ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΚΕΝΗΣ ΘΕΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΦΕΔΡΙΚΟΥ ΠΙΝΑΚΑ Τίτλος θέσης Ομάδα καθηκόντων/βαθμός AD 6 Τύπος σύμβασης Κωδικός αναφοράς Προθεσμία υποβολής αιτήσεων Τόπος εργασίας Ο εφεδρικός πίνακας ισχύει έως Αριθμός υποψηφίων στον εφεδρικό πίνακα Ειδικός έργου (ΑΝΔΡΑΣ/ΓΥΝΑΙΚΑ) Έκτακτος υπάλληλος VEXT/19/21/AD 6/CD 15/05/2019 24:00 ώρα Αλικάντε (Ώρα Κεντρικής Ευρώπης- CET) Αλικάντε, ΙΣΠΑΝΙΑ 31/12/2020 6 Το Γραφείο Διανοητικής Ιδιοκτησίας της Ευρωπαϊκής Ένωσης (EUIPO) διοργανώνει διαδικασία επιλογής προκειμένου να καταρτίσει εφεδρικό πίνακα για την κάλυψη μίας ή περισσότερων κενών θέσεων ειδικού έργου στο τμήμα εξυπηρέτησης πελατών (CD). 1. ΙΣΤΟΡΙΚΟ Το Τμήμα εξυπηρέτησης πελατών (CD) είναι αρμόδιο για την ανάπτυξη και εφαρμογή, σε συνεργασία με όλα τα αρμόδια τμήματα, των πολιτικών, των υπηρεσιών και των διαδικασιών που αποσκοπούν στη βελτίωση της εμπειρίας του πελάτη και στην περαιτέρω προώθηση μιας νοοτροπίας αριστείας εξυπηρέτησης πελατών εντός του Γραφείου. Περιλαμβάνει δύο υπηρεσίες: την Υπηρεσία διαχείρισης πελατών (Customer Management Service CMS) η οποία ασχολείται με τη διαχείριση των πελατών του Γραφείου και είναι αρμόδια για την εξυπηρέτησή τους, την εξέταση των σχολίων και των καταγγελιών τους και για την παροχή πληροφοριών, την Υπηρεσία επιχειρηματικής επικοινωνίας (Business Communications Service BCS), η οποία διασφαλίζει την πολυγλωσσική συνέπεια των ανακοινώσεων του Γραφείου σε όλες τις γλώσσες της ΕΕ, εστιάζοντας στις ανάγκες των πελατών. Η Υπηρεσία διαχειρίζεται όλες τις γλωσσικές δραστηριότητες και διαδικασίες και διασφαλίζει τον ποιοτικό έλεγχο. Διαχειρίζεται, επίσης, τις δραστηριότητες υλικοτεχνικής υποστήριξης, στις οποίες συμπεριλαμβάνονται η διαχείριση της αλληλογραφίας, οι έρευνες και οι δημοσιεύσεις, καθώς και άλλα βοηθητικά καθήκοντα διαχείρισης στον τομέα της ΔΙ. 2. ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ Ανάλογα με τον τομέα στον οποίο θα απασχοληθούν, οι επιτυχόντες υποψήφιοι θα επιτελούν, κατά κανόνα, ορισμένα από τα ακόλουθα καθήκοντα: θα σχεδιάζουν έργα/πρωτοβουλίες που σχετίζονται με γλωσσικές δραστηριότητες ή δραστηριότητες διαχείρισης πελατών και θα συντάσσουν έγγραφα προσανατολισμού
θα διαχειρίζονται έργα/πρωτοβουλίες εντός του χρονοδιαγράμματος, του κόστους και του πεδίου εφαρμογής που έχουν συμφωνηθεί και θα συμβάλλουν στην επιτυχή υλοποίησή τους θα διασφαλίζουν την καλή επικοινωνία με τους βασικούς ενδιαφερομένους καθ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου (σχεδιασμός, εφαρμογή, καθορισμός οφελών και υλοποίηση) θα ενημερώνουν δεόντως την επιτροπή προγράμματος όταν απαιτείται και θα επικαιροποιούν εγκαίρως τα έγγραφα και τις πληροφορίες σχετικά με το έργο, χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα εταιρικά μέσα και την εγκεκριμένη μεθοδολογία θα παρέχουν εμπειρογνωμοσύνη, εργαλεία και μεθοδολογίες για να διασφαλίζουν την επιτυχία των έργων και την παράδοση νέων προϊόντων ή υπηρεσιών ενδεδειγμένης ποιότητας εγκαίρως και εντός των ορίων του προϋπολογισμού, σύμφωνα με το σχέδιο του προγράμματος/έργου θα προσκομίζουν τα έγγραφα τεκμηρίωσης του έργου, συμπεριλαμβανομένων χρονοδιαγραμμάτων, διαγραμμάτων και πινάκων, παρουσιάσεων PowerPoint και ανάλογων εγγράφων ΚΑΙ για τα γλωσσικά έργα: Ή θα διενεργούν αναλύσεις και αξιολογήσεις και θα διατυπώνουν συστάσεις σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές στους τομείς της πολυγλωσσικής επικοινωνίας, της γλωσσικής τεχνολογίας και της ορολογίας, καθώς και με άλλα εξωτερικά ανεπτυγμένα και διαθέσιμα γλωσσικά εργαλεία και πόρους θα συμβάλλουν στον προσδιορισμό, στην επιλογή, στην εγκατάσταση και στην ανάπτυξη υλικού και λογισμικού γλωσσικής τεχνολογίας για τα έργα διαχείρισης πελατών: θα διενεργούν αναλύσεις και αξιολογήσεις και θα διατυπώνουν συστάσεις σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές στον τομέα των πρακτικών και των εργαλείων διαχείρισης πελατών θα συμβάλλουν στον προσδιορισμό, στην επιλογή, στην εγκατάσταση και στην ανάπτυξη λύσεων πελατών, ιδίως στον τομέα της διαχείρισης και της εξυπηρέτησης πελατών Καθήκοντα που αφορούν το σύνολο του προσωπικού θα συμμετέχουν ενεργά στην επίτευξη των στόχων του EUIPO σύμφωνα με το στρατηγικό σχέδιο θα εκτελούν οποιαδήποτε άλλα καθήκοντα και αρμοδιότητες σε σχέση με την εργασία που ενδέχεται να ανατεθούν από τον προϊστάμενο του τμήματος.
3. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑΣ Για να γίνουν δεκτοί στη διαδικασία επιλογής, οι υποψήφιοι πρέπει να πληρούν όλους τους ακόλουθους όρους κατά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων: Γενικοί όροι 1 Να είναι υπήκοοι κράτους μέλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Να απολαύουν όλων των πολιτικών τους δικαιωμάτων. Να έχουν εκπληρώσει τις στρατιωτικές υποχρεώσεις που υπέχουν βάσει της οικείας νομοθεσίας περί στρατολογίας. Να διαθέτουν τα εχέγγυα ήθους που απαιτούνται για την άσκηση των προβλεπόμενων καθηκόντων. Να πληρούν τους όρους υγείας που απαιτούνται για την άσκηση των καθηκόντων τους. Εκπαίδευση Να έχουν επίπεδο εκπαίδευσης το οποίο αντιστοιχεί σε ολοκληρωμένες πανεπιστημιακές σπουδές πιστοποιούμενες με δίπλωμα, όταν η κανονική διάρκεια της πανεπιστημιακής εκπαίδευσης είναι τουλάχιστον τρία έτη. Επαγγελματική πείρα/γνώσεις 2 Συναφής επαγγελματική πείρα πλήρους απασχόλησης τουλάχιστον τριών ετών στον τομέα των γλωσσικών υπηρεσιών ή των υπηρεσιών που παρέχονται στους πελάτες. Επαγγελματική πείρα σε επίπεδο διαχείρισης έργου. Πιστοποίηση στη διαχείριση έργων και/ή στην επιχειρηματική ανάλυση, όπως Prince2, PMP, ή ισοδύναμη πιστοποίηση. Γλωσσικές γνώσεις Άριστη γνώση αγγλικών (ελάχιστο επίπεδο C1): Γλώσσα 1. Καλή γνώση μιας άλλης γλώσσας του Γραφείου (ισπανικά, γερμανικά, γαλλικά ή ιταλικά σε επίπεδο τουλάχιστον B2): Γλώσσα 2. Τα αναφερόμενα επίπεδα αντιστοιχούν στο Κοινό Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Αναφοράς για τις γλώσσες. Δεξιότητες πληροφορικής Απαιτείται υψηλού επιπέδου γνώση υπολογιστών. Οι υποψήφιοι πρέπει να διαθέτουν εκτεταμένη επαγγελματική πείρα στη χρήση εφαρμογών υπολογιστών όπως το MS Office ή παρόμοια λογισμικά (κυρίως Word, Excel, PowerPoint, Outlook), στη διαχείριση βάσεων δεδομένων και στην αναζήτηση στο Διαδίκτυο. 4. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ Για την επιλογή των καταλληλότερων υποψηφίων που θα κληθούν σε συνέντευξη και, ενδεχομένως σε γραπτή δοκιμασία, το Γραφείο θα λάβει υπόψη τα ακόλουθα προσόντα: 1 Βλ. άρθρο 12 του Καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό (ΚΛΠ) της Ευρωπαϊκής Ένωσης. 2 Η επαγγελματική πείρα υπολογίζεται από την ημερομηνία κατά την οποία ο υποψήφιος απέκτησε το σχετικό δίπλωμα που του παρέχει πρόσβαση στην ομάδα καθηκόντων.
Επαγγελματική πείρα σε θέματα συμμετοχής πελάτη (customer engagement), διαχείρισης λύσεων για την εξυπηρέτηση του πελάτη, διαχείρισης εμπειριών και σχολίων πελάτη Ή Επαγγελματική πείρα σε γλωσσικές δραστηριότητες όπως γλωσσικές υπηρεσίες και ροές εργασίας, αυτόματη μετάφραση, επεξεργασία φυσικής γλώσσας, αναγνώριση ομιλίας ΚΑΙ Γνώση των διαδικασιών που αφορούν τα σήματα της ΕΕ (ΣΕΕ) και τα καταχωρισμένα κοινοτικά σχέδια ή υποδείγματα (ΚΚΣΥ) Γνώση των συστημάτων, προτύπων και πολιτικών διαχείρισης ποιότητας Καλή γνώση μιας άλλης επίσημης γλώσσας του Γραφείου, πέραν των γλωσσών 1 και 2 (ελάχιστο επίπεδο B2). Εκτός από τα προαναφερθέντα κριτήρια, οι υποψήφιοι που θα κληθούν σε συνέντευξη και γραπτές εξετάσεις θα αξιολογηθούν επίσης βάσει των ακόλουθων κριτηρίων: Ικανότητες Ειδικότερα: Επικοινωνία: ικανότητα γραπτής και προφορικής επικοινωνίας με σαφήνεια και ακρίβεια. Ανάλυση και επίλυση προβλημάτων: ικανότητα εντοπισμού των κρίσιμων στοιχείων δύσκολων ζητημάτων και ικανότητα ανεύρεσης δημιουργικών και πρακτικών λύσεων. Συνεργασία: να συνεργάζονται με άλλους συναδέλφους και άλλες υπηρεσίες, σεβόμενοι τις ατομικές διαφορές των συνεργατών τους, να δημιουργούν αίσθηση ομαδικού πνεύματος ενθαρρύνοντας τα μέλη να εργάζονται για την επίτευξη κοινών στόχων και την ανταλλαγή γνώσεων και εμπειριών. Μάθηση και ανάπτυξη: να αναπτύσσουν και να βελτιώνουν τις προσωπικές τους δεξιότητες καθώς και τις γνώσεις τους για την οργάνωση και το περιβάλλον της εργασίας τους, να αναλαμβάνουν δέσμευση για την κατάρτιση άλλων ατόμων, να ανταλλάσσουν γνώσεις και να βελτιώνουν συστηματικά τις μεθόδους εργασίας. Ιεράρχηση και οργάνωση: να διαθέτουν ικανότητα ιεράρχησης των σημαντικότερων εργασιών, να επιδεικνύουν ευελιξία στην εργασία και να οργανώνουν αποτελεσματικά τον δικό τους φόρτο εργασίας και των συνεργατών τους. Ποιότητα και αποτελέσματα: να αναλαμβάνουν προσωπικά την ευθύνη και την πρωτοβουλία να παρέχουν έργο υψηλής ποιότητας σύμφωνα με τις καθορισμένες διαδικασίες, να έχουν σαφή προσανατολισμό στην εξυπηρέτηση του πελάτη (σε εσωτερικό και εξωτερικό επίπεδο), να διαθέτουν ικανότητα ανάπτυξης συστηματικών και μεθοδικών διαδικασιών για έργα και εργασίες που επιτελούν οι ίδιοι και η ομάδα τους. Προσαρμοστικότητα: να παραμένουν αποτελεσματικοί υπό πιεστικές συνθήκες εργασίας, να είναι ευέλικτοι και να προσαρμόζονται στις αλλαγές του εργασιακού περιβάλλοντος καθώς και να παροτρύνουν άλλους να πράττουν το ίδιο και να υιοθετούν οι ίδιοι και η ομάδα τους προσέγγιση αντιμετώπισης των μεταβαλλόμενων συνθηκών. Ηγεσία: διοίκηση και διαχείριση ατόμων και ομάδων για την επίτευξη αποτελεσμάτων, αποτελεσματική εκχώρηση εργασιών στα μέλη της ομάδας τους και παροχή σαφών
οδηγιών προς αυτά, ενθάρρυνση και πρόκληση θετικής στάσης σε άλλους σχετικά με την εργασία τους και τη συμβολή τους στα επιτεύγματα του EUIPO. 5. ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΙΣ ΚΑΙ ΕΞΕΤΑΣΕΙΣ Προεπιλογή Για τους υποψηφίους με τις επικρατέστερες αιτήσεις σύμφωνα με τα κριτήρια επιλογής που περιγράφονται στο σημείο 4, ενδέχεται να χρειαστεί έλεγχος των γλωσσικών τους γνώσεων (ιδίως της ικανότητας προφορικής επικοινωνίας στα αγγλικά και σε μία ακόμη επίσημη γλώσσα του Γραφείου), καθώς και της επαγγελματικής πείρας τους ή/και άλλων δεξιοτήτων, γνώσεων και ικανοτήτων. Ο έλεγχος αυτός κατά τη διαδικασία προεπιλογής δεν συνεπάγεται πρόσκληση των υποψηφίων σε συνέντευξη, αλλά αποτελεί ένα στάδιο επιλογής των καταλληλότερων υποψηφίων που θα κληθούν για συνέντευξη. Συνέντευξη Ο τόπος των συνεντεύξεων είναι στο Αλικάντε και θα πραγματοποιηθούν στα αγγλικά. Ενδέχεται να αξιολογηθούν και άλλες γλώσσες που δηλώνονται στην αίτηση/το βιογραφικό σημείωμα του υποψηφίου, ανάλογα με τα επίπεδα που αναφέρονται στην προκήρυξη κενής θέσης. Κατά τη συνέντευξη θα ελεγχθούν οι γνώσεις του υποψηφίου σε θέματα που αφορούν τα καθήκοντα που θα του ανατεθούν (τεχνικές γνώσεις και δεξιότητες συμπεριφοράς), τις δραστηριότητες του EUIPO, θέματα της ΕΕ, όπως επίσης και η καταλληλότητά του για την εκτέλεση των προβλεπόμενων καθηκόντων και για εργασία σε διεθνές περιβάλλον. Γραπτές εξετάσεις Οι υποψήφιοι ενδέχεται να υποβληθούν σε μία ή περισσότερες δοκιμασίες για να ολοκληρωθεί η αξιολόγηση μίας ή περισσότερων από τις προαναφερθείσες πτυχές. Οι υποψήφιοι που προσκαλούνται στη συνέντευξη και στις εξετάσεις θα λάβουν αναλυτικές πληροφορίες μαζί με την πρόσκληση. 6. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Για γενικές πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες επιλογής και πρόσληψης στο EUIPO, ανατρέξτε στον παρακάτω σύνδεσμο. 7. ΥΠΟΒΟΛΗ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΩΝ Για να υποβάλετε υποψηφιότητα, κάντε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο. Στην παρούσα προκήρυξη κενής θέσης, όλα τα έγγραφα που περιλαμβάνονται ως σύνδεσμοι ή στα οποία γίνεται αναφορά θεωρείται ότι αποτελούν μέρος της συγκεκριμένης προκήρυξης. Σημαντική επισήμανση: Επισημαίνεται στους υποψηφίους ότι οι πληροφορίες που παρέχονται στην αίτηση/στο βιογραφικό τους σημείωμα/στο προφίλ τους αποτελούν τη βάση για την αξιολόγηση της επιλεξιμότητας και των κριτηρίων επιλογής. Επομένως, οι υποψήφιοι καλούνται να διαβάσουν προσεκτικά τις απαιτήσεις και να υποβάλουν τις σχετικές πληροφορίες με όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την αξιολόγηση. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στις πληροφορίες που αφορούν την εκπαίδευση και την επαγγελματική τους πείρα, ιδίως τις ακριβείς
ημερομηνίες, την περιγραφή των αρμοδιοτήτων και καθηκόντων που έχουν αναλάβει και εκτελέσει μέχρι σήμερα, καθώς και των εργαλείων που έχουν χρησιμοποιήσει. *Σε περίπτωση που παρατηρούνται διαφοροποιήσεις μεταξύ των γλωσσικών αποδόσεων, ως σωστή απόδοση θεωρείται η αγγλική.