ΚΥΠΡΙΑΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ Αρ. Φακ.: 13.34.01.2.9/3 Τηλ.: Φαξ.: 22 800875 22 800888 Διευθυντές/Διευθύντριες Σχολείων Δημοτικής Εκπαίδευσης 24 Απριλίου 2008 ΘΕΜΑ: Παραλαβή Ηλεκτρονικών Υπολογιστών τύπου Arrow C2 2007 I 3 Αναφέρομαι στο πιο πάνω θέμα για να σας ενημερώσω ότι το σχολείο σας θα παραλάβει σύντομα και πριν το τέλος της φετινής σχολικής χρονιάς αριθμό ηλεκτρονικών υπολογιστών τύπου Arrow C2 2007 I 3 από την εταιρεία Logicom Public Ltd, σύμφωνα με τους όρους της Σύμβασης ΜΕ 01/06. Κάθε σχολείο θα παραλάβει αριθμό ηλεκτρονικών υπολογιστών σύμφωνα με τον επισυναπτόμενο κατάλογο. Οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές που θα παραληφθούν θα εγκατασταθούν σε εργαστήρια ή αίθουσες με βάση τον εν λόγω κατάλογο. Πιο κάτω περιγράφεται η διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθηθεί κατά την παραλαβή και εγκατάσταση των ηλεκτρονικών υπολογιστών (βλ. και το συνημμένο κατάλογο επιβεβαίωσης ορθής διαδικασίας). 1. Η παραλαβή θα γίνεται μόνο μετά από προφορική ειδοποίηση του Διευθυντή / Διευθύντριας του Σχολείου από την εταιρεία Logicom Public LTD και μετά από κοινή συνεννόηση και καθορισμό συγκεκριμένης ώρας και μέρας παράδοσης. Σε περίπτωση που καθοριστεί συγκεκριμένη ημερομηνία παράδοσης, η ημερομηνία αυτή δεν μπορεί να αλλάξει καθ ουδένα τρόπο. Επίσης δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να επικοινωνεί το σχολείο με την εταιρεία για καθορισμό ημερομηνίας παράδοσης. Τα σχολεία θα πρέπει να αναμένουν τη σειρά τους, η οποία έχει καθοριστεί εδώ και αρκετό καιρό, ώστε να καταστεί η παράδοση πιο αποτελεσματική και να γίνει κατορθωτή η παράδοση όλων των Υπολογιστών σε όλα τα σχολεία κατά τη φετινή σχολική χρονιά. 2. Για την εκτέλεση της παραλαβής θα χρησιμοποιηθεί το βιβλιάριο διατακτικών αποθήκης GEN32A. Σε περίπτωση που το έντυπο αυτό δεν υπάρχει ή έχει απολεσθεί ή δεν έχει κενά φύλλα, να επικοινωνείτε άμεσα και πριν από τη μέρα παράδοσης που έχει διευθετηθεί με την εταιρεία, με κάποιον από τους λειτουργούς του ΥΠΠ που αναφέρονται στο σημείο 23, για διευθέτηση του θέματος. 3. Η παραλαβή του εξοπλισμού θα γίνει σε δύο φάσεις. Κατά την πρώτη φάση το συνεργείο παράδοσης της εταιρείας θα παραδώσει στη σχολική μονάδα τον εξοπλισμό, ενώ κατά τη δεύτερη φάση το συνεργείο εγκατάστασης της εταιρείας θα επισκεφθεί το σχολείο για εγκατάσταση του εξοπλισμού που έχει παραδοθεί. Σημειώνεται ότι το συνεργείο εγκατάστασης θα επισκεφθεί το σχολείο σας όχι αργότερα των δύο εργάσιμων ημερών από την ημέρα που έχετε παραλάβει τον εξοπλισμό από το συνεργείο παράδοσης. 4. Κατά την πρώτη φάση, το συνεργείο παράδοσης της εταιρείας θα παραδώσει στη σχολική μονάδα τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές και θα τους αφήσει στις αίθουσες εγκατάστασής τους, σύμφωνα με τον επισυναπτόμενο κατάλογο, χωρίς να τους αφαιρέσει από τη συσκευασία τους. Είναι σημαντικό να είστε σε θέση να υποδείξετε άμεσα στους υπαλλήλους του συνεργείου εγκατάστασης τις αίθουσες στις οποίες θα αφήσουν τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Για το λόγο αυτό θα πρέπει να γίνει σχετική προεργασία από μέρους σας σύμφωνα και με τον κατάλογο που επισυνάπτεται. 5. Ο εξοπλισμός που θα σας προμηθεύσει η εταιρεία περιλαμβάνει τα πιο κάτω για κάθε ηλεκτρονικό υπολογιστή: Πύργος Ηλεκτρονικού Υπολογιστή Arrow C2 2007 I 3 Οθόνη Philips 170A8FS Πληκτρολόγιο Arrow (KB-9810) Ποντίκι Arrow (SWOP-35) 2 καλώδια τροφοδοσίας 1 καλώδιο σύνδεσης με δίκτυο CAT6 μήκους 5m Επιπρόσθετα, θα περιλαμβάνονται 2 σετ ψηφιακών δίσκων ανά σχολείο για επαναφορά του ηλεκτρονικού υπολογιστή στην αρχική του κατάσταση (restore discs).
6. Οι εκπρόσωποι της εταιρείας (συνεργείο παράδοσης) θα πρέπει να παρουσιάσουν το Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών. Στο έντυπο θα υπάρχουν οι υπογραφές τριών λειτουργών καθώς και η επίσημη σφραγίδα του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού, που δείχνουν ότι ο αναγραφόμενος εξοπλισμός έχει ελεγχθεί και έχει γίνει αποδεκτός. Σε περίπτωση που κάποιο από αυτά τα στοιχεία δεν υπάρχει, να μην παραλάβετε τους Ηλεκτρονικούς Υπολογιστές και να επικοινωνήσετε άμεσα με κάποιο από τους λειτουργούς του ΥΠΠ που αναφέρονται στο σημείο 23 για περαιτέρω οδηγίες. 7. Στο Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών θα επισυνάπτονται οι σειριακοί αριθμοί (S/N) όλων των ηλεκτρονικών υπολογιστών και οθονών που θα εγκατασταθούν στο σχολείο σας. Θα πρέπει να γίνει έλεγχος από εσάς κατά πόσο οι σειριακοί αυτοί αριθμοί αντιστοιχούν σε εκείνους που αναγράφονται στα χαρτοκιβώτια των ηλεκτρονικών υπολογιστών και οθονών που το συνεργείο παράδοσης της εταιρείας έχει φέρει στο σχολείο σας. 8. Κατά την παράδοση του εξοπλισμού οι εκπρόσωποι της εταιρείας θα σας παρουσιάσουν και το δελτίο παράδοσης (Delivery Note) που εκδόθηκε από την εταιρεία. Στο δελτίο παράδοσης θα είναι καταγραμμένη η συνολική ποσότητα του εξοπλισμού που θα παραδοθεί στο σχολείο σας. Θα πρέπει να ελεγχθεί ότι η ποσότητα ηλεκτρονικών υπολογιστών, οθονών, πληκτρολογίων, ποντικιών, καλωδίων τροφοδοσίας, καλωδίων σύνδεσης με δίκτυο CAT6 και σετ ψηφιακών δίσκων για επαναφορά του ηλεκτρονικού υπολογιστή στην αρχική του κατάσταση, συμφωνεί με την αντίστοιχη ποσότητα που αναγράφεται στο δελτίο παράδοσης. 9. Ο διευθυντής του σχολείου θα πρέπει να υπογράψει και σφραγίσει το Δελτίο Παράδοσης (Delivery Note). 10. Το συνεργείο παράδοσης κατά την αποχώρησή του από το σχολείο θα πάρει μαζί του το έντυπο παράδοσης (Delivery Note), το οποίο θα πρέπει να φωτοτυπήσετε και να κρατήσετε αντίγραφο στο Φάκελο Πληροφορικής του Σχολείου σας. 11. Το Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών δε θα το υπογράψετε ούτε και θα το παραδώσετε στο συνεργείο παράδοσης, αλλά θα το κρατήσετε στο σχολείο μέχρι να επισκεφθεί το σχολείο σας το συνεργείο εγκατάστασης της εταιρείας. 12. Κατά τη δεύτερη φάση, το συνεργείο εγκατάστασης θα επισκεφθεί το σχολείο σας και θα προχωρήσει σε εγκατάσταση του εξοπλισμού στις αίθουσες/εργαστήρια που αναφέρονται στον επισυναπτόμενο κατάλογο. 13. Για την εκτέλεση της δεύτερης φάσης της παραλαβής του εξοπλισμού, και αφού ο Διευθυντής / Διευθύντρια του σχολείου έχει εκ των προτέρων ειδοποιήσει σχετικά, θα πρέπει να παρευρίσκεται στο σχολείο, εκπρόσωπος της Σχολικής Εφορείας, ο οποίος έχει εξουσιοδοτηθεί για την παραλαβή και υπογραφή των επίσημων εντύπων παραλαβής του εξοπλισμού. Στις περιπτώσεις που δεν είναι δυνατή η παρουσία οποιουδήποτε εκπροσώπου της Εφορείας και μετά από συνεννόηση ανάμεσα στη διεύθυνση του σχολείου με την αρμόδια εφορεία, την παραλαβή θα αναλαμβάνει ο Διευθυντής / Διευθύντρια μαζί με ένα εκπαιδευτικό του σχολείου (κατά προτίμηση κάποιος/κάποια που κατέχει βασικές γνώσεις γύρω από τους Ηλεκτρονικούς Υπολογιστές). 14. Θα πρέπει, επίσης, να διευθετηθεί η προσωρινή τοποθέτηση του εξοπλισμού σε κατάλληλο έπιπλο, μέχρι την προμήθεια από την αρμόδια Σχολική Εφορεία επίπλου με τις κατάλληλες προδιαγραφές, οι οποίες και θα σταλούν από το Υπουργείο Παιδείας και Πολιτισμού με σχετική οδηγία. 15. Η εταιρεία θα προχωρήσει στην εγκατάσταση και ρύθμιση των ηλεκτρονικών υπολογιστών στις αίθουσες, οι οποίες αναφέρονται στον επισυναπτόμενο πίνακα. Σε περίπτωση ανάγκης διαφοροποίησης της αίθουσας εγκατάστασης ή αποτυχίας πλήρους εγκατάστασης και λειτουργίας οποιουδήποτε μέρους του εξοπλισμού, παρακαλώ όπως επικοινωνείτε άμεσα με κάποιον από τους λειτουργούς του ΥΠΠ που αναφέρονται στο σημείο 23, προτού το συνεργείο εγκατάστασης αποχωρήσει από το σχολείο σας. Επισημαίνεται ότι τα συνεργεία της συγκεκριμένης εταιρείας δεν είναι υποχρεωμένα να μεταφέρουν και να συνδέσουν τους εκτυπωτές που έχετε παραλάβει πρόσφατα από άλλη εταιρεία, στους υπολογιστές που θα σας εγκαταστήσουν. 16. Μετά από συνεννόηση με το Διευθυντή / Διευθύντρια του σχολείου, το συνεργείο εγκατάστασης θα προχωρήσει σε ενημέρωση των εκπαιδευτικών σχετικά με τις βασικές λειτουργίες του ηλεκτρονικού υπολογιστή ως ακολούθως: Σωστή σύνδεση καλωδίων τροφοδοσίας, δικτύου, ποντικιού, πληκτρολογίου, οθόνης και ήχου. Σωστή διαδικασία θέσης σε λειτουργία του ηλεκτρονικού υπολογιστή και της οθόνης (αναφορά στο διακόπτη στο πίσω μέρος του ηλεκτρονικού υπολογιστή). Ρυθμίσεις οθόνης. Παρουσίαση εισόδων USB. Διαδικασία εισόδου ως «Μαθητής» και ως «Διαχειριστής». Σωστή διαδικασία κλεισίματος ηλεκτρονικού υπολογιστή και οθόνης. 17. Ακολούθως αφού συμπληρωθεί το Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών, θα πρέπει να σφραγιστεί και να υπογραφτεί από το Διευθυντή του σχολείου και ακόμα ένα μέλος του προσωπικού. Παραλαβή Ηλεκτρονικών Υπολογιστών τύπου Arrow C2-2007 I 3.doc/Γ.Α Σελίδα 2 από 5
18. Θα πρέπει στη συνέχεια να εκδοθεί το επίσημο Διατακτικό Αποθήκης (GEN 32A) (STORE REQUISITION). Στο εν λόγω έντυπο θα καταγράφονται όλα τα σχετικά στοιχεία, εκτός από τους σειριακούς αριθμούς του εξοπλισμού (ηλεκτρονικών υπολογιστών και οθονών), οι οποίοι δε θα καταχωρηθούν σε αυτό, αλλά θα επισυναφθούν σε ξεχωριστή λίστα, η οποία θα σας δοθεί από τους υπαλλήλους του συνεργείου εγκατάστασης της εταιρείας. Η καταγραφή αυτή θα συμφωνεί με το Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών. Ο αριθμός του GEN32A θα καταγράφεται ακολούθως στο Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών. Στο Διατακτικό Αποθήκης (GEN 32A) (STORE REQUISITION) πρέπει να συμπληρωθούν απαραίτητα όλα τα στοιχεία που ζητούνται και να σφραγίζεται και να υπογράφεται από τον εκπρόσωπο της Σχολικής Εφορείας ή άλλο εντεταλμένο προς τούτο εκπρόσωπο του σχολείου. 19. Θα πρέπει να καταγράψετε το σειριακό αριθμό κάθε ηλεκτρονικού υπολογιστή και κάθε οθόνης στο βιβλίο περιουσίας του σχολείου σας. Η σελίδα του βιβλίου περιουσίας στην οποία θα γίνει η πιο πάνω καταχώρηση θα πρέπει να γραφτεί τόσο στο Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών όσο και στο επίσημο Διατακτικό Αποθήκης (GEN 32A) (STORE REQUISITION) προτού ο υπάλληλος της εταιρείας αποχωρήσει από το σχολείο. 20. Τα διατακτικά με αριθμό 2 και 3 (Portion 2 και 3) να παραδίδονται στον υπάλληλο της Εταιρείας. Ο αριθμός 1 (Portion 1) παραμένει συμπληρωμένος στο βιβλιάριο. 21. Θα πρέπει να φωτοτυπήσετε όλα τα έντυπα και να κρατήσετε αντίγραφο στο Φάκελο Πληροφορικής του Σχολείου σας. 22. Η εταιρεία (συνεργείο εγκατάστασης), θα πρέπει να πάρει μαζί της οποιεσδήποτε συσκευασίες έχει φέρει μαζί με τον εξοπλισμό ήτοι χαρτόνια, χαρτοκιβώτια, πολυστερίνες κ.ά. 23. Σε περίπτωση οποιουδήποτε προβλήματος κατά τη διαδικασία παραλαβής, παρακαλώ να επικοινωνείτε με τον κύριο Δημήτρη Ολυμπίου, στο 99544575 ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση dolymbiou@schools.ac.cy ή με τον κύριο Παναγιώτη Πέτρου, στο 99455057, ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση ppetrou@schools.ac.cy. 24. Το Κόστος Αγοράς ανά ηλεκτρονικό υπολογιστή τύπου Arrow C2 2007 I 3, μαζί με τα περιφερειακά και το συνοδευτικό λογισμικό, ανέρχεται στο ύψος των 979,29 Δολλαρίων Αμερικής. (Αλ. Κουράτος) Διευθυντής Δημοτικής Εκπαίδευσης Κοιν.: Λογιστή ΥΠΠ Σχολικές Εφορείες Συμβούλους Πληροφορικής Δημοτικής Εκπαίδευσης Παραλαβή Ηλεκτρονικών Υπολογιστών τύπου Arrow C2-2007 I 3.doc/Γ.Α Σελίδα 3 από 5
Κατάλογος επιβεβαίωσης ορθής διαδικασίας (συμπληρώστε ): 1. Το συνεργείο παράδοσης της εταιρείας παρέδωσε τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές και τους άφησε στις αίθουσες εγκατάστασής τους, σύμφωνα με τον επισυναπτόμενο κατάλογο, χωρίς να τους αφαιρέσει από τη συσκευασία τους. 2. Η εταιρεία έχει προμηθεύσει ένα πύργο Ηλεκτρονικού Υπολογιστή, μία οθόνη, ένα πληκτρολόγιο, ένα ποντίκι, δύο καλώδια τροφοδοσίας, ένα καλώδιο σύνδεσης με δίκτυο CAT6 μήκους 5m για κάθε Ηλεκτρονικό Υπολογιστή, καθώς και δύο σετ ψηφιακών δίσκων ανά σχολείο για την επαναφορά του Ηλεκτρονικού Υπολογιστή στην αρχική του κατάσταση. 3. Οι υπάλληλοι της εταιρείας έχουν φέρει μαζί τους το Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών. 4. Το Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών είναι υπογραμμένο από τρεις λειτουργούς και φέρει την επίσημη σφραγίδα του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού. 5. Στο Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών επισυνάπτονται οι ορθοί σειριακοί αριθμοί του κάθε Ηλεκτρονικού Υπολογιστή και της κάθε Οθόνης. 6. Οι υπάλληλοι της εταιρείας έχουν φέρει μαζί τους το Δελτίο Παράδοσης (Delivery Note) στο οποίο είναι καταγραμμένη η συνολική ποσότητα του εξοπλισμού που θα παραδοθεί στο σχολείο. 7. Έχει υπογραφεί και σφραγιστεί το Δελτίο Παράδοσης (Delivery Note). 8. Έχει δοθεί στο συνεργείο παράδοσης της εταιρείας το πρωτότυπο Δελτίο Παράδοσης (Delivery Note), φωτοτυπία του οποίου έχει τοποθετηθεί στους Φακέλους του σχολείου. 9. Έχετε κρατήσει στο σχολείο το Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών, χωρίς να το έχετε υπογράψει. 10. Το συνεργείο εγκατάστασης έχει προχωρήσει στην πλήρη εγκατάσταση και λειτουργία του εξοπλισμού στις αίθουσες / εργαστήρια σύμφωνα με τον επισυναπτόμενο κατάλογο. 11. Έχει γίνει ενημέρωση των εκπαιδευτικών σχετικά με τις βασικές λειτουργίες του ηλεκτρονικού υπολογιστή ως ακολούθως: Ορθή σύνδεση καλωδίων τροφοδοσίας, δικτύου, ποντικιού, πληκτρολογίου, οθόνης, ήχου Σωστή διαδικασία θέσης σε λειτουργία του ηλεκτρονικού υπολογιστή και οθόνης (αναφορά στο διακόπτη στο πίσω μέρος του ηλεκτρονικού υπολογιστή) Ρυθμίσεις οθόνης Παρουσίαση εισόδων USB Διαδικασία εισόδου ως «Μαθητής» και ως «Διαχειριστής» Σωστή διαδικασία κλεισίματος ηλεκτρονικού υπολογιστή και οθόνης 12. Έχει υπογραφεί και σφραγιστεί το Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών. 13. Το σχολείο έχει συμπληρώσει και εκδώσει το Διατακτικό Αποθήκης (GEN 32Α). 14. Ο αριθμός του Διατακτικού Αποθήκης (GEN 32Α) έχει καταγραφεί στο Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών. 15. Έχει καταγραφεί ο σειριακός αριθμός του κάθε Ηλεκτρονικού Υπολογιστή και της κάθε Οθόνης στο Βιβλίο Περιουσίας του Σχολείου. 16. Ο αριθμός σελίδας του Βιβλίου Περιουσίας του σχολείου όπου έχουν καταχωρηθεί οι Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές και οι Οθόνες, έχει καταγραφεί τόσο στο Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών όσο και στο Διατακτικό Αποθήκης (GEN 32Α). Παραλαβή Ηλεκτρονικών Υπολογιστών τύπου Arrow C2-2007 I 3.doc/Γ.Α Σελίδα 4 από 5
17. Φωτοτυπήθηκαν όλα τα έντυπα στα απαραίτητα αντίγραφα (και το GEN32A). 18. Τα πρωτότυπα (Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Οθονών, GEN32A Portion 3 και 2 και όλα τα συναφή) έχουν δοθεί στον υπάλληλο της εταιρείας. 19. Ένα αντίγραφο όλων των εγγράφων έχει τοποθετηθεί στους Φακέλους του σχολείου. 20. Η εταιρεία έχει μαζέψει όλες τις συσκευασίες που έχει φέρει μαζί με τον εξοπλισμό. 21. Έχουν συμπληρωθεί όλα τα πιο πάνω στάδια. Σε περίπτωση οποιουδήποτε προβλήματος κατά τη διαδικασία παραλαβής, παρακαλώ να επικοινωνείτε με τον κύριο Δημήτρη Ολυμπίου, στο 99544575 ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση dolymbiou@schools.ac.cy ή με τον κύριο Παναγιώτη Πέτρου, στο 99455057 ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση ppetrou@schools.ac.cy. Παραλαβή Ηλεκτρονικών Υπολογιστών τύπου Arrow C2-2007 I 3.doc/Γ.Α Σελίδα 5 από 5