Υποχρέωση αποστολής δειγµάτων υπογραφής των αρµοδίων υπαλλήλων του ΙΚΑ ΕΤΑΜ στα πλαίσια εφαρµογής της Σύµβασης της Χάγης περί κατάργησης της υποχρέωσης της διπλωµατικής ή προξενικής επικύρωσης των αλλοδαπών δηµοσίων εγγράφων (Ν.1497/84). /ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΑΠΛ/ΣΗΣ ΙΑ /ΣΙΩΝ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ :63/2006 Αριθµ. Πρωτ.:Ε99/25/26-10-2006 Με αφορµή ερωτήµατα από τα υποκαταστήµατά µας, που αφορούν την υποχρέωση ή µη της αποστολής δειγµάτων υπογραφής που ζητούνται από την αρµόδια υπηρεσία της κάθε Περιφέρειας της χώρας θέτουµε υπόψη σας τα εξής: Όπως γνωρίζετε κάθε αλλοδαπό έγγραφο για να είναι έγκυρο πρέπει να φέρει τη θεώρηση από την αρµόδια διπλωµατική ή προξενική αρχή (επικύρωση γνησιότητας) της χώρας στην οποία θα προσαχθεί. Με τη Σύµβαση της Χάγης που συνοµολογήθηκε και υπογράφηκε στις 5 Οκτωβρίου 1961 καταργείται η επικύρωση των αλλοδαπών δηµοσίων εγγράφων των συµβαλλοµένων κρατών. Με τον Ν.1497/84 (ΦΕΚ 188/Α/27-11-84) κυρώθηκε από την Ελλάδα η Σύµβαση της Χάγης και κατά συνέπεια η χώρα µας αποτελεί (από την κύρωσή της) συµβαλλόµενο Κράτος. Η Σύµβαση αυτή αφορά τα δηµόσια έγγραφα που έχουν συνταχθεί στο έδαφος ενός συµβαλλόµενου κράτους και πρέπει να προσαχθούν στο έδαφος άλλου συµβαλλόµενου Κράτους. Σύµφωνα µε το περιεχόµενο αυτής δεν υπάρχει υποχρέωση επικύρωσης των εγγράφων αυτών από διπλωµατική ή προξενική αρχή, αλλά αρκεί η επίθεση είτε στο ίδιο το έγγραφο ή σε πρόσθεµα αυτού ειδικής επισηµείωσης σύµφωνα µε το υπόδειγµα που είναι προσαρτηµένο σ αυτή η οποία χορηγείται από την αρµόδια αρχή του Κράτους από το οποίο προέρχεται το έγγραφο. Σύµφωνα µε το δεύτερο άρθρο του Ν.1497/84 ως αρχή για την χορήγηση της επισηµείωσης στα διοικητικά έγγραφα της χώρας µας, που θα προσαχθούν σε άλλο συµβαλλόµενο Κράτος, ορίζεται η Νοµαρχία στην οποία εδρεύει η αρχή που έχει εκδώσει το έγγραφο και στη συνέχεια σύµφωνα µε τις διατάξεις του Ν.2503/97 την αρµοδιότητα αυτή έχει ο Νοµάρχης για όλα τα έγγραφα των Υπηρεσιών της Νοµαρχιακής Αυτοδιοίκησης και ο Γενικός Γραµµατέας της Περιφέρειας για τα έγγραφα των δηµοσίων Πολιτικών υπηρεσιών του νοµού ή της Νοµαρχίας που δεν περιέχονται στην αρµοδιότητα της Νοµαρχιακής Αυτοδιοίκησης, καθώς και τα έγγραφα των Ν.Π..., των ΟΤΑ πρώτου βαθµού και των ληξιαρχείων. Η επικύρωση των εγγράφων αυτών στα οποία τίθεται η επισηµείωση έχει την έννοια της βεβαίωσης της γνησιότητας του εγγράφου που θα προσαχθεί σε άλλο συµβαλλόµενο Κράτος ως αλλοδαπό έγγραφο (βεβαιώνει την γνησιότητα της υπογραφής του εγγράφου την ιδιότητα µε την οποία ενήργησε ο υπογράφων και ενδεχοµένως την ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήµατος που φέρει το έγγραφο). Για να είναι δυνατό να γίνει αυτό θα πρέπει οι αρµόδιες υπηρεσίες των περιφερειών της χώρας να γνωρίζουν τα στοιχεία εκείνων των υπαλλήλων (δηµοσίων υπηρεσιών, Ν.Π... κ.λ.π.) που έχουν αρµοδιότητα υπογραφής των εγγράφων (που θα προσκοµισθούν σε άλλο συµβαλλόµενο κράτος). Για τον λόγο αυτό οι υπηρεσίες των Περιφερειών ζητούν από τις µονάδες µας δείγµατα υπογραφής και λοιπά στοιχεία των υπαλλήλων µας. Κρίνουµε σκόπιµο να επισηµάνουµε ότι αρµόδιες να κρίνουν, εάν το προσκοµιζόµενο από τον πολίτη έγγραφο καθώς και το Κράτος στο οποίο θα προσαχθεί αυτό, καταλαµβάνονται από την Σύµβαση της Χάγης, είναι οι υπηρεσίες των Περιφερειών που χορηγούν και την ειδική επισηµείωση. Κατόπιν αυτών θα πρέπει να χορηγούνται τα ζητούµενα από τις Περιφέρειες στοιχεία των υπαλλήλων µας που έχουν την αρµοδιότητα της τελικής υπογραφής εγγράφων. Με την ευκαιρία σας υπενθυµίζουµε ότι για το θέµα της Σύµβασης της Χάγης και όσο αφορά την υποχρέωση των υπηρεσιών µας να αποδέχονται τα δηµόσια έγγραφα (ως δικαιολογητικά) που προσκοµίζονται από τους πολίτες τα προερχόµενα από συµβαλλόµενες στη Σύµβαση χώρες και φέρουν την ειδική επισηµείωση, έχουν δοθεί οδηγίες µε τα Γεν. Έγγραφα Σ90/9/19-11-1997,Σ90/7/29-9-98,Σ90/7/3-3-99 της /νσης Παροχών στα οποία αναφέρονται και Κράτη που έχουν προσχωρήσει στην Σύµβαση της Χάγης. Για πληρέστερη ενηµέρωσή σας, σας κοινοποιούµε τον Νόµο κύρωσης της Σύµβασης της Χάγης, καθώς και κατάσταση στην οποία περιέχονται οι χώρες που έχουν υπογράψει τη Σύµβαση.
9