Εισαγωγή... xxxv. Για ποιους προορίζεται αυτό το βιβλίο...xxxv Η οργάνωση αυτού του βιβλίου...xxxv Επικοινωνία με τους συγγραφείς...

Transcript

1

2

3 Πίνακας περιεχομένων Εισαγωγή... xxxv Για ποιους προορίζεται αυτό το βιβλίο...xxxv Η οργάνωση αυτού του βιβλίου...xxxv Επικοινωνία με τους συγγραφείς... xxxvii Μέρος 1 Ξεκίνημα στο Office XP 1 Κεφάλαιο 1 Επισκόπηση του Office XP 3 Γενική περιγραφή του Office XP...3 Πλεονεκτήματα του πακέτου εφαρμογών Office XP...4 Χάρτης του Office XP...6 NEEO!! Οι νέες δυνατότητες του Office XP...10 Νέες κοινές δυνατότητες του Office...10 Νέες δυνατότητες του Word...12 Νέες δυνατότητες του Excel...13 Νέες δυνατότητες του PowerPoint...14 Νέες δυνατότητες του Outlook...14 Νέες δυνατότητες του FrontPage...16 Νέες δυνατότητες της Access...17 Νέες δυνατότητες του Publisher...17 Κεφάλαιο 2 Εγκατάσταση και διευθέτηση του Office XP 19 Εγκατάσταση του Office XP από το CD...19 Εγκατάσταση του Office XP από δίκτυο...23 NEEO!! Ενεργοποίηση του Office XP...26 Εκτέλεση του προγράμματος εγκατάστασης του Office στο μέλλον...27 Κεφάλαιο 3 Λήψη βοήθειας από ειδικούς για το Office XP 29 Αξιοποίηση του ηλεκτρονικού συστήματος βοήθειας του Office...29 Λήψη βοήθειας από το Βοηθό του Office...29 Λήψη βοήθειας με χρήση της λίστας ερωτήσεων...33 Λήψη βοήθειας με χρήση του παραθύρου βοήθειας...34 Πρόσβαση σε πόρους βοήθειας του Office στον Ιστό...38 Χρήση άλλων πόρων βοήθειας...39

4 xiv Πίνακας περιεχομένων Μέρος 2 Κοινές τεχνικές του Office XP 41 Κεφάλαιο 4 Εργασία με εφαρμογές, έγγραφα, και παράθυρα προγραμμάτων του Office XP 43 Εκτέλεση εφαρμογών του Office...43 Χρήση της γραμμής συντομεύσεων του Office...46 Χρήση των παραθύρων εργασιών των εφαρμογών του Office...51 Δημιουργία νέων εγγράφων του Office...53 Δημιουργία εγγράφου με χρήση του πλαισίου διαλόγου New Office Document...53 Δημιουργία κενού εγγράφου του Office σε ένα φάκελο...57 Δημιουργία εγγράφου με χρήση του παραθύρου εργασιών New Document...58 Άνοιγμα εγγράφων του Office που υπάρχουν ήδη...61 Άνοιγμα υπάρχοντος εγγράφου με χρήση του πλαισίου διαλόγου Open Office Document...61 Άνοιγμα εγγράφων μέσα από εφαρμογές του Office...67 Εύρεση αρχείων του Office ή στοιχείων του Outlook με χρήση της λειτουργίας Αναζήτησης...69 Αποθήκευση εγγράφων του Office...74 Αποθήκευση εγγράφου ως ιστοσελίδας...78 Εργασία με πολλά έγγραφα...79 Χρήση της διασύνδεσης ενός εγγράφου...79 Χρήση της διασύνδεσης πολλών εγγράφων...80 Κοινές διαδικασίες των διασυνδέσεων ενός εγγράφου και πολλών εγγράφων...81 Χρήση ιδιοτήτων εγγράφων του Office...82 Κεφάλαιο 5 Νέες τεχνικές επεξεργασίας και μορφοποίησης στο Office XP 87 NEEO!! Συνομιλία με το Office: Χρήση της αναγνώρισης ομιλίας...87 Εκπαίδευση της αναγνώρισης ομιλίας...88 Χρήση της αναγνώρισης ομιλίας...91 Χρήση της κατάστασης υπαγόρευσης στη λειτουργία αναγνώρισης ομιλίας...93 Χρήση της κατάστασης προφορικής διαταγής της λειτουργίας αναγνώρισης ομιλίας...96 Προσαρμογή της αναγνώρισης ομιλίας...97 Προσαρμογή της γραμμής Γλώσσας NEEO!! Χρήση γραφής με το χέρι στο Office Πρόσβαση στη διασύνδεση γραφής με το χέρι Εισαγωγή χειρογράφου Εισαγωγή σκίτσων Χρήση των πληκτρολογίων οθόνης NEEO!! Χρήση του παραθύρου εργασιών του ενισχυμένου Προχείρου του Office...109

5 Πίνακας περιεχομένων xv Κεφάλαιο 6 Προσθήκη επαγγελματικών γραφικών και ειδικών εφέ σε έγγραφα του Office XP 115 Εισαγωγή εικόνων σε έγγραφα του Office Εισαγωγή εικόνων με το βοήθημα Clip Organizer Εισαγωγή εικόνων Τροποποίηση εικόνων Χρήση Αυτόματων Σχημάτων για τη δημιουργία σχεδίων Δημιουργία επιχειρηματικών σχεδίων με χρήση διαγραμμάτων του Office Δημιουργία οργανογράμματος Δημιουργία άλλων τύπων διαγραμμάτων Χρήση αντικειμένων WordArt για την παραγωγή ειδικών εφέ κειμένου Κατασκευή γραφημάτων με το βοήθημα Microsoft Graph Δόμηση εξισώσεων με το βοήθημα Microsoft Equation Τροποποίηση αντικειμένων γραφικών Αλλαγή μεγέθους, αλλαγή σχήματος, περιστροφή, ή μετακίνηση αντικειμένων γραφικών με το ποντίκι Τροποποίηση αντικειμένων γραφικών με τη γραμμή εργαλείων Σχεδίασης Μορφοποίηση αντικειμένων γραφικών με το πλαίσιο διαλόγου Format Object Κεφάλαιο 7 Κοινή χρήση δεδομένων μεταξύ εφαρμογών του Office XP 161 Διάφοροι τρόποι κοινής χρήσης δεδομένων Στατική αντιγραφή και μετακίνηση Σύνδεση δεδομένων Ένα παράδειγμα σύνδεσης Ενσωμάτωση δεδομένων Ένα παράδειγμα ενσωμάτωσης Κεφάλαιο Χρήση υπηρεσιών ομάδων SharePoint σε επαγγελματικές ομάδες εργασίας 183 Βασικά στοιχεία υπηρεσιών ομάδων SharePoint Σύνδεση σε ομαδική τοποθεσία Ιστού SharePoint Κοινή χρήση εγγράφων αποθηκευμένων σε τοποθεσίες Ιστού SharePoint Πρόσβαση σε βιβλιοθήκες εγγράφων SharePoint με το φυλλομετρητή σας Πρόσβαση σε βιβλιοθήκες εγγράφων SharePoint από εφαρμογές του Office Συζητήσεις και συνδρομές σε τοποθεσίες Ιστού SharePoint Συμμετοχή σε έναν πίνακα συζητήσεων Συζήτηση με θέμα ένα ηλεκτρονικό έγγραφο Συνδρομή σε βιβλιοθήκες εγγράφων, πίνακες συζητήσεων, ή λίστες παρακολούθησης αλλαγών SharePoint Ανταλλαγή πληροφοριών σε μια τοποθεσία Ιστού SharePoint Προσαρμογή των υπηρεσιών SharePoint...200

6 xvi Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 9 Προσαρμογή της διασύνδεσης εφαρμογών του Office XP 205 Προσαρμογή γραμμών εργαλείων, μενού, και πλήκτρων συντόμευσης Δημιουργία και διαχείριση προσαρμοσμένων γραμμών εργαλείων Τροποποίηση γραμμών εργαλείων και μενού Ορισμός πλήκτρων συντόμευσης (μόνο στο Word) Ορισμός επιλογών διασύνδεσης Αποθήκευση και επαναφορά των ρυθμίσεών σας στο Office Μέρος 3 Word 225 Κεφάλαιο 10 Τα βασικά για το Word 227 Μια παρουσίαση του Word Ο χώρος εργασίας του Word Διευθέτηση της διασύνδεσης του Word Αλλαγή προβολής Αλλαγή του τρόπου εμφάνισης των εγγράφων Δημιουργία, άνοιγμα, και αποθήκευση εγγράφων του Word Ομαδική μετατροπή αρχείων Αποθήκευση διαφορετικών εκδόσεων των εγγράφων Κεφάλαιο 11 Αποδοτική επεξεργασία στο Word 245 Προσθήκη κειμένου Εισαγωγή συμβόλων και ειδικών χαρακτήρων Εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας Αναπαραγωγή των ενεργειών επεξεργασίας με τη διαταγή Repeat Εισαγωγή κειμένου με τη λειτουργία Αυτόματου Κειμένου Αυτόματη επισκευή του κειμένου με την Αυτόματη Διόρθωση Τοποθέτηση του σημείου εισαγωγής Επεξεργασία κειμένου στο έγγραφο Επιλογή κειμένου Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου και μορφοποίησης Αντικατάσταση κειμένου και μορφοποιήσεων Γρήγορη μετακίνηση μέσα σε ένα έγγραφο Σήμανση και εντοπισμός κειμένου με σελιδοδείκτες Μετακίνηση του σημείου εισαγωγής με τη διαταγή Go To Μετακίνηση με τα κουμπιά αναζήτησης Κεφάλαιο 12 Αποτελεσματική μορφοποίηση στο Word 297 Άμεση μορφοποίηση ενός εγγράφου του Word...297

7 Πίνακας περιεχομένων xvii Άμεση μορφοποίηση χαρακτήρων Άμεση μορφοποίηση παραγράφων Εφαρμογή στυλ και χρήση μορφοποιήσεων Έλεγχος της συνέπειας των μορφοποιήσεων Αντιστοίχιση στυλ παραγράφου, στυλ χαρακτήρων, και αποθηκευμένων μορφοποιήσεων Αφαίρεση όλων των μορφοποιήσεων Επιλογή όλου του κειμένου με το ίδιο στυλ ή μορφοποίηση Εργασία με στυλ παραγράφων Αντιστοίχιση στυλ και αποθηκευμένων μορφοποιήσεων με τη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης Αντιστοίχιση στυλ με πλήκτρα συντόμευσης Χρήση του παραθύρου εργασίας Reveal Formatting για την προβολή και τροποποίηση χαρακτηριστικών μορφοποίησης Αυτόματη μορφοποίηση των εγγράφων σας Αυτόματη μορφοποίηση των εγγράφων σας Κεφάλαιο 13 Τακτοποίηση κειμένου με τη βοήθεια πινάκων, στηλών, και καταλόγων 339 Τακτοποίηση κειμένου με πίνακες Δημιουργία ενός πίνακα Εισαγωγή κειμένου σε πίνακα Προσθήκη και κατάργηση κελιών, γραμμών, και στηλών πίνακα Μεταβολή του μεγέθους των κελιών Μετακίνηση και αντιγραφή κελιών, γραμμών, και στηλών πίνακα Δημιουργία πινάκων με τα εργαλεία σχεδίασης πινάκων Μορφοποίηση πινάκων με εφαρμογή στυλ πίνακα Χρήση άλλων μεθόδων για τη δημιουργία και τροποποίηση πινάκων Προσθήκη περιγραμμάτων και σκίασης Προσθήκη περιγραμμάτων και σκίασης με τη γραμμή εργαλείων Πινάκων και περιγραμμάτων Εφαρμογή περιγραμμάτων και σκίασης με το πλαίσιο διαλόγου Border And Shading Προσθήκη περιγραμμάτων σε σελίδες Τακτοποίηση κειμένου σε στήλες εφημερίδας Δημιουργία στηλών με το κουμπί Columns Δημιουργία στηλών με το πλαίσιο διαλόγου Columns Ρύθμιση των στηλών Τακτοποίηση κειμένου σε λίστες με κουκκίδες και αριθμημένες λίστες Δημιουργία λίστας με τη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης Δημιουργία λίστας με το πλαίσιο διαλόγου Bullets And Numbering και με στυλ λίστας Ταξινόμηση σε λίστες και πίνακες...380

8 xviii Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 14 Προχωρημένες τεχνικές μορφοποίησης στο Word 385 Προσαρμογή στυλ Προσαρμογή στυλ παραγράφου και χαρακτήρων με παράδειγμα Προσαρμογή στυλ με τη βοήθεια του πλαισίου διαλόγου Modify Style Διαγραφή στυλ Δημιουργία νέων στυλ Δημιουργία στυλ παραγράφου με βάση ένα παράδειγμα Δημιουργία στυλ με τη βοήθεια του πλαισίου διαλόγου New Style Αξιοποίηση των στυλ με αντίγραφά τους Αντιγραφή στυλ από ένα πρότυπο σε ένα έγγραφο Αντιγραφή στυλ από ένα έγγραφο σε ένα πρότυπο Αντιγραφή στυλ από ένα έγγραφο ή ένα πρότυπο σε άλλο έγγραφο ή πρότυπο Προσαρμογή και δημιουργία προτύπων εγγράφων Προσαρμογή των προτύπων Δημιουργία νέων προτύπων Επισύναψη προτύπου σε έγγραφο Φόρτωση καθολικών προτύπων και προσθέτων του Word Κεφάλαιο 15 Διαχείριση μεγάλων ή σύνθετων εγγράφων 415 Εργασία με τα έγγραφα σε προβολή Διάρθρωσης Ενεργοποίηση της προβολής Διάρθρωσης Τροποποίηση επιπέδων διάρθρωσης Μετακίνηση κομματιών κειμένου Σύμπτυξη και ανάπτυξη διαρθρωμένου κειμένου Κίνηση μέσα στη διάρθρωση Εκτύπωση μιας διάρθρωσης Εισαγωγή υποσημειώσεων και σημειώσεων τέλους Δημιουργία ευρετηρίων και πινάκων περιεχομένων Δημιουργία ευρετηρίου Δημιουργία πίνακα περιεχομένων Κεφάλαιο 16 Χρήση του Word σε ομάδες εργασίας 445 Παρακολούθηση και αναθεώρηση των αλλαγών στα έγγραφα Παρακολούθηση των αλλαγών στο έγγραφό σας Αναθεώρηση των παρακολουθούμενων αλλαγών στα έγγραφα Συγχώνευση και σύγκριση εγγράφων Εισαγωγή σχολίων σε έγγραφα Εισαγωγή σχολίων Προβολή, επεξεργασία, και διαγραφή σχολίων Επισήμανση κειμένου...464

9 Πίνακας περιεχομένων xix Κοινή χρήση εγγράφων του Word Κοινή χρήση εγγράφων του Word σε δίκτυο Κοινή χρήση εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Προστασία των κοινόχρηστων εγγράφων Κοινή χρήση γραμματοσειρών Κεφάλαιο 17 Γλωσσικός έλεγχος των εγγράφων του Word 475 Χρήση των εργαλείων γλωσσικού ελέγχου του Word Ορθογραφικός έλεγχος Αυτόματος έλεγχος ορθογραφίας κατά την πληκτρολόγηση Έλεγχος της ορθογραφίας σε πληκτρολογημένο κείμενο Προσαρμογή του ελεγκτή ορθογραφίας Χρήση προσαρμοσμένων λεξικών Γραμματικός έλεγχος (στα Αγγλικά) Αυτόματος γραμματικός έλεγχος κατά την πληκτρολόγηση Έλεγχος γραμματικής σε πληκτρολογημένο κείμενο Προσαρμογή του ελεγκτή γραμματικής Εύρεση συνωνύμων με το Θησαυρό Μετάφραση κειμένου Συλλαβισμός του κειμένου Αυτόματος συλλαβισμός ολόκληρου του εγγράφου Συλλαβισμός με επιβεβαίωση Εισαγωγή χαρακτήρων παύλας Καθορισμός της γλώσσας Χρήση της αυτόματης ανίχνευσης γλωσσών Κεφάλαιο 18 Σχεδίαση και εκτύπωση σελίδων επαγγελματικού επιπέδου 509 Σχεδιασμός σελίδων Χρήση πλαισίων κειμένου για τη δημιουργία με ακρίβεια των διατάξεων στις σελίδες Συνδυασμός κειμένου με αντικείμενα γραφικών και πλαίσια κειμένου Εμφάνιση υδατογραφημάτων Προσθήκη αριθμών σελίδων, κεφαλίδων, και υποσέλιδων Προσθήκη αυτόματης αρίθμησης σελίδων Προσθήκη κεφαλίδων και υποσέλιδων Διαμόρφωση της σελίδας Ορισμός περιθωρίων και προσανατολισμού σελίδας Καθορισμός του μεγέθους και της προέλευσης του χαρτιού Καθορισμός της διάταξης σελίδας Προεπισκόπηση και εκτύπωση εγγράφων...547

10 xx Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 19 Χρήση του Word για αυτοματισμό στην αλληλογραφία 553 Χρήση του Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας για την αυτοματοποίηση μεγάλων ποσοτήτων αλληλογραφίας Δημιουργία μεμονωμένων φακέλων και ετικετών Δημιουργία μεμονωμένων φακέλων Δημιουργία μεμονωμένων ετικετών Κεφάλαιο 20 Δημιουργία ιστοσελίδων και άλλων ηλεκτρονικών εγγράφων 571 Ηλεκτρονικά έγγραφα Δημιουργία και δημοσίευση μιας ιστοσελίδας Δημοσίευση της σελίδας σας Προσθήκη στοιχείων σε ιστοσελίδες Προσθήκη και χρήση υπερσυνδέσεων Εισαγωγή οριζόντιων διαχωριστικών γραμμών Προσθήκη ταινιών και ήχων Προσθήκη κυλιόμενου κειμένου Δημιουργία φόρμας Ιστού για τη συλλογή πληροφοριών Χρήση πλαισίων για ταυτόχρονη εξέταση πολλών εγγράφων Προσθήκη στοιχείων Web Μορφοποίηση ιστοσελίδων Εφαρμογή χρώματος ή μοτίβου στο φόντο Εφαρμογή θέματος σε ιστοσελίδα Μέρος 4 Excel 601 Κεφάλαιο 21 Βασικά στοιχεία για τη δημιουργία φύλλων εργασίας 603 Εκκίνηση και εξοικείωση με το Excel Μετακίνηση σε διάφορα σημεία του φύλλου εργασίας Καταχώριση πληροφοριών Καταχώριση αριθμητικών τιμών Καταχώριση τιμών κειμένου Καταχώριση ημερομηνιών και ωρών Καταχώριση σχολίων Καταχώριση τύπων Προσθήκη εικόνων Προσθήκη υπερσυνδέσμων Δημιουργία υπερσυνδέσμου στο φύλλο εργασίας σας Ενεργοποίηση υπερσυνδέσμου Επεξεργασία και κατάργηση υπερσυνδέσμων Αποθήκευση του βιβλίου εργασίας Έξοδος από το Excel (μερικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε)...625

11 Πίνακας περιεχομένων xxi Κεφάλαιο 22 Προχωρημένες τεχνικές επεξεργασίας του φύλλου εργασίας 627 Βασικές τεχνικές επεξεργασίας Επιλογή κελιών και περιοχών Καθαρισμός και διαγραφή κελιών Εύρεση και αντικατάσταση δεδομένων Αναίρεση διαταγών Μετακίνηση δεδομένων με τις διαταγές Cut και Paste Αντιγραφή δεδομένων με τις διαταγές Copy και Paste Χρήση του ενισχυμένου Προχείρου του Office Μετακίνηση κελιών με σύρσιμο Προσθήκη γραμμών και στηλών στο φύλλο εργασίας Εισαγωγή σειράς ετικετών, αριθμών, ή ημερομηνιών Δημιουργία σειράς με τη λειτουργία Αυτόματης Συμπλήρωσης Έλεγχος λαθών Έλεγχος της ορθογραφίας Έλεγχος συνηθισμένων λαθών Κεφάλαιο 23 Προχωρημένες τεχνικές μορφοποίησης 649 Μορφοποίηση κελιών Αλλαγή στοίχισης Αλλαγή της αριθμητικής μορφοποίησης Αλλαγή γραμματοσειράς και χρώματος κειμένου Προσθήκη περιγραμμάτων σε κελιά Προσθήκη σκίασης σε κελιά Αντιγραφή μορφοποιήσεων με το Πινέλο μορφοποίησης Αλλαγή πλάτους στηλών και ύψους γραμμών Ρύθμιση του ύψους ή του πλάτους με το χέρι Χρήση της διαταγή AutoFit Εφαρμογή συνδυασμών εφέ με τη διαταγή AutoFormat Μορφοποίηση υπό όρους Χρήση στυλ Δημιουργία δικών σας στυλ Εφαρμογή υπάρχοντος στυλ Συγχώνευση στυλ από άλλα βιβλία εργασίας Δημιουργία και τροποποίηση προτύπων Δημιουργία ενός νέου αρχείου προτύπου Άνοιγμα και τροποποίηση υπάρχοντος προτύπου Τροποποίηση αλλαγών σελίδων Χρήση της προεπισκόπησης αλλαγών σελίδας...680

12 xxii Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 24 Οργάνωση πληροφοριών σε βιβλία εργασίας 683 Διαχείριση φύλλων εργασίας Εναλλαγή μεταξύ φύλλων εργασίας Ονομασία φύλλων εργασίας Αλλαγή του χρώματος καρτέλας Διαγραφή φύλλων εργασίας Προσθήκη φύλλων εργασίας Μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλων εργασίας Χρήση αναφορών κελιών από άλλα φύλλα εργασίας Ταυτόχρονη επεξεργασία πολλών βιβλίων εργασίας Εναλλαγή μεταξύ βιβλίων εργασίας Σύνδεση πληροφοριών μεταξύ βιβλίων εργασίας Συνάθροιση φύλλων εργασίας που έχουν ταυτόσημη μορφή Διαχείριση κοινόχρηστων βιβλίων εργασίας Δημιουργία κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας Παρακολούθηση κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας Αποδοχή ή απόρριψη αναθεωρήσεων Συγχώνευση βιβλίων εργασίας Προστασία φύλλων και βιβλίων εργασίας Προστασία φύλλων εργασίας Προστασία της δομής ενός βιβλίου εργασίας Απαίτηση κωδικού πρόσβασης για πρόσβαση σε ένα αρχείο Κεφάλαιο 25 Προσαρμογή του Excel στον τρόπο δουλειάς σας 711 Προσαρμογή του τρόπου προβολής Χρήση της διαταγής Zoom Αποθήκευση προβολών με τη διαταγή Custom Views Καθορισμός των επιλογών εκτύπωσης Έλεγχος του προσανατολισμού των σελίδων Ρύθμιση των περιθωρίων Προσθήκη κεφαλίδων και υποσέλιδων Προσθήκη γραμμών πλέγματος και άλλες επιλογές Χρήση πολλών τμημάτων παραθύρων Διαίρεση φύλλου εργασίας σε τμήματα Σταθεροποίηση τμημάτων σε ένα φύλλο εργασίας Προσαρμογή του Excel με το πλαίσιο διαλόγου Options Ρύθμιση του τρόπου υπολογισμού Προσαρμογή της εμφάνισης των φύλλων εργασίας Προσαρμογή των επιλογών επεξεργασίας Εγκατάσταση πρόσθετων διαταγών και Οδηγών Κεφάλαιο 26 Επεξεργασία αριθμητικών στοιχείων με τύπους και συναρτήσεις 733 Δημιουργία τύπων Πολλαπλασιασμός αριθμών...734

13 Πίνακας περιεχομένων xxiii Αναπαραγωγή τύπων Συνδυασμός αριθμητικών τελεστών Παρενθέσεις και σειρά υπολογισμού Χρήση των ενσωματωμένων συναρτήσεων του Excel Η ευέλικτη συνάρτηση SUM Η διαταγή Insert Function Ανάλυση χρηματοοικονομικών μεγεθών με συναρτήσεις Υπολογισμός των δόσεων αποπληρωμής ενός δανείου με τη συνάρτηση PMT Υπολογισμός της μελλοντικής αξίας με τη συνάρτηση FV Υπολογισμός του επιτοκίου απόδοσης μιας επένδυσης με τη συνάρτηση RATE Χρήση των τιμών σφάλματος των συναρτήσεων Χρήση ονομάτων περιοχών σε συναρτήσεις Δημιουργία ονομάτων για κελιά και περιοχές Χρήση ονομάτων περιοχών Διαγραφή και τροποποίηση ονομάτων Κεφάλαιο 27 Γραφήματα σε φύλλα εργασίας 753 Σχεδιασμός του γραφήματος Επιλογή τύπου γραφήματος Τα στοιχεία ενός γραφήματος, από την άποψη του Excel Δημιουργία γραφήματος Δημιουργία ενσωματωμένου γραφήματος Μορφοποίηση γραφημάτων Το μενού Chart Χρήση της γραμμής εργαλείων Γραφήματος Αλλαγή του τύπου ενός γραφήματος Αλλαγή τίτλων και ετικετών Ρύθμιση των γραμμών πλέγματος Τροποποίηση του υπομνήματος του γραφήματος Αντιγραφή μορφοποιήσεων του γραφήματος Προσθήκη ετικετών και βελών Εκτύπωση γραφήματος Κεφάλαιο 28 Ισχυρές τεχνικές για βάσεις δεδομένων: Κατάλογοι, φίλτρα, και συγκεντρωτικοί πίνακες 777 Χρήση ενός καταλόγου ως βάσης δεδομένων Φόρμες καταχώρισης δεδομένων Επικύρωση των δεδομένων κατά την πληκτρολόγηση Ταξινόμηση γραμμών και στηλών Ταξινόμηση ως προς πολλές στήλες Καθορισμός της δικής σας προσαρμοσμένης σειράς ταξινόμησης Χρήση προσαρμοσμένης σειράς ταξινόμησης...788

14 xxiv Πίνακας περιεχομένων Εύρεση εγγραφών με Αυτόματα Φίλτρα Δημιουργία προσαρμοσμένου Αυτόματου Φίλτρου Ανάλυση καταλόγου με τη διαταγή Subtotals Εργασία σε προβολή Διάρθρωσης Μετατροπή καταλόγου του Excel σε βάση δεδομένων της Access Δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα και συγκεντρωτικού γραφήματος Χρήση του Οδηγού Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος Υπολογισμός συγκεντρωτικού πίνακα Αναδιάταξη πεδίων σε ένα συγκεντρωτικό πίνακα Χρήση της περιοχής Σελίδας Αλλαγή της συνάρτησης για το συγκεντρωτικό πίνακα Αλλαγή της συνάρτησης για το συγκεντρωτικό πίνακα Ρύθμιση της μορφοποίησης ενός συγκεντρωτικού πίνακα Εμφάνιση συγκεντρωτικών γραφημάτων Χρήση εξωτερικών δεδομένων σε συγκεντρωτικούς πίνακες Κεφάλαιο 29 Ανάλυση επιχειρηματικών στοιχείων 807 Προβλέψεις με τη λειτουργία Goal Seek Αντιμετώπιση προβλημάτων ποσοτήτων και τιμολόγησης με τη λειτουργία Επίλυσης Κατάστρωση του προβλήματος Εκτέλεση του προγράμματος επίλυσης Επεξεργασία των παραμέτρων πρόβλεψης της λειτουργίας Επίλυσης Διερεύνηση υποθετικών ερωτημάτων με τη λειτουργία Διαχείρισης Σεναρίων Δημιουργία σεναρίου Προβολή σεναρίου Δημιουργία αναφορών από σενάρια Κεφάλαιο 30 Δημοσίευση στον Παγκόσμιο Ιστό και τεχνικές ερωτημάτων Ιστού 825 Σχεδιασμός ιστοσελίδας Στατικές και αλληλεπιδραστικές σελίδες Καθορισμός επιλογών δημοσίευσης στον Ιστό Προβολή ιστοσελίδων του Excel στο Internet Χρήση των γραμμών εργαλείων Ιστού του Office Χρήση ερωτημάτων στον Ιστό Εισαγωγή δεδομένων από τον Ιστό Αναθεώρηση ερωτημάτων Ιστού Μέρος 5 PowerPoint 841 Κεφάλαιο 31 Βασικές τεχνικές του PowerPoint 843 Εξερεύνηση του παραθύρου του PowerPoint Τα στοιχεία μιας διαφάνειας Οι προβολές του PowerPoint Χρήση προγράμματος φυλλομέτρησης για την προβολή των παρουσιάσεων...849

15 Πίνακας περιεχομένων xxv Χρήση της προεπισκόπησης εκτύπωσης για την προβολή των παρουσιάσεων Δημιουργία μιας παρουσίασης Χρήση του Οδηγού αυτόματου περιεχομένου Ξεκίνημα μιας κενής παρουσίασης Χρήση προτύπου σχεδίασης Χρήση έτοιμης παρουσίασης ως μοντέλου Ξεκίνημα μιας παρουσίασης από ένα πρότυπο Εισαγωγή και επεξεργασία κειμένου Καταχώριση κειμένου σε πλαίσια κράτησης θέσης Εργασία με την αυτόματη μορφοποίηση κειμένου Επεξεργασία κειμένου Χρήση διαρθρώσεων Προσθήκη σχολίων Έλεγχος ορθογραφίας και στυλ Χρήση επιλογών Αυτόματης διόρθωσης Αποθήκευση μιας παρουσίασης Κεφάλαιο 32 Προχωρημένη μορφοποίηση παρουσιάσεων 875 Μορφοποίηση κειμένου Μορφοποίηση κειμένου με τη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης Μορφοποίηση κειμένου με το πλαίσιο διαλόγου Font Αντικατάσταση χαρακτήρων Αντιγραφή μορφοποίησης Εργασία με κουκκίδες και αρίθμηση Μορφοποίηση εσοχών και ρυθμίσεων στηλοθετών Εργασία με χρώματα και συνδυασμούς χρωμάτων Δημιουργία ενός προσαρμοσμένου συνδυασμού χρωμάτων Αλλαγή του φόντου Δημιουργία προσαρμοσμένων φόντων Επεξεργασία υποδειγμάτων διαφανειών Μορφοποίηση του υποδείγματος διαφανειών Μορφοποίηση του υποδείγματος τίτλων Κεφάλαιο 33 Εισαγωγή πινάκων, γραφικών, και σχεδίων 897 Προσθήκη γραφικών Δημιουργία ενός πίνακα Προσθήκη διαγραμμάτων και γραφημάτων Εργασία με αντικείμενα σχεδίασης Εισαγωγή εικόνων, clip art, και WordArt Εφαρμογή εφέ WordArt Χρήση πλεγμάτων και οδηγών Προσθήκη αρχείων πολυμέσων Εισαγωγή βιντεοκλίπ Εισαγωγή ήχων Εκτέλεση κομματιών από CD ήχου...917

16 xxvi Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 34 Προσθήκη ειδικών εφέ και υπερσυνδέσεων 919 Προσθήκη κίνησης Προσαρμογή της κίνησης Κίνηση διαγραμμάτων και στοιχείων γραφημάτων Δημιουργία διαδρομών κίνησης Ορισμός χρονισμού για τις κινήσεις Εφαρμογή εφέ εναλλαγής Δημιουργία υπερσυνδέσεων και κουμπιών ενεργειών Προσθήκη κουμπιών ενεργειών Εκτέλεση άλλου προγράμματος Κεφάλαιο 35 Ετοιμασία και παρουσίαση της προβολής διαφανειών 935 Επιλογή τύπου παρουσίασης Προετοιμασία μιας ηλεκτρονικής παρουσίασης Δοκιμή της παρουσίασης Εγγραφή αφήγησης Δημιουργία μιας προσαρμοσμένης προβολής Απόκρυψη διαφανειών Χρήση κουμπιών ενεργειών Χρήση της περιήγησης στις διαφάνειες Σχολιασμός διαφανειών με την πένα Χρήση της λειτουργίας Υπενθύμισης σύσκεψης Προβολή μιας ηλεκτρονικής παρουσίασης Εκτύπωση διαφανειών, σελίδων σημειώσεων, και σημειώσεων για το ακροατήριο Χρήση της λειτουργίας Pack and Go Δημοσίευση στον Ιστό Εκπομπή της παρουσίασής σας Αναθεώρηση παρουσιάσεων Μέρος 6 Outlook 965 Κεφάλαιο 36 Βασικές έννοιες του Outlook 967 Γνωριμία με τις δυνατότητες του Outlook Διαμόρφωση του Outlook Προβολή πληροφοριών στο Outlook Πρόσβαση σε φακέλους αρχείων Χρήση άλλων μεθόδων για το άνοιγμα φακέλων Κεφάλαιο 37 Εργασία με στοιχεία και φακέλους του Outlook 983 Εργασία με στοιχεία του Outlook Δημιουργία νέων στοιχείων...983

17 Πίνακας περιεχομένων xxvii Επεξεργασία στοιχείων Μετακίνηση και αντιγραφή στοιχείων Κατάργηση και αρχειοθέτηση στοιχείων Αλλαγή του τρόπου προβολής των στοιχείων Εύρεση στοιχείων του Outlook ή αρχείων του δίσκου Οργάνωση στοιχείων με χρήση του τμήματος παραθύρου οργάνωσης Εργασία με φακέλους του Outlook Εκτύπωση πληροφοριών του Outlook Χρήση του φακέλου Outlook Today Κεφάλαιο 38 Διαχείριση μηνυμάτων και συναντήσεων 1021 Λήψη και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρήση των φακέλων αλληλογραφίας Λήψη και προβολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου NEEO!! Χρήση ομάδων για τη διαχείριση πολλών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου NEEO!! Εργασία με κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Σύνταξη και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Οργάνωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και χειρισμός άχρηστων μηνυμάτων Παρακολούθηση του χρόνου σας με το φάκελο Calendar Χρονοπρογραμματισμός συναντήσεων Ορισμός συμβάντων Προγραμματισμός συσκέψεων Εργασία με το φάκελο Calendar Κεφάλαιο 39 Διαχείριση επαφών, εργασιών, και άλλων τύπων πληροφοριών 1057 Παρακολούθηση της λίστας διευθύνσεων με το φάκελο Contacts Ορισμός επαφών και καταλόγων διανομής Χρήση του φακέλου Contacts Διαχείριση εργασιών και έργων με το φάκελο Tasks Ορισμός εργασιών Εργασία με το φάκελο Tasks Καταγραφή συμβάντων με το φάκελο Journal Καταγραφή καταχωρίσεων στο φάκελο Journal Καταχώριση διαφόρων πληροφοριών στο φάκελο Notes Άνοιγμα τοποθεσιών Ιστού Κεφάλαιο 40 Προσαρμογή του Outlook 1089 Προσαρμογή της Γραμμής Outlook Εργασία με συντομεύσεις της Γραμμής Outlook Εργασία με ομάδες NEEO!! Προσθήκη, τροποποίηση, και κατάργηση λογαριασμών του Outlook

18 xxviii Πίνακας περιεχομένων NEEO!! Διαχείριση αρχείων δεδομένων του Outlook Δημιουργία και τροποποίηση αρχείων δεδομένων του Outlook Άνοιγμα και κλείσιμο αρχείων δεδομένων του Outlook και εργασία με αυτά Μέρος 7 FrontPage 1107 Κεφάλαιο 41 Βασικές έννοιες του FrontPage 1109 Γνωριμία με τις δυνατότητες του FrontPage Δημιουργία και άνοιγμα ιστών Προσαρμογή και δημιουργία ομαδικών τοποθεσιών Ιστού SharePoint Χρήση των προβολών του FrontPage Κεφάλαιο 42 Διαχείριση τοποθεσίας Ιστού με το FrontPage 1127 Εργασία με τους φακέλους και τα αρχεία του ιστού σας Εργασία με φακέλους NEEO!! Προσθήκη βιβλιοθηκών εγγράφων, καταλόγων, και ερευνών σε μια ομαδική τοποθεσία Ιστού SharePoint Εργασία με αρχεία Εισαγωγή αρχείων και φακέλων ιστών Διαμόρφωση της δομής πλοήγησης του ιστού σας Χρήση της προβολής Πλοήγησης Χρήση της προβολής Υπερσυνδέσεων Διαχείριση των έργων του ιστού σας Προβολή εκθέσεων ιστού Προβολή, επαλήθευση, και επιδιόρθωση υπερσυνδέσεων Δημοσίευση του ιστού σας Κεφάλαιο 43 Δημιουργία και επεξεργασία ιστοσελίδων 1163 Δημιουργία νέας ιστοσελίδας Άνοιγμα υπάρχουσας ιστοσελίδας Κοινές εργασίες επεξεργασίας Επιλογή Μετακίνηση, αντιγραφή, και διαγραφή Αναίρεση και ακύρωση αναίρεσης ενεργειών επεξεργασίας Προσθήκη των περιεχομένων κειμένου Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου στις ιστοσελίδες σας Έλεγχος του κειμένου των ιστοσελίδων σας Εισαγωγή εικόνων Δημιουργία μικρογραφίας εικόνας Προσθήκη συλλογής φωτογραφιών

19 Πίνακας περιεχομένων xxix Εισαγωγή αποσπάσματος βίντεο Διαχωρισμός των περιεχομένων με οριζόντιες γραμμές Συμπερίληψη εσωτερικών και εξωτερικών υπερσυνδέσεων Αποδοτική χρήση πινάκων Εργασία με κοινόχρηστα περιθώρια Προεπισκόπηση και εκτύπωση της σελίδας σας Κεφάλαιο 44 Μορφοποίηση ιστοσελίδων 1197 Βασικές έννοιες μορφοποίησης σελίδων Μορφοποίηση παραγράφων Εφαρμογή περιγραμμάτων και σκίασης Τοποθέτηση παραγράφων Δημιουργία εφέ δυναμικής HTML Μορφοποίηση χαρακτήρων Μορφοποίηση εικόνων Τροποποίηση ιδιοτήτων εικόνων Βελτίωση εικόνων με τη βοήθεια της γραμμής εργαλείων Εικόνων Τροποποίηση αποσπάσματος βίντεο Μορφοποίηση άλλων στοιχείων της σελίδας Μορφοποίηση ολόκληρης της σελίδας Τροποποίηση των ιδιοτήτων της σελίδας Χρήση θεμάτων για γρήγορες αλλαγές στη συνολική μορφή της σελίδας Εφαρμογή δυναμικών εφέ εναλλαγής σελίδων Τροποποίηση, δημιουργία, και χρήση φύλλων επάλληλων στυλ Κεφάλαιο 45 Προσθήκη προηγμένων δυνατοτήτων σε ιστοσελίδες 1235 Δημιουργία αλληλεπιδραστικών φορμών για τη συλλογή πληροφοριών Χρήση πλαισίων για την εμφάνιση πολλών σελίδων NEEO!! Προσθήκη εμβόλιμων πλαισίων Προσθήκη δυναμικού περιεχομένου με στοιχεία Ιστού Εισαγωγή προηγμένων χειριστηρίων Εργασία με πηγαίο κώδικα HTML Μέρος 8 Access 1257 Κεφάλαιο 46 Βασικά στοιχεία της Access 1259 Γρήγορη εισαγωγή στην Access Σχεδιασμός και μελέτη μιας βάσης δεδομένων της Access Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων Χρήση του παραθύρου Βάσης δεδομένων και των προβολών αντικειμένων Αποθήκευση, κλείσιμο, και άνοιγμα βάσεων δεδομένων στην Access Άνοιγμα βάσης δεδομένων

20 xxx Πίνακας περιεχομένων Κεφάλαιο 47 Διευθέτηση πινάκων και σχέσεων 1277 Δημιουργία πίνακα Προσαρμογή πίνακα σε προβολή Σχεδίασης Προσθήκη, κατάργηση, και αναδιάταξη πεδίων Ρύθμιση των ιδιοτήτων του πεδίου Καθορισμός πρωτεύοντος κλειδιού Διαμόρφωση σχέσεων μεταξύ πινάκων Εργασία σε προβολή Φύλλου δεδομένων Καταχώριση και επεξεργασία δεδομένων σε προβολή Φύλλου δεδομένων Προσαρμογή της προβολής Φύλλου δεδομένων Προσθήκη και χρήση δευτερευόντων φύλλων δεδομένων Ταξινόμηση και φιλτράρισμα σε προβολή Φύλλου δεδομένων Κεφάλαιο 48 Χρήση ερωτημάτων για επιλογή και συνδυασμό πληροφοριών 1311 Δημιουργία ερωτήματος Δημιουργία ενός τυπικού ερωτήματος με τον Οδηγό απλών ερωτημάτων Δημιουργία ερωτήματος συντήρησης Τροποποίηση ερωτήματος Ερωτήματα για τις ακραίες τιμές Σύνοψη των πληροφοριών σας Προσθήκη υπολογιζόμενων πεδίων Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης Δημιουργία και εκτέλεση ερωτημάτων για την τροποποίηση δεδομένων Ερώτημα δημιουργίας πίνακα Ερώτημα προσάρτησης Ερώτημα διαγραφής Ερώτημα ενημέρωσης Κεφάλαιο 49 Δημιουργία φορμών και σελίδων προσπέλασης δεδομένων για την εργασία με τα δεδομένα 1333 Δημιουργία φόρμας Δημιουργία φόρμας με τον Οδηγό φορμών Προσαρμογή μιας φόρμας Μορφοποίηση μιας φόρμας Προβολή και τροποποίηση δεδομένων σε μια φόρμα Δημοσίευση δεδομένων σε ένα ενδοδίκτυο με μια σελίδα προσπέλασης δεδομένων Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων Τροποποίηση σελίδας προσπέλασης δεδομένων Δημοσίευση σελίδας προσπέλασης δεδομένων Κεφάλαιο 50 Δημιουργία εκθέσεων για την παρουσίαση πληροφοριών 1361 Δημιουργία έκθεσης Χρήση του Οδηγού εκθέσεων

21 Πίνακας περιεχομένων xxxi Τροποποίηση έκθεσης Οι ενότητες μιας έκθεσης Έλεγχος των ομαδοποιήσεων Προεπισκόπηση και εκτύπωση έκθεσης Μέρος 9 Publisher 1377 Κεφάλαιο 51 Βασικές τεχνικές του Publisher 1379 Πότε χρειάζεται το Publisher Εξερεύνηση του παραθύρου του Publisher Δημιουργία μιας έκδοσης Δημιουργία ενός συνόλου προσωπικών στοιχείων Δημιουργία των δικών σας προτύπων του Publisher Εργασία με το κείμενο Καταχώριση κειμένου Εισαγωγή κειμένου Εργασία με κείμενο που ξεχειλίζει Σύνδεση πλαισίων κειμένου για τη δημιουργία ιστορίας Μορφοποίηση κειμένου Μορφοποίηση πλαισίων κειμένου Εργασία με τις σελίδες Διαμόρφωση σελίδας Εισαγωγή και διαγραφή σελίδων Δημιουργία κυρίων σελίδων Προσθήκη αριθμών σελίδων Δημιουργία γραμμών-οδηγών διάταξης Χρήση χαράκων και γραμμών-οδηγών χαράκων Χρήση της έλξης από τις γραμμές-οδηγούς Χρήση της συλλογής σχεδίων Χρήση του Ελεγκτή σχεδίων Κεφάλαιο 52 Δημιουργία φυλλαδίων και ενημερωτικών δελτίων 1411 Δημιουργία μιας αποτελεσματικής μπροσούρας Δημιουργία μιας μπροσούρας από το μηδέν Εργασία με συνδυασμούς χρωμάτων Εφαρμογή εφέ γεμισμάτων με χρώμα Εισαγωγή εικόνων Σύνδεση με αρχεία εικόνων Μετακίνηση και αλλαγή μεγέθους των εικόνων Στοίχιση εικόνων και άλλων αντικειμένων Διαστρωμάτωση πλαισίων Ομαδοποίηση πολλών αντικειμένων Μορφοποίηση αρχιγράμματος Προσθήκη τυπογραφικών συμβόλων

22 xxxii Πίνακας περιεχομένων Δημιουργία οριζόντιων διαχωριστικών γραμμών Εργασία με τις αλλαγές γραμμών και το συλλαβισμό Δημιουργία ενός ενημερωτικού δελτίου Δημιουργία στυλ κειμένου Εργασία με την αναδίπλωση κειμένου Μετακίνηση αντικειμένων που είναι ένθετα στο κείμενο Δημιουργία κεφαλίδων και υποσέλιδων Δημιουργία υδατογραφήματος Κεφάλαιο 53 Προχωρημένες δημοσιεύσεις στον Ιστό 1439 Σχεδιασμός για τον Ιστό Δημιουργία ιστοσελίδων Χρήση του παραθύρου εργασιών Web Site Options του Publisher Δημιουργία τοποθεσίας Ιστού από το μηδέν Δημιουργία τοποθεσίας Ιστού από έτοιμη έκδοση Προσθήκη υπερσυνδέσεων Δημιουργία θερμού σημείου Δημιουργία ηλεκτρονικών φορμών Δημιουργία μιας γραμμής πλοήγησης Προσθήκη στοιχείων πολυμέσων Αλλαγή του φόντου μιας ιστοσελίδας Σύνταξη τίτλων σελίδων Επιλογή λέξεων-κλειδιών Δημοσίευση ιστοσελίδων Μέρος 10 Ενίσχυση του Office XP με μακροεντολές και προγράμματα VBA 1461 Κεφάλαιο 54 Κατασκευή της πρώτης σας μακροεντολής του Office XP 1463 Πότε χρειάζεται μια μακροεντολή Επιλογή μιας εφαρμογής του Office Καταγραφή μιας μακροεντολής Εκτέλεση μιας μακροεντολής Χρήση του πλαισίου διαλόγου Macros Χρήση πλήκτρων συντόμευσης για την εκτέλεση μακροεντολών Χρήση της Visual Basic για την επεξεργασία των μακροεντολών Γνωριμία με τα εργαλεία προγραμματισμού της Visual Basic Χρήση της γραμμής μενού Χρήση των γραμμών εργαλείων της Visual Basic Χρήση της Εξερεύνησης έργου Χρήση του παραθύρου Ιδιοτήτων Μετακίνηση, αγκύρωση, και αλλαγή μεγέθους των εργαλείων Χρήση του συστήματος άμεσης Βοήθειας

23 Πίνακας περιεχομένων xxxiii Έξοδος από τη Visual Basic Εγκατάσταση ασφαλείας για τις μακροεντολές Κεφάλαιο 55 Χρήση μεταβλητών, τελεστών, και συναρτήσεων για τη διαχείριση πληροφοριών 1483 Ανάγνωση μιας εντολής προγραμματισμού της Visual Basic Τι είναι ένα αντικείμενο; Τι είναι οι ιδιότητες και οι μέθοδοι; Περισσότερα για το μοντέλο αντικειμένων του Office Χρήση σταθερών του Office Χρήση σταθερών για τη δημιουργία προσαρμοσμένης μορφοποίησης Δήλωση μεταβλητών Κράτηση θέσεων για τις μεταβλητές: η εντολή Dim Επιστράτευση των μεταβλητών Χρήση των συναρτήσεων της Visual Basic Χρήση μεταβλητής για την αποθήκευση εισαγομένων στοιχείων Χρήση μιας μεταβλητής για την εξαγωγή τιμών Χρήση μεταβλητών αντικειμένου για την επεξεργασία κειμένου Κατάστρωση τύπων Υπολογισμός τύπων στα έγγραφά σας Κεφάλαιο 56 Προσθήκη λογικής και υπολογιστικής ισχύος με χρήση δομών ελέγχου 1505 Δημιουργία παραστάσεων με ισχύ υπό όρους Παραστάσεις με δομή απόφασης If...Then Έλεγχος πολλών όρων σε μια δομή απόφασης If...Then Δομές απόφασης με επιλογή περίπτωσης Βρόχοι For...Next Χρήση βρόχων για τη διαχείριση πινάκων Χρήση των βρόχων For...Each Κεφάλαιο 57 Χρήση στοιχείων ελέγχου εργαλειοθήκης για τη δημιουργία διασύνδεσης με το χρήστη 1521 Εργασία με τις UserForms Σχεδίαση της διασύνδεσης με το χρήστη Καθορισμός ιδιοτήτων Συγγραφή διαδικασιών συμβάντος Χρήση του στοιχείου ελέγχου TextBox για την επεξεργασία παραγράφων Εξέταση του κώδικα της μακροεντολής ParaScan Περιεχόμενα αντιμετώπισης προβλημάτων Ευρετήριο

24

25 Κεφάλαιο 5 NEO!! Συνομιλία με το Office: Χρήση της αναγνώρισης ομιλίας 87 NEO!! Χρήση γραφής με το χέρι στο Office 101 NEO!! Χρήση του παραθύρου εργασιών του ενισχυμένου Προχείρου του Office 109 Νέες τεχνικές επεξεργασίας και μορφοποίησης στο Office XP NEO!! Συνομιλία με το Office: Χρήση της αναγνώρισης ομιλίας Συμβουλή Για ποιες γλώσσες υπάρχει αναγνώριση ομιλίας; Κατά την έκδοση του βιβλίου, η δυνατότητα αναγνώρισης ομιλίας ήταν διαθέσιμη στις εκδόσεις γλώσσας του Microsoft Office για απλοποιημένα κινέζικα, αγγλικά (Η.Π.Α.) και ιαπωνικά. Η διασύνδεση του Microsoft Office XP έχει μία πρόσθετη σημαντική νέα δυνατότητα: αναγνώριση ομιλίας, μια λειτουργία αναμενόμενη επί πολύ, που επιτέλους γίνεται πράξη. Με την αναγνώριση ομιλίας μπορείτε να υπαγορεύετε ένα κείμενο αντί να το δακτυλογραφείτε, και να δίνετε βασικές διαταγές προφορικά αντί να χρησιμοποιείτε το ποντίκι ή το πληκτρολόγιο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναγνώριση ομιλίας στα Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, FrontPage, Access, και Publisher. Η τεχνολογία αναγνώρισης ομιλίας βρίσκεται ακόμα σε πρώιμο στάδιο. Δεν είναι τέλεια και οπωσδήποτε δεν θα σας αποδεσμεύσει πλήρως από το πληκτρολόγιο. Ωστόσο, είναι αρκετά καλή για να κάνει τη δουλειά με το Office περισσότερο αποδοτική και ευχάριστη, και για να προσφέρει ένα ευπρόσδεκτο διάλειμμα από την αδιάκοπη πληκτρολόγηση και από την τεντωμένη θέση του σώματος που τη συνοδεύει συνήθως. Για να χρησιμοποιήσετε την αναγνώριση ομιλίας, βεβαιωθείτε πρώτα ότι το μικρόφωνό σας έχει συνδεθεί στη σωστή υποδοχή του υπολογιστή σας και, αν το μικρόφωνο έχει διακόπτη, ότι ο διακόπτης είναι στο ΟΝ. Αν χρησιμοποιείτε σετ ακουστικών με μικρόφωνο, πρέπει επίσης να συνδέσετε το βύσμα των ακουστικών στη σωστή υποδοχή του υπολογιστή σας. Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την αναγνώριση ομιλίας επιλέγοντας Tools (Εργαλεία) Speech (Ομιλία) σε οποιαδήποτε εφαρμογή του Office. Θα είσαστε πια σε θέση να χρησιμοποιήσετε την αναγνώριση ομιλίας σε κάθε εφαρμογή του Office που την υποστηρίζει.

26 88 Mέρος 2: Κοινές τεχνικές του Office XP (Η αναγνώριση ομιλίας είναι πόρος του λειτουργικού συστήματος. Βασικά λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο σε όλες τις εφαρμογές του Office, και τυχόν ρυθμίσεις που κάνετε σε μία εφαρμογή επηρεάζουν τον τρόπο λειτουργίας σε όλες τις εφαρμογές.) Συμβουλή Εγκατάσταση αναγνώρισης ομιλίας Αν η διαταγή Speech (Ομιλία) δεν υπάρχει στο μενού Tools (Εργαλεία) των εφαρμογών σας του Office, αυτό σημαίνει ότι δεν έχει εγκατασταθεί η αναγνώριση ομιλίας. Για να την εγκαταστήσετε, εκτελέστε πάλι το πρόγραμμα εγκατάστασης του Office (Office Setup) και διαλέξτε για τη λειτουργία Speech την επιλογή Run From My Computer (Εκτέλεση από τον υπολογιστή μου). Θα βρείτε τη λειτουργία αυτή στο τμήμα Office Shared Feature!s (Κοινόχρηστες δυνατότητες του Office), μέσα στην ομάδα Alternative User Input (Εναλλακτική εισαγωγή στοιχείων από το χρήστη) (δείτε την Εικόνα 5-1). Η εκ νέου εκτέλεση του προγράμματος εγκατάστασης του Office (Office Setup) περιγράφεται στην ενότητα " Εκτέλεση του προγράμματος εγκατάστασης του Office στο μέλλον," στη σελίδα 27. Εικόνα 5-1. Για να εγκαταστήσετε την αναγνώριση ομιλίας του Office, διαλέξτε την επιλογή Run From My Computer (Εκτέλεση από τον υπολογιστή μου). Εκπαίδευση της αναγνώρισης ομιλίας Για να βελτιώσετε την αξιοπιστία και την ακρίβεια της αναγνώρισης ομιλίας, πρέπει να ρυθμίσετε το μικρόφωνο και τα μεγάφωνά σας και να εκπαιδεύσετε το Office να αναγνωρίζει τις ιδιαιτερότητες της προσωπικής σας ομιλίας. Για να ολοκληρώσει αυτές τις εργασίες, το Office χρησιμοποιεί δύο Οδηγούς (wizards). Πρώτα-πρώτα, το Office ξεκινάει τον Οδηγό Μικροφώνου (Microphone Wizard δείτε την Εικόνα 5-2).

27 Κεφάλαιο 5: Νέες τεχνικές επεξεργασίας και μορφοποίησης στο Office XP 89 Εικόνα 5-2. Ο Οδηγός Μικροφώνου ανοίγει και προβάλλει ένα εισαγωγικό πλαίσιο διαλόγου. Πατήστε στο κουμπί Next (Επόμενο) και ακολουθήστε τις οδηγίες στα υπόλοιπα πλαίσια διαλόγου του Οδηγού Μικροφώνου. Αυτά τα πλαίσια διαλόγου εκτελούν τις εξής ενέργειες: Ελέγχουν και ρυθμίζουν την ένταση του μικροφώνου σας. Σας βοηθούν να τοποθετήσετε σωστά το μικρόφωνο. Στη συνέχεια, το Office ξεκινάει τον Οδηγό Εκπαίδευσης αναγνώρισης ομιλίας. Βεβαιωθείτε ότι στο χώρο επικρατεί ησυχία και διατηρήστε το μικρόφωνο στη θέση που χρησιμοποιήσατε όταν δουλεύατε με τον Οδηγό Μικροφώνου. Η διαδικασία εκπαίδευσης διαρκεί περίπου 10 λεπτά. Στο πρώτο πλαίσιο διαλόγου του Οδηγού Εκπαίδευσης αναγνώρισης ομιλίας (Speech Recognition Training δείτε την Εικόνα 5-3), πατήστε στο κουμπί Next και ακολουθήστε τις οδηγίες στα υπόλοιπα πλαίσια διαλόγου. Ο Οδηγός Εκπαίδευσης αναγνώρισης ομιλίας εκτελεί τις ενέργειες που αναφέρουμε στη σελίδα 90. Εικόνα 5-3. Το πρώτο πλαίσιο διαλόγου του Οδηγού Εκπαίδευσης αναγνώρισης ομιλίας προβάλλει ένα μήνυμα καλωσορίσματος.

28 90 Mέρος 2: Κοινές τεχνικές του Office XP Συλλέγει μερικές πληροφορίες σχετικές με εσάς για να βοηθήσει τον Οδηγό Εκπαίδευσης να εξακριβώσει τον τύπο της φωνής σας. Σας ζητάει να προφέρετε μία σειρά από προτάσεις, ώστε να μπορέσει να αναλύσει τις ι- διαιτερότητες της ομιλίας σας. Αποθηκεύει τα στοιχεία που συνέλεξε για τις ιδιαιτερότητες της ομιλίας σας. Η εισαγωγική εκπαιδευτική συνεδρία είναι πιθανώς αρκετή για να ξεκινήσετε τη χρήση της αναγνώρισης ομιλίας. Ωστόσο, για να βελτιώσετε την ακρίβεια της αναγνώρισης ομιλίας θα πρέπει να ολοκληρώσετε τουλάχιστον δύο ακόμα εκπαιδευτικές συνεδρίες. Μπορείτε να ε- κτελέσετε επιπλέον συνεδρίες αργότερα, όποτε θελήσετε. Πληροφορίες σχετικά με την εκτέλεση επιπλέον εκπαιδευτικών συνεδριών θα βρείτε στην ενότητα "Προσαρμογή της αναγνώρισης ομιλίας," στη σελίδα 97. Όταν τελειώσετε τον Οδηγό Εκπαίδευσης αναγνώρισης ομιλίας, το Office θα προσπαθήσει να εκτελέσει το βίντεο Microsoft Voice Training. Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το βίντεο ίσως χρειαστεί να "κατεβάσετε" από τον Παγκόσμιο Ιστό το πρόγραμμα αναπαραγωγής βίντεο Flash 5.0. Το βίντεο θα σας εξηγήσει τα βασικά για τη χρήση της αναγνώρισης φωνής στο Office XP. Συμβουλή Μιλάτε φυσιολογικά Όταν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό Εκπαίδευσης αναγνώρισης ομιλίας, φροντίστε να μιλάτε με τον φυσιολογικό τόνο της φωνής σας και να προφέρετε τις λέξεις όπως τις προφέρετε συνήθως, έτσι ώστε να μπορείτε να μιλάτε με τον τρόπο αυτό όταν χρησιμοποιείτε την αναγνώριση ομιλίας για να υπαγορεύσετε κείμενο και να εισαγάγετε διαταγές. Ωστόσο, ίσως χρειαστεί να μιλάτε λίγο πιο αργά και πιο ευκρινώς από όσο μιλάτε κανονικά. Αντιμετώπιση προβλημάτων Η αναγνώριση ομιλίας είναι αργή και αναξιόπιστη Η αναγνώριση ομιλίας φαίνεται να λειτουργεί, όμως η αναγνώριση των λέξεών σας μετά από την ομιλία σας καθυστερεί, ακόμα και όταν μιλάτε αργά. Άλλοτε πάλι, η αναγνώριση ομιλίας δεν καταφέρνει να καταλάβει πολλές από τις λέξεις σας. Οι ελάχιστες απαιτήσεις για αναγνώριση ομιλίας είναι ένας υπολογιστής 200MHz, με 64MB μνήμης RAM για Windows 95, Windows 98, ή Windows Me και 96MB μνήμης RAM για Windows ΝΤ ή Windows Ωστόσο, αν χρησιμοποιείτε συχνά την αναγνώριση ομιλίας, πιθανόν να μην είσαστε ευτυχείς με τη χρονική ανταπόκριση όταν χρησιμοποιείτε υπολογιστή βραδύτερο από 400MHz με 128MB μνήμης RAM. Στον υπολογιστή σας χρειάζεστε επίσης μία κάρτα ήχου, ή ένα ολοκληρωμένο κύκλωμα ήχου υψηλής ποιότητας. Επιπλέον χρειάζεστε ένα καλό μικρόφωνο. Το καλύτερο είναι ένα σετ ακουστικών με μικρόφωνο ομιλίας "εκ του σύνεγγυς" και εξουδετέρωση θορύβου. Με αυτόν τον τύπο μικροφώνου, θα πρέπει να ρυθμίσετε το μικρόφωνο να βρίσκεται σε απόσταση ενός αντίχειρα από το στόμα σας, ώστε να μην

29 Κεφάλαιο 5: Νέες τεχνικές επεξεργασίας και μορφοποίησης στο Office XP 91 Αντιμετώπιση προβλημάτων (συνέχεια) αναπνέετε κατευθείαν επάνω του. Το κύριο πλεονέκτημα του σετ ακουστικών με μικρόφωνο είναι ότι η σχετική θέση του μικροφώνου ως προς το στόμα σας μπορεί εύκολα να παραμένει σταθερή. Αν χρησιμοποιείτε μικρόφωνο πάνω στο γραφείο ή στον υπολογιστή σας, συνήθως δεν θα έχετε συνεπή αποτελέσματα καθώς θα πλησιάζετε ή θα απομακρύνεστε από το μικρόφωνο. Τέλος, αν, ενώ ικανοποιείτε τις απαιτήσεις υλικού, η αναγνώριση ομιλίας δεν καταφέρνει να καταλάβει πολλές λέξεις σας, δοκιμάστε να εκτελέσετε επιπλέον εκπαιδευτικές συνεδρίες. Χρήση της αναγνώρισης ομιλίας Η γραμμή Γλώσσας (Language Bar), που βλέπετε στην επόμενη εικόνα, είναι το κύριο εργαλείο σας κατά τη χρήση της αναγνώρισης ομιλίας. Η γραμμή εμφανίζεται αυτόματα στην ο- θόνη όταν ενεργοποιείτε την αναγνώριση ομιλίας. Ένδειξη Φυσαλίδας Βοήθεια Ελαχιστοποίηση Επιλογές Μπορείτε να κρύψετε τη γραμμή Γλώσσας πατώντας στο μικρό κουμπί Ελαχιστοποίησης. Η γραμμή Γλώσσας θα εμφανίζεται τότε σαν εικονίδιο στην περιοχή συστήματος στα δεξιά (ή στο κάτω μέρος) της γραμμής εργασιών των Windows. Για να εμφανίσετε και πάλι τη γραμμή Γλώσσας, πατήστε στο εικονίδιο και επιλέξτε από το μενού τη διαταγή Show Language Bar (Εμφάνιση γραμμής Γλώσσας), όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα: Μπορείτε να κινήσετε τη γραμμή Γλώσσας οπουδήποτε στην οθόνη απλώς σύροντάς την από το αριστερό περίγραμμά της, όπως στην επόμενη εικόνα: Για να κινήσετε τη γραμμή Γλώσσας, σύρετε από εδώ. Αντίθετα από τις τυπικές γραμμές εργαλείων των εφαρμογών του Office, η γραμμή Γλώσσας και οι ρυθμίσεις της είναι κοινές σε όλες τις εφαρμογές του Office. Για παράδειγμα, αν εμφανίσετε και τοποθετήσετε τη γραμμή Γλώσσας όταν το Word είναι ενεργοποιημένο, η γραμμή θα παραμείνει ορατή στη θέση αυτή ακόμα και αν περάσετε μετά στο Excel, στο PowerPoint, ή σε κάποια άλλη εφαρμογή. Ο Πίνακας 5-1 περιέχει περιληπτικές περιγραφές των κουμπιών της γραμμής Γλώσσας. Σημείωση Οι διαταγές που είναι διαθέσιμες στη γραμμή Γλώσσας αλλάζουν αντίστοιχα με την εφαρμογή του Office που χρησιμοποιείτε.

30 92 Mέρος 2: Κοινές τεχνικές του Office XP Πίνακας 5-1. Τα κουμπιά της γραμμής Γλώσσας Κουμπί της γραμμής Γλώσσας Correction (Διόρθωση) Microphone (Μικρόφωνο) Dictation (Υπαγόρευση) Voice command (Προφορική διαταγή) Balloon Indicator (Ένδειξη Φυσαλίδας) Tools (Εργαλεία) Handwriting (Γραφή με το χέρι) Writing Pad (Πινακίδα γραφής), Drawing Pad (Πινακίδα σχεδίασης), κ.ο.κ. Help (Βοήθεια) Ελαχιστοποίηση Options (Επιλογές) Σκοπός/Ενέργεια Κάτω από το σημείο εισαγωγής εμφανίζεται ένας κατάλογος με λέξεις περίπου ομόηχες με την υπαγορευμένη λέξη. Ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί το μικρόφωνο, ενεργοποιώντας ή απενεργοποιώντας την αναγνώριση ομιλίας. Ενεργοποιεί την κατάσταση υπαγόρευσης (dictation mode), στην οποία οι λέξεις που έχετε πει εισάγονται στο κείμενο σαν να τις έχετε πληκτρολογήσει. Ενεργοποιεί την κατάσταση προφορικής διαταγής (voice command mode), όπου μία υπαγορευμένη διαταγή εκτελείται σαν να είχατε χρησιμοποιήσει το ποντίκι ή το πληκτρολόγιο για να την δώσετε. Εμφανίζει μηνύματα. Για παράδειγμα, στην κατάσταση προφορικής διαταγής, εμφανίζει τα ονόματα των διαταγών που υπαγορεύετε ή εκτελείτε χρησιμοποιώντας το ποντίκι ή το πληκτρολόγιο. Στην κατάσταση υπαγόρευσης, εμφανίζει το μήνυμα "Dictating " ("Υπαγόρευση...") όταν η αναγνώριση ομιλίας επεξεργάζεται υπαγορευμένο κείμενο και "Too soft" ("Πολύ σιγά") όταν μιλάτε πολύ χαμηλόφωνα. Εμφανίζει ένα μενού που σας επιτρέπει να τροποποιήσετε διάφορες ρυθμίσεις της αναγνώρισης ομιλίας. Εμφανίζει ένα μενού διαταγών για πρόσβαση στη διασύνδεση του Office XP για γραφή με το χέρι, που περιγράφεται στην ενότητα "Χρήση γραφής με το χέρι στο Office," στη σελίδα 101. Εμφανίζει ή κρύβει το εργαλείο γραφής με το χέρι που έχετε επιλέξει στο μενού Handwriting (Γραφή με το χέρι). Το όνομα του κουμπιού υ- ποδεικνύει το τρέχον επιλεγμένο εργαλείο. Εμφανίζει τη διαταγή Help της γραμμής Γλώσσας, που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προβάλετε την άμεση ηλεκτρονική βοήθεια, η οποία σας εξηγεί πώς να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή Γλώσσας. Κρύβει τη γραμμή Γλώσσας και προβάλλει το εικονίδιο της γραμμής Γλώσσας στην περιοχή συστήματος μέσα στη γραμμή εργασιών των Windows. Εμφανίζει ένα μενού που σας επιτρέπει να τροποποιήσετε τη γραμμή Γλώσσας ή να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της γλώσσας εισαγωγής κειμένου. Για να χρησιμοποιήσετε με επιτυχία την αναγνώριση ομιλίας, τοποθετήστε το μικρόφωνο στην ίδια θέση που το χρησιμοποιήσατε με τον Οδηγό Μικροφώνου και μιλήστε με τον ίδιο φυσιολογικό τόνο φωνής που είχατε στον Οδηγό Εκπαίδευσης. Για να αρχίσετε τη χρήση της αναγνώρισης ομιλίας, βεβαιωθείτε ότι ο διακόπτης του μικροφώνου είναι στην ενεργοποιημένη (φωτεινή) κατάσταση (ο διακόπτης αυτός κινείται μεταξύ ενεργού on και ανενεργού off). Όταν ο διακόπτης του μικροφώνου είναι ανενεργός, η ένδειξη Φυσαλίδας και τα κουμπιά Υπαγόρευσης και Προφορικής διαταγής είναι κρυμμένα.

31 Κεφάλαιο 5: Νέες τεχνικές επεξεργασίας και μορφοποίησης στο Office XP 93 Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Speech του μενού Tools της εφαρμογής για να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε το μικρόφωνο. (Η επιλογή και το κουμπί είναι συνδεδεμένα όταν ενεργοποιείτε ή απενεργοποιείτε το ένα, ενεργοποιείτε ή απενεργοποιείτε και το άλλο.) Χρήση της κατάστασης υπαγόρευσης στη λειτουργία αναγνώρισης ομιλίας Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κατάσταση υπαγόρευσης (voice command mode) της αναγνώρισης ομιλίας για να εισαγάγετε κείμενο σε μία εφαρμογή του Office διαβάζοντάς το. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε κείμενο στο σώμα ενός εγγράφου του Word, σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, σε μια διαφάνεια του PowerPoint, ή σε κάποιο πλαίσιο κειμένου ενός πλαισίου διαλόγου. Για να υπαγορεύσετε κείμενο, πατήστε στο κουμπί Dictation (Υπαγόρευση) αν δεν είναι ήδη ενεργοποιημένο για να περάσετε στην κατάσταση υπαγόρευσης και μετά αρχίστε να προφέρετε τις λέξεις που θέλετε να εισαγάγετε (δείτε την Εικόνα 5-4). Εικόνα 5-4. Στην εικόνα αυτή υπαγορεύσαμε κείμενο σε μία ιστοσελίδα του FrontPage. Για να εισαγάγετε σημεία στίξης, πείτε το όνομα του αντίστοιχου χαρακτήρα όπως αναφέρεται στον Πίνακα 5-2. Πίνακας 5-2. Φράσεις για υπαγόρευση χαρακτήρων στίξης Για να εισαγάγετε το χαρακτήρα στίξης Πείτε & "Ampersand" * "At sign" ή "At" \ "Backslash" [ "Open bracket" ) "Close paren" : "Colon", "Comma" "Double dash" "Ellipsis" = "Equals"! "Exclamation" ή "Exclamation point" > "Greater than" - "Hyphen" ή "Dash"