ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Βαθμός Ασφαλείας Αθήνα, 4 Νοεμβρίου 2010 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚ/ΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Δ/ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΑΠΛ/ΣΗΣ ΔΙΑΔ/ΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Ταχ. Δ/νση : Μενάνδρου 41-43 Ταχ. Κώδικας: 104 37 ΑΘΗΝΑ Πληροφορίες : Αναστασία Στεργίου Τηλέφωνο : 210 38.91.259 FAX : 210 52.22.994 E-mail : dieforga@ika.gr Αριθμ. Πρωτ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ Γ 41/15 Αριθμ.: 76 ΠΡΟΣ: Τους αποδέκτες του Πίνακα Α ΘΕΜΑ: «Συμπληρωματικές οδηγίες για την εφαρμογή του προγράμματος «ΔΙΑΥΓΕΙΑ» στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ» ΣΧΕΤΙΚΑ: α) Το με αριθμό Φ80000/οικ27486/1138/21-10-2010 έγγραφο της Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων β) Η υπ αριθμ.61/1-9-2010 εγκύκλιος ΙΚΑ-ΕΤΑΜ γ) Το με αριθμό Γ31/29/2.8.2010 έγγραφό μας Σε συνέχεια των ανωτέρω (β) και (γ) σχετικών σας κοινοποιούμε το (α) σχετικό έγγραφο, με το οποίο μας διαβιβάστηκε το υπ αριθμ. 20868/29-9- 2010 έγγραφο του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης με θέμα «Συμπληρωματική εγκύκλιος για την ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο Διαδίκτυο Πρόγραμμα Διαύγεια». Τα βασικότερα σημεία της νέας διαδικασίας που περιγράφεται λεπτομερώς σε όλα τα παραπάνω σχετικά είναι τα εξής: 1
Α) ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΑΝΑΡΤΗΣΗΣ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ από 01-11-2010 έχει υποχρέωση ανάρτησης των πράξεων των διοικητικών οργάνων του στο Διαδίκτυο, σύμφωνα με τις διατάξεις του ν.3861/2010 (ΦΕΚ/Α /112). Η ανάρτηση θα υλοποιηθεί αρχικά για τις κατά νόμο αναρτητέες πράξεις που εκδίδονται από τις υπηρεσίες της Διοίκησης. Οι πράξεις αυτές αναρτώνται στον ειδικό δικτυακό τόπο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, που παρέχεται από το πρόγραμμα «ΔΙΑΥΓΕΙΑ», στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://sites.diavgeia.gov.gr/ika_etam, καθώς και στην υποσελίδα του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ στο Εθνικό Τυπογραφείο, στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://et.diavgeia.gov.gr/f/ika_etam. Β)ΟΜΑΔΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ (ΟΔΕ) ΙΚΑ-ΕΤΑΜ Στο πλαίσιο της εφαρμογής του Προγράμματος «ΔΙΑΥΓΕΙΑ», με την υπ αριθμ 028/1/17-9-2010 απόφαση Διοικητή, όπως συμπληρώθηκε με την υπ αριθμ 028/2/29-10-2010 όμοια απόφαση, συγκροτήθηκε στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ Ομάδα Διοίκησης Έργου (ΟΔΕ) και ορίστηκαν τα μέλη της. Έργο της Ο.Δ.Ε είναι η ρύθμιση των τεχνικών λεπτομερειών της ανάρτησης στο δικτυακό τόπο της οικείας υπηρεσίας που κατά το Ν.3861/13.07.2010 είναι υπόχρεη σε ανάρτηση, η ίδρυση και λειτουργία του δικτυακού τόπου στον οποίο λαμβάνει χώρα η κεντρική ανάρτηση, η δημιουργία και τήρηση κεντρικού αρχείου καθώς επίσης και η διαβίβαση στο Εθνικό Τυπογραφείο όλων των αναγκαίων στοιχείων για την ανάρτηση των σχετικών πράξεων στον κεντρικό δικτυακό του τόπο. Επίσης, έργο της Ο.Δ.Ε είναι η τήρηση αρχείου των νόμων, προεδρικών διαταγμάτων, πράξεων και αποφάσεων με τρόπο προσιτό σε κάθε ενδιαφερόμενο, καθώς και στα άτομα με αναπηρία, και με όλα τα αναγκαία τεχνικά, διαδικαστικά και οργανωτικά μέτρα ώστε να εξασφαλίζεται η προσβασιμότητα, ακεραιότητα και διαθεσιμότητα των κειμένων που αναρτώνται. Γ) ΑΝΑΡΤΗΤΕΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ Στην παράγραφο 4 του άρθρου 2 του ν.3861/2010 αναφέρονται οι κατηγορίες των αναρτητέων στο διαδίκτυο πράξεων οι οποίες αφορούν όλους τους υπόχρεους φορείς. Ειδικά όμως για τις διοικητικές πράξεις που εκδίδονται από τις υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ αναρτητέες ανά Δ/νση είναι κατά κύριο λόγο οι πράξεις που αναφέρονται στον παρακάτω πίνακα. Στον ίδιο πίνακα αναφέρεται το αρμόδιο μέλος της Ο.Δ.Ε. ανά Δ/νση του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ: 2
Δ/ΝΣΗ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Χρυσοελένη Παπαδοπούλου τηλ.: 210.52.15.474 (e-mail: dev_team@ika.gr) ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ Αναστασία Στεργίου τηλ.: 210. 38.91.259 (e-mail:astergiou@modernikamng.gr) ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ & ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ (e-mail:solarika@yahoo.gr) ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΣΟΔΩΝ (e-mail: solarika@yahoo.gr) ΠΑΡΟΧΩΝ (e-mail: solarika@yahoo.gr) ΔΙΕΘΝΩΝ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ (e-mail: solarika@yahoo.gr) ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΠΡΑΞΗ Πράξη διορισμού (εκτός ΑΣΕΠ) Προκήρυξη πλήρωσης θέσεων Πίνακας επιτυχόντων, διοριστέων, επιλαχόντων Πράξη μετάταξης Αποδοχή παραίτησης μονίμων υπαλλήλων Πράξη λύσης υπαλληλικής σχέσης Έγκριση μετακίνησης αρμοδιοτήτων στους Δ/ντές - εγκ.7/2004) αρμοδιοτήτων στους Δ/ντές - εγκ.7/2004) 3
ΣΥΝΤΑΞΕΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Ν.Π.Δ.Δ. (e-mail: solarika@yahoo.gr) ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Αρμόδιο μέλος Ο.Δ.Ε. Αναστασία Σκλάβου τηλ.: 210.52.15.398 (e-mail:diefecon.log@ika.gr) ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΚΑΙ ΣΤΕΓΑΣΗΣ Κων/νος Χαϊδεμενάκης τηλ.: 210.36.62.312 (e-mail: kxaidem@texn-ika.gr) ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΚΑΙ ΧΗΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Αρμόδια μέλη Ο.Δ.Ε.: Επιστήμη Λιβανίου τηλ.: 210.52.13.634 Ηλίας Αλεξόπουλος τηλ.: 210.52.13.636 (e-mail: : promdiavgeia@ika.gr) ΑΝΑΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΜΕΛΕΤΩΝ ΚΑΙ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗΣ Μαρία Πινότση τηλ.: 210.38.91.051 (e-mail:mpinotsi@modernikamng.gr) ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ Μαρία Πινότση τηλ.: 210.38.91.051 (e-mail: mpinotsi@modernikamng.gr) Προϋπολογισμός Απολογισμός Ισολογισμός Έγκριση δαπάνης Προκηρύξεις διαγωνισμών Απόφαση κατακύρωσης ή ανάθεσης Σύμβαση προμηθειών και υπηρεσιών Απόφαση αποδοχής δωρεών 4
ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΣΗΣ Μαρία Πινότση τηλ.: 210.38.91.051 (e-mail: mpinotsi@modernikamng.gr) ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Μαρία Πινότση τηλ.: 210.38.91.051 (e-mail: mpinotsi@modernikamng.gr) ΥΓΕΙΟΝΟΜΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Παναγιώτα Τσιαμπίρη τηλ.: 210.52.15.386 (e-mail: diefygpr@ika.gr) ΥΓΕΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Νικόλαος Κικίλιας τηλ.: 210.52.15.227 (e-mail: diefygyp@ika.gr) ΑΝΑΠΗΡΙΑΣ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (e-mail: solarika@yahoo.gr) Πράξη διορισμού (εκτός ΑΣΕΠ) Προκήρυξη πλήρωσης θέσεων Πίνακας επιτυχόντων, διοριστέων, επιλαχόντων Πράξη μετάταξης Αποδοχή παραίτησης μονίμων υπαλλήλων Πράξη λύσης υπαλληλικής σχέσης Έγκριση μετακίνησης (εκτός αν περιλαμβάνει ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ) αρμοδιοτήτων στους Δ/ντές - εγκ.7/2004) Απόφαση-έγκριση για σύναψη σύμβασης 5
ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗΣ Αρμόδια μέλη Ο.Δ.Ε.: Ελένη Αλεξοπούλου τηλ.: 210.52.13.670 Άγγελος Βλάχος τηλ.: 210.52.13.698 (e-mail:dieffarm@otenet.gr) ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ Γεωργία Καραγιάννη τηλ.: 210.52.15.179 (e-mail:gkaragianni@gmail.com) Απόφαση-έγκριση για σύναψη σύμβασης με φαρμακεία. Απόφαση συγκρότησης -ανασυγκρότησης συλλογικών οργάνων: Τακτικών επιτροπών Εκτάκτων επιτροπών Ομάδων εργασίας Απόφαση του Δ.Σ. Απόφαση ορισμού υπευθύνων για ασφάλεια και πυρασφάλεια του κτιρίου της Διοίκησης Συγκρότηση ομάδας έκτακτης ανάγκης για το κτίριο της Διοίκησης. 6
Δ) ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΡΤΗΣΗΣ Ενέργειες εκδότη Το όργανο του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ που εκδίδει πράξη που εμπίπτει στις κατηγορίες του άρθρου 2 παρ.4 του ν. 3861/2010 που ενδεικτικά αναφέρονται στον παραπάνω πίνακα, προβαίνει στο χαρακτηρισμό της πράξης ως αναρτητέας στο διαδίκτυο επί του σχεδίου του εγγράφου. Εν συνεχεία, εφόσον δεν υπάρξει διαφοροποίηση του χαρακτηρισμού της πράξης ως αναρτητέας από τα υπερκείμενα όργανα της ιεραρχίας, το όργανο που την εξέδωσε τη διαβιβάζει αμελλητί, δηλαδή τάχιστα και χωρίς υπαίτια καθυστέρηση στην Ομάδα Διοίκησης Έργου (ΟΔΕ) που λειτουργεί στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το αρχείο που αποστέλλεται πρέπει πρώτα να έχει μετατραπεί από τον αποστολέα σε μορφή PDF. Το χρονικό σημείο κατά το οποίο πρέπει να γίνει η διαβίβαση στην ΟΔΕ διαφοροποιείται ανάλογα με τον αν πρόκειται για δημοσιευτέα ή μη πράξη στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, ως εξής: Για τις δημοσιευτέες στην εφημερίδα της Κυβερνήσεως πράξεις, αμέσως μόλις ο αρμόδιος υπάλληλος λάβει γνώση του αριθμού του ΦΕΚ από το Εθνικό Τυπογραφείο. Για τις πράξεις που είναι δημοσιευτέες με άλλο τρόπο ή μέσο (πχ στον τύπο) αμέσως μόλις είναι έτοιμη η πράξη προς δημοσίευση. Για τις λοιπές, μη δημοσιευτέες πράξεις, ταυτόχρονα με τη διεκπεραίωσή τους από την οικεία υπηρεσία πρωτοκόλλου ή γραμματείας. Ενέργειες ΟΔΕ Τα μέλη της ΟΔΕ κάνοντας χρήση των κωδικών πρόσβασης (passwords) που τους έχουν διατεθεί προβαίνουν στην καταχώριση των πράξεων που τους έχουν αποσταλεί. Για κάθε διαδικτυακή ανάρτηση αποδίδεται ο μοναδικός αριθμός διαδικτυακής ανάρτησης ΑΔΑ. Ε) ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΑΝΑΡΤΗΣΗΣ Μετά την ολοκλήρωση της ανάρτησης, η εφαρμογή αποστέλλει αυτόματα ηλεκτρονικό μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση που έχει δηλωθεί κατά την καταχώριση, προκειμένου να ενημερωθεί ο αρχικός εκδότης. Στο μήνυμα αναφέρεται και ο μοναδικός αριθμός ΑΔΑ, ο οποίος πρέπει οπωσδήποτε να αναγραφεί πάνω στο σχέδιο του εγγράφου, καθώς και στα ακριβή αντίγραφα αυτού, γιατί αν πρόκειται για πράξη που δεν δημοσιεύεται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, η πράξη δεν μπορεί να εκτελεστεί. Στο σημείο αυτό επισημαίνεται ότι η υποχρέωση καταχώρισης και ανάρτησης των πράξεων και αποφάσεων στο Διαδίκτυο σε καμία περίπτωση δεν υποκαθιστά το σύστημα δημοσίευσης στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως ή 7
άλλες μορφές δημοσιότητας που προβλέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία (όπως π.χ. ανάρτηση σε κοινοτικό κατάστημα, δημοσίευση στον τύπο). Οι κατά νόμο δημοσιευτέες στην Εφημερία της Κυβερνήσεως πράξεις ισχύουν από τη δημοσίευσή τους, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά. Οι λοιπές πράξεις δεν εκτελούνται αν δεν έχουν λάβει αριθμό διαδικτυακής ανάρτησης ΑΔΑ. Για τη διευκόλυνσή σας, κατωτέρω περιγράφεται επιγραμματικά η σχετική διαδικασία : ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΡΤΗΣΗΣ ΣΤΗ «ΔΙΑΥΓΕΙΑ» Α. Διεκπεραίωση εγγράφων για ανάρτηση Α1. Για έγγραφα που δεν δημοσιεύονται στο ΦΕΚ 1. Στο σχέδιο του εγγράφου αναγράφεται η φράση «Αναρτητέο στο Διαδίκτυο». 2. Όταν το έγγραφο επιστραφεί υπογεγραμμένο, ο εκδότης το αποστέλλει στο αρμόδιο μέλος της «Διαύγειας» της οικείας Διεύθυνσης, για ανάρτηση όπως περιγράφεται παρακάτω στο Β. 3. Με την ανάρτηση του εγγράφου, αποστέλλεται στο υπηρεσιακό mail του εκδότη (το οποίο έχει δηλωθεί) ο Αριθμός Δημοσίευσης Απόφασης (ΑΔΑ) που αποδόθηκε για το έγγραφο. 4. Ο ΑΔΑ αναγράφεται : 4.1. στο σχέδιο του εγγράφου χειρόγραφα 4.2. στο έγγραφο word για να βγουν ακριβή αντίγραφα 5. Η διαδικασία ολοκληρώθηκε. Α2. Για έγγραφα που δημοσιεύονται στο ΦΕΚ Ακολουθείται η ίδια διαδικασία όπως στο Α1 μέχρι και το βήμα 4.1, αλλά το έγγραφο αποστέλλεται για ανάρτηση αφού δημοσιευτεί στο ΦΕΚ. Προφανώς, τα ακριβή αντίγραφα (Προς Εθνικό Τυπογραφείο για δημοσίευση) θα έχουν βγει πριν την απόδοση ΑΔΑ. Ο ΑΔΑ αναγράφεται στο σχέδιο του εγγράφου. Β. Αποστολή εγγράφων για ανάρτηση σε μέλος της ΟΔΕ Διαύγειας 1. Αποστέλλονται τα προς ανάρτηση έγγραφα στο μέλος της «Διαύγειας» της οικείας Διεύθυνσης. 8
2. Τα έγγραφα για ανάρτηση αποστέλλονται: Από υπηρεσιακό mail σε υπηρεσιακό mail Πρέπει να αποστέλλεται ένα mail για κάθε ανάρτηση Ο τίτλος του mail θα είναι: «ΔΙΑΥΓΕΙΑ: ΓΙΑ ΑΝΑΡΤΗΣΗ ΑΠΟ <ΟΝΟΜΑ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ>» 3. Το mail θα έχει συνημμένα δύο αρχεία: Το έγγραφο προς ανάρτηση σε μορφή PDF. Επισημαίνεται ότι το αρχεία PDF δεν πρέπει να είναι κλειδωμένο ή σαρωμένο («σκαναρισμένο»). Τον πίνακα με τις πληροφορίες για την ανάρτηση (Τι είδους έγγραφο είναι, τι θεματική ενότητα, το mail του συντάκτη κ.λπ.). Ο πίνακας αυτός έχει τον τίτλο «ΠΙΝΑΚΑΣ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ» και είναι διαθέσιμος στην ιστοσελίδα του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (www.ika.gr) στην κατηγορία «άντληση εντύπων/εργαλεία». Τα πεδία «είδος πράξης» και «θεματική ενότητα» επιλέγονται από τις διαρκώς εξελισσόμενες αντίστοιχες λίστες που υπάρχουν στο site της Διαύγειας (http://diavgeia.gov.gr) στην κατηγορία «Συχνές ερωτήσεις και Εκπαιδευτικό υλικό». Εκτύπωση του «πίνακα μεταδεδομένων» επισυνάπτεται στην παρούσα για τη διευκόλυνσή σας. Για οποιαδήποτε πληροφορία ή διευκρίνιση σχετικά με τα ανωτέρω, παρακαλούμε να απευθύνεστε στο μέλος της ΟΔΕ που έχει οριστεί αρμόδιο για τη Διεύθυνσή σας. Συνημμένα: 1. Πίνακας Μεταδεδομένων 2. Πίνακας Ροής Εγγράφων 3. Το υπ αριθμ. 20868/29.9.10 έγγραφο του Υπ.Εσ.Α.Η.Δ. Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ Δ/ΝΣΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ& ΑΠΛ/ΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΒΑΡΒΑΡΑ ΧΑΤΖΗΕΥΣΤΑΘΙΑΔΟΥ 9
ΠΙΝΑΚΑΣ ΜΕΤΑΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Είδος πράξης Θεματική Ενότητα E-mail για ενημέρωση ανάρτησης Αριθμός τεύχους ΦΕΚ και έτος ΑΔΑ προηγούμενης πράξης ΑΔΑ συσχετιζόμενων πράξεων ΑΦΜ Φορέα Επωνυμία Φορέα ΑΦΜ Αναδόχου Επωνυμία Αναδόχου Περιγραφή Αντικειμένου Ποσό δαπάνης/συναλλαγής με ΦΠΑ CPV (αριθμ. τυποποίησης & ταξινόμησης) Από τον πίνακα «Είδη πράξεων» Από τον πίνακα «Θεματικές Ενότητες» Το e-mail του συντάκτη του εγγράφου Αν πρόκειται για απόφαση που έχει δημοσιευτεί σε ΦΕΚ Σε περίπτωση ορθής επανάληψης Σε περίπτωση πράξης που σχετίζεται με άλλες πράξεις (πχ.απόφαση Δ.Σ.), όπου χρειάζεται (αφορά τις περιπτώσεις που η προκήρυξη απαιτείται να σταλεί για δημοσίευση στην Ε.Ε.) 10
11