Σε σχέση με τον Κανονισμό Οργάνωσης και Λειτουργίας του Κέντρου Υποδομών και Υπηρεσιών ΤΠΕ, θα θέλαμε να καταθέσουμε κάποιες παρατηρήσεις και προτάσεις. Γενικές Παρατηρήσεις/Σκέψεις προς εξέταση και αξιολόγηση από την Επιτροπή Είναι ασαφές το θεσμικό πλαίσιο μέσα στο οποίο θα κινείται και θα λειτουργεί το Κέντρο. Αυτό έχει σαν συνέπεια να αναφύονται θέματα που πιθανά να προκαλέσουν τη δυσλειτουργία του Κέντρου. Κάποια από τα θέματα αυτά αποτυπώνονται στις παρατηρήσεις των συναδέλφων Ε. Μιχελιδάκη, Α. Στιβακτάκη και Ε. Καρκανάκη- (παρατηρήσεις Α, Γ, Δ). Βάζοντας στη άκρη τα παραπάνω, θα θέλαμε να καταθέσουμε στην Επιτροπή μερικές γενικές παρατηρήσεις/προτάσεις/σκέψεις, επιπλέον των παρατηρήσεων στα επιμέρους Άρθρα, προκειμένου να τονίσουμε κάποια σημεία που πιστεύουμε οτι θα πρέπει να εκτιμηθούν: 1. Υπηρεσίες Για όλες τις υπηρεσίες που παρέχουν τα Τμήματα θα πρέπει να υπάρχει διάκριση σε: ΒΑΣΙΚΕΣ, δηλαδή είναι υπηρεσίες ΤΠΕ που είναι απαραίτητες και θα πρέπει να παρέχονται δωρεάν στην ακαδημαϊκή κοινότητα όπως το ρεύμα, το νερό, κλπ., όπως για παράδειγμα: virtualization, web, file services, backup, e-mail, antivirus, antispam, VPN, LDAP, AAI, PKI, SSO, Active Directory, HPC, δίκτυο δεδομένων και φωνής. Άλλες Υπηρεσίες, που είναι υπηρεσίες πιο εξειδικευμένες και αφορούν κάποια τμήματα, εργαστήρια, μέλη ΔΕΠ, κλπ. 2. Χρονοδιάγραμμα / Μεταβατική περίοδος : Πιθανά να πρέπει να προβλεφθεί μία περίοδος Πιλοτικής Λειτουργίας του σχήματος ώστε να αξιολογηθεί και να γίνουν οι απαραίτητες διορθωτικές κινήσεις 3. Εκτίμηση προσωπικού / τμήμα: Θα πρέπει να γίνει μία εκτίμηση του ελάχιστου αριθμού τεχνικών που απαιτούνται 4. Η δομή θα πρέπει να προβλέπει για κάθε Τμήμα να αποτελείται από Γραφεία. Η πρόβλεψη αυτή, εκτός από τον επιμερισμό των αρμοδιοτήτων που εξυπηρετεί, προσφέρει και τη δυνατότητα οι υπεύθυνοι των Γραφείων που κατέχουν μετ/κό δίπλωμα να αποκτούν την απαραίτητη διοικητική εμπειρία προκειμένου να μπορούν να διεκδικήσουν θέση Προϊσταμένου 5. Στελέχωση- Προσόντα Δ/ντής του Κέντρου: Για λόγους διαφάνειας και προκειμένου να υπάρχει συμμετοχή των αποδεκτών των υπηρεσιών του Κέντρου στη διοίκησή του, προτείνεται η επιλογή του Δ/ντή να γίνεται με ψηφοφορία από ένα αντιπροσωπευτικό κοινό (πιθανά μέλη ΔΕΠ, Δ/νσεις, εκπρόσωποι συλλόγων, κλπ.)
Θεωρούμε βασικό για την εξέλιξη και τη βιωσιμότητα του Κέντρου να ληφθεί ιδιαίτερη μέριμνα στα κριτήρια επιλογής του προσωπικού του. Για το λόγο αυτό προτείνουμε τα ακόλουθα: Προϊστάμενοι: Μετ/κό τίτλο σπουδών, προϋπηρεσία και εμπειρία τουλάχιστον 8 ετών στο αντικείμενο του Τμήματος εκ των οποίων τουλάχιστον 3 έτη σε θέση ευθύνης, ο πρώτος ή ο μετ/κός τίτλος να είναι στη περιοχή των ΤΠΕ. --> Ανανέωση ανά 3ετία με προκήρυξη? Υπεύθ. Γραφείων: πτυχίο/δίπλωμα ΑΕΙ και 5ετή προϋπηρεσία-εμπειρία στο αντικείμενο --> Ανανέωση ανά 3ετία με προκήρυξη? Εργαζόμενοι: Πτυχίο/δίπλωμα ΑΕΙ και 3ετή προϋπηρεσία-εμπειρία στο αντικείμενο. Βοηθητικό προσωπικό υποστήριξης: μπορεί να είναι απόφοιτοι τουλάχιστον δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης με 5ετή προϋπηρεσία-εμπειρία στο αντικείμενο Ιδιαίτερα για τους Προϊσταμένους θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη με κάποιο τρόπο η αξιολόγηση των χρηστών των υπηρεσιών που ήταν υπεύθυνοι να παρέχουν στο τυπικά ελάχιστο χρονικό διάστημα (3 έτη) στη θέση ευθύνης που κατείχαν σαν προϋπηρεσία. 6. Για λόγους διαύγειας και δεδομένου ότι το Κέντρο θα διαχειρίζεται χρηματικούς πόρους του Ιδρύματος αλλά και Προγραμμάτων/Πόρων από Παροχή Υπηρεσιών προς τρίτους/κλπ, θα ήταν σκόπιμο ως τυπικό προσόν ο Δ/ντής και οι Προϊστάμενοι των Τμημάτων να υποχρεούνται να υποβάλλουν το Πόθεν Εσχες για τη τελευταία (για παράδειγμα) 5ετία πριν αναλάβουν τη θέση και για μία επιπλέον 3ετία πριν λήξει η διάρκεια της θητείας τους στη θέση ευθύνης. 7. Διασφάλιση ποιότητας του Κέντρου Είναι πολύ κρίσιμο για τη βιωσιμότητα του Κέντρου η αποδοχή του από την κοινότητα. Θα πρέπει συνεπώς να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη διασφάλιση ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών και των έργων που υλοποιεί και γενικά για το καθεστώς και τον τρόπο λειτουργίας του και την αξιοποίηση του κόστους επένδυσης. Δύο προτάσεις προς αυτή τη κατεύθυνση: Τις υπηρεσίες που θα προσφέρει το Κέντρο προσέφερε όλα αυτά τα χρόνια το Εργαστήριο Επεξεργασίας Δεδομένων (Υπολογιστικό Κέντρο) της ΣΘΤΕ. Έχουμε συνεπώς κάποια δεδομένα που θα μπορούσαμε να τα χρησιμοποιήσουμε σαν μπούσουλα για τον σχεδιασμό των υπηρεσιών του Κέντρου. Προτείνουμε λοιπόν να γίνει αξιολόγηση των μέχρι τώρα παρεχόμενων υπηρεσιών προκειμένου να πάρουμε την απαραίτητη ανάδραση (feedback) από τους χρήστες. Όπως λοιπόν θα θεσπιστεί Κανονισμός χρήσης των υποδομών από τους χρήστες, θα πρέπει αντίστοιχα να θεσπιστούν και τα απαραίτητα SLAs
(Service Level Agreement) είτε αυτά αφορούν τις Βασικές Υπηρεσίες προς τη κοινότητα είτε αφορούν Εξειδικευμένες Υπηρεσίες προς μονάδες του Ιδρύματος και προς τρίτους. Προς αυτή τη κατεύθυνση προτείνεται να τεθούν σαν επιπλέον στόχοι του Κέντρου: o Η διασφάλιση ποιότητας κατά ISO o Η θέσπιση για όλα τα στελέχη ενός συστήματος Αξιολόγησης μέσα από αντικειμενικούς δείκτες (σύμφωνα με Best Practices που εφαρμόζονται στο εξωτερικό) με ηθικές ή πιθανά και οικονομικές ανταμοιβές στη βάση του παραγόμενου έργου και της καινοτομίας. Αυτό θα έχει πολλαπλά θετικά αποτελέσματα και για το Ίδρυμα αλλά και για τους εργαζόμενους στο Κέντρο αφού θα δημιουργηθεί ένα εργασιακό περιβάλλον ελκυστικό και συνεχώς αναπτυσσόμενο με την προσέλκυση στελεχών με υψηλά προσόντα. Επιπλέον παρατηρήσεις επί των Άρθρων Άρθρο 3 Τα Τμήματα 2 και 3 θα πρέπει να είναι μαζί. Θα μπορούσαν να είναι Γραφεία ενός Τμήματος. Παρόλα αυτά και για κάποια μεταβατική περίοδο θα μπορούσαν να μείνουν έτσι με τις παρακάτω προτεινόμενες αλλαγές ως προς τις δραστηριότητες: Το ΠΣ Προσωπικού να πάει στο Τμήμα 3 Η «Υποστήριξη και διαχείριση της ιστοσελίδας και της διαδικτυακής πύλης του Πανεπιστημίου» να πάει στο Τμήμα 2 Η «Διαχείριση αρχείου αποφάσεων οργάνων διοίκησης» να πάει στο Τμήμα 2 Τα Τμήματα 4 και 5 θα πρέπει να είναι μαζί και να είναι Γραφεία ενός νέου Τμήματος που να ονομάζεται: Τμήμα Υποδομών και Υπηρεσιών. Μεταβατικά θα μπορούσαν να μείνουν δύο Τμήματα ως εξής: Για το Τμήμα 4 προτείνεται να μετονομαστεί σε Τμήμα Υπολογιστικών Υποδομών και Υπηρεσιών. Το 'Υπολογιστικού Νέφους' εννοείται ή ακριβέστερα επιβάλλεται. {Αντίστοιχες υπηρεσίες σε ιδρύματα του εξωτερικού αναφέρονται ως: Technology Infrastructure (Columbia) - Infrastructure Services (Berkeley) - - Computing Services (Stanford) Infrastructure & Operations (Caltech) Operations & Infrastructure (MIT) - Information Technology Services (UCLA)} Θα πρέπει να απαρτίζεται από διάφορα Γραφεία και να παρέχουν βασικές υπηρεσίες (virtualization, web, file services, backup, e-mail, antivirus, antispam, VPN, LDAP, AAI, PKI, SSO, Active Directory, HPC, κλπ) Για το Τμήμα 5 προτείνεται να μετονομαστεί σε Τμήμα Δικτυακών Υποδομών Δεδομένων και Φωνής και να απαρτίζεται από διάφορα Γραφεία
Τμήμα Ανάπτυξης και Έρευνας: Ανάπτυξη και παροχή καινοτόμων εφαρμογών και τεχνολογιών. Το Τμήμα θα εξυπηρετεί και πιθανές ανάγκες των υπολοίπων Τμημάτων HelpDesk: Θα πρέπει να υπάρξει είτε σαν χωριστό Τμήμα είτε κάτω από τη Γραμματεία. Θα παρέχει 1 ου επιπέδου υποστήριξη σε χρήστες ενώ 2 ου επιπέδου υποστήριξη θα παρέχεται από τα άλλα αρμόδια Τμήματα. Άρθρο 4 Σύσταση Συγκλητικής Επιτροπής Ο Δ/ντής του Κέντρου εισηγείται θέματα στη Συγκλητική Επιτροπή. Δεν μπορεί ο ελεγχόμενος να συμμετέχει στο όργανο ελέγχου. Θα μπορούσε να συμμετέχει χωρίς όμως δικαίωμα ψήφου. Στη Συγκλητική Επιτροπή θα πρέπει κατά περίπτωση να συμμετέχουν ως εισηγητές εκπρόσωποι των Δ/νσεων του Ιδρύματος Τεχνικός Δ/ντής Όπως περιγράφεται είναι ένας από τους βασικούς ρόλους του Δ/ντή. Το όργανο που βοηθά τον Δ/ντή σε τεχνικά θέματα είναι το Τεχνικό Συμβούλιο. Σε περίπτωση που ο Δ/ντής χρειάζεται διοικητική βοήθεια, δεδομένης της συγκεκριμένης δομής του Κέντρου, πιθανά αυτή να πρέπει να δίνεται από ένα από τα μέλη της Συγκλητικής Επιτροπής ή να οριστεί ένα άλλο μέλος ΔΕΠ σαν Αναπληρωτής Δ/ντής. Άρθρο 7 Προτείνουμε να δημιουργηθεί μία Ομάδα Ασφαλείας αποτελούμενη από στελέχη όλων των Τμημάτων του Κέντρου, η οποία να βρίσκεται σε συνεργασία με τη Διοίκηση ή με πιθανά μελλοντική Συγκλητική Επιτροπή υπεύθυνη για τη χάραξη πολιτικών ασφαλείας του ΠΚ. Ομάδα Συστημάτων & Δικτύων- Μηχανογράφηση Γραμματειών Εργαστηρίου Επεξεργασίας Δεδομένων (Υπολογιστικό Κέντρο) (με αλφαβητική σειρά): Θεοδωράκης Μηνάς Καπετανάκης Γιάννης Κλεισαρχάκης Μιχάλης Κουναλάκης Δημήτρης Παναγιωτάκης Νίκος Τομαρά Χαρά (Υπεύθυνη Ομάδας)
Κάποιες επιπλέον παρατηρήσεις για τη δομή του Κέντρου ( Χαρά Τομαρά ) Εφόσον το Ίδρυμα αποφάσισε τη συγκεκριμένη δομή, προφανώς θα πρέπει να γίνει προσπάθεια να λειτουργήσει. Επιτρέψτε μου όμως να καταθέσω κάποια στοιχεία από την εμπειρία μου και σε άλλα ιδρύματα/οργανισμούς στο εξωτερικό αλλά και από τη συμμετοχή μου όλα αυτά τα χρόνια στο Εργαστήριο Επεξεργασίας Δεδομένων της ΣΘΤΕ. Τα καταθέτω γιατί πιθανά να βοηθήσουν την Επιτροπή και τη Διοίκηση σε σημεία που θα πρέπει να ληφθούν υπόψη στη κατάρτιση του Κανονισμού λειτουργίας του Κέντρου. Τα στοιχεία αυτά τα είχα θέσει υπόψη και στη Διοίκηση με την ευκαιρία της συγγραφής του Σχεδίου του Οδικού Χάρτη. Η δομή δεν συμφωνεί και με τα πρότυπα ξένων παν/μίων. Πέρα από την αναπτυξιακή διάσταση, το βασικό αντικείμενο του Κέντρου αφορά στη παροχή υπηρεσιών και τη δημιουργία κατάλληλου τεχνικού περιβάλλοντος για την εκπαιδευτική και την ερευνητική δραστηριότητα και όχι την ίδια την ερευνητική δραστηριότητα. Η διεθνής πρακτική είναι ότι αντίστοιχα Kέντρα δεν διευθύνονται από καθηγητές αλλά από senior τεχνικούς με εμπειρία σε διοίκηση. Το ίδιο ισχύει και για τους υπευθύνους των διαφόρων τμημάτων ενός Κέντρου. Παραθέτω κάποια παραδείγματα. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχουν κάποια ιδρύματα που ακολουθούν τη δομή που απεφάσισε το Ίδρυμά μας. Όμως σύμφωνα με τα Best Practices δεν είναι έτσι. Από τα παρακάτω ιδρύματα μόνο σε μία περίπτωση (UCLA) υπεύθυνος του Κέντρου είναι καθηγητής και μάλιστα Chemical Eng. Όλοι οι υπόλοιποι είναι τεχνικοί με ΒΑ και MS τις περισσότερες φορές όχι πληροφορικής: 1. Jim Davis, Vice-Provost, CIO UCLA, Prof. Chemical Engineering 2. Anne Margulies, Vice President and University CIO, πλούσιο βιογραφικό σε ηγετικές ΙΤ θέσεις (ξεκίνησε τη καριέρα της σαν system administrator) 3. Bill Clebsch, Associate Vice President, IT Services, Stanford - BA of Arts (Stanford) and MBA (San Francisco State Univ.) 4. Marilyn T. Smith, Head of IS&T, MIT - BA in Astronomy (Wellesley College), MBA (Babson College) 5. Larry Conrad, Berkeley,Associate Vice Chanellor for IT - BA Computer Science (Iowa State Univ.), MS Computer Science (Arizona State Univ.) 6. Richard Fagen, CIO, Caltech - Graduate of UCLA 7. Candace Fleming, Vice President-CIO, Columbia - BA Electrical Eng.(Princeton), MBA (NY Univ.) 8. Marilyn McMillan, Vice President of IT, NY Univ. - BA in Political Science (Rutgers), MS (Boston Univ.)
Αυτό σημαίνει ότι τα κριτήρια για τις θέσεις αυτές είναι διαφορετικά. Κάποιοι από τους βασικούς, κατά τη γνώμη μου, λόγους που η δομή σε ιδρύματα του εξωτερικού είναι διαφορετική είναι οι ακόλουθοι: 1. Το αντικείμενο είναι απαιτητικό και απαιτεί πλήρη και αποκλειστική απασχόληση. 2. Το αντικείμενο αφορά κύρια σε παροχή υπηρεσιών, εφαρμοσμένη ΙΤ, κλπ. που δεν είναι κατά κανόνα η εξειδίκευση/εμπειρία που έχει ένας καθηγητής σε πανεπιστήμιο. Όσον αφορά σε ιδρύματα της χώρας, τα περισσότερα είχαν δημιουργήσει σχετικές Δ/νσεις (πανεπιστήμια Πάτρας, Αιγαίου, Πολυτεχνείο Κρήτης, Αριστοτέλειο, ΕΚΠΑ, κλπ.). Δεν γνωρίζω πώς έχουν προγραμματίσει στον Οδικό τους Χάρτη να οργανώσουν αυτή την υπηρεσία. Ένα από αυτά που ξέρω είναι το ΑΠΘ που ακολουθεί τα διεθνή πρότυπα και έχει θέσει και κάποιο συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα ένταξης του αντίστοιχου Κέντρου σε δομή που περιγράφεται στον Ν. 3979 για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση του ΥΠΕΣΑΗΔ. (http://www.auth.gr/news/anouncements/15300, http://www.auth.gr/egovernmentnetworks ).