ΘΕΜΑ: "Μηχανογραφικό Σύστημα Ασφάλισης στο ΙΚΑ με μετρητά (Σ.Μ.Μ.)".

Transcript

1 ΘΕΜΑ: "Μηχανογραφικό Σύστημα Ασφάλισης στο ΙΚΑ με μετρητά (Σ.Μ.Μ.)". ΣΧΕΤ.: 112/71 και 163/77 εγκύκλιοι Όπως είναι γνωστό με τις παραπάνω εγκυκλίους είχε παρασχεθεί η ευχέρεια στις επιχ/σεις που διαθέτουν μηχανογραφική υπηρεσία ή εξυπηρετούνται μηχανογραφικά από γραφείο μηχανογραφικής εξυπηρέτησης (SERVICE BUREAU) και απασχολούν 50 μισθωτούς και πάνω να καταβάλλουν τις εισφορές υπέρ ΙΚΑ "τοις μετρητοίς" και να παρακολουθούν την ασφάλιση του προσωπικού τους με μηχανογραφικά μέσα. Ήδη σημαντικός αριθμός επιχ/σεων έχει ενταχθεί στο ανωτέρω σύστημα και συνεχώς επεκτείνεται η εφαρμογή του σε νέες επιχ/σεις. Με το παραπάνω σύστημα η καταβολή των εισφορών για την ασφάλιση των εργαζομένων, πραγματοποιείται κάθε μήνα με μετρητά ενώ παράλληλα έχουν καταργηθεί τα ένσημα. Η ασφαλιστική τακτοποίηση των μισθωτών ενεργείται με την υποβολή στο ΙΚΑ, κάθε τρίμηνο, μαγνητικών μέσων (Μαγνητικές ταινίες - Μαγνητικές δισκέτες), αποδεικνύεται δε αυτή από τριμηνιαία Ατομικά Δελτία Εισφορών (ΑΔΕ). Τα δελτία αυτά μέχρι σήμερα εκτύπωναν οι επιχ/σεις και στη συνέχεια τα χορηγούσαν στους εργαζόμενους. Η εκτύπωση των Ατομικών Δελτίων Εισφορών από τις επιχ/σεις εγκυμονούσε πολλούς κινδύνους που είχαν προβληματίσει τη Διοίκηση. Για τη διασφάλιση των εργαζομένων αλλά και του Ιδρύματος γενικότερα ανασχεδιάστηκε το παραπάνω Σύστημα και για απασχόληση από 1/1/89 και εντεύθεν τα τριμηνιαία Ατομικά Δελτία Εισφορών (Α.Δ.Ε.) θα εκτυπώνονται μόνο από το ΙΚΑ και όχι από τις επιχ/σεις. Για την ορθή αντιμετώπιση των απαιτήσεων του συστήματος και την ακολουθητέα διαδικασία για την εφαρμογή του, περιγράφονται αναλυτικά οι αρμοδιότητες των Υποκ/των μας..//.

2 2 1. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΤΑΞΗΣ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Για να ενταχθεί μία επιχ/ση στο σύστημα αυτό, πρέπει όπως προαναφέρθηκε να διαθέτει δική της μηχανογράφηση η να εξυπηρετείται μηχανογραφικά από γραφείο μηχανογραφικής εξυπηρέτησης (SERVICE BUREAU), να απασχολεί τουλάχιστον 50 εργαζόμενους και να ακολουθηθεί η εξής διαδικασία: α) Συνεννόηση και παραλαβή σχετικών προδιαγραφών - οδηγιών από την Δ/νση Μηχ/κής Εξυπηρέτησης (Αγησιλάου 48 - ΑΘΗΝΑ, τηλ: ), β) υπογραφή σχετικής σύμβασης από την επιχ/ση, το Υποκ/μα του ΙΚΑ στο οποίο υπάγεται η έδρα της επιχ/σης και τη Δ/νση Μηχ/κής Εξυπηρέτησης (Δ.Μ.Ε.) και γ) απογραφή στο Μητρώο Ασφ/νων του ΙΚΑ των αναπόγραφων μισθωτών που απασχολούνται στην επιχ/ση και ταυτοποίηση των ατομικών στοιχείων των ήδη απογεγραμμένων με τα αντίστοιχα στοιχεία του μηχανογραφικού αρχείου του ΙΚΑ (Μητρώο Ασφ/νων) όπως αναλυτικά περιγράφεται στις προδιαγραφέςοδηγίες. 2. ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΤΩΝ ΥΠΕΡ ΙΚΑ ΕΙΣΦΟΡΩΝ Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ένταξης μιας επιχ/σης στο Σύστημα, οι εισφορές του ΙΚΑ καταβάλλονται απ αυτήν σε μετρητά, χωρίς να χορηγούνται ένσημα. Η καταβολή των οφειλομένων εισφορών, για το σύνολο των εργαζομένων της επιχ/σης σ όλη τη χώρα, ενεργείται από το κεντρικό της κατάστημα (έδρα της επιχ/σης) σε 30 μέρες και προκειμένου για το Δημόσιο, τα Ν.Π.Δ.Δ. και Ο.Τ.Α. σε 60 μέρες από τη λήξη του μήνα απασχόλησης. Στη μηνιαία καταβολή του συνόλου των εισφορών περιλαμβάνονται και τυχόν οφειλόμενες εισφορές για αναδρομικά που καταβλήθηκαν το μήνα αυτό λόγω αναδρομικής διαμόρφωσης των μισθών και ημερομισθίων προηγουμένων μισθολογικών περιόδων από οποιαδήποτε αιτία. Για κάθε καταβολή συντάσσεται από την επιχ/ση μια επιστολή (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ Νο1) και υποβάλλεται στην Τράπεζα ή στο ΙΚΑ που γίνεται η καταβολή των εισφορών. Στην παραπάνω επιστολή αναλύεται κατά κλάδο ασφάλισης το ποσό των καταβαλλομένων εισφορών. Με βάση την ανάλυση αυτή γίνεται η κατανομή των εισφορών στους φορείς. Στην περίπτωση που η μηνιαία καταβολή των εισφορών πραγματοποιείται μέσω Τραπεζών, ο εργοδότης παραλαμβάνει από την Τράπεζα την απόδειξη καταβολής σε δυο αντίγραφα, εκ των οποίων το ένα υποχρεούται να παραδώσει στο ΙΚΑ, προκειμένου να αποδείξει την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του ως προς την καταβολή των εισφορών. Αν η καταβολή εισφορών πραγματοποιηθεί σε Υποκ/μα του ΙΚΑ, η αρμόδια.//.

3 - 3 - υπηρεσία παραδίδει ένα αντίγραφο του Γραμματίου Είσπραξης στον εργοδότη και διαβιβάζει με Υπηρεσιακό Σημείωμα ένα αντίγραφο του Γραμματίου στο αρμόδιο τμήμα εσόδων που ελέγχει την έδρα της επιχ/σης. 3. ΥΠΟΒΟΛΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ & ΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΕΙΣΦΟΡΩΝ Για την ασφαλιστική τακτοποίηση των εργαζομένων στην επιχ/ση και τη διαπίστωση των καταβαλλομένων εισφορών οι επιχ/σεις που έχουν ενταχθεί στο Σύστημα υποβάλλουν στις αρμόδιες υπηρεσίες τα παρακάτω στοιχεία: 3.1. Μαγνητικά μέσα (Ταινίες ή Δισκέτες) Τα παραπάνω μέσα υποβάλλονται στη Δ.Μ.Ε. μέσα στο πρώτο 15μερο του ε- πόμενου μήνα από τη λήξη κάθε τριμήνου Τριμηνιαία ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ κατάσταση εισφορών ΙΚΑ Η παραπάνω κατάσταση υποβάλλεται σε δύο αντίτυπα στην υπηρεσία εσόδων του Υποκ/τος που ελέγχει το κεντρικό γραφείο (έδρα) της επιχ/σης, μέσα στην ίδια προθεσμία που υποβάλλονται τα μαγνητικά μέσα. Η κατάσταση αυτή περιέχει στοιχεία απασχόλησης των εργαζομένων στην επιχ/ση με αναλυτικές κατά μήνα εγγραφές για κάθε ασφαλισμένο και με χωριστές εγγραφές για τα δώρα εορτών Χριστουγέννων και Πάσχα, καθώς και για το επίδομα α- δείας. Οι αναδρομικές αποδοχές και οι αντίστοιχες μηνιαίας εισφορές του τρέχοντος τριμήνου καταχωρούνται στις καταστάσεις αναλυτικά κατά μήνα, ενώ αναδρομικά προηγούμενων τριμήνων καταχωρούνται αναλυτικά κατ έτος στο τρίμηνο που καταβλήθηκαν. Για αυτές τις αναδρομικές αποδοχές οι επιχ/σεις υποχρεούνται να διαθέτουν στοιχεία ανάλυσης τους κατά μήνα στα αρχεία της μισθοδοσίας τους προκειμένου να διευκολύνουν τις υπηρεσίες του ΙΚΑ όταν από αυτές ζητηθεί η ανάλυση. Η κατάσταση είναι ενιαία για όλο το προσωπικό της επιχ/σης, άσχετα με τον τρόπο αμοιβής και απασχόλησης του σε περιοχές αρμοδιότητας διαφόρων Υποκ/των του ΙΚΑ και συντάσσεται κατά περιοχή απασχόλησης προσωπικού και κατά κλάδο ασφάλισης. Στο τέλος των εγγραφών κάθε ασφαλισμένου υπάρχουν σύνολα ημερών εργασίας, αποδοχών και εισφορών. Επίσης μετά τις αναλυτικές εγγραφές όλων των ασφ/νων εκτυπώνονται τα γενικά σύνολα ημερών εργασίας, αποδοχών και εισφορών κατά κλάδο ασφάλισης και περιοχή απασχόλησης. Σαν αριθμός μητρώου εργοδότη τίθεται στις καταστάσεις ο α- ριθμός μητρώου εργοδότη της έδρας της επιχείρησης ενώ παράλληλα στη κάθε κατάσταση αναγράφεται ο κωδικός αριθμός του Υποκ/τος του ΙΚΑ της περιοχής στην οποία απασχολούνται οι μισθωτοί που αναγράφονται στη κατάσταση αυτή..//.

4 Τριμηνιαία ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ κατάσταση εισφορών ΙΚΑ Στην κατάσταση αυτή αναγράφονται τα σύνολα (γενικά) των περιοχών (Υποκ/ των) απασχόλησης της επιχ/σης κατά κλάδο ασφάλισης. Ένα αντίγραφο της παρακάνω κατάστασης υποβάλλεται στην υπηρεσία εσόδων του Υποκ/τος που ελέγχει το κεντρικό γραφείο (έδρα) της επιχ/σης μαζί με την τριμηνιαία αναλυτική κατάσταση και ένα αντίγραφο στη Δ/νση Μηχ/κής Εξυπηρέτησης μαζί με τα μαγνητικά μέσα Αποδείξεις καταβολής εισφορών Τα αντίγραφα των μηνιαίων αποδείξεων καταβολής εισφορών που παραδίδονται στην επιχ/ση από την Τράπεζα ή από το ΙΚΑ κατά την καταβολή των εισφορών, πρέπει να υποβληθούν στο αρμόδιο Υποκ/μα ΙΚΑ που ελέγχει την έδρα της επιχ/σης μέσα στο πρώτο δεκαήμερο του 2ου μήνα από τη λήξη του τριμήνου ή του 3ου μήνα εφόσον πρόκειται για Δημόσιο, Ν.Π.Δ.Δ. και Ο.Τ.Α. 4. ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΥΠΟΚ/ΤΩΝ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΩΝ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΠΟ ΤΙΣ ΕΠΙΧ/ΣΕΙΣ Για την ορθή αντιμετώπιση των απαιτήσεων του συστήματος περιγράφεται παρακάτω η διαδικασία που θα ακολουθείται από τις υπηρεσίες εσόδων των Υποκ/των Το Υποκ/μα της έδρας της επιχ/σης Το Υποκ/μα προβαίνει στις παρακάτω ενέργειες: ) Παραλαβή των υποβαλλομένων από την επιχ/ση καταστάσεων και αποδείξεων καταβολής εισφορών ) Γνωστοποίηση στη Δ.Μ.Ε. των υποβαλλομένων ασφαλιστικών στοιχείων. Απαραίτητη προϋπόθεση για την έκδοση των Α.Δ.Ε. είναι η συμφωνία των γενικών συνόλων (ημερών εργασίας, αποδοχών και εισφορών) που αναγράφονται στις υποβαλλόμενες στο Υποκ/μα καταστάσεις και των αντιστοίχων συνόλων που περιέχουν τα μηχανογραφικά μέσα. Το αρμόδιο τμήμα πρέπει αμέσως μετά την υποβολή από τις επιχ/σεις των τριμηνιαίων καταστάσεων να συμπληρώσει και να αποστείλει στην αρμόδια Δ/νση (Δ.Μ.Ε.) το ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ Νο 2, η οποία μόνο μετά την παραλαβή του εντύπου αυτού δίνει εντολή στη μηχ/ση για έκδοση των Α.Δ.Ε. Για το λόγο αυτό επιβάλλεται η ΕΓΚΑΙΡΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ του παραπάνω Υποδείγματος Σημειώνουμε ότι για τη συμπλήρωση της χρονικής περιόδου στη μεν ένδειξη "ΕΤΟΣ" αναγράφονται τα δύο τελευταία ψηφία του έτους, στη δε ένδειξη "ΤΡΙΜΗΝΟ" ένα από τα πρώτα τέσσερα γράμματα της Αλφαβήτου, ανάλογα με το τρίμηνο που αφορούν τα υποβαλλόμενα στοιχεία απασχόλησης π.χ. για τη χρονική περίοδο 1/89 έως 3/89 αναγράφεται Α. 89. Το έντυπο αυτό συμπληρώνεται σε δύο αντίγραφα από τα οποία το πρώτο

5 - 5 - διαβιβάζεται στη Δ.Μ.Ε. και το δεύτερο τοποθετείται στο αντίστοιχο Β.Ε.Ε. προκειμένου ο προϊστάμενος εσόδων κατά τον επανέλεγχο των Β.Ε.Ε. να επαληθεύσει αν τα αναγραφόμενα σ αυτό στοιχεία συμφωνούν με αυτά που καταχωρήθηκαν στο Β.Ε.Ε. και συνεπώς ορθά δόθηκε η εντολή εκτύπωσης των Α.Δ.Ε ) Έλεγχος της επιχ/σης, ο οποίος διακρίνεται σε: α) έλεγχο των καταβαλλομένων εισφορών, δηλ. συμφωνία μεταξύ του γενικού συνόλου των αναγραφομένων, στις τριμηνιαίες καταστάσεις, εισφορών (για το σύνολο του προσωπικού της επιχ/σης) και των μηνιαίων καταβολών. Σε περίπτωση μη καταβολής των εισφορών το Υποκ/μα της έδρας συντάσσει ΠΕΕ για το σύνολο των μη καταβληθεισών εισφορών δηλ. και για εισφορές που αντιστοιχούν σε προσωπικό της επιχ/σης παρακολουθούμενο από άλλο Υποκ/μα. Για την ΠΕΕ αυτή δεν συμπληρώνεται η ανάλυση ποσού εισφορών κατά ασφ/νο (έκθεση ελέγχου) δεδομένου ότι η ασφαλιστική τακτοποίηση των εργαζομένων στην επιχ/ση θα πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τα υποβαλλόμενα από την επιχ/ση μηχανογραφικά μέσα. Το παραπάνω Υποκ/μα επίσης είναι αρμόδιο για τη διαπίστωση της εμπρόθεσμης καταβολής όλων των εισφορών, συνεπώς τυχόν ΠΕΠΤ καταλογίζονται από το Υποκ/μα της έδρας της επιχ/σης για το σύνολο των εκπροθέσμως καταβληθεισών εισφορών. β) ουσιαστικό έλεγχο (κλάδος ασφάλισης κατά. ειδικότητα, ποσοστό ασφαλίστρου, ύψος αποδοχών κλπ.) για το προσωπικό της επιχ/σης που απασχολείται στην περιοχή του Υποκ/τος της έδρας. Επίσης ελέγχονται οι αποδοχές για τις οποίες δεν υπολογίζονται ασφαλιστικές εισφορές διαπιστώνοντας τη νομιμότητα της εξαίρεσης. Για διευκόλυνση του ουσιαστικού ελέγχου απεικονίζεται στον παρακάτω πίνακα το είδος των αποδοχών κατά κωδικό όπως αυτός α- ναγράφεται στις αναλυτικές καταστάσεις εισφορών.

6 Για διαφορές εισφορών που προκύπτουν από τον παραπάνω έλεγχο ενημερώνεται η επιχ/ση για να συμπεριλάβει τις διαφορές αυτές στο επόμενο τρίμηνο και καταβάλλει τις αντίστοιχες εισφορές μαζί με τις εισφορές του επόμενου μήνα, παράλληλα πρέπει να αναγραφεί σχετική παρατήρηση στο αντίστοιχο Β.Ε.Ε. Αν κατά τον έλεγχο του επόμενου τριμήνου διαπιστωθεί ότι δεν καταβλήθηκαν οι παραπάνω εισφορές θα συνταχτεί ξεχωριστή ΠΕΕ και ανάλυση ποσού εισφορών κατά ασφ/νο (έκθεση ελέγχου). Η παραπάνω διαδικασία θα ακολουθείται και στην περίπτωση που η επιχ/ση εκ των προτέρων, αρνηθεί την καταβολή των εισφορών, που προκύπτουν από διαφορές του ουσιαστικού ελέγχου ) Έλεγχος-διαβίβαση αποδείξεων καταβολής εισφορών. Όπως προαναφέρθηκε η επιχ/ση υποβάλλει στο Υποκ/μα της έδρας αντίγραφα των μηνιαίων αποδείξεων καταβολής εισφορών του τριμήνου που έληξε. Μετά την καταχώρηση αυτών στο Β.Ε.Ε. και τον επανέλεγχο από τον προϊστάμενο Εσόδων και προκειμένου να διενεργηθεί έλεγχος και συμφωνία, με τα EXTRE των Τραπεζών ακολουθείται η εξής διαδικασία. Τα Υποκ/τα της περιοχής Αθηνών., συγκεντρώνουν τις μηνιαίες αποδείξεις καταβολής εισφορών όλων των επιχ/σεων που υποβλήθηκαν στο Υποκ/μα και τις αποστέλλουν στη Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών της Διοίκησης με Συνοδευτική Κατάσταση (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ Νο3). Ευνόητο είναι ότι στη Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών αποστέλλονται μόνο οι αποδείξεις καταβολής εισφορών των Τραπεζών όχι όμως και τα Γραμμάτια Είσπραξης των Υποκ/των. Τα Υπόλοιπα Υποκ/τα (πλην της περιοχής Αθηνών) διαβιβάζουν τις αποδείξεις καταβολής στο Λογιστήριο του Υποκ/τός τους για τον έλεγχο και τη συμφωνία με τα EXTRE των Τραπεζών. Ευνόητο είναι ότι για κάθε ασυμφωνία θα ενημερώνεται αμέσως η αρμόδια υπηρεσία εσόδων ) Διαβίβαση μηχανογραφημένων καταστάσεων στα αρμόδια Υποκ/τα. Από τη δεύτερη σειρά των τριμηνιαίων αναλυτικών καταστάσεων που υποβλήθηκαν στο Υποκ/μα, χωρίζονται οι καταστάσεις εκείνες που περιλαμβάνουν προσωπικό της επιχ/σης που απασχολείται σε περιοχή άλλων Υποκ/των και με διαβιβαστικό.//.

7 - 7 - έγγραφο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ Νο 4.) αποστέλλονται αρμοδίως για τον ουσιαστικό έλεγχο. Στο διαβιβαστικό αυτό συμπληρώνονται τα μηνιαία ποσά εισφορών όπως α- ναγράφονται στις αποδείξεις καταβολής καθώς επίσης και τυχόν επιβληθείσες ΠΕΕ. Στο ίδιο παραστατικό αναγράφονται τυχόν παρατηρήσεις στην περίπτωση που από τον ουσιαστικό έλεγχο που πραγματοποιήθηκε για το απασχολούμενο προσωπικό της έδρας της επιχ/σης διαπιστώθηκαν διαφορές εισφορών οι οποίες ενδέχεται να υπάρχουν και για το προσωπικό της επιχ/σης που ελέγχεται από τα υπόλοιπα Υποκ/τα. Για το λόγο αυτό το Υποκ/μα της έδρας πρέπει να επιστήσει την προσοχή ως προς το σημείο αυτό. Τέλος συμπληρώνονται το γενικό σύνολο εισφορών κατά Υποκ/μα ) Καταχώρηση στο ΒΕΕ της έδρας των ΠΕΕ που επιβάλλουν τα λοιπά εκτός της έδρας Υποκ/τα. Όπως αναλυτικά περιγράφεται στην επόμενη παράγραφο τα λοιπά εκτός έδρας Υποκ/τα ενημερώνουν με υπηρεσιακό σημείωμα το Υποκ/μα της έ- δρας για κάθε ΠΕΕ που επιβάλλουν κατά τον ουσιαστικό έλεγχο. Οι ΠΕΕ αυτές καταχωρούνται στο ΒΕΕ από το Υποκ/μα της έδρας έτσι ώστε να αξιοποιηθούν κατά τη χορήγηση βεβαιώσεων μη οφειλής ) Τήρηση αρχείου συμβάσεων των επιχ/σεων που έχουν ενταχθεί στο σύστημα καταβολής των εισφορών με μετρητά (Σ.Μ.Μ.) και η έδρα της επιχ/σης ελέγχεται από το Υποκ/μα αυτό Τα λοιπά (πλην της έδρας της επιχ/σης) Υποκ/τα Τα παραπάνω Υποκ/τα προβαίνουν στις ακόλουθες ενέργειες: ) Έλεγχος επιχ/σης. Για τον έλεγχο της επιχ/σης τηρείται κανονικά ΒΕΕ. Με βάση τις μηχανογραφικές καταστάσεις που διαβιβάζει το Υποκ/μα της έδρας καταχωρούνται το γενικό σύνολο ημερών εργασίας, αποδοχών και στη στήλη Βεβαιωθείσες το σύνολο των εισφορών που αφορούν το προσωπικό που απασχολείται στην περιοχή του Υποκ/τος. Στη στήλη Καταβληθείσες αναγράφεται η παρατήρηση "οι εισφορές καταβλήθηκαν ή καταλογίστηκαν με ΠΕΕ. από το Υποκ/μα της έδρας όπως προκύπτει από το συνημμένο διαβιβαστικό, αριθ. πρωτ....". Στη συνέχεια το Υποκ/μα προβαίνει σε ουσιαστικό έλεγχο όπως αναλυτικά περιγράφεται στη παράγραφο ) Ενημέρωση του Υποκ/τος της έδρας για τις επιβληθείσες ΠΕΕ. Τα παραπάνω Υποκ/τα πρέπει να ενημερώνουν, με υπηρεσιακά σημειώματα, το Υποκ/μα της έδρας για τις τυχόν, ύστερα από τον ουσιαστικό έλεγχο, επιβληθείσες ΠΕΕ ) Διεκπεραίωση σημειωμάτων. Ευνόητο είναι ότι τα παραπάνω Υποκ/τα προβαίνουν στη διεκπεραίωση των παντός είδους σημειωμάτων που αφορούν το παρακολουθούμενο απ αυτά προσωπικό της επιχ/σης..//.

8 ΕΚΔΟΣΗ ΑΤΟΜΙΚΟΥ ΔΕΛΤΙΟΥ ΕΙΣΦΟΡΩΝ (Α.Δ.Ε.) Για την ασφαλιστική ταχτοποίηση των ασφ/νων, το ΙΚΑ για απασχόληση από εκδίδει, μέσα σε 25 ημέρες από την παραλαβή των μαγνητικών μέσων (εφ'όσον αυτά χαρακτηριστούν σαν παραδεκτά) και μετά από τη μηχανογραφική επεξεργασία, ΑΤΟΜΙΚΑ ΔΕΛΤΙΑ ΕΙΣΦΟΡΩΝ (Α.Δ.Ε.). Τα παραπάνω Α.Δ.Ε. φέρουν την ένδειξη Ι.Κ.Α. καθώς επίσης στρογγυλή σφραγίδα του Ιδρύματος και υπογραφή του Δ/ντή της Δ.Μ.Ε. Σημειώνουμε ότι η κύρια αλλαγή στο σύστημα είναι ότι η εκτύπωση του δελτίου αυτού για απασχόληση από και εντεύθεν γίνεται από το Ι.Κ.Α. και όχι από την επιχ/ση. Τονίζεται ιδιαίτερα ότι: α) Αν δεν συμφωνούν τα γενικά σύνολα της τριμηνιαίας συγκεντρωτικής κατάστασης που υποβάλλεται στο Υποκ/μα Ι.Κ.Α. της έδρας της επιχ/σης με εκείνα που θα προκύπτουν από την επεξεργασία των μαγνητικών μέσων, τότε τα τελευταία αυτά επιστρέφονται στην επιχ/ση και δεν εκτυπώνονται Α.Δ.Ε. β) Τα ατομικά δελτία (Α.Δ.Ε.) εκτυπώνονται με βάση τις εγγραφές των μαγνητικών μέσων της επιχ/σης και συνεπώς το Ι.Κ.Α. επιφυλάσσεται για οποιαδήποτε μεταβολή τους που τυχόν θα προκύψει μετά από έλεγχο της επιχ/σης. γ) Αν τα στοιχεία δεν υποβληθούν, από τις επιχ/σεις, εμπρόθεσμα τα Α.Δ.Ε. θα εκτυπώνονται στο επόμενο τρίμηνο. Οι επιχ/σεις υποχρεούνται να διανέμουν τα εκδοθέντα Α.Δ.Ε. στους εργαζόμενους μισθωτούς τους. Τα παραπάνω δελτία παραλαμβάνουν από τη Δ.Μ.Ε. οι επιχ/σεις των οποίων η έδρα βρίσκεται στην περιοχή Αττικής. Αντίθετα, αν η έδρα της επιχ/σης βρίσκεται στην επαρχία, τα παραπάνω δελτία αποστέλλονται σ αυτή από την Δ.Μ.Ε. Σε περίπτωση αποχώρησης μισθωτού από. την επιχ/ση πριν από την έκδοση του τριμηνιαίου Α.Δ.Ε., η επιχ/ση υποχρεούται μετά την παραλαβή να αποστείλει αυτό στο σπίτι του εργαζόμενου. Αν ο μισθωτός χάσει το ατομικό δελτίο εισφορών (Α.Δ.Ε.) ή αν αυτό φθαρεί και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί πλέον, τότε ο ενδιαφερόμενος υποχρεούται να γνωρίσει το γεγονός αμέσως στην αρμόδια υπηρεσία του Υποκ/τος ΙΚΑ του τόπου κατοικίας ή εργασίας του. Οδηγίες για την ακολουθητέα διαδικασία στην περίπτωση αυτή θα δοθούν με νεώτερο έγγραφο από τη Δ/νση Ασφάλισης. Η διαδικασία αυτή ι- σχύει για απασχόληση από ενώ για προηγούμενες απασχολήσεις χορηγείται χειρόγραφο δελτίο από τις επιχ/σεις και επικυρώνεται από το Υποκ/μα του Ι.Κ.Α. που ελέγχει την επιχ/ση. Σε περίπτωση που ο ασφ/νος έχει ανάγκη εκτάκτως τα στοιχεία απασχόλησης του, πριν από την εκτύπωση του τριμηνιαίου Ατομικού Δελτίου, ο εργοδότης.//.

9 - 9 - υποχρεούται να χορηγήσει βεβαίωση (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ Νο 5), η οποία περιέχει εκτός από τα στοιχεία της επιχ/σης και του ασφαλισμένου τη χρονική περίοδο απασχόλησης, ημέρες εργασίας, αποδοχές, εισφορές ΙΚΑ, κλάδο ασφάλισης και το λόγο για τον οποίο χορηγείται η βεβαίωση αυτή. Λεπτομερείς οδηγίες για τη χρήση της εν λόγω βεβαίωσης από τις υπηρεσίες παροχών και συντάξεων των Υποκ/των μας θα δοθούν από τη Δ/νση Παροχών με νεώτερη εγκύκλιο. Τέλος τονίζουμε ότι ο μισθωτός υποχρεούται, να προσκομίζει στις αρμόδιες υπηρεσίες του Ι.Κ.Α. το Δ.Α.Τ.Ε. με τα τριμηνιαία δελτία (Α.Δ.Ε.) για λήψη οποιασδήποτε παροχής ή ενημέρωσης των βιβλιαρίων υγείας του. 6. ΕΚΔΟΣΗ ΑΥΤΟΚΟΛΛΗΤΩΝ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΑΣ Κατά το μήνα Οκτώβριο κάθε έτους το Ι.Κ.Α. θα εκτυπώνει ειδικά αυτοκόλλητα έντυπα, για όσους ασφ/νους έχουν δικαίωμα, στις παροχές σε είδος, προκείμενου να επικολλούνται στα βιβλιάρια υγείας τους, από τα οποία θα προκύπτει η ασφαλιστική τους ικανότητα για το επόμενο έτος. Τέλος τονίζουμε ότι η πιστή τήρηση των προαναφερθέντων διαδικασιών και προθεσμιών αποτελεί βασική προϋπόθεση για την επιτυχή λειτουργία του παραπάνω Μηχανογραφικού Συστήματος, που σε αντίθετη περίπτωση θα δημιουργήσει σοβαρά προβλήματα στην ασφαλιστική τακτοποίηση των εργαζομένων (μη εκτύπωση Α.Δ.Ε.). Οι υπηρεσίες εσόδων των Υποκ/των και Παραρτημάτων παρακαλούνται να προσέξουν ιδιαίτερα τις παραπάνω οδηγίες φροντίζοντας για την έγκαιρη υποβολή των σχετικών στοιχείων και παράλληλα την σωστή και πλήρη ενημέρωση εργοδοτών και εργαζομένων. Συνημμένα : 5 υποδείγματα Ακριβές αντίγραφο Η Τμηματάρχης διεκπεραιώσεως Ε.Δ. Ο ΥΠΟΔΙΟΙΚΗΤΗΣ Ε. ΛΥΡΑ Ν. ΤΣΙΤΣΑΣ

10

11

12

13

14

15

16