Γραφείο: Πληροφορίες: Τηλ: Φαξ: e-mail: Αριθμ Φακέλου: Μ.Προμηθειών ΕΕ ΑΠΘ Βενέτη Εύη 2310.996754 2310.200392 procur@rc.auth.gr 87467 Θεσσαλονίκη, 2/11/2011 Αρ.Πρωτ. : 71489/2011 ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΗΣ ΥΠ ΑΡΙΘ. 71489/2011 ΠΡΟΚΗΡΥΞΗΣ ΦΟΡΕΑΣ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: Κέντρο Διάδοσης Ερευνητικών Αποτελεσμάτων Α.Π.Θ. 3ης Σεπτεμβρίου Πανεπιστημιούπολη, Θεσσαλονίκη Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης, στο πλαίσιο του έργου «Πληροφοριακό σύστημα λειτουργικών υπηρεσιών ΑΠΘ», το οποίο συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και Εθνικούς Πόρους (Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση»), με Επιστημονικά Υπεύθυνο τον κο Παντή Ιωάννη, καθηγητή του Τμήματος Βιολογίας Α.Π.Θ., Aντιπρύτανη, προκηρύσσει τακτικό διαγωνισμό για την παροχή της εξής υπηρεσίας: Επέκταση Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Διοικητικών και Οικονομικών Υποθέσεων στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Η προϋπολογιζόμενη δαπάνη του παρόντος διαγωνισμού ανέρχεται στο ποσό των Ευρώ 142.750,00 συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ 23% (116.056,91 Ευρώ πλέον ΦΠΑ). Η ημερομηνία λήξης υποβολής των αιτήσεων είναι η 5/4/2013 και ώρα 11:30 Η ημερομηνία διεξαγωγής του διαγωνισμού είναι η 5/4/2013 και ώρα 12:00 Δεν επιτρέπεται η μερική προσφορά. Ειδικοί περιορισμοί συμμετοχής δεν υπάρχουν
Οι ενδιαφερόμενοι υποχρεούνται να καταθέσουν εγγυητική επιστολή συμμετοχής στο Διαγωνισμό για ποσό που αντιστοιχεί σε ποσοστό 5% επί της συνολικής προϋπολογισθείσης δαπάνης συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος Φ.Π.Α. Από τον ανάδοχο στον οποίο θα γίνει η κατακύρωση θα προσκομιστεί υποχρεωτικά εγγύηση καλής εκτέλεσης των όρων της σύμβασης και θα αντιστοιχεί σε ποσοστό 10% της συνολικής συμβατικής αξίας αφαιρουμένου του αναλογούντος Φ.Π.Α. Υπάρχει παράρτημα τεχνικών προδιαγραφών και παρέχεται δωρεάν όλες τις εργάσιμες ημέρες από τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας ΑΠΘ, 3ης Σεπτεμβρίου - Πανεπιστημιούπολη, Θεσσαλονίκη, μέχρι και την προηγούμενη μέρα διενέργειας του διαγωνισμού. Το πλήρες κείμενο της Διακήρυξης διατίθεται μέσω του Διαδικτύου στη διεύθυνση http://www.rc.auth.gr και σε ηλεκτρονική μορφή. Σαν τόπος παροχής των υπηρεσιών ορίζεται το Κτίριο Διοίκησης του ΑΠΘ, Πανεπιστημιούπολη, Θεσσαλονίκη. Η σύμβαση θα έχει διάρκεια 10 μήνες. Οι προσφορές θα ισχύουν για 6 τουλάχιστον μήνες μετά την ημερομηνία διεξαγωγής του διαγωνισμού. Δε γίνονται δεκτές εναλλακτικές προσφορές. Η συγχρηματοδότηση του έργου γίνεται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και Εθνικούς πόρους (Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση»). Ο τρόπος πληρωμής της αμοιβής του προμηθευτή θα επιλέγεται κατά την προσφορά (παράγραφος Β5.2 της διακήρυξης) και θα γίνεται εφόσον έχει προηγηθεί η καταβολή της χρηματοδότησης από τους φορείς χρηματοδότησης προς τον ΕΛΚΕ του ΑΠΘ. Περισσότερα στοιχεία και πληροφορίες για τη διακήρυξη δίδονται από την Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ, Πανεπιστημιούπολη ΑΠΘ, Θεσσαλονίκη (Υπεύθυνη: κα Σκαρπέτα Λία, τηλ. 2310 995153, mail : kskarpet@ad.auth.gr) Καθηγητής Ιωάννης Α. Μυλόπουλος Πρύτανης ΑΠΘ
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Επέκταση Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Διοικητικών και Οικονομικών Υποθέσεων στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης» Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας ΑΠΘ Προϋπολογισμός: 142.750,00 με ΦΠΑ(116.056,91 πλέον ΦΠΑ) Διάρκεια: 10 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός Εθνικός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 1/3/2013 Ημερομηνίες αποστολής και δημοσίευσης στον ελληνικό τύπο: α) Γενική των Δημοπρασιών και β) Δημοπρασιών και Πλειστηριασμών στις 28/2/2013, όπου και δημοσιεύθηκε στις 1/3/2013και γ) Θεσσαλονίκη στις 28/2/2013, όπου και δημοσιεύθηκε στις 4/3/2013 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 5/4/2013 και ώρα 12:00 Κωδικός ΟΠΣ: 304235 Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 1 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 7 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 7 A1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 7 Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 17 Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 17 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 17 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 22 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 24 Α.1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 26 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 26 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 27 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου... 27 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 28 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 29 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 29 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 31 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 31 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 32 Α3.2.1 Γενικές αρχές... 33 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 35 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 36 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Χρηστών»... 36 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων»... 36 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων»... 37 Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Έργων»... 38 Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προμηθειών»... 39 Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού... 41 Α3.7 Διαλειτουργικότητα... 41 Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση... 43 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα... 44 Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 44 Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 45 Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 45 Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 2 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 46 Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων... 48 Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 49 Α4 Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 50 Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου... 50 Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων... 50 Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 51 Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 52 Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 53 Α5 Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 54 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 54 Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου... 55 Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας... 56 Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 57 Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 3 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους καθηγητές, τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και θέση σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων λογισμικού στις παρακάτω περιοχές. 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 4 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφίες γενικά ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση ISO International Organization for Standarization HTML Hyper Text Markup Language SMS Short Message Service ΔΕΠ Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό ΕΕΕΚ Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. ΕΛΚΕ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας ΕΠ ΨΣ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ΕΤΕΠ Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό ΙΚΥ Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Π.Σ. Πληροφοριακό Σύστημα ΥΠΔΒΜΘ Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες έργου ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΑΕΙ Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα ΔΕΠ Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού ΔΕΣΕ Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων ΕΔΙΠ Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό ΕΕΔΙΠ Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ ΕΛΚΕ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας ΕΣΡ Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης ΕΣ Ελεγκτικό Συνέδριο ΕΤΕΠ Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού ΕΤΠ Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό ΛΕ Λειτουργική Ενότητα ΛΣ Λειτουργικό Σύστημα ΟΠΣ Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΠΔΕ Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων ΠΔΗΔ Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 5 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/programmes/socrates/e cts/index_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/policies/rec_qual/recogn ition/diploma_en.html Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 6 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ http://www.digitalplan.gov.gr ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΑΕ - Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α2.1.4 Βλ. παρ. Α2.1.4 Βλ. παρ. Α2.1.4 http://www.auth.gr http://www.minedu.gov.gr/ A1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Οι διοικητικές υπηρεσίες στην κεντρική διοίκηση του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης, σύμφωνα με το Π.Δ. 47/96 & Π.Δ. 206/05, διαρθρώνονται στις εξής υπηρεσιακές μονάδες: α) Γενική Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών α1. Διεύθυνση Προσωπικού α1.1. Τμήμα Διδακτικού Προσωπικού Στην αρμοδιότητα του υπάγονται τα θέματα που αναφέρονται στην προκήρυξη, διορισμό, πρόσληψη, εξέλιξη, μονιμοποίηση, μετάκληση, παραίτηση, συνταξιοδότηση και στην εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση των μελών του Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού, των Επισκεπτών Καθηγητών, των εντεταλμένων Επίκουρων καθηγητών, των ειδικών Επιστημόνων και των διδασκόντων βάσει του άρθρου 5 του Π.Δ. 407/1980, στην έκδοση των σχετικών πράξεων, στην χορήγηση αδειών, πιστοποιητικών και επιδομάτων. α1.2. Τμήμα Διοικητικού Προσωπικού Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 7 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στην αρμοδιότητα του υπάγονται τα θέματα που αναφέρονται στην προκήρυξη, διορισμό, μονιμοποίηση, προαγωγή, μισθολογική εξέλιξη, παραίτηση και την εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση του Διοικητικού Προσωπικού, τη χορήγηση αδειών, επιδομάτων πιστοποιητικών κλπ., στην πρόσληψη προσωπικού ιδιωτικού δίκαιου και στην εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση του προσωπικού αυτού. α1.3. Τμήμα Λοιπού Προσωπικού Στην αρμοδιότητα του υπάγονται τα θέματα που αναφέρονται στην προκήρυξη, διορισμό, πρόσληψη, εξέλιξη, μονιμοποίηση, βαθμολογική και μισθολογική εξέλιξη, χορήγηση αδειών, επιδομάτων, πιστοποιητικών, παραίτηση, συνταξιοδότηση και στην εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση των μελών του Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού του Ειδικού Διοικητικού και Τεχνικού Προσωπικού των Επιμελητών, Βοηθών, Επιστημονικών Συνεργατών και στην έκδοση των σχετικών πράξεων. α.2 Διεύθυνση Διοικητικού α.2.1. Τμήμα Διοίκησης Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η διεκπεραίωση όλων των διοικητικών θεμάτων η υπαγωγή των οποίων λόγω της φύσεων των, σε οποιοδήποτε άλλο τμήμα είναι αδύνατος, η έκδοση πρυτανικών πράξεων για διαγωνισμούς και παραλαβές, ταξινόμηση και αρχειοθέτηση ΦΕΚ, διαδικασίες Πανεπιστημιακού ασύλου, τα υγειονομικά (έκδοση και θέματα βιβλιαρίων υγείας). Η βεβαίωση από τον προϊστάμενο ή από το νόμιμο αναπληρωτή του της ακρίβειας αντιγράφων, φωτοαντίγραφων ή φωτοτυπιών οποιωνδήποτε εγγράφων και γενικά δικαιολογητικών καθώς και η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του προσωπικού και των πολιτών. Η διάθεση πανεπιστημιακών χώρων για διαλέξεις, συγκεντρώσεις και άλλες εκδηλώσεις. Η μέριμνα για την ασφάλεια των χώρων και της περιουσίας του Πανεπιστημίου. Από το Τμήμα αυτό ασκούνται και οι αρμοδιότητες της Π.Σ.Ε.Α., μέχρι την ίδρυση αυτοτελούς οργανικής μονάδας σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. Τέλος, η φροντίδα για την φύλαξη και τον καθαρισμό των εσωτερικών και εξωτερικών χώρων των πανεπιστημιακών εγκαταστάσεων. α.2.2. Τμήμα Εκδόσεων Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η διεξαγωγή της σχετικής αλληλογραφίας, η τήρηση των πρακτικών των συνεδριάσεων της αρμόδιας επιτροπής και η εκτέλεση των αποφάσεων της, επίσης οι κάθε φύσης εκτυπώσεις ο διαπιστωτικός έλεγχος αυτών για την αποζημίωση λιθογράφων - βιβλιοδετών και οι διάφοροι διαγωνισμοί προμήθειας, ο υπολογισμός των συγγραφικών δικαιωμάτων, η αποστολή των εκδόσεων, βάσει πίνακα, αποδείξεων στην ημεδαπή και στην αλλοδαπή καθώς και η πώληση εκδόσεων σε ιδιώτες και σε βιβλιοπωλεία. α.2.3. Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 8 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η παραλαβή, ο χαρακτηρισμός, η πρωτοκόλληση και η συσχέτιση των εισερχομένων εγγράφων, η διανομή τους σε υπηρεσίες, διευθύνσεις και τμήματα κλπ. η διεκπεραίωση όλων των εξερχόμενων εγγράφων και η κατά οποιονδήποτε τρόπο αναπαραγωγή των εγγράφων. α.2.4. Τμήμα Γενικού Αρχείου Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η τήρηση του Γενικού αρχείου όλων των υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. α.3 Διεύθυνση Συντονισμού Ακαδημαϊκών Μονάδων α.3.1. Τμήμα Ευρωπαϊκών και Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η προώθηση διαπανεπιστημιακών συμφωνιών του ιδρύματος στα πλαίσια των ευρωπαϊκών εκπαιδευτικών προγραμμάτων (ΣΩΚΡΑΤΗΣ, ΤΕΜPOUS, JEAN MONNET κ.α.) και η αλληλογραφία με ευρωπαϊκά πανεπιστήμια για θέματα ιδίως κινητικότητας διδακτικού προσωπικού και φοιτητών, καθώς και η αποδοχή και εξυπηρέτηση διδακτικού προσωπικού και φοιτητών (εισερχόμενων και εξερχόμενων). Η επιμέλεια της σύνταξης συμφωνιών με τα άλλα πανεπιστήμια στο πλαίσιο των ευρωπαϊκών προγραμμάτων, η οικονομική τους διαχείριση και η ενημέρωση των αρμόδιων υπηρεσιών και των μελών της πανεπιστημιακής κοινότητας για τα ευρωπαϊκά εκπαιδευτικά προγράμματα. Η υποβολή τελικών εκθέσεων στα αρμόδια όργανα, (Ευρωπαϊκή Επιτροπή και Εθνική Μονάδα Συντονισμού), η επιμέλεια της έκδοσης ενημερωτικών εντύπων και η τήρηση ξενόγλωσσης αλληλογραφίας. α.3.2. Τμήμα Διεθνών Σχέσεων Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η ανάπτυξη, οργάνωση και διατήρηση καλών διεθνών σχέσεων του Πανεπιστημίου με τη διεθνή πανεπιστημιακή κοινότητα με σκοπό την προβολή του στο εξωτερικό, η παρακολούθηση των εξελίξεων στον διεθνή χώρο σε θέματα που άπτονται των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος καθώς και η εισήγηση για την ανάπτυξη πρωτοβουλιών και αξιοποίησή τους. Πρωταρχικό του μέλημα είναι η επιμέλεια της σύναψης, της προώθησης, του συντονισμού και της διαχείρισης των Συμφωνιών Επιστημονικής Συνεργασίας με ιδρύματα της αλλοδαπής, η ενημέρωση της πανεπιστημιακής κοινότητας για θέματα Συμφωνιών Επιστημονικής Συνεργασίας αλλά και για διεθνή θέματα γενικότερα (επιστημονικά συνέδρια, διακρατικές μορφωτικές ανταλλαγές, προκηρύξεις υποτροφιών, διεθνείς διαγωνισμοί, εξελίξεις στο πλαίσιο συμμετοχής του Α.Π.Θ. σε διάφορες διεθνείς ενώσεις κ.λ.π).συντάσσει και υλοποιεί ετήσια προγράμματα εργασίας, οργανώνει τη φιλοξενία των ξένων επιστημόνων και των μεταβάσεων στο εξωτερικό των μελών ΔΕΠ του Α.Π.Θ., παρακολουθεί και εκπληρώνει τις υποχρεώσεις του Πανεπιστημίου ως μέλος διεθνών Οργανισμών, αλλά και συμμετέχει σε διεθνείς εκθέσεις για την προβολή των διεθνών δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Επιπρόσθετα αναλαμβάνει τη διοικητική υποστήριξη για τη διοργάνωση διεθνών συναντήσεων (συνέδρια, ημερίδες, δίκτυα κ.λ.π.), που άπτονται των δράσεων της Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 9 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πρυτανείας, διοργανώνει τη φιλοξενία ξένων αντιπροσωπειών και μεριμνά για την έκδοση ενημερωτικών εντύπων δραστηριοτήτων του Τμήματος. α.3.3. Τμήμα Σπουδών Στην αρμοδιότητα του Τμήματος Σπουδών υπάγονται η συγκέντρωση των κάθε φύσεως νομοθετημάτων, αποφάσεων και εγκυκλίων που αφορούν τις σπουδές και ο συντονισμός της ομοιόμορφης εφαρμογής τους. Η διεκπεραίωση κάθε διαδικασίας που προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία που αφορά τις σπουδές, τα θέματα των Ειδικών Μεταπτυχιακών Υποτρόφων (Ε.Μ.Υ.) και τα θέματα αλλοδαπών φοιτητών. Ειδικότερα το Τμήμα Σπουδών : συγκεντρώνει τα πάσης φύσεως νομοθετήματα, αποφάσεις και εγκυκλίους που αφορούν στις προπτυχιακές και μεταπτυχιακές σπουδές και συντονίζει την ομοιόμορφη εφαρμογή τους από τα Τμήματα του ΑΠΘ καθώς και διεκπεραιώνει κάθε διαδικασία που προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία που αφορά στις σπουδές και τα θέματα αλλοδαπών φοιτητών συντονίζει το Πρόγραμμα Υποτροφιών του ΑΠΘ και διεκπεραιώνει τη διαδικασία για την πρόσληψη των μεταπτυχιακών φοιτητών σε επικουρία μελών ΔΕΠ διατηρεί πληροφοριακή βιβλιοθήκη με ανακοινώσεις υποτροφιών, βραβείων, διαγωνισμών, σεμιναρίων, συνεδρίων, απασχόλησης φοιτητών, μεταπτυχιακών προγραμμάτων, Θερινών Σχολείων στο Εξωτερικό, κ.λπ. συγκεντρώνει και επεξεργάζεται στατιστικά στοιχεία για: α) τους εγγραφέντες φοιτητές όλων των κατηγοριών ανά ακαδημαϊκό έτος, β) τους ενεργούς και εγγεγραμμένους φοιτητές γ) τους μεταπτυχιακούς φοιτητές και τους υποψήφιους διδάκτορες, δ) τους καταταχθέντες αποφοίτους ΑΕΙ, ΑΤΕΙ & Σχολών Υπερδιετούς φοίτησης και τους μετεγγραφέντες σε Τμήματα του ΑΠΘ, σύμφωνα με τα στοιχεία των Τμημάτων και ε) τους υποτρόφους του ΑΠΘ, σύμφωνα με τα στοιχεία του Τμήματος Σπουδών. Τα στοιχεία αυτά είναι στη διάθεση των Υπηρεσιών του ΑΠΘ και παντός ενδιαφερομένου, μετά από αίτησή του στο Τμήμα Σπουδών συγκεντρώνει προσφορές φοιτητικής στέγης από ιδιοκτήτες διαμερισμάτων και φοιτητικών studio και διανέμει δωρεάν τη σχετική λίστα μαζί με κατάσταση των μεσιτών του νομού Θεσσαλονίκης στους πρωτοετείς φοιτητές. Η υπηρεσία αυτή προσφέρεται από 16 Αυγούστου έως και τέλος Οκτωβρίου. α.3.4. Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων Το Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων είναι υπεύθυνο για: Οργάνωση και προβολή των επισήμων τελετών και διαφόρων εκδηλώσεων, που διοργανώνει η Πρυτανεία του Α.Π.Θ. Τελετές εγκαινίων και θεμελίωσης. Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 10 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Αναγορεύσεις επιτίμων διδακτόρων. Επιμέλεια της Αίθουσας Τελετών σε ορκωμοσίες, συναυλίες, συνέδρια και άλλες εκδηλώσεις των Τμημάτων του Α.Π.Θ. Τήρηση και ενημέρωση πρωτοκόλλου εθιμοτυπίας και αρχείο όλου του προσωπικού. Διαχείριση και ενημέρωση της κεντρικής ιστοσελίδας του Α.Π.Θ. Ηλεκτρονική καταχώρηση εκδηλώσεων, συνεδρίων, διαγωνισμών, προκηρύξεων κ.λ.π. του Α.Π.Θ. Σύνταξη, στοιχειοθεσία -μέσω Η/Υ- και διακίνηση μηνιαίου εντύπου με τις εκδηλώσεις, που διοργανώνονται στο Α.Π.Θ. Προβολή και διακίνηση του περιοδικού «Πανεπιστημιούπολη». Οργάνωση και λειτουργία τηβεννοθήκης. α.3.5. Τμήμα Διασύνδεσης Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η πληροφόρηση των φοιτητών και αποφοίτων του ΑΠΘ για τις δυνατότητες που τους παρέχονται στη μετεκπαίδευση, στις υποτροφίες και στην αγορά εργασίας, η συμβουλευτική υποστήριξη (σύνταξη βιογραφικού σημειώματος, συνοδευτικής επιστολής, συνέντευξη επιλογής προσωπικού, σχεδιασμός σταδιοδρομίας, τεχνικές αναζήτησης εργασίας), με στόχο τη λήψη της τελικής απόφασης για τη σταδιοδρομία που θα επιλέξουν, η ενημέρωση των οικονομικών και παραγωγικών φορέων για τις δυνατότητες και τις εξειδικεύσεις των αποφοίτων του ΑΠΘ, η υποστήριξη του επαγγελματικού προσανατολισμού των μαθητών και αποφοίτων της Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης αναφορικά με τις εξειδικεύσεις, το προσφερόμενο έργο του ΑΠΘ και των άλλων τριτοβάθμιων ιδρυμάτων. Επίσης διοργανώνει ημερίδες και σεμινάρια με θέμα την πληροφόρηση στους παραπάνω τομείς. β) Γενική Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών β.1 Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης β.1.1. Τμήμα Προϋπολογισμού - Απολογισμού Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η κατάρτιση του τακτικού προϋπολογισμού και του προϋπολογισμού Δημοσίων Επενδύσεων, οι αναμορφώσεις του προϋπολογισμού, η σύνταξη του απολογισμού, ο έλεγχος και η παρακολούθηση λογαριασμών του Πανεπιστημίου σε τράπεζες και η μεταφορά πιστώσεων, η σύνταξη προϋπολογισμού μισθοδοσίας και η παρακολούθηση των αριθμητικών προβλέψεων θέσεων του προσωπικού, η παρακολούθηση των πιστώσεων προϋπολογισμού, η καταχώρηση των χρηματικών ενταλμάτων στα λογιστικά βιβλία, η τροποποίηση των πιστώσεων. β.1.2. Τμήμα Μισθοδοσίας Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η μισθοδοσία του πάσης φύσεως προσωπικού του Πανεπιστημίου (Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού, Ειδικού Διοικητικού Τεχνικού Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 11 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Προσωπικού, Διοικητικού Προσωπικού, Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού, Εργατοτεχνικού Προσωπικού κλπ.) οι εκκαθαρίσεις των διαφόρων (εξελίξεις, προαγωγές, χρονοεπιδόματα, λοιπά επιδόματα), η χορήγηση πιστοποιητικών και βεβαιώσεων, η εκκαθάριση βοηθημάτων (αρθρ. 71 του Ν. 5343/32), η απόδοση κρατήσεων, ενσήμων η εφαρμογή κλαδικών συλλογικών συμβάσεων και η καταβολή αποζημιώσεων, η εκκαθάριση αμοιβών μαθητών Ο.Α.Ε.Δ. και φοιτητών ΤΕΙ Μοντέλων Σχολής Καλών Τεχνών, οι εκκαθαρίσεις των αποζημιώσεων των αλλοδαπών υποτρόφων και των ΕΜΥ. β.1.3. Τμήμα Δαπανών Στην αρμοδιότητα του υπάγονται ο έλεγχος πληρότητας όλων των δαπανών του τακτικού προϋπολογισμού, η έκδοση των αντίστοιχων χρηματικών ενταλμάτων και η προώθηση στην υπηρεσία παρέδρου, προώθηση των θεωρημένων χρηματικών ενταλμάτων στην Ε.Τ.Ε. και η παρακολούθηση της εξόφλησης - ειδοποίηση δικαιούχων, η έκδοση χρηματικών ενταλμάτων προπληρωμής, η παρακολούθηση των αποδοθέντων Χ.Ε. και η προώθηση των δικαιολογητικών στην υπηρεσία του Παρέδρου, η τήρηση βιβλίου υπόλογων, ο έλεγχος των δικαιολογητικών, άνοιγμα πιστώσεων Χ.Ε.Π. εξωτερικού και παρακολούθηση των πιστώσεων και δικαιολογητικών κατά πίστωση, η αποσχέτιση, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση των χρηματικών ενταλμάτων και άλλων παραστατικών στοιχείων και καταστάσεων, η διεξαγωγή της σχετικής αλληλογραφίας, η τήρηση των βιβλίων διεκπεραίωσης των ενταλμάτων και επιταγών. Η αρχειοθέτηση και η διασφάλιση του αρχείου της Υπηρεσίας του Παρέδρου του Ελεγκτικού Συνεδρίου, η παροχή στοιχείων από τα αρχεία για την έκδοση πιστοποιητικών και βεβαιώσεων προϋπηρεσιών και άλλων καταστάσεων, η τήρηση των σειρών της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως, η μέριμνα για την εκτύπωση και προμήθεια των διάφορων εντύπων. β.1.4. Τμήμα Δημόσιων Επενδύσεων Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η έκδοση χρηματικών ενταλμάτων του προϋπολογισμού Δημοσίων Επενδύσεων και η παρακολούθηση των σχετικών πιστώσεων κατά έργο, η διενέργεια διεθνών διαγωνισμών για την προμήθεια επιστημονικών οργάνων, το άνοιγμα και η παρακολούθηση των ενέγγυων πιστώσεων και η απόδοση της προμήθειας των αντιπροσώπων, η παρακολούθηση ασφαλιστικών συμβάσεων και η πληρωμή ασφάλιστρων, η παρακολούθηση των εκτελωνισμών. β.1.5. Τμήμα Συγγραφικών Δικαιωμάτων και Φοιτητικών Δανείων Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η συγκέντρωση των δικαιολογητικών, ο έλεγχος πληρότητας, η εκκαθάριση των συγγραφικών δικαιωμάτων των βιβλίων ελεύθερου εμπορίου ιδιωτικής εκδόσεως και συστήματος τριετίας καθώς και των σημειώσεων, η έκδοση χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής, η έκδοση βεβαιώσεων εισοδήματος, η αρχειοθέτηση των στοιχείων, η χορήγηση και η βεβαίωση Φοιτητικών δανείων και η παρακολούθηση λογαριασμού στην Τράπεζα της Ελλάδος, η παρακολούθηση της επιστροφής των δανείων μέσω της Δ.Ο.Υ. Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 12 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου β.1.6. Τμήμα Διαχείρισης Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η είσπραξη των εσόδων από επιχορηγήσεις, παράβολα (έκδοση πιστοποιητικών, αντιγράφων πτυχίων και άλλα), επιβολή προστίμων ιδίως για υπερβάσεις τηλεφωνικών τελών καθώς και η σύσταση των σχετικών γραμματίων είσπραξης. Η τήρηση του Βιβλίου Ταμείου. Η πληρωμή του προσωπικού με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου. Η μέριμνα για τις κρατήσεις υπέρ τρίτων και η απόδοση αυτών, καθώς και η αποστολή των απαραίτητων δικαιολογητικών στα ασφαλιστικά Ταμεία. β.2 Διεύθυνση Περιουσίας & Προμηθειών β2.1. Τμήμα Περιουσίας Στην αρμοδιότητα του υπάγεται η διαχείριση του κινητού εξοπλισμού του Πανεπιστημίου από την παραλαβή των ειδών μέχρι την εκποίηση τους. Ειδικότερα, τηρεί μητρώα υλικού και χρεώνει όλο το υλικό διενεργεί τακτικές απογραφές από επιτροπές κάθε δύο χρόνια, συγκρίνει τα στοιχεία απογραφών και εισηγείται μέτρα περιστολής των διαφόρων που προκύπτουν. Στην αρμοδιότητα του τμήματος υπάγεται επίσης η καταγραφή και αξιοποίηση της ακίνητης περιουσίας του Πανεπιστημίου και η τήρηση του σχετικού αρχείου. β2.2. Τμήμα Προμηθειών Στην αρμοδιότητα του υπάγονται, η υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος προμηθειών με την διαδικασία που ορίζουν οι σχετικές διατάξεις, ήτοι η διεκπεραίωση όλων των απαραίτητων διαδικασιών για την προμήθεια κινητού και ακινήτου επιστημονικού ή κτιριακού εξοπλισμού και αναλώσιμων ειδών καθώς και για την εκτέλεση διαφόρων εργασιών (όχι έργων) π.χ. μισθώσεις ακινήτων, αυτοκινήτων, μεταφορές, εκποίηση υλικών, εκτελωνισμοί, κλπ. β2.3. Τμήμα Κληροδοτημάτων Στην αρμοδιότητα του υπάγονται, η κατά τις κείμενες διατάξεις εξακρίβωση και εκκαθάριση των καταλειπομένων στο Πανεπιστήμιο κληρονομιών, κληροδοσιών και δωρεών, η διαχείριση αυτών και η εκτέλεση της βούλησης των διαθετών ή δωρητών, όπως και η διοικητική υποστήριξη της Επιτροπής Κληροδοτημάτων τήρηση των πρακτικών κλπ. γ) Γενική Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών και Μηχανοργάνωσης γ.1 Διεύθυνση Προγραμματισμού Μελετών & Εκτέλεσης Έργων γ.1.1. Τμήμα Προγραμματισμού & Μελετών Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 13 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στην αρμοδιότητα του υπάγονται θέματα που έχουν σχέση με τον προγραμματισμό για την δημιουργία νέων κτιριακών και άλλων εγκαταστάσεων, όπως είναι η σύνταξη σχεδίων για τη χωρική διάταξη κτηρίων και η σύνταξη κτιριολογικών προγραμμάτων, η εκπόνηση διαφόρων μελετών, όπως αρχιτεκτονικών, στατικών, ηλεκτρομηχανολογικών, τοπογραφικών και άλλων, που αναφέρονται σε ελεύθερους χώρους, σε κτιριακές εγκαταστάσεις, σε έργα υποδομής, σε μελέτες και προδιαγραφές εξοπλιστικών μέσων. Η παρακολούθηση, ο έλεγχος και η θεώρηση των παραπάνω μελετών, όταν αυτές εκπονούνται είτε από ιδιωτικά μελετητικά γραφεία είτε από οποιανδήποτε άλλο μελετητή, η υποβολή εκθέσεων, ερωτημάτων και εισηγήσεων προς το Τεχνικό Συμβούλιο και στην Προϊστάμενη Αρχή για θέματα της αρμοδιότητας του κ.α. γ.1.2. Τμήμα Εκτέλεσης Έργων Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η υλοποίηση του προγράμματος για την ανέγερση νέων κτιριακών εγκαταστάσεων ή την εκτέλεση κάθε κατηγορίας έργων, η προκήρυξη και διενέργεια των διαγωνισμών για την ανάδειξη αναδόχων εκτέλεσης των έργων και η κατάρτιση των κατασκευαστικών συμβάσεων, η επίβλεψη των έργων που εκτελούνται, οι παραλαβές αυτών, και κάθε εργασία και ενέργεια που απορρέει από την εφαρμογή της ισχύουσας νομοθεσίας, για την εκτέλεση των έργων, η υποβολή εκθέσεων, ερωτημάτων και εισηγήσεων προς το Τεχνικό Συμβούλιο και την Προϊσταμένη Αρχή για θέματα της αρμοδιότητάς του, και η φροντίδα για την εκτέλεση των αποφάσεων που εκδίδονται. γ.2 Διεύθυνση Συντήρησης & Λειτουργίας Εγκαταστάσεων γ.2.1. Τμήμα Συντήρησης & Εκτέλεσης Μικροέργων Στην αρμοδιότητα του υπάγονται, η επισκευή και προληπτική συντήρηση των κτιριακών ηλεκτρομηχανολογικών, τηλεπικοινωνιακών εγκαταστάσεων, η συντήρηση των κήπων και γενικά όλων των έργων υποδομής. Ακόμη στην αρμοδιότητα του Τμήματος αυτού ανήκει η εκτέλεση των απαραίτητων εργασιών για επισκευή, ανακαίνιση και αποκατάσταση βλαβών είτε με τα υπάρχοντα συνεργεία, είτε με την εκτέλεση έργου ύστερα από διενέργεια διαγωνισμού, η ανάθεση ή αυτεπιστασία, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, η επίβλεψη των συνεργείων ή αναδόχων που ευθύνονται γι αυτήν. γ.2.2. Τμήμα Λειτουργίας Εγκαταστάσεων Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η επιθεώρηση, ο έλεγχος και η ευθύνη λειτουργίας όλων των ηλεκτρομηχανολογικών εγκαταστάσεων του Πανεπιστημίου ειδικότερα δε των ηλεκτρικών και θερμικών υποσταθμών των ανελκυστήρων και άλλων. Ακόμη υπάγεται η συντήρηση και κίνηση των αυτοκινήτων και η λειτουργία των τηλεπικοινωνιακών μέσων. γ.3 Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης γ.3.1. Τμήμα Οργάνωσης - Μηχανοργάνωσης Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 14 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η ολοκλήρωση και η διατήρηση σε ικανοποιητικά επίπεδα λειτουργικότητας των μηχανογραφημένων και μη διαδικασιών. Η ανάληψη μελετών που απασχολούν το Πανεπιστήμιο είτε στο χώρο του εκπαιδευτικού έργου είτε στις διοικητικές διαδικασίες. Η υποστήριξη του υλικού εξοπλισμού (HARDWARE) και του λογισμικού (SOFTWARE). Η ανάληψη της μελέτης των προβλημάτων που σχετίζονται με την επέκταση της μηχανοργάνωσης στο σύνολο υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Η διερεύνηση των δυνατοτήτων για προσθήκη νέων μικροϋπολογιστικών ή τερματικών σταθμών. Η μέριμνα για την αύξηση έτοιμων μηχανογραφικών προγραμμάτων. Η παροχή πληροφοριών και τεχνικής υποστήριξης στους χρήστες μικροϋπολογιστών σχετικά με τις τεχνικές τους δυνατότητες και η ύπαρξη ετοίμων προγραμμάτων και πακέτων. Η φροντίδα για την καταρχήν βελτίωση ή τροποποίηση υφισταμένων μηχανογραφικών εφαρμογών και η ανάπτυξη νέων σε όλα τα θέματα που σχετίζονται με τη διοικητική λειτουργία του Πανεπιστημίου. γ.3.2. Τμήμα Στατιστικής Τεκμηρίωσης Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η συγκέντρωση, ταξινόμηση και ανάλυση στατιστικών στοιχείων, η σύνταξη στατιστικών πινάκων και παραστατικών διαγραμμάτων καθώς και η επεξεργασία στατιστικών στοιχείων σχετικά με τους φοιτητές, το συνολικό έμψυχο δυναμικό του Πανεπιστημίου και τα διάφορα οικονομικά μεγέθη. Καθώς και τα Τμήματα γ.4.τμήμα Γραμματείας Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η διακίνηση της αλληλογραφίας, η τήρηση του πρωτοκόλλου και αρχείου, η παρακολούθηση απορρόφησης των σχετικών πιστώσεων για τις μελέτες και τα έργα που εκτελούνται, η συγκέντρωση και ο έλεγχος των δικαιολογητικών για τις δαπάνες και η προώθηση για πληρωμή στην αρμόδια υπηρεσία, η διαδικασία για την διενέργεια των δημοπρασιών και την ανάδειξη των αναδόχων εκτέλεσης έργων ή ανάθεσης μελετών, η συλλογή στοιχείων και η σύνταξη των προτάσεων του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων του Πανεπιστημίου, η παρακολούθηση του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων, η προκήρυξη και καταχώρηση διαγωνισμών και η εισήγηση εγκρίσεως πιστώσεων στα αρμόδια όργανα του Πανεπιστημίου. γ.5.τμήμα Γραμματείας Τεχνικού Συμβουλίου Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η διεξαγωγή της αλληλογραφίας, η τήρηση πρωτοκόλλου και αρχείου, η προετοιμασία των θεμάτων, η τήρηση πρακτικών και συνεδριάσεων του Τεχνικού Συμβουλίου και η εκτέλεση των αποφάσεων του. γ.6.τμήμα Γραμματείας Επιτροπής Δικτύων και Επικοινωνιών Στην αρμοδιότητα του υπάγονται η υλοποίηση της δικτυακής πολιτικής που χαράσσει το ΑΠΘ, η διαχείριση του δικτύου και των τηλεπικοινωνιών και η καταγραφή και η παρακολούθηση του εξοπλισμού, η υλοποίηση της στρατηγικής που χαράσσει η διοίκηση Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 15 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου του ιδρύματος, η συγκέντρωση και ο συντονισμός του συνόλου των πολυποίκιλων υπολογιστικών αναγκών, σχετικά με την οργάνωση και τον εκσυγχρονισμό των εκπαιδευτικών, ερευνητικών και διοικητικών υπολογιστικών συστημάτων του ΑΠΘ. γ.7.γραφείο Προσβασιμότητας ΑμεΑ Αρμοδιότητες αυτής της μονάδας, είναι: Η προώθηση και παρακολούθηση των πάσης φύσεως ενεργειών, για την άμεση συμμόρφωση προς την υποχρέωση που έχουμε ως Ν.Π.Δ.Δ., να λαμβάνουμε όλα τα αναγκαία μέτρα για την εξασφάλιση προσβασιμότητας και των λοιπών διευκολύνσεων για τα Άτομα με Αναπηρία στους χώρους λειτουργίας του ΑΠΘ. Η μελέτη και εισήγηση για τη λήψη των αναγκαίων διοικητικών μέτρων για την εξασφάλιση της προσβασιμότητας και των λοιπών διευκολύνσεων των ΑμεΑ, όπως της εύκολης προσέγγισης (χώροι στάθμευσης, πεζοδρόμια), εισόδου και κίνησης εντός των κτιρίων (θύρες, διάδρομοι, ανελκυστήρες), δημιουργίας των απαραίτητων προϋποθέσεων για την ανεμπόδιστη πληροφόρηση και εξυπηρέτηση από τους αρμόδιους υπαλλήλους, με συμβατικές και σύγχρονες μεθόδους (κατάλληλες θυρίδες συναλλαγής, εξυπηρέτηση από ένα σημείο, πρόσβαση σε εφαρμογές ηλεκτρονικής διοίκησης για πληροφόρηση και εξυπηρέτηση) και για την διευκόλυνσή τους στη χρήση των ψυκτών νερού, των τηλεφώνων για το κοινό και διαμόρφωση χώρων υγιεινής. Η προώθηση, κατεύθυνση και συντονισμός των ενεργειών, καθώς και η παρακολούθηση και ο έλεγχος των εκτελούμενων έργων, για την εφαρμογή των πιο πάνω μέτρων και την άμεση συμμόρφωση προς τις υφιστάμενες υποχρεώσεις που προβλέπονται από σχετικές διατάξεις. Η καταγραφή των υφιστάμενων προβλημάτων προσβασιμότητας και λοιπών διευκολύνσεων για τα ΑμεΑ (υπαλλήλους και εξυπηρετούμενους φοιτητές και πολίτες) στους χώρους που αναπτύσσονται οι δραστηριότητές. Η μέριμνα για την ενημέρωση και ευαισθητοποίηση των υπαλλήλων και των φοιτητών στην κατανόηση των αναγκών και των δικαιωμάτων των ατόμων με αναπηρίες. Η συνεργασία με άλλους φορείς στην Ελλάδα για την ανταλλαγή σχετικών πληροφοριών, στοιχείων, τεχνογνωσίας και την αμοιβαία συνδρομή στα παραπάνω θέματα. δ) Γραμματείες Σχολών (μία για κάθε σχολή) ε) Γραμματείες Τμημάτων (μία για κάθε τμήμα) στ) Γραμματεία Συγκλήτου ζ) Γραμματεία Πρυτανικού Συμβουλίου η) Γραμματεία Νομικής Επιτροπής θ) Γραμματεία Σχολείου Νέας Ελληνικής Γλώσσας ι) Γραμματεία Κέντρου Βυζαντινών Ερευνών ια) Γραφείο Πρυτανείας ιβ) Γραφείο Τύπου, Μετάφρασης και Διερμηνείας Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 16 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων (ΕΑΕ) Για τις ανάγκες αξιολόγησης των ενστάσεων και προσφυγών που πιθανώς θα κατατεθούν στην αξιολόγηση των Προσφορών θα οριστεί «Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων (ΕΑΕ)» αποτελούμενη από 3 μέλη, διάφορα της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ). Αρμοδιότητα της ΕΑΕ αποτελεί η αξιολόγηση των ενστάσεων και προσφυγών που θα κατατεθούν στο πλαίσιο του διαγωνισμού του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από το Ίδρυμα τριμελής «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Το ΑΠΘ διαθέτει υποσυστήματα τα οποία λειτουργούν ανεξάρτητα και είναι εγκατεστημένα σε ανεξάρτητους servers με βάσεις δεδομένων MS SQL server ή Oracle. Συγκεκριμένα -Διαχείριση Προσωπικού (MS SQL Server 2000) στα α. Τμήμα Διδακτικού Προσωπικού Διεύθυνση Προσωπικού β. Τμήμα Λοιπού Προσωπικού Διεύθυνση Προσωπικού γ. Τμήμα Διοικητικού Προσωπικού Διεύθυνση Προσωπικού με σύνολο 17 χρηστών. -Διαχείριση Μισθοδοσίας (MS SQL Server 2005) Τμήμα Μισθοδοσίας Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης με 15 χρήστες. -Διαχείριση Έργων Εφαρμογή Παρακολούθησης Τεχνικών Έργων (ATLAS) στην Διεύθυνση Προγραμματισμού Μελετών και Εκτέλεσης Έργων με 30 χρήστες. Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 17 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου -Διαχείριση Λογιστηρίου-Προμηθειών (ORACLE) που αποτελείται από α. Υποσύστημα Λογιστικής που χρησιμοποιείται στην Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης με σύνολο 30 χρηστών β. Υποσύστημα Παρακολούθησης Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων στο Τμήμα Περιουσίας με 2 χρήστες. γ. Υποσύστημα Παρακολούθησης Προμηθειών Εξοπλισμού στο Τμήμα Προμηθειών με 6 χρήστες Η υφιστάμενη κατάσταση αποτυπώνεται στον παρακάτω πίνακα: Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 18 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΤΜΗΜΑ Διεύθυνση Διοικητικών Υποθέσεων Εφαρμογή (προμηθευτής, έκδοση, αρχιτεκτονική συστήματος) Υποσύστημα Διοικητικού (Προσωπικού) Το υφιστάμενο σύστημα είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής, έχει αναπτυχθεί σε περιβάλλον MS-SQL Server 2000. Προμηθευτής : Cardisoft Η εφαρμογή αποτελεί έτοιμη λύση και λειτουργεί και υποστηρίζεται από την προμηθεύτρια εταιρεία και την Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης του ιδρύματος Στοιχεία για την υλοποιημένη εγκατάσταση (παρεχόμενες ψηφιακές υπηρεσίες, σενάρια χρήσης) Γενικά Καρτέλα Εργαζόμενου (Προσωπικά στοιχεία, Στοιχεία πατρός / μητρός, Γενικά στοιχεία, Στοιχεία Διεύθυνσης, Στοιχεία Ταυτότητος) Στοιχεία Ασφάλισης Παρακολούθηση Οικογένειας Στοιχεία μόρφωσης: Πτυχίο, Τίτλος, Πανεπιστήμιο Εσωτερικού ή Εξωτερικού, Σχολή, Ημερομηνία Απόκτησης Τίτλου Ξένες Γλώσσες Βαθμίδες, κατηγορίες Γνωστικά αντικείμενα Στοιχεία αρχικής πρόσληψης (ημ/νίας αρχικής πρόσληψης, ανάθεσης καθηκόντων, ΦΕΚ πρόσληψης κτλ) Μισθολογικά Κλιμάκια Ακαδημαϊκοί Τίτλοι Τοποθέτηση, Σχέσεις Εργασίας, Επιδόματα Διαχείριση Ποινών Διδασκαλία, Σεμινάρια Παρακολούθηση προϋπηρεσίας για επιδόματα χρόνου υπηρεσίας Παρακολούθηση των συμβάσεων, ανανεώσεων, οργάνων κτλ. Άδειες Προσωπικού Είδος Άδειας: π.χ. Εκπαιδευτική, Αναρρωτική, Σεμινάρια, κτλ. Υπόλοιπα αδειών Έναρξη, Διάρκεια, Ημ/νία διακοπής Εξέλιξη προσωπικού Υπηρεσιακές μεταβολές: Διορισμός, Μονιμοποίηση, Απόλυση, Επαναδιορισμός, Μετάταξη, Ποινές, Προαγωγές, Προσαυξήσεις μισθού, Λύση υπαλληλικής σχέσης, Βαθμός, Μισθολογικό κλιμάκιο κτλ. Πράξεις μεταβολών: Διατάγματα, χρονολογία Δημοσιεύεις: Αριθμός ΦΕΚ, Χρονολογία Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 19 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διεύθυνση Οικονομικών Υποθέσεων Υποσύστημα Οικονομικών Υποθέσεων Χρησιμοποιούνται δύο (2) συστήματα λογισμικού. Για την διαχείριση λογιστηρίου χρησιμοποιείται εφαρμογή ανοικτής αρχιτεκτονικής που έχει αναπτυχθεί σε περιβάλλον το οποίο χρησιμοποιεί Βάση Δεδομένων Oracle. και προσφέρει δυνατότητες διασύνδεσης τρίτων συστημάτων με όλους τους γνωστούς και κοινά αποδεκτούς τρόπους (xml, web services, κτλ). Προμηθευτής: OTS A.E. Υποστηρίζεται από την προμηθεύτρια εταιρεία με συμβόλαιο συντήρησης και την Υπηρεσία Πληροφορικής και επικοινωνιών του ιδρύματος Για την διαχείριση Μισθοδοσίας χρησιμοποιείται σύστημα ανοικτής αρχιτεκτονικής που έχει αναπτυχθεί σε περιβάλλον MS-SQL Server 2005, και προσφέρει δυνατότητες διασύνδεσης τρίτων συστημάτων με όλους τους γνωστούς και κοινά αποδεκτούς τρόπους (xml, web services, κτλ). Προμηθευτής: Singular Logic Υποστηρίζεται από την προμηθεύτρια εταιρεία και Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης του ιδρύματος Προϋπολογισμός Κατάρτιση Έγκριση Οριστικοποίηση. Αναμορφώσεις, δεσμεύσεις και εγκρίσεις. Παρακολούθηση υλοποίησης (εσόδων και εξόδων). Απολογισμοί Διαχείριση εσόδων και εξόδων Ταμείο Εκθέσεις Ανάληψης Δαπάνης. Μητρώα συναλλασσομένων (Δικαιούχων ΧΕΠ, οφειλετών, διαχειριστών κλπ) Παραστατικά Δαπανών και Αγορών. Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής. Βεβαιώσεις οφειλών (παραστατικά εσόδων, οίκοθεν, χρηματικοί κατάλογοι) Παρακολούθηση υλικού Τήρηση Μητρώου Παγίων και Περιουσίας: Ενημέρωση από παραστατικά. Χρέωση παγίου σε τμήματα και υπευθύνους. Αναλυτικές κινήσεις. Βελτιώσεις. Προσθήκες. Επεκτάσεις. Καταστροφές. Κλπ. Τήρηση Αποθήκης αναλωσίμων: Εισαγωγές, εξαγωγές, ανάλωση και διακίνηση. Ταμείο Πληρωμές πάσης φύσεως (μετρητά, επιταγές, εμβάσματα, κλπ) Γραμμάτια και τριπλότυπα είσπραξης Αποδόσεις κρατήσεων Τράπεζες: Παρακολούθηση λογαριασμών Όψεως και Επιταγών. Λογιστήριο Δημόσια (λογαριασμοί Τάξεως), Γενική και Αναλυτική λογιστική Ενημέρωση αναλυτικών κινήσεων, αυτόματα από τις κινήσεις και τα παραστατικά των υπολοίπων υποσυστημάτων Τήρηση προβλεπόμενων βιβλίων και στοιχείων Μισθοδοσία Διαχείριση Καρτέλας εργαζομένων με προσωπικά, διοικητικά και μισθοδοτικά στοιχεία Διαχείριση Προϋπηρεσίας εργαζόμενου Διαχείριση Σπουδών και επαγγελματικής κατάρτισης Διαχείριση Προστατευόμενων Μελών, Διαχείριση Αδειών, Ασθενειών και Απουσιών Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 20 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διεύθυνση Τεχνικών υπηρεσιών Διεύθυνση Οικονομικών Υποθέσεων Τμήμα Προμηθειών Υποσύστημα Έργων Προμηθευτής : ATLAS Η εφαρμογή αποτελεί έτοιμη λύση. Υποστηρίζεται από την προμηθεύτρια εταιρεία και την Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης του ιδρύματος Υποσύστημα Προμηθειών Το υφιστάμενο σύστημα είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής, έχει αναπτυχθεί σε περιβάλλον Oracle και προσφέρει δυνατότητες διασύνδεσης τρίτων συστημάτων με όλους τους γνωστούς και κοινά αποδεκτούς τρόπους (xml, web services, κτλ). Καταχώρηση του προγράμματος Έργων, με δυνατότητες ανάπτυξης σε: Πρόγραμμα, έργο, υποέργο, κτλ. Παρακολούθηση και διαχείριση της πορείας ένταξης και υλοποίησης των έργων. Τήρηση αναλυτικής καρτέλας στοιχείων για κάθε έργο (περιγραφή, χρηματοοικονομικά στοιχεία, φορείς υλοποίησης, κωδικοί, προϋπολογισμοί, τροποποιήσεις, χρηματοδοτήσεις, τραπεζικοί λογαριασμοί, προοδευτικά στοιχεία έτους-προηγούμενου έτους κτλ). Παραγωγή όλων των απαραίτητων εκτυπώσεων με απολογιστικά, στατιστικά και συγκριτικά στοιχεία υλοποίησης. Υποβολή Αιτήσεων προμηθειών Διαχείριση Διαγωνισμών φάκελος διαγωνισμού Καταγραφή προσφορών: Υποβολή Αποσφράγιση (Δικαιολογητικών, Τεχνικών, Οικονομικών) Αξιολόγηση Κατακύρωση Συμβάσεις Διαχείριση Εκθέσεων: Γενική Έκθεση Δικαιολογητικά Συμβάσεις, Εγγυητικές, κλπ. Διαχείριση Ενστάσεων Προμηθευτής : OTS Η εφαρμογή αποτελεί έτοιμη λύση. Υποστηρίζεται από την προμηθεύτρια εταιρεία και την Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης του ιδρύματος ΕΛΚΕ Υποσύστημα ΕΛΚΕ Χρησιμοποιείται εφαρμογή που έχει αναπτυχθεί σε περιβάλλον Visual Basic.NET και MS SQL Server και προσφέρει δυνατότητες διασύνδεσης τρίτων συστημάτων με όλους τους γνωστούς και κοινά αποδεκτούς τρόπους (xml, web services, κτλ). Η εφαρμογή ονομάζεται ResCom, χρησιμοποιείται στην τωρινή της μορφή από το 2009 και έχει χρηματοδοτηθεί από ιδίους πόρους του Ιδρύματος Προμηθευτής: ΑΠΘ Γενικά Διαχείριση επιστημονικών στοιχείων, χρηματοδοτήσεων, παραδοτέων, στοιχείων για τους απασχολούμενους σε ερευνητικά προγράμματα καθώς και στοιχείων για την διακίνηση και ταυτοποίηση εγγράφων Διαχείριση οικονομικών κινήσεων, μισθοδοσιών απασχολούμενων σε ερευνητικά προγράμματα, εντολών δαπανών των προγραμμάτων. Γενική παρακολούθηση της συνολικής οικονομικής εικόνας κάθε έργου Καταχώριση παραστατικών προμηθευτών. Έκδοση όλων των τύπων παραστατικών της Επιτροπής Ερευνών καθώς και επιταγών ή τραπεζικών εμβασμάτων. Εκτύπωση λογιστικών καταστάσεων και τήρηση των συμβάσεων υποχρεώσεων σε Εφορία και Ασφαλιστικούς Φορείς. Το ΑΠΘ υποχρεούται να δώσει κάθε απαραίτητη πληροφορία σχετικά με το περιβάλλον και την τεχνολογία ανάπτυξης, τις διεπαφές, τη λειτουργικότητα, την τεκμηρίωση και την τεχνολογία κατασκευής του (βάση δεδομένων, interfaces κλπ), σε κάθε δυνητικό υποψήφιο ανάδοχο που θα της το ζητήσει. Επίσης, το ΑΠΘ οφείλει να διασφαλίσει τη δέσμευση του προμηθευτή του υφιστάμενου ΟΠΣ για παροχή της σχετικής πρόσβασης Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 21 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου στον κώδικα (source code), στις διεπαφές (με τη βάση δεδομένων κοκ) καθώς και υποστήριξη μέσω developers manuals. Πιο αναλυτικά ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείτε για τις παραπάνω εφαρμογές είναι: Διαχείριση Προσωπικού: Windows 2000 Advanced Server και MS SQL Server 2000 με επεξεργαστή Intel Xeon 1.8GHz, 1GB μνήμη, σκληρό δίσκο τύπου SCSI και μονάδα CD. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων και Διαχείριση Προμηθειών: Windows 2003 R2 x64 Standard Server και Oracle 10g με επεξεργαστή Intel Xeon 2.0Hz, 10GB μνήμη, σκληρό δίσκο τύπου SCSI και μονάδα CD και το υποσύστημα Μισθοδοσίας: Windows 2003 R2 x64 Standard Server και MS SQL Server 2005 με 2 επεξεργαστές Intel Xeon 2.33Hz, 8GB μνήμη, σκληρούς δίσκους τύπου SCSI και μονάδα DVD. Διαχείριση Έργων: Windows 2003 server MS SQL Server 2005, με επεξεργαστή Intel Xeon 3.2Hz, 1GB μνήμη, σκληρό δίσκο τύπου SCSI και μονάδα CD. Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των Πανεπιστημίων Τα πανεπιστήμια είναι νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου με πλήρη αυτοδιοίκηση. Τελούν υπό την εποπτεία του κράτους δια του Υπουργού Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, ενισχύονται οικονομικά απ' αυτό και λειτουργούν βάσει των σχετικών νόμων. Σύμφωνα με το σύνταγμα της χώρας (άρθρο 16, παρ. 5 και 8) η ανώτατη εκπαίδευση παρέχεται αποκλειστικά από το κράτος και η σύσταση ανώτατων σχολών από ιδιώτες απαγορεύεται. Βασικοί νόμοι που διέπουν τη λειτουργία του Πανεπιστημίου είναι οι νόμοι 1268/82 (που είναι γνωστός ως νόμος πλαίσιο των A.E.I.) και ο νόμος 2083/92. Οι νόμοι αυτοί έχουν υποστεί αρκετές τροποποιήσεις, από τις οποίες σημαντικότερες έγιναν με τους νόμους 2188/94, 2517/97 (Φ.E.K. 160/11-8-97) και 2530/97 (Φ.E.K. 218/23-10-97), 2817/00 (Φ.Ε.Κ. 78/14-3-00), 3027/02 (Φ.Ε.Κ. 152/28-6-02). Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 22 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Επιπρόσθετα στο ΑΠΘ ισχύει ο Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης που ισχύει σήμερα και καταρτίστηκε από την Σύγκλητο του Ιδρύματος στην αριθ. 2718/5-7-2000 συνεδρίασή της και εγκρίθηκε από τον Υπουργό Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων με την αριθ. Φ. 1.231/Β1/425/25-8-2000 Υπουργική Απόφαση, όπως δημοσιεύτηκε στο Φ.Ε.Κ. 1099/5-9-2000 τεύχος Β. Ο Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας του ΑΠΘ σήμερα εφαρμόζεται όπως τροποποιήθηκε με την Υπουργική Απόφαση 129201/Β1 στο Φ.Ε.Κ. 1562/13-12-2002 τεύχος Β και την Υπουργική Απόφαση 60210/Β1 στο Φ.Ε.Κ. 1517/11-10-2004 τεύχος Β. Κάθε A.E.I. αποτελείται από σχολές που καλύπτουν ένα σύνολο συγγενών επιστημών, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η αναγκαία για την επιστημονική εξέλιξη αλληλεπίδρασή τους και ο αναγκαίος για την έρευνα και τη διδασκαλία τους συντονισμός. Ομοίως, οι σχολές διαιρούνται σε τμήματα. Το τμήμα αποτελεί τη βασική ακαδημαϊκή μονάδα και καλύπτει το γνωστικό αντικείμενο μιας επιστήμης. Το πρόγραμμα σπουδών του τμήματος οδηγεί σε ενιαίο πτυχίο. Τα τμήματα υποδιαιρούνται σε τομείς. Κάθε τομέας συντονίζει τη διδασκαλία μέρους του γνωστικού αντικειμένου του τμήματος που αντιστοιχεί σε συγκεκριμένο πεδίο της επιστήμης. Τέλος, τα εργαστήρια, τα σπουδαστήρια και οι κλινικές είναι μικρότερες μονάδες που ανήκουν στον τομέα, στο τμήμα ή στη σχολή και καλύπτουν μέρος του γνωστικού αντικειμένου μιας επιστήμης. Το προσωπικό του Πανεπιστημίου διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό εργαστηριακό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό ΔΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Λέκτορες), (β) τους Επισκέπτες καθηγητές, (γ) του Ειδικούς Επιστήμονες και τους Εντεταλμένους Επίκουρους Καθηγητές (οι οποίοι καλύπτουν ειδικές εκπαιδευτικές ανάγκες), (δ) τους διδάσκοντες βάσει του ΠΔ407/80 (προσλαμβάνονται με σύμβαση ορισμένου χρόνου), και (ε) το Ειδικό και Εργαστηριακό Διδακτικό Προσωπικό (ΕΕΔΙΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό (ΕΤΕΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 23 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Το Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης είναι οργανωμένο σε Σχολές και Τμήματα όπως όλα τα Α.Ε.Ι. Σε κάθε Τμήμα λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Συγκεκριμένα τα Τμήματα είναι τα εξής: Πολυτεχνική Σχολή 1. Τοπογράφων Μηχ. 2. Αρχιτεκτόνων Μηχ. 3. Ηλεκτρολόγων Μηχ. 4. Μηχανολόγων Μηχ. 5. Πολιτικών Μηχ. 6. Χημικών Μηχ. 7. Γενικό 8. Χωροταξίας & Ανάπτυξης Σχολή Θετικών Επιστημών 9. Πληροφορικής 10. Βιολογίας 11. Φυσικό 12. Χημικό 13. Γεωλογικό 14. Μαθηματικό Φιλοσοφική Σχολή 15. Φιλολογίας 16. Ιστορίας & Αρχαιολογίας 17. Γερμανικής 18. Ιταλικής 19. Γαλλικής 20. Φιλοσ. & Παιδαγωγικής 21. Ψυχολογίας 22. Αγγλικής Σχολή Νομικών, Οικονομικών και Πολιτικών Επιστημών 23. Νομικής 24. Οικονομικών Επιστημών 25. Πολιτικών Επιστημών Θεολογική Σχολή 26. Θεολογίας Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 24 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 27. Ποιμαντικής Παιδαγωγική Σχολή 28. Προσχολικής Αγωγής 29. Δημοτικής Εκπαίδευσης Σχολή Καλών Τεχνών 30. Εικαστικών & Εφαρμ. Τεχ. 31. Κινηματογράφου 32. Μουσικών Σπουδών 33. Θεάτρου Μονοτμηματικές Σχολές 34. Ιατρική 35. Γεωπονική 36. Δασολογίας 37. Κτηνιατρική 38. Οδοντιατρική Ανεξάρτητα Τμήματα 39. ΤΕΦΑΑ 40. ΤΕΦΑΑ Σερρών 41. Δημοσιογραφίας 42. Φαρμακευτικής Όσον αφορά στις Διοικητικές Υπηρεσίες ακολουθείται το παρακάτω Οργανόγραμμα Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 25 από 57
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α.1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν τις περιοχές του παρόντος έργου αναφέρονται στην στις λειτουργικές απαιτήσεις της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών: Για την αποτελεσματική διεκπεραίωση του συνόλου των οικονομικών και διαχειριστικών δοσοληψιών Για την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των οικονομικών πόρων Για την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των κάθε είδους υλικών (παγίων και αναλωσίμων) που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία όλων των Υπηρεσιών. Για την υποστήριξη της άσκησης της εν γένει οικονομικής διοικήσεως. Για τη σύνταξη, τήρηση, παρακολούθηση και διαχείριση του προϋπολογισμού Για την διαχείριση των εσόδων και των εξόδων Για την διαχείριση και παρακολούθηση του ταμείου και των διαθεσίμων, των λογαριασμών και την απόδοση των κρατήσεων Για την λογιστική αποτύπωση των οικονομικών γεγονότων, με ταυτόχρονη λειτουργία του Δημόσιου Λογιστικού και του διπλογραφικού βάση του (Π.Δ. 205/1998). Για την τήρηση του μητρώου εργαζομένων και την παρακολούθηση της μισθολογικής κατάστασης και εξέλιξης. Για τον υπολογισμό και την εκκαθάριση των αποδοχών πάσης φύσεως Για την τήρηση του μητρώου έργων, την διαχείριση και την παρακολούθησή τους τόσο ως προς το φυσικό όσο και ως προς το οικονομικό αντικείμενο. Για την τήρηση μητρώου προμηθειών, την διαχείριση και την παρακολούθησή τους ως προς τις διαδικασίες έγκρισης, υλοποίησης διαγωνιστικών διαδικασιών, και ανάθεσης. Για την παραγωγή των απαιτούμενων στατιστικών στοιχείων και καταστάσεων με σκοπό την ενημέρωση διαφόρων κεντρικών και προϊστάμενων φορέων. Για την εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσομένων με τις Υπηρεσίες. Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Το Ίδρυμα διαθέτει ήδη τα παρακάτω υποσυστήματα τα οποία καλύπτουν επαρκώς τις ανάγκες του και επιθυμεί να ολοκληρώσει με πρόσθετα υποσυστήματα και λειτουργίες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος καθώς και νέες εκδόσεις όπου υπάρχουν. Διαχείριση Προσωπικού Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 7 έτη. Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης ΑΠΘ σελ. 26 από 57