14SYMV

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ Ιουλίδα Κέας 23/06/2014 ΝΟΜΟΣ ΚΥΚΛΑΔΩΝ Αρ. Πρωτ.: 4412 ΔΗΜΟΣ ΚΕΑΣ ΣΥΜΒΑΣΗ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ: «ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ» (CPV: 72261000-2) Στην Κέα σήμερα, 23 Ιουνίου 2014, ημέρα Δευτέρα, στην Ιουλίδα Κέας και συγκεκριμένα στο Δημαρχείο Κέας, οι : α. Ο κ. Αντώνιος Β. Δεμένεγας, Δήμαρχος Κέας, ως εκπρόσωπος του Δήμου Κέας, για λογαριασμό του οποίου συνάπτεται η παρούσα Σύμβαση και που θα αποκαλείται εφεξής «Αναθέτουσα Αρχή» και β. Η κ. Δέσποινα Ρικανιάδη, νόμιμη εκπρόσωπος της εταιρείας ΝΟΗΣΙΣ - Εκπαίδευση, Μελέτες, Εφαρμογές Πληροφορικής Ανώνυμος Εταιρεία με διακριτικό τίτλο ΝΟΗΣΙΣ Πληροφορική Α.Ε, που εδρεύει στο Π. Φάληρο Αττικής, οδός Λ. Αμφιθέας 109, με ΑΦΜ 094387080, ΦΑΕ Πειραιά καλούμενη στο εξής Ανάδοχος, συμφώνησαν και συναποδέχθηκαν τα εξής : ΑΡΘΡΟ 1 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Η Αναθέτουσα Αρχή, σύμφωνα με την υπ. αριθ. 215/2014 απόφαση Δημάρχου και την υπ αριθμ. 124/2014 απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής για διάθεση πίστωσης αναθέτει στον Ανάδοχο, για λογαριασμό του Δήμου Κέας, την υλοποίηση υπηρεσίας με θέμα: «Συντήρηση εφαρμογών λογισμικού» από την υπογραφή της παρούσας σύμβασης και έως την 31/12/2014 ανάλογα με τις υποδείξεις της υπηρεσίας και εφόσον προκύψει ανάγκη, όπως αυτό προβλέπεται στην υπ αριθμ. πρωτ. 3971/02.06.2014 συνταχθείσα μελέτη από την κα Μπουγάδη Γεωργία, υπάλληλο του Δήμου Κέας. Αναλυτικότερα οι παρεχόμενες υπηρεσίες επί των εφαρμογών λογισμικού της παρούσης προσφοράς, αφορούν αναλυτικά στα κάτωθι προγράμματα: ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΌ ΣΎΣΤΗΜΑ - Q PRIME / FINANCIALS ΕΝΟΤΗΤΑ Α: Οικονομική Διαχείριση - Περιλαμβάνει : Διαχείριση Προϋπολογισμού Διαχείριση Προμηθειών Δαπανών Λογιστήριο Ταμειακή Διαχείριση Διαχείριση Εσόδων Οικονομική Παρακολούθηση Έργων Διαχείριση Χρεογράφων Διαχείριση Αξιόγραφων Κοστολόγηση Αυτόματη (On-line) ενημέρωση Αναλυτικής Λογιστικής Εκμετάλλευσης Υποσύστημα Παραγωγής Εγγράφων Υποσύστημα Αναφορών & Εκτυπώσεων ΕΝΟΤΗΤΑ Β: Διαχείριση Αποθεμάτων ΕΝΟΤΗΤΑ Γ: Γενική Λογιστική ΕΝΟΤΗΤΑ Δ: Μητρώο Παγίων ΕΝΟΤΗΤΑ Ε: Αναλυτική Λογιστική Εκμετάλλευσης ΕΝΟΤΗΤΑ ΣΤ: Εξειδικευμένα Έσοδα Περιλαμβάνει: 14SYMV002133863 2014-06-27 1

Διαχείριση Ύδρευσης Διαχείριση Τελών Κοιμητηρίου Διαχείριση Τέλους Ακίνητης Περιουσίας (Τ.Α.Π.) ΑΔΑΜ: ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ Δημοτολόγιο Μητρώο Αρρένων Protocol Management (Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο) STAFF 5 Μισθοδοσία Προσωπικού STAFF 5 Διαχείριση Προσωπικού Ι. Συντήρηση-αναβάθμιση εφαρμογών λογισμικού Στα πλαίσια της συντήρησης αναβάθμισης των εφαρμογών λογισμικού νοείται η παροχή των ακόλουθων υπηρεσιών: Η παροχή νέων βελτιωμένων εκδόσεων (releases) ή διορθωτικών εκδόσεων (fixing updates) των εφαρμογών, ώστε να ανταποκρίνονται στην κείμενη νομοθεσία (χωρίς να αλλάζουν ουσιωδώς την υφιστάμενη λειτουργικότητα) και στην αφαίρεση / αναίρεση αστοχιών/ελαττωμάτων (bug fixing), καθώς και αντίστοιχων εκδόσεων των εγχειριδίων χρήσεως που συνοδεύουν τις εφαρμογές. Παροχή οιασδήποτε πληροφορίας και συμβουλής για τον χειρισμό ή την λειτουργία των εφαρμογών τηλεφωνικώς, μέσω e-mail ή μέσω modem αν υπάρχει δυνατότητα. Ειδικότερα: o Τηλεφωνική υποστήριξη για τη λήψη και επίλυση προβλημάτων και συγκεκριμένα: Υπηρεσίες υποστήριξης χρηστών σχετικές με την επίλυση αποριών που προκύπτουν κατά την εκτέλεση των προγραμμάτων. Η τηλεφωνική υποστήριξη δεν παρέχεται ως υποκατάστατο εργασιών τακτικής εκπαίδευσης ή άλλων υπηρεσιών που δεν αποτελούν αντικείμενο της παρούσας. o Οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο θα εκτελούνται διάφορες εργασίες. o Οδηγίες για την ορθή χρήση των προγραμμάτων από μη έμπειρους χρήστες. Ανακατασκευή και αποκατάσταση των αρχείων δεδομένων των εφαρμογών (Restore) από βλάβες που προκλήθηκαν από οιοδήποτε λόγο (μη συμπεριλαμβανομένης της κακής χρήσεως των εφαρμογών) υπό την προϋπόθεση ότι η ανακατασκευή και αποκατάστασή τους είναι δυνατή και με την προϋπόθεση ότι ο Δήμος ακολούθησε πιστά τις οδηγίες λήψης εφεδρικών αντιγράφων (backup) των αρχείων δεδομένων, ως αυτές περιγράφονται στο εγχειρίδιο χρήσεως που συνοδεύει τις εφαρμογές και τα εφεδρικά αντίγραφα των αρχείων δεδομένων του Δήμου λειτουργούν κανονικά. Υποστήριξη με χρήση απομακρυσμένης πρόσβασης (remote access), εφόσον ο Δήμος διαθέτει την κατάλληλη υποδομή (modem, λογισμικό επικοινωνίας, internet κ.λπ.). Η υποστήριξη με την χρήση απομακρυσμένης πρόσβασης, σε καμία περίπτωση δεν παρέχεται ως υποκατάστατο εργασιών εκπαίδευσης ή άλλων υπηρεσιών (όπως π.χ. λογιστικών συμφωνιών, συμφωνιών μισθοδοσίας, παραμετροποίησης λογισμικού, κλείσιμο έτους κλπ.) που παρέχονται με πρόσθετη χρέωση βάσει του τιμοκαταλόγου υπηρεσιών Τεχνικής Υποστήριξης με απομακρυσμένη πρόσβαση. ΙΙ. Τεχνική και συμβουλευτική υποστήριξη εφαρμογών λογισμικού Οι υπηρεσίες τεχνικής και συμβουλευτικής υποστήριξης παρέχονται είτε στην έδρα του Δήμου, είτε με απομακρυσμένη σύνδεση και υπολογίζονται σε 60, οι οποίες ενδεικτικά δύνανται να περιλαμβάνουν τις ακόλουθες ενέργειες: Εγκατάσταση των νέων εκδόσεων στους Η/Υ και στον server. Καθοδήγηση του προσωπικού για την επανεγκατάσταση των εφαρμογών και των αρχείων δεδομένων που δημιουργήθηκαν από αυτές από τα αντίγραφα ασφαλείας που τηρούνται, σε περίπτωση βλάβης του ηλεκτρονικού υπολογιστή. 2

Μεταφορά των βάσεων δεδομένων και η εγκατάσταση της σχεσιακής βάσης δεδομένων MS SQL Server σε περίπτωση επανεγκατάστασης του server και έλεγχος για την ορθή λειτουργία του server και του SQL ως προς τις εφαρμογές λογισμικού. Τεχνική υποστήριξη με εξειδικευμένο προσωπικό για την ορθή παραμετροποίηση των εφαρμογών, για να είναι εύχρηστες και αποδοτικές στους χρήστες. Εκτέλεση και έλεγχος διαφόρων τεχνικών λειτουργιών στα προγράμματα όπως κλείσιμο έτους, μαζικής ακύρωσης ανεξόφλητων Χ.Ε. και μεταφορά ανεξόφλητων τιμολογίων, παραμετροποίηση εγγράφων, εκτέλεση διαφόρων queries και scripts για αναζητήσεις στοιχείων αλλά και μαζικές διορθώσεις λαθών εγγραφών κλπ. Εκπαίδευση/επανεκπαίδευση υπαλλήλων για την ορθή και πλήρη λειτουργία των εφαρμογών Q-PRIME, STAFF5. Υποστήριξη του προσωπικού για την εκτέλεση συγκεκριμένων λειτουργιών, κατόπιν ειδικών αιτημάτων (εφαρμογή ρυθμίσεων, παρακολούθηση για την τήρηση των εκάστοτε ζητουμένων στοιχείων από τα Υπουργεία στοχοθεσία- παρατηρητήριο, μητρώο δεσμεύσεων κλπ.). Υποστήριξη μέσω e-mail και remote με team viewer (χρέωση θα γίνεται για λειτουργίες που αφορούν σε λογιστικές πράξεις και γενικά σε διεκπεραίωση λειτουργικών ενεργειών που εναλλακτικά θα έπρεπε να γίνουν με επιτόπια επίσκεψη της εταιρείας και όχι για σύντομη επίλυση αποριών που επιλύονται και τηλεφωνικώς). Η εταιρεία μας, στις περιπτώσεις που απαιτείται, θα παρέχει τεχνική υποστήριξη στην έδρα του Δήμου με επιτόπια επίσκεψη ή με απομακρυσμένη σύνδεση, και εκτός εργασίμων ωρών και ημερών. ΙΙΙ. Συντήρηση τεχνική υποστήριξη του υλικού εξοπλισμού και του δικτύου Οι υπηρεσίες συντήρησης - τεχνικής υποστήριξης και επισκευής του μηχανολογικού εξοπλισμού του Δήμου (Η/Υ, εκτυπωτές, δομημένη καλωδίωση δίκτυο, servers, modems και λοιπός περιφερειακός εξοπλισμός), παρέχονται είτε στην έδρα του Δήμου, είτε με απομακρυσμένη σύνδεση και υπολογίζονται σε 20, οι οποίες ενδεικτικά δύνανται να περιλαμβάνουν τις ακόλουθες ενέργειες: Τεχνική υποστήριξη και συντήρηση για τον έλεγχο και την λειτουργία του μηχανολογικού εξοπλισμού και του δικτύου του Δήμου. Έλεγχος και επισκευή του μηχανολογικού εξοπλισμού στην έδρα της εταιρείας μας (η ευθύνη παράδοσης του προς επισκευή υλικού στην έδρα μας, είναι ευθύνη του Δήμου). Αρχικά θα γίνεται προσπάθεια επίλυσης του προβλήματος τηλεφωνικά από τεχνικό της εταιρείας μας. Εάν η αποκατάσταση της ανωμαλίας ή βλάβης του συστήματος δεν είναι δυνατή με τηλεφωνική καθοδήγηση, θα μεταφέρεται το σύστημα στις εγκαταστάσεις της εταιρείας μας για την παροχή των σχετικών υπηρεσιών. Παροχή οιασδήποτε πληροφορίας και συμβουλής τηλεφωνικώς για τον χειρισμό του μηχανολογικού εξοπλισμού και του δικτύου του Δήμου. Άμεση προτεραιότητα εξυπηρέτησης (τηλεφωνικώς ή με επίσκεψη) για απαιτούμενη τεχνική υποστήριξη (αποκατάσταση ζημιάς ή βλάβης) του παραπάνω τεχνικού εξοπλισμού από ειδικευμένο προσωπικό της εταιρείας μας. Η εταιρεία μας, στις περιπτώσεις που απαιτείται, θα παρέχει τεχνική υποστήριξη στην έδρα του Δήμου με επιτόπια επίσκεψη ή με απομακρυσμένη σύνδεση, και εκτός εργασίμων ωρών και ημερών. Στις προαναφερθείσες παροχές δεν συμπεριλαμβάνονται οι κάτωθι δαπάνες: α) Οι δαπάνες ανταλλακτικών και αναλωσίμων β) Οι δαπάνες εγκατάστασης νέου τεχνικού εξοπλισμού 3

Οι παρεχόμενες υπηρεσίες θα αποδεικνύονται από τα συμπληρωμένα και υπογεγραμμένα από τον Δήμο δελτία επίσκεψης, στα οποία θα φαίνεται η περιγραφή της υπηρεσίας καθώς και η διάρκεια της. Στις περιπτώσεις που οι υπηρεσίες θα παρέχονται στα γραφεία της εταιρείας, αυτές θα αποδεικνύονται από συμπληρωμένο δελτίο τεχνικής υποστήριξης, υπογεγραμμένο από τον διευθυντή του σχετικού τομέα. Στις περιπτώσεις που οι υπηρεσίες θα παρέχονται με απομακρυσμένη σύνδεση, αυτές θα αποδεικνύονται από εκτύπωση του ηλεκτρονικού αρχείου καταγραφής της σύνδεσης που αυτομάτως τηρείται από την εφαρμογή του ΤeamViewer, υπογεγραμμένο από τον διευθυντή του σχετικού τομέα και θα πιστοποιείται από τον Δήμο. Η εταιρεία δεν θα ευθύνεται απέναντι στον Δήμο για αποκατάσταση βλάβης ή ζημίας λόγω κακής χρήσης του λογισμικού η /και του μηχανολογικού εξοπλισμού εάν ο τελευταίος προβεί σε προσθήκες ή τροποποιήσεις ο ίδιος ή τρίτοι. Εξαιρείται η περίπτωση όπου ο Δήμος θα επέμβει στις εφαρμογές λογισμικού ή στο λογισμικό συστήματος των Η/Υ και των servers με σκοπό την λειτουργική τους αποκατάσταση ή μετατροπή τους, μόνο με την καθοδήγηση της εταιρείας. Η εταιρεία καμία ευθύνη δεν θα φέρει για την περίπτωση που λόγω βλάβης του σκληρού δίσκου του συστήματος υπάρχει απώλεια δεδομένων. Γι αυτό είναι απαραίτητη από τον Δήμο η διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας (Backup) σε τουλάχιστον δύο αντίγραφα. Για λόγους ασφαλείας των εγκατεστημένων εφαρμογών λογισμικού και των αρχείων των δεδομένων, δεν θα πρέπει ο Δήμος να εγκαταστήσει άλλες εφαρμογές ή εξαρτήματα χωρίς την προηγούμενη επικοινωνία με την εταιρεία. Κακή χρήση των εφαρμογών αποτελεί κάθε χρήση που, απαγορεύεται ή δεν περιλαμβάνεται στο εγχειρίδιο χρήσης που συνοδεύει τις εφαρμογές τόσο από τους υπαλλήλους του Δήμου όσο και από τρίτα πρόσωπα. ΑΡΘΡΟ 2 ΙΣΧΥΟΥΣΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ Στην παρούσα Σύμβαση ισχύουν οι διατάξεις του Ν.3463/2006 όπως επίσης και του Π.Δ. 28/80 Περί εκτελέσεως έργων και προμηθειών ΟΤΑ. ΑΡΘΡΟ 3 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η συνολική αμοιβή του Αναδόχου είναι 10.067,55 συμπ. ΦΠΑ 23% (ήτοι 8.185,00 συν Φ.Π.Α. 23%), όπως αναλυτικά περιγράφεται στην υπ' αριθ. πρωτ. 4381/19-6-2014 οικονομική προσφορά του αναδόχου. ΑΡΘΡΟ 4 ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η διάρκεια της παρούσας Σύμβασης αρχίζει από την υπογραφή της παρούσας σύμβασης και έως την 31/12/2014, ανάλογα με τις υποδείξεις της υπηρεσίας και εφόσον προκύψει ανάγκη. Η Σύμβαση δύναται, όμως, να παραταθεί με κοινή συμφωνία των συμβαλλόμενων μερών, ως προς τα χρονικά όρια και όχι ως προς το οικονομικό αντικείμενο. ΑΡΘΡΟ 5 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΗΣ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑΣ ΑΡΧΗΣ Η Αναθέτουσα Αρχή υποχρεούται στην παροχή όλων των απαραίτητων στοιχείων στον Ανάδοχο για την υλοποίηση της Υπηρεσίας. 4

ΑΡΘΡΟ 6 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Καθ όλη τη διάρκεια της υλοποίησης της Υπηρεσίας, ο Ανάδοχος θα πρέπει να συνεργάζεται στενά με την Αναθέτουσα Αρχή και υποχρεούται να λαμβάνει υπόψη του οποιεσδήποτε παρατηρήσεις της σχετικά με την εκτέλεση των υπηρεσιών του. Ο Ανάδοχος θα είναι πλήρως και αποκλειστικά μόνος υπεύθυνος για την τήρηση της ισχύουσας νομοθεσίας ως προς το απασχολούμενο από αυτόν προσωπικό για την εκτέλεση των υποχρεώσεων της Σύμβασης. ΑΡΘΡΟ 7 ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ Καθ όλη τη διάρκεια της Σύμβασης, αλλά και μετά τη λήξη ή λύση αυτής, ο Ανάδοχος θα αναλάβει την υποχρέωση να τηρήσει εμπιστευτικές και να μη γνωστοποιήσει σε οποιονδήποτε τρίτο, οποιαδήποτε έγγραφα ή πληροφορίες που θα περιέλθουν σε γνώση του κατά την εκτέλεση των υπηρεσιών και την εκπλήρωση των υποχρεώσεών του. Επίσης θα αναλάβει την υποχρέωση να μην γνωστοποιήσει μέρος ή το σύνολο των υπηρεσιών που θα εκτελέσει χωρίς την προηγούμενη έγγραφη συγκατάθεση της Αναθέτουσας Αρχής. ΑΡΘΡΟ 8 ΑΠΟΔΟΧΗ ΟΡΩΝ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΑ Η παρούσα συντάχθηκε σε τρία (3) όμοια πρωτότυπα, και αφού ανεγνώσθη, υπογράφηκε και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη. Η υπογραφή της παρούσας σύμβασης σημαίνει και την πλήρη αποδοχή όλων των όρων αυτής από τα συμβαλλόμενα μέρη. Ένα εκ των αντιγράφων θα επισυναφθεί στο χρηματικό ένταλμα πληρωμής. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ ΓΙΑ ΤΟ ΔΗΜΟ ΚΕΑΣ Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ Για τη ΝΟΗΣΙΣ Πληροφορική Α.Ε. ΑΝΤΩΝΙΟΣ ΔΕΜΕΝΕΓΑΣ Δήμαρχος Κέας ΔΕΣΠΟΙΝΑ ΡΙΚΑΝΙΑΔΗ Διευθύνουσα Σύμβουλος 5