ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΔΙ.ΑΠ. ΕΠΕΚΤΑΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ & ΠΛΗΡΩΜΩΝ

Transcript

1 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΔΙ.ΑΠ. ΕΠΕΚΤΑΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ & ΠΛΗΡΩΜΩΝ Η Διαχείριση Εργασιών ΔΙ.Α.Π. αποτελεί μία επέκταση της υφιστάμενης Εφαρμογής Διαχείρισης Έργων & Πληρωμών. Η Εφαρμογή Διαχείρισης των Π.Τ.Α. υλοποιήθηκε και εφαρμόζεται με επιτυχία σχεδόν σε όλα τα Π.Τ.Α. της χώρας μας. Σκοπός της επέκτασης αποτέλεσε η κάλυψη των αυξημένων αναγκών των ΔΙ.Α.Π. αλλά και η δημιουργία ενός ενιαίου σύστηματος μεταξύ των δύο υπηρεσιών, με κοινή βάση και εύκολες διαδικασίες ώστε να εξασφαλίζεται η εύκολη και αξιόπιστη λειτουργία, η αποφυγή διπλοκαταχωρήσεων και η αξιοποίηση της πληροφορίας. H Ολοκληρωμένη λύση της Logon Α.Ε. περιλαμβάνει την εκτέλεση των εξής εργασιών : Εφαρμογή των προσδιορισθέντων λειτουργικών και ποιοτικών προδιαγραφών του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος σύμφωνα με το Επιχειρησιακό Μοντέλο Δεδομένων της ΔΙ.ΑΠ και του Περιφερειακού Ταμείου Ανάπτυξης Δημιουργία του λογισμικού σαν επέκταση του υπάρχοντως συστήματος και εγκατάσταση του. Παραμετροποίηση του Πληροφοριακού Συστήματος. Από κοινού με το Περιφερειακό Ταμείο Ανάπτυξης αναλυτικός σχεδιασμός της εκπαίδευσης στις νέες διαδικασίες και το νέο πληροφοριακό σύστημα, όλων των υπαλλήλων του Περιφερειακού Ταμείου Ανάπτυξης και ΔΙ.ΑΠ, των εμπλεκομένων με θέματα που άπτονται του Πληροφοριακού Συστήματος. Δοκιμή και τελικός έλεγχος του Πληροφοριακού Συστήματος. Η Ποιότητα της προτεινόμενης λύσης βασίζεται : Στην τεχνολογία αιχμής που ακολουθεί η Logon Α.Ε. για την ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων, η οποία καλύπτει το σύνολο του κύκλου ζωής του συστήματος. Στην εμπειρία των στελεχών της εταιρείας στην κατανόηση προβλημάτων οργάνωσης, σχεδίασης και υλοποίησης πληροφοριακών συστημάτων καθώς και την παροχή συνοδευτικών υπηρεσιών που προκύπτει από τα δεκαεπτά χρόνια δραστηριοποίησης της στο χώρο των πληροφοριακών συστημάτων Ελληνικών και Ευρωπαϊκών επιχειρήσεων και Οργανισμών. Ακολουθεί η περιγραφή των λειτουργιών και δυνατοτήτων της εν λόγω επέκτασης. Σελίδα 1 από 13

2 Διαχείριση Εργασιών ΔΙ.Α.Π. / Γενικά Χαρακτηριστικά Ως επέκταση του υπάρχοντος συστήματος, ακολουθούνται τα εξής χαρακτηριστικά: Περιβάλλον Windows (32/64bit αρχιτεκτονική) Client / server τεχνολογία Βάση δεδομένων Microsoft SQL server Πλήρης Επικοινωνία με εφαρμογές τρίτων (Microsoft OFFICE, internet, ) Τεχνολογία ΩΜΕΓΑ (για σύνδεση με την οικονομική διαχείριση όπου απαιτείται Σύστημα διασφάλισης ασφάλειας Σύστημα διαχείρισης εγγράφων με αποθήκευση στην βάση δεδομένων Δυνατότητα σύνδεσης μέσω web με API τρίτων όπως το e-πδε για τα τιμολόγια, ΓΓΠΣ για τα στοιχεία αναδόχων και ΔΙΑΥΓΕΙΑ για ανάρτηση αποφάσεων Δυνατότητα προσθήκης web service για αποστολή πληροφοριών σε συστήματα τρίτων (πχ web site) Υψηλή παραμετροποίηση (customization) Ενιαίο σύστημα μεταξύ των δύο υπηρεσιών με κοινή βάση και εύκολες διαδικασίες, ώστε να εξασφαλίζεται η εύκολη και αξιόπιστη λειτουργία, η αποφυγή διπλοκαταχωρήσεων και η αξιοποίηση της πληροφορίας Αυτόματες ενημερώσεις των ποσών και έλεγχοι ορίων Σύστημα Ασφάλειας Χρηστών Κατά την εισαγωγή στην εφαρμογή ζητείται όνομα και κωδικός χειριστή. Τα στοιχεία, καθώς και οι κινήσεις που κάνει ο χειριστής για συγκεκριμένες εργασίες, καταγράφονται σε ειδικό αρχείο (log file). Ανάλογα με την ομάδα στην οποία ανήκει ο χρήστης, μπορεί να χρησιμοποιεί και τις αντίστοιχες οντότητες της εφαρμογής. Σελίδα 2 από 13

3 Εργασίες ΔΙ.Α.Π. Αυτό ενδεικτικά περιλαμβάνει : 1. Πρόταση για κατάρτιση Σ.Α. προς ΥΠΟΙΑΝ (σχήμα 1) με επεξεργασία ή/και τροποποίηση υπάρχοντων έργων και υποέργων (σχήμα 2), Μελέτη και πρόταση νέων έργων - υποέργων (με απαραίτητα έγγραφα, τεχνικό δελτίο, κλπ). Διαχείριση προεγκρίσεων, τροποποιήσεις και εγκρίσεις (με τελικό πλεόν κωδικό ΣΑΕΠ). Ιστορικό αλλαγών (σχήμα 3). Σχήμα 1 Σχήμα 2 Σελίδα 3 από 13

4 Σχήμα 3 2. Λογαριασμοί (διαφορετικά πρωτόκολλα ανά υπηρεσία). Σχήμα 4 Έλεγχος δυνατότητας πληρωμής με κανόνες όπως το διαθέσιμο υπόλοιπο πιστώσεων τρέχοντος τριμήνου του έργου, το υπόλοιπο των νομικών δεσμεύσεων του έργου, το ενδεχόμενο υπόλοιπο κατανομής του έργου Σε περίπτωση έλλειψης πιστώσεων έτους δυνατότητα δημιουργίας πρότασης για αύξηση πιστώσεων ή / και προϋπολογισμού Σε περίπτωση έλλειψης πιστώσεων τριμήνου δυνατότητα δημιουργίας πρότασης για αύξηση πιστώσεων τριμήνου Σε περίπτωση επαρκούς υπολοίπου πιστώσεων τριμήνου και νομικών δεσμεύσεων δυνατότητα δημιουργίας πρότασης για αίτημα χρηματοδότησης (με δυνατότητα επεξεργασίας και προσθαφαίρεσης έργων). Βλέπε σχήμα 5. Μετά την επεξεργασία της πρότασης εξαγωγή σε έγγραφο (template). Εξαγωγή της ως άνω πληροφορίας και σε τυποποιημένες συγκεντρωτικές αναφορές Σελίδα 4 από 13

5 Σχήμα 5 3. Χρηματοδότηση Σ.Α. από ΥΠΟΙΑΝ Καταχώρηση χρηματοδότησης Ταξινόμηση των λογαριασμών με επαρκές υπόλοιπο πιστώσεων τριμήνου και νομικών δεσμεύσεων με βάση τον χρόνο υποβολής τους στη ΔΙ.Α.Π. και με βάση το συνολικό υπόλοιπο χρηματοδότηση (σχήμα 6 & 7). Σχήμα 6 Σελίδα 5 από 13

6 Σχήμα 7 Πρόταση κατανομής με βάση την άνω ταξινόμηση και με βάση το διαθέσιμο υπόλοιπο χρηματοδότησης (με δυνατότητα επεξεργασίας και προσθαφαίρεσης έργων) Μετά την επεξεργασία της πρότασης, οριστικοποίηση και Ενημέρωση υπολοίπου χρηματοδότησης Ενημέρωση των έργων (υπόλοιπο πιστώσεων έτους και τριμήνου και υπόλοιπο κατανομής του έργου) Εξαγωγή σε έγγραφο (template) 4. Το σύστημα παρακολουθεί έργα, υποέργα, εργολαβίες και λογαριασμούς με υπόλογο (ένα την φορά) που επιλέγεται (πχ. ΠΤΑ ή ΔΗΜΟΣ, κλπ). 5. Αυτόματη Δημιουργία Ετήσιου Πίνακα Προγραμματισμού (σχήμα 8). Σελίδα 6 από 13

7 Σχήμα 8 6. Φόρμα για Έργα Εργολαβίες Λογαριασμοί Εντολές Πληρωμών Λογαριασμών ΠΤΑ. (Σχήμα 9, 10, 11) Τα Έργα, Εργολαβίες και Λογαριασμοί είναι οι οντότητες του ΠΤΑ και θα μπορεί ο χρήστης (εφόσον έχει δικαιώματα) να προσθέσει και να αλλάξει εργολαβίες και λογαριασμούς. Σχήμα 9 (έργα υποέργα εργολαβίες) Σελίδα 7 από 13

8 Σχήμα 10 (βασική φόρμα έργου) Σελίδα 8 από 13

9 Σχήμα 10 (Φόρμες με επιπλέον στοιχεία έργου) Σελίδα 9 από 13

10 Σχήμα 10 (φόρμα έργου με προυπολογισμό ανά έτος, κλπ). Σχήμα 11 (Εικόνα έργου και εργολαβιών) Σελίδα 10 από 13

11 7. Εντολές πληρωμών λογαριασμών είναι οντότητα που περιλαμβάνει εγγραφές που σχετίζονται με τα χρήματα που εντέλλεται το ΠΤΑ από τη ΔΙΑΠ για πληρωμές λογαριασμών. Κάθε εντολή πληρωμής κρέμεται από έναν λογαριασμό το σύνολο των εντολών πληρωμής για ένα λογαριασμό δεν θα μπορούν να ξεπεράσουν το ποσό του λογαριασμού. Περιλαμβάνει τη φόρμα με τη λίστα λογαριασμών (σχήμα 12), τη φόρμα για την δημιουργία και επεξεργασία εντολών πληρωμών. Επίσης η ΔΙΑΠ μπορεί να κάνει πληρωμές (εικονικές) για έργα άλλων υπόλογων από το ΠΤΑ, ώστε να έχει σωστή και ολοκληρωμένη εικόνα, χωρίς να επηρεάζει το υποσύστημα του ΠΤΑ. Σχήμα 12 Σελίδα 11 από 13

12 ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ, ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ, OLAP ΣΕΝΑΡΙΑ Υποστηρίζονται όλες οι απαραίτητες εκτυπώσεις, όπως αίτημα χρηματοδότησης, πρόταση, προέγκριση τροποποίηση, κατανομή, σύμφωνη γνώμη, καταστάσεις με πληροφοριακά στοιχεία, όπως καρτέλες έργων, εργολαβιών, κλπ. Σύμφωνα με τα υποδείγματα που δόθηκαν από την υπηρεσία σας. Επίσης δυνατότητα δημιουργίας εκτυπώσεων από το χειριστή, με πληθώρα στατιστικών στοιχείων όπως συγκρίσεις προϋπολογισμού απολογισμού, κατανομές κατά περιοχή και OLAP σενάρια. Επίσης υπάρχει πλήρης ολοκλήρωση με εφαρμογές άλλων κατασκευαστών, όπως το Excel, Word και PowerPoint, με αυτοματοποιημένη διαδικασία σύνδεσης. (σχήμα 13). Σελίδα 12 από 13

13 Σχήμα 13 (ενδεικτική πληροφόρηση σε συνδυασμό με γράφημα) ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ Στα βοηθητικά αρχεία υπάρχει η δυνατότητα ο χειριστής να ορίσει τα πινακοποιημένα στοιχεία όπως: κατηγορίες έργων, Φορείς, Ανάδοχοι (σε σύνδεση με ΓΓΠΣ και με πλήρη στοιχεία διεύθυνσης, τηλέφωνα, τράπεζες, κλπ), Υπόλογοι, Κρατήσεις, Τράπεζες, Νομοί ΟΤΑ, Δικαιολογητικά (πλήρως παραμετρικά). Σελίδα 13 από 13