ΚΥΠΡΙΑΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ CYPRUS CONVENTION BUREAU ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΤΑΙΡΙΚΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ ΚΑΙ ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΚΙΝΗΤΡΩΝ ΣΤΗΝ ΚΥΠΡΟ Α. ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ (τελευταία αναθεώρηση 15/01/2016) Το υπό αναφορά Πρόγραμμα έχει σαν στόχο την περαιτέρω προώθηση της Κύπρου στο εξωτερικό ως προορισμού για την διεξαγωγή εταιρικών συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων στην Κύπρο. Τα οφέλη που προσφέρονται μέσα από το Πρόγραμμα, θα συμβάλουν ακόμη περισσότερο στην αναγνωσιμότητα της Κύπρου ως ενός ελκυστικού και ανταγωνιστού προορισμού οργάνωσης εταιρικών συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων και θα προσελκύσουν τέτοιου τύπου ομάδες και σε περιόδους μη αιχμής.. Β. ΕΠΙΛΕΞΗΜΟΙ ΑΙΤΗΤΕΣ Αδειούχα γραφεία τουρισμού & ταξιδίων και εταιρείες από το εξωτερικό. Γ. ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΕΣ ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΚΡΙΤΗΡΙΑ 1. Το υπό αναφορά Πρόγραμμα Παροχής Φιλοξενίας ισχύει μόνο για την οργάνωση εταιρικών συνεδρίων ή ταξιδίων κινήτρων στην Κύπρο από το εξωτερικό. 2. Η αίτηση θα πρέπει να υποβάλλεται στο ανάλογο γραφείο του Κυπριακού Οργανισμού Τουρισμού, τουλάχιστον 1 μήνα πριν από την άφιξη της ομάδας στην Κύπρο (αναφερθείτε στην Παράγραφο Δ). 3. Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6Α-(1)του Περί Γραφείων Τουρισμού και Ταξιδίων και Ξεναγών Νόμου του 1995 (Αρ.2) του 2013, τα εγκατεστημένα σε κράτος μέλος εκτός της Δημοκρατίας αδειούχα γραφεία τουρισμού & ταξιδίων, δύναται να ασκούν προσωρινά στη Δημοκρατία, χωρίς να απαιτείται να έχει μόνιμα οργανωμένο Γραφείο στη Δημοκρατία, τις δραστηριότητες που αναφέρονται στο άρθρο 3 του Περί Γραφείων Τουρισμού και Ταξιδίων και Ξεναγών Νόμου του 1995 μέχρι 2013 νοουμένου ότι δηλώσουν στον Οργανισμό αυτή την πρόθεση τους γραπτώς. 4. Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6-(1) του Περί Γραφείων Τουρισμού και Ταξιδίων και Ξεναγών Νόμου του 1995 (Αρ.2) του 2013, αδειούχα γραφεία τουρισμού και ταξιδίων από χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης δεν μπορούν να ασκούν στη Δημοκρατία, σε οργανωμένη ή μόνιμη βάση, τις δραστηριότητες που αναφέρονται στο άρθρο 3 του υπό αναφορά Νόμου και συνεπώς θα πρέπει να αντιπροσωπεύονται από κυπριακό αδειούχο γραφείο τουρισμού και ταξιδίων, το οποίο πρέπει να δηλώνεται και στην αίτηση. Σελίδα 1 of 5
5. Οι εταιρείες επίσης θα πρέπει να αντιπροσωπεύονται από τοπικό αδειούχο γραφείο τουρισμού και ταξιδίων μέσω του οποίου θα ασκούνται οι δραστηριότητες που αναφέρονται στο άρθρο 3 του υπό αναφορά Νόμου και το τοπικό γραφείο πρέπει να δηλώνεται και στην αίτηση. Σημείωση: Ο Περί Γραφείων Τουρισμού και Ταξιδίων και Ξεναγών Νόμου του 1995 μέχρι (Αρ.2) του 2013 είναι αναρτημένος στην εταιρική ιστοσελίδα του Οργανισμού www.visitcyprus.biz, στην ενότητα Τουριστικές Υπηρεσίες και υποενότητα Τουριστικά Γραφεία & Οργανωτές Ταξιδίων. Δ. ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΗΣ 1. Οι επιλέξιμοι αιτητές από το εξωτερικό, θα πρέπει να υποβάλουν συμπληρωμένη την σχετική αίτηση (Παράρτημα Α) στο ανάλογο γραφείο του ΚΟΤ στις ηλεκτρονικές διευθύνσεις που σημειώνονται στην Παράγραφο Θ. 2. Θα λαμβάνονται υπόψη μόνο οι αιτήσεις που είναι δεόντως συμπληρωμένες. 3. Οι αιτήσεις θα εξετάζονται κατά σειρά προτεραιότητας ανάλογα με την ημερομηνία υποβολής τους στα αντίστοιχα γραφεία εξωτερικού ΚΟΤ και μέχρι εξαντλήσεως των προβλεπόμενων πιστώσεων του ετήσιου προϋπολογισμού του Οργανισμού. Ε. ΟΦΕΛΗ Σημείωση: Νοείται ότι ο Οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα της εξέτασης κατά προτεραιότητα των αιτήσεων που έχουν υποβληθεί από αιτητές που δεν έχουν ήδη εξασφαλίσει προηγούμενη παροχή φιλοξενίας από το υπό αναφορά Πρόγραμμα εντός του τρέχοντος έτους. Με βάση τις πιο κάτω κατηγορίες ο ΚΟΤ θα προσφέρει στον δικαιούχο τα πιο κάτω οφέλη: ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ 1 - Για ομάδες μέχρι 30 συμμετεχόντων από το εξωτερικό 1. Ένα μικρό αναμνηστικό δώρο για κάθε συμμετέχοντα (αναφερθείτε στην Παράγραφο Ζ) 2. Παροχή υπηρεσιών Συνάντησης και Βοήθειας από τα Γραφεία ΚΟΤ αεροδρομίου Λάρνακας και Πάφου κατά την άφιξη στο αεροδρόμιο. 3. Πληροφοριακά έντυπα του ΚΟΤ για την Κύπρο. ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ 2 - Για ομάδες άνω των 30 συμμετεχόντων από το εξωτερικό 1. Παροχή υπηρεσιών Συνάντησης και Βοήθειας από τα Γραφεία ΚΟΤ αεροδρομίου Λάρνακας και Πάφου κατά την άφιξη στο αεροδρόμιο. 2. Πληροφοριακά έντυπα του ΚΟΤ για την Κύπρο. 3. Ποσό παροχής φιλοξενίας 25 ευρώ για κάθε συμμετέχοντα από το εξωτερικό με μέγιστο ποσό παροχής φιλοξενίας μέχρι 10.000 Σελίδα 2 of 5
Σημειώσεις: Σε περίπτωση που οι συμμετέχοντες ταξιδεύουν με συνοδά μέλη στην Κύπρο, τα πιο πάνω οφέλη θα παρέχονται μόνο σε ένα συνοδό μέλος για κάθε συμμετέχοντα. Τα παιδιά εξαιρούνται της παροχής δώρου και του ποσού παροχής φιλοξενίας Οι υπηρεσίες Συνάντησης και Βοηθείας κατά την άφιξή των συμμετεχόντων από το εξωτερικό θα προσφέρονται μόνο εάν η άφιξή είναι εντός του ωραρίου λειτουργίας των γραφείων ΚΟΤ αεροδρομίου Σε περίπτωση που ο αριθμός των δώρων που έχει αγοραστεί από τον ΚΟΤ είναι μεγαλύτερος του αριθμού συμμετεχόντων που έχουν αφιχθεί στην Κύπρο, ο δικαιούχος οφείλει όπως επιστρέψει τα επιπλέον δώρα στα Κεντρικά Γραφεία του ΚΟΤ. Διαφορετικά ο δικαιούχος θα τα χρεώνεται και θα καταβάλλει στον Οργανισμό το σχετικό κόστος τους. Z. ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΗ ΔΩΡΩΝ Τα δώρα θα αγοράζονται από τον Οργανισμό κατόπιν υποβολής της προκαταρκτικής Κατάστασης Κατειλημμένων Δωματίων (Rooming List) τυπωμένη από το σύστημα κρατήσεων του ξενοδοχείου διαμονής πριν την άφιξη των συμμετεχόντων στην Κύπρο. Τα δώρα θα αποστέλλονται στο ξενοδοχείο διαμονής πριν την αναχώρηση των συμμετεχόντων από την Κύπρο και κατόπιν υποβολής της τελικής Κατάστασης Κατειλημμένων Δωματίων (Rooming List), η οποία θα τυπωθεί από το σύστημα κρατήσεων του ξενοδοχείου διαμονής αφού ολοκληρωθούν οι διαδικασίες check in των συμμετεχόντων στο ξενοδοχείο. H. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΑΝΑΧΩΡΗΣΗ ΤΩΝ ΟΜΑΔΩΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΚΥΠΡΟ Μετά την αναχώρηση των ομάδων από την Κύπρο, ο δικαιούχος θα πρέπει να υποβάλει στο ανάλογο γραφείο ΚΟΤ τα ακόλουθα 3 δικαιολογητικά: 1. Την τελική Κατάσταση Κατειλημμένων Δωματίων (Rooming List) τυπωμένη από το σύστημα κρατήσεων του/των ξενοδοχείου/ων διαμονής. 2. Επιστολή από τον δικαιούχου πάνω σε επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας η οποία θα συμπεριλαμβάνει σύντομη αναφορά για την έκβαση του εταιρικού συνεδρίου ή ταξιδίου κινήτρων το οποίο πραγματοποιήθηκε στην Κύπρο και τον τελικό αριθμό των συμμετεχόντων από το εξωτερικό. Οι δικαιούχοι που έχουν εγκριθεί για τη παροχή φιλοξενίας της Κατηγορίας 2 θα πρέπει επίσης να ζητούν στην επιστολή τη καταβολή του ποσού παροχής φιλοξενίας με βάση την τελική Κατάσταση Κατειλημμένων Δωματίων και να δηλώνουν τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού της εταιρείας τους για την καταβολή του ποσού παροχής φιλοξενίας μέσω τραπεζικού εμβάσματος (το όνομα της τράπεζας, το όνομα του κατόχου του τραπεζικού λογαριασμού, τον αριθμό ΙΒΑΝ και τον κωδικό SWIFT). 3. Υπογραμμένη την Υπεύθυνη Δήλωση από τον δικαιούχο (Παράρτημα Β) Σελίδα 3 of 5
Η καταβολή του συνολικού ποσού παροχής φιλοξενίας για την Κατηγορία 2 (αναφερθείτε στην Παράγραφο E), θα καταβάλλεται στους δικαιούχους μόνο με την προσκόμιση όλων των πιο πάνω δικαιολογητικών. Σε περίπτωση που δεν υποβάλλονται ολοκληρωμένα όλα τα δικαιολογητικά θα διακόπτεται η διαδικασία πληρωμής. Ο Οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα να διερευνήσει τα πιο πάνω στοιχεία και να ζητήσει επιπλέον οποιαδήποτε άλλα συναφή αποδεικτικά στοιχεία. Νοείται ότι σε περίπτωση που διαπιστωθεί από τον Οργανισμό ότι υποβλήθηκαν οποιαδήποτε αναληθή στοιχεία από τους δικαιούχους, ο Οργανισμός διατηρεί το απόλυτο δικαίωμα ακύρωσης του εγκεκριμένου ποσού παροχής φιλοξενίας ή / και την διεκδίκηση οποιουδήποτε καταβληθέντος ποσού παροχής φιλοξενίας. Νοείται επίσης ότι σε μια τέτοια περίπτωση πέραν των άλλων κυρώσεων, οι παραβάτες θα αποκλείονται από κάθε συμμετοχή στις επιχορηγήσεις του Οργανισμού και άρα δεν θα επιχορηγούνται μέσα από τα προσφερόμενα Σχέδια Κινήτρων, Προγράμματα Φιλοξενίας και άλλες σχετικές με τον Τουρισμό Συνεδρίων και Κινήτρων επιχορηγήσεων, προκηρύξεων, αναθέσεων ή συνεργασιών με τον Οργανισμό για δύο χρόνια. Νοείται τέλος ότι οι αιτητές ή/και δικαιούχοι του υπό αναφορά Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ, αποδέχονται ανεπιφύλακτα όλους τους όρους, προϋποθέσεις και κριτήρια που αυτό περιλαμβάνει. Το Πρόγραμμα μπορεί να αλλάξει χωρίς προειδοποίηση. Αποτείνεστε στην ιστοσελίδα του Οργανισμού για ενημερώσεις www.visitcyprus.biz ενότητα «Συνέδρια & Κίνητρα». Το Πρόγραμμα θα έχει ετήσια ισχύ, μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους ή μέχρι εξάντλησης των σχετικών πιστώσεων. Θα ανανεώνεται αυτόματα για το επόμενο έτος, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά από την Υπηρεσία. Θ. ΓΡΑΦΕΙΑ ΚΥΠΡΙΑΚΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ Ηνωμένου Βασιλείου & Ιρλανδίας Κυρία Λίλλιαν Παναγή Boηθός Γενικός Διευθυντής londonadmincto@btconnect.com Τηλ. (+44) 207 321 4183 Φαξ. (+44) 207 321 4166 Ρωσίας Κύριο Δημήτρη Δημητρίου ctomoscow@visitcyprus.com Tηλ. (+74) 995 750 340 Φαξ.(+74) 995 750 319 Ιταλίας Κύριο Χρήστο Τσιάκα info@turismocipro.it Τηλ.(+39) 0258 319 835 Φαξ.(+39) 0258 303 375 Ελλάδας Κυρία Ιωάννα Χατζηκωστή Λειτουργός Πωλήσεων και Μάρκετινγκ cto-athens@cyta.gr Τηλ. (+30) 210 361 0178 Φαξ. (+30) 210 364 4798 Σελίδα 4 of 5
Γερμανίας & Αυστρίας Κυρία Εκάβη Χαραλαμπίδου info@cto-fra.de Τηλ.(+49) 692 519 19 Φαξ.(+49) 692 502 88 Ισραήλ Κυρία Λουΐζα Βαράκλας cto@netvision.net.il Τηλ.(+972) 352 574 42 Φαξ.(+972) 352 574 43 Βόρειες Χώρες Κύριο Johan Lantz stockholm@visitcyprus.com Τηλ. (+46) 810 5025 Φαξ.(+46) 810 6414 Πολωνίας Κυρία Marzena Olejnik cto@cypr.pl Τηλ.(+48) 228 279 036 Φαξ.(+48) 228 279 034 Γαλλίας Κυρία Laure Le Cornec Βοηθός Λειτουργός Μάρκετινγκ info@tourisme-chypre.fr Τηλ. (+33) 142 614 249 Φαξ.(+33) 142 604 853 Ελβετίας Κύριο Γιώργο Παπαντωνίου ctozurich@bluewin.ch Τηλ. (+41) 44 262 33 03 Φαξ.(+41) 44 251 24 17 Ολλανδίας & Βελγίου Κύριο Κλεάνθη Ευριπίδη Info.cyprus@kpnmail.nl Τηλ. (+31) 206 244 358 Φαξ.(+31) 206 383 369 Αιτήσεις από τις υπόλοιπες χώρες να υποβάλλονται στα Κεντρικά Γραφεία του ΚΟΤ Κυρία Θάλεια Χριστοδουλίδου Τουριστικός Λειτουργός tchristodoulidou@visitcyprus.com Τηλ. +357 22 69 12 55 Φαξ: +357 22 69 13 13 Σελίδα 5 of 5