ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ. Κωδικός: Δ.ΓΕΛ.120 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από 1

Transcript

1 Κωδικός: Δ.ΓΕΛ.120 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από 1 1. Εισαγωγή Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι να περιγράψει τις απαραίτητες ενέργειες που απαιτούνται για την υλοποίηση και βιωσιμότητα του έργου. 2. Αρμόδιοι 2.1 Διοικητικό Συμβούλιο 2.2 Διευθυντής ΕΚΕΦΕ «Δ» & Πρόεδρος Δ.Σ. 2.3 Διευθυντής Ινστιτούτου/ Διεύθυνσης 2.4 Προϊστάμενος ΓΕΛ 2.5 Τμήμα Διαχείρισης και Παρακολούθησης Έργων της ΓΕΛ 2.6 Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου 3. Περιγραφή Η ΓΕΛ παρακολουθεί και ελέγχει τη φυσική και οικονομική εξέλιξη του έργου με εφαρμογή των διαδικασιών που προβλέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία και τους όρους του φορέα χρηματοδότησης. Για τα Συγχρηματοδοτούμενα Έργα Επιχειρησιακών Προγραμμάτων και άλλα έργα όπου απαιτείται από το σχέδιο διαχείρισης του έργου (ΣΔΕ), τηρείται χωριστός τραπεζικός λογαριασμός για κάθε έργο. Διαχείριση αλλαγών και τροποποιήσεων Κατά την διάρκεια υλοποίησης ενός έργου μπορεί να προκύψει ανάγκη αλλαγών στο αντικείμενο, στα παραδοτέα, στο χρονοδιάγραμμα, στην ημερομηνία λήξης ή στον προϋπολογισμό ως προς τις επιλέξιμες δαπάνες ή ως προς τα είδη δαπανών του έργου. Οι τροποποιήσεις πραγματοποιούνται ύστερα από αίτημα του Επιστημονικού Υπεύθυνου προς τον χρηματοδότη φορέα ο οποίος εκδίδει σχετική απόφαση τροποποίησης της σύμβασης και του τεχνικού δελτίου. Στη συνέχεια οι αλλαγές κοινοποιούνται στη ΓΕΛ από την οποία και καταχωρούνται στο μηχανογραφικό Σύνταξη: Έλεγχος: Έγκριση: Υ.Π.Γ.Ε.Λ. Χ. ΚΑΡΟΥΚΗΣ Υ.Π. Μ. ΦΟΝΤΑΡΑ ΠΡΟΙΣ/ΝΗ Γ.Ε.Λ. Σ. ΜΑΡΤΑΚΗ

2 Κωδικός: Δ.ΓΕΛ.120 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 2 από 2 σύστημα αυτής και παρακολουθούνται εκ νέου, ενώ παράλληλα ενημερώνεται και ο διοικητικός φάκελος του έργου. Σε κάθε τροποποίηση, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος πρέπει να στείλει στο Τμήμα Διαχείρισης και Παρακολούθησης Έργων της ΓΕΛ τα τροποποιημένα έντυπα Ε.ΓΕΛ (βασικά στοιχεία του έργου) και Ε.ΓΕΛ (Σχέδιο διαχείρισης του έργου) συνοδευόμενα από τις σχετικές αποφάσεις. Σε περιπτώσεις κατηγορίας έργων που ο προϋπολογισμός ως προς τις επιλέξιμες δαπάνες ή ως προς τα είδη δαπανών του έργου δεν ορίζεται σαφώς από το συμβόλαιο, υπάρχει η δυνατότητα τροποποίησης του προϋπολογισμός του έργου ύστερα από έγγραφη πρόταση του Επιστημονικού Υπεύθυνου. Η αναπροσαρμογή των ποσών γίνεται από τη ΓΕΛ. Παρακολούθηση προϋπολογισμού έργου Οι επιλέξιμες δαπάνες του προϋπολογισμού με τα αντίστοιχα ποσά καθώς επίσης και η ανάλυση τους, όπως έχουν εγκριθεί από τον χρηματοδότη φορέα, στα πλαίσια υλοποίησης του έργου, τηρούνται πιστά από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου και ελέγχονται από τα αντίστοιχα τμήματα της ΓΕΛ (Τμήμα Αμοιβών - Μετακινήσεων, Τμήμα Προμηθειών) πριν καταχωρηθούν και διεκπεραιωθούν. Η ΓΕΛ έχει την ευθύνη της συστηματικής και έγκαιρης παρακολούθησης των δαπανών των έργων ως προς την επιλεξιμότητα σύμφωνα με τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό, καθώς και την ενημέρωση του προϋπολογισμού ως αποτέλεσμα αλλαγών όταν υφίστανται. Αναφορές - Δείκτες παρακολούθησης Τόσο σε εσωτερικό, όσο και σε εξωτερικό επίπεδο διασφαλίζεται η επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων στην υλοποίηση έργου (επιστημονικός υπεύθυνος, ομάδα έργου, φορείς χρηματοδότησεις) σχετικά με την πρόοδο του έργου. Η πορεία εκτέλεσης των έργων τεκμηριώνεται με τις περιοδικές εκθέσεις προόδου φυσικού αντικειμένου και τις αντίστοιχες δηλώσεις δαπανών όπως αυτές προβλέπονται στον οδηγό διαχείρισης. Τα αποτελέσματα των έργων σε πολλές περιπτώσεις δημοσιοποιούνται στο ευρύ κοινό μέσω διαφόρων δραστηριοτήτων δημοσιότητας (ημερίδες, συνέδρια), σύμφωνα πάντα με τις απαιτήσεις του εθνικού και κοινοτικού κανονιστικού πλαισίου. Ορισμός Διοικητικού Υπεύθυνου Σε περίπτωση αποχώρησης ή συνταξιοδότησης ή μακροχρόνιας απουσίας του Επιστημονικού Υπεύθυνου, ορίζεται με απόφαση του Δ.Σ. Διοικητικός Υπεύθυνος μετά από εισήγηση του Επιστημονικού Υπεύθυνου και σύμφωνη γνώμη του Διευθυντή του Ινστιτούτου ή της Διεύθυνσης ο οποίος συνυπογράφει όλα τα σχετικά με τη διαχείριση των προγραμμάτων έγγραφα.

3 Κωδικός: Δ.ΓΕΛ.120 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 3 από 3 Δανεισμοί 1. Από το Έργο «Υποστήριξη ερευνητικών Έργων» (Ε 181) Τα προβλήματα που προκύπτουν από την καθυστέρηση χρηματοροών αντιμετωπίζονται από το Έργο "Υποστήριξη ερευνητικών Έργων". Σκοπός του εν λόγω Έργου είναι η οικονομική υποστήριξη και η διευκόλυνση με δανεισμό των ερευνητικών έργων που διαχειρίζεται η ΓΕΛ. Σε αυτή την περίπτωση, απαιτείται αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου, εγγύηση επιστροφής του ποσού του Διευθυντή του Ινστιτούτου ή Διεύθυνσης, ειδικό έντυπο της Επιτροπής Ερευνών και απόφαση έγκρισης από το Δ.Σ., ύστερα από εισήγηση της Επιτροπής Ερευνών. Στη συνέχεια η ΓΕΛ υλοποιεί το δανεισμό, δηλαδή πιστώνει το έργο με το ανάλογο ποσό το οποίο και επιστρέφεται αυτόματα σε ύστερο χρόνο με την πρώτη εισροή στο έργο. 2. Δανεισμοί μεταξύ έργων Ο δανεισμός μεταξύ έργων γίνεται με εντολή του Επιστημονικού Υπεύθυνου του έργου που δανείζει με τη συμπλήρωση από αυτόν του Εντύπου Ε.ΓΕΛ «Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων». Το ίδιο Έντυπο συμπληρώνεται και για την επιστροφή του δανείου. Δανεισμός δεν επιτρέπεται από τα Συγχρηματοδοτούμενα Έργα Επιχειρησιακών Προγραμμάτων. Μεταφορές κονδυλίων μεταξύ έργων Για τις μεταφορές αυτές συμπληρώνεται και αποστέλλεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο το Έντυπο Ε.ΓΕΛ «Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων», το οποίο συνοδεύεται απαραίτητα από το πρωτότυπο γραμμάτιο είσπραξης. Μεταφορά κονδυλίων μεταξύ έργων γίνεται μόνο στις περιπτώσεις: Όταν κάποια δαπάνη (αμοιβές, μετακινήσεις, εξοπλισμός, απόσβεση, αναλώσιμα, διάφορα έξοδα) επιμερίζεται σε περισσότερα του ενός έργα. Δεν ισχύει για τα έργα της ΓΓΕΤ και τα Συγχρηματοδοτούμενα Έργα Επιχειρησιακών Προγραμμάτων. Όταν εξοφλούνται υλικά και υπηρεσίες που παρέχονται από τα έργα του ΕΚΕΦΕ "Δημόκριτος" (Βιβλιοθήκη, Αριάδνη, Αποθήκες υλικών κ.λπ.). Δεν ισχύει για τα έργα της ΓΓΕΤ. και τα Συγχρηματοδοτούμενα Έργα Επιχειρησιακών Προγραμμάτων. Σημείωση: Δεν επιτρέπεται η μεταφορά υλοποιημένων δαπανών μεταξύ έργων. Ευρωποίηση

4 Κωδικός: Δ.ΓΕΛ.120 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 4 από 4 Για την ευρωποίηση συμπληρώνεται και αποστέλλεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο «Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων» (Ε.ΓΕΛ.120-1), στην οποία αναφέρεται το είδος και το ποσό του συναλλάγματος που πρόκειται να ευρωποιηθεί. Στη συνέχεια η ΓΕΛ διενεργεί σχετική καταχώρηση στο μηχανογραφικό σύστημα και αποστέλει σχετικό έγγραφο στην τράπεζα. Έκδοση επιστροφή εγγυητικών επιστολών Για την έκδοση-επιστροφή των εγγυητικών επιστολών στα έργα παροχής εξειδικευμένων ερευνητικών υπηρεσιών ή διάθεσης προϊόντων που συμμετέχουν σε δημόσιους διαγωνισμούς συμπληρώνεται η «Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων» (Ε.ΓΕΛ.120-1), η οποία υπογράφεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου. Για την επιστροφή επισυνάπτεται το πρωτότυπο της εγγυητικής επιστολής το αργότερο σε 20 μέρες από την ημερομηνία λήξης της. Αποστολή κονδυλίων σε συνεργαζόμενους φορείς Στην περίπτωση που το ΕΚΕΦΕ «Δημόκριτος» είναι συντονιστής προγράμματος, για την αποστολή χρημάτων σε συνεργαζόμενους φορείς, όπως ορίζεται στο συμβόλαιο, απαιτείται Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων (Ε.ΓΕΛ.120-1), υπογεγραμμένη από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου. Σε περίπτωση που πρέπει να γίνει αποστολή χρημάτων σε περισσότερους από ένα συνεργαζόμενο φορέα, στην Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων αναφέρεται το συνολικό ποσό και επισυνάπτεται κατάσταση με τα στοιχεία των δικαιούχων. Οι δικαιούχοι πρέπει απαραίτητα να προσκομίζουν τιμολόγιο επιχορήγησης, φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα. Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Παραλαβή έργου Η ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου, η υλοποίηση του οικονομικού και η παραλαβή ενός έργου γίνεται με βάση την απόφαση αποδοχής των αποτελεσμάτων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου και την βεβαίωση τήρησης υποχρεώσεων τελικών δικαιούχων που εκδίδει ο φορέας χρηματοδότησης. Διαχειριστικό κλείσιμο έργου Μετά την ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου, των οικονομικών και διαχειριστικών πράξεων του έργου, τον έλεγχο και την οριστική αποδοχή του από τον φορέα χρηματοδότησης, ο ηλεκτρονικός φάκελος του έργου κλείνει και τα έγγραφα φυλάσσονται στον διοικητικό φάκελο.

5 Κωδικός: Δ.ΓΕΛ.120 Αρ. Έκδ.: 2 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 5 από 5 4. Σχετικά Έντυπα 4.1 Ε.ΓΕΛ «Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων» 5. Αρχεία 5.1 Ο ηλεκτρονικός καθώς και ο διοικητικός και οικονομικός φάκελος του έργου τηρείται επ αόριστον με ευθύνη του Προϊσταμένου της ΓΕΛ σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις. 5.2 Ο διοικητικός φάκελος (π.χ. απόφαση έγκρισης φορέα, σύμβαση, τεχνικό δελτίο, παραρτήματα, ΣΔΕ, τροποποιήσεις, περιοδικές εκθέσεις προόδου) μαζί με το Έντυπο Ε.ΓΕΛ τηρείται από το Τμήμα Διαχείρισης και Παρακολούθησης Έργων της ΓΕΛ. 5.3 Ο οικονομικός φάκελος στον οποίο αρχειοθετούνται και φυλάσσονται τα πρωτότυπα παραστατικά από τα αρμόδια τμήματα της ΓΕΛ (π.χ. δαπάνες αμοιβών, μετακινήσεων, προμηθειών, μεταφορές κονδυλίων, επιχορηγήσεις, κ.λ.π.) τηρείται με ευθύνη του Τμήματος της Οικονομικής Διαχείρισης της ΓΕΛ. 6. Αλλαγές του Εγγράφου Έκδοση / Ημερομηνία Περιγραφή τροποποίησης 1/ / Αρχική Έκδοση Τροποποίηση της παραγράφου "Διαχείριση αλλαγών και τροποποιήσεων" ώστε να διευκρινισθούν οι περιπτώσεις κατηγορίας έργων όπου ο προϋπολογισμός του έργου δεν ορίζεται σαφώς από το συμβόλαιο Προσθήκη φράσης ότι για τα Συγχρηματοδοτούμενα Έργα Επιχειρησιακών Προγραμμάτων τηρείται χωριστός τραπεζικός λογαριασμός για κάθε έργο. Προσθήκη διευκρίνησης ότι για τα Συγχρηματοδοτούμενα Έργα Επιχειρησιακών Προγραμμάτων δεν επιτρέπεται ο δανεισμός ή η μεταφορά ποσού.