ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ YΠOYPΓEIO ΕΡΓΑΣΙΑΣ, KOINΩNIKΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ & ΠΡΟΝΟΙΑΣ ΣΩΜΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ & ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΥ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Αθήνα, 06.09.2013 Aριθ. πρωτ: 31403 Tαχ. Δ/νση: Αγησιλάου 10 104 37 Αθήνα Tηλέφωνο: 210 5289229, 2105289274 Fax: 210 5231215 Πληροφορίες: Γ. Εμμανουηλίδης - Κ. Τσατσούλης e-mail: kysepes3@otenet.gr ΠΡΟΣ: 1) ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΕΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ 2) ΤΜΗΜΑΤΑ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ (Αποστολή με Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο) Θέμα: Σχετ: Ηλεκτρονική Υποβολή εντύπου Ε8 «Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης» Το αριθμ. 30225/13-02-2013 έγγραφό μας. Με τη διάταξη της παραγράφου ΣΤ του άρθρου 80 του Ν. 4144/2013, επιδιώκεται η κατά ενιαίο τρόπο, υιοθέτηση της διαδικασίας γνωστοποίησης στην αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου κάθε μήνα του συνόλου των υπερωριών που πραγματοποιήθηκαν, ανά εργαζόμενο, κατά τον αμέσως προηγούμενο μήνα. Βάσει της νομοθετικής πρόβλεψης της παραγράφου ΣΤ του άρθρου 80, η γνωστοποίηση των πραγματοποιηθεισών ωρών υπερωριακής απασχόλησης ισχύει για όλες τις επιχειρήσεις, εκμεταλλεύσεις και εργασίες εν γένει, και σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης αυτής επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 3996/2011, όπως ισχύει. Με την υλοποίηση της ηλεκτρονικής φόρμας του εντύπου (Ε8) «Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης» καθίσταται πλέον δυνατή η ηλεκτρονική υποβολή από πλευράς επιχειρήσεων μέσω του ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ», της γνωστοποίησης της πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης του προσωπικού τους. Συγκεκριμένα, οι επιχειρήσεις δύνανται προαιρετικά από την Παρασκευή 06-09-2013 να υποβάλλουν ηλεκτρονικά το ανωτέρω έντυπο, μέσω της σχετικής φόρμας που υπάρχει στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ», ενώ από την Τρίτη 01-10-2013 η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου (Ε8) «Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης» καθίσταται υποχρεωτική. Συνημμένα του παρόντος εγγράφου περιλαμβάνονται οδηγίες για την ορθή συμπλήρωση και υποβολή του εντύπου. Κατά τη μεταβατική περίοδο (από 06-09-2013 έως 30-09-2013) οι Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ εξακολουθούν να παραλαμβάνουν τα έντυπα που κατατίθενται με προσέλευση και να τηρούν το σχετικό πρωτόκολλο, ενδείκνυται ωστόσο να ενημερώνουν τους εργοδότες για τη σχετική τους υποχρέωση. 1
Από την ημερομηνία υποχρεωτικής ηλεκτρονικής υποβολής (01-10-2013), οι Υπηρεσίες συνεχίζουν να παραλαμβάνουν το ανωτέρω έντυπο Ε8 όταν κατατίθεται με προσέλευση μόνο για εργοδότες οι οποίοι δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ» εξ αιτίας του ιδίου του ΠΣ. Επισημαίνεται επίσης ότι, τόσο κατά τη μεταβατική περίοδο όσο και αφότου καταστεί υποχρεωτική, η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε8 δεν δύναται να πραγματοποιηθεί εφόσον έχει παρέλθει η προβλεπόμενη προθεσμία του πρώτου δεκαπενθημέρου του μήνα. Και στην περίπτωση αυτή λοιπόν η γνωστοποίηση της υπερωριακής απασχόλησης πραγματοποιείται με προσέλευση και κατάθεση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ του σχετικού εντύπου, ενώ, στη συνέχεια, οι υπηρεσίες προβαίνουν σε όλες τις ενέργειες που καθορίζονται από την κείμενη νομοθεσία για την περίπτωση εκπρόθεσμης κατάθεσης. Υπενθυμίζουμε, τέλος, ότι και για το έντυπο Ε8 διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή. Για το σκοπό αυτό, σε περίπτωση λανθασμένης καταχώρισης στοιχείων στο υποβληθέν έντυπο, ο εργοδότης εκτυπώνει το ηλεκτρονικά υποβληθέν έντυπο, συνοδεύοντάς το με: α) γραπτή επιστολή με διευκρινίσεις ως προς την επιθυμητή διόρθωση και εφόσον είναι αναγκαίο, β) συμπληρωμένο έντυπο με τα ορθά στοιχεία, και τα υποβάλλει με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία ΣΕΠΕ. Εσωτερική Διανομή 1. Γραφείο Ειδικού Γραμματέα 2. Σ1, Σ2, Σ3 3. Υπηρεσία Ειδικών Επιθεωρητών Εργασίας 4. KΦ Κοινοποίηση: 1) Υπουργείο Εργασίας Κοιν. Ασφάλισης και Πρόνοιας α) Γραφείο Υπουργού κ. Ι. Βρούτση β) Γραφείο Υφυπουργού κ. Β. Κεγκέρογλου γ) Γραφείο Γενικής Γραμματέως κας. Α. Στρατινάκη δ) Γενική Δ/νση Διοικητικής Υποστήριξης ε) Γενική Δ/νση Εργασίας στ) Γενική Δ/νση Συνθηκών Εργασίας 2) Οργανισμός Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ) Γραφείο Διοικητή κ. Θ. Αμπατζόγλου 3) Ίδρυμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων (ΙΚΑ) Γραφείο Διοικητή κ. Ρ. Σπυρόπουλου 4) Ομάδα Διαχείρισης Π.Σ. ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ- ΙΚΑ_ΕΤΑΜ «ΕΡΓΑΝΗ» Η ΔΙΕΥΘΥΝΤΡΙΑ ΜΕΛΠΟΜΕΝΗ ΠΑΥΛΟΠΟΥΛΟΥ 2
ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΤOY ΕΝΤΥΠOY Ε8 ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΘΕΙΣΑΣ ΥΠΕΡΩΡΙΑΚΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ 02-09-2013 Ε8 ΑΡΧΙΚΗ ΟΘΟΝΗ «Υπερωρίες» - «Αναζήτηση» - «Εισαγωγή» ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Επιλέξτε το παράρτημα του εργοδότη για το οποίο υποβάλλετε το Ε8. Τα παραρτήματα που εμφανίζονται στη λίστα είναι αυτά που έχουν απογραφεί στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) του ΙΚΑ. Όταν στη λίστα που ανοίγει δεν εμφανίζεται κανένα παράρτημα, τότε επιλέξτε το μενού [Μητρώα] > [Στοιχεία Εργοδότη] και ελέγξτε ότι δεν είναι κενό κανένα από τα πεδία: α) Δ.Ο.Υ. ή β)μόνο σε περίπτωση φυσικού προσώπου: Επώνυμο, Όνομα, Όνομα Πατέρα. Εφόσον κάποιο/α από τα πεδία είναι κενό/α, θα πρέπει να ακολουθήσετε την διαδικασία Μεταβολής Στοιχείων Εργοδότη στο αρμόδιο παράτημα ΙΚΑ για να καταχωρηθούν τιμές στα προαναφερθέντα κενά πεδία. Αμέσως μετά την ενημέρωση των πεδίων από το ΙΚΑ, θα εμφανίζεται και η λίστα των παραρτημάτων. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ Μετά από την καταχώρηση του παραρτήματος και του είδους του εντύπου, αφού επιλέξετε [Εισαγωγή], δημιουργείται από το σύστημα έντυπο Ε8 σε «προσωρινή» κατάσταση. Όταν το έντυπο υποβληθεί επιτυχώς, η κατάστασή του αλλάζει σε «υποβληθείσα». Για να συνεχίσετε, μετά από διακοπή, μια υποβολή επιλέξτε [Συμβάσεις] [Αναζήτηση], στο κριτήριο αναζήτησης [Κατάσταση Υποβολής] επιλέξτε την τιμή «Προσωρινή» και στη λίστα με τα προσωρινά έντυπα που εμφανίζεται επιλέξτε [Διαχείριση] στο υπό υποβολή έντυπο. Εφόσον ένα έντυπο παραμείνει σε προσωρινή κατάσταση για χρονικό διάστημα πέραν των δύο μηνών, τότε αυτό διαγράφεται αυτόματα από το σύστημα. 3
ΚΥΡΙΑ ΟΘΟΝΗ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ Ε8 ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ - ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΠΕΔΙΑ «ΙΚΑ» Τα πεδία τα οποία δεν μπορούν να συμπληρωθούν (κλειδωμένα) παίρνουν τιμές μέσω διασύνδεσης από το ΟΠΣ του ΙΚΑ. Η μεταβολή των στοιχείων των παραπάνω πεδίων πραγματοποιείται μόνο από το ΙΚΑ, σύμφωνα με την καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολής Στοιχείων Εργοδότη». ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ (Κ.Α.Δ.) Εισάγονται τα πρώτα τέσσερα ψηφία του «ΚΩΔΙΚΟΥ ΑΡΙΘΜΟΥ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ» που έχει αποδοθεί από το TAXIS για το συγκεκριμένο παράρτημα. ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕΠΕ Επιλέγεται από λίστα η Υπηρεσία του ΣΕΠΕ στην κατά τόπον αρμοδιότητα της οποίας υπάγεται το παράρτημα. ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ Επιλέγεται από λίστα η «ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ» σύμφωνα με το Ν.3852/2010 (Νόμος Καλλικράτη) όπου βρίσκεται το παράρτημα, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ», «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ(ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)» και «ΔΗΜΟΣ». Ε8 ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ - ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ Εισάγετε τον Α.Φ.Μ. του νομίμου εκπροσώπου στο αντίστοιχο πεδίο και κάντε κλικ στο [Έλεγχος]. Εφόσον ο νόμιμος εκπρόσωπος είναι απογεγραμμένος στο ΙΚΑ και δεν έχει λήξει η θητεία του, τα πεδία συμπληρώνονται αυτόματα μέσα από τη διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΙΚΑ. Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται η από το ΙΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολής Στοιχείων Εργοδότη». 4
Ε8 ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ Α.Φ.Μ. - Α.Μ.Κ.Α. - ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ Ο «Α.Φ.Μ.» και ο «Α.Μ.Κ.Α.» είναι υποχρεωτικά πεδία και ως εκ τούτου είναι αδύνατη η καταχώρηση εργαζομένου στο έντυπο Ε8 όταν αυτός δεν διαθέτει και τους δύο αυτούς μοναδιαίους αριθμούς. Αντίθετα η συμπλήρωση του πεδίου «ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ» είναι προαιρετική. Αμέσως μετά τη συμπλήρωση του πεδίου «Α.Φ.Μ.» καταχωρούνται αυτόματα από την εφαρμογή τα λοιπά προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει υποβάλλει ηλεκτρονικά για το συγκεκριμένο εργαζόμενο ένα οποιοδήποτε άλλο έντυπο για οποιοδήποτε παράρτημα. ΣΥΝΟΛΟ ΩΡΩΝ ΥΠΕΡΩΡΙΑΚΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΘΕΙ ΚΑΤΑ ΤΟΝ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΜΗΝΑ Έντυπο Ε8 υποβάλλεται μόνο για τους εργαζόμενους που έχουν πραγματοποιήσει υπερωριακή απασχόληση κατά τον προηγούμενο μήνα. Σε περίπτωση εισαγωγής της τιμής μηδέν (0) στο πεδίο, το σύστημα δεν επιτρέπει την αποθήκευση των στοιχείων του απασχολούμενου και εμφανίζει το ακόλουθο μήνυμα: «Για να συνεχίσετε πρέπει να διορθώσετε τα παρακάτω λάθη: - Δεν έχετε συμπληρώσει (ΣΥΝΟΛΟ ΩΡΩΝ ΥΠΕΡΩΡΙΑΚΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΘΕΙ ΚΑΤΑ ΤΟΝ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΜΗΝΑ)» ΣΥΝΟΛΟ ΩΡΩΝ ΥΠΕΡΩΡΙΑΚΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΘΕΙ ΑΠΟ ΤΙΣ ΑΡΧΕΣ ΤΟΥ ΕΤΟΥΣ Στο πεδίο αυτό δεν συνυπολογίζονται οι ώρες του προηγούμενου μήνα (αμέσως προηγούμενο πεδίο). ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Στο πεδίο αυτό αναγράφονται πληροφορίες που αφορούν στον εργαζόμενο. 5