Αναλυτικό Τεύχος Προκήρυξης Διεθνούς Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ

Αναλυτικό Τεύχος Προκήρυξης Διεθνούς Ανοικτού Διαγωνισμού για το Έργο "ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ, ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΔΕΙΞΗ ΤΩΝ ΣΥΛΛΟΓΩΝ ΤΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΤΗΣ ΒΟΥΛΗΣ ΤΩΝ ΕΛΛΗΝΩΝ" συνολικού προϋπολογισμού 1.425.210,08 (ενός εκατομμυρίου τετρακοσίων είκοσι πέντε χιλιάδων διακοσίων δέκα ευρώ και οκτώ λεπτών ), μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλαδή συνολικά 1.696.000,00 (ενός εκατομμυρίου εξακοσίων ενενήντα έξι χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, με κωδικό εγγραφής 2007ΣΕ50030000 που περιλαμβάνει τα ακόλουθα υποέργα 2, 3 και 4: Ι. Προμήθεια εξοπλισμού/λογισμικού για την ανάπτυξη μονάδας τεκμηρίωσης/ψηφιοποίησης, προϋπολογισμού 400.840,33 ( τετρακοσίων χιλιάδων οκτακοσίων σαράντα ευρώ και τριάντα τριών λεπτών ), μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλαδή συνολικά 477.000,00 (τετρακοσίων εβδομήντα επτά χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. ΙΙ. Ψηφιοποίηση εφημερίδων - σπανίων συλλογών - έργων τέχνης - μουσειακών αντικειμένων - βιβλιογραφιών, προϋπολογισμού 924.369,75 ( εννιακοσίων είκοσι τεσσάρων χιλιάδων τριακοσίων εξήντα εννέα ευρώ και εβδομήντα πέντε λεπτών) μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλαδή συνολικά 1.100.000,00 (ενός εκατομμυρίου εκατό χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. και ΙΙΙ. Ενέργειες Δημοσιότητας, προϋπολογισμού 100.000,00 ( εκατό χιλιάδων ευρώ), μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δηλαδή συνολικά 119.000,00 (εκατόν δέκα εννέα χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Αρ. Προκήρυξης 2/2007 Ημερομηνία. 2007 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ Γ ΚΠΣ Ε.Π. ΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ ΜΕΤΡΟ 1.3 - ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ, ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΔΕΙΞΗ ΤΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ ΕΥΡΩΠΑΙΚΗ ΕΝΩΣΗ ΤΟ ΜΕΤΡΟ 1.3 ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΕΙΤΑΙ ΣΕ ΠΟΣΟΣΤΌ 80% ΑΠΟ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΑΙ ΚΑΤΑ 20% ΑΠΟ ΕΘΝΙΚΟΥΣ ΠΟΡΟΥΣ.

ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΥ Τίτλος: Αναθέτουσα Αρχή: Φορέας Χρηματοδότησης: Φορέας Λειτουργίας Έργου: Τεκμηρίωση, αξιοποίηση και ανάδειξη των συλλογών της βιβλιοθήκης της Βουλής των Ελλήνων, που περιλαμβάνει τα υποέργα (i) προμήθεια εξοπλισμού/λογισμικού για την ανάπτυξη μονάδας τεκμηρίωσης/ψηφιοποίησης, (ii) ψηφιοποίηση εφημερίδων - σπάνιων συλλογών - έργων τέχνης - μουσειακών αντικειμένων - βιβλιογραφιών και (iii) Ενέργειες Δημοσιότητας. Βουλή των Ελλήνων - Υπηρεσία Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων (ΥΕΕΠ). Βουλή των Ελλήνων - Υπηρεσία Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων (ΥΕΕΠ) - Ειδικός Λογαριασμός. Βουλή των Ελλήνων Χρηματοδότηση: ΕΠ Κοινωνία της Πληροφορίας, Μέτρο 1.3 Προϋπολογισμός: 1.425.210,08 (ενός εκατομμυρίου τετρακοσίων είκοσι πέντε χιλιάδων διακοσίων δέκα ευρώ και οκτώ λεπτών ), μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, συνολικά 1.696.000,00 (ένα εκατομμύριο εξακόσιες ενενήντα έξι χιλιάδες ευρώ) συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, που συγχρηματοδοτείται σε ποσοστό 80% από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και κατά 20% από εθνικούς πόρους. Από το ανωτέρω, το ποσό των 400.840,33 (τετρακοσίων χιλιάδων οκτακοσίων σαράντα ευρώ και τριάντα τριών λεπτών), πλέον ΦΠΑ, δηλαδή το ποσό των 477.000,00 (τετρακοσίων εβδομήντα επτά χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, αντιστοιχεί στην προμήθεια εξοπλισμού και λογισμικού για την ανάπτυξη μονάδας τεκμηρίωσης/ψηφιοποίησης, το ποσό των 924.369,75 (εννιακοσίων είκοσι τεσσάρων χιλιάδων τριακοσίων εξήντα εννέα ευρώ και εβδομήντα πέντε λεπτών), πλέον ΦΠΑ, δηλαδή το ποσό του 1.100.000,00 (ενός εκατομμυρίου εκατό χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, αντιστοιχεί στην ψηφιοποίηση εφημερίδων, σπανίων συλλογών, έργων τέχνης, μουσειακών αντικειμένων και βιβλιογραφιών και το ποσό των 100.000,00 ( εκατό χιλιάδων ευρώ), πλέον ΦΠΑ, δηλαδή το ποσό των 119.000,00 (εκατόν δέκα εννέα χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, αντιστοιχεί σε Ενέργειες Δημοσιότητας του Έργου. Διάρκεια Υλοποίησης Έργου: 12 μήνες από την υπογραφή της Σύμβασης, σύμφωνα με τους όρους της παρούσας Διάρκεια Εγγύησης: 24 μήνες από την παραλαβή του Έργου. Σελίδα 2 από 343

Είδος Διαγωνισμού: Κριτήριο Ανάθεσης: Προθεσμία Υποβολής Προσφορών: Αποσφράγιση Προσφορών: Τόπος Διενέργειας: Ερωτήσεις - Διευκρινίσεις: Επικοινωνία: Ανοιχτός Διεθνής Δημόσιος Διαγωνισμός. Πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά. ΧΧ ΧΧΧ 2007, ημέρα ΧΧ και ώρα [ ] ΧΧ ΧΧΧ 2007, ημέρα ΧΧ και ώρα [ ] Οδός Σέκερη 1Α, Αθήνα (2ος όροφος), Υπηρεσία Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων (ΥΕΕΠ) της ΒτΕ, Βουλή των Ελλήνων. Δίνονται μέχρι ΧΧ ΧΧΧ 2007 (βλέπε "επικοινωνία"). κ. [ ], Σέκερη 1Α, Αθήνα (2ος όροφος), [ ] (να προστεθεί ο αρ. τηλεφώνου του αρμοδίου για επικοινωνία προσώπου), ώρες [ ], email: [ ]. Σελίδα 3 από 343

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ... 9 Ορισμοί... 9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ... 12 1 Κεφάλαιο 1... 13 1.1 Στόχος του Έργου... 13 1.2 Περιβάλλον του Έργου... 14 1.2.1 Συνοπτική Αναφορά στο Φορέα Λειτουργίας... 14 1.2.2 Πλαίσιο Χρηματοδότησης Έργου... 15 1.2.3 Υφιστάμενη Κατάσταση... 16 1.3 Αποδέκτες Αναμενόμενα Αποτελέσματα Έργου... 19 1.4 Αντικείμενο του Έργου... 20 1.5 Οικονομικά Στοιχεία Έργου... 23 1.6 Μεθοδολογία του Έργου... 23 1.6.1 Δράσεις... 23 1.6.1.1 Δ1: Μελέτη Εφαρμογής... 24 1.6.1.2 Δ2: Προμήθεια εξοπλισμού (hardware)... 24 1.6.1.3 Δ3: Προμήθεια Λογισμικού... 25 1.6.1.4 Δ4: Ενέργειες Ψηφιοποίησης υλικού από τις συλλογές της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ (μικροφίλμ, σπάνια έντυπα, κ.α.)... 26 1.6.1.5 Δ5:Προσαρμογή Μετάπτωση Λειτουργίας... 26 1.6.1.6 Δ6: Λειτουργία Υποστήριξη Εγγύηση Συντήρηση... 27 1.6.1.7 Δ7: Εκπαίδευση... 27 1.6.1.8 Δ8: Ποιοτικός Έλεγχος Συστήματος... 28 1.6.1.9 Δ9: Ενέργειες Δημοσιότητας... 28 1.6.2 Εργασίες... 29 1.6.3 Παραδοτέα... 30 1.7 Χρονοδιάγραμμα Έργου... 31 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2. ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ... 33 2 Κεφάλαιο 2... 34 2.1 Γενικές Πληροφορίες Διαγωνισμού... 34 2.1.1 Αντικείμενο του Διαγωνισμού... 34 2.1.2 Αναθέτουσα Αρχή... 34 2.1.3 Νομικό και Θεσμικό Πλαίσιο... 34 2.1.4 Γενικές Αρχές... 35 2.1.5 Δημοσίευση Διαγωνισμού... 36 2.1.6 Λήψη Εγγράφων... 36 2.1.7 Παροχή Διευκρινίσεων... 38 2.1.8 Χρονοδιάγραμμα... 38 2.2 Δικαίωμα Συμμετοχής... 39 Σελίδα 4 από 343

2.3 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής... 40 2.3.1 Τεκμηρίωση Ικανότητας Υποψηφίου Αναδόχου... 41 2.3.1.1 Τεκμηρίωση Χρηματοπιστωτικής και Οικονομικής Ικανότητας Υποψηφίου Αναδόχου... 41 2.3.1.2 Τεκμηρίωση εμπειρίας και τεχνικής ικανότητας του Υποψηφίου Αναδόχου... 42 2.3.1.3 Διευκρινήσεις... 44 2.4 Κατάρτιση Υποβολή Προσφορών... 45 2.4.1 Τρόπος Τόπος Υποβολής... 45 2.4.2 Γλώσσα Διαγωνισμού και Σύμβασης... 46 2.4.3 Δικαιολογητικά... 46 2.4.3.1 Δικαιολογητικά ανά κατηγορία Υποψηφίου Αναδόχου... 47 2.4.3.2 Λοιπές Υποχρεώσεις / Διευκρινίσεις... 69 2.4.3.3 Εγγύηση Συμμετοχής... 69 2.4.4 Περιεχόμενα Προσφοράς... 70 2.4.4.1 Περιεχόμενο και Δομή Τεχνικής Προσφοράς... 72 2.4.4.2 Περιεχόμενο Οικονομικής Προσφοράς... 78 2.4.5 Ισχύς Προσφορών... 79 2.4.6 Εναλλακτικές Προσφορές... 79 2.4.7 Νόμισμα Προσφοράς... 80 2.4.8 Dumping εξαγωγικές επιδοτήσεις... 81 2.5 Διενέργεια Διαγωνισμού... 81 2.5.1 Αποσφράγιση Προσφορών... 81 2.5.2 Απόρριψη Προσφορών... 83 2.5.3 Αξιολόγηση Προσφορών... 85 2.5.3.1 Συνολική Αξιολόγηση... 85 2.5.3.2 Αξιολόγηση Τεχνικής Προσφοράς... 86 2.5.3.3 Ομάδες και συντελεστές κριτηρίων τεχνικής αξιολόγησης... 87 2.5.3.4 Διαμόρφωση του συγκριτικού κόστους Προσφοράς... 87 2.5.4 Προσφυγές... 87 2.5.5 Κατακύρωση Διαγωνισμού... 88 2.5.6 Ακύρωση Διαγωνισμού... 89 2.6 Εκτέλεση Έργου... 90 2.6.1 Όροι Σύμβασης... 90 2.6.2 Όροι Πληρωμής... 90 2.6.3 Εγγυήσεις... 91 2.6.4 Χρονοδιάγραμμα Παράδοσης... 93 2.6.5 Μετάθεση Χρονοδιαγράμματος... 94 2.6.6 Ποινικές ρήτρες Εκπτώσεις... 94 2.6.7 Τόπος Εκτέλεσης Έργου... 95 2.6.8 Παρακολούθηση Παραλαβή Έργου... 95 2.6.9 Διασφάλιση Ποιότητας Έργου... 96 2.6.10 Υποχρεώσεις Αναδόχου... 97 2.6.11 Εγγυητική Ευθύνη... 100 2.6.12 Συντήρηση... 100 2.6.13 Υποχρεώσεις της Αναθέτουσας Αρχής... 100 2.6.14 Κοινές Υποχρεώσεις... 102 2.6.15 Υπεργολαβίες... 102 Σελίδα 5 από 343

2.6.16 Εμπιστευτικότητα... 103 2.6.17 Πνευματικά Δικαιώματα... 105 2.6.18 Μεταβίβαση Κυριότητας... 105 2.6.19 Επεκτάσεις... 106 2.6.20 Εκχωρήσεις Μεταβιβάσεις... 107 2.6.21 Τροποποιήσεις... 108 2.6.22 Εφαρμοστέο δίκαιο Επίλυση Διαφορών... 108 2.6.23 Καταγγελία εκ μέρους της Αναθέτουσας Αρχής... 108 2.6.24 Ανωτέρα Βία... 109 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ... 110 3 Κεφάλαιο 3... 111 3.1 Εξοπλισμός (hardware)... 111 3.1.1 Ένας κεντρικός εξυπηρετητής (server)... 111 3.1.2 Ένας κεντρικός εξυπηρετητής (server)... 111 3.1.3 Δεκαπέντε (15) σταθμοί εργασίας (PCs)... 111 3.1.4 Πέντε (5) εξυπηρετητές (servers)... 111 3.1.5 Πέντε (5) εκτυπωτές... 111 3.1.6 Ενιαίο Σύστημα Αποθήκευσης... 111 3.1.7 Ένας ψηφιοποιητής μικροφίλμ (microfilm scanner)... 112 3.1.8 Τρεις (3) σαρωτές scanners... 112 3.2 Λογισμικό (software)... 112 3.2.1 Προμήθεια και εγκατάσταση ολοκληρωμένου συστήματος Βιβλιοθήκης της ΒτΕ και Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικού συστήματος για την τεκμηρίωση και διαχείριση των ψηφιακών τεκμηρίων της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ.... 112 3.2.1.1 Προμήθεια και εγκατάσταση ολοκληρωμένου συστήματος Βιβλιοθήκης της ΒτΕ... 112 3.2.1.2 Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικού συστήματος για την τεκμηρίωση και διαχείριση των ψηφιακών τεκμηρίων της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ... 116 3.2.1.3 Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικών συστημάτων για σταθμούς εργασίας, εξυπηρετητές και σαρωτές της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ... 125 3.3 Ψηφιοποίηση των εφημερίδων, σπανίων συλλογών, έργων τέχνης, μουσειακών αντικειμένων και βιβλιογραφιών... 125 3.4 Ενέργειες Δημοσιότητας... 133 3.5 Μελέτη εφαρμογής... 133 3.6 Ασφάλεια... 136 3.7 Εκπαίδευση... 136 3.8 Μετάπτωση Δεδομένων & Λειτουργιών... 137 3.9 Έλεγχος Συστημάτων... 137 3.10 Πιλοτική - Παραγωγική Λειτουργία... 138 3.11 Εγγύηση Καλής Λειτουργίας... 139 3.12 Τεχνική Υποστήριξη - Συντήρηση... 140 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4. ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ... 144 Σελίδα 6 από 343

4 Κεφάλαιο 4... 145 4.1 Εξοπλισμός (hardware)... 146 4.1.1 Κεντρικός εξυπηρετητής (server) για το ολοκληρωμένου σύστημα της Βιβλιοθήκης... 146 4.1.2 Κεντρικός εξυπηρετητής (server) για την υποστήριξη του συστήματος διαχείρισης των ψηφιακών τεκμηρίων της Βιβλιοθήκης... 149 4.1.3 Δεκαπέντε (15) PCs... 151 4.1.4 Πέντε (5) Εξυπηρετητές... 154 4.1.5 Πέντε ( 5) Εκτυπωτές... 158 4.1.6 ΕΝΙΑΙΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ... 158 4.1.7 Ένας (1) ψηφιοποιητής (σαρωτής) μικροφίλμ (Microfilm scanner). 161 4.1.8 Τρεις (3) scanners για τη σάρωση πρωτοτύπων που να ανταποκρίνονται σε σχήματα εντύπων τύπου: Α1 και Α2... 164 4.2 Λογισμικό (software)... 171 4.2.1 Προμήθεια και εγκατάσταση ολοκληρωμένου συστήματος Βιβλιοθήκης... 171 4.2.2 Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικού συστήματος για την τεκμηρίωση και διαχείριση των ψηφιακών τεκμηρίων... 259 4.2.3 Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικών συστημάτων για σταθμούς εργασίας, εξυπηρετητές και σαρωτές της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ... 274 4.3 Ψηφιοποίηση των εφημερίδων, σπανίων συλλογών, έργων τέχνης, μουσειακών αντικειμένων και βιβλιογραφιών... 274 4.4 Δημοσιότητα... 283 4.5 Μελέτες Εφαρμογής... 285 4.6 Ασφάλεια... 288 4.7 Εκπαίδευση... 289 4.8 Μετάπτωση Δεδομένων & Λειτουργιών... 290 4.9 Έλεγχος Συστημάτων... 291 4.10 Πιλοτική - Παραγωγική Λειτουργία... 293 4.11 Εγγύηση Καλής Λειτουργίας... 294 4.12 Τεχνική Υποστήριξη - Συντήρηση... 296 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ... 303 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I. Συντομογραφίες... 304 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II. Υπόδειγμα Εγγυητικής Επιστολής Συμμετοχής στο Διαγωνισμό305 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ III. Υπόδειγμα Εγγυητικής Επιστολής Προκαταβολής... 306 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV. Υπόδειγμα Εγγυητικής Επιστολής Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης 307 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V. Υπόδειγμα Εγγυητικής Επιστολής Καλής Λειτουργίας... 308 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ VI. Υπόδειγμα Εγγυητικής Επιστολής Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης...... 309 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ VII. Υπόδειγμα Καταλόγου Έργων... 310 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ VIII. Υπόδειγμα Καταλόγου Ανεκτέλεστων Συμβάσεων... 311 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IX. Υπόδειγμα Αλφαβητικής Κατάστασης Απασχολούμενου Προσωπικού... 312 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ X. Υπόδειγμα Κατάστασης Συμμετεχόντων στο Έργο... 313 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ XI. Υπόδειγμα Συγκεντρωτικού Πίνακα Ανάθεσης Υπεργολαβιών.. 314 Σελίδα 7 από 343

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ XII. Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος... 315 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ XIII. Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς... 317 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ XIV. Υπόδειγμα σύμβασης... 320 Σελίδα 8 από 343

ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Ορισμοί Όρος Προκήρυξη Έργο Προσφέρων ή Υποψήφιος Ανάδοχος Προσφορά Ανάδοχος Εκπρόσωπος Περιγραφή Η παρούσα Προκήρυξη που αποτελείται από τα Κεφάλαια ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ, και ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ, που περιλαμβάνει τα Παραρτήματα από Ι έως ΧΙΙ Η προμήθεια και εγκατάσταση εξοπλισμού και λογισμικού για την ανάπτυξη μονάδας τεκμηρίωσης/ψηφιοποίησης των συλλογών τους βιβλιοθήκης τους Βουλής των Ελλήνων, η ψηφιοποίηση εφημερίδων, σπανίων συλλογών, έργων τέχνης, μουσειακών αντικειμένων και βιβλιογραφιών, καθώς και η ανάδειξη και προβολή των αποτελεσμάτων των ανωτέρω μέσω κατάλληλων ενεργειών δημοσιότητας. Οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή ομάδα προσώπων συμμετέχει στο διαγωνισμό και υποβάλλει προσφορά με σκοπό τη σύναψη Σύμβασης με την Αναθέτουσα Αρχή. Η πρόταση που υποβάλει ο Προσφέρων. Ο Προσφέρων που θα επιλεγεί και θα συνάψει τη Σύμβαση με την Αναθέτουσα Αρχή, σύμφωνα με τον τρόπο και τη διαδικασία που περιγράφεται στην παρούσα Προκήρυξη. Το πρόσωπο που υπογράφει ή/και υποβάλλει την Προσφορά στην περίπτωση που αυτή δεν υπογράφεται και δεν υποβάλλεται από τον ίδιο τον Προσφέροντα ή/και είναι παρόν κατά την αποσφράγισή της. Το πρόσωπο αυτό μπορεί να είναι ο νόμιμος εκπρόσωπος του Προσφέροντα, ή πρόσωπο εξουσιοδοτημένο από τον Προσφέροντα ή τον νόμιμο εκπρόσωπό του, ή, σε περίπτωση ένωσης ή κοινοπραξίας προσώπων, πρόσωπο εξουσιοδοτημένο από όλα τα μέλη της ένωσης ή κοινοπραξίας. Σελίδα 9 από 343

Αντίκλητος Προδιαγραφές Αναλυτικό Τεύχος Προκήρυξης Προϋπολογισμός Φορέας Χρηματοδότησης Το πρόσωπο που ο Προσφέρων, με δήλωσή του, στην οποία περιλαμβάνονται τα πλήρη στοιχεία του προσώπου (ονοματεπώνυμο, ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου και φαξ), ορίζει σαν υπεύθυνο για τις ενδεχόμενες ανάγκες επικοινωνίας της Αναθέτουσας Αρχής με τον Προσφέροντα. Αντίκλητος μπορεί να ορισθεί και ο Εκπρόσωπος του Προσφέροντος Το σύνολο των τεχνικών όρων που πρέπει να ικανοποιεί ο εξοπλισμός και το λογισμικό, καθώς και οι υπηρεσίες, που προσφέρονται. Η παρούσα Προκήρυξη στο σύνολό της. Η εκτιμώμενη από την Αναθέτουσα Αρχή ως πιθανή δαπάνη για την υλοποίηση του προκηρυσσόμενου Έργου, η οποία έχει ήδη δεσμευθεί από τον Φορέα Χρηματοδότησης. Η δαπάνη αυτή αποτελεί και το ανώτατο όριο της Προσφοράς που μπορούν να υποβάλλουν οι Προσφέροντες. Προσφορές που υπερβαίνουν την εκτιμώμενη δαπάνη απορρίπτονται. Η Βουλή των Ελλήνων Υπηρεσία Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων (ΥΕΕΠ). Πηγή Χρηματοδότησης Το ΕΠ ΚτΠ το οποίο αποτελεί την πηγή από την οποία αντλούνται οι οικονομικοί πόροι για την υλοποίηση του Έργου, μεταξύ των οποίων είναι και ο Προϋπολογισμός του Έργου. Ειδικότερα, το παρόν Έργο συγχρηματοδοτείται σε ποσοστό 80% από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και κατά 20% από εθνικούς πόρους. Συμβατικό Τίμημα Η τιμή προσφοράς στην οποία θα κατακυρωθεί το Έργο. Στην τιμή αυτή δεν συμπεριλαμβάνονται οι τιμές συντήρησης οι οποίες θα παρασχεθούν μετά την οριστική παραλαβή του Έργου. Αναθέτουσα Αρχή Η Βουλή των Ελλήνων Υπηρεσία Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων (ΥΕΕΠ), που εδρεύει στην Αθήνα, Οδός Σέκερη 1 Α, και προκηρύσσει το διαγωνισμό αυτό δυνάμει τους υπ αριθμ. [ ] απόφασής τους. Φορέας Λειτουργίας Αρμόδιος Επικοινωνίας τους Αναθέτουσας Η Βουλή των Ελλήνων, που εδρεύει στην Αθήνα, Οδός Βασιλίσσης Σοφίας 11, στην αρμοδιότητα τους οποίας εμπίπτει η διαχείριση και λειτουργία του συστήματος που δημιουργείται. κ. [ ], Σέκερη 1 Α, Αθήνα (2 ος όροφος), [ ] (να συμπληρωθεί το όνομα του αρμοδίου της επικοινωνίας Σελίδα 10 από 343

Αρχής προσώπου) ώρες [ ], email: [ ]. (Παρακαλούμε συμπληρώστε / επιβεβαιώστε τα στοιχεία) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού & Αξιολόγησης των Προσφορών (ΕΔΔΑΠ ή Επιτροπή) Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Σύμβαση Κατακύρωση Υπηρεσία Το αρμόδιο για την παραλαβή, αποσφράγιση και αξιολόγηση των Προσφορών συλλογικό όργανο της Αναθέτουσας Αρχής, που συγκροτήθηκε για το σκοπό αυτό δυνάμει της υπ αριθμ. [ ] απόφασης και λειτουργεί σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα. Ομάδα προσώπων, ορισμένη από την Αναθέτουσα Αρχή, η οποία εξουσιοδοτείται να εκπροσωπεί την Αναθέτουσα Αρχή στην εκτέλεση των υποχρεώσεων, των δικαιωμάτων ή και των εξουσιών που τους ανήκουν δυνάμει της Σύμβασης και η οποία έχει την ευθύνη για την επίβλεψη της εκτέλεσης της Σύμβασης από τον Ανάδοχο και την παραλαβή των παραδοτέων του Έργου. Η έγγραφη συμφωνία που θα υπογραφεί μετά την ανακοίνωση της Κατακύρωσης μεταξύ των συμβαλλομένων μερών για το σύνολο του Έργου, δηλαδή μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου του Έργου που θα επιλεγεί. Η απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής με την οποία κατακυρώνεται η υλοποίηση του Έργου στον Ανάδοχο. Η Υπηρεσία Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων (ΥΕΕΠ) της Βουλής των Ελλήνων. Σελίδα 11 από 343

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ Σελίδα 12 από 343

1 Κεφάλαιο 1 1.1 Στόχος του Έργου Στόχος του παρόντος Έργου είναι η μετεξέλιξη της Βιβλιοθήκης από το σημερινό παραδοσιακό της χαρακτήρα ως χώρος εναπόθεσης, συγκέντρωσης και ηλεκτρονικής καταγραφής του έντυπου και χειρόγραφου υλικού μέσω του Νόμου της υποχρεωτικής κατάθεσης των ελληνικών εκδόσεων, σε ένα σύγχρονο κέντρο συλλογής, διάσωσης, οργάνωσης τεκμηρίωσης, διαχείρισης και διάχυσης της πληροφορίας ανεξαρτήτως μορφής ή μέσου (έντυπης, χειρόγραφης, οπτικής, ακουστικής, ηλεκτρονικής, ψηφιακής) αξιοποιώντας στο μέγιστο δυνατό βαθμό τις δυνατότητες που παρέχουν οι ΤΠΕ και αναφέρεται σε: Μελέτες που σχετίζονται με την εκπόνηση, λειτουργία και εκμετάλλευση των επί μέρους υποέργων, Προμήθεια, εγκατάσταση και παραμετροποίηση εξοπλισμού και λογισμικού, Μετάπτωση των δεδομένων στο νέο περιβάλλον και υποστήριξη λειτουργίας της αναβαθμισμένης Βιβλιοθήκης. Πιλοτική λειτουργία των υπό προμήθεια συστημάτων, Η Βιβλιοθήκη της ΒτΕ προσδοκά από τις παραπάνω ενέργειες: Να δημιουργηθεί ένα κομβικό σημείο πληροφόρησης και ενημέρωσης του κοινού για θέματα που σχετίζονται: o με το παραγόμενο κοινοβουλευτικό έργο (νομοθετικό, ελεγκτικό), o τον ευρύτερο τομέα της διακυβέρνησης και της δημόσιας διοίκησης, o τη συμμετοχή και εκπροσώπηση της χώρας στην ΕΕ και τις διεργασίες για την ευρωπαϊκή ολοκλήρωση. Να αξιοποιήσει το πλούσιο περιεχόμενο των συλλογών της που σχετίζεται με την ιστορία, τον πολιτισμό και την εξέλιξη των κοινοβουλευτικών και πολιτικών θεσμών στο πλαίσιο της αρχαίας, της μεσαιωνικής και νεώτερης ελληνικής ιστορίας προς όφελος της ελληνικής και διεθνούς επιστημονικής και εκπαιδευτικής κοινότητας. Να διατεθεί σε μορφή ψηφιοποιημένου υποκατάστατου μέσω του διαδικτύου το σύνολο των ψηφιοποιημένων αρχείων για δημόσια, μη κερδοσκοπική χρήση πολιτιστικού, εκπαιδευτικού και ερευνητικού χαρακτήρα. Να αναπτύξει συνεργασίες και κοινές πρακτικές με παρεμφερείς οργανισμούς του δημόσιου και ιδιωτικού τομέα (π.χ. Εθνική Βιβλιοθήκη, Γενικά Αρχεία του Κράτους, Αρχεία Πολιτικών Προσωπικοτήτων κλπ) για την καλύτερη ενημέρωση των πολιτών και την εξοικονόμηση πόρων. Να συμμετάσχει ενεργά και να συμβάλλει με τον πλούτο του περιεχομένου των συλλογών, την εμπειρία της στη χρήση διεθνών προτύπων και πρακτικών στη δημιουργία και ενεργοποίηση της λειτουργίας μιας σύγχρονης ισχυρής και Σελίδα 13 από 343

πλούσιας σε λειτουργικότητα και περιεχόμενο Διαδικτυακής Πύλης της Βουλής των Ελλήνων (ΒτΕ) που επιχειρείται με την υπό εξέλιξη πορεία του έργου: «Ανάπτυξη Διαδικτυακής Πύλης της Βουλής των Ελλήνων και Κατάρτιση Χρηστών και Διαχειριστών της». Να διευκολύνει την δυνατότητα πρόσβασης του περιεχομένου της σε ειδικές ομάδες του πληθυσμού, καθώς είναι κρίσιμη η ανάγκη διασφάλισης του δικαιώματος πρόσβασης και χρήσης των παρεχόμενων υπηρεσιών από όλους τους πολίτες, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με αναπηρίες και μεταναστών. Να συμμετάσχει ενεργά στις διαδικασίες για την υιοθέτηση ενός συστηματικού τρόπου συγκέντρωσης και διαχείρισης περιεχομένων στο πλαίσιο δημιουργίας και λειτουργίας της διαδικτυακής Πύλης της ΒτΕ και των αναγκών της Πύλης, οι οποίες θα καλύπτουν: o διαδικασίες συγκέντρωσης, τεκμηρίωσης και οργάνωσης του περιεχομένου που αφορά στο Κοινοβούλιο. o διαδικασίες συγκέντρωσης και τεκμηρίωσης του περιεχομένου που θα αφορά την πληροφόρηση σε θέματα του ευρύτερου δημόσιου τομέα και της διακυβέρνησης (Διοίκηση, Οικονομία, Υγεία, Κοινωνική Πολιτική, Παιδεία κλπ) o Υποστήριξη της συνεργασίας μεταξύ φορέων του Δημοσίου για την παροχή πληροφοριών με ομοιογενή και συνεπή τρόπο με τους ενδιαφερόμενους, με κατάλληλα μέτρα διαλειτουργικότητας σε επίπεδο συστημάτων και συνεργασίας σε θεσμικό επίπεδο. 1.2 Περιβάλλον του Έργου 1.2.1 Συνοπτική Αναφορά στο Φορέα Λειτουργίας Η Βουλή των Ελλήνων (ΒτΕ) αποτελεί συλλογικό πολιτικό όργανο μέσω του οποίου αντιπροσωπεύεται ο λαός. Η ΒτΕ (μαζί με τον Πρόεδρο της Δημοκρατίας) ασκεί τη νομοθετική εξουσία. Η Κυβέρνηση στηρίζεται στην εμπιστοσύνη της ΒτΕ και, εφόσον καταψηφισθεί από αυτή, παραιτείται. Η ΒτΕ: Αναθεωρεί το Σύνταγμα. Ψηφίζει τους νόμους. Κηρύσσει την κατάσταση ανάγκης («κατάσταση πολιορκίας»). Αποφασίζει για τη διεξαγωγή δημοψηφίσματος. Εκλέγει τον Πρόεδρο της Δημοκρατίας και τα αιρετά όργανα της Βουλής. Παρέχει ψήφο εμπιστοσύνης στην Κυβέρνηση και την ελέγχει. Ψηφίζει τον προϋπολογισμό του Κράτους. Ασκεί ορισμένα οιονεί δικαστικά καθήκοντα. Σελίδα 14 από 343

Ειδικά για τη Βιβλιοθήκη η οποία λειτουργεί σε επίπεδο Διεύθυνσης της ΒτΕ σημειώνεται ότι ιστορικά είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την ιστορία του νεώτερου Ελληνικού Κράτους και, κυρίως, με τα κοινοβουλευτικά, πολιτειακά, πολιτικά και πολιτιστικά γεγονότα αυτού του τόπου. Ο ρόλος της είναι εθνικής εμβέλειας, αριθμώντας περί τους 900 χιλιάδες τόμους βιβλίων εφημερίδων και περιοδικών, ενώ αποτελεί τη δεύτερη, ως προς το μέγεθος, την ιστορική της διαδρομή και σημασία, βιβλιοθήκη της χώρας, μετά την Εθνική Βιβλιοθήκη. Η βιβλιοθήκη της ΒτΕ καλύπτεται από το νόμο του «depot legal», ο οποίος υποχρεώνει τους εκδότες να στέλνουν ένα αντίτυπο των εκδόσεών τους για τη βιβλιοθήκη της Βουλής και υπολογίζεται ότι, με βάση το νόμο αυτό, περίπου 4.000 τίτλοι ελληνικών εκδόσεων εισάγονται ετησίως στη βιβλιοθήκη, καθιστώντας την σε βιβλιοθήκη παρακαταθήκης της ελληνικής έντυπης παραγωγής. Πέρα από τον όποιο ευρύτερο ρόλο που διαδραμάτισε κατά την ιστορική της διαδρομή, η βιβλιοθήκη έχει ως βασική αποστολή της τη βιβλιογραφική και πληροφορική στήριξη των μελών και των υπηρεσιών του Κοινοβουλίου, του κέντρου των κοινοβουλευτικών θεσμών και το γεγονός αυτό της προσδίδει έναν ιδιαίτερο ρόλο στο πλαίσιο των ΤΠΕ.. Από το άλλο μέρος ο τεράστιος πολιτισμικός πλούτος του περιεχομένου της, επικουρούμενος καίρια από τις σύγχρονες τεχνολογικές υποδομές και τα εργαλεία, που δημιουργούνται μέσω της υλοποίησης του παρόντος έργου καθώς και του έργου «Ανάπτυξη Διαδικτυακής Πύλης της Βουλής των Ελλήνων και Κατάρτιση Χρηστών και Διαχειριστών της», προσδίδουν ένα πρωτόγνωρο στην ιστορία της δυναμισμό και ευελιξία και αναβαθμίζουν το ρόλο της ως σημαντικό κέντρο συγκέντρωσης, τεκμηρίωσης, οργάνωσης και διάχυσης της πληροφορίας.. 1.2.2 Πλαίσιο Χρηματοδότησης Έργου Το Έργο έχει ενταχθεί στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Κοινωνία τους Πληροφορίας»: Στις 28 Νοεμβρίου 2000, η Επιτροπή των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ενέκρινε το Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης (ΚΠΣ) για τις διαρθρωτικές παρεμβάσεις για την περίοδο από 1 ης Ιανουαρίου 2000 έως 31 Δεκεμβρίου 2006 (απόφαση Ε(2000)3405). Η Κοινωνία της Πληροφορίας είναι ένας από τους Άξονες του Γ ΚΠΣ. Για την εκπλήρωση των στόχων του Άξονα, υποβλήθηκε και εγκρίθηκε (απόφαση C(2001)551 /14-3-2001) το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Κοινωνία της Πληροφορίας» (Ε.Π. Κ.τ.Π.), το οποίο αποτελεί σύνολο ολοκληρωμένων και συμπληρωματικών παρεμβάσεων σε διάφορους τομείς της οικονομικής και κοινωνικής ζωής έτσι ώστε να μπορέσουν να λειτουργήσουν καταλυτικά για την ανάπτυξη του ΚτΠ στην Ελλάδα. Στις 14 Μαΐου 2001, η Επιτροπή Παρακολούθησης του Ε.Π.ΚτΠ ενέκρινε το Συμπλήρωμα Προγραμματισμού του Ε.Π. καθώς και τα κριτήρια επιλογής πράξεων (σχ. Άρθρο 15 του Ν.2860/00 ΦΕΚ 251/Α/14.11.2000). Σελίδα 15 από 343

Στις τους 8 Δεκεμβρίου 2003, η Επιτροπή Παρακολούθησης ενέκρινε τις τροποποιήσεις του Συμπληρώματος Προγραμματισμού, του Ε.Π ΚτΠ). Πιο συγκεκριμένα, η «Τεκμηρίωση, αξιοποίηση και ανάδειξη των συλλογών της Βουλής των Ελλήνων», στην οποία εμπίπτουν τα υποέργα της προμήθειας εξοπλισμού και λογισμικού για την ανάπτυξη μονάδας τεκμηρίωσης/ψηφιοποίησης, της ψηφιοποίησης των εφημερίδων, σπανίων συλλογών, έργων τέχνης, μουσειακών αντικειμένων και βιβλιογραφιών και τις ενέργειες δημοσιότητας του έργου, έχει ενταχθεί στο Μέτρο 1.3 του ΕΠ ΚτΠ, το οποίο αποσκοπεί στην αξιοποίηση των ΤΠΕ στην ψηφιοποίηση και ψηφιακή επιστημονική τεκμηρίωση ιστορικών και πολιτιστικών αρχείων και τεκμηρίων που καλύπτουν σημαντικές θεματικές ενότητες τους νεότερης και σύγχρονης ελληνικής ιστορίας του Ελληνικού Κράτους, και του νεότερου και σύγχρονου ελληνικού πολιτισμού, καθώς και στην ψηφιοποίηση και ψηφιακή επιστημονική τεκμηρίωση συλλογών και τεκμηρίων που αφορούν διαχρονικούς θεματικούς τομείς του ελληνικού πολιτισμού και της ελληνικής ιστορίας. Το ιστορικό και πολιτιστικό απόθεμα θα πρέπει να προσφέρεται για την ανάπτυξη σημαντικής σύγχρονης πολιτιστικής δραστηριότητας, για την προσέλκυση του ενδιαφέροντος του ευρύτερου αλλά και πιο εξειδικευμένου κοινού και να απευθύνεται στην παγκόσμια επιστημονική και εκπαιδευτική κοινότητα. Τα αποτελέσματα των έργων πρέπει να αποτελούν εύκολα προσβάσιμο ψηφιακό υλικό. Οι δαπάνες του Έργου βαρύνουν το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων (ΠΔΕ) και, συγκεκριμένα, τη ΣΑΕ της Βουλής των Ελλήνων 500/3. Συγκεκριμένα, ο κωδικός εγγραφής για την πράξη με τίτλο «Τεκμηρίωση, αξιοποίηση και ανάδειξη των συλλογών της βιβλιοθήκης της Βουλής των Ελλήνων, στην οποία υπάγονται τα υποέργα της προμήθειας εξοπλισμού και λογισμικού για την ανάπτυξη μονάδας τεκμηρίωσης/ψηφιοποίησης, της ψηφιοποίησης των εφημερίδων, σπανίων συλλογών, έργων τέχνης, μουσειακών αντικειμένων και βιβλιογραφιών και τις Ενέργειες Δημοσιότητας των ανωτέρω, είναι 2007ΣΕ50030000 και συγχρηματοδοτείται σε ποσοστό 80% από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και κατά 20% από εθνικούς πόρους. 1.2.3 Υφιστάμενη Κατάσταση Εδώ και δεκαετίες οι βιβλιοθήκες διεθνώς αλλά και στην Ελλάδα είχαν συνειδητοποιήσει την ανάγκη για ανταλλαγή δεδομένων και επικοινωνία σε καθημερινό επίπεδο. Για το λόγο αυτό ανέκαθεν υποστήριζαν και υιοθετούσαν συστήματα και υπηρεσίες που στηρίζονταν σε διεθνή πρότυπα και πρωτόκολλα και η λειτουργία τους βασίζονταν σε ανοιχτές αρχιτεκτονικές. Πολλά πρωτόκολλα και πρότυπα εφαρμόστηκαν για πρώτη φορά σε συστήματα βιβλιοθηκών και εξαπλώθηκαν αργότερα σε άλλα συστήματα στο χώρο τον πληροφοριακών συστημάτων. Η Βιβλιοθήκη της Βουλής καταβάλλει ιδιαίτερη προσπάθεια ώστε: τα συστήματα τα οποία έχει και χρησιμοποιεί για τις ανάγκες της να είναι συμβατά με τα διεθνή πρότυπα που εφαρμόζονται στον συγκεκριμένο χώρο ώστε να επιτυγχάνεται η καλύτερη δυνατή διαλειτουργικότητα με άλλα συναφή συστήματα και εφαρμογές. Σελίδα 16 από 343

να προάγεται η εξάπλωση της χρήσης των διεθνών προτύπων και πρωτοκόλλων σε τομείς που είναι σχετιζόμενοι με τις υπηρεσίες που αυτή προσφέρει τόσο στο εσωτερικό της Βουλής όσο και στους συνεργαζόμενους φορείς. Η υφισταμένη κατάσταση της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ σε σχέση με την υλικοτεχνική της υποδομή περιλαμβάνει τα εξής: α) Ηλεκτρονικοί κατάλογοι της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ περιλαμβάνουν περίπου 300.000 εγγραφές (records) που αντιστοιχούν σε περίπου 600.000 τεκμήρια (items) που στην πρωτότυπη μορφή τους περιλαμβάνουν έντυπες μονογραφίες, χειρόγραφα, περιοδικά εφημερίδες, και χάρτες. Οι ηλεκτρονικές εγγραφές των καταλόγων αυτών χρησιμοποιούν το πρότυπο MARC21 β) Σύστημα διαχείρισης των ηλεκτρονικών καταλόγων της Βιβλιοθήκης Η Βιβλιοθήκη της ΒτE χρησιμοποιεί σήμερα ένα σύστημα διαχείρισης των ηλεκτρονικών της καταλόγων, τις Πλειάδες. Στο αντικείμενο του παρόντος περιλαμβάνεται ως γνωστό η προμήθεια ολοκληρωμένου βιβλιογραφικού συστήματος για τους ηλεκτρονικούς βιβλιογραφικούς καταλόγους της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ, καθώς και συστήματος τεκμηρίωσης και διαχείρισης των ψηφιακών τεκμηρίων της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ. Τόσο τα συστήματα τα οποία βρίσκονται σε λειτουργία τώρα όσο και τα συστήματα τα οποία θα αποκτηθούν στο μέλλον υποστηρίζουν τα εξής: Διεθνή πρωτόκολλα Ζ39.50 για την αναζήτηση και ανάκτηση πληροφοριών μέσω του διαδικτύου SRW/SRU για αναζήτηση και ανάκτηση πληροφοριών μέσω του World Wide Web OAI-PMH για τη μαζική συλλογή δεδομένων συλλογών με τη μέθοδο harvesting Διεθνή πρότυπα / μορφότυπα MARC21 για την τεκμηρίωση βιβλιογραφικών εγγραφών του κυρίου καταλόγου MARCXML το οποίο αποτελεί έκφραση του MARC21 σε XML ISO2709 για την μεταφορά βιβλιογραφικών εγγραφών Dublin Core για την τεκμηρίωση ορισμένων συλλογών με ψηφιακό περιεχόμενο ISAD (G) για την τεκμηρίωση των αρχειακών συλλογών UNICODE και συγκεκριμένα UTF-8 για το σύνολο χαρακτήρων των δεδομένων στις βάσεις των συλλογών. γ) Σύστημα Διαχείρισης Αρχειακού Υλικού (LibSolution) Ο μηχανισμός διαχείρισης των ψηφιακών τεκμηρίων μέσω του εν λόγω συστήματος είναι διαθέσιμος σε περιβάλλον php ή asp και ενσωματώνει διαδικασίες javascript. Τα ψηφιακά αρχεία είναι εικόνες (jpg), αρχεία pdf, αρχεία βίντεο (mpeg(3-4)) καθώς και αρχεία ήχου (wav,mp3). Η βάση δεδομένων του ψηφιακού αρχείου είναι ανεπτυγμένη σε περιβάλλον Microsoft SQL Server 2005 και προβλέπεται να συνδέεται με το διαδικτυακό περιβάλλον του ψηφιακού αρχείου για την εκτέλεση των queries αναζητήσεων. Σελίδα 17 από 343

δ) Διαδικτυακή Πύλη της ΒτΕ. Ο διαγωνισμός για το έργο «Ανάπτυξη Διαδικτυακής Πύλης της Βουλής των Ελλήνων και Κατάρτιση Χρηστών και Διαχειριστών της», έχει προκηρυχθεί στις 08/06/2007 και προβλέπει τη διασύνδεση των υπηρεσιών και του περιεχομένου της Βιβλιοθήκης με την εν λόγω Διαδικτυακή Πύλη, ώστε: Να επιτυγχάνεται η σύνδεση των υπηρεσιών και των ψηφιοποιημένων αρχείων της Βιβλιοθήκης με τους μηχανισμούς αναζήτησης της Διαδικτυακής Πύλης, οι Υπηρεσίες Πληροφόρησης της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ να αξιοποιούν τις δυνατότητες που προσφέρονται με το νέο αυτό δυναμικό εργαλείο, οι εντός και εκτός του Κοινοβουλίου χρήστες της Διαδικτυακής Πύλης να έχουν απρόσκοπτη πρόσβαση στις υπηρεσίες και το περιεχόμενο της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ. Η διασυνδεσιμότητα και η αυτοματοποίηση επικοινωνίας της Διαδικτυακής Πύλης με τα συστήματα και τις υπηρεσίες της Βιβλιοθήκης διευκολύνεται σημαντικά εξ αιτίας των διεθνών προτύπων που χρησιμοποιεί η Βιβλιοθήκη στις επί μέρους διαδικασίες της. ε) Υφιστάμενη κατάσταση σε σχέση με το Υλικό Δικτύωσης και τις Υπηρεσίες Διαδικτυακής Σύνδεσης Οι εγκαταστάσεις του Κοινοβουλίου διαθέτουν δομημένη καλωδίωση και το εσωτερικό δίκτυο (LAN) βασίζεται στο πρωτόκολλο Ethernet προσφέροντας ταχύτητα 10/100MBps σε κάθε τελικό κόμβο. Κάθε όροφος διαθέτει 4 κατανεμητές διασυνδεδεμένους ανά δύο για αύξηση διαθεσιμότητας και η διασύνδεση γίνεται με backbone υψηλής ταχύτητας από οπτική ίνα (GBps). Το δίκτυο προστατεύεται μέσω Pix firewall ο οποίος βρίσκεται τοποθετημένος στο μέγαρο της Βουλής στο computer room. Ο φόρτος στους κεντρικούς μεταγωγείς (switches) υπολογίζεται στο 5%. Εκτός του κεντρικού κτηρίου, το Κοινοβούλιο διαθέτει διασυνδεόμενες εγκαταστάσεις σε άλλες 5 τοποθεσίες οι οποίες συνολικά δίνουν την παρακάτω λίστα κτηρίων: Μέγαρο Βουλής Μητροπόλεως Αρβανίτη Σέκερη Λένορμαν (πρώην Καπνεργοστάσιο) Βουλής 4 Οι παραπάνω τοποθεσίες διασυνδέονται μεταξύ τους με τηλεπικοινωνιακές συνδέσεις. Επιπρόσθετα, τρεις τοποθεσίες (Μέγαρο Βουλής - Μητροπόλεως - Αρβανίτη) διασυνδέονται με οπτική σύνδεση (optical laser). Η σύνδεση του εσωτερικού δικτύου (LAN) του Κοινοβουλίου με το διαδίκτυο γίνεται μέσω οπτικής ίνας (metro ethernet) εύρους 30 Μbps και μέσω μισθωμένης γραμμής εφεδρικής (backup) εύρους 2 Mbps με το ΕΔΕΤ. Πέραν αυτού, το Κοινοβούλιο διαθέτει Dial-up Access Server. Ο εξυπηρετητής αυτός παρέχει τη δυνατότητα πρόσβασης στο εσωτερικό δίκτυο του Κοινοβουλίου και στο διαδίκτυο μέσω διαμορφωτών τηλεφωνικής διεπιλογής (dial-up modems). Οι ταχύτητες που προσφέρονται είναι 56Kbps PSTN και 64Kbps ISDN. Σελίδα 18 από 343

Ο τρέχων φόρτος των διαδικτυακών διασυνδέσεων εκτιμάται στο 60% της συνολικής χωρητικότητας κατά μέσο όρο. 1.3 Αποδέκτες Αναμενόμενα Αποτελέσματα Έργου Αποδέκτες των αποτελεσμάτων του παρόντος έργου είναι: Τα μέλη και οι υπηρεσίες του Κοινοβουλίου, καθώς και οι Επιτροπές του Κοινοβουλίου που ασχολούνται με τους κοινοβουλευτικούς θεσμούς σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο και το νομοθετικό έργο. Η ελληνική και διεθνής επιστημονική κοινότητα το έργο της οποίας θα διευκολυνθεί σημαντικά με την αξιοποίηση των αποτελεσμάτων του έργου. Η εκπαιδευτική κοινότητα της χώρας τόσο με την αξιοποίηση του καταγεγραμμένου πολιτισμικού πλούτου που φυλάσσεται στη Βιβλιοθήκη της Βουλής των Ελλήνων, όσο και με την εκπαιδευτική εξοικείωση των μαθητών στην ιστορία και την εξέλιξη των κοινοβουλευτικών μας θεσμών. Αναμενόμενα Αποτελέσματα Συνολικά με την υλοποίηση του παρόντος έργου θα παραχθούν τα παρακάτω αποτελέσματα: Η έγκυρη ηλεκτρονική τεκμηρίωση και ορθολογική οργάνωση των συλλογών της Βιβλιοθήκης της Βουλής των Ελλήνων. Η έγκυρη οργάνωση των αρχείων της Βιβλιοθήκης της Βουλής των Ελλήνων και ιδιαιτέρως των πολιτικών αρχείων, ώστε η Βιβλιοθήκη της ΒτΕ να διαδραματίσει ηγετικό ρόλο στο έργο της συγκέντρωσης, οργάνωσης και διαχείρισης αρχειακού υλικού που σχετίζεται με με τους πολιτικούς και κοινοβουλευτικούς θεσμούς της χώρας. Η ανάπτυξη συνεργασιών με άλλους οργανισμούς που αναπτύσσουν παραπλήσιες δραστηριότητες στο χώρο της δημιουργίας, οργάνωσης και λειτουργία αρχειακών συλλογών. Η πλήρης αξιοποίηση των πλεονεκτημάτων και των δυνατοτήτων που παρέχονται στη Βιβλιοθήκη της ΒτΕ από τη συμμετοχή της στο Σύνδεσμο των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών που της επιτρέπει πρόσβαση σε περίπου 12.000 ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων. Η λειτουργία ενός κόμβου που θα αποτελεί το βασικό εργαλείο συνεργασίας με τους προαναφερόμενους στην προηγούμενη παράγραφο οργανισμούς, Η δημιουργία, τεκμηρίωση, οργάνωση, λειτουργία και ανάπτυξη του φωτογραφικού αρχείου, ώστε αυτό να αποτελέσει μια βασική φωτογραφική πινακοθήκη σε έντυπη και ψηφιακή μορφή της πολιτικής ιστορίας του ελληνικού κράτους από τη δημιουργία του μέχρι τις μέρες μας. Η πλήρης αξιοποίηση από τη Βιβλιοθήκη της ΒτΕ των δυνατοτήτων και των αποτελεσμάτων του έργου «Ανάπτυξη Διαδικτυακής Πύλης της Βουλής των Ελλήνων και Κατάρτιση Χρηστών και Διαχειριστών της», η υλοποίηση του οποίου έχει ήδη δρομολογηθεί. Η διάσωση και διατήρηση του έντυπου, του χειρόγραφου, του φωτογραφικού και των λοιπών κειμηλίων της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ διά της ψηφιοποίησης, της έγκυρης τεκμηρίωσης και σωστικής αρχειοθέτησης. Σελίδα 19 από 343

Η αναβάθμιση της συνεργασίας και επικοινωνίας με την Εθνική Βιβλιοθήκη με την οποία απολαμβάνει το προνόμιο του Εθνικού Αποθετηρίου (Depot Legal) σε ότι αφορά την έντυπη παραγωγή της χώρας. Η μετεξέλιξη της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ από μία παραδοσιακή βιβλιοθήκη διαχείρισης εντύπων συλλογών σε ένα πολυδύναμο σύγχρονο κέντρο συγκέντρωσης, τεκμηρίωσης, οργάνωσης και διάχυσης της πληροφορίας ανεξαρτήτως μορφής ή μέσου (έντυπη, χειρόγραφη, φωτογραφική, ηχητική κ.α.). Ιδιαιτέρως σημαντικά και καίρια αναμένονται να είναι τα αποτελέσματα από την ψηφιοποίηση και οργάνωση του αρχείου των ελληνικών εφημερίδων που είναι το πλουσιότερο και σημαντικότερο αρχείο αυτού του είδους στη χώρα. Η ανάδειξη της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ σε ένα βασικό κέντρο πληροφόρησης για την ευρωπαϊκή νομοθεσία, τους ευρωπαϊκούς θεσμούς και την ευρωπαϊκή ολοκλήρωση. Η ανάπτυξη συνεργασιών σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο με οργανισμούς και βιβλιοθήκες που διαθέτουν αντίστοιχα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης. Μεγάλη σημασία δίνεται από τη ΒτΕ στη διατήρηση των αποτελεσμάτων αυτών μετά το πέρας του έργου. Έτσι έχουν προβλεφθεί μηχανισμοί εξασφάλισης της βιωσιμότητας των αποτελεσμάτων του έργου, όπως η επικαιροποίηση της τεκμηρίωσης του περιεχομένου, η τεχνική υποστήριξη και συντήρηση του εξοπλισμού πληροφόρησης, η τακτική ενημέρωση του κόμβου, η διάχυση προτύπων και καλών πρακτικών. Ιδιαίτερη σημασία δίνεται στην ακαδημαϊκή και ερευνητική διάσταση του έργου και γενικότερα στην πολιτιστική εκπαίδευση. Ακόμα, προβλέπεται η ανάπτυξη διεπιστημονικών συνεργασιών με Βιβλιοθήκες της Ελλάδας και κοινοβούλια και βιβλιοθήκες του εξωτερικού. Όσον αφορά τους ποσοτικούς στόχους του μέτρου 1.3, η συμβολή της παρούσας πράξης είναι ιδιαίτερα σημαντική, αφού δημιουργείται μία οργανωμένη μονάδα τεκμηρίωσης, δημιουργούνται 3 καθολικές ψηφιακές συλλογές μεγάλης πολιτιστικών τεκμηρίων μεγάλης αξίας, δημιουργείται μια ενοποιημένη και ολοκληρωμένη ψηφιακή βάση, ενώ η Βιβλιοθήκη της ΒτΕ εξοπλίζεται με ένα συστήμα προηγμένης πληροφόρησης. 1.4 Αντικείμενο του Έργου Αντικείμενο του Έργου αποτελεί η τεκμηρίωση, αξιοποίηση και ανάδειξη των συλλογών της βιβλιοθήκης της ΒτΕ. Στο πλαίσιο του αντικειμένου αυτού, εκτελούνται τα εξής υποέργα: Α.της προμήθειας εξοπλισμού και λογισμικού για την ανάπτυξη μονάδας τεκμηρίωσης/ψηφιοποίησης, Β.της ψηφιοποίησης των εφημερίδων, σπανίων συλλογών, έργων μουσειακών αντικειμένων και βιβλιογραφιών και Γ.τις ενέργειες δημοσιότητας του έργου Στις υποχρεώσεις του Αναδόχου περιλαμβάνονται: τέχνης, Σελίδα 20 από 343

Εκπόνηση μελετών εφαρμογής που θα λάβουν υπόψη τους, τόσο την υπάρχουσα κατάσταση, όσο και τις γενικότερες ανάγκες της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ σε σχέση με: o την προμήθεια, εγκατάσταση και λειτουργία του απαραίτητου εξοπλισμού (hardware) και των αντίστοιχων λογισμικών (software) σε σχέση με τη λειτουργία (a) των συστημάτων βιβλιοθήκης και διαχείρισης των ψηφιακών συλλογών της Βιβλιοθήκης της Β.τ.Ε (b) των βάσεων δεδομένων και των ηλεκτρονικών αρχείων που υποστηρίζονται από τα συστήματα αυτά (c) των βάσεων δεδομένων και των ηλεκτρονικών αρχείων που δημιουργούνται και λειτουργούν μέσω των άλλων εφαρμογών οι οποίες λειτουργούν ήδη στη Βιβλιοθήκη της ΒτΕ (π.χ. το Λογισμικό για την τεκμηρίωση των αρχείων της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ Infolib), o την προμήθεια, εγκατάσταση και λειτουργία των λογισμικών για τη βιβλιοθήκη και τη διαχείριση των ψηφιακών τεκμηρίων, o την ψηφιοποίηση των εφημερίδων, του υλικού των συλλογών των πολυτίμων εντύπων, χειρογράφων, έργων τέχνης, μουσειακών αντικειμένων και βιβλιογραφιών, o των ενεργειών δημοσιότητας. Προμήθεια, εγκατάσταση και λειτουργία του απαραίτητου εξοπλισμού (hardware) και ολοκληρωμένων λογισμικών συστημάτων (software) τα οποία είναι αναγκαία για: o τη λειτουργία ενός ολοκληρωμένου λογισμικού συστήματος διαχείρισης των βιβλιογραφικών καταλόγων της Βιβλιοθήκης και ενός λογισμικού συστήματος τεκμηρίωσης και διαχείρισης των ψηφιακών συλλογών της Βιβλιοθήκης, o για τη διαχείριση και ασφαλή λειτουργία των βάσεων δεδομένων και των ηλεκτρονικών αρχείων που δημιουργούνται και λειτουργούν μέσω των προαναφερομένων δύο λογισμικών συστημάτων, o για τη διαχείριση και ασφαλή λειτουργία των βάσεων δεδομένων και των ηλεκτρονικών αρχείων που δημιουργούνται και λειτουργούν μέσω των άλλων εφαρμογών οι οποίες λειτουργούν ήδη στη Βιβλιοθήκη της ΒτΕ (π.χ. το Λογισμικό για την τεκμηρίωση των αρχείων της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ Infolib). o την ένταξη των παραπάνω λογισμικών, των βάσεων δεδομένων και του εξοπλισμού στο δίκτυο δομημένης καλωδίωσης της ΒτΕ. o τη μετάπτωση των δεδομένων και δοκιμαστική λειτουργία στο νέο περιβάλλον o την Εκπαίδευση του προσωπικού της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ στη χρήση και διαχείριση των ανωτέρω συστημάτων. Σελίδα 21 από 343

Η ψηφιοποίηση εφημερίδων, υλικού από τις σπάνιες συλλογές, τα έργα τέχνης, τα μουσειακά αντικείμενα και τις βιβλιογραφίες που φυλάσσονται στη Βιβλιοθήκη της ΒτΕ, με τα εξής στάδια: o Πιλοτική ψηφιοποίηση τμημάτων του αρχείου που αντιστοιχούν σε διαφορετικές χρονολογικές περιόδου από την έναρξη δημιουργίας του εν λόγω αρχείου μέχρι σήμερα. o Εγκατάσταση της ομάδας ψηφιοποίησης και του εξοπλισμού ψηφιοποίησης (σαρωτών και ταχυσαρωτών, συσκευών αποθήκευσης) στον ειδικά διαμορφωμένο χώρο του κτιρίου της ΒτΕ στη Λένορμαν (στο πρώην Καπνεργοστάσιο). o Έναρξη ψηφιοποίησης του αρχείου των μικροφίλμ (περίπου 15.000 μικροφίλμ) που περιλαμβάνει: έλεγχο για την αποφυγή επικαλύψεων με υλικό που έχει ήδη ψηφιοποιηθεί από άλλη βιβλιοθήκη, ψηφιοποίηση των μικροφίλμ ανά τίτλο, ποιοτικό έλεγχο και παρεμβάσεις διόρθωσης των ψηφιοποιημένων αντιγράφων ή αντικατάστασής τους με ψηφιοποίηση απευθείας από το πρωτότυπο σε περίπτωση που το ψηφιακό αντίγραφο που προήλθε από το μικροφίλμ κρίνεται ανεπαρκές, έλεγχο των ψηφιοποιημένων αντιγράφων ανά φύλλο εφημερίδος, εντοπισμό των ενδεχομένων κενών, δημιουργία μεταδεδομένων και εισαγωγή τους στο σύστημα διαχείρισης των ψηφιοποιημένων αρχείων της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ. Ψηφιοποίηση 1.000 τεκμηρίων από τις σπάνιες συλλογές, τα έργα τέχνης, τα μουσειακά αντικείμενα και τις βιβλιογραφίες που φυλάσσονται στη Βιβλιοθήκη της ΒτΕ. Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Ενέργειες δημοσιότητας του Έργου που θα αναληφθούν από τον Ανάδοχο για την προβολή του Έργου με την έκδοση ενημερωτικών φυλλαδίων για κάθε επιμέρους υποέργο που θα απευθύνονται προς τα μέλη της ΒτΕ, τις ομάδες-στόχους, και το ευρύτερο κοινό και θα κυκλοφορούν σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή είτε απευθείας, είτε μέσω των ΜΜΕ. Αναλυτικές προδιαγραφές αναφορικά με τη λειτουργική και μη-λειτουργική όψη της μονάδας τεκμηρίωσης/ψηφιοποίησης, της ψηφιοποίησης των συλλογών και των ενεργειών δημοσιότητας καθώς και τις σχετικές με τεχνικά θέματα υποχρεώσεις του Αναδόχου δίνονται στο ΜΕΡΟΣ 2: ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ. Το αντικείμενο του Έργου και των επιμέρους υποέργων με τους Αναλυτικούς όρους για τη διενέργεια του διαγωνισμού επιλογής Αναδόχου και την εκτέλεση του Έργου από τον τελευταίο δίνονται στο ΜΕΡΟΣ 3: ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ. Σελίδα 22 από 343

Ταξινόμηση κατά CPV: 72 000 000,30 24 0000, 30 25 0000 1.5 Οικονομικά Στοιχεία Έργου Προϋπολογισμός Έργου: 1.425.210,08 (ενός εκατομμυρίου τετρακοσίων είκοσι πέντε χιλιάδων διακοσίων δέκα ευρώ και οκτώ λεπτών ), μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, συνολικά 1.696.000,00 (ένα εκατομμύριο εξακόσιες ενενήντα έξι χιλιάδες ευρώ) συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, που συγχρηματοδοτείται σε ποσοστό 80% από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και κατά 20% από εθνικούς πόρους. Από το ανωτέρω, το ποσό των 400.840,33 ( τετρακοσίων χιλιάδων οκτακοσίων σαράντα ευρώ και τριάντα τριών λεπτών ), πλέον ΦΠΑ, δηλαδή το ποσό των 477.000,00 (τετρακοσίων εβδομήντα επτά χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, αντιστοιχεί στην προμήθεια εξοπλισμού και λογισμικού για την ανάπτυξη μονάδας τεκμηρίωσης/ψηφιοποίησης, το ποσό των 924.369,75 ( εννιακοσίων είκοσι τεσσάρων χιλιάδων τριακοσίων εξήντα εννέα ευρώ και εβδομήντα πέντε λεπτών), πλέον ΦΠΑ, δηλαδή το ποσό του 1.100.000,00 (ενός εκατομμυρίου εκατό χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, αντιστοιχεί στην ψηφιοποίηση εφημερίδων, σπανίων συλλογών, έργων τέχνης, μουσειακών αντικειμένων και βιβλιογραφιών και το ποσό των 100.000,00 ( εκατό χιλιάδων ευρώ), πλέον ΦΠΑ, δηλαδή το ποσό των 119.000,00 (εκατόν δέκα εννέα χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, αντιστοιχεί σε Ενέργειες Δημοσιότητας του Έργου. Επί των παραπάνω ποσών, ο Προσφέρων θα πρέπει να λάβει υπ όψη του τα επόμενα: Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής σε ύψος 5% της προϋπολογισθείσας δαπάνης περιλαμβανομένου του ΦΠΑ. Κρατήσεις υπέρ ΤΑΥΒ και ΜΤΠΥ που αντιστοιχούν στο 7,17% επί της δαπάνης. Παρακράτηση φόρου γίνεται σύμφωνα με το Ν. 2198/1994. Προκαταβολή εκτέλεσης Έργου δίνεται όπωςαναφέρεται στην 2.6 Εκτέλεση Έργου 1.6 Μεθοδολογία του Έργου 1.6.1 Δράσεις Το Έργο τους Υλοποίησης της «ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ, ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΣΥΛΛΟΓΩΝ ΤΟΥΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΤΗΣ ΒΟΥΛΗ ΤΩΝ ΕΛΛΗΝΩΝ» περιλαμβάνει τις εξής δράσεις: Δ1: Μελέτη Εφαρμογής Δ2: Προμήθεια Υλικού Δ3: Προμήθεια Λογισμικού Δ4: Ψηφιοποίηση εφημερίδων, υλικού από τις σπάνιες συλλογές, τα έργα τέχνης, τα μουσειακά αντικείμενα και τις βιβλιογραφίες που φυλάσσονται στη Βιβλιοθήκη της ΒτΕ Δ5: Προσαρμογή Μετάπτωση Λειτουργίας Σελίδα 23 από 343

Δ6: Λειτουργία Υποστήριξη Εγγύηση Συντήρηση Δ7: Εκπαίδευση Δ8: Ποιοτικός Έλεγχος Συστήματος Δ9: Ενέργειες Δημοσιότητας Το περιεχόμενο των οποίων συνοπτικά αναφέρεται παρακάτω. 1.6.1.1 Δ1: Μελέτη Εφαρμογής Η μελέτη εφαρμογής έχει σαν αντικείμενο τη λεπτομερή καταγραφή των αναγκών και απαιτήσεων του Φορέα Λειτουργίας καθώς και την ανάλυσή τους με γνώμονα τις διεθνείς σύγχρονες πρακτικές και τεχνολογίες, με στόχο την κατάστρωση του Έργου με λεπτομέρεια ικανή για την οδήγηση της διαδικασίας εκτέλεσης. Η εκτέλεσή της θα γίνει με τη σημαντική συμμετοχή του Φορέα Λειτουργίας ώστε το σύστημα να βασιστεί στην από κοινού κατανόηση και προσέγγιση προς επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος. Η Μελέτη Εφαρμογής θα αναφέρεται και στα τρία (3)υποέργα, δηλ. την προγραμματιζόμενη προμήθεια εξοπλισμού και λογισμικού (hardware, software), το έργο της ψηφιοποίησης μικροφίλμ και το έργο δημοσιότητας. Για το τμήμα της μελέτης που αντιστοιχεί στην προμήθεια υλικού και λογισμικού θα πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψη τόσο οι ανάγκες της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ όσο και τα κεφάλαια 3 και 4 της παρούσης διακήρυξης. Το τμήμα της μελέτης που αναφέρεται στην ψηφιοποίηση εφημερίδων, υλικού από τις σπάνιες συλλογές, τα έργα τέχνης, τα μουσειακά αντικείμενα και τις βιβλιογραφίες που φυλάσσονται στη Βιβλιοθήκη της ΒτΕ, θα πρέπει να περιλαμβάνει και μια πιλοτική ψηφιοποίηση ενός δείγματος του υλικού από τη συλλογή των μικροφίλμ που θα αντιστοιχεί στις βασικές χρονολογικές περιόδους κατά τις οποίες έλαβε χώρα η μικροφωτογράφιση των εφημερίδων και του λοιπού υλικού και θα αποσκοπεί στην εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με το ποιοτικό αποτέλεσμα της ψηφιοποίησης των εν λόγω μικροφίλμ. Όπως αναφέρθηκε ήδη, η μελέτη εφαρμογής αποτελεί μέρος του Έργου που απαιτεί αρκετά σημαντική εμπλοκή από το Φορέα Λειτουργίας του οποίου το ανθρώπινο δυναμικό αφενός μεν θα εμπλακεί κατά τη φάση υλοποίησης του έργου, αφ ετέρου αναμένεται να ενισχυθεί ώστε να καλυφθούν οι εξ αιτίας της υλοποίησης του προγράμματος αναβαθμισμένες ανάγκες της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ. Αντίστοιχη ενίσχυση θα πραγματοποιηθεί και για την απορρόφηση τεχνογνωσίας που θα χρειαστεί για τη λειτουργία του Έργου. Η συνολική διάρκεια της δράσης εκτιμάται σε ένα (1) μήνα. 1.6.1.2 Δ2: Προμήθεια εξοπλισμού (hardware) Αντικείμενο της συγκεκριμένης δράσης είναι η προμήθεια εξοπλισμού (hardware) που θα αποτελέσει τη βασική υποδομή (εξυπηρετητές, τερματικοί σταθμοί, εκτυπωτές, ψηφιοποιητής μικροφίλμ, σαρωτές και αποθηκευτικά μέσα) πάνω στην οποία: Σελίδα 24 από 343

θα λειτουργήσουν τα συστήματα λογισμικού της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ (ολοκληρωμένο σύστημα Βιβλιοθήκης, σύστημα τεκμηρίωσης και διαχείρισης των ψηφιακών τεκμηρίων και συλλογών της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ), θα λειτουργήσει το εργαστήριο ψηφιοποίησης της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ. Θα πρέπει να αποσαφηνιστεί ότι σαν εξοπλισμός αναφέρονται τα εξής: Ενεργά και παθητικά στοιχεία δικτύου που προβλέπονται από τη φυσική αρχιτεκτονική. Υλικό υπολογιστικών συστημάτων και περιφερειακών μονάδων που προβλέπονται από τη φυσική αρχιτεκτονική. Λογισμικό συστήματος για τη λειτουργία και διαχείριση των υπολογιστικών συστημάτων και των στοιχείων δικτύου. Το λογισμικό συστήματος που θα παρασχεθεί θα πρέπει να καλύπτει τις ανάγκες πρόσβασης στο σύστημα συνυπολογίζοντας τις σχετικές άδειες χρήσης και τις μεσοπρόθεσμες προοπτικές κλιμάκωσης χρήσης αυτού. Επίσης, το λογισμικό συστήματος και η αρχιτεκτονική των συστημάτων θα πρέπει να έχουν απόλυτη συμβατότητα με το λογισμικό εφαρμογών που παρουσιάζεται παρακάτω και φυσικά απόλυτη συμφωνία με τη μελέτη εφαρμογής. Θα πρέπει να αποσαφηνιστεί επίσης ότι ο εξοπλισμός (hardware) που θα χρησιμοποιηθεί για την ψηφιοποίηση (σαρωτές και ταχυσαρωτές) των 15.000 μικροφίλμ θα προέρχεται από τον Ανάδοχο και δε σχετίζεται με τον υπό προμήθεια εξοπλισμό της παρούσας παραγράφου. Η συνολική διάρκεια της δράσης εκτιμάται σε δύο (2) μήνες και εκτελείται αμέσως μετά την ολοκλήρωση της μελέτης εφαρμογής. Επιπρόσθετα, η δράση συνδέεται με την Δ6: Λειτουργία Υποστήριξη Εγγύηση Συντήρηση. Σημειώνεται ότι τη δράση αυτή ακολουθεί ο έλεγχος και παραλαβή του εξοπλισμού, δίνοντας τη δυνατότητα ενδιάμεσης πληρωμής του έργου 2.6.2 Όροι Πληρωμής 1.6.1.3 Δ3: Προμήθεια Λογισμικού Η προμήθεια λογισμικού αναφέρεται: στο λογισμικό συστήματος για εξυπηρετητές και σταθμούς εργασίας, στο λογισμικό διαχείρισης και λειτουργίας περιφερειακών συσκεύων και στο λογισμικό εφαρμογών. δηλαδή στο λογισμικό για το ολοκληρωμένο σύστημα της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ και στο λογισμικό για την τεκμηρίωση και διαχείριση των ψηφιακών τεκμηρίων της ΒτΕ και περιλαμβάνει: την εγκατάσταση (λογισμικού συστήματος, διαχείρισης και λειτουργίας και εφαρμογών) την παραμετροποίηση των ανωτέρω για την κάλυψη των συγκεκριμένων λειτουργικών αναγκών της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ υλικό τεκμηρίωσης των λογισμικών συστημάτων. Το λογισμικό θα πρέπει να είναι απόλυτα συμβατό με την αρχιτεκτονική και τον εξοπλισμό που προτείνεται και θα πρέπει να παρέχει όλες τις απαραίτητες άδειες χρήσης, όπως αυτά θα καθοριστούν από τη μελέτη εφαρμογής για εσωτερική (στελέχη) και εξωτερική χρήση (διαδικτυακοί επισκέπτες), αλλά και τις μεσοπρόθεσμες προοπτικές κλιμάκωσης χρήσης. Σελίδα 25 από 343

Το λογισμικό θα πρέπει να τεκμηριώνεται κατάλληλα ώστε να είναι δυνατή η εύκολη αποδοχή του από τους χρήστες του συστήματος, στελέχη και λοιπούς ενδιαφερόμενους. Πέραν των τυπικών μορφών τεκμηρίωσης, θα πρέπει να προσφέρεται πλούσιο υλικό για τα στελέχη του Φορέα Λειτουργίας (πολυμέσα, υπερμέσα), ενώ για τους διαδικτυακούς χρήστες θα πρέπει να δίνονται ηλεκτρονικά βοηθήματα όπως e-εγχειρίδια, λίστες συχνά απαντημένων ερωτήσεων (FAQ) κλπ. Αυτά είναι προαπαιτούμενα του υλικού τεκμηρίωσης που αναφέρεται παρακάτω. Η συνολική διάρκεια της δράσης εκτιμάται σε τέσσερεις (4) μήνες και εκτελείται αμέσως μετά την ολοκλήρωση της μελέτης εφαρμογής. Επιπρόσθετα η δράση συνδέεται με την 1.6.1.6 Δ6: Λειτουργία Υποστήριξη Εγγύηση Συντήρηση. 1.6.1.4 Δ4: Ενέργειες Ψηφιοποίησης υλικού από τις συλλογές της Βιβλιοθήκης της ΒτΕ (μικροφίλμ, σπάνια έντυπα, κ.α.) Η ψηφιοποίηση των παραπάνω περιλαμβάνει τις εξής ενέργειες: εγκατάσταση από τον Ανάδοχο του εξοπλισμού του, στο χώρο που έχει οριστεί από τον Φορέα Υλοποίησης στο Καπνεργοστάσιο (κτήριο της οδού Λένορμαν). Υπενθυμίζεται ότι ο συγκεκριμένος εξοπλισμός ανήκει στον Ανάδοχο και λειτουργεί με δική του ευθύνη. Συγκρότηση και εγκατάσταση από τον Ανάδοχο της ομάδας ψηφιοποίησης στο συγκεκριμένο χώρο του Καπνεργοστασίου (κτήριο της οδού Λένορμαν). Έναρξη του έργου της ψηφιοποίησης, η οποία συμπίπτει με την ολοκλήρωση της πιλοτικής ψηφιοποίησης που προβλέπεται από τη μελέτη εφαρμογής. Η συνολική διάρκεια της δράσης εκτιμάται σε δώδεκα (12) μήνες και εκτελείται παράλληλα με τη μελέτη εφαρμογής. Επιπρόσθετα η δράση συνδέεται με την 1.6.1.6 Δ6: Λειτουργία Υποστήριξη Εγγύηση Συντήρηση. 1.6.1.5 Δ5:Προσαρμογή Μετάπτωση Λειτουργίας Η προσαρμογή μετάπτωση αναφέρεται στις ανάγκες εκείνες που προκύπτουν από τη μετάπτωση (μετάβαση migration) της λειτουργίας Βιβλιοθήκης της ΒτΕ από την κατάσταση που υπήρχε πριν την υλοποίηση του Έργου στην κατάσταση που δημιουργείται με την προμήθεια και εγκατάσταση των λογισμικών συστημάτων και του εξοπλισμού. Η μετάπτωση λειτουργίας δημιουργεί ανάγκες για την ασφαλή και χωρίς καμιά απώλεια μεταφορά των δεδομένων από τις παλαιές βάσεις δεδομένων στις νέες και τη διασφάλιση της απρόσκοπτης λειτουργίας τους στο νέο περιβάλλον. Στην περίπτωση αυτή ιδιαίτερη σημασία έχουν οι βιβλιογραφικές εγγραφές που έχουν δημιουργηθεί με το σύστημα καταλογογράφησης Πλειάδες που χρησιμοποιεί η Βιβλιοθήκη, καθώς και τα λοιπά δεδομένα τεκμηρίωσης και που έχουν δημιουργηθεί από τη Βιβλιοθήκη της ΒτΕ. Η εξέταση και ο προσδιορισμός των δεδομένων αυτών, καθώς και η στρατηγική μετάπτωσής τους θα αποτελέσει ένα από τα θέματα που θα εξεταστούν και θα αναδειχθούν από τη Μελέτη Εφαρμογής. Η τελική μετάπτωσή τους θα γίνει με την πλήρη ευθύνη του Αναδόχου. Σελίδα 26 από 343