ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΠΕΙΡΑΙΩΣ Διεύθυνση: Οικονομικού Τμήμα: Προμηθειών Καραολή & Δημητρίου 80 Πειραιάς 18534 Τηλ.: 210 4142371 Fax: 210 4142469 Πειραιάς, 30-06-2014 Αριθμ. Πρωτ.: 20144184 ΠΡΟΣ: ΚΑΘΕ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΟ Θέμα: «Πρόσκληση υποβολής προσφορών για την προμήθεια και εγκατάσταση πληροφοριακού συστήματος ωρομέτρησης του προσωπικού του Πανεπιστημίου Πειραιώς». Το Πανεπιστήμιο Πειραιώς προτίθεται να συνάψει σύμβαση για την προμήθεια και εγκατάσταση πληροφοριακού συστήματος ωρομέτρησης του προσωπικού του Πανεπιστημίου Πειραιώς, ενδεικτικής προϋπολογιζόμενης δαπάνης 6.000,00, συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 1. Νομικό πλαίσιο Η διαδικασία θα διεξαχθεί έχοντας υπόψη τις πιο κάτω διατάξεις: 1. Του Ν. 1268/82 «Περί της δομής και λειτουργίας των ΑΕΙ». 2. Του άρθρο 98 του νέου Αναθεωρημένου Συντάγματος. 3. Του Ν. 2083/92, άρθρο 1, παρ. 2 (ΦΕΚ 159/Α/92). 4. Του Π.Δ. 377/89 (ΦEK 166/α/89), "Mετονομασία AΣOEE, ΠAΣΠE, ABΣΠ και AΓΣA", 5. Του Ν. 2362/95 (ΦΕΚ 247/27-11-1995) «Περί Δημοσίου Λογιστικού Ελέγχου των Δαπανών του Κράτους και Άλλες Διατάξεις». 6. Του Ν. 2286/95 (ΦΕΚ 19/Α/92) «Προμήθειες του Δημόσιου Τομέα και Ρυθμίσεις Συναφών θεμάτων». 7. Του Ν.Δ. 496/1974 «Περί Λογιστικού Ν.Π.Δ.Δ.». 8. Του Ν. 1642/1986 «Περί Φ.Π.Α.». 9. Του άρθρου 24 του Ν. 2198/94 (ΦΕΚ 43/Α/22-3-94) σχετικά με την παρακράτηση φόρου εισοδήματος. 10. Του άρθρου 4, παραγ. 6, του N.Δ. 4578/66, περί "Kυρώσεως πράξεων Yπουργικού Συμβουλίου και άλλων τινών διατάξεων " (ΦEK 234 A ). 11. Του Ν. 3794/2009 «Ρύθμιση θεμάτων του Πανεπιστημιακού και Τεχνολογικού τομέα της ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις». 12. Του Π.Δ. 118/07 (ΦΕΚ 150/Α/10-7-2007) «Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου», όπως ισχύει σήμερα. 13. Του Ν.3861/2010 ενίσχυση διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και 1
πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις, όπως επικαιροποιήθηκε από το Ν.4210/2013. 14. Του Ν.3871/2010 περί «Δημοσιονομικής Διαχείρισης και Ευθύνης». 15. Του Ν.4009/6-9-11 περί της «Δομής, λειτουργίας, διασφάλισης της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίησης των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων». 16. Του Π.Δ.122/2012 «Κανονισμός Λειτουργίας της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων(Ε.Α.Α.ΔΗ.ΣΥ.)». 17. Του Ν.4013/2011(Φ.Ε.Κ.204/Α/2011), άρθρο 11, «Σύσταση Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων και Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων». 18. Του ΦΕΚ 126/τ.Υ.Ο.Δ.Δ./26-3-2013 «Συγκρότηση σε σώμα του Συμβουλίου του Πανεπιστήμιου Πειραιώς σύμφωνα με το ν.4009/11» όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. 19. Του ΦΕΚ 255 Τ.Υ.Ο.Δ.Δ./06-06-2013 και την Φ.120.61/95/82969/Β2/18-06-2013 Διαπιστωτική απόφαση του Υπουργού ΠΑΙΘΠΑ, για τον διορισμό Πρύτανη του Πανεπιστημίου Πειραιώς. 20. Του Ν.4250/26-03-2014, άρθρο 3 περί της «Απλούστευσης των διαδικασιών προμηθειών Δημοσίου», 21. Την από 12-03-2014 Απόφαση της Συγκλήτου του Πανεπιστημίου Πειραιώς για την έγκριση σκοπιμότητας της διενέργειας της δαπάνης. 22. Την αριθμ. πρωτ.20143451/30-05-2014 Απόφαση Ανάληψης Δέσμευσης. 2. Προϋπολογισμός του έργου Ο ενδεικτικός προϋπολογισμός για την υλοποίηση της εν λόγω σύμβασης ανέρχεται στο ποσό των έξι χιλιάδων ευρώ (6.000,00 ), συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 23% (Καθαρό ποσό 4.878,05 και Φ.Π.Α. 23% 1.121,95 ). Η εν λόγω δαπάνη θα βαρύνει τον τακτικό προϋπολογισμό του Πανεπιστημίου. 3. Όροι και περιγραφή του αντικειμένου Ο υποψήφιος Ανάδοχος καλείται να προσφέρει για το σύστημα ωρομέτρησης προσωπικού ολοκληρωμένη λύση που θα περιλαμβάνει εξοπλισμό τερματικών συσκευών ανάγνωσης, αριθμό ψηφιακών καρτών τεχνολογίας προσέγγισης (proximity card), λογισμικό βάσεων δεδομένων, λογισμικό εφαρμογής και υπηρεσίες εγκατάστασης, παραμετροποίησης και εκπαίδευσης. Για όλους τους διοικητικούς υπαλλήλους του Πανεπιστημίου, ανεξαρτήτως σχέσης εργασίας, ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να προμηθεύσει και να προγραμματίσει μια ατομική ψηφιακή κάρτα. Η κάρτα αυτή θα χρησιμοποιείται για τη ηλεκτρονική καταγραφή της προσέλευσης και της αποχώρησης των υπαλλήλων από το Πανεπιστήμιο. Η καταγραφή αυτή θα γίνεται με τη βοήθεια τερματικών συσκευών ανάγνωσης των ψηφιακών καρτών που θα τοποθετηθούν σε μέρη που θα υποδείξει το Πανεπιστήμιο και θα συνδεθούν με το δίκτυο φωνής-δεδομένων. Οι τερματικές συσκευές ανάγνωσης θα συνδέονται μέσω του δικτύου με κεντρικό υπολογιστικό σύστημα (server) που θα προμηθεύσει το Πανεπιστήμιο. Ο υποψήφιος 2
Ανάδοχος θα εγκαταστήσει, θα θέσει σε λειτουργία και θα παραμετροποιήσει ειδικό λογισμικό διαχείρισης των δεδομένων του συστήματος ωρομέτρησης. Το λογισμικό διαχείρισης θα παρέχει δυνατότητες τήρησης του βασικού μητρώου και των αδειών των υπαλλήλων, μεταβολών των δεδομένων, εκτύπωσης περιοδικών αναφορών απουσίας υπαλλήλων, παροχής στατιστικών στοιχείων αλλά και πρόσβασης από τους υπαλλήλους ώστε να καταθέτουν ηλεκτρονικά αιτήσεις αδειών και απουσίας. Ο υποψήφιος Ανάδοχος επίσης θα παρέχει υπηρεσίες εκπαίδευσης και αρχικής εισαγωγής δεδομένων από ηλεκτρονικό αρχείο. 4. Είδος Σύμβασης Σύμβαση προμήθειας εξοπλισμού. 5. Χρόνος παράδοσης εξοπλισμού Η παράδοση του εξοπλισμού θα πραγματοποιηθεί το αργότερο εντός 60 ημερών από τη σύναψη της σχετικής σύμβασης. 6. Δικαίωμα συμμέτοχης Δικαίωμα υποβολής προσφορών έχουν: α) τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα. β) ενώσεις προμηθευτών που υποβάλλουν κοινή προσφορά. γ) συνεταιρισμοί δ) κοινοπραξίες προμηθευτών Οι ενώσεις και οι κοινοπραξίες δεν υποχρεούνται να λαμβάνουν ορισμένη νομική μορφή προκειμένου να υποβάλλουν προσφορά. Η επιλεγείσα ένωση ή κοινοπραξία υποχρεούται να πράξει τούτο εάν κατακυρωθεί σε αυτή η σύμβαση, εφόσον η λήψη ορισμένης νομικής μορφής είναι αναγκαία για την ικανοποιητική εκτέλεση της σύμβασης. 7. Τρόπος υποβολής των προσφορών Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να υποβάλουν τις προσφορές τους έως την 8 η Ιουλίου 2014 και ώρα 10.00 π.μ. στο Τμήμα Προμηθειών του Πανεπιστημίου (Καραολή & Δημητρίου 80, 185 34 Πειραιάς, 4ος όροφος, γρ. 428). O Φάκελος Προσφοράς θα πρέπει να είναι κλειστός και σφραγισμένος με την σφραγίδα του υποψηφίου και στην όψη του θα πρέπει να αναγράφονται ευκρινώς τα ακόλουθα στοιχεία: Προς το Τμήμα Προμηθειών του Πανεπιστημίου Πειραιώς. «Προσφορά για την προμήθεια και εγκατάσταση πληροφοριακού συστήματος ωρομέτρησης του προσωπικού του Πανεπιστημίου Πειραιώς.» Στοιχεία υποψηφίου (Επωνυμία, Δ/νση, Τηλέφωνο, Φαξ, email, ΑΦΜ) 3
8. Τεχνικές Προδιαγραφές Α1. Τερματικές συσκευές ανάγνωσης Αριθμός 2 Τεχνολογία Συσκευή αναγνώρισης ψηφιακών καρτών τεχνολογίας προσέγγισης (proximity card) τύπου RF Απόσταση αναγνώρισης μέχρι 15 εκατοστά Επικοινωνία Υποστήριξη πρωτοκόλλου TCP/IP για άμεση σύνδεση στο δίκτυο του Πανεπιστημίου Θύρα Ethernet καλωδίου UTP Ενσωματωμένο λογισμικό online σύνδεσης με τον κεντρικό υπολογιστή Λοιπά χαρακτηριστικά Ψηφιακή οθόνη με ενδείξεις τρέχουσας ημερομηνίας και Ώρας Αυτόματη ενημέρωση θερινής / χειμερινής ώρας Πληκτρολόγιο με αριθμητικά πλήκτρα Δυνατότητα offline αποθήκευσης δεδομένων σε περίπτωση διακοπής ρεύματος ή δικτύου Α2. Μαγνητικές κάρτες Αριθμός 150 Τεχνολογία Ψηφιακή κάρτα τύπου RF - proximity Λοιπά Πλαστική λευκή χαρακτηριστικά Προγραμματισμένη με μοναδικό κωδικό ο οποίος θα αναγράφεται στην επιφάνειά της Β. Λογισμικό Β1. Λογισμικό Εφαρμογής Μητρώου και ωρομέτρησης Τεχνολογία, Αρχιτεκτονική συστήματος client-server αρχιτεκτονική Η εφαρμογή θα πρέπει να λειτουργεί σε περιβάλλον Windows (τόσο σε επίπεδο server όσο και σε επίπεδο client), υποστηριζόμενη από σχεσιακή βάση δεδομένων ανοικτής αρχιτεκτονικής (π.χ. SQL Server, Oracle κλπ). Δεδομένα Απαιτούμενα Χαρακτηριστικά Μητρώο υπαλλήλων με πλήρη στοιχεία προσωπικά, υπηρεσιακής θέσης (κλάδου, κατηγορίας κλπ), διεύθυνσης και επικοινωνίας, Φωτογραφία, επισυναπτόμενα αρχεία χωρίς περιορισμό Μητρώο Αδειών με δικαιούμενες ημέρες ανά υπάλληλο και κατηγορία άδειας, σε ετήσια βάση - δυνατότητα τήρησης ιστορικών στοιχείων Δεδομένα ωρομέτρησης σε επικοινωνία με τους σταθμούς αναγνώρισης των καρτών Βοηθητικά δεδομένα κατηγορίες υπαλλήλων, αδειών, συμβάσεων εργασίας κλπ Διαχείρισης όλων των ανωτέρω δεδομένων από εξουσιοδοτημένο χρήστη Παραμετροποίησης των υπολογισμών ωρομέτρησης, καθυστερήσεων, υπερωριακής εργασίας κλπ Καθορισμού, χωρίς πρακτικό περιορισμό, διαφορετικών ημερήσιων, εβδομαδιαίων και μηνιαίων ωραρίων και ατομικού ωραρίου ανα υπάλληλο, διαφορετικών συμβάσεων εργασίας Μαζικής ενημέρωσης υπαλλήλων σε περιπτώσεις αλλαγών ωραρίων, συμβάσεων κλπ Μαζικής ενημέρωσης αδειών - απουσιών Καθορισμού παραμέτρων για την ελαστικότητα του ωραρίου Συμπλήρωσης χρόνου προσέλευσης-αποχώρησης σε περιπτώσεις 4
απώλειας της κάρτας, δικαιολογημένης απουσίας κλπ Εκτύπωσης αναφορών Ενδεικτικά αναφέρονται : καρτέλα υπαλλήλου με όλες τις προσελεύσεις αποχωρήσεις (από - έως) και άδειες πρόγραμμα εργασίας ανα ημέρα, εβδομάδα, μήνα αναφορά παρουσιών - απουσιών ανα ημέρα, εβδομάδα, μήνα εκτύπωση υπερωριακής / πρόσθετης απασχόλησης εκτύπωση ελέγχου ορθότητας των δεδομένων εκτύπωση συγκεντρωτικών αναφορών με υπόλοιπα αδειών ανα κατηγορία άδειας (συμπεριλαμβανομένων των αδειών εξόδου) Σύνδεσης με τη μισθοδοσία (προαιρετική δυνατότητα) Εξαγωγή όλων των δεδομένων σε αρχείο (excel, csv κλπ) Β2. Λογισμικό ηλεκτρονικής υποβολής αδειών και ενημέρωσης χρηστών Γενική περιγραφή Υποσύστημα μέσω του οποίου οι υπάλληλοι θα μπορούν να καταχωρούν τα αιτήματα για τις άδειές τους ηλεκτρονικά και θα ενημερώνονται για τα στοιχεία της προσωπικής τους καρτέλας (προσελεύσεις, αποχωρήσεις, άδειες κλπ) Απαιτούμενα Λειτουργία σε περιβάλλον web Χαρακτηριστικά Αυθεντικοποίηση των χρηστών μέσω του LDAP server του Πανεπιστημίου Υποβολή αδειών (όλων των κατηγοριών) - Προώθηση του αιτήματος σε προϊσταμένους για έγκριση Τελική αποδοχή και καταχώρηση του αιτήματος Δυνατότητα αναφορών εκτυπώσεων Γ. Υπηρεσίες παραμετροποίησης, εγκατάστασης, εκπαίδευσης Εγκατάσταση Εγκατάσταση δύο συσκευών αναγνώρισης ψηφιακών καρτών σε συσκευών μέρη που θα υποδείξει το Πανεπιστήμιο. Η απόσταση από πρίζα αναγνώρισης δικτύου θα είναι το πολύ 20μ και από πρίζα ρεύματος το πολύ 10μ. ψηφιακών καρτών Οι δαπάνες εγκατάστασης, πριζών και καλωδίων ρεύματος, καλωδίων δικτύου, καναλιών, διέλευσης και λοιπών υλικών θα Εγκατάσταση λογισμικού επιβαρύνουν τον ανάδοχο. Για το σύστημα το Πανεπιστήμιο θα διαθέσει υποδομή κεντρικού εξυπηρετητή με λειτουργικό σύστημα Windows Server. Πρόσθετες απαιτήσεις σε υλικό-λογισμικό συστήματος θα πρέπει να αναφερθούν ρητά στην προσφορά του Αναδόχου. το λογισμικό βάσεων δεδομένων σε όσες άδειες χρήσης απαιτηθούν θα επιβαρύνει τον Ανάδοχο. Η εγκατάσταση και η παραμετροποίηση της βάσης δεδομένων θα γίνει με ευθύνη του Αναδόχου Το λογισμικό χρηστών (client) θα εγκατασταθεί σε όσους σταθμούς εργασίας υποδείξει το Πανεπιστήμιο. Οι απαιτήσεις σε υλικό-λογισμικό των σταθμών εργασίας θα πρέπει να αναφερθούν ρητά στην προσφορά του Αναδόχου. Παραμετροποίηση Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παραμετροποιήσει το λογισμικό σε όλα τα μέρη που συνθέτουν το σύστημα, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Πανεπιστημίου οι οποίες θα διατυπωθούν γραπτώς. Οποια βοηθητικά δεδομένα (κατηγορίες προσωπικού, τύποι αδειών κλπ) απαιτηθούν, αυτά θα εισαχθούν με ευθύνη του Αναδόχου. Η αρχική εισαγωγή των δεδομένων του μητρώου του προσωπικού θα γίνει από ηλεκτρονικό αρχείο (excel) που θα προμηθεύσει το Πανεπιστήμιο 5
Εκπαίδευση Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει Εκπαίδευση 25 ωρών σε ομάδα 4 τελικών χρηστών και 8 ωρών σε δύο διαχειριστές του συστήματος Εγχειρίδια χρήσης και συστήματος με πλήρη τεχνική τεκμηρίωση της βάσης δεδομένων και της εφαρμογής Οι υποψήφιοι ανάδοχοι καλούνται να επισκεφθούν το χώρο του Πανεπιστημίου για την αποσαφήνιση λεπτομερειών υλοποίησης του έργου. Σημειώνεται ότι η Επιτροπή αφού αξιολογήσει τα τεχνικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά του προσφερόμενου εξοπλισμού θα έχει το δικαίωμα να ζητήσει επίδειξη του σε παρόμοιες εγκαταστάσεις. 9. Οικονομική Προσφορά Η οικονομική προσφορά πρέπει να περιέχει υποχρεωτικά πίνακα συμπληρωμένο ευκρινώς με: Την προσφερόμενη ποσότητα για κάθε είδος. Την τιμή μονάδας του κάθε προσφερόμενου είδους χωρίς Φ.Π.Α. Μερικά σύνολα χωρίς Φ.Π.Α. Το ποσοστό Φ.Π.Α. για κάθε είδος. Μερικά σύνολα με Φ.Π.Α. Τη συνολική προσφερόμενη τιμή για την προμήθεια εξοπλισμού χωρίς Φ.Π.Α. Τη συνολική προσφερόμενη τιμή για την προμήθεια εξοπλισμού, συμπεριλαμβανόμενου του Φ.Π.Α. Στην οικονομική του προσφορά ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να αναφέρει το χρόνο ισχύος της προσφοράς του, που θα πρέπει να είναι σύμφωνος με όσα αναφέρονται στην παρούσα πρόσκληση. Σε περίπτωση που η προσφορά του υποψηφίου αναδόχου έχει χρονική διάρκεια μικρότερη της ζητούμενης από τη πρόσκληση, η προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη. 10. Ισχύς των προσφορών Ο χρόνος ισχύος των προσφορών είναι εξήντα (60) ημερολογιακές ημέρες από την ημερομηνία υποβολής. 11. Είδος διαδικασίας- Κριτήριο κατακύρωσης Η κατακύρωση θα γίνει στη χαμηλότερη προσφορά για το σύνολο του εξοπλισμού, σύμφωνα με τους όρους της πρόσκλησης, όπως αυτοί περιγράφονται στην παράγραφο 8 της σχετικής πρόσκλησης, καθώς και της ισχύουσας νομοθεσίας. 12. Κρατήσεις-Πληρωμή Η πληρωμή του Αναδόχου θα γίνει με χρηματικό ένταλμα, το οποίο θα εκδοθεί στο όνομα του, βάσει των νομίμων δικαιολογητικών, μετά τη σύνταξη του σχετικού πρωτοκόλλου παραλαβής. 6
Σύμφωνα με τις διατάξεις του N. 2198/22-3-94, άρθρο 24, θα παρακρατηθεί φόρος εισοδήματος 8% στην καθαρή αξία συναλλαγής του τιμολογίου παροχής υπηρεσιών και 4% στην καθαρή αξία συναλλαγής τιμολογίων προμήθειας ειδών. Ο ανάδοχος βαρύνεται με τις κρατήσεις για λογαριασμό τρίτων (Μ.Τ.Π.Υ. 3% και χαρτόσημο επί του Μ.Τ.Π.Υ. 2,4%), καθώς και κάθε άλλη νόμιμη κράτηση. Ο Φ.Π.Α. βαρύνει το Πανεπιστήμιο Πειραιώς. 13. Πληροφορίες Για περισσότερες πληροφορίες οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να επικοινωνούν στα τηλέφωνα 2104142371 και 210 4142239 (κα. Γιαννάκη και κα. Μέξη, Τμήμα Προμηθειών), 210 4142173(κ. Σμυρλής, Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης), 210 4142408 (κ. Αβραντινής, Τμήμα Μηχανοργάνωσης). Με εντολή του Πρύτανη Ο Γραμματέας του Πανεπιστημίου Παναγιώτης Κουτσολιάκος 7