Σελίδα: 1 από 21 1. Σκοπός Να περιγράψει τις υπευθυνότητες και την διαδικασία που σχετίζεται με την πιστοποίηση Συστημάτων Ολοκληρωμένης Διαχείρισης (ΣOΔ) στη Γεωργική Παραγωγή Η διαδικασία πιστοποίησης/επαλήθευσης περιλαμβάνει την προετοιμασία της επιθεώρησης, την διενέργεια της επιθεώρησης και την απονομή πιστοποιητικού, την διενέργεια επιθεωρήσεων επιτήρησης και την διενέργεια της επιθεώρησης επαναπιστοποίησης. Η παρούσα διαδικασία διασφαλίζει ότι οι πιστοποιήσεις διενεργούνται σύμφωνα με ενιαίους κανόνες σχετικά με το προσωπικό και τον τρόπο εργασίας εξασφαλίζοντας την ισοτιμία και την ομοιομορφία της πιστοποίησης. 2. Πεδίο Εφαρμογής Η διαδικασία αυτή εφαρμόζεται για τις υπηρεσίες που προσφέρει η TÜV HELLAS Α.Ε. οι οποίες εντάσσονται στην Πολιτική Ποιότητας και στο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας κατά ISO/IEC 17021 και αναφέρονται στις Πιστοποιήσεις Συστημάτων Ολοκληρωμένης Διαχείρισης στη γεωργική παραγωγή. Οι επιθεωρητές είναι υπεύθυνοι για την πιστή εφαρμογή της διαδικασίας πιστοποίησης σύμφωνα με τις οδηγίες της TÜV HELLAS A.E/ Διεύθυνση Agrisystems 3. Σχετικά Εγγραφα / Εντυπα 3.1. Πρότυπα / Τυποποιητικά Εγγραφα / Κανονισμοί / Κατευθυντήριες Οδηγίες Διαχείριση Αγροτικού Περιβάλλοντος - Σύστημα Ολοκληρωμένης Διαχείρισης στη Γεωργική Παραγωγή AGRO 2 Κατευθυντήρια Οδηγία για την εφαρμογή και πιστοποίηση του προτύπου AGRO 2_29.07.2009/2η Έκδοση EN ΕΛΟΤ ISO 9001:2008 «Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας Απαιτήσεις» ISO 14001:2004 «Συστήματα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης Απαιτήσεις με οδηγίες για εφαρμογή» ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17021:2006 «Αξιολόγηση της Συμμόρφωσης Απαιτήσεις για φορείς επιθεώρησης και πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης» 3.2. Εντυπα Για την συμπλήρωση όλων των κατωτέρω εντύπων αποδεκτές γλώσσες είναι η Ελληνική, η Αγγλική και η Γερμανική γλώσσα. 1. QF(QP-QA-05-01)-01: Αίτηση αξιολόγησης συστήματος 2. QF(QP-QA-05-01)-05: Ερωτηματολόγιο Αξιολόγησης Συστήματος
Σελίδα: 2 από 21 3. QF(QP-QA-05-01)-06: Πρόγραμμα επιθεώρησης 4. QF(QP-QA-05-01)-07: Πιστοποιητικό ΣΟΔ 5. QF(QP-QA-05-01)-10: Έγκριση ομάδας επιθεώρησης 6. QF(QP-QA-01-01)-11: Σύμβαση μεταξύ TUV HELLAS και προς Πιστοποίηση Εταιρείας 7. QF(QP-QA-05-01)-14: Βεβαίωση Αποδοχής Όρων για την Πιστοποίηση ΣΟΔ 8. QF(QP-QA-01-02)-02: Κατάλογος εγκεκριμένων επιθεωρητών 9. QF(QP-QA-05-01)-12: Μητρώο Αξιολογημένων Επιβλεπόντων ΓΕ 3.3. Οδηγίες Εργασίας 1. WI-(QP-QA-05-01)-01: Οδηγία εργασίας Υπολογισμός ανθρωποημερών για την επιθεώρηση συστημάτων ολοκληρωμένης διαχείρισης στη γεωργική παραγωγή 2. WI-(QP-QA-05-01)-02: Οδηγία εργασίας Κατ ελάχιστο απαιτούμενα στοιχεία ΣΟΔ προς πιστοποίηση 3. WI-(QP-QA-05-01)-03: Κριτήρια αξιολόγησης επιβλεπόντων γεωργικής εκμετάλλευσης 4. WI-(QP-QA-05-01)-04: Οδηγία εργασίας Κρίσιμα σημεία στην επιθεώρηση εφαρμογής φυτοπροστατευτικών προϊόντων 5. WI-(QP-QA-BIO-01)-01: Οδηγία Δειγματοληψίας 3.4. Διαδικασίες QP-QΑ-05-01: Διαδικασία Πιστοποίησης Συστημάτων Ολοκληρωμένης Διαχείρισης στη Γεωργική Παραγωγή κατά AGRO 2-1, AGRO 2-2 QP-QA-05-02: Απαιτήσεις για τον ορισμό των επιθεωρητών της TUV HELLAS για ΣΟΔ, παραρτημα 1 4. Ορισμοί / Συντομογραφίες Επιθεώρηση Πιστοποίησης (Initial Certification Audit / Validation Audit) Επί τόπου έλεγχος και αξιολόγηση της εγκατάστασης, εφαρμογής και αποτελεσματικότητας του ΣΟΔ, με βάση τα έγγραφα του ΣΟΔ και το πρότυπο AGRO 2 στο σύνολο των απαιτήσεων του. Η διεξαγωγή της επιθεώρησης γίνεται κατά την συγκομιδή συμπεριλαμβάνοντας κατά αυτό τον τρόπο όλες τις καλλιεργητικές ενέργειες της γεωργικής εκμετάλλευσης (ΓΕ). Επιθεώρηση πιστοποίησης διενεργείται και στην περίπτωση που στο
Σελίδα: 3 από 21 Επιθεώρηση Επιτήρησης (Surveillance Audit) Επαναληπτική επιθεώρηση (Re-audit) Επιθεώρηση Επαναπιστοποίησης (Re-certification Audit) Επιθεώρηση Επέκτασης (Extension Audit) ΣΟΔ μιας ήδη πιστοποιημένης ΓΕ ενταχθούν νέα μέλη σε ποσοστό άνω του 25% των ήδη ενταγμένων. Η επιθεώρηση πιστοποίησης διενεργείται σε δύο στάδια : 1 ου σταδίου επιθεώρηση (Stage 1 Audit): καλύπτει την αξιολόγηση της τεκμηρίωσης του Συστήματος Ολοκληρωμένης Διαχείρισης και αξιολόγηση της ετοιμότητάς του για τη διεξαγωγή της 2 ου σταδίου επιθεώρησης. 2 ου σταδίου επιθεώρηση (Stage 2 Audit): καλύπτει την αξιολόγηση της εφαρμογής, συμπεριλαμβανομένου της αποτελεσματικότητας, του Συστήματος Διαχείρισης στις εγκαταστάσεις της προς πιστοποίησης ΓΕ και την αξιολόγηση των μελών παραγωγών της. Εξασφαλίζει τη συνεχή ορθή εφαρμογή του ΣΟΔ. Πραγματοποιείται τουλάχιστον μία φορά ανά έτος, μετά την επιθεώρηση αξιολόγησης προκειμένου να διαπιστωθεί η συνεχής συμμόρφωση της ΓΕ με τις απαιτήσεις του προτύπου. Η επιθεώρηση επιτήρησης γίνεται κατά την συγκομιδή συμπεριλαμβάνοντας την επικείμενη συγκομιδή αλλά και οποιοδήποτε καλλιεργητικό στάδιο έως και την προηγούμενη συγκομιδή. Ανασκόπηση και αξιολόγηση της εγκατάστασης, εφαρμογής και αποτελεσματικότητας των διορθωτικών ενεργειών στα σημεία που παρουσιάστηκαν κρίσιμες αποκλίσεις κατά την επιθεώρηση Πιστοποίησης / Επιτήρησης ή σημαντικές αλλαγές στο Σύστημα Διαχείρισης της ΓΕ. Επί τόπου έλεγχος της εφαρμογής και αποτελεσματικότητας του συνόλου του Συστήματος Διαχείρισης κατά την λήξη της τριετούς ισχύος του εκδοθέντος Πιστοποιητικού, με βάση την τρέχουσα έκδοση των εγγράφων του Συστήματος Διαχείρισης. Αξιολόγηση της εφαρμογής και αποτελεσματικότητας του Συστήματος Διαχείρισης όταν στο πεδίο της Γ.Ε. υπάρχουν καλλιέργειες όπου η συγκομιδή τους πραγματοποιείται σε διαφορετικό χρόνο από αυτών της επιθεώρησης πιστοποίησης. Η Επιθεώρηση Επέκτασης μίας ή περισσοτέρων καλλιεργειών πραγματοποιείται κατά την περίοδο συγκομιδής των συγκεκριμένων καλλιεργειών και περιλαμβάνει την αξιολόγηση της προσαρμογής του ΣΟΔ στα δεδομένα των νέων καλλιεργειών (π.χ. Σχέδια Διαχείρισης) και της ε- φαρμογής τους στον αγρό. Έκτακτη / αιφνιδιαστική Επι- Έκτακτες επιθεωρήσεις διενεργούνται ετησίως στο 10% τουλάχιστον
Σελίδα: 4 από 21 θεώρηση (Short-notice Audit) των ΓΕ που έχουν πιστοποιηθεί, συμπεριλαμβανομένων αυτών για την διερεύνηση παραπόνων (μετά από απόφαση του Διευθυντή Agrisystems) ή όταν η Διεύθυνση Agrisystems το κρίνει απαραίτητο, προκειμένου να διαπιστώνει τη συνεχή τήρηση του προτύπου, Ο προγραμματισμός του συνολικού αριθμού έκτακτων επιθεωρήσεων γίνεται στο τέλος της εκάστοτε χρονιάς για την επόμενη και αναφέρεται στην ανασκόπηση της Δ/νσης AGRISYSTEMS. Ο αριθμός υπολογίζεται βάση του 10% των εν ενεργεία πιστοποιητικών AGRO 2 και αποφασίζεται από τη Δ/νση AGRISYSTEMS με βάση τον α- ριθμό τους ο οποίος επαναπροσδιορίζεται σε 6μηνιαία βάση. 5. Υπευθυνότητες 5.1 Διευθυντής ΑGRISYSTEMS Ορίζεται από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και τον Γενικό Διευθυντή της ΤÜV HELLAS Α.Ε. και είναι υπεύθυνος για: Τον έλεγχο της τήρησης των Διαδικασιών της Διεύθυνσης ΑGRISYSTEMS Την οικονομική παρακολούθηση των δραστηριοτήτων της Διεύθυνσης ΑGRISYSTEMS Την συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του ISO/IEC 17021:2006 Την αντικατάσταση του Ανώτερου Επιθεωρητή σε περίπτωση απουσίας του ή όταν αυτός εμπλέκεται στη Διαδικασία Επιθεώρησης Επίσης είναι μέλος της Τεχνικής Επιτροπής της Δ/νσης Πιστοποίησης. 5.2 Υπεύθυνος ΑGRISYSTEMS Ορίζεται από τον Διευθυντή της Δ/νσης AGRISYSTEMS και είναι υπεύθυνος για: Την τήρηση των Διαδικασιών της Δ/νσης AGRISYSTEMS Την οικονομική παρακολούθηση των δραστηριοτήτων της Δ/νσης AGRISYSTEMS Να αναπληρώνει τον Διευθυντή της Δ/νσης AGRISYSTEMS σε περίπτωση απουσίας του. Την αντικατάσταση του Ανώτερου Επιθεωρητή σε περίπτωση απουσίας του ή όταν αυτός εμπλέκεται στη Διαδικασία Επιθεώρησης 5.3 Ανώτερος Επιθεωρητής (Senior Auditor) Ορίζεται από την Τεχνική Επιτροπή και είναι υπεύθυνος για: έγκριση των ανθρωπο-ημερών επιθεώρησης, ανασκόπησης εγγράφων και έκθεσης επιθεώρησης
Σελίδα: 5 από 21 ανασκόπηση της διαδικασίας επιθεώρησης έτσι ώστε να βρίσκεται σε συμφωνία με το περιεχόμενο και τους κανονισμούς της TUV HELLAS έκδοση του πιστοποιητικού Αντικαθίσταται από τον Διευθυντή ή τον Υπεύθυνο AGRISYSTEMS στις πιο πάνω δραστηριότητες, σε περίπτωση απουσίας του ή όταν ο ανώτερος Επιθεωρητής εμπλέκεται στη διαδικασία επιθεώρησης. 5.4 Επικεφαλής Επιθεωρητής (Lead Auditor) Ορίζεται από την τεχνική επιτροπή. Στην ομάδα επιθεώρησης ο Επικεφαλής Επιθεωρητής είναι υπεύθυνος για τις παρακάτω αρμοδιότητες: Αξιολόγηση της τεκμηρίωσης του γραπτού λόγου σε συνεργασία με τον επιθεωρητή / εμπειρογνώμονα / ειδικό επιστήμονα (expert) πριν την διεξαγωγή της επιθεώρησης. Σχεδιασμός του προγράμματος επιθεώρησης σε συμφωνία με την ομάδα επιθεώρησης και τον πελάτη. Πρόταση προς τον Ανώτερο Επιθεωρητή για την έγκριση της ομάδας επιθεώρησης Πραγματοποίηση συναντήσεων με τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας επιθεωρητών κατά την διάρκεια της επιθεώρησης. Αν χρειάζεται, κατάρτιση αναφοράς μη συμμορφώσεων σε συνεργασία με τον επιθεωρητή. Απόφαση για επαναξιολόγηση σε συνεργασία με την ομάδα επιθεώρησης Σύνταξη αναφοράς επιθεώρησης σε συνεργασία με τον επιθεωρητή, τεκμηριώνοντας τα αποτελέσματα της επιθεώρησης 5.5 Επιθεωρητής (Auditor) Ορίζεται από την τεχνική επιτροπή. Η ανασκόπηση και αξιολόγηση του ΣΟΔ για τον έλεγχο συμμόρφωσης του έναντι του προτύπου AGRO 2.1 & AGRO 2.2, πραγματοποιείται από τους επιθεωρητές της Δ/νσης AGRISYSTEMS. Αυτό γίνεται με: έλεγχο και αξιολόγηση της τεκμηριωμένης περιγραφής του ΣΟΔ. έλεγχο και αξιολόγηση του συστήματος που εφαρμόζεται στην πράξη, προετοιμασία της αναφοράς επιθεώρησης και αν χρειάζεται σύνταξη των αναφορών μη συμμόρφωσης. επιθεώρηση επιτήρησης του συστήματος Οι επιθεωρητές είναι υπεύθυνοι για την πιστή εφαρμογή της διαδικασίας πιστοποίησης σύμφωνα με τις οδηγίες της TUV HELLAS. 5.6 Εμπειρογνώμονας (Expert)
Σελίδα: 6 από 21 Ο Εμπειρογνώμονας / Ειδικός Επιστήμονας συμμετέχει στην ομάδα επιθεώρησης σε περίπτωση που ο Επικεφαλής Επιθεωρητής/ Επιθεωρητής επιθυμεί τη συμμετοχή του λόγω εξειδεικευμένων γνώσεων στην/στις καλλιέργεια/ες του Πεδίου Πιστοποίησης. Δεν μπορεί να πραγματοποιήσει μόνος του κανενός τύπου επιθεώρηση. 5.7 Τεχνική Επιτροπή της TÜV HELLAS Είναι υπεύθυνη για τον ορισμό των όλων των προαναφερθέντων βαθμίδων επιθεωρητών της Δ/νσης AGRISYSTEMS της TÜV HELLAS Α.Ε. και αποτελείται από: τον Διευθύνοντα Σύμβουλο τον Γενικό Διευθυντή τον Διευθυντή της Δ/νσης AGRISYSTEMS Tον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας και Ειδικευμένο άτομο που θα κρίνει την ικανότητα και την επάρκεια του αιτούντα για τα συγκεκριμένα πεδία εφαρμογής, εάν απαιτείται 6. Διαδικασία 6.1 Προκαταρκτική συζήτηση Το Διεύθυνση AGRISYSTEMS της TÜV HELLAS Α.Ε. προσφέρει στους ενδιαφερόμενους τη δυνατότητα διενέργειας προκαταρκτικής συζήτησης κατά την διάρκεια της οποίας μπορούν να διευκρινίσουν τα κάτωθι θέματα: σκοπός και χρησιμότητα της Πιστοποίησης βασικές προϋποθέσεις για την Πιστοποίηση διαδικασία Πιστοποίησης κόστος και χρόνος Πιστοποίησης κατά προσέγγιση 6.2 Ανασκόπηση Αίτησης για Πιστοποίηση Συστήματος Διαχείρισης Πριν την υποβολή προσφοράς στην Επιχείρηση για την Πιστοποίηση Συστήματος Διαχείρισης / Συστημάτων Διαχείρισης, απαιτείται η συμπλήρωση του τυποποιημένου εντύπου QF(QP-QA-05-01)-01. Το έντυπο αυτό συμπληρώνεται από την ΓΕ και αποστέλλεται με fax ή e-mail, είτε από τον επιθεωρητή ή τον Υπεύθυνο της Δ/νσης AGRISYSTEMS μετά από τηλεφωνική επικοινωνία. Η ανασκόπηση της Αίτησης, αναφορικά με : Την επάρκεια των πληροφοριών που έχουν συγκεντρωθεί για τη ΓΕ προκειμένου να διενεργηθεί η Επιθεώρηση Πιστοποίησης Τη δυνατότητα της Δ/νσης AGRISYSTEMS να πραγματοποιήσει την επιθεώρηση πιστοποίησης
Σελίδα: 7 από 21 γίνεται είτε από τον Υπεύθυνο της Δ/νσης AGRISYSTEMS είτε από τον κατά τόπου Επιθεωρητή που έχει τη γεωγραφική ευθύνη σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο της Δ/νσης AGRISYSTEMS. Για την παροχή επιπλέον διευκρινίσεων γίνεται επικοινωνία με την Επιχείρηση με ευθύνη του Υπεύθυνου της Δ/νσης AGRISYSTEMS ή του Επιθεωρητή. Σε περίπτωση που αποφασιστεί από τη Διεύθυνση AGRISYSTEMS να μην υποβληθεί προσφορά, απαιτείται η τεκμηριωμένη ενημέρωση της Επιχείρησης αναφορικά με την απόφαση αυτή. Σε περίπτωση θετικής απόφασης, ακολουθεί ο σχεδιασμός της επιθεώρησης πιστοποίησης και η προετοιμασία της προσφοράς. Σε περίπτωση που αίτηση αφορά Γ.Ε. η οποία έχει ήδη πιστοποιηθεί από άλλο φορέα τότε θα πρέπει να μην εκκρεμεί διενέργεια οποιουδήποτε είδους Επιθεώρησης που να έχει ανακοινωθεί σε διάστημα 15 ημερών να μην εκκρεμούν διαδικασίες αξιολόγησης ευρημάτων Επιθεωρήσεων, χημικών αναλύσεων ή ε- πιβολής κυρώσεων προ της ημερομηνίας καταγγελίας της σύμβασης να μην υφίσταται κύρωση απαγόρευσης χρήσης των σχετικών όρων, ενδείξεων, σημάτων σχετικά με το Σύστημα Ολοκληρωμένης Διαχείρισης. 6.3 Σχεδιασμός Επιθεώρησης Πιστοποίησης και Προετοιμασία Προσφοράς Αφού εξασφαλιστούν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες, συντάσσεται η προσφορά από επιθεωρητή της TUV HELLAS που εμπλέκεται σε επιθεωρήσεις ΣΟΔ και εγκρίνεται από τον Υπεύθυνο Διεύθυνσης ή τον Διευθυντή AGRISYSTEMS. Για την προετοιμασία της προσφοράς λαμβάνονται υπόψη το μέγεθος της ΓΕ και οι απαιτούμενες ανθρωποημέρες επιθεώρησης (πιστοποίησης και των επόμενων δύο επιθεωρήσεων επιτήρησης, οι επιθεωρήσεις επέκτασης νέων καλλιεργειών οι οποίες έχουν διαφορετικό χρόνο συγκομιδής από αυτόν που έγινε η επιθεώρηση πιστοποίησης), η γεωγραφική περιοχή που ανήκει η ΓΕ, καθώς και τα απαιτούμενα προσόντα που πρέπει να έχουν οι επιθεωρητές, που θα συνθέτουν την ομάδα επιθεώρησης. Ο υπολογισμός των ανθρωποημερών γίνεται με βάση την οδηγία WI(QP-QA-05-01)-01 Στο στάδιο αυτό αποφασίζεται από την TÜV HELLAS Α.Ε./ AGRISYSTEMS αν απαιτείται οπωσδήποτε η πραγματοποίηση της 1 ου Σταδίου Επιθεώρησης Πιστοποίησης στις Εγκαταστάσεις της.γε. Δεν απαιτείται η 1 ου σταδίου επιθεώρησης πιστοποίησης στις εγκαταστάσεις της ΓΕ, εφόσον η ΓΕ έχει αποστείλει εγκαίρως (τουλάχιστον 15 ημέρες πριν την ορισμένη ημερομηνία επιθεώρησης) στο Διεύθυνση AGRISYSTEMS το Εγχειρίδιο Ολοκληρωμένης Διαχείρισης, το πρόγραμμα και τα αποτελέσματα εσωτερικών επιθεωρήσεων, το πρόγραμμα και την τεκμηρίωση της ανασκόπησης από τη Διοίκηση και έχουν αξιολογηθεί θετικά κατά την ανασκόπηση του γραπτού λόγου_qf(qp-qa-05-01)-05 Ο υπολογισμός των απαιτούμενων ανθρωποημερών γίνεται βάση της οδηγίας: WI-(QP-QA-05-01)-01 Σε περίπτωση που η Επιχείρηση αρνηθεί να αποστείλει τα ανωτέρω έγγραφα στην TÜV HELLAS Α.Ε. η 1 ου σταδίου της επιθεώρησης πιστοποίησης πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου στις εγκαταστάσεις της.
Σελίδα: 8 από 21 Σαν γενικός κανόνας οι ανθρωποημέρες που απαιτούνται για την πραγματοποίηση του 1 ου σταδίου επιθεώρησης πιστοποίησης ανέρχονται στο 1/3 των συνολικών ανθρωποημερών που απαιτούνται για την επιτόπου επιθεώρηση πιστοποίησης Από τις ανθρωποημέρες αυτές το 1/3 αφορά την ανασκόπηση της τεκμηρίωσης του Συστήματος Διαχείρισης. Στην προσφορά αναφέρονται αναλυτικά τα διάφορα στάδια για την υλοποίηση της διαδικασίας Πιστοποίησης καθώς και το κόστος αυτής. Η προσφορά πριν αποσταλεί στην Επιχείρηση ελέγχεται/εγκρίνεται από τον Διευθυντή της Δ/νσης AGRISYSTEMS, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι απαιτήσεις πιστοποίησης έχουν προσδιορισθεί με σαφήνεια και έχουν τεκμηριωθεί και ότι έχουν ληφθεί υπόψη κατά την προετοιμασία της προσφοράς το πεδίο εφαρμογής, το μέγεθος της ΓΕ, οι ανθρωποημέρες που απαιτούνται για την πραγματοποίηση της επιθεώρησης (συμπεριλαμβανομένων της επιθεώρησης πιστοποίησης και των 2 επιθεωρήσεων επιτήρησης) καθώς και όλα τα δεδομένα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την επιθεώρηση (γλώσσα, αντικειμενικότητα επιθεώρησης κλπ.). Σε περίπτωση απουσίας του η προσφορά μπορεί να ελεγχθεί/εγκριθεί από τον Υπεύθυνο της Δ/νσης AGRISYSTEMS, ή την Ανώτατη Διοίκηση. 6.4 Αποδοχή της Προσφοράς από την Επιχείρηση - Ανάθεση Σε περίπτωση που η Επιχείρηση αποδεχτεί τεκμηριωμένα την προσφορά της TÜV HELLAS Α.Ε., ακολουθεί ο Προγραμματισμός της Επιθεώρησης Πιστοποίησης. Σε κάθε περίπτωση πριν από τον προγραμματισμό και τη διενέργεια της επιθεώρησης πιστοποίησης πρέπει να διασφαλίζεται με ευθύνη του Υπεύθυνου της Δ/νσης AGRISYSTEMS ότι έχουν εξασφαλιστεί όλες οι απαραίτητες πληροφορίες για τη διενέργεια της επιθεώρησης και ότι οι όποιες διαφορές υπήρχαν μεταξύ της TÜV HELLAS Α.Ε. και της ΓΕ έχουν επιλυθεί. Μετά την αποδοχή της ανωτέρω αναφερόμενης προσφοράς από τον Πελάτη, γνωστοποιούνται στον πελάτη τα ονόματα των επιθεωρητών που θα αναλάβουν την επιθεώρηση πιστοποίησης, μέσω του προγράμματος επιθεώρησης η οποία αποστέλλεται στην ΓΕ τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν την προγραμματισμένη ημερομηνία επιθεώρησης. Στα πλαίσια της ανάθεσης ο πελάτης έχει το δικαίωμα να του γνωστοποιηθεί, εφόσον ζητηθεί, σε ποιες άλλες αξιολογήσεις έχουν λάβει μέρος ο ένας ή οι δύο ορισθέντες επιθεωρητές τα τελευταία 2 χρόνια. 6.5 Προετοιμασία Επιθεώρησης Ορισμός Ομάδας Επιθεώρησης Ο Διευθυντής της Διεύθυνσης Agrisystems ή Ανώτερος Επιθεωρητής (σε περίπτωση απουσίας του Διευθυντή Πιστοποίησης ή όταν ο ίδιος πρόκειται να διενεργήσει την Επιθεώρηση) εγκρίνει τους Επιθεωρητές QF(QP-QA-05-01)-10 με βάση τον κατάλογο εγκεκριμένων επιθεωρητών & εμπειρογνωμόνων QF(QP-QA- 01-02)-02. Εδώ δίδεται ιδιαίτερη προσοχή, οι ορισθέντες Επιθεωρητές να μην έχουν εμπλακεί τα τελευταία τρία (3) χρόνια, σε διαδικασίες συμβουλευτικών υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων των εσωτερικών επιθεωρήσεων, όσον αφορά το Σύστημα Διαχείρισης και τα εμπίπτοντα σε αυτό προϊόντα της Γεωργικής Επιχείρησης και να μην έχουν εργασθεί σε αυτήν τα τελευταία τρία (3) χρόνια.
Σελίδα: 9 από 21 Τα ονόματα των Επιθεωρητών γνωστοποιούνται στην ΓΕ μέσω του προγράμματος επιθεώρησης, που της αποστέλλεται QF(QP-QA-05-01)-06. Εκτός από τα ονόματα των Επιθεωρητών, είναι δυνατόν να γνωστοποιηθούν στην Επιχείρηση, εφόσον ζητηθούν, και στοιχεία που αφορούν στη μόρφωση και στην εμπειρία τους. 6.6 Προγραμματισμός Επιθεώρησης Το Πρόγραμμα Επιθεώρησης QF(QP-QA-05-01)-06 εκπονείται από τον Επικεφαλή Επιθεωρητή λαμβάνοντας υπόψη την δομή της ΓΕ. Το Πρόγραμμα περιλαμβάνει επίσης και ένα χρονοδιάγραμμα για την εκτέλεση της Επιθεώρησης. Ο Επικεφαλής Επιθεωρητής γνωστοποιεί το Πρόγραμμα της Επιθεώρησης στην ΓΕ η οποία με την σειρά της μέσω του εκπροσώπου της συμφωνεί ή διαφωνεί μ αυτό και επίσης ενημερώνει και τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας επιθεώρησης. Οποιεσδήποτε αντιρρήσεις της ΓΕ σχετικά με το Πρόγραμμα Επιθεώρησης, συμπεριλαμβανομένης της ομάδας επιθεώρησης, πρέπει να έχουν αιτιολογηθεί κατάλληλα και να έχουν επιλυθεί πριν από την πραγματοποίηση της επιθεώρησης. 6.7 Πραγματοποίηση 1 ου Σταδίου Επιθεώρησης Πιστοποίησης 6.7.1 Εναρκτήρια Συνάντηση Η επιθεώρηση στις εγκαταστάσεις της Επιχείρησης αρχίζει με την εναρκτήρια συνάντηση, στην οποία συμμετέχουν o επιβλέπων Γεωπόνος ή/και μέλη της Διοίκησης και η οποία προεδρεύεται από τον Επικεφαλή Επιθεωρητή. Αρχεία σχετικά με τους συμμετέχοντες τηρούνται στην εναρκτήρια συνάντηση QF(QP- QA-05-01)-05 Κατά τη διάρκεια της εναρκτήριας συνάντησης : πραγματοποιείται η παρουσίαση των συμμετεχόντων σε αυτήν συμπεριλαμβανομένων των ρόλων τους, επιβεβαιώνονται οι στόχοι, οι σκοποί και τα κριτήρια της επιθεώρησης, το πρόγραμμα επιθεώρησης, το κόστος και ο χρόνος επιθεώρησης, επεξηγείται η διαδικασία της επιθεώρησης/πιστοποίησης, επιβεβαιώνονται η διαδικασία επικοινωνίας μεταξύ της ΓΕ και της Ομάδας Επιθεώρησης, η ενημέρωση του Εκπροσώπου της ΓΕ κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης, η γλώσσα της επιθεώρησης, η διαθεσιμότητα των πόρων και των εγκαταστάσεων, η διαθεσιμότητα, οι ρόλοι και η ταυτότητα του προσωπικού που θα συνοδεύει την Ομάδα Επιθεώρησης. δηλώνεται η εμπιστευτικότητα των Επιθεωρητών, επεξηγείται η διαδικασία τεκμηρίωσης της επιθεώρησης, συμπεριλαμβανομένων των μη συμμορφώσεων, επεξηγούνται οι περιπτώσεις τερματισμού της επιθεώρησης και παρέχονται πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία ενστάσεων,
Σελίδα: 10 από 21 αποσαφηνίζεται δε τέλος το Πεδίο Εφαρμογής του Πιστοποιητικού. Στην εναρκτήρια συνάντηση παραδίδεται και διασαφηνίζεται στην ΓΕ η Σύμβαση μεταξύ TÜV HELLAS Α.Ε. και προς Πιστοποίηση ΓΕ, εάν δεν έχει ζητηθεί νωρίτερα από την ΓΕ, καθώς και η βεβαίωση αποδοχής όρων QF(QP-QA-05-01)-14 6.7.2 Διαδικασία Επιθεώρησης Η 1 ου σταδίου Επιθεώρηση Πιστοποίησης περιλαμβάνει : Αξιολόγηση του Εγχειριδίου Ολοκληρωμένης Διαχείρισης, της ανασκόπησης από τη διοίκηση και των εσωτερικών επιθεωρήσεων, της διερεύνησης τυχόν περιβαλλοντικών δεσμεύσεων της περιοχής όπου δραστηριοποιείται η ΓΕ, με σκοπό τον έλεγχο συμμόρφωσης του με το πρότυπο πιστοποίησης και της ι- κανότητάς του να συνεισφέρει στην επίτευξη της πολιτικής της ΓΕ. Οι αντικειμενικές αποδείξεις τεκμηριώνονται στις χειρόγραφές σημειώσεις των επιθεωρητών (χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά αρχεία επιθεώρησης) ή/και στην Αναφορά Επιθεώρησης. Σε περίπτωση που αξιολόγηση 1 ου σταδίου γίνει στο γραφείο συμπληρώνεται το σχετικό έντυπο QF(QP- QA-05-01)-05 6.7.3 Σύσκεψη Ομάδας Επιθεώρησης Με την ολοκλήρωση της επιθεώρησης ακολουθεί σύσκεψη της Ομάδας Επιθεώρησης για καταγραφή των θετικών ευρημάτων, καθώς και των ευρημάτων, τα οποία χρήζουν τη λήψη διορθωτικών ενεργειών από μέρους της ΓΕ, και οι οποίες θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί μέχρι την πραγματοποίηση της επιθεώρησης 2 ου σταδίου. 6.7.4 Καταληκτική Συνάντηση Στην καταληκτική συνάντηση (εφόσον η επιθεώρηση 1 ου μέρους πραγματοποιείται στην έδρα της ΓΕ) συμμετέχουν εκπρόσωποι από την Διοίκηση της ΓΕ και ο Επιβλέπων Γεωπόνος. Ο Επικεφαλής Επιθεωρητής κάνει αναφορά στα θετικά ευρήματα της επιθεώρησης ή/και στα στοιχεία εκείνα τα οποία πρέπει να βελτιωθούν ή/και να διορθωθούν γιατί στοιχειοθετούν ανεπάρκεια συμμόρφωσης με το πρότυπο πιστοποίησης, ώστε να δοθεί η δυνατότητα βελτίωσης ή/και διόρθωσης του Συστήματος Διαχείρισης αντίστοιχα μέχρι την ημερομηνία της 2 ου σταδίου επιθεώρησης. Επίσης στην καταληκτική συνάντηση συμφωνείται με την ΓΕ το χρονικό διάστημα εντός του οποίου θα πρέπει να έχουν υλοποιηθεί οι τυχόν προτάσεις βελτίωσης και οι διορθωτικές ενέργειες καθώς κα ο χρόνος πραγματοποίησης της 2 ου Σταδίου Επιθεώρησης Πιστοποίησης (δεν υπερβαίνει τους 6 μήνες). Όταν η επιθεώρηση 1 ου μέρους πραγματοποιείται στην έδρα της Δ/νσης AGRISYSTEMS τα ευρήματα της επιθεώρησης 1 ου μέρους αποστέλλονται στην ΓΕ. 6.7.5 Τεκμηρίωση της διαδικασίας επιθεώρησης Η τεκμηρίωση λαμβάνει την μορφή της αναφοράς επιθεώρησης, η οποία εκπονείται με ευθύνη του Επικεφαλή Επιθεωρητή και παραδίδεται στην ΓΕ. Η αναφορά επιθεώρησης περιλαμβάνει κατ ελάχιστον τις παρακάτω πληροφορίες:
Σελίδα: 11 από 21 Α. Γενικές πληροφορίες Τύπος Επιθεώρησης, Ημερομηνία και διάρκεια της Επιθεώρησης, Ομάδα Επιθεώρησης, Πληροφορίες για την ΓΕ (επωνυμία, διεύθυνση, περιοχή), Επικεφαλής και Επιβλέπων Γεωπόνο της ΓΕ Καλλιέργειες (όπως θα φαίνεται στο πιστοποιητικό), Β. Ευρήματα Επιθεώρησης και Συμπεράσματα Περιγραφή του Πεδίου Εφαρμογής της Πιστοποίησης. Υπαρξη ή/και υλοποίηση προγράμματος εσωτερικών επιθεωρήσεων και ανασκόπησης από τη Διοίκηση Διερεύνηση τυχόν περιβαλλοντικών δεσμεύσεων της περιοχής όπου δραστηριοποιείται η ΓΕ Δήλωση σχετικά με την ετοιμότητα της ΓΕ για τη διενέργεια της επιθεώρησης 2ου σταδίου με βάση τις αντικειμενικές αποδείξεις που συλλέχθηκαν κατά την επιθεώρηση Μη Συμμορφώσεις ή άλλα ευρήματα για τα οποία αν δεν ληφθούν διορθωτικές ενέργειες, δεν θα είναι δυνατή η πιστοποίηση της ΓΕ. Συνθήκες για συνέχιση της διαδικασίας πιστοποίησης στο 2ο στάδιο αναφορικά με διορθωτικές ενέργειες Δήλωση σχετικά με το αποτέλεσμα της ανασκόπησης της κατανομής των πόρων για τη διενέργεια του 2ου σταδίου επιθεώρησης πιστοποίησης Τυχόν συμφωνίες με την ΓΕ σχετικά με την 2 ου σταδίου επιθεώρηση πιστοποίησης Γ. Παραρτήματα Πρόγραμμα επιθεώρησης, Αναφορά της αξιολόγησης της Ετοιμότητας της ΓΕ, Μόνο όταν η τεκμηρίωση του Συστήματος Διαχείρισης ικανοποιεί το πρότυπο πιστοποίησης και η εξάλειψη τυχόν διαπιστωθέντων ελλείψεων κατά την Επιθεώρηση 1 ου σταδίου έχει ολοκληρωθεί, είναι δυνατή η πραγματοποίηση της Επιθεώρησης 2 ου σταδίου. 6.8 Πραγματοποίηση 2 ου Σταδίου Επιθεώρησης Πιστοποίησης Το χρονικό διάστημα μεταξύ της 1 ου σταδίου επιθεώρησης και της 2 ου σταδίου επιθεώρησης πιστοποίησης εξαρτάται πάντα από τα αποτελέσματα της επιθεώρησης 1 ου σταδίου, ωστόσο δεν μπορεί να ξεπερνά τους 6 μήνες, διαφορετικά επαναλαμβάνεται η 1 ου σταδίου επιθεώρηση πιστοποίησης. Η TÜV HELLAS
Σελίδα: 12 από 21 Α.Ε./Διεύθυνση Agrisystems είναι πιθανόν να αναθεωρήσει τον αρχικό προγραμματισμό (πεδίο πιστοποίησης, αριθμός ανθρωποημερών κλπ). 6.8.1 Εναρκτήρια Συνάντηση Η επιθεώρηση στις εγκαταστάσεις της ΓΕ αρχίζει με την εναρκτήρια συνάντηση, στην οποία συμμετέχουν μέλη της Διοίκησης /και ο επιβλέπων γεωπόνος και η οποία προεδρεύεται από τον Επικεφαλή Επιθεωρητή. Αρχεία σχετικά με τους συμμετέχοντες στην εναρκτήρια συνάντηση τηρούνται. Αντικείμενο της εναρκτήριας συνάντησης είναι τα ευρήματα της 1 ου σταδίου επιθεώρησης πιστοποίησης. 6.8.2 Διενέργεια Επιθεώρησης Η ΓΕ κατά την διάρκεια της επιθεώρησης πρέπει να αποδείξει την πρακτική και αποτελεσματική εφαρμογή των τεκμηριωμένων διαδικασιών του Συστήματος Διαχείρισης Η ομάδα επιθεώρησης πρέπει να διαπιστώσει την πρακτική εφαρμογή των τεκμηριωμένων διαδικασιών. Αυτό επιτυγχάνεται τόσο μέσω ανασκόπησης αρχείων, ελέγχου παραγωγών και εγκαταστάσεων ( αποθήκευσης, διανομής κλπ.), όσο και εμπλέκοντας τους εργαζομένους στην επιθεώρηση αποσκοπώντας τελικά στην συλλογή αντικειμενικών αποδείξεων για την αποτελεσματική εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης. Στα πλαίσια της επιθεώρησης ελέγχονται και αξιολογούνται κατ ελάχιστον πληροφορίες και αποδείξεις σχετικά με: τη συμμόρφωση του Συστήματος Διαχείρισης της Επιχείρησης με τις απαιτήσεις του εφαρμοζόμενου προτύπου ΑGRO 2-1, AGRO 2-2 τον έλεγχο, μέτρηση, καταγραφή και ανασκόπηση της επίδοσης των διεργασιών σε σχέση με τους στόχους που έχουν τεθεί τον έλεγχο των διεργασιών του Συστήματος Διαχείρισης της ΓΕ την εφαρμογή Εσωτερικών Επιθεωρήσεων και Ανασκοπήσεων από τη Διοίκηση τη δέσμευση της Διοίκησης για τις πολιτικές της ΓΕ Η ομάδα Επιθεώρησης εφαρμόζει την διαδικασία είτε από κοινού είτε χωριστά. Αυτό εξαρτάται από το μέγεθος της Γ.Ε.. Όλοι οι επιθεωρητές πρέπει να έχουν μια αντιπροσωπευτική άποψη των δραστηριοτήτων των διαφόρων τμημάτων έτσι ώστε να αξιολογήσουν πιο έγκυρα και αποτελεσματικά το Σύστημα Διαχείρισης. Επιπλέον η ομάδα των επιθεωρητών πρέπει να επιλέξει το δείγμα της επιθεώρησης. Σε επιθεώρηση πιστοποίησης το δείγμα των παραγωγών ισούται με την τετραγωνική ρίζα του εριθμού των παραγωγών ανά καλλιέργεια του Πεδίου Πιστοποίησης (εξαιρούνται οι καλλιέργειες του ίδιου είδους) Για επιθεωρήσεις επιτήρησης το δείγμα ισούται με το 80% της τετραγωνικής ρίζας ανά καλλιέργεια του Πεδίου Για να είναι αντικειμενική η επιλογή, απαιτούνται: Κατάλογος των συνεργαζόμενων παραγωγών που συμμετέχουν στο σύστημα
Σελίδα: 13 από 21 Στοιχεία για το ποιοι παραγωγοί διαθέτουν αποθήκη φυτοφαρμάκων και / ή γεώτρηση Στοιχεία για το ποιοι παραγωγοί ήταν κατά τη δοκιμαστική περίοδο του συστήματος οι πιο απείθαρχοι (π.χ. ελλιπής τήρηση αρχείων, καταλληλότητα εφαρμογών, εντοπισμός προϊόντων με υ- πολείμματα φυτοφαρμάκων εκτός ορίων) Γεωγραφική κατανομή παραγωγών Γεωγραφική κατανομή αγροτεμαχίων αριθμός στρεμμάτων Καλλιεργούμενη ποικιλία ανά αγροτεμάχιο Τα παραπάνω στοιχεία συνεκτιμούνται από τους επιθεωρητές και με τη βοήθεια του Επικεφαλής και / ή του Επιβλέποντα της γεωργικής εκμετάλλευσης, σχεδιάζεται το πρόγραμμα των επιθεωρήσεων στον αγρό, με γνώμονα την κάλυψη του επιβαλλόμενου δείγματος προς επιθεώρηση, την κάλυψη των περισσότερων δυνατόν γεωγραφικών περιοχών, την επιθεώρηση όλων των ποικιλιών προϊόντων που θα αναγραφούν στο πιστοποιητικό και την οικονομία χρόνου. Το δείγμα των παραγωγών θα πρέπει τουλάχιστον να καλυφθεί κατά 30% σε επιτόπιους ελέγχους παραγωγών και στο υπόλοιπο 70% στις εγκαταστάσεις τις Γ.Ε. με αξιολόγηση αρχείων ή και συνεντεύξεις με παραγωγούς. Σχετική αναφορά για τον αριθμό και το τρόπο αξιολόγησης γίνεται στo Παράρτημα (Έκθεση Συμπεράσματα) του εντύπου QF-(QP-QA-05-01)-05. Η ομάδα επιθεώρησης, λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω στοιχεία, προβαίνει επίσης σε διενέργεια δειγματοληψίας προϊόντων της ΓΕ ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες δειγματοληψίας, WI(QP-QA-BIO-01)- 01. Το πλήθος των δειγμάτων ορίζεται από τις εκάστοτε απαιτήσεις του προτύπου AGRO 2. Οι αντικειμενικές αποδείξεις τεκμηριώνονται στις σημειώσεις των επιθεωρητών ερωτηματολόγιο QF(QP-QA-05-01)-05 (χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά αρχεία επιθεώρησης) - ή/και στην Αναφορά Επιθεώρησης. Σε περίπτωση που έχει γίνει ήδη καταγραφή τεκμηρίωσης στο σχετικό έντυπο, κατά το 1 ο στάδιο τότε ο επιθεωρητής συμπληρώνει κατά το 2 ο στάδιο τις σχετικές τροποποιήσεις διορθωτικές ενέργειες με διαφορετικό χρώμα γραφής 6.8.3 Σύσκεψη Ομάδας Επιθεώρησης Με την ολοκλήρωση της επιθεώρησης ακολουθεί σύσκεψη της Ομάδας Επιθεώρησης για ανασκόπηση και καταγραφή των ευρημάτων (θετικών και αρνητικών) την συμφωνία του συμπεράσματος της επιθεώρησης και των επακόλουθων ενεργειών. Στα πλαίσια αυτής της συνάντησης καταγράφονται σε αναφορές μη συμμορφώσεις οι τυχόν μη συμμορφώσεις που έχουν εντοπιστεί κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης, προκειμένου να παρουσιαστούν στην ΓΕ κατά την καταληκτική συνάντηση. 6.8.4 Καταληκτική Συνάντηση Η καταληκτική συνάντηση πραγματοποιείται για την ολοκλήρωση της επιθεώρησης. Σε αυτήν την συνάντηση συμμετέχουν εκπρόσωποι από την Διοίκηση της ΓΕ. Ο Επικεφαλής Επιθεωρητής κάνει αναφορά στα θετικά ή/και αρνητικά ευρήματα της επιθεώρησης και παρουσιάζει στην ΓΕ τις αναφορές μησυμμόρφωσης, που τυχόν έχουν εντοπισθεί. Με βάση την σοβαρότητα αλλά και τον αριθμό των εκδοθεισών Μη-Συμμορφώσεων αποφασίζεται από την ομάδα επιθεώρησης εάν απαιτείται επαναληπτική επιθεώρηση ή πρέπει να προσκομισθούν αρχεία
Σελίδα: 14 από 21 για την άρση τους. Αν μη συμμορφώσεις αφορούν στη μη ικανοποίηση των απαιτήσεων του προτύπου ή σε καταστάσεις που δημιουργούν αμφιβολίες σχετικά με την ικανότητα του Συστήματος Διαχείρισης να επιτυγχάνει τα προσχεδιασμένα αποτελέσματα (συμπεριλαμβανομένου της ασφάλειας του προιόντος) θα πρέπει να επαληθευθεί η αποτελεσματική εφαρμογή των διορθωτικών ενεργειών πριν την απόφαση για την έκδοση του πιστοποιητικού. Ο Επικεφαλής Επιθεωρητής προτείνει την έκδοση του πιστοποιητικού μόνο αφού ολοκληρωθεί με επιτυχία η επαναληπτική επιθεώρηση ή έχουν αξιολογηθεί θετικά τα προσκομισθέντα αρχεία. Για να είναι δυνατή η έκδοση του πιστοποιητικού από την TÜV HELLAS Α.Ε. η Σύμβαση και η βεβαίωση αποδοχής όρων θα πρέπει να παραδοθούν συμπληρωμένες και υπογεγραμμένες από την επιθεωρούμενη Επιχείρηση στους επιθεωρητές, εάν δεν έχουν ήδη αποσταλλεί από την ΓΕ στην TÜV HELLAS Α.Ε.. 6.9 Μη συμμορφώσεις Σε περίπτωση που οι επιθεωρητές εντοπίσουν ασυμφωνίες με το πρότυπο ή τις διαδικασίες του Συστήματος Διαχείρισης της Επιχείρησης, ο Επικεφαλής Επιθεωρητής συντάσσει αναφορές μη συμμόρφωσης χρησιμοποιώντας το παράρτημα 3 (Έκθεση και Αποτελέσματα) έντυπο QF(QP-QA-05-01)-05. Αυτές συντάσσονται σε κατ ιδίαν συνάντηση των Επιθεωρητών πριν την καταληκτική συνάντηση. Κατά την διάρκεια της Επιθεώρησης οι Επιθεωρητές επισημαίνουν στον εκπρόσωπο της ΓΕ τα αδύνατα σημεία του Συστήματος. Το παράρτημα 3 (Έκθεση και Αποτελέσματα) περιλαμβάνει, κατ ελάχιστον, τα παρακάτω στοιχεία: την παράγραφο του προτύπου την περιγραφή της Μη Συμμόρφωσης την υπογραφή του Επικεφαλής Επιθεωρητή ή ενός εκ των Επιθεωρητών την υπογραφή του Επιθεωρούμενου συμφωνημένη διορθωτική ενέργεια. Σε περίπτωση που η ΓΕ επιφυλαχθεί για την κατάθεση της διορθωτικής ενέργειας τις επόμενες ημέρες, αυτό είναι δυνατό με δεδομένα: α) ότι η καταλληλότητα της προτεινόμενης διορθωτικής ενέργειας θα εγκριθεί από την ομάδα επιθεώρησης β) το κλείσιμο της διορθωτικής ενέργειας δεν θα ξεπερνά τους 3 μήνες από την Επιθεώρηση Πιστοποίησης ημερομηνία ολοκλήρωσης της διορθωτικής ενέργειας Οι διορθωτικές ενέργειες που προτείνονται από την ΓΕ πρέπει να συμφωνηθούν, όσον αφορά την αποτελεσματικότητά τους να άρουν την (τις) μη-συμμόρφωση (σεις), με τους επιθεωρητές, οι οποίοι τελικώς και αποδέχονται, κατόπιν ελέγχου, την ολοκλήρωσή τους. Αν μη συμμορφώσεις αφορούν στη μη ικανοποίηση των απαιτήσεων του προτύπου ή σε καταστάσεις που δημιουργούν αμφιβολίες σχετικά με την ικανότητα του Συστήματος Διαχείρισης να επιτυγχάνει τα προσ-
Σελίδα: 15 από 21 χεδιασμένα αποτελέσματα, θα πρέπει να επαληθευθεί η αποτελεσματική εφαρμογή των διορθωτικών ενεργειών πριν την απόφαση για πιστοποίηση της Επιχείρησης. Μια μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει είτε σε Επαναληπτική επιθεώρηση ή σε προσκόμιση αρχείων. Ο Επικεφαλής Επιθεωρητής αποφασίζει σε συνεργασία με τον Επιθεωρητή τον τύπο της ανασκόπησης για την άρση της μη-συμμόρφωσης. Η διαδικασία της Επαναληπτικής επιθεώρησης περιγράφεται στην παράγραφο 6.11 Αν αποφασισθεί η προσκόμιση αρχείων τα οποία θα αποδεικνύουν την άρση της Μη Συμμόρφωσης, αυτά θα πρέπει να προσκομισθούν το αργότερο εντός τριών (3) μηνών. Σε περίπτωση υπέρβασης του συγκεκριμένου χρονικού ορίου, τηρείται η διαδικασία που προβλέπεται στη παράγραφο 6.11 Ο έλεγχος της αποτελεσματικότητας των διορθωτικών ενεργειών βάσει των προσκομισθέντων αρχείων και η άρση της Μη Συμμόρφωσης καταγράφεται επίσης στο παράρτημα 3 (Έκθεση και Αποτελέσματα). Σε περίπτωση αποκλίσεων οι οποίες δεν επιφέρουν αμφισβήτηση της αποτελεσματικότητας του Συστήματος Διαχείρισης καταγράφονται ως σημεία προς βελτίωση στην Αναφορά Επιθεώρησης. 6.10 Τεκμηρίωση της διαδικασίας επιθεώρησης Η τεκμηρίωση λαμβάνει την μορφή της αναφοράς επιθεώρησης, η οποία εκπονείται με ευθύνη του Επικεφαλή Επιθεωρητή. Η αναφορά επιθεώρησης περιλαμβάνει κατ ελάχιστον τις παρακάτω πληροφορίες: Α. Γενικές πληροφορίες Τύπος επιθεώρησης Ημερομηνία και διάρκεια της επιθεώρησης Πληροφορίες για τον πελάτη (είδος καλλιέργειας, εκτάσεις, επεξήγηση του επιθεωρούμενου Δείγματος, Επικεφαλής και Επιβλέπων ΓΕ) Επίπεδο επαλήθευσης σύμφωνα με το AGRO 2-1, AGRO 2-2 Αριθμός εγχειριδίου και ημερομηνία έκδοσης Β. Περίληψη Συνολικό αποτέλεσμα της ανασκόπησης της τεκμηρίωσης του Συστήματος Διαχείρισης και της Επιθεώρησης, Ονόματα, καλλιέργειες και στρέμματα παραγωγών που επιθεωρήθηκαν, Μη συμμορφώσεις / Παρατηρήσεις, Συνολικό αποτέλεσμα της αξιολόγησης των διορθωτικών ενεργειών από προηγούμενη επιθεώρηση, Επικείμενη διαδικασία, Γ. Παραρτήματα
Σελίδα: 16 από 21 Πρόγραμμα επιθεώρησης, Αναφορά 1 ου & 2 ου Σταδίου Επιθεώρησης Πιστοποίησης Σύμβαση και βεβαίωση αποδοχή όρων μεταξύ ΓΕ και TÜV HELLAS Α.Ε. Δ. Η αναφορά περιλαμβάνει τις αντικειμενικές αποδείξεις που συλλέχθηκαν για κάθε παράγραφο του εφαρμοζομένου Προτύπου με αναφορά στις Μη συμμορφώσεις / παρατηρήσεις που διαπιστώθηκαν, αξιολογώντας κατ αυτό τον τρόπο την εγκατάσταση και εφαρμογή του ΣΔΠ, την αξιολόγηση, αν απαιτείται, της εφαρμογής συγκεκριμένων διορθωτικών ενεργειών από προηγούμενες επιθεωρήσεις. 6.11 Επαναληπτική επιθεώρηση και τερματισμός της επιθεώρησης Επαναληπτική επιθεώρηση απαιτείται όταν για παράδειγμα: μία ή περισσότερες μη συμμορφώσεις αξιολογηθούν ότι μπορεί να οδηγήσουν σε αποτυχία του Συστήματος Διαχείρισης και/ή τίθεται ζήτημα ασφάλειας προιόντος Πραγματοποιείται από μέλος της αρχικής ομάδας επιθεώρησης. Η απόφαση για Επαναληπτική επιθεώρηση λαμβάνεται από τον Επικεφαλής Επιθεωρητή και κατά την διάρκειά της ελέγχονται μόνο εκείνα τα στοιχεία του συστήματος που αναφέρονται στην Αναφορά/ές Μη Συμμόρφωσης. Η τεκμηρίωση πραγματοποιείται σύμφωνα με την παράγραφο 6.10 Το χρονικό διάστημα μεταξύ της Επιθεώρησης Πιστοποίησης και της Επαναληπτικής επιθεώρησης εξαρτάται από τη κρισιμότητα/αριθμό των Μη Συμμορφώσεων αλλά σε κάθε περίπτωση δεν μπορεί να υπερβαίνει τους τρεις μήνες. Σε περίπτωση που απαιτηθεί μεγαλύτερο χρονικό διάστημα η διαδικασία πιστοποίησης πρέπει να ξεκινήσει από την αρχή. Σε περίπτωση που κατά την διάρκεια της Επαναληπτικής επιθεώρησης αποδειχθεί ότι δεν έχουν υλοποιηθεί οι απαιτούμενες διορθωτικές ενέργειες για την άρση των Μη Συμμορφώσεων και εφόσον δεν έχει υ- περβεί το χρονικό διάστημα των τριών (3) μηνών από την ημερομηνία της Επιθεώρησης Πιστοποίησης πραγματοποιείται εκ νέου Επαναληπτική επιθεώρηση για το Πεδίο του Συστήματος που έχει εκδοθεί η Μη Συμμόρφωση. Στην αντίθετη περίπτωση πραγματοποιείται εκ νέου Επιθεώρηση Πιστοποίησης. 6.12 Τερματισμός της επιθεώρησης Αν οι μη συμμορφώσεις που προκύπτουν σε μια Επιθεώρηση Πιστοποίησης είναι τόσο σημαντικές που δεν επιτρέπουν στους επιθεωρητές να εισηγηθούν την έκδοση του πιστοποιητικού, τότε έχουμε λήξη της επιθεώρησης. 6.13 Έκδοση πιστοποιητικού
Σελίδα: 17 από 21 Η διαδικασία πιστοποίησης ανασκοπείται από τον Ανώτερο Επιθεωρητή. Για τον σκοπό αυτό ο Επικεφαλής Επιθεωρητής προσκομίζει τα ακόλουθα αρχεία: αναφορά επιθεώρησης μαζί με τα παραρτήματα ερωτηματολόγιο επιθεώρησης και τυχόν προσωπικές σημειώσεις σύμβαση και βεβαίωση αποδοχής όρων μεταξύ TUV HELLAS και πιστοποιούμενου οργανισμού αρχεία που απαιτούνται από την παρούσα διαδικασία (αντικειμενικές αποδείξεις συμμόρφωσης ή μη συμμόρφωσης που έχουν συλλεχθεί, τα τεκμήρια κλεισίματος των Μη Συμμορφώσεων, πρωτόκολλα τυχόν δειγματοληψίας) Ο Ανώτερος Επιθεωρητής εγκρίνει την Αναφορά Επιθεώρησης. Σε περίπτωση που ο Ανώτερος Επιθεωρητής δεν έχει την απαιτούμενη επάρκεια, η έγκριση της Αναφοράς Επιθεώρησης γίνεται από τον Ανώτερο Επιθεωρητή σε συνεργασία με τον Δ/ντή της Δ/νσης AGRISYSTEMS. Σε περίπτωση που ο Ανώτερος Επιθεωρητής είναι μέλος της Ομάδας Επιθεώρησης αντικαθίσταται από άλλον Ανώτερο Επιθεωρητή. Σε περίπτωση μη έγκρισης της Αναφοράς Επιθεώρησης ζητούνται να προσκομισθούν εντός 3 εργάσιμων ημερών από την ομάδα επιθεώρησης συμπληρωματικές πληροφορίες για τα επίμαχα σημεία της Αναφοράς. Το Πιστοποιητικό μπορεί να εκδοθεί μόνο όταν όλες οι μη συμμορφώσεις έχουν διευθετηθεί π.χ με επιτυχή επαναληπτική επιθεώρηση ή με ικανοποιητική αξιολόγηση των νέων εγγράφων και ο ανώτερος επιθεωρητής έχει εγκρίνει την έκδοση του Πιστοποιητικού Το Πιστοποιητικό υπογράφεται από τον Γενικό Διευθυντή της TÜV HELLAS Α.Ε.. 6.14 Πιστοποιητικά Τα πιστοποιητικά έχουν τριετή ισχύ από την ημερομηνία έκδοσης τους. Τα πιστοποιητικά φέρουν δύο χαρακτηριστικούς αριθμούς: Τον μοναδιαίο αριθμό της αναφοράς επιθεώρησης (1.1-30.00.αύξων αριθμός με τέσσερα ψηφία, π.χ. το πρώτο πιστοποιητικό θα αντιστοιχεί στην αναφορά επιθεώρησης 1.1-30.00.0001) και τον αριθμό του πιστοποιητικού (03000 αύξων αριθμός με τέσσερα ψηφία, π.χ. το πρώτο πιστοποιητικό θα αντιστοιχεί στον αριθμό 03000 0000). Ο φορέας πρέπει ανά πάσα στιγμή να διαθέτει την εν ισχύ λίστα των γεωργικών εκμεταλλεύσεων που συμμετέχουν στο ΣΟΔ. Αστοχία της ΓΕ να ενημερώσει το φορέα για αλλαγές στις γεωργικές εκμεταλλεύσεις που συμμετέχουν στο ΣΟΔ θα θεωρηθεί από το φορέα ως κατάχρηση του πιστοποιητικού και θα αντιμετωπιστεί ανάλογα. Το κεντρικό πιστοποιητικό στο σύνολό του ανακαλείται στην περίπτωση που κάποια μεμονωμένη εκμετάλλευση δεν πληροί τα κριτήρια για τη διατήρηση του πιστοποιητικού. 6.15 Eπιθεώρηση επιτήρησης Κατά την διάρκεια των 3 χρόνων (ισχύς του πιστοποιητικού), πραγματοποιείται τουλάχιστον μια επιθεώρηση επιτήρησης κάθε χρόνο (συνολικά 2). Αυτές μπορούν να πραγματοποιηθούν εντός 12(-3) μήνες και
Σελίδα: 18 από 21 24(-3) μήνες αντιστοιχα από το μήνα που αναφέρεται ως μήνας που πραγματοποιήθηκε η επιθεώρηση πιστοποίησης εκτός από περιπτώσεις που κρίνεται ότι η επιθεώρηση θα είναι επίκαιρη εάν πραγματοποιηθεί σε άλλη χρονική στιγμή π.χ. λόγω πρωϊμότητας ή οψιμότητας στη συγκομιδή του προϊόντος. Κάθε απόκλιση από το διάστημα αυτό πρέπει να δικαιολογείται επαρκώς ώστε να τεθεί στην κρίση του Senior Auditor (Ανώτερος Επιθεωρητής) ή / και του ειδικού επιστήμονα. Πριν την επιθεώρηση επιτήρησης ο Επιθεωρητής λαμβάνει το εγχειρίδιο ΣΟΔ και όποια άλλα έγγραφα απαιτούνται. Πρέπει υποχρεωτικά να αξιολογηθούν τα παρακάτω : Εφαρμογή και αποτελεσματικότητα προηγούμενων επιθεωρήσεων Φάσεις της εφαρμογής του συστήματος που δεν ήταν δυνατό να επιθεωρηθούν στην προηγούμενη επιθεώρηση λόγω του εποχιακού χαρακτήρα των γεωργικών δραστηριοτήτων Εσωτερικές επιθεωρήσεις του ΣΟΔ Αρχεία ανασκοπήσεων από τη Διοίκηση Μη Συμμορφώσεις και Διορθωτικές / Προληπτικές ενέργειες Σχέδια διαχείρισης (AGRO 2-2, παράρτημα Γ, πίνακας 1) Αλλαγές σχετικά με τη δομή, τις εκτάσεις, τις εγκαταστάσεις και τις δραστηριότητες της γεωργικής εκμετάλλευσης. Η χρήση του πιστοποιητικού ΣΟΔ και του λογότυπου πιστοποίησης Οι υπόλοιπες παράγραφοι χωρίζονται με τέτοιο τρόπο έτσι ώστε έως την περίοδο της επαναξιολόγησης να έχουν αξιολογηθεί όλες τουλάχιστον μία φορά. Επιπρόσθετα, η αποτελεσματικότητα των διορθωτικών ενεργειών αξιολογείται με βάση την αναφορά επιθεώρησης και των αναφορών μη συμμόρφωσης από προηγούμενη επιθεώρηση. Σε περίπτωση ύπαρξης μη συμμορφώσεων, ο Επιθεωρητής θα συνεχίσει όπως και σε επιθεώρηση αξιολόγησης. Στην περίπτωση όπου έχει συμφωνηθεί να ελεγχθεί η πληρότητα της διορθωτικής ενέργειας με την προσκόμιση εγγράφων από πλευράς της εταιρείας και τα έγραφα που είχαν συμφωνηθεί δεν προσκομισθούν στην συμφωνημένη ημερομηνία ή δεν είναι αυτά που είχαν ζητηθεί, ο επιθεωρητής επικοινωνεί με την εταιρεία. Σε περίπτωση αδυναμίας αποστολής των προσυμφωνημένων εγγράφων, ο επιθεωρητής θα προχωρήσει σε επαναληπτική επιθεώρηση. Εάν εντοπιστούν μη συμμορφώσεις ως κάθετη παραβίαση των απαιτήσεων του προτύπου στο σύνολο του ΣΟΔ ο Επιθεωρητής μπορεί να εισηγηθεί στον Senior Auditor (Ανώτερος Επιθεωρητής) ή στον Υπεύθυνο ή / και στον Διευθυντή Διεύθυνσητος AGRISYSTEMS την ακύρωση και απόσυρση του πιστοποιητικού. Η επιθεώρηση επιτήρησης τεκμηριώνεται με την αναφορά επιθεώρησης και τις απαιτούμενες αναφορές μη συμμόρφωσης. Η αναφορά επιθεώρησης και, αν υπάρχουν, μη συμμόρφωσης, ανασκοπούνται από τον Senior Auditor (Ανώτερος Επιθεωρητής) σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο AGRISYSTEMS και κατά περίπτωση τον ειδικό επιστήμονα (expert) που είναι υπεύθυνοι για την τελική έγκριση της έκθεσης επιθεώρησης και της πρό-
Σελίδα: 19 από 21 τασης του επιθεωρητή (διατήρηση της πιστοποίησης, επέκταση της πιστοποίησης, απόσυρση του πιστοποιητικού). 6.16 Επιθεώρηση επαναπιστοποίησης Μετά την λήξη του πιστοποιητικού (3 χρόνια μετά την αρχική έκδοση του) πραγματοποιείται η επιθεώρηση επαναξιολόγησης. Ο σκοπός της επιθεώρησης επαναξιολόγησης είναι ίδιος με αυτόν της επιθεώρησης αξιολόγησης και πρέπει να επικεντρώνεται στις διορθωτικές ενέργειες που έχουν ληφθεί. Όλα τα στοιχεία του συστήματος επιθεωρούνται. Για την ομαλή συνέχιση του πιστοποιητικού και την αποφυγή κατάχρησης, η ημερομηνία για την επαναξιολόγηση πρέπει να είναι σε μια περίοδο 3 μηνών πριν την καταληκτική ημερομηνία που υπάρχει στο πιστοποιητικό Η Επιθεώρηση Επαναπιστοποίησης είναι δυνατόν να περιλαμβάνει επιθεώρηση 1 ου σταδίου και επιθεώρηση 2 ου σταδίου εφόσον έχουν γίνει σημαντικές αλλαγές στο Σύστημα Διαχείρισης ή στην ΓΕ Οι τυχόν μη συμμορφώσεις που εντοπίζονται στα πλαίσια της επιθεώρησης επαναπιστοποίησης θα πρέπει να έχουν αρθεί πριν από την ημερομηνία λήξης του πιστοποιητικού. Η Αναφορά Επιθεώρησης εκτός από τα όσα αναφέρονται στην παράγραφο 6.7.6 πρέπει να περιλαμβάνει και στοιχεία σχετικά με : Την αποτελεσματικότητα και την επίδοση του Συστήματος Διαχείρισης όλη την περίοδο της Πιστοποίησης Τις αποδείξεις για τη δέσμευση της Επιχείρησης για τη διατήρηση της αποτελεσματικότητας και της βελτίωσης του Συστήματος Διαχείρισης με στόχο τη συνεχή βελτίωση της επίδοσής της Η απόφαση για την ανανέωση ενός πιστοποιητικού βασίζεται στα αποτελέσματα της επιθεώρησης επαναπιστοποίησης καθώς και στα αποτελέσματα από την ανασκόπηση του Συστήματος Διαχείρισης. 6.17 Επιθεώρηση επέκτασης Όταν απαιτείται το πεδίο ενός υπάρχοντος πιστοποιητικού να επεκταθεί αυτό επιτυγχάνεται με την επιθεώρηση επέκτασης. Η επιθεώρηση επέκτασης μπορεί να πραγματοποιηθεί στα πλαίσια της Επιθεώρησης Επιτήρησης, Επαναπιστοποίησης ή σε μία ξεχωριστά κοινά αποδεκτή ημερομηνία. Στην τελευταία περίπτωση επιθεωρείται μόνο το αντικείμενο της επέκτασης και οι σχετικές μ αυτό διαδικασίες. Οι επεκτάσεις μπορεί να περιλαμβάνουν: αλλαγές στη λειτουργία της Επιχείρησης νέα προϊόντα αλλαγή στο πεδίο εφαρμογής στη περίπτωση συνεργαζομένων παραγωγών, επέκταση των γεωργικών εκμεταλλεύσεων /καλλιεργειών που συμμετέχουν στο ΣΟΔ επιθεωρείται το αντίστοιχο δείγμα (τετραγωνική ρίζα) ανά καλλιέργεια. Τα έγγραφα για την επέκταση ανασκοπούνται από την ομάδα επιθεώρησης. Για τον ορισμό της ομάδας
Σελίδα: 20 από 21 Επιθεώρησης Επέκτασης ακολουθούνται τα σχετικά αναγραφόμενα στην 6.5. Η ανασκόπηση επέκτασης τεκμηριώνεται στην αναφορά επιθεώρησης. Όπως και στην επιθεώρηση πιστοποίησης, η Αναφορά Επιθεώρησης, οι Αναφορές μη Συμμόρφωσης και τα αναθεωρημένα Πιστοποιητικά αποστέλλονται στον Ανώτερο Επιθεωρητή για ανασκόπηση και, όπου χρειάζεται, έκδοση νέου Πιστοποιητικού. Οι ανθρωποημέρες για την ανεξάρτητη Επιθεώρηση Επέκτασης υπολογίζονται με βάση τη φύση και το εύρος της επέκτασης και εγκρίνονται από τον Δ/ντή της Δ/νσης AGRISYSTEMS 6.18 Έκτακτη / αιφνιδιαστική, ειδική Επιθεώρηση (short notice audit) Οι περιπτώσεις διενέργειας αυτών των επιθεωρήσεων έχει προσδιοριστεί στον Γενικό Κανονισμό Πιστοποίησης Για τον ορισμό της ομάδας Έκτακτης Επιθεώρησης ακολουθούνται τα σχετικά αναγραφόμενα στην 6.5. Κατά τη διάρκεια της Έκτακτης Επιθεώρησης διενεργείται αξιολόγηση της εφαρμογής του ΣΟΔ καθώς και έλεγχος των αρχείων παραγωγών. Το πλήθος των παραγωγών ΠΟΥ ΕΛΕΓΧΟΝΤΑΙ είναι κατ ελάχιστο ίσο με το 50% της τετραγωνικής ρίζας του συνολικού αριθμού μελών της ΓΕ. Όπως και στην επιθεώρηση πιστοποίησης, η Αναφορά Επιθεώρησης, οι Αναφορές μη Συμμόρφωσης α- ποστέλλονται στον Ανώτερο Επιθεωρητή για ανασκόπηση. Οι ανθρωποημέρες για την Έκτακτη Επιθεώρηση υπολογίζονται με βάση τη φύση και το εύρος της επέκτασης και εγκρίνονται από τον Δ/ντή της Δ/νσης AGRISYSTEMS 7. Διαχείριση της μεταφοράς ισχύοντος πιστοποιητικού Στην περίπτωση που μια πιστοποιημένη ΓΕ θελήσει να αποχωρήσει από το Φορέα Πιστοποίησης ακόμα και κατά τη διάρκεια ισχύος του πιστοποιητικού και να συμβληθεί με την TÜV HELLAS θα πρέπει: καταγγείλει εγγράφως τη σύμβαση που έχει υπογράψει με τον πρώτο φορέα, να υποβάλλει νέα αίτηση στο Διεύθυνση Agrisystems και να ενημερώσει σχετικά τον AGROCERT αναφέροντας με σαφήνεια τους λόγους καταγγελίας της σύμβασης να μην εκκρεμεί διενέργεια επιθεώρησης που να έχει ανακοινωθεί σε διάστημα 15 ημερών να μην εκκρεμούν μη συμμορφώσεις να μην υφίσταται κύρωση απαγόρευσης χρήσης των σχετικών όρων, ενδείξεων και σημάτων σχετικά με το ΣΟΔ Στην περίπτωση που μία πιστοποιημένη ΓΕ θελήσει να αποχωρήσει από την TUV HELLAS ακόμα και κατά τη διάρκεια ισχύος του πιστοποιητικού και να συμβληθεί με άλλο Φορέα Πιστοποίησης θα πρέπει:
Σελίδα: 21 από 21 καταγγείλει εγγράφως τη σύμβαση που έχει υπογράψει με την TUV HELLAS, να ενημερώσει σχετικά τον AGROCERT αναφέροντας με σαφήνεια τους λόγους καταγγελίας της σύμβασης Εφόσον τηρούνται τα ανωτέρω, ακολουθείται η διαδικασία που ορίζεται στην παράγραφο 6. 8. Αρχεία To Tμήμα Agrisystems της TÜV HELLAS Α.Ε. τηρεί αρχεία για όλους τους Πελάτες που έχουν υποβάλλει αίτηση για πιστοποίηση, έχουν επιθεωρηθεί, έχουν πιστοποιηθεί ή των οποίων τα πιστοποιητικά έχουν αποσυρθεί ή ανακληθεί. Τα αρχεία αυτά περιλαμβάνουν κατ ελάχιστον τα ακόλουθα : Αίτηση για πιστοποίηση, αναφορές αρχικών επιθεωρήσεων πιστοποίησης, επιθεωρήσεων επιτήρησης και επιθεωρήσεων επαναπιστοποίησης, Συμβάσεις, Τεκμηρίωση των απαιτούμενων ανθρωποημερών επιθεώρησης Επαλήθευση/ανασκόπηση των εφαρμοζόμενων διορθωτικών ενεργειών Παράπονα, Προσφυγές και σχετικές διορθωτικές ενέργειες Αποφάσεις επιτροπής αξιοπιστίας που αφορούν τo Tμήμα Agrisystems Τεκμηρίωση της απόφασης για πιστοποίηση Πιστοποιητικά Αρχεία για την ικανότητα της Ομάδας Επιθεώρησης Αρχεία Συστημάτων Διαχείρισης, εκ των οποίων διαφαίνεται η παροχή των ανωτέρω υπηρεσιών. Επίσης η Δ/νση Agrisystems της TÜV HELLAS Α.Ε. τηρεί σε ασφαλές μέρος τα έγγραφα του Συστήματος που της έχει εμπιστευτεί η Επιχείρηση για την ομαλή διεξαγωγή των επιθεωρήσεων, προκειμένου να ε- ξασφαλίζεται η επιστευτικότητα. Τα αρχεία είναι δυνατόν να τηρούνται σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή. Τα αρχεία τηρούνται για την τρέχουσα περίοδο Πιστοποίησης και για την προηγούμενη περίοδο Πιστοποίησης (προηγούμενη τριετία) Η TÜV HELLAS Α.Ε. τηρεί μόνο την τρέχουσα έκδοση των εγγράφων της Επιχείρησης.