Smart TAC Ηλεκτρονικό Ρολόι Παρουσίας Προσωπικού & Ασφαλείας (Τεχνολογία Smart Card) Smart Tac Οδηγίες Χρήσης EIΣΑΓΩΓΗ - Σελ. 1
EIΣΑΓΩΓΗ - Σελ. 2
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 EIΣΑΓΩΓΗ... 4 1.1 Το Smart Tac µε µία µατιά... 4 1.2 Περιεχόµενα του SMART TAC... 5 2 Η ΣΥΣΚΕΥΗ... 6 2.1 Η οθόνη... 6 2.2 Τα πλήκτρα... 6 2.3 Η Τεχνολογία Smart Card και η συνδεσµολογία της... 6 2.4 Εξωτερικός αναγνώστης κάρτας (Smart Card Reader)... 7 2.5 Μπαταρίες... 7 2.6 Eπιτοίχεια Εγκατάσταση του Smart Tac... 7 3 ΟΙ ΚΑΡΤΕΣ SMART CARD... 8 3.1 Κάρτες Εργαζοµένων (Employee Cards)... 8 3.2 Η Κάρτα Εργοδότη Master Card... 8 3.3 Η κάρτα Index Card... 9 Οδηγίες για την καλή συντήρηση των καρτών... 9 4 ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΩΡΑΣ ΚΑΙ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ... 10 5 ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ... 12 5.1 Απαιτήσεις συστήµατος... 12 5.2 Οδηγίες εγκατάστασης λογισµικού προγράµµατος... 12 Εγκατάσταση προγράµµατος... 12 Εγκατάσταση Reader (αναγνώστη) για Windows 98/ ME... 12 Eγκατάσταση Reader (αναγνώστη κάρτας) για Windows 2000/XP... 13 5.3 Oι εκδόσεις του Smart TAC... 16 6 ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ... 17 6.1 Kεντρική οθόνη... 17 6.2 Ρυθµίσεις Συστήµατος... 17 Γενικά... 17 Αναφορές... 18 Τερµατικό... 18 6.3 Ρυθµίσεις Τµήµατος... 19 6.4 Ρυθµίσεις προγράµµατος... 19 Γενικές Ρυθµίσεις... 19 Εταιρεία... 20 Αρχείο... 20 Αναγνώστης Κάρτας... 22 6.5 Ρυθµίσεις εργαζοµένων... 23 6.6 Ρυθµίσεις Ωραρίων... 23 6.7 Αποθήκευση στοιχείων εργαζοµένου... 24 6.8 Ανάγνωση Κάρτας (Master Card)... 25 6.9 Αναφορές... 26 Αλλαγές, διορθώσεις καταχωρήσεων... 28 7 Ο ΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ... 31 8 Ο ΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ... 32 9 ΣΥΝΗΘΕΣΤΕΡΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ... 33 EIΣΑΓΩΓΗ - Σελ. 3
1 EIΣΑΓΩΓΗ Καλώς ορίσατε στο Smart Tac ένα πρωτοποριακό ρολόι παρουσίας προσωπικού, σχεδιασµένο να καλύψει τις ανάγκες της επιχείρησής σας. 1.1 Το Smart Tac µε µία µατιά Το Smart Tac έχει σχεδιαστεί να καταγράφει την παρουσία του προσωπικού σας, την άφιξη, τα διαλείµµατα και την αναχώρηση τους. Βασισµένο σε προσωπικές Κάρτες Εργαζοµένων (employee cards), η συσκευή καταγράφει µε ασφάλεια και πληρότητα όλες τις κινήσεις του προσωπικού της εταιρείας σας. Το Smart Tac είναι επίσης εξαιρετικά χρήσιµο και για προσωπικό εξωτερικών εργασιών. Είναι δυνατή η απογραφή όλων των πληροφοριών από διαφορετικές συσκευές µε την χρήση µόνο µίας Master Card - και η µεταφορά των δεδοµένων σε ηλεκτρονικό υπολογιστή για αναλυτική παρουσίαση. 1 2 3 4 5 6 7 1. Ηλεκτρονική Οθόνη 2. Είσοδος (Προσωπικού) 3. Ρολόι (πρόσβαση µόνο µε Master Card) 4. ιακόπτης ενεργοποίησης συσκευής 5. Έξοδος (Προσωπικού) 6. Αλλαγή Ζώνης Εργασίας 7. ON/OK 8. Είσοδος SMART CARD 8 EIΣΑΓΩΓΗ - Σελ. 4
Καταγραφή δεδοµένων Όλες οι πληροφορίες σχετικές µε τον εργαζόµενο (ώρες και ηµεροµηνίες εισόδου/εξόδου) καταγράφονται στην προσωπική του κάρτα καθώς και στην µνήµη της συσκευής. Στην συνέχεια, µπορούν να µεταφερθούν στην Master Card από την συσκευή όποτε αυτό χρειαστεί. Η Master Card εισάγεται στον αναγνώστη κάρτας που βρίσκεται στην συσκευή και τα αποθηκευµένα δεδοµένα µεταφέρονται στον ηλεκτρονικό σας υπολογιστή. Αυτό γίνεται µέσω του εξωτερικού αναγνώστη κάρτας (τεχνολογία USB) και του λογισµικού προγράµµατος Smart Tac. Σε αυτό το σηµείο οι πληροφορίες µπορούν να αναλυθούν και οι αντίστοιχες αναφορές δηµιουργούνται µε εύκολο και λεπτοµερή τρόπο. 1.2 Περιεχόµενα του SMART TAC 1. Μία συσκευή Smart Tac 2. Ένας εξωτερικός αναγνώστης κάρτας (USB Interface) 3. Μία Master Card 4. Πέντε Κάρτες Εργαζοµένων 5. Ένα CD ROM µε το λογισµικό πρόγραµµα ----------------------------------------------------------------------- 6. Μία προστατευτική θήκη 7. Οδηγός Χρήσης στα Ελληνικά 8. ύο Μπαταρίες 9. Μία πλαστική θήκη και δύο βίδες για επιτοίχια προσαρµογή EIΣΑΓΩΓΗ - Σελ. 5
2 Η ΣΥΣΚΕΥΗ Το Smart Tac είναι το µικρότερο φορητό ρολόι παρουσίας προσωπικού διαθέσιµο στην αγορά. Αποτελείται από µία οθόνη υγρών κρυστάλλων, έξι κουµπιά λειτουργίας και την είσοδο καρτών Smart Card. Η συσκευή λειτουργεί µε µπαταρίες εποµένως δεν χρειάζεται καµία πολύπλοκη ηλεκτρολογική εγκατάσταση. 2.1 Η οθόνη Η οθόνη υγρών κρυστάλλων εµφανίζει όλες τις οδηγίες έτσι ώστε να καταγραφούν οι πληροφορίες παρουσίας. Τα στοιχεία παρουσιάζονται σε γραµµατική και αριθµητική µορφή. 2.2 Τα πλήκτρα Πλήκτρο ενεργοποίησης ON / OK Χρησιµοποιείται για να ενεργοποιήσει την συσκευή (ON) ή για να εισάγει µία εντολή (OK) Πλήκτρο απενεργοποίησης OFF Χρησιµοποιείται για να απενεργοποιήσει την συσκευή. Για να απενεργοποιήσετε την συσκευή κρατήστε πατηµένο το πλήκτρο OFF και εν συνεχεία πατήστε το πλήkτρο ON/OK. Πλήκτρο Εισόδου (IN / WORK IN) Χρησιµοποιείται για να επιλέξετε την απαιτούµενη κίνηση είτε αυτή είναι άφιξη στο χώρο εργασίας για έναρξη κανονικής βάρδιας, είτε είναι επιστροφή στο χώρο εργασίας από κάποια εξωτερική εργασία. Και στις δύο περιπτώσεις θα καταγραφεί η αντίστοιχη ενέργεια στην προσωπική αναφορά του χρήστη. Πλήκτρο Εξόδου OUT / Work Out Χρησιµοποιείται για να επιλέξετε την απαιτούµενη κίνηση είτε αυτή είναι αναχώρηση από χώρο εργασίας στην λήξη κανονικής βάρδιας, είτε είναι έξοδος από τον χώρο εργασίας για κάποια εξωτερική εργασία. Και στις δύο περιπτώσεις θα καταγραφεί η αντίστοιχη ενέργεια στην προσωπική αναφορά του χρήστη. Πλήκτρο Ρολόι Χρησιµοποιώντας την Master Card, µπορείτε να ελέγχετε την ώρα και την ηµεροµηνία της συσκευής, καθώς και τον χώρο που αποµένει για νέες καταχωρήσεις (εξαρτάται από την µνήµη της συσκευής). 2.3 Η Τεχνολογία Smart Card και η συνδεσµολογία της Πέντε κάρτες εργαζοµένων και µία Master Card συµπεριλαµβάνονται στο πακέτο αγοράς. Οι κάρτες εργαζοµένων χρησιµοποιούνται από τον κάθε κάτοχο για την καταγραφή των κινήσεών του. Η Master Card χρησιµοποιείται από τον εργοδότη έτσι ώστε να συλλέγει όλες τις πληροφορίες από την συσκευή και να τις µεταφέρει στον ηλεκτρονικό υπολογιστή. Η Index Card χρησιµοποιείτε για να αλλάξετε τον αριθµό της συσκευής στην περίπτωση που έχετε το σύστηµα Smart Tac Pro (περισσότερες από µία συσκευές). Μέχρι και 500 καταγραφές µπορούν να γίνουν προτού εξαντληθεί η µνήµη της συσκευής. Όταν αυτό συµβεί, ένα προειδοποιητικό µήνυµα θα εµφανιστεί στην οθόνη και θα χρειαστεί να µεταφερθούν τα δεδοµένα έτσι ώστε να απελευθερωθεί η µνήµη για περαιτέρω χρήση. Η ΣΥΣΚΕΥΗ - Σελ. 6
Κανένα στοιχείο δεν σβήνεται από την µνήµη έστω και αν αυτή έχει εξαντληθεί. Ο χρήστης δεν θα µπορεί να καταγράψει νέα στοιχεία έως ότου απελευθερωθεί η µνήµη. Η είσοδος της κάρτας Smart Card βρίσκεται στην κάτω πλευρά του Smart Tac. Η κάρτα εισάγεται µε το ηλεκτρονικό chip προς την πάνω µεριά. Η είσοδος της κάρτας θα πρέπει να παραµένει σε καλή κατάσταση και είναι ευνόητο ότι δεν πρέπει να εισάγετε στην είσοδο της συσκευής οτιδήποτε άλλο εκτός από τις κάρτες Smart Card. 2.4 Εξωτερικός αναγνώστης κάρτας (Smart Card Reader) Οι πληροφορίες που υπάρχουν στην µνήµη του SmartTAC µεταφέρονται στον υπολογιστή µέσω του εξωτερικού αναγνώστη καρτών. 2.5 Μπαταρίες Το Smart Tac λειτουργεί µε µπαταρίες. ύο µακράς διαρκείας µπαταρίες λιθίου 3 Volt CR2450 συµπεριλαµβάνονται στο αρχικό πακέτο αγοράς. Οι µπαταρίες µπορούν πολύ εύκολα να αντικατασταθούν ανοίγοντας το καπάκι πίσω από την συσκευή. Όταν η στάθµη των µπαταριών είναι χαµηλή, ένα ενδεικτικό µήνυµα "BATT" θα αναβοσβήσει στην οθόνη τη στιγµή που η συσκευή ενεργοποιηθεί. Οι µπαταρίες θα πρέπει να αντικατασταθούν όσο το δυνατόν γρηγορότερα από την στιγµή που το µήνυµα θα εµφανιστεί. Οι µπαταρίες δεν καταναλώνουν ενέργεια συνεχώς, αφού η συσκευή βρίσκεται σε κατάσταση αναµονής όταν δεν χρησιµοποιείται. ** H συσκευή θα εξακολουθήσει να λειτουργεί για περίπου δέκα χτυπήµατα από την στιγµή που το µήνυµα θα εµφανιστεί. Αντικατάσταση Μπαταριών Για να ανοίξετε το καπάκι που τοποθετούνται οι µπαταρίες, τραβήξτε το πλαστικό κλιπάκι προς τα κάτω και έλξατε. Με προσοχή αντικαταστήστε και τις δύο παλιές µπαταρίες µε τις καινούργιες. Το σηµείο "+" θα πρέπει να εµφανίζεται προς την επάνω µεριά όπως κοιτάζετε. Κλείστε το καπάκι για την ολοκλήρωση της αντικατάστασης. 2.6 Eπιτοίχεια Εγκατάσταση του Smart Tac Μπορείτε να εγκαταστήσετε την συσκευή σε κάποιο σταθερό σηµείο της αρεσκείας σας. Αυτό µπορεί να επιτευχθεί µε την χρήση της πλαστικής βάσης και το σετ βιδών που βρίσκονται στο αρχικό πακέτο αγοράς. εν προτείνουµε να χρησιµοποιήσετε ηλεκτρικό κατσαβίδι για την εγκατάσταση καθώς η πλαστική θήκη είναι εύθραυστη. Η ΣΥΣΚΕΥΗ - Σελ. 7
3 ΟΙ ΚΑΡΤΕΣ SMART CARD Οι κάρτες Smart Card είναι κάρτες µνήµης υψηλής ποιότητας. Έχουν ειδικά σχεδιαστεί και προγραµµατιστεί για να ανταποκρίνονται σε όλες της προδιαγραφές ποιότητας και ασφαλείας. 3.1 Κάρτες Εργαζοµένων (Employee Cards) Οι κάρτα εργαζοµένου είναι προσωπική για κάθε χρήστη. Ενεργοποιήστε το Smart Tac και ελέγξτε οθόνη την τωρινή ένδειξη κίνησης IN/OUT. (Αν χρειαστεί να αλλάξετε κίνηση χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα κινήσεων µέχρι να ορίσετε την επιθυµητή κίνηση). Εισάγετε την κάρτα και αναµείνατε για την ένδειξη DONE στην συσκευή. Επίσης βεβαιωθείτε ότι σωστό όνοµα εµφανίστηκε στην οθόνη. στην και το Οι πληροφορίες αποθηκεύονται και στην προσωπική κάρτα αλλά και στην εσωτερική µνήµη της συσκευής. Όταν η µνήµη της κάρτας εξαντληθεί, θα σβήνονται οι παλαιότερες καταχωρήσεις και θα αντικαθιστούνται µε τις νέες. Η διαδικασία αυτή δεν είναι ορατή στον χρήστη και δεν χρειάζεται να προβεί σε καµία ενέργεια. 3.2 Η Κάρτα Εργοδότη Master Card Η Master Card χρησιµοποιείται από το άτοµο που είναι υπεύθυνο για την συλλογή πληροφοριών παρουσίας του προσωπικού. Η συσκευή πρέπει να ενεργοποιηθεί πατώντας το πλήκτρο ON. Εν συνεχεία εισάγετε την Master Card και ξαναπατήστε το πλήκτρο ON οπότε το µήνυµα LOAD εµφανίζεται. Τα δεδοµένα µεταφέρονται αυτόµατα στην Master Card και επιβεβαιώνονται βλέποντας στην οθόνη της συσκευής την ένδειξη DONE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά µε την µεταφορά δεδοµένων, διαβάστε την ενότητα του λογισµικού προγράµµατος. ΟΙ ΚΑΡΤΕΣ SMART CARD - Σελ. 8
3.3 Η κάρτα Index Card Η Index Card χρησιµοποιείται από τον ιαχειριστή όταν περισσότερες από µία συσκευές είναι διαθέσιµες. Όλες οι συσκευές Smart Tac έχουν αρχικό αριθµό τερµατικού το 1 και µε την κάρτα αυτή µπορείτε να τον αλλάξετε. Με αυτό τον τρόπο καταγράφετε την παρουσία προσωπικού σε διαφορετικές τοποθεσίες. Για παράδειγµα εάν έχετε µία επιχείρηση µε τρεις διαφορετικούς χώρους εργασίας, µπορείτε να υπολογίζετε την µισθοδοσία για κάθε χώρο ξεχωριστά. Οδηγίες για την καλή συντήρηση των καρτών Οι κάρτες προσωπικού και οι Master Cards θα πρέπει να φυλάσσονται σε καθαρό και στεγνό περιβάλλον. Οι κάρτες αποτελούνται από ένα πολύ ευαίσθητο ηλεκτρονικό chip και επιβάλλεται η προσεκτική χρήση του. Επίσης, θα πρέπει να προσέχετε να µην διπλώνονται οι κάρτες µε αποτέλεσµα την τυχόν καταστροφή τους, µε αποτέλεσµα την µη σωστή λειτουργία τους. Συνήθως η σκόνη που συσσωρεύεται στο chip της κάρτας είναι η κύρια αιτία που δεν λειτουργούν οι κάρτες. Πριν ειδοποιήσετε την εταιρία για αντικατάσταση, παρακαλείστε να τις καθαρίζετε πρώτα µε ένα στεγνό πανί. ΟΙ ΚΑΡΤΕΣ SMART CARD - Σελ. 9
4 ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΩΡΑΣ ΚΑΙ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ Οι ρυθµίσεις ώρας και ηµεροµηνίας του Smart Tac είναι προσβάσιµες ΜΟΝΟ µε την χρήση της Master Card εποµένως προλαµβάνεται η χρήση από µη εξουσιοδοτηµένο προσωπικό. Προσοχή στο να χρησιµοποιήσετε την ίδια µορφή ηµεροµηνίας µε τον ηλεκτρονικό σας υπολογιστή. π.χ. εάν το ρολόι του ηλεκτρονικού σας υπολογιστή έχει την µορφή ΗΗ/ΜΜ/ΕΕ (Ηµέρα, Μήνας, Έτος) η ίδια µορφή θα πρέπει να χρησιµοποιηθεί και στην συσκευή σας. ιαφορετικά θα υπάρξουν ανακρίβειες στις αναφορές σας. Ρυθµίσεις ώρας 1. Ενεργοποιήστε το Smart Tac µε το πλήκτρο. 2. Εισάγετε την Master Card 3. Πατήστε 4. Χρησιµοπoιήστε τα πλήκτρα έως ότου η ένδειξη TIME εµφανιστεί 5. Πατήστε (Η ένδειξη HH: ΩΡΑ εµφανίζεται) 6. Ρυθµίστε την ώρα χρησιµοποιώντας τα πλήκτρα 7. Πατήστε (Η ένδειξη MM: ΛΕΠΤΑ εµφανίζεται) 8. Ρυθµίστε τα λεπτά χρησιµοποιώντας τα πλήκτρα 9. Πατήστε 10. Βγάλτε την Master Card ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΩΡΑΣ ΚΑΙ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ- Σελ. 10
Ρυθµίσεις ηµεροµηνίας 1. Ενεργοποιήστε το Smart Tac µε το πλήκτρο. 2. Εισάγετε την Master Card 3. Πατήστε 4. Χρησιµοπoιήστε τα πλήκτρα έως ότου η ένδειξη DATE εµφανιστεί 5. Πατήστε (Η ένδειξη MM: ΜΗΝΑΣ εµφανίζεται) 6. Ρυθµίστε τον µήνα χρησιµοποιώντας τα πλήκτρα 7. Πατήστε (Η ένδειξη DD: ΗΜΕΡΑ εµφανίζεται) 8. Ρυθµίστε την ηµέρα χρησιµοποιώντας τα πλήκτρα 9. Πατήστε (Η ένδειξη ΥΥ: ΧΡΟΝΟΣ εµφανίζεται) 10. Ρυθµίστε τον χρόνο χρησιµοποιώντας τα πλήκτρα 11. Πατήστε 12. Βγάλτε την Master Card ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΩΡΑΣ ΚΑΙ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ- Σελ. 11
5 ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Το λογισµικό πρόγραµµα είναι απαραίτητο ώστε να µπορούν να γίνονται οι αναλύσεις των πληροφοριών που συλλέγονται από την συσκευή µέσω της Master Card. Όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται µε ασφάλεια στον ηλεκτρονικό υπολογιστή σας. Το λογισµικό πρόγραµµα συµπεριλαµβάνεται στο CD που σας παρέχεται µε το αρχικό πακέτο αγοράς. 5.1 Απαιτήσεις συστήµατος Windows 2000/XP/Vista USB Θύρα CDROM drive 20MB ελεύθερο χώρο στον σκληρό δίσκο Microsoft Excel 5.2 Οδηγίες εγκατάστασης λογισµικού προγράµµατος Εγκατάσταση προγράµµατος Τοποθετήστε το CD στο PC που θα διαχειρίζεστε το πρόγραµµα. Το αρχείο εγκατάστασης θα ανοίξει αυτόµατα. Ξεκινήστε την εγκατάσταση πατώντας συνεχώς το ΝΕΧΤ έως το Finish ενεργοποιηθεί. Τέλος πατάτε το Finish και το πρόγραµµα είναι επιτυχώς εγκατεστηµένο. Κατά την διάρκεια της εγκατάστασης του λογισµικού προγράµµατος, εάν εµφανιστεί το παρακάτω µήνυµα σφάλµατος (1931), επιλέξτε OK για να συνεχιστεί η εγκατάσταση. Εάν δεν ανοίξει το πρόγραµµα αυτόµατα µόλις τοποθετήσετε το CD στο PC σας, πηγαίνετε στο Ο υπολογιστής µου ->CD-> SETUP.EXE Τέλος ακολουθείστε τις παραπάνω οδηγίες εγκατάστασης. Εγκατάσταση Reader (αναγνώστη) για Windows 98/ ME Εάν ο εξωτερικός αναγνώστης κάρτας (USB) είναι συνδεδεµένος µε τον ηλεκτρονικό υπολογιστή σας, αποσυνδέστε τον. Τα MS Base Components έχουν σχεδιαστεί για Windows NT4/3, ME, 98, and 95. Επειδή δεν υπήρχαν δυνατότητες Smart Card σε αυτά τα λειτουργικά συστήµατα, στον φάκελο εγκατάστασης υπάρχουν δύο αρχεία. Εγκαταστήστε τα Base Components πριν επιχειρήσετε να κάνετε την εγκατάσταση του εξωτερικού αναγνώστη κάρτας διαφορετικά µπορεί να υπάρξουν επιπλοκές. (1) Εγκαταστήστε το scbase.exe και το smclib.exe (3) Επανεκκίνηση του ηλεκτρονικού σας υπολογιστή (4) Εγκαταστήστε τον εξωτερικό αναγνώστη κάρτας ακολουθώντας της οδηγίες της κατασκευάστριας εταιρείας. Όταν ολοκληρώσετε όλες τις ενέργειες µπορείτε να συνδέσετε τον εξωτερικό αναγνώστη κάρτας (USB). ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ- Σελ. 12
Eγκατάσταση Reader (αναγνώστη κάρτας) για Windows 2000/XP 1. Συνδέστε τον εξωτερικό αναγνώστη κάρτας USB 2. Ο υπολογιστής σας αυτόµατα θα κάνει εγκατάσταση στον οδηγό (driver) του αναγνώστη, αλλά δεν θα είναι η τελευταία έκδοση. 3. Πατήστε στον Υπολογιστή µου -> Ιδιότητες µε δεξί πλήκτρο όπως φαίνεται παρακάτω. Επιλέξτε τα ακόλουθα : ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ- Σελ. 13
Πιέστε δεξί πλήκτρο πάνω στο SCR335 USB Smart Card Reader και επιλέξτε την επιλογή Update Driver Επειτα επιλέξτε την τελευταία επιλογή Oxi αυτή τη φορά, στην οθόνη που ακολουθεί. Ακολουθείστε τις οδηγίες όπως φαίνονται παρακάτω : ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ- Σελ. 14
Πατώντας το Browse θα πρέπει να έχετε το CD εγκατάστασης στο drive και θα βρείτε στο CD σας στον φάκελο «\DRIVERS» Υπάρχουν δύο φάκελοι ένας για Windows 2000/XP και ένας άλλος για Windows 98 / ME. Επιλέξτε τον φάκελο ανάλογα µε την έκδοση των windows που έχετε και πατήστε Next για να συνεχίσετε. Ο υπολογιστής σας θα ξεκινήσει την εγκατάσταση του οδηγού. Οταν τελειώσει επιτυχώς η εγκατάσταση θα εµφανιστεί η παρακάτω οθόνη και πατήστε Finish. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ- Σελ. 15
5.3 Oι εκδόσεις του Smart TAC SMART TAC (32) Σχεδιασµένο για τον µικρό εργασιακό χώρο µε δύναµη έως 32 εργαζοµένους. SMART TAC (64) Σχεδιασµένο για επιχειρήσεις έως 64 εργαζοµένους και ειδικά για προσωπικό εξωτερικών εργασιών. Η έκδοση δεν διατίθεται πια, αλλά υποστηρίζεται από το τεχνικό µας προσωπικό. SMART TAC PRO Σχεδιασµένο για έως 1024 εργαζοµένους που απασχολούνται σε διαφορετικούς χώρους εργασίας. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ- Σελ. 16
6 ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ Επιλέξτε το εικονίδιο του Smart Tac για να ξεκινήσετε το λογισµικό πρόγραµµα. Στην εναρκτήρια οθόνη ως κύριος χρήστης µπορείτε να εισάγετε τους ανάλογους κωδικούς πρόσβασης. Με αυτό τον τρόπο οι πληροφορίες που µεταφέρονται είναι πάντα ασφαλής καθώς µόνο µε τα σωστά στοιχεία πρόσβασης µπορούν να γίνουν αλλαγές στην βάση δεδοµένων. Οι αρχικές ρυθµίσεις του προγράµµατος είναι: Όνοµα χρήστη - admin Κωδικός πρόσβασης - 1234 Μπορείτε να αλλάξετε τα παραπάνω στην οθόνη µε της Ρυθµίσεις Προγράµµατος. 6.1 Kεντρική οθόνη Υπάρχουν έξι επιλογές στην κεντρική οθόνη. Ρυθµίσεις Εργαζοµένων, Αναφορές, Ανάγνωση Κάρτας, Ρυθµίσεις προγράµµατος, Ρυθµίσεις Συστήµατος και Έξοδος. 6.2 Ρυθµίσεις Συστήµατος Υπάρχουν 4 επιλογές στις Ρυθµίσεις Συστήµατος, που πρέπει να συµπληρωθούν προτού αρχίσετε να χρησιµοποιείτε την συσκευή. Γενικά Αναφορές Τερµατικό Ρυθµίσεις Τµήµατος Γενικά Πριν ξεκινήσετε µε την ρύθµιση, πρέπει να επιλέξετε τον τύπο της συσκευής που αγοράσατε. Υπάρχουν οι εξής τύποι συσκευών: Smart TAC για 32 εργαζοµένους Smart TAC για 64 εργαζοµένους Smart TAC Pro το λογισµικό πρόγραµµα µπορεί να χειριστεί µέχρι 1024 εργαζοµένους µε έναν αριθµό συσκευών. εν θα πρέπει να χρησιµοποιείτε µία συσκευή για περισσότερους από 40 εργαζοµένους την ηµέρα. ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 17
Επιλέξτε την σωστή επιλογή όπως φαίνεται και στην παρακάτω οθόνη και επιλέξτε ΟΚ. Αναφορές Εδώ επιλέγετε την πρώτη εργάσιµη ηµέρα της εβδοµάδας ως ευτέρα και γι αυτούς που έχουν παραπάνω από µία συσκευές επιλέγουν αν θα φαίνεται ο αριθµός της συσκευής στις αναφορές. Τερµατικό ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 18
Εδώ µπορείτε να προγραµµατίσετε τον αριθµό της κάθε συσκευής στην περίπτωση που έχετε το Smart Tac Pro. Όλες οι συσκευές έχουν ως αρχικό αριθµό το νούµερο 1, ο οποίος αλλάζει εάν χρησιµοποιήσετε την κάρτα Index. Το λογισµικό πρόγραµµα πρέπει να ρυθµιστεί αναλόγως έτσι ώστε τα δεδοµένα απεικονίζονται σωστά στις αναφορές. Εισάγετε τον αριθµό του τερµατικού και την περιοχή στην οποία βρίσκεται, και επιλέξτε την επιλογή Πρόσθεση. Εάν θέλετε να κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή, επιλέξτε την επιθυµητή γραµµή και αναλόγως κάντε ιαγραφή ή Ανανέωση. Η επιλογή Εκκαθάριση, διαγράφει όλα τα δεδοµένα τερµατικών που έχετε εισάγει. 6.3 Ρυθµίσεις Τµήµατος Εάν θέλετε να γνωρίζετε το ακριβές τµήµα που εργάζεται κάποιος υπάλληλος, εισάγετε τις πληροφορίες σε αυτή την επιλογή. Εισάγετε το όνοµα του τµήµατος και επιλέξτε Πρόσθεση. Τα τµήµατα µπορούν να ανανεωθούν ή να διαγραφούν µε τις αντίστοιχες επιλογές. Εάν θέλετε να δείτε παλαιότερα στοιχεία από ένα τµήµα το οποίο δεν υπάρχει πια, θα πρέπει να το έχετε στην συγκεκριµένη λίστα αλλά να µην το χρησιµοποιείτε. 6.4 Ρυθµίσεις προγράµµατος Επιλέγοντας τις ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ µπορείτε να εισάγετε συγκεκριµένες πληροφορίες για την εταιρεία σας και για τους εργαζοµένους σας. Κατά την διάρκεια της επιλογής αυτής, υπάρχουν 4 υπό-επιλογές (Γενικές Ρυθµίσεις, Εταιρεία, Αρχείο, και Αναγνώστης Κάρτας). Οι επιλογές αυτές ρυθµίζονται αρχικά στην εγκατάσταση του συστήµατος και όταν ολοκληρωθούν αποθηκεύονται στο σύστηµα. Γενικές Ρυθµίσεις Επιλέξτε Ελληνικά για την γλώσσα εµφάνισης του προγράµµατος. Αρχικά η γλώσσα είναι προεπιλεγµένη στην Αγγλική. Η επιλογή αυτή γίνεται µόνο στο επίπεδο ιαχειριστή. Επίσης εδώ επιλέγετε τον τρόπο εµφάνισης ηµεροµηνίας και ώρας. ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 19
Εταιρεία Εδώ εισάγετε το όνοµα της εταιρείας που θέλετε να εµφανίζεται στις αναφορές του προγράµµατος. Η επιλογή αυτή γίνεται µόνο στο επίπεδο ιαχειριστή. Αρχείο Αρχείο Εάν θέλετε να αλλάξετε την τοποθεσία του αρχείου (βάσης δεδοµένων) εντοπίστε το αρχείο smarttac.mdb και αποθηκεύστε το στην τοποθεσία της επιλογής σας. Έπειτα πρέπει να επιλέξετε ένα διαφορετικό φάκελο για την αρχειοθέτηση της βάσης δεδοµένων έτσι ώστε να δηµιουργηθεί ένα αντίγραφο ασφαλείας. Κάθε φορά που θα πατάτε το κουµπί Αρχειοθέτηση θα δηµιουργείται ένα νέο αντίγραφο ασφαλείας µε τα τελευταία στοιχεία που έχετε καταχωρήσει. Προτείνεται να κάνετε αυτήν την ενέργεια καθηµερινά για να αποφευχθεί η απώλεια των στοιχείων σας σε περίπτωση που ο υπολογιστής σας χαλάσει. ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 20
Πιέστε το πλήκτρο Συµπίεση κατά καιρούς για να συµπιέζει την βάση δεδοµένων σας η οποία µεγαλώνει συνέχεια σε µέγεθος. Χρήστες Μπορείτε να προσθέσετε χρήστες και να επιλέξετε το επίπεδο πρόσβασής τους. Κάθε χρήστης µπορεί να έχει τον δικό του κωδικό πρόσβασης που επίσης αλλάζει σε αυτή την οθόνη. Υπάρχουν τρία επίπεδα πρόσβασης: 1. Αναγνώστης Μπορεί να ελέγξει τις αποθηκευµένες πληροφορίες στην κάρτα του. εν µπορεί να κάνει καµία αλλαγή σε αυτές τις πληροφορίες. 2. Συντάκτης Μπορεί να µεταφέρει τις πληροφορίες από την συσκευή Smart Tac Master Card και εν τέλει να τις αποθηκεύσει στην βάση δεδοµένων. στην 3. ιαχειριστής Έχει ολοκληρωµένη πρόσβαση στο σύστηµα. Μπορεί να προσθέσει στο σύστηµα έναν καινούργιο εργαζόµενο, να αλλάξει τις ρυθµίσεις του προγράµµατος και να κάνει µετατροπές στην βάση δεδοµένων. ** Για την αποφυγή προβληµάτων ασφαλείας προτείνουµε την συστηµατική αλλαγή κωδικών πρόσβασης. ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 21
Αναγνώστης Κάρτας Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει USB ως τον τύπο επικοινωνίας. Πιέστε το κουµπί Έλεγχος για να επιβεβαιώσετε ότι έχει γίνει σωστή εγκατάσταση του αναγνώστη κάρτας. Στην συνέχεια θα πρέπει να εισάγετε τις πληροφορίες για το προσωπικό σας στην οθόνη ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ. ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 22
6.5 Ρυθµίσεις εργαζοµένων Σε αυτή την οθόνη µπορείτε να διαχειριστείτε όλο το δυναµικό της εταιρείας σας. Ξεκινήστε µε την εισαγωγή στοιχείων της Κάρτας Εργαζοµένου µε το νούµερο 1. Εισάγετε την κάρτα στον αναγνώστη και συµπληρώστε τις παρακάτω πληροφορίες για τις Λεπτοµέρειες Εργαζοµένου: Αριθµός Μητρώου Επώνυµο Όνοµα Αριθµός Κάρτας Εµφάνιση (Η επιλογή αυτή αντιστοιχεί στην εµφάνιση στην οθόνη της συσκευής κάθε φορά που εισάγεται η κάρτα 4 αγγλικούς χαρακτήρες, κατά προτίµηση τα αρχικά του ονόµατος του εργαζοµένου) Προαιρετικά µπορείτε να εισάγετε και το Τµήµα και την Θέση Εργασίας του συγκεκριµένου εργαζοµένου για πιο αναλυτική παρουσίαση στις αναφορές σας. Υπάρχουν δύο επιλογές για την τήρηση ωραρίου. Οι Κανονικό Ωράριο και Βάρδιες. Το κανονικό ωράριο χρησιµοποιείται για τους εργαζόµενους που εργάζονται κανονικές ώρες π.χ. 08:00 µε 17:00. Οι επιλογή Βάρδιες χρησιµοποιείται για τους εργαζόµενους που εργάζονται έκτακτες ώρες και µισθοδοτούνται µε την ώρα ή που οι βάρδιές τους ξεκινούν πριν τα µεσάνυκτα και τελειώνουν την επόµενη µέρα. 6.6 Ρυθµίσεις Ωραρίων Κανονικό ωράριο Οι παράµετροι της συγκεκριµένης επιλογής είναι οι εξής: Ώρα έναρξης εργασίας Σε αυτή την οθόνη εισάγετε την Ώρα έναρξης εργασίας. Εάν ο εργαζόµενος πρέπει να ξεκινήσει στις 08:00 και δεν θέλετε να πληρωθεί έστω και αν παρουσιαστεί νωρίτερα π.χ. 07:45 επιλέξτε το σύµβολο και το ωράριό του θα καταγράφεται µόνο µετά τις 08:00. Εάν δεν έχετε συγκεκριµένη ώρα έναρξης ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 23
εργασίας, µπορείτε να µην συµπληρώσετε αυτή την επιλογή. Ηµερήσιες ώρες εργασίας Σε αυτό το πεδίο εισάγετε τις συνολικές ώρες που ο εργαζόµενος πρέπει να εργάζεται ηµερησίως. Εάν θέλετε να συνυπολογίζονται και τυχόν υπερωρίες θα πρέπει να συµπληρώσετε αυτό τον αριθµό. Αυτόµατη ιάρκεια ιαλείµµατος Με αυτή την επιλογή, η διάρκεια διαλείµµατος π.χ. για φαγητό, αφαιρείται αυτόµατα χωρίς να χρειάζεται ο εργαζόµενος να εισάγει την κάρτα του για την είσοδο/έξοδο στον χώρο εργασίας. Η διάρκεια του διαλείµµατος αφαιρείται αυτόµατα από το Σύνολο Ωρών Εργασίας. Υπερωρίες Με αυτή την επιλογή το σύστηµα µπορεί αυτόµατα να υπολογίσει τις τυχόν ηµερήσιες υπερωρίες των εργαζοµένων. Υπάρχουν τρία πεδία για τις υπερωρίες που σας επιτρέπουν να εισάγετε διαφορετικά ποσοστά για αντίστοιχα διαφορετικές ώρες. Μπορείτε να εισάγετε το ποσοστό για κάθε υπερωρία το οποίο υπολογίζεται ως ποσοστό επί τις εκατό του ωροµισθίου. ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ υπολογισµού Υπερωριών Υπερωρίες(1) 100% = έως 2 ώρες Υπερωρίες(2) 125% = µεταξύ 2-4 ώρες υπερωρία, το σύστηµα θα συνυπολογίσει µισθοδοσία µε 125% του κανονικού ωροµισθίου. Υπερωρίες(3) 150% = για περισσότερες από 4 ώρες υπερωρία,, το σύστηµα θα συνυπολογίσει µισθοδοσία µε 150% του κανονικού ωροµισθίου. Επίσης µπορείτε να αποφασίσετε ο εργαζόµενος να µην πληρωθεί για περισσότερες από ώρες υπερωρίας που εσείς επιλέγετε. Για παράδειγµα εάν δεν θέλετε να πληρωθεί για παραπάνω από 3 ώρες υπερωρία µπορείτε να εισάγετε τα παρακάτω: Ωροµίσθιο Χρησιµοποιείστε αυτή την επιλογή εάν θέλετε το σύστηµα να υπολογίζει την µισθοδοσία των εργαζοµένων σας. Απλά εισάγετε το ωροµίσθιο για κάθε εργαζόµενο ξεχωριστά. Εάν ο συγκεκριµένος εργαζόµενος λαµβάνει διαφορετικό µισθό για τις υπερωρίες του ακολουθείστε τις οδηγίες της προηγούµενης ενότητας (ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ υπολογισµού Υπερωριών). 6.7 Αποθήκευση στοιχείων εργαζοµένου Όταν έχουν συµπληρωθεί όλες οι πληροφορίες επιλέξτε το πλήκτρο + για να αποθηκευτούν στο σύστηµα. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία, µπορείτε να εξάγετε την Κάρτα Εργαζοµένου και να συνεχίσετε µε την επόµενη. Συνεχίστε την ίδια διαδικασία για όλες τις Κάρτες Εργαζοµένων. Εάν χρειάζεστε περισσότερες Κάρτες Εργαζοµένων παρακαλώ επικοινωνήστε µε την εταιρία µας ή στο sales@kvillas.gr. Εάν θέλετε να αντικαταστήσετε µία κάρτα εργαζοµένου εισάγετε την νέα κάρτα στον αναγνώστη και επιλέξτε την οθόνη Ρυθµίσεις Εργαζοµένων. Επιλέξτε την κάρτα που θέλετε να αντικαταστήσετε και πατήστε το πλήκτρο Ανανέωση. Οι πληροφορίες που ήδη υπάρχουν στο σύστηµα θα µεταφερθούν στην νέα Κάρτα Εργαζοµένου. Εάν θέλετε να εκδώσετε κάρτα για νέο εργαζόµενο ακολουθείστε τις παραπάνω οδηγίες (ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ), εισάγοντας µε προσοχή τα νέα στοιχεία καθώς και τον σωστό αριθµό της νέας Κάρτας Εργαζοµένου. Είναι σηµαντικό να εισάγετε τον σωστό αριθµό για κάθε νέα κάρτα. Όταν έχουν συµπληρωθεί όλες οι πληροφορίες επιλέξτε το πλήκτρο + για να αποθηκευτούν στο σύστηµα. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία, µπορείτε να εξάγετε ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 24
την Κάρτα Εργαζοµένου και να συνεχίσετε µε την επόµενη. Συνεχίστε την ίδια διαδικασία για όλες τις Νέες Κάρτες Εργαζοµένων. Οι εντολές που εκτελούνται µε τα πλήκτρα είναι οι εξής: Πρόσθεση (εργαζοµένου και κάρτας από το σύστηµα) ιαγραφή (εργαζοµένου και κάρτας από το σύστηµα) Εύρεση εργαζοµένου µε στοιχεία αναζήτησης Όνοµα, Επώνυµο και Αριθµό Μητρώου ή όλα τα παραπάνω. Ανανέωση (πληροφοριών) Εκκαθάριση (πληροφοριών κάρτας εργαζοµένου για σπανάπρογραµµατισµό σε νέο εργαζόµενο) Έξοδος από τις Ρυθµίσεις Εργαζοµένων 6.8 Ανάγνωση Κάρτας (Master Card) Η συγκεκριµένη επιλογή χρησιµοποιείται από όλους τους χρήστες έτσι ώστε να µεταφέρουν τις πληροφορίες από την συσκευή για ανάγνωση ή διαχείριση (ανάλογα µε το επίπεδο πρόσβασής τους). Απλά εισάγετε την κάρτα σας (Master Card) στον εξωτερικό αναγνώστη κάρτας και επιλέξτε το πλήκτρο Ανάγνωση. Οι καινούργιες πληροφορίες θα εµφανιστούν στην οθόνη. Με κόκκινο χρώµα εµφανίζονται οι καταχωρήσεις εξόδου και µε πράσινο οι καταχωρήσεις εισόδου. Οι καταχωρήσεις που εµφανίζονται σε γκρι χρώµα είναι οι παλαιότερες οι οποίες υπάρχουν ήδη στην βάση δεδοµένων. Πατήστε Aνανέωση για να ενηµερωθεί η βάση δεδοµένων µε τις νέες καταχωρήσεις. Επίσης πατώντας το πλήκτρο Excel εξάγετε την λίστα στο Excel. ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 25
6.9 Αναφορές Ο τύπος της αναφοράς επιλέγεται στην Επιλογή Αναφοράς. Επίσης επιλέγετε και το χρονικό διάστηµα της αναφοράς που επιθυµείτε. Εν τέλει επιλέξτε το πλήκτρο Εµφάνιση για να δηµιουργηθεί η αντίστοιχη αναφορά. Ο διαχειριστής µπορεί να δηµιουργήσει τις παρακάτω αναφορές Γενική αναφορά Μηνιαία αναφορά κατά άτοµο Αναφορά βάρδιας κατά άτοµο Εβδοµαδιαία αναφορά Οι παραπάνω αναφορές εµφανίζονται στην οθόνη και µπορούν να εµφανιστούν σε µορφή Microsoft Excel, να εκτυπωθούν ή και να σταλούν µε e-mai. ΓΕΝΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ Αυτή η αναφορά δείχνει τα στοιχεία όπως τα εισάγαµε από την Master Card. Μπορείτε να τα εµφανίσετε όλα ή ανά τµήµα ή ανά εργαζόµενο και µε εύρος ηµεροµηνίας. Πατώντας Εµφάνιση φαίνονται τα στοιχεία όπως στην παρακάτω οθόνη. Επίσης µπορείτε πατώντας Εκτύπωση να τα εκτυπώσετε. ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 26
ΜΗΝΙΑΙΑ ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΤΑ ΑΤΟΜΟ Στο πεδίο ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ µπορείτε να προσθέσετε σχόλια όπως άρρωστος, άδεια, εκτός χώρας κτλ. Πατώντας το κουµπί Εισαγωγή. Επίσης µπορείτε να παράγετε µηνιαία αναφορά κατά τµήµα ή κατά εργαζόµενο, καθώς και µε το εύρος της ηµεροµηνίας. ΑΝΑΦΟΡΑ ΒΑΡ ΙΑΣ ΚΑΤΑ ΑΤΟΜΟ ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 27
Οι συνολικές ώρες εργασίας εµφανίζονται στο κάτω µέρος της οθόνης. Αλλαγές στην αναφορά µπορούν να γίνουν µε διπλό χτύπηµα του αριστερού κουµπιού του ποντικιού σας στο πεδίο που επιλέγετε. Μπορείτε επίσης να χρησιµοποιήσετε το πλήκτρο ΕΙΣΑΓΩΓΗ στο πάνω µέρος της οθόνης. Ο διαχειριστής µπορεί να αλλάξει την ώρα έναρξης/τερµατισµού της βάρδιας και την ηµεροµηνία. Επίσης µπορεί να προσθέσει βάρδιες στην περίπτωση που ο εργαζόµενος ξέχασε να χρησιµοποιήσει την συσκευή παρουσίας. Οι παραπάνω αλλαγές µπορούν να γίνουν ΜΟΝΟ από τον διαχειριστή µε τον αντίστοιχο κωδικό πρόσβασης στο σύστηµα. Αλλαγές, διορθώσεις καταχωρήσεων Πατώντας το κουµπί εισαγωγή θα εµφανιστεί η παρακάτω οθόνη στην οποία µπορείτε να κάνετε αλλαγές στην συγκεκριµένη ηµεροµηνία που επιλέξατε. Εάν διορθώσετε τις ώρες εισόδου ή εξόδου ή διαλείµµατος, στην αναφορά του συγκεκριµένου εργαζόµενου η ηµέρα αυτή θα εµφανιστεί µε κόκκινο χρώµα. Αν εισάγετε µόνο υποσηµειώσεις δεν θα αλλάξει το χρώµα της γραµµής. ΟΘΟΝΗ ΙΟΡΘΩΣΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΣΤΗΝ ΑΝΑΦΟΡΑ ΒΑΡ ΙΑ ΚΑΤ ΑΤΟΜΟ ΟΘΟΝΗ ΙΟΡΘΩΣΗΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΣΤΙΣ ΥΠΟΛΟΙΠΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ Όταν όλες οι αλλαγές για τον συγκεκριµένο εργαζόµενο έχουν ολοκληρωθεί, το λογισµικό πρόγραµµα θα υπολογίσει αυτόµατα τις συνολικές ώρες εργασίας. Επίσης θα υπολογιστεί και ο συνολικός µισθός εάν έχετε συµπληρώσει και το πεδίο ηµεροµισθίου για τον εργαζόµενο στις ρυθµίσεις εργαζοµένων. Όλα τα αποτελέσµατα θα εµφανιστούν σε µορφή Excel όταν επιλέξετε το πλήκτρο Εξαγωγή. ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 28
Εµφάνιση Λίστα µε το συνολικό ιστορικό παρουσίας του εργαζοµένου Εκτύπωση Εξαγωγή σε µορφή Excel Άκυρο χρησιµοποιείται για να σταµατήσει την διαδικασία Εισαγωγή επιλέξτε την γραµµή που θέλετε να τροποποιήσετε και πατήστε αυτό το πλήκτρο για να συνεχίσετε Έξοδος για να εγκαταλείψετε την συγκεκριµένη οθόνη EXCEL REPORT Όταν έχετε ολοκληρώσει την ανανέωση και τον έλεγχο των στοιχείων, µπορείτε να εξάγετε την αναφορά σε µορφή EXCEL και να την εκτυπώσετε ή και να την αποστείλετε µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου (email). Mηνιαία Αναφορά κατά άτοµο ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ- Σελ. 29