ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ ΔΗΜΟΣ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ Καρδίτσα 11/03/2015 Αρ.Πρωτ. 5079 ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ «ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ, ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ ΓΙΑ ΤΟ 2015» Σήμερα την Πέμπτη 12 Μαρτίου 2015, στο Δημαρχείο Καρδίτσας, μεταξύ του κ. Φώτιου Αλεξάκου, Δημάρχου Καρδίτσας, νόμιμου εκπροσώπου του Δήμου και της Ζωής Μανώλη, Προέδρου και Δ/νουσας Συμβούλου εταιρείας ΜΕΝΤΑΛ Ολοκληρωμένες Οικονομοτεχνικές και Μηχανογραφικές Υπηρεσίες Α.Ε. (ΜΕΝΤΑΛ ΑΕ) που εδρεύει στην Καρδίτσα, οδός Βότση αρ. 7, Τ.Κ. 43100, έχει Α.Φ.Μ. 998597607 / Δ.Ο.Υ. Καρδίτσας,(στο εξής ΑΝΑΔΟΧΟΣ), στον οποίο ανατέθηκε η εργασία «ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ, ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ ΓΙΑ ΤΟ 2015» σύμφωνα με την 44/05.02.2015 Απόφαση του Δημ.Συμβουλίου Καρδίτσας (ΑΔΑ: 6ΖΘΙΩΕΗ-870), συμφωνήθηκαν τα ακόλουθα: 1) Το Δημοτικό Συμβούλιο Καρδίτσας αναθέτει στον ΑΝΑΔΟΧΟ, για λογαριασμό του Δήμου Καρδίτσας, την υλοποίηση της εργασίας «Σ Υ Ν Τ Η Ρ Η Σ Η, Τ Ε Χ Ν Ι Κ Η Υ Π ΟΣ Τ Η Ρ Ι Ξ Η Κ Α Ι Β Ε ΛΤ Ι Ω Σ Η Τ ΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ ΓΙΑ ΤΟ 2015» έναντι συμβατικού ποσού 45.000,00 (Σαράντα πέντε χιλιάδων ευρώ), συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ 23%, σύμφωνα με τους όρους που ορίζονται στην υπ αριθμ.πρωτ. 918/15.01.2015 μελέτη της Δ/νσης Οικονομικών Υπηρεσιών του Δήμου Καρδίτσας. 2) Ως το τέλος του οικονομικού έτους 2015, για τις παρακάτω εφαρμογές που λειτουργούν στο Πληροφοριακό Σύστημα του Δήμου Καρδίτσας: Λειτουργική Περιοχή : Διοικητική Υποστήριξη Διαχείριση Ανθρωπίνου Προσωπικού Μισθοδοσία Δημοτολόγιο, Εκλογικά, Μητρώο Αρρένων Πρωτόκολλο
Διαχείριση Στόλου Οχημάτων Λειτουργική Περιοχή : Οικονομική και Λογιστική Διαχείριση Γενική / Αναλυτική Λογιστική Λογιστική ΟΤΑ (Δαπάνες Έσοδα Ταμείο - Εισπράκτορες) Διαχείριση Παγίων Διαχείριση Χρεογράφων Διαχείριση Αποθηκών Προμηθειών Διπλογραφικό Σύστημα Στατιστικά υποδείγματα Λειτουργική Περιοχή : Δημοτικοί Πρόσοδοι Κλήσεις παραβάσεων Κώδικα Οδικής Κυκλοφορίας Τέλος Ακίνητης Περιουσίας Άδειες Καταστημάτων Τέλος επί ακαθαρίστων εσόδων Τέλος Κλήσεων ΚΟΚ Τέλη Διαφήμισης Διαχείριση Κοιμητηρίων Διαχείριση Δημοτικών Παροχών Διαχείριση Κοινοχρήστων Χώρων ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ οφείλει να εκτελέσει κατ' ελάχιστο τις εξής εργασίες : Προμήθεια των αναβαθμισμένων εκδόσεων - Αναβάθμιση των υπαρχόντων συστημάτων εφόσον αυτό απαιτείται (κατασκευή εξειδικευμένου λογισμικού κατασκευής της ή πλήρη εγκατάσταση νέων εφαρμογών σε νεότερο περιβάλλον εργασίας). Συνεχής παρακολούθηση της νομοθεσίας και της τεχνολογίας (συμπεριλαμβανομένου του κόστους της τεχνικής βελτίωσης και της τηλεφωνικής υποστήριξης από εξειδικευμένο προσωπικό). Επί τόπου εγκατάσταση νέων εκδόσεων καθώς και εργασίες λήψης, αποστολής, αποκατάστασης και επανεγκατάστασης εφαρμογών σε περίπτωση προβλημάτων. Παραμετροποίηση των εφαρμογών, οργάνωση και έλεγχος των λειτουργιών ρουτίνας, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η ομαλή ροή εντολών και αναφορών των Πληροφοριακών Συστημάτων και των υποσυστημάτων του. Έλεγχος της καλής λειτουργίας και άμεσης ανταπόκρισης των διαδικασιών διασύνδεσης των Βάσεων Δεδομένων του Οργανισμού σας με τις Εθνικές Βάσεις. Εργασίες προληπτικής και επανορθωτικής συντήρησης των εφαρμογών με τακτικούς και έκτακτους ποιοτικούς ελέγχους των δεδομένων και της ορθής λειτουργίας τους. Έγκαιρη πρόβλεψη των ανεπιθύμητων καταστάσεων που ενδέχεται να προκύψουν από λάθη, παραλείψεις, ανεπάρκεια γνωστικού αντικειμένου.
Λειτουργία αυτόματου μηχανογραφικού συστήματος ελέγχου και συμφωνιών. Αποκατάσταση ανωμαλιών λειτουργίας (bugs). Επεμβάσεις εξειδικευμένου προσωπικού πληροφορικής της εταιρείας στο λογισμικό για τη διασφάλιση της απρόσκοπτης καθημερινής λειτουργίας των εφαρμογών. Έλεγχος ασφάλειας δεδομένων και δημιουργία κυκλώματος δικαιωμάτων χρηστών και παρακολούθησης ιστορικού για λόγους ασφάλειας. Εξασφάλιση ορθής λειτουργίας όλων των customizations διεπαφών με άλλα συστήματα, (π.χ. συστήματα ωρομέτρησης, αποθηκών δεδομένων, αρχειοθέτησης εγγράφων κ.λπ). Τακτικές επισκέψεις για κάθε σοβαρό πρόβλημα και άμεση ανταπόκριση εντός 24/ώρου με επί τόπου παρουσία. Τηλεφωνική υποστήριξη, για τεχνικές πληροφορίες ή απορίες με στόχο την αποτελεσματικότερη και πληρέστερη χρήση των προγραμμάτων, κάθε εργάσιμη ημέρα. Απομακρυσμένη υποστήριξη μέσω τηλεπικοινωνιακής υποδομής που διαθέτει η εταιρεία για άμεση εξυπηρέτηση. Απλή επιδιόρθωση (ή ανάκληση εφόσον είναι δυνατό) αποτελεσμάτων από εσφαλμένο χειρισμό. Δημιουργία και προσαρμογή των εκτυπωτικών φορμών που χρησιμοποιούν οι εφαρμογές, ανάλογα με τις απαιτήσεις των υπηρεσιών και της νομοθεσίας. Παροχή οδηγιών και οπτικοακουστικών βοηθημάτων όπου απαιτούνται Δυνατότητα κατάθεσης αιτημάτων των χρηστών και λήψη απαντήσεων, από και προς το Τεχνικό Τμήμα της εταιρείας. Προσαρμογή και παραμετροποίηση ειδικών εργαλείων για εξαγωγή δεδομένων και αποτελεσμάτων. Απεριόριστη υποστήριξη του υπηρεσιακού ανθρώπινου δυναμικού σε θέματα των εφαρμογών, εκπαίδευση, συμβουλές στον τρόπο λειτουργίας. Δημιουργία ομάδων εκπαίδευσης εφόσον κριθεί απαραίτητο. Δημιουργία συστήματος αναφορών προς την διοίκηση. Ανάλυση των νέων απαιτήσεων με την συμμετοχή των υπηρεσιών, στοχεύοντας στη βελτιστοποίηση των εφαρμογών. Ψηφιακή ασφάλεια και βελτιστοποίηση του χρόνου και της ποιότητας των παρεχομένων υπηρεσιών. Υλικό προετοιμασίας (π.χ. πλάνο ενεργειών, κλπ) Υλικό εκπαίδευσης (π.χ. παρουσιάσεις, ερωτήσεις και απαντήσεις χρηστών και διοίκησης, τεκμηριωμένες απόψεις κλπ) Αν ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ δεν εκτελέσει τις παραπάνω εργασίες στον συμφωνηθέντα χρόνο, θα επιβληθούν σε βάρος του όλες οι νόμιμες κυρώσεις. 3) Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ θα πληρώνεται αφού γίνεται η πιστοποίηση όλων των εργασιών που εκτελέστηκαν από την αρμόδια υπηρεσία του Δήμου και
υπογραφεί και από τα δύο μέρη η σχετική βεβαίωση καλής εκτέλεσης Εργασιών. Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ υποχρεούται στην έκδοση σχετικών παραστατικών τα οποία υπόκεινται σε όλες τις νόμιμες κρατήσεις πλην του ΦΠΑ με το οποίο επιβαρύνεται ο Δήμος Καρδίτσας. 4) Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ εγγυάται το σταθερό και αμετάβλητο της συμφωνημένης τιμής, ανεξάρτητα αν στο χρονικό διάστημα που ορίζεται ως χρόνος παράδοσης της εκτέλεσης των εργασιών, υπάρξουν αυξήσεις από οποιοδήποτε λόγο ή αιτία στην τιμή μονάδος του συμβατικού τιμολογίου. 5) Η δαπάνη της εκτέλεσης της εργασίας προβλέπεται στον ΚΑΕ 70.01-6266.0002 (δαπάνη χρηματοδοτούμενη από τακτικά έσοδα) και καλύπτεται από την πίστωση που περιλαμβάνεται στον Προϋπολογισμό του Οικονομικού έτους 2015. Η δέσμευση της πίστωσης έγινε με την έγκριση της υπ αριθ. 564/05.02.2015 Πρότασης Ανάληψης Υποχρέωσης από την Οικονομική Υπηρεσία του Δήμου και η ψήφιση της διάθεσης της πίστωσης έγινε με την υπ αριθμ. 73/02.03.2015 Απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής του Δήμου Καρδίτσας. 6) Για την καλή εκτέλεση των όρων της παρούσας Σύμβασης, ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ προσκόμισε στην Υπηρεσία Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης από την Συνεταιριστική Τράπεζα Καρδίτσας (8105/11.03.2015), ποσού που αντιστοιχεί στο 5% της συμβατικής αξίας χωρίς τον ΦΠΑ, ήτοι 1.830,00. 7) Αναλυτικά οι υπηρεσίες που θα παράσχει στον Δήμο Καρδίτσας ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ μαζί με το αντίστοιχο κόστος αυτών, έχουν ως εξής: 1η ΟΜΑΔΑ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (6.900,00 ) ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Προμήθεια των αναβαθμισμένων εκδόσεων - Αναβάθμιση των υπαρχόντων συστημάτων εφόσον αυτό απαιτείται (κατασκευή εξειδικευμένου λογισμικού κατασκευής της ή πλήρη εγκατάσταση νέων εφαρμογών σε νεότερο περιβάλλον εργασίας (4.050,00 ) Συνεχή παρακολούθηση της νομοθεσίας & της τεχνολογίας (συμπεριλαμβανομένου του κόστους της τεχνικής βελτίωσης και της τηλεφωνικής υποστήριξης από εξειδικευμένο προσωπικό) (2.850,00 ) 2η ΟΜΑΔΑ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (10.195,00 ) ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Επί τόπου εγκατάσταση νέων εκδόσεων καθώς και εργασίες λήψης, αποστολής, αποκατάστασης και επανεγκατάστασης εφαρμογών σε περίπτωση προβλημάτων (3.600,00 )
Παραμετροποίηση των εφαρμογών, οργάνωση και έλεγχο των λειτουργιών ρουτίνας, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η ομαλή ροή εντολών και αναφορών των Πληροφοριακών Συστημάτων και των υποσυστημάτων του. Η παραμετροποίηση απαιτείται εκτός των άλλων, κάθε φορά που υπάρχουν έκτακτες αλλαγές νομοθεσίας ή ζητηθεί υλοποίηση συγκεκριμένης σχεδίασης. Στις περιπτώσεις αυτές γίνεται διερεύνηση μόνο σε εκείνα τα σημεία που εντοπίζονται μεταβολές (3.490,00 ) Έλεγχο της καλής λειτουργίας και άμεσης ανταπόκρισης των διαδικασιών διασύνδεσης των Βάσεων Δεδομένων του Οργανισμού σας με τις Εθνικές Βάσεις (π.χ. ΟΠΣ υπουργείων, κόμβος διαλειτουργικότητας, Στατιστικά, Ε.Α.Π., Γ.Γ.Π.Σ. κλπ) (3.105,00 ) 3η ΟΜΑΔΑ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (11.080,00 ) Εργασίες προληπτικής και επανορθωτικής συντήρησης των εφαρμογών με τακτικούς και έκτακτους ποιοτικούς ελέγχους των δεδομένων και της ορθής λειτουργίας τους. Έγκαιρη πρόβλεψη των ανεπιθύμητων καταστάσεων που ενδέχεται να προκύψουν από λάθη, παραλείψεις, ανεπάρκεια γνωστικού αντικειμένου. Λειτουργία αυτόματου μηχανογραφικού συστήματος ελέγχου και συμφωνιών (2.960,00 ) Αποκατάσταση ανωμαλιών λειτουργίας (bugs). Επεμβάσεις εξειδικευμένου προσωπικού πληροφορικής της εταιρείας στο λογισμικό για τη διασφάλιση της απρόσκοπτης καθημερινής λειτουργίας των εφαρμογών (2.120,00 ) Έλεγχο ασφάλειας δεδομένων και δημιουργία κυκλώματος δικαιωμάτων χρηστών και παρακολούθησης ιστορικού για λόγους ασφάλειας (3.200,00 ) Εξασφάλιση ορθής λειτουργίας όλων των customizations διεπαφών με άλλα συστήματα, (π.χ. συστήματα ωρομέτρησης, αποθηκών δεδομένων, αρχειοθέτησης εγγράφων κ.λπ.) (2.800,00 ) 4η ΟΜΑΔΑ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (11.815,00 ) ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΧΡΗΣΤΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Τακτικές επισκέψεις για κάθε σοβαρό πρόβλημα και άμεση ανταπόκριση εντός 24/ώρου με επί τόπου παρουσία (3.145,00 ) Τηλεφωνική υποστήριξη, για τεχνικές πληροφορίες ή απορίες με στόχο την αποτελεσματικότερη και πληρέστερη χρήση των προγραμμάτων, κάθε εργάσιμη ημέρα (2.380,00 ) Απομακρυσμένη υποστήριξη μέσω τηλεπικοινωνιακής υποδομής που διαθέτει η εταιρεία για άμεση εξυπηρέτηση (2.507,50 ) Απλή επιδιόρθωση (ή ανάκληση εφόσον είναι δυνατό) αποτελεσμάτων από εσφαλμένο χειρισμό (1.955,00 )
Δημιουργία και προσαρμογή των εκτυπωτικών φορμών που χρησιμοποιούν οι εφαρμογές, ανάλογα με τις απαιτήσεις των υπηρεσιών και της νομοθεσίας (1.827,50 ) 5η ΟΜΑΔΑ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (5.010,00 ) Παροχή οδηγιών και οπτικοακουστικών βοηθημάτων όπου απαιτούνται (787,50 ) Δυνατότητα κατάθεσης αιτημάτων των χρηστών και λήψη απαντήσεων, από και προς το Τεχνικό Τμήμα της εταιρείας (596,24 ) Προσαρμογή και παραμετροποίηση ειδικών εργαλείων για εξαγωγή δεδομένων και αποτελεσμάτων (1.798,83 ) Απεριόριστη υποστήριξη του υπηρεσιακού ανθρώπινου δυναμικού σε θέματα των εφαρμογών, εκπαίδευση, συμβουλές στον τρόπο λειτουργίας. Δημιουργία ομάδων εκπαίδευσης εφόσον κριθεί απαραίτητο (1.288,98 ) Δημιουργία συστήματος αναφορών προς την διοίκηση (538,45 ) Πλήρη μηχανογραφική υποστήριξη για το Διπλογραφικό, όσον αφορά εκπαιδεύσεις, στήριξη εξωτερικών συνεργατών κλπ. Κωδικοποίηση, ψηφιακή αποτύπωση και μηχανογραφική επεξεργασία παγίων. Αυτόματη εξαγωγή μηνιαίων ισοζυγίων και οικονομικών καταστάσεων τέλους χρήσης (ισολογισμό, κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης κ.τ.λ). Αυτόματη σύνδεση των κωδικών προϋπολογισμού με κωδικούς αναλυτικής λογιστικής για μηχανογραφική εξαγωγή δεικτών κοστολόγησης. Εξαγωγή αριθμοδεικτών και στατιστικών στοιχείων προς όλους τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης, και προς κάθε υπεύθυνο ενδιαφερόμενο (0,00 ) Ανάλυση των νέων απαιτήσεων με την συμμετοχή των υπηρεσιών, στοχεύοντας στη βελτιστοποίηση των εφαρμογών (0,00 ) Η Σύμβαση αυτή συντάχθηκε σε δύο (2) όμοια πρωτότυπα τα οποία αφού αναγνώστηκαν, υπογράφηκαν. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ Για τον Δήμο Καρδίτσας Για την Ανάδοχο Εταιρεία Φώτιος Αλεξάκος Δήμαρχος Καρδίτσας