ΠΡΟΤΑΣΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΔΙΑΔΡΑΣΤΙΚΩΝ ΙΣΤΟΧΩΡΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΤΩΝ ΕΝΟΠΛΩΝ ΔΥΝΑΜΕΩΝ ΚΑΙ ΤΟΥ ΕΥΡΥΤΕΡΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ Εισηγητής: Πλωτάρχης (Ο) Χαράλαμπος Αθανασούλας Π.Ν. 1
Περιεχόμενα 1. Εισαγωγή... 3 2. Βιογραφικό Εισηγητή... 4 3. Ανάλυση-Μεθοδολογία-Πεδίο Εφαρμογής... 7 4. Πλεονεκτήματα Υλοποίησης- Τελική Επιθυμητή Κατάσταση... 9 5. Συμπληρωματικά στοιχεία -Βιβλιογραφία...10 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΩΝ...11 2
1. Εισαγωγή Η λειτουργία των υπηρεσιών του δημοσίου δεν περιορίζεται μόνο στα στενά όριά τους. Σε πολλές περιπτώσεις είναι αδήριτη η ανάγκη για συνεργασία διαφορετικών υπηρεσιών μέσα στα πλαίσια ενός δημοσίου οργανισμού ή και μεταξύ διαφορετικών οργανισμών, προκειμένου να επιτευχθεί ένας κοινός στόχος ή να διεκπεραιωθεί κάποιο κοινό έργο. Ωστόσο είναι κοινό το φαινόμενο δυσλειτουργίας αυτής της συνεργασίας με εμφανή ή λιγότερο εμφανή αίτια: γραφειοκρατία, μονολιθικές ιεραρχικές δομές (stovepipes), έλλειψη επικοινωνίας, αδυναμία αντίληψης του συνολικού προβλήματoς κλπ. Το πρόβλημα αυτό γίνεται πιο έντονο στις περιπτώσεις που η συνεργασία είναι επαναλαμβανόμενη και οι προς επίτευξη στόχοι είναι ζωτικής σημασίας για την ασφάλεια των πολιτών και της χώρας. Παραδείγματα τέτοιων συνεργασιών αποτελούν η διακλαδικές ασκήσεις των ενόπλων δυνάμεων, η αντιμετώπιση πυρκαϊών, πλημμυρών, φυσικών καταστροφών κλπ. Η παρούσα πρόταση έρευνας έχει ως αντικείμενο τη σχεδίαση και υλοποίηση ενός μοντέλου διοίκησης το οποίο θα αίρει τα ανωτέρω προβλήματα μεταξύ στενά συνεργαζόμενων υπηρεσιών του δημοσίου. Το μοντέλο θα κάνει χρήση και θα επεκτείνει την έννοια των μικτών ομάδων εργασίας των εικονικών επιχειρήσεων (virtual enterprises). Στις ομάδες αυτές θα εντάσσονται άτομα διαφορετικών ειδικοτήτων και υπηρεσιών τα οποία θα κληθούν να συνεργαστούν στα πλαίσια της επίτευξης του κοινού στόχου. Η διοικητική υπαγωγή των ατόμων αυτών θα συνεχίσει να είναι ιεραρχική (στο ανώτερο κλιμάκιο), ωστόσο επιχειρησιακά θα εντάσσονται σε ομάδες εργασίας που θα διοικούνται από ένα μικτό επιτελείο (συντονιστικό όργανο) που θα παρακολουθεί το έργο ή την αποστολή. Η συνεργασία και επικοινωνία των απομακρυσμένων γεωγραφικά-εκ των πραγμάτων- μελών των ομάδων θα πραγματοποιηθεί με τη δημιουργία 3
Διαδραστικών Ιστοχώρων Συνεργασίας που θα προσφέρουν τη δυνατότητα τηλεσυσκέψεων, ανάρτησης εγγράφων/αρχείων κοινού ενδιαφέροντος, αποστολής μηνυμάτων, παρακολούθησης του έργου, ενσωμάτωσης (wrapping) διαφορετικών εφαρμογών (web applications) ενδιαφέροντος που χρησιμοποιούνται από τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες, αναζήτησης προσώπων με συγκεκριμένα προσόντα (γνώσεις/ εμπειρία), καθώς και ολοκληρωμένης (Overall) εικόνας της πορείας του έργου/αποστολής. Πρόσβαση στους εν λόγω ιστοχώρους θα δίνεται είτε μέσω εσωτερικών δικτύων (wide Intranets) είτε εξωτερικά μέσω δικτύων VPN ανάλογα με τις εκάστοτε απαιτήσεις λειτουργίας και ασφάλειας. 2. Βιογραφικό Εισηγητή ΟΝΟΜΑ: ΕΠΩΝΥΜΟ: ΠΑΤΡΩΝΥΜΟ: ΜΗΤΡΩΝΥΜΟ: Χαράλαμπος Αθανασούλας Δημήτριος Αγγελική ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΓΕΝΝΗΣΗΣ: 14/01/1976 ΒΑΘΜΟΣ: ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑ: ΟΙΚΟΓΕΝΕΙΑΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ: ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ: Πλωτάρχης Οικονομικός Έγγαμος με τρία τέκνα Β. Αλεξάνδρου 26, 14342, Ν. Φιλαδέλφεια ΤΗΛΕΦΩΝΟ: 2102580456-6977913546 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: psileashampos@yahoo.gr ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ 09/98 Πτυχίο της σχολής Νομικών και Οικονομικών Επιστημών (Ν.Ο.Ε.) του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης [Βαθμός: Λίαν Καλώς ]. 4
10/98 Αποφοίτηση από τη Στρατιωτική Σχολή Αξιωματικών Σωμάτων (Σ.Σ.Α.Σ.). 01/99-03/99 Παρακολούθηση τριμήνου σεμιναρίου με τίτλο Σχολείο Βοηθών Διευθυντών Επιστασιών (Οργάνωση, διαδικασίες, πληροφοριακά συστήματα εφοδιαστικού συστήματος του Πολεμικού Ναυτικού, διαχείριση χρηματικού και τροφοδοσίας πολεμικών πλοίων και υπηρεσιών ), στη σχολή Διοικητικής Μέριμνας του Πολεμικού Ναυτικού. 09/01-04/02 Παρακολούθηση οκταμήνου σεμιναρίου με τίτλο Σχολείο Διευθυντών Επιστασιών (Συμβάσεις δημοσίου, Διεθνείς Συμβάσεις, Προγραμματισμός και Προϋπολογισμός δημοσίου, Επιχειρησιακή Έρευνα, Διοίκηση Προσωπικού, Διεθνείς Οργανισμοί, Διοίκηση και Έλεγχος Αποθεμάτων, Διοικητική Μέριμνα, Εφαρμοσμένη Ανάλυση, Ναυτικός Εφοδιασμός ), στη σχολή Διοικητικής Μέριμνας του Πολεμικού Ναυτικού. 06/06 Πτυχίο Προγραμματιστή-Αναλυτή από τη Σχολή Προγραμματιστών Ηλεκτρονικών Υπολογιστών (Σ.Π.Η.Υ.) του Γ.Ε.Σ.[Βαθμός: Πολύ Καλά (92,17%)]. 01/10 Μεταπτυχιακό δίπλωμα ειδίκευσης στα Πληροφοριακά Συστήματα (Msc IS) από το Τμήμα Πληροφορικής του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών (ΑΣΟΕΕ) [Βαθμός: οκτώ και πενήντα τέσσερα εκατοστά (8,54)] 08/11 Αποφοίτηση από την Σχολή Διοίκησης και Επιτελών Πολεμικού Ναυτικού [Πρώτος στην σειρά 13/11- βράβευση για την καλύτερη εργασία] 5
11-12/10 Αποφοίτηση από το σχολείο Διαχειριστών Πληροφοριακών Συστημάτων της Σχολής Προγραμματιστών Ηλεκτρονικών Υπολογιστών (Σ.Π.Η.Υ.) του Γ.Ε.Σ. ΞΕΝΕΣ ΓΛΩΣΣΕΣ 12/89 Cambridge First Certificate in English. ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ 1998-1999 Βοηθός Διευθυντή Διοικητικής Μέριμνας και Εφοδιασμού, Αξιωματικός Εφοδιασμού, στη φρεγάτα ΣΠΕΤΣΑΙ (Φ/Γ ΣΠΕΤΣΑΙ) και στο πλοίο εκπαιδεύσεως ΑΡΗΣ (ΕΚΠ ΑΡΗΣ). 1999-2001 Διευθυντής Διοικητικής Μέριμνας και Εφοδιασμού, Αξιωματικός χρηματικού, τροφοδοσίας, απογραφών, προϋπολογισμού και δικαστικών υποθέσεων στην κανονιοφόρο ΚΑΡΤΕΡΙΑ (Κ/Φ ΚΑΡΤΕΡΙΑ). 2002-2003 Διευθυντής Διοικητικής Μέριμνας και Εφοδιασμού, Αξιωματικός χρηματικού, τροφοδοσίας, απογραφών, προϋπολογισμού και δικαστικών υποθέσεων στο πλοίο γενικής υποστήριξης ΑΛΙΑΚΜΩΝ (ΠΓΥ ΑΛΙΑΚΜΩΝ). 2003-2004 Διευθυντής Διοικητικής Μέριμνας και Εφοδιασμού, Αξιωματικός χρηματικού, τροφοδοσίας, απογραφών, προϋπολογισμού και δικαστικών υποθέσεων στη φρεγάτα ΛΗΜΝΟΣ (Φ/Γ ΛΗΜΝΟΣ). 6
2004-2007 Τμηματάρχης Λογιστηρίου, Αξιωματικός Μηχανογράφησης και δικαστικών υποθέσεων στο θέρετρο Αξιωματικών Ναυτικού (Θ.Α.Ν). 2007-2008 Τμηματάρχης τμήματος εφοδίων προσωπικού της διεύθυνσης εφοδιασμού του ναυστάθμου Σαλαμίνας (ΝΣ./ΔΕ/Τ.Ε.Π). 2010-2011 Τμηματάρχης Τμήματος ΚΕΦΝ 1320 Συμβάσεις Αμυντικού Υλικού 2011- Τμηματάρχης Τμήματος ΚΕΦΝ 1210 Ηλεκτρονικό- Ηλεκτρολογικό Υλικό 3. Ανάλυση-Μεθοδολογία-Πεδίο Εφαρμογής Παρακάτω παρατίθεται συνοπτικά μια ενδεικτική μεθοδολογία που μπορεί να εφαρμοστεί. Βασική επιδίωξη της έρευνας είναι να προκύψει συγκεκριμένη απάντηση στο ερώτημα αν η εφαρμογή του μοντέλου είναι αποδοτική αρκετά (ανάλυση κόστους-οφέλους), ώστε να εφαρμοσθεί στον ευρύτερο δημόσιο τομέα. Επίσης θα πρέπει να προσδιοριστεί αν υπάρχει ανάγκη για κάποιες αλλαγές-βελτιώσεις του, αν μπορεί να ενταχθεί στην κουλτούρα του δημοσίου ή αν απαιτείται περαιτέρω εκπαίδευση των στελεχών. Η σχεδίαση και εφαρμογή του ανωτέρω μοντέλου μπορεί να πραγματοποιηθεί αρχικά στο Πολεμικό Ναυτικό, μετά τη σχετική έγκριση του Γενικού Επιτελείου. Συγκεκριμένα μπορεί να γίνει εστίαση σε συγκεκριμένα έργα όπως οι επισκευές των Πολεμικών Πλοίων στα πλαίσια των οποίων 7
συνεργάζονται και διαδρούν πολλές διαφορετικές υπηρεσίες (Αρχηγείο Στόλου, Διοίκηση Διοικητικής Μέριμνας, Κέντρο Εφοδιασμού του Ναυτικού, Ναύσταθμος Σαλαμίνας, Πολεμικό Πλοίο κλπ). Στην πρώτη φάση της έρευνας θα πραγματοποιηθεί μια σχεδίαση της δομής των ομάδων εργασίας και του μικτού συντονιστικού οργάνου (ρόλοιυπευθυνότητες) καθώς και καθορισμός των διαδικασιών λειτουργίας και επικοινωνίας που θα ακολουθούνται. Θα καθορισθούν τα ηλεκτρονικά έντυπα/αρχεία που θα χρησιμοποιηθούν και θα αντικαταστήσουν παλαιότερα αντίστοιχα (π.χ. αντικατάσταση του Φύλλου Εγγράφου συνεργασίας ή ενός σήματος από το e-mail). Στη συνέχεια της πρώτης φάσης θα σχεδιαστούν και θα υλοποιηθούν οι ανωτέρω διαδραστικοί Ιστοχώροι καθώς και συμπληρωματικές απαραίτητες υποδομές (File servers, mail servers κλπ). Η υλοποίηση θα πραγματοποιηθεί στο εσωτερικό δίκτυο του Πολεμικού Ναυτικού (WAN). Στη δεύτερη φάση της έρευνας θα επιλεγεί η επισκευή ενός συγκεκριμένου πολεμικού πλοίου, στα πλαίσια της οποίας θα εφαρμοσθεί πιλοτικά το προαναφερθέν μοντέλο. Θα ανατεθούν ρόλοι σε συγκεκριμένα πρόσωπα και θα ελεγχθούν-ενημερωθούν οι παράμετροι του δικτύου. Στην Τρίτη φάση της έρευνας θα πραγματοποιηθεί η απενημέρωση (debriefing) της υλοποίησης του μοντέλου. Θα συνταχθούν ερωτηματολόγια και αναφορές από τα οποία θα προκύπτουν η αποτελεσματικότητα/αποδοτικότητα του μοντέλου, πλεονεκτήματαμειονεκτήματα και προβλήματα προς επίλυση. Οι στατιστικοί δείκτες θα επιλεγούν προσεκτικά, ώστε να αποτυπώνουν τόσο την αποτελεσματικότητα της μεθόδου (ολοκλήρωση των εργασιών σε συγκεκριμένο χρόνο), αλλά και την αποδοτικότητά της (χρήματα, εργατοώρες, μείωση γραφειοκρατίας). Θα πρέπει να αποσαφηνιστεί, αν τυχόν αρνητικές επιδόσεις οφείλονται στη μέθοδο ή σε εγγενή προβλήματα του οργανισμού (έλλειψη πιστώσεων, εκπαίδευσης κλπ). 8
Από τα ερωτηματολόγια θα πρέπει να προκύψουν τυχόν ποιοτικά προβλήματα διοικητικής φύσεως (τυχόν σύγκρουση καθηκόντωναρμοδιοτήτων), αλλά και η τοποθέτηση του προσωπικού έναντι της νέας μεθόδου (κουλτούρα αλλαγής). 4. Πλεονεκτήματα Υλοποίησης- Τελική Επιθυμητή Κατάσταση Στην καθημερινή πρακτική πολλές φορές έχουν ακουστεί η φράσεις «αυτό πρέπει να πάει χέρι με χέρι» ή «πρέπει να έλθουμε σε απευθείας συνεννόηση» ή «πρέπει να συγκεντρωθούμε όλοι οι εμπλεκόμενοι και να το λύσουμε». Η διοικητική οργάνωση των ομάδων εργασίας που είναι πολύ διαδεδομένη στην παγκόσμια πρακτική έχει ως βασικούς στόχουςπλεονεκτήματα τα εξής: α. Την ενιαία αντιμετώπιση ενός έργου (από την αρχή ως το τέλος) από όλους τους εμπλεκόμενους με κύριο στόχο την επίτευξη του τελικού στόχου και όχι την υλοποίηση των επιμέρους στόχων στα στενά όρια των αρμοδιοτήτων του κάθε εμπλεκόμενου. β. Την ταχύτητα, ευελιξία και αποτελεσματικότητα. γ. Την αποφυγή περιττών διατυπώσεων και γραφειοκρατίας που επιφέρουν κόστος και χρονοτριβή. δ. Την καλλιέργεια μιας κουλτούρας συνόλου και όχι αποκομμένων υπηρεσιών-ομάδων. ε. Τη βελτίωση σχέσεων-συνεργασίας μεταξύ στενά και καθημερινά συνεργαζόμενων υπηρεσιών. Η επίτευξη όλων των ανωτέρω απαιτεί την καταβολή ιδιαίτερης προσπάθειας λόγω της δεδομένης αντίστασης στην αλλαγή που πάντα υφίσταται στην κουλτούρα κάθε οργανισμού, αλλά μικρές νίκες μπορούν να δώσουν το έναυσμα για κάτι μεγαλύτερο. Διαδικασίες και έντυπα που ήδη χρησιμοποιούνται από τις Ένοπλες Δυνάμεις μπορεί να αλλάξουν ή ν 9
αντικατασταθούν, εφόσον η αλλαγή ή η κατάργησή τους συμβάλλει στην αύξηση της αποτελεσματικότητας στη μείωση του κόστους και δεν υφίσταται διακύβευση της ασφάλειας ή άλλων ζωτικής σημασίας αξιών τους. 5. Συμπληρωματικά στοιχεία -Βιβλιογραφία Προς υποβοήθηση του έργου των αξιολογούντων υποβάλλεται συνημμένα η Μεταπτυχιακή Διπλωματική Εργασία του Εισηγητή με τίτλο «Εικονικές επιχειρήσεις: εφαρμόζοντας νέες μορφές επιχειρηματικότητας με τη χρήση καινοτόμων τεχνολογιών» από την οποία προκύπτει η βασική ιδέα της οργάνωσης σε ομάδες εργασίας με τη χρήση διαδικτυακών Service Oriented εφαρμογών και στην οποία ενυπάρχει όλη η σχετική βιβλιογραφία. Επιπρόσθετα υποβάλλεται συνημμένο και ένα Υπόμνημα υλοποίησης των Διαδραστικών Ιστοχώρων Συνεργασίας στο πλαίσιο του Π.Ν. το οποίο έχει υποβληθεί ιεραρχικά προς έγκριση στο Γ.Ε.Ν με σχετική αναφορά. Μια πιλοτική μορφή Διαδραστικού Ιστοχώρου Συνεργασίας έχει ήδη υλοποιηθεί σε stand-alone Η/Υ όπως παρουσιάζεται στο κατωτέρω ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ. 10
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΩΝ 11
Α. ΚΕΝΤΡΙΚΟ (HOME) Εικόνα 1 12
B. ΤΜΗΜΑ ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ-ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΣΤΙΓΜΙΑΙΩΝ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ (CHATTING) Εικόνα 2 13
Γ. ΤΜΗΜΑ ΑΝΑΡΤΗΣΗΣ/ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ Εικόνα 3 14
Δ. ΤΜΗΜΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ FORUM ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ Εικόνα 4 15
Ε. ΤΜΗΜΑ ΑΝΑΡΤΗΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΟΙΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ Εικόνα 5 16