Τεχνολογικά και Λειτουργικά χαρακτηριστικά του υπό προμήθεια Π.Σ. διαχείρισης Μόνιμου (Εκπαιδευτικού και Διοικητικού) προσωπικού καθώς και Έκτακτου Εκπαιδευτικού Προσωπικού ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Τα ζητούμενα τεχνολογικά χαρακτηριστικά της εφαρμογής, είναι τα παρακάτω: Ο αρχιτεκτονικός σχεδιασμός και η ανάπτυξη της εφαρμογής να διέπεται, σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο, από την υποστήριξη ανοιχτών αρχιτεκτονικών και προτύπων για τη διασύνδεση, την επικοινωνία και τη διαλειτουργικότητα. Στο διάγραμμα που ακολουθεί παρουσιάζονται τα επιμέρους ζητούμενα τμήματα της φυσικής αρχιτεκτονικής. Φυσική Άποψη της Αρχιτεκτονικής Τα επιμέρους τμήματα της προτεινόμενης αρχιτεκτονικής αποτελούν τρεις (3) μηχανές με την παρακάτω λειτουργικότητα: M1, παρέχει λειτουργίες Web server και caching. Οι μηχανές αυτές αποτελούν το δημόσιο τμήμα της αρχιτεκτονικής, καθώς οι αιτήσεις των χειριστών καταφθάνουν σε αυτό το σημείο, και με όρους κυκλοφορίας δικτύου, τερματίζονται σε αυτό το σημείο, χάριν της λειτουργίας reverse proxy που περιλαμβάνεται στο Web server. M2, φιλοξενεί τον application server και τις εφαρμογές του συστήματος Μ3, φιλοξενεί το database server. Στην περίπτωση διαθεσιμότητας δύο κεντρικών συστημάτων (αντί τριών), οι M2 και Μ3 μπορούν να φιλοξενούνται στον ίδιο φυσικό υπολογιστή. Η εφαρμογή να παραδοθεί πλήρως παραμετροποιημένη στις ανάγκες του Ιδρύματος. Η παραμετροποίηση αφορά στην αναγνώριση και υλοποίηση των υποσυστημάτων που μπορούν με κατάλληλη τροποποίηση να ικανοποιήσουν το σύνολο των λειτουργικών απαιτήσεων του Ιδρύματος. Οι υπηρεσίες παραμετροποίησης:
Αναγνωρίζουν τις λειτουργικές απαιτήσεις του Ιδρύματος, οι οποίες μπορούν να καλυφθούν από το σύστημα με παραμετροποίηση. Προσδιορίζουν τον τρόπο παραμετροποίησης με την πλήρη υποστήριξη των απαιτήσεων που θα προκύψουν κατά τη φάση της εκπόνησης της μελέτης εφαρμογής. Αναγνωρίζουν τις παραμέτρους του συστήματος. Καθορίζουν τις τιμές των παραμέτρων. Καταγράφουν τον τρόπο παραμετροποίησης, τις παραμέτρους ανά λειτουργία / διαδικασία και τις τιμές τους. Παραμετροποιούν τα υποσυστήματα σύμφωνα με τις τιμές των παραμέτρων. Εκτελούν ελέγχους καλής λειτουργίας των υποσυστημάτων με τις παραμέτρους αυτές. Προσαρμόζουν τα αρχικά σενάρια χρήσης. Ολοκληρώνουν το σύνολο του λογισμικού με παραμετροποίηση και ανάπτυξη όπου απαιτείται. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Βασικές Λειτουργικότητες Η εφαρμογή να περιλαμβάνει: Μητρώο εργαζομένων με: Στοιχεία μισθοδοσίας, στοιχεία πρόσληψης, σπουδών, πρόσθετης εκπαίδευσης, οικογενειακής κατάστασης, στρατιωτικής κατάστασης, μεταβολών, αποσπάσεων - μετατάξεων, αξιολόγησης και λοιπά προσωπικά στοιχεία. Καταχώρηση αιτήσεων και εγκρίσεων αδειών - παρακολούθηση υπολοίπων. Καταχώρηση πρόσθετης εκπαίδευσης και σεμιναρίων που συμμετέχει. Παρακολούθηση και υπενθυμίσεις για πλήρωση χρόνου αλλαγής κλιμακίων χρονοεπιδομάτων κλπ. Έκδοση βεβαιώσεων και αποφάσεων πάσης φύσεως. Έκδοση μητρώου και στατιστικών καταστάσεων, σύμφωνα με τα υποδείγματα της ΕΣΥ και των προϊστάμενων αρχών. Οργανόγραμμα - στελέχωση. Διασύνδεση με εξωτερικά συστήματα Το Π.Σ. να έχει τις υποδομές για τη διασύνδεση με τα εξωτερικά συστήματα της δράσης Α1 (GUnet),όπως με το κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών: Στο Σύστημα Πιστοποίησης & Εξουσιοδότησης Πρόσβασης Χρηστών Στο Mobile Portal Στο Κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Επιχειρηματικής Ευφυΐας (BI)
Λειτουργικότητες Ολοκλήρωσης Η εφαρμογή να παρέχει ψηφιακές υπηρεσίες προς όλα τα μέλη της Εκπαιδευτικής Κοινότητας που κατηγοριοποιούνται ως εξής: Προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες για τα μέλη ΔΕΠ και τους εργαζόμενους του Ιδρύματος Προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες για όλους τους ενδιαφερόμενους. Στη συνέχεια παρατίθενται ενδεικτικές ψηφιακές υπηρεσίες που θα πρέπει να παρέχονται: Ψηφιακές Υπηρεσίες Προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες προς τους Εργαζόμενους 1. Αιτήσεις αδειών, παρακολούθηση πορείας αίτησης 2. Αυτόματη ενημέρωση για έγκριση χορήγησης άδειας μέσω web, email ή sms 3. Αυτόματη ενημέρωση χορήγησης επιδόματος, μισθολογικών κλιμακίων, εξέλιξης μέσω web, email ή sms 4. Πρόσβαση στον προσωπικό τους φάκελο μέσω WEB για την παρακολούθηση στοιχείων εξέλιξης, αδειών, υπηρεσιακών μεταβολών, επιδομάτων, μισθολογικών κλιμακίων 5. Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (να απαιτείται ταυτοποίηση) Χαρακτηριστικά Εφαρμογής Το υποσύστημα να περιλαμβάνει: Παρακολούθηση Όλων των Κατηγοριών του Προσωπικού Η εφαρμογή να καλύπτει τουλάχιστον τις παρακάτω δυνατότητες: Παρακολούθηση των παρακάτω κατηγοριών προσωπικού: Μέλη ΕΠ (Εκπαιδευτικό Προσωπικό) Μέλη ΕΡΔΙΠ (Εργαστηριακό Διδακτικό Προσωπικό) Μέλη ΕΕΜ (Εκπαιδευτικοί Ειδικών Μαθημάτων) Μέλη ΕΤΠ (Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό) Μέλη ΕΕΠ (Έκτακτο Εκπαιδευτικό Προσωπικό) Υπάλληλοι Μόνιμοι Υπάλληλοι Αορίστου Χρόνου Υπάλληλοι Ορισμένου Χρόνου
Στοιχεία Περιουσίας και Υπηρεσιακής Κατάστασης Η εφαρμογή να καλύπτει τουλάχιστον τις παρακάτω δυνατότητες: Παρακολούθηση των παρακάτω στοιχείων του προσωπικού: Στοιχεία που προσδιορίζουν την ατομική, οικογενειακή, περιουσιακή και υπηρεσιακή κατάσταση του κάθε υπαλλήλου, όπως: Στοιχεία ταυτότητας υπαλλήλου. Ενδεικτικά: Επώνυμο, - Όνομα, - Πατρώνυμο, - Μητρώνυμο, - ΑΔΤ - ΑΜΚΑ - ΑΦΜ - Δημότης - ΑΑ Οικογενειακής Μερίδας - Φύλο - Οικογενειακή κατάσταση - Ημερομηνία γέννησης, - E-mail, - Διεύθυνση κατοικίας, - Τηλέφωνα επικοινωνίας, - Υπηκοότητα, - Ενεργός [Ναι/Όχι], Σημειώσεις κ.τ.λ. Ιατρικά στοιχεία υπαλλήλου (Ενδεικτικά: Αναπηρία [Ναι/Όχι], - Ποσοστό αναπηρίας, - Είδος αναπηρίας, - Ειδικές ανάγκες. κ.τ.λ.) Στοιχεία συζύγου και των παιδιών του (Ενδεικτικά: Μέλος, - Ονοματεπώνυμο, - Βαθμός συγγένειας, - Φύλο, - Ημερομηνία Γέννησης, - Κατάσταση (π.χ. προστατευόμενο μέλος), - Ημερομηνία Εισαγωγής Τέκνων σε Σχολή - Ημερομηνία αλλαγής κατάστασης, Σημειώσεις κ.τ.λ.) Στοιχεία περιουσιακής κατάστασης του ιδίου, της/του συζύγου και των παιδιών του. Tίτλοι Σπουδών ή Άλλα Τυπικά Προσόντα Η εφαρμογή να καλύπτει τουλάχιστον τις παρακάτω δυνατότητες: Παρακολούθηση των τίτλων σπουδών και των λοιπών τυπικών προσόντων του προσωπικού, όπως: Ξένες γλώσσες Ενδεικτικά: Ξένη γλώσσα, - Επίπεδο, - Δίπλωμα, - Λήψη, κ.τ.λ. Τίτλοι σπουδών Ενδεικτικά: - πρωτοβάθμιας ή δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, - Πτυχίο ΤΕΙ, ΑΕΙ, - Μεταπτυχιακό δίπλωμα, - Διδακτορικό, - Διάρκεια σπουδών σε έτη, - Ίδρυμα- Σχολή/Τμήμα - Τίτλος σπουδών - Εξειδίκευση (Μεταπτυχιακό - Διδακτορικό), - Ημερομηνία λήψης, - Βαθμός, - Χώρα, - ΔΟΑΤΑΠ - Ημερομηνία αναγνώρισης - Ημερομηνία κατάθεσης τίτλου κ.τ.λ.
Γνώσεις Η/Υ - Αντικείμενο, - Επίπεδο, - Πιστοποίηση (Ναι / Όχι), - Τίτλος Πιστοποίησης, - Ημερομηνία Λήψης Γνωστικό Αντικείμενο και Αλλαγές σε αυτό. Στοιχεία Υπηρεσιακής Κατάστασης του Υπαλλήλου Η εφαρμογή να καλύπτει τουλάχιστον τις παρακάτω δυνατότητες: Παρακολούθηση των στοιχεία της υπηρεσιακής κατάστασης του υπαλλήλου, όπως: αποφάσεις, έγγραφα ή άλλα στοιχεία που αναφέρονται στη σταδιοδρομία και την υπηρεσιακή γενικά κατάσταση του υπαλλήλου. Ειδικότερα να καλύπτονται τουλάχιστον τα παρακάτω: Διαχείριση αναλυτικών στοιχείων για όλες τις υπηρεσιακές μεταβολές (Ενδεικτικά: Τύπος Μεταβολής, Αρ. πράξης μεταβολής, Ημερ. πράξης μεταβολής, Αρ. ΦΕΚ δημοσίευσης, Αρ. ανακοίνωσης, Ημερ. Ανακοίνωσης, Περιγραφή, Σημειώσεις κ.τ.λ.) Διαχείριση στοιχείων διορισμού ή πρόσληψης (Ενδεικτικά: Απόφαση διορισμού ή πρόσληψης, Ανακοίνωση διορισμού ή πρόσληψης, Πρωτόκολλο ορκωμοσίας) Αναλυτική καταγραφή προϋπηρεσίας (Βαθμολογική ή/και Μισθολογική αναγνώριση, Οργανισμός, Θέση, Από -Έως, Απόφαση Αναγνώρισης) Παρακολούθηση Οργανικής και Τρέχουσας Θέσης Υπαλλήλων. Αφορά τις παρακάτω υπηρεσιακές μεταβολές: o Τοποθέτηση o Μετάθεση o Απόσπαση o Άρση Απόσπασης o Διάθεση o Μετάταξη(αλλαγή φορέα) Παρακολούθηση απόδοσης χρονοεπιδόματος Απόφαση κατάταξης σε μισθολογικό κλιμάκιο και αναλυτική παρακολούθηση μισθολογικής εξέλιξης στα επόμενα κλιμάκια. Παρακολούθηση εξέλιξης Εκπαιδευτικού Προσωπικού σε βαθμίδες Απόφαση κατάταξης σε ενιαίο βαθμό, καταγραφή εξέλιξης σε βαθμούς (E, Δ, Γ, Β, Α) Παρακολούθηση μονιμοποιήσεων Παρακολούθηση τοποθετήσεων προϊσταμένων και λήξης θητείας προϊσταμένων για όλους τους τύπους οργανικών μονάδων.
Παρακολούθηση απολύσεων (λόγω συμπλήρωσης του ορίου ηλικίας, σωματικής και πνευματικής ανικανότητας, παραίτησης κ.τ.λ.). Παρακολούθηση λήξης συμβάσεων ορισμένου χρόνου. Διαχείριση ηθικών αμοιβών (Ενδεικτικά: Αριθμός & ημερομηνία απόφασης, Ημερομηνία έναρξης ισχύος, Όργανο απόφασης, Αιτιολογία, Σημειώσεις κ.τ.λ.) Διαχείριση πειθαρχικών ποινών (Ενδεικτικά: Αριθμός & ημερομηνία απόφασης, Ημερομηνία έναρξης ισχύος, Όργανο απόφασης, Αιτιολογία, Επιπτώσεις, Σημειώσεις κ.τ.λ.) Διαχείριση στοιχείων κατάρτισης υπαλλήλου (Ενδεικτικά: Σεμινάρια, Φορέας εκπαίδευσης - Θέμα - Ενότητες εκπαίδευσης, Από ημερομηνία, - έως ημερομηνία, Τόπος, - Ώρες παρακολούθησης, - Σημειώσεις κ.τ.λ.) Εκθέσεις αξιολόγησης του υπαλλήλου (Ενδεικτικά: Ομάδες αξιολόγησης εργαζομένων [Συμβασιούχοι, Μόνιμοι <ΠΕ, ΤΕ, ΔΕ>, Προϊστάμενοι/Διευθυντές, Μόνιμοι ΥΕ], - Πλήθος κριτών, - Βαθμός [Αριθμητικός/Αλφαριθμητικός], - Έγκυρες τιμές βαθμού [Αριθμητικό <από, έως>, αλφαριθμητικό <άριστος, καλός κλπ>, Μέσος όρος, Πεδία αξιολόγησης υπαλλήλου, Περίοδος αξιολόγησης <από ημερομηνία, έως ημερομηνία> κ.τ.λ.) Διαχείριση αποφάσεων χορήγησης άδειας για άσκηση ιδιωτικού έργου με αμοιβή (Ενδεικτικά: Ενεργός [Ναι/Όχι], Αριθμός απόφασης, Ημερομηνία απόφασης, Διάρκεια απόφασης, Περίληψη απόφασης, Σημειώσεις κ.τ.λ.) Λοιπά στοιχεία που καταθέτει ο ίδιος ο υπάλληλος στην υπηρεσία του και ζητά να περιληφθούν στο προσωπικό του μητρώο (δημοσιεύσεις, εργασίες, συμμετοχή σε σεμινάρια ή συνέδρια, συστατικές επιστολές, συμμετοχή σε επιμορφωτικά προγράμματα, προϋπηρεσία σε φορείς του ιδιωτικού τομέα, επιστημονικά και προσωπικά ενδιαφέροντα) Σύστημα Υπενθυμίσεων Η εφαρμογή να παρέχει σύστημα υπενθυμίσεων για μελλοντικές μεταβολές σε επιμέρους ενότητες όπου αυτό είναι αναγκαίο. Ενδεικτικά: o Επόμενο Μισθολογικό Κλιμάκιο, o Επόμενο Χρονοεπίδομα, o Αλλαγή Βαθμού, o Συμπλήρωση Ορίου Ηλικίας, κλπ Διαχείριση Όλων των Τύπων Αδειών ανά Κατηγορία Προσωπικού Η εφαρμογή να διαχειρίζεται όλους τους τύπους των αδειών ανά κατηγορία προσωπικού, με τις παρακάτω τουλάχιστον δυνατότητες: Διαχείριση των υπολοίπων και δικαιούμενων αριθμών για όλες τις κατηγορίες αδειών. Έλεγχος διαθέσιμου υπολοίπου κατά την υποβολή άδειας. Δυνατότητα πλήρους απεικόνισης και εκτέλεσης της ροής έγκρισης των αδειών στο σύστημα (έγκριση προϊσταμένου τμήματος, έγκριση διευθυντή, έγκριση διοικητικού, κτλ). Δυνατότητα για διαφορετική ροή ανά τύπο άδειας.
Δυνατότητα έκδοσης της σχετικής απόφασης από το σύστημα για όσους συνδυασμούς κατηγορίας προσωπικού και τύπου άδειας αυτό απαιτείται. Εκτυπώσεις Η εφαρμογή να ενσωματώνει μία σειρά από απαραίτητες εκτυπώσεις, όπως: - Καταστάσεις προσωπικού (αλφαβητικές, ανά τμήμα, ανά κατηγορία, κλπ.), - Φάκελος Εργαζομένου, - Κατάσταση τοποθετήσεων υπαλλήλων ανά τμήμα, διεύθυνση κ.ο.κ. με βάση το Οργανόγραμμα κ.τ.λ Διαχείριση Συλλογικών Οργάνων Η εφαρμογή να προσφέρει διαχείριση των συλλογικών οργάνων, όπως συμβούλια, επιτροπές, ομάδες εργασίας κ.τ.λ., και να καλύπτει τουλάχιστον τα παρακάτω: Τήρηση των βασικών στοιχείων κάθε Συλλογικού Οργάνου, όπως ενδεικτικά: - Ονομασία, - Κατηγορία, - Τύπος (Έκτακτο, Πάγιο), - Ημερομηνία έναρξης Θητείας, - Ημερομηνία λήξης Θητείας, - Αποζημίωση (Ναι / Όχι), - Ποσό και ΚΑΕ Αποζημίωσης, - Απόφαση Συγκρότησης, - Απόφαση Αποζημίωσης, Σημειώσεις κ.τ.λ. Τήρηση στοιχείων των μελών των Συλλογικών Οργάνων, όπως ενδεικτικά: - Υπάλληλος, - Θέση (Πρόεδρος, Μέλος, Γραμματέας κ.τ.λ.), - Έναρξη Θητείας Μέλους, - Λήξη Θητείας Μέλους, - Ένδειξη Αναπληρωματικού Μέλους και Μέλους το οποίο αναπληρώνει, - Ένδειξη Μέλους από αντικατάσταση και Μέλους το οποίο αντικαταστάθηκε κ.τ.λ. Λειτουργικότητες Ολοκλήρωσης Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Υποσύστημα Web: Το υποσύστημα για την Αυτόματη Εξυπηρέτηση Μελών Εκπαιδευτικής Κοινότητας μέσω Web. Οι ψηφιακές υπηρεσίες να προσφέρονται προς όλα τα μέλη της Εκπαιδευτικής Κοινότητας και να είναι προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες για τα μέλη ΔΕΠ και τους εργαζόμενους του Ιδρύματος Στη συνέχεια παρατίθενται ενδεικτικές ψηφιακές υπηρεσίες που θα πρέπει να αναπτυχθούν: Προσωποποιημένες Ψηφιακές Υπηρεσίες για τα μέλη ΕΠ και τους εργαζόμενους του Ιδρύματος, με: Δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής αίτησης άδειας από τους υπαλλήλους και ηλεκτρονικής έγκρισης αυτής από την ιεραρχία μέσω web
Δυνατότητα πρόσβασης των υπαλλήλων στα υπόλοιπά των αδειών τους καθώς και στο πλήρες ιστορικό αδειών μέσω web Δυνατότητα αυτόματης ενημέρωσης υπαλλήλων για έγκριση χορήγησης άδειας μέσω web, email ή sms Δυνατότητα αυτόματης ενημέρωσης υπαλλήλων για χορήγηση επιδόματος, μισθολογικών κλιμακίων, εξέλιξης μέσω web, email ή sms Δυνατότητα πρόσβασης των υπαλλήλων στον προσωπικό τους φάκελο μέσω web για παρακολούθηση στοιχείων εξέλιξης, αδειών, υπηρεσιακών μεταβολών, επιδομάτων, μισθολογικών κλιμακίων Δυνατότητα αυτόματης έκδοσης πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση του υπαλλήλου μέσω web Εργαλείο επεξεργασίας και εξαγωγής δεδομένων είτε για αποστολή σε κεντρική βάση MIS συστήματος, είτε σε κεντρικές βάσεις εποπτευόντων Φορέων του Υπουργείου και της κεντρικής Διοίκησης. Το εργαλείο θα διαθέτει τις εξής δυνατότητες: o Παραμετρικό ορισμό τρόπου άντλησης και πηγών δεδομένων. o Προετοιμασία των δεδομένων από τον χρήστη. o Καθορισμό ενεργειών και χρονικών περιόδων εκτέλεση τους. o Υπενθύμιση για ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν στο επόμενο χρονικό διάστημα. Εκτυπώσεις αδειών ανά κατηγορία υπαλλήλων Αναλυτική κατάσταση Ε.Π. (εν ενεργεία, πλήρους-μερικής απασχόλησης ανά τμήμα/σχολή/βαθμίδα και ανά γνωστικό αντικείμενο) Επιπλέον Απαιτήσεις : Στο Πληροφοριακό Σύστημα να ενσωματωθούν και οι παρακάτω απαιτήσεις του Ιδρύματός μας : - Μητρώο Ωρομίσθιων Καθηγητών - Επιλογή Υποψήφιων Βάσει Τυπικών Προσόντων - Κατηγοριοποίηση Βάσει Προσόντων - Καταχώρηση Νέας Σύμβασης - Λήξη Σύμβασης - Ανανέωση Σύμβασης - Εκτύπωση Νέας Σύμβασης - Εκτύπωση Ανανέωσης Σύμβασης - Διάφορες Άλλες Εκτυπώσεις (Π.Χ. Στατιστικές) - Βεβαίωση Προϋπηρεσίας - Επικοινωνία Με Μισθοδοσία Για Πληρωμή - Να διασυνδεθεί με την εφαρμογή μισθοδοσίας ώστε να γίνεται αυτόματη ενημέρωση και στις δύο εφαρμογές (χωρίς διπλοκαταχωρήσεις). - Πέρα της μετάπτωσης από την υπάρχουσα εφαρμογή διαχείρισης προσωπικού, να μεταφερθούν και τα αναγκαία στοιχεία από την εφαρμογή μισθοδοσίας. - Στην τιμή να περιλαμβάνεται και η εγκατάσταση, παραμετροποίηση και προσαρμογή της εφαρμογής, ώστε να μη χαθεί καμιά από τις υπάρχουσες λειτουργικότητες. - Να παρέχεται και εγγύηση ενός έτους από την παραλαβή. - Το κόστος ετήσιας συντήρησης να μην υπερβαίνει το 20 % της αξίας του έργου.