ΑΝΟΙΚΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΥΠΡΟΥ

ΑΝΟΙΚΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΥΠΡΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΝΑΨΗ ΔΙΜΕΡΩΝ/ΠΟΛΥΜΕΡΩΝ ΣΥΜΦΩΝΙΩΝ ΜΕ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΑ, ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΚΑΙ ΑΛΛΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ ΤΟΥ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου στοχεύει σε μια σταθερή πολιτική για την προώθηση διεθνών συνεργασιών σε θέματα εκπαίδευσης και έρευνας, επιδιώκοντας τη συστηματικότερη ανάπτυξη διμερών σχέσεων με ομοταγή Πανεπιστήμια, ερευνητικά ιδρύματα και άλλους φορείς του εξωτερικού. Μέσω αντίστοιχων συμφωνιών, αποσκοπεί στο να ενισχύσει τη συμμετοχή του Πανεπιστημίου σε ευρωπαϊκά προγράμματα και να αναπτύξει την κινητικότητα του ακαδημαϊκού και διοικητικού προσωπικού και των φοιτητών του. Επιπρόσθετα, επιδιώκει να διευρύνει τον κύκλο δραστηριοτήτων και επαφών των μελών της πανεπιστημιακής κοινότητας, με σκοπό τη σταδιακή και επιτυχή εδραίωση του Πανεπιστημίου στο ευρωπαϊκό/διεθνές περιβάλλον της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης. Σκοπός του παρόντος Εσωτερικού Κανονισμού είναι η κατά το δυνατόν πληρέστερη κάλυψη όλων των επιμέρους θεμάτων που αφορούν την προώθηση και σύναψη διμερών ή πολυμερών συμφωνιών, εκπαιδευτικής, ερευνητικής ή/και άλλης φύσεως, με στόχο τη βέλτιστη λειτουργία της διαδικασίας αυτής και με γνώμονα την ευελιξία, τη διαφάνεια και τη μέγιστη δυνατή ωφέλεια για το Πανεπιστήμιο. Εσωτερικοί Κανονισμοί Διαπανεπιστημιακών Συμφωνιών_ 39 η Συνεδρία Διοικούσας Επιτροπής 17 05 2013 2

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Διεθνείς Συνεργασίες... 4 2. Είδη Συμφωνιών... 4 3. Ρόλος της Επιτροπής Διεθνών Σχέσεων... 4 4. Πρόταση για σύναψη συμφωνίας με πρωτοβουλία του ΑΠΚΥ... 5 5. Πρόταση για σύναψη συμφωνίας μετά από πρόταση Ιδρύματος του εξωτερικού... 5 6. Κριτήρια Επιλογής... 6 7. Έγκριση, Σύναψη και Παρακολούθηση της Εφαρμογής κάθε Συμφωνίας... 6 8. Περιεχόμενο Πρωτοκόλλων Συνεργασίας... 7 9. Δράσεις κινητικότητας στο πλαίσιο διμερούς συμφωνίας... 7 10. Ρόλος και αρμοδιότητες Συντονιστών... 8 11. Χρονική Διάρκεια, Ανανεώσεις και Αναπροσαρμογές Συμφωνιών... 8 12. Χρηματοδότηση και Οικονομική Διαχείριση Συμφωνιών... 9 13. Διοικητικός μηχανισμός συντονισμού της διεθνούς συνεργασίας... 9 Εσωτερικοί Κανονισμοί Διαπανεπιστημιακών Συμφωνιών_ 39 η Συνεδρία Διοικούσας Επιτροπής 17 05 2013 3

1. Διεθνείς Συνεργασίες Στο πλαίσιο ανάπτυξης διεθνών συνεργασιών με ομοταγή Πανεπιστήμια, ισότητα ιδρύματα ανώτατης εκπαίδευσης, καθώς και με ερευνητικά κέντρα και φορείς του εξωτερικού, το Πανεπιστήμιο συνάπτει διμερείς συμφωνίες στους τομείς της εκπαίδευσης, της έρευνας και του πολιτισμού/κοινωνικής προσφοράς. 2. Είδη Συμφωνιών Αφετηρία για τη σύναψης διμερών/πολυμερών συμφωνιών - γενικής ή ειδικής φύσεως - είναι συνήθως η εκδήλωση ενδιαφέροντος από τις αρμόδιες πρυτανικές αρχές του ΑΠΚY ή άλλου πανεπιστημιακού ιδρύματος ή από τα αρμόδια συμβούλια οργανισμών ή φορέων. Μια γενικής φύσεως συμφωνία υπογράφεται σε επίπεδο Ιδρυμάτων, χωρίς να εξειδικεύει τα επιμέρους αντικείμενα της συνεργασίας, τα οποία μπορεί να ορίζονται με ξεχωριστά πρωτόκολλα που ετοιμάζονται και προωθούνται από τις ανάλογες πανεπιστημιακές/οργανικές μονάδες. Οι γενικής φύσεως συμφωνίες του ΑΠΚΥ υπογράφονται από τον Πρύτανη (εν προκειμένω τον Πρόεδρο της Διοικούσας Επιτροπής) ή εξουσιοδοτημένο από τη Σύγκλητο (εν προκειμένω, τη Διοικούσα Επιτροπή) αντιπρόσωπό του. Οι ειδικής φύσεως συμφωνίες (τεχνικά πρωτόκολλα συνεργασίας) ετοιμάζονται συνήθως σε επίπεδο προγραμμάτων σπουδών ή/και ακαδημαϊκών μονάδων και ορίζουν τα αντικείμενα και τους συμμετέχοντες της συνεργασίας, την αναλογία ανταλλαγής προσωπικού/φοιτητών (όπου ισχύει), καθώς και άλλες σχετικές λεπτομέρειες. Συνυπογράφονται εκ μέρους του ΑΠΚΥ από τον Πρύτανη και το Συντονιστή της Συμφωνίας. 3. Ρόλος της Επιτροπής Διεθνών Σχέσεων Η Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων (ΕΔΣ) του ΑΠΚΥ λειτουργεί, σύμφωνα με τους όρους εντολής της, ως γνωμοδοτικό όργανο της Συγκλήτου για θέματα που άπτονται διμερών συμφωνιών και γενικότερα των σχέσεων του Πανεπιστημίου με πανεπιστήμια, φορείς και οργανισμούς του εξωτερικού. Το έργο της ΕΔΣ συνεπικουρείται από την αρμόδια διοικητική υπηρεσία - Υπηρεσία Διεθνούς Συνεργασίας και Διασφάλισης Ποιότητας (εφεξής αρμόδια διοικητική υπηρεσία). Στην Επιτροπή αυτή διαβιβάζονται όλες οι προτάσεις για σύναψη νέων συμφωνιών, ώστε να υποβληθούν με τη γνωμοδότησή της στη Σύγκλητο. Στην εξέταση κάθε πρότασης, η ΕΔΣ δύναται, με αντίστοιχη αιτιολόγηση, να: γνωμοδοτήσει θετικά προς τη Σύγκλητο για σύναψη της προτεινόμενης συμφωνίας ζητήσει συμπληρωματική πληροφόρηση από τον υποβάλλοντα την πρόταση γνωμοδοτήσει στη Σύγκλητο υπέρ της απόρριψης της προτεινόμενης συμφωνίας. Η αξιολόγηση των σχετικών προτάσεων από την Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων θα γίνεται, στο μέτρο του δυνατού, σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα. Έτσι η ΕΔΣ θα μπορεί να γνωμοδοτεί, έχοντας την κατά το δυνατό Εσωτερικοί Κανονισμοί Διαπανεπιστημιακών Συμφωνιών_ 39 η Συνεδρία Διοικούσας Επιτροπής 17 05 2013 4

πληρέστερη εικόνα των υποχρεώσεων, οικονομικών και άλλων, που έχει αναλάβει το Πανεπιστήμιο στο πλαίσιο των υφιστάμενων συμφωνιών του. Η αξιολόγηση των προτάσεων θα πραγματοποιείται στις προγραμματισμένες συνεδριάσεις της ΕΔΣ κάθε έτος, σε διαστήματα που να διασφαλίζουν, όπου είναι δυνατόν, ότι οι νέες συμφωνίες μπορούν να τεθούν σε ισχύ από την έναρξη του επόμενου ακαδημαϊκού εξαμήνου ή έτους. Νοείται ότι η ΕΔΣ μπορεί να πραγματοποιεί έκτακτες συνεδρίες για την αξιολόγηση προτάσεων συνεργασίας, εφόσον αυτό θεωρείται επείγον και κυρίως εάν υπάρχει σχετική οδηγία από τη Σύγκλητο. 4. Πρόταση για σύναψη συμφωνίας με πρωτοβουλία του ΑΠΚΥ Κάθε πρόταση κατάρτισης και σύναψης νέας συμφωνίας (τεχνικό πρωτόκολλο συνεργασίας) από πρόγραμμα σπουδών του Πανεπιστημίου διαβιβάζεται, ύστερα από τεκμηριωμένη εισήγηση της οικείας Σχολής, στην Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων, κατά τα προβλεπόμενα στο παρόν άρθρο. (i) Το ενδιαφερόμενο Πρόγραμμα συντάσσει την πρότασή του στη βάση προτύπου πρωτοκόλλου που διατίθεται υπό τύπο παραδείγματος από την αρμόδια διοικητική υπηρεσία. Περιγράφει με σαφήνεια το σκοπό και το αντικείμενο της προτεινόμενης συνεργασίας, τα στοιχεία επικοινωνίας ατόμων με τα οποία έχει προηγηθεί επικοινωνία και τυχόν γραπτή πρόθεση συνεργασίας που καταδεικνύει το αμοιβαίο ενδιαφέρον, καθώς και βασικά, πληροφοριακά στοιχεία για το ίδρυμα του εξωτερικού και το συγκεκριμένο Τμήμα/Πρόγραμμα Σπουδών με το οποίο αναπτύσσεται η συνεργασία. Για τον έλεγχο της σκοπιμότητας της κάθε πρότασης συνεργασίας, είναι σημαντικό το ενδιαφερόμενο Πρόγραμμα να περιγράψει και αιτιολογήσει τη γενικότερη ωφέλεια που θα προκύψει για το ίδιο το πρόγραμμα, αλλά και για το Πανεπιστήμιο ευρύτερα. (ii) Η αξιολόγηση της προτεινόμενης συνεργασίας και ο έλεγχος της σκοπιμότητάς της γίνεται από την Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων (βλ. άρθρο 3). Εάν η αξιολόγηση είναι θετική, η ΕΔΣ εισηγείται σχετικά προς τη Σύγκλητο, ενώ εάν κρίνει ότι απαιτούνται επιπρόσθετα στοιχεία, ζητεί συμπληρωματική έγγραφη πληροφόρηση από τους υποβάλλοντες την πρόταση. Εάν η ΕΔΣ κρίνει ότι η Συμφωνία δεν μπορεί να προχωρήσει για τυπικούς ή/και ουσιαστικούς λόγους, υποβάλλει σχετική τεκμηριωμένη, αρνητική εισήγηση προς τη Σύγκλητο. Σε κάθε περίπτωση, η τελική απόφαση της Συγκλήτου διαβιβάζεται στους ενδιαφερομένους και κοινοποιείται στην αρμόδια διοικητική υπηρεσία, η οποία ενημερώνει σχετικά την ΕΔΣ. (iii) Στην περίπτωση θετικής απόφασης της Συγκλήτου για σύναψη της προτεινόμενης συμφωνίας, η Σύγκλητος ορίζει ένα μέλος του Πανεπιστημίου (κατά προτίμηση το άμεσα ενδιαφερόμενο μέλος ΔΕΠ ή ένα μέλος της ΕΔΣ) ως «Συντονιστή της Συμφωνίας» και προωθεί τη συμφωνία για τις σχετικές υπογραφές. 5. Πρόταση για σύναψη συμφωνίας μετά από πρόταση Ιδρύματος του εξωτερικού Πρόταση για σύναψη διμερούς συμφωνίας με το Πανεπιστήμιο μπορεί να προέλθει και από Ίδρυμα του εξωτερικού. Η πρόταση υποβάλλεται προς τις πρυτανικές αρχές του ΑΠΚΥ και προωθείται στην Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων για αξιολόγηση από την αρμόδια διοικητική υπηρεσία, με πλήρη στοιχεία για το ενδιαφερόμενο πανεπιστήμιο/ίδρυμα, το οποίο ενημερώνεται από την αρμόδια υπηρεσία (με κοινοποίηση στην ΕΔΣ) για την έναρξη της σχετικής διαδικασίας αξιολόγησης εντός του Πανεπιστημίου. Εσωτερικοί Κανονισμοί Διαπανεπιστημιακών Συμφωνιών_ 39 η Συνεδρία Διοικούσας Επιτροπής 17 05 2013 5

Στην περίπτωση ειδικής φύσεως συμφωνίας, εάν η πρόταση δεν προσδιορίζει το επιστημονικό πεδίο στο οποίο επιδιώκεται η συνεργασία με το ΑΠΚΥ, η αρμόδια διοικητική υπηρεσία ζητά και συλλέγει τα πρόσθετα στοιχεία που απαιτούνται για προώθηση της αξιολόγησης της πρότασης. (i) Η περιεκτική πρόταση διαβιβάζεται καταρχάς στα συγγενή Προγράμματα Σπουδών του ΑΠΚΥ, για να εκφράσουν το τυχόν ενδιαφέρον τους για συμμετοχή στην προτεινόμενη συνεργασία. Το(α) πρόγραμμα(τα) που ενδιαφέρονται απευθύνονται στην ΕΔΣ, μέσω της αρμόδιας διοικητικής υπηρεσίας. (ii) Για την αξιολόγηση της προτεινόμενης συμφωνίας ακολουθείται η προβλεπόμενη διαδικασία κατά το άρθρο 4 (παρ. ii και iii) των παρόντων Εσωτερικών Κανονισμών. (iii) Στην περίπτωση που η Σύγκλητος εγκρίνει, μετά από σχετική εισήγηση της ΕΔΣ, την προτεινόμενη συμφωνία, ενημερώνει την αρμόδια διοικητική υπηρεσία, η οποία επικοινωνεί με το ενδιαφερόμενο Πανεπιστήμιο για τα περαιτέρω. Στην περίπτωση που η Σύγκλητος απορρίψει την προτεινόμενη συνεργασία, διαβιβάζει την απόφασή της στην αρμόδια υπηρεσία που ενημερώνει το ενδιαφερόμενο πανεπιστήμιο/οργανισμό. 6. Κριτήρια Επιλογής Βασικό κριτήριο για τη θετική αξιολόγηση και σύναψη μιας προτεινόμενης συμφωνίας αποτελεί η προοπτική ουσιώδους συμβολής της στην επίτευξη των εκπαιδευτικών και επιστημονικών στόχων του Πανεπιστημίου και της ευρύτερης στρατηγικής ανάπτυξής του, σε τοπικό, ευρωπαϊκό ή/και διεθνές επίπεδο. Ιδιαίτερη έμφαση δίδεται στο αντικείμενο της προτεινόμενης συμφωνίας, στο κατά πόσο προσφέρει μακροπρόθεσμες προοπτικές συνεργασίας για το Πανεπιστήμιο, καθώς επίσης και εάν παρέχει εχέγγυα για την αποτελεσματική και απρόσκοπτη υλοποίηση και εφαρμογή της στην πράξη. 7. Έγκριση, Σύναψη και Παρακολούθηση της Εφαρμογής κάθε Συμφωνίας Σύμφωνα με τα οριζόμενα στους παρόντες Εσωτερικούς Κανονισμούς (άρθρα 4 και 5), κάθε προτεινόμενη συμφωνία προϋποθέτει θετική αξιολόγηση της σκοπιμότητάς της από την Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων, γνωμοδότηση της ΕΔΣ προς τη Σύγκλητο και τελική έγκριση της Συγκλήτου. Κάθε συμφωνία επιβάλλεται να συνταχθεί στην ελληνική και στην αγγλική γλώσσα και ενδεχομένως σε τρίτη γλώσσα (εάν η γλώσσα της χώρας στην οποία εδρεύει το συνεργαζόμενο πανεπιστήμιο/ίδρυμα δεν είναι η αγγλική). Εκδίδεται σε αυθεντικά κείμενα με πρωτότυπη υπογραφή (ανά τέσσερα σε κάθε γλώσσα) και κάθε συμβαλλόμενο μέρος λαμβάνει δύο πρωτότυπα και ένα επίσημο αντίγραφο της Συμφωνίας σε κάθε γλώσσα, υπογεγραμμένο και σφραγισμένο. Με την υπογραφή κάθε Συμφωνίας, η εφαρμογή της παρακολουθείται από την Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων του Πανεπιστημίου, με τη διοικητική υποστήριξη της αρμόδιας διοικητικής υπηρεσίας. Κύριο εργαλείο παρακολούθησης της υλοποίησης κάθε Συμφωνίας είναι η Έκθεση Πεπραγμένων που πρέπει να υποβάλλεται κάθε έτος. Εσωτερικοί Κανονισμοί Διαπανεπιστημιακών Συμφωνιών_ 39 η Συνεδρία Διοικούσας Επιτροπής 17 05 2013 6

8. Περιεχόμενο Πρωτοκόλλων Συνεργασίας Κάθε ειδικής φύσεως συμφωνία (τεχνικό πρωτόκολλο συνεργασίας) οφείλει να ακολουθεί τις βασικές αρχές συνεργασίας μεταξύ Πανεπιστημίου και πανεπιστημίων/φορέων/οργανισμών του εξωτερικού και να εξειδικεύει το(α) αντικείμενο(α) της συνεργασίας. Ένα πρωτόκολλο συνεργασίας μπορεί να εμπεριέχει διάφορες μορφές συνεργασίας, όπως: δράσεις κινητικότητας ή ανταλλαγής μεταξύ μελών της πανεπιστημιακής κοινότητας (μελών ΔΕΠ/ΣΕΠ, φοιτητών, μεταπτυχιακών συνεργατών, μεταδιδακτορικών ερευνητών, μελών διοικητικού προσωπικού), με σκοπό την προώθηση της διδασκαλίας, της έρευνας και της αντίστοιχης διοικητικής οργάνωσης ανάπτυξη κοινών ερευνητικών και εκπαιδευτικών προγραμμάτων και άλλων δραστηριοτήτων (στην περίπτωση ανάπτυξης διαπανεπιστημιακών προγραμμάτων συντάσσεται εξειδικευμένο πρωτόκολλο συνεργασίας), συνδιοργάνωση συνεδρίων/ημερίδων/σεμιναρίων, ανταλλαγή ακαδημαϊκών πληροφοριών και συνεργασία σε μεθόδους διδασκαλίας, ώστε να βελτιωθεί η ποιότητα των προσφερόμενων σπουδών, κοινή εποπτεία μεταπτυχιακών και διδακτορικών διατριβών. 9. Δράσεις κινητικότητας στο πλαίσιο διμερούς συμφωνίας Η κινητικότητα των μελών της Πανεπιστημιακής κοινότητας (κυρίως μελών ακαδημαϊκού και διοικητικού προσωπικού) στο πλαίσιο των ειδικών διμερών συμφωνιών ρυθμίζεται από τους όρους της εκάστοτε συμφωνίας. Με στόχο τη διασφάλιση της ορθολογικής διαχείρισης των πόρων και την επιτυχή υλοποίηση κάθε συμφωνίας, καθορίζονται οι ακόλουθες βασικές πρόνοιες: (i) Οι μετακινήσεις στο πλαίσιο κάθε συμφωνίας κυμαίνονται χρονικά μεταξύ ενός ορίου (συνήθως, 1-2 εβδομάδες) που καθορίζεται από την ΕΔΣ για κάθε έτος, πλην ειδικά αιτιολογημένων περιπτώσεων. (ii) Για κάθε μετακίνηση υποβάλλεται αίτημα στην ΕΔΣ, μέσω της αρμόδιας υπηρεσίας, στο οποίο αναφέρεται το πρόγραμμα συνεργασίας στο οποίο εντάσσεται η μετακίνηση και η τεκμηρίωση της αναγκαιότητάς της. Η ΕΔΣ σε συνεννόηση με το Συντονιστή της οικείας Συμφωνίας υποβάλλει σχετική εισήγηση. Στην περίπτωση που η αίτηση για κινητικότητα υποβάλλεται από μέλος της ΕΔΣ ή τον Συντονιστή της Συμφωνίας, τότε αυτοί δεν συμμετέχουν στη σχετική λήψη αποφάσεων. (iii) Κάθε μετακινούμενο μέλος υποβάλλει μετά την ολοκλήρωση της κινητικότητας και επιστροφή του στο Πανεπιστήμιο, μαζί με τα απαιτούμενα δικαιολογητικά για την καταβολή των σχετικών εξόδων (όπως αυτά προνοούνται στην οικεία Συμφωνία), αναλυτική έκθεση πεπραγμένων της επίσκεψής του στην αρμόδια διοικητική υπηρεσία, με κοινοποίηση στον Συντονιστή της Συμφωνίας. Η έκθεση κοινοποιείται από την αρμόδια υπηρεσία και στην ΕΔΣ, η οποία μπορεί να προβεί σε επισημάνσεις ή/και εισηγήσεις. Εσωτερικοί Κανονισμοί Διαπανεπιστημιακών Συμφωνιών_ 39 η Συνεδρία Διοικούσας Επιτροπής 17 05 2013 7

10. Ρόλος και αρμοδιότητες Συντονιστών Για κάθε Συμφωνία ορίζεται από το ΑΠΚΥ συντονιστής (και αναπληρωτής του, εάν κρίνεται απαραίτητο) [βλ. άρθρο 4, παρ. iii], το έργο του οποίου συνεπικουρείται από την αρμόδια διοικητική υπηρεσία. Οι κύριες αρμοδιότητες του Συντονιστή είναι οι εξής: παρακολούθηση της υλοποίησης και κυρίως των αποτελεσμάτων της Συμφωνίας, ώστε να είναι σε θέση με τη λήξη της να την αξιολογήσει και να εισηγηθεί, εάν απαιτείται, την ανανέωσή της (βλ. άρθρο 11). Για το σκοπό αυτό η αρμόδια διοικητική υπηρεσία τού διαβιβάζει τις εκθέσεις πεπραγμένων των μετακινηθέντων μελών της πανεπιστημιακής κοινότητας (εάν προκύπτουν μέσα από τη Συμφωνία δράσεις κινητικότητας, βλ. άρθρο 9), καθώς και κάθε άλλο υποστηρικτικό υλικό. Ο Συντονιστής συνεργάζεται με την αρμόδια υπηρεσία και στην κατάρτιση του ετήσιου προϋπολογισμού της Συμφωνίας, ο οποίος υποβάλλεται στην ΕΔΣ για τυχόν εισηγήσεις/τροποποιήσεις. Το τελικό κείμενο υποβάλλεται για έγκριση στη Σύγκλητο. υποβολή εισήγησης προς την ΕΔΣ σχετικά με αιτήματα για κινητικότητα στο πλαίσιο της Συμφωνίας, εάν ο αριθμός τους υπερβαίνει τον προβλεπόμενο (βλ. άρθρο 9). έγκαιρη ενημέρωση της ΕΔΣ για τυχόν προβλήματα που προκύπτουν στην υλοποίηση της συμφωνίας, καθώς και εισηγήσεων για την αντιμετώπισή τους. 11. Χρονική Διάρκεια, Ανανεώσεις και Αναπροσαρμογές Συμφωνιών Χρονική Διάρκεια: Ως μέγιστη χρονική διάρκεια των διμερών/πολυμερών συμφωνιών του Πανεπιστημίου ορίζεται, εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις, η τριετία. Ενδείκνυται όπως ορίζεται σε ημερολογιακά έτη, ώστε να διευκολύνεται η οικονομική διαχείριση της κάθε Συμφωνίας. Ανανέωση / Αναπροσαρμογή: (i) Σε περίπτωση ενδιαφέροντος για ανανέωση μίας Συμφωνίας, τρεις (3) μήνες πριν από τη λήξη της, υποβάλλεται σχετική γραπτή εισήγηση του Συντονιστή της προς την Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων. Το εισηγητικό σημείωμα του Συντονιστή για ανανέωση μίας Συμφωνίας πρέπει να περιλαμβάνει, τουλάχιστον, τα ακόλουθα: έκθεση των πεπραγμένων των προηγούμενων ετών, κατά τα οποία η Συμφωνία ήταν σε εφαρμογή, κατάσταση των επισκέψεων/μετακινήσεων που πραγματοποιήθηκαν μεταξύ των συμβαλλόμενων μερών και τις επιμέρους εκθέσεις των μετακινούμενων (βλ. άρθρο 9), αποτελέσματα που έχουν προκύψει στο πλαίσιο της Συμφωνίας, σε αντιπαραβολή με τα οριζόμενα στα αντικείμενα της Συμφωνίας (κοινά ερευνητικά προγράμματα, κοινές δημοσιεύσεις, διαλέξεις, κλπ.), τα οποία να είναι σαφή και αξιολογημένα, ποιοτικά και ποσοτικά. Εσωτερικοί Κανονισμοί Διαπανεπιστημιακών Συμφωνιών_ 39 η Συνεδρία Διοικούσας Επιτροπής 17 05 2013 8

(ii) Η Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων αποφασίζει σχετικά με την ανανέωση και εισηγείται στη Σύγκλητο. Στην περίπτωση που αποφασίζεται η ανανέωση ή αναπροσαρμογή (όπου προβλέπεται) μιας Συμφωνίας, ο Συντονιστής της συνεργάζεται με το αντίστοιχο πανεπιστήμιο/ίδρυμα του εξωτερικού για την από κοινού απόφαση των αλλαγών/τροποποιήσεων που πρέπει να γίνουν στο κείμενο της Συμφωνίας. Η ανανέωση των εν ισχύι συμφωνιών του Πανεπιστημίου θα πραγματοποιείται βάσει των διατάξεων του παρόντος Εσωτερικού Κανονισμού. 12. Χρηματοδότηση και Οικονομική Διαχείριση Συμφωνιών Κάθε συμφωνία ειδικής φύσεως (τεχνικό πρωτόκολλο συνεργασίας) πρέπει να ρυθμίζει ρητά το ζήτημα της χρηματοδότησής της. Βασική αρχή του Πανεπιστημίου για τη σύναψη διμερών συμφωνιών είναι όπως οι σχετικές δαπάνες (για παράδειγμα κονδύλια για παραγωγή εκπαιδευτικού υλικού, διαφήμιση και προβολή συνεργασίας, κλπ) καλύπτονται ισομερώς από τα συμβαλλόμενα μέρη. Αναφορικά με τις δράσεις κινητικότητας που τυχόν εμπεριέχονται σε διμερή συμφωνία, ενδείκνυται όπως το ίδρυμα προέλευσης αναλαμβάνει, όπου προνοείται στη Συμφωνία, κατά τις δυνατότητές του να καλύπτει τα έξοδα μετάβασης, ενώ το ίδρυμα υποδοχής αναλαμβάνει να καλύπτει, κατά τις δυνατότητές του, τα έξοδα διαμονής (ημερήσια αποζημίωση) των μετακινούμενων. Για την κάλυψη των δαπανών των διμερών συμφωνιών του Πανεπιστημίου προβλέπεται ελάχιστο και/ή μέγιστο ύψος κονδυλίου, το οποίο καλύπτει τις εκάστοτε ανάγκες και εγκρίνεται από το Πρυτανικό Συμβούλιο (και/ή τη Σύγκλητο). 13. Διοικητικός μηχανισμός συντονισμού της διεθνούς συνεργασίας Με στόχο την εύρυθμη παρακολούθηση της εφαρμογής των διμερών συμφωνών του Πανεπιστημίου, η αρμόδια διοικητική υπηρεσία αναλαμβάνει την ηλεκτρονική καταγραφή και διαχείριση βασικών δεδομένων και στοιχείων. Στην έναρξη κάθε ακαδημαϊκού έτους, η αρμόδια διοικητική υπηρεσία ενημερώνει τη Σύγκλητο, την Επιτροπή Διεθνών Σχέσεων και τα προγράμματα σπουδών του Πανεπιστημίου για τις υπάρχουσες συμφωνίες με ομόλογα πανεπιστήμια, ερευνητικά κέντρα και φορείς του εξωτερικού, το περιεχόμενο και τους Συντονιστές κάθε Συμφωνίας. Εσωτερικοί Κανονισμοί Διαπανεπιστημιακών Συμφωνιών_ 39 η Συνεδρία Διοικούσας Επιτροπής 17 05 2013 9