Εγχειρίδιο διαχείρισης χρηστών και λιστών διανομής για τον Υπεύθυνο Φορέα του Δικτύου "Σύζευξις" -1-

Transcript

1 -1-

2 1 Διαχείριση Χρηστών Υπηρεσίες Δημιουργία νέου χρήστη Αναζήτηση χρήστη Επεξεργασία στοιχείων χρήστη Δημιουργία /Επεξεργασία mailbox plan Ενεργοποίηση και απενεργοποίηση χρήστη Αλλαγή κωδικού χρήστη Διαγραφή χρήστη Μαζική εισαγωγή χρηστών/ Μαζική επεξεργασία χρηστών Διαχείριση λιστών διανομής

3 1 Διαχείριση Χρηστών H συγκεκριμένη περιοχή δίνει τη δυνατότητα στους υπευθύνους των φορέων να διαχειριστούν χρήστες, ηλεκτρονικούς λογαριασμούς καθώς και λίστες διανομής για τον φορέα στον οποίο ανήκουν. Οι υπεύθυνοι φορέων μπορούν να εισαχθούν στο σύστημα ως εξής: Άνοιγμα του Internet Explorer ή οποιουδήποτε περιηγητή Στην περιοχή συμπλήρωσης της ηλεκτρονικής διεύθυνσης πληκτρολογούμε Στην άνω δεξιά περιοχή υπάρχει η Περιοχή μελών (Log In) για την εισαγωγή τους στο σύστημα (Εικόνα 1 : Περιοχή μελών). Εικόνα 1 : Περιοχή μελών Ο χρήστης για να μεταβεί στην περιοχή μελών αρκεί να πληκτρολογήσει «Όνομα χρήστη», «κωδικό πρόσβασης» και να επιλέξει «Είσοδος». Εικόνα 2 : Φόρμα εισαγωγής στοιχείων -3-

4 Στη συνέχεια ο χρήστης θα μεταβεί στη ιδιωτική περιοχή του Σύζευξις από όπου μπορεί να επιλέξει από το οριζόντιο μενού επιλογών τα Στοιχεία Φορέων και Χρηστών και στη συνέχεια την επιλογή Διαχείριση Χρηστών Φορέα (Εικόνα 3). Εικόνα 3: Παράθυρο εμφάνισης επιλογής Διαχείρισης Χρηστών Φορέα Κάνοντας κλικ σε αυτή την επιλογή θα εμφανιστεί το διαχειριστικό εργαλείο (Εικόνα 4). Εικόνα 4 Όπως φαίνεται και στην παραπάνω οθόνη υπάρχουν δύο επιλογές, αυτή της Διαχείρισης Χρηστών και αυτή της Διαχείρισης Λιστών Διανομής. -4-

5 1.1 Υπηρεσίες Στο αριστερό μέρος της οθόνης υπάρχουν δύο επιλογές: Διαχείριση χρηστών Διαχείριση λιστών διανομής Το περιβάλλον της διαχείρισης χρηστών ακολουθεί στην παρακάτω εικόνα. Εικόνα 5: Περιβάλλον διαχείρισης χρηστών. Οι λειτουργίες που διατίθενται στη περιοχή «διαχείριση χρηστών» είναι οι ακόλουθες: Δημιουργία νέου χρήστη ( ) Αναζήτηση χρήστη ( ) Επεξεργασία στοιχείων χρήστη Επεξεργασία mailbox plan Δημιουργία mailbox Αλλαγή κωδικού χρήστη ( ) Ενεργοποίηση και απενεργοποίηση χρήστη Διαγραφή χρήστη ( ) Μαζική εισαγωγή χρηστών. -5-

6 1.1.1 Δημιουργία νέου χρήστη Ο υπεύθυνος φορέα είναι εκείνος που έχει την δυνατότητα να δημιουργήσει νέους χρήστες. Η εισαγωγή των χρηστών μπορεί να πραγματοποιηθεί με δύο τρόπους, μαζικά ή μεμονωμένα (Η περίπτωση αυτή της μαζικής εισαγωγής αναλύεται στην σελίδα 16 του εγχειριδίου). Κάνοντας κλικ στην επιλογή εμφανίζεται μία φόρμα με κενά πεδία προς συμπλήρωση όπως φαίνεται στην εικόνα 6. Σε αυτό ο υπεύθυνος φορέα εισαγάγει τα στοιχεία του προς δημιουργία χρήστη και επιλέγει «Υποβολή αίτησης». Ακολουθούν οδηγίες για τα πεδία που απαιτούν προσοχή στη συμπλήρωση τους. Εικόνα 6: Παράθυρο εγγραφής νέου χρήστη. -6-

7 Ο υπεύθυνος φορέα θα πρέπει να δώσει προσοχή στα στοιχεία των παρακάτω πεδίων που εισαγάγει πριν τα υποβάλει: User Principal Name - o χρήστης προτείνεται να εισαγάγει δεδομένα της μορφής onoma.epitheto για να συμβαδίζει με τους υπάρχοντες χρήστες του Σύζευξις. Να σημειωθεί ότι σε αυτή τη περίπτωση και μόνο το UPN θα είναι ίδιο με το του χρήστη που θα δημιουργηθεί στο Syzefxis. (Ισχύει μόνο για τους χρήστες που έχουν το τους στο Syzefxis και δεν έχουν εισαχθεί από μαζικό Import). Προσωπικό Στο πεδίο αυτό εισάγεται προσωπικό και όχι το εργασιακό του Syzefxis (hosted φορείς). Το πεδίο αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία για τους χρήστες των Νησίδων 1 και 3 καθώς και για τους φορείς όλων των νησίδων οι οποίοι δεν είναι hosted στο Syzefxis. Δεν χρησιμοποιούν δηλαδή την υποδομή του Syzefxis για την παροχή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Routed φορείς). Ρόλος στο Syzefxis Οι φορείς έχει προδιαγραφεί να αποτελούνται μόνο από έναν τεχνικό καθώς και ένα επιχειρησιακό υπεύθυνο. Για τις περιπτώσεις που υπάρχουν παραπάνω από ένας οι υπεύθυνοι φορέων μπορούν χωρίς περιορισμό να ορίσουν όσους αναπληρωτές τεχνικούς ή επιχειρησιακούς υπευθύνους επιθυμούν. Οι αναπληρωτές υπεύθυνοι έχουν τα ίδια ακριβώς δικαιώματα με τους κυρίως υπευθύνους. Στην περίπτωση που δημιουργηθεί νέος χρήστης με ρόλο Επιχειρησιακού ή Τεχνικού Υπευθύνου όταν αυτοί προϋπάρχουν τότε ο νέος χρήστης θα αποκτήσει ρόλο και δικαιώματα επιχειρησιακού υπευθύνου ενώ ο προϋπάρχων ρόλο απλού χρήστη. H συμπλήρωση όλων των πεδίων με αστερίσκο (*) είναι υποχρεωτική Αναζήτηση χρήστη Για την αναζήτηση ενός χρήστη αρκεί να εισαχθεί στο πεδίο αναζήτησης ολόκληρο ή μέρος των όνομα ή επίθετο ή UPN και να επιλεγεί το κουμπί. Τα αποτελέσματα της αναζήτησης θα αριθμηθούν και θα παραταχθούν σε λίστα όπως απεικονίζονται στην εικόνα7. -7-

8 Εικόνα 7: Παράθυρο προβολής στοιχείων αναζήτησης χρηστών Επεξεργασία στοιχείων χρήστη Οι χρήστες του φορέα εμφανίζονται με μορφή λίστας. Για την επεξεργασία των στοιχείων τους κάντε κλικ με τον δείκτη του ποντικιού σας σε ένα από τα διαθέσιμα UPN. Εικόνα 8: Παράθυρο προβολής όλων των εγγεγραμμένων χρηστών. -8-

9 Στην οθόνη που εμφανίζεται περιέχονται όλα τα στοιχεία του εγγεγραμμένου χρήστη. Εικόνα 9: Παράθυρο αλλαγής στοιχείων χρήστη. Στη φόρμα αυτή δίνεται η δυνατότητα να τροποποιηθούν τα στοιχεία του χρήστη. Με την επιλογή «Υποβολή αίτησης» τα στοιχεία του χρήστη καταχωρούνται και εμφανίζεται -9-

10 ενημερωτικό μήνυμα επιβεβαίωσης. Επιλέγοντας Επιστροφή το σύστημα επιστρέφει τον χρήστη στην προηγούμενή σελίδα Δημιουργία /Επεξεργασία mailbox plan Η συγκεκριμένη περιοχή δεν είναι διαθέσιμη για τους φορείς οι οποίοι ανήκουν κυρίως στις Νησίδες 1,3 ή είναι Routed (δεν χρησιμοποιούν δηλαδή τις εγκαταστάσεις του Syzefxis για την παροχή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Οι χρήστες που έχουν δημιουργηθεί από τους υπευθύνους και δεν έχουν εισαχθεί μαζικά από την επιλογή «Μαζική εισαγωγή χρηστών» χρειάζεται να δημιουργήσουν mailbox για να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Στην στήλη mailbox plan όπως βλέπουμε στην εικόνα 10 εμφανίζονται οι επιλογές Επεξεργασία ή Δημιουργία. Εικόνα 10: Mailbox plan. Επιλέγοντας «Δημιουργία» από την στήλη «Mailbox plan» εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη. -10-

11 Για να δημιουργηθεί το mailbox του χρήστη αρκεί να επιλέξουμε «Δημιουργία mailbox». Με την ολοκλήρωση της δημιουργίας εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη. Επιλέγοντας «Ανανέωση» θα εμφανιστούν οι SMTP διευθύνσεις για τις οποίες έχει δημιουργηθεί mailbox. -11-

12 Στο ίδιο παράθυρο οι υπεύθυνοι μπορούν να διαχειριστούν τις SMTP διευθύνσεις των χρηστών, να προσθέσουν, να διαγράψουν και να ορίσουν την κύρια τους διεύθυνση. Για να προστεθεί μία καινούργια SMTP αρκεί να εισαχθεί στο πεδίο «Διεύθυνση» και να επιλεγεί το κουμπί «Προσθήκη διεύθυνσης». Αν η διεύθυνση που επιθυμούμε να εισαχθεί θέλουμε να είναι η κύρια διεύθυνση του χρήστη χρειάζεται να μαρκάρουμε το πεδίο «Ορισμός ως κύρια διεύθυνση» πριν επιλεχθεί η επιλογή «Προσθήκη διεύθυνσης». Να σημειωθεί ότι για να εισαχθεί μία SMTP διεύθυνση πρέπει το SMTP domain που θα χρησιμοποιηθεί να είναι δηλωμένο και καταχωρημένο στα αντίστοιχα helpdesks του Syzefxis. -12-

13 Τέλος επιλέγοντας «Επιστροφή» ο χρήστης επιστρέφει στην προηγούμενη σελίδα. Για οποιαδήποτε αλλαγή, διαγραφή ή προσθήκη SMTP διεύθυνσης χρήστη αρκεί να επιλεγεί το κουμπί το αντίστοιχο κουμπί «επεξεργασία» από τη στήλη «Mailbox plan» Ενεργοποίηση και απενεργοποίηση χρήστη O υπεύθυνος φορέα έχει τη δυνατότητα να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει χρήστες, Η ενεργοποίηση και απενεργοποίηση χρηστών μπορεί να πραγματοποιηθεί μαρκάροντας η όχι τα κουτάκια που αντιστοιχούν σε κάθε χρήστη και διατίθενται στην στήλη «Ενεργός» Εικόνα 11: Επιλογή ενεργοποίησης και απενεργοποίησης χρηστών Αλλαγή κωδικού χρήστη Για να πραγματοποιηθεί αλλαγή στον κωδικό πρόσβασης των χρηστών αρκεί να επιλεγεί το εικονίδιο που αντιστοιχεί σε κάθε χρήστη και να συμπληρωθούν τα διαθέσιμα πεδία με τα κατάλληλα στοιχεία. Η αλλαγή ολοκληρώνεται πατώντας στο κουμπί «Αλλαγή κωδικού» και ο χρήστης ενημερώνεται ανάλογα για την επιτυχία ή όχι της αλλαγής. Εικόνα

14 Εικόνα 12: Αλλαγή κωδικού πρόσβασης Διαγραφή χρήστη Για την διαγραφή ενός χρήστη επιλέξτε το εικονίδιο που διατίθεται για κάθε χρήστη στην τελευταία στήλη του πίνακα όπως φαίνεται στην εικόνα 14. Εικόνα 14: Διαγραφή χρήστη. Για λόγους ασφαλείας ο χρήστης καλείται να επιβεβαιώσει την διαγραφή του χρήστη χρησιμοποιώντας τα εικονίδια ή για ακύρωση της διαγραφής. -14-

15 Εικόνα 13: Επιβεβαίωση διαγραφής χρήστη Μαζική εισαγωγή χρηστών/ Μαζική επεξεργασία χρηστών Το εργαλείο διαχείρισης δίνει την δυνατότητα στους υπευθύνους να εισαγάγει μαζικά χρήστες και να δημιουργήσει mailboxes. Οι υπεύθυνοι των φορέων θα πρέπει να εισαχθούν στη δικτυακή πύλη του Σύζευξις και στην συνέχεια να επιλέξουν τον σύνδεσμο με το όνομα του φορέα τους από το επάνω δεξί μέρος της πύλης βλ. εικόνα 16. Εικόνα 14: Σύνδεσμος όπου οδηγεί στην σελίδα στοιχείων του φορέα. -15-

16 Στο επάνω μέρος της σελίδας που ανοίγει και περιέχει αναλυτικά τα στοιχεία του φορέα υπάρχει διαθέσιμη η επιλογή Πατώντας στην παραπάνω επιλογή εμφανίζεται ενημερωτικό μήνυμα όπου οι χρήστες πρέπει να εστιάσουν καθώς αναφέρεται ο τρόπος σωστής λειτουργίας του εξαγόμενου αρχείου. Αναλυτικότερα, επιλέγοντας «OK» στο προηγούμενο παράθυρο εμφανίζεται το παρακάτω στο οποίο πρέπει να επιλέξουμε «OPEN». Με την επιλογή «OPEN» ανοίγει σε νέο παράθυρο αρχείο excel το οποίο περιλαμβάνει τους χρήστες που υπάρχουν ήδη στο φορέα. Το αρχείο αυτό για να λειτουργήσει σωστά πρέπει να αποθηκευτεί ως αρχείο.xls -16-

17 Στη συνέχεια για να δημιουργηθούν χρήστες πρέπει να συμπληρωθούν όλα τα κελιά με τα στοιχεία των προς δημιουργία χρηστών εκτός του κελιού username όπου το σύστημα το ορίζει αυτόματα. Το βασικό πεδίο που ορίζει την δημιουργία ή την επεξεργασία των στοιχείων του χρήστη είναι αυτό του username. Αν υπάρχεί εγγραφή στο πεδίο αυτό τότε το σύστημα αντικαθιστά με τα νέα στοιχεία τα προηγούμενα. Αν το πεδίο username είναι κενό τότε το σύστημα θα δημιουργήσει έναν νέο χρήστη και θα ορίσεί το username του στη μορφή Για τη δημιουργία νέων χρηστών τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν υποχρεωτικά και να δοθεί προσοχή στα στοιχεία που περιέχουν είναι τα όνομα, επίθετο, τηλέφωνο (10 ψηφία χωρίς κενά χαρακτήρες ή σύμβολα). Τέλος για την ανανέωση/ επεξεργασία στοιχείων των χρηστών υποχρεωτικό πεδίο γίνεται και αυτό του « εργασίας». Για να διατηρηθεί ο σκοπός ύπαρξης του συγκεκριμένου συστήματος προτείνεται κατά τη δημιουργία χρηστών να συμπληρώνεται πάντα και το πεδίο εργασίας έτσι ώστε ο κατάλογος να είναι πλήρως ενημερωμένος. -17-

18 Για να ολοκληρωθούν οι αλλαγές αρκεί να επιστρέψουμε στο διαχειριστικό εργαλείο και χρησιμοποιώντας το κουμπί να ορίσουμε την διαδρομή στη οποία έχουμε αποθηκεύσει το αρχείο excel. Τέλος επιλέγουμε και το σύστημα αρχίζει να επεξεργάζεται τα στοιχεία που εισαγάγαμε στο excel. Αν η διαδικασία που ακολουθήθηκε ήταν σωστή η εφαρμογή θα ενημερώσει το χρήστη με το παρακάτω μήνυμα Αν στην διαδικασία που ακολουθήθηκε έχουμε κάνει λανθασμένες ενέργειες το σύστημα θα επιστρέψει το παρακάτω μήνυμα. Το παραπάνω μήνυμα ενημερώνει το χρήστη ότι στα στοιχεία που εισήχθηκαν στο excel ο πρώτος χρήστης δημιουργήθηκε/ επεξεργάστηκε κανονικά ενώ ο χρήστης της γραμμής 2 παρουσίασε πρόβλημα. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να επιστρέψουμε στο excel να ελέγξουμε/διορθώσουμε τα στοιχεία που προσπαθήσαμε να καταχωρήσουμε και να επαναλάβουμε την διαδικασία. 1.2 Διαχείριση λιστών διανομής Για να μεταβούμε στη συγκεκριμένη περιοχή επιλέγουμε από την αρχική οθόνη «Διαχείριση λιστών διανομής». -18-

19 Για να δημιουργήσουμε μία νέα λίστα διανομής αρκεί να εισαγάγουμε Όνομα, τον χρήστη τον οποίο θέλουμε να ορίσουμε ως διαχειριστή και τέλος να επιλέξουμε «Προσθήκη λίστας». Αφού παρέλθεί η χρονική περίοδος των 5 λεπτών και η λίστα εμφανιστεί επιλέγουμε «Επεξεργασία» για να προσθέσουμε τους χρήστες που θα περιλαμβάνονται στη λίστα. -19-

20 Στην παραπάνω οθόνη μπορούμε με τον ίδιο τρόπο να εισάγουμε/ διαχειριστούμε τα μέλη που ανήκουν στη λίστα καθώς επίσης και τον διαχειριστή -20-

21 Τέλος επιλέγοντας «Διαγραφή» μπορούμε να διαγράψουμε χρήστη από τη λίστα διανομής. -21-