ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΗ ΤΗΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ Β ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ 1
ΠΡΟΛΟΓΟΣ Μηχανογραφική τήρηση βιβλίων Β' κατηγορίας. Η εργασία αυτή χωρίζεται σε δυο μέρη. Θεωρητικό και πρακτικό. Η ασχολία με το πρόγραμμα Έσοδα- Έξοδα της SINGULAR, οι εργασίες αναλυτικά που έγιναν στο πρόγραμμα και οι εργασίες ΚΕ.Π.Υ.Ο., αφορούν το κεφάλαιο 1. Στη συνέχεια γίνεται μια αναφορά στα άρθρα εκείνα του Κώδικα Βιβλίων & Στοιχείων, τα οποία αφορούν τις κατηγορίες βιβλίων του Κώδικα, την ενημέρωση τους, και το κεφάλαιο 2 κλείνει με την αναφορά στα άρθρα που αφορούν τη Μηχανογραφική Τήρηση των Βιβλίων και Έκδοση στοιχείων. Το θεωρητικό μέρος κλείνει με ένα κεφάλαιο αφιερωμένο στο Φ.Π.Α. Το πρακτικό κομμάτι είναι μια εφαρμογή του προγράμματος σε εικονική Εμπορική εταιρεία με τη δημιουργία της εταιρείας, τη δημιουργία στηλών βιβλίων, παραστατικών, εκτυπώσεων και δηλώσεων Φ.Π.Α.(περιοδικές Φ.Π.Α., εκκαθαριστική). Η εργασία επίσης περιλαμβάνει και κάποια λογιστικά έντυπα τα οποία αφορούν την πρόσληψη ενός εργαζομένου από την επιχείρηση και έντυπα των μισθοδοτικών καταστάσεων αυτού. 2
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ...2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ...3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ...4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΣΟΔΩΝ- ΕΞΟΔΩΝ ΤΗΣ SINGULAR...6 1.1:ΑΣΧΟΛΙΑ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ...6 1.1.1: ΜΕΝΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ...6 1.2:ΕΡΓΑΣΙΕΣΚΕ.Π.Υ.Ο...11 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΚΩΔΙΚΑΣ ΒΙΒΛΙΩΝ & ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ...13 2.1: ΚΩΔΙΚΑΣ ΒΙΒΛΙΩΝ & ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ...13 ΑΡΘΡΟ 1...13 ΑΡΘΡΟ 5...13 ΑΡΘΡΟ 6...14 ΑΡΘΡΟ 7...14 ΑΡΘΡΟ 17...16 ΑΡΘΡΟ 22...18 ΑΡΘΡΟ 23...18 ΑΡΘΡΟ 24...20 ΑΡΘΡΟ 25...23 Φ.Π.Α...25 ΓΕΝΙΚΑ ΠΕΡΙ Φ.Π.Α...25 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ Φ.Π.Α...25 ΚΑΘΕΣΤΩΤΑ ΤΟΥ Φ.Π.Α...26 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ ΣΤΟ Φ.Π.Α. ΠΟΥ ΑΝΗΚΟΥΝ ΣΤΟ ΚΑΝΟΝΙΚΟ ΚΑΘΕΣΤΩΣ...27 ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΕΣ ΤΟΥ Φ.Π.Α...28 ΔΗΛΩΣΕΙΣ Φ.Π.Α...28 ΕΚΠΤΩΣΗ-ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΤΟΥ ΦΟΡΟΥ...29 ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ...32 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ...42 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΑΠΟ ΤΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ...43 ΕΠΙΛΟΓΟΣ...44 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ...45 3
ΕΙΣΑΓΩΓΗ Τα τελευταία χρόνια η αγορά κατακλύζεται από προϊόντα εταιρειών οι οποίες στην προσπάθεια τους για ολοκληρωμένη γνώση των απαιτήσεων του ελληνικού φορολογικού συστήματος, των ιδιαιτεροτήτων της ελληνικής επιχειρηματικής δραστηριότητας αλλά και των αναγκών των λογιστών, φοροτεχνικών και οικονομολόγων, κατάφεραν να δημιουργήσουν και να παράσχουν αξιόπιστες εφαρμογές τεχνολογικά προηγμένες. Αρκετές από αυτές τις εταιρείες μάλιστα που θα αναφερθούν και στη συνέχεια, κατάφεραν να κερδίσουν ένα σημαντικό μερίδιο στην αγορά, να εδραιώσουν τα προϊόντα τους και να συνεχίζουν την πορεία τους ακάθεκτα. Μετά λοιπόν από μια μικρή έρευνα αγοράς που έγινε, διαπιστώθηκε ότι πρόκειται για εταιρείες πληροφορικής που εκτός από τα άλλα προϊόντα λογισμικού υψηλής τεχνολογίας και εκπαίδευσης που παρέχουν έχουν εστιάσει την προσοχή τους και στο χώρο των λογιστών- φοροτεχνικών, συνεργάζονται με καταξιωμένα στελέχη του Υπουργείου Οικονομικών και γνωστούς επαγγελματίες του χώρου και αυτό τους επιτρέπει να προσφέρουν έγκυρη ενημέρωση για την ορθότερη άσκηση του επαγγέλματος του λογιστή- φοροτεχνικού. Η εταιρεία SINGULAR SOFTWARE είναι μια από τις εταιρείες αυτές που εδώ και χρόνια ο συνδυασμός της τεχνογνωσίας και της εμπειρίας των στελεχών της, δίνει τη δυνατότητα στους πελάτες της να απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλής ποιότητας, μεγάλης προστιθέμενης αξίας, καθώς και προϊόντα τα οποία ανταποκρίνονται ακριβώς στις ανάγκες τους. Άλλες εταιρείες είναι η PROSVASIS SOFTWARE, η EPSILON NET A.E., η SOFTLINE SOFTWARE, η ALTEC SOFTWARE, η SOFTONE. Για λόγους κυρίως εκπαιδευτικούς παρακάτω γίνεται μια αναφορά σε μερικά από τα προϊόντα (Λογιστικά πακέτα) που προσφέρει κάθε μια. ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ ΕΤΑΙΡΕΙΑ SINGULAR SOFTWARE; SINGULAR MANAGER NEXT, SINGULAR Ε-- MANPOWER, SINGULAR ENTERPRISE, SINGULAR EUROFASMA, SINGULAR ACCOUNTANT, SINGULAR CONTROL, SINGULAR ΛΟΠΣΤΗΣ, SINGULAR ENTERPRISE, SINGULAR SYSTEM. ΕΤΑΙΡΕΙΑ PROSVASIS SOFTWARE. ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ, ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ, ΕΣΟΔΩΝ ΕΞΟΔΩΝ, ΦΟΡΟΛΟΓΙΑ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ, ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ PROSVASIS. 4
ΕΤΑΙΡΕΙΑ EPSILON NET Α.Ε. : ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ, ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ, ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ. ΕΤΑΙΡΕΙΑ SOFTLINE SOFTWARE: EASY ENTRY: ΦΟΡΟΛΟΓΙΑ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ, EASY ENTRY: ΦΟΡΟΛΟΓΙΑ ΑΚΙΝΗΤΩΝ, EASY ENTRY: ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ, EASY ENTRY: ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΚΕΠΥΟ. ΕΤΑΙΡΕΙΑ ALTEC SOFTWARE: ATLANTIS Π E.R.P., Χ LINE ΛΟΠΣΊΊΚΗ ΣΟΥΙΤΑ. ETAIREIA SOFTONE: SI PANORAMA ERP, SI Α8ΜΈΚΔΟΣΗ ΛΟΓΙΣΤΗ. ΕΤΑΙΡΕΙΑ LOGIC.DIS: ΟΡΙΖΟΝΤΕΣ, DE FACTO (ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΠΣΉΚΗ, ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ), PROFESSIONAL ΕΣΟΔΑ-ΕΞΟΔΑ, ΦΟΡΟΛΟΓΙΑ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ, ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ. ΕΤΑΙΡΕΙΑ DATA COMMUNICATION: ACADEMIA (Α'+Β' ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ), ACADEMIA (Γ' ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ), ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ. 5
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1. 1.1 ΑΣΧΟΛΙΑ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ ΤΗΣ SINGULAR Αφότου ανοίξουμε τον υπολογιστή κάνουμε διπλό κλικ στο εικονίδιο ΈΣΟΔΑ- ΈΞΟΔΑ Φ.Π.Α. Με Alt Enter μεγεθύνω την οθόνη του προγράμματος. Στο πλαίσιο που εμφανίζεται επιλέγω την εργασία No 2 «SINGULAR Έσοδα Έξοδα», στο κλειδί χειριστή πατώ Enter και στην ημερομηνία τοποθετώ τη σημερινή. Στη συνέχεια από το πλαίσιο που εμφανίζεται επιλέγω την εργασία No 2 «Δημιουργία εταιρείας». Προχωρώ με Enter. A/A εταιρείας επιλέγω τον αριθμό της εταιρείας που θα δημιουργήσω και τον οποίο πρέπει να θυμάμαι σε κάθε μου είσοδο στο πρόγραμμα. Στην ερώτηση που ακολουθεί «Δημιουργία Εταιρείας» πατώ ναι και στην οθόνη μου έχω μια φόρμα στην οποία θα συμπληρώσω τα στοιχεία της εταιρείας, την επωνυμία της, το επάγγελμα, τον κωδικό ΙΚΑ, το Α.Φ.Μ. κτλ. Στο τέλος της συμπλήρωσης των στοιχείων (αλλά και στο εξής για οποιαδήποτε συμπλήρωση κάνω) πατώ F10 για καταχώρηση των στοιχείων. Η εταιρεία μου έχει δημιουργηθεί. Από το παράθυρο που ακολουθεί επιλέγω την εργασία «Επιλογή Εταιρείας», συμπληρώνω τον αριθμό της εταιρείας που μόλις δημιούργησα και μπαίνω σε αυτήν. Το όνομα της εταιρείας διακρίνεται στην κάτω αριστερή πλευρά της οθόνης του προγράμματος. Στο πάνω μέρος της οθόνης εμφανίζεται το μενού του προγράμματος της SINGULAR, το οποίο μας δίνει τη δυνατότητα να ορίσουμε γενικές παραμέτρους, αλλά και όλες οι εργασίες που θα γίνουν στην εταιρεία θα γίνουν από το μενού αυτό, 1.1.1 ΜΕΝΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ: Ακολουθεί μια σύντομη αναφορά στο μενού του προγράμματος. S: ΓΕΝΙΚΑ: 1. Πληροφορίες 2. Αριθμομηχανή 3. Γενικό σημειωματάριο 4. Σημειωματάριο Χρήστη 5. Ημερολόγιο 6. Μηνύματα/ Προειδοποιήσεις 7. Αλλαγή ημερομηνίας 8. Αλλαγή εκτυπωτή 9. Αλλαγή κλειδιών Χρηστών 10. Ρυθμίσεις Οθόνης/Ήχου 11. Παράμετροι Εκτυπωτών 6
12. Εξωτερικά προγράμματα 13. Προσωρινή Έξοδος στο DOS 14. Σχεδιασμός Menu Χρηστών ΚΙΝΗΣΕΙΣ: 1. Προσωρινές εγγραφές 2. Οριστικές εγγραφές 3. Υπολοίπων έναρξης πελατών 4. Υπολοίπων έναρξης προμηθευτών ΑΡΧΕΙΑ: 1. Πελατών 2. Προμηθευτών 3. Σκελετών κινήσεων βιβλίου 4. Ενδιάμεσο αρχείο σύνδεσης 5. Ειδών απογραφής 6. Λοιπών στοιχείων Συντ. κέρδους ΠΡΟΒΟΛΕΣ: 1. Πελατών 2. Προμηθευτών 3. Σύνολο στηλών 4. Κινήσεων βιβλίων 5. Ειδών απογραφής ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ: 1. Βιβλία επιχείρησης 2. Κατάσταση στηλών ανά μήνα 3. Καταστάσεις ελέγχου 4. Πελατών 5. Προμηθευτών 6. Εφορίας 7. Λοιπές ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ: 1. Εικόνα επιχείρησης 2. Οικονομική πορεία 3. Δήλωση Φ.Π.Α. 7
ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ: 1. Εργασίες συντήρησης αρχείων 2. Εργασίες Αρχής- Τέλους χρήσης 3. Έναρξη εργασιών επιχείρησης 4. Εργασίες λοιπών παραμέτρων 5. Εκτυπώσεις παραμέτρων 6. Αναδιοργανώσεις/Έλεγχοι αρχείων 7. Αντιγραφή στοιχείων από άλλη εταιρεία 8. Διόρθωση δεδομένων στηλών ΛΟΙΠΑ: 1. Αλλαγή χρήσης 2. Αλλαγή εταιρείας 3. Κατάλογος εταιρειών 4. Στοιχεία πελατών λογιστικού γραφείου 5. Αθροιστές επιχείρησης 6. Ημερομηνίες Κ.Β.Σ. 7. Εργασίες σύνδεσης 8. Εργασίες ΚΕΠΥΟ 9. Προεκτύπωση βιβλίων για θεώρηση 10. Εκτύπωση report του S.R.G. 11. Μαζική ενημέρωση νέας version Ξεκινώ τις εργασίες μου στην εταιρεία. Το πρώτο βήμα είναι να πάω στο μενού Βοηθητικά. Η δημιουργία της καινούριας εταιρείας θα γίνει από το μενού αυτό. Επιλέγω την εργασία No 1 «Εργασίες συντήρησης αρχείων». Από το υπομενού που εμφανίζεται επιλέγω «Δημιουργία». Στη φόρμα που εμφανίζεται τοποθετώ τον αριθμό των εγγραφών που θέλω περίπου να δημιουργήσω. Δεν ξεχνώ F10 για καταχώρηση. Στη συνέχεια τοποθετώ τη χρονολογία και με δυο φορές Enter φεύγω από εκεί. Παραμένω στο μενού Βοηθητικά όμως και επιλέγω την εργασία No 3 «Έναρξη εργασιών επιχείρησης», και από το υπομενού που εμφανίζεται επιλέγω το No 1 «Γενικές παράμετροι εφαρμογής». Στο Ευρώ πατώ Ν(ναι) και στα δεκαδικά πατώ 2. Επιλέγω τη μορφή της περιοδικής δήλωσης με F7 και καταχωρώ την επιλογή με F10. Παραμένω στην εργασία No 3«Έναρξη εργασιών επιχείρησης» από το υπομενού της οποίας αυτή τη φορά επιλέγω το No 3 «Επιλογή στηλών εταιρείας». Οι στήλες επιλέγονται πάντα σύμφωνα με την εταιρεία που έχω δημιουργήσει 8
και τις συναλλαγές που αυτή έχει. Σύμφωνα με τη δική μας εφαρμογή έχουν επιλεχθεί οι εξής στήλες: 00046: Πωλήσεις εμπ/των 18%, 00156: Αγορές εμπ/των εσωτερικού 18%, 00198: Αγορές παγίων στοιχείων 18%, 00207: Γενικά έξοδα αμοιβές τρίτων (Μ.Δ.Ε.Φ), 00210: Γενικά έξοδα λοιπά έξοδα (Μ.Δ.Ε.Φ), 00215: Γενικά έξοδα λοιπά έξοδα (Χ.Δ.Ε.Φ.), με F10 καταχωρώ τις επιλεγμένες στήλες. Από το ίδιο υπομενού επιλέγω το No 4 «Παράμετροι στηλών εταιρείας». Από εκεί μπαίνω στις στήλες που προηγουμένως έχω επιλέξει με F7 και κάνω αλλαγές στις ονομασίες τους προκειμένου να εμφανίζονται σωστά στα βιβλία μου όταν αυτά θα εκτυπωθούν. Αφού τελειώσουμε και με τις παραμέτρους των στηλών της εταιρείας επιλέγουμε το No 5 «Παράμετροι εκτύπωσης βιβλίων» από το ίδιο υπομενού, στην επιλογή βιβλίου επιλέγω το βιβλίο Εσόδων και από το παράθυρο που εμφανίζεται έχω δυο επιλογές: 1. Στοιχεία βιβλίου και 2. Στοιχεία στηλών βιβλίου. Αν επιλέξω το No 1 αυτό που ακολουθεί είναι ο τίτλος του βιβλίου (που εδώ είναι βιβλίο Εσόδων μιας και σε αυτό επέλεξα να μπω πρώτα), η ερώτηση αν θέλω συγκεντρωτική ή αναλυτική εκτύπωση στηλών (Ν/Ο) και επιλέγω το Ο (πάντα αναλυτική). Και στην ερώτηση για χρήση διαχωριστικού χαρακτήρα μεταξύ των στηλών επιλέγω Ν. Στην επιλογή No 2 για τα στοιχεία στηλών βιβλίου, έχω μια φόρμα με τα χαρακτηριστικά των στηλών των βιβλίων και συμπληρώνω το πλάτος της εκτυπωνόμενης στήλης, εδώ συμπληρώνω 7. Παραμένω στο υπομενού της έναρξης των εργασιών επιχείρησης και η ενέργεια που επιλέγω στη συνέχεια είναι η No 2 «Παράμετροι παραστατικών». Από εκεί επιλέγω τα παραστατικά μου για την εταιρεία που έχω δημιουργήσει και συνδέω τα παραστατικά με τις στήλες, επίσης κάνω αλλαγές σε αυτά αν είναι απαραίτητο ή ακόμα έχω τη δυνατότητα να δημιουργήσω καινούρια αν αυτό με διευκολύνει (παραστατικά μέχρι το No 20 αφορούν τη χρέωση και κατά συνέπεια αφορούν συναλλαγές που εμφανίζονται στο βιβλίο Εσόδων, από το 21 και κάτω αφορούν τη πίστωση και αφορούν συναλλαγές που εμφανίζονται στο βιβλίο εξόδων). Πριν βγω από το μενού Βοηθητικά επιλέγω από εκεί που βρίσκομαι την εργασία No 8 «Έλεγχοι ορθότητας παραμέτρων». Ακολουθεί: 1 Βιβλίων, 2 Παραστατικών, 3 Στηλών. Μπαίνω και στα 3 και στην ερώτηση για έλεγχο ορθότητας παραμέτρων επιλέγω (Ν). Το πρόγραμμα με την εργασία αυτή ελέγχει το στήσιμο της εταιρείας μας. Οι εργασίες που αναφέρθηκαν είναι απαραίτητο να γίνονται κάθε φορά που δημιουργώ μια καινούρια εταιρεία. Στη συνέχεια μπαίνω στο μενού Αρχεία, το υπομενού που εμφανίζεται (είτε επιλέξω πελατών είτε προμηθευτών) μου δίνει τρεις επιλογές. Νέα εγγραφή, μεταβολή και διαγραφή. Με την επιλογή Νέα εγγραφή ανοίγω τους πελάτες και τους προμηθευτές ανάλογα με τις συναλλαγές που έχω (συμπληρώνοντας την καρτέλα με τα στοιχεία του πελάτη ή προμηθευτή δεν παραλείπω να συμπληρώνω τα Α.Φ.Μ. τους και την αρμόδια Δ.Ο.Υ τους ούτως ώστε να διευκολυνθώ αργότερα στην εκτύπωση των συγκεντρωτικών καταστάσεων τους). Με την επιλογή Μεταβολή, μου δίνεται η δυνατότητα αλλαγής στοιχείων στις καρτέλες που ήδη έχω καταχωρήσει τα στοιχεία ενός πελάτη ή 9
προμηθευτή (η αλλαγή γίνεται συμπληρώνοντας στην αρχή της φόρμας τον κωδικό του αντίστοιχου πελάτη ή προμηθευτή). Και με την επιλογή Διαγραφή έχω τη δυνατότητα να διαγράψω έναν πελάτη ή προμηθευτή τα στοιχεία του οποίου έχω καταχωρήσει (η διαγραφή γίνεται κατά τον ίδιο τρόπο με τη μεταβολή, συμπληρώνοντας δηλαδή τον κωδικό του αντίστοιχου πελάτη ή προμηθευτή). Στο σημείο αυτό αξίζει να αναφερθούμε και στα μενού των Προβολών και Εκτυπώσεων. Το μενού Προβολές μας δίνει τη δυνατότητα να πάρουμε καρτέλες πελατών και προμηθευτών, σύνολα στηλών καθώς και κινήσεις στα βιβλία προβάλλοντας όλα τα παραπάνω στην οθόνη. Από το μενού των εκτυπώσεων παίρνουμε εκτυπώσεις για τα βιβλία της επιχείρησης σε προσωρινή και οριστική κατάσταση, για τις καταστάσεις ελέγχου καθώς και για πελάτες ή προμηθευτές (συγκεντρωτικές). Στη συνέχεια είμαστε έτοιμοι να κάνουμε εγγραφές. Από το μενού Κινήσεις επιλέγω την εργασία προσωρινές εγγραφές, εγγραφές βιβλίων, νέα εγγραφή. Στη φόρμα εγγραφής που εμφανίζεται στην οθόνη η πρώτη κίνηση είναι να επιλέξω το παραστατικό ανάλογα με τη συναλλαγή. Η επιλογή γίνεται με F7. Στη συνέχεια γίνεται η συμπλήρωση της ημερομηνίας της συναλλαγής, ο αριθμός του παραστατικού της συναλλαγής. Στην ερώτηση πελάτη ή προμηθευτή έχω τις επιλογές να δημιουργήσω τον πελάτη ή προμηθευτή απευθείας από εκεί που είμαι με F6 ή αν έχω ήδη ανοίξει τους πελάτες και τους προμηθευτές (αναφέρθηκε παραπάνω) κάνω επιλογή αυτών με F7. Τέλος πάλι με F7 επιλέγω το είδος της συναλλαγής (αγορά, πώληση κτλ). Οι στήλες που θα εμφανιστούν προς επιλογή πατώντας το F7 έχουν οριστεί από τις αλλαγές που έχω κάνει στη φόρμα των παραστατικών (παράμετροι παραστατικών), με F10 καταχωρώ την εγγραφή μου. Όπως και σε προηγούμενη περίπτωση έτσι και εδώ από το υπομενού μου δίνεται η δυνατότητα της Μεταβολής και της Διαγραφής μιας ήδη καταχωρημένης εγγραφής. Στην επιλογή της Μεταβολής και της Διαγραφής έχω διάφορους τρόπους να βρω την εγγραφή που θέλω να μεταβάλλω ή να διαγράψω (όπως ανάλογα με την ημερομηνία της). Εδώ θα πρέπει να σημειώσουμε ότι έχουμε την επιλογή των σκελετών κινήσεων βιβλίου. Αυτό σημαίνει ότι μπορούμε να φτιάξουμε έτοιμα άρθρα για επαναλαμβανόμενες ομοειδείς εγγραφές προκειμένου να μη μπαίνουμε συνέχεια στη διαδικασία εύρεσης των λογαριασμών σε εγγραφές όμοιες μεταξύ τους, οπότε επιλέγοντας Νέα εγγραφή η φόρμα ανοίγει συμπληρωμένη με τους λογαριασμούς της προηγούμενης εγγραφής. Μετά και την ολοκλήρωση των εγγραφών είμαστε σε θέση να οριστικοποιήσουμε (εφόσον οι εγγραφές μας μέχρι τώρα βρίσκονται στο στάδιο των προσωρινών εγγραφών) αφού πρώτα πάρουμε κατάσταση ελέγχου προσωρινών κινήσεων προκειμένου να ελέγξουμε τις καταχωρήσεις μας, για εντοπισμό τυχών λαθών. Η διαδικασία της οριστικοποίησης μας αποτρέπει να επέμβουμε στις ήδη υπάρχουσες εγγραφές και να κάνουμε αλλαγές καθώς πλέον αποτελούν κομμάτι της λογιστικής εργασίας ικανό για έλεγχο από τη Δ.Ο.Υ. (αν αργότερα εντοπίσουμε κάποιο σφάλμα στις εγγραφές μας το διορθώνουμε με τη μέθοδο του αντιλογισμού). Από 10
το μενού λοιπόν των Κινήσεων επιλέγουμε Εγγραφές βιβλίων και στη συνέχεια Ενημέρωση Αρχείων. Θα επιλέξουμε το χρονικό διάστημα που θέλουμε να οριστικοποιήσουμε θα συμπληρώσουμε τα απαραίτητα στοιχεία στις μάσκες που ακολουθούν και θα ολοκληρώνουμε την οριστικοποίηση. Στη δική μας περίπτωση οριστικοποιούμε τις εγγραφές της χρήσης ανά μήνα (δηλαδή 1/2/06-28/2/06 κ.ο.κ.). Με την οριστικοποίηση οι εγγραφές παίρνουν ενιαία και αύξουσα αρίθμηση και εγκαθίσταται από το προσωρινό αρχείο στο οριστικό, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 23 Κ.Β.Σ. Τέλος η οριστικοποίηση των εγγραφών μας δίνει τη δυνατότητα εκτύπωσης των συγκεντρωτικών καταστάσεων πελατών-προμηθευτών, που στην κατάσταση των προσωρινών εγγραφών δε θα μπορούσαμε να εκτυπώσουμε. 1.2 ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΕ.Π.Υ.Ο ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΔΙΣΚΕΤΕΣ ΓΙΑ ΚΕ.Π.Υ.Ο Όπως είναι ήδη γνωστό κάθε χρόνο το Σεπτέμβριο κάθε επιχείρηση πρέπει να καταθέτει στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. τις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Τιμολογίων που αφορούν συναλλαγές που πραγματοποίησε τον προηγούμενο χρόνο. Οι συναλλαγές αυτές αφορούν τις: > Χονδρικές πωλήσεις αγαθών και υπηρεσιών, είσπραξη αμοιβών, αποζημιώσεων, οικονομικών ενισχύσεων και άλλων δικαιωμάτων. > Αγορές εμπορευσίμων και πάγιων αγαθών, λήψη υπηρεσιών, καθώς και καταβολή σε μη επιτηδευματίες, καταβολή αποζημιώσεων, οικονομικών ενισχύσεων και άλλων δικαιωμάτων. Δημιουργεί και καταθέτει επίσης στην αρμόδια εφορία τη Συγκεντρωτική Κατάσταση ΚΕ.ΓΙ. Υ.Ο σε δισκέτα. Η εργασία αυτή δίνει τη δυνατότητα στην επιχείρηση να μεταφέρει τα στοιχεία των πωλήσεων, των αγορών ή και τα δυο μαζί σε δισκέτα (μαγνητικά μέσα) ώστε να τα υποβάλλει συγκεντρωτικά στο ΚΕ.Π.Υ.Ο. (Τα στοιχεία αυτά έχουν καταχωρηθεί με τις εργασίες του μενού των ΚΙΝΗΣΕΩΝ). Οι αγορές αναλωσίμων, για την επιχείρηση, αγαθών δεν είναι υποχρεωτικό να συμπεριληφθούν στις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις, όπως αγορές εντύπων και γραφικής ύλης, καυσίμων, ειδών καθαριότητας και γενικά υλικών άμεσης ανάλωσης (ηλεκτρικό ρεύμα, νερό, ηλιακή ενέργεια). Αν όμως ο υπόχρεος επιθυμεί να τις συμπεριλάβει έχει αυτή τη δυνατότητα. Στα εμπορεύσιμα αγαθά συμπεριλαμβάνονται και οι αγορές πρώτων και βοηθητικών υλών και ειδών συσκευασίας. Στη λήψη υπηρεσιών συμπεριλαμβάνονται και οι αμοιβές που καταβάλλονται σε ελεύθερους επαγγελματίες (δικηγόρους, λογιστές), σε εκτελωνιστές, σε μεταφορείς και μεταφορικά γραφεία. Η αξία του εσόδου ή 11
της δαπάνης αναγράφεται χωρίς Φ.Π.Α., εκτός από τις περιπτώσεις που από το νόμο δε διαχωρίζεται η αξία από το Φ.Π.Α. ή δεν παρέχεται δικαίωμα έκπτωσης του. Για να ενημερωθεί η ΚΕ.Π.Υ.Ο στο λογιστικό πρόγραμμα της SINGULAR πρέπει: Να ανοιχθούν σαν λογαριασμοί όλοι οι πελάτες, προμηθευτές, πιστωτές (για τις δαπάνες) Για κάθε έναν λογαριασμό ο οποίος καταχωρείται και αφορά ΚΕ.Π.Υ.Ο να δίδεται ιδιαίτερη προσοχή στο 'τύπο' στον οποίο κατατάσσεται, ώστε η εφαρμογή να εκτυπώσει σωστά τις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Τιμολογίων. Ο τύπος του λογαριασμού θα πρέπει να είναι Εσόδων, Εξόδων, Ενεργητικού, Πελάτες ή Προμηθευτές. Επίσης σε κάθε λογαριασμό Πελάτη ή Προμηθευτή που καταχωρείται πρέπει να επιλεχθεί στο πεδίο «Καθεστώς ΚΕ.Π.Υ.Ο» η κατηγορία που ανήκει ο πελάτης. Στο πεδίο αυτό με F7 και enter εμφανίζεται ένας πίνακας με τις παρακάτω επιλογές: 0. Κανονικό (Α.Φ.Μ.): Ενημερώνει ΚΕ.Π.Υ.Ο και εμφανίζεται ο πελάτης και στη κατάσταση ελέγχου του Α.Φ.Μ. 1. Κανονικό (ΑΔΤ): Ενημερώνει ΚΕ.Π.Υ.Ο, ο πελάτης όμως δεν εμφανίζεται στην κατάσταση ελέγχου Α.Φ.Μ. 2. Δημόσιο: Ενημερώνει το πεδίο «ΔΗΜΟΣΙΟ» της ΚΕ.Π.Υ.Ο 3. Απαλλαγή (Εξωτ.): Δεν ενημερώνει ΚΕ.Π.Υ.Ο 12
2.1. ΚΩΔΙΚΑΣ ΒΙΒΛΙΩΝ & ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2. ΑΡΘΡΟ 1 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΩΔΙΚΑ ΒΙΒΛΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Με τις διατάξεις του Κώδικα αυτού ορίζονται οι υποχρεώσεις και τα δικαιώματα των επιτηδευματιών, σχετικά με την τήρηση των βιβλίων και την έκδοση των στοιχείων, για την εκπλήρωση των φορολογικών υποχρεώσεων. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΒΙΒΛΙΩΝ ΟΡΙΑ ΑΚΑΘΑΡΙΣΤΩΝ ΕΣΟΔΩΝ Οι επιτηδευματίες εντάσσονται σε κατηγορία βιβλίων του Κώδικα αυτού από την έναρξη των εργασιών τους, όπως ορίζεται από τις παραγράφους 2-6 του άρθρου 4 του κώδικα. Τα όρια για την κατηγορία τήρησης βιβλίων, ορίζονται με βάση το ύψος των ετήσιων ακαθάριστων εσόδων της προηγούμενης διαχειριστικής περιόδου, ως ακολούθως: Πρώτη μέχρι και 100000 ευρώ Δεύτερη μέχρι και 1000000 ευρώ Τρίτη άνω των 1000000 ευρώ ΑΡΘΡΟ 5 ΒΙΒΛΙΑ ΠΡΩΤΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ 1) Ο επιτηδευματίας της πρώτης κατηγορίας για την άσκηση του επαγγέλματος του, τηρεί βιβλίο αγορών σε ξεχωριστές στήλες του οποίου καταχωρεί: α) το είδος του δικαιολογητικού, τον αύξοντα αριθμό, και τη χρονολογία έκδοσης ή λήψης του και το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία του εκδότη. β) την αξία αγοράς αγαθών και λήψης υπηρεσιών, τα έξοδα, το Φ.Π.Α. των πράξεων αυτών και τις επιστροφές και εκπτώσεις που γίνονται με ιδιαίτερα στοιχεία, οι οποίες μπορεί να καταχωρούνται αφαιρετικά από τις αντίστοιχες στήλες. 13
2) Η αξία κάθε πράξης της προηγούμενης παραγράφου αναλύεται σε στήλες του τηρούμενου βιβλίου ή σε καταστάσεις, ανάλογα με τις ανάγκες της φορολογίας εισοδήματος και του Φ.Π.Α. Η ανάλυση αυτή μπορεί να γίνει το αργότερο μέχρι τη λήξη της προθεσμίας για την υποβολή των φορολογικών δηλώσεων. 3) Σε ιδιαίτερες στήλες ή σε ιδιαίτερο χώρο του βιβλίου καταχωρείται η αξία των παγίων στοιχείων, ο Φ.Π.Α. αυτών, καθώς και τα δάνεια που χορηγούνται ή λαμβάνονται. 4) Τα ποσά των εξόδων μέχρι πενήντα (50) ευρώ έκαστο και ο Φ.Π.Α. που αντιστοιχεί σε αυτά μπορεί να καταχωρούνται καθημερινά στις στήλες που αφορούν με ένα ποσό ανά εκδότη στοιχείου. ΆΡΘΡΟ 6 ΒΙΒΛΙΑ ΔΕΥΤΕΡΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ 1) Ο επιτηδευματίας της δεύτερης κατηγορίας, για την άσκηση του επαγγέλματος του, τηρεί βιβλίο εσόδων εξόδων, σε χωριστές στήλες του οποίου καταχωρεί: α) Το είδος του δικαιολογητικού, τον αύξοντα αριθμό και τη χρονολογία έκδοσης ή λήψης του, καθώς και το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία του εκδότη των στοιχείων αγορών και εξόδων. β) Τα ακαθάριστα έσοδα από την πώληση εμπορευμάτων, προϊόντων, πρώτων υλών, από την παροχή υπηρεσιών και από λοιπές πράξεις. γ) Τις δαπάνες για αγορά αγαθών, διακεκριμένα και ανάλογα με τον προορισμό τους για μεταπώληση ή παραγωγή προϊόντων, τις δαπάνες λήψης υπηρεσιών, τα γενικά έξοδα και λοιπές πράξεις. δ) Τις επιστροφές και τις εκπτώσεις που γίνονται με ιδιαίτερο στοιχείο επί των πιο πάνω πράξεων, οι οποίες μπορούν να καταχωρούνται αφαιρετικά από τις πιο πάνω στήλες. ε) Το Φ.Π.Α. που αντιστοιχεί στις πιο πάνω πράξεις. 2) Το ποσό κάθε πράξης της προηγούμενης παραγράφου αναλύεται σε ιδιαίτερες στήλες του τηρουμένου βιβλίου ή σε καταστάσεις, ανάλογα με τις ανάγκες της φορολογίας εισοδήματος και του Φ.Π.Α. Η ανάλυση αυτή μπορεί να γίνει το αργότερο μέχρι τη λήξη της προθεσμίας για την υποβολή των φορολογικών δηλώσεων. 3) Τα ποσά των ακαθάριστων εσόδων και ο Φ.Π.Α. που αντιστοιχεί σε αυτά μπορεί να καταχωρούνται καθημερινά στις στήλες που αφορούν, με ένα ποσό, για κάθε ένα είδος και σειρά στοιχείων που εκδόθηκαν την ίδια ημέρα με αναγραφή του πρώτου και του τελευταίου αριθμού. Σε περίπτωση χρήσης ταμειακής μηχανής αναγράφεται ο αριθμός του ημερήσιου δελτίου «Ζ», όπως ορίζεται από την απόφαση Σ. 1659/20.6.1988( ΦΕΚ Β'497). 4) Σε ιδιαίτερο χώρο του βιβλίου καταχωρούνται διακεκριμένα: α) Τα έσοδα και τα έξοδα που πραγματοποιούνται για λογαριασμό τρίτου. 14
β) Οι αυτοπαραδόσεις αγαθών ή η ιδιοχρησιμοποίηση υπηρεσιών. γ) Η αξία αγοράς των παγίων στοιχείων, ο Φ.Π.Α. που αναλογεί σε αυτά, καθώς και οι αποσβέσεις τους όταν εξάγεται λογιστικό αποτέλεσμα. δ) οι καταθέσεις και οι αναλήψεις κεφαλαίων, τα δάνεια που χορηγούνται και λαμβάνονται, καθώς και οι εισπράξεις ή οι καταβολές που γίνονται για μερική ή ολική εξόφληση τους. 5) Στις τελευταίες σελίδες του βιβλίου και εντός του επόμενου μήνα από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου, γίνεται ανάλυση των ακαθάριστων εσόδων από πωλήσεις αγαθών και παροχή υπηρεσιών με διάκριση λιανικών-χονδρικών, των εξόδων για αμοιβές προσωπικού και τρίτων, για ενοίκια, για τόκους και για λοιπά έξοδα. Η ανάλυση αυτή δεν απαιτείται εάν προκύπτει από τον τρόπο τήρησης του βιβλίου εσόδων-εξόδων. 6) Ο επιτηδευματίας της δεύτερης κατηγορίας τηρεί και βιβλίο απογραφών εμπορεύσιμων περιουσιακών στοιχείων, σύμφωνα με τι διατάξεις των άρθρων 27 και 28 του παρόντος Κώδικα, στο οποίο η καταγραφή της απογραφής γίνεται κατά ποσότητα και αξία μέχρι την 20ή Φεβρουαρίου εκάστου έτους και όχι αργότερα από την ημερομηνία υποβολής της εκκαθαριστικής δήλωσης Φ.Π.Α. ή δήλωσης φορολογίας εισοδήματος. ΑΡΘΡΟ 7 ΒΙΒΛΙΑ ΤΡΙΤΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ 1) Ο επιτηδευματίας της τρίτης, κατηγορίας για την άσκηση του επαγγέλματος του, τηρεί λογιστικά βιβλία κατά τη διπλογραφική μέθοδο με οποιοδήποτε λογιστικό σύστημα, σύμφωνα με τις γενικά παραδεκτές αρχές της λογιστικής. 2) Ο επιτηδευματίας της τρίτης κατηγορίας βιβλίων εφαρμόζει υποχρεωτικά το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο, μόνο ως προς τη δομή, την ονοματολογία και το περιεχόμενο πρωτοβάθμιων, δευτεροβάθμιων και των υπογραμμισμένων τριτοβάθμιων λογαριασμών, με εξαίρεση τους λογαριασμούς της ομάδας 9, οι οποίοι δεν τηρούνται. Επίσης τηρεί και μητρώο παγίων περιουσιακών στοιχείων 3) Από τους λογαριασμούς του γενικού και των αναλυτικών καθολικών, πρέπει να προκύπτουν συγκεντρωτικά και αναλυτικά στοιχεία των καταχωρήσεων, ώστε να είναι ευχερής η πληροφόρηση ή η επαλήθευση από το φορολογικό έλεγχο, για τις ανάγκες όλων των φορολογικών αντικειμένων. 4) Η παράγραφος 4 του άρθρου 5, καθώς και το πρώτο και δεύτερο εδάφιο της παραγράφου 3 του άρθρου 6 έχουν ανάλογη εφαρμογή και επί τήρησης βιβλίων Γ' κατηγορίας. 15
5) Οι ανώνυμες εταιρείες τηρούν βιβλία πρακτικών γενικών συνελεύσεων των μετόχων και βιβλίο πρακτικών του διοικητικού συμβουλίου και βιβλίο μετόχων. Οι εταιρείες περιορισμένης ευθύνης τηρούν βιβλίο πρακτικών συνελεύσεων και βιβλίο πρακτικών διαχείρισης. 6) Ο επιτηδευματίας που συντάσσει της Ετήσιες Οικονομικές του Καταστάσεις σύμφωνα με τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα τηρεί τα λογιστικά του βιβλία ή με βάση τις αρχές και τους κανόνες των Δ.Λ.Π. ή με βάση τις αρχές και τους κανόνες της ισχύουσας φορολογικής νομοθεσίας. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ, ΘΕΩΡΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΦΥΛΑΞΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Άρθρο 17 Χρόνος ενημέρωσης των βιβλίων 1. Η ενημέρωση των βιβλίων πρώτης και δεύτερης κατηγορίας γίνεται μέχρι τη δέκατη πέμπτη (15η) ημέρα του επόμενου μήνα, από την έκδοση ή λήψη του κατά περίπτωση δικαιολογητικού. 2. Η ενημέρωση των βιβλίων τρίτης κατηγορίας γίνεται: α) του ή των ημερολογίων μέχρι τη δέκατη πέμπτη (15η) ημέρα του επόμενου μήνα, από την έκδοση ή λήψη του κατά περίπτωση δικαιολογητικού και επί ταμειακών πράξεων από τη διενέργεια τους, β) του συγκεντρωτικού ημερολογίου, όταν τηρείται, του γενικού καθολικού και των αναλυτικών καθολικών, εντός του επομένου μήνα, και προκειμένου για τις ασφαλιστικές επιχειρήσεις το αργότερο μέχρι και την εικοστή (20η) του μεθεπόμενου μήνα, γ) του βιβλίου αποθήκης ποσοτικά, εντός δέκα (10) ημερών από την παραλαβή ή την παράδοση ή άλλου είδους διακίνηση του αγαθού. Η αξία συμπληρώνεται μέχρι τη δεκάτη πέμπτη (15η ) ημέρα του επόμενου μήνα από την έκδοση ή λήψη του στοιχείου αξίας. (1) δ) του ημερολογίου που περιέχει τις εγγραφές της αναλυτικής λογιστικής (ομάδα 9) του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου (Π.Δ. 1123/1980), εντός του επόμενου μήνα της περιόδου που αφορούν. Ειδικά, για τις εγγραφές της τελευταίας περιόδου της χρήσης, το ημερολόγιο μπορεί να ενημερώνεται μέχρι το τέλος του μεθεπόμενου μήνα από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου. ε) Του Μητρώου Πάγιων Περιουσιακών Στοιχείων και του ιδιαίτερου Φορολογικού Μητρώου Πάγιων Περιουσιακών Στοιχείων μέχρι την προθεσμία κλεισίματος του Ισολογισμού. (2) 3. Στην περίπτωση που κατά τη διάρκεια της χρήσης λαμβάνονται στοιχεία αγοράς αγαθών πριν από την παραλαβή τους, η ενημέρωση των βιβλίων γίνεται κατά την παραλαβή των αγαθών. Εφόσον στο 16
τέλος της χρήσης λαμβάνονται στοιχεία αγοράς αγαθών που δεν έχουν ακόμη παραληφθεί, καταχωρούνται σχετικές εγγραφές σε ιδιαίτερες στήλες του βιβλίου αγορών και του βιβλίου εσόδων -εξόδων ή σε μεταβατικούς λογαριασμούς των βιβλίων τρίτης κατηγορίας, οι οποίοι τακτοποιούνται με την παραλαβή των αγαθών. 4. Τα πρόσωπα της παραγράφου 3 του άρθρου 2 του Κώδικα αυτού, με εξαίρεση το Δημόσιο, καταχωρούν στα βιβλία που ορίζονται από άλλες διατάξεις ή από τα καταστατικά τους εντός δέκα πέντε (15) ημερών τις αγορές και πωλήσεις αγαθών, τις δαπάνες για υπηρεσίες που τους παρέχουν τρίτοι και τις αμοιβές για υπηρεσίες που παρέχουν αυτά προς τρίτους, καθώς και τους ληξιπρόθεσμους και απαιτητούς τόκους από δάνεια ή πιστώσεις. 5. Τα δεδομένα των βιβλίων του υποκαταστήματος μεταφέρονται στα βιβλία της έδρας: α) το αργότερο μέχρι τη δέκατη πέμπτη (15η) ημέρα του μήνα υποβολής των κατά περίπτωση φορολογικών δηλώσεων, όταν σ' αυτό τηρούνται βιβλία πρώτης και δεύτερης κατηγορίας, β) για τον υπόχρεο τήρησης βιβλίων τρίτης κατηγορίας όταν στο υποκατάστημα τηρούνται βιβλία από τα οποία εξάγεται αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα εντός της ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ π.δ/τος 186/1992-Άρθρο 17 προθεσμίας σύνταξης του ισολογισμού, όταν στο υποκατάστημα τηρούνται βιβλία από τα οποία δεν εξάγεται αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα μέχρι τη δέκατη πέμπτη (15η) ημέρα του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι πράξεις ή οι συναλλαγές. 6. Εφόσον συντρέχουν ειδικοί λόγοι, ο προϊστάμενος Δ.Ο.Υ. μπορεί με έγκριση του να παρατείνει την προθεσμία ενημέρωσης των βιβλίων που ορίζεται από τις παραγράφους 1 έως 4 και 5 περίπτωση β' του άρθρου αυτού, μέχρι πενήντα ημέρες. Η παράταση αυτή δεν συνεπάγεται παράταση των προθεσμιών υποβολής των φορολογικών δηλώσεων ή καταστάσεων. 7. Η ποσοτική καταγραφή των αποθεμάτων, ιδίων και τρίτων, στο βιβλίο απογραφών ή σε καταστάσεις γίνεται μέχρι την εικοστή (20η) ημέρα του μεθεπόμενου από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου μήνα. Επί νομικών προσώπων του άρθρου 101 του ν. 2238/1994 που έχουν τεθεί σε εκκαθάριση, η καταγραφή των αποθεμάτων γίνεται μέχρι το χρόνο υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος. 8. Οι πράξεις του ισολογισμού, καθώς και το κλείσιμο αυτού, περατούνται: 17
α) εντός τριών (3) μηνών από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου, για τις ατομικές επιχειρήσεις, προσωπικές εταιρείες, εταιρείες περιορισμένης ευθύνης, κοινοπραξίες, κοινωνίες του Αστικού Κώδικα και αστικές εταιρείες, β) εντός τεσσάρων (4) μηνών από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου, για τις ανώνυμες εταιρείες και τους συνεταιρισμούς, καθώς και για τις δημόσιες, δημοτικές και κοινοτικές επιχειρήσεις. γ) εντός έξι (6) μηνών από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου, για τις αλλοδαπές επιχειρήσεις και τις επιχειρήσεις που εκμεταλλεύονται ποντοπόρα πλοία. Οι παραπάνω προθεσμίες δεν μπορούν να υπερβούν την προθεσμία υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΗ ΤΗΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΡΘΡΟ 22 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ ΓΕΝΙΚΑ Ο επιτηδευματίας που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά μέσα για την τήρηση των βιβλίων ή και την έκδοση των στοιχείων, υπάγεται και στις διατάξεις των άρθρων 23 έως και 25, οι οποίες κατισχύουν των σχετικών διατάξεων του Κώδικα αυτού. ΑΡΘΡΟ 23 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΧΡΗΣΤΩΝ. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ. 1. Ο επιτηδευματίας που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό υπολογιστή για την τήρηση ή την έκδοση των στοιχείων υποχρεούται: α) Να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού στην ελληνική γλώσσα, που αναφέρεται τουλάχιστον στην εφαρμογή των διατάξεων του κώδικα αυτού και το οποίο ενημερώνεται αμέσως για κάθε μεταβολή που επέρχεται σ'αυτό. β) Να θέτει στη διάθεση του προϊσταμένου της ΑΟΥ, το κατάλληλο προσωπικό για τη χρήση του λογισμικού της επιχείρησης, για όσο χρόνο απαιτηθεί, κατά τη διάρκεια του ελέγχου και να επιτρέπει, σε συνεργείο ελέγχου που συμμετέχει και υπάλληλος με ειδικότητα πληροφορικής, την απευθείας λήψη οποιουδήποτε στοιχείου ή πληροφορίας από τα αρχεία του ηλεκτρονικού υπολογιστή. Τις υποχρεώσεις των περιπτώσεων α' και β' έχει και όποιος αναλαμβάνει τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων επιτηδευματιών. 18
γ) Να διαφυλάσσει, εκτός από τα βιβλία και στοιχεία που ορίζονται από την παράγραφο 2 του άρθρου 21 του κώδικα αυτού, τα μηνιαία ισοζύγια του γενικού καθολικού, τις μηνιαίες καταστάσεις του βιβλίου αποθήκης, τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης πληροφοριών, μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους, και το εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού. 2. Το λογισμικό πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του κώδικα αυτού, όπως ισχύουν κάθε φορά, και επιπλέον πρέπει να έχει τις ακόλουθες δυνατότητες: α) Ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών από τους επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία τρίτης κατηγορίας, ανάλογης με κείνη του Ελληνικού Λογιστικού Σχεδίου, ή των κλαδικών λογιστικών σχεδίων, εφόσον προορίζεται για επιχειρήσεις που τα εφαρμόζουν. Προκειμένου για επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία πρώτης και δεύτερης κατηγορίας τα πληροφοριακά στοιχεία που προβλέπονται από τα άρθρα 5 και 6 του Κώδικα αυτού πρέπει να προκύπτουν υποχρεωτικά από ανάπτυξη αντίστοιχων στηλών στα βιβλία αυτά, εφόσον δεν συντάσσονται οι αναλυτικές καταστάσεις που προβλέπονται από τις ίδιες διατάξεις. β) Προσδιορισμού των χρησιμοποιούμενων μεταβλητών φορολογικών συντελεστών, εισφορών, τελών από τον ίδιο το χρήστη. γ) αυτόματης ετήσιας προοδευτικής αρίθμησης κάθε ημερολογιακής εγγραφής, ξεχωριστά για κάθε ημερολόγιο, η οποία δεν επιτρέπεται να μεταβάλλεται από το χρήστη. Η απλή εισαγωγή πληροφοριών ή άλλων ενδείξεων για μελλοντική έκδοση φορολογικών στοιχείων, δεν ασκεί οποιαδήποτε επίδραση στα λογιστικοποιημένα οικονομικά στοιχεία. δ) Διασφάλισης της ενημέρωσης των βιβλίων του επιτηδευματία με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται μηχανογραφικά. ε) Ακύρωσης εγγραφής με έκδοση ειδικού ακυρωτικού στοιχείου, σε περίπτωση λανθασμένης έκδοσης φορολογικών στοιχείων, εφόσον δεν έγινε χρήση αυτών. Η διόρθωση της λανθασμένης εγγραφής μπορεί να γίνεται με αλγεβρική απεικόνιση, με την προϋπόθεση ότι η ίδια μέθοδος θα εφαρμόζεται σε όλα τα επίπεδα λογαριασμών στους οποίους αφορά η διόρθωση. στ) Διαχωρισμού, καταχώρησης και εκτύπωσης των οικονομικών πράξεων της νέας διαχειριστικής περιόδου, παράλληλα με τις οικονομικές και τις τακτοποιητικές πράξεις της διαχειριστικής χρήσης που έληξε (σύνταξη ισολογισμού), καθώς και αυτόματης μεταφοράς των υπολοίπων στους λογαριασμούς της νέας χρήσης. Κάθε υπόλοιπο που μεταφέρεται στη νέα χρήση πρέπει να είναι οριστικό και εκκαθαρισμένο. ζ) Διαχωρισμού και χωριστής εκτύπωσης των πράξεων του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης που έληξε από τις τακτοποιητικές πράξεις τις ίδιας χρήσης. 19
η) Αποκλεισμού της δυνατότητας για αναδρομική τροποποίηση ή παρεμβολή οποιασδήποτε εγγραφής, μετά την πάροδο της προθεσμίας ενημέρωσης, που ορίζεται από τις παραγράφους 1 και 2 του άρθρου 17 του κώδικα αυτού. θ) μεταγενέστερης αναπαραγωγής των εγγραφών σε περίπτωση τροποποίησης του λογισμικού. ι) αυτόματης ενέργειας των αθροίσεων των ποσών των ημερολογίων, των λογαριασμών, των ισοζυγίων, των καταστάσεων και των στηλών των βιβλίων πρώτης και δεύτερης κατηγορίας και μεταφοράς τους από μία σελίδα σε άλλη. ΑΡΘΡΟ 24 ΧΡΟΝΟΣ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΤΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ 1. Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλία τρίτης κατηγορίας: α) Ενημερώνει τα ημερολόγια του στις προθεσμίες που ορίζονται από την παράγραφο 2 του άρθρου 17. Η εκτύπωση αυτών γίνεται στο τέλος του επόμενου μήνα που αφορούν οι οικονομικές πράξεις και του ημερολογίου εγγραφών ισολογισμού στο χρόνο κλεισίματος του ισολογισμού, με δυνατότητα αποθήκευσης αυτών σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα. β) Εκτυπώνει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις θεωρημένο ισοζύγιο λογαριασμών «Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών» στο οποίο εμφανίζονται τα προοδευτικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών όλων των βαθμίδων, καθώς και των υπολοίπων αυτών μέχρι το τέλος του προηγούμενου μήνα, τα σύνολα των κινήσεων του μήνα, τα συνολικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών, καθώς και τα υπόλοιπα τους, χρεωστικά και πιστωτικά, μέχρι το τέλος του μήνα που αφορούν. γ) Εκτυπώνει τα αναλυτικά καθολικά και το γενικό καθολικό στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και μέσα στην προθεσμία σύνταξης του ισολογισμού με δυνατότητα μη εκτύπωσης τους, εφόσον τα δεδομένα τους φυλάσσονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης. 2. Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλίο αποθήκης ενημερώνει αυτό στην προθεσμία που ορίζεται από τη παράγραφο 2 του άρθρου 17 και αποθηκεύει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις τα δεδομένα αυτού με επιπλέον αναγραφή για κάθε μήνα του αριθμού των μερίδων των κινηθέντων ειδών σε οπτικό δίσκο (CD - ROM τεχνολογίας WORM) ο οποίος σημαίνεται (θεωρείται) και προστατεύεται από επιπλέον προσπάθειες εγγραφής, ώστε να διασφαλίζονται οι πληροφορίες που περιέχονται σ' αυτόν. Σε κάθε οπτικό δίσκο αποθηκεύονται τα δεδομένα ενός μόνο 20