9 Ηλεκτρονική υποβολή

9 Ηλεκτρονική υποβολή Μπορείτε να υποβάλετε προσφορές και αιτήσεις συμμετοχής είτε εγγράφως με συστημένη επιστολή είτε ηλεκτρονικά μέσω του Consilium Tendering. Η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής του Consilium Tendering σας επιτρέπει να υποβάλετε τις προσφορές /αιτήσεις συμμετοχής σας με ευκολία, ταχύτητα και ασφάλεια. Η μόνη απαίτηση για να τη χρησιμοποιήσετε είναι να εγγραφείτε στην πρόσκληση στην οποία επιθυμείτε να συμμετάσχετε. Ακολουθούν βασικές πληροφορίες σχετικά με την διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής. 1. Εγγραφή σε πρόσκληση για να λάβετε τον προσωπικό σας κατάλογο κωδικών διέλευσης μίας χρήσης (κατάλογος OTP) Αφού επικυρωθεί η εγγραφή σας, θα λάβετε τον προσωπικό σας κατάλογο κωδικών διέλευσης μίας χρήσης (κατάλογος OTP). Οσάκις υποβάλλετε προσφορά/αίτηση συμμετοχής ηλεκτρονικά, πρέπει να πληκτρολογείτε έναν συγκεκριμένο κωδικό διέλευσης από τον εν λόγω κατάλογο. Ο κατάλογος OTP είναι ένα πρόσθετο μέτρο ασφάλειας προκειμένου να εξασφαλίζεται ότι μόνο ο χρήστης που έχει οριστεί από την εταιρεία να υποβάλει έγγραφα εξ ονόματός της μπορεί να το πράττει. Μόλις εντοπίσετε πρόσκληση στην οποία επιθυμείτε να συμμετάσχετε, πρέπει να εγγραφείτε σε αυτήν ηλεκτρονικά. Η διαδικασία ηλεκτρονικής εγγραφής είναι γρήγορη και απλή: πρέπει να συμπληρώσετε μια αίτηση εγγραφής σε πρόσκληση με τα βασικά στοιχεία της εταιρείας σας, να την υποβάλετε ηλεκτρονικά, να την εκτυπώσετε και να μας τη στείλετε με συστημένη επιστολή. Το έντυπο πρέπει να υπογραφεί από νομικό εκπρόσωπο της εταιρείας σας και να συνοδεύεται από απόδειξη εγγραφής της εταιρείας σας στο επαγγελματικό ή εμπορικό μητρώο ή από ένορκη δήλωση ή πιστοποιητικό σύμφωνα με τους όρους που ισχύουν στο κράτος μέλος όπου είναι εγκατεστημένη η εταιρεία. Για λεπτομερείς οδηγίες όσον αφορά τη διαδικασία εγγραφής σε πρόσκληση, βλ. την ενότητα 8 (Εγγραφή σε πρόσκληση). Η επεξεργασία των στοιχείων της εγγραφής σας σε πρόσκληση θα γίνει το συντομότερο δυνατό, αμέσως μετά την παραλαβή των ανωτέρων εγγράφων και, αφού επικυρωθούν, θα σας αποσταλεί ο προσωπικός σας κατάλογος OTP στη διεύθυνση που καταχωρίσατε κατά την εγγραφή στα Προσωπικά στοιχεία χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα στα Προσωπικά στοιχεία χρήστη είναι σωστά. Ο κατάλογος που θα λάβετε θα είναι το μοναδικό αντίγραφο το Συμβούλιο δεν τηρεί αντίγραφα. Σε περίπτωση απώλειάς του, θα πρέπει να τον ζητήσετε εκ νέου. Κατά τη διαδικασία εγγραφής, θα σας ζητηθεί να προσδιορίσετε εάν προτιμάτε να λάβετε τον κατάλογο OTP με συστημένη επιστολή ή με φαξ. Σημειωτέον ότι, εάν επιλέξετε τη συστημένη επιστολή, ενδέχεται ο κατάλογος OTP να φθάσει στα χέρια σας μετά την παρέλευση δύο εβδομάδων - αναλόγως του χρόνου που απαιτείται για την αποστολή και την παραλαβή συστημένων επιστολών. 04/2009 32/54

2. Τηλεφόρτωση εγγράφων προς υποβολή Στη σελίδα Απαιτούμενα Έγγραφα της επιλεγμένης πρόσκλησης απαριθμούνται όλα τα στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε στην προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας. Για κάθε επιμέρους στοιχείο μπορείτε να τηλεφορτώσετε όσα έγγραφα επιθυμείτε. Ο χρόνος που απαιτείται για την τηλεφόρτωση εγγράφων εξαρτάται από το μέγεθος του εγγράφου που τηλεφορτώνετε και από την ταχύτητα της σύνδεσής σας στο Διαδίκτυο. Συνιστάται να μην τηλεφορτώνετε έγγραφα άνω των 10 ΜΒ. Ο μορφότυπος που προτιμάται για την ηλεκτρονική υποβολή εγγράφων είναι το PDF, το οποίο είναι ανοικτό πρότυπο με πιστοποίηση ISO για ηλεκτρονικά έγγραφα. Μπορείτε ωστόσο να υποβάλλετε έγγραφα των ακόλουθων μορφοτύπων: doc, docx, pdf, xls, xlsx, jpg, jpeg, pps, ppsx, tif και tiff. Εάν ορισμένα από τα στοιχεία που θα θέλατε ενδεχομένως να συμπεριλάβετε στην προσφορά ή στην αίτηση συμμετοχής σας δεν ενδείκνυνται για ηλεκτρονική υποβολή, μπορείτε να τα στείλετε με συστημένη επιστολή και να αναφέρετε στη σελίδα Απαιτούμενα Έγγραφα τον αριθμό των στοιχείων που δεν αποστέλλετε ηλεκτρονικά. Μόλις τηλεφορτώσετε ένα έγγραφο, το σύστημα προβαίνει στην ανίχνευση ιών. Εάν το έγγραφο φέρει ιό, διαγράφεται αυτομάτως, διαφορετικά τηλεφορτώνεται. Μόλις το έγγραφο τηλεφορτωθεί επιτυχώς, κρυπτογραφείται και αποθηκεύεται σε ασφαλή περιοχή, ώστε να μην είναι προσβάσιμο. Μόνο ο χρήστης που έχει τηλεφορτώσει το έγγραφο μπορεί να το δει ή να το διαγράψει. Δεν υποχρεούστε να προετοιμάσετε ταυτόχρονα όλα τα στοιχεία της προσφοράς ή αίτησης συμμετοχής σας. Αφού τα έγγραφα τηλεφορτωθούν, αποθηκεύονται σε κρυπτογραφημένο και ασφαλές περιβάλλον και μόνο εσείς έχετε πρόσβαση σε αυτά. Μπορείτε να επανέλθετε αργότερα στο ίδιο σημείο και να τα απαλείψετε ή να προσθέσετε νέα έγγραφα πριν αποφασίσετε να υποβάλλετε την προσφορά ή αίτηση συμμετοχής σας. 3. Ηλεκτρονική υποβολή εγγράφων Η υποβολή προσφοράς / αίτησης συμμετοχής είναι δυνατή μόνο εφόσον δεν έχει εκπνεύσει η προθεσμία για την πρόσκληση που έχετε επιλέξει. Όταν είστε έτοιμοι να υποβάλλετε την προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας, θα πρέπει να επανεισαγάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό διέλευσής σας. Το σύστημα θα σας ζητήσει επίσης να εισαγάγετε συγκεκριμένο κωδικό διέλευσης, από τον προσωπικό σας κατάλογο κωδικών διέλευσης μιας χρήσης (κατάλογος OTP) τον οποίο λάβατε όταν εγγραφήκατε στην πρόσκληση. Το σύστημα συγχρονίζεται σε τακτά διαστήματα με αναγνωρισμένο διακομιστή καθορισμού της ώρας. Μόλις υποβάλλετε την προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας, αυτή καταχωρείται με την ακριβή ώρα παραλαβής της. 04/2009 33/54

Μόλις υποβάλλετε την προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας, τα έγγραφα «κλειδώνονται» όσον αφορά την επεξεργασία. Παραμένουν προσβάσιμα μόνο προς ανάγνωση (read only) από τον χρήστη που τα υπέβαλε. Μετά το επίσημο άνοιγμά τους, μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό του Συμβουλίου θα έχει πρόσβαση μόνο προς ανάγνωση στα έγγραφα που υποβάλατε. Το επίσημο άνοιγμα των προσφορών γίνεται μόνο εφόσον παρέλθει η προθεσμία υποβολής προσφορών. Εάν μετά την υποβολή αλλάξετε γνώμη, έχετε πάντα τη δυνατότητα να ακυρώσετε την προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας, υπό τον όρο ότι δεν έχει εκπνεύσει η προθεσμία υποβολής. Μετά την ακύρωση της υποβολής σας, η προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας θεωρείται μη υποβληθείσα. Τα έγγραφα υπάρχουν και πάλι σε μορφή σχεδίου μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε έγγραφα και να υποβάλετε εκ νέου την προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας. Η διαδικασία αυτή διασφαλίζει την ακεραιότητα, την αυθεντικότητα και τη μη άρνηση της προσφοράς / αίτησης συμμετοχής σας. Δεν απαιτείται ούτε επιτρέπεται περαιτέρω κρυπτογράφηση ή ηλεκτρονική υπογραφή. Για περαιτέρω λεπτομερείς οδηγίες για τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής, βλ. κατωτέρω. 9.1 Κατάλογος των κωδικών διέλευσης μίας χρήσης (κατάλογος OTP) προς ηλεκτρονική υποβολή Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα ηλεκτρονικής υποβολής πρέπει πρώτα να ζητήσετε κατάλογο OTP. Για να λάβετε τον προσωπικό σας κατάλογο OTP, ακολουθείστε τα ακόλουθα βήματα: Πρέπει να έχετε εγγραφεί ως χρήστης (για λεπτομερείς οδηγίες όσον αφορά την εγγραφή χρήστη βλ. ενότητα 4 (Εγγραφή ως χρήστης). Σημειωτέον ότι, κατά την εγγραφή χρήστη, είναι προεπιλεγμένο το πεδίο για ηλεκτρονική υποβολή. Εάν δεν επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο ηλεκτρονικής υποβολής, θα πρέπει να ακυρώσετε την επιλογή. Εγγραφείτε για την πρόσκληση για την οποία επιθυμείτε να υποβάλλετε την προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας. Για λεπτομερείς οδηγίες όσον αφορά τη διαδικασία εγγραφής σε πρόσκληση, βλ. ενότητα 8 (Εγγραφή σε πρόσκληση). Εφόσον το έντυπο εγγραφής σας σε πρόσκληση υποβληθεί ηλεκτρονικά και αφού λάβουμε το υπογεγραμμένο αντίγραφο του εντύπου σε χαρτί (συνοδευόμενο από απόδειξη εγγραφής της εταιρείας σας στο επαγγελματικό ή εμπορικό μητρώο ή από ένορκη δήλωση ή πιστοποιητικό σύμφωνα με τους όρους που ισχύουν στο κράτος μέλος όπου είναι εγκατεστημένη η εταιρεία), η εγγραφή σας σε πρόσκληση διεκπεραιώνεται. Μόλις επικυρωθεί η εγγραφή σας, θα σας αποσταλεί ο προσωπικός σας κατάλογος κωδικών διέλευσης μίας χρήσης (κατάλογος OTP). 04/2009 34/54

9.1.1 Τρόπος αποστολής του καταλόγου ΟΤΡ Ο κατάλογός σας θα σταλεί στη διεύθυνση που έχετε αναφέρει στα Προσωπικά στοιχεία χρήστη κατά την εγγραφή. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα στα Προσωπικά στοιχεία χρήστη είναι σωστά. Ο κατάλογος που θα λάβετε θα είναι το μοναδικό αντίγραφο το Συμβούλιο δεν τηρεί αντίγραφα. Σε περίπτωση απώλειάς του, θα πρέπει να τον ζητήσετε εκ νέου. Κατά τη διαδικασία εγγραφής, θα σας ζητηθεί να προσδιορίσετε εάν προτιμάτε να λάβετε τον κατάλογο OTP με συστημένη επιστολή ή με φαξ. Σημειωτέον ότι, εάν επιλέξετε τη συστημένη επιστολή, ενδέχεται ο κατάλογος OTP να φθάσει στα χέρια σας μετά την παρέλευση δύο εβδομάδων - αναλόγως του χρόνου που απαιτείται για την αποστολή και την παραλαβή συστημένων επιστολών. Συνεπώς, εάν επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα της ηλεκτρονικής υποβολής, συνιστάται να εγγράφεστε σε πρόσκληση το συντομότερο δυνατό μετά τη δημοσίευσή της. 04/2009 35/54

Ο κατάλογος ΟΤΡ περιέχει 20 κωδικούς διέλευσης τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιείτε για την υποβολή της αίτησης συμμετοχής ή της προσφοράς σας. Οι κωδικοί πρόσβασης είναι συνδεδεμένοι με τον αριθμό χρήστη που έχετε δηλώσει στο έντυπο εγγραφής σας σε πρόσκληση και δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν από άλλον χρήστη. Για κάθε ενέργειά σας που συνδέεται με ηλεκτρονική υποβολή, το σύστημα θα σας ζητά συγκεκριμένο κωδικό διέλευσης από τον κατάλογο ΟΤΡ. Εάν δεν είστε σε θέση να δώσετε τον κωδικό διέλευσης, η ενέργεια δεν θα εκτελείται. 9.1.2 Διαχείριση του καταλόγου ΟΤΡ Ο κατάλογος OTP που λαμβάνετε με συστημένη επιστολή ή με φαξ αποτελεί το μοναδικό αντίγραφο. Φέρετε την ευθύνη για την προστασία αυτού του καταλόγου είναι εμπιστευτικός και δεν θα πρέπει ποτέ να χρησιμοποιείτε τον κατάλογο ΟΤΡ άλλου χρήστη χωρίς την προηγούμενη συναίνεσή του. Σε περίπτωση απώλειας του καταλόγου, μπορείτε να ζητήσετε νέο κατάλογο πατώντας την Αίτηση καταλόγου ΟΤΡ στον κατάλογο επιλογών της ενότητας Ενέργειες στη δεξιά πλευρά της οθόνης. 04/2009 36/54

Επιλέξτε τον λόγο για τον οποίο ζητάτε νέο κατάλογο και πατήστε Υποβολή. Η επεξεργασία του αιτήματός σας θα γίνει το συντομότερο δυνατό. Όταν δημιουργηθεί ο νέος σας κατάλογος ΟΤΡ, οι κωδικοί διέλευσής από τον προηγούμενο κατάλογο ακυρώνονται. Ο κατάλογος ΟΤΡ ισχύει κατά κανόνα 6 μήνες. Εάν ο κατάλογός σας πρόκειται να λήξει σε διάστημα μικρότερο του μηνός, ή εάν έχετε ήδη χρησιμοποιήσει 15 κωδικούς από τον κατάλογό σας αλλά παραμένετε εγγεγραμμένοι για τουλάχιστον μία υπό εξέλιξη πρόσκληση, της οποίας η προθεσμία υποβολής δεν έχει ακόμη λήξει, εικάζεται αυτομάτως ότι έχετε ζητήσει ενημερωμένο κατάλογο. Αυτός δημιουργείται αυτομάτως και σας αποστέλλεται. 04/2009 37/54

Εάν συμμετέχετε σε πρόσκληση και δεν έχετε επιλέξει την ηλεκτρονική υποβολή αλλά αλλάξετε γνώμη στο μέσον της διαδικασίας, έχετε πάντοτε τη δυνατότητα να ζητήσετε πρόσβαση στη δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής. Απλώς επιλέγετε το τετραγωνίδιο Ηλεκτρονική υποβολή στα Προσωπικά στοιχεία χρήστη από τον κατάλογο επιλογών της ενότητας Τα στοιχεία μου στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Η ενέργεια αυτή θα δημιουργήσει αυτομάτως αίτηση έκδοσης καταλόγου ΟΤΡ. Ο κατάλογος αυτός θα δημιουργηθεί και θα σας αποσταλεί το συντομότερο δυνατό. 04/2009 38/54

9.2 Τηλεφόρτωση εγγράφων Μόλις επικυρωθεί η εγγραφή σας σε πρόσκληση και εκδώσουμε τον κατάλογο ΟΤΡ, θα αποκτήσετε αμέσως πρόσβαση στην ηλεκτρονική υποβολή στην ενότητα Απαιτούμενα Έγγραφα της επιλεγείσας πρόσκλησης. Στην ενότητα Απαιτούμενα Έγγραφα απαριθμούνται όλα τα στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε στην προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας. Εάν υπάρχουν υποδείγματα για ένα επιμέρους στοιχείο, μπορείτε να τα κατεβάσετε πατώντας τη σύνδεση Κατεβάστε στη στήλη Υπόδειγμα. Για να τηλεφορτώσετε τα έγγραφα, πατήστε τη σύνδεση Επεξεργασία στα δεξιά κάθε επιμέρους στοιχείου. Πατώντας Επεξεργασία, ανοίγετε νέα σελίδα. Εδώ, μπορείτε να τηλεφορτώσετε ένα ή περισσότερα έγγραφα για το επιλεγμένο στοιχείο. Για να τηλεφορτώσετε ένα έγγραφο, πατήστε Φυλλομέτρηση, επιλέξτε το έγγραφο που επιθυμείτε να τηλεφορτώσετε και πατήστε Τηλεφόρτωση. Επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε έγγραφο που επιθυμείτε να τηλεφορτώσετε για το επιλεγμένο στοιχείο. 04/2009 39/54

9.2.1 Διαθέσιμοι μορφότυποι και συνιστώμενο μέγεθος εγγράφων Ο μορφότυπος που προτιμάται για την ηλεκτρονική υποβολή εγγράφων είναι το PDF, το οποίο είναι ανοικτό πρότυπο με πιστοποίηση ISO για ηλεκτρονικά έγγραφα. Μπορείτε ωστόσο να υποβάλλετε έγγραφα των ακόλουθων μορφοτύπων: doc, docx, pdf, xls, xlsx, jpg, jpeg, pps, ppsx, tif και tiff. Μπορείτε να τηλεφορτώσετε όσα επιμέρους έγγραφα επιθυμείτε. Ωστόσο, το μέγεθος κάθε δεδομένου εγγράφου που τηλεφορτώνεται δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 10 ΜΒ. 04/2009 40/54

9.2.2 Ανίχνευση ιών και Αποθήκευση τηλεφορτωμένων αρχείων Όταν τηλεφορτώσετε ένα έγγραφο, ανιχνεύεται για την παρουσία ιών πριν κρυπτογραφηθεί και αποθηκευθεί στη βάση δεδομένων του συστήματος. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ανίχνευσης ιών, το έγγραφο είναι προσβάσιμο μόνο από αυτόματο ανιχνευτή ιών. Εξετάζεται η δομή του ηλεκτρονικού αρχείου για υπογραφές ιών. Εάν βρεθεί υπογραφή ιού, το αρχείο διαγράφεται αυτομάτως από το σημείο όπου έχει τηλεφορτωθεί. Αυτό σημαίνει ότι, από την πλευρά σας, δεν θα είστε σε θέση να βλέπετε το αρχείο. Θα λάβετε μήνυμα λάθους στην οθόνη και μήνυμα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που θα σας ενημερώνει ότι το αρχείο που τηλεφορτώσατε φέρει ιό και ότι έχει διαγραφεί. Εάν το αρχείο δεν φέρει ιό, κρυπτογραφείται και αποθηκεύεται. 9.2.3 Μικτή υποβολή Εάν ορισμένα από τα έγγραφα ή τα στοιχεία που επιθυμείτε να συμπεριλάβετε στην αίτηση συμμετοχής ή στην προσφορά σας δεν υπάρχουν σε ηλεκτρονική μορφή ή δεν ενδείκνυνται για υποβολή σε ηλεκτρονική μορφή, μπορείτε να τα στείλετε ταχυδρομικώς ή να τα υποβάλλετε ιδιοχείρως. Σε αυτή την περίπτωση, αναφέρετε τον αριθμό των εγγράφων που δεν υποβάλλετε ηλεκτρονικά για ένα συγκεκριμένο στοιχείο στο πεδίο Αριθμός εγγράφων που δεν υποβάλλονται ηλεκτρονικά στη σελίδα Απαιτούμενα έγγραφα και πατήστε Αποθήκευση. Αφού τηλεφορτώσετε όλα τα έγγραφά σας και ολοκληρώσετε την εισαγωγή των πληροφοριών σχετικά με το επιλεγμένο στοιχείο, πατήστε Αποθήκευση για να επιστρέψετε στην προηγούμενη σελίδα. Επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε επιμέρους στοιχείο. Αμέσως μόλις τηλεφορτώσετε τα έγγραφα για ένα επιμέρους στοιχείο στη σελίδα Απαιτούμενα έγγραφα, αποθηκεύονται στο σύστημα. Ο χαρακτηρισμός του επιλεγέντος στοιχείου στη σελίδα Απαιτούμενα Έγγραφα αναφέρει Αποθηκεύθηκε. Μπορείτε να επανέλθετε στην εν λόγω ενότητα για να τροποποιήσετε, να προσθέσετε ή να διαγράψετε τις πληροφορίες και τα έγγραφα που έχετε αποθηκεύσει. Στο σημείο αυτό, κανείς άλλος δεν μπορεί να δει ή να έχει οιουδήποτε είδους πρόσβαση στα έγγραφα. Δεν θεωρούνται ότι έχουν υποβληθεί. 9.2.4 Ηλεκτρονική Υπεύθυνη Δήλωση σχετικά με τα κριτήρια αποκλεισμού Η Υπεύθυνη Δήλωση είναι σύνηθες στοιχείο το οποίο πρέπει να συμπεριλαμβάνεται στην αίτηση συμμετοχής σας ή στην προσφορά (όταν πρόκειται για πρόσκληση σύμφωνα με ανοικτή διαδικασία). Με την υποβολή της Υπεύθυνης Δήλωσης δηλώνετε ότι εσείς / η εταιρεία σας δεν εμπίπτετε σε κάποια από τις καταστάσεις που θα μπορούσαν να αποτελέσουν λόγο αποκλεισμού από τη συμμετοχή σε πρόσκληση που έχετε επιλέξει. Εάν σας ανατεθεί η σύμβαση θα πρέπει, στο τέλος της διαδικασίας (εντός 10 εργάσιμων 04/2009 41/54

ημερών από την ημερομηνία κοινοποίησης της απόφασης ανάθεσης και πριν από την υπογραφή της σύμβασης), να υποβάλλετε αποδεικτικά στοιχεία. Για διευκόλυνσή σας, στην ηλεκτρονική αίτηση συμμετοχής σας ενσωματώνεται αυτομάτως ηλεκτρονική Υπεύθυνη Δήλωση. Εάν προτιμάτε να υποβάλλετε απ'ευθείας τα στοιχεία που τεκμηριώνουν τη δήλωσή σας, μπορείτε να το πράξετε στην ίδια ενότητα. Για να συμπληρώσετε την ηλεκτρονική Υπεύθυνη Δήλωση πατήστε τη σύνδεση Επεξεργασία δίπλα στο στοιχείο Κριτήρια αποκλεισμού - ηλεκτρονική Υπεύθυνη Δήλωση ή/και αποδεικτικά στοιχεία στη σελίδα Απαιτούμενα έγγραφα της επιλεγμένης πρόσκλησης. Επιλέξτε Δηλώνω για να δηλώσετε ότι εσείς / η εταιρεία σας δεν εμπίπτετε σε κάποια από τις αναφερόμενες καταστάσεις ή, εάν επιθυμείτε να υποβάλετε αποδεικτικά σχετικά, επιλέξτε Υποβάλλω έγγραφο. Το στάδιο αυτό πρέπει να ολοκληρώνεται για κάθε μία από τις καταστάσεις που περιλαμβάνονται στη δήλωση. Όταν τελειώσετε, πατήστε Επόμενο. 04/2009 42/54

Εάν έχετε επιλέξει Δηλώνω για κάθε κατάσταση, το σύστημα σας επαναφέρει στην προηγούμενη οθόνη (Απαιτούμενα έγγραφα). Εάν έχετε επιλέξει Υποβάλλω έγγραφο για μία τουλάχιστον από τις καταστάσεις, η ενέργεια αυτή θα σας μεταφέρει σε νέα σελίδα απ'όπου μπορείτε είτε να υποβάλετε έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή είτε να αναφέρετε ότι θα τα υποβάλετε με μη ηλεκτρονικά μέσα. Το στάδιο αυτό πρέπει να συμπληρώνεται για όλες τις καταστάσεις για τις οποίες έχετε επιλέξει να υποβάλετε αποδεικτικά στοιχεία. Για να τηλεφορτώσετε ένα έγγραφο, πατήστε Φυλλομέτρηση, επιλέξτε το έγγραφο που επιθυμείτε να τηλεφορτώσετε και πατήστε Τηλεφόρτωση. Εάν τα αποδεικτικά δεν είναι διαθέσιμα σε ηλεκτρονική μορφή, επιλέγετε το τετραγωνίδιο Θα υποβάλω τα έγγραφα με μη ηλεκτρονικά μέσα και μας τα αποστέλλετε με συστημένη επιστολή. Εάν δεν διαθέτετε αποδεικτικά στοιχεία, πατήστε Ακύρωση στο κάτω μέρος της σελίδας για να επιστρέψετε στην προηγούμενη σελίδα και να τροποποιήσετε αναλόγως την επιλογή σας. 04/2009 43/54

9.3 Υποβολή της προσφοράς / αίτησης συμμετοχής σας Αφού τηλεφορτώσετε όλα τα έγγραφα που επιθυμείτε να περιλάβετε στην προσφορά ή στην αίτηση συμμετοχής σας, μπορείτε να τα υποβάλετε. Επιλέξτε το τετραγωνίδιο Επιθυμώ να υποβάλω έγγραφα στο κάτω μέρος της σελίδας Απαιτούμενα έγγραφα για την πρόσκληση που έχετε επιλέξει και πατήστε Υποβολή. Εάν η Υπεύθυνη Δήλωση απαιτείται για την πρόσκλησή σας, θα ανοίξει πρώτα αυτή η σελίδα. Εάν δεν έχετε συμπληρώσει προηγουμένως τη Δήλωση, θα πρέπει να το πράξετε τώρα προκειμένου να υποβάλετε τα έγγραφα. Εάν έχετε ήδη συμπληρώσει τη Δήλωση, μπορείτε να την ξαναδείτε τώρα και να κάνετε τις τυχόν αλλαγές. Για να μετακινηθείτε στο επόμενο στάδιο, πατήστε Επόμενο στο κάτω μέρος της σελίδας. Η ενέργεια αυτή θα σας μεταφέρει στην επόμενη σελίδα, όπου θα πρέπει να δώσετε και πάλι το όνομα χρήστη και τον κωδικό διέλευσης σας και να υποβάλετε συγκεκριμένο κωδικό διέλευσης, 04/2009 44/54

από τον προσωπικό σας κατάλογο κωδικών διέλευσης μιας χρήσης (κατάλογος OTP). Πρόκειται για ένα πρόσθετο μέτρο ασφάλειας προκειμένου να εξασφαλίζεται ότι μόνο ο χρήστης που έχει οριστεί από την εταιρεία να υποβάλει έγγραφα εξ ονόματός της μπορεί να το πράττει. Εισάγετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και πατήστε Υποβολή. Εάν η υποβολή είναι επιτυχής, θα λάβετε επιβεβαίωση στην οθόνη σας και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Από το σημείο αυτό κι έπειτα η προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας θεωρείται υποβληθείσα και δεν μπορείτε πλέον να την τροποποιήσετε. 04/2009 45/54

Πατήστε Κλείσιμο και επιστρέψτε στη σελίδα Απαιτούμενα έγγραφα. Από την σελίδα αυτή εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση μόνο προς ανάγνωση (read only) στα έγγραφα που υποβάλατε. Για να δείτε τα έγγραφα, πατήστε τη σύνδεση Απεικόνιση στα δεξιά κάθε επιμέρους στοιχείου που παρουσιάζεται στη σελίδα. Στο στάδιο αυτό, κανείς άλλος δεν μπορεί να δει ή να έχει οιουδήποτε είδους πρόσβαση στα έγγραφα που υποβάλατε. Τα έγγραφα θα είναι προσβάσιμα από εξουσιοδοτημένο προσωπικό του Συμβουλίου μόνο μετά το επίσημο άνοιγμα. Σημειωτέον ότι το επίσημο άνοιγμα των προσφορών γίνεται μόνο μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής προσφορών. 9.3.1 Ακύρωση της υποβολής σας Σε περίπτωση που παρατηρήσετε λάθη στα έγγραφα που έχετε υποβάλει ή που για οιονδήποτε λόγο επιθυμείτε να αποσύρετε την προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας, μπορείτε να το πράξετε μέχρι την εκπνοή της προθεσμίας για την υποβολή προσφορών. 04/2009 46/54

Μετά την επιβεβαίωση της ηλεκτρονικής σας υποβολής, εμφανίζεται το τετραγωνίδιο Επιθυμώ να ακυρώσω την υποβολή μου στο κάτω μέρος της σελίδας Απαιτούμενα έγγραφα για την επιλεγείσα πρόσκληση. Για να ακυρώσετε την υποβολή σας επιλέξτε αυτό το τετραγωνίδιο και πατήστε Ακύρωση υποβολής. Θα πρέπει να επανεισάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό διέλευσής σας και να υποβάλετε άλλο κωδικό διέλευσης από τον προσωπικό κατάλογο OTP για να επιβεβαιώσετε την ακύρωση. Μόλις η υποβολή ακυρωθεί επιτυχώς, θα λάβετε μήνυμα επιβεβαίωσης στην οθόνη σας και με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. 04/2009 47/54

Πατήστε Κλείσιμο και επιστρέψτε στη σελίδα Απαιτούμενα έγγραφα. Η προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας είναι και πάλι διαθέσιμη για επεξεργασία και εκ νέου υποβολή. Σημειωτέον ότι μετά την ακύρωση της υποβολής, η προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας θεωρείται μη υποβληθείσα. Εάν θέλετε να συμμετάσχετε στην επιλεγείσα πρόσκληση, θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία υποβολής. 9.4 Κατάλογος επιλογών της Ηλεκτρονικής υποβολής Εάν επιλέξατε την ηλεκτρονική υποβολή κατά την εγγραφή χρήστη, θα εμφανιστεί ο κατάλογος επιλογών Ηλεκτρονική υποβολή στα δεξιά της σελίδας Απαιτούμενα έγγραφα για την επιλεγείσα πρόσκληση. Ο εν λόγω κατάλογος επιλογών περιλαμβάνει τα πρόσθετα χαρακτηριστικά που αφορούν την ηλεκτρονική υποβολή της προσφοράς / αίτησης συμμετοχής σας. 04/2009 48/54

9.4.1 Εναπομένων χρόνος υποβολής Εάν πατήσετε σε αυτή την επιλογή, το σύστημα σας ενημερώνει για τον χρόνο που απομένει για την ηλεκτρονική υποβολή. Σας προτρέπουμε ιδιαιτέρως να μην περιμένετε μέχρι την τελευταία ώρα ή το τελευταίο λεπτό για να υποβάλετε την προσφορά ή αίτηση συμμετοχής σας. Μετά την εκπνοή της προθεσμίας για την επιλεγείσα πρόσκληση, δεν είναι πλέον δυνατή η ηλεκτρονική υποβολή. 9.4.2 Επεξεργασία των παρατηρήσεών μου Περιλάβετε όλα τα πληροφοριακά στοιχεία που αφορούν την προσφορά ή την αίτηση συμμετοχής σας στα έγγραφα που τηλεφορτώνετε μέσω της σελίδας Απαιτούμενα Έγγραφα. Ωστόσο, εφόσον επιθυμείτε να προσθέσετε γενικές παρατηρήσεις σχετικά με την ηλεκτρονική υποβολή σας καθώς και για όλα τα έγγραφα που τηλεφορτώσατε, πατήστε Επεξεργασία των παρατηρήσεών μου στον κατάλογο επιλογών της ενότητας Ηλεκτρονική υποβολή στα δεξιά της σελίδας Απαιτούμενα έγγραφα και πληκτρολογήστε το μήνυμά σας. Όταν υποβάλετε την προσφορά ή την αίτηση συμμετοχής σας, το μήνυμα αυτό θα διεκπεραιωθεί ως αναπόσπαστο τμήμα της. Σημειωτέον ότι το μέγεθος του πεδίου είναι περιορισμένο σε 4000 χαρακτήρες. 04/2009 49/54

9.4.3 Ιστορικό των αποθηκευμένων εγγράφων και των υποβληθέντων εγγράφων Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ιστορικό της ηλεκτρονικής υποβολής σας υπό μορφή PDF καθ οιαδήποτε στιγμή της διαδικασίας. Κατά την επεξεργασία της προσφοράς / αίτησης συμμετοχής σας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ιστορικό όλων των αποθηκευμένων εγγράφων πατώντας Ιστορικό αποθηκευμένων εγγράφων στον κατάλογο επιλογών της Ηλεκτρονικής υποβολής. Μόλις τα υποβάλλετε, το ιστορικό είναι διαθέσιμο στην ενότητα Ιστορικό υποβληθέντων εγγράφων. Δηλώνεται επίσης ο ακριβής χρόνος της ηλεκτρονικής υποβολής κάθε εγγράφου. 9.5 Ζητούνται συμπληρωματικές πληροφορίες Κατά την αξιολόγηση της αίτησης συμμετοχής σας, μπορεί να ζητηθούν συμπληρωματικά στοιχεία. Εάν έχετε υποβάλει την αίτηση συμμετοχής σας ηλεκτρονικά, η αίτησή μας για συμπληρωματικές πληροφορίες θα φανεί απευθείας στην σελίδα Απαιτούμενα έγγραφα και θα ειδοποιηθείτε με προσωπικό μήνυμα. Θα είστε εκ νέου σε θέση να τηλεφορτώσετε συμπληρωματικά έγγραφα μέσω της σελίδας Απαιτούμενα έγγραφα σχετικά με την πρόσκληση και να επεξεργαστείτε το πεδίο Οι παρατηρήσεις μου. 04/2009 50/54

Μόλις γνωστοποιήσουμε την αίτηση συμπληρωματικών πληροφοριών, η σύνδεση Ζητούνται συμπληρωματικές πληροφορίες εμφανίζεται στα δεξιά του στοιχείου στο οποίο αναφέρεται η αίτηση. Πατήστε τη συγκεκριμένη σύνδεση για να ανοίξετε τη σελίδα που σας παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με τα απαιτούμενα συμπληρωματικά στοιχεία. Σε αυτή τη σελίδα μπορείτε να τηλεφορτώσετε συμπληρωματικά έγγραφα. Σημειωτέον ότι δεν θα είστε σε θέση να διαγράψετε κανένα από τα έγγραφα που υποβλήθηκαν αρχικά. 04/2009 51/54

9.6 Στάδιο της υποβολής σας Στη στήλη Στάδιο στην σελίδα Απαιτούμενα Έγγραφα για την επιλεγείσα πρόσκληση δηλώνεται το στάδιο της υποβολής σας καθ όλη τη διαδικασία: Εάν η στήλη είναι κενή, δεν έχει αποθηκευθεί ούτε υποβληθεί κανένα έγγραφο για τα μεμονωμένα στοιχεία που απαριθμούνται στην Απαιτούμενα έγγραφα. Όταν τηλεφορτώνετε έγγραφα αλλά δεν τα υποβάλλετε, ή εάν έχετε ακυρώσει την υποβολή, ο χαρακτηρισμός του σταδίου αλλάζει σε Αποθηκεύθηκε. Μετά την επιτυχή ηλεκτρονική υποβολή ο χαρακτηρισμός του σταδίου αλλάζει σε Υποβλήθηκε. Ο χαρακτηρισμός του σταδίου αλλάζει σε Ζητούνται συμπληρωματικές πληροφορίες, εάν σας ζητήσουμε να υποβάλετε συμπληρωματικά έγγραφα. Όταν τηλεφορτώνετε ή υποβάλλετε συμπληρωματικά έγγραφα, ο χαρακτηρισμός αλλάζει εκ νέου σε Αποθηκεύθηκε ή Υποβλήθηκε, ανάλογα με την περίπτωση. Όταν ο χαρακτηρισμός αναφέρει Κλείδωσε, η προσφορά / αίτηση συμμετοχής σας δεν μπορεί πλέον να τροποποιηθεί ή να αποσυρθεί. Αυτό είναι δυνατόν μετά την εκπνοή της προθεσμίας για την υποβολή προσφορών ή με το επίσημο άνοιγμα των αιτήσεων συμμετοχής. 04/2009 52/54

9.7 Χρησιμοποιώντας τον κατάλογο OTP για όλες τις ενέργειες σχετικά με την ηλεκτρονική υποβολή Εάν επιλέξατε την ηλεκτρονική υποβολή κατά την εγγραφή σε πρόσκληση, το αίτημά σας επικυρώθηκε και λάβατε τον προσωπικό κατάλογο κωδικών διέλευσης μίας χρήσης (κατάλογος OTP), θα είστε σε θέση να εκτελέσετε πλήρως ηλεκτρονικά τις ακόλουθες ενέργειες: Να υποβάλετε σε ηλεκτρονική μορφή την προσφορά σας / αίτηση συμμετοχής Να ακυρώσετε την ηλεκτρονική υποβολή εγγράφων Να εγγραφείτε σε άλλη πρόσκληση Να ορίσετε άλλο χρήστη για συγκεκριμένη πρόσκληση Να αποσυρθείτε από πρόσκληση με διαδικασία κλειστή ή με διαπραγμάτευση Να απαντήσετε σε μήνυμα, όταν η απάντησή σας θεωρείται αναπόσπαστο τμήμα της προσφοράς ή αίτησης συμμετοχής σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το σύστημα ζητάει αυτόματα να επανεισάγετε το όνομα χρήστη σας, τον κωδικό διέλευσης και κωδικό διέλευσης μίας χρήσης από τον κατάλογο OTP σας. Εάν δεν έχετε έγκυρο κατάλογο OTP, μπορείτε να εκτελέσετε όλες αυτές τις ενέργειες με μη ηλεκτρονικά μέσα. 04/2009 53/54