15 ΜΑΡΤΙΟΥ 2012 ΠΑΡΑΤΗΡΗΤΗΡΙΟ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΜΕΛΕΤΩΝ & ΕΡΓΩΝ της Περιφέρειας ΚΡΗΤΗΣ ΠΑΡΑΔΟΤΕΟ 2 Καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης των Φορέων Κοινή δράση Περιφέρειας Κρήτης και Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδας με πρωτοβουλία των περιφερειακών τμημάτων ΤΕΕ Ανατολικής και Δυτικής Κρήτης 1
ΠΑΡΑΤΗΡΗΤΗΡΙΟ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΜΕΛΕΤΩΝ & ΕΡΓΩΝ της Περιφέρειας ΚΡΗΤΗΣ ΠΑΡΑΔΟΤΕΟ - 2 Καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης των Φορέων Εισαγωγή Στο πλαίσιο της προγραμματικής σύμβασης κατατίθεται το δεύτερο παραδοτέο το οποίο περιλαμβάνει: 1. Κατάλογο δημόσιων φορέων που θα μπορούν να καταγράφουν στο σύστημα τις μελέτες και τα έργα τους 2. Βαθμό και τρόπο αξιοποίησης του υφιστάμενου διαθέσιμου εξοπλισμού και λογισμικού στους φορείς. Προοπτικές ιαλειτουργικότητας με ήδη εγκατεστημένα συστήματα. 3. Προτάσεις και τρόπο αξιοποίησης του παρατηρητηρίου σε φορείς που δεν διαθέτουν εγκατεστημένα συστήματα παρακολούθησης έργων. Τα στοιχεία που παρατίθενται συλλέχθηκαν από τους φορείς με την αποστολή και συμπλήρωση δομημένων ερωτηματολογίων. Στο ΠΑΡΑΤΗΜΑ παρατίθενται όλα τα ερωτηματολόγια που συμπληρώθηκαν από τους Φορείς που περιλαμβάνονται στον Κατάλογο. 2
1) Κατάλογος δημόσιων φορέων που θα καταγράφουν στο σύστημα τις μελέτες και τα έργα τους Οι φορείς που στην παρούσα φάση θα μπορούν να καταγράφουν στοιχεία στο Παρατηρητήριο για τις μελέτες και τα έργα που υλοποιούν, είναι: 1. Υπηρεσίες της Αιρετής Περιφέρειας Κρήτης 2. Υπηρεσίες της Αποκεντρωμένης ιοίκησης Κρήτης 3. Υπηρεσίες της Περιφερειακής Ενότητας Ηρακλείου 4. ήμος Ηρακλείου 5. ήμος Βιάννου 6. ήμος Γόρτυνας 7. ήμος Αρχανών Αστερουσίων 8. ήμος Μαλεβιζίου 9. ήμος Μινώα Πεδιάδος 10. ήμος Φαιστού 11. ήμος Χερσονήσου 12. Υπηρεσίες της Περιφερειακής Ενότητας Λασιθίου 13. ήμος Αγίου Νικολάου 14. ήμος Ιεράπετρας 15. ήμος Οροπεδιου Λασιθίου 16. ήμος Σητείας 17. Υπηρεσίες της Περιφερειακής Ενότητα Ρεθύμνου 18. ήμος Ρεθύμνης 19. ήμος Μυλοποτάμου 20. ήμος Αμαρίου 21. ήμος Αγίου Βασιλείου 22. ήμος Ανωγείων 3
23. Υπηρεσίες της Περιφερειακής Ενότητα Χανίων 24. ήμος Χανίων 25. ήμος Αποκορώνου 26. ήμος Πλατανιά 27. ήμος Κισσάμου 28. ήμος Καντάνου Σελίνου 29. ήμος Γαύδου 30. ήμος Σφακίων Σε επόμενη φάση, και αφού πρώτα δοκιμαστεί στην πράξη η λειτουργία του Παρατηρητηρίου, θα ενταχθούν σε αυτό σταδιακά και άλλοι δημόσιοι φορείς που εκτελούν έργα ή εκπονούν μελέτες (π.χ. ΕΥΑ, Νοσοκομεία, Οργανισμοί κ.α.). Κύριος σκοπός, στην πρώτη φάση (περίοδο) λειτουργίας, να αντιμετωπιστούν όλα τα προβλήματα ή/και οι ιδιαιτερότητες που τυχόν θα προκύψουν με την πρώτη ομάδα φορέων, ώστε να υπάρξει αφενός ομαλή ένταξη των υπόλοιπων φορέων και αφετέρου να βελτιωθεί η λειτουργικότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών του Παρατηρητηρίου. Στη συνέχεια παρατίθενται συνοπτικά σε πίνακες τα σημαντικότερα ευρήματα της έρευνας που έγινε στους φορείς και καταγράφηκαν στα ερωτηματολόγια που συμπληρώθηκαν από τους φορείς. Σημειώνεται ότι το ερωτηματολόγιο δεν συμπληρώθηκε (παρότι απόστάλθηκε) από το ήμο Σφακίων, το ήμο Γαύδου και το ήμο Μυλοποτάμου. εν κρίθηκε απαραίτητη η αποστολή ερωτηματολογίων στις υπηρεσίες της Περιφέρειας Κρήτης καθώς και της Αποκεντρωμένης ιοίκησης Κρήτης κυρίως λόγω της άμεσης συνέργιας με το παρατηρητήριο αλλά και λόγω του επιτελικού χαρακτήρα του αντικειμένου τους. 4
Πίνακας 1. Ερώτηση: Ο Δήμος σας έχει προμηθευτεί και κάνει χρήση ειδικού λογισμικού για την ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων και μελετών? ΔΗΜΟΣ Περιφερειακή Ενότητα Απάντηση Ονομασία Λογισμικού Τεχνολογία στην οποία βασίζεται το λογισμικό Ηρακλείου Ηρακλείου - - - - Βιάννου Ηρακλείου Lotus Notes (συνέχεια του SW της ΤΥ Κ) Client Server Γόρτυνας Ηρακλείου - - - - Αρχανών Αστερουσίων Ηρακλείου - - - - Μαλεβιζίου Ηρακλείου - - - - Μινώα Πεδιάδος Ηρακλείου CIVILPLANNER Web Based Φαιστού Ηρακλείου - - - - Χερσονήσου Ηρακλείου - - - - Αγίου Νικολάου Λασιθίου ΕΡΓΑ Client Server Ιεράπετρας Λασιθίου - - - - Οροπεδιου Λασιθίου Λασιθίου - - - - Σητείας Λασιθίου ΕΡΓΑ Client Server 5
Πίνακας 1. (συνέχεια ) Ερώτηση: Ο Δήμος σας έχει προμηθευτεί και κάνει χρήση ειδικού λογισμικού για την ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων και μελετών? ΔΗΜΟΣ Περιφερειακή Ενότητα Απάντηση Ονομασία Λογισμικού Τεχνολογία στην οποία βασίζεται το λογισμικό Ρεθύμνης Ρεθύμνου CIVILPLANNER Web Based Μυλοποτάμου Ρεθύμνου - - - - - - Αμαρίου Ρεθύμνου - - - - Αγίου Βασιλείου Ρεθύμνου - - - - Ανωγείων Ρεθύμνου - - - - Χανίων Χανίων CIVILPLANNER Web Based Αποκορώνου Χανίων - - - - Πλατανιά Χανίων - - - - Κισσάμου Χανίων ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Client Server Καντάνου Σελίνου Χανίων - - - - Γαύδου Χανίων - - - - - - Σφακίων Χανίων - - - - - - 6
Πίνακας 2. ΔΗΜΟΣ Ερωτήσεις: Περιφερειακή Ενότητα Παρέχει δυνατότητα διαλειτουργικότητας με τρίτες εφαρμογές το λογισμικό για άντληση δεδομένων: Το λογισμικό είναι εγκατεστημένο σε server που βρίσκεται στις εγκαταστάσεις του ήμου; Η παρακολούθηση των έργων και μελετών γίνεται με ποιο τρόπο; Σχεδιάζεται να προμηθευτείτε πληροφοριακό σύστημα παρακολούθησης έργων και μελετών το επόμενο διάστημα (έτος); Ηρακλείου Ηρακλείου - - - - Μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Βιάννου Ηρακλείου - - - - Γόρτυνας Ηρακλείου - - - - Αρχανών Αστερουσίων Ηρακλείου - - - - Μαλεβιζίου Ηρακλείου - - - - Μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Μινώα Πεδιάδος Ηρακλείου - - Φαιστού Ηρακλείου - - - - Χερσονήσου Ηρακλείου - - - - Μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται 7
Πίνακας 2. (συνέχεια ) ΔΗΜΟΣ Ερωτήσεις: Περιφερειακή Ενότητα Παρέχει δυνατότητα διαλειτουργικότητας με τρίτες εφαρμογές το λογισμικό για άντληση δεδομένων: Το λογισμικό είναι εγκατεστημένο σε server που βρίσκεται στις εγκαταστάσεις του ήμου; Η παρακολούθηση των έργων και μελετών γίνεται με ποιο τρόπο; Σχεδιάζεται να προμηθευτείτε πληροφοριακό σύστημα παρακολούθησης έργων και μελετών το επόμενο διάστημα (έτος); Αγίου Νικολάου Λασιθίου Ιεράπετρας Λασιθίου - - - - Οροπεδίου Λασιθίου Λασιθίου - - - - Χειρόγραφα και μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Χειρόγραφα και μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Χειρόγραφα (τα στοιχεία υπάρχουν σε φάκελους) Σητείας Λασιθίου - - Ρεθύμνης Ρεθύμνου - - Μυλοποτάμου Ρεθύμνου - - - - - - - - Αμαρίου Ρεθύμνου - - - - Αγίου Βασιλείου Ρεθύμνου - - - - Ανωγείων Ρεθύμνου - - - - Χειρόγραφα και μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Χειρόγραφα (τα στοιχεία υπάρχουν σε φάκελους) Χειρόγραφα (τα στοιχεία υπάρχουν σε φάκελους) 8
Πίνακας 2. (συνέχεια ) ΔΗΜΟΣ Ερωτήσεις: Περιφερειακή Ενότητα Παρέχει δυνατότητα διαλειτουργικότητας με τρίτες εφαρμογές το λογισμικό για άντληση δεδομένων: Το λογισμικό είναι εγκατεστημένο σε server που βρίσκεται στις εγκαταστάσεις του ήμου; Η παρακολούθηση των έργων και μελετών γίνεται με ποιο τρόπο; Σχεδιάζεται να προμηθευτείτε πληροφοριακό σύστημα παρακολούθησης έργων και μελετών το επόμενο διάστημα (έτος); Χανίων Χανίων - - Αποκορώνου Χανίων - - - - Πλατανιά Χανίων - - - - Χειρόγραφα και μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Χειρόγραφα και μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Κισσάμου Χανίων Καντάνου Σελίνου Χανίων - - - - Χειρόγραφα και μέρος της πληροφορίας αποθηκεύεται Γαύδου Χανίων - - - - - - - - Σφακίων Χανίων - - - - - - - - 9
2) Βαθμός και τρόπος αξιοποίησης του υφιστάμενου εξοπλισμού και λογισμικού στους φορείς που υπάρχει διαθέσιμο. Προοπτικές Διαλειτουργικότητας με ήδη εγκατεστημένα συστήματα. Σύμφωνα με τα όσα προέκυψαν από τα ερωτηματολόγια που συμπληρώθηκαν από τους ήμους και αφορούσαν την αποτύπωση της υπάρχουσας κατάστασης (Παράρτημα), προκύπτει ότι: 1. Οι περισσότεροι φορείς δεν διαθέτουν ειδικό λογισμικό για την ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων και μελετών. 2. Από τους φορείς που διαθέτουν λογισμικό, το λογισμικό αυτό δεν παρέχει σε όλες τις περιπτώσεις δυνατότητα διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα όπως το Παρατηρητήριο. Καθοριστικός παράγοντας για την επιτυχία του Παρατηρητηρίου και την εμπέδωση της χρήσης του από τους φορείς, αποτελεί η διασύνδεση με υπάρχοντα λογισμικά ηλεκτρονικής παρακολούθησης έργων και μελετών που είναι εγκατεστημένα στους φορείς (φάση 2), ώστε να μην απαιτείται από τους χρήστες να κάνουν διπλές καταχωρήσεις των στοιχείων (στο λογισμικό του φορέα τους και στο Παρατηρητήριο) και τα απαραίτητα στοιχεία να αντλούνται αυτόματα, ελαχιστοποιώντας με αυτό τον τρόπο και τα λάθη καταχώρησης (πληκτρολόγησης) που συνήθως συμβαίνουν. Το γεγονός ότι οι περισσότεροι φορείς δεν έχουν εγκαταστήσει λογισμικό για την ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων και μελετών, δεν θεωρείται απαραίτητα αρνητικό στοιχείο. Η εξοικείωση με τις λειτουργίες διαβαθμισμένης πρόσβασης του Παρατηρητηρίου θα βοηθήσει στην ομαλή μετάβαση ηλεκτρονικής παρακολούθησης και διαχείρισης μελετών και έργων. Με δεδομένο ότι η λειτουργία του παρατηρητηρίου θα εξασφαλίζει διαλειτουργικότητα σε τεχνικό επίπεδο με σαφείς προδιαγραφές και πρότυπα, οι φορείς θα μπορούν ευκολότερα να προγραμματίσουν την προμήθεια λογισμικών τα οποία θα μπορούν να διαλειτουργούν. Με αυτό τον τρόπο ενισχύεται η προοπτική για οριζόντιες και κάθετες συνέργειες (επιχειρησιακή διαλειτουργικότητα) και διευκολύνεται η τυποποίηση των διαδικασιών παρακολούθησης μελετών και έργων εξοικονομώντας πολύτιμους πόρους. 10
3) Προτάσεις - τρόπος αξιοποίησης του παρατηρητηρίου σε φορείς που δεν διαθέτουν εγκατεστημένα συστήματα παρακολούθησης έργων. Όσοι φορείς δεν διαθέτουν στην παρούσα φάση ειδικό λογισμικό για την ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων και μελετών θα μπορούν, κάνοντας χρήση των υπηρεσιών του Παρατηρητηρίου, να καταχωρούν τα βασικά στοιχεία για τα έργα και τις μελέτες που υλοποιούν. Με αυτό τον τρόπο θα μπορούν να έχουν μια βασική εικόνα, η οποία θα συμβάλει στην καλύτερη διαχείριση τους. Στο στάδιο αυτό, ειδικότερα για τους μικρότερους δήμους, το παρατηρητήριο θα δώσει την ευκαιρία στο στελεχικό δυναμικό τους να εξοικειωθούν με τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες διαχείρισης και να μάθουν από τον τρόπο που διαχειρίζονται έργα υπηρεσίες μεγαλύτερων δήμων, όπου κατά κανόνα υπάρχει μεγαλύτερη εμπειρία με το αντικείμενο αυτό. Στη φάση ανάπτυξης των υπηρεσιών του Παρατηρητηρίου θα ληφθεί μέριμνα για τη δημιουργία ειδικών αναφορών (reports) που θα μπορούν να εξυπηρετούν με στοιχειώδη τρόπο τις περιπτώσεις φορέων που δεν διαθέτουν συστήματα παρακολούθησης έργων ή μελετών. Για την αναλυτική και λεπτομερή παρακολούθηση των έργων και μελετών, κρίνεται απαραίτητο οι φορείς αυτοί να προμηθευτούν κατάλληλα συστήματα που θα τους δίνουν την δυνατότητα ουσιαστικής και σε βάθος παρακολούθησης των έργων/μελετών τους. Το αντικείμενο αυτό, αν και ιδιαίτερα χρήσιμο για τον κάθε φορέα ξεχωριστά, είναι έξω και πέρα από τους στόχους και το σκοπό του Πρατηρητηρίου ημοσίων Μελετών και Έργων της Περιφέρειας Κρήτης. 11
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 12