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΕΓΚΡΙΣΗ Μέχρι Μέχρι * Άνω των * Ζήτηση προσφορών: προφορική ή γραπτή Υποβολή προσφορών: προφορική ή γραπτή Ελάχιστος Αριθμός Προσφοροδοτών: 1 Χρειάζεται Έκθεση Αξιολόγησης Πιστοποίηση για τήρηση ορθής διαδικασίας από το ιευθυντή Λ&Π Ζήτηση προσφορών: προφορική ή γραπτή Υποβολή προσφορών: γραπτή Ελάχιστος Αριθμός Προσφοροδοτών: 4** Χρειάζεται Έκθεση Αξιολόγησης Πιστοποίηση για τήρηση ορθής διαδικασίας από το ιευθυντή Λ&Π Ζήτηση προσφορών: προφορική ή γραπτή Υποβολή προσφορών: γραπτή Ελάχιστος Αριθμός Προσφοροδοτών: 4** Χρειάζεται Έκθεση Αξιολόγησης Πιστοποίηση για τήρηση ορθής διαδικασίας από το ιευθυντή Λ&Π ιευθυντής Λ&Π και ένας Ανώτερος Μηχανικός/ Βοηθός ιευθυντής (Ν2) του Αρμόδιου Τμήματος ιευθυντής ΣΜΚ και ιευθυντής Λ&Π Επιτροπή Προσφορών * Το όριο αυτό καθορίστηκε με Εγκύκλιο της Αρμόδιας Αρχής ημοσίων Συμβάσεων Αρ. ΓΛ/ΑΑ Σ 63 ημερομηνίας 16 εκεμβρίου 2013 και αναθεωρείται με Εγκύκλιο της Αρμοδίας Αρχής ημοσίων Συμβάσεων. ** Εάν μετά από σχετική έρευνα αγοράς δεν καθίσταται δυνατό να εξευρεθούν 4 Οικονομικοί Φορείς τότε, σε πολύ εξαιρετικές περιπτώσεις και αφού αιτιολογηθεί επαρκώς, επιτρέπεται η ζήτηση προσφορών από λιγότερους των 4 Οικονομικών Φορέων, νοουμένου ότι αυτό τυγχάνει της έγκρισης του οργάνου που εγκρίνει τη χρήση της διαδικασίας. Σημείωση: Τα πιο πάνω όρια αναθεωρούνται με απόφαση του ιευθυντή ΣΜΚ και του ιευθυντή Λ&Π ΣΜΚ, εκτός του ορίου (*) που αναθεωρείται με Εγκύκλιο της Αρμοδίας Αρχής ημοσίων Συμβάσεων. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 68

69 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΚΑΤΩΤΑΤΑ ΟΡΙΑ ΝΟΜΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΡΓΑ Για συμβάσεις, η εκτιμώμενη αξία των οποίων ξεπερνά τα πιο πάνω ποσά εφαρμόζονται οι πρόνοιες του Νόμου και των Κανονισμών και ακολουθείται η διαδικασία δημοσίευσης στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Τα πιο πάνω ποσά καθορίστηκαν με εγκύκλιο της Αρμόδιας Αρχής Αρ. ΓΛ/ΑΑ Σ 63 ημερομηνίας 16 εκεμβρίου 2013 και αναθεωρούνται με εγκύκλιο της Αρμόδιας Αρχής. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 69

70 Μικρές Αγορές εν ανήκουν στην κατηγορία διαγωνισμών ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ε ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΓΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ, ΕΡΓΑ & ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΙΚΡΗΣ ΑΠΑΝΗΣ Μέχρι Μη Κοινοτικοί ιαγωνισμοί ωρεάν Έγγραφα προσφορών διαθέσιμα μέσω e- procurement ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΕΓΑΛΗΣ ΑΠΑΝΗΣ Κοινοτικοί Έργο > Προμήθειες & Υπηρεσίες > Προκήρυξη μέσω e-procurement ημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ και προαιρετική δημοσίευση σε εμπορική εφημερίδα Χρησιμοποίηση προτύπων για έγγραφα διαγωνισμού του Γενικού Λογιστηρίου της Κυπριακής ημοκρατίας στα Αγγλικά Μη Κοινοτικοί Έργα < Προμήθειες & Υπηρεσίες < Άλλες Συμβάσεις που εξαιρούνται από το Νόμο Προκήρυξη μέσω e-procurement Προαιρετική δημοσίευση σε εμπορική εφημερίδα ιαγωνισμοί< και ιαγωνισμοί με συνοπτικές διαδικασίες Χρησιμοποίηση προτύπων για έγγραφα συνοπτικού διαγωνισμού του Γενικού Λογιστηρίου της Κυπριακής ημοκρατίας στα Ελληνικά ή Αγγλικά ιαγωνισμοί> Χρησιμοποίηση προτύπων για έγγραφα ανοιχτού διαγωνισμού του Γενικού Λογιστηρίου της Κυπριακής ημοκρατίας στα Ελληνικά ή Αγγλικά Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 70

71 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΣΤ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Στ: ΥΨΟΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΑΝΩ ΤΟΥ ΟΠΟΙΟΥ Ο ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΤΙΜΩΝ ΕΛΕΓΧΕΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΗ Πάνω από το πιο πάνω όριο οι συγκριτικοί πίνακες θα πρέπει να ελέγχονται από τον Λογιστή ή από τον Λογιστικό Λειτουργό. Αν έστω και μια προσφορά ξεπερνά το πιο πάνω ποσό, με την ισοτιμία συναλλάγματος που ίσχυε την ημέρα του ανοίγματος, ο συγκριτικός πίνακας τιμών αποστέλλεται για έλεγχο στο Λογιστή. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 71

72 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ζ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ζ: ΠΡΟΕΚΤΙΜΩΜΕΝΗ ΑΞΙΑ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΑΝΩ ΤΗΣ ΟΠΟΙΑΣ ΟΙ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΑΠΟΣΤΕΛΛΟΝΤΑΙ ΓΙΑ ΗΜΟΣΙΕΥΣΗ ΣΤΗΝ ΕΠΙΣΗΜΗ ΕΦΗΜΕΡΙ Α ΤΗΣ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ Ισχύουν οι κανονισμοί του e-procurement Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 72

73 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Η ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Η: ΗΛΩΣΗ ΕΥΣΥΝΕΙ ΗΤΗΣ ΚΑΙ ΑΜΕΡΟΛΗΠΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΗΛΩΣΗ ηλώνω υπεύθυνα ότι: (α) θα εκτελώ τα καθήκοντα µου ως Μέλος / Συντονιστής της Επιτροπής Αξιολόγησης για το ιαγωνισμό µε ευσυνειδησία και αµεροληψία χωρίς φόβο ή εύνοια και θα τηρώ απόλυτη εχεµύθεια κατά την εκτέλεση των καθηκόντων µου. Σε περίπτωση που έχω οποιοδήποτε οικονοµικό ή άλλο συµφέρον, άµεσο ή έµµεσο, σε σχέση µε οποιοδήποτε υπόθεση που εξετάζεται από την Επιτροπή Αξιολόγησης στην οποία συμμετέχω ή έχω οποιαδήποτε ιδιάζουσα σχέση ή οποιαδήποτε εξ αίµατος ή εξ αγχιστείας συγγένεια µέχρι τετάρτου βαθµού µε οποιοδήποτε πρόσωπο που έχει πρόδηλο οικονοµικό ή άλλο συµφέρον από την εν λόγω διαδικασία οφείλω να αποκαλύψω το συµφέρον, τη σχέση ή τη συγγένεια αυτή στην Επιτροπή Αξιολόγησης και να αποσυρθώ από τη σχετική διαδικασία. (β) Όλες οι πληροφορίες και όλα τα στοιχεία που θα περιέλθουν στην αντίληψη μου σχετικά με τον πιο πάνω διαγωνισμό θα τηρηθούν από μένα εμπιστευτικά. (γ) ε θα έλθω σε επικοινωνία με προσφοροδότες ή εκπροσώπους τους σχετικά με τον πιο πάνω διαγωνισμό ή άλλα άτομα που δυνατόν να δείξουν οποιοδήποτε ενδιαφέρον για το διαγωνισμό εκτός εάν έχω ρητές οδηγίες να το πράξω από το ιευθυντή ΣΜΚ ή το ιευθυντή Λ&Π. (δ) Οποιαδήποτε επικοινωνία μου με προσφοροδότες ή εκπροσώπους τους ή οποιαδήποτε άλλα πρόσωπα σχετικά με τον πιο πάνω διαγωνισμό θα καταγράφεται και αμέσως μετά την επικοινωνία θα ενημερώνω γραπτώς το ιευθυντή Λ&Π. (ε) Οι προσφορές που θα κρατούνται από μένα για σκοπούς αξιολόγησης και οποιαδήποτε άλλα έγγραφα σχετικά με το διαγωνισμό θα φυλάσσονται σε ασφαλές μέρος όπου η πρόσβαση σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα δεν είναι δυνατή. Υπογραφή Ονοµατεπώνυµο Τίτλος Μονάδα / ιεύθυνση Ηµεροµηνία Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 73

74 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Θ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Θ: ΗΛΩΣΗ ΕΥΣΥΝΕΙ ΗΤΗΣ ΚΑΙ ΑΜΕΡΟΛΗΠΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΗΛΩΣΗ ηλώνω υπεύθυνα ότι: (α) θα εκτελώ τα καθήκοντα µου ως Μέλος της Επιτροπής Προσφορών µε ευσυνειδησία και αµεροληψία χωρίς φόβο ή εύνοια και θα τηρώ απόλυτη εχεµύθεια κατά την εκτέλεση των καθηκόντων µου. Σε περίπτωση που έχω οποιοδήποτε οικονοµικό ή άλλο συµφέρον, άµεσο ή έµµεσο, σε σχέση µε οποιοδήποτε υπόθεση που εξετάζεται από την Επιτροπή Προσφορών στην οποία συμμετέχω ή έχω οποιαδήποτε ιδιάζουσα σχέση ή οποιαδήποτε εξ αίµατος ή εξ αγχιστείας συγγένεια µέχρι τετάρτου βαθµού µε οποιοδήποτε πρόσωπο που έχει πρόδηλο οικονοµικό ή άλλο συµφέρον από την εν λόγω διαδικασία οφείλω να αποκαλύψω το συµφέρον, τη σχέση ή τη συγγένεια αυτή στην Επιτροπή Προσφορών και να αποσυρθώ από τη σχετική διαδικασία. (β) Όλες οι πληροφορίες και όλα τα στοιχεία που θα περιέλθουν στην αντίληψη μου σχετικά με τον πιο πάνω διαγωνισμό θα τηρηθούν από μένα εμπιστευτικά. (γ) ε θα έλθω σε επικοινωνία με προσφοροδότες ή εκπροσώπους τους σχετικά με τον πιο πάνω διαγωνισμό ή άλλα άτομα που δυνατόν να δείξουν οποιοδήποτε ενδιαφέρον για το διαγωνισμό εκτός εάν έχω ρητές οδηγίες να πράξω διαφορετικά από την Επιτροπή Προσφορών. (δ) Οποιαδήποτε επικοινωνία μου με προσφοροδότες ή εκπροσώπους τους ή οποιαδήποτε άλλα πρόσωπα σχετικά με τον πιο πάνω διαγωνισμό θα καταγράφεται και αμέσως μετά την επικοινωνία θα ενημερώνω γραπτώς την Επιτροπή Προσφορών. (ε) Οι προσφορές που θα κρατούνται από μένα για σκοπούς αξιολόγησης και οποιαδήποτε άλλα έγγραφα σχετικά με το διαγωνισμό θα φυλάσσονται σε ασφαλές μέρος όπου η πρόσβαση σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα δεν είναι δυνατή. Υπογραφή Ονοµατεπώνυµο Τίτλος Μονάδα / ιεύθυνση Ηµεροµηνία Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 74

75 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι: ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΩΝ ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΕΞΟΥΣΙΟ ΟΤΗΜΕΝΟΙ ΝΑ ΕΓΚΡΙΝΟΥΝ ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΑΓΟΡΩΝ (REQUISITIONS) ιευθυντής ΣΜΚ ιευθυντής Λ&Π Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 75

76 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΑ: ΠΡΟΠΛΗΡΩΤΕΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ Για να γίνει εξόφληση ενός προπληρωτέου τιμολογίου θα πρέπει να λαμβάνεται έγκριση ως ακολούθως: Ύψος τιμολογίου Εγκρίνων Λειτουργός Μέχρι ιευθυντής Λ&Π Άνω των ιευθυντής ΣΜΚ Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 76

77 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΒ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΒ: ΑΡΧΕΙΑ ΓΙΑ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ Επιλέγηκαν για καταστροφή από... (Λειτουργός ΣΜΚ) και... (Λειτουργός Κρατικού Αρχείου) την... (ημερομηνία). Αρ. Αρχείου Τίτλος Αρχείου Ημερ. Έναρξης Ημερ. Λήξης Αποθηκευτικός χώρος που ελευθερώθηκε: μέτρα μήκους ραφιών. Υπογραφές 1: ιευθυντής ΣΜΚ 2: ιευθυντής Λ&Π Σημειώσεις 3: Λειτουργός Κρατικού Αρχείου 1. Το Κρατικό Αρχείο εγκρίνει την καύση ή τον κατατεμαχισμό / ανακύκλωση (απαλείψατε ότι δεν εφαρμόζεται) των πιο πάνω αρχείων που επιλέγηκαν για καταστροφή. 2. Μετά το πέρας της καταστροφής παρακαλώ αποστείλατε στο Κρατικό Αρχείο το Έντυπο «Βεβαίωση Καταστροφής Αρχείων» Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 77

78 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΓ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΓ: ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ Βεβαιώνω ότι τα Αρχεία που αναφέρονται πιο κάτω καταστράφηκαν. ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ Σύντομη περιγραφή Αρχείων: Αριθμός Αρχείων:... Πρόσθετη περιγραφή: Έντυπο Καταστροφής ημερομηνίας:... Χώρος Καταστροφής: Τρόπος Καταστροφής: Ημερομηνία και ώρα καταστροφής:... Όνομα και τίτλος Λειτουργού ΣΜΚ που οργάνωσε την Καταστροφή:... Όνομα και τίτλος Λειτουργού Κρατικού Αρχείου που παρέστη στην Καταστροφή:... Ημερομηνία :... Υπογραφή:... Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1 78

79 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι : ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΚΑΝΟΝΙΣΜΩΝ ΣΕ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥΣ ΠΟΥ ΕΝ ΕΜΠΙΠΤΟΥΝ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΤΟΥ ΝΟΜΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΙΤΛΟΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΙΚΡΗΣ ΑΠΑΝΗΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΜΕΓΑΛΗΣ ΑΠΑΝΗΣ 1 Συνοπτικός τίτλος 2 Ερμηνεία 3 Αρμόδια όργανα χειρισμού ιαγωνισμών που οδηγούν στην ανάθεση Συμβάσεων 4 Σύσταση Επιτροπής Προσφορών 5 Σύσταση Επιτροπών Αξιολόγησης Π 6 Σύνθεση Επιτροπών Αξιολόγησης Π 7 Ασυμβίβαστο 8 ήλωση ευσυνείδητης και αμερόληπτης εκτέλεσης καθηκόντων και αποκάλυψη τυχόν συγγένειας 9 Προϋποθέσεις για προκήρυξη ιαγωνισμού 10 ικαίωμα υποβολής εισηγήσεων από οικονομικούς φορείς 11 Κοινοποίηση εγγράφων διαγωνισμού Π 12 Ισχύς προσφορών 13 Έγκριση χρησιμοποίησης της διαδικασίας με διαπραγμάτευση 14 Συμφωνίες Πλαίσιο 15 Χρόνος και τρόπος υποβολής προσφορών 16 Αποσφράγιση προσφορών 17 Σύσταση και σύνθεση Επιτροπής Αποσφράγισης Προσφορών 18 ιαδικασία Αποσφράγισης Προσφορών 19 Παροχή εγγύησης για συμμετοχή σε ιαγωνισμό 20 Αξιολόγηση προσφορών από Επιτροπή Αξιολόγησης 21 Πιστοποίηση της τήρησης της εγκεκριμένης διαδικασίας 22 Αξιολόγηση προσφορών από Επιτροπή Προσφορών 23 Λήψη Νομικής Γνωμάτευσης 24 Παρατηρητές 25 Εξουσίες αρμοδίων οργάνων 26 Ακύρωση ιαγωνισμού 27 Γνωστοποίηση αποτελεσμάτων του ιαγωνισμού Π Π 28 Εκδήλωση Ιεραρχικής Προσφυγής 29 Υπογραφή της Σύμβασης 30 Εγγύηση πιστής εκτέλεσης της Σύμβασης 31 Εκτέλεση της Σύμβασης 32 Αναπλήρωση ή αντικατάσταση προσωπικού 33 Μεταβατικές ιατάξεις 34 Κατάργηση 35 Έναρξη της ισχύος των παρόντων Κανονισμών : : Π: : Ο Κανονισμός εφαρμόζεται πλήρως Ο Κανονισμός εφαρμόζεται κατ αναλογία Ο Κανονισμός εφαρμόζεται με απόφαση του ιευθυντή Λ&Π Ο Κανονισμός δεν εφαρμόζεται Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2010, Έκδοση 2, Ημερομηνία εκτύπωσης 19/02/14 79

80 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΕ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΕ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ ΜΕΣΩ ΤΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΚΑΤΑΛΟΓΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ Το σύστημα e-procurement διαθέτει μια αυτόνομη εφαρμογή, το e-catalogue που αποτελείται από δύο υπό-συστήματα η-καταλόγων και η- Παραγγελιών που επιτρέπουν στους βασικούς χρήστες του συστήματος (Συντονιστή Συμβάσεων (ΣΣ)-Βοηθό Συντονιστή Συμβάσεων (ΒΣΣ), Λειτουργό Προσφορών (ΛΠ)) να διαχειριστούν ηλεκτρονικούς καταλόγους και ηλεκτρονικές παραγγελίες. Σε συνδυασμό με τους καθορισμένους ρόλους χρηστών του συστήματος υπάρχουν αντίστοιχοι ρόλοι στο υποσύστημα για καλύτερο έλεγχο των λειτουργιών. e-catalogue/ e-ordering e-procurement ιαχειριστής Συστήματος ιαχειριστής Συστήματος Προμηθευτής Οικονομικός Φορέας (ΟΦ) ιαχειριστής Φακέλου ΛΠ/Υ, ιαχειριστής Συστήματος ιαχειριστής Παραγγελίας ΣΣ/ΒΣΣ/ΛΠ Συντάκτης Παραγγελίας ΣΣ/ΒΣΣ/ΛΠ Παραλήπτης Προϊόντων ΣΣ/ΒΣΣ/ΛΠ Παρατηρητής ΣΣ/ΒΣΣ/ΛΠ Βασικοί Ρόλοι στο υπό-σύστημα (e-catalogue/ e-ordering) ιαχειριστής Φακέλου ημιουργία και διαχείριση του Φακέλου Καταλόγου ιαχειριστής Παραγγελίας ημιουργεί παραγγελίες ή εγκρίνει παραγγελίες που δημιουργούν οι Συντάκτες Παραγγελίας Συντάκτης Παραγγελίας ημιουργεί παραγγελίες επιλέγοντας προϊόντα καταλόγων και τις υποβάλλει στον ιαχειριστή Παραγγελίας για έγκριση Παραλήπτης Προϊόντων Παραλαμβάνει τα παραγγελθέντα και δημιουργεί αναφορές Παραλαβής Παρατηρητής Μπορεί να δει προϊόντα καταλόγων αλλά δεν έχει το δικαίωμα να δημιουργήσει παραγγελία. Μπορεί να υποβάλει δήλωση ενδιαφέροντος στον Συντάκτη Παραγγελίας για τα προϊόντα που επιθυμεί. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1, Ημερομηνία εκτύπωσης 19/02/14 80

81 Ο χρήστης συνδέεται με το σύστημα και επιλέγει ρόλο από το αριστερό μενού. Επιλέγοντας τη σύνδεση η-καταλόγοι, μεταφέρεται στο υποσύστημα η-καταλόγοι, όπου μπορεί να επισκοπήσει τους διάφορους καταλόγους που βρίσκονται αναρτημένοι. Από τα περιεχόμενα των καταλόγων μπορεί να επιλέξει προϊόντα και να δει τις λεπτομέρειες τους. Στο υποσύστημα υπάρχει επίσης δυνατότητα αναζήτησης προϊόντων καταλόγου και σύγκρισης προϊόντων. Το υποσύστημα εξάλλου παρέχει και δυνατότητα για αίτηση Ενημέρωσης τιμής, αίτηση δηλαδή για καλύτερη τιμή. Αφού ο χρήστης επιλέξει προϊόντα στο καλάθι αγορών παρέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες και το σύστημα ενημερώνει τους επιλεγμένους προμηθευτές. Στη συνέχεια, προχωρεί στις ληφθείσες απαντήσεις όπου προβάλλεται η ενδεχόμενη ενημερωμένη τιμή από τον προμηθευτή. Στο σημείο αυτό μπορεί να εισάγει την ενημερωμένη τιμή στο καλάθι αγορών και να προχωρήσει, όπως και στην κανονική διαδικασία, σε υποβολή παραγγελίας με την προετοιμασία παραγγελίας. Ο ιαχειριστής Παραγγελίας ή Συντάκτης Παραγγελίας μπορεί να προσθέσει προϊόντα στο καλάθι αγορών επιλέγοντας τη σύνδεση προσθήκη στο καλάθι και να επιθεωρήσει το καλάθι αγορών για να προσδιορίσει ποσότητα για παραγγελία. Ο χρήστης μπορεί να επιβλέψει τις παραγγελίες που είναι υπό την αρμοδιότητα του, επιλέγοντας Παραγγελίες από το αριστερό μενού. Οι πληροφορίες σε μη υποβληθείσα παραγγελία μπορούν να επεξεργαστούν και ανάλογα να αποθηκευτούν. Αφού δημιουργηθεί νέα παραγγελία, αποστέλλεται από το σύστημα, ηλεκτρονικό μήνυμα ενημέρωσης προς τον ιαχειριστή Παραγγελίας. Ο χρήστης (Συντάκτης Παραγγελίας) μπορεί να υποβάλει την παραγγελία προς έγκριση στο ιαχειριστή Παραγγελίας. Ο ιαχειριστής Παραγγελίας ενημερώνεται για την υποβολή παραγγελίας προς έγκριση με ηλεκτρονικό μήνυμα, ώστε να μπορέσει να ελέγξει την παραγγελία, να τροποποιήσει πληροφορίες, εάν είναι απαραίτητο, και στη συνέχεια να την εγκρίνει ή να την απορρίψει. Σημειώνεται ότι μόνο χρήστης με ρόλο ιαχειριστή Παραγγελίας μπορεί να εγκρίνει και να υποβάλει την παραγγελία. Σε κάθε περίπτωση, γίνεται αυτόματα ανάλογη ενημέρωση. Στην περίπτωση έγκρισης ενημερώνεται πρόσθετα και για την υποβολή της παραγγελίας προς τον Οικονομικό Φορέα. Συνεπώς εναπόκειται στον οικονομικό φορέα να αποδεχτεί και να αποστείλει την παραγγελία. Κατόπιν αποδοχής της παραγγελίας ενημερώνονται σχετικά ο ιαχειριστής παραγγελίας και ο Παραλήπτης Προϊόντων. Επίσης ενημερώνονται και για την ημερομηνία παράδοσης της παραγγελίας. Με την αποστολή της παραγγελίας από τον οικονομικό Φορέα, ενημερώνεται ηλεκτρονικά ο ιαχειριστής Παραγγελίας Ο Παραλήπτης Προμηθειών παραλαμβάνει τα προϊόντα επιλέγοντας το σύνδεσμο «ημιουργία αναφοράς παραλαβής» από τη σελίδα της παραγγελίας όπου και εισάγει τις Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1, Ημερομηνία εκτύπωσης 19/02/14 81

82 απαραίτητες πληροφορίες για δημιουργία αναφοράς μερικής ή ολικής παραλαβής. Για να εισαχθούν δεδομένα τιμολόγησης από τον προμηθευτή η παραγγελία πρέπει να σημειωθεί ως παραδομένη. Επιλέγοντας την «Προβολή αναφορών παραλαβής» της επιλεγμένης παραγγελίας εμφανίζονται ο κωδικός, ο τύπος αναφοράς, η ημερομηνία αναφοράς και οι όροι τιμολόγησης. Ο ιαχειριστής Παραγγελίας και ο Οικονομικός Φορέας ενημερώνονται για τη δημιουργία της αναφοράς παραλαβής. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1, Ημερομηνία εκτύπωσης 19/02/14 82

83 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΣΤ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΣΤ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ Στο Σύστημα Ηλεκτρονικών Συμβάσεων υπάρχουν καθορισμένοι ρόλοι χρηστών που περιορίζουν τις εξουσιοδοτήσεις τους. Οι ρόλοι αυτοί καθορίζονται ανά διαγωνισμό από το μενού επιλογών του Συγκεκριμένου ιαγωνισμού, όπως φαίνεται πιο κάτω: Βασικοί Ρόλοι στο Σύστημα Συντονιστής Συμβάσεων (ΣΣ)- ημιουργεί Χρήστες, Ορίζει Υπεύθυνο ιαγωνισμού, εγκρίνει Εκθέσεις Αξιολόγησης, Επεξεργάζεται ιαγωνισμούς. Τέτοια εξουσιοδότηση έχει μόνο ο ιευθυντής ΣΜΚ και ο ιευθυντής Λ&Π Βοηθό Συντονιστή Συμβάσεων (ΒΣΣ) - ημιουργεί Χρήστες, Ορίζει Υπεύθυνο ιαγωνισμού, Επεξεργάζεται ιαγωνισμούς. Το άτομο αυτό ορίζεται από το ιευθυντή ΣΜΚ ή το ιευθυντή Λ&Π. Λειτουργός Προσφορών (ΛΠ)- Επεξεργάζεται ιαγωνισμούς αφού συσχετιστεί, Υποβάλλει αίτημα ημιουργίας ιαγωνισμού στο Σύστημα. Το άτομο αυτό θα είναι γραφέας του Λογιστηρίου. Σημ: Στο παρόν στάδιο, στο σύστημα γίνεται ανάρτηση της δημοσίευσης προκήρυξης του διαγωνισμού και ο διαγωνισμός γίνεται εκτός συστήματος. Οι διαδικασίες υποβολής προσφορών, ανοίγματος προσφορών αξιολόγησης και σύναψής συμβάσεων του ΣΜΚ παραμένουν οι ίδιες και το σύστημα απλώς ενημερώνεται. Ο ΛΠ αφού του παραχωρηθούν κωδικοί, συνδέεται στο σύστημα όπου αιτείται τη ημιουργία Νέου ιαγωνισμού παρέχοντας τον τίτλο και την περιγραφή του διαγωνισμού στον ΣΣ. Στη συνέχεια, ο ΣΣ ενεργοποιεί την επιλογή ιαγωνισμοί Έκτος Συστήματος στο μενού επιλογών ιαχείριση Αναθέτουσας Αρχής, όπου παρέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται στον Ηλεκτρονικό Χώρο του ιαγωνισμού. Στη φόρμα αυτή, εισάγει τα δεδομένα του διαγωνισμού, που περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων, τίτλο, περιγραφή, διαδικασία, αξία, ημερομηνία έναρξης-προκήρυξης και λήξης. Ο τίτλος και η περιγραφή μπορεί να είναι τα ίδια με αυτά που στάληκαν από τον ΛΠ ή να αλλαχθούν. Όταν ενεργοποιήσει το κουμπί Επόμενο Βήμα τότε ο ηλεκτρονικός χώρος του διαγωνισμού δημιουργείται και ο ΣΣ μεταφέρεται στο χώρο καθορισμού των συμβάσεων για τον συγκεκριμένο διαγωνισμό όπου και μπορεί να προβεί σε διορθώσεις ή/ και στη συμπλήρωση παραλήψεων. Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1, Ημερομηνία εκτύπωσης 19/02/14 83

84 Στο στάδιο αυτό ο ΣΣ ορίζει και συσχετίζει Υπεύθυνους ιαγωνισμού και τους αποδίδει ρόλους. (πχ ρόλο χρήστη ΛΠ, ώστε να μπορεί να επεξεργαστεί τα στοιχεία του διαγωνισμού και να προβεί σε Προκήρυξη) Αφού δημιουργηθεί ο ηλεκτρονικός χώρος του διαγωνισμού τότε ο ΛΠ μπορεί να τον επεξεργαστεί. Στην αρχική σελίδα κάθε χρήστη (ΣΣ, ΒΣΣ ή ΛΠ) παρουσιάζονται αυτόματα, στην στήλη εργασία, οι εκκρεμούσες εργασίες που τον αφορούν. Με την εισαγωγή του κωδικού πρόσβασης και ενεργοποίηση των σχετικών συνδέσμων στη στήλη εργασία, το σύστημα καθοδηγεί τον χρήστη στην επόμενη του ενέργεια, μεταφέροντας τον στις σελίδες και καταστάσεις που πρέπει να συμπληρώσει ή στις εργασίες που πρέπει να εκτελέσει. Πρώτη εργασία εμφανίζεται η επεξεργασία του διαγωνισμού που είναι η ίδια με τη διαδικασία εισαγωγής των στοιχείων κατά την δημιουργία και η επεξεργασία δομής του διαγωνισμού. Για να αποθηκευτούν οι μετατροπές γίνεται επιλογή του κουμπιού Αποθήκευση. Με την επιλογή του συνδέσμου Επισκόπηση ιαγωνισμού φαίνεται η λίστα με τα στοιχεία του ιαγωνισμού. Σημειώνεται ότι όλα τα σημεία με αστερίσκο πρέπει να συμπληρώνονται και σε αντίθετη περίπτωση το σύστημα ενημερώνει τον χρήστη και αναμένει να συμπληρωθούν οι παραλήψεις. Συμπληρώνοντας τις εργασίες που υποδεικνύει το σύστημα, απομένει η προκήρυξη του ιαγωνισμού και η φόρτωση των εγγράφων, εάν υπάρχουν. Προβαίνοντας στην καρτέλα Προκηρύξεων υπάρχει η δυνατότητα ημιουργίας, Επεξεργασίας, ιαγραφής και ημοσίευσης της Προκήρυξης. Κατά την ημιουργία της Προκήρυξης γίνεται επιλογή από τα διαθέσιμα έντυπα προκήρυξης, με πρόσβαση στα τυποποιημένα έντυπα. Η επιλογή γίνεται σύμφωνα με τον τύπο ιαγωνισμού που συνάδει στην περίπτωση. Κατόπιν συμπλήρωση ς του επιλεγμένου εντύπου δύναται να γίνει η δημοσίευση στην καρτέλα Προκηρύξεις με την επιλογή του κουμπιού ημοσίευση Προκήρυξης. Με παρόμοιο τρόπο γίνεται, επεξεργασία και των εγγράφων διαγωνισμού στην καρτέλα Έγγραφα ιαγωνισμού. Η επεξεργασία αφορά στην επεξεργασία δεδομένων αποθήκευσης και όχι του περιεχόμενου του εγγράφου. Η προσθήκη εγγράφων γίνεται με την επιλογή του κουμπιού Browse και επιλογή αρχείων από τον υπολογιστή του χρήστη. Η καρτέλα Προσκλήσεις παρουσιάζει τις προσκλήσεις που έχουν αποσταλεί σε οικονομικούς φορείς. Εκτελώντας τις εργασίες που αναθέτει στο χρήστη η ροή του συστήματος, απομένει η δημοσίευση η οποία επιτυγχάνεται πιέζοντας το κουμπί ημοσίευση Προκήρυξης. Αφού ολοκληρωθεί, η δημοσίευση ενημερώνεται ηλεκτρονικά ο ΣΣ. Υπάρχει δυνατότητα διορθώσεων με την επιλογή ιορθωτική προκήρυξη κατά την οποία και πάλι το σύστημα καθοδηγεί και ορίζει τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν. Αφού γίνει η αξιολόγηση εκτός συστήματος, παρουσιάζεται ως καινούρια εργασία στις Εργασίες, η ανάθεση της προσφοράς. Ακολουθώντας την διαδικασία, επιλέγεται ο Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1, Ημερομηνία εκτύπωσης 19/02/14 84

85 επιτυχόντας προσφοροδότης και συνεπώς γίνεται και η ενημέρωσή του. ημιουργείται και δημοσιεύεται η προκήρυξη της ανάθεσης της Σύμβασης, η οποία επιβάλλεται σε όλους τους τύπους διαγωνισμού, εκτός των συνοπτικών διαδικασιών και των συμβολαίων εντός Πλαισίων Συμβάσεων. Μετά το τέλος του διαγωνισμού και αφού ολοκληρωθεί η ανάθεση της Σύμβασης και δημοσιευτεί η προκήρυξη ανάθεσης, το σύστημα επιτρέπει την εξαγωγή των στοιχείων του ιαγωνισμού για αρχειοθέτηση (Προβολή μενού ιαγωνισμού). Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1, Ημερομηνία εκτύπωσης 19/02/14 85

86 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΖ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΖ: ΕΓΓΥΗΣΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΚΑΙ ΕΓΓΥΗΣΗ ΠΙΣΤΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ Θα απαιτείται υποβολή Εγγύησης Συμμετοχής στο ιαγωνισμό ή και Εγγύηση Πιστής Εκτέλεσης της Σύμβασης όπως καθορίζεται στον πιο κάτω Πίνακα. Είδος ιαγωνισμού και Εκτιμώμενη Αξία Σύμβασης ιαγωνισμοί Μικρής απάνης με εκτιμώμενη αξία Σύμβασης μέχρι ιαγωνισμοί Μικρής απάνης και ιαγωνισμοί Μεγάλης απάνης με εκτιμώμενη αξία Σύμβασης άνω των Εγγύηση Συμμετοχής Απόφαση ιευθυντή ΣΜΚ σε συνεννόηση με ιευθυντή Λ&Π (Ν1) Ισχύουν οι πρόνοιες του Κανονισμού 20 Εγγύηση Πιστής Εκτέλεσης Απόφαση ιευθυντή ΣΜΚ σε συνεννόηση με ιευθυντή Λ&Π (Ν1) Ισχύουν οι πρόνοιες του Κανονισμού 31 Σημείωση: Σε όλες τις περιπτώσεις η απαίτηση για υποβολή Εγγύησης Συμμετοχής και Εγγύησης Πιστής Εκτέλεσης πρέπει να καθορίζεται στα έγγραφα του ιαγωνισμού Οδηγία ΣΜΚ Y/3/2014, Έκδοση 1, Ημερομηνία εκτύπωσης 19/02/14 86