ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΚΕΝΗΣ ΘΕΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΦΕΔΡΙΚΟΥ ΠΙΝΑΚΑ Τίτλος θέσης Βοηθός διοικητικός υπάλληλος (ΑΝΔΡΑΣ/ΓΥΝΑΙΚΑ) Ομάδα καθηκόντων/βαθμός AST 3 Τύπος σύμβασης Έκτακτος υπάλληλος Κωδικός VEXT/18/316/AST 3/Βοηθός διοίκησης Προθεσμία υποβολής αιτήσεων 24/4/2018 24:00 ώρα Αλικάντε (Ώρα Κεντρικής Ευρώπης- CET) Τόπος εργασίας Αλικάντε, ΙΣΠΑΝΙΑ Ο εφεδρικός πίνακας (ΕΠ) 31/12/2019 ισχύει έως Αριθμός υποψηφίων στον 30 ΕΠ Το Γραφείο Διανοητικής Ιδιοκτησίας της Ευρωπαϊκής Ένωσης (EUIPO) διοργανώνει διαδικασία επιλογής προκειμένου να καταρτίσει εφεδρικό πίνακα επιτυχόντων υποψηφίων. Ζητούμενος αριθμός επιτυχόντων υποψηφίων: Γενική διοικητική υποστήριξη: 14 Ανθρώπινοι πόροι: 10 Επικοινωνία: 6 Η προκήρυξη καλύπτει τρεις τομείς. Μπορείτε να υποβάλετε αίτηση μόνο για έναν τομέα. Κατά την υποβολή της ηλεκτρονικής αίτησής σας πρέπει να αναφέρετε την επιλογή σας. Παρατήρηση: Αναφέρετε με σαφήνεια στο βιογραφικό σας σημείωμα τον τομέα στον οποίο έχετε αποκτήσει την επαγγελματική σας πείρα. 1. ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ Οι βοηθοί διοίκησης διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην εσωτερική διοίκηση του EUIPO, κυρίως στη διοίκηση προσωπικού, σε θέματα προϋπολογισμού και οικονομικά θέματα, καθώς και στον τομέα των επικοινωνιών. Οι επιτυχόντες υποψήφιοι θα κληθούν να εκτελέσουν διοικητικά καθήκοντα, τα οποία απαιτούν έναν ορισμένο βαθμό αυτονομίας, κατά περίπτωση, σε έναν από τους ακόλουθους τομείς σε οποιοδήποτε από τα τμήματα του Γραφείου:
Γενική διοικητική υποστήριξη, για παράδειγμα: Να παρέχουν γενική διοικητική υποστήριξη στον προϊστάμενο και/ή στο προσωπικό του/της αντίστοιχου/-ης τμήματος/υπηρεσίας, μεταξύ άλλων, όπου απαιτείται, διαχείριση προγράμματος και ημερολογίου, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι όλα τα μέλη του προσωπικού είναι πλήρως ενήμερα για τις δραστηριότητες, τις συνεδριάσεις και τα ραντεβού τους. Να παρέχουν βοήθεια και καθοδήγηση στην ομάδα και να συντονίζουν τις δραστηριότητες ανάλογα με τις ανάγκες. Να παρέχουν διοικητική και υλικοτεχνική υποστήριξη για τη διοργάνωση διασκέψεων, εκδηλώσεων/έργων καθώς και συνεδριάσεων, συμπεριλαμβανομένων, κατά περίπτωση, όσων έχουν ευαίσθητο ή εμπιστευτικό χαρακτήρα. Να παρέχουν υποστήριξη στη διοργάνωση μαθημάτων κατάρτισης σχετικά με θέματα διανοητικής ιδιοκτησίας και μη, καθώς και στη διαχείριση γνώσεων. Να συντάσσουν πρακτικά συνεδριάσεων και να εκπονούν παρουσιάσεις. Να συντάσσουν σημειώσεις, να επεξεργάζονται και να μορφοποιούν ηλεκτρονικά έγγραφα, καθώς επίσης, μεταξύ άλλων, να αναθεωρούν κείμενα και διαδικτυακά εργαλεία. Να παρέχουν υποστήριξη στην οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών και στον χειρισμό αιτήσεων επιστροφής εξόδων. Να οργανώνουν και να τηρούν ένα επικαιροποιημένο και αποδοτικό σύστημα αρχειοθέτησης (ηλεκτρονικών και έντυπων εγγράφων). Να διαχειρίζονται την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, καθώς και τηλεφωνικές κλήσεις. Να παρέχουν υποστήριξη για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με όλες τις απαιτήσεις ποιότητας και προστασίας των δεδομένων. Να προσδιορίζουν τομείς προς βελτίωση στις τρέχουσες διοικητικές διαδικασίες, να συμμετέχουν στα εσωτερικά δίκτυα και προγράμματα ελέγχου ποιότητας για τη βελτίωση της συνολικής παροχής υπηρεσιών. Ανθρώπινοι πόροι, για παράδειγμα: Να χειρίζονται διοικητικά θέματα που αφορούν την εργασιακή σχέση μεταξύ του EUIPO και του προσωπικού του. Να χειρίζονται διοικητικά θέματα που αφορούν ατομικά δικαιώματα και παροχές και τις συνθήκες εργασίας. Να διεκπεραιώνουν και να επικυρώνουν πληρωμές και επιστροφές εξόδων. Να παρέχουν υποστήριξη σε σχέση με τη διαχείριση των επιδόσεων και την ανάπτυξη του προσωπικού. Να οργανώνουν εξωτερικές διαδικασίες επιλογής, καθώς και διαδικασίες για εσωτερικές κενές θέσεις, συνεντεύξεις και προσλήψεις. Να παρέχουν βοήθεια στη διαχείριση των πολιτικών του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού (να προετοιμάζουν ενημερωτικά σημειώματα, να εφαρμόζουν διαδικασίες/υπηρεσίες του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού, να συντάσσουν έγγραφα). Να καταρτίζουν στατιστικές/εκθέσεις του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού. Επικοινωνία: Να υποστηρίζουν δραστηριότητες στο πλαίσιο της επικοινωνιακής στρατηγικής του Γραφείου, ειδικότερα σε τομείς όπως οι εξής: Να διατηρούν σχέσεις με πρακτορεία και οργανισμούς Τύπου και επικοινωνίας.
Να αναπτύσσουν περιεχόμενο (τόσο σε επίπεδο ουσίας όσο και σε επίπεδο μορφής) για διαδικτυακό και έντυπο επικοινωνιακό υλικό. Να συντάσσουν άρθρα, σημειώσεις/εκθέσεις σε θέματα επικοινωνίας. Να διοργανώνουν εταιρικές εκδηλώσεις/συνεδριάσεις. Να συμβάλλουν σε ζητήματα περιεχομένου και σχεδιασμού σε σχέση με τον επίσημο δικτυακό τόπο και τον εσωτερικό δικτυακό τόπο. Να παρέχουν περιεχόμενο για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και να διαχειρίζονται τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τις διαδικτυακές πλατφόρμες επικοινωνίας. Να παρέχουν βοήθεια σε οπτικοακουστικές εργασίες, όπως μεταξύ άλλων βιντεοσκόπηση, ηχογράφηση, φωτογραφία και διαδικτυακές μεταδόσεις. Καθήκοντα που αφορούν το σύνολο του προσωπικού: Να συμμετέχουν ενεργά στην επίτευξη των στόχων του EUIPO σύμφωνα με το Στρατηγικό Σχέδιο. Να εκτελούν κάθε άλλο καθήκον ή αρμοδιότητα που ενδέχεται να ανατεθεί από τον προϊστάμενο του αντίστοιχου τμήματος. 2. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑΣ Για να γίνουν δεκτοί στη διαδικασία επιλογής, οι υποψήφιοι πρέπει να πληρούν όλους τους ακόλουθους όρους κατά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων: Γενικοί όροι 1 Να έχουν την ιθαγένεια κράτους μέλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Να απολαύουν όλων των πολιτικών τους δικαιωμάτων. Να έχουν εκπληρώσει τις υποχρεώσεις που επιβάλλονται από τον νόμο όσον αφορά τη στρατιωτική θητεία. Να διαθέτουν τα εχέγγυα ήθους που απαιτούνται για την άσκηση των προβλεπόμενων καθηκόντων. Να είναι σωματικά ικανοί για την άσκηση των καθηκόντων τους. Εκπαίδευση Επίπεδο μεταδευτεροβάθμιας εκπαίδευσης το οποίο πιστοποιείται από την κατοχή διπλώματος Ή επίπεδο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης το οποίο πιστοποιείται από την κατοχή διπλώματος και παρέχει πρόσβαση στη μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση, καθώς και συναφή επαγγελματική πείρα τουλάχιστον τριών ετών. 1 Βλ. άρθρο 12 του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Επαγγελματική πείρα 2 Να διαθέτουν τουλάχιστον 3 έτη συναφούς επαγγελματικής πείρας πλήρους απασχόλησης σε σχέση και αντίστοιχου επιπέδου με τα καθήκοντα σε έναν από τους τομείς που περιγράφονται στην ενότητα «Καθήκοντα». Γλωσσικές γνώσεις Να έχουν άριστη γνώση της αγγλικής (τουλάχιστον επίπεδο C1) Γλώσσα 1. Να έχουν καλή γνώση μίας από τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ (τουλάχιστον επίπεδο B2) Γλώσσα 2 3. Τα αναφερόμενα επίπεδα αντιστοιχούν στο Κοινό Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Αναφοράς για τις γλώσσες: Δεξιότητες πληροφορικής Απαιτείται υψηλού επιπέδου γνώση υπολογιστών. Οι υποψήφιοι πρέπει να διαθέτουν εκτενή επαγγελματική πείρα στη χρήση εφαρμογών ηλεκτρονικών υπολογιστών όπως το MS Office ή παρόμοια πακέτα λογισμικού (κυρίως Excel, Word, PowerPoint, Outlook), στη χρήση βάσεων δεδομένων και στην έρευνα στο διαδίκτυο. 3. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ Για την επιλογή των καταλληλότερων υποψηφίων που θα κληθούν στο στάδιο της συνέντευξης και των εξετάσεων και για την κατάρτιση του εφεδρικού πίνακα επιτυχόντων υποψηφίων κατόπιν των αποτελεσμάτων της συνέντευξης και των εξετάσεων (κατά περίπτωση), το Γραφείο θα εφαρμόσει τα ακόλουθα κριτήρια: Εργασιακή πείρα σε διεθνές περιβάλλον, κατά προτίμηση στα θεσμικά όργανα της ΕΕ ή σε ευρωπαϊκό οργανισμό. Ειδική επαγγελματική πείρα σε έναν από τους ακόλουθους τομείς: Διοικητική υποστήριξη Ανθρώπινοι πόροι Επικοινωνία. Βασική γνώση του νομικού πλαισίου του Γραφείου: του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Ένωσης και/ή του δημοσιονομικού κανονισμού. Για τον τομέα των ανθρώπινων πόρων, τα ακόλουθα προσόντα θα θεωρηθούν πλεονέκτημα: o Πρόσθετες σπουδές, διπλώματα, επαγγελματικά προσόντα ή κατάρτιση σε σχέση με τον τομέα των ανθρώπινων πόρων (όπως στο πεδίο των παροχών). o Δίπλωμα στον τομέα της κοινωνικής εργασίας. Για τον τομέα της επικοινωνίας, γνώση και/ή πρακτική πείρα στη χρήση εφαρμογών ηλεκτρονικού υπολογιστή που σχετίζονται με τον τομέα εμπειρογνωσίας, όπως το Adobe CC 2017 (η γνώση των InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal και Liferay θα θεωρηθεί πλεονέκτημα. 2 Η επαγγελματική πείρα υπολογίζεται από την ημερομηνία κατά την οποία ο υποψήφιος απέκτησε το σχετικό δίπλωμα που του παρέχει πρόσβαση στην ομάδα καθηκόντων. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος διαθέτει δευτεροβάθμια εκπαίδευση, ο ελάχιστος απαιτούμενος αριθμός ετών επαγγελματικής πείρας είναι 6. 3 Η γλώσσα αυτή πρέπει να είναι διαφορετική από τη Γλώσσα 1.
Καλή γνώση μιας άλλης επίσημης γλώσσας του Γραφείου (γερμανικά, γαλλικά, ισπανικά ή ιταλικά), πέραν των γλωσσών 1 και 2 (ελάχιστο επίπεδο B2). Εκτός από τα προαναφερθέντα κριτήρια, οι υποψήφιοι που θα κληθούν σε συνέντευξη και γραπτές εξετάσεις θα αξιολογηθούν επίσης βάσει των ακόλουθων κριτηρίων: Ικανότητες Ειδικότερα: Επικοινωνία: ικανότητα γραπτής και προφορικής επικοινωνίας με σαφήνεια και ακρίβεια. Ανάλυση και επίλυση προβλημάτων: ικανότητα εντοπισμού των κρίσιμων στοιχείων σε σύνθετα ζητήματα και ικανότητα ανεύρεσης δημιουργικών και πρακτικών λύσεων. Συνεργασία με άλλα άτομα: ικανότητα συνεργασίας με άλλα άτομα σε ομάδες και σε διοργανικό επίπεδο και σεβασμός της διαφορετικότητας των άλλων. Εκπαίδευση και ανάπτυξη: ανάπτυξη και βελτίωση των προσωπικών δεξιοτήτων και των γνώσεων σχετικά με τον οργανισμό και το περιβάλλον του. Ιεράρχηση και οργάνωση: ικανότητα ιεράρχησης των σημαντικότερων εργασιών, ικανότητα ευελιξίας στην εργασία και αποτελεσματική οργάνωση του φόρτου εργασίας του ιδίου και των άλλων. Ποιότητα και αποτελέσματα: ανάληψη προσωπικής ευθύνης και πρωτοβουλίας για την παράδοση έργου υψηλής ποιότητας στο πλαίσιο καθορισμένων διαδικασιών, σαφής προσανατολισμός στην εξυπηρέτηση του πελάτη (σε εσωτερικό και εξωτερικό επίπεδο). Ανθεκτικότητα: αποτελεσματική εργασία υπό πίεση, ευελιξία και προσαρμοστικότητα σε μεταβαλλόμενο εργασιακό περιβάλλον. 4. ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΙΣ ΚΑΙ ΕΞΕΤΑΣΕΙΣ Προεπιλογή Στους επικρατέστερους υποψηφίους σύμφωνα με τα κριτήρια επιλογής που περιγράφονται στο σημείο 4, ενδέχεται να ζητηθεί έλεγχος των γλωσσικών τους γνώσεων (ιδίως της ικανότητας προφορικής επικοινωνίας στα αγγλικά), καθώς και της επαγγελματικής πείρας τους και/ή άλλων δεξιοτήτων, γνώσεων και ικανοτήτων. Ο έλεγχος αυτός κατά τη διαδικασία προεπιλογής δεν συνεπάγεται πρόσκληση των υποψηφίων σε συνέντευξη, αλλά αποτελεί ένα στάδιο επιλογής των καταλληλότερων υποψηφίων που θα κληθούν για συνέντευξη. Συνέντευξη Οι συνεντεύξεις πραγματοποιούνται στο Αλικάντε και, ανάλογα με τη φύση της θέσης εργασίας, διεξάγονται στην αγγλική γλώσσα. Ενδέχεται να αξιολογηθούν και άλλες γλώσσες που δηλώνονται στην αίτηση/στο βιογραφικό σημείωμα του υποψηφίου, ανάλογα με τα επίπεδα που αναφέρονται στην παρούσα προκήρυξη κενής θέσης. Κατά τη συνέντευξη θα ελεγχθούν οι γνώσεις του υποψηφίου σε θέματα που αφορούν τα καθήκοντα που θα του ανατεθούν (τεχνικές γνώσεις και δεξιότητες συμπεριφοράς), τις δραστηριότητες του Γραφείου, θέματα της ΕΕ, όπως επίσης και η καταλληλότητά του για την εκτέλεση των προβλεπόμενων καθηκόντων και για εργασία σε διεθνές περιβάλλον. Γραπτές εξετάσεις Οι υποψήφιοι ενδέχεται να υποβληθούν σε μία ή περισσότερες δοκιμασίες για να ολοκληρωθεί η αξιολόγηση μίας ή περισσότερων από τις προαναφερθείσες πτυχές. Οι υποψήφιοι που
προσκαλούνται στη συνέντευξη και στις γραπτές εξετάσεις θα λάβουν αναλυτικές πληροφορίες μαζί με την πρόσκληση. 5. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Για γενικές πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες επιλογής και πρόσληψης στο EUIPO, ανατρέξτε στον παρακάτω σύνδεσμο. 6. ΥΠΟΒΟΛΗ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΩΝ Για να υποβάλετε υποψηφιότητα, κάντε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο. Στην παρούσα προκήρυξη κενής θέσης, όλα τα έγγραφα που περιλαμβάνονται ως σύνδεσμοι ή στα οποία γίνεται αναφορά θεωρείται ότι αποτελούν μέρος της συγκεκριμένης προκήρυξης. Σημαντική επισήμανση: Επισημαίνεται στους υποψηφίους ότι οι πληροφορίες που παρέχονται στην αίτηση/στο βιογραφικό τους σημείωμα/στο προφίλ τους αποτελούν τη βάση για την αξιολόγηση της επιλεξιμότητας και των κριτηρίων επιλογής. Επομένως, οι υποψήφιοι καλούνται να διαβάσουν προσεκτικά τις απαιτήσεις και να παρέχουν τις σχετικές πληροφορίες με όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την αξιολόγηση. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στις πληροφορίες που αφορούν την εκπαίδευση και την επαγγελματική τους πείρα, ιδίως τις ακριβείς ημερομηνίες, την περιγραφή των αρμοδιοτήτων και καθηκόντων που έχουν αναλάβει και εκτελέσει μέχρι τώρα, καθώς και των εργαλείων που έχουν χρησιμοποιήσει. Σε περίπτωση που παρατηρούνται διαφοροποιήσεις μεταξύ των γλωσσικών αποδόσεων, ως σωστή απόδοση θεωρείται η αγγλική.