ΑΛΕΞΑΝ ΡΕΙΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΟ Ι ΡΥΜΑ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ

ΑΛΕΞΑΝ ΡΕΙΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΟ Ι ΡΥΜΑ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Σχολή ιοίκησης και Οικονοµίας Τµήµα Βιβλιοθηκονοµίας και Συστηµάτων Πληροφόρησης Πτυχιακή Εργασία µε τίτλο: «Η ανάπτυξη/ εξέλιξη των ακαδηµαϊκών βιβλιοθηκών του ήµου Θεσσαλονίκης µέσα από τα ΕΠΕΑΕΚ (όπως καταγράφεται µέσα από εκδόσεις, συνέδρια, εξοπλισµό, προσωπικό)» Υπό την επίβλεψη της Επίκουρης καθηγήτριας Αφροδίτης Μάλλιαρη Άννα Μπαρσούκη Θεσσαλονίκη 2008

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Περιεχόµενα... 1 Κατάλογος Ακρωνυµιών... 3 Πρόλογος... 4 Εισαγωγή... 5 Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης - ΕΠΕΑΕΚ... 9 Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης... 13 Ιστορικά... 13 Β Κοινοτικό Πλαίσια Στήριξης... 15 Γ Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης... 17 Πακέτα εργασίας για την υλοποίηση του έργου «Εκσυγχρονισµός του Συστήµατος Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. Γ Κ.Π.Σ... 20 Π.Ε. 1. Τεχνική Υποστήριξη του έργου... 20 Π.Ε. 2. Σύνταξη ενιαίου οργανωτικού και διοικητικού οργανισµού των Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. και κανονισµού λειτουργίας. ( ηµιουργία Κεντρικών Περιφερειακών Βιβλιοθηκών Α.Π.Θ.) (Αδαπάνως για το έργο) 22 Π.Ε. 3. Ολοκλήρωση του έργου της αναδροµικής καταλογογράφησης... 25 Π.Ε. 4. Αναδιοργάνωση και εµπλουτισµός του δικτυακού τόπου (web site) του συστήµατος βιβλιοθηκών Α.Π.Θ.... 25 Π.Ε. 5. Υπηρεσίες πληροφόρησης ( Online Reference Desk)... 27 Π.Ε. 6. ηµιουργία Εκπαιδευτικών Πακέτων... 30 Π.Ε. 7. Ψηφιακές βάσεις δεδοµένων... 31 Π.Ε.8. Γκρίζα Βιβλιογραφία... 33 Π.Ε.9. Εκπαίδευση... 34 Πανεπιστήµιο Μακεδονίας... 36 Ιστορικά... 36 Β Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης... 38 Πακέτα εργασίας για την υλοποίηση του έργου «Εκσυγχρονισµός της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας»... 42 Π.Ε. 1.1 Αναδιαµόρφωση του εσωτερικού χώρου... 42 1

Π.Ε. 1.2 Αναδροµική καταλογογράφηση... 44 Π.Ε.1.3 Εµπλουτισµός συλλογής... 49 Π.Ε.1.4 Βασικές Βιβλιοθηκονοµικές Μελέτες... 51 Π.Ε.1.5 ιοίκηση Έργου... 54 Π.Ε.2.1 Οργάνωση και λειτουργία τµήµατος υπηρεσιών πληροφόρησης 55 Π.Ε.2.2: Οργάνωση και λειτουργία τµήµατος υπηρεσιών πληροφόρησης (Υπηρεσίες πρόσβασης)... 59 ΠΕ2.3: Αναδιαµόρφωση τµήµατος περιοδικών... 61 Π.Ε.2.4 Επιµόρφωση προσωπικού... 64 Π.Ε.3.1: Ανάπτυξη ενοποιηµένου συστήµατος διαχείρισης ψηφιακής πληροφόρησης... 65 Π.Ε.3.2 Ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τοπικής πληροφορίας... 67 Συµπεράσµατα... 69 Παραρτήµατα... 73 Παράρτηµα 1... 73 ΘΕΜΑΤΙΚΕΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΕΣ... 73 ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΕΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΕΣ... 73 Παράρτηµα 2... 75 Παράρτηµα 3... 77 Παράρτηµα 4.78 2

ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΑΚΡΩΝΥΜΙΩΝ Α.Π.Θ. - Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης.Ε.Π. ιδακτικό Εκπαιδευτικό Προσωπικό Ε.Γ.Τ.Π.Ε. - Ευρωπαϊκό Ταµείο Προσανατολισµού και Εγγυήσεων Ε.Ε. Ευρωπαϊκή Ένωση Ε.Κ.Τ. Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταµείο Ε.Μ.Π. Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. Επιχειρησιακό Πρόγραµµα Εκπαίδευσης και Αρχικής Επαγγελµατικής Κατάρτισης Ε.Τ.Π.Α. Ευρωπαϊκό Ταµείο Περιφερειακής Ανάπτυξης Κ.Π.Σ. Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης Π.Ε.Π. Περιφερειακά Επιχειρησιακά Προγράµµατα Τ.Ε. Τεχνολογικής Εκπαίδευσης Χ.Μ.Π.Α. Χρηµατοδοτικό Μέσο Προσανατολισµού της Αλιείας D.D.C Dewey Decimal Classification MA.R.C. Machine Readable Catalogue O.P.A.C. Online Public Access Catalog V.L.E. Virtual Learning Environment 3

ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η εργασία αυτή πραγµατοποιήθηκε µε τη επίβλεψη της κ. Αφροδίτης Μάλλιαρη στα πλαίσια της ολοκλήρωσης των σπουδών µου στο Τµήµα Βιβλιοθηκονοµίας και Συστηµάτων Πληροφόρησης του Α.Τ.Ε.Ι. Θεσσαλονίκης. Η πτυχιακή εργασία µπορεί να αποτελέσει ένα χρήσιµο βοήθηµα για τους φοιτητές του Τµήµατος Βιβλιοθηκονοµίας αλλά και για όσους θα τους ενδιέφερε να αντλήσουν πληροφορίες για το θέµα της ανάπτυξης των Ακαδηµαϊκών Βιβλιοθηκών της Θεσσαλονίκης µέσα από κοινοτικούς πόρους, αφού δεν υπάρχει σχετική βιβλιογραφία. 4

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η παρούσα πτυχιακή εργασία έχει θέµα «Η εξέλιξη των ακαδηµαϊκών βιβλιοθηκών της Θεσσαλονίκης µέσα από κοινοτικούς πόρους». Στην εργασία εξετάζονται και αναλύονται οι Βιβλιοθήκες του Αριστοτέλειου Πανεπιστηµίου Θεσσαλονίκης και του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας Σκοπός της είναι η καταγραφή της ανάπτυξης των ακαδηµαϊκών βιβλιοθηκών των πανεπιστηµίων Μακεδονίας και Αριστοτέλειου Πανεπιστηµίου Θεσσαλονίκης µέσα από τα δύο Κοινοτικά Πλαίσια Στήριξης (Κ.Π.Σ). Θα διερευνηθεί το ύψος των κονδυλίων που διατέθηκαν, σε ποιους διατέθηκαν και ο τρόπος µε τον οποίο αξιοποιήθηκαν µε απώτερο στόχο την προσπάθεια αξιολόγησης αυτού του έργου. Η αναζήτηση πληροφοριών για τη διεκπεραίωση της έρευνας ξεκίνησε από το Πανεπιστήµιο Μακεδονίας, όπου το προσωπικό της βιβλιοθήκης ήταν εξαιρετικά συνεργάσιµο και πρόθυµο να βοηθήσει στη συλλογή στοιχείων χρήσιµων για την εργασία. Το υλικό αφορούσε κυρίως εκθέσεις που υπήρχαν στο αρχείο της βιβλιοθήκης και περιείχαν αναλυτικές πληροφορίες σχετικά µε το ύψος των κονδυλίων αλλά και τις αλλαγές που απέφεραν τα Κ.Π.Σ. στην βιβλιοθήκη. Το διαδίκτυο ήταν µία ακόµη σηµαντική πηγή πληροφόρησης που συνέβαλε στον εντοπισµό στοιχείων. Η αναζήτηση πληροφοριών συνεχίστηκε στο Σύστηµα Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ., όπου όµως οι συνθήκες ήταν δυσκολότερες εξαιτίας της µειωµένης προθυµίας των υπαλλήλων για συνεργασία και των ελάχιστων πληροφοριών που τελικά έγιναν διαθέσιµες για την ολοκλήρωση της έρευνας και της εργασίας. Επιπλέον, οι πληροφορίες που υπήρχαν στο διαδίκτυο ήταν εξαιρετικά περιορισµένες. Ως εκ τούτου, δεν υπάρχει ισοµερής ανάπτυξη του κειµένου και οι πληροφορίες που παρέχονται για κάθε βιβλιοθήκη δεν είναι οι ίδιες. Το επόµενο βήµα στην αναζήτηση πληροφοριών για την ολοκλήρωση της έρευνας ήταν η αναζήτηση στο διαδίκτυο προκειµένου τα στοιχεία που θα 5

συγκεντρωθούν, να είναι ικανοποιητικά και να δοθεί µία σαφής και αληθής εικόνα για την ανάπτυξη που επέφεραν στις Βιβλιοθήκες τα κονδύλια που δόθηκαν από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ε.Ε.). Tο κυριότερο, λοιπόν, πρόβληµα για τη διεκπεραίωση αυτής της εργασίας εντοπίζεται στην παραχώρηση περιορισµένων στοιχείων και οικονοµικών δεδοµένων, κάτι που έκανε εξαιρετικά δύσκολη την προσπάθεια συλλογής αναλυτικών πληροφοριών για την ορθότερη και πιο αξιόπιστη έρευνα. Επιπρόσθετα, στην εργασία µελετήθηκε και η εκπλήρωση των στόχων που τέθηκαν από τις βιβλιοθήκες στα πλαίσια των έργων. Ενδεικτικά αναφέρονται µερικοί από τους πιο σηµαντικούς στόχους που επιτεύχθηκαν µε τους κοινοτικούς πόρους. Πιο συγκεκριµένα και όσο αφορά το Πανεπιστήµιο Μακεδονίας µε το έργο «Εκσυγχρονισµός της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας» ερευνήθηκε αν: Αξιοποιήθηκαν και εφαρµόστηκαν όλα τα υποσυστήµατα του ολοκληρωµένου πακέτου αυτοµατοποίησης βιβλιοθηκών «Πτολεµαίος ΙΙ» Επιτεύχθηκε η αναδροµική καταλογογράφηση του µη καταλογογραφηµένου υλικού και αναδροµική µετατροπή του έντυπου καταλόγου της Βιβλιοθήκης σε µορφή MARC Βελτιώθηκε ο τρόπος πρόσβασης των χρηστών στο υλικό της Βιβλιοθήκης Επιτεύχθηκε η λειτουργική διαρρύθµιση των εσωτερικών χώρω Επίσης στα πλαίσια του έργου «Εκσυγχρονισµός του Συστήµατος Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ.» ερευνήθηκε αν: Επιτεύχθηκε η ολοκλήρωση της αναδροµικής καταλογογράφησης Θεσπίστηκαν οι αναγκαίες δοµές που θα συντελέσουν στην ένταξη των βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. στην εκπαιδευτική διαδικασία 6

Αναδιοργανώθηκε ο διοικητικός µηχανισµός των βιβλιοθηκών ώστε και οι περιφερειακές βιβλιοθήκες να λειτουργούν ως οργανικό µέρος ενός συνόλου Η ένταξη των Βιβλιοθηκών στα Κ.Π.Σ. στέφθηκε από επιτυχία αφού εκπληρώθηκαν οι περισσότεροι από τους στόχους που είχαν αρχικά τεθεί από τις Βιβλιοθήκες. Αναλυτικότερα στοιχεία αλλά και συµπεράσµατα δίνονται στα συµπεράσµατα της εργασίας. Στο συγκεκριµένο σηµείο κρίνεται απαραίτητο να γίνει παρουσίαση της δοµής της εργασίας. Πιο συγκεκριµένα, η εργασία αποτελείται από τρεις κύριες ενότητες καθεµία από τις οποίες χωρίζεται σε µικρότερα υποκεφάλαια για διευκόλυνση του αναγνώστη. Η πρώτη µεγάλη ενότητα αφορά τα Κοινοτικά Πλαίσια Στήριξης και τα προγράµµατα του Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. Αναλύεται τι ακριβώς είναι το κάθε πρόγραµµα και πώς συµµετείχαν σε αυτά οι βιβλιοθήκες µε τις οποίες ασχολείται η εργασία. Γίνεται προσπάθεια να γίνει σαφής η διαφορά του κάθε προγράµµατος χρηµατοδότησης έτσι ώστε να γίνει κατανοητή η στόχευσή τους σε κάθε αναγνώστη της εργασίας. Η δεύτερη µεγάλη ενότητα της εργασίας αφορά το Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης. Στην πρώτη υποενότητα γίνεται αναφορά σε κάποια ιστορικά στοιχεία σχετικά µε την ίδρυση, τη λειτουργία και τις υπηρεσίες που προσφέρει µέχρι σήµερα το σύστηµα βιβλιοθηκών του Αριστοτέλειου Πανεπιστηµίου Θεσσαλονίκης. Στη συνέχεια παρατίθενται οι στόχοι που εκπληρώθηκαν κατά το Β Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης. Κατόπιν, αναφέρονται οι στόχοι που τέθηκαν από την Βιβλιοθήκη του Αριστοτέλειου Πανεπιστηµίου Θεσσαλονίκης. Ακολούθως στην εργασία παρατίθενται και αναλύονται τα εννιά (9) Πακέτα Εργασίας που αποτελούν το Β ΕΠΕΑΕΚ µε τίτλο «εκσυγχρονισµός του συστήµατος βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ.».Στο τέλος της ενότητας υπάρχει παράρτηµα που αναφέρει όλες τις Βιβλιοθήκες που αποτελούν τα σύστηµα βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. 7

Η τρίτη µεγάλη ενότητα αφορά το Πανεπιστήµιο Μακεδονίας. Την πρώτη της υποενότητα αποτελεί µια ιστορική αναδροµή στη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας, την ίδρυση και την ως τώρα λειτουργία της. Στη συνέχεια ακολουθούν οι στόχοι που τέθηκαν από την Βιβλιοθήκη στα πλαίσια του έργου «Εκσυγχρονισµός της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας». Κατόπιν αναφέρονται, αρχικά ονοµαστικά και στη συνέχεια αναλυτικά τα έντεκα (11) Πακέτα Εργασίας που αποτελούν το έργο. Στο τέλος της εργασίας παρατίθενται τέσσερα (4) παραρτήµατα. Το πρώτο παράρτηµα αναλύει το σύστηµα βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ., αναφέρει όλες τις θεµατικές και περιφερειακές βιβλιοθήκες. Το δεύτερο παράρτηµα δείχνει την κάτοψη της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας πριν και µετά την αξιοποίηση των κονδυλίων του Α Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. Το τρίτο παράρτηµα αναφέρει γραπτά την πολιτική διαχείρισης της συλλογής του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας. Το τέταρτο παράρτηµα αναφέρει τα κυριότερα εργαλεία που χρησιµοποιήθηκαν για την επιλογή υλικού του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας. Στο πέµπτο και τελευταίο παράρτηµα αναφέρονται τα σεµινάρια και οι ηµερίδες στα οποία συµµετείχε το προσωπικό της Βιβλιοθήκης κατά τη διάρκεια του Β ΕΠΕΑΕΚ. Τέλος, και προκειµένου ο αναγνώστης να µπορεί να ανατρέξει, εφόσον χρειαστεί, σε αναλυτικότερες πληροφορίες σχετικά µε την ανάπτυξη των Βιβλιοθηκών, δίνεται βιβλιογραφία η οποία έχει συνταχθεί µε το πρότυπο MLA. 8

Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης - ΕΠΕΑΕΚ Στην παρούσα ενότητα θα γίνει µια ανάλυση των τριών Κοινοτικών Πλαισίων Στήριξης, αναφορικά πάντα µε την ένταξη της Ελλάδας σε αυτά. Το Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης είναι το µεγαλύτερο και πιο φιλόδοξο αναπτυξιακό πρόγραµµα στο οποίο συµµετείχε η Ελλάδα. Το πρόγραµµα αυτό σχεδιάστηκε από την Ελλάδα και χρηµατοδοτείται από κοινού µε την Ευρωπαϊκή Ένωση. Ανάλογα µε την κατηγορία του έργου χρηµατοδοτείται και από ένα από τα τέσσερα ιαρθρωτικά Ταµεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Τα ταµεία αυτά είναι: Ευρωπαϊκό Ταµείο Περιφερειακής Ανάπτυξης ΕΤΠΑ Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταµείο ΕΚΤ Ευρωπαϊκό Ταµείο Προσανατολισµού και Εγγυήσεων ΕΓΤΠΕ Χρηµατοδοτικό Mέσο Προσανατολισµού της Αλιείας ΧΜΠΑ Στήριξης. Η Ελλάδα, µέχρι στιγµής, έχει λάβει µέρος σε τρία Κοινοτικά Πλαίσια «Το Α Κ.Π.Σ. διήρκησε από το 1986 έως το 1994 κατά τη διάρκεια του οποίου το κύριο έργο ήταν η αναβάθµιση του επαρχιακού δικτύου µεταφορών και η ενίσχυση του εκσυγχρονισµού των µικρών γεωργικών επιχειρήσεων και η ίδρυση ξενοδοχείων µικρού και µεσαίου µεγέθους σε πολλές περιοχές. Το Β Κ.Π.Σ. διήρκησε από το 1994 έως το 1999 κατά τη περίοδο αυτή τη δόθηκε ιδιαίτερη σηµασία στη δηµιουργία καλύτερων συνθηκών διαβίωσης στα αστικά κέντρα. Χαρακτηρίστηκε από µεγαλύτερη έµφαση σε έργα υποδοµής εθνικής σηµασίας που ενισχύουν την εξωστρέφεια της οικονοµίας και τη γενικότερη διασύνδεση της χώρας µε το εξωτερικό. Χωρίς να εγκαταλείπεται η εφαρµογή µέτρων ισόρροπης ανάπτυξης της χώρας, δόθηκε προτεραιότητα στην προώθηση της οικονοµικής ανάπτυξης µέσα από ένα ευρύτερο φάσµα δραστηριοτήτων και µε κύριο στόχο τη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας, την αναβάθµιση του περιβάλλοντος και τη δηµιουργία καλύτερων συνθηκών διαβίωσης στα αστικά κέντρα. 9

Το 1999 και µέχρι τον Σεπτέµβριο του 2008 η χώρα µας διανύει το Γ Κ.Π.Σ.. Οι ακαδηµαϊκές βιβλιοθήκες έχουν λάβει µέρος στα δύο τελευταία. Οι ακαδηµαϊκές βιβλιοθήκες λαµβάνουν τη χρηµατοδότηση από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταµείο (ΕΚΤ) το οποίο γενικά χρηµατοδοτεί ενέργειες για επαγγελµατική εκπαίδευση και επαγγελµατικό προσανατολισµό, για ενίσχυση προσλήψεων σε θέσεις διαρκούς απασχόλησης, ενέργειες καινοτόµου χαρακτήρα για την ανάπτυξη της απασχόλησης και της επαγγελµατικής κατάρτισης, ενέργειες που απευθύνονται στο προσωπικό των επιχειρήσεων και ενέργειες επαγγελµατικού προσανατολισµού και παροχής συµβουλών σε ανέργους. Οι συνολικοί πόροι του Γ Κ.Π.Σ. είναι 51,14 δισεκατοµµύρια ευρώ και περιλαµβάνουν εθνικούς και κοινοτικούς πόρους ύψους 39,56 δισεκατοµµυρίων ευρώ (δηµόσια δαπάνη), καθώς και 11,58 δισεκατοµµύρια ευρώ ιδιωτική συµµετοχή.» 1 Το ΚΠΣ 2000-2006 χωρίζεται σε 25 Επιχειρησιακά Προγράµµατα εκ των οποίων: τα 11 είναι Τοµεακά Επιχειρησιακά Προγράµµατα και αφορούν εθνικές τοµεακές πολιτικές τα 13 είναι Περιφερειακά Επιχειρησιακά Προγράµµατα (ΠΕΠ), ένα για κάθε µία από τις 13 περιφέρειες της χώρας και στα οποία έχει κατανεµηθεί το 1/3 περίπου των διαθέσιµων πιστώσεων των ιαρθρωτικών Ταµείων για την περίοδο 2000-2006 και 1 Επιχειρησιακό Πρόγραµµα Τεχνική βοήθεια που στόχο έχει να ενδυναµώσει, να στηρίξει και να βελτιώσει το σύστηµα διαχείρισης, παρακολούθησης και ελέγχου του Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης και των Επιχειρησιακών Προγραµµάτων. Τα Προγράµµατα του Γ Κ.Π.Σ. αφορούν όλο τον Ελληνικό πληθυσµό. Οι δικαιούχοι και οι ωφελούµενοι είναι οι άνεργοι, οι νέοι, οι γυναίκες, οι ιδιωτικές 1 Η Παιδεία στην Κορυφή. 3 Νοεµ. 2006. Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευµάτων Ειδική Υπηρεσία ΕΠΕΑΕΚ. 3 Μαρ. 2008. <http://www.epeaek.gr> 10

επιχειρήσεις, τα άτοµα κοινωνικά ευπαθών οµάδων, οι Οργανισµοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης και οι επιχειρήσεις τους, οι δηµόσιες υπηρεσίες και οι οργανισµοί, οι Μη Κυβερνητικές Οργανώσεις κ.λπ., σε όλους τους τοµείς της παραγωγικής και της κοινωνικής δραστηριότητας (Αγροτική ανάπτυξη, Μικροµεσαίες Επιχειρήσεις, Τουρισµός, Τεχνολογική Έρευνα και Καινοτοµία, Κοινωνία της Πληροφορίας, Ενέργεια, Περιβάλλον, Κοινωνικές υποδοµές και δηµόσια Υγεία, Μεταφορές, Τηλεπικοινωνίες, αστική ανάπτυξη, ανάπτυξη ορεινών και µειονεκτικών περιοχών). Το Γ Κ.Π.Σ. έδωσε έµφαση στη παιδεία και την πληροφόρηση µέσω του προγράµµατος ΕΠΕΑΕΚ από το οποίο χρηµατοδοτήθηκαν και οι Ακαδηµαϊκές Βιβλιοθήκες. «Το ΕΠΕΑΕΚ είναι το Επιχειρησιακό Πρόγραµµα το οποίο σχεδιάστηκε για την Εκπαίδευση και την Αρχική Επαγγελµατική Κατάρτιση µε στόχο να ανταποκριθεί η Ελλάδα στις προκλήσεις που διαµορφώνονται διεθνώς µε την ανάπτυξη των νέων τεχνολογιών, µετατρέποντάς τις σε ευκαιρίες ανάπτυξης και ποιότητας ζωής.» 2 «Το ΕΠΕΑΕΚ είναι ένα από τα 24 Προγράµµατα του Γ' Κ.Π.Σ. (2000-2006) για την Ελλάδα και συγχρηµατοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταµείο - ΕΚΤ, Ευρωπαϊκό Ταµείο Περιφερειακής Ανάπτυξης - ΕΤΠΑ) κατά 75% και από το Ελληνικό ηµόσιο κατά 25%. Αρµοδιότητα της Ειδικής Υπηρεσίας ιαχείρισης του Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. είναι να ακολουθεί και να εφαρµόζει το Νόµο 2860/2000, έτσι ώστε να εξασφαλίζονται η επάρκεια, η ορθολογικότητα και η διαφάνεια στην εφαρµογή του Επιχειρησιακού Προγράµµατος.» 3 Το Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. χωρίζεται σε πέντε άξονες προτεραιότητας: 2 Η Παιδεία στην Κορυφή. 3 Νοεµ. 2006. Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευµάτων Ειδική Υπηρεσία ΕΠΕΑΕΚ. 3 Μαρ. 2008. <http://www.epeaek.gr> 3 Η Παιδεία στην Κορυφή. 3 Νοεµ. 2006. Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευµάτων Ειδική Υπηρεσία ΕΠΕΑΕΚ. 3 Μαρ. 2008. <http://www.epeaek.gr> 11

άξονας 1: προώθηση της ισότητας ευκαιριών πρόσβασης; Στη αγορά εργασίας για όλους και ιδιαίτερα για όσους απειλούνται µε κοινωνικό αποκλεισµό (προϋπολογισµός 451.457.867 ευρώ) άξονας 2: προώθηση και βελτίωση της εκπαίδευσης και της επαγγελµατικής κατάρτισης στο πλαίσιο της δια βίου µάθησης (προϋπολογισµός 1.679.434.568 ευρώ) άξονας 3: ανάπτυξη και προώθηση της επιχειρηµατικότητας και της προσαρµοστικότητας των νέων (προϋπολογισµός 19.848.352 ευρώ) άξονας 4: βελτίωση της πρόσβασης γυναικών στη αγορά εργασίας (προϋπολογισµός 69.469.233 ευρώ) άξονας 5: δηµιουργία και ενίσχυση υποδοµών για την υλοποίηση µέτρων του ΕΚΤ. (προϋπολογισµός 521.013.766 ευρώ) Από τα παραπάνω διαφαίνεται ότι από τον 5ο άξονα του Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. προήλθε η χρηµατοδότηση που κατευθύνθηκε προς τα Ακαδηµαϊκά Ιδρύµατα της Ελλάδας και µέσω αυτών προς τις Ακαδηµαϊκές Βιβλιοθήκες, κάτι το οποίο αποτελεί το θέµα της εργασίας και για το οποίο θα γίνει εκτενής ανάλυση στις σελίδες που ακολουθούν. 12

Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης Οι περισσότερες Βιβλιοθήκες των Ακαδηµαϊκών Ιδρυµάτων της Ελλάδας εντάχθηκαν στα Κ.Π.Σ προκειµένου να αναβαθµιστούν οι υπηρεσίες τους και να µπορούν να ανταποκριθούν στις ανάγκες της γνώσης και της πληροφόρησης του 21 ου αιώνα. ύο από αυτές τις βιβλιοθήκες θα µας απασχολήσουν σε αυτή την εργασία. Σε αυτό το κεφάλαιο θα αναλυθεί το σύστηµα Βιβλιοθηκών του Αριστοτέλειου Πανεπιστηµίου Θεσσαλονίκης. Ιστορικά Η Βιβλιοθήκη του Αριστοτέλειου Πανεπιστηµίου Θεσσαλονίκης άρχισε να λειτουργεί στα τέλη του έτους 1927, αρχικά στο ισόγειο του παλαιού κτιρίου της Φιλοσοφικής Σχολής όπου και στεγάστηκε για 47 ολόκληρα χρόνια. Από το 1974 κτίσθηκε ξεχωριστό κτίριο για να στεγάσει την Κεντρική Βιβλιοθήκη, στο κέντρο της Πανεπιστηµιούπολης. Αρχιτέκτονες του κτιρίου ήταν ο Κ. Παπαϊωάννου και ο Κ. Φινές. Το κτίριο είναι τετραώροφο µε τους δύο ορόφους των βιβλιοστασίων υπόγειους. 13

Σε εξέλιξη, βρίσκονται τότε και οι εργασίες για την νέα µονάδα της Κεντρικής Βιβλιοθήκης Πανεπιστηµίου. Τον πρώτο πυρήνα της συλλογής της Βιβλιοθήκης του Αριστοτέλειου αποτέλεσαν τα βιβλία του Γ. Κωνσταντινίδη (άλλοτε διευθυντή της Εθνικής Βιβλιοθήκης) και τα βιβλία του Ελληνικού επί Τουρκοκρατίας Γυµνασίου Θεσσαλονίκης. Αργότερα στη Βιβλιοθήκη προστέθηκαν τα βιβλία της Παιδαγωγικής Ακαδηµίας Αθηνών ενώ αργότερα ο Κ. Κωνσταντινίδης δώρισε στη Βιβλιοθήκη τα βιβλία που είχε συγκεντρώσει και προόριζε για τη βιβλιοθήκη του Τραπεζούντιου Φροντιστηρίου. Επίσης παραδόθηκαν στη Βιβλιοθήκη πολλά βιβλία, που προερχόταν από τα ελληνικά εκπαιδευτικά ιδρύµατα που εγκαταλείφθηκαν στην Τουρκία µετά το 1922. Ακόµη στη Βιβλιοθήκη δωρίστηκαν ή αγοράστηκαν συλλογές των Ν. Πολίτη, Γ. Χατζηδάκη, Αλ. Σβώλου, Αλ. ελµούζου, Αλ. Παπαναστασίου, Μ. Τριανταφυλλίδη, Αλ. Πάλλη, Π.Καλλιγά, Χρ. Ευελπίδη, ηµ. Στεφανίδη κ.ά. Το 1963 στις συλλογές της Βιβλιοθήκης προστέθηκε η δωρεά της συλλογής του Ιωάννη Τρικόγλου. Ιστορικά οι βιβλιοθήκες του ΑΠΘ προσπαθούν να ακολουθήσουν τις διεθνείς πρακτικές, και να έχουν στα πλαίσια του δυνατού (λαµβανοµένου υπόψη του µεγέθους του ΑΠΘ) κεντρική διαχείριση. Σήµερα η βιβλιοθήκη αποτελείται από την Κεντρική τις θεµατικές και τις περιφερειακές βιβλιοθήκες 4 Το 1994 το Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο εντάσσει τις βιβλιοθήκες του στο Β Κ.Π.Σ. στο έργο µε το έργο «Εκσυγχρονισµός του Συστήµατος Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ» 4 Βλ. παράρτηµα 1 14

Β Κοινοτικό Πλαίσια Στήριξης Στο πλαίσιο του δεύτερου Κ.Π.Σ. χρηµατοδοτήθηκε το έργο «Εκσυγχρονισµός του Συστήµατος των Βιβλιοθηκών του ΑΠΘ» µε το ποσό των 2.3 δις. ρχ. (1.808 εκ. ρχ. ΕΚΤ και 492 εκ. ρχ. ΕΤΠΑ) και στο χρονικό διάστηµα 1996-2000 πραγµατοποιήθηκαν τα εξής: 1. ηµιουργήθηκε µια κεντρική µονάδα ηλεκτρονικής υποστήριξης των βιβλιοθηκών του ΑΠΘ στελεχωµένη µε εξειδικευµένο προσωπικό. 2. Οµάδα βιβλιοθηκονόµων καταλογογράφησε το 80% του έντυπου υλικού των βιβλιοθηκών του ΑΠΘ. 3. ηµιουργήθηκε ιστοσελίδα στο διαδίκτυο για το σύστηµα βιβλιοθηκών του ΑΠΘ 5 4. Εγκαταστάθηκε το πρόγραµµα µηχανοργάνωσης HORIZON 6 5. Εγκαταστάθηκε το σύστηµα δικτύωσης βιβλιογραφικών βάσεων σε CD- ROMs, ULTRANET 6. Εµπλουτίσθηκαν οι βιβλιοθήκες µε νέα βιβλία, περιοδικά και βιβλιογραφικές βάσεις σε CD-ROM. 5 http://www.lib.auth.gr 6 http://nebula.lib.auth.gr 15

7. Στελεχώθηκαν 8 Περιφερειακές Βιβλιοθήκες µε ισάριθµους βιβλιοθηκονόµους 8. Εκπαιδεύτηκε το υφιστάµενο προσωπικό των βιβλιοθηκών µε οργάνωση µαθηµάτων, σεµιναρίων, θερινών σχολείων και διαλέξεων καθώς και την επίσκεψη 7 βιβλιοθηκονόµων σε πανεπιστηµιακές βιβλιοθήκες της Μεγάλης Βρετανίας που συµµετείχαν στο εθνικό πρόγραµµα e-library. 9. Εκσυγχρονίστηκε και συµπληρώθηκε ο ηλεκτρονικός εξοπλισµός της Κεντρικής Βιβλιοθήκης και των Περιφερειακών Βιβλιοθηκών 10. Πραγµατοποιήθηκαν παρεµβάσεις για τη βελτίωση του κτιρίου της Κεντρικής Βιβλιοθήκης και τη διαµόρφωση χώρων εγκατάστασης νέων Περιφερειακών Βιβλιοθηκών. 11. Αναβαθµίστηκε και επεκτάθηκε το φοιτητικό αναγνωστήριο (1200 θέσεις) 12. Το ίδρυµα παραχώρησε χώρο στην Κεντρική Βιβλιοθήκη και τις Περιφερειακές Βιβλιοθήκες για την εγκατάσταση του προσωπικού που προσλήφθηκε στα πλαίσια του Α ΕΠΕΑΕΚ καθώς και εξοπλισµό και τεχνολογική και δικτυακή υποστήριξη. Το Α.Π.Θ. στο οποίο λειτουργούν κέντρο δικτύου και κέντρο υποστήριξης τεχνολογιών πληροφορικής, διαθέτει άριστη δικτυακή υποδοµή (ISDN). Συγχρόνως στα πλαίσια του Β Κ.Π.Σ. οι βιβλιοθήκες απέκτησαν τον απαραίτητο εξοπλισµό. Ο εξοπλισµός όµως αυτός χρειάζεται αναβάθµιση ή ανανέωση σε τακτά χρονικά διαστήµατα ώστε να εξασφαλίζει την αναγκαία τεχνολογική υποδοµή για την παροχή υπηρεσιών υψηλού επιπέδου προς τους χρήστες. «Για τις ανάγκες του έργου του Β Κ.Π.Σ. έγινε η πρόσληψη βιβλιοθηκονόµων εκ των οποίων οι 51 διαθέτουν την απαραίτητη προϋπηρεσία για µονιµοποίηση σύµφωνα µε το ν.2839/2000. Τέλος στο πλαίσιο του Β Κ.Π.Σ. το Α.Π.Θ. οργάνωσε εντατικό και ολοκληρωµένο πρόγραµµα εκπαίδευσης προσωπικού των βιβλιοθηκών µε ένα πρόγραµµα σεµιναρίων, workshops, διαλέξεων και οργάνωση συµποσίου, µε εισηγητές προσκεκληµένους καθηγητές βιβλιοθηκονοµίας από τις Η.Π.Α., Βρετανία και επιλεγµένους συναδέλφους του εσωτερικού. Επίσης δηµιουργήθηκαν 4 online tutorials για την εκπαίδευση των χρηστών, τα οποία είναι προσβάσιµα µόνο για τους χρήστες του Α.Π.Θ. (IP 16

recognition) και ξεκίνησε ένα πρόγραµµα εργαστηριακής εφαρµογής της εκπαίδευσης των χρηστών.» 7 Γ Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης Στα πλαίσια του έργου µε τίτλο «ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ ΤΟΥ Α.Π.Θ. Γ. Κ.Π.Σ.» και κύριο υπεύθυνο τον κύριο Κωνσταντίνο Μανωλίκα τέθηκαν οι παρακάτω στόχοι: Η ολοκλήρωση της αναδροµικής καταλογογράφησης που είχε ξεκινήσει µε το Β Κ.Π.Σ. Η θέσπιση νέων δοµών, υπηρεσιών και πρακτικών που θα συµβάλουν στην καλύτερη δυνατή ένταξη των βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. στην εκπαιδευτική διαδικασία Η δηµιουργία ενός νέου οργανωτικού και διοικητικού µηχανισµού των βιβλιοθηκών ώστε οι περιφερειακές βιβλιοθήκες να λειτουργούν σαν οργανικό µέρος ενός συνόλου Η δηµιουργία µιας µονάδας Συντονισµού και Πληροφόρησης των βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. Στόχος της µεταξύ των άλλων θα είναι η ανάπτυξη εργαλείων και η συνεχής υποστήριξη µαθηµάτωνδιδασκόντων µε τη δηµιουργία ψηφιακού υλικού και η συνεχής εκπαίδευση προσωπικού και χρηστών. Η Βιβλιοθήκη του Α.Π.Θ. έχοντας την εµπειρία από τη συµµετοχή της στην υπηρεσία καταλογογράφησης της OCLC (από το 1985), αξιοποίησε πλήρως τα κονδύλια του Β Κ.Π.Σ. έτσι ώστε κατά τη διάρκειά του να έχει ολοκληρωθεί το 80% του συνόλου της αναδροµικής καταλογογράφησης µε τη δηµιουργία συλλογικού καταλόγου των βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. Το Α.Π.Θ. έχει άριστη δικτυακή υποδοµή και οι βιβλιοθήκες απέκτησαν τον απαραίτητο τεχνολογικό 7 Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης. Έργο Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. Σύντοµη Παρουσίαση. Θεσσαλονίκη, Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης,2006 17

εξοπλισµό ώστε να αξιοποιήσουν την δυνατότητα πρόσβασης στο διαδίκτυο. Η δηµιουργία του δικτύου CD-ROM έδωσε την ευχέρεια πρόσβασης σε ένα αριθµό βιβλιογραφικών βάσεων δεδοµένων απαραίτητων για την υποστήριξη του ερευνητικού έργου. Αναγνωρίζοντας ότι ο ρόλος του προσωπικού είναι καίριος στην επιτυχία της οποιασδήποτε προσπάθειας και την ανάγκη για εκπαίδευση στις τρέχουσες τεχνολογίες και πρακτικές, το Α.Π.Θ. επένδυσε σε ένα τριετές πρόγραµµα εκπαίδευσης του προσωπικού µε την οργάνωση ενός µεγάλου αριθµού σεµιναρίων, workshops, διαλέξεων, την οργάνωση συµποσίου και την δηµιουργία online tutorials. Στο πρόγραµµα εκπαίδευσης συµµετείχε το σύνολο του προσωπικού των βιβλιοθηκών. Την τακτική της συνεχούς ενηµέρωσης και την προσπάθεια παρακολούθησης των διεθνών πρακτικών συνεχίζει το Α.Π.Θ. µε τις δράσεις που επιλέγει να υλοποιήσει στα πλαίσια του Γ Κ.Π.Σ.. Ήδη οι βιβλιοθήκες µε την αναβάθµιση των υπηρεσιών τους κατά την διάρκεια του Β Κ.Π.Σ. καταξιώθηκαν στην συνείδηση της ακαδηµαϊκής κοινότητας. Στο Γ Κ.Π.Σ. στόχος είναι να πάρουν την θέση που όφειλαν να έχουν στην εκπαιδευτική διαδικασία. Μέσον επίτευξης αυτού του στόχου είναι η πλήρης αξιοποίηση των νέων τεχνολογιών έτσι ώστε οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν να κάνουν τις βιβλιοθήκες του Α.Π.Θ. να συµβαδίσουν µε τις προηγµένες βιβλιοθήκες του εξωτερικού. Η προσπάθεια που ξεκίνησε µε την εκπαίδευση χρηστών και προσωπικού στο Γ Κ.Π.Σ. συνεχίστηκε, µε το βάρος να πέφτει στην δηµιουργία πληροφοριακά εκπαιδευµένων χρηστών (information literate) οι οποίοι να είναι σε θέση να αξιοποιούν τις πληροφοριακές δυνατότητες που θα τους παρέχονται µέσα από τα εργαλεία που θα αναπτυχθούν κατά την διάρκεια του Γ Κ.Π.Σ. Ένας από τους σκοπούς του προγράµµατος ήταν να συµπληρώσει και να επεκτείνει το Β Κ.Π.Σ. Το συµπλήρωσε λοιπόν στους εξής τοµείς: - Στην αναδροµική καταλογογράφηση - Στην εκπαίδευση του προσωπικού - Στην εκπαίδευση των χρηστών - Στην επέκταση και βελτίωση των online tutorials 18

- Στην ανάπτυξη, συνέχιση, επέκταση και αγορά online πληροφοριακών εργαλείων Επεκτάσεις έγιναν: - Στην συµµετοχή των Βιβλιοθηκών στην εκπαιδευτική διαδικασία στηριζόµενο πάνω σε προηγούµενες δράσεις: Στον συλλογικό κατάλογο, στις πληροφοριακές πηγές στο δίκτυο σε CD-ROM, στα ηλεκτρονικά περιοδικά και στις βάσεις δεδοµένων της οριζόντιας δράσης βιβλιοθηκών, στην πολλαπλή βιβλιογραφία που αποκτήθηκε από τις βιβλιοθήκες. Τέλος δηµιουργήθηκαν ψηφιακές βάσεις δεδοµένων και αναπτύχθηκαν τα αντίστοιχα εργαλεία έρευνας που ανάδειξαν την ερευνητική δραστηριότητα του Α.Π.Θ. µε υλικό που αφορά την ελληνική βιβλιογραφική παραγωγή. Με τον τρόπο αυτό εµπλουτίστηκε και το διαδίκτυο µε υλικό σε ελληνική γλώσσα, δράση που θα πρέπει να αναχθεί σε εθνική πολιτική για την διάσωση της γλώσσας µας και της πολιτιστικής µας κληρονοµιάς. 19

Πακέτα εργασίας για την υλοποίηση του έργου «Εκσυγχρονισµός του Συστήµατος Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. Γ Κ.Π.Σ. Τα σηµαντικότερα πακέτα εργασίας για την εκτέλεση του έργου είναι τα παρακάτω: ΠΕ 1. Τεχνική υποστήριξη ΠΕ 2. Σύνταξη ενιαίου οργανωτικού και διοικητικού οργανισµού των βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. και κανονισµού λειτουργίας ( ηµιουργία κεντρικών περιφερειακών βιβλιοθηκών Α.Π.Θ.) (αδαπάνως για το έργο) ΠΕ 3. Ολοκλήρωση του έργου της αναδροµικής καταλογογράφησης. ΠΕ 4. Αναδιοργάνωση δικτυακού τόπου. ΠΕ 5. Υπηρεσίες πληροφόρησης (Online Reference Desk) ΠΕ 6. ηµιουργία εκπαιδευτικών πακέτων ΠΕ 7. Ψηφιακές βάσεις δεδοµένων. ΠΕ 8. Γκρίζα βιβλιογραφία ΠΕ 9. Εκπαίδευση Π.Ε. 1. Τεχνική Υποστήριξη του έργου. Σκοπός Ο σκοπός του πακέτου εργασίας είναι η υποστήριξη του όλου έργου µε την οργάνωση τεχνικής υποστήριξης. Για το σκοπό αυτό δηµιουργήθηκε µονάδα το προσωπικό της οποίας ανέλαβε να παρέχει την υλικοτεχνική υποδοµή στα υπόλοιπα πακέτα εργασίας του έργου, στις υπόλοιπες µονάδες και υπηρεσίες που οργανώθηκαν καθώς επίσης και στις βιβλιοθήκες του Συστήµατος Βιβλιοθηκών του Ιδρύµατος. 20

Η µονάδα Τεχνικής υποστήριξης απαρτίζεται από: ένα διαχειριστή συστήµατος (system administrator) µε διαπιστωµένη γνώση λειτουργικών συστηµάτων UNIX και MS Windows 2000 Server µε αντικείµενο εργασίας τη συντήρηση των κρίσιµων Η/Υ (servers) του συστήµατος των Βιβλιοθηκών ένα διαχειριστή βάσεων δεδοµένων (DBA) µε διαπιστωµένη εµπειρία σε RDBMS, και αντικείµενο εργασίας το σχεδιασµό και τη συντήρηση των βάσεων δεδοµένων που δηµιουργήθηκαν στο πλαίσιο του έργου. ένα αναλυτή προγραµµατιστή µε καλή γνώση λειτουργικού συστήµατος UNIX (Solaris 2.7), RDBMS (SyBase), και εµπειρία σε µηχανογράφηση βιβλιοθήκης, για τη συντήρηση του µηχανογραφικού συστήµατος των βιβλιοθηκών Horizon. 2 αναλυτές προγραµµατιστές που εργάσθηκαν για την υλοποίηση των πακέτων 20 φοιτητές µε καλή γνώση του υλικού των προσωπικών Η/Υ και των λειτουργικών συστηµάτων MS-Windows 95/98/millenium/2000 Professional, για την τεχνική υποστήριξη των περιφερειακών Βιβλιοθηκών. ένα άτοµο, µε καλή γνώση εργαλείων γραφείου σε Η/Υ. Φάσεις Υλοποίησης Φ1. Επιλογή και οργάνωση χώρου. Φ2. Επιλογή προσωπικού µονάδας υποστήριξης Φ3.Προµήθεια ηλεκτρονικού εξοπλισµού: α. Μηχανισµό λήψης αντιγράφων ασφαλείας (Backup) τύπου DLT β. Ένας (1) Έγχρωµος εκτυπωτής Laser πού κάλυψε τις εκδοτικές ανάγκες του έργου (Μπροσούρες, υλικό εκπαίδευσης κ.λ.π.) γ. Ένας επιτραπέζιος σαρωτής (scanner) µεγάλου format (τουλάχιστον Α3) για τις ανάγκες ψηφιοποίησης όλων των πακέτων εργασίας του έργου δ. Ένα φωτοαντιγραφικό µηχάνηµα αυξηµένων δυνατοτήτων ε. ύο datashow για τις ανάγκες της εκπαίδευσης 21

στ. Σαράντα επιτραπέζιους Η/Υ (workstations) για τις ανάγκες της µονάδας υποστήριξης, του προσωπικού υλοποίησης του έργου καθώς και για τις ανάγκες των επιµέρους πακέτων εργασίας ζ. Εφτά εκτυπωτές δικτύου Laser για τις ανάγκες της µονάδας υποστήριξης και του προσωπικού υλοποίησης του για τις ανάγκες των επιµέρους πακέτων εργασίας η) Τρεις επιτραπέζιοι φορητοί υπολογιστές για τις ανάγκες της εκπαίδευσης. θ) Ένας fax για τις ανάγκες λειτουργίας της Υπηρεσίας πληροφόρησης ι) ικτυακός εξοπλισµός (FDDI-Router, Firewall Φ4.Εγκατάσταση ηλεκτρονικού εξοπλισµού, εγκατάσταση λειτουργικών συστηµάτων, έλεγχος λειτουργίας του, µελέτη και εφαρµογή συστήµατος ασφάλειας πληροφοριακού υλικού Φ5.Επιλογή και προµήθεια λογισµικού υποστήριξης των πακέτων εργασίας. Απαραίτητη είναι και η προµήθεια ειδικών λογισµικών όπως: Λογισµικό πρόσβασης σε βάσεις µε πρωτόκολλο Ζ39.50, Λογισµικού αναβάθµισης Ultranet, συµπληρωµατική άδεια RDPMS για δεύτερο CPU καθώς και υποπρογράµµατος βιβλιοδεσίας. Φ6.Εγκατάσταση λογισµικού, παραµετροποίηση, µεταποίηση όπου χρειάζεται. Φ7.Συντήρηση του ηλεκτρονικού εξοπλισµού. Φ8.Τεχνική υποστήριξη σε βιβλιοθήκες του Συστήµατος Βιβλιοθηκών Α.Π.Θ. Για την υλοποίηση των παραπάνω φάσεων του πακέτου εργασίας απασχολήθηκαν 6 πληροφορικοί, 1 ένας χειριστής Η/Υ και 20 φοιτητές. Π.Ε. 2. Σύνταξη ενιαίου οργανωτικού και διοικητικού οργανισµού των Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. και κανονισµού λειτουργίας. ( ηµιουργία Κεντρικών Περιφερειακών Βιβλιοθηκών Α.Π.Θ.) (Αδαπάνως για το έργο) 22

Σκοπός Μελετήθηκε νέο ενιαίο οργανωτικό και διοικητικό πλαίσιο των βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ., µε σκοπό την οργάνωση και την συνεργασία µεταξύ τους, αφού η ύπαρξη διαφορετικών προτύπων και πρακτικών είναι η κυριότερη αδυναµία συνεργασίας, συντονισµού και αποτίµησης του έργου των βιβλιοθηκών. Το κύριο έργο του οργανισµού είναι η χάραξη κοινής πολιτικής, κανόνων και πρακτικών που διέπουν το Σύστηµα Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. Η κεντρική διαχείριση των κονδυλίων των παραγγελιών των περιοδικών που απορροφούν το µεγαλύτερο µέρος του τακτικού προϋπολογισµού των ακαδηµαϊκών βιβλιοθηκών, έχει βοηθήσει στην ορθολογικότερη διαχείριση του, π.χ. δεν υπάρχει καµιά διπλή συνδροµή περιοδικού στο Α.Π.Θ. Μαζί µε την δηµιουργία µονάδας συντονισµού και πληροφόρησης, δύο είναι οι άξονες στους οποίους έγινε προσπάθεια για λειτουργική ενοποίηση των υπηρεσιών των επιµέρους βιβλιοθηκών. 1. Σε αντίθεση µε το παλαιότερο καθεστώς όπου κάθε χρήστης είχε πλήρη δικαιώµατα χρήσης µόνο στην Βιβλιοθήκη του Τµήµατος του και η πρόσβαση στις άλλες βιβλιοθήκες του συστήµατος περιοριζόταν και καθοριζόταν από το πλαίσιο συνεργασίας της Βιβλιοθήκης του Τµήµατος του µε τις άλλες βιβλιοθήκες του Α.Π.Θ. δηµιουργήθηκε ενιαίο αρχείο χρηστών και δίνεται πλέον ενιαία κάρτα χρήστη για όλο το σύστηµα των Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. Έτσι ο χρήστης δεν περιορίζεται σε µια συγκεκριµένη Βιβλιοθήκη αλλά εξυπηρετείται από όλες τις βιβλιοθήκες του Α.Π.Θ., ανάλογα µε τις πληροφοριακές του ανάγκες. 2. Σε κάθε σχολή ορίστηκε µια Βιβλιοθήκη από τις υπάρχουσες περιφερειακές βιβλιοθήκες ως Συντονίστρια Βιβλιοθήκη σχολής και ενισχύθηκε µε προσωπικό και εξοπλισµό µε στόχο: Την ύπαρξη, σε επίπεδο σχολής µια Βιβλιοθήκη που προσφέρει υψηλού επιπέδου υπηρεσίες πληροφόρησης (reference, διαδανεισµό κτλ) Την ύπαρξη µια Βιβλιοθήκης σε ρόλο του συντονιστή των Περιφερειακών Βιβλιοθηκών σε επίπεδο σχολής 23

Να έχει την ευθύνη για τη συγκέντρωση των στατιστικών στοιχείων που θα κρίνονται απαραίτητα, όχι µόνο για την αξιολόγηση της πορείας του έργου του Γ Κ.Π.Σ. αλλά και την αξιολόγηση του καθηµερινού έργου των βιβλιοθηκών. Να βρίσκεται σε άµεση και διαρκή συνεργασία και επικοινωνία µε την µονάδα συντονισµού και πληροφόρησης του Α.Π.Θ. Φάσεις εκτέλεσης (αδαπάνως για το έργο) Φ1. Έρευνα για πιθανή συγχώνευση και δηµιουργία νέων ενιαίων βιβλιοθηκών Τµηµάτων ή Σχολών. Φ2. Μελέτη και κανονισµός νέου ενιαίου οργανωτικού και διοικητικού πλαισίου συστήµατος βιβλιοθηκών Φ3. ηµιουργία ενιαίου εσωτερικού κανονισµού λειτουργίας βιβλιοθηκών Φ4. ηµιουργία συντονίστριας βιβλιοθήκης για κάθε Σχολή. Φ5. Μελέτη για τη δηµιουργία ενιαίας κάρτας χρηστών. Φ6. Συλλογή δεικτών αποτίµησης, παρακολούθηση του έργου, συγγραφή δελτίων παρακολούθησης Για την υλοποίηση του Πακέτου Εργασίας εργάστηκαν δέκα έξι (16) Βιβλιοθηκονόµοι. 24

Π.Ε. 3. Ολοκλήρωση του έργου της αναδροµικής καταλογογράφησης Σκοπός Σκοπός του πακέτου εργασίας είναι η συνέχιση της αναδροµικής καταλογογράφησης καθώς και η βελτίωση της καθαρότητας της βιβλιογραφικής βάσης µε εφαρµογή διεθνών προτύπων και εξασφάλισης αρχείων καθιερωµένων όρων (authority files). Φάσεις εκτέλεσης Φ1. Καταχώρηση του συνόλου των περιοδικών στο πρόγραµµα της Βιβλιοθήκης Φ2. Καταχώρηση των βιβλίων της αναδροµικής καταλογογράφησης (µέχρι το 2003) Φ3. Καταχώρηση των βιβλίων της αναδροµικής καταλογογράφησης (µέχρι το 2006) Φ4. Βελτίωση της καθαρότητας της βιβλιογραφικής βάσης Για την υλοποίηση των παραπάνω χρειάστηκαν, 57 άτοµα, παρέµειναν µέχρι το τέλος του έργου τέσσερις (4) βιβλιοθηκονόµοι Π.Ε. 4. Αναδιοργάνωση και εµπλουτισµός του δικτυακού τόπου (web site) του συστήµατος βιβλιοθηκών Α.Π.Θ. Σκοπός Η συνεχής και γρήγορη εξέλιξη της τεχνολογίας δηµιούργησε έντονη την ανάγκη εκσυγχρονισµού και διαρκούς ενηµέρωσης του δικτυακού τόπου του συστήµατος βιβλιοθηκών Α.Π.Θ. Η δηµιουργία ενός νέου και ανανεωµένου διαδικτυακού τόπου (ιστοσελίδας) ενίσχυσε και διευκόλυνε κάθε δραστηριότητα στο ηλεκτρονικό 25

περιβάλλον των βιβλιοθηκών ένταξης νέων εφαρµογών. δίνοντας µεταξύ άλλων και τη δυνατότητα Το σχέδιο επέτρεψε στους υπολογιστές των ακαδηµαϊκών Ιδρυµάτων να συνδέονται µε το Web πιο αποτελεσµατικά παρουσιάζοντας συλλογές ακαδηµαϊκού επιπέδου αλλά και βιβλιοθηκονοµική τεχνογνωσία µε τρόπο που να πλησιάζει περισσότερο τις µεθόδους αναζήτησης και τις προσδοκίες των φοιτητών αλλά και των µελών.ε.π. της νέας γενιάς. Υπάρχει ιστοσελίδα στο διαδίκτυο για το σύστηµα βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. (http://www.lib.auth.gr). Η ιστοσελίδα αυτή παρέχει σύνδεση µε τον OPAC του πανεπιστηµίου, παρέχει συνδέσµους µε το HEAL-Link και µε άλλες βιβλιοθήκες της Ελλάδας και του εξωτερικού. Συνδέσεις µε τα βιβλιογραφικά εργαλεία που παρέχει το πανεπιστήµιο µέσω του τοπικού δικτύου ULTRA-net. ίνει πρόσβαση στα tutorials που έχουν ήδη δηµιουργηθεί. Περιέχει newsletter για την ενηµέρωση των υπαλλήλων των βιβλιοθηκών. Περιλαµβάνει επίσης συγκεντρωµένη ιστορική περιγραφή της περιοχής της Μακεδονίας. Παρόλη την ύπαρξή της όµως δεν είναι αρκετά εύχρηστη και φιλική µε τον χρήστη καθώς επίσης δεν υπάρχουν ξεχωριστά sites για όλες τις βιβλιοθήκες του Συστήµατος Βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. Φάσεις εκτέλεσης Φ1. Προµήθεια και εγκατάσταση υλικού και λογισµικού για την λειτουργία της ιστοσελίδας. Φ2. Μετατροπή και παραµετροποίηση λογισµικού. Φ3. Συγκέντρωση υλικού. Φ4. Αξιολόγηση των δράσεων. 26

Για την ολοκλήρωση αυτού του Πακέτου Εργασία χρειάστηκαν ένας (1) βιβλιοθηκονόµος και ένας (1) πληροφορικός. Π.Ε. 5. Υπηρεσίες πληροφόρησης ( Online Reference Desk) Σκοπός Με την ανάπτυξη των νέων υπηρεσιών στα πλαίσια αυτής της πρότασης για την δηµιουργία ενός Virtual Learning Environment οι υπηρεσίες που µπορούν να χρησιµοποιηθούν από αποµακρυσµένους χρήστες πολλαπλασιάστηκαν. Στόχος της νέας υπηρεσίας ήταν να βοηθά τους χρήστες στην επίλυση των πληροφοριακών αναγκών τους όχι µόνο µε την φυσική τους παρουσία στην βιβλιοθήκη αλλά και µε τηλέφωνο, fax, e-mail και µέσω της ιστοσελίδας της βιβλιοθήκης χρησιµοποιώντας ειδικές φόρµες. Η δηµιουργία µονάδας πληροφόρησης (online reference desk) αποτέλεσε το εστιακό σηµείο για την εξυπηρέτηση των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών όλου του ΑΠΘ. Οι χρήστες σήµερα έχουν να αντιµετωπίσουν ένα µεγάλο όγκο πληροφοριακών πηγών σε έντυπη ή ηλεκτρονική µορφή. Η µονάδα αυτή έπαιξε καθοδηγικό ρόλο βοηθώντας τους χρήστες στην πλοήγηση ανάµεσα στις µυριάδες πληροφορίες του διαδικτύου. Ρόλος της µονάδας αυτής είναι να απαντά σε οποιαδήποτε ερώτηση που σχετίζεται µε: Γενικές πληροφορίες για τις προσφερόµενες υπηρεσίες του συστήµατος των βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. 27

Βιβλιογραφική έρευνα, αναζήτηση βιβλιογραφίας, εντοπισµό βιβλιογραφίας Προσφερόµενες υπηρεσίες από άλλες βιβλιοθήκες της ευρύτερης περιφέρειας Θεσσαλονίκης ή άλλες ακαδηµαϊκές βιβλιοθήκες Αιτήµατα ανεισµού Εγκατάσταση και χρήση βοηθητικών προγραµµάτων για πρόσβαση σε ηλεκτρονικές πηγές (π.χ. Netscape, Acrobat reader κ.λ.π.) Η επικοινωνία µε τους χρήστες γίνεται µε: Τηλέφωνο ταχυδροµείο ηλεκτρονικό ταχυδροµείο (e-mail) fax µέσω της ιστοσελίδας της βιβλιοθήκης µε ειδικές φόρµες. Επίσης η µονάδα αυτή: ετοιµάζει οδηγούς µε πληροφορίες για τις προσφερόµενες πληροφοριακές πηγές φροντίζει για την επιλογή εντύπου και ηλεκτρονικού υλικού που είναι απαραίτητο για να λειτουργεί σωστά η µονάδα φροντίζει το πληροφοριακό υλικό να είναι ενηµερωµένο και όχι πεπαλαιωµένο. συλλέγει και επεξεργάζεται στατιστικά στοιχεία σχετικά µε την χρήση των υπηρεσιών που παρέχει, µε σκοπό τη χάραξη πολιτικής. Συλλέγει επίσης και επεξεργάζεται για τις προσφερόµενες υπηρεσίες και αιτήµατα για διεύρυνση των παρεχοµένων υπηρεσιών Οι ερωτήσεις και οι απαντήσεις που διεκπεραιώνονται, συγκεντρώνονται σε µια βάση δεδοµένων που είναι διαθέσιµη στο Web των βιβλιοθηκών. είναι υπεύθυνη για το διαδανεισµό. αναλαµβάνει την συγκέντρωση από τις περιφερειακές συντονιστικές βιβλιοθήκες τη συλλογή των στατιστικών στοιχείων όλων των περιφερειακών 28

βιβλιοθηκών ώστε να είναι σε θέση να δίνει τους δείκτες αποτίµησης των βιβλιοθηκών µόλις ζητηθούν. Φάσεις εκτέλεσης: Φ1. Επιλογή και πρόσληψη ειδικού προσωπικού. Φ2. Σύνταξη µελέτης για την οργάνωση της νέας µονάδας. Φ3. Μελέτη και οργάνωση δεικτών αποτίµησης του έργου των βιβλιοθηκών και αγορά software. Φ4. Συγκέντρωση των δεικτών αποτίµησης. της. Φ5. Επιλογή του χώρου όπου "στεγάστηκε" η µονάδα και εξοπλισµός Φ6. Προµήθεια πληροφοριακού υλικού Φ7. Προµήθεια software ειδικού για την λειτουργία του διαδανεισµού. Φ8. Μελέτη και σχεδιασµός γνωσιακής βάσης δεδοµένων. Φ9. Καταχώρηση στοιχείων Γίνεται η καταχώρηση των ερωτήσεων και απαντήσεων των χρηστών ώστε να είναι διαθέσιµα στο Web. Φ10. ιερεύνηση της συµµετοχής των βιβλιοθηκών σε οµοειδή διεθνή συνεργατικά προγράµµατα. Φ11. ιάθεση online reference desk και διαδανεισµού. Φ12. Αξιολόγηση της µονάδας. Για αυτό το Πακέτο Εργασίας χρειάστηκαν, τέσσερις (4) βιβλιοθηκονόµοι και ένας ειδικός στη συγκέντρωση και διαχείριση πληροφορίας. 29

Π.Ε. 6. ηµιουργία Εκπαιδευτικών Πακέτων Σκοπός Η αναβάθµιση του επιπέδου συνεργασίας του συστήµατος βιβλιοθηκών του ΑΠΘ µε τις υπόλοιπες δοµές και τους µηχανισµούς ανάπτυξης του πανεπιστηµίου συµβάλλοντας στην τεχνολογική αναβάθµιση του εκπαιδευτικού µηχανισµού µε ουσιαστική συµβολή της βιβλιοθήκης στα προγράµµατα σπουδών και έρευνας όλων των εκπαιδευτικών βαθµίδων. Παλαιότερα οι βιβλιοθήκες έπαιζαν µόνο περιφερειακό ρόλο στην εκπαιδευτική διαδικασία και ιδιαίτερα στο προπτυχιακό πρόγραµµα σπουδών όπου οι φοιτητές στηρίζονταν στο ένα σύγγραµµα που τους δινόταν δωρεάν. Μέσον για την επίτευξη των παραπάνω στόχων ήταν η δηµιουργία ενός Virtual Learning Environment (VLE). VLE είναι πρόσφατες εξελίξεις συστηµάτων λογισµικού βασισµένων στο διαδίκτυο που στόχο έχουν να υποστηρίξουν την εκπαίδευση και τη µάθηση στην τριτοβάθµια εκπαίδευση. Τα VLE χρησιµοποιούνται είτε για να κάνουν την εκπαιδευτική διαδικασία πιο αποδοτική µέσα στο ίδιο πανεπιστήµιο, είτε για εκπαίδευση από απόσταση. Φάσεις Εργασίας Εκπαιδευτικών Πακέτων ( Course Packs) Φ1. Επιλογή ειδικού προσωπικού για τις εξής εργασίες: α. Μελέτη των διεθνών πρακτικών για την οργάνωση των course packs β. Επιλογή του κατάλληλου software και προσαρµογή του στις απαιτούµενες διαδικασίες. γ. Επιλογή διδασκόντων και κατάλληλων µαθηµάτων που θα αιτιολογήσουν τη δηµιουργία Course packs (π.χ. κοινά µαθήµατα µεταξύ Τµηµάτων ή σχολών) εργασίες. Φ2. Ανάλυση αναγκών και τεχνικών προδιαγραφών για τις παραπάνω Φ3. Προµήθεια Ηλεκτρονικού εξοπλισµού. 30

Φ4. Αγορά ειδικού λογισµικού. Φ5. Μετατροπή του επιλεγµένου software έτσι ώστε να υποστηρίζει την ελληνική γλώσσα. Παραµετροποίηση του software µε τέτοιο τρόπο ώστε να λειτουργήσει ικανοποιητικά για κάθε συµµετέχον Τµήµα. Φ6. Επιλογή προσωπικού ( µεταπτυχιακοί φοιτητές, υποψήφιoι διδάκτορες ή διδάκτορες - νέοι επιστήµονες) για την επιστηµονική εργασία συγκέντρωσης υλικού των εκπαιδευτικών πακέτων (course packs). Εκπαίδευση και προετοιµασία σε δηµιουργικό περιβάλλον συνεργασίας µε τους διδάσκοντες για την υποστήριξη και συστηµατοποίηση των course packs. Εκπαίδευση προσωπικού Φ7. Υλοποίηση των εκπαιδευτικών πακέτων (course packs) και συνεχή ενηµέρωση τους από τους διδάσκοντες. Φ8. Καταχώρηση των εκπαιδευτικών πακέτων στην ηλεκτρονική βάση. Φ9. ιάθεση του συστηµατοποιηµένου υλικού προς χρήση. Ενηµέρωση του υλικού όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο από το διδάσκοντα. Φ10. Μελέτη απόδοσης πνευµατικών δικαιωµάτων από εξειδικευµένο προσωπικό (νοµικός) Φ11. Αξιολόγηση των δράσεων του Πακέτου. Για την ολοκλήρωση των παραπάνω χρησιµοποιήθηκαν, τρείς (3) βιβλιοθηκονόµοι, δέκα (10) µεταπτυχιακοί φοιτητές ή υποψήφιοι διδάκτορες ή διδάκτορες και ένας (1) νοµικός. Π.Ε. 7. Ψηφιακές βάσεις δεδοµένων Σκοπός Η δηµιουργία ψηφιακών βάσεων δεδοµένων ως στόχο είχε την βελτίωση της εκπαιδευτικής διαδικασίας µε την περαιτέρω αύξηση των πληροφοριών που διατίθενται µέσα από ένα Virtual Learning Environment, την ανάδειξη και διατήρηση µέσω της ψηφιοποίησης των ειδικών και σπανίων συλλογών και την 31

αξιοποίηση των αποτελεσµάτων του ερευνητικού έργου ιδιαίτερα της Φιλοσοφικής Σχολής του Α.Π.Θ. Η ψηφιοποίηση υλικού για τη δηµιουργία βάσεων δεδοµένων είτε για εκπαιδευτικούς, ερευνητικούς ή πολιτιστικούς λόγους, είτε για τη διατήρηση σπάνιων συλλογών είναι µια αρκετά δύσκολη και δαπανηρή διαδικασία. Η εµπειρία που υπάρχει µέσα στο πλαίσιο των βιβλιοθηκών των ελληνικών ακαδηµαϊκών ιδρυµάτων είναι σχεδόν ανύπαρκτη. Σε αντίθεση οι βιβλιοθήκες του εξωτερικού είναι οι φορείς που πρωτοστατούν στην δηµιουργία ψηφιακών βάσεων δεδοµένων. Παρ όλες τις τυχόν δυσκολίες η απόκτηση εµπειρίας στην ψηφιοποίηση υλικού είναι αναγκαία µιας και οι ανάγκες συλλογών προς ψηφιοποίηση είναι µεγάλες. Η ψηφιοποίηση του υλικού αυτού, που φυλάσσεται σε διαφορετικές τοποθεσίες θα συµβάλει στην ανάδειξη του, θα βοηθήσει τα µεταπτυχιακά προγράµµατα σπουδών, και θα συµβάλει στην ανάδειξη του ερευνητικού έργου των κλασσικών και νεοελληνικών σπουδών στο Α.Π.Θ. Φάσεις εκτέλεσης: Φ1. Επιλογή και πρόσληψη προσωπικού. Φ2. Προµήθεια ηλεκτρονικού υλικού Φ3. Προµήθεια λογισµικού Φ4. Εκπαίδευση προσωπικού Φ5. Ψηφιοποίηση υλικού Φ6 Καταχώρηση στη βάση δεδοµένων και δηµιουργία metadata Φ7 ιάθεση ψηφιοποιηµένου υλικού Φ8. Αξιολόγηση του έργου 32

Για την υλοποίηση του Πακέτου Εργασία δούλεψαν, τρεις (3) βιβλιοθηκονόµοι και ένας (1) νοµικός. Π.Ε.8. Γκρίζα Βιβλιογραφία Σκοπός «Η "γκρίζα βιβλιογραφία" όπως ορίζεται από την αντίστοιχη οριζόντια δράση περιλαµβάνει την έντυπη ή ηλεκτρονική µορφή του εκπαιδευτικού και ερευνητικού υλικού που παράγεται στο πανεπιστήµιο, δηλαδή τις διπλωµατικές εργασίες των φοιτητών, τις εργασίες για τη λήψη µεταπτυχιακών διπλωµάτων εξειδίκευσης, τις διδακτορικές διατριβές, και τις τεχνικές αναφορές.» 8 Σκοπός αυτού του πακέτου εργασίας ήταν η συγκέντρωση σε ηλεκτρονική µορφή όλων των διατριβών που εκπονούνται στο Α.Π.Θ. και η διάθεση τους µέσω του διαδικτύου. Για να µην "χάνεται" αυτή η πληροφορία στο πλαίσιο της οριζόντιας δράσης του έργου " ικτύωση Βιβλιοθηκών των Ιδρυµάτων της Τριτοβάθµιας Εκπαίδευσης", αναπτύχθηκε πληροφοριακό σύστηµα διαχείρισης τής γκρίζας Βιβλιογραφίας µε την ονοµασία "ΑΡΤΕΜΙΣ" που βασίζεται στην πλατφόρµα Dienst. Το πληροφοριακό αυτό σύστηµα ακολουθεί κατανεµηµένη αρχιτεκτονική, µε ένα κεντρικό κόµβο στο Ε.Μ.Π., και περιφερειακούς κόµβους στις Βιβλιοθήκες των ιδρυµάτων. Για την καλύτερη λειτουργία και εξυπηρέτηση των αιτήσεων αναζήτησης από τους χρήστες, το σύνολο των Ιδρυµάτων έχει διαµεριστεί σε περιοχές, ανάλογα µε την γεωγραφική του θέση, τον όγκο της τοπικής του συλλογής γκρίζας βιβλιογραφίας και την ταχύτητα διασύνδεσής του µε το Ιnternet. Για κάθε περιοχή υπάρχει ένας κεντρικός εξυπηρετητής περιοχής, ο οποίος ελέγχει τη συνολική λειτουργία και επικοινωνία των κόµβων της περιοχής και διατηρεί ένα συγκεντρωτικό ευρετήριο για όλες τις συλλογές των βιβλιοθηκών που βρίσκονται εκτός της πανεπιστηµιούπολης. 8 Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης. Υλοποίηση Έργου έως 30-12-2006. Θεσσαλονίκη, Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης, 2007 33

Το Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο συµµετάσχει στο Πληροφοριακό σύστηµα "ΆΡΤΕΜΙΣ" διαθέτοντας τη γκρίζα βιβλιογραφία του. Για το σκοπό αυτό διατέθηκε ένας ισχυρός Η/Υ, όπου εγκαταστάθηκε το σύνολο του απαιτούµενου λογισµικού Φάσεις εκτέλεσης Φ1. Επιλογή και πρόσληψη προσωπικού Φ2. Προµήθεια - εγκατάσταση Η/Υ Φ3. Εγκατάσταση Λογισµικού και έλεγχος καλής λειτουργίας του Φ4. Κανονική λειτουργία Φ5. Αποτίµηση χρήσης Για την υλοποίηση του Πακέτου Εργασίας εργάστηκαν τρεις (3) βιβλιοθηκονόµοι. Π.Ε.9. Εκπαίδευση Σκοπός Η συνεχής εκπαίδευση του προσωπικού του Συστήµατος των βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ. στις νέες υπηρεσίες που δηµιουργήθηκαν κατά την διάρκεια του προγράµµατος και τον ρόλο που πρέπει να παίζουν οι ίδιοι/ίδιες µέσα στην εκπαιδευτική διαδικασία καθώς και στην επέκταση, διατήρηση και βελτίωση αυτών των υπηρεσιών. Η εκπαίδευση των χρηστών στις νέες υπηρεσιών και στον τρόπο χρήσης των πληροφοριακών πηγών µέσα σ' ένα Virtual Learning Environment. 34

Η ενηµέρωση, του προσωπικού της Βιβλιοθήκης πρέπει να είναι συνεχής όπως συνεχής είναι και η εξέλιξη στον χώρο των βιβλιοθηκών και της πληροφόρησης. Οι χρήστες καλούνται να αντιµετωπίσουν ένα νέο πληροφοριακό περιβάλλον το οποίο κτίζεται για την βελτίωση των υπηρεσιών των βιβλιοθηκών προς αυτούς. Για να είναι σε θέση όµως να αξιοποιήσουν το νέο αυτό περιβάλλον είναι απαραίτητη η ενηµέρωση τους και η εκπαίδευση τους στην χρήση των νέων υπηρεσιών και νέων ψηφιακών πηγών πληροφόρησης. Φάσεις εκτέλεσης Φ1 Εκπαίδευση του προσωπικού υλοποίησης του πακέτου Φ2 Σχεδιασµός ειδικής σελίδας στο web για την εκπαίδευση, ειδικής ιστοσελίδας για τους βιβλιοθηκονόµους και electronic newsletter. Φ3 Σεµινάρια και διαλέξεις για τις νέες υπηρεσίες προς όλο το προσωπικό των βιβλιοθηκών Φ4 Εκπαίδευση διδακτικού προσωπικού Φ5 Εκπαίδευση χρηστών για τις νέες υπηρεσίες των βιβλιοθηκών Φ6 ηµιουργία έντυπων οδηγών για τη χρήση των υπηρεσιών των βιβλιοθηκών Φ7 ηµιουργία πέντε εκπαιδευτικών εργαλείων Για να ολοκληρωθεί το Πακέτο Εργασία εργάστηκαν τέσσερις (4) βιβλιοθηκονόµοι, δεκαέξι (16) εκπαιδευτές και ένας (1) πληροφορικός. 35

ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΜΑΚΕ ΟΝΙΑΣ Η δεύτερη Ακαδηµαϊκή Βιβλιοθήκη µε την οποία θα ασχοληθούµε είναι αυτή του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας. Θα δοθούν αρχικά κάποια ιστορικά στοιχεία στοιχεία προκειµένου να γίνει περισσότερο αντιληπτή η εξέλιξη της Βιβλιοθήκης και στη συνέχεια θα παρατεθούν οι αλλαγές που επέφεραν οι Κοινοτικοί Πόροι στην Βιβλιοθήκη και µε ποιόν τρόπο. Ιστορικά «Στο Πανεπιστήµιο Μακεδονίας λειτουργεί µια κεντρική βιβλιοθήκη µέσω της οποίας γίνεται η πρόσκτηση, επεξεργασία και διάθεση του έντυπου και ηλεκτρονικού υλικού. Μέχρι τα τέλη του 1996 η βιβλιοθήκη λειτουργούσε µε 7 µόνιµους υπαλλήλους από τους οποίους οι 3 ήταν βιβλιοθηκονόµοι, οι δύο απόφοιτοι λυκείου και οι δύο απόφοιτοι υποχρεωτικής εκπαίδευσης. Ως τότε η εξυπηρέτηση των χρηστών και οι λοιπές υπηρεσίες γινόταν από τους υπαλλήλους στο βαθµό που αυτό ήταν εφικτό. Το 1993 αποκτήθηκε σύστηµα µηχανοργάνωσης βιβλίων το ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ και άρχισε σταδιακά η µηχανογράφηση της βιβλιοθήκης ακολουθώντας τα διεθνή πρότυπα τυποποίησης βιβλιογραφικών εγγραφών και αναζήτησης δεδοµένων. Το υποσύστηµα της καταλογογράφησης του υλικού της βιβλιοθήκης ήταν το µοναδικό, µέχρι το 1996, που είχε τεθεί σε πλήρη εφαρµογή. Έως τότε ο εξωτερικός δανεισµός των βιβλίων περιοριζόταν µόνο στα µέλη ΕΠ 36

ενώ οι φοιτητές χρησιµοποιούσαν το υλικό της βιβλιοθήκης µόνο µέσα στο χώρο της βιβλιοθήκης. Η επιλογή και η πρόσκτηση του υλικού βασιζόταν κυρίως σε προτάσεις των µελών ΕΠ. Η ύπαρξη του δελτιοκαταλόγου και του online καταλόγου της βιβλιοθήκης ήταν ο µοναδικός τρόπος πρόσβασης των χρηστών στο υλικό της βιβλιοθήκης, εφόσον η διάταξη των χώρων της επέτρεπε την διαµόρφωση κλειστού βιβλιοστασίου µόνο.» 9 9 Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης. 2006. Βιβλιοθήκη Πανεπιστηµίου Μακεδονίας. 15 Ιαν. 2008 <http://www.lib.uom.gr>. 37

Β Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης Το 1 ο πρόγραµµα που πήρε µέρος η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας είχε τίτλο «Εκσυγχρονισµός της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας». Επιστηµονικός υπεύθυνος του έργου ήταν ο κύριος Κωνσταντίνος Μαργαρίτης, καθηγητής του Πανεπιστηµίου. Οι στόχοι που τέθηκαν στα πλαίσια του έργου «Εκσυγχρονισµός της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας» ήταν Η πλήρης αξιοποίηση και εφαρµογή όλων των υποσυστηµάτων του ολοκληρωµένου πακέτου αυτοµατοποίησης Βιβλιοθηκών «Πτολεµαίος ΙΙ» Η αναδροµική καταλογογράφηση του µη καταλογογραφηµένου υλικού και αναδροµική µετατροπή του έντυπου δελτιοκαταλόγου σε µορφή MARC. Οι τίτλοι των βιβλίων που είχαν ως τότε καταλογογραφηθεί ήταν µόλις 12.000 από σύνολο 45.000 βιβλία και 800 τίτλοι περιοδικών από σύνολο 1.000. Η οργάνωση Πληροφοριακού Τµήµατος ο οποίος θα στεγαζόταν σε ειδικό χώρο µέσα στη βιβλιοθήκη. Το νέο Πληροφοριακό Τµήµα θα δίνει έµφαση σε ηλεκτρονικές πηγές πληροφόρησης. Η µικρή συλλογή πληροφοριακού υλικού που υπήρχε χρησιµοποιούνταν ελάχιστα λόγω της µη λειτουργικής χωροθέτησής της. Ένας ακόµη στόχος που τέθηκε στην αρχή του έργου ήταν η βελτίωση του τρόπου πρόσβασης των χρηστών στο υλικό της βιβλιοθήκης. Αυτό θα ήταν εφικτό µε πολλούς τρόπους. Με ελεύθερη πρόσβαση στην ήδη υπάρχουσα συλλογή. Με αύξηση των θέσεων εργασίας εντός του χώρου της Βιβλιοθήκης εφοδιασµένων µε προσωπικούς υπολογιστές µε πρόσβαση στον online κατάλογο της βιβλιοθήκης και σε άλλες τοπικές ή αποµακρυσµένες πηγές πληροφοριών. Επίσης ο εξωτερικός δανεισµός του υλικού της βιβλιοθήκης (είτε σε χρήστες που 38

ανήκουν στην πανεπιστηµιακή είτε όχι) είναι ένας τρόπος να βελτιωθεί η πρόσβαση των χρηστών. Αλλαγές στη διαρρύθµιση των εσωτερικών χώρων της βιβλιοθήκης έτσι ώστε να δηµιουργηθεί ένα λειτουργικό για τους χρήστες για παροχή πληροφοριακών υπηρεσιών στο νέο αυτοµατοποιηµένο και διαδικτυωµένο περιβάλλον. Θα δοθεί παράρτηµα µε σχεδιάγραµµα µε τις κατόψεις της βιβλιοθήκης πριν και µετά την αναδιαµόρφωση για την καλύτερη κατανόηση. Ο εµπλουτισµός της συλλογής µε έντυπο και ψηφιακό υλικό. Ιδιαίτερη έµφαση αποφασίστηκε να δοθεί στην ανάπτυξη και τον εκσυγχρονισµό της συλλογής των βιβλίων που βρισκόταν σε δυσανάλογα (όσο αφορά το τα προγράµµατα σπουδών και τον αριθµό των φοιτητών) χαµηλά ποσοτικά επίπεδα. Η δηµιουργία ενός κεντρικού συστήµατος διαχείρισης των τοπικών και αποµακρυσµένων ηλεκτρονικών πηγών πληροφόρησης που θα προσέφερε η Βιβλιοθήκη. Απώτερος στόχος ήταν ο τελικός χρήστης να µπορεί εύκολα και µε φιλικό τρόπο να εκµεταλλεύεται όλες τις πηγές πληροφόρησης µε ένα κοινό και εύχρηστο σηµείο πρόσβασης. Αργότερα, µε τη δηµιουργία συστήµατος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης θα επιδιωκόταν η ψηφιοποίηση του αρχειακού και άλλου έντυπου υλικού. Ο σχεδιασµός και η εφαρµογή ενός διαρκούς προγράµµατος εκπαίδευσης στη χρήση της Βιβλιοθήκης για τα µέλη της πανεπιστηµιακής κοινότητας και κυρίως για τους φοιτητές, έχοντας σαν σκοπό την συνεχή ενηµέρωση των χρηστών της βιβλιοθήκης και όχι την ευκαιριακή ενηµέρωση. Η πρόσληψη του προσωπικού για την εκτέλεση των εργασιών και επιµόρφωση του στο αντικείµενο και την δοµή των γνωστικών περιοχών που διδάσκονται στο Πανεπιστήµιο, καθώς και στις νέες τεχνολογίες και η επιδίωξη σύναψης συµφωνιών µε ιδρύµατα του εσωτερικού και του εξωτερικού για τη διαρκή επιµόρφωσή του, µε 39

στόχο τη βελτίωση του επιπέδου των παρεχόµενων βιβλιοθηκονοµικών υπηρεσιών. Η εντατικοποίηση του διαδανεισµού µεταξύ των Βιβλιοθηκών, η πρόσβαση και η προώθηση της χρήσης περιοδικών σε ηλεκτρονική µορφή. Μερικές από τις ευεργετικές επιπτώσεις που προβλεπόταν να επιφέρουν οι παραπάνω στόχοι µε την επίτευξή τους είναι: Η ένταξη του συνόλου του υλικού της Βιβλιοθήκης στην τοπική βιβλιογραφική βάση δεδοµένων, µε την αναδροµική επεξεργασία του, θα προσέφερε ευχερή και πολλαπλή πρόσβαση στο σύνολο της συλλογής µέσω του online καταλόγου (opac). Με τον τρόπο αυτό και σε συνδυασµό µε την προσφορά προγραµµάτων βιβλιογραφικής εκπαίδευσης και υπηρεσιών πληροφόρησης θα δίνονταν στους φοιτητές ισχυρά κίνητρα για επαφή µε ένα ευρύ φάσµα βιβλιογραφίας, αποµακρύνοντας τους από τη λογική του «ενός συγγράµµατος». Η ελεύθερη κυκλοφορία του υλικού µε τον εξωτερικό δανεισµό θα συντελούσε στην αποσυµφόρηση του αναγνωστηρίου και η δηµιουργία συλλογής κρατηµένων βιβλίων θα διασφάλιζε τη διαθεσιµότητα πολλαπλών συγγραµµάτων ανά γνωστικό αντικείµενο. Η πλήρης αυτοµατοποίηση των λειτουργιών της Βιβλιοθήκης, µέσω ενός σύγχρονου ολοκληρωµένου συστήµατος θα έδινε τη δυνατότητα για βιβλιοθηκονοµική επεξεργασία µεγαλύτερης ποσότητας υλικού και για βελτίωση των παρεχόµενων υπηρεσιών. Η εκµετάλλευση της βελτιωµένης ηλεκτρονικής υποδοµής και της τεχνογνωσίας που θα αναπτυσσόταν σε συνδυασµό µε την προσφορά νέων υπηρεσιών ηλεκτρονικής πληροφόρησης θα αναβάθµιζαν το ρόλο της Βιβλιοθήκης στη διαδικασία διακίνησης των πληροφοριών και διαχείρισης της γνώσης. Με τη διαµόρφωση και λειτουργία Πληροφορικού Τµήµατος στη βιβλιοθήκη και µε βάση την ανάλυση των πληροφοριακών 40

αναγκών των χρηστών θα αναπτυσσόταν και θα εκσυγχρονιζόταν η πληροφοριακή συλλογή. Με αποτελεσµατική ανάλυση της χρήσης και του κόστους θα παρέχονταν πηγές πληροφόρησης στην καταλληλότερη µορφή (έντυπες πηγές, χρήση τοπικών βάσεων δεδοµένων, πρόσβαση στις αποµακρυσµένες πηγές πληροφόρησης). Θα παρέχονταν υπηρεσίες τρέχουσας ενηµέρωσης στους διδάσκοντες και ερευνητές του ιδρύµατος. Η συλλογή της Βιβλιοθήκης θα αναπτυσσόταν ορθολογικά µε βάσει συγκεκριµένης πολιτικής διαχείρισής της και οι φοιτητές του ιδρύµατος θα εκπαιδεύονταν συστηµατικά στη χρήση των πηγών πληροφόρησης και στη δοµή της βιβλιογραφίας του γνωστικού αντικειµένου τους. 41

Πακέτα εργασίας για την υλοποίηση του έργου «Εκσυγχρονισµός της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας» Το έργο χωρίστηκε σε µικρότερα Πακέτα Εργασίας ανάλογα µε το αντικείµενο απασχόλησης. Στη συνέχεια παρουσιάζονται αναλυτικά τα Πακέτα Εργασίας. ΠΕ1.1 Αναδιαµόρφωση του εσωτερικού χώρου ΠΕ1.2 Αναδροµική καταλογογράφηση ΠΕ1.3 Εµπλουτισµός συλλογής ΠΕ1.4 Βασικές βιβλιοθηκονοµικές µελέτες ΠΕ1.5 ιοίκηση έργου ΠΕ2.1 Οργάνωση και λειτουργία τµήµατος υπηρεσιών πληροφόρησης ΠΕ2.2 Οργάνωση και λειτουργία δανειστικού τµήµατος ΠΕ2.3 Αναδιαµόρφωση τµήµατος περιοδικών ΠΕ2.4 Επιµόρφωση προσωπικού ΠΕ3.1 Ανάπτυξη ενοποιηµένου συστήµατος διαχείρισης ψηφιακής πληροφόρησης ΠΕ3.2 Ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τοπικής πληροφορίας Π.Ε. 1.1 Αναδιαµόρφωση του εσωτερικού χώρου Μέχρι το1997 η Βιβλιοθήκη καταλάµβανε 1300m 2 του ηµιορόφου του κτιρίου του Πανεπιστηµίου και χωρίζονταν σε τρεις κύριους χώρους µε ανεπαρκή επικοινωνία µεταξύ τους: Κλειστό βιβλιοστάσιο, χώρος εργασίας του προσωπικού και αναγνωστήριο. Η ανάγκη δηµιουργίας ξεχωριστών τµηµάτων στην Βιβλιοθήκη σε ειδικούς χώρους µέσα σ αυτή για την ανάπτυξη νέων υπηρεσιών η ανάγκη ελεύθερης πρόσβασης των χρηστών στις συλλογές των βιβλίων και περιοδικών, η ανάγκη δηµιουργίας επαρκούς αριθµού θέσεων εργασίας εντός του χώρου της 42

Βιβλιοθήκης εφοδιασµένων µε προσωπικούς υπολογιστές που θα έχουν πρόσβαση στον on line κατάλογο και σε άλλες τοπικές ή αποµακρυσµένες πηγές πληροφοριών κατέστησαν απαραίτητη την επέκταση και την αναδιαµόρφωση του εσωτερικού χώρου της βιβλιοθήκης έτσι ώστε να προσαρµοστεί στις ανάγκες των χρηστών για παροχή πληροφοριακών υπηρεσιών και στο νέο αυτοµατοποιηµένο και διαδικτυωµένο περιβάλλον. Για την αναπροσαρµογή των χώρων της Βιβλιοθήκης εκπονήθηκε το 1995 µελέτη σκοπιµότητας για την βιβλιοθήκη του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας από τον καθηγητή Βιβλιοθηκονοµίας κ. Γεώργιο Κακούρη. Η µελέτη αυτή κατέγραφε την υπάρχουσα κατάσταση της βιβλιοθήκης που σε συνδυασµό µε διεθνή πρότυπα για τον τρόπο λειτουργίας αντίστοιχων Βιβλιοθηκών αναφέρονταν οι λόγοι αναγκαιότητας και ο βαθµός προσαρµογής της. Με βάση την παραπάνω µελέτη στις αρχές του 1996 εκπονήθηκε αρχιτεκτονική προµελέτη και σχέδιο του αναδιαµορφωµένου χώρου της Βιβλιοθήκης και προεκτίµηση του κόστους. Με την έναρξη του έργου του Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. πραγµατοποιήθηκε τροποποίηση της αρχικής αρχιτεκτονικής προµελέτης και προσαρµόστηκε σε νέα δεδοµένα που διαµορφώθηκαν στον ενδιάµεσο διάστηµα και συντάχτηκε ολοκληρωµένο τελική µελέτη από την τεχνική υπηρεσία του Πανεπιστηµίου. Η ίδια υπηρεσία του Πανεπιστηµίου συνέταξε τα τεύχη δηµοπράτησης, την προκήρυξη µειοδοτικού διαγωνισµού και επέβλεπε την εκτέλεση του έργου σε σχέση µε τα συµφωνηθέντα του συµβολαίου που έγινε µε την ανάδοχη κατασκευαστική εταιρεία. Το έργο της αναδιαµόρφωσης των εσωτερικών χώρων της Βιβλιοθήκης ξεκίνησε το Σεπτέµβριο του 1997 και ολοκληρώθηκε τον Οκτώβριο του 1998. Η Βιβλιοθήκη αυτή τη στιγµή καταλαµβάνει 1800Μ2 περίπου και οι χώροι της έχουν διαµορφωθεί µε τέτοιο τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται σε ικανοποιητικό βαθµό η ροή των διαφορετικών εργασιών της Βιβλιοθήκης και η απασχόληση του αυξανόµενου αριθµού των υπαλλήλων της Βιβλιοθήκης να προσφέρεται η δυνατότητα άµεσης πρόσβασης στις συλλογές της και να επιτυγχάνεται αποτελεσµατικότερα η εξυπηρέτηση των χρηστών της. 43

Η Βιβλιοθήκη προµηθεύτηκε νέους ξύλινους βιβλιοστάτες και ξύλινα εκθετήρια των τρεχόντων τευχών των έντυπων περιοδικών της. Προβλέφθηκαν 49 θέσεις εργασίας για χρήση Η/Υ επίπλεον των 11 του υπήρχαν. Σήµερα χρησιµοποιούνται 39 θέσεις εργασίας στις οποίες έχουν τοποθετηθεί προσωπικού υπολογιστές µε πρόσβαση στον κατάλογο της βιβλιοθήκης, στις βάσεις δεδοµένων που διαθέτει η Βιβλιοθήκη και µε σύνδεση στο INTERNET. ηµιουργήθηκε αίθουσα οπτικοακουστικών µέσων, η οποία εξοπλίστηκε µε προσωπικούς υπολογιστές, δύο ηχοσυστήµατα, δύο τηλεοράσεις µε ενσωµατωµένο βίντεο και ένα πικάπ τα οποία αγοράστηκαν µε κονδύλια του έργου «Εκσυγρονισµός της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας». Επίσης προβλέφθηκε χώρος για την δηµιουργία συλλογής πληροφοριακών έργων. Η επιλογή της θέσης στο χώρο της Βιβλιοθήκης και η επιλογή της τοποθέτησης του υλικού αυτού σε χαµηλούς βιβλιοστάτες έγινε µε το σκεπτικό της διευκόλυνσης της πρόσβασης για την επιτόπια χρήση της συλλογής από το κοινό της βιβλιοθήκης. Τέλος στο χώρο τοποθετήθηκαν σύστηµα πυρανίχνευσης, εξαερισµού και τέσσερις έξοδοι κινδύνου σε διαφορετικά σηµεία της Βιβλιοθήκης. 10 Π.Ε. 1.2 Αναδροµική καταλογογράφηση Το πακέτο εργασίας που αφορά την αναδροµική καταλογογράφηση είχε σαν κύριο στόχο την ένταξη του υλικού της βιβλιοθήκης στην τοπική ηλεκτρονική βάση δεδοµένων που η βιβλιοθήκη απέκτησε από 1993 ακολουθώντας τα διεθνή πρότυπα τυποποίησης βιβλιογραφικών εγγραφών. Ο απώτερος σκοπός της προσπάθειας αυτής είναι η δηµιουργία ενός ενηµερωµένου on line καταλόγου µε όλο το υλικό που έχει αποκτήσει η βιβλιοθήκη από όπου θα προσφέρεται ανοιχτή και πολλαπλή πρόσβαση στην βιβλιογραφία, ευκολία στην ανάκτηση των πληροφοριών καθώς και στον εντοπισµό του υλικού που έχει αποκτηθεί από την βιβλιοθήκη, από τους φοιτητές και υπόλοιπους χρήστες της. 10 Βλ. Παράρτηµα 4 44

Ε1.2.1: σχεδιασµός αναδροµικής καταλογογράφησης Το πρώτο έργο του συγκεκριµένου Πακέτου Εργασίας είχε σαν κύριο στόχο την ένταξη του υλικού της βιβλιοθήκης στην τοπική ηλεκτρονική βιβλιογραφική βάση δεδοµένων, που η βιβλιοθήκη απέκτησε από το 1993 ακολουθώντας τα διεθνή πρότυπα τυποποίησης βιβλιογραφικών εγγραφών. Ο απώτερος σκοπός της προσπάθειας αυτής είναι η δηµιουργία ενός ενηµερωµένου on line καταλόγου µε όλο το υλικό που έχει αποκτήσει η βιβλιοθήκη, απ όπου θα προσφέρεται ανοιχτή και πολλαπλή πρόσβαση στην βιβλιογραφία, ευκολία στην ανάκτηση των πληροφοριών καθώς και στον εντοπισµό του υλικού που έχει αποκτηθεί από την βιβλιοθήκη, από τους φοιτητές και υπόλοιπους χρήστες της. Για την αποτελεσµατικότερη ολοκλήρωση του έργου της αναδροµικής επεξεργασίας του υλικού διαµορφώθηκε ένα πλαίσιο διαδικασιών το οποίο περιλάµβανε Περιγραφή του υλικού, που προορίζονταν για αναδροµική καταλογογράφηση ιαδικασία συγκέντρωσης του υλικού από τα γραφεία του διδακτικού προσωπικού ιαδικασία επεξεργασίας του υλικού (αγορά έτοιµης καταλογογράφησης ή πρωτότυπη). Το παραπάνω πλαίσιο διαδικασιών βοήθησε τους καταλογογράφους που ασχολήθηκαν στο έργο αυτό στην εφαρµογή προτεραιοτήτων στο υλικό που προοριζόταν για αναδροµική καταλογογράφησης, τον έλεγχο του αριθµού του υλικού που επεξεργάζονταν για να ενταχθεί στην συλλογή, στην καταγραφή προβληµάτων που παρουσιάζονταν και την διαµόρφωση αποτελεσµατικότερων τρόπων αντιµετώπισής τους. Ε1.2.2: Πρόσληψη ειδικευµένου προσωπικού / Ε1.2.3: εκπαίδευση προσωπικού 45

Για την εκτέλεση των διαφόρων πακέτων εργασίας του έργου προσλήφθηκαν έξι (6) βιβλιοθηκονόµοι Τ.Ε. και ένας (1) βοηθός βιβλιοθηκαρίου.ε.. Ολο το προσωπικό απασχολήθηκε αρχικά για ένα εξάµηνο στο πακέτο εργασίας που αφορούσε στην αναδροµική καταλογογράφηση και επεξεργασία του υλικού της Βιβλιοθήκης, ενώ για την ολοκλήρωση του πακέτου αυτού συνέχισαν να ασχολούνται µόνο οι δύο (2) από τους έξι (6) βιβλιοθηκονόµους Τ.Ε. µέχρι το τέλους του έργου. Για την επίτευξη των επιθυµητών αποτελεσµάτων στις διαδικασίες της συγκέντρωσης και αναδροµικής καταλογογράφησης του υλικού της βιβλιοθήκης το προσωπικό παρακολούθησε ταχύρυθµο σεµινάριο 82 ωρών. Η εκπαίδευση έγινε σε αίθουσα διδασκαλία του Πανεπιστηµίου, η οποία εξοπλίστηκε µε τα απαραίτητα µηχανήµατα. Ε1.2.4: Ξεκαθάρισµα συλλογής Σύµφωνα µε την ιστορική εξέλιξη της Βιβλιοθήκης υπήρχαν 2 τοπογραφικοί δελτιοκατάλογοι που κατέγραφαν το προς αναδροµική καταλογογράφηση υλικό και οι οποίοι κάλυπταν περίπου τα ¾ του συνόλου των βιβλίων που ανήκαν στην Βιβλιοθήκη. Ο πρώτος αφορούσε βιβλία εντελώς αταξινόµητα και περιελάµβανε δελτία µε µια ενδεικτική καταγραφή των στοιχείων των βιβλίων, που δεν στηρίζονταν σε κάποιο από τα διεθνή πρότυπα. Για να δηµιουργηθεί η τελικός κατάλογος του υλικού που θα προορίζονταν για αναδροµική καταλογογράφηση απαιτήθηκε έλεγχος των δελτίων του συγκεκριµένου δελτιοκαταλόγου, ο οποίος περιελάµβανε τις εξής διαδικασίες: Αφαιρέθηκαν τα πολλαπλά δελτία για τον ίδιο τίτλο βιβλίου Αφαιρέθηκαν δελτία τίτλων οι οποίοι δεν αφορούσαν πλέον κάποιο γνωστικό αντικείµενο του προγράµµατος σπουδών 46

ιαχωρίστηκαν τα δελτία που αφορούσαν περιοδικά Ελέγχθηκαν οι τίτλοι στην ηλεκτρονική βάση της Βιβλιοθήκης για την πιθανότητα να περιλαµβάνονται ήδη οι αντίστοιχες εγγραφές Αριθµήθηκαν τα δελτία που απέµειναν για αναδροµική καταλογογράφηση Κωδικοποιήθηκαν οι αριθµοί εισαγωγής των βιβλίων Μετά την διαδικασία αυτή φωτοτυπήθηκαν τα δελτία και δηµιουργήθηκαν 2 τελικοί κατάλογοι, ο πρώτος περιλάµβανε τα δελτία των ξενόγλωσσων βιβλίων και στο τέλος των ξενόγλωσσων περιοδικών και ο δεύτερος περιλάµβανε τα δελτία των ελληνικών βιβλίων και στο τέλος χωριστά των µεταφράσεων στην ελληνική γλώσσα βιβλίων. Ο δεύτερος τοπογραφικός δελτιοκατάλογος που υπήρχε στη Βιβλιοθήκη δηµιουργήθηκε κατά την περίοδο που εφαρµόστηκε το δεκαδικό ταξινοµικό σύστηµα του Dewey (DDC) για την ταξινόµηση των βιβλίων της Βιβλιοθήκης. Στον κατάλογο αυτό ταξιθετούνταν, επίσης, χωριστά το ξενόγλωσσο από το ελληνικό υλικό σύµφωνα µε τον ταξινοµικό αριθµό που αντιστοιχούσε σε κάθε τίτλο βιβλίου, και που ήταν µοναδικός. Με το ξεκαθάρισµα των δελτιοκαταλόγων τα πολλαπλά αντίτυπα ή τα βιβλία που δεν αφορούσαν το πρόγραµµα σπουδών της Βιβλίοθήκης, καταγράφηκαν σε λίστες και στη συνέχεια αποσύρθηκαν. Η παραπάνω διαδικασία ξεκίνησε στις αρχές Φεβρουαρίου 1997 και ολοκληρώθηκε το Σεπτέµβριο του 1997. Ε 1.2.5: Συγκέντρωση Υλικού Τον Φεβρουάριο του 1997 ξεκίνησε επίσης και µια προσπάθεια συγκέντρωσης του υλικού στη Βιβλιοθήκη έτσι ώστε να µπορέσει να ξεκινήσει η επεξεργασία του υλικού. Ως τότε δεν υπήρχε κανένα όριο στον δανεισµό του υλικού στο διδακτικό προσωπικό. Έτσι ένα τεράστιο ποσοστό του έντυπου υλικού της βιβλιοθήκης (περίπου το 70%) βρισκόταν στα χέρια των µελών ΕΠ και όχι µέσα στον χώρο της Βιβλιοθήκης. Στα πλαίσια του έργου λοιπόν και µετά από Πρυτανικό συµβούλιο, πάρθηκε η απόφαση να επιστραφούν όλα τα βιβλία στη Βιβλιοθήκη και προβλέφθηκε όριο δανεισµού για κάθε µέλος ΕΠ τα 40 47

βιβλία το χρόνο. Η διαδικασία επιστροφής των βιβλίων αποδείχθηκε ιδιαίτερα χρονοβόρα και γι αυτό το λόγο η επεξεργασία του υλικού συνεχίστηκε µέχρι το τέλος του έργου. Πρέπει εδώ να σηµειωθεί ότι από το σύνολο των βιβλίων που έπρεπε να επιστραφεί, έχει επιστραφεί το 51,7%, έχει παραγραφεί τι 17,5% και το υπόλοιπο 30,8% έχει παραµείνει στα γραφεία των καθηγητών ή δεν έχει εντοπιστεί. Ε 1.2.6: Αγορά και µεταφόρτωση έτοιµης καταλογογράφησης Το δεύτερο εξάµηνο του 1995 η Βιβλιοθήκη ξεκίνησε µια συνεργασία µε την OCLC για την προµήθεια βιβλιογραφικών εγγραφών σε ηλεκτρονική µορφή, που αφορούσαν σε 3.100 τίτλους (περίπου 4.830 αντίτυπα) ξενόγλωσσων βιβλίων που ήταν ταξινοµηµένα µε το σύστηµα του Dewey. Η αποστολή των εγγραφών και η µεταφόρτωσή στη βιβλιογραφική βάση της Βιβλιοθήκης τους ολοκληρώθηκε ένα χρόνο µετά. Λόγω έλλειψης προσωπικού, όµως, η αναδροµική επεξεργασία αυτών των αντιτύπων συµπεριλήφθηκε στο έργο του Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. Η δηµιουργία του τελικού καταλόγου του προς αναδροµική καταλογογράφηση υλικού, που δηµιουργήθηκε µε βάση τον δελτιοκατάλογο των αταξινόµητων βιβλίων, έδειξε την ύπαρξη 6.112 τίτλων (περίπου 9.570 αντίτυπα) ξενόγλωσσου υλικού. Η Βιβλιοθήκη έκρινε σκόπιµη την αποστολή των δελτίων αυτών σε εταιρία παροχής υπηρεσιών έτοιµης αναδροµικής καταλογογράφησης σε ηλεκτρονική µορφή. Από τις αρχές του έργου λοιπόν, και µετά από πολλές προσφορές εταιριών από τέτοιες υπηρεσίες η Βιβλιοθήκη υπέγραψε συµφωνητικό τον Οκτώβριο 1997 µε την εταιρία Library Associates. Το έργο ολοκληρώθηκε τον Απρίλιο του 1998. Μέχρι την οριστική παραλαβή των βιβλιογραφικών εγγραφών από την εταιρία Library Associates, η οµάδα της καταλογογράφησης ασχολήθηκε µε την επεξεργασία και ένταξη στη συλλογή των ξενόγλωσσων βιβλίων του Dewey που 48

υπήρχαν έστω στη Βιβλιοθήκη και για τα οποία είχαν αγοραστεί εγγραφές από την OCLC. Από το σύνολο των 14.400 αντίτυπων ξενόγλωσσου υλικού που προοριζόταν για αναδροµική καταλογογράφηση το 63,5% των αντιτύπων επεξεργάστηκε και ενσωµατώθηκε στη συλλογή, 10,5% παραγράφηκε ποσοστό 26% βρίσκεται στα γραφεία των καθηγητών. Επειδή το 1996 που ετοιµάστηκε το τεχνικό δελτίο δεν υπήρχε εταιρία για να αγοραστούν ελληνικές βιβλιογραφικές εγγραφές θεωρήθηκε αυτονόητο ότι το υλικό που ήταν γραµµένο στην ελληνική γλώσσα θα επεξεργαζόταν πρωτότυπα. Όµως το 1998 µια ελληνική εταιρία δηµιούργησε εξειδικευµένο τµήµα επεξεργασίας υλικού για Βιβλιοθήκες µε αποτέλεσµα η Επιτροπή Συντονισµού του Έργου να αποφασίσει την αγορά και µεταφόρτωση ενός µέρους του συνολικού αριθµού των αντιτύπων για το οποίο υπήρχαν κονδύλια. Έτσι αγοράστηκαν 1.800 βιβλιογραφικές εγγραφές σε ηλεκτρονική µορφή για 2.100 αντίτυπα ελληνικών βιβλίων, τα οποία επεξεργάστηκαν και έχουν ενταχθεί στη συλλογή. Π.Ε.1.3 Εµπλουτισµός συλλογής Στις αρχές του 1997 η συλλογή της Βιβλιοθήκης δεν ξεπερνούσε τους 40.000 τίτλους βιβλίων, ενώ βρίσκονταν σε δυσανάλογα ως προς τα προγράµµατα σπουδών και τον αριθµό των φοιτητών- χαµηλά ποσοτικά επίπεδα. Έτσι είναι σαφές ότι µεγάλη σηµασία δόθηκε στην ανάπτυξη και εκσυγχρονισµό της συλλογής των βιβλίων που αφορούν σε όλα τα γνωστικά αντικείµενα των σπουδών των τµηµάτων του πανεπιστηµίου. Η επιλογή του υλικού άρχισε να γίνεται µέσα από διεθνών και πανελληνίως έγκυρα περιοδικά αλλά και από πηγές του διαδικτύου. 49

Για την προµήθεια του ξενόγλωσσου υλικού διενεργήθηκε διεθνής διαγωνισµός για να αναδειχτεί επίσηµος προµηθευτής. Μέχρι το τέλος του έργου του Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. η συλλογή της Βιβλιοθήκης είχε φτάσει τους 61.000 τίτλους καλύπτοντας επαρκώς τις θεµατικές κατηγορίες των προγραµµάτων σπουδών των τµηµάτων του πανεπιστηµίου. Επίσης, για την κάλυψη των αναγκών των φοιτητών του τµήµατος Μουσικής Επιστήµης και Τέχνης διαµορφώθηκε µια βασική συλλογή οπτικοαουστικού υλικού από 650 περίπου βιντεοκασέτες, κασέτες ήχου και µουσικά CDs. Στη συλλογή της βιβλιοθήκης προστέθηκαν µοναδικές για την Ελλάδα εκδόσεις, όπως οι κλαδικές µελέτες που έχουν εκπονηθεί από το τµήµα µελετών της ICAP HELLAS Α.Ε. κατά το διάστηµα 1991-1999, καθώς και οι µελέτες του Ινστιτούτου Οικονοµικών και Βιοµηχανικών Ερευνών (Ι.Ο.Β.Ε.) που εκδόθηκαν από το 1981 ως το 1998. Η προσπάθεια απόκτησης αυτού ντου µοναδικού υλικού είχε σαν στόχο την ευρύτερη κάλυψη των κυριότερων επιστηµονικών και ερευνητικών ενδιαφερόντων της κοινότητας του Πανεπιστηµίου. ιαµορφώθηκε επίσης µια µικρή συλλογή λογοτεχνικών βιβλίων στην ελληνική γλώσσα για την κάλυψη των επιµορφωτικών και ψυχαγωγικών αναγκών της πανεπιστηµιακής κοινότητας. Ιδιαίτερη έµφαση δόθηκε στον εµπλουτισµό της συλλογής της Βιβλιοθήκης σε ηλεκτρονικό υλικό. Έτσι αποκτήθηκαν 19 νέες βάσεις δεδοµένων σε µορφή οπτικών δίσκων (cd-rom). Επίσης από το 1996 παρέχεται η δυνατότητα πρόσβασης σε στοιχεία επιχειρήσεων µε την απόκτηση δικαιωµάτων πρόσβασης στην online βάση δεδοµένων του εµπορικού διαθέτη ICAP HELLAS Α.Ε. Τέλος, η βιβλιοθήκη ως µέλος του δικτύου των ελληνικών ακαδηµαϊκών βιβλιοθηκών (HEAL-LINK, HEllenik Academic Libraries Link) που δηµιουργήθηκε στα πλαίσια του έργου της ικτύωσης των Βιβλιοθηκών των ιδρυµάτων της τριτοβάθµιας εκπαίδευσης, προσφέρει πρόσβαση σε πληθώρα ηλεκτρονικών επιστηµονικών περιοδικών, καθώς και άλλες υπηρεσίες πληροφόρησης στις οποίες το δίκτυο έχει συνδροµή. 50

Π.Ε.1.4 Βασικές Βιβλιοθηκονοµικές Μελέτες Ε1.4.1: Ανάλυση πληροφοριακών αναγκών χρηστών βιβλιοθήκης 11 Η έρευνα αυτή είχε σκοπό τον εντοπισµό των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών της βιβλιοθήκης και την αξιολόγηση των υπηρεσιών που παρέχονται µε στόχο τον εκσυγχρονισµό των προσφερόµενων υπηρεσιών, τη διαµόρφωση νέων και γενικότερα την εξαγωγή συµπερασµάτων που θα βοηθούσαν στην αποτελεσµατικότερη οργάνωση και ανάπτυξη του υλικού, της υποδοµής και των υπηρεσιών της βιβλιοθήκης, καθώς και την ορθότερη κατανοµή του προσωπικού και των εργασιών. Η έρευνα ξεκίνησε µε την έναρξη του έργου. Η συλλογή των στοιχείων έγινε µέσω προσωπικών συνεντεύξεων σε αντιπροσωπευτικό δείγµα της κοινότητας των χρηστών. Το ερωτηµατολόγιο που σχεδιάστηκε αποτελούνταν από είκοσι οκτώ (28) ερωτήσεις. Η έρευνα ολοκληρώθηκε τον Ιούνιο του 1997 και τα αποτελέσµατα έδειξαν τα εξής: Το 32% των ερωτώµενων ανέφερε ότι χρησιµοποιεί και κάποια άλλη βιβλιοθήκη και αντιπροσωπεύει τις κατηγορίες των εξωτερικών χρηστών, του εκπαιδευτικού προσωπικού και των µεταπτυχιακών φοιτητών. Από τους 183 ερωτώµενους που δεν χρησιµοποιούν τη βιβλιοθήκη, το 41% δεν συνηθίζει να πηγαίνει σε βιβλιοθήκες και το 26% χρησιµοποιεί την προσωπική του βιβλιοθήκη. 11 http://www.lib.uom.gr/greek/icap.html 51

Από όσους χρησιµοποιούν τη βιβλιοθήκη ου πανεπιστηµίου Μακεδονίας το 46% το κάνει για λόγους που σχετίζονται µε την εκπαιδευτική διαδικασία, το 39% για λόγους που σχετίζονται µε έρευνα, το 21% για ανάγνωση δικών τους βιβλίων και το 14% για γενικότερους προσωπικούς µορφωτικούς και ενηµερωτικούς λόγους. Από τους χρήστες της βιβλιοθήκης µόλις το 2% δεν είναι ικανοποιηµένοι από αυτή ενώ λίγο ικανοποιηµένοι είναι το 23%. Έτσι το ποσοστό των πολύ ικανοποιηµένων φτάνει το 65% και των πάρα πολύ ικανοποιηµένων το 10%. Καθόλου ικανοποηµένοι 2% Λίγο ικανοποιηµένοι 23% Πολύ ικανοποιηµένοι 65% Πάρα πολύ ικανοποιηµένοι 10% Το 44% των χρηστών πηγαίνουν στη Βιβλιοθήκη 1 µε 2 φορές την εβδοµάδα. Το 26% 2 µε 3 φορές το µήνα και το 15% 1 φορά το µήνα. Επίσκεψη 1-2 φορές την εβδοµάδα 44% Επίσκεψη 2-3 φορές το µήνα 26% Επίσκεψη 1 φορά το µήνα 15% Σύµφωνα µε την άποψη της πλειοψηφίας το πιο εξυπηρετικό ωράριο της βιβλιοθήκης θα ήταν: 08:00 έως 20:00 τις καθηµερινές και 08:00 έως 19:00 τα σαββατοκύριακα. Ένας στους τέσσερις πιστεύει ότι η Βιβλιοθήκη θα πρέπει να είναι κλειστή το Σάββατο, ενώ οι µισοί πιστεύουν το ίδιο για τις Κυριακές. Η πλειοψηφία του 53% συµφωνεί ότι η Βιβλιοθήκη θα πρέπει να παρέχει υπηρεσίες και σε χρήστες που δεν ανήκουν στην κοινότητα του πανεπιστηµίου. 52

Η πλειοψηφία του 59% διαφωνεί στο ότι θα πρέπει να παρέχει υπηρεσίες που δεν ανήκουν στην κοινότητα του Πανεπιστηµίου. Σχεδόν οι µισοί από τους ερωτώµενους στο δείγµα (49%) προτιµούν να κάνουν έρευνα για το αντικείµενο που τους ενδιαφέρει στη Βιβλιοθήκη µε τη βοήθεια ειδικού βιβλιοθηκονόµου. Το 34% θα προτιµούσε να κάνει την έρευνα µόνο του, ενώ το 17% προτιµά να υποβάλει το ερώτηµα και να αναλαµβάνει ο βιβλιοθηκονόµος την ολοκλήρωση της έρευνας. Congress Ε1.4.2 Απόδοση στην ελληνική θεµατικών επικεφαλίδων της Library of Η βιβλιοθήκη του πανεπιστηµίου, όπως και άλλες ελληνικές ακαδηµαϊκές Βιβλιοθήκες, για την θεµατική ευρετηρίαση του υλικού της χρησιµοποιεί το διεθνές πρότυπο θεµατικών επικεφαλίδων της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου, που καθιερώνει τους όρους στην αγγλική γλώσσα. Η έλλειψη ενός πλήρους εθνικού καταλόγου που να περιλαµβάνει ελληνικούς εξειδικευµένους επιστηµονικούς όρους που θα µπορούσε να ακολουθεί µια ελληνική Ακαδηµαϊκή Βιβλιοθήκη, καθώς η ανάγκη έρευνας µέσω του καταλόγου της Βιβλιοθήκης για εντοπισµό του κατάλληλου υλικού της χρησιµοποιώντας ελληνικούς θεµατικούς όρους, από χρήστες της µε ελλιπή γνώση της αγγλικής γλώσσας ή της κατάλληλης επιστηµονικής ορολογίας στην αγγλική, αποτέλεσε το κίνητρο για την ένταξη στο Τεχνικό ελτίο του Έργου και υλοποίηση του πακέτου εργασίας που αφορά στη απόδοση στην ελληνική γλώσσα των θεµατικών επικεφαλίδων της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου. Για τις ανάγκες του έργου αποδόθηκαν στην ελληνική γλώσσα: οι καθιερωµένες θεµατικές επικεφαλίδες και οι ερµηνευτικές σηµειώσεις όπου υπάρχουν στις εγγραφές της βιβλιοθήκης του Κογκρέσου, µε βάση το πρότυπο δόµησης θησαυρού που ακολουθεί η Εθνική Βιβλιοθήκη της Ελλάδας. 53

Το αποτέλεσµα του έργου ήταν να δηµιουργηθούν κατάλογοι σε έντυπη και ψηφιακή µορφή µε στόχο την ενηµέρωση του καταλόγου καθιερωµένων θεµατικών επικεφαλίδων της Βιβλιοθήκης. Π.Ε.1.5 ιοίκηση Έργου Για την αποτελεσµατική διοίκηση του έργου και την οµαλή πορεία των εργασιών, δηµιουργήθηκε Επιτροπή Συντονισµού και Υλοποίησης του Έργου στη οποία συµµετείχαν ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος του Έργου (µέλος ΕΠ), ο αναπληρωτής του (Προϊσταµένη της ιεύθυνσης της βιβλιοθήκης του πανεπιστηµίου Μακεδονίας) και δύο υπεύθυνων πακέτων εργασίας του έργου (βιβλιοθηκονόµοι ΤΕ, µόνιµοι υπάλληλοι της βιβλιοθήκης). Κατά περίπτωση στις συνεδριάσεις συµµετείχαν και υπάλληλοι άλλων Υπηρεσιών του Πανεπιστηµίου, των οποίων η παρουσία διευκόλυνε στη λήψη αποφάσεων (π.χ. υπάλληλοι της τεχνικής υπηρεσίας του πανεπιστηµίου, οι οποίοι παρακολουθούσαν το έργο της αναδιαµόρφωσης του εσωτερικού χώρου της βιβλιοθήκης). Η επιτροπή αυτή καθ όλη τη διάρκεια του έργου συνεδρίασε επίσηµα 37 φορές. Για όλες τις συνεδριάσεις έχουν καταγραφεί πρακτικά. Οι συνεδριάσεις ορίζονταν σε τακτά χρονικά διαστήµατα και κάθε φορά που προέκυπταν ανάγκες. Στις συνεδριάσεις αυτές γίνονταν ενηµέρωση για την πρόοδο των εργασιών, τυχόν προβλήµατα που προέκυπταν και καθυστερήσεις που συνέβαιναν, πραγµατοποιούνταν συζήτηση για την ορθή διαχείριση των κονδυλίων, τις προτεραιότητες των εργασιών, την κατανοµή εργασιών, τις τυχόν αναθεωρήσεις στον τρόπο εφαρµογής και υλοποίησης των εργασιών και τέλος λαµβάνονταν µέτρα διευκόλυνσης της ροής των εργασιών και αποφάσεις οι οποίες καθοδηγούσαν την υλοποίηση του έργου. Για την διαχείριση των οικονοµικών πόρων και την υποστήριξη των διοικητικών αναγκών του έργου, η βιβλιοθήκη προέβλεπε στο Τεχνικό ελτίο την πρόσληψη και απασχόληση ενός λογιστή. 54

Απαραίτητη κρίθηκε επίσης η απασχόληση ενός ειδικού νοµικού συµβούλου που θα είχε εµπειρία στις διαδικασίες προσλήψεων προσωπικού και προµήθειες υλικού. Φυσικά ενδεδειγµένη θεωρήθηκε και η πρόσληψη ενός ειδικού συµβούλου για τα βιβλιοθηκονοµικά θέµατα, ο οποίος θα είχε ως κύρια αρµοδιότητα το σχεδιασµό και τον προγραµµατισµό των νέων υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης. Π.Ε.2.1 Οργάνωση και λειτουργία τµήµατος υπηρεσιών πληροφόρησης Ε2.1.2 Ανάπτυξη πολιτικής διαχείρισης της συλλογής 12 Πρωταρχικός στόχος της Βιβλιοθήκης είναι να υποστηρίζει επαρκώς τα εκπαιδευτικά προγράµµατα των τµηµάτων του Πανεπιστηµίου, σε προπτυχιακό και µεταπτυχιακό επίπεδο, και δευτερευόντως να καλύπτει τις ανάγκες του διδακτικού προσωπικού. Επίσης η συλλογή και διατήρηση του υλικού που σχετίζεται µε την ιστορία και την ανάπτυξη του Πανεπιστηµίου, καθώς και η κάλυψη σε βασικό των γενικότερων µορφωτικών και πολιτιστικών ενδιαφερόντων των χρηστών της, αποτελούν επιµέρους στόχους. Μέχρι το 1997, έτος έναρξης του Ε.Π.Ε.Α.Ε.Κ. «Εκσυγχρονισµός της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας», η επαρκής κάλυψη ή όχι αυτών των στόχων δεν ήταν δυνατό να εξακριβωθεί διότι δεν υπήρχε έως τότε κάποια διαχείρισης της συλλογής. Μια σειρά από παράγοντες, κατέστησαν επιτακτική την ανάγκη δηµιουργίας ενός γραπτού κανονισµού διαχείρισης της συλλογής, βάσει του οποίου η ανάπτυξη και η διαχείριση της συλλογής να γίνεται πλέον µε ορθολογικά κριτήρια, έτσι ώστε η συλλογή της Βιβλιοθήκης να υποστηρίζει ικανοποιητικά τόσο σε ποιοτικό, όσο και σε ποσοτικό επίπεδο τα τρέχοντα 12 http://www.lib.uom.gr/greek/polcon.html 55

εκπαιδευτικά προγράµµατα του Πανεπιστηµίου, καθώς και τις άλλες επιµέρους ανάγκες της ακαδηµαϊκής κοινότητας. Για να καταστεί εφικτή η αξιολόγηση της συλλογής όσον αφορά την κάλυψη των τρεχόντων εκπαιδευτικών προγραµµάτων, κρίθηκε σκόπιµο να γίνει θεµατική ανάλυση των µαθηµάτων όλων των τµηµάτων του Πανεπιστηµίου. Με τη µέθοδο αυτή, το θεµατικό περιεχόµενο των µαθηµάτων κωδικοποιείται και αποδίδεται µε ταξινοµικούς αριθµούς και θεµατικές επικεφαλίδες, κάτι που γίνεται και για κάθε τεκµήριο ξεχωριστά. Συνέπεια αυτής της µεθόδου, είναι να δίνεται η δυνατότητα να εντοπιστούν όλες οι ταξινοµικές περιοχές που υποστηρίζουν µαθήµατα, έτσι ώστε να προσδιορίζεται το επιθυµητό ή µελλοντικό επίπεδο ανάπτυξης της συλλογής στις συγκεκριµένες ταξινοµικές περιοχές, ενώ µε βάση τις θεµατικές επικεφαλίδες να γίνεται πιο ποιοτική η καθηµερινή πληροφοριακή εργασία, πιο ακριβής η επιλογή υλικού, πιο εξειδικευµένα και αποτελεσµατικά τα προγράµµατα βιβλιογραφικής εκπαίδευσης και τέλος, να δηµιουργούνται πιο εξειδικευµένοι οδηγοί χρήσης της Βιβλιοθήκης της Βιβλιοθήκης, όπως αυτοί που δηµιουργήθηκαν και είναι προσβάσιµοι µέσω της ιστοσελίδας της Βιβλιοθήκης και δίνουν τη δυνατότητα σύνδεσης ενός µαθήµατος µε αντίστοιχο υλικό της Βιβλιοθήκης και προσδιορισµό της τοποθεσίας αυτού του υλικού σε σχέση µε την µακέτα της Βιβλιοθήκης. Από το τέλος του 1997 ξεκίνησε η προσπάθεια συγκέντρωσης των αναλυτικών προγραµµάτων των µαθηµάτων όλων των τµηµάτων του πανεπιστηµίου και ταυτόχρονα η σταδιακή επεξεργασία αυτών των δεδοµένων και η κωδικοποίησή τους σε ταξινοµικούς αριθµούς και θεµατικές επικεφαλίδες. Αρχές του 1998 ολοκληρώθηκε αυτό το στάδιο του έργου και στη συνέχεια άρχισε η εισαγωγή αυτών των στοιχείων σε ένα πρόγραµµα διαχείρισης βάσεων δεδοµένων το οποίο σχεδιάστηκε ειδικά για την συγκέντρωση και καταγραφή των αποτελεσµάτων της θεµατικής ανάλυσης των µαθηµάτων. Με βάση τα αποτελέσµατα αυτά, ξεκίνησε στα µέσα του 1998 η αξιολόγηση της συλλογής της Βιβλιοθήκης και ο καθορισµός των επιθυµητών επιπέδων ανάπτυξης της συλλογής σε επιµέρους ταξινοµικές (δηλαδή θεµατικές) περιοχές, ανάλογα µε το αν αντιστοιχούσαν σε κάποιο µάθηµα ή όχι και σύµφωνα 56

µε το αν αυτό το µάθηµα ανήκε σε προπτυχιακό ή µεταπτυχιακό πρόγραµµα σπουδών. συλλογής. Τέλος του 1998 ξεκίνησε η σύνταξη της πολιτικής διαχείρισης της Ακολουθήθηκαν οι διαδικασίες και η µεθοδολογία σύνταξης που ορίζει ο οδηγός Guide for Written Collection Policy Statements που έχει εκδώσει η Αµερικανική Βιβλιοθηκονοµική Ένωση (American Library Association ALA). Η γραπτή πολιτική διαχείρισης της συλλογής, εκέµβριο του 1998. 13 ολοκληρώθηκε τον Ε2.1.3 Αναλυτική βιβλιογραφική καταγραφή των πληροφοριακών πηγών Η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας αποφάσισε στα πλαίσια του έργου να εκπονήσει έναν οδηγό χρήσης των πληροφοριακών πηγών που αυτή διαθέτει. Πρωταρχικός σκοπός ήταν η ενηµέρωση των χρηστών της Βιβλιοθήκης στις πληροφοριακές πηγές που αυτή διαθέτει, καθώς και η εξοικείωση και συστηµατοποίηση της χρήσης αυτών και µε κύριο στόχο την παροχή στους χρήστες της Βιβλιοθήκης ενός εργαλείου ταχείας και αποτελεσµατικής χρήσης αυτών των πληροφοριακών πηγών. Η βασική διάρθρωση του καταλόγου αποφασίστηκε να έχει πλήρη µορφή και να αποτελείται από την εισαγωγή, το κύριο µέρος και τέλος τα ευρετήρια.. Ε.2.1.4: Εκπαίδευση χρηστών 13 Βλ. παραρτηµα 2 57

Στα πλαίσια υλοποίησης του έργου είχε προβλεφθεί ο σχεδιασµός και η εφαρµογή διαρκούς προγράµµατος εκπαίδευσης στη χρήση της Βιβλιοθήκης το οποίο θα απευθύνονταν στους φοιτητές του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας, καθώς επίσης, και η προετοιµασία κατάλληλου υλικού, για την κάλυψη των αναγκών της εκπαίδευσης των χρηστών της. Ο σχεδιασµός ανατέθηκε σε ένα βιβλιοθηκονόµο Τ.Ε. τον Ιανουάριο του 1999. Για τις απαιτούµενες ανάγκες του έργου ο βιβλιοθηκονόµος εκπαιδεύτηκε στο αυτοµατοποιηµένο σύστηµα της Βιβλιοθήκης online κατάλογο «Πτολεµαίος ΙΙ»- ως προς τις δυνατότητες που παρείχε στον χρήστη και τον τρόπο λειτουργίας και ανάκτησης βιβλίων. Επίσης εκπαιδεύτηκε στις βιβλιογραφικές και online βάσεις δεδοµένων όσον αφορά στρατηγικές έρευνας και αναζήτησης και ανάκτησης άρθρων περιοδικών. Σηµαντικό µέρος της προετοιµασίας του προγράµµατος ήταν η αναζήτηση στο internet πηγών πληροφόρησης, όπου έγινε ανάλυση των εργαλείων αναζήτησης πληροφοριών (θεµατικοί κατάλογοι-µηχανές αναζήτησης) καθώς και στρατηγικές έρευνας αλλά και αξιολόγηση των πηγών πληροφόρησης. Ο εµπλουτισµός της συλλογής της Βιβλιοθήκης µε πληθώρα πηγών πληροφόρησης σε ηλεκτρονική µορφή, έκανε απαραίτητη την εκπαίδευση των χρηστών για να µπορούν να ικανοποιούν τις πληροφοριακές ανάγκες τους. Το πρόγραµµα βιβλιογραφικής εκπαίδευσης απευθύνθηκε σε όλους τους χρήστες της Βιβλιοθήκης. Το κοινό της Βιβλιοθήκης ποικίλει. Η Βιβλιοθήκη δεν καλύπτει τις ανάγκες µόνο των φοιτητών του Πανεπιστηµίου αλλά απευθύνεται σε όλους τους πολίτες της ευρύτερης περιοχής της Θεσσαλονίκης. 58

Ε2.1.5: Σχεδιασµός ανάπτυξης και παροχή νέων υπηρεσιών πληροφόρησης Στα πλαίσια του έργου, η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας σχεδίασε και οργάνωσε νέες υπηρεσίες πληροφόρησης για τους χρήστες της. Την ευθύνη της προσφοράς υπηρεσιών αυτών έχει αναλάβει το Τµήµα Πληροφόρησης και Τεκµηρίωσης της Βιβλιοθήκης. Ως κύριοι τοµείς δραστηριότητας του Τµήµατος καθορίστηκαν οι παρακάτω: Π.Ε.2.2: Οργάνωση και λειτουργία τµήµατος υπηρεσιών πληροφόρησης (Υπηρεσίες πρόσβασης) Ε2.2.2: Σχεδιασµός και ανάπτυξη ανειστικού Τµήµατος Στα πλαίσια της οργάνωσης και λειτουργίας του δανειστικού τµήµατος και για την ολοκλήρωση των εργασιών που προβλέπονταν από το Τεχνικό ελτίο του Έργου, απασχολήθηκε στη Βιβλιοθήκη ένα άτοµο (πτυχιούχος ΤΕΙ βιβλιοθηκονοµίας). Οι εργασίες του πακέτου ξεκίνησαν τον εκέµβριο του 1997 και ολοκληρώθηκαν (σε επίπεδο µελετών) τον εκέµβριο του 1998, οπότε και τέθηκαν σε εφαρµογή. Κατ αρχήν, αναθεωρήθηκε ο κανονισµός δανεισµού στα πλαίσια του 59

Κανονισµού Λειτουργίας της Βιβλιοθήκης και παραµετροποιήθηκε το σύστηµα αυτοµατοποίησης της Βιβλιοθήκης, ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ, ανά κατηγορία χρηστών και υλικού, ώστε να υποστηρίζει την ασφαλή λειτουργία της νέας πολιτικής σύµφωνα µε την οποία το δικαίωµα δανεισµού του υλικού της Βιβλιοθήκης επεκτεινόταν και έξω από τα πλαίσια της ακαδηµαϊκής κοινότητας του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας. Ο εξωτερικός δανεισµός, για όλες τις κατηγορίες τέθηκε σε εφαρµογή τον εκέµβρη του 1998. κρίση και αναθεώρηση της πολιτικής έγινε, µε την απόκτηση νέου συστήµατος αυτοµατοποίησης από τη Βιβλιοθήκη, του HORIZON, τον Ιούλιο του 1999. Ε2.2.3: Σχεδιασµός και ανάπτυξη τµήµατος διαδανεισµού Από τον Φεβρουάριο του 1998 και µέχρι τοι Ιούνιο του ίδιου έτους εκπονήθηκε η «Συγκριτική µελέτη διαδανειστικών συστηµάτων και διαθετών αυτών» και συντάχθηκε η «Πολιτική ιαδανεισµού». Η µελέτη εκπονήθηκε µε κύριο στόχο την αναβάθµιση της συγκεκριµένης υπηρεσίας µέσω της επιλογής του καταλληλότερου προµηθευτή της Βιβλιοθήκης από άποψη τόσο οικονοµική όσο και από προσφοράς υπηρεσιών. Εν αναµονή εθνικού συλλογικού καταλόγου η µελέτη προσανατολίστηκε σε εµπορικό διαθέτη. Κατά την έρευνα προέκυψαν πάνω από σαράντα διαθέτες εκ των οποίων οχτώ πληρούσαν τα κριτήρια που τέθηκαν από τη Βιβλιοθήκη. Οι οχτώ αυτοί διαθέτες συγκρίθηκαν βάσει των πληροφοριών που δίνανε µέσω των ιστοσελίδων τους και των φυλλαδίων που απέστειλαν όταν αυτά τους ζητηθήκαν. Η «πολιτική ιαδανεισµού» συντάχθηκε για να καλύψει το κενό που υπήρχε στον «Κανονισµό Λειτουργίας της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας». Κύριος στόχος της πολιτικής είναι η σαφής και πλήρης περιγραφή των δυνατοτήτων και διαδικασιών που έπρεπε να ακολουθούν οι χρήστες αλλά και των δικαιωµάτων και υποχρεώσεων που έχουν κατά τη χρήση της υπηρεσίας αυτής. Η σύνταξη του κρίθηκε απαραίτητη ενόψει του Εθνικού Συλλογικού Καταλόγου αλλά και της πρόβλεψης για αύξηση της κίνησης του Γραφείου κατά 80% µέχρι το τέλος του έργου. Τον Ιούλιο του 1998 ξεκίνησε η µελέτη της οργάνωσης συλλογής κρατηµένων βιβλίων. Συντάχθηκε η Πολιτική ιαχείρισης της Συλλογής Κρατηµένου Υλικού µε σκοπό τη διευκόλυνση και την κατανόηση του των 60

διαδικασιών ανάπτυξης της συλλογής και εντάχθηκε στον «Κανονισµό Λειτουργίας της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας» ο «Κανονισµός Βραχυπρόθεσµου ανεισµού» που αφορά τη διακίνηση του υλικού της προαναφερόµενης συλλογής. Το σύστηµα αυτοµατοποίησης της Βιβλιοθήκης «ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ» παραµετροποιήθηκε για να υποστηρίξει την πολιτική δανεισµού (εξωτερική διακίνηση υλικού) στις κατηγορίες χρηστών που αυτό επιτρεπόταν, ενώ δηµιουργήθηκε βάση δεδοµένων σε access για τον έλεγχο του υλικού σε στατιστικό επίπεδο. Η έναρξη της συγκρότησης της συλλογής έγινε τον Ιανουάριο του 1999, µετά από αποστολή στους διδάσκοντες σχετικής επιστολής, Κρίση και αναθεώρηση της πολιτικής έγινε τον Σεπτέµβριο του 1999 µε την αγορά του νέου συστήµατος αυτοµατοποίησης (HORIZON) από τη Βιβλιοθήκη, το οποίο παραµετροποιήθηκε τον ίδιο µήνα. ΠΕ2.3: Αναδιαµόρφωση τµήµατος περιοδικών Το 1997 στα πλαίσια της γενικότερης αναδιαµόρφωσης των λειτουργιών και υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης ένα από τα τµήµατα που αποφασίστηκε να αναδιαµορφωθούν ήταν και το Τµήµα Περιοδικών. Τον Ιούνιο του 1997 το Τµήµα Περιοδικών µετονοµάζεται σε «Γραφείο Συνδροµών και Παρακολούθησης Περιοδικών» και στελεχώνεται µε ένα ακόµη άτοµο, που προσελήφθηκε στα πλαίσια του έργου. Ε2.3.2: Σχεδιασµός Αναδιοργάνωσης Τµήµατος Περιοδικών Αναλυτικότερα το πρόγραµµα «Ηλεκτρονικά Περιοδικά» περιλάµβανε διάφορες εργασίες, οι οποίες ολοκληρώθηκαν σε τρεις φάσεις: 61

Φάση Α (Ιούλιος 1997 Σεπτέµβριος 1997) Στόχοι της πρώτης φάσης ήταν η διενέργεια όλων των προκαταρτικών εργασιών για την εκτέλεση και το σχεδιασµό της ολοκλήρωσης του Π.Ε. Αναλυτικά: Αναζήτηση βιβλιογραφίας πάνω στο θέµα Επαφές µε άλλες βιβλιοθήκες που είχαν εµπειρία Σύνταξη οργανογράµµατος περάτωσης των εργασιών Σύνταξη ερωτηµατολογίου διερεύνησης της κοινότητας των χρηστών της Βιβλιοθήκης Ανάλυση των αποτελεσµάτων του ερωτηµατολογίου Θεµατική κατανοµή της συλλογής έντυπων περιοδικών Επιλογή θεµάτων τα οποία θα εκπροσωπούνταν σε δείγµα συλλογής ηλεκτρονικών περιοδικών που δηµιουργήθηκε στη Φάση Β Φάση Β (Οκτώβριος 1997 εκέµβριος 1997) Η Φάση Β περιλάµβανε όλες τις βασικές µελέτες για τη δηµιουργία, οργάνωση, διαχείριση της συλλογής ηλεκτρονικών περιοδικών που θα δηµιουργούνταν. Αναλυτικά: Προσδιορίστηκαν τα κριτήρια βάσει των οποίων θα γινόταν η επιλογή του αρχικού δείγµατος ηλεκτρονικών περιοδικών που θα µελετούνταν ηµιουργήθηκαν φόρµες ελέγχου για κάθε έναν από τους τίτλους που θα περιλάµβανε το δείγµα ηµιουργήθηκε φόρµα για τον έλεγχο των διαθέσιµων ηλεκτρονικά back volumes των τίτλων που θα περιλάµβανε το δείγµα Αναζητήθηκε το δείγµα και δηµιουργήθηκε συλλογή 20 τίτλων Έγινε µελέτη του δείγµατος και εντοπισµός προβληµάτων που τυχόν παρουσιάστηκαν σε αυτό Συντάχθηκε λεπτοµερής αναφορά της µελέτης του δείγµατος 62

Βάσει της αναφοράς της µελέτης του δείγµατος συντάχθηκε το εγχειρίδιο «Σχέδιο ανάπτυξης και διαχείρισης συλλογής ηλεκτρονικών περιοδικών» ηµιουργήθηκε συλλογή 250 τίτλων περιοδικών τα οποία προσφερόταν χωρίς χρέωση µέσω διαδικτύου ηµιουργήθηκε ιστοσελίδα που φιλοξενεί αυτή τη συλλογή Κατατέθηκε µελέτη µελλοντικής ανάπτυξης και διαχείρισης της συλλογής ηλεκτρονικών περιοδικών Φάση Γ (Ιανουάριος 1998 Απρίλιος 1998) Η Φάση Γ ήταν η καταληκτική φάση του Π.Ε. κατά την οποία έγιναν οι τελικοί έλεγχοι και δοκιµές της ολοκληρωµένης συλλογής ηλεκτρονικών περιοδικών που δηµιουργήθηκε, καθώς και κάποιες συµπληρωµατικές µελέτες σχετικά µε τη συλλογή. Αναλυτικά: Έγινε ανάρτηση όλων των τίτλων της συλλογής στον κεντρικό διακοµιστή της Βιβλιοθήκης Μελετήθηκε η συµπεριφορά της συλλογής στην τελική της µορφή Έγινε η τελική µορφοποίηση της ιστοσελίδας που θα φιλοξενούσε τη συλλογή Αναδιαµορφώθηκε και συµπληρώθηκε η αρχική πρόταση του «Σχεδίου ανάπτυξης και διαχείρισης συλλογής ηλεκτρονικών περιοδικών» Έγινε µελέτη αξιολόγησης της υπηρεσίας ηλεκτρονικών περιοδικών SWETSNET και εκδόθηκε πληροφοριακός οδηγός για τη χρήση του Έγινε αγορά τίτλων από την παραπάνω υπηρεσία Με την περάτωση των εργασιών του έργου της διαµόρφωσης συλλογής ηλεκτρονικών περιοδικών, η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας: 63

Απέκτησε την πρώτη θεµατικά οργανωµένη συλλογή ηλεκτρονικών περιοδικών Απέκτησε µια ιστοσελίδα που φιλοξενούσε την παραπάνω συλλογή Απέκτησε ένα βασικό εγχειρίδιο για την ανάπτυξη και διαχείριση τέτοιων συλλογών Π.Ε.2.4 Επιµόρφωση προσωπικού Ένα πολύ σηµαντικό σηµείο στο έργο ήταν η επιµόρφωση του προσωπικού της Βιβλιοθήκης. Έγινε λοιπόν ιδιαίτερη προσπάθεια να επιτευχθεί, µε την συµµετοχή του προσωπικού σε σεµινάρια, whorkshops και προγράµµατα ανταλλαγών. Ε2.4.2 Οργάνωση επιµορφωτικού σεµιναρίου στις νέες τεχνολογίες Τον εκέµβριο του 1998 διεξήχθηκε ο πρώτος σεµιναριακός κύκλος είκοσι (20) διδακτικών ορών που περιλάµβανε την εκπαίδευση των υπαλλήλων της Βιβλιοθήκης σε θέµατα βασικών εντολών DOS, WWW, Browsers, Search engines, χρήση του e-mail, ftp και σύνδεση µε modem. Ο δεύτερος σεµιναριακός κύκλος (20 ωρών και πάλι) πραγµατοποιήθηκε τον Ιούνιο του 1999 και περιλάµβανε την εκπαίδευση των υπαλλήλων της Βιβλιοθήκης στην δηµιουργία HTML σελίδων. Ε2.4.3 Πρόγραµµα επιµόρφωσης του προσωπικού της Βιβλιοθήκης 64

Στα πλαίσια του έργου και της συµφωνίας συνεργασίας µεταξύ του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας και του Kent State University που αφορά στη ανταλλαγή επιστηµονικού και άλλου προσωπικού µεταξύ των δύο Πανεπιστηµίων, µόνιµη υπάλληλος της Βιβλιοθήκης πήγε στο Πανεπιστήµιο του Kent για µετεκπαίδευση δύο µηνών. Η εκπαίδευση έγινε στη Βιβλιοθήκη του Kent State University και αφορούσε σε θέµατα οργάνωσης και βιβλιογραφικού ελέγχου του υλικού της Βιβλιοθήκης, µε έµφαση στην οργάνωση µουσικής συλλογής. Κατά τη διάρκεια της απασχόλησής της επισκέφθηκε όλα τα τµήµατα της Κεντρικής Βιβλιοθήκης όπου και ενηµερώθηκε για τη ροή των εργασιών και τις νέες τεχνολογίες. Τον εκέµβριο του 1998 οργανώθηκε συνάντηση του προσωπικού της Βιβλιοθήκης για την ενηµέρωση των υπαλλήλων πάνω στην εµπειρία της δίµηνης απασχόλησης της υπαλλήλου που επισκέφτηκε το Πανεπιστήµιο του Kent. Στα πλαίσια του ίδιου πακέτου εργασίας δόθηκε η δυνατότητα παρακολούθησης σεµιναρίων, συνεδρίων και άλλων κύκλων επαγγελµατικής εκπαίδευσης και κατάρτισης στο προσωπικό της Βιβλιοθήκης. Π.Ε.3.1: Ανάπτυξη ενοποιηµένου συστήµατος διαχείρισης ψηφιακής πληροφόρησης Στα πλαίσια της ανάπτυξης ενός ενοποιηµένου συστήµατος πρόσβασης και διαχείρισης της ψηφιακής πληροφορίας της Βιβλιοθήκης αποκτήθηκε και εγκαταστάθηκε το ολοκληρωµένο σύστηµα µηχανοργάνωσης βιβλιοθηκών HORIZON. Κατά την εγκατάστασή του έγινε µεταφορά των στοιχείων που είχαν καταχωρηθεί στο προηγούµενο σύστηµα µηχανοργάνωσης της Βιβλιοθήκης (ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ) στο νέο σύστηµα. Το νέο σύστηµα εκτός από τα υποσυστήµατα αναζήτησης, καταλογογράφησης, δανεισµού, προσκτήσεων και περιοδικών διαθέτει σύστηµα 65

βιβλιοδεσίας, συλλογής κρατηµένου υλικού, διαδανεισµού και αυτόµατου δανεισµού. Λειτουργεί µε την αρχιτεκτονική client-server και δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης των χρηστών στον online κατάλογο της Βιβλιοθήκης από απόσταση και οποιαδήποτε στιγµή. Παράλληλα µε το σύστηµα HORIZONεξακολουθεί να λειτουργεί και το παλαιότερο σύστηµα αυτοµατισµού ΠΤΟΛΕΜΑΙΟΣ ΙΙ ώστε να γίνεται πιο οµαλά η µετάβαση του προσωπικού στο νέο σύστηµα. Για την πρόσβαση στις βάσεις δεδοµένων και στο οπτικοακουστικό υλικό της Βιβλιοθήκης αποκτήθηκε µετά από διαγωνισµό το σύστηµα UltraNet. Το σύστηµα αυτό έχει τη δυνατότητα να διαχειρίζεται µεγάλο αριθµό βάσεων δεδοµένων να δίνει πρόσβαση σε χρήστες ξεπερνώντας την ιδιαιτερότητα της κάθε βάσης δεδοµένων και του λογισµικού αναζήτησής της. Εκτός από το UltraNet, για πρόσβαση σε βιβλιογραφικές βάσεις δεδοµένων βιβλιοθηκονοµικού κυρίως ενδιαφέροντος χρησιµοποιείται και το σύστηµα CD- Net. Τέτοιες βάσεις είναι οι βάσεις της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσσου των Ηνωµένων Πολιτειών Αµερικής LC Biliographic, LC Names και LC Subject, καθώς και οι Cataloger s Desktop kai Classification Plus που χρησιµοποιούνται από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης για την καλύτερη και πληρέστερη καταλογογράφηση του υλικού της Βιβλιοθήκης µε βάση τα διεθνή πρότυπα. Για την πρόσβαση στην τοπική «γκρίζα» βιβλιογραφία δηµιουργήθηκε ένα τοπικό FTP site της Βιβλιοθήκης όπου αποθηκεύονται διπλωµατικές εργασίες, διδακτορικές διατριβές κτλ. Που δεν είναι προσβάσιµα µέσω άλλων συναφών προγραµµάτων σε ενδοπανεπιστηµιακό και διαπανεπιστηµιακό επίπεδο. Η πρόσβαση γίνεται µε µηχανισµό ασφαλείας χρήστη/κωδικού µε τους ίδιους λογαριασµούς που χρησιµοποιούνται στο σύστηµα UltraNet. Με τεχνικές HTML οι χρήστες µπορούν να ξεναγηθούν ηλεκτρονικά στους χώρους της Βιβλιοθήκης από απόσταση, να βρουν σε ποιους χώρους βρίσκεται το υλικό που τους ενδιαφέρει, τι υλικό βρίσκεται σε κάθε βιβλιοστάτη κλπ. 66

Για την τοπική πρόσβαση στις παραπάνω εφαρµογές η Βιβλιοθήκη προµηθεύτηκε και εγκατέστησε στους υπολογιστές που βρίσκονται στο χώρο της το πρόγραµµα Menu Builder. Το πρόγραµµα αυτό είναι ελεγχόµενο κεντρικά και παρέχει στους χρήστες ένα πολύ φιλικό περιβάλλον εργασίας, µέσα από το οποίο οι χρήστες µπορούν να εκκινήσουν οποιαδήποτε από τις παραπάνω εφαρµογές. Για την από απόσταση πρόσβαση µέσα από ένα ενιαίο περιβάλλον δηµιουργήθηκε του World Wide Web site της Βιβλιοθήκης. Οι ιστοσελίδες εµφανίζονται σε δύο γλώσσες. Η µορφή του site είναι απλή, εύκολη στη χρήση της, µε έµφαση στην πληροφόρηση. Ορισµένες επιλογές εµφανίζονται σε κάθε σελίδα για διευκόλυνση της πλοήγησης. Το site περιλαµβάνει: Πρόσβαση στον κατάλογο της Βιβλιοθήκης Πληροφορίες για τη Βιβλιοθήκη Πηγές πληροφοριών Υπηρεσίες της Βιβλιοθήκης Μηχανή αναζήτησης Χάρτη πλοήγησης του site Στατιστικά στοιχεία χρήσης του site Π.Ε.3.2 Ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τοπικής πληροφορίας Η εργασία αυτή είχε ως στόχο την οπτική σάρωση των σελίδων των περιεχοµένων ενός τµήµατος των ελληνικών περιοδικών που διαθέτει η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας και την κατάλληλη αρχειοθέτηση της τοπικής πληροφορίας για την πρόσβαση σε αυτές µέσω HTML σελίδων. Η εργασία ανατέθηκε σε ένα βιβλιοθηκονόµο και ένα πληροφορικό οι οποίοι ολοκλήρωσαν το έργο σε συνεργασία µε πληροφορικό που απασχολείται στη Βιβλιοθήκη. Η οπτική σάρωση των περιοδικών πραγµατοποιήθηκε µε την προµήθεια ενός σαρωτή κειµένων και ειδικού λογισµικού οπτικής ανάγνωσης χαρακτήρων, 67

στα πλαίσια του έργου «Βελτίωση του εξοπλισµού της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστηµίου Μακεδονίας» Για κάθε περιοδικό που σαρώθηκε, επιλέχθηκε είτε ο πίνακας περιεχοµένων κάθε τεύχους είτε τυχόν ευρετήρια που υπήρχαν για κάθε έτος. Αν για κάποιο περιοδικό υπήρχαν και ευρετήρια και περιεχόµενα, τότε επιλέγονταν τα ευρετήρια, µόνο στην περίπτωση που αυτά υπήρχαν για όλα τα έτη ή για τα περισσότερα από αυτά. Σε περίπτωση που επιλέγονταν τα ευρετήρια και για κάποια έτη δεν υπήρχαν, τότε για τα έτη αυτά χρησιµοποιήθηκε ο πίνακας περιεχοµένων των τευχών. Στην συνέχεια έγινε σχεδίαση και ανάπτυξη τοπικής εφαρµογής σε Access, εισαγωγή δεδοµένων και ανάπτυξη προγραµµάτων για να µπορούν οι χρήστες να κάνουν έρευνα µέσω των περιεχοµένων περιοδικών, επιλέγοντας συγκεκριµένα περιοδικά, έτη ή ευρετήρια. Η αναζήτησή τους σαν αποτέλεσµα τους έδινε την εικόνα του περιοδικού που έχει σαρωθεί. Όλη η εφαρµογή γίνεται δυναµικά µέσα από προγράµµατα που συνδέονται µε την βάση και δίνουν έτσι αποτελέσµατα στον Browser, ανάλογα µε την επιλογή του χρήστη. Η γλώσσα προγραµµατισµού ASP για το Internet είναι µια τεχνολογία της Microsoft που µας δίνει τη δυνατότητα δυναµικά να κάνουµε τροποποίηση σε µια βάση δεδοµένων, να προσθέσουµε και να διαγράψουµε εγγραφές. Είναι µια πολύ σηµαντική τεχνολογία στο να µας δίνει τη δυνατότητα να δηµιουργούµε φόρµες αλληλεπίδρασης µε τους χρήστες για να στέλνουν ερωτήµατα στη βάση και να ανακτούν πληροφορίες µε συνδυασµούς συγκεκριµένων πεδίων που υπάρχουν στη βάση.χρησιµοποιήθηκαν λοιπόν οι τεχνολογίες ASP, HTML µε συνδυασµό της βάσης δεδοµένων σε ACCESS. 68