λειτουργιών βιβλιοθήκης

SaaS Ολοκληρωμένη openabekt υπηρεσία διαχείρισης καταλόγου & Ολοκληρωμένη λειτουργιών βιβλιοθήκης υπηρεσία διαχείρισης καταλόγου & λειτουργιών βιβλιοθήκης openabekt.gr openabekt.gr

Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης ΕΙΕ Μονάδα Τεκμηρίωσης ΕΚΤ Υπεύθυνη Έκδοσης: Ελένη Αγγελίδη Επιμέλεια Έκδοσης: Έλενα Λαγούδη Σχεδιασμός Έκδοσης: Δήμητρα Πελεκάνου Copyright 2016 Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης Ι EIE δ. Βασιλέως Κωνσταντίνου 48, 11635 Αθήνα τ.: 210 7273900 f: 210 7246824 e: ekt@ekt.gr www.ekt.gr Το έργο αυτό διατίθεται με άδεια Creative Commons Αναφορά-Μη Εμπορική Χρήση- Όχι Παράγωγα Έργα 4.0 Ελλάδα Προκειμένου να δείτε αντίγραφο της άδειας επισκεφθείτε: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/deed.el Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 1

Σχετικά με τον οδηγό Ο οδηγός αυτός παρουσιάζει την ολοκληρωμένη Υπηρεσία SaaS openabekt του ΕΚΤ. Το openabekt είναι η μετεξέλιξη του ΑΒΕΚΤ, του ολοκληρωμένου συστήματος βιβλιοθηκών (ILS), που αναπτύσσεται από το ΕΚΤ από το 1987 και εξυπηρετεί περισσότερες από 2.500 βιβλιοθήκες και άλλους οργανισμούς, όπως μουσεία και αρχεία. Στόχος είναι να παρουσιάσει την υπηρεσία, την υποδομή και τη διαδικασία υλοποίησης. Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ To ΕΚΤ, στοχεύοντας στην ανάπτυξη ενός ισχυρού δικτύου φορέων για τη διαφύλαξη και ανάδειξη του διαθέσιμου έγκριτου ψηφιακού περιεχομένου της χώρας και για την ενίσχυση των υπηρεσιών που παραδοσιακά παρέχονται από βιβλιοθήκες αναπτύσσει μια σειρά νέων υπηρεσιών, αξιοποιώντας το μοντέλο SaaS (Software as a Service = Λογισμικό ως Υπηρεσία). Μεταξύ των υπηρεσιών αυτών συγκαταλέγεται η Υπηρεσία openabekt, η οποία απευθύνεται και προσφέρεται σε βιβλιοθήκες και άλλους φορείς με αυξημένες ανάγκες διαχείρισης περιεχομένου και υπηρεσιών που επιτελούν πολλαπλές ροές εργασίας, όπως τεκμηρίωση, ανάπτυξη καθιερωμένων αποδόσεων, διαχείριση ψηφιακών και μη τεκμηρίων, διαχείριση μελών, δανεισμό, στατιστικά, αναφορές, κ.ά. Το openabekt είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα διαχείρισης και ανοικτής διάθεσης καταλόγου και λειτουργιών βιβλιοθήκης και περιλαμβάνει νέα χαρακτηριστικά, όπως περιβάλλον Ενιαίας Πρόσβασης σε όλο το περιεχόμενο που διατίθεται σε openabekt (http://catalogue.openabekt.gr), λειτουργίες ολοκληρωμένης διαχείρισης ψηφιακού και συμβατικού περιεχομένου, υποστήριξη ανάπτυξης συνεργατικού καταλόγου, την υποστήριξη υπηρεσιών διαδανεισμού, την ανοικτή διάθεση του καταλόγου της βιβλιοθήκης, την ανάδειξη των οντοτήτων και των σημασιολογικών διασυνδέσεων του Καταλόγου, κ.λπ. Το openabekt παρέχεται ως ολοκληρωμένη Υπηρεσία και συνοδεύεται από διαδικτυακές υπηρεσίες πιστοποιημένης εκπαίδευσης (elearning) και διαρκούς υποστήριξης (ehelpdesk, eknowledgebase). Το openabekt εξασφαλίζει τη διαλειτουργικότητα με εθνικές και διεθνείς πλατφόρμες συσσώρευσης και διάχυσης περιεχομένου και αναζητείται από ευρετήρια και μηχανές αναζήτησης ανοικτού περιεχομένου όπως η Google. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 2

Η Υπηρεσία openabekt, διατίθεται διαδικτυακά, με τεχνολογίες αιχμής, όπως είναι το μοντέλο παροχής υπηρεσιών Software as a Service (SaaS), δηλαδή διατίθεται από τις Υποδομές Νέφους του ΕΚΤ, οπότε δεν χρειάζεται τοπική εγκατάσταση στα υπολογιστικά συστήματα των φορέων που τη χρησιμοποιούν. Το ΕΚΤ παρέχει την πλατφόρμα, την υποδομή και τις υπηρεσίες που αφορούν τη λειτουργία του συστήματος της βιβλιοθήκης, τη φιλοξενία των δεδομένων και των υπηρεσιών της, την ανοικτή διάθεσή τους σε πραγματικό χρόνο μέσα από το διαδίκτυο. Το σύνολο του ψηφιακού περιεχομένου διατίθεται δημόσια μέσα από σύγχρονες ψηφιακές υποδομές που αναπτύσσει και υποστηρίζει το ΕΚΤ, με τρόπο που εξασφαλίζει στους χρήστες μια σύγχρονη εμπειρία πλοήγησης και αναζήτησης. Διαδικασία λήψης υπηρεσίας Μετά την έναρξη της συνεργασίας με το ΕΚΤ, ο φορέας λαμβάνει έναν κωδικό για πρόσβαση σε ένα σύνολο σύγχρονων υπηρεσιών: το δικτυακό openabekt Wizard, το elearning, το eknowledgebase και το ehelpdesk. Στο openabekt Wizard ο φορέας διαμορφώνει την εφαρμογή του. Πρόκειται για ένα καινοτόμο διαδικτυακό εργαλείο σχεδιασμού, με πεδία τα οποία συμπληρώνει ο φορέας για να παραμετροποιήσει την εφαρμογή του και να εισάγει τα δικά του επικοινωνιακά χαρακτηριστικά. Από την ενιαία υποδομή openabekt παράγεται η εφαρμογή του κάθε φορέα. Παράλληλα, το περιεχόμενο του φορέα διατίθεται και από τον Ενιαίο Κατάλογο του openabekt, μαζί με το περιεχόμενο όλων των φορέων που το χρησιμοποιούν. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 3

Η υπηρεσία elearning είναι μια σύγχρονη υπηρεσία εξ αποστάσεως εκπαίδευσης, η οποία προσφέρεται μέσα από εύχρηστο και εξελιγμένο μαθησιακό περιβάλλον που αξιοποιεί εικόνα, κείμενα και ήχο και ως εκ τούτου ανταποκρίνεται πλήρως στις επιμέρους ανάγκες των μαθητευομένων. Το eknowledgebase αποτελεί μια δεξαμενή πληροφορίας συγκεντρώνεται όλη η υποστηρικτική πληροφορία για τη χρήση και την αξιοποίηση της υπηρεσίας. Οι χρήστες του φορέα, μπορούν να εντοπίσουν αυτά που χρειάζονται σε μια γκάμα υλικού, όπως, οδηγοί, συχνές ερωτήσεις, εγχειρίδια, θεματικές παρουσιάσεις, αναφορές και διευκρινίσεις. Παράλληλα, προσφέρεται και υπηρεσία ehelpdesk, διαδικτυακής υποστήριξης, η οποία απαντά σε κάθε ερώτημα και πρόσθετη ανάγκη των φορέων, παρέχοντας τις αναγκαίες πληροφορίες και επιλύοντας άμεσα και αποτελεσματικά εξειδικευμένα ζητήματα. Τα βήματα υλοποίησης της υπηρεσίας openabekt είναι τα εξής: 1. Συμπλήρωση openabekt Wizard, του εργαλείου Σχεδιασμού Υπηρεσίας από το φορέα. 2. Διάθεση υπηρεσιών elearning, ehelpdesk, eknowledge Base στο φορέα. 3. Αναβάθμιση και Μετάπτωση των μεταδεδομένων του φορέα σε openabekt. Η δράση περιλαμβάνει αυτοματοποιημένους ποιοτικούς ελέγχους, επικύρωση και εμπλουτισμούς μεταδεδομένων. 4. Δημόσια διάθεση παραγωγικής υποδομής που περιέχει τα υπάρχοντα στοιχεία του φορέα. Παράλληλα με τη διάθεση της παραγωγικής υποδομής σε openabekt, το περιεχόμενο του φορέα εντάσσεται στον Ενιαίο Κατάλογο του openabekt (catalogue.openabekt.gr). 5. Λειτουργία από τις Υποδομές Νέφους του ΕΚΤ και παροχή υπηρεσιών υποστήριξης. 6. Ανάπτυξη υπηρεσιών Διαδανεισμού, εφόσον εντάσσεται στην πολιτική του φορέα. 7. Συμμετοχή στην ανάπτυξη ενιαίου συλλογικού καταλόγου, εφόσον εντάσσεται στην πολιτική του φορέα. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 4

Τα 3 περιβάλλοντα του openabekt Κάθε φορέας έχει τη δική του αυτόνομη εφαρμογή στην ενιαία υποδομή του openabekt και με διεύθυνση που θα διαμορφώσει ο ίδιος π.χ. institution.openabekt.gr. Η εφαρμογή openabekt κάθε φορέα αποτελείται από τρία περιβάλλοντα: Ο Κατάλογος είναι ένα περιβάλλον προσβάσιμο μόνο στους πιστοποιημένους χρήστες του φορέα, μέσω του οποίου γίνεται η τεκμηρίωση και η διαχείριση του περιεχόμενου. Η Ανακάλυψη είναι το δημόσιο περιβάλλον του openabekt όπου παρουσιάζονται ανοικτά οι συλλογές του φορέα, γίνεται πλοήγηση, αναζήτηση και εντοπισμός του περιεχομένου. Οι Ροές & Λειτουργίες είναι ένα περιβάλλον προσβάσιμο μόνο στους πιστοποιημένους χρήστες του φορέα, μέσω του οποίου γίνεται η διαχείριση μελών, αναφορών, αντιτύπων, συναλλαγών και άλλων εργασιών. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 5

Κατάλογος Ι catalogue Έγκριτη τεκμηρίωση για απλούς και έμπειρους χρήστες Στον Κατάλογο του openabekt γίνεται η τεκμηρίωση περιεχομένου προτυποποιημένα, με ευχρηστία και αποτελεσματικότητα, ακόμα και από μη έμπειρους τεκμηριωτές. Το openabekt διαθέτει Βασικές Φόρμες τεκμηρίωσης για απλούς χρήστες και το MarcEditor, ένα σύγχρονο και δυναμικό εργαλείο, για έμπειρους τεκμηριωτές. Προσφέρει ενσωματωμένα λεξιλόγια και έτοιμες προτυποποιημένες εγγραφές που μπορούν ευέλικτα να αξιοποιηθούν, ώστε να επιταχυνθεί η προτυποποιημένη ανάπτυξη του Καταλόγου. Ο Κατάλογος υποστηρίζει ποικιλία ρόλων για το προσωπικό του φορέα π.χ. Manager, Reviewer, Cataloguer, Discover και ποικιλία ροών εργασίας ώστε να διασφαλίζεται η συνεργατική ανάπτυξη του Καταλόγου σε ένα πλαίσιο σαφών διαδικασιών και αρμοδιοτήτων. Η υποδομή διαχειρίζεται ψηφιακά αρχεία κάθε είδους, ενώ παρέχει δικλείδες ασφαλείας για να αποφεύγονται οι διπλές εγγραφές, τα λάθη και η απώλεια πληροφορίας. Ανακάλυψη Ι discover Ένα σύγχρονο και δυναμικό περιβάλλον Ανακάλυψης Η Ανακάλυψη στο openabekt προσφέρει μια δυναμική εμπειρία περιεχομένου σε μια λειτουργική και με υψηλή αισθητική διεπαφή χρήσης ενώ ταυτόχρονα αναδεικνύει τον Κατάλογο του φορέα σε μία σύγχρονη υποδομή γνώσης. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 6

Ενσωματώνει τις πιο σύγχρονες μεθόδους ανακάλυψης περιεχομένου, παρουσιάζοντας ανοικτά τον Κατάλογο ενός φορέα. Η εύχρηστη και γρήγορη αναζήτηση σε όλα τα πεδία μεταδεδομένων, η πλοήγηση σε θέματα, δημιουργούς και εκδότες, καθώς και τα φίλτρα πολύπλευρης αναζήτησης διασφαλίζουν ότι η εξερεύνηση περιεχομένου γίνεται δυναμικά. Τα μεταδεδομένα μιας εγγραφής προβάλλονται στο σύνολό τους και διατίθενται ανοικτά σε όλους τους χρήστες του φορέα. Εμφανίζονται σημασιολογικές διασυνδέσεις με άλλες εγγραφές και καθιερωμένες αποδόσεις ή εξωτερικές πηγές στο διαδίκτυο. Τα ψηφιακά αρχεία που ο φορέας επιθυμεί να διαθέσει ανοικτά, συνοδεύονται πάντα από τη σχετική άδεια χρήσης. Τέλος, χρήσιμα στατιστικά στοιχεία και δείκτες προσφέρουν στον φορέα που το διαθέτει μια συνολική εικόνα του περιεχομένου του Καταλόγου του. Η Ανακάλυψη περιεχομένου στο openabekt περιέχει επιπλέον, λειτουργίες που είναι προσβάσιμες μόνο στους εξουσιοδοτημένους χρήστες ή στα μέλη του φορέα. Συγκεκριμένα ο Κατάλογος Καθιερωμένων Όρων παρουσιάζεται ανοικτά στο προσωπικό του φορέα επιτρέποντας την πλοήγηση, την ευέλικτη αναζήτηση σε όλα τα πεδία μεταδεδομένων και τη χρήση φίλτρων πολύπλευρης αναζήτησης. Τα μέλη του φορέα έχουν τη δυνατότητα εφόσον συνδεθούν να δουν τις συναλλαγές τους και να κάνουν online κράτηση τεκμηρίων. Ροές & Λειτουργίες Ι workflows & functions Ανανεωμένες και αποτελεσματικές Ροές Εργασίας & Λειτουργίες Οι Ροές & Λειτουργίες στο openabekt διαχειρίζονται Μέλη, Συναλλαγές και Περιεχόμενο με ευκολία και αποτελεσματικότητα. Οι διαδικασίες των συναλλαγών (δανεισμός, κράτηση, ανανέωση και επιστροφή) γίνονται γρήγορα και ευέλικτα. Υπάρχουν νέες λειτουργίες που διευκολύνουν τη διαχείριση των Μελών μιας Βιβλιοθήκης, όπως προσωποποιημένες συστάσεις και ενημερώσεις. Τα Μέλη της Βιβλιοθήκης πλέον μπορούν να δουν το προφίλ τους, το ιστορικό των συναλλαγών τους και να κάνουν μέρος των συναλλαγών τους διαδικτυακά. Οι Ροές και Λειτουργίες επιτρέπουν το διαδιανεισμό μεταξύ βιβλιοθηκών και δίνουν αυτοματοποιημένες αναφορές και στατιστικά στοιχεία για Μέλη, Συναλλαγές και Περιεχόμενο. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 7

Οφέλη Για Φορείς Οι φορείς που χρησιμοποιούν την Υπηρεσία openabekt επιτυγχάνουν την εύχρηστη τεκμηρίωση, την προτυποποιημένη οργάνωση και την ανοικτή διάθεση του περιεχομένου τους, με τρόπο που αναδεικνύει την αξία, τη μοναδικότητα του φορέα αλλά και της επένδυσης που έχει κάνει. Οι παραπάνω εργασίες γίνονται σε λιγότερο χρόνο και με μεγαλύτερη αξιοπιστία ακόμα και από προσωπικό του φορέα που δεν είναι έμπειροι τεκμηριωτές. Σε αυτό συμβάλλει η ευχρηστία της πλατφόρμας και οι συνοδευτικές υπηρεσίες elearning, eknowledgebase, ehelpdesk. Οι φορείς έχουν επιπλέον οικονομικά οφέλη, καθώς η πλατφόρμα παρέχεται χωρίς κόστος και δεν απαιτεί ιδιαίτερο τεχνολογικό εξοπλισμό πλην ενός σταθμού εργασίας με σύνδεση στο διαδίκτυο. Επίσης, διασφαλίζουν τη βιωσιμότητα των πόρων τους και τη μακροχρόνια διαφύλαξη του περιεχομένου τους από φθορά, υπολογιστικά λάθη και απαρχαιωμένα συστήματα. Το περιεχόμενό τους αξιοποιείται και προβάλλεται διεθνώς, μέσω συσσωρευτών περιεχομένου όπως η Europeana, ενώ ταυτόχρονα γίνεται ευρέσιμο από μηχανές αναζήτησης, όπως η Google. Διασφαλίζεται, ότι ο φορέας συμμορφώνεται με το Πρόγραμμα Δι@ύγειας, δηλαδή το νόμο 3867/2010, ο οποίος ζητά διαφάνεια και ανοικτότητα από φορείς που χρηματοδοτούνται από χρήματα φορολογουμένων, όπως είναι οι βιβλιοθήκες και άλλοι φορείς έρευνας και πολιτισμού. Με τη χρήση του openabekt οι φορείς μπορούν να διευρύνουν συνεργατικές δράσεις π.χ. διαδανεισμό, ανάπτυξη συλλογικού καταλόγου και να διευρύνουν τις υπηρεσίες τους προς τις κοινότητες που εξυπηρετούν. Για Πολίτες Ιδιαίτερα ωφελούμενοι είναι τα μέλη των βιβλιοθηκών, αλλά και το ευρύτερο σύνολο των πολιτών καθώς, μέσω των φορέων που χρησιμοποιούν openabekt, λαμβάνουν σύγχρονες και αποτελεσματικές υπηρεσίες. Οι πολίτες έχουν ενιαία πρόσβαση σε έγκριτο, ψηφιακό και συμβατικό περιεχόμενο για την εκπαίδευση, τη δια βίου μάθηση, την έρευνα, την ψυχαγωγία, τον τουρισμό. Το περιεχόμενο αυτό διατίθεται ανοικτά, εξασφαλίζοντας την επανάχρηση και την ανάπτυξη νέων υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 8

Παράρτημα: Ορισμοί Ενιαίος Κατάλογος openabekt: συγκεντρώνει, ευρετηριάζει και παρουσιάζει σε πραγματικό χρόνο και σε ένα ενιαίο γραφικό περιβάλλον τις εγγραφές όλων των φορέων που χρησιμοποιούν openabekt. Επιπλέον, παρέχει τη δυνατότητα ενιαίας αναζήτησης σε όλους καταλόγους openabekt με τη χρήση συγκεκριμένων κριτηρίων και φίλτρων πολύπλευρης αναζήτησης, ενώ παράλληλα, επιτρέπει την ανάπτυξη υπηρεσιών διαδανεισμού μεταξύ των φορέων που χρησιμοποιούν openabekt. Εξουσιοδοτημένοι Χρήστες: Τα επιλεγμένα μέλη του προσωπικού του φορέα που θα προσδιοριστούν ως εξουσιοδοτημένοι χρήστες του οpenαβεκτ μέσω συμπλήρωσης από τον φορέα του openabekt Wizard. openabekt Wizard: Το openabekt Wizard είναι το εργαλείο συλλογής προδιαγραφών για το σχεδιασμό της εφαρμογής openabekt, το οποίο συμπληρώνει ο φορέας προκειμένου να παραμετροποιήσει την εφαρμογή openabekt που θα λάβει από το ΕΚΤ. Με τη σχετική κοινοποίηση των στοιχείων τους μέσω του openabekt Wizard, οι Εξουσιοδοτημένοι Χρήστες του φορέα αποτελούν διαχειριστές του openabekt για τον φορέα αυτόν και μπορούν να χρησιμοποιούν τις Συνοδευτικές Υπηρεσίες. Κατάλογος Καθιερωμένων Όρων: O κατάλογος καθιερωμένων όρων είναι ένα ευρετήριο ελεγχόμενων όρων που ευρετηριάζουν τις πληροφοριακές πηγές, αποτελούν δηλαδή τις κύριες διόδους πρόσβασης σε αυτές. Ως καθιερωμένοι θεωρούνται οι όροι ή οι επικεφαλίδες που προτυποποιούν ένα όνομα ή μία έννοια. Ειδικότερα, οι καθιερωμένοι όροι μπορεί να περιλαμβάνουν: Φυσικά πρόσωπα (ονόματα δημιουργών, συντελεστών, εκδοτών κλπ.) Συλλογικά Όργανα (οργανισμοί, ιδρύματα, εταιρείες κλπ.) Συνέδρια, συναντήσεις Θεματικούς όρους (θέματα ως θέματα, φυσικά πρόσωπα ως θέματα, συλλογικά όργανα ή συνέδρια ως θέματα, γεωγραφικοί όροι ως θέματα, χρονικές περίοδοι ως θέματα κλπ.) Συστήματα ταξινόμησης Περιεχόμενο: Είναι οποιοδήποτε έργο εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 2121/1993 για την προστασία της Πνευματικής Ιδιοκτησίας, είτε ως προστατευόμενο έργο είτε ως μέρος του Δημοσίου Τομέα. Υποδομή openabekt: Το openabekt αποτελεί ολοκληρωμένη διαδικτυακή υποδομή διαχείρισης ψηφιακού και συμβατικού περιεχομένου και υπηρεσιών βιβλιοθήκης, που διατίθεται ως Υπηρεσία SaaS. Δημιουργήθηκε από το ΕΚΤ για την οργάνωση των καταλόγων των βιβλιοθηκών, τη δυνατότητα διάθεσης του ψηφιακού τους περιεχομένου καθώς και για μια σειρά από άλλες υπηρεσίες υποστήριξης εργασιών βιβλιοθηκών, διαχείρισης μελών, διαχείρισης πράξεων δανεισμού (χρεώσεις, κρατήσεις, ανανεώσεις), στατιστικά στοιχεία πράξεων δανεισμού, διαχείριση holdings (αντίτυπα και τεύχη). Το openabekt βασίζεται σε διεθνή πρότυπα και κανόνες και διαχειρίζεται πολυγλωσσικά δεδομένα όλων των τύπων (μονογραφίες, περιοδικά, εφημερίδες, εικόνες, video, μουσική κ.α.). Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 9

Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ Η Υπηρεσία openabekt του ΕΚΤ 10