ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΠΡΟΧΕΙΡΟΥ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ για την προµήθεια Ολοκληρωµένου Πληροφορικού Συστήµατος

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ Α.Ε. ΠΡΟΧΕΙΡΟΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ ΣΕ ΕΥΡΩ Προϋπολογισµός: (Ενδεικτικός) Κριτήριο κατακύρωσης: ΣΥΜΦΕΡΟΤΕΡΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΠΡΟΧΕΙΡΟΥ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ για την προµήθεια Ολοκληρωµένου Πληροφορικού Συστήµατος 1. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Η Ανώνυµη Εταιρία µε την επωνυµία «ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ Α.Ε.», που εδρεύει στο Μεσολόγγι, προκηρύσσει ανοικτό δηµόσιο µειοδοτικό διαγωνισµό µε γραπτές σφραγισµένες προσφορές για την ανάθεση της προµήθειας Ολοκληρωµένου Πληροφορικού Συστήµατος, που θα περιλαµβάνει: Την ανάπτυξη του απαραίτητου λογισµικού Την εγκατάστασή του στον εξοπλισµό που διαθέτει η Εταιρία Την εκπαίδευση του προσωπικού και Την τεχνική υποστήριξη και συντήρηση του Συστήµατος Το Σύστηµα θα αναπτυχθεί σε ενιαίο περιβάλλον ειδικά για τις απαιτήσεις της Εταιρίας, σύµφωνα µε τις προδιαγραφές και τους όρους που περιλαµβάνονται στα επισυναπτόµενα στην παρούσα διακήρυξη ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ «Β» & «Γ» 2. ΕΚΤΙΜΩΜΕΝΗ ΑΠΑΝΗ Η προϋπολογιζόµενη δαπάνη της προµήθειας προσδιορίζεται ενδεικτικά στο ποσόν των χωρίς Φ.Π.Α. 3. ΤΟΠΟΣ - ΧΡΟΝΟΣ ΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΤΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ & ΙΕΞΑΓΩΓΗΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Υ/Κ Αθηνών της Εταιρίας «ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ ΑΕ» Ασκληπιού 1, 4ος Όροφος Αθήνα ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΗΜΕΡΑ ΩΡΑ ΕΝΑΡΞΗΣ Τετάρτη π.µ. Οι προσφορές είναι γραπτές και σφραγισµένες. Η αποστολή των προσφορών γίνεται στην άνω διεύθυνση (Γραµµατεία ιοίκησης κα Εύη Ανδριανού) και παραδίδονται αυτοπροσώπως από τους ενδιαφερόµενους ή νόµιµα εξουσιοδοτηµένους εκπροσώπους τους, ή αποστέλλονται ταχυδροµικά µε συστηµένη αποστολή ή µέσω εταιριών διακίνησης εντύπων τουλάχιστον δύο εργάσιµων ηµερών πριν την ηµεροµηνία διεξαγωγής του διαγωνισµού. Προσφορές που κατατίθενται µετά την παραπάνω ηµεροµηνία και ώρα ή µε άλλο τρόπο, είναι απαράδεκτες και επιστρέφονται.

2 4. ΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ικαίωµα συµµετοχής στο διαγωνισµό έχουν οι αναγνωρισµένοι κατασκευαστές Λογισµικού, που ασχολούνται συστηµατικά µε την κατασκευή, εγκατάσταση και συντήρηση λογισµικού. Ειδικότερα: α) Όλα τα νοµικά πρόσωπα ηµεδαπά ή αλλοδαπά. β) Ενώσεις προµηθευτών που υποβάλλουν κοινή προσφορά. 5. ΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ 5.1. Κοινά δικαιολογητικά (ανεξαρτήτως εθνικότητας & νοµικής µορφής): Εγγυητική επιστολή συµµετοχής ποσού Η κατάθεση της εγγυητικής επιστολής αποτελεί προϋπόθεση για τη συµµετοχή στο διαγωνισµό και επιστρέφεται στον αναδειχθέντα ανάδοχο µετά την κατάθεση της εγγύησης καλής εκτέλεσης και την υπογραφή της σύµβασης. Μετά την ανακήρυξη του αναδόχου, η εγγυητική επιστολή συµµετοχής επιστρέφεται σε όλους τους συµµετέχοντες εκτός του µειοδότη. Πιστοποιητικά από τα οποία να προκύπτουν ότι ο διαγωνιζόµενος είναι ενήµερος ως προς τις υποχρεώσεις κοινωνικής ασφάλισης και τις φορολογικές υποχρεώσεις του κατά την ηµέρα του διαγωνισµού. Σε περίπτωση εγκατάστασης του διαγωνιζόµενου στο εξωτερικό τα σχετικά δικαιολογητικά εκδίδονται µε βάση την ισχύουσα νοµοθεσία της χώρας που είναι εγκατεστηµένος Ειδικά δικαιολογητικά (επιπροσθέτως των κοινών): Νοµικά πρόσωπα: Κωδικοποιηµένο και εν ισχύ καταστατικό της Εταιρίας, από τα οποία να προκύπτουν το είδος του νοµικού προσώπου, η έδρα, η διάρκεια, ο διαχειριστής (για ΟΕ, ΕΕ και ΕΠΕ) ή ο Πρόεδρος και ιευθύνων Σύµβουλος (για ΑΕ), τα υπόλοιπα πρόσωπα που έχουν δικαίωµα να δεσµεύουν µε την υπογραφή τους το νοµικό πρόσωπο, αν αυτό δεν προκύπτει ευθέως από το καταστατικό αναλόγως µε τη νοµική µορφή των εταιρειών ή κάθε άλλου νοµικού προσώπου, κατά το χρόνο υποβολής της προσφοράς. Για τον περιορισµό της γραφειοκρατίας δεν απαιτείται πλήρης φάκελος νοµιµοποίησης των νοµικών προσώπων της, στο παρόν στάδιο του διαγωνισµού, από τον οποίο να προκύπτει η ακρίβεια των τα παραπάνω στοιχείων. Αντ αυτού κατατίθεται από τον νόµιµο εκπρόσωπο του νοµικού προσώπου υπεύθυνη δήλωση µε την οποία να δηλώνεται ότι: α) τα στοιχεία του εταιρικού εγγράφου ή εγγράφων που προσκοµίζονται είναι ακριβή και αµετάβλητα κατά το χρόνο υποβολής της προσφοράς, β) το νοµικό πρόσωπο δεν έχει πτωχεύσει ή εκκινήσει εναντίον του διαδικασία πτώχευσης, δεν έχει λυθεί η τεθεί σε αναγκαστική διαχείριση, κοινή ή ειδική εκκαθάριση ούτε τελεί σε αποκλεισµό από δηµόσιους διαγωνισµούς, 2

3 γ) ότι ο νόµιµος εκπρόσωπός του δεν έχει καταδικασθεί για κάποιο αδίκηµα σχετικά µε την επαγγελµατική του δραστηριότητα και δ) ότι αναλαµβάνει την υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόµιση των δικαιολογητικών αυτών, εφόσον ζητηθούν από την Εταιρία, είτε πριν, είτε µετά την ανάδειξη µειοδότη. Ειδικά για το στοιχείο (γ) σηµειώνεται ότι αποδεικνύεται από απόσπασµα ποινικού µητρώου του νοµίµου εκπροσώπου Ενώσεις προµηθευτών Υπεύθυνη δήλωση που υποβάλλεται από όλα τα µέλη της ένωσης ότι: α) δεν έχουν πτωχεύσει ή έχει εκκινήσει εναντίον τους διαδικασία πτώχευσης, δεν έχουν τεθεί σε αναγκαστική διαχείριση, κοινή ή ειδική εκκαθάριση ούτε τελούν σε αποκλεισµό από δηµόσιους διαγωνισµούς β) δεν έχουν καταδικασθεί για κάποιο αδίκηµα σχετικά µε την επαγγελµατική τους δραστηριότητα και γ) ότι αναλαµβάνουν την υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόµιση των δικαιολογητικών αυτών εφόσον ζητηθούν από την Εταιρία είτε πριν είτε µετά την ανάδειξη µειοδότη. Ειδικά το στοιχείο (β) σηµειώνεται ότι αποδεικνύεται από απόσπασµα ποινικού µητρώου των µελών της ένωσης. Ενυπόγραφη και νόµιµα θεωρηµένη δήλωση του συνόλου των µελών της ένωσης, µε την οποία θα ορίζεται ένα µέλος (της ένωσης), ως εκπρόσωπος και θα δηλώνεται από τα µέλη της ότι: α) έλαβαν γνώση των όρων της διακήρυξης και συναινούν µ αυτούς και δεσµεύονται από την προσφορά της ένωσης και β) ότι εξουσιοδοτούν τον εκπρόσωπό τους να υπογράψει τη σχετική σύµβαση και να εισπράττει, µόνος αυτός για λογαριασµό τους, το εργολαβικό αντάλλαγµα. 6. ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 6.1. Το νόµισµα της προσφοράς είναι το Ευρώ ( ) Απαγορεύεται η υποβολή εναλλακτικών προσφορών Οι προσφορές υποβάλλονται σε σφραγισµένο φάκελο (κυρίως φάκελος), ο οποίος στο εξωτερικό µέρος θα αναγράφει το όνοµα ή την επωνυµία του διαγωνιζοµένου και την ένδειξη: Προς: «ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ Α.Ε.», Ασκληπιού 1, Αθήνα. Προσφορά στο ιαγωνισµό της 31 ης Αυγούστου 2011, για την «Προµήθεια Ολοκληρωµένου Πληροφορικού Συστήµατος» και θα περιέχει υποχρεωτικά: Τα δικαιολογητικά συµµετοχής κατά το άρθρο 5 της διακήρυξης. 3

4 Ξεχωριστό σφραγισµένο φάκελο που θα φέρει εξωτερικά την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», και θα περιέχει το Τιµολόγιο Προσφοράς για την εκτέλεση του έργου, το οποίο θα συµπληρωθεί σύµφωνα µε τα αναφερόµενα στην 6.4 που ακολουθεί. Τα τεχνικά στοιχεία της προσφοράς τοποθετούνται επίσης σε υποφάκελο µε την ένδειξη «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» µέσα στον κυρίως φάκελο. Σ αυτόν περιλαµβάνονται όλα τα τεχνικά στοιχεία της προσφοράς σύµφωνα µε τα αναφερόµενα στα Παραρτήµατα «Β&Γ». Θα πρέπει οπωσδήποτε να περιλαµβάνονται, όλα τα στοιχεία που πιστοποιούν την Εµπειρία του προσφέροντος Οίκου, που τεκµηριώνουν το Λογισµικό καθώς και αναλυτικό χρονοδιάγραµµα εκτέλεσης του έργου. Εγγύηση καλής λειτουργίας για ένα (1) τουλάχιστον έτος, µετά την οριστική παραλαβή του προσφερόµενου Συστήµατος, σύµφωνα µε τις προδιαγραφές (Παραρτήµατα «Β&Γ»), και τα αναφερόµενα στο Παράρτηµα «Γ», 3. Σχέδιο σύµβασης Συντήρησης και Τεχνικής Βοήθειας - Υποστήριξης του Συστήµατος που να καλύπτει τα αναφερόµενα στο Παράρτηµα Γ 3. ήλωση των συµµετεχόντων ότι αποδέχονται όλους τους όρους της παρούσας σύµβασης και των Παραρτηµάτων της Στο «Τιµολόγιο Προσφοράς» (επισυναπτόµενο της παρούσας διακήρυξης έντυπο) θα αναγραφεί ολογράφως και αριθµητικώς το ποσό της οικονοµικής προσφοράς, σύµφωνα µε τις προϋποθέσεις που αναφέρονται στο Παράρτηµα «Α» Επί ποινή αποκλεισµού η Τεχνική Προσφορά θα συνταχθεί σε παραγράφους µε αρίθµηση, ίδια µε αυτήν των Πινάκων Συµβατότητας (Παράρτηµα ) και θα αναφέρεται κατά περίπτωση ονοµαστικά σε όλα τα είδη που τυχόν εµπεριέχονται σε κάθε παράγραφο Η ετήσια αµοιβή συντήρησης & τεχνικής υποστήριξης του Συστήµατος, όπως αυτή ορίζεται στο Παράρτηµα «Γ», χρησιµοποιείται για τον υπολογισµό του κόστους ετήσιας συντήρησης µετά την εκπνοή της περιόδου εγγύησης καλής λειτουργίας. εν προστίθεται στην Οικονοµική Προσφορά και δεν περιλαµβάνεται στον προϋπολογισµό του έργου Οι προσφερόµενες τιµές θα παραµείνουν αµετάβλητες µέχρι την ολοκλήρωση της σύµβασης Οι προσφορές ισχύουν και δεσµεύουν τους διαγωνιζόµενους εξήντα (60) ηµέρες από την επόµενη της διενέργειάς του διαγωνισµού. Προσφορά, που ορίζει µικρότερο χρόνο ισχύος, απορρίπτεται ως απαράδεκτη Στην προσφορά, θ αναφέρεται αριθµός τηλεοµοιοτύπου (Fax). στο οποίο θ αποστέλλονται για γνωστοποίηση τα σχετικά µε την εξέλιξη του διαγωνισµού έγγραφα. 4

5 7. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΑΝΑ ΕΙΞΗ ΣΥΜΦΕΡΟΤΕΡΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 7.1 Ο διαγωνισµός γίνεται µε κριτήριο τη χαµηλότερη προσφορά, εκτός αν αναφέρεται επιµέρους διαφορετικά στην παρούσα διακήρυξη Η Επιτροπή ιαγωνισµού προβαίνει στην έναρξη της διαδικασίας αποσφράγισης των φακέλων των προσφορών, που υποβλήθηκαν εµπρόθεσµα. Αποσφραγίζεται ο κυρίως φάκελος, και ο φάκελος Τεχνικής Προσφοράς, µονογράφονται όλα τα δικαιολογητικά και η Τεχνική Προσφορά ανά φύλλο από όλα τα µέλη της Επιτροπής. Ο φάκελος της Οικονοµικής Προσφοράς δεν αποσφραγίζεται Ο φάκελος της Οικονοµικής Προσφοράς θα αποσφραγιστεί µετά την ολοκλήρωση της αξιολόγησης των Τεχνικών Προσφορών και την εκδίκαση τυχόν ενστάσεων, σε ηµεροµηνία και ώρα που θα γνωστοποιηθεί στους διαγωνιζόµενους, των οποίων η προσφορά έγινε αποδεκτή, µε σχετική επιστολή Οι φάκελοι των Οικονοµικών Προσφορών των προσφορών που µετά την αξιολόγηση των Τεχνικών Προσφορών δεν έγιναν αποδεκτές, δεν αποσφραγίζονται αλλά επιστρέφονται ως έχουν Η Επιτροπή συντάσσει πρακτικό αξιολογώντας τις προσφορές, σύµφωνα µε τις προσφερόµενες τιµές στο τιµολόγιο προσφοράς και τα αναφερόµενα στα «ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ «& Ε». Στο πρακτικό επίσης αναφέρεται κάθε αξιόλογο κατά την κρίση της επιτροπής στοιχείο. Στη συνέχεια η Επιτροπή προτείνει προς το ιοικητικό Συµβούλιο την κατακύρωση του έργου στον µειοδότη, σύµφωνα µε τους όρους της διακήρυξης Μειοδότης ανακηρύσσεται εκείνος, που προσφέρει τη συµφερότερη τιµή, η οποία υπολογίζεται µε το τύπο που αναλυτικά περιγράφεται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ «Ε» Μεταξύ δύο ή περισσοτέρων ίσων προσφορών, η εταιρία διατηρεί το δικαίωµα να επιλέξει οποιονδήποτε από τους προσφέροντες και να αναθέσει σε αυτόν την εκτέλεση, της προµήθειας Αρµόδιο όργανο για την κατακύρωση του διαγωνισµού ή αντίστοιχα την απόρριψη της εισήγησης της Επιτροπής ιαγωνισµού και την επανάληψη του διαγωνισµού είναι το ιοικητικό Συµβούλιο της Εταιρίας Αντιρρήσεις κατά της νοµιµότητας της διενέργειας του διαγωνισµού ή της συµµετοχής προµηθευτή σε αυτόν, γίνονται δεκτές και εξετάζονται, µόνον εφ όσον απευθύνονται στον Πρόεδρο της Επιτροπής και πρωτοκολληθούν στο Πρωτόκολλο της εταιρίας στην Αθήνα, µέχρι την επόµενη εργάσιµη ηµέρα από την ηµεροµηνία διενέργειάς του. 5

6 8. ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 8.1. Η Α.Ε. ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ, µετά την κατακύρωση του διαγωνισµού, µε απόφαση του ιοικητικού της Συµβουλίου, θα ειδοποιήσει εγγράφως τον µειοδότη ή τους µειοδότες, που αναδείχθηκαν και θα τους προσκαλέσει να καταθέσουν στα γραφεία της, µέσα σε πέντε (5) ηµέρες από την έγγραφη ειδοποίηση, την εγγύηση καλής εκτέλεσης, ίσης προς το 5% της προσφοράς τους, καθώς και τα απαραίτητα νοµιµοποιητικά έγγραφα για την κατάρτιση και υπογραφή της σύµβασης Στην περίπτωση, που ο µειοδότης δεν καταθέσει την εγγύηση καλής εκτέλεσης ή δεν προσέλθει προς υπογραφή της σύµβασης το αργότερο- εντός πέντε (5) ηµερών από την έγγραφη ειδοποίηση, η εγγύηση συµµετοχής στο διαγωνισµό θα καταπέσει αυτοδικαίως υπέρ της «ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ Α.Ε.», ως ποινική ρήτρα, ανεξάρτητα από τις λοιπές επιπλέον ευθύνες του και η «ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ Α.Ε.», εξ αιτίας της υπαναχώρησής του, που θα προέρχεται, είτε από τη διαφορά της τιµής της προσφοράς του και της τιµής προσφοράς του επόµενου µειοδότη, είτε από τη διαφορά που τυχόν θα προκύψει από την τιµή προσφοράς του νέου µειοδότη κατά την επανάληψη του διαγωνισµού Για την εγγύηση της περιόδου καλής λειτουργίας ο προµηθευτής είναι υποχρεωµένος να καταθέσει εγγυητική επιστολή που καλύπτει το 2% της προσφοράς του. Η επιστολή θα κατατεθεί στην Α.Ε.«ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ» πριν την τελική εξόφληση του προµηθευτή και θα ισχύει για τρείς (3) µήνες πέραν του συµβατικού χρόνου εγγύησης καλής λειτουργίας, δηλ. για χρονικό διάστηµα δέκα πέντε (15) µηνών τουλάχιστον από την ηµεροµηνία οριστικής παραλαβής του Λογισµικού Εφαρµογών. 9. ΤΕΛΙΚΟΙ ΟΡΟΙ 9.1. Η συµµετοχή στο διαγωνισµό συνεπάγεται πλήρη και ανεπιφύλακτη αποδοχή εκ µέρους του διαγωνιζοµένου των όρων της παρούσας διακήρυξης και των παραρτηµάτων της Οι διαγωνιζόµενοι οφείλουν να διαθέτουν σαφή γνώση των συνθηκών και της φύσης του έργου που επιθυµούν να αναλάβουν. Σε περίπτωση που η γνώση αυτή δεν υπάρχει, οφείλουν να ζητήσουν επίσκεψη στους χώρους εκτέλεσης προκειµένου να διαµορφώσουν άποψη και να καταρτίσουν ανάλογα την προσφορά τους Η Εταιρία µπορεί να τροποποιεί µονοµερώς τους όρους της παρούσας διακήρυξης καθώς και αυτούς του συµβατικού κειµένου που θα υπογραφεί και χωρίς καµία ευθύνη µε βάση το νόµο κατά την απόλυτη κρίση της και ιδίως σε περίπτωση αλλαγής των οικονοµικών όρων και συνθηκών που αφορούν την κατάσταση της εταιρίας σε σχέση µε τα έργα που αποτελούν τα αντικείµενα της διακήρυξης. 6

7 9.4. Η Εταιρία διατηρεί το δικαίωµα να αποφασίσει, για οποιοδήποτε λόγο, την µαταίωση ή µη κατακύρωση ή την επανάληψη του διαγωνισµού, µε τους ίδιους ή τροποποιηµένους όρους, κατά την κρίση της, χωρίς η απόφαση να δηµιουργεί κανένα δικαίωµα αποζηµίωσης για τους συµµετέχοντες Κάθε διαφορά, που θα προκύψει από την παρούσα διακήρυξη και τη σύµβαση, που θα υπογραφεί µεταξύ της εταιρίας «ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ Α.Ε.» και του αναδόχου, υπάγεται στην αρµοδιότητα των ικαστηρίων της Αθήνας. Αθήνα, 1 Αυγούστου 2011 Νικόλαος Τσαραπατσάνης Πρόεδρος & ιευθύνων Σύµβουλος ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ: «Α» ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ «Β» ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ «Γ» ΕΙ ΙΚΟΙ ΤΕΧΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΒΑΤΟΤΗΤΑΣ «Ε» ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ «ΣΤ» ΕΝΤΥΠΑ ΗΛΩΣΕΩΝ 7

8 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ «Α» ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Προµήθεια Εγκατάσταση & Συντήρηση Ολοκληρωµένου Πληροφορικού Συστήµατος Τόπος, Ηµεροµηνία & Ώρα ιεξαγωγής ιαγωνισµού: ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ ΑΕ Υ/Κ Αθήνας Ασκληπιού 1, 4 ος όροφος 31 η Αυγούστου 2011, 12:00 π.µ. α/ α Περιγραφή Είδους Ποσό τητα (τεμ) αριθμητικά Δαπάνη ( ) ολογράφως 1 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ 1 2 ΕΓΓΥΗΣΗ ΚΑΛΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ 1 3 ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ 1 4 ΕΤΗΣΙΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ & ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ (Μετά το πέρας της περιόδου εγγύησης καλής λειτουργίας) 1 Ολογράφως: ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΤΙΜΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ( ): Ετήσιο κόστος παροχής συντήρησης & τεχνικής υποστήριξης μετά το πέρας της εγγύησης καλής λειτουργίας. Στις ανωτέρω τιμές δεν περιλαμβάνεται ΦΠΑ. Οι τιμές αναγράφονται αριθμητικά και ολογράφως, είναι καθορισμένες και σταθερές και δεν υπόκεινται σε καμιά μεταβολή, για οποιοδήποτε λόγο, μέχρι την ολοκλήρωση της σύμβασης ή την παράτασή της. (Ημερομηνία) (υπογραφή σφραγίδα) 8

9 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ «Β» ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ 1. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΡΓΟΥ Η Α.Ε. «ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΑΛΥΚΕΣ» προτίθεται να αντικαταστήσει το Πληροφορικό της Σύστηµα µε νέο, το οποίο θα υποστηρίζει όλες τις Οικονοµικές, Εµπορικές και µέρος των Παραγωγικών δραστηριοτήτων της. Αντικείµενο του υπό ανάθεση έργου είναι η µελέτη, παραµετροποίηση, εγκατάσταση και υποστήριξη του Ολοκληρωµένου Πληροφορικού Συστήµατος (Ο.Π.Σ.) για την κάλυψη των αναγκών της Εταιρίας και ειδικότερα: Προσδιορισµός και ανάλυση των λειτουργικών και ποιοτικών προδιαγραφών του Ο.Π.Σ. Τεχνικός σχεδιασµός του Ο.Π.Σ. Υλοποίηση του Ο.Π.Σ. Από κοινού µε την Εταιρία αναλυτικός σχεδιασµός της εκπαίδευσης στις νέες διαδικασίες και το νέο Πληροφορικό Σύστηµα όλων των εµπλεκοµένων µε θέµατα που άπτονται σ αυτό οκιµή, τελικός έλεγχος και λειτουργία του Ο.Π.Σ. Το νέο Πληροφορικό Σύστηµα θα παρέχει: Ολοκληρωµένη λύση στα προβλήµατα της Εταιρίας και θα καλύπτει πλήρως τις δραστηριότητες που αναλυτικά περιγράφονται στην συνέχεια. Θα εξυπηρετεί όλα τα Υποκαταστήµατα της Εταιρίας που είναι διεσπαρµένα γεωγραφικά στη χώρα Θα έχει την δυνατότητα να ενσωµατώσει, όλα τα ήδη διαµορφωµένα ηλεκτρονικά αρχεία της Εταιρίας Θα είναι απόλυτα προσαρµόσιµο σε κάθε µελλοντική αλλαγή στη δοµή και τη λειτουργία της Εταιρίας, σύµφωνα µε το αναπτυξιακό πρόγραµµά της. Οι δραστηριότητες της Εταιρίας αναλύονται στις ακόλουθες κύριες οµάδες εφαρµογών: A. Οικονοµική ιαχείριση Γενική Λογιστική Αναλυτική Λογιστική ιαχείριση Εισπρακτέων & Πληρωτέων Λογαριασµών Χρηµατοοικονοµική ιαχείριση Advanced Οικονοµική ιαχείριση Προϋπολογισµός Λογαριασµών Απολογισµός - Ισολογισµός ιαχείριση Παγίων - Ανταλλακτικών B. Εµπορική ιαχείριση ιαχείριση Αποθεµάτων ιαχείριση Πωλήσεων ιαχείριση Αγορών 9

10 Συνταγές Κοστολόγηση Εισαγωγών Παραγωγές Αναλώσεις Κοστολόγηση Παραγωγής Γ. Παραγωγικές ραστηριότητες Καταγραφή & Παρακολούθηση της διαδικασίας ανάθεσης Προµηθειών & Έργων Εφαρµογή Κανονισµού Προµηθειών Καταγραφή & Κοστολόγηση των εργασιών Συντήρησης και Επισκευής του Ηλεκτροµηχανολογικού Εξοπλισµού Καταγραφή & Παρακολούθηση των Στοιχείων ιακίνησης Αλµών και Μετεωρολογικών Στοιχείων 2. ΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΙΑΡΘΡΩΣΗ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΗ ΙΑΣΠΟΡΑ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ Η Ανώνυµη Εταιρία µε την επωνυµία «Ελληνικές Αλυκές» λειτουργεί σήµερα τις ακόλουθες µονάδες παραγωγής πρωτογενούς θαλασσινού αλατιού: α/α ΑΛΥΚΗ ΠΛΗΣΙΕΣΤΕΡΗ ΑΠΟΣΤΑΣΗ (χλµ) ΠΟΛΗ ΑΛΥΚΗΣ - ΠΟΛΗΣ 1 ΜΕΣΟΛΟΓΓΙΟΥ Μεσολόγγι 5 2 ΚΙΤΡΟΥΣ Κατερίνη 18 3 ΚΑΛΛΟΝΗΣ Καλλονή (Λέσβος) 4 4 ΠΟΛΙΧΝΙΤΟΥ Πολιχνίτος (Λέσβος) 7 5 ΑΓΓΕΛΟΧΩΡΙΟΥ Θεσσαλονίκη 30 6 Ν. ΚΕΣΣΑΝΗΣ Ξάνθη 25 7 ΜΕΣΗΣ Κοµοτηνή 28 Στις ανωτέρω επτά (7) µονάδες παραγωγής πρέπει να προστεθεί και το Υποκατάστηµα Αθηνών όπου βρίσκεται η ιοίκηση της Εταιρίας. Η αλυκή Μεσολογγίου που είναι αυτή µε την µεγαλύτερη δυναµικότητα είναι η έδρα της Εταιρίας. 3. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ 3.1. Γενικά Χαρακτηριστικά Η εφαρµογή λογισµικού πρέπει να βασίζεται σε αρχιτεκτονική client / server µε graphical user interface. Οι εφαρµογές θα πρέπει να εκµεταλλεύονται πλήρως το γραφικό τρόπο επικοινωνίας µε το χρήστη που υποστηρίζεται από το λειτουργικό σύστηµα Windows XP/Vista/7. Μάλιστα η τεχνολογία πρέπει να σχεδιαστεί έτσι ώστε να παράγει εφαρµογές που ακολουθούν πλήρως τα standards της Microsoft για τις εφαρµογές των Windows XP/Vista/7, είναι 32-bit και χρησιµοποιούν όλα τα κλασικά user interface controls (π.χ toolbars, tabbed dialogs, grids, right-mouse clicks κ.λ.π.) που εµφανίζονται και στις δηµοφιλείς εφαρµογές του Microsoft Office εκµεταλλευόµενες πλήρως όλες τις ευκολίες που παρέχουν τα Windows. 10

11 Οι εφαρµογές λογισµικού που περιγράφονται στα παρακάτω κεφάλαια πρέπει να έχουν τα εξής χαρακτηριστικά: Ολοκληρωµένο περιβάλλον λειτουργίας Αρχιτεκτονική Client-Server Κατανεµηµένης Λειτουργίας (µε βάση τα µοντέλα του Gartner Group), σε MS SQL SEVER Τήρηση ενιαίου και τυποποιηµένου configuration σε όλα τα επίπεδα του συστήµατος Υποστήριξη Clients Windows XP/Vista/7 Αρχιτεκτονική 32 Bit Αντικειµενοσταφής (Object Oriented) σχεδίαση και υλοποίηση του συνόλου των εφαρµογών Συµφωνία µε τα διεθνή πρότυπα ανοικτής αρχιτεκτονικής και επικοινωνίας όπως OLE2, (OLE automation server, OLE in-place editable server, OLE container), ODBC, DDE, standard APIs κ.λ.π. Επικοινωνία µε τον χρήστη (user interface) σύµφωνα µε τα πρότυπα χρηστικότητας των Windows XP/Vista/7 Συµβατότητα µε τα πρωτόκολλα επικοινωνίας TCP/IP, NetBEUI, IPX/SPX Άµεση συνδεσιµότητα µε τα εργαλεία που προσφέρουν Workflow Services (Exchange Server, Lotus notes κ.λ.π.) καθώς και µε όλες τις εφαρµογές γραφείου που λειτουργούν σε περιβάλλον Windows µέσω DDE και OLE2 Extended help system (context help, on-line helping) Embedded Security Active Preview: Drill down & look-ups User-definable toolbars Η βέλτιστη εκµετάλλευση του συνόλου των πόρων (resources) του συστήµατος εξασφαλίζεται από την ενοποίηση του λειτουργικού περιβάλλοντος Windows και το γεγονός ότι οι εφαρµογές πρέπει να είναι σχεδιασµένες και κατασκευασµένες ειδικά για αυτό το περιβάλλον ώστε να παράγουν κώδικα ταχύτερο, αποδοτικότερο που εκµεταλλεύεται όλες τις δυνατότητες του λειτουργικού συστήµατος Γεωγραφική ιασπορά - Επικοινωνία Η Εταιρία έχει εγκαταστήσει και λειτουργεί δύο Τοπικά ίκτυα Υπολογιστών (LAN), ένα στο Υπ/µα Αθηνών ( ιοίκηση), και ένα στην αλυκή Μεσολογγίου (έδρα), ενώ στις αλυκές Κίτρους, Καλλονής, Αγγελοχωρίου και Ν. Κεσσάνης έχει εγκαταστήσει απλούς Η/Υ, µε τις ακόλουθες θέσεις εργασίας: ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑ 11 ΘΕΣΕΙΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΑΘΗΝΩΝ (LAN) 5 ΜΕΣΟΛΟΓΓΙΟΥ (LAN) 5 ΚΙΤΡΟΥΣ (H/Y) 2 ΚΑΛΛΟΝΗΣ (H/Y) 1 ΑΓΓΕΛΟΧΩΡΙΟΥ (H/Y) 1 Ν. ΚΕΣΣΑΝΗΣ (H/Y) 1 ΣΥΝΟΛΟ 15

12 Το νέο σύστηµα θα σχεδιαστεί µε τα ακόλουθα δεδοµένα: Όλες οι εγγραφές πληροφορίες θα µπορούν να πραγµατοποιούνται από όλες τις προαναφερόµενες αλυκές της Εταιρίας και θα καταγράφονται σε µια µοναδική βάση που είναι θα είναι εγκατεστηµένη στο Υπ/µα Αθηνών Οι αλυκές και το υπ/µα Αθηνών θα επικοινωνούν µεταξύ τους µέσω διαδικτύου (INTRANET) όπως φαίνεται στο διάγραµµα που ακολουθεί. Αλυκή Μεσολογγίου (LAN) Αλυκή Κίτρους Η/Υ Αλυκή Καλλονής Η/Υ Αλυκή Αγγελοχωρίου Η/Υ Υπ/µα Αθηνών (LAN) Αλυκή Ν. Κεσσάνης Σηµειώνεται ότι σύµφωνα µε το αναπτυξιακό πρόγραµµα της Εταιρίας µπορεί να ενταχθούν και άλλες αλυκές στο Σύστηµα Ανάπτυξη Λογισµικού Υποχρεώσεις Ο Προµηθευτής θα αναλάβει: Την ανάλυση των δραστηριοτήτων και της ροής πληροφοριών στο σύνολο της Εταιρίας Το σχεδιασµό του συστήµατος σε λογικό επίπεδο και τον επανασχεδιασµό και την τυποποίηση των εντύπων που διακινεί η Εταιρία Την ανάπτυξη των εφαρµογών Την δοκιµαστική λειτουργία των εφαρµογών Την παραγωγική λειτουργία των εφαρµογών 12

13 3.3.2 Ο προσφέρων οίκος θα πρέπει να αναφερθεί αναλυτικά στις διαδικασίες που ακολουθεί για την διασφάλιση ποιότητας του λογισµικού Ο προσφέρων οίκος θα πρέπει επίσης να αναφερθεί αναλυτικά και µε ακρίβεια στην µεθοδολογία ανάπτυξης καθώς και στα εργαλεία που θα χρησιµοποιήσει για την ανάπτυξη του λογισµικού Σε κάθε φάση του κύκλου ανάπτυξης ο Προµηθευτής θα πρέπει να προβλέπει το υλικό τεκµηρίωσης που θα παραδίδει και το οποίο κατ ελάχιστο θα περιλαµβάνει: Καταγραφή και διαγραµµατική αναπαράσταση της παρούσας λειτουργίας του Συστήµατος ιαγραµµατική αναπαράσταση της προτεινόµενης λειτουργίας του Συστήµατος ιαγραµµατική αναπαράσταση του µοντέλου δεδοµένων και παρουσίαση του σχήµατος της βάσης δεδοµένων Εγχειρίδιο χρήσης (πλήρες και περιληπτικό) του Συστήµατος στην Ελληνική γλώσσα Εγχειρίδιο διαχείρισης του Συστήµατος στην Ελληνική γλώσσα Εγχειρίδιο δοκιµής του Συστήµατος (επιµέρους και πλήρη σενάρια δοκιµής) στην Ελληνική γλώσσα Τέλος ο Προµηθευτής θα πρέπει να ενσωµατώσει στο νέο Ο.Π.Σ. τα ήδη διαµορφωµένα ηλεκτρονικά αρχεία της Εταιρίας και να ενοποιήσει το γενικό λογιστικό σχέδιό της (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ «Γ» 2) Οι προσφέροντες θα πρέπει να υποβάλλουν αναλυτικό χρονοδιάγραµµα των σταδίων εκτέλεσης του έργου και κατάλογο παραδοτέων ανά στάδιο (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ «Γ» 4). 13

14 4. ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργικές δυνατότητες του προγράμματος ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Γενική Λογιστική Λογιστικό Σχέδιο Γενικής & Αναλ. Λογ. άρθρα ΚΒΣ Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα Έτοιμο Λογιστικό Σχέδιο με όλους τους υποχρεωτικούς λογαριασμούς Δυνατότητα ανάπτυξης οσωνδήποτε βαθμίδων στο λογιστικό σχέδιο με διαφορετικό βαθμό ανάλυσης ανά ομάδα και υποκατάστημα Απεριόριστο μήκος κωδικού λογαριασμού Λίστα λογαριασμών με τη μορφή ιεραρχικού δέντρου με δυνατότητα επιλογής των προβαλόμενων στοιχείων Καταχώριση λογαριασμού με αυτόματη πρόταση του τμήματος του κωδικού που προκύπτει από τους ανωτεροβάθμιους Αυτόματη αρίθμηση του τελευταίου τμήματος κωδικών, αν το ζητήσει ο χειριστής (π.χ. για λογαριασμούς πελατών και προμηθευτών) Περιγραφή και Εναλλακτική περιγραφή Δικαίωμα ελεγχόμενης πρόσβασης χρηστών, τόσο σε επίπεδο λειτουργιών, όσο και σε επίπεδο λογαριασμών Μέγιστο ποσό εγγραφής λογαριασμού και άνω και κάτω όριο υπολοίπου με δυνατότητα απαγορευτικού ελέγχου ή προειδοποίησης σε επίπεδο εγγραφών. Ο περιορισμός ισχύει ακόμη κι αν η εγγραφή γίνεται σε κατωτεροβάθμιο Αυτόματη ενημέρωση ημερομηνιών ανοίγματος, 1ης κίνησης, τελευταίας χρέωσης και πίστωσης Συγκεντρωτική εικόνα των συνόλων του λογαριασμού από κινήσεις για απογραφή, τρέχουσα και επόμενη χρήση, λαμβανομένων ή όχι υπόψη των προσωρινών εγγραφών Εικόνα 12μήνου για εγγραφές κανονικές & προσωρινές για τρέχουσα, προηγούμενη, επόμενη χρήση Αναλυτικό καθολικό στην οθόνη με δυνατότητα να περιλαμβάνονται ή όχι οι προσωρινές εγγραφές, με προβολή του προοδευτικά διαμορφωνόμενου υπολοίπου και δυνατότητα πρόσβασης και τροποποίησης ή διαγραφής στην επί μέρους εγγραφή και στο αντίστοιχο άρθρο Ανάπτυξη λογιστικού σχεδίου με επιλογή βαθμού και πλήθους ψηφίων Σε κάθε λογαριασμό παρέχονται οι δυνατότητες ορισμού προϋπολογισμού και παρακολούθησης των οικονομικών του στοιχείων Λίστα διαχείρισης Λογαριασμών με όλες τις βαθμίδες ανάλυσής του, ταξινομημένους κατά κωδικό λογαριασμού με δυνατότητα τροποποίησης από τον χρήστη ως προς την μορφή και ταξινόμησή του Σύνδεση λογαριασμού Γ.Λ με συναλλασσόμενο Εναλλακτικός κωδικός του λογαριασμού Εναλλακτικός τίτλος του λογαριασμού π.χ. την ξενόγλωσση περιγραφή του Σύνδεση του λογαριασμού Γ.Λ με προκαθορισμένο μοντέλο, με βάση το οποίο θα γίνεται αυτόματα ο επιμερισμός του, στους λογαριασμούς της Αναλυτικής λογιστικής (κέντρα κόστους) Εναλλακτικό μοντέλο κατανομών 14

15 Καθορισμός ανώτατου ορίου για χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο Έλεγχος τριών επιπέδων που προειδοποιεί ή απαγορεύει την καταχώριση της εγγραφής που παραβιάζει κάποιο από τα παραπάνω όρια, λαμβάνοντας υπόψη και τις προσωρινές εγγραφές (Δηλαδή ο έλεγχος γίνεται με βάση τα πραγματικά στοιχεία των κινήσεων του λογαριασμού) Καθορισμός λογαριασμού αποτελεσμάτων στον οποίο μεταφέρεται αυτόματα ο συγκεκριμένος λογαριασμός στο τέλος της χρήσης Δυνατότητα ορισμού σταδίων κλεισίματος βάσει των οποίων θα γίνουν αυτόματα οι εγγραφές κλεισίματος Δυνατότητα κατασκευής άρθρων fast-entry Μαζική διαδικασία δημιουργίας εγγραφών ΚΕΠΥΟ Διαχείριση προσωρινών άρθρων Δυνατότητα μαζικής εκτύπωσης άρθρων Δυνατότητα μαζικής ενημέρωσης των τριών πεδίων ελέγχου που εμφανίζονται στη φόρμα των στοιχείων ενός λογιστικού άρθρου Δυνατότητα μαζικής εισαγωγής άρθρων. Σύνδεση & αποσύνδεση εγγραφής με άρθρο αναλυτικής λογιστικής Ελεύθερα πεδία χρήστη με μορφή πεδίων πινάκων, κειμένου, αριθμητικά, ημερομηνιών On line ενημέρωση από την εμπορική διαχείριση Διαγραφή παραστατικών από την εμπορική διαχείριση με ταυτόχρονη διαγραφή προσωρινών άρθρων στη γενική λογιστική Εγγραφές και ημερολόγια σύμφωνα με τα ΔΛΠ Υποσύστημα μεταβλητών (ΦΠΑ κλπ ) Δυνατότητα δημιουργίας μεταβλητών που χρησιμεύουν στο σχηματισμό ποσών που είναι απαραίτητα στη συμπλήρωση εντύπων όπως π.χ η περιοδική εκκαθάριση ΦΠΑ και η εκκαθαριστική δήλωση ΦΠΑ Επιλογή των τιμών που θα πάρουν οι μεταβλητές (σταθερές υπολογιζόμενες μεταβλητές) Συγκέντρωση ποσών από ένα ή πολλούς λογαριασμούς Ορισμός περιόδου που αντλούνται τα ποσά (προηγούμενη τρέχουσα) Από τα σύνολα των κινήσεων της χρέωσης ή πίστωσης Από τα χρεωστικά ή πιστωτικά υπόλοιπα των λογαριασμών Από το υπόλοιπο της διαφοράς χρέωσης πίστωσης Καθορισμός συντελεστή στον υπολογισμό των ποσών Δήλωση φορολογίας εισοδήματος (έντυπο Ε3) και δήλωση εφορίας (Φ.010) Ισολογισμός Δυνατότητα αυτόματης σύνταξης του ισολογισμού Δυνατότητα αυτόματης σύνταξης συνοπτικών λογιστικών καταστάσεων Υπολογίζει τις κινήσεις κατωτεροβάθμιων λογαριασμών γενικής και αναλυτικής λογιστικής Δυνατότητα σύνταξης Ισολογισμού και Απολογιστικά στοιχεία και χρήσεων Πόρων κατά μήνα. Δυνατότητα σύνδεσης με ΥΠ.ΟΙ.Ο. για αυτόματη αποστολή στοιχείων. 15

16 Tυποποιημένα άρθρα Τα τυποποιημένα άρθρα είναι μοντέλα που χρησιμοποιούνται για να διευκολύνουν και να επιταχύνουν την καταχώριση άρθρων Κάθε τυποποιημένο άρθρο περιγράφει και μια κατηγορία άρθρων (π.χ. μισθοδοσίας, αποσβέσεων, συνδρομών, συμβάσεων, μισθωμάτων, κ.λ.π.) Δυνατότητες διαχείρισης τυποποιημένων άρθρων με λειτουργίες εισαγωγής, τροποποίησης και διαγραφής τους Στοιχεία προηγουμένων χρήσεων Τηρούνται συγκεντρωτικά στοιχεία προηγουμένων χρήσεων Αναλυτική Λογιστική Αυτοματοποίηση κατανομών Δυνατότητα, να οριστεί ποιες από τις εγγραφές ενός άρθρου, θα πρέπει υποχρεωτικά να κατανέμονται, και ποιες θα απαγορεύεται να κατανεμηθούν Υποστήριξη του ενιαίου λογιστικού σχεδίου. Επικοινωνία με την εφαρμογή Γενικής Λογιστικής. Ανάλυση των κατά είδος λογαριασμών ανά κέντρο κόστους. Ανάλυση των κέντρων κόστους ανά λογαριασμό κατά είδος. Αυτόματος επιμερισμός των εμμέσων δαπανών στους φορείς κόστους βάσει προκαθορισμένων κριτηρίων (άρθρα επιμερισμού). Ημερολόγια και Ισοζύγια καθώς και Οικονομικές Αναφορές των λογαριασμών της Αναλυτικής Λογιστικής Διαχείριση Εισπρακτέων και Πληρωτέων λογαριασμών Πελάτες/ Εισπρακτέοι λογαριασμοί Τήρηση αρχείου πελατών/χρεωστών και προμηθευτών/πιστωτών με πλήρη στοιχεία αναγνώρισης, πληροφοριακά, στατιστικά και οικονομικά στοιχεία Δυνατότητα καταχώρισης κειμένου παρατηρήσεων απεριόριστου μεγέθους Διαδικασία ελέγχου πληρότητας της καταχωρημένης καρτέλας (π.χ. ποιοι δεν έχουν συμπληρωμένο ΑΦΜ ή διεύθυνση) Διαδικασία ελέγχου ορθότητας ΑΦΜ Εκτυπώσεις συγκέντρωση επεξεργασία ομαδοποίηση αναζήτηση πελατών βάσει επαγγέλματος, κατηγορίας, ομάδας ή άλλων χαρακτηρισμών ή και συνδυασμού πεδίων Εκτυπώσεις πληροφοριακές ή οικονομικές με αλφαβητική ταξινόμηση (αλφαβητική κατάσταση υπολοίπων, ισοζύγιο, ευρετήριο, ανεξόφλητα τιμολόγια κλπ.) Στοιχεία πολλαπλών, εναλλακτικών διευθύνσεων παράδοσης και αριθμών τηλεφώνων Ανάλυση χρεώσεων, πιστώσεων και υπολοίπου πελάτη ανά μήνα και ανά είδος εγγραφής (πωλήσεις, επιστροφές, εισπράξεις κλπ.) Σημαντικοί δείκτες και οικονομικά μεγέθη, όπως συνολικό ρίσκο και πλαφόν, άληκτα αξιόγραφα, μη τιμολογημένος τζίρος Άμεση εικόνα στην οθόνη της αναλυτικής ημερολογιακής καρτέλας πελάτη με πρόσβαση στα αντίστοιχα παραστατικά Άμεση εικόνα στην οθόνη των ειδών ανά πελάτη, καθώς και στατιστικών στοιχείων πωλήσεων Δυνατότητα επιλογής τιμοκαταλόγου στον συναλλασσόμενο και στο παραστατικό αγορών/πωλήσεων 16

17 Δυνατότητα δέσμευσης τύπων συναλλαγών ανά συναλλασσόμενο (τι είδους συναλλαγές επιτρέπονται ) Δυνατότητα προσθήκης λεπτομερειών στη διαχείριση των πελατών ή χρεωστών που τηρούνται σαν υπολογαριασμοί του ΓΛΣ. Π.χ. (ΑΦΜ, οικονομική εφορία, διεύθυνση, τηλέφωνα κλπ), μέσω σύνδεσής τους αντίστοιχες καρτέλες συναλλασσομένων. Ευχερής διαχείριση πελατών / χρεωστών μέσω λίστας με τα πλήρη στοιχεία τους, που έχει δυνατότητα ταξινομημένους κατά κωδικό με δυνατότητα τροποποίησης από τον χρήστη ως προς την μορφή και ταξινόμησή τους Ελεύθερα πεδία χρήστη με μορφή πεδίων πινάκων, κειμένου, αριθμητικά, ημερομηνιών Τηρούνται συγκεντρωτικά στοιχεία προηγουμένων χρήσεων Διαχείριση δύο ειδών προϋπολογισμού: «Προϋπολογισμού» και του «Εναλλακτικού Προϋπολογισμού» Δυνατότητα προβολής οικονομικών στοιχείων, «Προηγούμενες Χρήσεις», «Οριστικά ανά περίοδο», «Προβλέψεις ανά περίοδο», «Πραγματικά σύνολα ανά περίοδο», «Επόμενη χρήση», «Προϋπολογισμός», «Εναλλακτικός Προϋπολογισμός» Εμφάνιση των κινήσεων πελατών / εισπρακτέων λογαριασμών και αναζήτηση προέλευσης των κινήσεων αυτών σε παραστατικά ή άρθρα μέσα από την ίδια οθόνη Προμηθευτές / Πληρωτέοι λογαριασμοί Δυνατότητα διαχείρισης και παρακολούθησης των στοιχείων των προμηθευτών / πληρωτέων λογαριασμών (ΑΦΜ, Οικονομική εφορία, διεύθυνση κλπ.) Λίστα διαχείρισης προμηθευτών / πληρωτέων λογαριασμών με τα πλήρη στοιχεία τους, ταξινομημένους κατά κωδικό με δυνατότητα τροποποίησης από τον χρήστη ως προς την μορφή και ταξινόμησή τους Ελεύθερα πεδία χρήστη με μορφή πεδίων πινάκων, κειμένου, αριθμητικά, ημερομηνιών Τηρούνται συγκεντρωτικά στοιχεία προηγουμένων χρήσεων Διαχείριση δύο ειδών προϋπολογισμού: «Προϋπολογισμού» και του «Εναλλακτικού Προϋπολογισμού» Δυνατότητα προβολής οικονομικών στοιχείων, «Προηγούμενες Χρήσεις», «Οριστικά ανά περίοδο», «Προβλέψεις ανά περίοδο», «Πραγματικά σύνολα ανά περίοδο», «Επόμενη χρήση», «Προϋπολογισμός», «Εναλλακτικός Προϋπολογισμός» Εμφάνιση των κινήσεων Πελατών / Εισπρακτέων λογαριασμών και αναζήτηση προέλευσης των κινήσεων αυτών σε παραστατικά ή άρθρα μέσα από την ίδια οθόνη Διαχείριση παραστατικών Διαχείριση σειρών παραστατικών με αναλυτικά στοιχεία που κρατούνται για κάθε σειρά Τύποι παραστατικών με μοντέλα που χρησιμοποιούνται για να διευκολύνουν και να επιταχύνουν την καταχώριση παραστατικών. Κάθε τύπος παραστατικού περιγράφει ένα είδος παραστατικού (π.χ. τιμολόγιο αγοράς, απόδειξη πληρωμής, κ.λ.π.) Φόρμα με τα αναλυτικά στοιχεία ενός τύπου παραστατικού («Κωδικός και Περιγραφή τύπου παραστατικού», «Ημερολόγιο», «Σειρά», «Φόρμα Εκτύπωσης (σειράς)», «Τρόπος πληρωμής», «Λήξη μετά από», «Αιτιολογία», «Είδος συναλλασσομένου και Είδος εσόδων εξόδων», «Ενημερώνει το ΚΕΠΥΟ», «Λίστα λογαριασμών τύπου παραστατικού», «Λογαριασμός», «Περιγραφή.») Δημιουργία λογιστικών άρθρων από παραστατικά, Κωδικός, Περιγραφή, Αύξουσα αρίθμηση Φόρμα Εκτύπωσης (σειράς) 17

18 Διαχείριση ανοικτών υπολοίπων Καταστάσεις χρονικής κατανομής υποχρεώσεων και απαιτήσεων (ενηλικιώσεις υπολοίπων) Άμεσος έλεγχος ληξιπρόθεσμων υποχρεώσεων και απαιτούμενων ταμειακών υπολοίπων ανά ημέρα Διαδικασίες καταχώρισης, καθώς και αυτόματης δημιουργίας εγγραφών πρόβλεψης χρηματοροής Πολλαπλές Διευθύνσεις / Υποκαταστήματα Δίνεται η δυνατότητα να οριστεί για κάποιο συναλλασσόμενο περισσότερες από μία διευθύνσεις πελατών ή προμηθευτών και ορίζουμε μία από αυτές ως βασική, η οποία προτείνεται και οι υπόλοιπες είναι εναλλακτικές Χρηματοοικονομική Διαχείριση Παραστατικά Ταμείου Δυνατότητα καταχώρισης όλων των ταμειακών συναλλαγών με πολλούς τρόπους (αυτόματη εξόφληση τιμολογίων, οριστικοποίηση προβλεπόμενων εισπράξεων και πληρωμών, καταχώριση λογιστικών εξόδων-δαπανών μετρητοίς, εισπράξεις από πελάτες, πληρωμές σε προμηθευτές, σε τρίτους, παραλαβή, εξόφληση, μεταβίβαση αξιογράφων, διακινήσεις μεταξύ λογαριασμών χρηματικών διαθεσίμων κλπ.) Πλήρης διαχείριση τρόπων πληρωμής (τμηματική εξόφληση, προκαταβολές στην παραγγελία, στην παράδοση, αξιόγραφα, συνάλλαγμα, εμβάσματα στην τράπεζα κ.λ.π.) Πλήρης διαχείριση ξένου νομίσματος. Για τους λογαριασμούς όπου τηρείται παράλληλη καρτέλα σε κάποιο ξένο νόμισμα υπάρχει δυνατότητα ταμειακών συναλλαγών και σε οποιοδήποτε άλλο νόμισμα Έκδοση μηχανογραφημένων αποδείξεων Δυνατότητα εξόφλησης πολλών τιμολογίων με μία πληρωμή, καθώς επίσης και τμηματική εξόφληση τιμολογίου Αντιστοίχιση εισπράξεων και πληρωμών σε νόμισμα βάσης (δραχμές) ή σε ξένο νόμισμα με ταυτόχρονο υπολογισμό και λογιστική ενημέρωση των συναλλαγματικών διαφορών. Η αντιστοίχιση μπορεί να γίνει με 3 τρόπους: Τη στιγμή καταχώρισης της εξόφλησης (ποια δηλαδή από τα ανεξόφλητα τιμολόγια του συναλλασσόμενου ή ποιο τμήμα τους καλύπτει). Αυτόματα κατά τη διαδικασία επιλογής τιμολογίων (υποχρεώσεων ή απαιτήσεων) προς εξόφληση, οπότε και αυτόματη δημιουργία του παραστατικού εξόφλησης. Αναδρομικά, μαζική αντιστοίχηση των «ακάλυπτων» χρεώσεων ή πιστώσεων βάσει παλαιοτέρου υπολοίπου ή βάσει οποιουδήποτε σεναρίου Άμεσος έλεγχος Open-items (ανεξόφλητων υποχρεώσεων ή απαιτήσεων) ανά συναλλασσόμενο ή συνολικά για δοσμένο χρονικό διάστημα Ενηλικίωση (aging analysis) και αιτιολόγηση υπολοίπων πελατών και προμηθευτών βάσει της αντιστοίχισης εισπράξεων και πληρωμών Ενημέρωση υπολοίπων λογαριασμών λογιστικής σε οποιαδήποτε φάση της διαδικασίας πληρωμής με βάση παραμετρικούς κανόνες (π.χ. αυτόματη συμψηφιστική και ταμειακή εγγραφή, εγγραφή δέσμευσης ποσού σε ενδιάμεσο λογαριασμό πριν την επιβεβαίωση εξόφλησης μιας επιταγής κ.ο.κ.) 18

19 Είναι παραστατικά είσπραξης / πληρωμής στα οποία δηλώνεται μια θέση ταμείου και δημιουργούν ταμειακή εγγραφή στη συγκεκριμένη θέση Διαχείριση αξιόγραφων Διαχείριση πινακίων παραλαβής ή παράδοσης αξιογράφων Διαχείριση λήξεων των αξιογράφων Αναλυτικά ληξιάρια εισπρακτέων και πληρωτέων αξιογράφων Συγκεντρωτικό ληξιάριο των αξιογράφων ανά μήνα Ενημέρωση άληκτων αξιογράφων ανά πελάτη ή προμηθευτή Καρτέλες συναλλασσομένων με βάση τη λήξη των αξιογράφων που δημιουργούν διαφορετικό από το «λογιστικό» υπόλοιπο Διαδικασίες εξόφλησης, επιστροφής, ακύρωσης αξιογράφων Διαδικασίες μαζικής εξόφλησης, επιστροφής, ακύρωσης αξιογράφων Δυνατότητα διαμαρτύρησης και μερικής εξόφλησης αξιογράφου Δυνατότητα απογραφής αξιογράφων Δυνατότητα εμφάνισης του ανοικτού ποσού, έτσι ώστε να γνωρίζουμε το ποσό, από το συνολικό ύψος του αξιογράφου, το οποίο δεν έχει εξοφληθεί Δυνατότητα απεικόνισης, σε επίπεδο ταμειακών εγγραφών, όλων των ενεργειών εξέλιξης του αξιογράφου Δυνατότητα «αντικατάστασης» ενός εισπρακτέου αξιογράφου. Η λειτουργία της Αντικατάστασης αξιογράφου έχει σαν αποτέλεσμα τη δημιουργία, αυτόματα από το σύστημα, των απαραίτητων για την ακύρωση του αρχικού αξιογράφου παραστατικών και την καταχώριση της νέας απόδειξης είσπραξης Δυνατότητα αντιστοίχισης (κάλυψης) απαιτήσεων και υποχρεώσεων είτε τη στιγμή της παραλαβής είτε τη στιγμή της εξόφλησης των σχετικών αξιογράφων και αντίστοιχες καταστάσεις εκκρεμοτήτων ανά παραστατικό Διαχείριση των μεταβιβάσεων (πληρωμή προμηθευτή με αξιόγραφο πελάτη μας, μεταφορά στην τράπεζα για είσπραξη κλπ.). Δυνατότητα μαζικής μεταβίβασης. Κατάσταση των ανοικτών αξιογράφων ανά τράπεζα Συντήρηση αρχείου αξιογράφων με τα πλήρη στοιχεία τους και το ιστορικό τους από την παραλαβή ως τη διεκπεραίωση Έλεγχος και στατιστική πληροφόρηση βάσει της κατάστασης των αξιογράφων Κατάσταση απογραφής αξιογράφων Βιβλίο αξιογράφων Δημιουργία εγγραφών ταμείου από παραστατικά διακίνησης αξιογράφων Τα εισπρακτέα και πληρωτέα αξιόγραφα δημιουργούνται από παραστατικά κατηγορίας εισπράξεων ή πληρωμών αντίστοιχα, τύπου απόδειξη στα οποία ορίζεται λογαριασμός διαθεσίμων τύπου αξιόγραφο μεταχρονολογημένο (Γραμμάτιο ή γενικώς μεταβιβάσιμο αξιόγραφο) Καταχωρούνται από τις αντίστοιχες σειρές παραστατικών που έχετε ορίσει στους τύπους εξόφληση και ακύρωση, επιστροφή, μεταβίβαση σε τράπεζα, διαμαρτύρηση της κατηγορίας αξιόγραφα εισπρακτέα και στους τύπους εξόφληση και ακύρωση της κατηγορίας αξιόγραφα πληρωτέα αντίστοιχα. Δυνατότητα παρακολούθησης αξιόγραφων σε άλλο, εκτός του βασικού, νόμισμα Δυνατότητα αυτόματης έκδοσης του παραστατικού εξόφλησής τους,για τα αξιόγραφα που είναι ανοιχτά, μεταβιβασμένα, επιστραφέντα ή διαμαρτυρημένα Μαζική μεταβίβαση των αξιόγραφων σε τράπεζα, με δυνατότητα επιλογής της έκδοσης ενός παραστατικού για κάθε εκχωρητή ή της παραγωγής ενός παραστατικού μεταβίβασης για όλα τα επιλεγμένα αξιόγραφα 19

20 Δυνατότητα αυτόματης έκδοσης παραστατικού επιστροφής αξιόγραφου, στα εισπρακτέα αξιόγραφα που έχει προηγηθεί η μεταβίβασή τους. Μαζική επιστροφή αξιόγραφων Δυνατότητα αντικατάστασης ενός εισπρακτέου αξιόγραφου που είναι ανοιχτό, μεταβιβασμένο ή επιστραφέν, προκειμένου αυτό να αντικατασταθεί από νέο (εισπρακτέο αξιόγραφο) Λίστα των επιταγών που έχουν εκδοθεί ανά τραπεζικό Λογαριασμό Συμφωνίες πληρωμής Δημιουργία συγκεκριμένου μοντέλου συμφωνίας πληρωμής Σύνδεση κάποιων συναλλασσομένων με συγκεκριμένο μοντέλο συμφωνίας πληρωμής (πχ κάποιος πληρώνει πάντα με μετρητά) Κάθε αγορά / πώληση παράγει εγγραφές συμφωνίας πληρωμής βάση του μοντέλου που έχει συνδεθεί Οι εγγραφές συμφωνίας πληρωμής μαζικά μετατρέπονται σε αποδείξεις είσπραξης /πληρωμής και αντιστοιχίζονται-«κλείνουν» τα τιμολόγια Οι συμφωνίες πληρωμής υπερισχύουν των τιμοκαταλόγων Advanced Οικονομική Διαχείριση Cash Flow Δυνατότητα διαχείρισης των ταμειακών ροών της επιχείρησης μέσω της λειτουργίας των διοικητικών λογαριασμών Πιστωτική πολιτική πελατών Διαχείριση ορίων πίστωσης πελατών. Δυνατότητα υπολογισμού προτεινόμενων ορίων βάσει των πωλήσεων προηγουμένων ετών, ημερών πίστωσης, ποσοστών προσαύξησης Εφαρμογή διαδικασίας πιστωτικού ελέγχου (ελέγχου αξιοπιστίας) πριν την αποδοχή ή την εκτέλεση οποιασδήποτε παραγγελίας πελάτη. Δυνατότητα δεσμευτικού ελέγχου. Ανάθεση της διαδικασίας πιστωτικού ελέγχου σε ειδική ομάδα χειριστών Παροχή στοιχείων εκτίμησης της αξιοπιστίας πελάτη με διάφορους τρόπους Έλεγχος πιθανής υπέρβασης πλαφόν Υπολογισμός συνολικού ρίσκου Τραπεζικοί Λογαριασμοί Extraits Πλήρη στοιχεία τραπεζών-υποκαταστημάτων και τραπεζικών λογαριασμών Εκτύπωση της κίνησης των τραπεζικών λογαριασμών και υπολογισμός τρέχοντος υπολοίπου Ειδική διαδικασία ελέγχου-επιβεβαίωσης των extraits τραπεζικών λογαριασμών. Εντοπισμός ασυμφωνιών με τις αντίστοιχες λογιστικές εγγραφές Τόκοι υπερημερίας Εφαρμογή σχεδίων επιτοκίων Δημιουργία εγγραφών καθυστέρησης με βάση τα ανεξόφλητα τιμολόγια και τον προσυμφωνημένο τρόπο αποπληρωμής τους Πληροφόρηση για το ύψος χρηματοδότησης ανά πελάτη (απώλεια τόκων) Δυνατότητα αυτόματης τιμολόγησης των τόκων 20