(2002/C 326/04) ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕ ΡΙΟΥ ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Εκτέλεση του προϋπολογισµού...

C 326/26 EL Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 27.12.2002 ΕΚΘΕΣΗ σχετικά µε τις οικονοµικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισµού για την Αξιολόγηση των Φαρµακευτικών Προϊόντων για το οικονοµικό έτος 2001, συνοδευόµενη από τις απαντήσεις του Οργανισµού (2002/C 326/04) ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Σηµεία Σελίδα ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕ ΡΙΟΥ... 1-4 27 ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ... 5-25 27 Εκτέλεση του προϋπολογισµού... 5-9 27 Οικονοµικές καταστάσεις... 10-12 27 Εφαρµογή των δηµοσιονοµικών διατάξεων... 13-18 28 Αγορές αγαθών και υπηρεσιών... 19-25 28 Σύστηµα πρόβλεψης των αναγκών... 19-22 28 Προγραµµατισµός των αγορών... 23-24 29 Επιλογή της διαδικασίας... 25 29 Πίνακες 1 έως 3... 30 Απαντήσεις του Οργανισµού... 33

27.12.2002 EL Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων C 326/27 ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕ ΡΙΟΥ 1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συµβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισµού για την Αξιολόγηση των Φαρµακευτικών Προϊόντων, σύµφωνα µε το άρθρο 57 παράγραφος 10 του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 ( 1 ) του Συµβουλίου. 2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονοµικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισµού για την Αξιολόγηση των Φαρµακευτικών Προϊόντων για το οικονοµικό έτος που έκλεισε στις 31 εκεµβρίου 2001. Σύµφωνα µε το άρθρο 57 παράγραφος 7 του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συµβουλίου, ο προϋπολογισµός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του εκτελεστικού διευθυντή. Στο πλαίσιο αυτής της αρµοδιότητας εµπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονοµικών καταστάσεων ( 2 ), σύµφωνα µε τις εσωτερικές δηµοσιονοµικές διατάξεις που διατυπώθηκαν βάσει του άρθρου 57 παράγραφος 11 του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συµβουλίου. υνάµει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασµών. 3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύµφωνα µε τις µεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρµόζει. Αυτά αποτελούν προσαρµογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρµοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειµένου να τεκµηριώσει τη γνώµη που διατυπώνεται κατωτέρω. 4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκοµίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασµοί για το οικονοµικό έτος που έκλεισε στις 31 εκεµβρίου 2001 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείµενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόµιµες και κανονικές. 6. Από το 1998 και εξής, η καταβολή της επιχορήγησης της Επιτροπής στον Οργανισµό αποτελεί κάθε έτος αντικείµενο διόλου αµελητέων µεταφορών: 5,6 εκατοµµύρια ευρώ στο τέλος του 1998, 8 εκατοµµύρια στο τέλος του 1999 και 7,2 εκατοµµύρια στο τέλος του 2000. Το 2001, από την επιχορήγηση ύψους 14,7 εκατοµµυρίων ευρώ που προβλέπεται στον προϋπολογισµό µεταφέρονται εκ νέου 7,9 εκατοµµύρια, δεδοµένου ότι πραγµατοποιήθηκε µία και µόνο καταβολή ύψους 6,8 εκατοµµυρίων στις 17 εκεµβρίου 2001. Η συνέχιση της κατάστασης αυτής θα πρέπει να οδηγήσει την Επιτροπή και τον Οργανισµό σε κοινό προβληµατισµό σχετικά µε τη µέθοδο αξιολόγησης της εν λόγω επιχορήγησης. 7. Οι οριστικές πιστώσεις του οικονοµικού έτους ανήλθαν σε 65,9 εκατοµµύρια ευρώ, από τις οποίες ανελήφθησαν 58,0 εκατοµµύρια. Από τις επιχειρησιακές πιστώσεις (τίτλος ΙΙΙ), ύψους 28,6 εκατοµµυρίων ευρώ, ανελήφθησαν 24,3 εκατοµµύρια. Οι πληρωµές βάσει των επιχειρησιακών πιστώσεων του οικονοµικού έτους ανήλθαν σε 17,7 εκατοµµύρια ευρώ, εκ των οποίων 8,1 εκατοµµύρια µεταφέρθηκαν στο επόµενο οικονοµικό έτος (4,3 εκατοµµύρια ως αυτόµατη µεταφορά και 3,8 εκατοµµύρια ως µη αυτόµατη µεταφορά) και 2,8 εκατοµµύρια ακυρώθηκαν. Το ύψος των ακυρώσεων συνδέεται εν µέρει µε τη µείωση των δραστηριοτήτων του Οργανισµού λόγω µειωµένης ζήτησης των υπηρεσιών του, η οποία επέφερε µείωση των πραγµατικών του εσόδων σε σχέση µε τα προβλεπόµενα έσοδα. 8. Οι πιστώσεις ανάληψης υποχρεώσεων που µεταφέρθηκαν στο 2002 αφορούν ως επί το πλείστον τις επιχειρησιακές πιστώσεις, από τις οποίες µεταφέρθηκαν 13,5 εκατοµµύρια ευρώ, ήτοι ποσό αυξηµένο σε σχέση µε το προηγούµενο οικονοµικό έτος. Η αύξηση αυτή των µεταφορών καταδεικνύει ότι είναι αναγκαίο ο Οργανισµός να ενισχύσει την ποιότητα και την παρακολούθηση του προγραµµατισµού των δραστηριοτήτων του. 9. Οι πιστώσεις που µεταφέρθηκαν από το οικονοµικό έτος 2000 ανέρχονταν σε 11,8 εκατοµµύρια ευρώ από αυτές, εκκαθαρίστηκαν 10,6 εκατοµµύρια ευρώ και το υπόλοιπο ακυρώθηκε. ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Εκτέλεση του προϋπολογισµού 5. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονοµικού έτους 2001 καθώς και των πιστώσεων που µεταφέρθηκαν από το προηγούµενο οικονοµικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1 ( 3 ). ( 1 ) ΕΕ L214της 24.8.1993, σ. 18. ( 2 ) Κατ εφαρµογή του άρθρου 57 παράγραφος 9 του κανονισµού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συµβουλίου, οι λογαριασµοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Οργανισµού για το οικονοµικό έτος 2001 καταρτίστηκαν στις 27 Μαρτίου 2002 και στη συνέχεια διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συµβούλιο του Οργανισµού, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, το οποίο τους έλαβε στις 5 Απριλίου 2002. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονοµικές καταστάσεις. ( 3 ) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης καταρτίστηκαν µε βάση τις ακριβέστερες δυνατές τιµές των δεδοµένων που χρησιµοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης τα αριθµητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που µπορεί να δηµιουργήσει αµελητέες διαφορές σε επίπεδο συνόλων. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή µηδενική τιµή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιµή χαµηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης. Οικονοµικές καταστάσεις 10. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται συνοπτικά ο λογαριασµός διαχείρισης και ο ισολογισµός που δηµοσίευσε ο Οργανισµός στην έκθεση δραστηριοτήτων του για το οικονοµικό έτος 2001. Ο Οργανισµός συµπεριέλαβε στα έσοδά του 10,7 εκατοµµύρια εισπρακτέων εσόδων στο πλαίσιο του οικονοµικού έτους 2001, σε αντίθεση µε τις ισχύουσες διατάξεις ( 4 ). Ωστόσο, η παρουσίαση αυτή δεν επηρεάζει την αξιοπιστία των λογαριασµών. 11. Ο Οργανισµός δεν πραγµατοποιεί απόσβεση των ακινητοποιήσεών του. Θα έπρεπε να εφαρµόζει τους κανόνες αποτίµησης και απόσβεσης που έχει θεσπίσει η Επιτροπή ( 5 ), προκειµένου οι αξίες που είναι εγγεγραµµένες στον ισολογισµό να αντικατοπτρίζουν πιστά τα αγαθά που περιλαµβάνονται στην περιουσία του. ( 4 ) Άρθρο 15 του κανονισµού (ΕΚ, Ευρατόµ) αριθ. 1150/2000 του Συµβουλίου της 22ας Μαΐου 2000 (ΕΕ L 130 της 30.5.2000, σ. 8). ( 5 ) Κανονισµός (ΕΚ) αριθ. 2909/2000 της Επιτροπής της 29ης εκεµβρίου 2000 (ΕΕ L 336 της 30.12.2000, σ. 75).

C 326/28 EL Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 27.12.2002 12. Οι πελάτες του Οργανισµού πολύ συχνά του καταβάλλουν εκ των προτέρων τα συνολικά ποσά για εξετάσεις που σχεδιάζουν να ζητήσουν. Όµως, οι κανόνες καθορισµού των εφαρµοστέων τελών είναι περίπλοκοι και µπορούν να οδηγήσουν σε διαφορετικές ερµηνείες. Συνεπώς, η συµφωνία των καταβληθέντων ποσών µε τα πράγµατι οφειλόµενα τέλη παρουσιάζει δυσχέρειες. Η κατάσταση αυτή καταλήγει σε καθυστερήσεις στην κατάρτιση των αντίστοιχων εντολών είσπραξης. Έτσι, στις 31 εκεµβρίου 2001, απέµεναν να καταρτιστούν εντολές είσπραξης για ποσό 2,6 εκατοµµυρίων ευρώ. Θα έπρεπε ο Οργανισµός να παρέχει στους πελάτες του τη δυνατότητα να ανοίγουν λογαριασµούς καταθέσεων στον Οργανισµό. 18. Εξάλλου, ορισµένες διατάξεις της σύµβασης δεν είναι ικανοποιητικές: θα έπρεπε, έπειτα από την περιγραφή του τεχνικού προγραµµατισµού του σχεδίου, η πληρωµή των τιµολογίων να συνδέεται µε την εκτέλεση της σύµβασης. Όµως, προβλέπεται µόνον το χρονοδιάγραµµα των πληρωµών που πρέπει να πραγµατοποιηθούν. Αγορές αγαθών και υπηρεσιών Σύστηµα πρόβλεψης των αναγκών Εφαρµογή των δηµοσιονοµικών διατάξεων 13. Μείωση τελών κατά 10 000 ευρώ ανά φάκελο για 28 φακέλους (ήτοι κατά 280 000 ευρώ συνολικά) δεν αποτέλεσε αντικείµενο αιτιολογηµένης απόφασης του διευθυντή, όπως απαιτεί το άρθρο 9 του κανονισµού (ΕΚ) αριθ. 2743/98 του Συµβουλίου της 14ης εκεµβρίου 1998 ( 1 ). 14. Για 25 από τους 28 φακέλους, η απόφαση αυτή αφορούσε ήδη εισπραχθέντα τέλη το 2000. Η µεταφορά της σε λογιστικό επίπεδο απεδείχθη δυσχερής, διότι το σύστηµα SI2 δεν έχει σχεδιαστεί για την επεξεργασία τέτοιας περίπτωσης. Προκειµένου να τακτοποιηθεί η εν λόγω κατάσταση, εξεδόθη «αρνητική» εντολή είσπραξης 280 000 ευρώ (εκ των οποίων 250 000 ευρώ σε λογαριασµό εκτός προϋπολογισµού). 15. Ο Οργανισµός διαχειρίζεται χειρόγραφα τα ετήσια τέλη. Το εκέµβριο του 2001, τα τέλη αυτά αφορούσαν 195 προϊόντα, εκ των οποίων το 80 % περίπου προορίζονται για τον άνθρωπο και το 20 % για κτηνιατρική χρήση. Σηµείωµα του διευθυντή του Οργανισµού ζητεί να εκδίδονται οι εντολές είσπραξης τη 15η του µήνα ν για τα προϊόντα των οποίων το τέλος πρέπει να ανανεώνεται το µήνα ν+2. Όπως έχει ήδη διαπιστωθεί σε προγενέστερους ελέγχους, η προθεσµία αυτή δεν τηρείται για την πλειονότητα των εξετασθέντων φακέλων σχετικά µε ετήσια τέλη. 16. Το 2000, το ύψος των ανεξόφλητων τιµολογίων για εργασίες επιθεώρησης ανέρχεται σε 330 000 ευρώ, ήτοι στο 26 % των αναµενόµενων εσόδων. Το 2001, το ύψος των ανεξόφλητων τιµολογίων (προγενέστερων της 1ης Νοεµβρίου 2001) ανέρχεται σε 270 000 ευρώ, ήτοι στο 38 % των αναµενόµενων εσόδων. Θα πρέπει να βελτιωθεί ο συντονισµός µεταξύ της λογιστικής και της διαχειριστικής υπηρεσίας, ο οποίος προβλέπεται από τη διαδικασία σχετικά µε τις επιθεωρήσεις. 17. Στις 31 εκεµβρίου 2001 υπεγράφη σύµβαση µεταξύ ενός συµβούλου και του Οργανισµού ( 2 ), ύψους 236 640 ευρώ. Ο χρόνος εφαρµογής των διαδικασιών που κατέληξαν στην υπογραφή δεικνύει σαφώς ότι στόχος ήταν η χρησιµοποίηση πιστώσεων του 2001 προτού ακυρωθούν ( 3 ), καθώς και η χρηµατοδότηση, από πιστώσεις µεταφερθείσες από το 2001 στο 2002, εργασιών που καταφανώς µπορούσαν να πραγµατοποιηθούν µόνον το 2002. Τέτοιου είδους πρακτικές δεν είναι σύµφωνες µε την αρχή του ενιαυσίου του προϋπολογισµού. 19. Η πρόβλεψη του φόρτου εργασίας του Οργανισµού πραγµατοποιείται ετησίως κατά την κατάρτιση του προϋπολογισµού και του προγράµµατος εργασίας και καθιστά δυνατό τον καθορισµό: των αναµενόµενων εσόδων, των αναγκών σε προσωπικό και σε γραφεία, καθώς και των τρεχουσών αγορών, της κατάστασης σχεδίων πληροφορικής προς υλοποίηση. 20. Η προετοιµασία και ο σχεδιασµός των αγορών επαφίενται στην πρωτοβουλία των διαχειριστών των διαφόρων τοµέων δραστηριοτήτων του Οργανισµού. Η προτεινόµενη µέθοδος απόκτησης εξετάζεται από τη συµβουλευτική επιτροπή αγορών και συµβάσεων (ΣΕΑΣ). 21. Ωστόσο, οι εν λόγω προβλέψεις έχουν ενδεικτικό χαρακτήρα λόγω, αφενός, της διακύµανσης των εσόδων και, αφετέρου, του ανεπαρκούς συνυπολογισµού των περιορισµών που επηρεάζουν τις διαδικασίες αγοράς. Λόγω της αβεβαιότητας ως προς τα έσοδα ( 4 ), οι διαχειριστές τείνουν να αναµένουν το τέλος του έτους προκειµένου να υποβάλουν τις αιτήσεις αγορών τους. Για την περίοδο 2000-2001, το 65 % των συµβάσεων υπεγράφησαν κατά το δεύτερο εξάµηνο, εκ των οποίων το 26 % κατά τους δύο τελευταίους µήνες του έτους. Η συγκέντρωση αυτή στο τέλος του οικονοµικού έτους δεν µπορεί να δικαιολογηθεί από τη διακύµανση των εσόδων, των οποίων διόλου αµελητέο τµήµα ( 5 ) αποτελεί επιχορήγηση από την Επιτροπή. Ο Οργανισµός θα πρέπει να µεριµνήσει για τη βελτίωση του συστήµατος πρόβλεψης των αναγκών του. 22. ίδεται σαφής εικόνα όσον αφορά την ανάγκη βελτίωσης του συστήµατος πρόβλεψης των αναγκών εάν εξεταστεί η περίπτωση σχεδίου, ύψους 236 000 δολαρίων ΗΠΑ, σχετικά µε την παράταση κοινού σχεδίου πληροφορικής µε τον Παγκόσµιο Οργανισµό Υγείας, του οποίου η πρώτη φάση ξεκίνησε στις αρχές του 2000 και ολοκληρώθηκε τον Ιούνιο του 2001. Η πρόταση παράτασης του σχεδίου αυτού, από τον Ιούλιο του 2001 έως τον Ιούνιο του 2002, απέσπασε την ευνοϊκή γνώµη της ΣΕΑΣ στις 19 Ιουλίου 2001. Η πρόταση ανάληψης υποχρέωσης ( 6 ), που καταρτίστηκε στις 13 Νοεµβρίου 2001 έπειτα από την έγκριση συµπληρωµατικού προϋπολογισµού, θεωρήθηκε τελικά από το δηµοσιονοµικό ελεγκτή στις 20 εκεµβρίου 2001, αφού ελήφθησαν υπόψη ορισµένα από τα ( 1 ) ΕΕ L345της 19.12.1998, σ. 7. ( 2 ) C/01/2001.3. ( 3 ) Η ανάληψη υποχρέωσης SI2.8418 ύψους 203 508 ευρώ, που αντιστοιχούν στο 85 % του ύψους της σύµβασης, υπεγράφη στις 19/12/2001. ( 4 ) Ο Οργανισµός είναι σε θέση να πραγµατοποιεί αξιόπιστες προβλέψεις εσόδων µόνον για τα νέα φάρµακα που του υποβάλλονται, ήτοι για το 10 % περίπου των αιτήσεων που του απευθύνονται. ( 5 ) 30 % κατ αρχήν. ( 6 ) SI2.8217.

27.12.2002 EL Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων C 326/29 σχόλιά του. Στις 23 Ιανουαρίου 2002, υπεγράφη ένα «Memorandum of Understanding» (µνηµόνιο συµφωνίας), που επέχει θέση σύµβασης. Όµως, ο παρέχων την υπηρεσία εξακολούθησε να προσφέρει τις υπηρεσίες του κατά το δεύτερο εξάµηνο του 2001, χωρίς έγκυρη σύµβαση και χωρίς επαρκείς πιστώσεις για τη χρηµατοδότηση των εργασιών του. 24. Η θέσπιση χρονοδιαγράµµατος αγορών, από την υποβολή του φακέλου στη ΣΕΑΣ έως την επιθυµητή ηµεροµηνία παραλαβής των αγαθών ή των υπηρεσιών, θα καθιστούσε δυνατή τη λιγότερο συχνή σύναψη συµβάσεων µε απευθείας συµφωνία, καθώς και τη βελτίωση της διαχείρισης των αγορών. Προγραµµατισµός των αγορών 23. εν υφίσταται προγραµµατισµός των αγορών. Ως εκ τούτου, το 2000 και το 2001, το 51 % των συµβάσεων στους τοµείς «διοίκηση» και «πληροφορική» συνήφθησαν µε απευθείας συµφωνία, συχνά µε το σκεπτικό της επιτακτικής επείγουσας ανάγκης. Επιλογή της διαδικασίας 25. Η επιλογή της διαδικασίας απόκτησης εξακολουθεί να επηρεάζεται υπερβολικά από την επείγουσα ανάγκη που δηµιουργεί η απουσία προγραµµατισµού και δεν εξαρτάται, όπως θα ήταν αρµόζον, από τη µέριµνα ύπαρξης βέλτιστης πολιτικής αγορών µε κριτήριο την ορθή διαχείριση. Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεµβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 25ης και 26ης Σεπτεµβρίου 2002. Για το Ελεγκτικό Συνέδριο JuanManuel FABRA VALLÉS Πρόεδρος

Προέλευση των εσόδων Έσοδα Έσοδα εγγεγραµµένα στον οριστικό προϋπολογι-σµό του οικονοµικού έτους Εισπραχθέντα έσοδα Επιχορηγήσεις από την Επιτροπή 15,3 7,4 Ίδια έσοδα 48,0 42,4 Λοιπά έσοδα 2,6 2,3 Σύνολο 65,9 52,1 Καταλογισµός των δαπανών Πίνακας 1 Εκτέλεση του προϋπολογισµού για το οικονοµικό έτος 2001 εγγεγραµ- µένες Πιστώσεις του οριστικού προϋπολογισµού αναληφθείσες καταβληθείσες µεταφερθείσες ( 1 ) απάνες Πιστώσεις που µεταφέρθηκαν από το προηγούµενο οικονοµικό έτος αναλήψεις υποχρεώσεων που αποµένουν προς εκκαθάριση (εκατ. EUR) ιαθέσιµες πιστώσεις (προϋπολογισµός 2001 και οικονοµικό έτος 2000) Τίτλος I Προσωπικό 23,7 23,0 22,4 0,5 0,7 0,5 0,3 0,2 24,2 23,5 22,7 0,5 0,9 Τίτλος II Λειτουργία 13,6 10,8 8,1 4,9 0,5 4,5 4,1 0,4 18,1 15,3 12,2 4,8 0,9 Τίτλος III Επιχειρησιακές δραστηριότητες 28,6 24,3 17,7 8,1 2,8 6,8 6,2 0,6 35,4 31,1 23,9 8,1 3,4 Σύνολο 65,9 58,0 48,3 13,5 4,1 11,8 10,6 1,3 77,7 69,9 58,8 13,5 5,2 ( 1 ) Οι µεταφερθείσες πιστώσεις περιλαµβάνουν 3,8 εκατοµµύρια ευρώ µη αυτόµατων µεταφορών. Σηµείωση: Τα σύνολα ενδέχεται να εµφανίζουν αποκλίσεις οφειλόµενες στις στρογγυλοποιήσεις. Πηγή: Στοιχεία του Οργανισµού Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε ο Οργανισµός στις οικονοµικές καταστάσεις του. ακυρωθείσες καταβληθείσες ακυρωθείσες πιστώσεις αναληφθείσες καταβληθείσες µεταφερθείσες ακυρωθείσες C 326/30 EL Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 27.12.2002

27.12.2002 EL Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων C 326/31 Πίνακας 2 Λογαριασµός διαχείρισης των οικονοµικών ετών 2001 και 2000 (1 000 EUR) 2001 2000 Εισπραχθέντα έσοδα του οικονοµικού έτους ( 1 ) Επιχορήγηση από την Επιτροπή 14 000 13 200 Κοινοτική επιχορήγηση για τα ορφανά φάρµακα 1 300 1 000 Τέλη 42 708 39 236 Συνεισφορά EOX 288 245 ιάφορα έσοδα 4 504 1 354 Σύνολο των εσόδων (α) 62 800 55 035 απάνες του προϋπολογισµού του οικονοµικού έτους Προσωπικό Τίτλος Ι του προϋπολογισµού Πληρωµές 22 437 19 939 Μεταφερθείσες πιστώσεις 538 474 Λειτουργία Τίτλος ΙΙ του προϋπολογισµού Πληρωµές 8 143 7 422 Μεταφερθείσες πιστώσεις 4 851 4 538 Επιχειρησιακές δραστηριότητες Τίτλος ΙΙΙ του προϋπολογισµού Πληρωµές 17 687 15 129 Μεταφερθείσες πιστώσεις 8 113 6 810 Σύνολο των δαπανών (β) 61 769 54 312 Αποτέλεσµα του οικονοµικού έτους (α-β) 1 031 723 Υπόλοιπο που µεταφέρθηκε από το προηγούµενο οικονοµικό έτος 1 926 3 276 Επιστροφές στην/από την Επιτροπή 0 3 276 Μεταφερθείσες πιστώσεις από το προηγούµενο οικονοµικό έτος που ακυρώθηκαν 1 258 2 082 Συναλλαγµατικές διαφορές 345 613 Λοιπές προσαρµογές 520 266 Υπόλοιπο του οικονοµικού έτους 4 040 1 926 ( 1 ) Το ποσό περιλαµβάνει 10,7 εκατοµµύρια ευρώ εσόδων προς είσπραξη στο πλαίσιο του οικονοµικού έτους 2001. Σηµείωση: Τα σύνολα ενδέχεται να εµφανίζουν αποκλίσεις οφειλόµενες στις στρογγυλοποιήσεις. Πηγή: Στοιχεία του Οργανισµού Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε ο Οργανισµός στις οικονοµικές καταστάσεις του.

C 326/32 EL Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 27.12.2002 Πίνακας 3 Ισολογισµός στις 31 εκεµβρίου 2001 και στις 31 εκεµβρίου 2000 (1 000 EUR) Ενεργητικό 2001 2000 Ακινητοποιήσεις Εγκαταστάσεις και έπιπλα 4 397 4 423 Υποσύνολο 4 397 4 423 Βραχυπρόθεσµες απαιτήσεις Ανακτητέος ΦΠΑ 363 653 ιάφοροι οφειλέτες και προκαταβολές 3 719 2 551 Εισπρακτέα επιχορήγηση από την Επιτροπή 8 162 8 000 Υποσύνολο 12 244 11 204 Ρευστά διαθέσιµα Τράπεζες λογαριασµοί όψεως 12 711 9 169 Πάγιες προκαταβολές 17 7 Υποσύνολο 12 728 9 176 Σύνολο 29 369 24 803 Παθητικό 2001 2000 Πάγια κεφάλαια Ίδια κεφάλαια 4 397 4 423 Υπόλοιπο του οικονοµικού έτους 4 040 1 926 Υποσύνολο 8 437 6 349 Βραχυπρόθεσµες οφειλές Μη αυτόµατες µεταφορές πιστώσεων 3 788 2 510 Αυτόµατες µεταφορές πιστώσεων 9 714 9 313 ιάφοροι πιστωτές 311 336 ΦΠΑ 363 653 Υποσύνολο 14 176 12 812 Μεταβατικοί λογαριασµοί Έσοδα προς επαναχρησιµοποίηση 1 460 1 210 Ετεροχρονισµένα τέλη 5 296 4 432 Υποσύνολο 6 756 5 642 Σύνολο 29 369 24 803 Σηµείωση: Τα σύνολα ενδέχεται να εµφανίζουν αποκλίσεις οφειλόµενες στις στρογγυλοποιήσεις. Πηγή: Στοιχεία του Οργανισµού Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε ο Οργανισµός στις οικονοµικές καταστάσεις του.

27.12.2002 EL Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων C 326/33 ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ 4. Ο Οργανισµός επιδοκιµάζει τη συµπερασµατική δήλωση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, ήτοι ότι η εξέταση των λογαριασµών του Οργανισµού για το δηµοσιονοµικό έτος 2001 επιβεβαιώνει ότι οι ετήσιοι λογαριασµοί είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείµενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόµιµες και κανονικές. Ο Οργανισµός αναγνωρίζει επίσης ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο εξέτασε όχι µόνον εις βάθος το πλήρες εύρος των χρηµατοοικονοµικών δραστηριοτήτων του Οργανισµού, αλλά επίσης τη δηµοσιονοµική και λογιστική δοµή και διαδικασίες. 6. Πρέπει να σηµειωθεί ότι οι δραστηριότητες του Οργανισµού χρηµατοδοτούνται από τα τέλη που καταβάλλουν όσοι υποβάλλουν αίτηση για άδεια κυκλοφορίας φαρµακευτικών προϊόντων (περίπου 75 % των εσόδων) και από κοινοτική συνεισφορά (περίπου 25 % των εσόδων).η πλειονότητα των τελών αυτών καταβάλλεται πριν από την υποβολή των αιτήσεων και αυτό σηµαίνει ότι ο Οργανισµός διατηρεί πάντοτε θετική ταµειακή ροή. Το 2002 ο Οργανισµός και η Επιτροπή συζήτησαν για το εν λόγω θέµα και συµφώνησαν, αφενός, να µεταφερθεί το υπόλοιπο των προηγούµενων ετών και, αφετέρου, από το 2002 και εξής η ετήσια συνεισφορά να καταβάλλεται σε τρεις δόσεις (Μάρτιο, Ιούλιο και Οκτώβριο). Τον Οκτώβριο κάθε έτους θα πραγµατοποιείται συνεδρίαση µεταξύ του Οργανισµού και της Επιτροπής προκειµένου να καθορίζονται οι πραγµατικές ανάγκες του Οργανισµού µέχρι το τέλος του δηµοσιονοµικού έτους. 7. Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι ο Οργανισµός δεν µπορεί να προβλέπει επακριβώς τα ποσά τα οποία τελικά θα λάβει ως έσοδα από τα τέλη κάθε έτος, ιδίως εφόσον τα έσοδα από τα τέλη πρέπει να υπολογίζονται στο τέλος του έτους ν 2και να αναθεωρούνται στο τέλος του έτους ν 1.Τα υπολογιζόµενα έσοδα από τέλη ήταν 45,7 εκατοµµύρια ευρώ για το δηµοσιονοµικό έτος 2001 ενώ τα πραγµατικά έσοδα από τέλη 42,7 εκατοµµύρια ευρώ. 8. Το ποσό των µεταφορών οφείλεται σε µεγάλο βαθµό στο γεγονός ότι το τέλος του έτους αποτελεί συχνά µια ιδιαίτερα δραστήρια περίοδο για τις φαρµακευτικές εταιρείες, το οποίο, κατά συνέπεια, οδηγεί σε µεγαλύτερο αριθµό υποβαλλόµενων αιτήσεων και πληρωµών τελών για τον Οργανισµό. Η αξιολόγηση σε σχέση τόσο µε τις αιτήσεις όσο και µε τα τέλη διενεργείται κατά το επόµενο έτος. Μεγάλο τµήµα των µεταφορών προορίζεται για τις πληρωµές που οφείλονται στις αρµόδιες εθνικές αρχές σχετικά µε το έργο της αξιολόγησης που πραγµατοποιούν οι εισηγητές και οι συνεισηγητές (συνήθως το 50 % των τελών της αίτησης). Τα ποσά αυτά καταβάλλονται κατά την ολοκλήρωση του έργου αξιολόγησης του εισηγητή/συνεισηγητή και µε την παραλαβή των αντίστοιχων εκθέσεων, περίπου 70-90 ηµέρες µετά τη λήψη των τελών από τον Οργανισµό. 9. Η δήλωση µπορεί να επιβεβαιωθεί. Ωστόσο, πρέπει να σηµειωθεί ότι οι µεταφορές αποτελούν σε κάποιο βαθµό εκτιµήσεις σχετικά µε τα τελικά πληρωτέα ποσά, π.χ. τον εξοπλισµό των ακινήτων, κ.λπ. Ο Οργανισµός θα συνεχίσει τις προσπάθειές του προκειµένου να εξασφαλίσει ότι οι δεδουλευµένες µη εξοφληθείσες υποχρεώσεις είναι ακριβείς σε αποδεκτό επίπεδο. 10. Το θέµα της λογιστικής των εσόδων από τον Οργανισµό θα επανεξεταστεί στο πλαίσιο της αναδιατύπωσης του δηµοσιονοµικού κανονισµού. Ωστόσο, η διοίκηση του οργανισµού θεωρεί επί του παρόντος ότι οι χρησιµοποιηθείσες πολιτικές λογιστικής αντανακλούν ορθά τα δηµοσιονοµικά αποτελέσµατα του Οργανισµού. Συµπληρωµατικές πληροφορίες σχετικά µε τα εισπραχθέντα έσοδα και τις πραγµατοποιηθείσες πληρωµές δίδονται στην κατάσταση των εσόδων και δαπανών συµφώνως προς τον δηµοσιονοµικό κανονισµό. 11. Κατά τη διάρκεια του 2002 θα αποφασιστεί ο δηµοσιονοµικός κανονισµός-πλαίσιο για όλους τους οργανισµούς της ΕΕ, συµπεριλαµβανοµένου του Οργανισµού. Το 2003 σχεδιάζεται να υπάρξει απόσβεση σύµφωνα µε τις οδηγίες που θα εκδόσει ο υπόλογος της Επιτροπής. 12. Το εν λόγω ποσό των 2,6 εκατοµµυρίων ευρώ αφορά τέλη που εισπράχθηκαν πριν από την επίσηµη έναρξη της διαδικασίας αξιολόγησης, δηλαδή όταν ακόµη ετοιµαζόταν η εντολή είσπραξης. Για επαναλαµβανόµενες πράξεις µε προκαταβολικώς πληρωτέα τέλη, ο Οργανισµός θα αξιολογήσει από κοινού µε τους πελάτες εάν είναι σκόπιµο να ανοιχθούν λογαριασµοί καταθέσεων. 13. Το θέµα αυτό αποτέλεσε µια πολύ ειδική και κατ εξαίρεση κατάσταση εξαιτίας επιτακτικών λόγων δηµόσιας υγείας. Η απουσία χρηµατοοικονοµικών κινήτρων για τη διευκόλυνση της εφαρµογής των κοινοτικών µέτρων θα µπορούσε να είχε οδηγήσει στην απόσυρση από την αγορά µιας σειράς προϊόντων, µε απαράδεκτες συνέπειες για τη δηµόσια υγεία, συγκεκριµένα τη διακοπή της θεραπείας ασθενών. Στη συγκεκριµένη περίπτωση, η αρµόδια επιτροπή παρείχε την υποστήριξή της στην επιλεγείσα προσέγγιση και το διοικητικό συµβούλιο ενηµερώθηκε και δεν διατύπωσε αντιρρήσεις. Ωστόσο, ο Οργανισµός θα καταβάλει κάθε προσπάθεια να τηρεί µελλοντικά στο ακέραιο τους δηµοσιονοµικούς κανόνες και κανονισµούς. 14. εδοµένων των περιορισµών του δηµοσιονοµικού λογιστικού συστήµατος SI2, είναι, όπως επισηµαίνει και το Ελεγκτικό Συνέδριο, δύσκολο να εισαχθεί στο σύστηµα το εν λόγω είδος συναλλαγής. Η λύση που επέλεξε επί του προκειµένου ο Οργανισµός υπαγορευόταν από τον επείγοντα χαρακτήρα του θέµατος. Ωστόσο, ο Οργανισµός θα εξετάσει επαρκέστερους τρόπους διευθέτησης, εάν επαναληφθεί µια τέτοια κατάσταση. 15. Έχουν ληφθεί τα κατάλληλα µέτρα, προκειµένου να εξασφαλιστεί ότι οι εντολές είσπραξης για τα ετήσια τέλη εκδίδονται εγκαίρως. 16. Η είσπραξη των τιµολογίων για επιθεωρήσεις είναι σε ορισµένες περιπτώσεις πολύπλοκη, καθώς οι υποψήφιοι, µολονότι υποχρεούνται νοµικά να καταβάλουν το ποσό εντός 30 ηµερών από την ηµεροµηνία έκδοσης του τιµολογίου, συχνά προσπαθούν να καθυστερήσουν την πληρωµή µέχρι τη διενέργεια της επιθεώρησης. Έχουν καθιερωθεί βελτιωµένες διαδικασίες για την παρακολούθηση της είσπραξης των τελών των επιθεωρήσεων. 17. Η εν λόγω σύµβαση ήταν βασική για την εύρυθµη λειτουργία του συστήµατος EudraVigilance. Τόσο η υπογραφή της σύµβασης όσο και το µεγαλύτερο τµήµα της εργασίας αναµενόταν να ολοκληρωθεί από µια οµάδα εργασίας ξεχωριστή από το EudraVigilance πριν

C 326/34 EL Επίσηµη Εφηµερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 27.12.2002 από τον εκέµβριο του 2001. Ωστόσο, εξαιτίας απροσδόκητων καθυστερήσεων και προκειµένου να ξεκινήσει το έργο το συντοµότερο δυνατό η υπογραφή της σύµβασης και η εκτέλεση των εργασιών πραγµατοποιήθηκαν σε διαφορετικά δηµοσιονοµικά έτη. Ο Οργανισµός θα επιδιώξει την αποφυγή τέτοιων προβληµάτων προγραµµατισµού στο µέλλον. 18. Το έργο του αναδόχου υπόκειται σε εβδοµαδιαία εξέταση. Τα φύλλα παρουσίας του αναδόχου, τα οποία υπογράφονται ως απόδειξη όχι µόνον της παρουσίας του στον Οργανισµό συµφώνως προς τους όρους της σύµβασης αλλά επίσης της ικανοποιητικής προόδου του έργου, υποστηρίζουν τις περιοδικές πληρωµές που καταβάλλονται συµφώνως προς το χρονοδιάγραµµα των πληρωµών. Ο Οργανισµός θα θεσπίσει µια διαδικασία προκειµένου να εξασφαλιστεί ότι οι συµβάσεις θα περιέχουν όχι µόνον ένα χρονοδιάγραµµα πληρωµών αλλά και ένα χρονοδιάγραµµα για την πραγµατοποίηση των συµφωνηθεισών πράξεων και θα εξασφαλίζεται ότι η τελευταία πληρωµή θα καταβάλλεται µόνον µετά την τελική διανοµή των αγαθών ή/και την παροχή των υπηρεσιών. 19. Οι απαιτήσεις σχετικά µε επιπρόσθετους χώρους γραφείων, ανακαινίσεις, κ.λπ. παρουσιάζονται λεπτοµερώς σε ένα εσωτερικό έγγραφο προϋπολογισµού, το οποίο απαριθµεί κάθε κονδύλιο δαπάνης, συνδεόµενο, όπου ενδείκνυται, µε λεπτοµέρειες της σύµβασης. 20. Στις αρχές κάθε έτους ένας κατάλογος των προτεινόµενων προσκλήσεων για την υποβολή προσφορών καταρτίζεται στο εσωτερικό του τοµέα και ανακοινώσεις συντάσσονται και δηµοσιεύονται στο Συµπλήρωµα της Επίσηµης Εφηµερίδας. Όλες οι ανακοινώσεις για τις προσκλήσεις υποβολής προσφορών υποβάλλονται για γνωµοδότηση στην ΣΕΑΣ πριν από τη δηµοσίευση. 21. Ο λόγος για τον οποίο πολλές από τις συµβάσεις υπογράφονται αργότερα κατά τη διάρκεια του έτους είναι ότι µπορεί να χρειαστούν αρκετοί µήνες για την προετοιµασία ενός έργου. Στη συνέχεια, µπορεί επίσης να χρειαστούν αρκετοί µήνες για τη διαδικασία πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών. Εποµένως, τα έργα µπορεί να ξεκινούν στις αρχές του έτους, αλλά συχνά οι συµβάσεις δεν µπορούν να υπογραφούν πριν από τον Σεπτέµβριο ή τον Οκτώβριο. εδοµένου ότι τουλάχιστον η κοινοτική συνεισφορά θα εξασφαλίζει στο µέλλον µια αξιόπιστη πηγή εσόδων µε τις τρεις δόσεις που έχουν συµφωνηθεί µε την Επιτροπή (βλέπε σηµείο 6 παραπάνω), θα είναι µάλλον δυνατόν οι δαπάνες να κατανέµονται ισοµερέστερα κατά τη διάρκεια του έτους. 22. Οι διαπραγµατεύσεις µεταξύ του Οργανισµού και του Παγκόσµιου Οργανισµού Υγείας (ΠΟΥ) για την επέκταση της συνεργασίας στο πλαίσιο του SIAMED επεκτάθηκαν πέραν της ηµεροµηνίας λήξης της αρχικής σύµβασης. Αυτό οφειλόταν κυρίως στο γεγονός ότι ο ΠΟΥ επέµενε σε έναν διαφορετικό τύπο σχετικά µε τον καταµερισµό του κόστους, δηλαδή ότι ο Οργανισµός έπρεπε να καλύψει σχεδόν τα δύο τρίτα του κόστους. Η διαδικασία σε σχέση µε αυτό το έργο οδήγησε έκτοτε στη δηµιουργία µιας θέσης διαχειριστή συµβάσεων, προκειµένου να παρακολουθούνται στενότερα οι συµβατικές σχέσεις µε τρίτα µέρη. 23-24. Ο λόγος για τον οποίο ορισµένες συµβάσεις µεταξύ του τµήµατος διοίκησης και του τµήµατος τεχνολογίας των πληροφοριών συνάπτονται µε απευθείας συµφωνία είναι ότι ορισµένες εταιρείες, π.χ. ο προµηθευτής συστηµάτων τηλεπικοινωνιών επιτρέπει την εγκατάσταση υλικού και λογισµικού µόνον συγκεκριµένου εµπορικού σήµατος. Αποτυχία συµµόρφωσης µε αυτό µπορεί να καταστήσει άκυρη τη σύµβαση συντήρησης. 25. Υπάρχει συµφωνία ως προς το γεγονός ότι η επιλογή των διαδικασιών σύναψης συµβάσεων καθορίζεται συχνά από επείγουσες καταστάσεις. Η κατάσταση αυτή οφείλεται εν µέρει στις δυσκολίες που αντιµετωπίζει ο Οργανισµός ως προς την εκτίµηση των αναγκών κατά τη διάρκεια κάθε δηµοσιονοµικού έτους. Ο Οργανισµός θα καταβάλλει προσπάθειες προκειµένου να ενισχύσει τις διαδικασίες πρόβλεψης και δηµοσιονοµικού προγραµµατισµού.