Αζήλα 12/3/2014 ΓΙΟΙΚΗΗ ΓΔΝΙΚΗ Γ/ΝΗ ΟΙΚΟΝ/ΚΩΝ ΤΠΗΡ. Α/ΝΗ ΠΡΟΜΗΘΔΙΩΝ ΚΑΙ ΥΗΜ. ΤΠΗΡ. ΣΜΗΜΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΓΙΑΓ/ΜΩΝ ΠΑΡΟΥΗ ΤΠΗΡΔΙΩΝ & ΔΞΟΠΛΙΜΟΤ. Σαρ. Γ/λζε: Αγ. Κσλ/λνπ 16 Πιεξνθνξίεο: Θ.Ξπινγηάλλε Σειέθσλν: 210.52.13.710 Αξηζκ.πξση. ΤΟΟ/ΠΤ/6/1723 Προς 1 Σηο Γ/λζεηο ηεο Γηνίθεζεο ΗΚΑ-ΔΣΑΜ 2.Σα Πεξ/θα - Σνπηθά Τπνθ/ηα & Παξ/ηα ΗΚΑ-ΔΣΑΜ 3.Σα Σνπηθά Τπνθ/καηα Αζθ/λσλ Εντασσομένων Ταμείων 4.Σα Σακεία Δίζπξαμεο Δζόδσλ ΗΚΑ-ΔΣΑΜ 5.Σηο Δηδηθέο Τπεξεζίεο Διέγρνπ Αζθάιηζεο ΗΚΑ-ΔΣΑΜ (Δ ΤΠ Δ Α) β.τπεξεζία Τγεηνλνκηθώλ Δπηηξνπώλ Αλαπεξίαο 7.Κέληξν Δίζπξαμεο Αζθαιηζηηθώλ Οθεηιώλ (ΚΔΑΟ) 8.Σα Γξαθεία Κνηλσληθήο Αζθάιηζεο Τπόυε: Γ/ληώλ ΘΔΜΑ: «Παροτή ηατσδροκηθώλ σπερεζηώλ ζηο ΙΚΑ-ΔΣΑΜ γηα τροληθό δηάζηεκα δύο (2) εηώλ από ηελ ΔΛΣΑ Α.Δ βάζεη ηες από 7/3/2014 ζσλαθζείζας ζύκβαζες». αο γλσξίδνπκε όηη κε ηε Λ36/ΠΤ/1/22.01.2014 (ΑΓΑ: ΒΗΦ94691ΧΓ-29Ε) απόθαζε ηνπ Τπνδηνηθεηή ηνπ ΗΚΑ-ΔΣΑΜ θαηαθπξώζεθε ην απνηέιεζκα ηνπ Γεκόζηνπ Αλνηρηνύ δηαγσληζκνύ πνπ δηελεξγήζεθε ζηηο 9/12/2013 κε αληηθείκελν ηελ Παξνρή ηαρπδξνκηθώλ ππεξεζηώλ ζην ΗΚΑ- ΔΣΑΜ ζηελ αλάδνρν εηαηξεία ΔΛΛΖΝΗΚΑ ΣΑΥΤΓΡΟΜΔΗΑ Α.Δ. (Απέιινπ 1, 10188 Αζήλα, ηει. 210-3353607 & 210-3353641, fax: 210-3314862), γηα ρξνληθό δηάζηεκα δύν (2) εηώλ αξρήο γελνκέλεο από ηελ εκεξνκελία ππνγξαθήο ηεο ζύκβαζεο ήηνη από 7/3/14 κέρξη 6/3/2016 κε ΑΓΑ: ΒΗΚΑ4691ΧΓ-ΟΖ.
> Συγκεκριμένα με την από 7/3/2014 σύμβαση η ανάδοχος εταιρεία ΕΛΤΑ Α.Ε. αναλαμβάνει «τη διακίνηση ταχυδρομικών αντικειμένων (εγγράφων, δεμάτων και διαφόρων εντύπων) από όλες τις Υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (όλες τις Υπηρεσιακές Μονάδες που λειτουργούν, καθώς και Υπηρεσιακές Μονάδες που πιθανόν λειτουργήσουν στο μέλλον) προς διαφόρους παραλήπτες, εργοδότες, ασφαλισμένους και συνταξιούχους σε όλη την Ελλάδα καθώς και φορείς ασφάλισης, ασφαλισμένους ή συνταξιούχους σε χώρες του εξωτερικού» σύμφωνα με τους αναφερομένους σε αυτή όρους και προϋποθέσεις και τις ανά είδος διακινούμενου υλικού τιμές του άρθρου 8 αυτής. Η διακίνηση αφορά: 1. Μαζική διακίνηση παραστατικών (π.χ. ενημερωτικά σημειώματα συνταξιούχων, βεβαιώσεις φόρου συνταξιούχων, ετικέτες ασφαλιστικής ικανότητας, κλπ) προς ασφαλισμένους, συνταξιούχους και εργοδότες σε όλη τη χώρα. Το προς διακίνηση υλικό θα παραδίδεται από Αναδόχους Εκτύπωσης (που χρησιμοποιεί η αναθέτουσα Αρχή) μετά από συνεννόηση με τις αρμόδιες Διευθύνσεις Εκμετάλλευσης και Εφαρμογών της Γενικής Διεύθυνσης Πληροφορικής, ή και άλλες Διευθύνσεις της Διοίκησης ΙΚΑ-ΕΤΑΜ σε χώρο που θα υποδειχθεί από τον Ανάδοχο. 2. Διακίνηση παραστατικών και αλληλογραφίας από τις Κεντρικές Υπηρεσίες της Διοίκησης προς τα Υποκ/τα ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, φορείς, ασφαλισμένους, συνταξιούχους, εργοδότες σε όλη τη χώρα. 3. Διακίνηση παραστατικών και αλληλογραφίας από τα Υποκ/τα ΙΚΑ-ΕΤΑΜ προς άλλες υπηρεσιακές Μονάδες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, ασφαλισμένους, συνταξιούχους, εργοδότες και λοιπούς παραλήπτες σε όλη τη χώρα. 4. Διακίνηση παραστατικών και αλληλογραφίας από ορισμένες υπηρεσιακές μονάδες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ προς ασφαλισμένους, συνταξιούχους ή φορείς σε χώρες του εξωτερικού. > Για τη διακίνηση των παραστατικών οι μονάδες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ θα χρησιμοποιούν τυποποιημένα μεγέθη φακέλων ανάλογα με το βάρος το οποίο θα περιέχουν καθώς επίσης και μη τυποποιημένα μεγέθη κιβωτίων για αποστολές παραστατικών. Συγκεκριμένα: 1.Για Επιστολική αλληλογραφία Ι. Φάκελος μικρού μεγέθους διαστάσεων 0,235 Χ 0,110, βάρους έως και 50 γραμμ., ο οποίος χρησιμοποιείται εκτός των άλλων, για όλες τις μαζικές αποστολές II. Φάκελος μικρού μεγέθους διαστάσεων 0,24 Χ 0,165, βάρους από 51 γραμμ. έως και 250 γραμ. III. Φάκελος μεγάλου μεγέθους διαστάσεων 0,32 Χ 0,245, βάρους από 251 γραμμ. έως και 2000 γραμ. 2
IV. Φάκελος μεγάλου μεγέθους διαστάσεων 0,38 Χ 0,245, βάρους από 251 γραμμ. έως και 2000 γραμ. 2. Για Δέματα V. Φάκελοι/δέματα ακανόνιστου μεγέθους δηλαδή φάκελοι που δεν περιλαμβάνονται στις προαναφερόμενες προδιαγραφές, μεγέθη, διαστάσεις και βάρη από 2001-5000 γραμμ. VI. Ογκώδη ακανόνιστα δέματα, βάρους από 5001 γραμ. έως και 20.000 γραμμ. Επισημαίνουμε ότι οι Μονάδες θα χρησιμοποιούν φακέλους που ήδη υπάρχουν στην Υποδ/νση Αποθηκών μέχρι εξαντλήσεως των αποθεμάτων τους και την προμήθεια νέων τυποποιημένων φακέλων με τις ανωτέρω διαστάσεις. Σε περίπτωση διαφοροποίησης των διαστάσεων των φακέλων διακίνησης θα ενημερωθείτε εκ νέου από την Υπηρεσία μας. > Αναλυτικά οι όροι διακίνησης, οι διαστάσεις ταχυδρομικών αντικειμένων, οι κατηγορίες βάρους-διαχείρισης, η συχνότητα διακινούμενου υλικού (επίδοση-παραλαβή), οι ημέρες, ώρες διακίνησης ανά μονάδα όπως αυτές έχουν κατηγοριοποιηθεί στους σχετικούς πίνακες της συμβάσεως κ.λ.π. αναφέρονται στο άρθρο 3 της σύμβασης ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΩΝ ΑΝΤΊΚΕΙΜΕΝΩΝ-ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΡΓΟΥ- ΠΛΗΡΩΜΗ ΑΝΑΔΟΧΟΥ > Για τις ανάγκες διακίνησης των ταχυδρομικών αντικειμένων και την παραλαβή του έργου ο Δ/ντης της κάθε Μονάδας με ευθύνη του θα ορίσει: α. Δύο (2) Υπεύθυνους Διακίνησης και β. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου. > Οι Υπεύθυνοι Διακίνησης θα παραδίδουν το προς διακίνηση υλικό σε καθορισμένο σημείο που θα υποδείξει ο Ανάδοχος, θα παραλαμβάνουν την αλληλογραφία από αυτόν και τυχόν ανεπίδοτους φακέλους. Θα έχουν επίσης την αρμοδιότητα παραλαβής των τιμολογίων του Αναδόχου και την παράδοση τους μαζί με τις καταστάσεις παράδοσης ή παραλαβής αντικειμένων στην Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής. > Σε κάθε Μονάδα, τα προς διακίνηση υλικά θα συσκευάζονται κατάλληλα σε τυποποιημένους από το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ φακέλους/δέματα. Επίσης η διαδικασία της συσκευασίας θα ελέγχεται από τον Υπεύθυνο Διακίνησης που θα οριστεί σε κάθε Μονάδα. 3
=> To προς διακίνηση υλικό θα παραδίδεται από τους Υπεύθυνους Διακίνησης του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ στα σημεία που θα υποδείξει ο Ανάδοχος και θα βρίσκονται: στην ίδια περιοχή/συνοικία με την Μονάδα του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και σε απόσταση όχι μεγαλύτερη των 700 μέτρων για τα αστικά κέντρα, στις μη αστικές περιοχές σε απόσταση όχι μεγαλύτερη των 2χλμ, σε διαφορετική περίπτωση ο Ανάδοχος θα πρέπει να παραδίδει και να παραλαμβάνει το διακινούμενο υλικό από τις υπηρεσιακές μονάδες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ χωρίς χρέωση κόστους δρομολογίου. => Ο αρμόδιος υπάλληλος του Αναδόχου θα παραλαμβάνει το διακινούμενο υλικό, και θα υπογράφει τη σχετική κατάσταση παραλαβής. Για τις ανάγκες της διακίνησης οι Μονάδες θα χρησιμοποιούν τα αναφερόμενα στη σύμβαση ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ 1,2,3 ανάλογα με το είδος του διακινούμενου υλικού (διακίνηση εσωτερικού, εξωτερικού, συστημένα και με απόδειξη παραλαβής). ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΡΓΟΥ Η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής κάθε Μονάδας θα παραλαμβάνει το έργο σε διμηνιαία βάση. Για τις ανάγκες της παραλαβής, ο Ανάδοχος θα πρέπει να υποβάλλει στον Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής κάθε Μονάδας αναλυτική μηνιαία κατάσταση (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 4Α και 4Β της σύμβασης), εντός του πρώτου δεκαημέρου του επόμενου μήνα, ώστε να πιστοποιείται η έγκαιρη και ορθή παράδοση του υλικού, και η επιστροφή τυχόν ανεπίδοτων. Συνοδευτικά, ο Ανάδοχος υποχρεούται να παραδίδει αναφορά εργασιών, στην οποία θα περιγράφει, με τη μορφή έκθεσης πεπραγμένων, τυχόν προβλήματα που παρουσιάστηκαν καθώς και τον τρόπο επίλυσης τους (καθυστερήσεις παραλαβών, τυχόν απώλειες υλικού κλπ.). Η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής θα προβαίνει σε δειγματοληπτική, κατά την κρίση της, επαλήθευση των περιγραφόμενων στη συγκεντρωτική κατάσταση και την αναφορά εργασιών καθώς και σε οποιαδήποτε άλλη ενέργεια κρίνει απαραίτητη για τις ανάγκες του έργου της. ΠΛΗΡΩΜΗ Η πληρωμή.του αναδόχου θα γίνεται ανά δίμηνο ως εξής: Στο τέλος κάθε μήνα θα αποστέλλεται από τον Ανάδοχο στην αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής της κάθε υπηρεσιακής μονάδας συγκεντρωτική κατάσταση (σύμφωνα με τα ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 4Α και 4Β της σύμβασης) που θα αναγράφονται: 4
ο αριθμός των αντικειμένων της διακίνησης, το βάρος, το είδος της διαχείρισης και τα αντίστοιχα τέλη, για το εν λόγω διάστημα, προκειμένου να διασταυρωθούν με τα αντίστοιχα στοιχεία που ήδη τηρούνται στην υπηρεσιακή μονάδα. Στην συνέχεια και εντός δέκα πέντε (15) ημερών θα συμφωνείται από κοινού η τελική ποσότητα και τα αναλογούντα προς πληρωμή ταχυδρομικά τέλη, τα οποία ανά είδος διακινούμενου υλικού και βάρος αναφέρονται στο άρθρο 8 της σύμβασης και θα εκδίδεται το σχετικό παραστατικό πληρωμής (τιμολόγιο), το οποίο θα αποστέλλεται στη υπηρεσιακή μονάδα. Η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής ανά δίμηνο παροχής υπηρεσιών θα προβαίνει άμεσα και χωρίς καθυστέρηση σε έγγραφη πιστοποίηση της διακίνησης, (στην οποία θα περιγράφεται αναλυτικά, ο αριθμός των αντικειμένων κατά διαχείριση, βάρος και τα αντίστοιχα τέλη, για το εν λόγω διάστημα), την οποία θα διαβιβάζει στο αρμόδιο Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης, επισυνάπτοντας τα παραστατικά πληρωμής (τιμολόγια διμήνου) και φωτοαντίγραφα των ανωτέρω συγκεντρωτικών καταστάσεων. Μετά την έκδοση του σχετικού Πρωτοκόλλου Παραλαβής από την αρμόδια Επιτροπή, το αρμόδιο Οικονομικό Τμήμα θα εκδίδει σχετικό χρηματικό ένταλμα πληρωμής στο όνομα του δικαιούχου ΕΛΤΑ Ε.Ε. σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις. Η κατάθεση του συγκεκριμένου ποσού θα γίνεται σε κάποιον από τους αντίστοιχους λογαριασμούς που τηρούν τα ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΤΑΧΥΔΡΙΜΕΙΑ Α.Ε. στις εξής τράπεζες : ΠΕΙΡΑΙΩΣ (Αρ. λογ. 600204040030012, IBAN GR 100 171 002 000 600 2040030012), ΕΘΝΙΚΗ (Αρ. λογ. 040507022-83, IBAN GR 39 0110 0400 0000 0405 0702 283), ALPHA BANK (Αρ.Λογ. 101-00-2002-024015, IBAN GR 940140 1010 1010 0200 2024 015) ΜΕ ΑΝΑΓΡΑΦΟΜΕΝΗ ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ: ΕΞΟΦΛΗΣΗ ΤΩΝ No ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ. Η Υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ που πραγματοποίησε την κατάθεση θα αποστέλλει με FAX (210 3353205) ή με E-MAIL G.Karatasas@elta-net.gr, φωτοαντίγραφο του καταθετηρίου με υπόμνηση ότι αφορά στην εξόφληση των No τιμολογίων. Η Επιτροπή Παραλαβής της κάθε μονάδας υποχρεούται να αποστέλλει στην Δ/νση Προμηθειών (Τμήμα Παροχής Υπηρεσιών) φωτοαντίγραφο της ανωτέρω συγκεντρωτικής κατάστασης και του παραστατικού πληρωμής (τιμολογίου) για τις ανάγκες παρακολούθησης του προϋπολογισμού του έργου 5
ι ΕΠΙΣΗΜΑΙΝΟΥΜΕ ΟΤΙ: > Από την έναρξη της συναφθείσας σύμβασης και κατά τη διάρκεια αυτής η διακίνηση όλων των ταχυδρομικών αντικειμένων από όλες τις μονάδες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ θα γίνεται μόνο μέσω αυτής, στους προβλεπόμενους από αυτή χρόνους-προθεσμίες και τιμές ανά κατηγορία επιστολικής αλληλογραφίας και σύμφωνα με τους όρους και προϋποθέσεις που αναλυτικά αναφέρονται και περιγράφονται στα άρθρα της. Στο εξής δεν θα διακινείται αλληλογραφία με τη χρήση ταχυμεταφοράς (courier) εκτός από εξαιρετικά επείγουσες περιπτώσεις και με ευθύνη του Δ/ντή της κάθε μονάδας. Επίσης η αποστολή συστημένων μέσω της σύμβασης θα γίνεται με φειδώ και όταν αυτή κρίνεται άκρως αναγκαία. > Οι μονάδες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ που μέχρι σήμερα χρησιμοποιούσαν Μηχανές Γραμματοσήμανσης θα πρέπει να μεταβούν άμεσα με ευθύνη του Δ/ντή τους στο αρμόδιο κατάστημα των ΕΛΤΑ Α.Ε. για ακύρωση - σφράγιση της μηχανής και την κατάθεση του δακτυλίου της (Οδηγίες θα σας δοθούν από τα Υποκ/τα των ΕΛΤΑ). Με την σφράγιση των μηχανών θα γίνει επιστροφή των πιστωτικών υπολοίπων από τα ΕΛΤΑ Α.Ε. (εάν υπάρχουν). Οι εν λόγω μηχανές, οι οποίες πλέον δεν θα χρησιμοποιούνται θα παραμείνουν φυλαγμένες στις μονάδες μέχρι νεοτέρας. Εν συνεχεία και προκειμένου να μηδενιστεί ο υπόλογος των ταχυδρομικών τελών θα τηρηθεί η διαδικασία που ακολουθείται για το κλείσιμο κάθε υπολόγου, δηλαδή: Από τη «Διαχείριση Παραστατικών» στο «Υποσύστημα Βοηθητικής Λογιστικής», καταχωρείτε στην οθόνη «Επιστροφή Αδιαθέτου» με το κωδικό συναλλασσόμενου του υπόλογου, και στο πεδίο «Σχετική Απόφαση Προκαταβολής» συνδέουμε την προκαταβολή που του έχει δοθεί για τα ταχυδρομικά τέλη και συμπληρώνεται το συνολικό υπολειπόμενο ποσό της προκαταβολής. Αφού καταχωρήσετε την εργασία εκδίδετε Γραμμάτιο Είσπραξης και το εκτελείτε (για την εν λόγω καταχώρηση περισσότερες πληροφορίες θα δίδονται από την Οικονομική Δ/νση στα τηλ. 210-5215395-398). > Η κάθε Μονάδα (το Οικονομικό Τμήμα) προκειμένου να προβεί στην οικονομική τακτοποίηση του ανάδοχου ΕΛΤΑ Α.Ε. θα πρέπει ανά δίμηνο και μετά την πιστοποίηση των διακινηθέντων κατά το διάστημα αυτό ταχυδρομικών αντικειμένων από την αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής, να αποστέλλουν στην Οικονομική Δ/νση του Ιδρύματος (Τμήμα Προϋπολογισμού, κα Κάραλη, τηλ 210-5215470) φωτοαντίγραφα των σχετικών εκδοθέντων για το δίμηνο αυτό τιμολογίων, ώστε να τους δοθεί η σχετική πίστωση και ο κωδικός προϋπολογισμού. 6
Ο υπεύθυνος του οικονομικού τμήματος εν συνεχεία θα προβαίνει στην έκδοση απόφασης ανάληψης υποχρέωσης και στην έκδοση του σχετικού εντάλματος πληρωμής. Κάθε ένταλμα πληρωμής, σύμφωνα με την εγκύκλιο 58 (αρ. πρωτ. 5342/13/11-10-13) θα καταχωρείται στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων, ως «Νέα Εντολή από Σύμβαση». Η σύμβαση έχει ήδη καταχωρηθεί από την Δ/νσή μας με AΔAM:14SYMV001916257. ΠΡΟΣΟΧΗ: Στα τιμολόγια να αναφέρεται ο αριθμός φακέλου της εν λόγω σύμβασης (ΦΠΥ 19/13). > Η κάθε Μονάδα θα είναι υπεύθυνη για την διακίνηση των παραστατικών της καθώς και των Παραρτημάτων και των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης που υπάγονται σε αυτή. > Η παρακράτηση 0,10% υπέρ της Ε.Α.Α.Δ.ΣΥ (Ενιαία Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων) θα γίνεται σε κάθε εντολή πληρωμής ανεξαρτήτου ποσού. > Η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής της κάθε μονάδας υποχρεούται να αποστέλλει στην Δ/νση Προμηθειών (Τμήμα Παροχής Υπηρεσιών) φωτοαντίγραφο της συγκεντρωτικής κατάστασης πληρωμής και του παραστατικού πληρωμής (τιμολογίου) για τις,, ανάγκες παρακολούθησης του προϋπολογισμού του έργου (υπόψη κα Ξυλογιάννη, fax: 210-5221507) Κατόπιν των ανωτέρω παρακαλούμε για την ενδελεχή μελέτη των όρων της εν λόγω σύμβασης και την πιστή τήρηση αυτών. Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΚΑΙ ΧΗΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Γ.ΒΟΥΤΣΙΝΑ 7