Χρήση του Office 365 σε iphone ή ipad

Transcript

1 Χρήση του Office 365 σε iphone ή ipad Οδηγός γρήγορης εκκίνησης Έλεγχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ρυθμίστε το iphone ή το ipad για αποστολή και λήψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το λογαριασμό του Office 365 που χρησιμοποιείτε. Έλεγχος του ημερολογίου σας από οπουδήποτε Μάθετε πού πρέπει να πάτε ανά πάσα στιγμή συγχρονίζοντας τα στοιχεία του ημερολογίου σας στο iphone ή το ipad. Συγχρονισμός των επαφών σας Διατηρήστε τις επαφές σας στο iphone ή το ipad για να κάνετε ευκολότερη την κοινή χρήση εγγράφων, την αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τον προγραμματισμό συσκέψεων με συναδέλφους. Πρόσβαση στο σημειωματάριο OneNote της ομάδας σας Αποκτήστε πρόσβαση εύκολα σε όλα τα σημειωματάρια του OneNote που είναι αποθηκευμένα σε μια τοποθεσία ομάδας του SharePoint ή στην τοποθεσία σας στο OneDrive για επιχειρήσεις, χρησιμοποιώντας την εφαρμογή OneNote για iphone ή ipad. Συμμετοχή σε σύσκεψη πρόσωπο με πρόσωπο Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή Lync για να συμμετέχετε σε συσκέψεις, να χρησιμοποιείτε άμεσα μηνύματα ή να κάνετε κλήσεις βίντεο σε συνεργάτες και να παραμένετε συνδεδεμένοι ακόμη και όταν είστε εκτός γραφείου. Συνεργασία με την ομάδα σας Αποκτήστε πρόσβαση στις τοποθεσίες ομάδας σας και κάντε κοινή χρήση ή επεξεργασία των αρχείων που είναι αποθηκευμένα σε αυτές. Εργασία στα έγγραφά σας Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή OneDrive για επιχειρήσεις για εργασία ή κοινή χρήση οποιωνδήποτε εγγράφων στην τοποθεσία σας στο OneDrive για επιχειρήσεις. Προβολή και επεξεργασία των εγγράφων σας εν κινήσει Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή Office Mobile για να προβάλετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα απευθείας από το iphone.

2 Χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Από τη στιγμή που θα ρυθμίσετε το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office 365 στο iphone ή το ipad, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας θα λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως όλοι οι άλλοι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στη συσκευή σας. Δείτε ποιες ενέργειες μπορείτε να κάνετε: Για να ελέγξετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Στην αρχική οθόνη, πατήστε Αλληλογραφία. Για να στείλετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Πατήστε Επεξεργασία. Προσθέστε παραλήπτες, συντάξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, πατήστε Αποστολή. Για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πατήστε Απάντηση. Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας, πατήστε Αποστολή. Για να ελέγξετε άλλους φακέλους Πατήστε Φάκελοι. Επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να προβάλετε. Για να προβάλετε όλους τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη συσκευή σας Πατήστε Αλληλογραφία. (Εάν αυτή η ενέργεια σάς μεταφέρει στα Εισερχόμενα, πατήστε το όνομα του λογαριασμού στην επάνω αριστερή γωνία.) Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να δείτε όλους τους λογαριασμούς που υπάρχουν στη συσκευή σας. Μπορείτε επίσης να προβάλετε άλλους φακέλους στους διάφορους λογαριασμούς. Στην ενότητα Λογαριασμός, πατήστε το λογαριασμό με το φάκελο που θέλετε να προβάλετε. Πατήστε το λογαριασμό του Office 365 για να δείτε τους υπόλοιπους φακέλους του λογαριασμού. Διαχείριση του ημερολογίου σας Το ημερολόγιο σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να παρακολουθείτε συναντήσεις και συσκέψεις. Για να προβάλετε ένα στοιχείο ημερολογίου Πατήστε την εφαρμογή Ημερολόγιο. Για να δημιουργήσετε μια νέα σύσκεψη ή εκδήλωση 1. Πατήστε την εφαρμογή Ημερολόγιο και επιλέξτε την ώρα και τις άλλες λεπτομέρειες για τη συνάντησή σας. 2. Στην οθόνη Προσθήκη συμβάντος, πατήστε Ημερολόγιο και επιλέξτε το ημερολόγιο του Office 365. Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας, πατήστε Τέλος. Διαχείριση των επαφών σας Προσθέστε, επεξεργαστείτε ή διαγράψτε επαφές από το λογαριασμό του Office 365. Προσθήκη επαφής 1. Στην αρχική οθόνη, πατήστε Τηλέφωνο > Επαφές. 2. Πατήστε Δημιουργία και πληκτρολογήστε τις πληροφορίες της επαφής. Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας, πατήστε Τέλος. Για να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μια επαφή 1. Πατήστε το όνομα της επαφής και μετά πατήστε Επεξεργασία. 2. Τροποποιήστε τις πληροφορίες και πατήστε Τέλος. Εάν θέλετε να διαγράψετε την επαφή, σαρώστε προς τα κάτω και πατήστε Διαγραφή επαφής.

3 Συνεργασία και εργασία σε έγγραφα στο OneDrive για επιχειρήσεις ή σε τοποθεσίες ομάδας στο SharePoint Μια τοποθεσία του SharePoint είναι το σημείο όπου η ομάδα σας επικοινωνεί, μοιράζεται έγγραφα και συνεργάζεται σε έργα. Το OneDrive για επιχειρήσεις είναι η προσωπική σας τοποθεσία στην οποία αποθηκεύετε έγγραφα που μπορείτε να δείτε μόνο εσείς, αλλά και να τα μοιραστείτε εύκολα με τους συνεργάτες σας. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε έγγραφα και στις δύο αυτές τοποθεσίες από την ενότητα του Office Mobile, αλλά εάν θέλετε να περιηγηθείτε στην τοποθεσία, κάντε το από το πρόγραμμα περιήγησης Safari στο iphone ή το ipad. Για να ανοίξετε το OneDrive για επιχειρήσεις ή μια τοποθεσία ομάδας του SharePoint: 1. Ανοίξτε το Safari. 2. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας σας στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησης. Για παράδειγμα, η διεύθυνση onmicrosoft_com είναι ένα παράδειγμα διεύθυνσης URL για μια προσωπική τοποθεσία όπως το OneDrive για επιχειρήσεις. Για μια τοποθεσία ομάδας, η διεύθυνση URL θα μοιάζει με τη διεύθυνση (Αντικαταστήστε το contoso στη διεύθυνση URL με το όνομα τομέα της εταιρείας σας.) Σημείωση Εάν δεν είστε βέβαιοι για τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας, μεταβείτε σε αυτήν από το πρόγραμμα περιήγησης του υπολογιστή σας και σημειώστε τη διεύθυνση URL από το παράθυρο διεύθυνσης ή στείλτε την στον εαυτό σας με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να την αντιγράψετε και να την επικολλήσετε. 3. Όταν εμφανιστεί η οθόνη σύνδεσης του Microsoft Office 365, πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης που έχετε και πατήστε Είσοδος. Εάν η τοποθεσία ανοίξει σε προβολή κινητού και προτιμάτε την προβολή υπολογιστή, πατήστε Ρυθμίσεις > Εναλλαγή σε προβολή υπολογιστή. Για να επιστρέψετε στην προβολή κινητού, πατήστε Ρυθμίσεις > Προβολή κινητού. 4. Εάν βρίσκεστε στην προβολή κινητού, πατήστε Ρυθμίσεις > Περιεχόμενα τοποθεσίας για να δείτε μια λίστα με όλο το περιεχόμενο, όπως βιβλιοθήκες εγγράφων ή λιστών, μιας τοποθεσίας. Προβολή υπολογιστή Προβολή κινητού Συμβουλή Μπορείτε να περιηγηθείτε εύκολα στην τοποθεσία σας στο OneDrive για επιχειρήσεις ή σε οποιαδήποτε τοποθεσία ομάδας που παρακολουθείτε, πατώντας OneDrive ή Τοποθεσίες από την κεφαλίδα περιήγησης στην προβολή υπολογιστή.

4 Χρήση εφαρμογών για iphone και ipad Εγκαταστήστε εφαρμογές για iphone ή ipad που έχουν σχεδιαστεί για συνεργασία με το Office 365, για να μπορείτε να συνεργάζεστε με τους συναδέλφους σας και να εργάζεστε ενώ βρίσκεστε εν κινήσει. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εισόδου για πρώτη φορά σε αυτές τις εφαρμογές, ανατρέξτε στο θέμα "Οδηγός γρήγορης εκκίνησης - Ρύθμιση του Office 365 σε iphone ή ipad": Lync 2013 για iphone ή Lync 2013 για ipad OneDrive για επιχειρήσεις για συνδρομητές του Office 365 OneNote για iphone ή OneNote για ipad Office Mobile για συνδρομητές του Office 365 (για χρήστες iphone) Χρήση της εφαρμογής Lync 2013 Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το Lync, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Microsoft Lync 2013 για το iphone ή το ipad για να παραμένετε συνδεδεμένοι εν κινήσει. Ορισμός της κατάστασής σας ή έξοδος Για να αλλάξετε την κατάστασή σας, στην οθόνη Κατάσταση, πατήστε την κατάστασή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κατάσταση ή πατήστε Έξοδος. Αναζήτηση επαφής Αποστολή άμεσου μηνύματος Όταν βρείτε το άτομο που αναζητάτε, πατήστε το όνομά του και, στη συνέχεια, πατήστε το εικονίδιο IM. Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και πατήστε το εικονίδιο Αποστολή. Σημείωση Για να στείλετε ένα άμεσο μήνυμα κατά τη διάρκεια μιας κλήσης βίντεο, πατήστε το εικονίδιο IM, πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και, στη συνέχεια, πατήστε το εικονίδιο Αποστολή. Προσθήκη ήχου σε άμεσο μήνυμα Όταν βρίσκεστε σε ένα άμεσο μήνυμα και θέλετε να καλέσετε την επαφή, πατήστε το εικονίδιο Τηλέφωνο και επιλέξτε τον αριθμό που θέλετε να καλέσετε. Συμμετοχή σε σύσκεψη του Lync Για να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη Lync, στην καρτέλα Συσκέψεις, επιλέξτε τη σύσκεψη στην οποία θέλετε να συμμετάσχετε και, στη συνέχεια, πατήστε Συμμετοχή σε σύσκεψη. Στην οθόνη Επαφές, πατήστε Αναζήτηση. Αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα ενός ατόμου στο πλαίσιο αναζήτησης. Τα αποτελέσματα εμφανίζονται κάτω από το πλαίσιο.

5 Χρήση της εφαρμογής OneDrive για επιχειρήσεις για συνδρομητές του Office 365 Μόλις συνδεθείτε, η εφαρμογή OneDrive για επιχειρήσεις σάς μεταφέρει απευθείας στα αρχεία και τους φακέλους σας και μπορείτε να αρχίσετε να προβάλετε και να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία σας αμέσως. Προβολή των αρχείων του OneDrive για επιχειρήσεις Πατήστε οποιοδήποτε στοιχείο για να το ανοίξετε. Ένα κουμπί λήψης Προβολή αρχείων με εργασία εκτός σύνδεσης Κάντε λήψη αρχείων του OneDrive για επιχειρήσεις στο iphone ή το ipad ώστε να είναι διαθέσιμα για προβολή όταν είστε εκτός σύνδεσης. 1. Πατήστε το αρχείο που θέλετε να λάβετε για να το ανοίξετε. 2. Πατήστε το κουμπί λήψης εμφανίζεται εάν ένα αρχείο είναι διαθέσιμο για προβολή εκτός σύνδεσης. Υπάρχουν τρεις επιλογές για την προβολή των αρχείων σας. Στο κάτω μέρος της οθόνης του OneDrive για επιχειρήσεις, κάντε ένα από τα εξής: Πατήστε Αρχεία για να εμφανίσετε όλα τα αρχεία του OneDrive για επιχειρήσεις. Πατήστε Πρόσφατα για να εμφανίσετε τα αρχεία του OneDrive για επιχειρήσεις που έχετε ανοίξει πιο πρόσφατα. Πατήστε Εκτός σύνδεσης για να εμφανίσετε τα αρχεία που κάνατε διαθέσιμα για προβολή όταν δεν ήσασταν συνδεδεμένοι. 3. Το αρχείο εμφανίζεται τώρα στη λίστα μόλις πατήσετε Εκτός σύνδεσης. Σημειώστε ότι η έκδοση του αρχείου εκτός σύνδεσης είναι απλώς ένα αντίγραφο λήψης. Εάν επεξεργαστείτε αυτό το αρχείο, οι ενημερώσεις δεν συγχρονίζονται με την έκδοση που είναι αποθηκευμένη στο OneDrive για επιχειρήσεις. Κοινή χρήση αρχείου 1. Πατήστε το αρχείο το οποίο θέλετε να χρησιμοποιήσετε από κοινού. 2. Μόλις ανοίξει το αρχείο, πατήστε το κουμπί Κοινή χρήση του OneDrive για επιχειρήσεις Εάν κάνετε ήδη κοινή χρήση του αρχείου, θα δείτε μια λίστα με τα άτομα που κάνουν κοινή χρήση του αρχείου. Διαφορετικά, θα δείτε μια σημείωση που θα λέει "Αυτό το στοιχείο δεν είναι κοινόχρηστο". 3. Πατήστε Προσθήκη στο επάνω μέρος της οθόνης Κοινή χρήση. 4. Στην οθόνη Προσθήκη ατόμων, πατήστε το πλαίσιο Κοινή χρήση με και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου με το οποίο θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου. Εναλλακτικά, πατήστε Προσθήκη και επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα επαφών σας. Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία για κάθε άτομο με το οποίο θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου. 5. Καθορίστε δικαιώματα κοινής χρήσης για το άτομο το οποίο προσκαλείτε σε κοινή χρήση του αρχείου. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι Επεξεργασία από τον παραλήπτη. Μπορείτε να αλλάξετε τα δικαιώματα κοινής χρήσης αργότερα, εάν θέλετε. 6. Πατήστε Προσθήκη. Αλλαγή δικαιωμάτων κοινής χρήσης 1. Πατήστε το αρχείο για το οποίο θέλετε να αλλάξετε τα δικαιώματα κοινής χρήσης. 2. Μόλις ανοίξει το αρχείο, πατήστε το κουμπί Κοινή χρήση του OneDrive για επιχειρήσεις 3. Πατήστε το όνομα του ατόμου του οποίου τα δικαιώματα θέλετε να αλλάξετε. 4. Πατήστε τη ρύθμιση δικαιωμάτων που θέλετε.

6 Χρήση της εφαρμογής OneNote Συγχρονισμός σημειωματαρίων του Office 365 Εάν έχετε σημειωματάρια που χρησιμοποιείτε συχνά σε τοποθεσίες του SharePoint στο Office 365, μπορείτε να τα συγχρονίσετε με το iphone ή το ipad προσθέτοντας το λογαριασμό Office 365 μετά την είσοδο με ένα λογαριασμό Microsoft. Βεβαιωθείτε ότι τα σημειωματάρια που θέλετε να ανοίξετε είναι εκείνα που έχετε προβάλει πρόσφατα από τον υπολογιστή σας ή άλλη συσκευή. Τα σημειωματάρια που δεν έχετε ανοίξει για μεγάλο χρονικό διάστημα δεν θα συγχρονιστούν όταν πραγματοποιήσετε είσοδο. 1. Εάν έχετε ένα σημειωματάριο ανοιχτό, πατήστε Σημειωματάρια. 2. Πατήστε Ρυθμίσεις 3. Πατήστε Λογαριασμοί > Προσθήκη υπηρεσίας > Office 365 SharePoint. 4. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιείτε και πατήστε Είσοδος για να προσθέσετε το λογαριασμό του Office 365 που χρησιμοποιείτε. 5. Κλείστε τις Ρυθμίσεις του OneNote. 6. Στην οθόνη Σημειωματάρια, πατήστε Περισσότερα σημειωματάρια. Τα σημειωματάριά σας εμφανίζονται τώρα στην περιοχή Πρόσφατα. Εργασία χωρίς σύνδεση Συγχρονίστε πρώτα το σημειωματάριό σας με το OneDrive για επιχειρήσεις και μετά από αυτό το OneNote συγχρονίζει αυτόματα τις αλλαγές σας καθώς εργάζεστε. Εάν οποιαδήποτε στιγμή χάσετε ή απενεργοποιήσετε τη σύνδεση με το Internet, τυχόν αλλαγές που εκκρεμούν θα συγχρονιστούν μόλις συνδεθείτε ξανά. Κοινή χρήση σημειώσεων Μπορείτε να στείλετε μεμονωμένες σελίδες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να κάνετε κοινή χρήση ενός σημειωματαρίου. Για να στείλετε μια σελίδα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 1. Ανοίξτε τη σελίδα που θέλετε να στείλετε και πατήστε το βέλος στην επάνω δεξιά γωνία 2. Πατήστε Αποστολή σελίδας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για να στείλετε μια σύνδεση προς ένα σημειωματάριο 1. Πατήστε Σημειωματάρια. 2. Πατήστε το βέλος στο επάνω μέρος 3. Στη σημειωματάριο που θέλετε να κάνετε κοινόχρηστο, πατήστε το δεξιό βέλος 4. Επιλέξτε εάν ο παραλήπτης μπορεί να το προβάλει ή να το επεξεργαστεί. Ανοίγει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση προς το σημειωματάριο. 5. Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στείλτε το μήνυμα.

7 Χρήση της εφαρμογής Office Mobile Λήψη εγγράφων στο iphone Ο καλύτερος τρόπος για να λάβετε τα έγγραφα του Office 365 στο iphone είναι να τα αποθηκεύσετε στο Internet, σε σημεία όπως το OneDrive για επιχειρήσεις ή οι τοποθεσίες ομάδας του SharePoint. Μπορείτε να τα προβάλετε αργότερα στο iphone. 1. Εάν δεν έχετε συνδεθεί ήδη στα έγγραφα του Office 365 και θέλετε να συνδεθείτε στο OneDrive για επιχειρήσεις ή το SharePoint, πατήστε το φάκελο Άνοιγμα. 2. Στην οθόνη Θέσεις, πατήστε Προσθήκη θέσης και πραγματοποιήστε είσοδο με το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης του Office 365 που έχετε. Σημειώστε ότι, εάν βρίσκεστε σε υποφάκελο, πρέπει να πατήσετε το κουμπί Πίσω και να μεταβείτε στην οθόνη με τίτλο Προσθήκη θέσης. 3. Πατήστε την υπηρεσία όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφό σας και, στη συνέχεια, πατήστε το έγγραφο για να το ανοίξετε. Κοινή χρήση εγγράφων Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση εγγράφων στέλνοντάς τα ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 1. Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε. 2. Πατήστε Αρχείο 3. Πατήστε Κοινή χρήση. 4. Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και πατήστε Αποστολή. Εργασία χωρίς σύνδεση Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στο έγγραφο του Office όταν είστε εκτός σύνδεσης. Όταν είστε έτοιμοι να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας ξανά στο διακομιστή, βεβαιωθείτε ότι είστε συνδεδεμένοι στο Internet και, στη συνέχεια, πατήστε Αρχείο > Αποθήκευση. Τι μπορείτε να κάνετε στο Word Άνοιγμα των εξής τύπων αρχείων -.doc,.docx,.dot,.dotx,.dotm,.docm Επεξεργασία των τύπων αρχείων -.docx,.dotx Προσθήκη, διαγραφή και εμφάνιση σχολίων Τι μπορείτε να κάνετε στο Excel Άνοιγμα των εξής τύπων αρχείων -.xls,.xlsx,.xlt,.xltx,.xlsm,.xltm Επεξεργασία των τύπων αρχείων -.xls,.xltx Περιήγηση σε φύλλα στην προβολή διάρθρωσης Εφαρμογή φίλτρου Εμφάνιση του αθροίσματος, του μέσου όρου κ.λπ. μιας περιοχής με Αυτόματη Άθροιση Προσθήκη, διαγραφή και εμφάνιση σχολίων Τι μπορείτε να κάνετε στο PowerPoint Άνοιγμα των εξής τύπων αρχείων -.ppt,.pptx,.pps,.ppsx,.pptm,.ppsm Επεξεργασία των τύπων αρχείων -.pptx,.pptm Προσθήκη και επεξεργασία σημειώσεων διαφάνειας Κοινή χρήση αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Εύρεση κειμένου Μορφοποίηση κειμένου Εύρεση κειμένου μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας Ταξινόμηση επιλεγμένων δεδομένων Μορφοποίηση κελιών Απαλοιφή κελιών Αναίρεση/Ακύρωση αναίρεσης Κοινή χρήση αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Περιήγηση στις διαφάνειες της προβολής μικρογραφιών Κοινή χρήση της παρουσίασης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου