ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΕΚΘΕΣΗΣ «PHARMA POINT 2017» Ο Φαρµακευτικός Σύλλογος Θεσσαλονίκης (Φ.Σ.Θ.) ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ διαγωνισµό για την επιλογή Αναδόχου - οργανωτικού γραφείου που θα αναλάβει τη διοργάνωση και τη διαχείριση του Φαρµακευτικού Συνεδρίου-Έκθεσης «PHARMA POINT 2017» Όσοι επιθυµούν να λάβουν µέρος στο διαγωνισµό πρέπει να υποβάλλουν προσφορές, σύµφωνα µε τα οριζόµενα εις την παρούσα προκήρυξη, µέσα σε αποκλειστική προθεσµία δεκαπέντε (15) ηµερών από την εποµένη της δηµοσίευσης της περίληψης της παρούσας σε δύο ηµερήσιες πολιτικές εφηµερίδες και το αργότερο µέχρι ώρα 14.00 της ηµέρας αυτής. Η διενέργεια του διαγωνισµού θα λάβει χώρα την 23 η Μαΐου 2016 και ώρα 15:00 στα γραφεία του Φαρµακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη. Οι ενδιαφερόµενοι θα υποβάλουν τον φάκελο προσφοράς τους, καταθέτοντας τον αυτοπροσώπως, ή µε ειδικά προς τούτο εξουσιοδοτηµένο εκπρόσωπο τους, εις τα γραφεία του Φαρµακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη, ή αποστέλλοντας τον ταχυδροµικά µε συστηµένη επιστολή ή courier εις την ως άνω διεύθυνση. Στην περίπτωση της ταχυδροµικής αποστολής ο Φ.Σ.Θ. ουδεµία ευθύνη φέρει για τον χρόνο και το περιεχόµενο των φακέλων προσφοράς που θα αποσταλούν. Προσφορές που κατατίθενται µετά την παραπάνω ηµεροµηνία και ώρα, είναι εκπρόθεσµες και επιστρέφονται. 1. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Διαγωνισµός: Διαγωνισµός µε κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συµφέρουσα από τεχνική και οικονοµική άποψη προσφορά για την τη διοργάνωση και τη διαχείριση του Φαρµακευτικού Συνεδρίου-Έκθεσης «PHARMA POINT 2017» Τόπος Παράδοσης: Γραφεία του Φαρµακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη Διάρκεια του Έργου: Ένα (1) έτος, µε δυνατότητα παράτασης για δύο (2) ακόµα έτη Διάρκεια ισχύος των προσφορών: Δέκα (10) ηµέρες από την εποµένη της διενέργειας του διαγωνισµού. Ο διαγωνισµός θα διεξαχθεί σύµφωνα µε τους όρους που περιέχονται στην παρούσα Διακήρυξη και σύµφωνα µε την αναλυτική τεχνική περιγραφή του έργου και τα παρακάτω άρθρα, ως ακολούθως: 2. ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΜΕΡΟΣ Α 1. Η διενέργεια διαγωνισµού µε κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συµφέρουσα από τεχνική και οικονοµική άποψη προσφορά για τη διοργάνωση και τη διαχείριση του Φαρµακευτικού Συνεδρίου-Έκθεσης «PHARMA POINT 2017» 1
2. Τα τεχνικά χαρακτηριστικά της ανωτέρω µελέτης αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α της παρούσης. 3. Δικαίωµα συµµετοχής στο διαγωνισµό έχουν τα φυσικά ή νοµικά πρόσωπα, που πληρούν τους όρους και τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στην παρούσα διακήρυξη και διαθέτουν την απαιτούµενη τεχνογνωσία καθώς και αποδεδειγµένη εµπειρία και εξειδίκευση για τη διοργάνωση και τη διαχείριση του Φαρµακευτικού Συνεδρίου-Έκθεσης «PHARMA POINT 2017» 4. Διάρκεια Έργου Η συνολική διάρκεια του έργου είναι ένα (1) έτος και αφορά αποκλειστικά τη διοργάνωση του ως άνω Συνεδρίου στη διάρκεια του έτους 2017. Ωστόσο, ο Φαρµακευτικός Σύλλογος Θεσσαλονίκης έχει τη δυνατότητα να παρατείνει την ανάθεση του έργου για δύο (2) ακόµα έτη µετά το 2017, για τη διοργάνωση του Συνεδρίου στη διάρκειά τους, µε κοινή απόφασή του µε τον ανάδοχο που θα επιλεγεί. Στην περίπτωση αυτή θα επαναπροσδιοριστεί το οικονοµικό µέρος της συµφωνίας για τα επόµενα δύο έτη. 5. Κατάρτιση, υποβολή και αποσφράγιση προσφορών. Οι προσφορές πρέπει: 5.1. Να είναι δακτυλογραφηµένες και να µη φέρουν παράτυπες διορθώσεις, σβησίµατα, διαγραφές, προσθήκες, κλπ. 5.2. Προσφορές για µέρος του έργου που ορίζει η προκήρυξη απορρίπτονται ως απαράδεκτες 5.3. Οι προσφορές πρέπει να υποβληθούν σε ένα αντίτυπο που θα τεθεί εις τον ίδιο φάκελο προσφοράς σφραγισµένο. Η αρίθµηση των σελίδων είναι υποχρεωτική. 5.4. Ο φάκελος της προσφοράς πρέπει απαραίτητα να φέρει την ΕΠΩΝΥΜΙΑ και τη ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ του Διαγωνιζόµενου και να γράφει ευκρινώς τις ενδείξεις (µε κεφαλαία): ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΤΟ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΟ ΣΥΛΛΟΓΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ PHARMA POINT 2017. 6. ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ & ΚΡΙΤΗΡΙΑ για την ανάθεση: Οι δεσµευτικές προϋποθέσεις, προκειµένου να ληφθεί υπόψη η πρόταση κάθε υποψήφιας εταιρείας είναι οι εξής: 1. Να αναλαµβάνει µε την πρότασή της την πλήρη ευθύνη για όλα τα οικονοµικά, πρακτικά και τεχνικά ζητήµατα και για όλα τα εµπορικά θέµατα τα σχετικά µε την διοργάνωση και να αναλάβει όλες τις δαπάνες σχεδίασης και υλοποίησης της διοργάνωσης και εν γένει όλο το κόστος της, µε ελάχιστες εγγυηµένες παροχές και πλήρη ανάληψη του επιχειρηµατικού ρίσκου σε περίπτωση που δεν καλυφθεί το κόστος της διοργάνωσης από τα έσοδα. 2. Να είναι µε βάση το καταστατικό του και τους κανονισµούς του ΕΟΦ «Οργανωτής Επιστηµονικών Συνεδρίων» ( PCO ), και µέλος µιας επαγγελµατικής οργάνωσης οργανωτών συνεδρίων και εκθέσεων. 3. Να διαθέτει αποδεδειγµένη εµπειρία στην διοργάνωση µεγάλων (άνω των 2.000 ατόµων) εκδηλώσεων προς ιατρούς και φαρµακοποιούς, οµοίως δε, να διαθέτει αποδεδειγµένη εµπειρία στη διοργάνωση και λειτουργία εκθέσεων, µε µεγάλη συµµετοχή εκθετών µε περίπτερα, αποδεικνυόµενη από προηγούµενες διοργανώσεις που έχει αναλάβει και που θα αποτελεί σηµαντικό κριτήριο επιλογής. Εφόσον τηρούνται οι παραπάνω προϋποθέσεις, για την πλήρη τεχνική, οικονοµική υποστήριξη και οργάνωση του Συνεδρίου από την προετοιµασία του και µέχρι την ολοκλήρωσή του, θα ληφθούν υπόψη τα κατωτέρω κριτήρια, µη περιοριστικώς αναφερόµενα. 2
Να αναπτύξει συγκεκριµένες προτάσεις και να διαθέτει αποδεδειγµένη δυνατότητα για την οργάνωση και λειτουργία του συνεδριακού - επιστηµονικού τµήµατος της διοργάνωσης, του εκθεσιακού-εµπορικού τµήµατός της και της προβολής της µε κατάλληλα και επαρκή µέσα. Να διαθέτει επαρκές προσωπικό, µε εµπειρία στην οργάνωση και λειτουργία µεγάλων ιατροφαρµακευτικών διοργανώσεων, το οποίο να καλύπτει όλες τις διαφορετικές ανάγκες της διοργάνωσης (επικοινωνία-προβολή, ανεύρεση χορηγών, λειτουργία συνεδρίου, γραµµατειακή υποστήριξη, εκθεσιακές κατασκευές και λειτουργία, λογιστική υποστήριξη κλπ). Να διαθέτει αποδεδειγµένη υποδοµή, όσον αφορά το προσωπικό, την τεχνογνωσία και τον εξοπλισµό, για παροχή διαδικτυακών υπηρεσιών επικοινωνίας και για συνεδριακές ψηφιακές εφαρµογές. Να διαθέτει οµοίως αποδεδειγµένη υποδοµή, όσον αφορά το προσωπικό, την τεχνογνωσία και τον εξοπλισµό, για παροχή δηµιουργικών και γραφιστικών υπηρεσιών. Να διαθέτει ισχυρή επικοινωνιακή δυνατότητα για την προβολή της διοργάνωσης προς το σύνολο των φαρµακείων, πανελλαδικά. Να διαθέτει φερεγγυότητα, αποδεικνυόµενη από προηγούµενες συνεργασίες, όσον αφορά την εκτέλεση του έργου και τις οικονοµικές του δοσοληψίες. Να έχει συνεργαστεί επιτυχώς στο παρελθόν µε θεσµικούς φορείς (φαρµακευτικούς, ιατρικούς συλλόγους κλπ), ως ανάδοχος συνεδρίων και εκδηλώσεων, επιπρόσθετα δε η γενικότερη δραστηριότητά του να µην έχει ανταγωνιστικά χαρακτηριστικά προς τη δραστηριότητα των Φαρµακευτικών Συλλόγων. Να διαθέτει την εµπειρία και να µπορεί να αναλάβει τις διαδικασίες αδειοδότησης του συνεδρίου από τον ΕΟΦ, επιτυχούς ανάρτησής του στην ιστοσελίδα του ΣΦΕΕ και µοριοδότησης παράλληλης επιστηµονικής εκδήλωσης, που θα οργανωθεί στο πλαίσιό του από το ΙΔΕΕΑΦ. Να διαθέτει αποδεδειγµένη γνώση του περιβάλλοντος των φαρµακευτικών συνεδρίων, έτσι ώστε να δύναται να συµβάλει στη δηµιουργία του προγράµµατος µε προτάσεις για τη θεµατολογία και τους οµιλητές. Να έχει συνεργαστεί επιτυχώς στο παρελθόν µε τη ΔΕΘ-HELEXPΟ και να είναι γνώστης των χώρων της Διεθνούς Έκθεσης Θεσσαλονίκης Να προσφέρει εγγυηµένο ποσό στους διοργανωτές, ανεξαρτήτως της κερδοφορίας ή ζηµίας της οργάνωσης. Για την επιλογή της αναδόχου εταιρείας θα ληφθεί υπόψη και θα αξιολογηθεί ο βαθµός ανταπόκρισης των υποψηφίων σε όλες τις παραπάνω προϋποθέσεις, µε ιδιαίτερη έµφαση στην εµπειρία, συνολικά και συνδυαστικά, καθώς και η εµπειρία από προηγούµενες συνεργασίες, ήτοι η συνέπεια στην εκτέλεση του έργου και των οικονοµικών της όρων. 7. Ο ΦΣΘ διατηρεί το δικαίωµα να ακυρώσει ή να κηρύξει άγονο τον διαγωνισµό ή να αποκλείσει οιονδήποτε ενδιαφερόµενο ακόµα και τον πλειοδότη, και ιδίως σε περίπτωση που από προηγούµενη εµπειρία συνεργασίας µε τον πλειοδότη η σύµβαση κριθεί µη επωφελή για τον ΦΣΘ, εάν το κρίνει απαραίτητο, µε αιτιολογηµένη απάντησή του προς τους ενδιαφερόµενους. Διατηρεί επίσης το δικαίωµα να διαπραγµατευθεί επί τα βελτίω την οικονοµική προσφορά των υποψηφίων που καλύπτουν τα κριτήρια και τις προϋποθέσεις συµµετοχής στο διαγωνισµό. 3
8. Η υποβολή προσφορών από τους πλειοδότες συνιστά πλήρη αποδοχή και συνοµολόγηση όλων των όρων της παρούσας και παραίτηση από το δικαίωµα προσφυγής κατά των όρων αυτής. Ο ΦΑΚΕΛΟΣ ΚΑΘΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ τους τρεις παρακάτω ανεξάρτητους και σφραγισµένους φακέλους : Α. Φάκελο που θα περιλαµβάνει 1. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986/A' 75, εις την οποία να αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισµού και ότι ο υποψήφιος: δεν τελεί σε πτώχευση και επίσης δεν τελεί σε διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση. είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήµερος ως προς τις υποχρεώσεις του. δεν τελεί υπό κοινή εκκαθάριση του κ.ν. 2190/1920 όπως εκάστοτε ισχύει ή ειδική εκκαθάριση του ν. 1892/1990. δεν τελεί υπό διαδικασία έκδοσης απόφασης κοινής ή ειδικής εκκαθάρισης των ανωτέρω νοµοθετηµάτων. δεν τελεί σε αποκλεισµό µε βάση αµετάκλητης απόφασης του Υπουργείου Ανάπτυξης κατά τα άρθρα 18, 34, 39 του Π.Δ. 118/2007 κατά την ηµεροµηνία διενέργειας του διαγωνισµού. αναλαµβάνει την υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόµιση των δικαιολογητικών, εφ όσον του ζητηθούν, από τα οποία θα προκύπτουν τα όσα αναφέρθηκαν στην προαναφερόµενη υπεύθυνη δήλωση. 2. ΕΓΓΥΗΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ: Οι ενδιαφερόµενοι, θα καταθέσουν ως εγγύηση συµµετοχής στο διαγωνισµό εγγυητική επιστολή τραπέζης ποσού 5.000 ΕΥΡΩ ή ισόποση τραπεζική επιταγή εις διαταγήν ΦΣΘ. Σε περίπτωση που ο πλειοδότης αρνηθεί µετά την κατακύρωση σε αυτόν να εκτελέσει το έργο, η δοθείσα εγγύηση συµµετοχής του εκ 5.000 ΕΥΡΩ θα καταπίπτει αυτοδίκαια υπέρ του ΦΣΘ, στον οποίο θα περιέρχεται οριστικά το ποσό αυτό ως εύλογη ποινική ρήτρα και αποζηµίωση. Μετά την κατακύρωση του διαγωνισµού υπέρ συγκεκριµένου πλειοδότη και την υπογραφή σύµβασης, θα επιστρέφεται άµεσα η κατατεθείσα εγγύηση συµµετοχής. 3. Αποδεικτικό ότι είναι µέλος επαγγελµατικής ένωσης οργανωτών συνεδρίων και εκθέσεων. 4. Αποδεικτικά στοιχεία της εµπειρίας του, στη διοργάνωση µεγάλων (άνω των 2.000 ατόµων) εκδηλώσεων προς φαρµακοποιούς και στη διοργάνωση και λειτουργία εκθέσεων, µε µεγάλη συµµετοχή εκθετών µε περίπτερα και γενικά της ανταπόκρισης στα κριτήρια αξιολόγησης ως ανωτέρω. 5. Αποδεικτικά στοιχεία της υποδοµής που διαθέτει για διαδικτυακές συνεδριακές εφαρµογές και γραφιστικές εργασίες. Β. Φάκελο µε την ένδειξη «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», ο οποίος θα περιλαµβάνει τα τεχνικά στοιχεία σύµφωνα µε τις τεχνικές απαιτήσεις του ανωτέρω έργου που αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α', το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο µέρος της παρούσης. 4
Γ. Φάκελο µε την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», µέσα εις τον κυρίως φάκελο, θα περιλαµβάνει το είδος που περιέχεται στην τεχνική προσφορά µε την προσφερόµενη τιµή του έργου. ΜΕΡΟΣ Β 1. ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι προσφορές ισχύουν και δεσµεύουν τους υποψηφίους για δέκα (10) ηµέρες από την επόµενη µέρα της καταληκτικής ηµεροµηνίας υποβολής τους. Προσφορά που ορίζει µικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Εναλλακτικές προσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. 2. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Για την αποσφράγιση των προσφορών ισχύουν τα εξής: 2.1. Αποσφραγίζεται ο κυρίως φάκελος. 2.2. Αποσφραγίζονται οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και των Τεχνικών Προσφορών. Οι υποψήφιοι θα πρέπει απαραιτήτως να έχουν συµπεριλάβει όλα τα αναφερόµενα ανωτέρω αποδεικτικά (υπεύθυνη δήλωση, εγγυητική επιστολή και τα αποδεικτικά των προϋποθέσεων) 2.3. Ο φάκελος της Οικονοµικής Προσφοράς θα αποσφραγισθεί µόνον εφόσον είναι πλήρεις και αποδεκτοί οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και της Τεχνικής Προσφοράς. Οι φάκελοι των οικονοµικών προσφορών για όσες προσφορές δεν κρίθηκαν αποδεκτές, δεν αποσφραγίζονται. 2.4. Για όλα τα παραπάνω η Επιτροπή Διενέργειας - Αξιολόγησης καταρτίζει πρακτικό, το οποίο παραδίδει εις το ΔΣ του ΦΣΘ 3. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 3.1. Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από συσταθησόµενη για το σκοπό αυτό επιτροπή Διενέργειας Αξιολόγησης του ΦΣΘ. Η Επιτροπή εισηγείται σχετικά στο Δ.Σ. του Φ.Σ.Θ., αφού αξιολογήσει τις προσφορές µε τα ως άνω αναφερόµενα κριτήρια κατακύρωσης. 3.2. Η προσφορά αποκλείεται από την αξιολόγηση όταν: α) Είναι αόριστη και δεν µπορεί να εκτιµηθεί, β) Είναι εκπρόθεσµη, γ) Δεν υποβληθούν τα προβλεπόµενα δικαιολογητικά, δ) Δεν είναι σύµφωνη µε τους όρους της παρούσας προκήρυξης, τις προϋποθέσεις και τα κριτήρια που έχουν τεθεί και συνολικά τις προδιαγραφές του Παραρτήµατος Α. ε) Γίνεται για ένα µέρος µόνο του έργου. 4. ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΛΕΙΟΔΟΤΗ - ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η επιλογή του πλειοδότη και η κατακύρωση των αποτελεσµάτων του διαγωνισµού θα γίνει µε απόφαση του Δ.Σ. του Φ.Σ.Θ. το οποίο είναι υπεύθυνο και για την παραλαβή του έργου. 5. ΡΗΤΡΕΣ Για κάθε παράβαση των όρων του διαγωνισµού και των προδιαγραφών, αντίστοιχα δε και της Σύµβασης που θα υπογραφεί µε τον πλειοδότη, θεωρούµενης ως παράβασης και της έλλειψης ή µη προσήκουσας τήρησης οιασδήποτε εκ των 5
ζητουµένων και εύλογα προσδοκώµενων εις το πλαίσιο των ως άνω ζητούµενων υπηρεσιών και προδιαγραφών, ο Φ.Σ.Θ. διατηρεί το δικαίωµα καταγγελίας της συµβάσεως και αποζηµιώσεως. 6. ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Ο Φ.Σ.Θ. έχει το δικαίωµα να κατακυρώσει ή όχι το διαγωνισµό κατά την απόλυτη κρίση και επιλογή του, να τον αναβάλλει, να τον µαταιώσει ή να τον επαναλάβει κατά την κρίση του. 7. ΑΠΑΓΟΡΕΥΣΗ ΕΚΧΩΡΗΣΗΣ Απαγορεύεται η εκχώρηση της προσφοράς υπηρεσιών σε τρίτους. 8. ΡΗΤΡΑ ΕΥΘΥΝΗΣ Διευκρινίζεται ρητά ότι ο πλειοδότης θα φέρει την αποκλειστική ευθύνη από κάθε συναλλαγή, από κάθε υποχρέωση και κάθε γεγονός που µπορεί να αφορά στην ανάληψη και εκτέλεση των ζητουµένων υπηρεσιών, από αυτό και για τις οποιεσδήποτε σχετικές συνέπειες, ενώ ο Φ.Σ.Θ. δεν φέρει καµία υποχρέωση και καµία ευθύνη έναντι οποιουδήποτε, για τις πράξεις και τις παραλείψεις του πλειοδότη, των συνεργατών του και κάθε είδους βοηθών του. 9. ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ Ενστάσεις κατά της διακήρυξης του διαγωνισµού ή της συµµετοχής του διαγωνιζόµενου σε αυτόν ή της νοµιµότητας διενέργειας του έως την κατακυρωτική απόφαση υποβάλλονται ενώπιον της Επιτροπής Διενέργειας Αξιολόγησης, η οποία αποφαίνεται οριστικά προς αυτές. Οι εν λόγω ενστάσεις υποβάλλονται µόνο από τους συµµετέχοντες στον διαγωνισµό εγγράφως κατά την διάρκεια διεξαγωγής του ή εντός 24 ωρών από την λήξη της διενέργειας του σύµφωνα µε το άρθρο 42 του ΠΔ 715/1979. 10. ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΗ Η παρούσα προκήρυξη θα αναρτηθεί εις τον ιστοτόπο του Φ.Σ.Θ., ενώ περίληψή της θα δηµοσιευθεί σε δύο ηµερήσιες πολιτικές εφηµερίδες. Η παρούσα επίσης θα διανέµεται από τα γραφεία του Φ.Σ.Θ. εις οιονδήποτε ενδιαφερόµενο εκδηλώσει ενδιαφέρον κατόπιν σχετικής αιτήσεώς του. 6
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ 1. ΧΑΡΑΚΤΗΡΑΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ Η διοργάνωση αυτή θα έχει κύριο χαρακτήρα επιστηµονικό και ενηµερωτικό και θα απευθύνεται τόσο στους φαρµακοποιούς-µέλη του Αναθέτοντα, όσο και σε φαρµακοποιούς-µέλη των υπολοίπων Φαρµακευτικών Συλλόγων της Ελλάδας, καθώς και σε φοιτητές φαρµακευτικής. Για την επιτυχία της διοργάνωσης, ο Ανάδοχος αναλαµβάνει την πλήρη ευθύνη για όλα τα πρακτικά και τεχνικά ζητήµατα καθώς και για όλα τα εµπορικά θέµατα. Συγκεκριµένα για τις εταιρείες που θα συµµετέχουν ως χορηγοί, ο Ανάδοχος έχει την ευθύνη της τιµολόγησης των χορηγιών και της είσπραξής τους. Επίσης, στο πλαίσιο αυτό, ο Ανάδοχος αντιπροσωπεύει τον Αναθέτοντα και ενεργεί για λογαριασµό του λαµβάνοντας όλες τις τυχόν απαιτούµενες ειδικές άδειες στο όνοµά του, ενώ φροντίζει για τις διαδικασίες και τα απαραίτητα δικαιολογητικά που αφορούν την λήψη άδειας χρηµατοδότησης του συνεδρίου από τον ΕΟΦ. 2. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Ο Ανάδοχος θα καταβάλει κάθε προσπάθεια, προκειµένου να προετοιµάσει τεχνικά και να οργανώσει ένα Συνέδριο, σύµφωνα µε τις ιδιαίτερες ανάγκες του Αναθέτοντα από πλευράς επικοινωνίας, εµφάνισης και λειτουργικότητας Ειδικότερα, ο Ανάδοχος υποχρεούται να αναλάβει: Α. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Συµµετοχή µε προτάσεις στην κατάρτιση του προγράµµατος του συνεδρίου, όσον αφορά τη θεµατολογία και τους οµιλητές, κατά τρόπο που να συµβάλει στην επιτυχία του. Επιµέλεια για την κατάθεση αίτησης για επιτυχή αδειοδότηση από τον ΕΟΦ, και επιτυχή ανάρτηση στην ιστοσελίδα του ΣΦΕΕ. Διοργάνωση παράλληλων εκδηλώσεων µε το συνέδριο, σεµιναριακού τύπου, µε πλήρη υποδοµή και εξοπλισµό κατάλληλης αίθουσας, µε προτάσεις για το χαρακτήρα των σεµιναρίων αυτών (θεµατολογία, οµιλητές) και µε λήψη όλων των µέτρων και της δαπάνης που αφορούν τη διεξαγωγή τους. Ειδικότερα, διοργάνωση παράλληλης επιστηµονικής εκδήλωσης, µε µοριοδότηση των φαρµακοποιών που θα την παρακολουθήσουν από το ΙΔΕΕΑΦ. Σχετικά µε την παράλληλη επιστηµονική εκδήλωση, λειτουργία ηλεκτρονικού συστήµατος ελέγχου διάρκειας παρακολούθησης συµµετεχόντων, για τη µοριοδότησή τους. Τις συνεννοήσεις και την οικονοµική δαπάνη της µίσθωσης των κατάλληλων χώρων. Επικοινωνία µε όλους τους οµιλητές του Συνεδρίου και επιµέλεια της παρουσίας τους σε αυτό, Κάλυψη όλων των δαπανών σχεδίασης και δόµησης του εκθεσιακού χώρου, µε την απαραίτητη υποδοµή, καθώς και των δαπανών επαναφοράς του χώρου στην αρχική του κατάσταση, µετά το πέρας του Συνεδρίου. Πλήρη κάλυψη των οπτικοακουστικών αναγκών στην συνεδριακή αίθουσα. Εξασφάλιση συνεχούς γραµµατειακής υποστήριξης, µε προσωπικό κατ ελάχιστον έξη ατόµων, σε όλη τη διάρκεια του συνεδρίου. 7
Σήµανση του συνεδρίου εσωτερική και εξωτερική Διανοµή συνεδριακού υλικού στους συνέδρους. Την αποκλειστική ευθύνη για τις αναγκαίες εργασίες της προετοιµασίας και οµαλής λειτουργίας του συνόλου του συνεδρίου, καθώς και τις απαραίτητες εργασίες για την αποξήλωση του χώρου. Την αποκλειστική ευθύνη για την τήρηση των όρων λειτουργίας και των ειδικών κανόνων της ΔΕΘ και της HELEXPO, καθώς και την τήρηση των όρων του ιδιωτικού συµφωνητικού παραχώρησης χρήσης χώρων της HELEXPO. Βιντεοσκόπηση του συνόλου των εργασιών της Κεντρικής Αίθουσας Συνεδρίου, και ζωντανή µετάδοση των κύριων στιγµών του Συνεδρίου, µε βάση και τις αποφάσεις του ΦΣΘ. Κατασκευή και λειτουργία συνεδριακής mobile ηλεκτρονική εφαρµογή, µέσω πολλαπλών πλατφορµών (smart phones, tablets, pc, laptops), σε λειτουργικό περιβάλλον Android και IOS, µε δυνατότητες υποβολής ερωτήσεων στη διάρκεια του συνεδρίου, αξιολόγηση οµιλητών και θεµάτων, ηλεκτρονική διαδικασία έξυπνης προεγγραφής και check in κατά την είσοδο και δυνατότητα "έξυπνων" προωθητικών ενεργειών µε QR code. Εξασφάλιση συνεχούς καθαριότητας στους εκθεσιακούς και συνεδριακούς χώρους σε όλη τη διάρκεια της διοργάνωσης. Κάλυψη της ασφάλειας της διοργάνωσης µε εκπαιδευµένους επαγγελµατίες φρουρούς ασφαλείας (security), για την οµαλή διεξαγωγή της εκδήλωσης στη διάρκεια λειτουργίας, την αποτροπή κάθε κακόβουλης ενέργειας και τη φύλαξη υλικών και περιπτέρων. Κάλυψη της διοργάνωσης µε ασφαλιστήριο συµβόλαιο αστικής ευθύνης, έναντι περιστατικών που µπορεί να επισυµβούν. Εξασφάλιση δωρεάν parking, µέσα στο χώρο της ΔΕΘ, για επισκέπτες και εκθέτες. Β. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Κάλυψη όλων των δηµιουργικών αναγκών του Συνεδρίου (έντυπα, προσκλήσεις, οδηγός, κλπ). Κάθε έντυπο θα σχεδιάζεται και θα προτείνεται από τον Ανάδοχο στον Αναθέτοντα για έγκριση. Πιο αναλυτικά: - Σχεδιασµός εικαστικού του Συνεδρίου και εφαρµογή του σε όλα τα υλικά. - Δηµιουργία, παραγωγή και αποστολή ενηµερωτικών εντύπων και προσκλήσεων στους φαρµακοποιούς, καθώς και δηµιουργία και αποστολή πρόσκλησης στους επίσηµους καλεσµένους. - Δηµιουργία και επιµέλεια ιστοσελίδας του συνεδρίου, www.pharmapoint.gr και σελίδας facebook, - Δηµιουργία ηλεκτρονικού υλικού ενηµέρωσης προς τους φαρµακοποιούς (banners, δελτία τύπου κ.λπ) και ανάρτησή του στις ιστοσελίδες Φαρµακευτικών Συλλόγων και σε άλλες ιστοσελίδες που απευθύνονται στους φαρµακοποιούς. - Τουλάχιστον δύο διαφηµιστικές καταχωρήσεις στο επίσηµο όργανο του Πανελληνίου Φαρµακευτικού Συλλόγου «Φαρµακευτικό Δελτίο». - Αποστολή δελτίων τύπου σε όλους τους συντάκτες υγείας όλων των ΜΜΕ, πριν και µετά το Συνέδριο. Γ. ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ & ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ Εξασφάλιση συνεχούς γραµµατειακής υποστήριξης σε όλη τη διάρκεια προετοιµασίας και επικοινωνίας µε κάθε ενδιαφερόµενο (επικοινωνία και αλληλογραφία µε όλους τους φορείς, συγγραφείς και οµιλητές). 8
Επικοινωνία µε χορηγούς-εκθέτες και σύναψη συµφωνιών µε αυτούς, για την συµµετοχή τους. Αποδοχή και εξόφληση τιµολογίων προµηθευτών Έκδοση τιµολογίων παροχής υπηρεσιών προς τους χορηγούς και είσπραξη των αντίστοιχων ποσών. Διαδικασία αίτησης για έγκριση άδειας χρηµατοδότησης από τον ΕΟΦ 3. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Ο Ανάδοχος αναλαµβάνει να καλύψει όλες τις ενέργειες που περιγράφονται παραπάνω, ακόµα και εάν τα έσοδα που θα προκύψουν για το Συνέδριο δεν είναι επαρκή. Προκειµένου ο Ανάδοχος να καλύψει τις συνολικές δαπάνες του Συνεδρίου, θα εισπράξει, έναντι νόµιµων παραστατικών, το σύνολο των εσόδων του συνεδρίου. Ο Ανάδοχος θα αποδώσει στον Αναθέτοντα εγγυηµένο ποσόν, το οποίο θα περιλαµβάνεται στην Οικονοµική Προσφορά του. 9