ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΓΚΥΚΛIΟΣ

(ΟΜΜΙΤΤΕΟ ΤΟ EXCELLENCE Ε.Α. ΥΠ. ΑΡ 78/2010. ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΓΚΥΚΛIΟΣ ΠΡΟΣ: Πανεπιστημιακή Κοινότητα ΑΠΟ: ΘΕΜΑ: ΗΜΕΡ.: Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών Αναθεώρηση Εγκυκλίου 29/2007 για την «Πολιτική Αποζημίωσης των Εξόδων Αποστολής στο Εξωτερικό» 13 Απριλίου 2010 Το Συμβούλιο του Πανεπιστημίου Κύπρου στην 173η Συνεδρία του ημερομηνίας 11 lανουαρίου 201 Ο αποφάσισε όπως: «το Πανεπιστήμιο ακολουθήσεβ την πολιτική της Δημόσιας Υπηρεσίας, με βάση την οποία οι δικαιούχοι θα αποζημιώνονται για τα πραγματικά τους έξοδα διαμονής (και προγεύματος) με ανώτατο όριο το 60%) του εγκεκριμένου επιδόματος συντήρησης για τη χώρα/πόλη όπου διαμένουν. Η νέα πολιτική θα τεθεί σε ισχύ από την 1 η ΜαΙΌυ 201 ο». Σύμφωνα με την πιο πάνω απόφαση, η Εγκύκλιος Ε.Δ ΥΠ. ΑΡ. 29/2007 τροποποιείται μόνο στο Μέρος Δ1 (α) και (β) «Διατάξεις που διέπουν την καταβολή επιδόματος συντήρησης εξωτερικού - Επίδομα Συντήρησης Πανεπιστημιακού Μέλους που εδρεύει στην Κύπρο», (Σελίδα 2 και 3). Έχει επίσης αναθεωρηθεί το Μέρος Ζ (1,2,3 και 4) «Οδοιπορικά Έξοδα μετάβασης από και προς το αεροδρόμιο», όπου φαίνονται οι χρεώσεις των Οδοιπορικών εξόδων σε Ευρώ ( ), αντί σε ΛΚ (f). Η Εγκύκλιος Ε.Δ ΥΠ. ΑΡ. 29/2007 καταργείται και η αναθεωρημένη Εγκύκλιος Ε.Δ. ΥΠ' ΑΡ. 78 /201 Ο, τίθετ ε ισ ύ πό την 1 η ΜοίΌυ 2010. :~J::ιστοφίδης Διευθυντής Διοίκησης και Οικονομικών ΑΘ/ΑΧΔ

ΠΑΝΕΠΙΣΤ ΜΙΟ ΚΥΠΡΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ Οι πιο κάτω ορισμοί ειναl εφαρμόσιμοι για σκοπούς της παρούσας εγκυκλίου: 11 Πανεπιστημιακό Μέλος Πανεπιστημιακό μέλος ορίζεται οποιοδήποτε μέλος του Ακαδημαϊκού, Διοικητικού ή άλλου Προσωπικού του Πανεπιστημίου Κύπρου ή εκπρόσωπος του Πανεπιστημίου. 11 Υπεύθυνος Λειτουργός που Ασκεί 'Έλεγχο στα Κονδύλια Σύμφωνα με τον Περί του Προϋπολογισμού του Πανεπιστημίου Κύπρου Νόμο, Υπεύθυνος Λειτουργός που ασκεί έλεγχο στα κονδύλια ορίζεται κάθε άλλος Λειτουργός στον οποίο εκχωρείται εξουσία από τον Υπεύθυνο Λειτουργό, Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών. 11 Επίδομα Συντήρησης Επίδομα συντήρησης ορίζεται το ποσό που καθορίζεται από καιρό σε καιρό για κάθε χώρα ή πόλη και καταβάλλεται σε Πανεπιστημιακό μέλος για τα έξοδα διαμονής και διατροφής του, καθώς και άλλα προσωπικά του έξοδα (φιλοδωρήματα, τοπικά τηλεφωνήματα, τοπικά έξοδα διακίνησης κλπ) λόγω της παραμονής του εκτός έδρας. 11 Παραμονή Εκτός 'Έδρας Παραμονή εκτός έδρας ορίζεται η υπηρεσιακή παραμονή Πανεπιστημιακού μέλους σε άλλη χώρα. 1. Αποστολή Πανεπιστημιακών μελών στο εξωτερικό που εμπίπτουν στα πλαίσια ερευνητικών δραστηριοτήτων ή ερευνητικών Ι προγραμμάτων, θεωρούνται εγκεκριμένες με την έγκριση των αντίστοιχων δραστηριοτήτων Ι προγραμμάτων, νοουμένου ότι υπάρχουν οι απαραίτητες πιστώσεις. 2. Για οποιεσδήποτε άλλες αποστολές πέραν από αυτές που αναφέρονται στο 81, απαιτείται η εκ των προτέρων έγκριση από αρμόδιο όργανο. 1

1. Οικονομική Θέση Το αεροπορικό εισιτήριο για «OBKoνoμ~Kή θέση» αποζημιώνεται πλήρως, με την υποβολή: Κάρτας επιβίβασης (Boarding Card) ή στελέχους χρησιμοποιημένου εισιτηρίου και Πρωτότυπου τιμολογίου (το οποίο εκδόθηκε στο όνομα του Πανεπιστημίου Κύπρου) ή πρωτότυπης απόδειξης πληρωμής του ταξιδιωτικού γραφείου (σε περίπτωση που το κόστος του αεροπορικού εισιτηρίου καταβληθεί από το Πανεπιστημιακό μέλος). Σε περίπτωση χρήσης "e- ticket" θα πρέπει να υποβάλλονται: Χρησιμοποιημένες «κάρτες επιβίβασης» (Boarding Cards) και Απόδειξη Πληρωμής (όπου υπάρχει) ή βεβαίωση για την πληρωμή. Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατή η υποβολή της κάρτας επιβίβασης (Boarding Card) για σκοπούς αποζημίωσης του εισlτηριου, θα πρέπει να υποβάλλεται από το Πανεπιστημιακό μέλος γραπτή βεβαίωση πραγματοποίησης της αποστολής. 2. Πρώτη Θέση (Business/ Club Class) Εισιτήριο «πρώτης θέσης (Business/ Club Class)>> αποζημιώνεται με το ποσό που αντιστοιχεί στην «οικονομική θέση» εκτός των περιπτώσεων που αναφέρονται στην Παρ. Δ7(α)(ϊ). 1. Επίδομα Συντήρησης Πανεπιστημιακού Μέλους που Εδρεύει στην Κύπρο Σε Πανεπιστημιακό μέλος που εδρεύει στην Κύπρο καταβάλλεται: (α) επίδομα διανυκτέρευσης με πρόγευμα, αφού προσκομίσει πρωτότυπη απόδειξη διαμονής σε ξενοδοχείο στο οποίο προσφέρεται και πρόγευμα. Αποζημιώνονται τα πραγματικά έξοδα διανυκτέρευσης που αναγράφονται στην απόδειξη χρέωσης (τιμολόγιο) του ξενοδοχείου, μέχρι ανωτάτου ορίου ίσου με ποσοστό 600/0 του εγκεκριμένου για τη χώρα ή πόλη επιδόματος συντήρησης εξωτερικού. (β) (ι) επίδομα διανυκτέρευσης σε ξενοδοχείο, χωρίς πρόγευμα, μέχρι του ανωτάτου ορίου ίσου με ποσοστό 500/0 του εγκεκριμένου επιδόματος συντήρησης εξωτερικού, με την προσκόμιση πρωτότυπης απόδειξης ξενοδοχείου. Τροποποίηση σύμφωνα με απόφαση της 173ης Συνεδρίας του Συμβουλίου ΠΚ ημερομηνίας 11 Ιανοuαρίου 2010 2

(11) επίδομα για πρόγευμα ίσο με το ποσοστό του 100/0 του εγκεκριμένου επιδόματος το ξενοδοχείο δεν παρέχει πρόγευμα, συντήρησης εξωτερικού, στην περίπτωση που (γ) ΕπΒδομα γεύματος για τα έξοδα γεύματος ή δείπνου λόγω της παραμονής του εκτός έδρας. Κάθε γεύμα είναι ίσο με το ποσοστό του 200/0 του εγκεκριμένου επιδόματος, με μέγιστο αριθμό γευμάτων 2 (μεσημεριανό - βραδινό). Τροποποίηση σύμφωνα με απόφαση της 173ης Συνεδρίας του Συμβουλίου του ΟΚ ημερομηνίας 11 Ιανουαρίου 2010 (δ) ποσοστό 58ΟΙο του εγκεκριμένου για τη χώρα ή πόλη επιδόματος συντήρησης εξωτερβκού, σε περίπτωση που δεν υποβληθούν τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία διαμονής σε ξενοδοχείο όπως αυτά αναφέρονται στην Παρ. Δ6. Το 580/0 του εγκεκριμένου επιδόματος περιλαμβάνει: φ Επίδομα Γεύματος ύψους 400/0 (200/0 για έξοδα γεύματος και 20% για έξοδα δειπνου),καl φ Επίδομα Διανυκτέρευσης ύψους 18%. 2. Περιπτώσεις Κάλυψης Εξόδων Πέραν του Εγκεκριμένου Eπ~δόματoς Διανυκτέρευσης (α) Τα έξοδα που αναφέρονται στην Παρ. Δ1(α) και (β) πιο πάνω είναι τα ανώτατα που μπορούν να καταβάλλονται σε Πανεπιστημιακά μέλη για τους σκοπούς του επιδόματος συντήρησης εξωτερικού. (β) Ο Διευθυντής Διοίκησης και Οικονομικών μπορεί, με ειδική απόφασή του δεόντως αιτιολογημένη, που θα λαμβάνεται πριν τη μετάβαση του Πανεπιστημιακού μέλους στο εξωτερικό, να εγκρίνει την καταβολή πραγματικών εξόδων διανυκτέρευσης σε Πανεπιστημιακά μέλη που υπερβαίνουν το καθορισμένο ανώτατο όριο του εγκεκριμένου επιδόματος συντήρησης εξωτερικού. (ί) Όταν τα Πανεπιστημιακά μέλη συμμετέχουν σε συνέδρια όπου οι διοργανωτές 11 έχουν προκαθορίσει συγκεκριμένο ξενοδοχείο για τη διαμονή των συμμετεχόντων χωρίς να παρέχουν ευχέρεια επιλογής άλλου ξενοδοχείου και 11 είτε επιβάλλεται πέραν πάσης λογικής αμφιβολίας η διαμονή του Πανεπιστημιακού μέλους στο ξενοδοχείο αυτό είτε το συνέδριο διοργανώνεται σε χώρα όπου είναι αδύνατο να διαπιστωθεί η ύπαρξη άλλων ξενοδοχείων στην πόλη ή περιοχή όπου αυτό διεξάγεται (οι δύο προϋποθέσεις πρέπει να συντρέχουν). (ii) Εκεί όπου οι τιμές των ξενοδοχείων αυξάνονται κατά καιρούς σημαντικά, λόγω του ότι στην πόλη ή περιοχή όπου βρίσκονται διοργανώνεται κατά την ίδια περίοδο κάποιο σημαντικό συνέδριο ή έκθεση. 3

(ίίί) Σε περιπτώσεις συμμετοχής Πανεπιστημιακών μελών σε αποστολές στο εξωτερικό σης οποίες συμμετέχουν και ιδιωτικοί οργανισμοί και η πρωτοβουλία για την οργάνωση της αποστολής και της επιλογής των ξενοδοχείων αναλαμβάνεται από τον lδιωηκό οργανισμό. (γ) Περιπτώσεις όπου το εγκεκριμένο επίδομα συντήρησης εξωτερικού καθίσταται ανεπαρκές, λόγω αισθητής διαφοροποίησης του ύψους του, ως αποτέλεσμα αλλαγής του εθνικού νομίσματος ή σημαντικής μείωσης της αγοραστικής του αξίας, θα εξετάζονται από τις Αρμόδιες Αρχές του Πανεπιστημίου με την προσκόμιση των αναγκαίων δlκαιολογηηκών. 3. Επίδομα Πανεπιστημιακού Μέλους που Εδρεύει στο ΕξωτεΡΒκό 1 Σε Πανεπιστημιακό μέλος που βρίσκεται στο εξωτερικό, καταβάλλονται: (α) Για την παραμονή του εκτός έδρας, εκτός στην Κύπρο, τα επιδόματα που προβλέπονται στις Παρ. Δ1 - Δ2 των παρόντων Διατάξεων που διέπουν την καταβολή επιδόματος συντήρησης εξωτερικού. (β) Για παραμονή του εκτός έδρας στην Κύπρο, τα επιδόματα με βάση το σχέδιο επιδόματος απουσίας εκτός έδρας στην Κύπρο. 4. Μείωση Επιδόματος Συντήρησης Τα επιδόματα που προβλέπονται στις Παρ. Δ1 - Δ3 των παρόντων Διατάξεων μειώνονται κατά 200/0 μετά τη συμπλήρωση συνεχούς παραμονής 30 ημερών στην ίδια πόλη. Η προσωρινή διακοπή της παραμονής μέχρι 5 μέρες πριν τη συμπλήρωση των 30 ημερών είτε μετά, δε θεωρείται ως διακοπή της συνεχούς παραμονής στην ίδια πόλη. 5. Περιπτώσεις όπου δεν Καταβάλλεται Επίδομα Συντήρησης (α) Επίδομα διανυκτέρευσης ή/ και γεύματος δεν καταβάλλεται για καθοδόν (εντός του μεταφορικού μέσου) διανυκτέρευση ή γεύμα (β) Για ης επίσημες αργίες 25 Δεκεμβρίου, 26 Δεκεμβρίου, 1 η lανουαρίου, Μεγάλο Σάββατο, Κυριακή του Πάσχα και 1 η ΜαΤου εφόσον αυτές ισχύουν και στη χώρα μετάβασης, δεν καταβάλλεται επίδομα συντήρησης. 1 πανεπιστημιακό μέλος το οποίο εδρεύει στο εξωτερικό θεωρείται για παράδειγμα (στο παρόν στάδιο) το προσωπικό των Γραφείων «Ευρωπαϊκής Συνεργασίας» και «Ευρωπαϊκού Γραφείου Κύπρου» στις Βρυξέλλες. 4

6. Απόδειξη Διαμονής σε Ξενοδοχείο (α) Το επίδομα συντήρησης εξωτερικού καταβάλλεται ύστερα από προσκόμιση από το Πανεπιστη μιακό μέλος πρωτότυπης απόδειξης πληρωμής! τιμολόγιο, στο οποίο να είναι εμφανής η χρέωση που αφορά στο ποσό της διαμονής. (β) Στην περίπτωση που η κράτηση σε ξενοδοχείο γίνεται μέσω πρακτορείου, δεν είναι αρκετό να προσκομίζεται τιμολόγιο ή απόδειξη του πρακτορείου, αλλά είναι απαραίτητη η προσκόμιση και φωτοαντίγραφου του διατακτικού (voucher) του πρακτορείου για την κράτηση στο συγκεκριμένο ξενοδοχείο. (γ) Βεβαιώσεις διαμονής από το ξενοδοχείο ή άλλες παρόμοιες βεβαιώσεις δε θα γίνονται αποδεκτές για σκοπούς καταβολής του επιδόματος δlανυκτέρευσης. 7. Επίδομα Συντήρησης Πανεπιστημαακών Μελών Ειδικής Κατηγορίας (α) (ί) Στην Ειδική Κατηγορία περιλαμβάνονται: Πρόεδρος Συμβουλίου του Πανεπιστημίου Κύπρου 11 Αντιπρόεδρος Συμβουλίου του Πανεπιστημίου 11 Πρύτανης 11 Αντιπρυτάνεις (ίί) Όσον αφορά τα μέλη του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου Κύπρου εντάσσονται στην κατηγορία αυτή μόνο για αποστολές που αφορούν στις αρμοδιότητες τους ως μελών του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου. (ίίί) Ο Πρύτανης (και οι Αντιπρυτάνεις), εντάσσονται στην κατηγορία αυτή μόνο για αποστολές που αφορούν σε καθήκοντα της Π ρυτανείας. (β) Στην περίπτωση των πιο πάνω Πανεπιστημιακών αξιωματούχων μελών καταβάλλονται, ύστερα από προσκόμιση απόδειξης, τα πραγματικά τους έξοδα διανυκτέρευσης και επιπρόσθετα ποσοστό 750/0 επιδόματος συντήρησης που ισχύει για τη χώρα ή πόλη. (γ) Τα επιδόματα για γεύμα ή δείπνο για την κατηγορια αυτή, καθορίζονται σε ποσοστό 380/0 του εγκεκριμένου για τη χώρα ή πόλη επιδόματος συντήρησης. (δ) Τα Πανεπιστημιακά μέλη που εμπίπτουν στην Ειδική Κατηγορία που φαίνονται στην Παρ. Δ7(α)(Ο πιο πάνω μπορούν να κάνουν χρήση αεροπορικής θέσης Business ή Club Class. 5

(α) Για αποστολές που γίνονται στο πλαίσιο Εξωτερικών Ερευνηηκών Προγραμμάτων ισχύουν οι πρόνοιες της παρούσας εγκυκλίου εκτός των περιπτώσεων όπου τα συμβόλαια των Προγραμμάτων αυτών προνοούν διαφορετικά. (β) Αποζημιώσεις για αποστολές στο εξωτερικό που αφορούν Ερευνητικές Δραστηριότητες καταβάλλονται από τον Προϋπολογισμό του έτους στο οποίο εμπίπτει η έναρξη του ταξιδιού και νοουμένου ότι υπάρχουν οι απαραίτητες πιστώσεις. (γ) Αποζημιώσεις για αποστολές στο εξωτερικό που αφορούν Ερευνητικές Δραστηριότητες καταβάλλονται και σε μέλη του προσωπικού που βρίσκονται με «Σαββατική Άδεια». Δεν καταβάλλονται αποζημιώσεις σε άτομα με «Άδεια Άνευ Απολαβών». ΕΞΟΔΑ 1. Επίδομα ΕκπαΒδευσης Μικρής Χρονικής Διάρκειας των Πανεπιστημιακών Μελών στο Εξωτερικό Καθορίζεται ως ποσοστό του εγκεκριμένου επιδόματος συντήρησης εξωτερικού και καταβάλλεται σύμφωνα με τις πιο κάτω διατάξεις που διέπουν την καταβολή του, όπως ισχύουν μέχρι σήμερα ή ενδεχομένως διαφοροποιηθούν στο μέλλον. Διάρκεια ΕκπαΒδευσης 'Ύψος Επιδόματος Μέχρι 7 μέρες Μέχρι 15 μέρες 1000;0 750;0 Μέχρι Μέχρι 1 μήνα 2 μήνες 600;0 400;0 Πάνω από 2 μήνες 300;0 1. Χρήση Τ αξβ Όταν το Πανεπιστημιακό μέλος χρησιμοποιήσει ταξί για την μετάβαση του από και προς τα αεροδρόμια αφίξεως και αναχωρήσεως, με την προσκόμιση της απόδειξης πληρωμής, του καταβάλλεται το αντίημο που αναγράφεται στην απόδειξη. 6

2. Χρήση lδιωηκού Αυτοκινήτου Όταν το Πανεπιστημιακό μέλος χρησιμοποιήσει ιδιωτικό μέσο για την μετάβαση του από και προς το αεροδρόμιο, καταβάλλεται το συνολικό ποσό των 30 ( 15 για την μετάβαση και 15 για την επιστροφή), χωρίς απόδειξη. Σημειώνεται ότι, οποιαδήποτε άλλα έξοδα διακίνησης στη χώρα μετάβασης (π.χ. έξοδα ενοικίασης αυτοκινήτου), εμπίπτουν στα τοπικά έξοδα διακίνησης και συνεπώς καλύπτονται από το επίδομα συντήρησης. 3. Στάθμευση στο Χώρο Στάθμευσης του Αεροδρομίου Όταν το Πανεπιστημιακό μέλος χρησιμοποιήσει το δικό του αυτοκίνητο για τη μετάβαση του από και προς το αεροδρόμιο και σταθμεύσει στο χώρο στάθμευσης του αεροδρομίου, με την προσκόμιση της απόδειξης πληρωμής από την ειδική συσκευή που βρίσκεται στο χώρο στάθμευσης του αεροδρομίου, καταβάλλεται το αντίτιμο της απόδειξης, με ανώτατο όριο τα 50. Επίσης, αποζημιώνεται με επιπλέον 15 έναντι της χρήσης του οχήματος τόσο για τη μετάβαση όσο και για την επιστροφή. 4. Στάθμευση σε lδοωηκό Χώρο Στάθμευσης Όταν το Πανεπιστημιακό μέλος χρησιμοποιήσει ιδιόκτητο αυτοκίνητο για τη μετάβαση του από και προς το αεροδρόμιο και σταθμεύσει σε ιδιωτικό χώρο στάθμευσης, με την προσκόμιση της απόδειξης πληρωμής για τη στάθμευση, καταβάλλεται το αντίτιμο της απόδειξης, με ανώτατο τα 50. Επίσης, αποζημιώνεται με επιπλέον 15 έναντι της χρήσης του οχήματος τόσο για τη μετάβαση όσο και για την επιστροφή. Τα αιτήματα για αποζημίωση εξόδων αποστολής υποβάλλονται στις Οικονομικές Υπηρεσίες εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος από την ημερομηνία επιστροφής στην Κύπρο συμπληρώνοντας τα έντυπα: Ii «Εντολή! Οδηγία Πληρωμής» - Παράρτημα Ι Ii «Έντυπο Υποβολής Εξόδων Εξωτερικού» - Παράρτημα 11 Η επιταγή εκδίδεται από το Λογιστήριο εντός ενός (1) μηνός από την ημερομηνία υποβολής του αιτήματος για αποζημίωση, εφόσον τα αιτήματα είναι επαρκώς τεκμηριωμένα. Σε περίπτωση καθυστέρησης έκδοσης της επιταγής πέραν του ενός (1) μηνός μπορεί να υποβληθεί παράπονο στο Γ ραφείο του Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών ο οποίος αναλαμβάνει να δίδει απάντηση και να επιλύει το ζήτημα εντός πέντε (5) εργάσιμων ημερών. 7

Σε περιπτώσεις που προβλέπεται ότι θα προκύψουν μεγάλες δαπάνες στο εξωτερικό, το Πανεπιστημιακό μέλος μπορεί να ζητήσει προκαταβολή το μέγιστο ποσό της οποίας καθορίζεται στο 700/0 του επιδόματος συντήρησης. Για να γίνει δυνατή η καταβολή της προκαταβολής θα πρέπει να υποβληθεί σχετικό αίτημα στις Οικονομικές Υπηρεσίες, 15 ημερολογιακές μέρες πριν από την ημερομηνία αναχώρησης, συμπληρώνοντας το «Έντυπο Προκαταβολής» (Παράρτημα 111). Σε περίπτωση που το αίτημα για προκαταβολή δεν υποβληθεί έγκαιρα, δε θα καταβάλλεται προκαταβολή και το συνολικό ποσό θα πληρώνεται μετά την επιστροφή του Πανεπιστημιακού μέλους και την υποβολή αιτήματος καταβολής εξόδων εξωτερικού. Σε περίπτωση ακύρωσης του ταξιδιού, το ποσό της προκαταβολής επιστρέφεται αμέσως ή αποκόπτεται από τη μισθοδοσία του αμέσως επόμενου μήνα. Η Εσωτερική αυτή Εγκύκλιος που αφορά στην «ΠολΒΤ6κή ΑποζημΒωσης Εξόδων Αποστολής στο Εξωτερικό» σε Πανεπιστημιακό μέλος, υιοθετεί τις βασικές πρόνοιες των σχετικών εγκυκλίων του Υπουργείου Οικονομικών όπως αυτές αναθεωρούνται κατά καιρούς. 8