ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ &

ΤΕΙ ΑΘΗΝΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ & ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ

Οι πληροφορίες που έχουν παραχθεί ή ληφθεί από ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του και έχουν καταχωρισθεί σε κάποιο υπόστρωμα. Ο άνθρωπος δημιουργεί πληροφορίες αρχειακού χαρακτήρα, είτε για να επικοινωνήσει με τους γύρω του είτε για να πετύχει συγκεκριμένους στόχους. Ο αρχειονόμος είναι ο «τεχνικός» που επιφορτίζεται με τη διαχείριση αυτών των πληροφοριών.

Είναι το σύνολο των τεκμηρίων, ανεξαρτήτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης που έχει δεχθεί ή παραγάγει οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, οποιοσδήποτε οργανισμός, δημόσιος ή ιδιωτικός, στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του. Πρωτογενείς ιδιότητες: Τα τεκμήρια είναι οργανικά προϊόντα. Τα τεκμήρια είναι φυσικά προϊόντα. Τα τεκμήρια είναι μοναδικά. Το αρχείο υφίσταται μόνο ως σύνολο. Τα αρχείο εξελίσσεται σε μάρτυρα ρ των δραστηριοτήτων.

Παρεπόμενο και άμεση συνέπεια του αρχειακού δεσμού είναι η έννοια του ΑΡΧΕΙΑΚΟΥ ΣΥΝΟΛΟΥ, του συνόλου δηλαδή των τεκμηρίων αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης που έχει δεχθεί ή παραγάγει ένα ορισμένο φυσικό ή νομικό πρόσωπο στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του.

Εδ Ειδικότερα η ΣΥΛΛΟΓΗ τεκμηρίων μπορεί να χαρακτηρισθεί ως το μη αρχειακό σύνολο τεκμηρίων. Πρόκειται απλώς για μια συγκέντρωση τεκμηρίων γύρω από ένα κοινό σημείο, όπως ένα θέμα, ένα πρόσωπο, μια περιοχή, μια περίοδο. Σε αντίθεση δηλαδή με το αρχειακό σύνολο που, έχοντας δημιουργηθεί κατά τρόπο φυσικό και αυτόματο, διαθέτει τεκμηριωτική αξία, η συλλογή έχει δημιουργηθεί κατά τρόπο τεχνητό, προκειμένου να ικανοποιήσει ερευνητικά ή απλώς συλλεκτικά ενδιαφέροντα. φρ

Είναι η αρχή σύμφωνα με την οποία τα τεκμήρια που προέρχονται από ένα νομικό ή φυσικό πρόσωπο πρέπει να μένουν συγκεντρωμένα και να μη κατατέμνονται, διασκορπίζονται ή αναμειγνύονται με τεκμήρια άλλων προσώπων (πρώτο επίπεδο). Περαιτέρω τα τεκμήρια πρέπει να διατηρούν την ταξινόμηση που τους δόθηκε από τον παραγωγό του αρχείου (δεύτερο επίπεδο).

Ο αρχειακός δεσμός διαρθρώνεται σε δύο επίπεδα, εκ των οποίων το δεύτερο είναι συμπλήρωμα και λογική συνέπεια του πρώτου. Ενώ στο πρώτο επίπεδο αντικείμενο είναι η διαφύλαξη του ενιαίου και αυτόνομου χαρακτήρα κάθε αρχειακού συνόλου, στο δεύτερο επίπεδο το ζητούμενο είναι η εσωτερική οργάνωση του αρχειακού συνόλου να ακολουθεί την ταξινόμηση που δόθηκε στα τεκμήρια από τον παραγωγό γ του αρχείου.

Υπέρ της διατήρησης της αρχικής οργάνωσης συνηγορούν και δύο επιχειρήματα πρακτικής φύσεως: η εξοικονόμηση χρόνου και εργασίας και η διευκόλυνση των ερευνών του οργανισμού παραγωγού ύ του αρχείου. Το δεύτερο επίπεδο του αρχειακού δεσμού απαλλάσσει τον αρχειονόμο από την επώδυνη εργασία της αναταξινόμησης που συχνά γίνεται κατά τεκμήριο. Επιπλέον στην περίπτωση των ανοικτών αρχειακών συνόλων, αν το αρχείο διατηρεί την ταξινόμηση που του δόθηκε από τη διοίκηση, ο οργανισμός παραγωγός εντοπίζει πολύ εύκολα τις ζητούμενες πληροφορίες. Το δεύτερο επίπεδο του αρχειακού δεσμού εκφράζει έτσι όχι μόνο μια θεωρητική σύλληψη αλλά και μια απτή αναγκαιότητα.

Εν πρώτοις δεν πρέπει να αποφεύγεται η εκ νέου ταξινόμηση ενός αρχειακού συνόλου με την πρόφαση πως, αφήνοντας το αταξινόμητο, προβάλλουμε την έλλειψη οργάνωσης του παραγωγού του. Αν αντίθετα ο παραγωγός του αρχειακού συνόλου το έχει ταξινομήσει με ένα ορισμένο σύστημα, πρέπει να εξετάσουμε: αν αυτή η οργάνωση είναι αρχειακού χαρακτήρα (και όχι μια απλή αποθηκευτική διάταξη, λ.χ., ανάλογα με το σχήμα των τεκμηρίων), ) αν αφορά σε όλα τα τεκμήρια και Αν εφαρμόστηκε συστηματικά και με συνέχεια στο χρόνο. Με άλλα λόγια, το ζητούμενο ο' αυτή τη φάση είναι αν η ταξινόμηση συγκεντρώνει τις στοιχειώδεις προϋποθέσεις που θα της προσέδιδαν τεκμηριωτική αξία.

Εφ' όσον η αρχική οργάνωση πληροί αυτές τις προδιαγραφές, ο αρχειονόμος πρέπει να αξιολογήσει τις πρακτικές παραμέτρους. Στην απόφαση του εκτός από την τεκμηριωτική αξία θα συνυπολογίσει: το χρόνο εργασίας, τη σημαντικότητα του αρχείου για την έρευνα και τη ηχρηστικότητα η της αρχικής ταξινόμησης. ης Ιδιαίτερα στην περίπτωση που η αρχική οργάνωση των τεκμηρίων έχει σημαντικά διαταραχθεί είναι προτιμότερο να ταξινομήσουμε εκ νέου τα τεκμήρια, παρά να προσπαθήσουμε να ανασυνθέσουμε την αρχική τους οργάνωση.

Αάλ Ανάλογα θα αντιδράσει δά ο επαγγελματίας αρχειονόμος και στις περιπτώσεις αρχειακών συνόλων των οποίων τα τεκμήρια, αν και εμφανίζουν μια ορισμένη οργάνωση, ωστόσο αυτή δεν είναι η αρχική. Αυτή η διάταξη θα διατηρηθεί, εφ' όσον συγκεντρώνει τις απαιτούμενες προδιαγραφές: είναι αρχειακού χαρακτήρα, αφορά σε όλα τα τεκμήρια και εφαρμόστηκε με συνέπεια, είναι εύχρηστη η για τους ερευνητές και η ανασύσταση της αρχικής, οργάνωσης των τεκμηρίων εμφανίζεται εξαιρετικά περίπλοκη και χρονοβόρα.

Το ΑΡΧΕΙΑΚΟ ΣΥΝΟΛΟ ορίζεται ως σύνολο τεκμηρίων αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης που έχει δεχτεί ή παραγάγει ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο. Το ερώτημα το οποίο τίθεται σήμερα, που οι σύγχρονες τεχνολογίες πολλαπλασιάζουν συνεχώς τα υλικά καταχώρισης των πληροφοριών, είναι κατά πόσο είναι εφικτό ο αρχειακός δεσμός να εφαρμόζεται ανεξάρτητα από τη φυσική μορφή των τεκμηρίων. Δίσκοι, φωτογραφίες, φιλμ, μικροφίλμ, διαφάνειες, δισκέτες, κασέτες, οπτικοί δίσκοι, μπορούν να συμπεριληφθούν επί ίσοις όροις στο αρχειακό σύνολο και να τύχουν της αυτής επεξεργασίας με τα γραπτά τεκμήρια;

Η αρχειακή κοινότητα αντιμετώπισε από πολύ νωρίς το πρόβλημα των «μη γραπτών» τεκμηρίων. Τα τελευταία χρόνια το θέμα ετέθη πολλές φορές και με διάφορους τρόπους στο Διεθνές Συνέδριο Αρχείων και στη Διεθνή Συνάντηση Στρογγυλής Τραπέζης των Αρχείων. Κορυφαία στιγμή αποτέλεσε το Διεθνές Συνέδριο του 1988 στο Παρίσι, το οποίο αφιερώθηκε αποκλειστικά στα «Νέα Αρχεία» και στα ζητήματα που θέτουν.

Το πρόβλημα φαίνεται να έχει δύο όψεις. Τα μη γραπτά τεκμήρια εμπίπτουν στην αρμοδιότητα των αρχειακών υπηρεσιών ή μήπως αντίθετα είναι προτιμότερο η φύλαξη και η αξιοποίηση τους να αφήνεται στα μουσεία, στις βιβλιοθήκες ή σ' άλλους εξειδικευμένους οργανισμούς (φωνοθήκη, ταινιοθήκη κλπ.); Αν δεχθούμε την ένταξη των μη γραπτών τεκμηρίων στις αρχειακές υπηρεσίες, τούτο σημαίνει πως πρέπει να τα επεξεργαζόμαστε από κοινού με τα γραπτά τεκμήρια ή είναι ορθότερο να τα ομαδοποιούμε σύμφωνα με τα φυσικά τους χαρακτηριστικά;

Ήδη από τη Διεθνή Συνάντηση Στρογγυλής Τραπέζης του 1970 στην Ιερουσαλήμ η αρχειακή κοινότητα εκφράστηκε με σαφήνεια πάνω στο ζήτημα,, κάνοντας λόγο για «ολικά αρχεία» (archives totales) που δε γνωρίζουν περιορισμούς ούτε στην προέλευση ούτε στο υλικό των τεκμηρίων: «Πρέπει να διεκδικήσουμε ως αρχειακό υλικό το σύνολο των τεκμηρίων που συνδέονται με τη δραστηριότητα των διοικητικών υπηρεσιών, οποιαδήποτε κι αν είναι η υλική τους ςμορφή: έντυπα,, μηχανογραφικά, ηχητικά, φωτογραφικά, κινηματογραφικά, τεχνικά πλάνα και σχέδια».

Το αρχειακό τεκμήριο δεν ορίζεται πλέον με βάση ορισμένα φυσικά χαρακτηριστικά, που άλλωστε συνεχώς ανατρέπονται από τις σύγχρονες τεχνολογίες. Η αρχειακή πληροφορία ανάλογα με τις επικοινωνιακές ανάγκες και τις τεχνολογικές δυνατότητες μπορεί να εγγραφεί σε ποικίλα υποστρώματα. Το ουσιώδες και σταθερό κριτήριο είναι η παραγωγή του τεκμηρίου από έναν οργανισμό ή ιδιώτη στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του.

Αν τα μη γραπτά τεκμήρια ικανοποιούν αυτή τη βασική προϋπόθεση είτε ως μέρη αρχειακών συνόλων είτε συγκροτώντας ιδιαίτερα αρχειακά σύνολα, εμπίπτουν στην αρμοδιότητα των αρχειακών υπηρεσιών. Ας σημειωθεί πως η ελληνική νομοθεσία ευθυγραμμίστηκε με τη διεθνή πρακτική και υιοθέτησε τον πλέον ευρύ ορισμό του αρχείου: «Το σύνολο των μαρτυριών και των τεκμηρίων, αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης...».»

Η επεξεργασία των μη γραπτών τεκμηρίων πρέπει να γίνεται κατά αρχειακό σύνολο και όχι κατά είδος τεκμηρίων. Μια ενδεχόμενη απομόνωση ενός είδους τεκμηρίων, λ.χ. των γεωγραφικών χαρτών, και ταξινόμηση τους σύμφωνα με ένα ενιαίο σύστημα θα κατέστρεφε το δεσμό τους με το υπόλοιπο αρχειακό υλικό και θα ισοδυναμούσε με τη δημιουργία μιας συλλογής τεκμηρίων.

Παρ' ' ότι όμως θεωρία και νομοθεσία συγκλίνουν προς την ενιαία διαχείριση των συστατικών του αρχειακού συνόλου, η πρακτική που ακολουθήθηκε δεν ήταν το ίδιο συνεπής. Τα «νέα τεκμήρια» εμφανίζουν τόσες ιδιαιτερότητες στην πρόσκτηση, επεξεργασία και συντήρηση τους, που οι αρχειονόμοι με την παραδοσιακή ιστορική παιδεία δεν είναι σε θέση να τα αντιμετωπίσουν. Άλλωστε ο μικρός αριθμός αυτών των τεκμηρίων τα καθιστούσε αυτόματα περιθωριακές περιπτώσεις απέναντι στο μεγάλο μγ όγκο των γραπτών τεκμηρίων.

Έτσι συν τω χρόνω η επεξεργασία τους (ταξινόμηση και περιγραφή, προληπτική συντήρηση και αποκατάσταση) αφέθηκε σε εξειδικευμένους επαγγελματίες. Η διανοητική μάλιστα επεξεργασία των τεκμηρίων αυτών εμπνεόταν από τις μεθόδους της βιβλιοθηκονομίας και αγνοούσε την αρχή του αρχειακού δεσμού. Σε πολλές περιπτώσεις «νέα» έ τεκμήρια αφαιρέθηκαν από το αρχειακό τους σύνολο και εντάχθηκαν σε μια ιδιαίτερη συλλογή, λ.χ. χαρτών, φωτογραφιών ή οπτικοακουστικών αρχείων, χωρίς να δηλώνεται η προέλευση τους.

Την κατάτμηση του αρχειακού υλικού εκφράζουν άλλωστε και τα τμήματα αρχειακών υπηρεσιών που είναι προορισμένα να καλύπτουν ένα και μόνο είδος τεκμηρίων. Συχνά μάλιστα τούτη η ανακολουθία επισημοποιήθηκε από την αρχειακή νομοθεσία που φάνηκε να διαχωρίζει τα οπτικοακουστικά ή άλλα αρχεία από το υπόλοιπο «ορθόδοξο» αρχειακό υλικό.

Η παραπάνω όμως κατάσταση α πρέπει απλώς να εκληφθεί ως ς μια αδυναμία της αρχειακής εκπαίδευσης και πρακτικής, η οποία δεν κατάφερε να παρακολουθήσει την ταχύτητα με την οποία αυξανόταν και διαφοροποιόταν το αρχειακό υλικό. Σήμερα όλα τα θεωρητικά επιχειρήματα συνηγορούν υπέρ της διαχείρισης του αρχειακού συνόλου ως ολότητας, ανεξαρτήτως του υλικού των τεκμηρίων που το συνθέτουν. Οι αρχειονόμοι, αν και αποδέχονται την ιδιαίτερη αντιμετώπιση κάθε υλικού σε ζητήματα φύλαξης, προληπτικής συντήρησης και αποκατάστασης, επιδιώκουν την ενιαία διανοητική επεξεργασία των ποικίλων τεκμηρίων ενός αρχειακού συνόλου.

Ο αρχειακός δεσμός αφορούσε κατ' ' αρχάς αποκλειστικά στην οργάνωση των διοικητικώς ανενεργών τεκμηρίων. Με την πάροδο του χρόνου όμως τέθηκε το ζήτημα της σχέσης του αρχειακού δεσμού με τα ενεργά και ημιενεργά τεκμήρια.

Από πότε αρχίζει να υφίσταται το αρχειακό σύνολο; Είναι δυνατό να υπάρξει αρχειακό σύνολο, πριν τα τεκμήρια καταστούν διοικητικώς ανενεργά; Μπορούμε να μιλάμε για εφαρμογή του αρχειακού δεσμού στα ενεργά και ημιενεργά τεκμήρια;

Η τοποθέτηση της αρχειακής κοινότητας απέναντι σε αυτά τα ερωτήματα δεν είναι ομοιόμορφη. Δύο διαφορετικές αρχειακές πραγματικότητες συγκρούστηκαν εδώ και προσπάθησαν να δώσουν θεωρητική υπόσταση στην καθημερινή πρακτική τους. Από τη μια μεριά βρίσκονται όσοι περιορίζουν τη δραστηριότητα τους είτε στα διοικητικά (ενεργά και ημιενεργά) ) είτε στα ιστορικά αρχεία. Στην αντίθετη πλευρά τοποθετούνται οι αρχειονόμοι που υποστηρίζουν πως η αρχειακή παρέμβαση πρέπει να είναι ενιαία και συνεχής από τη γέννηση των τεκμηρίων μέχρι την καταστροφή τους ή το χαρακτηρισμό τους ως «ιστορικώς διατηρητέα»..

Για τους πρώτους το αρχειακό σύνολο δεν είναι ο στόχος της αρχειακής εργασίας στη φάση των ενεργών τεκμηρίων είναι απλώς το αποτέλεσμα της είναι το φυσικό παρεπόμενο της διοικητικής δραστηριότητας. Η έννοια του αρχειακού συνόλου ισχύει μόνο για τα Η έννοια του αρχειακού συνόλου ισχύει μόνο για τα διοικητικώς ανενεργά αρχεία.

Κατά τους αρχειονόμους που συντάσσονται με αυτή τη γνώμη η ισχύς του αρχειακού δεσμού στα ενεργά και ημιενεργά αρχεία αίρεται από τις συχνότατες διοικητικές αλλαγές και μεταφορές τεκμηρίων. Επιπλέον η υφή των σύγχρονων τεχνολογιών (προσωπικοί υπολογιστές συνδεδεμένοι μέσω δικτύου με βάσεις δεδομένων) συσκοτίζει την πηγή της πληροφορίας και δεν επιτρέπει να εντοπίσουμε τον παραγωγό γ των τεκμηρίων και κατά συνέπεια να διακρίνουμε αρχειακά σύνολα.

Για τη δεύτερη κατηγορία αρχειακών το αρχειακό σύνολο υφίσταται σε όλο τον κύκλο ζωής των τεκμηρίων (ενεργά ημιενεργά ανενεργά) και ο αρχειακός δεσμός αποτελεί τον ικανοποιητικότερο τρόπο οργάνωσης τους.

Ο αρχειακός επεμβαίνει στη φάση των ενεργών αρχείων, οργανώνει τα τεκμήρια με βάση την προέλευση τους, διαφυλάσσει την αυτοτέλεια του αρχειακού συνόλου και εκπονεί ένα ταξινομικό δένδρο που συνοδεύει τα τεκμήρια και μετά τη λήξη της υπηρεσιακής τους χρησιμότητας. Αποφεύγονται έτσι οι περιττές εργασίες (λ.χ. χ αναταξινομήσεις) και διασφαλίζεται η σταθερότητα και συνέχεια των μεθόδων διαχείρισης του αρχείου.

Το αρχειακό σύνολο υφίσταται από τη στιγμή γέννησης των τεκμηρίων και οι συχνές διοικητικές αλλαγές δεν το αναιρούν. Απλώς σ' αυτή τη φάση το αρχειακό σύνολο είναι εξίσου «ενεργό» με τη διοίκηση που το παρήγαγε και με τα τεκμήρια που το συνθέτουν. Όσο για τα προβλήματα εντοπισμού του παραγωγού των τεκμηρίων, μάλλον καλούν τον αρχειονόμο να εξελίξει τις μεθόδους του παρά αίρουν την αρχή του αρχειακού δεσμού.

Το πρώτο και βασικότερο πρόβλημα είναι να καθορίσει κανείς τι συνιστά το αρχειακό σύνολο και ποια είναι τα όρια του. Το πρόβλημα προκύπτει από τη δυσκολία καθορισμού και διάκρισης των παραγωγών των αρχειακών συνόλων, των νομικών ή φυσικών προσώπων δηλαδή, από τις δραστηριότητες των οποίων έχουν απορρεύσει τα αρχειακά σύνολα.

Ο προσδιορισμός του παραγωγού είναι βέβαια προφανής, όταν πρόκειται για φυσικά πρόσωπα, εμφανίζεται όμως ιδιαίτερα προβληματικός στις περιπτώσεις των οργανισμών μεσαίου και μεγάλου μεγέθους.

Πώς πρέπει να αντιδράσει ο αρχειονόμος που έχει να κάνει με ένα υπουργείο, ένα δήμο ή μια πολυεθνική επιχείρηση, όπου ποικίλα τμήματα τα οποία εξυπηρετούν διαφορετικές λειτουργίες υπάγονται σε μια κεντρική διοίκηση; Να θεωρήσει ως παραγωγό αρχειακού συνόλου κάθε επιμέρους διοικητικό κύτταρο ή να εκλάβει όλα τα παραχθέντα τεκμήρια ως ένα και μόνο αρχειακό σύνολο;

Ο Sir Hilary Jekinson περιέγραψε τον οργανισμόπαραγωγό του αρχειακού συνόλου ως τη «διοικητική μονάδα οποιοδήποτε κι αν είναι το μέγεθός της που συνιστά μια οργανική ενότητα πλήρη, ικανή να χειριστεί κατά τρόπο ανεξάρτητο, χωρίς την επέμβαση μιας υψηλότερης ή εξωτερικής αρχής, τις υποθέσεις της αρμοδιότητας της».

Οι Scott, Smith και Finlay συνδέουν τον οργανισμόπαραγωγό όχι με ορισμένο διοικητικό καθεστώς αλλά με την ανεξάρτητη διαχείριση των τεκμηρίων του: «τμήμα ενός οργανισμού, σε οποιοδήποτε επίπεδο της διοικητικής ιεραρχίας, το οποίο έχει (ή είχε) το δικό του ανεξάρτητο σύστημα διαχείρισης τεκμηρίων και διαθέτει ιδιαίτερο και σχετικά σταθερό όνομα ή τίτλο για ορισμένη περίοδο».

Ο Μ. Duchein, για να περιορίσει την ασάφεια που υπήρχε γύρω από το θέμα, πρότεινε πέντε κριτήρια απαραίτητα για το χαρακτηρισμό ενός οργανισμού ως παραγωγού αρχειακού συνόλου. Ο εν λόγω ιδιωτικός ή δημόσιος οργανισμός πρέπει: Να διαθέτει ίδιον όνομα και νομική υπόσταση που να απορρέουν από χρονολογημένο νομικό κείμενο (νόμο, διάταγμα, εγκύκλιο κλπ.). Να έχει σαφείς και σταθερές αρμοδιότητες, καθορισμένες από κάποιο νομικό ή κανονιστικό κείμενο.

Να κατέχει μια συγκεκριμένη θέση στον ιστό της διοικητικής ιεραρχίας. Να διαθέτει τέτοιο βαθμό αυτονομίας, ώστε να μπορεί να διαχειρίζεται ο ίδιος τις υποθέσεις της αρμοδιότητας του, χωρίς να είναι υποχρεωμένος να τις υποβάλλει προς έγκριση σε μια ανώτερη αρχή. Να είναι γνωστή και αποτυπωμένη σε οργανόγραμμα η εσωτερική του οργάνωση και διάρθρωση.

Τα κριτήρια του Duchein χρησιμοποιήθηκαν ως οδηγός από πολλές αρχειακές υπηρεσίες. Η παραδοχή είναι πως η έκταση ενός αρχειακού συνόλου κατά κανέναν τρόπο δε σχετίζεται με χαρακτηριστικά των τεκμηρίων, όπως είναι ο όγκος, η φυσική μορφή ή το περιεχόμενο. Το ουσιώδες κριτήριο για τον καθορισμό ενός αρχειακού συνόλου πρέπει να είναι το περιβάλλον παραγωγής του.

Η δεύτερη άρρητη παραδοχή του Duchein είναι πως η προέλευση, το περιβάλλον παραγωγής του αρχειακού συνόλου, έπρεπε να καθορισθεί με χαρακτηριστικά δομικά και όχι λειτουργικά. Έτσι με εξαίρεση το τέταρτο κριτήριο που, όντας λιγότερο απτό από τα υπόλοιπα, αποδείχθηκε και δυσεφάρμοστο η πρόταση του Duchein στέκεται στα «εξωτερικά» χαρακτηριστικά μιας διοίκησης και παραπέμπει σε μια μηχανιστική εφαρμογή από μέρους του αρχειονόμου.

Τα κριτήρια αυτά χρησιμοποιήθηκαν μόνο ως γενικοί κανόνες. Η σχετική αποτελεσματικότητα τους εκδηλώνεται μάλιστα προς τη μια μόνο κατεύθυνση: απόρριψη των πολλών λιλιπούτειων συνόλων, όχι όμως και περιορισμός της δημιουργίας υπερμεγεθών συνόλων.

Τα κριτήρια που προτείνει ο Duchein είναι ασφαλή, όταν πρόκειται για μικρούς ή σταθερούς οργανισμούς, όπου είναι εμφανής η αντιστοιχία ανάμεσα στη δομή και στη λειτουργία που η δομή επιτελεί. Σ' αυτή την περίπτωση τα τεκμήρια που συνθέτουν το αρχειακό σύνολο έχουν δύο κοινούς παρονομαστές: αφ' ενός το διοικητικό κύτταρο που τα παρήγαγε και αφ' ετέρου τον απώτερο σκοπό για τον οποίο παρήχθησαν.

Το πρόβλημα είναι πως στους σύγχρονους οργανισμούς, που χαρακτηρίζονται από την πολυπλοκότητα και τις συχνές αλλαγές των δομών, δομή και λειτουργία είναι δυο πραγματικότητες της διοίκησης που δεν ταυτίζονται απαραίτητα.

Το χαρακτηριστικότερο παράδειγμα είναι ενός υπουργείου, στο οποίο υπάγονται δύο υπηρεσίες με απολύτως διάφορες αρμοδιότητες. Οι δύο υπηρεσίες έχουν την αυτή ιεραρχική σχέση στη δομή του υπουργείου, χωρίς ωστόσο να έχουν καμιά λειτουργική επαφή. Εύκολα μάλιστα θα μπορούσε η μια να μεταφερθεί σε Εύκολα μάλιστα θα μπορούσε η μια να μεταφερθεί σε ένα τελείως διαφορετικό υπουργείο.

Πώς λοιπόν θα μπορούσε κανείς να διακρίνει τα αρχειακά σύνολα με δομικά κριτήρια, όταν αυτά τα κριτήρια δεν είναι ικανά να διασφαλίσουν διοικητικές ενότητες με συνοχή και σταθερότητα; Επιπλέον οι σύγχρονοι οργανισμοί τείνουν να επικοινωνούν και να οργανώνονται σε δίκτυο και όχι με το παραδοσιακό πυραμιδοειδές σχήμα. Αναπτύσσονται έτσι μεταξύ τους πολλές «οριζόντιες» σχέσεις που το ιεραρχικό σχήμα δεν μπορεί να εκφράσει.

Οι προηγούμενες παρατηρήσεις, όσο στέρεες κι αν είναι, δε δικαιολογούν τις προτάσεις ορισμένων αρχειονόμων για διάκριση των αρχειακών συνόλων με λειτουργικά κριτήρια. Είναι γεγονός πως τα αυστηρά δομικά κριτήρια, στα οποία καταφεύγει ο Duchein, αγνοούν ή συγκαλύπτουν λειτουργικές ιδιαιτερότητες. Ωστόσο τούτη η επιλογή μοιάζει μονόδρομος. Είναι αδύνατο να αγνοηθούν οι ιεραρχικές / δομικές παράμετροι που είναι απαραίτητες για την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο ο οργανισμός ασκεί τις δραστηριότητες η του.

Το ζητούμενο είναι ο εντοπισμός μιας συγκεκριμένης και σαφώς αναγνωρίσιμης δομής. Η δομή παρέχει στον αρχειονόμο την ασφαλή βάση εργασίας, το αρχειακό σύνολο. Στην έννοια της λειτουργίας ο αρχειονόμος θα επανέλθει αργότερα, κατά την εργασία της ταξινόμησης.

Τα τεκμήρια είναι δυνατό να οργανωθούν θύ εντός του αρχειακού συνόλου με βάση τις διοικητικές λειτουργίες και όχι την εύθραυστη διοικητική ιεραρχία. Όσο για τις λειτουργικές σχέσεις μεταξύ οργανισμών, αυτές πρέπει να εντοπισθούν από τον αρχειονόμο και να εκτεθούν κατά την αρχειακή περιγραφή.

Με δδ δεδομένο το περιθώριο ερμηνειών που επιτρέπει ο ορισμός του αρχειακού συνόλου οι αρχειονόμοι υιοθέτησαν ποικίλες συμπεριφορές απέναντι στο ακανθώδες πρόβλημα του καθορισμού του παραγωγού.

Στο ένα άκρο βρίσκεται η αντίληψη που εκλαμβάνει ως παραγωγό ενός αρχειακού συνόλου τη μικρότερη διοικητική μονάδα και η οποία έχει αποκληθεί μινιμαλιστική. Στη μινιμαλιστική προσέγγιση, αν και διαφυλάσσεται η αυτοτέλεια των διαφόρων διοικητικών μονάδων, δε διακρίνονται σαφώς οι οργανωσιακές και ιεραρχικές τους σχέσεις.

Αυτή η αδυναμία μπορεί ωστόσο να καλυφθεί με συμπληρωματικά μέτρα: με τη χρήση κωδικών που εκφράζουν σχέσεις εξάρτησης ανάμεσα σε υπηρεσίες παραγωγής αρχειακών συνόλων, με την ομαδοποίηση αρχειακών συνόλων σύμφωνα με τη λειτουργία που επιτελούν, με περιφραστικές διευκρινίσεις στην εισαγωγή γήτων εργαλείων έρευνας.

Το σημαντικότερο όμως μειονέκτημα της μινιμαλιστικής στάσης είναι ο κίνδυνος να κατατμήσουμε αδιαίρετα αρχειακά σύνολα και να οδηγηθούμε έτσι σε «σύνολα» τεκμηρίων που στερούνται τεκμηριωτικής αξίας.

Στον αντίποδα βρίσκεται η λεγόμενη μαξιμαλιστική προσέγγιση. Η μαξιμαλιστική προσέγγιση δημιουργεί κάποτε δύσχρηστα υπερμεγέθη αρχειακά σύνολα και ενέχει τον κίνδυνο να ανατρέψει την ουσία του αρχειακού δεσμού, περιλαμβάνοντας σε ένα αρχειακό σύνολο τεκμήρια πολλών υπηρεσιών.

Από την άλλη μεριά μάς επιτρέπει να παρακάμψουμε το δυσεπίλυτο πρόβλημα της συχνής μεταβολής αρμοδιοτήτων και μεταφοράς τεκμηρίων από έναν παραγωγό αρχειακού συνόλου. Μια τέτοια προσέγγιση όμως μπορεί απλώς να συγκαλύπτει την οργανωσιακή πραγματικότητα, την ύπαρξη δηλαδή εντός του κεντρικού οργανισμού μονάδων με διοικητική και λειτουργική αυτοτέλεια.

Είναι προφανές πως τόσο η μια όσο και η άλλη προσέγγιση εμφανίζουν αδυναμίες που ο αρχειονόμος καλείται να καλύψει εφαρμόζοντας τες ςμε μετριοπάθεια και συνοδεύοντας τες με συμπληρωματικά μέτρα. Πέρα από τον πραγματισμό, το στοιχείο που καθορίζει την επιλογή της μιας ή της άλλης προσέγγισης είναι ο ίδιος ο οργανισμός, η αποστολή του, η διάρθρωση του, η διοικητική του παράδοση και η οργανωσιακή του κουλτούρα. Η επιλογή της μινιμαλιστικής ή της μαξιμαλιστικής προσέγγισης αντανακλά πρωτίστως τον τρόπο διοίκησης ενός οργανισμού.

Είναι χαρακτηριστική η περίπτωση του R. Nahuet, ο οποίος αναλύοντας την οργανωσιακή κουλτούρα των πανεπιστημίων διέκρινε δύο διαφορετικές και αποκλίνουσες τάσεις. Μια πρώτη που απορρέει από το συγκεντρωτικό χαρακτήρα των διοικητικών υπηρεσιών και των υπηρεσιών υποστήριξης και η οποία ευνοεί τη μαξιμαλιστική άποψη και μια δεύτερη που αφορά στη διδασκαλία και στην έρευνα και παραπέμπει στη μινιμαλιστική προσέγγιση.

Η μαξιμαλιστική στάση προσφέρεται είτε για οργανισμούς μικρού μεγέθους είτε για παραδοσιακές συγκεντρωτικές δομές, όπως κυβερνητικοί οργανισμοί, δήμοι και κοινότητες, ιδιωτικές επιχειρήσεις. Η μινιμαλιστική άποψη προσιδιάζει σε υπηρεσίες μεγάλου εύρους που ευνοούν την αυτονομία των επιμέρους μονάδων τους, όπως τα πανεπιστήμια και οι συνδικαλιστικοί φορείς.

Η εμφάνιση των σύγχρονων τεχνολογιών είναι μία ακόμα παράμετρος που περιπλέκει το πρόβλημα. Από τη μια πλευρά η πληθώρα των προσωπικών υπολογιστών αποκεντρώνει τη δημιουργία των τεκμηρίων και αυξάνει την αυτονομία των παραγωγών, ευνοώντας έτσι τη μινιμαλιστική άποψη. Από την άλλη πλευρά η ανάπτυξη δικτύων συνδεδεμένων με βάσεις δεδομένων τείνει να περιορίσει τις πηγές προέλευσης της πληροφορίας διαμορφώνοντας τις προϋποθέσεις για μια μαξιμαλιστική μ προσέγγιση.

Πριν από κάθε δημιουργία ενός νέου αρχειακού συνόλου πρέπει να διεξάγεται μια σοβαρή μελέτη και ανάλυση του οργανισμού παραγωγού του και ειδικότερα της ιστορίας του οργανισμού, των αρμοδιοτήτων, των λειτουργιών, των δομών του. Η ανάλυση πρέπει να στοχεύει στην κατανόηση της οργανωσιακής κουλτούρας της υπηρεσίας και στην προσεκτική «ανάγνωση» των μονάδων που τη συνέχουν.