Μεθοδολογία Δημοσιοποίησης Στοιχείων για τους Επαγγελματίες Υγείας (Ε.Υ.) και Επιστημονικούς Υγειονομικούς Φορείς (Ε.Υ.Φ.) Εισαγωγή Η παρούσα μεθοδολογία περιγράφει τη διαδικασία και τον τρόπο προετοιμασίας της Ετήσιας Δημοσιοποίησης Στοιχείων, που η ΒΙΑΝΕΞ χρησιμοποίησε για την μεταφορά αξίας προς τους Ε.Υ και Ε.Υ.Φ το 2016. Οι πληροφορίες σε αυτήν την ιστοσελίδα, δημοσιοποιούνται στο κοινό, σύμφωνα με το νόμο (Ν.4316/2014, άρθρο 66, παράγραφος 7α), τον Κώδικα Δημοσιοποίησης της EFPIA, τον Κώδικα Δεοντολογίας του ΣΦΕΕ (του οποίου η ΒΙΑΝΕΞ είναι μέλος) και τις προτάσεις του σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής της υποχρέωσης δημοσιοποίησης των παροχών του έτους 2016 προς ΕΥ, τις Γνωμοδοτήσεις υπ αριθμόν 5/2016 και 2/2017 της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Ta παρακάτω έχουν σχεδιαστεί ώστε να διευκρινίσουν τη μεθοδολογία, που χρησιμοποίησε η ΒΙΑΝΕΞ στη δημοσιοποίηση των στοιχείων. Η επικοινωνία με την Εταιρεία μας για ερωτήσεις/απαντήσεις, που σχετίζονται με τη μεθοδολογία που ακολουθήθηκε, παρέχεται μέσω αυτής της ιστοσελίδας. Υποχρέωση Δημοσιοποίησης Κάθε Εταιρεία-Μέλος του ΣΦΕΕ οφείλει να τεκμηριώνει και δημοσιοποιεί παροχές προς ΕΥ και ΕΥΦ. τις Η δημοσιοποίηση στοιχείων προς ΕΥ & ΕΥΦ αφορά μόνο τα φάρμακα που χορηγούνται με ιατρική συνταγή και περιλαμβάνει την συμμετοχή σε Επιστημονικά Συνέδρια, τις αμοιβές ομιλητών, την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών από Ε.Υ και υπηρεσιών από Ε.Υ.Φ. Εξαιρούμενες Παροχές από τη Δημοσιοποίηση Παροχές που σχετίζονται αποκλειστικά με Μη Συνταγογραφούμενα Φάρμακα (ΜΗ.ΣΥ.ΦΑ). Είδη αμελητέας αξίας, που σχετίζονται άμεσα με την ιατρική πρακτική. Γεύματα & Ποτά. Παροχές που σχετίζονται με την αγορά και πώληση φαρμάκων. 1
Ετήσιος Κύκλος Δημοσιοποίησης Η δεύτερη δημοσιοποίηση θα γίνει στις 30 Ιουνίου 2017, για παροχές που πραγματοποιήθηκαν το 2016 (περίοδος αναφοράς: το πλήρες ημερολογιακό έτος 2016) στην Ελληνική γλώσσα και θα παραμείνει διαθέσιμη στο κοινό για 3 έτη. Τρόπος Συλλογής Πληροφοριών Δημοσιοποίησης Στηρίζεται σε ένα συνδυασμό αυτοματοποιημένων συστημάτων, τυποποιημένων διαδικασιών και εισαγωγής στοιχείων από εσωτερικές και εξωτερικές πηγές (π. χ τιμολόγια αποδείξεις, καταστάσεις συμμετεχόντων κ.α.). Οι πληροφορίες που αναφέρονται είναι αντικειμενικές, αντανακλούν δε τις καλόπιστες προσπάθειές μας να συμμορφωθούμε με τις απαιτήσεις του Κώδικα Δημοσιοποίησης και χρησιμοποιούνται μόνο για την εκπλήρωση των απαιτήσεων δημοσιοποίησης. Αν, παρά τις καταβληθείσες προσπάθειές μας, οι αναφορές δεν είναι ακριβείς και πλήρεις, θα το ερευνήσουμε και θα αντιμετωπίσουμε κατάλληλα την όποια περίπτωση λανθασμένων στοιχείων. Στοιχεία που χρησιμοποιεί η ΒΙΑΝΕΞ για κάθε Αποδέκτη Η ΒΙΑΝΕΞ διασφαλίζει ότι κάθε Αποδέκτης προσδιορίζεται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να μη μπορεί να υπάρξει καμία αμφιβολία για την ταυτότητα του Επαγγελματία Υγείας/Επιστημονικού Υγειονομικού Φορέα, που δέχεται την παροχή. Τα απαραίτητα στοιχεία, που ταυτοποιούν τον κάθε Αποδέκτη είναι: το όνομα & επώνυμο/επωνυμία, η ειδικότητα και η διεύθυνσή του. Διεύθυνση Αποδέκτη στην Αναφορά Δημοσιοποίησης Θα αναγράφεται η πιο πρόσφατη επαγγελματική διεύθυνση, που έχει καταχωρηθεί στη βάση δεδομένων της ΒΙΑΝΕΞ. Έξοδα Μετάβασης και Διαμονής Τα έξοδα που δημοσιοποιούνται, σχετίζονται με δαπάνες μετακίνησης και διαμονής( εισιτήρια, ενοικίαση αυτοκινήτου, διόδια, τέλη στάθμευσης, ταξί και δαπάνες διαμονής σε ξενοδοχείο). Τα «γεύματα και ποτά», που παρέχονται στο πλαίσιο μιας επιστημονικής εκδήλωσης ή ανεξάρτητα από την επιστημονική εκδήλωση, δεν δημοσιοποιούνται. 2
Αμοιβές για Συμβουλευτικές και άλλες Υπηρεσίες Η ΒΙΑΝΕΞ τεκμηριώνει την συνεργασία αυτού του είδους με συγκεκριμένο τύπο σύμβασης, που περιγράφει τον σκοπό της. Παραδείγματα αμοιβών που καλύπτονται στην κατηγορία «Αμοιβές για συμβουλευτικές και άλλες υπηρεσίες» είναι: Αμοιβές ομιλητών/αμοιβές προέδρων/συντονιστών Συγγραφή ιατρικών μελετών/ανάλυση δεδομένων Εκπαίδευση/Ανάπτυξη εκπαιδευτικού υλικού Κόστος χορηγίας προς Επιστημονικούς Υγειονομικούς Φορείς (Ε.Υ.Φ) ή προς Τρίτους (όταν ο Ε.Υ.Φ Αναθέτει την Διοργάνωση μιας Εκδήλωσης) Το «Κόστος Χορηγίας» περιλαμβάνεται στη σύμβαση, που περιγράφει τον σκοπό της χορηγίας και τις σχετικές παροχές. Παραδείγματα δραστηριοτήτων, που υπάγονται στον χορηγίας» είναι: τίτλο «Κόστος Η Μίσθωση περιπτέρων ή χώρων προβολής σε επιστημονικές εκδηλώσεις Οι Διαφημιστικές καταχωρήσεις (σε έντυπη, ηλεκτρονική ή άλλη μορφή) Τα Δορυφορικά συμπόσια/διαλέξεις σε ένα συνέδριο Η Χορηγία προς Ομιλητές (μόνο όταν η επιλογή του ομιλητή γίνεται από τον ΕΥΦ και όχι από την ΦΕ) Τα ποτά ή γεύματα, που παρέχονται από τους διοργανωτές (περιλαμβάνονται στο χορηγικό πακέτο της εκδήλωσης) Τα Σεμινάρια που παρέχονται από έναν ΕΥΦ (όπου η Εταιρεία-Μέλος δεν επιλέγει ποιοι Επαγγελματίες Υγείας θα συμμετέχουν). Η διαχείριση των Επιστημονικών Εκδηλώσεων πραγματοποιείται από τρίτους φορείς (π.χ. Επαγγελματίες Διοργανωτές Συνεδρίων, ταξιδιωτικά γραφεία και γραφεία Συνεδρίων) Κανόνες Αναγνώρισης Παροχών Οι αμοιβές για υπηρεσίες θα συμπεριλαμβάνονται στα στοιχεία δημοσιοποίησης κάθε ημερολογιακού έτους, κατά το οποίο πραγματοποιήθηκε η έκδοση του τιμολογίου προς τον λογαριασμό του Επαγγελματία Υγείας ιδιωτικής αγοράς, για προωθητικές εκδηλώσεις τύπου Β 3
και Γ. Έξοδα που σχετίζονται με μετακινήσεις (π.χ. αεροπορικό εισιτήριο), διαμονή (π.χ. κόστος ξενοδοχείου) για προωθητικές εκδηλώσεις τύπου Β και Γ. Τιμή Υπνοδωματίου και Κόστος Πρωινού Συμπεριλαμβάνεται η τιμή του υπνοδωματίου στα έξοδα διαμονής. Ημερομηνία Δημοσιοποίησης Παροχών Προσδιορίζεται η ημερομηνία του νόμιμου παραστατικού (απόδειξη/ τιμολόγιο) και όχι η ημερομηνία σύναψης της σύμβασης. Μερική Παρακολούθηση/Ακύρωση Για τους Ε.Υ, που για κάποιο λόγο δεν μπόρεσαν να συμμετάσχουν σε κάποια επιστημονική εκδήλωση ή μέρος αυτής, στη δημοσιοποίηση θα συμπεριληφθούν τα έξοδα, που συνιστούν την αληθινή παροχή προς αυτούς. Συναφή Έξοδα Αναφερόμενα στην Σύμβαση Παροχής Υπηρεσιών Τα έξοδα, που αφορούν στο ταξίδι και τη διαμονή, σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης, καταγράφονται και δημοσιοποιούνται στο αντίστοιχο πεδίο αναφορών, ύστερα από την λήψη του τελικού τιμολογίου. ΦΠΑ και ο Φόρος Παρακράτησης Οι απευθείας πληρωμές (πχ. αμοιβές για ομιλίες), καταγράφονται, συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α, χωρίς άλλες παρακρατήσεις. Πληρωμές Σχετιζόμενες με Πολυετείς Συμβάσεις Η ΒΙΑΝΕΞ δεν έχει πραγματοποιήσει το 2016 πληρωμές προς ΕΥ/ΕΥΦ, που σχετίζονται με πολυετείς συμβάσεις. Διαφορετικά Νομίσματα Όλα τα ποσά καταγράφονται και δημοσιοποιούνται σε Ευρώ ( ). Για παροχές, που αρχικά δεν έγιναν σε Ευρώ, γίνεται μετατροπή, με βάση το νόμισμα και την ισχύουσα ισοτιμία. 4
Εταιρίες Έρευνας Αγοράς και Μελέτες Έρευνας Αγοράς Δεν απαιτείται δημοσιοποίηση των παροχών, που πραγματοποιούνται προς εταιρίες έρευνας αγοράς, εφόσον δεν είναι γνωστή η ταυτότητα του ΕΥ/ ΕΥΦ, που συμμετέχει στη μελέτη έρευνας αγοράς. Προστασία Προσωπικών Δεδομένων Η ΒΙΑΝΕΞ δεσμεύεται για την αυστηρή προστασία των προσωπικών δεδομένων των Ε.Υ., σεβόμενη τη σχετική νομοθεσία. Έχει γνωστοποιήσει στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ότι τηρεί αρχείο για τον σκοπό της δημοσιοποίησης των στοιχείων. Το νομικό τμήμα της ΒΙΑΝΕΞ έχει προβλέψει ειδικούς όρους στις συμβάσεις με τους Ε.Υ και Ε.Υ.Φ., για την ικανοποίηση των απαιτήσεων του Κώδικα Δημοσιοποίησης, της εθνικής νομοθεσίας και του Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων. Περισσότερες Πληροφορίες ή Διευκρινίσεις Για περισσότερες πληροφορίες ή διευκρινίσεις, σχετικά με τη δημοσιοποίηση στοιχείων προς ΕΥ/ΕΥΦ, παρακαλούμε απευθυνθείτε στη διεύθυνση: disclosure@vianex.gr 5