ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4o - ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΕΠΕΝΔΥΤΙΚΩΝ ΣΧΕΔΙΩΝ

Transcript

1 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4o - ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΕΠΕΝΔΥΤΙΚΩΝ ΣΧΕΔΙΩΝ 4.1 Εισαγωγή Η υλοποίηση ενός σχεδίου είναι μία σημαντική επιχειρηματική δράση που απαιτεί μελετημένες αποφάσεις-ενέργειες προκειμένου το έργο να ολοκληρωθεί όπως σχεδιάσθηκε και μέσα στα περιθώρια του χρονοδιαγράμματος. Τα πρόβλημα της υλοποίησης του έργου γίνεται ακόμη δυσκολότερο και απαιτητικό, εφόσον στους χρηματικούς πόρους προβλέπονται τόσο κονδύλια δωρεάν κεφαλαίων όσο και ξένα κεφάλαια. Όταν ο βαθμός της υλοποίησης της επένδυσης είναι συνάρτηση της εκταμίευσης σημαντικών κεφαλαίων από πλευράς του δημοσίου και της τράπεζας, τότε το θέμα της απορρόφησης αυτών των χρηματικών πόρων παίρνει καθοριστικό ρόλο για την πορεία του έργου. 263

2 Δεδομένου ότι η εκταμίευση κυρίως των δωρεάν κεφαλαίων απαιτεί σημαντική γραφειοκρατία, ο χρόνος εισροής των είναι αβέβαιος και γίνεται με πολύ μεγάλη καθυστέρηση, προκύπτουν στην πράξη σημαντικά προβλήματα που επιβαρύνουν την βιωσιμότητα και αποδοτικότητα των εγκεκριμένων επενδύσεων διαφόρων προγραμμάτων. Για τους λόγους αυτούς, κρίνεται απαραίτητο να αναφέρουμε ορισμένες βασικές καθώς και ειδικές οδηγίες για την υλοποίηση έργων (π.χ. για επενδύσεις που υλοποιούνται στα πλαίσια του αναπτυξιακού νόμου 3908/11). 264

3 4.2 Γενικές οδηγίες Προσεκτική μελέτη της εγκριτικής απόφασης, όπου αναφέρονται συγκεκριμένες δεσμευτικές υποχρεώσεις για την υλοποίηση του έργου: 1) το εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα υλοποίησης της επένδυσης. 2) τήρηση των όρων της απόφασης υπαγωγής ως προς το επενδυτικό δάνειο (σκοπός, διάρκεια, ποσό δανείου κλπ.) 3) έκδοση άδειας λειτουργίας πριν την ολοκλήρωση της επένδυσης. 4) Τα πρωτότυπα τιμολόγια - εξοφλητικές αποδείξεις της επένδυσης θα πρέπει να είναι συγκεντρωμένα σε ένα φάκελο και ταξινομημένα όπως ακριβώς αναφέρονται στην αίτηση ελέγχου, προκειμένου να γίνει γρήγορα και αποτελεσματικά η διαδικασία του ελέγχου. 265

4 5) Οι καταστάσεις των δαπανών στην αίτηση ελέγχου θα πρέπει να είναι σύμφωνα με το υπόδειγμα ελέγχου και να είναι υπογεγραμμένες από τον υπεύθυνο του λογιστηρίου και τον νόµιµο εκπρόσωπο της εταιρείας. 6) Προσοχή στην εξασφάλιση της ιδίας συμμετοχής του φορέα της επένδυσης (αδυναμία ιδίων κεφαλαίων επηρεάζει την υλοποίηση του έργου και την λειτουργία της μονάδας). 7) Εάν μέρος του έργου χρηματοδοτείται µε τραπεζικό δάνειο, απαιτούνται κατά τον έλεγχο της επένδυσης τα εξής δικαιολογητικά: - Αντίγραφο της σύμβασης του δανείου στην οποία θα υπάρχει ειδική μνεία για την χρηματοδότηση της συγκεκριμένης επένδυσης. - Βεβαίωση της τράπεζας που έχει χορηγήσει το δάνειο για τις εκταμιεύσεις που έχουν πραγματοποιηθεί µε τις αντίστοιχες ημερομηνίες τους. 266

5 8) Στην περίπτωση χρηματοδότησης της επιχορήγησης δημοσίου µε βραχυπρόθεσμο τραπεζικό δάνειο, απαιτούνται κατά τον έλεγχο της επένδυσης τα εξής παραστατικά: - Αντίγραφο της σύμβασης εκχώρησης της επιχορήγησης έναντι παροχής ισόποσου βραχυπρόθεσμου τραπεζικού δανεισμού. - Βεβαίωση της τράπεζας που έχει χορηγήσει το βραχυπρόθεσμο δάνειο για τις εκταμιεύσεις που έχουν πραγματοποιηθεί µε τις αντίστοιχες ημερομηνίες τους. 267

6 4.3 Ειδικές οδηγίες Α) Τιμολόγηση των δαπανών επένδυσης Η περιγραφή των δαπανών κατά την έκδοση των τιμολογίων θα πρέπει να είναι ευανάγνωστα συμπληρωμένη και σύμφωνη με τον πίνακα επενδύσεων στην Οικονομοτεχνική Μελέτη. Θα πρέπει η επωνυμία του προμηθευτή/κατασκευαστή των δαπανών να είναι ευανάγνωστα συμπληρωμένη στα τιμολόγια. Ανάλογα με τον τύπο του τιμολογίου θα πρέπει να συνοδεύονται και τα σχετικά έγραφα που προβλέπει ο Κ.Φ.Σ. Έτσι για παράδειγμα ένα τιμολόγιο αγοράς υλικών θα πρέπει να συνοδεύεται και από τα δελτία αποστολής. Απαλλακτικό ΦΠΑ για τις περιπτώσεις απαλλαγής. 268

7 Β) Εξόφληση τιμολογίων 1) Η εξόφληση των παραστατικών συνολικής αξίας < 1500 ευρώ μπορεί να πραγματοποιηθεί με τους εξής τρόπους: Με μετρητά και απλή απόδειξη πληρωμής. Με κατάθεση μετρητών σε τραπεζικό λογαριασμό του προμηθευτή. Στο καταθετήριο θα πρέπει να υπάρχει μνεία του λόγου της κατάθεσης (π.χ. εξόφληση τιμολογίου Νο..). Με τραπεζική επιταγή της επιχείρησης, η οποία θα έχει ημερομηνία λήξης μέχρι την ολοκλήρωση της επένδυσης ή καλύτερα μέχρι την ημερομηνία του ελέγχου της επένδυσης. Θα πρέπει να φυλάσσεται η φωτοτυπία της τραπεζικής επιταγής και να υπάρχει το παραστατικό πληρωμής της επιταγής (extrai). 269

8 Μπορεί να εξοφληθεί η συνολική αξία ενός τιμολογίου και τμηματικά αρκεί να αναφέρεται σε κάθε τμηματική πληρωμή η ένδειξη «προκαταβολή, έναντι, εξόφληση τιμολογίου Νο.). Θα πρέπει να αποφεύγεται ο κατακερματισμός της δαπάνης προκειμένου να αποφύγουμε κάποιο μη επιθυμητό τρόπο πληρωμής. Επίσης, δεν είναι εφικτή η αποπληρωμή τιμολογίου με επιταγές τρίτων. 2) Η εξόφληση των παραστατικών συνολικής αξίας > 1500 ευρώ μπορεί να πραγματοποιηθεί με τους εξής τρόπους: Με κατάθεση μετρητών σε τραπεζικό λογαριασμό του προμηθευτή. Στο καταθετήριο θα πρέπει να γίνεται αναφορά ο λόγος της κατάθεσης (π.χ. εξόφληση Τιμολογίου Νο..). Με δίγραμμη τραπεζική επιταγή της επιχείρησης, η οποία θα πρέπει να έχει λήξει μέχρι την ημερομηνία της ολοκλήρωσης της επένδυσης ή καλύτερα μέχρι την ημερομηνία του ελέγχου της επένδυσης. Θα πρέπει, να 270

9 φυλάσσεται η φωτοτυπία της τραπεζικής επιταγής και να υπάρχει το παραστατικό πληρωμής της επιταγής (extrait). Μπορεί να εξοφληθεί η συνολική αξία ενός τιμολογίου και τμηματικά αρκεί να αναφέρεται σε κάθε τμηματική πληρωμή η ένδειξη «προκαταβολή, έναντι, εξόφληση τιμολογίου Νο.). 3) Σε περίπτωση προμήθειας εξοπλισμού από το εξωτερικό θα πρέπει να προσκομίζονται και τα σχετικά παραστατικά που αφορούν τον εκτελωνισμό. 4) Όλες οι εξοφλήσεις τιμολογίων πρέπει να γίνονται αφού πρώτα τα χρήματα έχουν περάσει / κατατεθεί στον λογαριασμό όψεως της εταιρείας. 271

10 Γ) Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου δαπανών Κτιριακές επεμβάσεις: - Οι απαιτούμενες κατά περίπτωση εγκρίσεις και άδειες (άδεια εγκατάστασης, έγκριση περιβαλλοντικών όρων, οικοδομική άδεια, άδεια λειτουργίας κλπ.) για την υλοποίηση της επένδυσης. - Τα εγκεκριμένα βάσει της οικοδομικής αδείας αρχιτεκτονικά σχέδια (τοπογραφικό, διάγραμµα κάλυψης), σύμφωνα µε τα οποία δομούνται οι κτιριακές εγκαταστάσεις της επένδυσης. - Έκδοση των σχετικών παραστατικών (Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής, Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών, Τιμολόγιο τεχνικού έργου). - Φωτογραφίες από τις εργασίες που έλαβαν χώρα πριν τον έλεγχο της επένδυσης. - Αντίγραφο του τίτλου ιδιοκτησίας του οικοπέδου μεταγραμμένος στο αρμόδιο Υποθηκοφυλακείο. 272

11 - Εάν στο εγκεκριμένο έργο υπάρχουν τεχνικά έργα, όπως είναι οι κτιριακές δαπάνες, οι δαπάνες διαμόρφωσης του περιβάλλοντος χώρου, κλπ. θα πρέπει η αίτηση ελέγχου να συνοδεύεται από ανάλογη τεχνική περιγραφή και επιμετρήσεις εργασιών υπογεγραμμένα και σφραγισμένα από τον αρμόδιο μηχανικό της επιχείρησης. - Εάν ο φορέας της επένδυσης έχει αναθέσει μέρος ή σύνολο του έργου (κτιριακά κλπ.) θα πρέπει να υπάρχουν οι σχετικές συμβάσεις εκτέλεσης κατασκευής των έργων (πολιτικού μηχανικού, μηχανολόγου, εργολάβου κλπ.), θεωρημένες από την αρμόδια ΔΟΥ. Μηχανολογικός - λοιπός εξοπλισμός/λογισμικό: - Εγκατάσταση του εξοπλισμού. - Αναφορά των βασικών τεχνικών χαρακτηριστικών στο τιμολόγιο που να συμφωνεί με την περιγραφής της αρχικής μελέτης. 273

12 - Επιστολή του προμηθευτή που θα αναφέρει τον αριθμό σειράς (serial number) του κάθε μηχανήματος και θα διαβεβαιώνει ότι τα συγκεκριμένα μηχανήματα είναι καινούργια και δεν έχουν χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν. - Στην περίπτωση αγοράς μηχανολογικού εξοπλισμού του οποίου η καθαρή αξία > ευρώ, η προμήθεια αυτού θα πρέπει να γίνεται απευθείας από τον κατασκευαστή σε άλλη περίπτωση απαιτείται η προσκόμιση επικυρωμένων αντιγράφων των παραστατικών πώλησης των μηχανημάτων από τον κατασκευαστή προς τον προμηθευτή του φορέα της επένδυσης. - Για την πιστοποίηση του λογισμικού απαιτείται επιπλέον η προσκόμιση των επίσημων αδειών χρήσης και να υπάρχει σχετική βεβαίωση της κατασκευάστριας εταιρίας ή του αντιπροσώπου αυτής για την νόμιμη χρήση του συγκεκριμένου λογισμικού. - Αντίγραφο της σύμβασης Leasing εφόσον η επιχείρηση προχωρήσει στην προμήθεια εξοπλισμού μέσω Leasing σύμφωνα με την εγκριτική απόφαση υπαγωγής της επένδυσης. Επισημαίνεται ότι στο πλαίσιο του αναπτυξιακού νόμου καθώς και των λοιπών επενδυτικών προγραμμάτων δεν είναι επιλέξιμη η χρήση του Leasing για την προμήθεια των παγίων εκτός αν με 274

13 την ολοκλήρωση της επένδυσης η κυριότητά τους περιέλθει στον φορέα του επενδυτικού σχεδίου και η διάρκεια της σύμβασης Leasing > των 5 ετών. - Αντίγραφο πιστοποιητικού CE και δήλωση συμμόρφωσης συνοδευόμενα με τεχνικό φάκελο του μηχανήματος. - Πλήρη ανάλυση του κόστους του μηχανήματος στις περιπτώσεις που το μηχάνημα είναι ιδιοκατασκευής. 275

14 Δ) Λογιστική απεικόνιση των στοιχείων υλοποίησης της επένδυσης Ανάλογα με τα βιβλία που τηρεί η επιχείρηση, προβλέπονται σχετικές υποχρεώσεις που θα πρέπει το λογιστήριο της επιχείρησης να λάβει υπόψη: 1) Εταιρείες που τηρούν που τηρούν Βιβλία Β κατηγορίας. Βιβλίο Εσόδων και Εξόδων, με ξεχωριστή αναφορά στα πάγια στοιχεία και στον χαρακτηρισμό των επενδυτικών δαπανών. Το βιβλίο παγίων ή μητρώο παγίων πρέπει να είναι ενημερωμένο με τα πάγια που περιλαμβάνονται στο επενδυτικό πρόγραμμα με αναφορά στον αναπτυξιακό νόμο και στην εγκριτική απόφαση. Βιβλίο Επενδύσεων. 276

15 Κατάσταση του φορέα της επένδυσης στην οποία να απεικονίζονται οι πράξεις θεώρησης των στοιχείων και βιβλίων που τηρούνται για την επένδυση. 2) Εταιρείες που τηρούν που τηρούν Βιβλία Γ κατηγορίας. Ισοζύγιο Γενικού Καθολικού ενημερωμένο µε όλες τις δαπάνες της επένδυσης. Αναλυτικό καθολικό όλων των λογαριασμών που αφορούν την επένδυση. Συγκεντρωτικό ημερολόγιο. Κατάσταση του φορέα της επένδυσης στην οποία να απεικονίζονται οι πράξεις θεώρησης των στοιχείων και βιβλίων που τηρούνται για την επένδυση. Τα παραπάνω στοιχεία πρέπει να είναι υπογεγραμμένα από τον υπεύθυνο του λογιστηρίου και τον νόµιµο εκπρόσωπο της εταιρείας. 277

16 Ε) Λοιπές υποχρεώσεις: 1. Βεβαίωση της Επιθεώρησης Εργασίας για το απασχολούμενο προσωπικό (απαιτείται κατά τον τελικό έλεγχο). 1) Δικαιολογητικά νόμιμης λειτουργίας της επιχείρησης (π.χ. Καταστατικό σύστασης και τυχόν τροποποιήσεις του). 2) Καταστάσεις απασχολούμενου προσωπικού. 3) Στοιχεία διαπίστωσης έναρξης παραγωγικής λειτουργίας της επένδυσης (αντίγραφα τιμολογίων αγοράς πρώτων υλών και πώλησης προϊόντων) συνοδευόμενα με τα αναλυτικά καθολικά των αντίστοιχων λογαριασμών που έχουν γίνει οι σχετικές εγγραφές (ομάδες λογαριασμών 2 και 7) (απαιτείται κατά τον τελικό έλεγχο). 4) Νομιμοποιητικά έγγραφα δικαιωμάτων του ακινήτου επί του οποίου θα πραγματοποιηθεί η επένδυση. - Στην περίπτωση κυριότητας του οικοπέδου αντίγραφο του συμβολαίου αγοράς του. 278

17 - Στην περίπτωση απόκτησης του δικαιώματος χρήσης του οικοπέδου ή του ακινήτου σύμφωνα µε τα οριζόμενα στον Ν. 3299/2004, αντίγραφο της σύμβασης παραχώρησης ή εκμίσθωσης. 279