ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ &

ΤΕΙ ΑΘΗΝΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ & ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ

Πρόσκτηση είναι η διαδικασία δ με την οποία η αρχειακή υπηρεσία γίνεται κάτοχος τεκμηρίων, προκειμένου να εμπλουτίσει ή να συμπληρώσει το αρχειακό υλικό της. Οι νομικές μορφές μέσω των οποίων πραγματοποιείται η πρόσκτηση είναι ποικίλες: Κατάθεση Δωρεά Κληροδότημα Αγορά Ανταλλαγή.

Στη χώρα μας οι αρχειακές υπηρεσίες περιορίζονται κατά κανόνα στις προσκτήσεις ιστορικών τεκμηρίων και μάλιστα κλειστών αρχειακών συνόλων. Ωστόσο, αυτή η πρακτική δεν είναι άμοιρη σφαλμάτων.

Το πρώτο είναι η αντίληψη ίλψ ότι τεκμήρια ποικίλων προελεύσεων, τα οποία απλώς σχετίζονται ή αναφέρονται σε ένα νομικό ή φυσικό πρόσωπο, είναι δυνατό να περιληφθούν στο αρχειακό του σύνολο. Είναι πολλές οι φορές που με τις καλύτερες προθέσεις ιστορικοί και αρχειοδίφες διέλυσαν ή ακρωτηρίασαν αρχειακά σύνολα, προκειμένου να δημιουργήσουν θεματικές συλλογές τεκμηρίων.

Το δύ δεύτερο είναι η πρόσκτηση ακρωτηριασμένων αρχειακών συνόλων, απλών ομάδων τεκμηρίων ή ακόμη και μεμονωμένων τεκμηρίων. Το φαινόμενο αυτό αποτέλεσμα του ανταγωνισμού και της έλλειψης συντονισμού των διάφορων αρχειακών υπηρεσιών μπορεί σήμερα να αντιμετωπισθεί με τις λεγόμενες πολιτικές προσκτήσεων. Πρόκειται για κείμενα στα οποία δηλώνεται το αρχειακό υλικό που μια υπηρεσία προτίθεται να αποκτήσει.

Στον Καναδά, όπου το σύστημα εφαρμόζεται με επιτυχία, κάθε αρχειακή υπηρεσία έχει επιλέξει και περιορίζεται στην απόκτηση αρχείων ορισμένου περιεχομένου. Έτσι η Εθνική Βιβλιοθήκη ειδικεύεται στα λογοτεχνικά αρχεία, το Καναδικό Κέντρο Αρχιτεκτονικής στα αρχιτεκτονικά αρχεία, ενώ τα πανεπιστήμια Concordia και UQAM, πέρα από τα πανεπιστημιακά αρχεία, ενδιαφέρονται φρ το πρώτο για την ιστορία της τζαζ ζζκαι το δεύτερο για τα κοινωνικά κινήματα και τις συνδικαλιστικές συσσωματώσεις.

Κατ αυτό τον τρόπο αποφεύγεται ο ανταγωνισμός και τα αρχειακά σύνολα κατευθύνονται σε αρχειακές υπηρεσίες με πείρα και εξειδίκευση στην επεξεργασία τους.

Στη χώρα μας, που συχνά έχουν παρατηρηθεί φαινόμενα ανταγωνισμού και τριβών μεταξύ αρχειακών υπηρεσιών, θα μπορούσε να εφαρμοστεί ένα ανάλογο σύστημα. Η εθνική αρχειακή υπηρεσία θα έπρεπε να έχει την ευθύνη να εγκρίνει και να συντονίζει τις διάφορες πολιτικές. Η έγκριση μάλιστα μιας τέτοιας πολιτικής θα μπορούσε να είναι προϋπόθεση για το χαρακτηρισμό μιας αρχειακής υπηρεσίας ως «Ειδικό Αρχείο».

Ως προς τα ανοικτά αρχειακά σύνολα η αρχειακή υπηρεσία πρέπει να είναι προετοιμασμένη, για να αντιμετωπίσει τις μετονομασίες και τις ποικίλες μεταβολές των οργανισμών παραγωγών.

Σε ένα ειδικό δλί δελτίο (δελτίο λί πρόσκτησης) ) θα σημειώνονται: η σημερινή και οι παλαιότερες ονομασίες του οργανισμού παραγωγού, το αντικείμενό του, η διοικητική του θέση (διοικητικό καθεστώς, προϊστάμενη υπηρεσία, υφιστάμενες υπηρεσίες), η συνάφεια με άλλους οργανισμούς (προηγούμενος οργανισμός, διάδοχος οργανισμός ή οργανισμοί, οργανισμοί με συναφές αντικείμενο), ) και τέλος οι μεταφορές τεκμηρίων από υπηρεσία σε υπηρεσία.

Αυτές οι πληροφορίες όχι μόνο είναι απαραίτητες για τη διαχείριση των ανοικτών συνόλων, αλλά είναι δυνατό να αξιοποιηθούν και κατά την περιγραφή του αρχειακού συνόλου.

Η ταξινόμηση, αρχειακή λειτουργία άμεσα συνυφασμένη με την περιγραφή, συνδέεται ευθέως με το δεύτερο επίπεδο του αρχειακού δεσμού. Η ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ συνίσταται στη φυσική και διανοητική οργάνωση των τεκμηρίων. Απώτερη επιδίωξή της είναι η οργάνωση των τεκμηρίων να καθιστά εμφανή τόσο τη μεταξύ τους σύνδεση όσο και το δεσμό τους με τη δραστηριότητα που τα δημιούργησε.

Με άλλα λόγια, τα τεκμήρια πρέπει να ενταχθούν στο δίκτυο σχέσεων που αναπτύσσεται στο εσωτερικό του αρχειακού υλικού και να τεκμηριώνουν τις πράξεις από τις οποίες προήλθαν. Κατ' αυτή την έννοια η ταξινόμηση ως αρχειακή λειτουργία είναι η χειροπιαστή έκφραση του αρχειακού δεσμού.

Καταγραφή: διαδικασία δ η οποία μας επιτρέπει με τη βοήθεια ενός καταγραφικού δελτίου να αποκτήσουμε ακριβή γνώση του αρχειακού υλικού στο επίπεδο της μονάδας (αρχειακό σύνολο, σειρά, υποσειρά, φάκελος, υποφάκελος, τεκμήριο) που σκοπεύουμε να χρησιμοποιήσουμε κατά την περιγραφή.

Το σύνολο των τεκμηρίων, ανεξαρτήτως σχήματος, ύλης, χρονολογίας και περιεχομένου, τα οποία έχει παραγάγει ένα νομικό ή φυσικό πρόσωπο στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του. Το αρχειακό σύνολο αντιστοιχεί στο υψηλότερο επίπεδο Το αρχειακό σύνολο αντιστοιχεί στο υψηλότερο επίπεδο περιγραφής.

Βασική υποδιαίρεση του αρχειακού συνόλου η οποία περιλαμβάνει φακέλους τεκμηρίων ή τεκμήρια, τα οποία είτε έχουν προκύψει από μια μείζονος σημασία λειτουργία ή δομή ή περίοδο του οργανισμού παραγωγού, είτε παρουσιάζουν κοινά χαρακτηριστικά στη μορφή ή στο περιεχόμενο, είτε, τέλος, συνδέονται με κάποια ιδιότητα που σχετίζεται με τη δημιουργία,, τη λήψη ή την αποστολή τους.

Σύνολο τεκμηρίων, συγκεντρωμένων είτε από τον παραγωγό του αρχείου είτε από τον αρχειονόμο κατά την ταξινόμηση, τα οποία έχουν ένα κοινό θέμα, προκύπτουν από μια ορισμένη διαδικασία ή ενέργεια, αφορούν μια συγκεκριμένη υπόθεση.

Είναι μια περαιτέρω ταξινομική διαίρεση, η οποία χρησιμοποιείται για ένα σύνολο τεκμηρίων σχετικών με ένα θέμα, μια υπόθεση ή μια διαδικασία που αποτελεί λογική διαίρεση του αντίστοιχου θέματος, της υπόθεσης ή της διαδικασίας που χαρακτηρίζει το συνολικό περιεχόμενο του φακέλου.

Για ένα δήμο είναι η τριμερής διάκριση όλων των δραστηριοτήτων: Σειρές: διοικητικές, οικονομικές, τεχνικές δραστηριότητες. Η απόφαση για τη δημιουργία μιας σειράς δεν επηρεάζεται από την ποσότητα των τεκμηρίων. Υποσειρές: τα γενικότερα θέματα αναλύονται σε ειδικότερα, τα οποία συγκροτούν τις υποσειρές. Στις υποσειρές εκφράζονται συνήθως διοικητικές ή οργανωτικές αλλαγές, ή η ιστορική διάσταση (ιστορικός χρόνος). Η δημιουργία υποσειρών είναι άμεσα συναρτημένη με την ποσότητα των τεκμηρίων.

Εδ Ειδικότερα επιδιώκουμε δώ να μάθουμε τις σχετικές με τον τίτλο, τη χρονολογία, το είδος και το μέγεθος (διαστάσεις) της μονάδας περιγραφής πληροφορίες. Επίσης να συλλέξουμε οποιαδήποτε πληροφορία μπορεί να αξιοποιηθεί στις επόμενες αρχειακές εργασίες. Ταυτόχρονα αποδίδουμε στο τεκμήριο έναν αύξοντα αριθμό ο οποίος χρησιμεύει ως προσωρινή ταυτότητά του.

Αάλ Ανάλυση της τεκμηριωτικής δομής: ανάλυση των πληροφοριών τις οποίες περιέχουν τα τεκμήρια και των σχέσεων μεταξύ των τεκμηρίων. Πρόκειται για στάδιο το οποίο δε διακρίνεται με σαφήνεια και συχνά θεωρείται ως προκαταρκτικό της διανοητικής ταξινόμησης. Σκοπός της είναι να αποκαλύψει την εσωτερική και εξωτερική δομή ενός αρχειακού συνόλου και να φωτίσει τις σχέσεις που αναπτύσσονται μεταξύ αυτών των δύο δομών.

Η εξωτερική δομή του αρχειακού συνόλου καθορίζεται από τους παράγοντες που επέδρασαν στη δημιουργία και στη ηχρήση του: από το διοικητικό κύτταρο που το παρήγαγε και ειδικότερα από τις λειτουργίες και δραστηριότητες που οδήγησαν στη γέννηση του. Η εσωτερική δομή αφορά στις μεταξύ των τεκμηρίων σχέσεις: τις ιδιαιτερότητες δημιουργίας και μετάδοσης τους, τη μεταξύ τους γραφειοκρατική ρ αλληλουχία και τέλος τους σκοπούς που εξυπηρετούσε η δημιουργία τους στο συγκεκριμένο περιβάλλον.

Σε όλη την κρίσιμη διαδικασία δ της ανάλυσης σκοπός του αρχειονόμου είναι να εντοπίσει το ζωτικό κρίκο μεταξύ δραστηριότητας και τεκμηρίου, για να τον διαφυλάξει και να τον εκφράσει έπειτα τόσο με την ταξινόμηση όσο και με την περιγραφή.

Διανοητική (ή κυρίως) ) ταξινόμηση: διανοητική οργάνωση του αρχειακού υλικού κατά τρόπο ώστε να απεικονίζεται η λειτουργία του νομικού ή φυσικού προσώπου που το δημιούργησε. Εκτός από την ανάλυση της τεκμηριωτικής δομής η ταξινόμηση στηρίζεται και αξιοποιεί μια σειρά πληροφοριών που αφορούν στον οργανισμό και στα έγγραφα του, τις οποίες ο αρχειονόμος συλλέγει πριν από την επεξεργασία των τεκμηρίων ή ακόμη και πριν από την εισαγωγή τους στην αρχειακή υπηρεσία.

Αρχειοθέτηση: φυσική διευθέτηση των τεκμηρίων. Η αρχειοθέτηση ακολουθεί το ταξινομικό διάγραμμα εκτός από τις περιπτώσεις που η προληπτική συντήρηση επιβάλλει τη φύλαξη των τεκμηρίων σε διαφορετικούς αποθηκευτικούς χώρους. Το ταξινομικό δένδρο που εκπονεί ο αρχειονόμος πρέπει να αντανακλά τις δομές, τις δραστηριότητες και τις σχέσεις του οργανισμού παραγωγού.

Είναι συνεπώς προφανές πως το ταξινομικό δένδρο δ ενός οργανισμού δεν μπορεί να μεταφέρεται σε άλλες υπηρεσίες. Όπως άλλωστε δεν είναι δυνατό να ενταχθούν σε ένα ταξινομικό δένδρο τεκμήρια διαφορετικής προέλευσης με πρόσχημα την ομοιότητα ή συνάφεια τους με το περιεχόμενο του αρχειακού συνόλου.

Το ταξινομικό δέδ δένδρο πρέπει κατ' ' αρχήν να αντανακλά τις δομές και τη διάρθρωση του οργανισμού παραγωγού. Η ταξινόμηση όμως με βάση το οργανόγραμμα δεν είναι πάντα η ενδεδειγμένη. Στις περιπτώσεις των ανοιχτών αρχειακών συνόλων η πείρα έδειξε πως οι πυκνές διοικητικές αλλαγές ξεπερνούν συνεχώς το ανελαστικό ταξινομικό δένδρο του οργανισμού παραγωγού παραγωγού.

Το πρόβλημα είναι ακόμα οξύτερο, όταν ο αρχειονόμος επεμβαίνει στη φάση των ενεργών αρχείων, στην οποία όχι μόνο οι δομές μεταβάλλονται ταχύτατα, αλλά το κριτήριο της ταξινόμησης είναι πλέον η διοικητική αποτελεσματικότητα και όχι η διαφύλαξη της τεκμηριωτικής αξίας.

Είναι συνεπώς προτιμότερο ο αρχειονόμος αντί για τις εύθραυστες δομές να βασίσει το ταξινομικό δένδρο στις λειτουργίες του οργανισμού που μένουν ανεπηρέαστες από τις διοικητικές μεταβολές. Σ' αυτή την περίπτωση λειτουργίες, όπως η διοίκηση, η οικονομική διαχείριση, η διαχείριση του προσωπικού, οι δημόσιες σχέσεις κλπ., αντιστοιχούν στις σειρές του ταξινομικού δένδρου. Στο εσωτερικό αυτών των σειρών μπορούν να βρουν Στο εσωτερικό αυτών των σειρών μπορούν να βρουν θέση τεκμήρια διάφορων βραχύβιων και μη δομών.

Η ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ συνίσταται στον εντοπισμό και στην παρουσίαση των χαρακτηριστικών μορφής και περιεχομένου μιας αρχειακής μονάδας. Προϊόντα της περιγραφής είναι τα εργαλεία έρευνας.

Η περιγραφή είναι η αρχειακή λειτουργία, που αξιοποιώντας και συμπληρώνοντας την ταξινόμηση επιδιώκει τη συστηματική απεικόνιση του αρχειακού υλικού, προκειμένου να γίνει ευχερέστερη η χρησιμοποίηση του. Για να το πετύχει αυτό, ο αρχειονόμος πρέπει να παρουσιάσει όχι μόνο την εσωτερική (τεκμηριωτικό υλικό) αλλά και την εξωτερική δομή (περιβάλλον παραγωγής) μιας αρχειακής μονάδος. Τα εργαλεία έρευνας που τελικά εκπονεί ο αρχειονόμος λειτουργούν ως σημείο αναφοράς για την εργασία των ερευνητών.

Η βασική μονάδα περιγραφής είναι το αρχειακό σύνολο. Το αρχειακό σύνολο μπορεί να εκληφθεί λφθί ως ενιαίο σύνολο ή αντίθετα μπορεί να θεωρηθεί ως σύνολο διαφόρων συστατικών (σειρά, φάκελος, τεκμήριο), το καθένα από τα οποία πρέπει να περιγραφεί ξεχωριστά.

Στη δεύτερη περίπτωση γίνεται λόγος για πολυεπίπεδη περιγραφή. Πρόκειται δηλαδή δή για μια ιεραρχία περιγραφών με πρώτο επίπεδο το αρχειακό σύνολο και κατώτερα επίπεδα τα διάφορα μέρη του. Οι περιγραφές των επιμέρους συστατικών του αρχειακού συνόλου διαρθρώνονται σύμφωνα με το ταξινομικό δένδρο που έχει εκπονήσει ο αρχειονόμος.

Σε ό,τι αφορά στο περιεχόμενο της περιγραφής, αυτό αντιστοιχεί σε ένα δελτίο, στο οποίο συστηματικά εκτίθενται οι πληροφορίες που έφερε στο φως η καταγραφή. Ανάλογα με την επιλογή του εργαλείου έρευνας η περιγραφή μπορεί να περιορίζεται σε μια συνοπτική αναγραφή του περιεχομένου ή να εκτείνεται σε μία συστηματικότερη παρουσίαση του αρχειακού υλικού.

Η διεθνής αρχειακή κοινότητα μόλις πρόσφατα εκπόνησε τους γενικούς κανόνες που πρέπει να διέπουν το περιεχόμενο και τον τρόπο παρουσίασης της αρχειακής περιγραφής. Σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων το δελτίο περιγραφής περιλαμβάνει είκοσι έξι στοιχεία (πεδία).

Το δλί δελτίο αυτό είναι μία πρόταση για τη συνολική και μεθοδική έκθεση των απαιτούμενων πληροφοριών για την περιγραφή οποιασδήποτε αρχειακής μονάδας (αρχειακό σύνολο, σειρά, φάκελος, τεκμήριο).

Από τα είκοσι έξι στοιχεία που περιλαμβάνει απαραίτητα για κάθε αρχειακή περιγραφή είναι μόνο τα πέντε πρώτα. Τα υπόλοιπα στοιχεία είναι δυνατό να χρησιμοποιηθούν όπου το εργαλείο έρευνας και η φύση του αρχειακού υλικού το επιβάλλει. Ο τυποποιημένος χαρακτήρας του δελτίου διευκολύνει την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ αρχειακών υπηρεσιών και επιτρέπει την αξιοποίηση τους από την πληροφορική.

1.1. Κωδικός αναγνώρισης 1.2. Τίτλος 1.3. Ημερομηνίες παραγωγής του αρχειακού υλικού που περιλαμβάνεται στην ενότητα περιγραφής 1.4. Επίπεδο περιγραφής 1.5. Μέγεθος της ενότητας περιγραφής (ποσότητα, όγκος, διαστάσεις)

2.1. Όνομα του παραγωγού 2.2. Διοικητική ιστορία/ βιογραφικό σημείωμα 2.3. Ημερομηνίες συγκρότησης της ενότητας περιγραφής 2.4. Ιστορικό διατήρησης 2.5. Διαδικασία πρόσκτησης

3.1. Παρουσίαση του περιεχομένου 3.2. Επιλογή και εκκαθάριση, κανόνες διατήρησης 3.3. Προσθήκες υλικού 3.4. Σύστημα ταξινόμησης

4.1. Νομικό πλαίσιο 4.2. Όροι πρόσβασης 4.3. Πνευματικά δικαιώματα Όροι αναπαραγωγής 4.4. Γλώσσα του αρχειακού υλικού 4.5. Φυσικά χαρακτηριστικά 4.6. Εργαλεία έρευνας

5.1. Εντοπισμός των πρωτοτύπων 5.2. Ύπαρξη αντιγράφων 5.3. Συμπληρωματικές πηγές στην αρχειακή υπηρεσία 5.4. Συμπληρωματικές πηγές σε άλλες αρχειακές υπηρεσίες 5.5. Βιβλιογραφία

6.1. Παρατηρήσεις

Η ΕΥΡΕΤΗΡΙΑΣΗ είναι η επεξεργασία των τεκμηρίων για την επιλογή των (θεματικών ή κύριων) όρων που χαρακτηρίζουν το περιεχόμενο τους. Το προϊόν της ευρετηρίασης για τους κύριους όρους είναι ένα αλφαβητικό index, ενώ προκειμένου για τους θεματικούς όρους μπορεί να λάβει είτε τη μορφή αλφαβητικού ευρετηρίου είτε τη μορφή δομημένου λεξιλογίου (θησαυρός).

Η θεματική ευρετηρίαση περιλαμβάνει τρία στάδια: 1. εξέταση του τεκμηρίου 2. αναγνώριση των κυριότερων εννοιών του τεκμηρίου 3. απόδοση των εννοιών στη γλώσσα ευρετηρίασης.

Η ταξινόμηση και περιγραφή των αρχειακών συνόλων σύμφωνα με την αρχή του αρχειακού δεσμού διαφυλάσσει την τεκμηριωτική αξία του αρχειακού υλικού και είναι ιδεώδης για τον ερευνητή που πραγματεύεται την ιστορία ενός δεδομένου προσώπου ή μιας υπηρεσίας. Για μια μεγάλη μερίδα του ερευνητικού κοινού όμως αυτός ο τρόπος οργάνωσης του αρχειακού υλικού αποδεικνύεται εξαιρετικά δυσχερής.

Κατά κανόνα τα ενδιαφέροντα της έρευνας ακολουθούν μια λογική σειρά που δε συμπίπτει με τη διάρθρωση του αρχείου. Άλλωστε οι θεματικές συλλογές τεκμηρίων, που αναφέραμε στην αρχή του κεφαλαίου, δεν είναι παρά συγκεντρώσεις αρχειακού υλικού με αποκλειστικό γνώμονα τα ιστορικά ενδιαφέροντα ενός ερευνητή. Το πρόβλημα γίνεται πιο έντονο στις ςμέρες ςμας, που η σύνθεση του κοινού των αρχειακών υπηρεσιών αλλάζει θεαματικά. Έτσι κοντά στους επαγγελματίες ιστορικούς βρίσκουμε κοινωνιολόγους, δημογράφους, πολιτειολόγους, δημοσιογράφους αλλά και ό,τι έχει αποκληθεί ευρύ κοινό που συνήθως ασχολείται με τη γενεαλογία.

Ο μόνος τρόπος θεραπείας αυτής της αναντιστοιχίας ενδιαφερόντων κοινού και οργάνωσης υλικού είναι η συστηματική ευρετηρίαση του αρχειακού υλικού. Κατ' αυτό τον τρόπο η «οριζόντια» οργάνωση του αρχειακού δεσμού συμπληρώνεται από την «κάθετη» ευρετηρίαση μεμονωμένων πληροφοριών προσφέροντας την καλύτερη δυνατή υπηρεσία στην έρευνα.

Η ευρετηρίαση προκύπτει κυρίως από την αποδελτίωση των λέξεων κλειδιών που χρησιμοποιήθηκαν κατά την περιγραφή και την ανασυγκρότηση τους σε ειδικά ευρετήρια (ονομάτων, θεμάτων, τοπωνυμίων, χρονολογιών). Όμως ο αρχειονόμος μπορεί να πάει ακόμα βαθύτερα και μετά από μια εννοιολογική ανάλυση των ίδιων των τεκμηρίων να δημιουργήσει περιφραστικές περιγραφές του περιεχομένου τους ς( (π.χ. χ περίληψη).

Στη συνέχεια της σύνταξης του Διεθνούς Προτύπου Αρχειακής Περιγραφής (ISAD G) η διεθνής αρχειακή κοινότητα δημιούργησε ένα πρότυπο για την ευρετηρίαση, το Διεθνές Πρότυπο Ελεγχόμενων Αρχειακών Όρων (ISAAR CPF) CPF). To ISAAR CPF δεν έχει βρει ωστόσο μεγάλη ανταπόκριση.

Η κριτική που δέχεται εστιάζεται στα παρακάτω σημεία: δεν αφορά τη θεματική ευρετηρίαση αλλά μόνο τους κύριους όρους δε στηρίζεται στην ανάλυση του περιεχομένου των τεκμηρίων, αλλά αντίθετα βασίζεται στους όρους οι οποίοι χρησιμοποιήθηκαν κατά την περιγραφή τους δεν απαντά στην ουσία του προβλήματος, αφού δεν υποδεικνύει κανόνες ευρετηρίασης συγκεκριμένα, αντί να υποδεικνύει ένα πρότυπο ευρετηρίασης, επιτρέπει τη χρήση διαφόρων προτύπων και περιορίζεται σε οδηγίες για τη δήλωση της ευρετηρίασης που ακολουθήθηκε.

ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ είναι η διαδικασία δ καθορισμού της τεκμηριωτικής και πληροφοριακής αξίας του αρχειακού υλικού, προκειμένου να αποφασιστεί η αγορά τους ή σε άλλες περιπτώσεις η διατήρηση τους στο διηνεκές.

Η αξιολόγηση του αρχειακού υλικού είναι το κρισιμότερο και δυσκολότερο από τα καθήκοντα του αρχειονόμου. Πρόκειται για την αρχειακή λειτουργία που επεμβαίνει και καθοδηγεί δύο διαφορετικές πράξεις της αρχειακής παρέμβασης: την πρόσκτηση και τη διαλογή του αρχειακού υλικού. Σ' αυτή την ευαίσθητη διαδικασία που καθορίζει το τεκμηριωτικό υλικό των μελλοντικών ερευνητών ο αρχειακός δεσμός παίζει σημαίνοντα ρόλο.

Κατ' αρχήν ο αρχειακός δεσμός λειτουργεί αποτρεπτικά για την απόκτηση μεμονομένων εγγράφων και επιτρέπει να διακρίνουμε τα ακρωτηριασμένα ή ελλιπή σύνολα που διαθέτουν τεκμηριωτική αξία. Κατά την αξιολόγηση των αρχειακών τεκμηρίων, προκειμένου να κριθεί η διηνεκής φύλαξη ή η καταστροφή τους, ο αρχειακός δεσμός εισάγει δύο ενδιαφέρουσες έννοιες: την τεκμηριωτική αξία και την έννοια του περιβάλλοντος παραγωγής, υπογραμμίζοντας τη σημασία του τεκμηρίου ως προϊόντος της διοικητικής δραστηριότητας. η

Η ανάλυση του οργανισμού παραγωγού, ύ των δραστηριοτήτων, των δομών, των σχέσεων του και των μηχανισμών επικοινωνίας που αναπτύσσει στο εσωτερικό του και προς τα έξω φωτίζει το ρόλο ύπαρξης, τη λειτουργία και τη σύνδεση των τεκμηρίων. Η κρίση του αρχειονόμου για τη σημαντικότητα του αρχειακού υλικού γίνεται έτσι πιο ασφαλής και αποφεύγεται η διατήρηση μεμονωμένων τεκμηρίων που στερούνται τεκμηριωτικής αξίας.

ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ είναι το σύνολο των απαραίτητων μέτρων διαφύλαξης (κυρίως συντήρηση conservation) ή αποκατάστασης (restauration) της υλικής μορφής των τεκμηρίων. Ο αρχειονόμος είναι υπεύθυνος για τη διαφύλαξη της υλικής ακεραιότητας των τεκμηρίων. Ωστόσο οι σχετικές εργασίες δεν εκτελούνται από τον ίδιο αλλά από ειδικευμένους επιστήμονες ή εξωτερικά συνεργεία.

Η συντήρηση και το άμεσο παρεπόμενο της, η φυσική φύλαξη των τεκμηρίων, ουδόλως επηρεάζονται από τον αρχειακό δεσμό. Όσο και αν είναι επιθυμητή η ενιαία φύλαξη των εγγράφων, η συντήρηση ως λειτουργία ενδιαφέρεται για το υλικό υπόστρωμα και όχι για τις εμπεριεχόμενες πληροφορίες. Άλλωστε κατά γενικό κανόνα η διαφύλαξη του αρχειακού δεσμού έπεται της διαφύλαξης της υλικής ακεραιότητας των εγγράφων.

Είναι λοιπόν ευνόητο πως, όπου επεμβαίνει η συντήρηση και οι προτεραίοτητές της, ο αρχειακός δεσμός αίρεται. Σε τούτη την περίπτωση έχουμε είτε την επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων είτε κυρίως την κατά υλικό ομαδοποίηση και φύλαξη των εγγράφων ανεξαρτήτως της προέλευσης τους.

Ωστόσο η συντήρηση είναι μια αρχειακή λειτουργία που δεν ανατρέπει, αλλά αντίθετα συμπληρώνει τις υπόλοιπες. Στο βαθμό που ο αρχειονόμος έχει εξασφαλίσει με τις λοιπές λειτουργίες τη διανοητική ενότητα και ενιαία διαχείριση του αρχείου, οι «ιδιαιτερότητες» της συντήρησης δεν καταργούν τον αρχειακό δεσμό.

Υπό τον όρο ΠΡΟΒΟΛΗ εννοούμε τις δραστηριότητες που επιτρέπουν στο κοινό να εξασφαλίσει πρόσβαση στα αρχειακά τεκμήρια και στο περιεχόμενο τους.

Ο αρχειονόμος λειτουργεί στην ουσία ως μεσολαβητής ανάμεσα στα τεκμήρια και στην κοινωνία. Οι δραστηριότητες της προβολής που αναλαμβάνει έχουν ως αντικείμενο το πολιτιστικό περιεχόμενο των τεκμηρίων και στοχεύουν να το μεταδώσουν, να το μεταφράσουν, να το εξηγήσουν και να το εντάξουν στο περιβάλλον που το δημιούργησε.

Εισαγωγικά πρέπει να επισημάνουμε ορισμένα σημεία που χαρακτηρίζουν την ιδιαίτερη αυτή εργασία: τη ζωτική σημασία που έχει για τον κοινωνικό ρόλο του επαγγέλματος του αρχειονόμου και για την εικόνα που η κοινωνία διατηρεί για τον αρχειονόμοκαι την εργασία του την ιδιαιτερότητα αυτής της μεσολάβησης η οποία επιδιώκει τη συνάντηση των τεκμηρίων, τα οποία είναι προϊόντα του παρελθόντος και ανενεργά καθ' εαυτά, με την κοινωνία η οποία βρίσκεται σε συνεχή μεταβολή και εξέλιξη ξ

τη διαφορά με την αντίστοιχη εργασία η οποία οία συντελείται στις βιβλιοθήκες, καθ' όσον η μοναδικότητα του αρχειακού τεκμηρίου απαγορεύει την απευθείας πρόσβαση του αναγνώστη στα τεκμήρια και οδηγεί σε μία εξάρτηση από τον αρχειονόμο, ο οποίος έχει όχι μόνο τη γνώση του υλικού αλλά και αυξημένη ευθύνη της υλικής φύλαξης του την άμεση σχέση στον τρόπο που κάθε εποχή ή κοινωνία ί παράγει τα τεκμήρια και τη χρήση που τους επιφυλάσσει.

Ας επισημάνουμε πως πέρα από τη βλί βελτίωση της κοινωνικής του εικόνας ο αρχειονόμος με τις δραστηριότητες της προβολής του αρχειακού υλικού και των αρχειακών εργασιών εξασφαλίζει επιπλέον πόρους (με τη μορφή χορηγιών ή επιχορηγήσεων) και βρίσκει πολύτιμους συνεργάτες ιδιαίτερα σε ό,τι αφορά στον εντοπισμό ενδιαφερόντων ιδιωτικών αρχείων.

ανάμεσα στο κοινό και στην επαφή του με τα αρχεία: άγνοια των υπηρεσιών που παρέχονται από τις αρχειακές υπηρεσίες, αντίληψη της αρχειακής υπηρεσίας ως μαυσωλείου ανάμεσα στο κοινό και στην αρχειακή υπηρεσία: μεγάλη απόσταση, περιορισμένο ωράριο, χώροι περιορισμένοι ρ ή ακατάλληλοι,, χρέωση των υπηρεσιών και των δημοσιεύσεων.

ανάμεσα στο κοινό και στον εντοπισμό της πληροφορίας: αταξινόμητα τεκμήρια, έλλειψη εργαλείων έρευνας, δύσχρηστα εργαλεία έρευνας, έλλειψη θεματικής πρόσβασης ανάμεσα στο κοινό και στην ίδια την πληροφορία: φυσική κατάσταση του τεκμηρίου, δυσκολίες ανάγνωσης (από την απλή κακογραφία μέχρι τα έγγραφα που απαιτούν γνώση παλαιογραφίας), άγνωστη ή ακατάληπτη γλώσσα, άγνοια ιστορικών δεδομένων τα οποία θα επέτρεπαν στον αναγνώστη να αντιληφθεί το περιεχόμενο του τεκμηρίου.

Ο αρχειονόμος οφείλει να έχει υπόψη του τις παραπάνω δυσκολίες και να προσπαθεί στα πλαίσια των δυνατοτήτων του να τις περιορίσει. Ταυτόχρονα η χρήση των τεκμηρίων πρέπει να γίνεται με σεβασμό σε ορισμένους κανόνες νομικού, κανονιστικού και δεοντολογικού χαρακτήρα. Ο αρχειονόμος πρέπει να επιτύχει τη δύσκολη ισορροπία ανάμεσα αφ' ενός στο δικαίωμα στην πληροφόρηση ρη ηκαι αφ' ετέρου στους περιορισμούς που θέτουν η προστασία του εθνικού και ιδιωτικού απόρρητου, η προστασία της πνευματικής ιδιοκτησίας, οι όροι των δωρητών, οι αναγκαιότητες διαφύλαξης της υλικής ακεραιότητας των τεκμηρίων.

Η μεσολάβηση μεταξύ κοινού και τεκμηρίων που επιχειρεί ο αρχειονόμος καθορίζεται από παραμέτρους τόσο εξωτερικές (κατευθύνσεις της ιστορικής έρευνας, κατευθύνσεις της εκπαίδευσης, «μόδες» όπως, λ.χ., η γενεαλογία, το μέγεθος της πόλης, η ύπαρξη πανεπιστημίου, η ιστορική παράδοση του τόπου, η παρουσία άλλων φορέων που δρουν στο πολιτιστικό πεδίο) ) όσο και εσωτερικές στην αρχειακή υπηρεσία (πόροι, προσωπικό και συνεργάτες, χώροι, εξοπλισμός για τη μελέτη και αναπαραγωγή των τεκμηρίων, φόρτος από τις υπόλοιπες εργασίες).

Οι μορφές που μπορεί να πάρει η προβολή των τεκμηρίων είναι ποικίλες. Μπορούμε να τις διακρίνουμε στις ακόλουθες κατηγορίες: άμεση πληροφόρηση ρη ητου κοινού από τον αρχειονόμο έμμεση πληροφόρηση του κοινού από τα εργαλεία έρευνας πολιτιστική ι ι ή δράση (εκθέσεις, εις διαλέξεις, δημοσιεύσεις εις / λευκώματα, «ανοιχτές πόρτες, εβδομάδα αρχείων, επισκέψεις) εκπαιδευτικές δραστηριότητες (εκπαιδευτικές υπηρεσίες, μαθήματα παλαιογραφίας και γενεαλογίας).

Η χρήση των αρχείων εξελίχθηκε στο πέρασμα του χρόνου από ένα προνόμιο σε ένα κοινωνικό δικαίωμα. Ο αρχειονόμος καλείται λί σήμερα να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο αντιλαμβάνεται το επάγγελμα του και να καταστήσει την εργασία του κτήμα ενός κοινού μη ενιαίου και συνεχώς διευρυνόμενου.