Εγχειρίδιο Διαχειριστή. (Υπηρεσία Ενημέρωσης για Εκπαιδευτικές και Πολιτισμικές Δράσεις)

Transcript

1 (Υπηρεσία Ενημέρωσης για Εκπαιδευτικές και Πολιτισμικές Δράσεις) Για το Έργο

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 Εισαγωγή Τεχνικά Χαρακτηριστικά Περιβάλλον Εργασίας Σύνδεση / Αποσύνδεση Διαχειριστή Διαχείριση Χρηστών Εμφάνιση Λίστας Χρηστών (Αναζήτηση, Ταξινόμηση) Επισκόπηση Στοιχείων Χρήστη Αποκλεισμός χρήστη Προσθήκη Ρόλων Ενέργειες Χρηστών Επισκόπηση Στοιχείων Ενέργειας Χρήστη Ρυθμίσεις συστήματος Διαχείριση Λίστας Εξωτερικών Πηγών Εμφάνιση Λίστας Εξωτερικών Πηγών (Ταξινόμηση) Δημιουργία Εξωτερικής Πηγής Τροποποίηση Εξωτερικής Πηγής Κατάργηση Πηγής Διαχείριση Λίστας Κατηγοριών Πηγών Εμφάνιση Λίστας Κατηγοριών Πηγών (Ταξινόμηση) Δημιουργία Κατηγορίας Πηγής Τροποποίηση Κατηγορίας Πηγής Σελίδα 2 από 26

3 8.4 Κατάργηση Κατηγορίας Παραμετροποίηση Υπηρεσίας Εμφάνιση Λίστας Τιμών (Ταξινόμηση) Δημιουργία Λίστας Τιμών Τροποποίηση Λίστας Τιμών Κατάργηση Λίστας Τιμών Χρήσιμες Σημειώσεις Καθημερινής Λειτουργίας Σελίδα 3 από 26

4 1 Εισαγωγή Το εν λόγω παραδοτέο έχει ως σκοπό την παροχή της απαιτούμενης βοήθειας προς τους διαχειριστές της υπηρεσίας, προκειμένου αυτοί να είναι σε θέση πραγματοποιούν αποτελεσματικά τις απαιτούμενες διαχειριστικές εργασίες. Από την μία αποτελεί χρήσιμο εκπαιδευτικό βοήθημα, ενώ παράλληλα ενδείκνυται και ως σημείο αναφοράς επίλυσης προβλημάτων κατά τη διαχείριση του συστήματος. Το παρόν χρησιμοποιεί απλή και κατανοητή γλώσσα, προκειμένου να είναι εύκολα κατανοητό στα διαφορετικά διαβαθμισμένα επίπεδα διαχειριστών και ακολουθεί τη μέθοδο των σταδιακών βημάτων εκτέλεσης λειτουργιών με την παράλληλη χρήση ενδεικτικών οθονών (screenshots) για την καλύτερη εξοικείωση των διαχειριστών με ρεαλιστικά σενάρια διαχείρισης της υπηρεσίας. Σελίδα 4 από 26

5 2 Τεχνικά Χαρακτηριστικά Το σύστημα είναι μια web based εφαρμογή. Για την χρήση της απαιτείται μια σύνδεση στο Internet και η χρήση ενός web browser. Δεν απαιτείται κανένα άλλο λογισμικό από την πλευρά του τελικού χρήστη. Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε απομακρυσμένο server. Σελίδα 5 από 26

6 3 Περιβάλλον Εργασίας Το Περιβάλλον Εργασίας (ή αλλιώς διεπαφή) του συστήματος αποτελείται από ένα σύνολο ιστοσελίδων (web pages) σχεδιασμένων κατά τρόπο τέτοιο ώστε το τελικό αποτέλεσμα να παραπέμπει σε περιβάλλοντα εργασίας επιχειρησιακών εφαρμογών διαδικτύου με τα οποία οι περισσότεροι χρήστες σήμερα έχουν ένα ικανοποιητικό βαθμό εξοικείωσης. Τα βασικά του χαρακτηριστικά επικεντρώνονται στα ακόλουθα: «φορτώνει» πολύ γρήγορα στον web browser του χρήστη, απαιτεί ελάχιστη υπολογιστική ισχύ, δεδομένου ότι δεν χρησιμοποιεί άλλο λογισμικό πέρα από έναν web browser, δεν χρησιμοποιεί κανένα τρίτο Web UI frameworks εκτός του ΖΚ και λειτουργεί με απομακρυσμένες βιβλιοθήκες οι οποίες βρίσκονται στον server. Το περιβάλλον εργασίας του συστήματος αποτελείται από ένα σύνολο διακριτών περιοχών όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί. Η πλοήγηση μεταξύ των διαφορετικών περιοχών του Περιβάλλοντος Εργασίας γίνεται από πάνω προς κάτω (κάθετη πλοήγηση). Σελίδα 6 από 26

7 Ένδειξη Περιοχή Συστήματος Περιγραφή 1. Περιοχή Κειμένων - Λογοτύπων (Header) Περιοχή για την απεικόνιση του ονόματος - λογοτύπου του Κυρίως Φορέα του έργου και του ονόματος λογοτύπου του πληροφοριακού συστήματος. Εμφανίζονται σε κάθε σελίδα 2. Menu Λειτουργιών Συστήματος Menu με τις βασικές λειτουργίες του συστήματος. Οι βασικές λειτουργίες διαρθρώνονται σε ιεραρχικά επίπεδα 3. Χαρακτηριστικά Σύνδεσης Το όνομα του συνδεδεμένου χρήστη. 4. Περιοχή Φίλτρα αναζήτησης ανάλογα με την τρέχουσα λειτουργία. Δυνατότητα απόκρυψης Σελίδα 7 από 26

8 Αναζήτησης φίλτρων 5. Ενέργειες Χρήστη Οι βασικές ενέργειες που μπορεί να εκτελέσει ο χρήστης για την συγκεκριμένη λειτουργία στην οποία βρίσκεται 6. Λίστα Αποτελεσμάτων Λίστα όλων των αποτελεσμάτων που ικανοποιούν τα κριτήρια αναζήτησης του χρήστη 7. Σελιδοποίηση Ένδειξη τρέχουσας σελίδας των αποτελεσμάτων της αναζήτησης. Δυνατότητα πρόσβασης στην επόμενη ή προηγούμενη σελίδα, καθώς και στην αρχική ή τελική σελίδα 8. Πρόσβαση σε κοινωνικά δίκτυα Πρόσβαση σε κοινωνικά δίκτυα δικτύωσης όπως είναι το facebook, google +, twitter 9. Περιοχή Κειμένων - Λογοτύπων (Footer) Περιοχή για την παράθεση λοιπών οριζόντιων κειμένων και λογοτύπων. Ένδειξη ονόματος Φορέα, χρηματοδότησης και λογοτύπων. Εμφανίζονται σε κάθε σελίδα Σελίδα 8 από 26

9 4 Σύνδεση / Αποσύνδεση Διαχειριστή Σύνδεση Διαχειριστή Για να επιτευχθεί η σύνδεση του διαχειριστή στο σύστημα θα πρέπει να γίνει σωστή καταχωρήσει των συνθηματικών (username, password). Ο Μηχανισμός Αυθεντικοποίησης (authentication mechanism) του συστήματος ελέγχει την ύπαρξη του διαχειριστή στο σύστημα και αποδίδει σε αυτόν το πλήθος των υπηρεσιών στις οποίες αυτός έχει πρόσβαση. Σελίδα 9 από 26

10 Αποσύνδεση Διαχειριστή Επιλέξτε από το κεντρικό μενού το εικονίδιο που αντιστοιχεί στην <<Αποσύνδεση>>. Το σύστημα εμφανίζει πλαίσιο διαλόγου για την επικύρωση της πρόθεσης σας. Αν επιλέξτε «Yes» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης), τότε αποσυνδέεστε από το σύστημα. Αν επιλέξτε «Νο» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης), το σύστημα παραμένει στην ίδια σελίδα. Σελίδα 10 από 26

11 5 Διαχείριση Χρηστών Η διαχείριση των χρηστών συνίσταται στα ακόλουθα επιμέρους σύνολα ενεργειών: 1. Εμφάνιση Λίστας Χρηστών (Αναζήτηση, Ταξινόμηση) 2. Επισκόπηση Στοιχείων Χρήστη 3. Αποκλεισμός Χρήστη 4. Προσθήκη Ρόλων Επιλέξτε «Διαχείριση» -> «Χρήστες» από το κεντρικό μενού. 5.1 Εμφάνιση Λίστας Χρηστών (Αναζήτηση, Ταξινόμηση) Το σύστημα αντλεί από τη Βάση Δεδομένων τους υφιστάμενους χρήστες. Για κάθε χρήστη εμφανίζονται τα ακόλουθα πεδία (στήλες): Σελίδα 11 από 26

12 Όνομα Επώνυμο Username Ημερομηνία Εγγραφής 5.2 Επισκόπηση Στοιχείων Χρήστη Μπορείτε να επιλέξετε έναν συγκεκριμένο χρήστη, επιλέγοντάς τον από την λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης και επιλέγοντας την ενέργεια «Επισκόπηση». Το σύστημα εμφανίζει ηλεκτρονική φόρμα με όλα τα στοιχεία του επιλεγόμενου χρήστη( σε αντίστοιχες καρτέλες). Τα στοιχειά τα οποία εμφανίζονται κατά την επισκόπηση σε αντίστοιχες καρτέλες είναι: Προσωπικά Στοιχεία Επώνυμο Όνομα Ημερομηνία Γέννησης Φύλο Στοιχεία Επικοινωνίας Διεύθυνση Κατοικίας Σελίδα 12 από 26

13 Τηλέφωνο Σταθερό Τηλέφωνο Κινητό Φαξ 5.3 Αποκλεισμός χρήστη Μπορείτε να αποκλείσετε έναν χρήστη από την Υπηρεσία, επιλέγοντας τον επιθυμητό χρήστη από τη λίστα χρηστών και στη συνέχεια επιλέγοντας «Αποκλεισμός Χρήστη». Για την επαναφορά ενός αποκλεισμένου χρήστη ακολουθείστε την ίδια διαδικασία επιλέγοντας «Επαναφορά χρήστη». Πριν από την ολοκλήρωση κάθε ενέργειας εμφανίζεται επιβεβαιωτικό μήνυμα στην οθόνη διαχείρισης χρηστών. Σελίδα 13 από 26

14 5.4 Προσθήκη Ρόλων Μπορείτε να επιλέξετε έναν συγκεκριμένο χρήστη, επιλέγοντάς τον από την λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης και επιλέγοντας την ενέργεια «Προσθήκη Ρόλων». Το σύστημα εμφανίζει του διαθέσιμους ρόλους που μπορείτε να επιλέξετε. 5.5 Ενέργειες Χρηστών Επιλέξτε «Διαχείριση ->Ενέργειες χρηστών» από το κεντρικό μενού. Η διαχείριση ενεργειών των χρηστών ενεργειών: συνίσταται στα ακόλουθα επιμέρους σύνολα Εμφάνιση Λίστας Τιμών (Ταξινόμηση) Επισκόπηση Ενέργειας χρήστη Το σύστημα αντλεί από τη Βάση Δεδομένων τις υπάρχουσες ενέργειες χρηστών Σελίδα 14 από 26

15 Για κάθε ενέργεια εμφανίζονται τα ακόλουθα πεδία (στήλες): Ημερομηνία Ενέργειας Ονοματεπώνυμο χρήστη Username Ενέργεια Τo κριτήριοo που μπορείτε να επιλέξετε είναι: Ημερομηνία ενέργειας Αριθμός αποτελεσμάτων ανά σελίδα 5.6 Επισκόπηση Στοιχείων Ενέργειας Χρήστη Μπορείτε να προβάλετε μια συγκεκριμένη ενέργεια, επιλέγοντάς την από την λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης και επιλέγοντας την ενέργεια «Επισκόπηση». Το σύστημα εμφανίζει ηλεκτρονική φόρμα με όλα τα στοιχεία της επιλεγμένης ενέργειας. Σελίδα 15 από 26

16 Σελίδα 16 από 26

17 6 Ρυθμίσεις συστήματος Επιλέξτε «Διαχείριση -> Ρυθμίσεις συστήματος» από το κεντρικό μενού. Για τις ρυθμίσεις συστήματος εμφανίζονται τα ακόλουθα πεδία : Ποσοστό απόστασης Levenshtein (το ποσοστό του μήκους της λέξης αναζήτησης με την οποία θα υπολογιστεί η συνάφεια των λέξεων κατά την αναζήτηση.. Αυτόματη άντληση πηγών. Σελίδα 17 από 26

18 7 Διαχείριση Λίστας Εξωτερικών Πηγών Η Διαχείριση Λίστας Εξωτερικών Πηγών συνίσταται στα ακόλουθα επιμέρους σύνολα ενεργειών: 1. Εμφάνιση Λίστας Εξωτερικών Πηγών (Ταξινόμηση) 2. Δημιουργία Εξωτερικής Πηγής 3. Τροποποίηση Εξωτερικής Πηγής 4. Κατάργηση Εξωτερικής Πηγής 7.1 Εμφάνιση Λίστας Εξωτερικών Πηγών (Ταξινόμηση) Επιλέξτε «Διαχείριση -> Εξωτερικές Πηγές -> Διαχείριση Πηγών» από το κεντρικό μενού. Το σύστημα αντλεί από τη Βάση Δεδομένων τις υπάρχουσες Πηγές. Σελίδα 18 από 26

19 7.2 Δημιουργία Εξωτερικής Πηγής Για την δημιουργία εξωτερικής πηγής επιλέξετε από την λίστα αποτελεσμάτων στην οποία βρίσκεστε την σχετική ένδειξη «Δημιουργία». Συμπληρώστε τα αντίστοιχα πεδία και επιλέξτε «Αποθήκευση» 7.3 Τροποποίηση Εξωτερικής Πηγής Μπορείτε να επιλέξετε την τροποποίηση μιας υφιστάμενης πηγής από την λίστα αποτελεσμάτων στην οποία βρίσκεστε επιλέγοντας την σχετική ένδειξη «Τροποποίηση». Για την τροποποίηση των στοιχείων της πηγής τροποποιείστε τα στοιχεία της σχετικής ηλεκτρονικής φόρμας, όπως αυτά παρουσιάστηκαν στην αμέσως προηγούμενη ενότητα. 7.4 Κατάργηση Πηγής Μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη πηγή, επιλέγοντάς την από την λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης και επιλέγοντας την ενέργεια «Κατάργηση».Το σύστημα εμφανίζει πλαίσιο διαλόγου για την επικύρωση της πρόθεσης σας. Αν επιλέξτε «Ναι» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης),το σύστημα διαγράφει την επιλεγμένη λίστα από τη Βάση Δεδομένων. Στην συνέχεια το σύστημα εμφανίζει μήνυμα επιβεβαίωσης και επιστρέφει στην οθόνη «Εξωτερικών Πηγών». Σελίδα 19 από 26

20 Αν επιλέξτε «Όχι» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης),το σύστημα επιστρέφει στην οθόνη «Εξωτερικών Πηγών». Σελίδα 20 από 26

21 8 Διαχείριση Λίστας Κατηγοριών Πηγών Η Διαχείριση Λίστας Κατηγοριών Πηγών συνίσταται στα ακόλουθα επιμέρους σύνολα ενεργειών: 5. Εμφάνιση Λίστας Κατηγοριών Πηγών (Ταξινόμηση) 6. Δημιουργία Κατηγορίας Πηγής 7. Τροποποίηση Κατηγορίας Πηγής 8. Κατάργηση Κατηγορίας Πηγής 8.1 Εμφάνιση Λίστας Κατηγοριών Πηγών (Ταξινόμηση) Επιλέξτε «Διαχείριση -> Εξωτερικές Πηγές -> Κατηγορίες Πηγών» από το κεντρικό μενού. Το σύστημα αντλεί από τη Βάση Δεδομένων τις υπάρχουσες Κατηγορίες. 8.2 Δημιουργία Κατηγορίας Πηγής Για την δημιουργία κατηγορίας πηγής επιλέξετε από την λίστα αποτελεσμάτων στην οποία βρίσκεστε την σχετική ένδειξη «Δημιουργία». Συμπληρώστε τα αντίστοιχα πεδία και επιλέξτε «Αποθήκευση» Σελίδα 21 από 26

22 8.3 Τροποποίηση Κατηγορίας Πηγής Μπορείτε να επιλέξετε την τροποποίηση μιας υφιστάμενης κατηγορίας από την λίστα αποτελεσμάτων στην οποία βρίσκεστε επιλέγοντας την σχετική ένδειξη «Τροποποίηση». Για την τροποποίηση των στοιχείων της κατηγορίας τροποποιείστε τα στοιχεία της σχετικής ηλεκτρονικής φόρμας, όπως αυτά παρουσιάστηκαν στην αμέσως προηγούμενη ενότητα. 8.4 Κατάργηση Κατηγορίας Μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη κατηγορία, επιλέγοντάς την από την λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης και επιλέγοντας την ενέργεια «Κατάργηση».Το σύστημα εμφανίζει πλαίσιο διαλόγου για την επικύρωση της πρόθεσης σας. Αν επιλέξτε «Ναι» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης),το σύστημα διαγράφει την επιλεγμένη λίστα από τη Βάση Δεδομένων. Στην συνέχεια το σύστημα εμφανίζει μήνυμα επιβεβαίωσης και επιστρέφει στην οθόνη «Κατηγορίες Πηγών». Αν επιλέξτε «Όχι» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης),το σύστημα επιστρέφει στην οθόνη «Κατηγορίες Πηγών». Σελίδα 22 από 26

23 9 Παραμετροποίηση Υπηρεσίας Η Παραμετροποίηση Υπηρεσίας συνίσταται στα ακόλουθα επιμέρους σύνολα ενεργειών: 9. Εμφάνιση Λίστας Τιμών (Ταξινόμηση) 10.Δημιουργία Λίστας Τιμών 11.Τροποποίηση Λίστας Τιμών 12.Κατάργηση Λίστας Τιμών 9.1 Εμφάνιση Λίστας Τιμών (Ταξινόμηση) Επιλέξτε «Διαχείριση ->Λίστες Τιμών» από το κεντρικό μενού. Το σύστημα αντλεί από τη Βάση Δεδομένων τις υπάρχουσες Λίστες Τιμών. Σελίδα 23 από 26

24 9.2 Δημιουργία Λίστας Τιμών Για την δημιουργία λίστας τιμών επιλέξετε από την λίστα αποτελεσμάτων στην οποία βρίσκεστε την σχετική ένδειξη «Δημιουργία». Συμπληρώστε τα αντίστοιχα πεδία και επιλέξτε «Αποθήκευση» 9.3 Τροποποίηση Λίστας Τιμών Μπορείτε να επιλέξετε την τροποποίηση μιας υφιστάμενης λίστας τιμών από την λίστα αποτελεσμάτων στην οποία βρίσκεστε επιλέγοντας την σχετική ένδειξη «Τροποποίηση». Για την τροποποίηση των στοιχείων λίστας τιμών τροποποιείστε τα στοιχεία της σχετικής ηλεκτρονικής φόρμας, όπως αυτά παρουσιάστηκαν στην αμέσως προηγούμενη ενότητα. 9.4 Κατάργηση Λίστας Τιμών Μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη λίστα τιμών, επιλέγοντάς την από την λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης και επιλέγοντας την ενέργεια «Κατάργηση».Το σύστημα εμφανίζει πλαίσιο διαλόγου για την επικύρωση της πρόθεσης σας. Σελίδα 24 από 26

25 Αν επιλέξτε «Ναι» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης),το σύστημα διαγράφει την επιλεγμένη λίστα από τη Βάση Δεδομένων. Στην συνέχεια το σύστημα εμφανίζει μήνυμα επιβεβαίωσης και επιστρέφει στην οθόνη «Λίστες Τιμών». Αν επιλέξτε «Όχι» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης),το σύστημα επιστρέφει στην οθόνη «Λίστες Τιμών». Σελίδα 25 από 26

26 10 Χρήσιμες Σημειώσεις Καθημερινής Λειτουργίας 1. Τι κάνω όταν με καλεί ένας εξωτερικός χρήστης για βοήθεια; a. Καταγραφή των βημάτων αναπαραγωγής του προβλήματος (ο τρόπος με τον οποίο προκύπτει το πρόβλημα). b. Εάν το πρόβλημα μπορεί να επιλυθεί μέσω των εργαλείων διαχείρισης του συστήματος (διαχείριση χρηστών κλπ.) πραγματοποιούνται όλες οι απαραίτητες ενέργειες για την επίλυση του προβλήματος. c. Εάν το πρόβλημα προκύπτει από σφάλμα της εφαρμογής ή του εξυπηρετητή λογισμικού θα πρέπει να ενημερωθεί ο υπεύθυνος τεχνικής υποστήριξης από την πλευρά του αναδόχου ώστε να προβεί στις απαραίτητες ενέργειες αποκατάστασης του προβλήματος. 2. Πρέπει να εγκρίνω κάθε εξωτερικό χρήστη πριν αυτός να μπορεί να χρησιμοποιήσει την Υπηρεσία; Όχι, οι εξωτερικοί χρήστες μπορούν απευθείας να χρησιμοποιήσουν την Υπηρεσία αμέσως μετά την εγγραφή τους. 3. Τι κάνω όταν έχω ένα πρόβλημα με το σύστημα; Επικοινωνώ άμεσα με το στέλεχος υποστήριξης. Αν δεν τον βρω στο τηλέφωνο θα βρίσκεται σε επίσκεψη. Στέλνω για να επικοινωνήσει μαζί μου. Σελίδα 26 από 26