Υποχρεωτική η αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών ( 3 Υπουργικών Αποφάσεων). /ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΑΠΛ/ΣΗΣ ΙΑ /ΣΙΩΝ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ: 5/2007 Αριθµ. Πρωτ.: Ε99/2/9-1-2007 Σχετ. Εγκ. 42/05 ( και 48/05) πιστοποιητικά αρµοδιότητας ΥΠ.ΕΣ...Α. Εγκ. 42/05, 74/05 αντίγραφο ποινικού µητρώου. Εγκ. 52/06, (και 64/06) πιστοποιητικά αρµοδιότητας Υπουργείου ικαιοσύνης. Σας κοινοποιούµε την µε αριθ. ΙΑ Π/Α/28032/8-12-06 Εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών ηµόσιας ιοίκησης Αποκέντρωσης (ΥΠ.ΕΣ...Α.) την οποία µας διαβίβασε η Γενική Γραµµατεία Κοινωνικών Ασφαλίσεων (Γ.Γ.Κ.Α.) µε το υπ. αριθ. Φ.80000/30514/5701/21-12-06 έγγραφό της για ενηµέρωση και εφαρµογή, επισηµαίνοντας τα εξής: Όπως γνωρίζετε µε τις παραπάνω σχετικές εγκύκλιες έχουν κοινοποιηθεί Υπουργικές Αποφάσεις και έχουν δοθεί οδηγίες για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση των δικαιολογητικών που αναφέρονται σ αυτές. Στις δύο πρώτες περιπτώσεις (πιστοποιητικά αρµοδιότητας ΥΠ.ΕΣ...Α. και αντίγραφο ποινικού µητρώου) για την αυτεπάγγελτη αναζήτησή τους απαιτείται η σύµφωνη γνώµη του πολίτη, άλλως (εάν δεν επιθυµεί ο πολίτης την αυτεπάγγελτη αναζήτηση) δύναται να τα προσκοµίσει ο ίδιος. Για τον λόγο αυτό είχαν δοθεί οδηγίες, στα έντυπα των αιτήσεων να υπάρχει η ένδειξη «εφόσον επιθυµείτε την αυτεπάγγελτη αναζήτηση από την υπηρεσία των δικαιολογητικών µε βάση τις διατάξεις του άρθρου 5 του Ν. 3242/04 επιλέξτε το ανάλογο τετράγωνο». Στην τρίτη περίπτωση ( πιστοποιητικά αρµοδιότητας Υπουργείου ικαιοσύνης) ορίζεται ρητά στην Κοινή Υπουργική Απόφαση ότι η αυτεπάγγελτη αναζήτηση αυτών είναι υποχρεωτική. Με την κοινοποιούµενη Εγκύκλιο του ΥΠ.ΕΣ...Α. ορίζεται ότι η αυτεπάγγελτη αναζήτηση των δικαιολογητικών και των τριών προαναφεροµένων περιπτώσεων είναι υποχρεωτική. Ορίζει ηµεροµηνία έναρξης εφαρµογής της υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης κατά κατηγορία ως εξής: Πιστοποιητικά αρµοδιότητας ΥΠ.ΕΣ...Α. από 1/1/2007. Αντίγραφο ποινικού µητρώου από 1/12/06. Πιστοποιητικά αρµοδιότητας Υπουργείου ικαιοσύνης από 1/9/2006 (σύµφωνα µε την Κ.Υ.Α.) Κατόπιν αυτών θα πρέπει στα έντυπα (αιτήσεις, ενηµερωτικά έντυπα προς τους πολίτες κ.λ.π.) να γίνουν οι σχετικές τροποποιήσεις, ώστε να µην αναφέρονται σ αυτά τα πιστοποιητικά των τριών προαναφεροµένων περιπτώσεων, ως απαιτούµενα δικαιολογητικά για την έκδοση της διοικητικής πράξης. Οι τροποποιήσεις αυτές µπορούν να γίνουν µε χειρόγραφη διαγραφή των σχετικών ενδείξεων µέχρι την έκδοση νέων όπου δεν θα αναγράφονται καθόλου τα συγκεκριµένα δικαιολογητικά. Η ενηµέρωση του πολίτη για αυτή την ενέργεια της διοίκησης (αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικού) θα πραγµατοποιείται µε σαφή αναφορά στην τελική διοικητική πράξη, δηλαδή στις αποφάσεις που εκδίδονται θα αναφέρεται ότι ζητήθηκε αυτεπάγγελτα το συγκεκριµένο δικαιολογητικό. Σε πρώτη εφαρµογή θα πρέπει να γίνεται σχετική χειρόγραφη σηµείωση επί των εντύπων ( αποφάσεων). Παρακαλούµε για την πιστή εφαρµογή της υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης, σύµφωνα µε τα προαναφερόµενα, δεδοµένου ότι όπως αναφέρεται στην κοινοποιούµενη Εγκύκλιο του ΥΠ.ΕΣ...Α. η µη εφαρµογή αποτελεί πειθαρχικό παράπτωµα.
Με την ευκαιρία σας συναποστέλλουµε κατάσταση µε τις ήδη κοινοποιηθείσες Υπουργικές Αποφάσεις καθώς και τις Εγκύκλιες µε τις οποίες έχουν δοθεί οδηγίες για το θέµα της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών για διευκόλυνσή σας στο χειρισµό του θέµατος αυτού.
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΓΕΝ ΓΡΑΜ. ΚΟΙΝ. ΑΣΦΑΛΙΣΕΩΝ ΓΕΝ. /ΝΣΗ ΙΟΙΚ/ΚΗΣ ΥΠΟΣΤ/ΞΗΣ /ΝΣΗ ΙΟΙΚ/ΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Αθήνα, 21.12.2006 Αριθ.Πρωτ.: Φ.80000/30514/5701 ΘΕΜΑ: Υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών ΣΧΕΤ: ΙΑ Π/Α/28032/8-12-2006 εγκύκλιος ΥΠΕΣ Α Σας κοινοποιούµε την ανωτέρω σχετική εγκύκλιο του ΥΠ.ΕΣ...Α. µε την οποία υπενθυµίζεται η έκδοση τριών (3) Κοινών Υπουργικών Αποφάσεων, σύµφωνα µε τις οποίες αναζητούνται από τις υπηρεσίες υποχρεωτικά αυτεπάγγελτα τα αναφερόµενα σε αυτή δεκαοκτώ (18) δικαιολογητικά. Με αφορµή την έναρξη εφαρµογής της υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης επισηµαίνεται η υποχρέωση των αρµοδίων υπηρεσιών αφ'ενός για τροποποίηση όλων των εντύπων τους (π.χ. αιτήσεις κλπ), ώστε να µην αναφέρονται τα ανωτέρω δικαιολογητικά ως απαιτούµενα για την έκδοση της διοικητικής πράξης, και αφετέρου για ενηµέρωση του πολίτη για την ενέργεια αυτή της διοίκησης µε.σαφή αναφορά στο ίδιο το κείµενο της διοικητικής πράξης που εκδίδουν. Η µη εφαρµογή της παρούσης αποτελεί πειθαρχικό παράπτωµα. Επίσης, σας πληροφορούµε ότι όλο το πληροφοριακό υλικό της εγκυκλίου του ΥΠΕΣ Α βρίσκεται στην ιστοσελίδα της Γενικής Γραµµατείας ηµόσιας ιοίκησης & Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης www.gspa.gr στη θέση: ηµόσια ιοίκηση > Εκσυγχρονισµός > Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση ικαιολογητικών.
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΗΜΟΣΙΑΣ Αθήνα 8 εκεµβρίου 2006 ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΙΕΥΘΥΝΣΗ /ΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Αριθµ. Πρωτ.: ΙΑ Π/Α/28032 ΘΕΜΑ: «Υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών». Όπως έχετε ενηµερωθεί και µε προηγούµενες εγκυκλίους της υπηρεσίας µας, στο πλαίσιο της εφαρµογής των διατάξεων του Ν. 3242/04 (ΦΕΚ 102/Α') και του Ν. 3448/2006 (ΦΕΚ 57/Α'), εκδόθηκαν τρεις (3) κοινές υπουργικές αποφάσεις, σύµφωνα µε τις οποίες αναζητούνται υποχρεωτικά από τις οργανικές µονάδες των Υπουργείων, των αυτοτελών ηµοσίων Υπηρεσιών, των Οργανισµών Τοπικής Αυτοδιοίκησης α' και β' βαθµού και των Νοµικών Προσώπων ηµοσίου ικαίου, τα παρακάτω δικαιολογητικά : 1. πιστοποιητικό γέννησης, 2. πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, 3. πιστοποιητικό εγγραφής ανδρών στα µητρώα αρρένων, 4. αντίγραφο (ή απόσπασµα) ληξιαρχικής πράξης γέννησης, 5. αντίγραφο (ή απόσπασµα) ληξιαρχικής πράξης γάµου, 6. αντίγραφο (ή απόσπασµα) ληξιαρχικής πράξης θανάτου 7. αντίγραφο ποινικού µητρώου γενικής ή δικαστικής χρήσης 8. Πιστοποιητικό περί µη πτώχευσης 9. Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό εκκαθάριση 10. Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό πτωχευτικό συµβιβασµό ή άλλη ανάλογη κατάσταση 11. Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση 12. Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση 13. Πιστοποιητικό περί µη έκδοσης απόφασης αναγκαστικής εκκαθάρισης ή αναγκαστικής διαχείρισης ή πτωχευτικού συµβιβασµού 14. Πιστοποιητικό περί µη κατάθεσης αίτησης για αναγκαστική διαχείριση 15. Πιστοποιητικό περί µη τροποποίησης καταστατικού εταιρείας ή σωµατείου 16. Πιστοποιητικό περί καταχώρησης ή µη εταιρείας ή σωµατείου στο οικείο βιβλίο (µητρώο) του Πρωτοδικείου 17. Αντίγραφο καταστατικού εταιρείας ή σωµατείου που έχει κατατεθεί στο οικείο Πρωτοδικείο. 18. Πιστοποιητικό περί µη θέσεως σε δικαστική συµπαράσταση Υπενθυµίζουµε ότι η έναρξη εφαρµογής της υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης των εν λόγω πιστοποιητικών έχει ως εξής : Τα πιστοποιητικά αρµοδιότητας του Υπουργείου Εσωτερικών - αστικής κατάστασης από 1/1/2007, το αντίγραφο ποινικού µητρώου από 1/12/2006y και τα πιστοποιητικά αρµοδιότητας του Υπουργείου ικαιοσύνης από 1/9/2006. Με αφορµή την εφαρµογή των εν λόγω κοινών υπουργικών αποφάσεων σας επισηµαίνουµε τα εξής:
Οι υπηρεσίες, οι οποίες εµπίπτουν στο πεδίο εφαρµογής των σχετικών κοινών υπουργικών αποφάσεων, πρέπει να προβούν σε τροποποίηση όλων των εντύπων τους (π.χ. έντυπα αιτήσεων, ενηµερωτικά σηµειώµατα προς τους πολίτες κ.λ.π.) ώστε να µην αναφέρονται σ αυτά τα ανωτέρω πιστοποιητικά, ως απαιτούµενα δικαιολογητικά για την έκδοση της διοικητικής πράξης. Οι αρµόδιες υπηρεσίες πρέπει να αναφέρουν ότι έχουν προβεί στην αυτεπάγγελτη αναζήτηση των σχετικών δικαιολογητικών στην τελική διοικητική πράξη που εκδίδουν, ώστε ο πολίτης να ενηµερώνεται γι' αυτή την ενέργεια της διοίκησης.