Αρ. Έκδοσης 1 Υπεύθυνος: Σουλιώτης Δημήτρης Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 1 από 5 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ

Transcript

1 5Κωδικός: Δ0-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 1 από 5 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η συγκέντρωση, αξιολόγηση και αξιοποίηση όλων των νομικών κειμένων, που σχετίζονται με τις φάσεις του κύκλου ζωής των συγχρηματοδοτούμενων έργων, ιδιαίτερα στους τομείς που αφορούν στις δημόσιες συμβάσεις, τις κρατικές ενισχύσεις, την ισότητα και μη διάκριση, το περιβάλλον και την επιλεξιμότητα των δαπανών. Επιπλέον παρακολουθούνται θέματα που έχουν σχέση με τη λειτουργία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (π.χ. αλλαγές σε αρμοδιότητες, θέματα οικονομικής διαχείρισης και δημόσιου λογιστικού, κ.λ.π). 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του Επιχειρησιακού Προγράμματος της Δ Προγραμματικής Περιόδου που εκτελεί ο ΕΛKΕ του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Υποστηρίζει το σύνολο των Διαδικασιών του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Θεσμικές απαιτήσεις έργων που υλοποιεί ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Πλήρως ενημερωμένο αρχείο ισχύουσας νομοθεσίας 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Άρθρο 9 του Ν (ΦΕΚ 110/Α/ ) έτσι όπως τροποποιήθηκε και ισχύει από το άρθρο 17 του Ν (ΦΕΚ 147/Α/ ) «Ίδρυση Χαροκόπειου Πανεπιστημίου» 2. Π.Δ. 432/1981 (ΦΕΚ 118 Α /1981) «Περί συστάσεως Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» 3. ΚΥΑ με αριθ. ΚΑ/679/ (ΦΕΚ 826 Β /1996) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που

2 5Κωδικός: Δ0-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 2 από 5 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας», που αντικατέστησε την ΚΥΑ Β1/819/1988 και αποτελεί σήμερα το ισχύον θεσμικό πλαίσιο για τη δημιουργία, διοίκηση και λειτουργία των Ειδικών Λογαριασμών αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας των Ιδρυμάτων της Ανώτατης Εκπαίδευσης. 4. Απόφαση της Συγκλήτου του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 91/ ) σχετικά με την έγκριση του Οδηγού Χρηματοδότησης Ερευνών. 5. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 167/ ) σχετικά με την έγκρισης του Οργανογράμματος της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 6. Οδηγός Χρηματοδότησης Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 7. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 152/ ) σχετικά με την επικαιροποίηση των παγίων αποφάσεων του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας 8. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 168/ ) σχετικά με την έγκριση του εγχειριδίου τεκμηρίωσης των διαδικασιών υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων έργων. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία παρακολούθησης ισχύουσας νομοθεσίας περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Αναγνώριση σχετικής νομοθεσίας 2. Ενημέρωση εμπλεκομένων 3. Τήρηση αρχείου νομοθεσίας 7.1. ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΗ ΣΧΕΤΙΚΗΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ Ο Υπεύθυνος της Νομικής Υπηρεσίας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας, με την υποστήριξη του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης, ενημερώνεται τακτικά για την έκδοση νομοθετημάτων και αναγνωρίζει αυτά που σχετίζονται με τα έργα που υλοποιεί ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ Ο Υπεύθυνος της Νομικής Υπηρεσίας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας, με την υποστήριξη του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης, πληροφορεί όλους τους εμπλεκόμενους εντός του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου για κάθε μεταβολή της ισχύουσας νομοθεσίας. Σε περιπτώσεις που υπάρχει αλλαγή του υφιστάμενου θεσμικού πλαισίου η οποία επηρεάζει τον τρόπο υλοποίησης των εκτελούμενων έργων, ο Υπεύθυνος της Νομικής Υπηρεσίας

3 5Κωδικός: Δ0-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 3 από 5 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ ενημερώνει τις εμπλεκόμενες Όργανα / Μονάδες του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου για τις ενέργειες προσαρμογής που πρέπει να αναλάβουν ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ Ο Υπεύθυνος της Νομικής Υπηρεσίας μόλις αναγνωρίσει κάποιο νομοθετικό κείμενο που σχετίζεται με την υλοποίηση των έργων που εκτελούνται από τον ΕΛΚΕ του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου, το καταγράφει στο έντυπο Δ0-01-Ε01: «Κατάσταση ισχύουσας νομοθεσίας» και ενημερώνει σχετικά το φυσικό ή/και ηλεκτρονικό αρχείο νομοθεσίας.

4 5Κωδικός: Δ0-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 4 από 5 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ 9.1 Υπεύθυνος Νομικής Υπηρεσίας ΕΛΚΕ 9.2 Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης

5 5Κωδικός: Δ0-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 5 από 5 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ Δ0-01-Ε-01 Κατάσταση ισχύουσας νομοθεσίας (εσωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ηλεκτρονικό αρχείο νομοθεσίας Εξωτερικές βάσεις νομοθεσίας 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ ΈΡΓΩΝ Φάκελος νομοθεσίας περί <τίτλος θέματος> Νομοθετικά κείμενα Ενημερωμένη κατάσταση ισχύουσας νομοθεσίας

6 Δ0-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 1 από 5 ΠΑΡΟΧΗ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η εξασφάλιση της απαραίτητης νομικής κάλυψης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου σε θέματα που σχετίζονται με όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής των συγχρηματοδοτούμενων έργων, ώστε να διασφαλίζεται η εναρμόνιση των υλοποιούμενων έργων με τις απαιτήσεις του ισχύοντος θεσμικού πλαισίου. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του Επιχειρησιακού Προγράμματος της Δ Προγραμματικής Περιόδου που εκτελεί ο ΕΛKΕ του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ2-01: Στρατηγικός και λειτουργικός Υποστηρίζεται από τη Δ0-02 σχεδιασμός έργου - Προγραμματισμός απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης Δ3-01: Προετοιμασία και διενέργεια Υποστηρίζεται από τη Δ0-02 διαγωνισμού Δ3-02: Αξιολόγηση προσφορών Υποστηρίζεται από τη Δ0-02 Δ3-03: Χειρισμός ενστάσεων Υποστηρίζεται από τη Δ0-02 Δ3-04: Υπογραφή σύμβασης Υποστηρίζεται από τη Δ0-02 Δ3-05: Υλοποίηση Έργου με ίδια μέσα Υποστηρίζεται από τη Δ0-02 Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Υποστηρίζεται από τη Δ ΔΕΔΟΜΕΝΑ Αιτήματα νομικής υποστήριξης 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Γνωμοδοτήσεις επί νομικών θεμάτων 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Άρθρο 9 του Ν (ΦΕΚ 110/Α/ ) έτσι όπως τροποποιήθηκε και ισχύει από το άρθρο 17 του Ν (ΦΕΚ 147/Α/ ) «Ίδρυση Χαροκόπειου Πανεπιστημίου»

7 Δ0-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 2 από 5 ΠΑΡΟΧΗ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ 2. Π.Δ. 432/1981 (ΦΕΚ 118 Α /1981) «Περί συστάσεως Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» 3. ΚΥΑ με αριθ. ΚΑ/679/ (ΦΕΚ 826 Β /1996) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας», που αντικατέστησε την ΚΥΑ Β1/819/1988 και αποτελεί σήμερα το ισχύον θεσμικό πλαίσιο για τη δημιουργία, διοίκηση και λειτουργία των Ειδικών Λογαριασμών αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας των Ιδρυμάτων της Ανώτατης Εκπαίδευσης. 4. Απόφαση της Συγκλήτου του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 91/ ) σχετικά με την έγκριση του Οδηγού Χρηματοδότησης Ερευνών. 5. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 167/ ) σχετικά με την έγκρισης του Οργανογράμματος της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 6. Οδηγός Χρηματοδότησης Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 7. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 152/ ) σχετικά με την επικαιροποίηση των παγίων αποφάσεων του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας 8. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 168/ ) σχετικά με την έγκριση του εγχειριδίου τεκμηρίωσης των διαδικασιών υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων έργων. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία παροχής νομικής υποστήριξης περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Υποβολή αιτήματος νομικής υποστήριξης 2. Εξέταση αιτήματος Σύνταξη γνωμοδότησης/εισήγησης 3. Παρακολούθηση εφαρμογής των απαραίτητων ενεργειών 7.1. ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ Όλες οι εμπλεκόμενες στην υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων έργων Όργανα / Μονάδες του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας μπορούν και οφείλουν να κάνουν χρήση υπηρεσιών νομικής υποστήριξης σε οποιαδήποτε φάση του κύκλου ζωής ενός έργου: σχεδιασμό του έργου, ανάθεση δημοσίων συμβάσεων, διαχείριση συμβάσεων κλπ. Σε κάθε περίπτωση που προκύπτει ανάγκη νομικής υποστήριξης το αντίστοιχο Όργανο / Μονάδα του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας αιτείται προφορικώς ή γραπτώς υποστήριξη από τον Υπεύθυνο Νομικής Υπηρεσίας.

8 Δ0-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 3 από 5 ΠΑΡΟΧΗ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ 7.2. ΕΞΕΤΑΣΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗ ΓΝΩΜΟΔΟΤΗΣΗΣ/ΕΙΣΗΓΗΣΗΣ Ο Υπεύθυνος Νομικής Υπηρεσίας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας εξετάζει το θέμα και προβαίνει στη σύνταξη ειδικής γνωμοδότησης/εισήγησης, την οποία διαβιβάζει στο αντίστοιχο Όργανο / Μονάδα. Σε ειδικά θέματα που απαιτούν συνεχή νομική υποστήριξη μπορεί να κριθεί απαραίτητο η νομική υποστήριξη να παρέχεται μέσω της συμμετοχής του Υπεύθυνου Νομικής Υπηρεσίας σε Ομάδα Έργου ή Εργασίας, Επιτροπή Αξιολόγησης, Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής κλπ. Σε θέματα προληπτικού ελέγχου νομιμότητας προκηρύξεων, καθώς και σε γενικότερα θέματα που μπορεί να ανακύψουν κατά τη διενέργεια του διαγωνισμού και την ανάθεση δημοσίων συμβάσεων, ο Υπεύθυνος Νομικής Υπηρεσίας μπορεί να ζητά υποστήριξη από τη ΜΟΠΑΔΙΣ ή οποιοδήποτε άλλο φορέα αυτός κρίνει σκόπιμο ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΩΝ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ Ο Υπεύθυνος Νομικής Υπηρεσίας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας παρακολουθεί και υποστηρίζει τα Όργανα / Μονάδες του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας στην εφαρμογή των ενεργειών που προκύπτουν ως συνέχεια της γνωμοδότησης/εισήγησής του, μέχρι την οριστική διευθέτηση του θέματος.

9 Δ0-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 4 από 5 ΠΑΡΟΧΗ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

10 Δ0-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 5 από 5 ΠΑΡΟΧΗ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ 9.1 Όργανα / Μονάδες του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου 9.2 Υπεύθυνος Νομικής Υπηρεσίας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΩΝ Φάκελος έργου <τίτλος έργου> Αίτημα για νομική υποστήριξη Γνωμοδότηση / εισήγηση Υπεύθυνου Νομικής Υπηρεσίας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας

11 Δ0-03 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 1 από 5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι o καθορισμός του τρόπου έκδοσης, αναγνώρισης και ελέγχου των εγγράφων του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ). 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα έγγραφα του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας που χρησιμοποιεί ο Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου για την υλοποίηση και τη διαχείριση των συγχρηματοδοτούμενων έργων. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Η Δ0-03 υποστηρίζει το σύνολο των διαδικασιών του ΣΔΕΠ 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Ανάγκες τεκμηρίωσης του ΣΔΕΠ 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Κατάλογος εγκεκριμένων εγγράφων 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Άρθρο 9 του Ν (ΦΕΚ 110/Α/ ) έτσι όπως τροποποιήθηκε και ισχύει από το άρθρο 17 του Ν (ΦΕΚ 147/Α/ ) «Ίδρυση Χαροκόπειου Πανεπιστημίου» 2. Π.Δ. 432/1981 (ΦΕΚ 118 Α /1981) «Περί συστάσεως Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» 3. ΚΥΑ με αριθ. ΚΑ/679/ (ΦΕΚ 826 Β /1996) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας», που αντικατέστησε την ΚΥΑ Β1/819/1988 και αποτελεί σήμερα το ισχύον θεσμικό πλαίσιο για τη δημιουργία, διοίκηση και λειτουργία των Ειδικών Λογαριασμών αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας των Ιδρυμάτων της Ανώτατης Εκπαίδευσης.

12 Δ0-03 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 2 από 5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 4. Απόφαση της Συγκλήτου του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 91/ ) σχετικά με την έγκριση του Οδηγού Χρηματοδότησης Ερευνών. 5. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 167/ ) σχετικά με την έγκρισης του Οργανογράμματος της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 6. Οδηγός Χρηματοδότησης Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 7. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 168/ ) σχετικά με την έγκριση του εγχειριδίου τεκμηρίωσης των διαδικασιών υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων έργων. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία διαχείρισης των εγγράφων του ΣΔΕΠ περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Κωδικοποίηση και έλεγχος εγγράφων 2. Έκδοση και αναθεώρηση εγγράφων 3. Διανομή εγγράφων 7.1. ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΈΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης, είναι αρμόδιος για την υποστήριξη των διαδικασιών συντονισμού, έκδοσης και αναθεώρησης όλων των εγγράφων που τεκμηριώνουν το ΣΔΕΠ καθώς και για τη διανομή τους στα ενδιαφερόμενες Όργανα / Μονάδες του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου. Όλα τα έγγραφα είναι κωδικοποιημένα και καταγεγραμμένα στο έντυπο Δ0-03-Ε-01: «Κατάλογος εγκεκριμένων εγγράφων». Τα έγγραφα που τεκμηριώνουν το ΣΔΕΠ, κατηγοριοποιούνται σε δύο ιεραρχικά επίπεδα: Τακτικό επίπεδο Διαδικασίες. Περιγράφουν τον τρόπο εκτέλεσης των διεργασιών που σχετίζονται με τη διαχείριση της υλοποίησης των συγχρηματοδοτούμενων έργων. Οι κωδικοί των διαδικασιών έχουν την μορφή ΔΧ-0Ζ, όπου: Χ: η λειτουργική περιοχή του κύκλου ζωής του έργου, και 0Ζ: η αύξουσα αρίθμηση των διαδικασιών κάθε λειτουργικής περιοχής. Λειτουργικό επίπεδο Έντυπα. Υποστηρίζουν την εκτέλεση των διαδικασιών. Να σημειωθεί ότι στα έντυπα του συστήματος περιλαμβάνονται τα εσωτερικά έντυπα και όλα τα έντυπα εξωτερικής προέλευσης που υποστηρίζουν τη λειτουργία του ΣΔΕΠ. Τα εξωτερικά έντυπα είναι κυρίως αυτά που υπαγορεύονται από το Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου των Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ (π.χ. Τεχνικό Δελτίο Έργου και Υποέργου, Δελτίο Δήλωσης Δαπανών Υποέργου, Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης κλπ). Οι κωδικοί των εντύπων έχουν την μορφή ΔΧ-0Ζ-Ε- ΨΨ, όπου: ΔΧ-0Ζ: η διαδικασία, της οποίας η εκτέλεση υποστηρίζεται από το συγκεκριμένο έντυπο

13 Δ0-03 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 3 από 5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΨΨ: η αύξουσα αρίθμηση των εντύπων κάθε διαδικασίας ΈΚΔΟΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Κάθε Όργανο / Μονάδα του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας, αφού επεξεργαστεί τις εισηγήσεις των στελεχών και του προσωπικού του, έχει δικαίωμα υποβολής πρότασης στον Προϊστάμενο του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης για την έκδοση νέου ή της αναθεώρησης οποιουδήποτε εσωτερικού εγγράφου του ΣΔΕΠ επηρεάζει τις λειτουργίες της. Η πρόταση κοινοποιείται υπό μορφή εισήγησης, με τη χρήση του εντύπου Δ0-03-Ε-02: «Αίτηση έκδοσης/αναθεώρησης εγγράφου ΣΔΕΠ», στον Προϊστάμενο του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης, ο οποίος ελέγχει την συμβατότητά της με τη λειτουργία του ΣΔΕΠ και εισηγείται μετά από σύμφωνη γνώμη του Προϊσταμένου της Γραμματείας του ΕΛΚΕ, στην Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών σχετικά με την έγκριση της πρότασης. Για τις εγκεκριμένες προτάσεις γίνονται οι παρακάτω ενέργειες: Για κάθε έγγραφο του ΣΔΕΠ, ο Προϊστάμενος του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης είναι αρμόδιος για την καταγραφή του στο έντυπο Δ0-03-Ε-01: «Κατάλογος εγκεκριμένων εγγράφων». Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης ελέγχει εάν το νέο έγγραφο επηρεάζει και άλλα σημεία του ΣΔΕΠ και προβαίνει στις αντίστοιχες ενέργειες αναθεώρησης. Σε περίπτωση που η πρόταση δεν εγκριθεί, ενημερώνεται ο ενδιαφερόμενος για τους λόγους μη συμβατότητας της πρότασής του με τη λειτουργία του ΣΔΕΠ του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου ΔΙΑΝΟΜΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Το έγγραφο, με ευθύνη του Προϊστάμενου του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης και με σήμανση, όπου είναι εφικτό, στο σημείο ή σημεία αλλαγής κοινοποιείται σε όλα τα εμπλεκόμενα Όργανα / Μονάδες, όπως προκύπτουν από το έντυπο Δ0-03-Ε-03: «Κατάλογος Κοινοποιήσεων ΣΔΕΠ». Η προηγούμενη έκδοση αποσύρεται και αρχειοθετείται.

14 Δ0-03 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 4 από 5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

15 Δ0-03 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 5 από 5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ 9.1 Προϊστάμενος του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης 9.2 Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών 9.3 Όργανα / Μονάδες του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας που εμπλέκονται στην εφαρμογή των διαδικασιών του ΣΔΕΠ 9.4 Προϊστάμενος Γραμματείας ΕΛΚΕ του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ Δ0-03-Ε-01 Δ0-03-Ε-02 Δ0-03-Ε-03 Κατάλογος εγκεκριμένων εγγράφων (εσωτερικό έντυπο) Αίτηση έκδοσης/αναθεώρησης εγγράφου ΣΔΕΠ (εσωτερικό έντυπο) Κατάλογος κοινοποιήσεων εγγράφων ΣΔΕΠ (εσωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΓΓΡΑΦΩΝ ΣΔΕΠ Κατάλογος εγκεκριμένων εγγράφων ΣΔΕΠ Αιτήσεις έκδοσης/ αναθεώρησης εγγράφων Κατάλογος κοινοποιήσεων εγγράφων ΣΔΕΠ

16 Δ1-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 1 από 6 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο ορθολογικός και έγκαιρος προγραμματισμός των έργων που προτίθεται να υλοποιήσει ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου κατά το επόμενο έτος, ώστε να διασφαλιστεί η βέλτιστη κατανομή των διαθέσιμων πόρων, η έγκαιρη προώθηση των ενεργειών ωρίμανσής τους και η αποτελεσματική υλοποίησή τους. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται στα συγχρηματοδοτούμενα έργα της Δ Προγραμματικής Περιόδου που εκτελεί ο Ε.Λ.Κ.Ε. του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου και αφορούν σε προμήθειες και υπηρεσίες, καθώς και για τις ενέργειες που εκτελούνται με ίδια μέσα. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ1-02: Επανεξέταση αναθεώρηση ετήσιου προγράμματος Δ2-01: Στρατηγικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου - Προγραμματισμός απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης Έπεται της Δ1-01. Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της Δ ΔΕΔΟΜΕΝΑ Υποχρεώσεις έργων σε εξέλιξη Έργα υπό ένταξη Προτεραιότητες λειτουργίας / ανάπτυξης Χαροκόπειου Πανεπιστημίου Προτάσεις Πανεπιστημιακής Κοινότητας Προσκλήσεις Διαχειριστικών Αρχών Επιχειρησιακά Προγράμματα και λοιπά χρηματοδοτικά πλαίσια Απολογισμός προηγούμενου ετήσιου προγράμματος Διαθέσιμοι πόροι 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα έργων 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Άρθρο 9 του Ν (ΦΕΚ 110/Α/ ) έτσι όπως τροποποιήθηκε και ισχύει από το άρθρο 17 του Ν (ΦΕΚ 147/Α/ ) «Ίδρυση Χαροκόπειου Πανεπιστημίου»

17 Δ1-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 2 από 6 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 2. Π.Δ. 432/1981 (ΦΕΚ 118 Α /1981) «Περί συστάσεως Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» 3. ΚΥΑ με αριθ. ΚΑ/679/ (ΦΕΚ 826 Β /1996) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας», που αντικατέστησε την ΚΥΑ Β1/819/1988 και αποτελεί σήμερα το ισχύον θεσμικό πλαίσιο για τη δημιουργία, διοίκηση και λειτουργία των Ειδικών Λογαριασμών αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας των Ιδρυμάτων της Ανώτατης Εκπαίδευσης. 4. Απόφαση της Συγκλήτου του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 91/ ) σχετικά με την έγκριση του Οδηγού Χρηματοδότησης Ερευνών. 5. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 167/ ) σχετικά με την έγκρισης του Οργανογράμματος της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 6. Οδηγός Χρηματοδότησης Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 7. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 168/ ) σχετικά με την έγκριση του εγχειριδίου τεκμηρίωσης των διαδικασιών υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων έργων. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Τα έργα και κατά συνέπεια οι ενέργειες που εντάσσονται στο ετήσιο πρόγραμμα διαχωρίζονται σε δύο ομάδες. 1. Έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη Η κατηγορία αυτή αφορά έργα που ήδη έχουν εγκριθεί και βρίσκονται, κατά την περίοδο αναφοράς του προγραμματισμού, σε εξέλιξη 2. Έργα στρατηγικής σημασίας για το Ίδρυμα Η κατηγορία αυτή αφορά έργα στρατηγικής σημασίας για το Χαροκόπειο Πανεπιστήμιο και για τα οποία πρόκειται να υποβληθούν προτάσεις για χρηματοδότηση ή έχουν υποβληθεί αλλά δεν έχουν εγκριθεί. Η διαδικασία κατάρτισης του ετήσιου προγράμματος έργων περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα. 1. Επικοινωνία με την Πανεπιστημιακή Κοινότητα για τη συλλογή στοιχείων 2. Αιτιολόγηση της σκοπιμότητας υλοποίησης έργων στρατηγικής σημασίας 3. Υποβολή προτάσεων υλοποίησης έργων 4. Κατάρτιση συνολικής πρότασης ετήσιου προγράμματος έργων 5. Έγκριση ετήσιου προγράμματος έργων 6. Ενημέρωση της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για το ετήσιο πρόγραμμα έργων.

18 Δ1-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 3 από 6 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 7.1. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΗΝ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΑΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΛΛΟΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Η επικοινωνία με την πανεπιστημιακή κοινότητα πραγματοποιείται στις αρχές Νοεμβρίου, του προηγούμενου έτους αναφοράς και ανάλογα με την ομάδα έργου αφορά: α. Για τα έργα που είναι υπό εξέλιξη, τη συλλογή στοιχείων σχετικών με τις προκηρύξεις διαγωνισμών προμηθειών / υπηρεσιών καθώς και τις προκηρύξεις θέσεων προσωπικού κατά την περίοδο αναφοράς. Η επικοινωνία γίνεται μέσω επιστολής η οποία αποστέλλεται από τον Προϊστάμενο του Τμήματος Οικονομικού προς τους Επιστημονικούς Υπευθύνους των έργων και η οποία συνοδεύεται από το Έντυπο Δ1-Ο1-Ε-01 «Υπό προκήρυξη διαγωνισμών προμηθειών / υπηρεσιών και θέσεων προσωπικού» β. Για τα έργα στρατηγικής σημασίας για το Ίδρυμα, τη συλλογή στοιχείων όπως το αντικείμενο αυτών, τη σκοπιμότητα υλοποίησής των, το εκτιμούμενο προϋπολογισμό τους, τις δυνητικές πηγές χρηματοδότησης των, το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης των, κ.α. Η επικοινωνία αυτή γίνεται μέσω επιστολής η οποία αποστέλλεται από τον/την Πρόεδρο της Επιτροπής Εκπαίδευση & Ερευνών ή τον Προϊστάμενο της Γραμματείας του Ε.Λ.Κ.Ε. προς τους Προέδρους των Τμημάτων και τις Πρυτανικές Αρχές προκειμένου αυτοί/ ες να προχωρήσουν στην κατάρτιση των προτάσεών τους για το επόμενος έτος. Η επιστολή αυτή συνοδεύεται από το Έντυπο Δ1-Ο1-Ε-02 «Υποβολής προτάσεων για έργα στρατηγικής σημασίας» ΑΙΤΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΗΣ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΡΓΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ ΣΗΜΑΣΙΑΣ Κάθε πρόταση έργου στρατηγικής σημασίας για το Ίδρυμα, συνοδεύεται από έκθεση σκοπιμότητας. Σε περίπτωση που δεν έχει υλοποιηθεί ήδη προκαταρκτική μελέτη σκοπιμότητας από τον εισηγητή της πρότασης, ή από προηγούμενες ενέργειες ωρίμανσης, διενεργείται σε αυτή τη φάση εκτίμηση της σκοπιμότητας του έργου, με στόχο την τεκμηρίωση της εισήγησης για υλοποίηση του έργου. Η εκτίμηση της σκοπιμότητας, ανάλογα με την έκταση και την πολυπλοκότητα του υπό εξέταση έργου, δύναται να ποικίλει ως προς την μορφή και τις απαιτήσεις της. Στις πιο απλές περιπτώσεις δύναται να αποτελεί απλή περιγραφή των βασικών παραμέτρων και απαιτήσεων του έργου. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει βασικά στοιχεία του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου. Η έκθεση σκοπιμότητας συντάσσεται σύμφωνα με το τυποποιημένο Έντυπο Δ1-Ο1-Ε-02: «Υποβολής προτάσεων για τα έργα στρατηγικής σημασίας» (για κάθε προτεινόμενο έργο) 7.3. Υποβολή Προτάσεων Υλοποίησης Έργων/ Ενεργειών Οι προτάσεις υποβάλλονται, από τους Επιστημονικούς Υπεύθυνους, τα Ακαδημαϊκά Τμήματα

19 Δ1-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 4 από 6 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ και τις Πρυτανικές Αρχές, στο Τμήμα Οικονομικού της Γραμματείας του Ε.Λ.K.Ε. το αργότερο μέχρι τέλους του Νοεμβρίου του προηγούμενου έτους αναφοράς Κατάρτιση Συνολικής Πρότασης Ετήσιου Προγράμματος Έργων/ Ενεργειών Το Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών της Γραμματείας του Ε.Λ.K.Ε., σε συνεργασία με το Τμήμα Στήριξης-Εξεύρεσης πόρων & Προγραμματισμού της Γραμματείας επεξεργάζεται τις υποβληθείσες προτάσεις, λαμβάνοντας υπόψη τη συμβατότητα των προτεινόμενων έργων με το γενικότερο στρατηγικό επιχειρησιακό σχεδιασμό του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου, καθώς και με το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα στο οποίο εν δυνάμει θα μπορούσε να προταθεί προς χρηματοδότηση. Στη βάση αυτής της επεξεργασίας καταρτίζεται η εισήγηση του ετησίου προγράμματος έργων, η οποία αποτυπώνεται στο Έντυπο Δ1-Ο1-Ε-03: «Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων» Έγκριση Ετήσιου Προγράμματος Έργων/Ενεργειων Το ετήσιο πρόγραμμα των έργων / ενεργειών υποβάλλεται, από τον Προϊστάμενο του Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών, στον Προϊστάμενο της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας, ο οποίος και το εισηγείται για έγκριση στην Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών. Το τελικό εγκεκριμένο, από την Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών ετήσιο πρόγραμμα έργων / ενεργειών περιλαμβάνει, τις ενέργειες, σε επίπεδο προκήρυξης διαγωνισμών προμηθειών/ υπηρεσιών καθώς και θέσεων προσωπικού, τον ορισμό του Υπευθύνου Σχεδιασμού Έργου (για τα έργα στρατηγικής σημασίας), οι οποίες αφορούν έργα που είναι σε εξέλιξη και οι οποίες θα πρέπει να υλοποιηθούν κατά την περίοδο αναφοράς, τα έργα στρατηγικής σημασίας για το Ίδρυμα, τα οποία πρόκειται να ξεκινήσουν, εντός του υπό εξέταση έτους, ως ωρίμανση και ενδεχομένως ως υλοποίηση. Η έγκριση του ετήσιου προγράμματος ολοκληρώνεται το αργότερο μέχρι τέλος Δεκεμβρίου του προηγούμενου έτους αναφοράς Ενημέρωση Της Πανεπιστημιακής Κοινότητα Για το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργων/ Ενεργειών Μετά την έγκριση του προγράμματος, και με την ευθύνη του Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών της Γραμματείας του Ε.Λ.Ε., ενημερώνονται, οι Μονάδες της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας και η Πανεπιστημιακή Κοινότητα για το ετήσιο πρόγραμμα έργων / ενεργειών.

20 Δ1-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 5 από 6 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

21 Δ1-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 6 από 6 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ 9.1 Τμήμα Οικονομικού της Γραμματείας του Ε.Λ.Κ.Ε. 9.2 Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών της Γραμματείας του Ε.Λ.Κ.Ε. 9.3 Ακαδημαϊκά Τμήματα Πρυτανικές Αρχές 9.4 Πρόεδρος της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών 9.5 Πρόεδρος της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών (ή Προϊστάμενος Γραμματείας ΕΛΚΕ) 9.6 Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ Δ1-01-Ε-01 Δ1-01-Ε-02 Δ1-01-Ε-03 Έντυπο υπό προκήρυξη διαγωνισμών προμηθειών / υπηρεσιών και θέσεων προσωπικού (εσωτερικό έντυπο) Έντυπο υποβολής προτάσεων για έργα στρατηγικής σημασίας (εσωτερικό έντυπο) Ετήσιο πρόγραμμα έργων (εσωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Δεν διατίθεται για την υποστήριξη της εκτέλεσης της συγκεκριμένης διαδικασίας. 12. ΑΡΧΕΙΑ Φάκελος Ετήσιων Προγραμμάτων Έργων Φάκελος Προγραμματισμού Προτάσεις (Τμήμα Οικονομικού, Επιστημονικών έργων έτους <έτος> Υπευθύνων, Ακαδημαϊκών Τμημάτων, Πρυτανικών Αρχών) Υποβολή ετήσιου προγράμματος προς έγκριση Απόφαση έγκρισης ετήσιου προγράμματος Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα

22 Δ1-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 1 από 6 ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η καθιέρωση της διεργασίας επανεξέτασης του ετησίου προγράμματος που προτίθεται να υλοποιήσει ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ) του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου και της αναθεώρησής αυτών, εφόσον παρουσιαστούν αλλαγές σε σχετικά με αυτό εξωτερικά ή και εσωτερικά δεδομένα, προκειμένου να λαμβάνονται τα απαιτούμενα μέτρα για την αντιμετώπιση αποκλίσεων. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται στα συγχρηματοδοτούμενα έργα της Δ Προγραμματικής Περιόδου που εκτελεί ο ΕΛΚΕ του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου και αφορούν σε προμήθειες και υπηρεσίες, καθώς και για τις ενέργειες που εκτελούνται με ίδια μέσα. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ1-01: Κατάρτιση ετησίου προγράμματος Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Δ2-01: Στρατηγικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου - Προγραμματισμός απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης Προηγείται και σε αυτό βασίζεται η Δ1-02. Προηγείται και τροφοδοτεί τη Δ1-02. Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της Δ ΔΕΔΟΜΕΝΑ Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα Προβλήματα που εντοπίστηκαν στα υλοποιούμενα έργα και διορθωτικές ενέργειες που αποφασίστηκαν Νέες προσκλήσεις Επιχειρησιακών Προγραμμάτων Εγκρίσεις νέων έργων / ενεργειών 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα έργων 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Άρθρο 9 του Ν (ΦΕΚ 110/Α/ ) έτσι όπως τροποποιήθηκε και ισχύει από το άρθρο 17 του Ν (ΦΕΚ 147/Α/ ) «Ίδρυση Χαροκόπειου Πανεπιστημίου» 2. Π.Δ. 432/1981 (ΦΕΚ 118 Α /1981) «Περί συστάσεως Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας»

23 Δ1-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 2 από 6 ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 3. ΚΥΑ με αριθ. ΚΑ/679/ (ΦΕΚ 826 Β /1996) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας», που αντικατέστησε την ΚΥΑ Β1/819/1988 και αποτελεί σήμερα το ισχύον θεσμικό πλαίσιο για τη δημιουργία, διοίκηση και λειτουργία των Ειδικών Λογαριασμών αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας των Ιδρυμάτων της Ανώτατης Εκπαίδευσης. 4. Απόφαση της Συγκλήτου του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 91/ ) σχετικά με την έγκριση του Οδηγού Χρηματοδότησης Ερευνών. 5. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 167/ ) σχετικά με την έγκρισης του Οργανογράμματος της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 6. Οδηγός Χρηματοδότησης Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 7. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 168/ ) σχετικά με την έγκριση του εγχειριδίου τεκμηρίωσης των διαδικασιών υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων έργων. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Εντός του έτους αναφοράς του ετήσιου προγράμματος είναι δυνατό να προκύψει ανάγκη είτε για τροποποίηση των έργων, έτσι όπως αυτά περιλαμβάνονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα, είτε για ένταξη σε αυτό νέων έργων/ ενεργειών. Η διαδικασία επανεξέτασης και αναθεώρησης του ετήσιου προγράμματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Κατάρτιση νέων προτάσεων έργων 2. Εκτίμηση σκοπιμότητας 3. Υποβολή προτάσεων υλοποίησης έργων 4. Επεξεργασία προτάσεων και κατάρτιση συνολικής πρότασης αναθεώρησης ετήσιου προγράμματος 5. Έγκριση Αναθεωρημένου Ετήσιου Προγράμματος 6. Ενημέρωση της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για το αναθεωρημένο πρόγραμμα έργων / ενεργειών Κατάρτιση Νέων Προτάσεων Έργων/ Ενεργειών Κατά τη διάρκεια του έτους αναφοράς μπορεί να προκύψει η αναγκαιότητα για υποβολή νέων προτάσεων που αφορούν είτε νέα εγκεκριμένα έργα από την Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών είτε νέα έργα στρατηγικής σημασίας για το Ίδρυμα τα οποία προτείνονται είτε από τα Ακαδημαϊκά Τμήματα είτε από τις Πρυτανικές Αρχές.

24 Δ1-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 3 από 6 ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 7.2. Εκτίμηση Σκοπιμότητας Κάθε πρόταση έργου στρατηγικής σημασίας θα πρέπει να συνοδεύεται από έκθεση σκοπιμότητας. Για τα έργα που ήδη είναι ενταγμένα στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα, η έκθεση σκοπιμότητας αναφέρεται επί της ουσίας στην αιτούμενη τροποποίηση, είτε στο φυσικό είτε στο οικονομικό αντικείμενό τους. Για τα νέα έργα, σε περίπτωση που δεν έχει υλοποιηθεί ήδη προκαταρκτική μελέτη σκοπιμότητας από τον εισηγητή της πρότασης, ή από προηγούμενες ενέργειες ωρίμανσης, διενεργείται σε αυτή τη φάση εκτίμηση της σκοπιμότητας του έργου, με στόχο την τεκμηρίωση της εισήγησης για την υλοποίηση του έργου. Η εκτίμηση της σκοπιμότητας, ανάλογα με την έκταση και την πολυπλοκότητα του υπό εξέταση έργου, δύναται να ποικίλει ως προς τη μορφή και τις απαιτήσεις της. Στις πιο απλές περιπτώσεις δύναται να αποτελεί απλή περιγραφή των βασικών παραμέτρων και απαιτήσεων του έργου. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει βασικά στοιχεία του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου. Η έκθεση σκοπιμότητας συντάσσεται σύμφωνα με το τυποποιημένο Έντυπο Δ1-Ο1-Ε-02: «Υποβολής προτάσεων για τα έργα στρατηγικής σημασίας» (για κάθε προτεινόμενο έργο) 7.3. Υποβολή Προτάσεων Υλοποίησης Έργων/ Ενεργειών Οι νέες προτάσεις υποβάλλονται ως εξής: α. Αυτές που αφορούν ήδη εγκεκριμένα έργα από τους χρηματοδότες και απαιτούν για την έναρξη υλοποίησής τους την έγκριση από την Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος, υποβάλει στο Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών, όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά προκειμένου σε συνεργασία με το Τμήμα Στήριξης-Εξεύρεσης πόρων & Προγραμματισμού να υποβληθεί η εισήγηση στην Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών για την έγκριση υλοποίησης του έργου Έντυπο το Έντυπο Δ1-Ο1-Ε-01 «Υπό προκήρυξη διαγωνισμών προμηθειών / υπηρεσιών και θέσεων προσωπικού» β. Αυτές που αφορούν νέα έργα στρατηγικής σημασίας για το Ίδρυμα Οι προτάσεις αυτές υποβάλλονται από τα Ακαδημαϊκά Τμήματα και τις Πρυτανικές Αρχές στο Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών όποτε από τις συνθήκες κρίνεται σκόπιμο και συνοδεύονται από το έντυπο Δ1-01-Ε-02 «Υποβολή προτάσεων για έργα Στρατηγικής Σημασίας». Εκτός από την αναθεώρηση του ετήσιου προγράμματος όπως αυτή προκύπτει μετά από κάθε συνεδρίαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης &Ερευνών, λόγω της έγκρισης νέων έργων / ενεργειών, προκειμένου να αναθεωρηθούν οι ενδεχόμενες αποκλίσεις, αστοχίες, αλλαγές σε έργα / ενέργειες που έχουν ήδη εγκριθεί, το ετήσιο πρόγραμμα αναθεωρείται κάθε τέλος

25 Δ1-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 4 από 6 ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Μαΐου. Η αλλαγή των στοιχείων για την αναθεώρηση αυτή γίνεται από το Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών μέσω αποστολής σχετικής επιστολής προς τους Επιστημονικούς Υπευθύνους του έργου με την οποία ζητείται η επιβεβαίωση των στοιχείων του Εντύπου με το τυποποιημένο Έντυπο Δ1-Ο1-Ε-01 «Υπό προκήρυξη διαγωνισμών προμηθειών / υπηρεσιών και θέσεων προσωπικού» Επεξεργασία Προτάσεων και Κατάρτιση Συνολικής Πρότασης Αναθεώρησης Ετήσιου Προγράμματος Η συγκέντρωση των προτάσεων γίνεται από το Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών της Γραμματείας του ΕΛΚΕ. Το Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών, σε συνεργασία με τις υπόλοιπες Μονάδες της Γραμματείας, επεξεργάζεται τις υποβληθείσες προτάσεις, λαμβάνοντας υπόψη τη συμβατότητα του προτεινόμενου έργου με το γενικότερο στρατηγικό επιχειρησιακό σχεδιασμό του Ειδικού Λογαριασμού του Χαροκοπείου Πανεπιστημίου, καθώς και με το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα στο οποίο εν δυνάμει θα μπορούσε να προταθεί προς χρηματοδότηση. Στη βάση αυτής της επεξεργασίας καταρτίζεται η εισήγηση της αναθεώρησης του ετησίου προγράμματος έργων, η οποία αποτυπώνεται στο τυποποιημένο Έντυπο Δ1-Ο1-Ε-03: «Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων» Έγκριση Αναθεωρημενου Ετήσιου Προγράμματος Το αναθεωρημένο, σε ετήσια βάση (κάθε Μάιο), πρόγραμμα των έργων υποβάλλεται από τον Προϊστάμενο του Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών, στον Προϊστάμενο της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας, ο οποίος και το εισηγείται για έγκριση στην Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών Ενημέρωση της πανεπιστημιακης κοινοτητας για το αναθεωρημενο προγραμμα εργων / ενεργειων Μετά την έγκριση του αναθεωρημένου προγράμματος από την Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών, με ευθύνη του Γραφείου Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών της Γραμματείας του ΕΛΚΕ, ενημερώνονται σχετικά οι Μονάδες της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας η Πανεπιστημιακή Κοινότητα.

26 Δ1-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 5 από 6 ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

27 Δ1-02 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 6 από 6 ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ 9.1 Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης Έργων & Προμηθειών της Γραμματείας του ΕΛΚΕ 9.2 Ακαδημαϊκά Τμήματα Πρυτανικές Αρχές 9.3 Πρόεδρος της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών (ή Προϊστάμενος Γραμματείας ΕΛΚΕ) 9.4 Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ Δ1-01-Ε-01 Δ1-01-Ε-02 Δ1-01-Ε-03 Έντυπο υπό προκήρυξη διαγωνισμών προμηθειών / υπηρεσιών και θέσεων προσωπικού (εσωτερικό έντυπο) Έντυπο υποβολής προτάσεων για έργα στρατηγικής σημασίας (εσωτερικό έντυπο) Ετήσιο πρόγραμμα έργων (εσωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Δεν διατίθεται για την υποστήριξη της εκτέλεσης της συγκεκριμένης διαδικασίας. 12. ΑΡΧΕΙΑ Φάκελος Ετήσιων Προγραμμάτων Έργων Φάκελος Προγραμματισμού Προτάσεις (Τμήμα Οικονομικού, Επιστημονικών έργων έτους <έτος> Υπευθύνων, Ακαδημαϊκών Τμημάτων, Πρυτανικών Αρχών) Υποβολή αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος προς έγκριση Απόφαση έγκρισης αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος Εγκεκριμένο αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα

28 Δ2-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 1 από 7 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΈΡΓΟΥ - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο στρατηγικός και λειτουργικός σχεδιασμός του έργου και ο λεπτομερής προγραμματισμός των απαιτούμενων ενεργειών για την ωρίμανσή του, προκειμένου να καθοριστούν οι προϋποθέσεις που απαιτούνται για την ομαλή, έγκαιρη και απρόσκοπτη έναρξη υλοποίησής του και να διασφαλιστεί η εκτέλεση των απαραίτητων ενεργειών μέχρι την ένταξή του. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ετήσιου προγράμματος του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου, τα οποία δεν έχουν ενταχθεί σε κάποιο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα της Δ Προγραμματικής Περιόδου. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ1-01: Κατάρτιση ετησίου προγράμματος Δ1-02: Επανεξέταση - αναθεώρηση ετησίου προγράμματος Δ2-02: Διασφάλιση απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και την υλοποίηση του έργου Δ0-02: Παροχή νομικής υποστήριξης Προηγείται και σε αυτό βασίζεται η Δ2-01. Προηγείται και σε αυτό βασίζεται η Δ2-01. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της Δ2-01. Υποστηρίζει τη Δ ΔΕΔΟΜΕΝΑ Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα έργων Αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα έργων 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Στρατηγικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου Εγκεκριμένο συνολικό πλαίσιο απαιτήσεων έργου Υλοποίηση ενεργειών ωρίμανσης Φάκελος Ωρίμανσης Έργου 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Άρθρο 9 του Ν (ΦΕΚ 110/Α/ ) έτσι όπως τροποποιήθηκε και ισχύει από το άρθρο 17 του Ν (ΦΕΚ 147/Α/ ) «Ίδρυση Χαροκόπειου Πανεπιστημίου»

29 Δ2-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 2 από 7 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΈΡΓΟΥ - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ 2. Π.Δ. 432/1981 (ΦΕΚ 118 Α /1981) «Περί συστάσεως Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» 3. ΚΥΑ με αριθ. ΚΑ/679/ (ΦΕΚ 826 Β /1996) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας», που αντικατέστησε την ΚΥΑ Β1/819/1988 και αποτελεί σήμερα το ισχύον θεσμικό πλαίσιο για τη δημιουργία, διοίκηση και λειτουργία των Ειδικών Λογαριασμών αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας των Ιδρυμάτων της Ανώτατης Εκπαίδευσης. 4. Απόφαση της Συγκλήτου του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 91/ ) σχετικά με την έγκριση του Οδηγού Χρηματοδότησης Ερευνών. 5. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 167/ ) σχετικά με την έγκρισης του Οργανογράμματος της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 6. Οδηγός Χρηματοδότησης Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. 7. Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου (Συνεδρίαση 168/ ) σχετικά με την έγκριση του εγχειριδίου τεκμηρίωσης των διαδικασιών υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων έργων. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Από το ετήσιο πρόγραμμα προσδιορίζονται τα έργα εκείνα για τα οποία πρέπει να γίνει ο αναλυτικός προσδιορισμός του σχεδιασμού των απαιτήσεων καθώς επίσης και των ενεργειών ωρίμανσης. Ο προσδιορισμός αυτός πραγματοποιείται από το Τμήμα Στήριξης-Εξεύρεσης πόρων & Προγραμματισμού, του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου. Για κάθε έργο το οποίο εντοπίζεται ότι εντάσσεται στο συγκεκριμένο πλαίσιο, καθορίζεται η διαδικασία σχεδιασμού και προγραμματισμού των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης του η οποία και περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Ορισμός Ομάδας Σχεδιασμού Έργου 2. Στρατηγικός και Λειτουργικός σχεδιασμός έργου Προσδιορισμός των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης έργου 3. Σχεδιασμός και προγραμματισμός των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης έργου 4. Έγκριση συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης έργου 5. Ενημέρωση εμπλεκομένων Μονάδων του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου 6. Συντονισμός και παρακολούθηση προόδου ενεργειών ωρίμανσης έργου

30 Δ2-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 3 από 7 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΈΡΓΟΥ - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ 7.1. ΟΡΙΣΜΟΣ ΟΜΑΔΑΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΈΡΓΟΥ Ο Υπεύθυνος Σχεδιασμού Έργου, ο οποίος έχει οριστεί από την Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών κατά τη διαδικασία της εγκρίσεως του ετήσιου προγράμματος ή της αναθεώρησής του, σε συνεργασία με το Τμήμα Στήριξης-Εξεύρεσης πόρων & Προγραμματισμού της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου, προβαίνει στη σύσταση της Ομάδας Σχεδιασμού του Έργου, αντικείμενο της οποίας είναι ο στρατηγικός και λειτουργικός σχεδιασμός του έργου και η οργάνωση του φακέλου ωρίμανσης του. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όταν οι συνθήκες ή ενδεχομένως η Αναθέτουσα Αρχή το απαιτεί, ο ορισμός της ομάδας σχεδιασμού του έργου ή του Υπευθύνου αυτού μπορεί να γίνει με απόφαση της Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών ή της Συγκλήτου του Ιδρύματος ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΈΡΓΟΥ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Το Τμήμα Στήριξης-Εξεύρεσης πόρων & Προγραμματισμού της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου, επικοινωνεί με τη Διαχειριστική Αρχή και ενημερώνεται για τις προδιαγραφές του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του Έργου. Αποσαφηνίζει τους γενικούς και τους ειδικούς σκοπούς του έργου, τη στόχευση σε ομάδες στόχων/δικαιούχων/περιοχών κλπ και καθορίζει τους ποσοστικοποιημένους στόχους, οι οποίοι επιλέγονται από μια δέσμη δεικτών εκροών και αποτελέσματος. Επιπρόσθετα ενημερώνεται για τα κριτήρια αξιολόγησης για την έγκριση του έργου, καθώς και για τους ιδιαίτερους κανόνες και τις διαδικασίες που θα εφαρμοστούν κατά την υλοποίηση του έργου, αν αυτό εγκριθεί. Ένα έργο πρέπει να χαρακτηρίζεται από απλότητα και ευελιξία και να περιγράφει το χρόνο εκτέλεσης των δράσεων και παρεμβάσεων του. Τα διάφορα στάδια υλοποίησης του θα πρέπει να προσδιορίζονται χρονικά, έτσι ώστε να υπάρχει δέσμευση απ όλους για την υλοποίησή τους. Έτσι για τον αποτελεσματικότερο συντονισμό της υλοποίησης του Έργου επιβάλλεται να προταθεί ένα χρονοδιάγραμμα, όπου θα αναφέρονται τα βασικά στάδια υλοποίησης του. Τέλος στο κάθε έργο θα πρέπει να γίνεται αναφορά στο σχέδιο χρηματοδότησης, στις συνολικές και επιμέρους πιστώσεις που απαιτούνται για την υλοποίησή του. Θα πρέπει να καθορίζεται για ολόκληρη η περίοδος υλοποίησης του, τόσο του συνόλου όσο και σε επίπεδο υποέργων, το ποσό των πιστώσεων και να γίνεται κατανομή σε επίπεδο της κοινοτικής συνεισφοράς και της εθνικής συμμετοχής καθώς και το ποσοστό της επιμέρους συνεισφοράς από τα Ταμεία χρηματοδότησης. Έχοντας υπόψη τα παραπάνω καθορίζεται ο στρατηγικός και λειτουργικός σχεδιασμός του έργου αναφέρεται στα εξής : Φυσικό αντικείμενο του έργου,

31 Δ2-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 4 από 7 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΈΡΓΟΥ - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ Γίνεται αναφορά στην υπάρχουσα κατάσταση, στο γενικό και ειδικούς στόχους του έργου και αναπτύσσεται το φυσικό αντικείμενο αυτού. Μεθοδολογία υλοποίησης του έργου Γίνεται αναφορά στις επιμέρους φάσεις οι οποίες συνθέτουν το Έργο, η κατανομή του σε υποέργα και τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν για την υλοποίησή του. Παραδοτέα του έργου Αναφέρονται τα προϊόντα/παραδοτέα από την υλοποίηση του έργου σε επίπεδο φάσης/ υποέργου όσο και στο σύνολό του. Χρονοδιάγραμμα του έργου. Αναφέρονται τα προϊόντα/παραδοτέα από την υλοποίηση του έργου σε επίπεδο φάσης/ υποέργου όσο και στο σύνολό του Προϋπολογισμός του έργου και ετήσια κατανομή του, Γίνεται ανάλυση του προϋπολογισμού ανά φάση υλοποίησης ή/και υποέργων ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Με βάση το στρατηγικό και λειτουργικό σχεδιασμό του έργου, η Ομάδα Σχεδιασμού Έργου προβαίνει στο σχεδιασμό και προγραμματισμό των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης του έργου. Αν από τη διερεύνηση των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης του έργου ειδικά θέματα απαιτήσεων θεσμικού/διοικητικού πλαισίου υπάρχει η δυνατότητα της συνδρομής από τη Νομική Υπηρεσία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου. Στο πλαίσιο των διεργασιών που αποβλέπουν στο σχεδιασμό και προγραμματισμό των ενεργειών ωρίμανσης του έργου η ομάδα Σχεδιασμού Έργου περιλαμβάνει: α) μία συνοπτική αναφορά της σκοπιμότητας/αναγκαιότητας των ενεργειών ωρίμανσης, β) την περιγραφή των επιμέρους δράσεων κάθε ενέργειας ωρίμανσης, το χρονοδιάγραμμά τους και τη μεταξύ τους αλληλουχία, γ) τον προτεινόμενο τρόπο υλοποίησης των ενεργειών (με ίδια μέσα ή με ανάθεση σε εξωτερικό ανάδοχο) και το χρονοδιάγραμμά τους, δ) την καταγραφή των αναγκών σε προσωπικό, υλικοτεχνική υποδομή και οικονομικούς πόρους για την υλοποίηση των ενεργειών ωρίμανσης. Το σύνολο των παραπάνω στοιχείων πρέπει να είναι διακριτά για τις επιμέρους ενέργειες ωρίμανσης του έργου και καταγράφονται σε κατάλληλο πίνακα, σύμφωνα με το Έντυπο Δ2-01-Ε-01: «Πίνακας Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργων». Η εξέλιξη της προόδου τους παρακολουθείται μέσω αυτού του Πίνακα, ώστε να υπάρχει δυνατότητα έγκαιρου εντοπισμού τυχόν προβλημάτων και καθυστερήσεων και των επιπτώσεων που ενδεχομένως θα έχουν σε άλλες αλληλεξαρτώμενες ενέργειες ωρίμανσης ή και υλοποίησης του έργου. Στον Πίνακα αυτό καταγράφονται και οι υπεύθυνοι για την υλοποίηση κάθε μίας από τις απαιτούμενες

32 Δ2-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 5 από 7 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΈΡΓΟΥ - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ενέργειες ωρίμανσης. Ο Πίνακας επικαιροποιείται, όταν προκύψει αλλαγή σε κάποιο από τα στοιχεία των ενεργειών ωρίμανσης που περιλαμβάνει (χρονοδιάγραμμα, διάρκεια, κόστος, υπεύθυνοι). Με βάση τον Πίνακα Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου, ο Υπεύθυνος Σχεδιασμού του Έργου συντάσσει σχετική εισήγηση προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου, προκειμένου να γίνει η έγκριση του συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης του έργου ΈΓΚΡΙΣΗ ΣΥΝΟΛΙΚΟΥ ΠΛΑΙΣΙΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Η Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου προχωρά στη λήψη απόφασης επί του προαναφερόμενου θέματος, με τυχόν αλλαγές επί του εισηγηθέντος πλαισίου ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΟΝΑΔΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΕΛΚΕ/ΧΑΡΟΚΟΠΕΙΟΥ ΠΑΝ. Στη βάση της ανωτέρω απόφασης, το Τμήμα Στήριξης-Εξεύρεσης πόρων & Προγραμματισμού της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου προβαίνει στις τυχόν απαιτούμενες προσαρμογές του πλαισίου και το κοινοποιεί σε όλες τις Μονάδες του Πανεπιστημίου που εμπλέκονται με τις ενέργειες ωρίμανσης του έργου ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΡΟΟΔΟΥ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Στη βάση του εγκεκριμένου συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης του έργου το Τμήμα Στήριξης-Εξεύρεσης Πόρων & Προγραμματισμού της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου, σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο της Ομάδας Σχεδιασμού, συντονίζει και, κατά περίπτωση, συμμετέχει στην υλοποίηση των ενεργειών ωρίμανσης του έργου, σύμφωνα με το εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα του συνολικού πλαισίου απαιτήσεων για την έναρξη των οποίων υπάρχει σχετική απόφαση. Παράλληλα, παρακολουθεί την εξέλιξη των σχετικών διαδικασιών υλοποίησης των ενεργειών ωρίμανσης και ενημερώνει και επικαιροποιεί, εφ όσον χρειάζεται, τον Πίνακα Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου. Έντυπο Δ2-01-Ε-01: «Πίνακας Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργων» Στο Τμήμα Στήριξης-Εξεύρεσης πόρων & Προγραμματισμού της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου δημιουργείται Φάκελος Ωρίμανσης Έργου, στον οποίο καταχωρούνται όλα τα σχετικά έγγραφα. Ο Φάκελος αυτός συμπληρώνεται και επικαιροποιείται στη διάρκεια των υπολοίπων φάσεων ωρίμανσης του έργου και κατά τη φάση υλοποίησης του έργου ενσωματώνεται στο Φάκελο Έργου.

33 Δ2-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 6 από 7 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΈΡΓΟΥ - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

34 Δ2-01 Έναρξη Ισχύος: 12/11/2008 Σελίδα 7 από 7 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΈΡΓΟΥ - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ 9.1 Τμήμα Στήριξης-Εξεύρεσης πόρων & Προγραμματισμού του ΕΛΚΕ του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου 9.2 Υπεύθυνου Σχεδιασμού Έργου 9.3 Ομάδας Σχεδιασμού Έργου 9.4 Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου 9.5 Νομική Υπηρεσία του ΕΛΚΕ του Χαροκόπειου Πανεπιστημίου 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ Δ2-01-Ε-01 Πίνακας Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου (εσωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Δεν διατίθεται για την υποστήριξη της εκτέλεσης της συγκεκριμένης διαδικασίας. 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΈΡΓΩΝ Φάκελος ωρίμανσης έργου με τίτλο «..» Ορισμός Ομάδας Σχεδιασμού Έργου Στρατηγικός & λειτουργικός σχεδιασμός έργου Πίνακας Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου Έγκριση συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης έργου Στοιχεία προόδου/αποτελέσματα των υλοποιούμενων ενεργειών ωρίμανσης